Temel Etkinlik Yönetimi

5 Nisan 2013 ©Temel Etkinlik Yönetimi

Hakan Türkkuşu

Etkinlik Yönetimi

Hakan TürkkuşuHakan Türkkuşu


Ajanda

09:00-10:30 eğitim10:30-10:45 kahve molası

10:45-12:15 eğitim12:15-13:15 yemek arası

13:15-14:45 eğitim15:00-15:30 kahve molası

15:30-17:00 eğitim


YASAL UYARIBu doküman ile ortaya konulan proje ve içerdiği tüm fikri çalışmalar başta olmak üzere tema, açıklama, tasarım, faydalı

model, yenilikçi yaklaşım, özel çözüm, şema, kroki, sayısal veri ve bunlarla ilintili bütün çalışmaların hakları

saklı

olup, uluslararası

yasalar ile korunmaktadır... Başta EMT olmak üzere MiliMetre, NestNet, Associated Editors, Sanal Haber Merkezi, STH ve diğer bağlı

girişimler adına tescil, patent, ticaret markası, hizmet markası, telif hakkı, faydalı

model ve/veya benzer diğer tasarruf yollarında ilgili belgeleri alınmış

veya başvuruları

yapılmış

olabilir.Her hakkı

EMT şirketine ait olan bu özel çalışma; yazılı

izin alınmaksızın kısmen ve/veya bütün olarak, elektronik ve/veya mekanik yöntemlerden istifade edilerek kopyalanamaz, başkalarına dağıtılamaz, teşhir edilemez ve içeriği değiştirilemez! Bu çalışma, ancak ilgili marka ve/veya kuruluşun yöneticileri arasında ve yüzyüze (P2P) olmak kaydı

ile düzenlenecek toplantılarda kullanılabilir. Bu dokümanın içeriğini görmek, okumak, dinlemek veya incelemek sureti ile ulusal ve uluslararası

yasaların öngördüğü

tüm kural ve koşulları, herhangi bir çekince olmaksızın, kabul etmiş

olursunuz...Bu dokümanda görüntülenen markanın isim, amblem ve/veya logosu ilgili kuruluşun mülkiyetinde ve/veya tasarrufunda olabilir.

©


Etkinlik Yönetimi nedir?


(çizginin üzeri)

BTL vs ATL(çizginin altı)

Çizgi...


İşin kolayınma kaçacak olursak, ATL en basit ifade ile BTL kavramının tam tersidir...

Above the Line

çalışmalar; geleneksel medya (gazete, radyo, sinema, TV ve günümüzün gözdesi internet) üzerinde ve bedeli ödenerek sürdürülmektedir... Burada anahtar sözcük satın almak...

Tüketici ve kullanıcıyı

bilgilendirme işlevinin yanı

sıra satış

odaklıdır. Buradaki anahtar sözcük de; müşteri...

ATL her zaman sıcak satış

anlamına gelir, özetle;

REKLAM

ATL nedir?


BTL en basit ifade ile ATL kavramının tersidir...Below the Line

çalışmalar, belli bir markanın hedeflenen bireyler

üzerinde olumlu etki yaratması

ile başlayıp satın alma kararı

ile taçlanacak ve tekrarını

sağlayacak deneyim yaratmaya odaklıdır.

Burada anahtar sözcük deneyim...Yine en sade tanımlalamalar ile reklam bilgilendirir, halkla ilişkiler

inandırır. Etkinlik ise deneyim sunar...Buradaki anahtar sözcük ise birey...

BTL faaliyetlerin tek kelime ile bugünkü

adresi;

ETKİNLİK

BTL nedir?


BTL türü

pazarlama faaliyetleri ATL ile karşılaştırıldığında;-

daha hesaplı

-

daha yoğun-

dikkat çekici

Buna karşılık ATL da çok daha büyük pazarlara, çok daha fazla sayıda müşteriye bir hamlede ulaşma fırsatı

sunar...

Bu yapısı

ile doğal olarak daha yüksek bütçeleri gerektirir!

