PT WIJAYA UTAMAJL. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta Selatan

Telp. +6217771234Fax +62217771235

E-mail: wijayautama@yahoo.com

29 Maret 2010

No : 976/MU/IV/2010Lampiran : -Hal : PEMESANAN TEMPAT

Kepada Bapak Suyuti Direktur Sari Pan PasificJl. Mh. Thamrin Kav. 2 Jakarta Pusat.

Dengan Hormat,Dengan ini kami memberitahukan kepada Bapak Suyuti Direktur Sari Pan Pasific Hotel Jl. MH. Thamrin Kav. 2 Jakarta Pusat ingin memesan tempat untuk penyelenggaraan rapat dengan jumlah peserta 25 orang. Selain itu kami ingin memesan ditempat yang ber- AC,meja dan kursi yang berbentuk huruf U, snack dan makan siang. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Bambang Adi CahyoDirektur PT WIJAYAUTAMA

Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran diTempat   Kerja

Posted on November 18, 2010 by srisud

BAB  I

TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja.  Materi lebih menekankan pada sharing pendapat denganmembandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja.  Syaratutama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.

A. Tata Persuratan (Mail Handling)Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali:

1. Sistem Buku AgendaKarakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut  :Buku Agenda Surat MasukKegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaanBuku Agenda Surat KeluarKegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan internperusahaanBuku Ekspedisi InternKegunaannya yaitu   :1)      Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima olehyang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.2)      Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.Buku Ekspedisi EksternKegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan denganadanya tanggal kirim surat.Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk1)      Surat diterima oleh bagian penerimaan surat2)      Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.3)      Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.4)      Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)5)      Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.6)      Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha

7)      Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda suratmasuk pada kolom “diteruskan kepada”  yaitu pihak yang mendapat disposisi.8)      Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern9)      Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian10)  Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.b. Surat Keluar1)      Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan  surat2)      Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)3)      Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisiuntuk meminta persetujuan4)      Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)5)      Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)6)      Naskah surat diteliti kerapihan dan  kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris7)      Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.8)      Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani9)      Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar10)  Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi  dansiap dikirimkan.  Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern11)  Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.

2. Sistem Kartu Kendali

Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah  :Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa)Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnyaPada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu ataulembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:Surat Penting1)      Surat Masuka)      Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk  diterima oleh Bagian Penerimab)      Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Suratc)      Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali

d)      Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkane)      Surat penting dan  kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarahatau pengendali suratf)       Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendalig)      Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeksh)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usahai)        Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinanj)        Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah.  Sedangkan Kartu Kendali  IIdiserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diprosesk)      Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usahal)        Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Suratm)   Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usahan)      Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi  disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali IIyang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.o)      Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip2)      Surat Keluara)      Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatatb)      Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkanc)      Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarahd)      Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarahe)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.f)       Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali  III diserahkan ke Bagian Penata Arsipg)      Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasibahwa surat keluar sudah dikirimh)      Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata ArsipSurat Biasa1)      Surat Masuka)      Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima  Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat

b)      Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.  Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukupditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang samac)      Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolahd)      Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa  II diarsipakan di Unit pengolah2)      Surat Keluara)      Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar SuratBiasa rangkap 2b)      Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2diserahkan ke Bagian  Pencatatc)      Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa  I disimpan.d)      Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan LembarPengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.Surat Rahasia1)      Surat Masuka)      Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Suratb)      Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatatc)      Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasiad)      Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarahe)      Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar PengantarSurat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolahf)       Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterimag)      Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah2)      Surat Keluara)      Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.b)      Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan keBagian Ekspedisi untuk dikirimkanc)      Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpand)      Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.

B. Tata Kearsipan  (Filling System) Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu  :Sistem TanggalSistem AbjadSistem MasalahSistem WilayahSistem NomorSistem Kombinasi

Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip,  sedangkan prosedur  kerja yang lainnya padaprinsipnya sama.1. Prosedur Penyimpanan Arsip a.      Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapatjuga dicatat di Buku klapperb.      Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluarc.       Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluard.      Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsile.      Siapkan Guide dan Tabf.        Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)2. Prosedur Penemuan Kembali Arsipa.         Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data suratpada Kartu Indeks atau Buku Klapperb.         Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yangdipergunakan3. Prosedur Peminjaman Arsipa.      Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3b.      Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.Tugas Mandiri  :Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja LapanganHasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporanPresentasikan di depan kelasBAB  IIADMINISTRASI  KEPEGAWAIANA. RekrutmenRekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai,  yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.   Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki,yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu.  Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokokyang ditetapkan.Setelah pasti ada formasi yang kosong,  maka baru diadakan serangkaian  kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.1      Media Penarikan PegawaiUnit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan,  dan open house.Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti suratselebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar  dan

majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui mediamassa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran.Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :a.         Jumlah dan jenis lowongan,b.         Syarat yang harus dipenuhi,c.          Alamat tempat lamaran diajukan,d.         Batas waktu pengajuan lamaran,e.         Lain-lain yang dianggap perlu.Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut.Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar.  Daftar itu berguna sebagai  bahan pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalasbaik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :

Unit Kerja Jabatan Jumlah L/P Syarat Lebih Disukai

(1) (2) (3) (4) (5) (6)Tata Usaha Pemasaran

Juru Ketik SekretarisSalesmen

3 orang 1 orang4 orang

L PL/P

a)  SMTA b)  programD3c)  Mengetika) Program D3b) Komputerc) Mengetika) SMTAb) Bahasa Inggrisc) Bahasa Daerah

Sudah berpengaman Aktif berbahasa InggrisMemiliki kendaraan sendiri

2.         Seleksi, Orientasi, dan PengangkatanKegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki.Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja.  Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru.  Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.  Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru,  yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal.  Bagi pegawailama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.   Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

B. Disiplin Kerja PegawaiUntuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi pula.   Disiplin mempunyai arti yang dalam,  karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap  pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan.  Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu,  selalu terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis.  Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar.C. Daftar Urut KepangkatanPangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan.Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengankerangka susunan organisasi.Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas.Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai  adalah sebagai berikut  :1.       Pangkat/Golongan2.       Masa Kerja3.       Latihan Jabatan4.       Pendidikan5.       Umur6.       Prestasi Kerja7.       Loyalitas8.       Dedikasi9.       Kepemimpinan10.   Kemampuan Teknis11.   Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.D. Mutasi, Promosi, dan Demosi PegawaiMutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki  oleh suatu organisasi.Dalam proses mutasi  terdapat dua kriteria  :1.       Mutasi yang bersifat positifMutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan  tanggung jawab yang lebih besar dibandingkandengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah promosi.2.       Mutasi yang bersifat negatifMutasi yang bersifat negatif  merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut  dengan istilah demosi.E. Pemberhentian PegawaiPemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi  :1.       Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia2.       Pemberhentian dengan hormat karena  :a.       Atas permintaan sendirib.      Mencapai batas usia pensiunc.       Perampingan organisasid.      Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai pegawai atau karyawan

3.       Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fataldalam menjalankan tugasnya.Tugas Mandiri  :1.       Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan2.       Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan3.       Presentasikan di depan kelas

BAB  IIIADMINISTRASI KEUANGANAdministrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbataspada pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi petty cash.Petty cash yang dipersiapkan   biasanya dicadangkan untuk :1.        Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya : keperluan pantry, ATK, Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll.2.        Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian gedung, perayaan keagamaan, dll.3.        Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting), misalnya : menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll.Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu  :1.        Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai atau karyawan lain untuk mengelolanya.2.         Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dengan menggunakan Metode Dana Tetap atau dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap.3.        Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis.4.        Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada yang melimpahkan kewenangan pengurusannya.5.        Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau pada saat akan mengisi kembali dana petty cash.6.        Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi.7.        Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian kembali dana untuk periode berikutnya.Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)BUKTI PENGELUARAN KAS KECILDibayarkan kepada: Tubagus Bahar

No.Voucher  :  203 Tanggal        :  16 Agustus 2010

Keterangan JumlahKopi, Gula, Teh Rp.   65.000,00Total Rp.   65.000,00Disetujui oleh :                 Diterima  oleh  : Muhamad Baihaqi                                                Tubagus Bahar

Manager PemasaranBagian PantryBUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECILDana untuk Bagian  :  Pemasaran Periode Kas Kecil     :  01 September 2010 s.d. 30 September 2010Dana Awal Kas Kecil:  Rp. 10.000.000,00Saldo                        :  Rp. 2.000.000,00Keterangan JumlahPengisian kembali dana kas kecil

RP.  8.000.000,00

Total Rp.  8.000.000,00Disetujui oleh : Manager Pemasaran Tanggal             : 1 September 2010……………………………………….Nama jelas

Diterima oleh      :Pemegang Kas Kecil Tanggal  :   1 September 2010…………………………………Nama jelas

Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada ModulMengelola Dana Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti.Tugas Mandiri  :1.         Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan3.         Presentasikan di depan kelas

BAB  IVADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai  proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien.   Sarana adalah semua perangkat yang secara langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses kerja organisasi dalam mencapai tujuan,  misalnya : mesin-mesin kantor.   Sedangkan prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi, misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet, mushola, dll.Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien.Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu  :A. Pengadaan Sarana dan PrasaranaPengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan.Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :1.                 Perencanaan Pengadaan Sarana dan PrasaranaPerencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagaisuatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.Langkah-langkah perencanaannya adalah :a.       Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi.

b.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu,  misalnya untuk satu triwulan.c.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang  tersedia sebelumnya.d.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Jika anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.e.      Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi  dengan cara membuat skala prioritas.f.        Penetapan rencana pengadaan akhir.2.                     Cara Pengadaan Sarana dan PrasaranaPengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut  :a.       Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupundengan cara lelang.b.      Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada pihak-pihak tertentu.c.       Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebihyang dimiliki organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain.d.      Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa.3.                 Administrasi Sarana dan PrasaranaSetiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana.  Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :a.         Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventarisb.         Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris.  Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.c.          Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporanmutasi barang.   Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu,  misalnyaseringkali dalam satu triwulan.B. Pemeliharaan Sarana dan PrasaranaDitinjau dari sifat maupun waktunya,  terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana  :1.         Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan :a.     Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekanb.    Pemeliharaan yang bersifat pencegahanc.     Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringand.    Perbaikan beratPemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

2.         Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan  :a.    Pemeliharaan sehari-hari, misalnya  :  menyapu, mengepel lantai,membersihkan pintu.b.    Pemeliharaan berkala, misalnya  :  pengontrolan genting, pengapuran tembok.C.    Penghapusan Sarana dan Prasarana Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku.   Tujuan penghapusan adalah  :1.    Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.2.    Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.3.    Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan.4.    Meringankan beban inventaris.Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah  :1.    Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.2.    Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.3.    Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi.4.    Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi.5.    Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.6.                   Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi.7.                   Barang-barang yang dicuri.8.                   Barang-barang yang diselewengkan.9.                   Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.Tugas Mandiri  :1.         Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan3.         Presentasikan di depan kelasSTANDAR KOMPETENSIMENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DI TEMPAT KERJAKOMPETENSI DASAR   :1. TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN3. ADMINISTRASI KEUANGAN4. ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANAPenyusun  :Dra.  Sri SudaryantiSMK  PGRI  2  CIMAHI2010Tujuan Pembelajaran  :Setelah mengikuti proses pembelajaran “Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran” di sekolah dan di tempat kerja (dunia usaha/dunia industri/instansi), peserta didik diharapkan dapat  memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam mengaplikasikan    :1.        Tata Persuratan dan Kearsipan2.        Administrasi Kepegawaian3.        Administrasi Keuangan4.       Administrasi Sarana dan Prasarana

Posted in categories | Leave a comment Melakukan Prosedur AdministrasiPosted on November 18, 2010 by srisud Tujuan Pembelajaran  :Setelah selesai mempelajari modul ini,  para peserta didik diharapkan memiliki :1.      Pengetahuan tentang dokumen-dokumen kantor pada umumnya,  dan khususnya dokumen kantor  berupa surat dengan baik.2.      Keterampilan menyusun konsep surat resmi dengan tata bahasa yang benar.3.      Keterampilan mengetik naskah surat menggunakan mesin tik manual dengan rapi dan tepat.4.      Keterampilan menangani surat-surat menggunakan sistem buku agenda dengan prosedur yang benar.5.      Keterampilan mengarsipkan surat menggunakan sistem abjad dengan prosedur yang benar.