BTL vs ATL


hedef kitle olarak bilinen ama günümüzde “HEDEF BİREY” olarak tanımlanan kişileri

biraraya getirmek içinen güvenilir ve işe yarayan

yöntem...

Etkinlik...


“Taş Devri, taşlar bittiği ya da dinozorlar gittiği

için sona ermedi, anlayış değiştiği için kapandı...”

anonim

Değişim...

©


Her etkinliğin temelinde yatan ve üst yapısını

biçimlendiren dinamikler:

Etkinlik tipleri:

-

promosyonel-

ticari

-

kutlama-

eğitim

-

motivasyon-

eğitime yönelik eğlenceli(edutainment = education & entertainment)


Yaygın olarak kabul gören gruplandırma tam olarak hedefe odaklıdır...-

kurumsal (corporate)

- kişisel (private | special)-

kitlesel (massive | mass gathering)

Genel gruplama:


Bu grup içinde:-

baby showers

-

doğum kutlaması-

doğum günü

partileri

-

sünnet | bar mitzwah | kına-

düğün

-

balayı-

mezuniyet törenleri | terfii kutlamaları

-

yıldönümleri-

vb...

Kişisel etkinlikler


Bu başlık altında:-

partiler

-

konserler-

festivaller

-

oyunlar (games)-

yarışmalar (competitions)

-

müsabakalar (races)-

karşılaşmalar (contests)

-

meydan okumalar (challenges)-

mekan yönetimi (venue management)

-

vb...

Kitlesel etkinlikler


kahve molası


“Sormaz ki bilsin, sorsa bilir. Bilmez ki sorsun, bilse sorar...”

anonim

Brief...

©


Her ne kadar gazetecilik mesleği ile özdeşleştirilmiş

olsa da işini iyi ve doğru yapmak isteyen herkesin, her alanda benimsemesi gereken bir metodolojidir...

-

Ne-

Neden / Niçin

-

Nerede-

Ne zaman

-

Kim-

Nasıl

Doğru sorular: 5N1K


NE

sorusuna vereceğiniz yanıt, kafanızdaki projenin etkinlik niteliğine kavuşmasında belirleyici rol oynar;

-

düşüncenizi / projenizi / kafanızda yarattığınız markayı

tarif edin...-

biçimlenmeye başlayan ile olası

müşterinin arasında bağlantı

arayın

-

bulduğunuz bağlantıları

daha anlamlı

ve etkili hale getirmeye çalışın-

diğer soruların (neden, nerede, ne zaman, kim) yanıtlarını

düşünün

-

fark yaratacak olan, NASIL sorusuna vereceğiniz yanıtta saklıdır...(TEKRAR VE TEKRAR DÜŞÜNÜN, PLANLARINIZI GÖZDEN GEÇİRİN, YAPILANI KONTROL EDİN VE HEYECAN DUYUN...)

Başarılı

bir etkinlik için:


NEDEN

bu sorunun yanıtı

başarının da anahtarıdır;

-

kısa ve uzun dönem için yararları sıralayın.

-

kişisel ve profesyonel düşüncelerinizi yazın...

-

izleyici ve dinleyici ile destekci neden olarada olmalı?

-

işin doğru biçimde yürüyeceğine inancınız tam mı?

Başarılı

bir etkinlik için:


NEREDE

ve NE ZAMAN

soruları

projenin en önemli bileşenleridir;

-

etkinlik alanı

saha yönetimi her şeyin başı

ve her şeyin sonudur-

yer ve zaman hakkında ilk izlenim

-

ulaşım-

erişim (engellileri düşünün)

-

çevre ve güvenlik-

barınma

-

beslenme-

iklim (gün doğuşu ve gün batımı, ayın konumu)

-

yasal konular,izinler, yerel düzenlemeler...

Başarılı

bir etkinlik için:


KİM sorusu katılımcılar kadar görevliler için de sorulmalıdır;

Başarılı

bir etkinlik için:

-

Patron, Takım, Ekip, Görevli bu soruda kritik kavramlar...-

üçüncü

partileri, tedarikçileri iş

görenleri unutmayın

-

STK ile diğer kar amacı

gütmeyen yapıların yanı

sıra gönüllüler ile elde edilecek gücü

yabana atmayın

-

işin belkemiğini oluşturacak etkinlik şirketini de bir bütün olarak değerlendirin...