PENYUSUN  :Dra. SRI SUDARYANTIKK ADMINISTRASI PERKANTORANSMK PGRI 2 CIMAHI2010BAB  IDOKUMEN-DOKUMEN KANTORDalam sejarah perjalanan  kehidupan manusia dari mulai masih dalam kandungan, aktivitas selama hidup sampai masuk liang lahat tidak terlepas dari kebutuhan akan suatu dokumen. Beberapa kemungkinan dokumen pribadi yang muncul misalnya hasil USG waktu kita masih dalam rahim, akte kelahiran, foto-foto pribadi, ijazah, penghargaan-penghargaan, KTP, Kartu Keluarga, dll. Sampai yang terakhir yaitu surat keterangan kematian saat kita masuk liang lahat.  Begitu juga dalam aktivitas kehidupan pada umumnya, misalnya aktivitas di kantor, aktivitas di Rumah Sakit, aktivitas kehidupan bermasyarakat dan dalam aktivitas-aktivitas lainnya, tidak mungkin terlepas dengan yang namanya dokumen.A. Pengertian DokumenBeberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini  :1.      Kamus Umum Bahasa Indonesia”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”2.      Kamus Umum Kepegawaian”Dokumen adalah  :a.       Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.b.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”3.      Kamus Bahasa Inggris Webster”Dokumen adalah  :a.       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-faktab.      Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”4.      Ensiklopedia”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.”

Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.B. Macam-Macam DokumenDokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut  :1.      Jenisnya, terdiri dari  :a.       Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll.b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan,isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.2.      Sifatnya, terdiri dari  :a.       Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.b.      Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.3.      Bentuk Fisiknya, terdiri dari  :a.       Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam  (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.b.      Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.c.       Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip  (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan)4.      Kepentingannya, terdiri dari  :a.       Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi.b.      Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll.c.       Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan  suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah, dll.d.      Dll. Sesuai dengan kepentingannya.5.      Sumber Dokumen, terdiri dari :a.       Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian, laporan disertasi, kertas kerja, dllb.      Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.c.       Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.C. Dokumen KantorSeiring dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut.  Contoh dokumen kantor misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu,  laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain.Diantara berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut,  yang paling seringmuncul adalah dokumen berupa surat.  Maka dari itu dalam modul ini,  pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat.

1.    Pengertian SuratSurat adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis surat) kepada pihak lain (pembaca surat)  baik a.n. pribadi maupun a.n. organisasi.Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis, surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentikkarena diperkuat oleh tanda tangan penulisnya.2.    Fungsi SuratSelain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis,  surat pun mempunyai fungsi sebagai  :a.       Alat Bukti TertulisSurat merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi.b.      Alat PengingatSurat merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama disepakatic.       Bukti HistorisSurat merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi dengan meterai.d.      Cermin OrganisasiSurat merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi.e.       Pedoman AktivitasSurat merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi.f.       Alat PromosiSurat merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya pada surat-surat resmi tercantum kepala surat.3.    Jenis SuratPenggolongan jenis surat dapat dibedakan berdasarkan  :a.       Sifat surat, terdiri dari  :1)      Surat Pribadi  :  Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinyamenyangkut kepentingan pribadi2)      Surat Resmi   : Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan pemerintah atau suasta, dan ditandatangani oleh pejabat/yang mewakilinya.Surat Resmi, terdiri dari  :a)      Surat Dinas : Surat yang isinya menyangkut informasi kedinasandan dibuat oleh instansi pemerintahb)      Surat Niaga : Surat yang isinya menyangkut informasi bisnis atau niaga dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaanb.      Wujud Surat, terdiri dari  :1)      Surat Bersampul  :  Surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke dalam sampul surat2)      Memorandum (Memo) dan Nota : Surat singkat dari seorang pejabat kepada bawahannya/rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk melaksanakan aktivitas rutin kantor.Yang membedakan antara memo dengan nota adalahkalau memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahanatau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi.3)      Kartu Pos  : Surat yang terbuat dari kertas tebal (karton) untuk menulis surat singkat dan tidak rahasia.4)      Warkat Pos  : Sehelai kertas surat yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat.

5)      Surat Tanda Bukti : Surat khusus yang biasanya berbentuk  formulir dan biasanya digunakan untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak.c.       Keamanan Isi Surat, terdiri dari  :1)      Surat Biasa  :  Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk/merugikan organisasi/pejabat yang beersangkutan  walaupun isinyadiketahui dn dibaca orang lain2)      Surat Penting : Surat yangn jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian.3)      Surat Rahasia : Surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, sebab akan menimbulkan kerugian bagi yang bersangkutan atau dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi4)      Surat Sangat Rahasia   :  Surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca/diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang berhak menyelesaikan/mengambil keputusan.d.      Tingkat Kepentingan Penyelesaiannya, terdiri dari  :1)      Surat Biasa :  Surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.2)      Surat Segera  : Surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat dari surat biasa.3)      Surat Sangat Segera  :  Surat yang isinya memerlukan tanggapandan penyelesaian yang secepatnya (sangat segera atau kilat), harus dilakukan pada kesempatan pertama (dengan prioritas utamae.       Jumlah Penerimanya, terdiri dari  :1)      Surat Biasa  :  Surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau organisasi2)      Surat Edaran  :  Surat yang dikirim kepada beberapa orang ataupejabar tertentu dan pendistribusiannya harus menggunakan buku ekspedisi3)      Surat Pengumuman  :  Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan  satu per satu.f.       Prosedur Pengurusannya, terdiri dari  :1)      Surat Masuk  : Semua surat yang diterima oleh organisasi kantor2)      Surat Keluar  :a)      Surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi kantor lain atau perorangan,agar terjalin rangkaian hubungann timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.b)      Surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat pentingc)      Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi.4.    Bagian-Bagian SuratSurat-surat resmi baik surat dinas maupun surat niaga biasanya memiliki 4 (empat) bagian utama   :a.       Kepala Surat, terdiri dari  :1)      Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan2)      Alamat Instansi/Lembaga/Perusahaan3)      Lambang Instansi/Lembaga/Perusahaanb.      Leher Surat, terdiri dari  :1)      Tanggal SuratApabila sudah ada kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu didahului nama kota. Tetapi kalau penulisan tanggal diletakkan di

bagian kaki surat, maka walaupun ada kepala surat, nama kota tetap digunakan.  Contoh :a)    Diletakkan di leher suratPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 CimahiNomor  :  23/IR/PM004/7-10                                  27 Juli 2010b)   Diletakkan di kaki surat…………………………………………………………………………………………………………………………………………….Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.Cimahi, 27 Juli 2010Hormat kami,2)      Nomor SuratPenomoran surat sangat penting karena :a)      Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali suratb)      Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasiTeknik penyusunan nomor surat biasanya tergantung kebijakan Instansi/Lembaga/Perusahaan yang bersangkutan.    Contoh penulisan nomor surat  :001/IR/PM004/7-1001                               =  Nomo Urut SuratIR               =  Nama Instansi/Lembaga/PerusahaanPM004        =  Kode Arsip7-10            = Bulan dan Tahun Pembuatan Surat3)      LampiranLampiran adalah dokumen yang disertakan dalam surat. Contoh :  Brosur,Daftar harga, Curriculum Vitae, dll.4)      PerihalPerihal/hal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.5)      Nama dan Alamat SuratPenulisan alamat surat harus jelas karena merupakan petunjuk langsung siapa yang berhak menerima surat.   Contoh penulisan  :a)      KepadaYth. Bapak Nur Rijal FauzanDirektur PT INSAN REMAJAJalan Encep kartawiria No. 153Cimahib)      Yth. Bapak Nur Rijal FauzanDirektur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153Cimahic)      PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153Cimahi6)      Salam PembukaPemakaian salam pembuka dalam sebuah surat tidak merupakan suatu keharusan, namun salam pembuka berguna untuk memberikan kesan pertama yang ramah dan tidak kaku.c.       Badan Surat1)      Alinea PembukaAlinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat sehingga harus diupayakan alinea pembuka dapat memotivasi pembaca surat untuk mengetahui isi surat secara keseluruhan2)      Alinea Isi

Alinea isi berisikan pesan/keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat.3)      Alinea PenutupAlinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang sekaligus menginformasikan bahwa pembicaraan dalam surat telah selesai.d.      Kaki Surat, terdiri dari  :1)      Salam PenutupSama halnya seperti salam pembuka, salam penutup pun bukan merupakan suatu keharusan, namun salam penutup dapat menunjukkan rasa hormat dankeakraban pengirim kepada penerima surat2)      Jabatan, tanda tangan, nama jelas, dan stempelBagian ini diletakkan di bawah salam penutup3)      Tembusan/Tindasan/Carbon Copy (c.c.)Tembusan berfungsi menginformasikan kepada siapa saja salinan surat ini disampaikan.4)      InisialInisial menginformasikan kepada pembaca surat siapa pembuat konsep danpengetik surat5.    Penanggung Jawab SuratDalam kegiatan surat menyurat, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang sedangdilaksanakan baik atan nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.Namun  sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan organisasi yang berlaku, kewenangan penandatangan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya.  Pelimpahan wewenang  hanya ditujukan untukpejabat yang secara struktural berada di bawahnya.Bentuk pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah sebagai berikut :a.       Atas Nama  (a.n.)Atas nama dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya.Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :1)      Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tulisan2)      Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dantanggung jawab pejabat yang melimpahkan3)      Tanggung jawab sebagai akibat penandatangan surat tetap beradapada pejabat yang diatasnamakanContoh penggunaan  :a.n. Menteri Pendidikan Nasional,Sekretaris Jenderal,Nama PejabatNIP ……………………………..b.      Untuk Beliau  (u.b.)Untuk beliau dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Untuk Beliau  (u.b.) dipergunakan setelah Atas Nama (a.n.).  Pelimpahan wewenang penandatanganan surat dengan bentuk Untuk Beliau  (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat di bawahnya.Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut  :1)      Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya2)      Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.3)      Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara atau yang mewakiliContoh penggunaan  :

a.n. Menteri Pendidikan Nasional,Sekretaris Jenderal,u.b.Kepala Biro KepegawaianNama PejabatNIP ……………………………..c.       Dalam kegiatan surat menyurat pada perusahaan/suasta, dikenaldengan petunjuk p.p. (per procurationem)  yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.Contoh penggunaan  :p.p. PT INSAN REMAJANurmaya Novistira, S.Si.Manager Pemasaran6.    Bentuk-Bentuk SuratTerdapat beraneka ragam bentuk surat yang dapat dibuat oleh suatu Instansi/Lembaga/Perusahaan.  Bentuk-Bentuk surat tersebut adalah   :a.       Bentuk Lurus Penuh    (Full Block Style)_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________,________________________________________________________       _______________________________________________________________________________________________________.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.__________________________________________________________________________________________.________________________________________________b.      Bentuk Lurus (Block Style)______________________________________________________________________________________________________________________________                                                    _______________________________________________________________________________________________________________________,________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.______________________________________________________________________.______________________________________________________c.       Bentuk Setengah Lurus   (Semi Block Style)____________________________________________________________________________________________________________________________                                  ____________________________________________________________________________________________________________________________________,________________________________________________________________________________________________.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.____________________________________________________________d.      Bentuk Lekuk/Takuk  (Indented Style)______________________________________________________________________________________________________________________                                                     __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.______________________________________________________________.____________________

________________________________________e.       Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)__________________________________________________________________________________________________________________                                                  _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________._______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.____________________________________________________________f.       Bentuk Resmi (Official Style)1)      Bentuk Resmi Niaga__________________________________________________________________________________________________________________________                                              ____________________________________________________                         ___________________________________________________________________________,_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.____________________________________________________________________________________________.______________________________________________________2)      Bentuk Resmi Pemerintaha)      Bentuk Resmi Indonesia Lama____________

________________________________________________________________________________________________________                                     _______________________________________________                          _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.________________________________________________________________________________________________._____________________________________________________2)Bentuk Resmi Pemerintahb)      Bentuk Resmi Indonesia baru___________________________________________________________________________________________________________________________                                                       ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________._________________________________________________________________________________.___________________________________________________g.      Bentuk Depdiknas_____________________________________________________________________________________________________________:  ___________                         ___________________:  _________________:  ___________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________._________________________________________________________________________________.________________________________________________7.    Perlengkapan SuratDalam kegiatan surat menyurat, dibutuhkan perlengkapan surat berupa  kertas surat, sampul surat, dan lipatan surat.a.       Kertas SuratJenis kertas yang sering dipakai dalam kegiatan surat menyurat resmi, adalah  :1)      Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri2)      Kertas HVS, kertas putih halus dengan tingkat ketebalan yang berbeda (60g, 70g, dan 80g) biasa dipakai untuk surat asli3)      Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tembusan4)      Kertas Stensil, kertas buram yang biasanya dipakai untuk menggandakan surat dalam jumlah banyak5)      Kertas Duplikator, kertas putih dengan permukaan agak kasar yang biasanya dipergunakan untuk menggandakan surat dalam jumlah banyakSedangkan ukuran kertas yang biasa dipakai adalah :Folio dan F4 untuk menulis surat yang isinya panjang, Kuarto dan A4  untuk menulis surat yang isinya pendek, Oktavo  (ukurannya setangah dari kertas folio atau kuarto) untuk menulis memo dan nota, dll.b.      Sampul SuratSampul surat berfungsi untuk melindungi surat. Sampul surat umumnya berbentuk empat persegi ada yang panjang dan ada yang pendek.Contoh-Contoh sampul surat di antaranya  :1)      Sampul Niaga (Commercial)2)      Sampul Dokumen (Work Docket)

3)      Sampul Katalog (Catalogue)4)      Sampul Bertali (Button and String)

5)      Sampul Berjendela (Window)c.       Lipatan Surat

Surat yang telah dipersiapkan perlu dijaga agar tetap rapi pada saat dimasukkan ke dalam sampul surat.   Agar surat dapat dimasukkan denganrapi, kertas surat harus dilipat, sehingga sesuai dengan ukuran sampulsurat yang dipergunakan.Ada beberapa teknik melipat surat yang efisien dengan menggunakan kertas ukuran A4,  di antaranya  :1)      Lipatan Tunggal (Single Fold)Caranya  : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.Contoh  :

2)      Lipatan Baku  (Standar Fold)Caranya  :  Kertas dibagi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

3)      Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)Caranya  :  Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian samabesar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

Contoh  :4)      Lipatan Akordion (Accordion Fold)Caranya   :  Kertas dibagi tiga samabesar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.Contoh  :

5)      Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)Caranya  :  Kertas dibagi 3 bagian(bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil).  Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Contoh  :6)      Lipatan Perancis (French Fold)Caranya : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1).  Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar

sehingga menghasilkan lipatan ke 2Contoh  :

7)      Lipatan Baron (Baronial Fold)Caranya  :  Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagitiga sama besar (bagian 1,

2, dan 3).  Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.Contoh  :

8)      Lipatan Sejajar Ganda  (Parallel Double Fold)Caranya  :   Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat  (lipatan ke 1).  Lipatanke 1 dibagi 2 sama besar

kemudian dilipat (lipatan ke 2)Contoh  :

1              2

Tugas MandiriLatihan 1Buatlah koleksi dokumen pribadi yang berguna untuk kpentingan masa depan Anda.Pilihan Koleksi Dokumen  :a.         Dokumen Pendidikanb.         Dokumen Kesehatanc.         Dokumen Identitas Dirid.         Dokumen PrestasiLatihan 2Buatlah secara kelompok Bentuk-Bentuk Surat Resmi !Caranya :a.         Satu kelompok terdiri dari  4-5 orangb.         Masing-masing kelompok membuat 3 contoh bentuk suratc.         Tugas dibuat di atas kertas karton ukuran Folio atau F4(21,5 cm  X  33,00 sm)d.         Analisa perbedaan dan persamaan ketiga kelompok surat tersebut !Latihan 3a.         Carilah secara kelompok ”Contoh Surat Resmi Niaga”  atau ”Surat Resmi Dinas”b.         Diskusilah dengan kelompok, kebijakan penulisan  :1)        Nomor Surat2)        Alamat Dalam3)        Salam Pembuka dan Salam Penutupc.         Hasil Diskusi dipresentasikan di depan kelasLatihan 4Buatlah Klipping  :a.         Macam-macam ukuran kertas dan jenis kertas yang biasa dipakai untuk surat menyuratb.         Macam-macam sampul suratc.         Macam-macam lipatan suratBAB  IIPRAKTEK SURAT-MENYURATBahasa surat adalah bahasa tertulis yang dipergunakan dalam kegiatan surat menyurat yang intinya menyampaikan informasi dari penulis, baik berupa ide, keterangan, tanggapan dll kepada pihak pembaca surat.   Kecermatan memilih kata, kepandaian menyusun kalimat dan alinea sehingga terwujud bahasa surat yang baik, mencerminkan kecerdasan, keterampilan, dan kepribadian dari penulis surat.Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu  :A.      Nada bahasa surat yang tepatNada dan gaya bahasa surat berpengaruh terhadap makna isi surat.  Nadabeberapa jenis surat biasanya berbeda sesuai dengan maksud penulisan surat.  Tetapi apapun yang ditulis hendaknya tetap memperhatikan tata krama berbahasa.B.       Bahasa dan kalimat yang tepatAgar tidak salah menafsirkan inti surat, hendaknya pilih dan pergunakanlah kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami.C.       Rumusan isi surat yang tepatIsi surat dirumuskan secara singkat dalam ”Hal atau Perihal Surat”.   Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.D.      Kejelasan maknaAgar bahasa surat tidak memiliki makna ganda, maka  :

1.      Hindari pemakaian kata atau kalimat yang berbelit-belit dan panjang2.      Pergunakan ejaan dan tanda baca dengan tepat3.      Hindari singkatan kata yang belum umum dipergunakanE.       Pengaturan alinea yang tepatAlinea adalah himpunan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan dengan jelas.  Alinea yang sempurna hanya mengandung satu pokok persoalan yang dituangkan dalam beberapa buah kalimat sederhana yang satu sama lain saling berkaitan.Mengingat salah satu fungsi surat yaitu sebagai cermin kondisi perusahaan dan kepribadian pengelola perusahaan, maka dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan hal-hal berikut  :A.    Pemilihan kertas surat dan sampul surat yang berkualitasB.     Bebas dari kesalahan  :1.      Bahasa, misalnya kesalahan penggunaan kata, istilah, kalimat, ejaan, tanda baca, pengaturan alinea, dan lain-lain yang berkaitan dengan kaidah bahasa2.      Pengetikan, misalnya kesalahan pengetikan huruf, hasil pengetikan tidak jelas, kesalahan pemilihan bentuk surat,dll.3.      Perlengkapan, misalnya surat tidak dibubuhi tanggal pembuatan surat, tanda tangan, cap perusahaan, biaya perangko tidak mencukupi, dll.Di bawah ini disajikan beberapa contoh surat resmi yaitu  :A.    Surat Niaga  (Contoh  1  s.d.  10)B.     Surat  Pribadi dan Surat Dinas    (11  s.d.  20)Contoh 1  :  Surat Perkenalan/Promosi PenjualanPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310Cimahi2 Juli 2010Nomor             :  102/IR/Gr/7-10Lampiran         :  2 lembarHal                  :  PerkenalanKepadaYth. Pemilik Toko GramediaJalan Merdeka No. 132BandungDengan hormat,Dengan ini kami perkenalkan, perusahaan kami yang bergerak dalam penyediaan ATK dan Mesin-Mesin Kantor Modern partai besar.  Katalog dan daftar harga terbaru, kami lampirkan bersama surat ini.Merupakan penghargaan tertinggi bagi kami, apabila Saudara bersedia mempertimbangkan tawaran kami untuk memulai kerja sama bisnis.Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.Hormat kami,Ir. Nur Rijal FauzanDirekturContoh 2  :  Surat Permintaan PenawaranPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiNomor             :  103/IR/Pr/7-10                              2 Juli 2010Lampiran         :  -Hal                  :  Permintaan PenawaranKepadaYth. Direktur PT PRIMA JAYA

Jalan Sultan Hasanudin No. 345TangerangDengan hormat,Berhubung saat ini kami sangat membutuhkan beberapa produk untuk melengkapi persediaan, maka dapatlah kiranya Saudara memberikan informasi harga untuk produk-produk  di bawah ini   :1.      Komputer Pentium 4 dengan berbagai merek2.      Laptop 14” dengan berbagai merek3.      Printer dengan berbagai merekBila harga-harga yang ditawarkan cukup bersaing, kami akan lanjutkan dengan pesanan barang.Kami menunggu informasi Saudara secepatnya.Hormat kami,Ir. Nur Rijal FauzanDirekturContoh 3 : Surat PenawaranPT PRIMA JAYAJalan Sultan Hasanudin No. 345 ‘ 021-7756432TANGERANGNomor             : 234/PPJ/PN/10                                    5Juli 2010Lampiran         : 1 lembarHal                  :  Penawaran HargaKepadaYth. Direktur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,Menanggapi surat Saudara no. 103/IR/Pr/7-10 tertanggal 2 Juli 2010, maka dengan ini kami lampirkan daftar harga produk-produk yang Saudarabutuhkan.  Harga tersebut sudah termasuk PPN dan ongkos kirim.Selain itu, kepada para pembeli kami berikan pelayanan seperti berikut  :1.        Masa garansi  1 tahun2.        Pembelian di atas Rp. 10.000.000,00 kami berikan discount 10%3.        Pembayaran dapat dilakukan dengan cara :a.         40 % pada saat barang diterimab.         Sisanya 60 % harus sudah lunas dalam jangka waktu 2 bulan sejak barang diterimaDemikianlah penawaran dari kami dan kami menunggu pesanan Saudara secepatnya.Hormat kami,Albee NazarudinManager PemasaranContoh 4  :  Surat PesananTOKO LAKSANA ABADIJalan Sersan Bajuri No. 453 ‘ 776453BandungNomor             :  34/La.T/PSN/2010                           9 Juli2010Lampiran         :  -Hal                  :  Pesanan Mesin KantorKepadaYth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153Cimahi

Dengan hormat,Berdasarkan informasi yang kami terima dari perusahaan Saudara, kami tertarik untuk memesan barang-barang tersebut di bawah ini  :1.      Mesin Tik Electric Brother type 443               10 unit2.      Komputer Samsung Penthium 4                     10 unit3.      Printer Epson Type C 43 SX                          10 unit4.      Airphone Visicom                                           10 unitPembayaran kami mohon secara kredit (2 x angsuran) dengan ketentuan 40% pada saat penyerahan barang dan sisanya 60 %  akan dibayar dua bulansetelah barang kami terima.   Apabila Saudara setuju dengan permohonankami, kami harap barang dapat kami terima paling lambat akhir bulan ini.Kami menunggu kabar dari Saudara.Hormat kami,Nurmaya NovistiraManager PemasaranContoh  5   :   Surat Pemberitahuan Pengiriman BarangPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiNomor             :  104/IR/La.T/7-10                               12Juli 2010Lampiran         :  1 LembarHal                   :  PemberitahuanKepadaYth. Pemilik Toko LAKSANA ABADIJalan Sersan Bajuri No. 453BandungDengan hormat,Surat Saudara nomor   34/La.T/PSN/2010   tertanggal 9 Juli 2010 telah kami terima, dan kami menerima permohonan yang Saudara ajukan.Barang-barang pesanan Saudara berupa  :1.        Mesin Tik Electric Brother type 443                10 unit2.        Komputer Samsung Penthium 4                      10 unit3.        Printer Epson Type C 43 SX                            10 unit4.        Airphone Visicom                                            10 unitPada hari ini telah kami kirimkan menggunakan kendaraan box nomor polisi D 0805 AD.Bersama ini kami lampirkan selembar faktur dengan nomor 14325.  Sesuaikesepakatan, pembayaran sebesar 40 % harap Saudara serahkan langsung kepada petugas kami yang mengantarkan barang ke tempat Saudara.Kami harap barang-barang pesanan Saudara dapat memuaskan Saudara.Hormat kami,Nurlaeli FauziyahManager PemasaranContoh 6  : Surat PengaduanTOKO LAKSANA ABADIJalan Sersan Bajuri No. 453 ‘ 776453Bandung14 Juli 2010Nomor             :  35/La.T/PSN/2010Lampiran         :  -Hal                  :  Pengaduan