Sıra geldi NASIL

sorusuna...

Önceki sorular ile işin fark yaratacak boyutunda kişisel bilgi ve birikim yerinden kıpırdatılmaz sanılan konular için KALDIRAÇ

olacaktır...

Unutmayınız ki;her ENGEL

göründüğünden daha büyük hatta daha ağır olabilir

ama “nasıl”

başardığınıza bakılmaksızın aşmanız

beklenecektir...

Başarılı

bir etkinlik için:


etkinlik yönetimi araç SÜRMEK – DRIVE

gibidir, bazen yolda bazen dağda bayırda gidersiniz!

Yöntem amaca uymalı


Profesyonellerin benimsediği bir başka yaklaşımda söz uçar, yazı

kalır: VERBA VOLANT, SCRIPTA MANENT (spoken words fly away, written words remain)

-

Define the company & event objectives (write) -

Research & develop the vision of the event (read)

-

Innovate & create a customized experience (touch & feel)-

Visualize the event step-by-step (understand & realize)

-

Execute the event with detailed precision & timing (enjoy)

D.R.I.V.E


ZAMAN

Olmazsa olmaz...Olmazsa olmaz...


-

Saniye-

Dakika

-

Saat-

Gün

-

Hafta-

Ay

-

Üç

aylık-

Mevsimsel

-

Yıllık-

İki yıllık

-

Diğer

Hızla geçer...


MEKAN



Nerede sorusunu analım:-

yerküre / gökküre

-

kıta / ülke şehir / bölge / semt(adres, koordinat)

-

iç

mekan / dış

alan-

herkese açık veyakapalı

gruba ait

-

sanal (hızla büyüyen bir alternatif)

İçi başka, dışı

başka...


BİREY



Hedeflenenler farklı

karakterler taşır-

katılımcı

/ kullanıcı

/ tüketici

-

çocuk / ergen / genç

/ yetişkin / yaşlı-

kadın / erkek / karma

-

bedava / ücretli (bilet)-

öğrenci / mezun

-

fiziksel sınırlar (asgari uzunluk, azami ağırlık, vb...)-

deneyimli / eğitimli

-

varlık: bağış

/ açık artırma-

medyatik / kanaat önderi

Katılımcılar...

©


3D

Etkinliğin 3 Boyutu


Bir boyut

Matematikte tek boyutlu

nesneleri anlatmak için sadece uzunluk kavramı

yeterlidir.

Anlatması

da kolaydır, anlaması

da...

Elde ne var?


İki boyut

Bir adımn ileri gidip konuyu iki boyuta taşıdığımız zaman karşımıza uzunluk & genişlik

veya genişlik & yükseklik

veya yükseklik &

uzunluk

gibi yepyeni ve hepsi de ikili olan kavramlar ile karşılaşırız.

Konu biraz daha karmaşıklaşır, alan hesapları

devreye girer...

Elde ne var?


Üç

boyut

Üçüncü

boyutun gündeme gelmesi ile en

ve boy

kavramlarına bir de derinlik

eklenir. Konu ciddi biçimde karmaşıklaşmaya başlar...

Artık alan hesapları

geride kalır, yerini hacim hesaplarına bırakır...

Elde ne var?


Hat Trick...

Yüzlerce yıllık başarı

terimi

Bireysel başarıyı

ifade etmek için “peşpeşe üç

kez”

hedefin yakalandığı olağanüstü

performans için “hat trick”

tanımı

kullanılır.

Viktorya dönemindeki sihirbazların şapkalarından üç

tavşan çıkarması için kullanılan ifade, H.H. Stephenson isimli kriket oyuncusunun

1858 yılında aynı

maçta üstüste sayı

alan üç

atışı

için kulanıldıktan sonra spora girdi.

Günümüzde futboldan Formula 1’e kadar pek çok branşta ve dahası

iş dünyasında da sıklıkla kullanılır hale geldi...