KepadaYth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,Dengan ini kami beeritahukan, bahwa kiriman barang Saudara telah kami terima dengan baik sesuai dengan pesanan kami.Tetapi kami sangat kecewa setelah menerima faktur, ternyata Saudara memperhitungkan harga mesin tik elektrik senilai Rp. 1.500.000,00/unit, padahal  informasi  harga  sebelum  pemesanan  barang    hanya     senilaiRp. 1.300.000,00/unit.  Kami harap Saudara segera mempertimbangkan kembali penetapan harga tersebut.Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.Hormat kami,Nurmaya NovistiraManager PemasaranContoh 7  :  Surat Tanggapan PengaduanPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiNomor             :  105/IR/La.T/7-10                           16 Juli 2010Lampiran         :   1 LembarHal                   :   Tanggapan PengaduanKepadaYth. Pemilik Toko LAKSANA ABADIJalan Sersan Bajuri No. 453BandungDengan hormat,Menanggapi surat pengaduan Saudara no. 35/La.T/PSN/2010 tertanggal 14 Juli 2010, dengan ini kami jelaskan sebagai berikut  :Setelah kami periksa kembali rincian harga yang tercantum pada faktur tersebut,  ternyata kesalahan ada pada pihak kami.   Harga mesin tik elektrik yang benar adalah Rp. 1.300.000,00/unit sesuai dengan penawaran kami sebelumnya.  Untuk itu, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.  Bersama ini, kami lampirkan kembali sehelai faktur sebagai pengganti faktur sebelumnya.Mudah-mudahan kita tetap dapat menjalin kerja sama yang baik.Hormat kami,Nurlaeli FauziyahManager PemasaranContoh 8  : Surat Pemberitahuan PembayaranPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiNomor             :  106/IR/An/7-10                           20 Juli 2010Lampiran         :  1 LembarHal                   :  Pemberitahuan PembayaranKepadaYth. Direktur PT ANDALASJalan Surapati No. 56PadangDengan hormat,Dengan ini kami informasikan bahwa sesuai dengan perjanjian semula, sisa pembayaran sebesar Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) telah

kami transfer ke Rekening Saudara melalui Bank Mandiri CabangCimahi.  (Bukti transfer terlampir).Atas perhatian dan pelayanan yang baik dari Saudara, kami ucapkan terima  kasih.Hormat kami,Ir. Nur Rijal FauzanDirekturContoh 9 :  Surat Permohonan Penangguhan PembayaranTOKO BINA PENDIDIKANJalan Si Singamangaraja No. 3 ‘ 0262-5532142GARUTNomor             :  67/BP/PB/2010                             20 Juli  2010Lampiran         :  -Hal                  :  PenangguhanPembayaranKepadaYth. Direktur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,Dengan ini kami beritahukan perihal sisa pembayaran utang kami sebesarRp. 12.000.000,00 yang seharusnya sudah kami lunasi tanggal 25 Juli 2010 mendatang.Tetapi berhubung omzet penjualan kami dalam sebulan terakhir ini menurun, maka kami tidak dapat melunasi utang kami pada saat jatuh tempo nanti.  Kami mohon kebijakan Saudara, agar pembayaran utang tersebut dapat kami tangguhkan sampai dengan tanggal 5 Agustus 2010.Atas kesediaan Saudara mempertimbangkan permohonan ini, sebelumnya kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,Nurjannah FitrianiPemilik TokoContoh 10 : Surat PenagihanPT SARANA MODERNJalan Proklamasi No. 23 ‘ 021-443254JAKARTA PUSAT27 Juli 2010Nomor             :  128/SAMON/07/2010Lampiran         :  -Hal                  :  TagihanKepadaYth. Disrektur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,Melalui surat ini kami bermaksud mengingatkan bahwa kewajiban Saudara untuk melunasi sisa pembayaran utang sebesar Rp. 5.000.000,00 (Lima Juta Rupiah) dengan Faktur No. 3425 atas pembelian Alat Tulis Kantor, telah lewat jatuh tempo 2 minggu yang lalu.Kami menunggu penyelesaian pembayaran dengan segera, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,Muhamad Fajar SidiqSales ManagerContoh 11  :  Surat Lamaran KerjaCimahi,  28 Maret 2010

KepadaYth. Manager Personalia PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiHal  :  Lamaran KerjaDengan hormat,Berdasarkan  informasi dari  iklan  perusahaan Bapak yang saya baca di  Internet perihal lowongan pekerjaan sebagai tenaga Recepcionist, maka dengan ini saya  :N a m a                                     :  Siti NurlaelaTempat,Tanggal Lahir           :  Cimahi,  8 Mei  1992Pendidikan Terakhir               :  SMK Kelompok Bisnis dan MenejemenKompetensi Keahlian Administrasi PekantoranStatus                                        :  Belum MenikahAlamat                                      :  Perumahan Puri Cipageran Indah I Blok C No. 14Cimahi Utarabermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.Saya  baru  menamatkan  pendidikan. Oleh karena itu, saya belum memiliki pengalaman bekerja.  Walaupun demikian, dengan bekal ilmu yang saya miliki, saya yakin mampu menyelesaikan semua pekerjaan yang berkaitan dengan tugas sebagai recepcionist di perusahaan Bapak.Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan ijazah dan surat-surat penting lainnya serta pasphoto terakhir.Atas kesediaan Bapak mempertimbangkan permohonan saya, sebelumnya kamiucapkan terima kasih.Hormat saya,PelamarSiti NurlaelaLampiran  :   5 lembarContoh  12  :  Surat Panggilan WawancaraPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310Cimahi3 April 2010Nomor                   :  110/IR/Nu/8-10Lampiran              :   -Hal                         :  Panggilan WawancaraKepadaYth. Sdri. Siti NurlaelaPerumahan Puri Cipageran Indah I Blok C 14CimahiDengan hormat,Sehubungan surat Saudara tertanggal  28 Maret  2010 tentang lamaran pekerjaan, maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk melaksanakan wawancara, pada  :Hari, Tanggal                       :  Kamis, 8  April  2010Waktu                                    :  09.00 WIBMenghadap                          :   Ibu Beta Murdiani(Manager Personalia)Agar pelaksanaan wawancara berjalan lancar, kami harap Saudara membawasemua berkas asli yang dilampirkan dalam surat lamaran dan membawa surat panggilan ini.Kami menunggu kehadiran Saudara tepat pada waktunya.Hormat kami,Beta Murdiani, A.Md.Manager Personalia

Contoh 13  :  Surat KeputusanPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiKEPUTUSAN DIREKTUR UTAMAPT INSAN REMAJANomor : 125/IR/Nu/8-10TENTANG FORMASI KARYAWANMenimbang : a.     Bahwa calon karyawan ybs.

mempunyai latar belakang pendidikan dan keterampilan di bidang Administrasi Perkantoran b.     Bahwa calon karyawan ybs. mempunyai motivasi yang tinggi untuk mengaplikasikan ilmu yang dimilikinya

Mengingat : Surat Edaran Direktur Utama tentang pengangkatan sejumlah karyawan untuk mengisi formasi pekerjaan di PT INSAN REMAJA

Memperhatikan

: a.     Memperhatikan hasil wawancara antara Manager Personalia dengan calonkaryawan ybs. pada tanggal  8 Juli 2010 b.     Dedikasi dan loyalitas kerja karyawan ybs. selama dalam masa percobaan (3 bulan)

MEMUTUSKAN :Menetapkan : Calon karyawan yang bernama Siti

Nurlaela (18 tahun) tercatat sebagai karyawan tetap PT INSAN REMAJA terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010pada Bagian Sekretariat.

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.Ditetapkan di   : CimahiTanggal            : 1 Agustus 2010

Direktur Utama,Ir. Nur Rijal FauzanContoh 14  : Surat Perjanjian KerjaPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiPERJANJIAN KERJAYang bertanda tangan di  bawah ini  :I.                     Nama                               : Ir. Nur Rijal FauzanJabatan                            : Direktur Utama PT INSAN REMAJAAlamat                             : Jalan Encep Kartawiria No. 153 CimahiSelanjutnya disebut sebagai Pihak PertamaII.                    Nama                              : Siti NurlaelaTempat,Tgl Lahir             : Cimahi, 8 Mei 1992Status                              : Belum menikahAlamat                             : Perumahan Puri Cipageran Indah IBlock C – 14 Cimahi UtaraSelanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

Kedua belah pihak telah mengadakan perjanjian kerja dengan kesepakatansebagai berikut   :Pasal 1Pihak kedua tercatat sebagai karyawan terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010 dengan status sebagai karyawan tetap.Pasal 2Pihak kedua ditempatkan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya yaitu di Bagian SekretariatPasal 3Pihak kedua mempunyai hak yang wajib diterima selama tercatat sebagai karyawan tetap perusahaan yaitu  :a.      Gaji pokok sesuai standar yang ditetapkan perusahaanb.     Tunjangan kesehatan untuk karyawan dan keluarga (satu istri dandua anak)c.      Biaya transportasi dan uang makand.     Hak cuti tahunan selama 1 (satu) mingguPasal 4Pihak kedua setuju nebgikuti jam kerja perusahaan yaitu selama 6 (enam) hari kerja.  Jumlah jam kerja efektif 40 jam dalam satu mingguPasal 5Pihak kedua sanggup bekerja lembur, bila menurut pimpinan perusahaan hal tersebut dianggap perlu.  Pihak kedua berhak memperoleh uang lembur sesuai aturan yang berlaku di perusahaan.Pasal 6Pihak kedua bersedia mentaati segala peraturan yang berlaku di perusahaan dan bersedia dikenakan sanksi apabila melanggarnyaPasal 7Pihak pertama dan pihak kedua bersedia menjaga hak dan kewajiban masing-masing pihak dengan penuh rasa tanggung jawabPasal 8Perjanjian kerja ini mulai berlaku sejak ditandatanganinya surat ini oleh kedua belah pihak.Dibuat di                : CimahiTanggal                  : 31 Juli 2010Pihak Pertama,                                                                Pihak Kedua,Ir. Nur Rijal Fauzan                                                            SitiNurlaelaSaksi ,Beta Murdiani, A.Md.Manager PersonaliaContoh 15  : Surat UndanganPT MAJU SEJAHTERAJalan Dipati Ukur No. 234Bandung25 Juli 2010Nomor             :  136/MS/KI/2010Lampiran                     :  -Hal                   :  UndanganKepadaYth. Direktur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,

Dalam rangka peresmian gedung kami  yang baru, kami mengharapkan kehadiran Bapak pada  :Hari, Tanggal :  Sabtu, 30 Juli 2010Waktu                        :  20.00 s.d. selesaiTempat                      :  Gedung PertemuanPT MAJU SEJAHTERAAcara                         :  1. Silaturakhmi2. Peresmian Gedung oleh Ketua KADINMerupakan suatu kehormatan bagi kami, apabila Bapak bersedia memenuhi undangan kami.Kami menunggu kehadiran Bapak tepat pada waktunya.Hormat kami,Muhamad Fajar SidiqDirekturContoh 16 : Surat TugasPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310CimahiSURAT TUGASNomor   :  130/IR/No/7-10Direktur PT INSAN REMAJA dengan ini memberikan tugas kepada  :Nama                                       :  Nurmaya NovistiraTempat,Tanggal Lahir :  Bandung, 25 Nopember 2010Jabatan                         :  Kepala Bagian SekretariatUntuk mengikuti pelatihan Manajemen Informasi Sekolah selama 5 (lima) hari terhitung mulai tanggal  1 Agustus 2010 s.d. 5 Agustus 2010 bertempat di  :Pusat Pendidikan dan LatihanDinas Tenaga Kerja Jawa BaratJalan Naripan No. 45BandungDemikianlah surat tugas ini kami buat untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.Cimahi,  31 Juli 2010Direktur,Ir. Nur Rijal FauzanContoh  17 : Surat KuasaPT LAKSANA MEKARJalan Sumur Bandung No. 345BANDUNGSURAT KUASANomor  :  236/PTLM/07/10Direktur utama PT LAKSANA MEKAR dengan ini memberikan kuasa kepada  :Nama                           :  Candra Darmawan, SEJabatan                       :  Manager PemasaranAlamat Rumah            :  Perumahan  CipunagaraBlok D 15  BandungUntuk             :  Menandatangani MOU tentang kerja  sama bisnisBertempat di :   PT INSAN REMAJA Jalan Encep Kartawiria No. 153 CimahiHari, Tanggal :   Senin, 2 Agustus 2010Waktu            :    10.00  s.d.  selesaiSurat kuasa ini kami buat dengan sesungguhnya, agar yang berkepentingan maklum.Bandung,  2 Agustus 2010Penerima Kuasa,                                              Pemberi Kuasa,

Candra Darmawan, SE                                     Ir. Karim AbdullahContoh 18 : Surat RekomendasiPT JAYA SENTOSAJalan Sultan Hasanudin No. 100CIANJURNomor             :  325/Jasen/100/2010                       30 Juli 2010Lampiran         :  -Hal                   :  Keterangan TentangSdri. LisnawatiKepadaYth. Direktur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,Direktur PT JAYA SENTOSA menerangkan dengan sesungguhnya bahwa  :Nama                             :  LisnawatiTempat, Tanggal Lahir   :  Bandung,  12 Januari 1987Pendidikan Terakhir      :  SMK Kelompok Bisnis dan ManajemenProgram Keahlian Administrasi PerkantoranAdalah benar karyawan kami terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2007 s.d.31 Mei 2010.  Alasan yang bersangkutan mengundurkan diri adalah karenaharus pindah tempat tinggal.  Selama menjadi karyawan kami, yang bersangkutan selalu menunjukkan loyalitas dan disiplin yang tinggi.Demikianlah keterangan ini kami buat, semoga ada manfaatnya bagi Bapakdalam memberikan pertimbangan kepada yang bersangkutan.Hormat kami,Direktur,Rita Sahara, A,Md.Contoh 19 : Surat ReferensiPT PANTANG RUGIJalan Kiansantang No. 56BANDUNGNomor             :  876/PPR/Ref./2010Lampiran         :  -Hal                  :  Referensi DagangKepadaYth. Direktur PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiRAHASIASehubungan dengan surat Saudara tertanggal 25 Juli 210 tentang permintaan referensi PT ABADI SELALU yang beralamat di Jalan Astana Anyar Bandung, maka dapat kami informasikan bahwa  :Kami memulai hubungan bisnis dengan PT ABADI SELALU sejak tahun 2005. Selama menjalin hubungan kerja sama, belum pernah sekalipun kami dikecewakan terutama dalam masalah pembayaran.  Transaksi bisnis kami sampai saat ini masih berjalan cukup baik.Demikianlah surat referensi ini kami buat, semoga dapat dipergunkan seperlunya.Bandung, 2 Agustus 2010Direktur,Ir. Danny TrisandiContoh 20  : Surat PeringatanPT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

CimahiNomor             :  187/IR/La/8-10Lampiran         :  1 LembarHal                  :  Peringatan IKepadaYth. Sdr. Agus SudarmanJalan Kepatihan No. 63BandungBerdasarkan data kehadiran karyawan selama bulan Juni – Juli 2010, menunjukkan persentase kehadiran Saudara hanya 70 %. Alasan ketidakhadiran Saudara ke tempat kerja tidak jelas.  Data kehadiran karyawan a.n. Saudara kami lampirkan besama surat ini.Jika hal ini terjadi terus menerus, maka jelas akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, kami mengingatkan Saudara agar lebih meningkatkan kedisiplinan Saudara.Atas peerhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.Cimahi,  2 Agustus 2010a.n. Direktur,Manager Personalia,Beta Murdiani, A.Md.Tugas Mandiri  :Latihan 11.      Buatlah konsep surat bisnis 10 buah sesuai perintah dari Guru Anda2.      Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA3.      Ketiklah konsep tersebut menggunakan mesin tik4.      Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.Latihan 21.      Buatlah konsep surat dinas 10 buah sesuai perintah dari Guru Anda2.      Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA3.      Ketiklah konsep tersebut menggunakan Komputer4.      Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.BAB  IIIMENATA DOKUMENAgar terciptanya tertib administrasi, maka setiap surat yang muncul baik itu surat masuk maupun surat keluar perlu ditangani secara tertibdan teratur.  Langkah paling awal yang harus dilakukan pada saat munculnya surat yaitu melakukan pencatatan.A.      Penanganan Surat Sistem Buku AgendaApabila sistem penanganan dokumen menggunakan Sistem Buku Agenda, makapencatatan surat dilakukan di Buku Agenda.Untuk surat-surat masuk dicatat pada Buku Agenda Surat masuk  dan untuk surat-surat keluar dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar.Contoh format  :Buku Agenda Surat Masuk

No. Urut

Tgl. Terima

Surat Pengirim Perihal

Diteruskan Kepada

Kode ArsipTgl Nomor

1 2 3 4 5 6 7Petunjuk Pengisian  :Kolom  1 =  Diisi dengan nomor urut surat yang

diterimaKolom  2 =  Diisi dengan tanggal diterimanya suratKolom  3 =  Diisi dengan tanggal dan nomor surat

Kolom  4 =  Diisi dengan alamat pengirim suratKolom  5 =  Diisi dengan perihal surat yang dapat

menginformasikan isi   surat secara keseluruhan

  

  

Kolom  6 =  Diisi apabila surat masuk mendapat disposisi dari pimpinan.   Kolom ini diisi dengan alamat disposisi maksudnya siapa yangmendapat disposisi dari pimpinan, misalnya Sekretaris, Manager Pemasaran, dll. Cara pendistribusian ke alamat disposisi yaitu dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

Kolom  7 =  Diisi dengan kode arsip yang dipergunakandi perusahaan

Buku Agenda Surat Keluar

No. Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal

Keterangan Lampiran

Kode ArsipTgl

. Nomor

1 2 3 4 5 6Petunjuk Pengisian :Kolom  1 =  Diisi dengan nomor urut surat keluarKolom  2 =  Diisi dengan tanggal dan nomor suratKolom  3 =  Diisi dengan alamat tujuan suratKolom  4 =  Diisi dengan perihal surat yang dapat

menginformasikan isi  surat secara keseluruhan

Kolom  5 =  Diisi dengan jenis dokumen yang dilampirkan, misalnya :  faktur, bukti transfer, katalog, dll.

Kolom  6 =  Diisi dengan kode arsip yang dipergunakandi perusahaan

Setelah surat-surat selesai dicatat, baru dilakukan langkah-langkah penanganan berikutnya yaitu pemberian disposisi pimpinan menggunakan lembar disposisi apabila surat masuk perlu ditindaklanjuti,  pendistribusian surat menggunakan Buku Ekspedisi, pemrosesan oleh pihak yang mendapat disposisi,  sampai akhirnya dilakukan langkah terakhir yaitu pengarsipan surat.Sistem pengarsipan yang dipergunakan, biasanya tergantung kebijakan dari masing-masing perusahaan.  Beberapa sistem pengarsipan yang biasadipergunakan yaitu sistem abjad, sistem masalah (subjek), sistem tanggal, sistem wilayah, sistem nomor, dan sistem kombinasi.Pada modul ini, akan dijelaskan secara garis besar langkah-langkah pengarsipan menggunakan sistem abjad.B.   Pengarsipan Sistem AbjadLangkah-Langkah yang harus dilakukan apabila menggunakan sistem abjad adalah sebagai berikut  :1.      Carilah judul suratCara menentukan judul surat yaitu untuk surat masuk judul suratnya yaitu kepala surat, sedangkan untuk surat keluar judul suratnya yaitu alamat tujuan.2.      Tentukan Indeks SuratCaranya nama perusahaan dijadikan unit 1 dan wadah usahanya dijadikan unit 2.Contoh :  PT INSAN REMAJA diindeks menjadi INSAN REMAJA. Perseroan Terbatas

3.      Tentukan Kode ArsipCaranya dari Indeks Surat ambil dua huruf pertama dari kata pertama, huruf pertama pakai huruf besar dan huruf kedua pakai huruf kecil.  Contoh  : INSAN REMAJA,Perseroan Terbatas  kode arsipnya yaitu  In.4.      Penulisan Kode Arsip pada suratCaranya tulis kode arsip di ujung kanan sebelah atas surat menggunakanpinsil5.      Pengelompokkan Surat berdasarkan asal suratSurat yang akan diarsipakan dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar6.      Pengelompokkan surat berdasarkan Kode ArsipCaranya untuk surat-surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan asal surat, kita kelompokkan lagi berdasarkan kode arsip.  Apabila ada beberapa surat yang kode arsipnya sama maka surat disusun dengan cara tanggal surat termuda disimpan paling bawah dan tanggal surat yang terakhir  disimpan paling atas7.      Penulisan data surat yang akan diarsipkan pada buku klapper atau kartu indeks8.      Pemberian guide dan tab sebagai pembatasSurat siap diarsipkan pada tempat arsip (Filling Cabinet, Bussiness File,atau yang lainnya).  Sebagai pembatas pergunakanlah guide dan tab.Tugas MandiriLatihan 1a.         Siapkanlah naskah surat bisnis baik surat masuk maupun surat keluar sebanyak 10 buahb.        Lakukanlah penanganan surat (Mail Handling) menggunakan sistem buku agendac.         Lakukanlah penyimpanan surat (Filling System) menggunakan sistem abjadLatihan 2a.         Siapkanlah naskah surat pribadi dan dinas baik surat masuk maupun surat keluar sebanyak 10 buahb.        Lakukanlah penanganan surat (Mail Handling) menggunakan sistem buku agendac.         Lakukanlah penyimpanan surat (Filling System) menggunakan sistem abjadPosted in categories | Leave a comment Metode Istiqomah (suatu kajian teoritis tentang pedoman dalam mendidikdan   melatih) Posted on November 18, 2010 by srisud METODE ISTIQOMAH(Suatu  kajian teoritis tentang pedoman dalam mendidik dan melatih)Oleh   :  Sri Sudaryanti AbstrakDalam Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 dijelaskan bahwa tujuan Standar Kompetensi Lulusan pada Satuan Pendidikan Menengah Kejuruan  adalah   : “Meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, akhlak mulia serta keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kejuruannya.”   Untuk mewujudkan tujuan tersebut diperlukan seorang pendidik yang memiliki kualifikasi akademik dan memiliki kompetensi sebagai agen pembelajaran (Learning Agent)..    Sebagai alternative pilihan bagi para pendidik, penyusun mencoba mensosialisasikan pedoman untuk mengelola proses pembelajaran dalam

rangka pencapaian tujuan tersebut  dari B.S. Wibowo, dkk.  Yang oleh Beliau dirangkai dalam satu akronim yang penuh makna  yaitu ISTIQOMAH. PendahuluanStandar Kompetensi Lulusan adalah kualifikasi lulusan yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan .  Sikap, pengetahuan, dan keterampilan lulusan yang diharapkan disesuaikan dengan karakteristik dari masing-masing satuan pendidikan.Tujuan Standar Kompetensi Lulusan pada Satuan Pendidikan Menengah Kejuruan adalah  :  “Meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, akhlak mulia, serta keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kejuruannya.”     Daritujuan tersebut tersirat bahwa Satuan Pendidikan Menengah Kejuruaningin :1.    Membentuk Sikap (Attitude) lulusan agar memiliki kepribadian dan akhlak mulia.2.    Membekali Pengetahuan (Kognitif) lulusan  untuk mewujudkan  tingkatkecerdasan sehingga dapat  memiliki kedewasaan berfikir dan dapat mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kejuruannya.3.    Melatih Keterampilan (Psikomotorik) lulusan sesuai dengan kejuruan yang dipilihnya agar mampu hidup mandiri.Untuk mewujudkan tujuan tersebut sangat diperlukan seorang pendidik yang mampu berperan sebagai fasilitator, motivator, pemacu, dan pemberi inspirasi belajar bagi para peserta didik.Dari permasalahan di atas, dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut  :“Usaha apakah yang dapat dilakukan seorang pendidik dalam mewujudkan proses pembelajaran yang interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, melibatkan peran aktif peserta didik dll.  seperti yang diharapkan dalam standar proses sehingga tujuan Standar Kompetensi Lulusan dapat tercapai ?” Standar PendidikPendidik yang diharapkan dalam Standar Nasional Pendidikan  adalah yang  memiliki kualifikasi akademik dan kompetensi sebagai agen pembelajaran, sehat jasmani dan rohani, serta memiliki kemampuan untukmewujudkan tujuan pendidikan nasional.Kualifikasi Akademik adalah tingkat pendidikan minimal yang harus dipenuhi oleh seorang pendidik yang dibuktikan dengan ijazah dan/atau sertifikat keahlian yang relevan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.   Sedangkan Kompetensi sebagai agen pembelajaran(Learning Agent) pada jenjang pendidikan dasar dan menengah serta pendidikan anak usia dini meliputi  :1.     Kompetensi pedagogikKompetensi Pedagogik adalah kemampuan mengelola pembelajaran peserta didik yang meliputi pemahaman terhadap peserta didik, perancangan dan pelaksanaan pembelajaran, evaluasi hasil belajar, dan pengembangan peserta didik untuk mengaktualisasikan berbagai potensi yang dimilikinya..2.     Kompetensi kepribadianKompetensi kepribadian adalah kemampuan kepribadian yang mantap, stabil, dewasa,   arif, dan berwibawa, menjadi teladan bagi peserta didik, dan  berakhlak mulia. 3.     Kompetensi profesional