ÜÇLEME


Başarıyı

tanımlamak için kullanılan matematik formülü!

Eğer “A” başarı ise, formülü de:

A=X+Y+Z...

Başarının formülü


Matematik ile gerçek yaşam arasında en önemli bağ

kuran formül...

- “X” çalışmak, - “Y” eğlenmek ve dinlenmek, - “Z” ise lafına sahip olmaktır.

Tanımlar...


Kime ait bu formül?

Çok akıllıca...


Bütün zamanların en büyük dahisi

Albert Einstein


Üç-Boyutlu ortam

tam anlamı

ile içinde yaşadığımız evrenin fiziksel bir benzeri olarak ele alınmalıdır.

Bu boyutlar uzunluk, genişlik ve derinlik (bazen de yükseklik) olarak tanımlanır ve birbirlerine dik açı

oluşturmaları

ile karakteristiği ortaya

koyar...

3D için XYZ eksenleri


ABC = XYZ

Simulasyon:

©


3D = XZY

x = zaman

y = mekan

z = profil


3D = XZY

x1

xn

x = zaman


3D = XZY

y1 ynx1

xn

x = zaman

y = mekan


3D = XZY

z1

zn

y1 ynx1

xn

x = zaman

z = profil

y = mekan


3D = XZY

z1

zn

y1 ynx1

xn


Evrende etkinlik: deryada damla


İnsanlık tarihi artık kazanılan başarılar yerine

“gündem oluşturan” etkinlikler ile yazılıyor!

Tarih...

©


yemek arası

Temel Etkinlik Yönetimi 5 Nisan 2013 ©


profesyonelliğin yanı sıra ZEKİ – SMART

çözümleriniz ile tanınacak hatırlanacaksınız...

Hedefimiz SMART olmak


Profesyoneller görev aldıkları

her etkinlikle sadeliğin “en doğru”

için temel güvence olduğunu bilir ve gözetirler. Gösteriş, yanılgıdır! SIMPLEX VERI SIGILLUM (simplicity is the seal of truth)

-

Specific-

Measurable

-

Achievable / Attainable -

Realistic

-

Time-Bound

S.M.A.R.T.


IN-HOUSE

Metod


OUTSOURCE

Metod


İpuçu

SHERLOCK HOLMES & Dr WATSON hikayesini hatırlarsanız,

GERÇEK DURUMU kavramanın önemini de anlarsınız!

©


PLANLAMA

DDööngngüü


İyi bir plan için ne gerekir;-

deneyim

-

bilgi Başka neler olmalıdır;

-

fikir ve konsept-

özel çözümler

-

malzeme bilgisi-

hizmet kalitesi

Göz önünde bulundurulması

lazım olanlar;-

kanunlar

-

haklar, vb...

Etkinliğin planlanması...


OPERASYON

DDööngngüü


Etkinlik Yönetimi Patenti... US Patent Office # 5634016Patent tarihi 27 Mayıs 1997Onay tarihi 14 Nisan 1998“Computer integrated system”“transfer DB into graphic...”Toplam sayfa 177Toplam çizim 143

İnanın veya inanmayın...


RAPORLAMA

DDööngngüü


Kağıt işi bitmeden, hiç

bir iş...


En iyi siz olun!

Fark yaratın...


Kendinizi keşfedin

SİZ...-

mükemmel bir iletişimci

-

yenilikçi düşünen-

sorunları

çözen

-

kendine yeten-

becerikli

- esnekbiri misiniz?


İnsan Sermayesi


TEAM

Kavram: TAKIM


Tanım

TAKIM -

TEAM

is a group of people organized interdependently

to achive a common goal or linked in a common purpose work together

by generating synergy...

interdependently

=

karşılıklı

bağlı

olansynergy

=

sinerji


CREW

Kavram: EKİP


Tanım

EKİP -

CREW

is a group of people working together or a group of people gathered together temporarily

in a hierarchical

organization

to operate something...

temporarily =

geçici olarak

hierarchical = hiyerarşik


STAFF

Kavram: GÖREVLİ


Tanım

GÖREVLİ

- STAFF is a group of assistants to support a manager or people in employment under the command

of an executive in

authority...

command

=

talimatauthority

=

otorite


kahve molası


BÜTÇE

İşin kitabını

yazan olun...