Kompetensi Profesional adalah kemampuan penguasaan materi pembelajaransecara luas dan mendalam yang memungkinkannya membimbing peserta didikmemenuhi standar kompetensi yang ditetapkan dalam Standar Nasional Pendidikan 4.     Kompetensi sosial.Kompetensi Sosial adalah kemampuan pendidik sebagai bagian dari masyarakat untuk berkomunikasi dan bergaul secara efektif dengan peserta didik, sesama pendidik, tenaga kependidikan, orangtua/wali peserta didik, dan masyarakat sekitar.Menurut pendapat penyusun  dari  keempat kompetensi pendidik di atas, yang langsung berpengaruh terhadap pencapaian tujuan Standar Kompetensi Lulusan untuk aspek pengetahuan dan keterampilan adalah  kompetensi pedagogik dan kompetensi profesional.  Dalam kompetensi pedagogik seorang pendidik dituntut untuk mampu mengelola proses pembelajaran peserta didik, sedangkan dalam kompetensi profesional seorang pendidik dituntut untuk menguasai materi pembelajaran secara luas dan mendalam sehingga memungkinkan untuk membimbing peserta didikdalam mencapai standar kompetensi lulusan.Pada hakekatnya agar proses pencapaian tujuan dapat terealisasi denganefektif dan efisien, maka seorang pendidik selain memiliki kompetensi profesional juga perlu diimbangi dengan kompetensi pedagogik.  Sepandai apapun seorang pendidik menguasai suatu materi pembelajaran tetapi kalau tidak mampu mengelola materi tersebut menjadi suatu proses pembelajaran, maka hal ini jelas akan menghambat proses pentransferan ilmu kepada peserta didik.  Kemampuan berfikir tanpa disertai dengan kemampuan berkomunikasi adalah sia-sia.Sedangkan untuk mencapai standar kompetensi lulusan aspek sikap, diperlukan  seorang pendidik yang memiliki kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial.  Seorang pendidik dalam membentuk sikap peserta didik harus terlebih dahulu dapat memberikan contoh sikap yang dapat diteladani oleh para peserta didik dan agar semua tujuan yang diharapkan dapat tercapai, maka seorang pendidik harus kompeten dalam berkomunikasi.Proses pembelajaran yang sesuai dengan standar nasional pendidikan adalah proses pembelajaran yang diselenggarakan secara interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, memotivasi peserta didik untuk berpartisipasi aktif, serta memberikan ruang yang cukup bagi prakarsa,kreativitas, dan kemandirian sesuai bakat, minat dan perkembangan fisik serta psikologis peserta didik.Salah satu upaya untuk mewujudkan proses pembelajaran tersebut yaitu dengan memiliki keterampilan dalam mengelola proses pembelajaran dari mulai perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, refleksi sampai tindak lanjut pembelajaran.   Dalam kesempatan ini, penyusun akan mencoba mensosialisasikan beberapa kriteria sebagai pedoman dalam mengelola proses pembelajaran yang tepat.   Pedoman ini dicetuskan oleh B.S. Wibowo, dkk. dalam bukunya Sharpening Our Concept and Tools. Pedoman tersebut oleh Beliau dirangkum dalam sebuah akronim dengan sebutan ISTIQOMAH. Metode ISTIQOMAHKata ”Istiqomah” kalau kita tinjau dari sudut bahasa berarti konsisten, tetap atau teguh pendirian. Jadi metode istiqomah maksudnyaadalah suatu metode yang perlu dilakukan secara konsisten untuk menghasilkan apa yang diharapkan. Sedangkan B.S. wibowo,dkk., mengartikan istilah Istiqomah ini menjadi sebuah akronim yang penuh makna. Istilah istiqomah terbentuk dari rangkaian kata-kata sebagai berikut  :  ”Imagination, Student Centre, Technology, Intervention, Question and Answers,

Organization, Motivation, Application, Hearth”.  Metode Istiqomah ini oleh Beliau dijadikan sebagai pedoman untuk melatih, mengajar, mendidik, dan menyiapkan orang.Jadi sesuai dengan makna yang tersirat dari istilah tersebut dan penyusun gabungkan dengan akronim istiqpmah, dapatlah disimpulkan bahwa metode istiqomah yang dicetuskan oleh B.S. Wibowo, dkk. sebagai pedoman untuk melatih, mengajar, mendidik, dan menyiapkan orang,  tidak akan efektif apabila tidak dilaksanakan secara konsisten.Di bawah ini akan penyusun uraikan kata demi kata dari istilah istiqomah yang dicetuskan oleh B.S.Wibowo,dkk.  Mudah-mudahan dapat dipahami maksudnya sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman bagi para pendidik dalam rangka membimbing para peserta didiknya.1.     ImaginationSebagai seorang motivator dan pemacu, seorang pendidik harus mampu membangkitkan imajinasi peserta didik jauh ke depan tentang ilmu yang akan mereka terima.  Cara yang dapat dilakukan oleh seorang pendidik, yaitu dengan menjelaskan manfaat ilmu untuk kehidupan mereka saat ini maupun masa depan mereka.  Contoh  :  bangkitkanlah imajinasi mereka, misalnya dengan terampil Komputer segala pekerjaan sulit akan terasa menjadi ringan dan mudah, dengan memahami operasi internet dengan mudah  kita dapat mengakses  dan menjelajah dunia,  dengan menguasai bahasa asing, dengan mudah kita dapat  go internasional dll.Seorang akhli yang bernama A. Einstein mengatakan  :  ”Imagination is more important than knowledge” 2.     Student CentrePendidik sebaiknya pada saat mentransfer ilmu kepada paserta didik,harus trampil memilih metode yang tepat sehingga peserta didik dapat berpartisipasi aktif dalam proses belajar.Pilihan metode yang dapat digunakan agar peserta didik dapat berpartisipasi aktif  di antaranya  :a.    Buzz GroupDalam metode ini peserta didik dalam satu kelas dipecah menjadi beberapa kelompok kecil.  Berilah kelompok-kelompok kecil tersebut suatu kasus, dan biarkanlah mereka aktif mengatasi kasus tersebut. Peran Pendidik hanyalah sebagai Fasilitator.b.    BrainstormingDalam metode ini pancing peserta didik agar dapat mengerahkan segala kemampuannya untuk memberikan pendapat, mengatasi masalah yang muncul selama proses pembelajaran, dll.  Biarkan mereka aktif belajar mengatasi masalah.  Di akhir kegiatan, baru pendidik sebagai fasilitator menyimpulkan masalah.  Hasil kesimpulan merupakan ilmu bagi mereka.c.    SimulasiDalam metode ini peserta didik bermain peran untuk mengatasi masalah yang dihadapi dengan lay-out ruangan kerja yang sebenarnya.  Misalnya : studi kasus tentang masalah yang muncul dalam menjalankan tugas sebagai resepsionis,  maka lay-out diatur sedemikian rupa seperti riuangan resepsionis dan peserta didik bermain peran untuk mengatasi kasus tersebut.d.    PresentasiDalam metode ini peserta didik dilatih aktif untuk mengemukakan ide dan ilmu yang didapatkannya kepada orang lain secara lisane.    Dan masih banyak metode pembelajaran  dengan orientasi student centre yang dapat dikembangkan 3.     Technology

Pendidik sebaiknya dapat mengajar dengan memanfaatkan teknologi multi media, sehingga dapat membuat peserta didik senang dalam belajar dan informasi dapat dengan mudah dipanggil kembali.      B.S. Wibowo mengatakan     :    ”Learning will be effective if they get flow, fun, and enjoy.”Agar suasana belajar menyenangkan dan para peserta didik menikmatinya,maka saran-saran di bawah ini dapat dijadikan bahan pertimbangan   :a.    Kurangi kebiasaan mentransfer ilmu dengan komunikasi satu arahb.    Gunakan media pembelajaran yang variatif sehingga dapat melibatkan panca indera dan emosi dari peserta didik.  Contoh misalnya: penggunaan modul interaktif, pemanfaatan internet sebagai sumber belajar, pemaparan materi menggunakan fasilitas in-focus dan/atau OHP dll. 4.     InterventionPendidik harus mampu mengaktifkan peserta didik secara dinamis dengan merancang dan memprogram pengalaman belajar peserta didik.  Guru terbaik adalah pengalaman.  Biarkanlah peserta didik belajar dari pengalamannya sendiri.   Seluruh alam (tidak dibatasi empat buah dinding tembok) adalah  ruang kelas.Metode pembelajaran yang tepat menurut B.S. Wibowo adalah  :a.    Studi KasusDalam metode ini peserta didik diberikan suatu kasus, mereka diberi kebebasan untuk melakukan problem solving sesuai dengan pengalaman belajar masing-masing.b.    GamesDalam metode ini peserta didik melakukan proses pembelajaran untuk membentuk suatu konsep  dengan melakukan suatu permainan.c.    SimulasiDalam metode ini peserta didik melakukan proses pembelajaran dengan cara bermain peran.d.    OutboundDalam metode ini peserta didik melakukan proses pembelajaran dengan alam semesta sebagai ruang kelasnya. 5.     Question and AnswersPendidik sebaiknya mampu mengajar dengan cara mendorong rasa ingin tahu, merumuskan pernyataan rasa ingin tahu, merancang cara menjawab rasa ingin tahu, dan bagaimana cara menemukan jawaban.   Jawaban akhiradalah ilmu.  Ilmu adalah perbendaharaan, dan kuncinya adalah pertanyaan.Ikan tidak penting bagi peserta didik, tetapi bagaimana cara mendapatkan ikan tentu itu yang akan lebih bermanfaat bagi kehidupan peserta didik.Metode pembelajaran yang tepat misalnya menggunakan metode inquiry.  Dalam metode inquiry, peserta didik disyaratkan untuk terlibat secara aktif menjelaskan secara rasional dan  ilmiah fenomena-fenomena yang memancing rasa ingin tahu.  Langkah-langkah yang dilakukan dalam menerapkan metode ini adalah  :a.      Pembelajaran biasanya dimulai dengan sebuah pertanyaan pembukayang memancing rasa ingin tahu siswa dan atau kekaguman siswa akan suatu fenomena.b.      Melakukan langkah-langkah pemecahan masalah secara ilmiah dan rasional, misalnya menganalisis, melakukan percobaan, dan mengevaluasic.      Merumuskan jawaban sebagai ilmu.Jadi titik berat pembelajarannya yaitu bagaimana cara mendapatkan ilmubukan ilmunya. 

  6.     OrganizationPendidik yang baik adalah yang selalu mengontrol pengorganisasian ilmuyang telah diperoleh oleh peserta didik.  Beberapa hal yang perlu diperhatikan  :a.    Hindari banyak belajar namun melupakan pelajaran masa lalu.b.    Usahakan untuk mengaitkan kompetensi yang baru dengan kompetensisebelumnya, sehingga kompetensi yang dimiliki oleh peserta didik dapatmeningkat dan lebih berkualitas.c.    Karena daya ingat yang terbatas, upayakan peserta didik memilikicatatan yang rapi, rinci, dan mudah diakses. 7.     MotivationPendidik hendaknya mampu memberikan stimulasi yang dapat membangkitkanmotivasi peserta didik untuk belajar.  Saran-saran yang dapat dipertimbangkan  :a.    Informasikan manfaat ilmu yang dipelajari kepada para peserta didikb.    Usahakan penggunaan metode pembelajaran yang variatif dengan mengacu pada model pembelajaran Learning by Doing, terutama pilihlah metode yang dapat memantapkan sikap, pengetahuan, dan keterampilan kejuruan yang dibutuhkan dunia kerja.c.    Karena motivasi sangat dipengaruhi oleh emosi, maka   :1)    Sekali-kali rangsanglah mereka dengan pujian dan hadiah2)    Hindari mempermalukan mereka di depan umum3)    Hargailah pendapat mereka sekecil apapun 8.     ApplicationPendidik yang baik harus dapat membantu peserta didik dalam menerapkanilmu pengetahuan pada dunia praktis atau bahkan dapat mengembangkan aplikasi ilmu tersebut dalam berbagai bidang kehidupan.  Pendidik jangan hanya sebagai pentransfer ilmu tanpa makna.  Bimbinglah mereka untuk mengaplikasikan ilmu yang mereka peroleh.    Metode yang dianggap sesuai untuk dipilih yaitu metode pembelajaran CTL (Contextual Teaching and Learning).Metode Contextual Teaching and Learning  :a.    Merupakan proses pembelajaran yang bertujuan membantu siswa untuk memahami makna materi ajar dengan mengaitkannya terhadap kontekskehidupan mereka sehari-hari (konteks pribadi, sosial dan kultural), sehingga siswa memiliki pengetahuan/ ketrampilan yang dinamis dan fleksibel untuk mengkonstruksi sendiri secara aktif pemahamannya.b.    Merupakan proses pembelajaran yang mengaitkan antara materi yangdiajarkan dengan situasi dunia nyata peserta didik dan mendorong peserta didik  membuat hubungan antara pengetahuan yang dimilikinya dengan penerapannya dalam kehidupan mereka sebagai anggota masyarakat.9.     HearthPendidik harus mampu mendidik dengan turut menyertakan nilai-nilai spiritual ke dalam hati nurani para peserta didik, karena ini merupakan faktor yang paling mendasar untuk kesuksesan jangka panjang.  Dalam mendidik, pendidik harus dapat menyisipkan pesan-pesanmoral yang dapat membentuk sikap positif peserta didik, misalnya  : kejujuran dalam sikap dan perbuatan, tanggung jawab, disiplin dalam bekerja, menepati janji, sopan santun dalam bergaul, dan lain-lain pesan moral yang bermanfaat  bagi para peserta didik.  Nilai-nilai spiritual semacam ini sangat besar sekali peranannya dalam upaya mewujudkan tujuan standar kompetensi lulusan untuk aspek sikap.

Untuk para lulusan Sekolah Menengah Kejuruan, pembentukan sikap-sikap positif sejak awal sangat diperlukan sekali karena selain dipersiapkanuntuk melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi,    mereka juga dipersiapkan untuk memasuki dunia kerja yang penuh tantangan baikitu sebagai pencari kerja maupun sebagai pencipta kerja. Kaitan antara standar pendidik dengan metode istiqomah dalam pencapaian tujuan standar kompetensi lulusanDari uraian sebelumnya, tersirat bahwa tujuan standar kompetensi lulusan yaitu ingin menghasilkan lulusan yang memiliki sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang sesuai dengan kejuruan yang dipilihnya.   Berhasil tidaknya tujuan tersebut, sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor di  antaranya faktor  pendidik.Sebaik apapun tujuan yang ingin dicapai tidak akan ada artinya apabilaseorang pendidik tidak dapat menjalankan fungsinya sebagai fasilitator, motivator dan pemacu kreativitas peserta didik.  Sebelas penyakit menular yang sering menyerang para pendidik  menurut Menteri Pendidikan Nasional kita yaitu  :1.     Tipus          :  tidak punya selera2.     Mual           :  mutu amat lemah3.     Kudis         : kurang disiplin4.     Asma        : asal masuk kelas5.     Kusta        : kurang strategi6.     TBC          : tidak bisa computer alias gagap teknologi7.     Kram         : kurang terampil8.     Asam Urat  : asal sampaikan materi urutan kurang akurat9.     Lesu          : lemah sumber10.  Diare         :  di kelas anak-anak meremehkan11.  Ginjal        :  gajinya nihil,  jarang aktif  dan lambatBila dibiarkan menjadi sikap para pendidik dalam membimbing para peserta didiknya, jelas sekali hal ini akan menjadi faktor utama terhambatnya pencapaian tujuan.Lain halnya,  apabila Metode Istiqomah yang disosialisasikan oleh B.S.Wibowo dilaksanakan secara tetap, berkesinambungan, dan konsisten dalam membimbing, mendidik dan  melatih para peserta didik, insya Allah proses pembelajaran dapat menjadi lebih bermakna khususnya bagi para lulusan.   Pencapaian aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan kejuruan yang dipilih oleh peserta didik betul-betul dapat terwujud. PenutupDari kajian teoritis di atas  dan berdasarkan pengalaman di lapangan, maka dapatlah disimpulkan bahwa  usaha-usaha yang dapat dilakukan olehpendidik dalam mewujudkan proses pembelajaran sesuai dengan standar proses adalah dengan menerapkan pedoman yang dicetuskan oleh B.S. Wibowo yaitu metode Istiqomah.  Mengapa penyusun menyimpulkan demikian  ?  Karena kalau kita telaah kata demi kata dari istilah tersebut,  semuanya menyarankan proses pembelajaran secara aktif dilakukan oleh peserta didik, posisi pendidik hanyalah sebagai  fasilitator, motivator, pemacu dan pemberi inspirasi belajar bagi peserta didik.   Sehingga apabila para peserta didik diposisikan   demikian, maka akan terwujud proses pembelajaran yang interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, memotivasi peserta didik untuk berpartisipasi aktif serta memberikan ruang yang cukup bagi prakarsa, kreativitas, dan kemandirian sesuai dengan bakat, minat, dan perkembangan fisik serta psikologis peserta didik.  Apabila proses pembelajaran sudah sesuai dengan standar proses, maka akan lebih

memungkinkan untuk mewujudkan tercapainya tujuan standar kompetensi lulusan.Beberapa saran yang dapat penyusun anjurkan  khususnya kepada para pendidik yaitu  :1.     Jadilah pendidik yang penuh semangat dalam mencerdaskan pesertadidik2.     Jadikanlah metode istiqomah sebagai pedoman untuk melatih, mengajar  dan  mendidik peserta didik3.     Hindari sebelas penyakit menular yang dikemukan oleh Menteri Pendidikan Nasional, yaitu  : tidak punya selera (tipus), mutu amat lemah (mual), kurang disiplin (kudis), asal masuk kelas (asma), kurangstrategi (kusta), tidak bisa computer alias gagap teknologi (TBC), kurang terampil (kram), asal sampaikan materi urutan kurang akurat (asam urat), lemah sumber  (lesu), di kelas anak-anak meremehkan (diare), gajinya nihil, jarang aktif dan lambat (ginjal)4.     Sebagai Pendidik yang profesional, teruslah berusaha mencari terobosan baru terutama dalam penggunaan metode dan media pembelajaranyang variatif5.     Tingkatkan terus kompetensi pedagogik, kompetensi kepribadian, kompetensi profesional dan kompetensi sosial agar dapat memberikan pelayanan prima kepada peserta didik6.     Bersikap terbuka terhadap segala perkembangan ilmu7.     Jadwalkanlah kegiatan diskusi dengan sesama pendidik untuk membahas masalah-masalah yang mungkin muncul saat melakukan proses pembelajaran8.     Biasakanlah untuk melakukan penelitian tindakan kelas agar kitadapat melakukan refleksi.   Daftar Pustaka  : Bandono. 2008.  Menyusun Model Pembelajaran Contextual Teaching and Learning (CTL). Artikel  :  bandono.web.id B.S. Wibowo,dkk. 2002.  Sharpening Our Concept and Tools, Kiat praktis manajemen Pengembangan SDM. Bandung : PT Syaamil Cipta Media  Joko Sutrisno, S.Si., M.Pd. 2008.  Pengaruh Metode Pembelajaran Inquiry dalam Belajar Sains terhadap Motivasi Belajar Siswa. Artikel : Internet————.Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Jakarta.Biodata Singkat  :Penyusun adalah guru dpk kompetensi keahlian Administrasi Perkantoran di SMK PGRI 2 Cimahi dan Alumni IKIP Bandung jurusan Pendidikan Management Tahun 1986.    .  Posted in categories | Leave a comment Mail HandlingPosted on November 18, 2010 by srisud BAB  I

PENGADAAN SURAT DINASSurat dinas adalah surat yang ditulis untuk urusan kedinasan dan bersifat resmi.  Untuk urusan kedinasan maksudnya bahwa surat dibuat dalam rangka memperlancar pelaksanaan prosedur kerja di suatu instansi, organisasi maupun perusahaan. Sedangkan bersifat resmi maksudnya surat dibuat mengikuti aturan yang berlaku.Macam-macam surat dinas yang akan dibahas untuk mempelajari kompetensiini adalah  :1.      Surat Lamaran KerjaSurat ini memang tergolong surat pribadi bukan surat resmi, tetapi berhubung ditulis untuk urusan kedinasan, maka  penulisan surat lamaran harus mengikuti aturan yang berlaku untuk surat resmi dan dinas.2.      Surat Panggilan WawancaraSurat ini biasanya dibuat sebagai tindak lanjut karena adanya lamaran pekerjaan dari seorang pemohon kerja.3.      Surat KeputusanSurat ini dibuat oleh atasan untuk bawahannya dalam rangka memberikan suatu keputusan yang bersifat resmi.  Misalnya : Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Mutasi Pegawai, Promosi Jabatan,Pemutusan Hubungan Kerja, dll.4.      Surat PerjanjianSurat ini dibuat antara satu pihak dengan pihak lainnya untuk merumuskan beberapa kesepakatan tertulis yang bersifat mengikat kedua belah pihak.  Biasanya surat ini dibuat di atas meterai dengan tujuan agar surat ini mempunyai kekuatan hukum.5.      Surat UndanganSurat ini berisi undangan  kepada orang yang namanya tercantum dalam alamat  surat untuk menghadiri suatu kegiatan.6.      Surat TugasSurat ini dibuat oleh atasan yang isinya memberikan tugas kepada bawahannya untuk mengerjakan suatu pekerjaan dinas baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.7.      Surat KuasaSurat ini dibuat oleh satu pihak untuk pihak lainnya yang isinya berupa pemberian kuasa untuk melakukan suatu tindakan.  Surat kuasa hanya berlaku untuk satu kali tindakan.8.      Surat  RekomendasiSurat ini dibuat oleh suatu instansi, yayasan, organisasi atau perusahaan untuk memberikan keterangan perilahal perilaku, prestasi kerja dll. dari seseorang yang pernah berhubungan dengan instansi, yayasan, organisasi, atau perusahaan tersebut.  Surat ini dibuat dengan maksud agar mendapat pandangan yang positif dari pihak lain   dan biasanya bersifat tidak rahasia.9.      Surat ReferensiSurat yang dibuat oleh seorang pejabat yang berisi keterangan tentang baik buruknya seseorang atau organisasi.   Surat ini dibuat karena adanya permintaan dari pihak ketiga dan biasanya bersifat rahasia.10.  Surat PeringatanSurat ini dibuat oleh atasan untuk bawahannya karena bawahannya melakukan tindakan pelanggaran disiplin.  Surat biasanya dibuat secarabertahap, diawali adanya teguran secara lisan.  Apabila teguran lisan tidak diindahkan maka akan dikeluarkan Surat Peringatan I, II, sampai Surat Peringatan III.Untuk contoh-contoh surat di atas dapat dipelajari pada  Modul  “Melakukan Prosedur Administrasi”    karangan  SRI SUDARYANTI. 