Para...

Bütçe konusuna genelde gider kalemleri ile sınırlı

bir yaklaşım söz

konusudur ancak madalyonun diğeri tarafını

unutmamak gerekir!

GİDERharcama ve yatırım

GELİRkazanç

kaynakları...


Araç

Bütçe hazırlamak için pek çok araçtan yararlanabilirsiniz...

- bir kısmı

profesyonellere özel tasarlanan arayüze sahip yazılımlar;

i-DESK

-

herkesin kolaylıkla edinebileceği temel yazılımlar...


i-Desk*

Microsoft Access temelli...

(*) MiliMetre tarafından sınırsız yazılım çözümleri anlayışı

ile geliştirildi


i-Desk*Bütçe...-

Toplam 14 ana

grup altında...-

Sonsuz esnekliğe

sahip sayısız bütçe kalemi, bir başka ifade ile check-list...


Excel

Microsoft Excel (.xls) veya Balance Sheet of QuickOffice (.xlsx)

-

Bütçe hazırlarken kullanamabileceğimiz auto filter fonksiyonundan macro’lara kadar uzanan çok geniş

bir çözüm ve yönetim platformu


Başarı

CHECK-LIST


Etkinliğiniz...

a) hata

b) eser

c) iyi

d) hiç

biri

e) hepsi


Bırakın iş

size öğretsin...


RİSK

Hazır olmak gerek!


Risk her zaman, her yerde vardır!

ÖNEMLİ olanbu riskin NE kadarını

GÖZE ALIRSINIZ?

Risk analizi


Risk Yönetimi meselesi...

-

Sorunları

tanımlayın-

5N1K yöntemi ile sorgulayın

-

Risklerin boyutları

ölçün ve önlem alın- Bulguları

profesyoneller ile değerlendirin

-

Son değerlendirmeyi yapın ve güncelleyin

Risk değerlendirme


DURUMU DEĞERLENDİRİN, BİLDİKLERİNİZİ

HATIRLAYIN, YAPTIĞINIZ PLANI BİR KEZ DAHA GÖZDEN GEÇİRİN...

DAHA ÖNCE HİÇ

FARK ETMEDİKLERİNİZİN NE KADAR ÇOK OLDUĞUNU GÖRECEK,

BU KONUDA SİZİ

UYARAN KİŞİYETEŞEKKÜR EDECEKSİNİZ...

Risk yönetimi

5 Nisan 2013 ©


KRİZ

Hazır olmak gerek!


Değişmez 3R

İLETİŞİM

- Research

(Araştırma)

- Response

(Karşılık verme)

- Recovery

(Düzeltme)


ROO

S.M.A.R.T.

Hedefe yönelirken; Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time related olmalı...


ROI

FAYDABu hesaplama yapılırken her sektör ve hatta her iş

kolu için farklı

bir

yaklaşım gözetilmesi gerektiği göz önünde bulundurulmalı. Bu değerlendirmede HERKES için geçerli TEK DOĞRU olmadığı

hatırlanmalı

ROI = KAZANÇ

–

MALİYET / MALİYET

©


İLK & TEK KİTAPTeori ile yetinmeyen

için deneyime dayalı

tek kitap...

Farklı

sektörlerden sayısı

bini aşan

marka adına, 12 bini aşkın çalışma...

Akademik çevrelerde Etkinlik Yönetimi konusunda ilk ders ve ilk kitap...

Etkinlik Yönetimi hakkında...


ŞİMDİ

SIRA SİZDE...

ORULAR

EVAPLAR


Erişim

WE SERVE WORLDWIDE

[email protected]

+9 0532 215 44 37

41°05'18,00" K/N -

28°54'12,00" D/E38°28'41,80" K/N -

27°04'07,00" D/E

Temel Etkinlik Yönetimi

Documents

Transcript of Temel Etkinlik Yönetimi