Prosedur kegiatan surat menyurat di lingkungan instansi, yayasan, organisasi maupun perusahaan pada hakekatnya perlu dilakukan kegiatan penanganan surat (Mail Handling) dengan prosedur yang benar.Penanganan surat (Mail Handling) adalah kegiatan pemrosesan surat yangdimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannyasampai surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah/instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu  :1.      Sistem Tradisional diantaranya dengan Sistem Buku Agenda2.      Sistem Pola Baru/Modern, biasa dikenal dengan Sistem Kartu KendaliDalam penanganan surat dengan Sistem Buku Agenda, setiap surat masuk maupun surat keluar harus tercatat dalam Buku Agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang berhak.   Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus dicatat dalam Buku Ekspedisi. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern. Sedangkan penanganan surat dengan Sistem Kartu Kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam SuratPenting, Surat Biasa, dan Surat Rahasia.  Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan Kartu Kendali.Untuk lebih jelasnya perhatikan penjelasan kedua sistem tersebut dalambab berikutnya.Tugas Mandiri  :Buatlah konsep surat-surat dinas di atas sesuai perintah dari Guru Anda.Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA.Konsep surat yang sudah disetujui, kemudian diketik menggunakan Komputer.Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.BAB  IISISTEM BUKU AGENDA1.        Prosedur Penanganan Surat MasukSurat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui :a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisib.      Petugas Kantor Posc.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang ditujuSetelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :a.       PenerimaanTugas penerimaan surat adalah  :1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.b.      PenyortiranPekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut ini  :Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,Kilat dan Wesel PosDiterima Dari Untuk Jenis

SuratTanggal Jam Nama Alamat Bagian Namac.       PencatatanPekerjaan pencatatan, tugasnya  :1)      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinandapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.2)      Pemeriksaan lampirannya3)      Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.4)      Mengagendakan surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu  :1)      Buku Agenda TunggalNo.Urut

Tanggal Terima

M/ K

Surat Dari/Kepada

Isi Ringkas

Ket.Nomor Tanggal

2)      Buku Agenda KembarSurat Masuk

No. Urut

Tgl. Terima

Surat Pengirim Perihal

Diteruskan Kepada

Kode ArsipTgl Nomor

Surat Keluar

No. Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal

Keterangan Lampiran

Kode ArsipTgl

. Nomor

3)   Buku Agenda BerpasanganFormat buku agenda berpasangan dibuat dengan cara menggabungkan formatagenda surat masuk (sebelah kiri) dan format agenda surat keluar (sebelah kanan)d.      Pengarahan dan PenerusanKegiatan-kegiatannya  :1)      Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha2)      Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

3)      Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usahae.       Pendistribusian SuratKegiatan-kegiatannya  :1)      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.2)      Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi)3)      Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah diterima4)      Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinanf.       Penyimpanan SuratApabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.Contoh :Buku Ekspedisi Intern  :

No. Urut

Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim Kepada

Paraf& Tgl. Terima

Lembar DisposisiIndeks  : Rahasia : 

Penting :Biasa    :

Kode  :  Tanggal Penyelesaian  :Tgl./No.              :  ………………………………….. Asal                    :  …………………………………..Isi Ringkas          :  …………………………………..…………………………………..Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada  : 

1.          ……………………..2.          ……………………..3.          ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : Kepada   :  …………………………………………………Tanggal  :  …………………………………………………

Penerimaan

Arus Penanganan Surat Masuk  :2.        Prosedur Penanganan SuratKeluarSurat Keluar adalah   :Surat-surat yangdikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi,

kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang sesuai yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.Surat-surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting.Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.Semua jenis surat keluar di atas, pada umumnya menempuh prosedur sebagai berikut   :a.         Pembuatan konsepb.         Pengetikanc.         Penandatanganand.        Pencatatane.         Pengirimanf.          PenyimpananKeterangan :Pembuatan Konsep disebut juga draft.  Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor.   Pengonsep surat dapatmenentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan konsep adalah sebagai berikut   :1)      Instruksi/perintah pembuatan surat dari pimpinan dapat berupa :a)      Disposisi Rep. (Reproduksi)b)      Pendiktean2)      Setelah instruksi diterima, konsep surat dibuat dengan menggunakan blangko lembar konsep yang umumnya berbentuk folio ganda.3)      Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut  :a)      Bersifat formal (dinas)b)      Objektifc)      Ringkas dan jelas maksudnyad)     Sopan dan ramah bahasanyae)      Seragam dalam bentuknyaf)       Rapih dalam pengetikannya4)      Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari pimpinan.  Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yangberkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.5)      Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk mendapatkan nomor surat dari Verbalis (petugas yang menangani buku agenda surat keluar)Contoh Lembar Konsep  : Dikerjakan oleh  :……………..Diperiksa oleh    :……………..Diteruskan oleh  :……………..Unit Pengolah    :……………..Penerimaan Konsep surat tgl…

Verbal  No.        :………………… Diketik oleh       :………………….Ditaklik oleh      : ………………..Penerimaan surat keluar tgl. : …..Dikirim oleh      : ………………..Diajukan lagi tgl.  : ……………..

Pokok Surat : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………Nomor surat    : ……………….. Lampiran        :…………………Keterangan     : …………………Peringatan      : …………………

Tanggal  : ……………………  

Disetujui oleh :………………….Setelah selesai konsep dikembalikan kepada : ………………………….Catatan  :Ø  Lembar konsep berukuran folio ganda (double folio)Ø  Lembaran kedua digunakan untuk penulisan konsep suratPengetikan1)      Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetikkonsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan)2)      Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep3)      Hasil ketikan surat diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha, untuk diteliti  :a)      Bentuk suratb)      Isi Suratc)      Kesalahan dan kebersihan pengetikan, dll.4)      Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang5)      Tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka Sekretaris atau kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian  (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tanganPenandatangananSurat kemudian  disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang menandatangani surat.PencatatanDalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut  :1)      Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.2)      Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (bukuagenda surat keluar)  oleh petugas yang disebut verbalis3)      Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap dikirimkan.4)      Dengan mempergunakan Buku Ekspedisi Intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (Ekspedisi)PengirimanUrusan Ekspedisi melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut  :1)      Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam Buku Ekspedisi2)      Untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.  Sedangkan surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern3)      Pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi4)      Kurir mengantar surat ke Kantor Pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada pada Kotak Pos5)      Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai Buku Pos TercatatPenyimpananTembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk dicatat pada Buku Arsip (Klapper) dan disimpan menurut Sistem yang digunakan di kantor tersebut.Contoh Buku Ekspedisi Ekstern  :NOMOR EKSPEDISI

TANGGAL SURAT

NOMOR SURAT DIKIRIM KEPADA TANGGAL

KIRIM

Arus Penanganan Surat KeluarContoh Praktek Penanganan Surat Dengan Sistem Buku AgendaSebagai staf Tata Usaha di SMK PGRI 2 Cimahi,  Anda ditugaskan untuk menangani surat masuk dan surat keluar di bawah ini  :Surat I :Ikatan Sekretaris IndonesiaMembers of Association of Secretaries and Administrative Proffessionalin Asia PacificAffiliate of the International Association of administrative ProfessionalNO. 085/ISI-JABAR/VII/07-10                                         20 Juli 2010KepadaYth. Drs. Yoyo WaluyoKepala SMK PGRI 2 CimahiJalan Encep Kartawiria No. 153CimahiDengan hormat,Perihal  :  Pelatihan Table MannerPada tanggal 7 Agustus 2010, Ikatan Sekretaris Indonesia Cabang Jawa Barat akan menyelenggarakan pelatihan Table Manner yaitu tentang etikapenyajian makanan secara lengkap dan etika bersikap di meja makan.  Disamping acara pokok, kami pun akan menyiapkan acara tambahan yaitu memberikan kepada para peserta mengenai etika berbusana.Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon dukungan dari Bapakuntuk mengirimkan perwakilan dari sekolah untuk mengikuti acara tersebut. Selain akan memberikan pandangan dan ide lebih luas untuk dapat meningkatkan profesionalisme, juga memberikan kesempatan untuk menjalin kerja sama, saling belajar dan berbagi pengalaman dengan rekan dari dunia kerja.Atas perhatian dan dukungan yang Bapak berikan, kami mengucapkan terima kasih.Hormat kami,Ketua,                                                             Sekretaris,Ttd.  Ttd.Neneng Nurlaela, SE PurwantiningsihPendaftaran ke :   Sekretariat ISI Jawa Barat Perumahan  Tirta KencanaNo. 23 Jln. Pesantren Cimahi, paling lambat tgl.31 Juli 2010Surat II  :PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHISMK PGRI 2 CIMAHIKELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATANAlamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412SURAT TUGASNo. 008/PK/M.2010Kepala Sekolah Menengah Kejuruan PGRI 2 Cimahi, memberikan tugas kepada   :Nama                           :  Dra. SRI SUDARYANTINIP                              :  19630508 198710 2 001Pangkat/Gol.Ruang     :  Pembina Tk.l/IV-bJabatan                                    :  Guru Produktif  Administrasi Pekantoran

Untuk mengikuti pelatihan TABLE MANNER yang diselenggarakan ISI Jawa Barat pada           :Hari, Tanggal              :  Sabtu,  7 Agustus  2010Waktu                         :  09.00 s.d. 16.00

Tempat                        :  Hotel TOPAS BandungDemikianlah surat tugas ini kami sampaikan, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.Cimahi,  6 Agustus 2010Kepala SMK PGRI 2 CimahiTtd.Drs. Yoyo WaluyoNIP 19600120 198603 1 009Surat IIIPERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHISMK PGRI 2 CIMAHIKELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATANAlamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412Nomor       :  116/V/21/C.2010                9  Juli 2010Lampiran  :  -Hal           :  Undangan RapatKepada Yth.Bapak/Ibu Guru dan Staf Tata UsahaSMK PGRI 2 CimahiDi TempatDengan hormat,Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada rapat awal tahun pembelajaran 2010 – 2011 yang akan dilaksanakan pada  :Hari, Tanggal                    :  Kamis, 15 Juli 2010Waktu                               :  10.00  s.d.  selesaiTempat                             :  Ruang RapatAcara                                :  1. Syukur Nikmat2. Pembagian TugasMengingat pentingnya acara tersebut di atas, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.Kepala Sekolah,Ttd.Drs Yoyo WaluyoNIP  19600120 198603 1 009Surat IVPERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHISMK PGRI 2 CIMAHIKELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATANAlamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412Nomor     :  120/V/21/C.2010   25 Juli 2010Lampiran:   -Hal           :  Pertemuan denganOrang Tua Siswa Kls. 3KepadaYth. Bapak/Ibu Orang TuaSiswa Kelas 3Di TempatDengan hormat,

Dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu orang tua siswa kelas3 pada  :Hari, Tanggal        :   Sabtu,  31  Juli 2010Waktu                   :   13.00  s.d.  selesaiTempat                 :   Ruang PertemuanSMK PGRI 2 CimahiAcara                    :  Pembahasan Biaya kegiatan Kelas 3Mengingat pentingnya acara tersebut di atas,  kami sangat mengharapkankehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.Atas kehadiran Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.Hormat kami,Kepala Sekolah,Ttd.Drs. Yoyo WaluyoNIP  19600120 198603 1 009Langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk menangani setiap surat di atas adalah sebagai berikut   :Surat IData surat dicatat dalam Buku Agenda Surat MasukSurat dengan dilampiri Lembar Disposisi diserahkan kepada atasan (Kepala Sekolah)Kepala Sekolah memberikan disposisi, kemudian menyerahkan kembali surat dan lembar disposisi pada Bagian Tata Usaha/SekretarisBagian Tata Usaha menyerahkan surat dan lembar disposisi dari Kepala Sekolah kepada unit pengolah dengan menggunakan Buku Ekspedisi InternSelesai diproses kemudian surat diarsipkanSurat  II dan Surat  IIIData surat dicatat dalam Buku Agenda Surat KeluarSurat yang siap didistribusikan diserahkan ke bagian ekspedisi dengan menggunakan Buku Ekspedisi InternSurat IVData surat dicatat dalam Buku Agenda Surat KeluarMenyerahkan surat yang siap dikirim ke  Bagian Ekspedisi dan tembusannya ke Bagian ArsipSurat sebelum dikirimkan, terlebih dahulu dicatat pada Buku Ekspedisi EksternContoh Pengisian  :Buku Agenda Surat MasukNo.Urut

Tgl. Terima

Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada

Kode ArsipTgl. Nomor

01 21/07/10

20/07/10

085/ISI-JABAR/VII/07-10

ISI Jawa Barat

Informasi Pelatihan Table Manner

Ketua Program Studi Keahlian Administrasi

PS 001

Buku Agenda Surat KeluarNo.Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal Ket. 

Lamp.Kode ArsipTgl. Nomor

01 09/07/10

116/V/21/C.2010

Guru dan Staf Tata Usaha

Rapat Awal Tahun 2010-2011

- KI 001

02 25/07/10

120/V/21/C.2010

Orang Tua Siswa Kelas 3

Rapat Pembahasan Biaya Kegiatan

- KI 001

Kelas 303 06/08/

10008/PK/M.2010  

Dra. Sri Sudaryanti

Tugas Pelatihan

- PS 001

Lembar DisposisiIndeks  : Komunikasi dan Informasi

Rahasia : Penting :Biasa   :

 ü

Kode  :       PS ool                       Tanggal Penyelesaian  :   6 Agustus 2010Tgl./No.              :  085/ISI-JABAR/VII/07-10 Asal                    :  ISI Jawa baratIsi Ringkas          :  Informasi Pelatihan Table MannerInstruksi/Informasi  : Laksanakan Pelatihan !

Diteruskan Kepada  : Ketua Program Studi Administrasi

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : Kepada   : Kepala Urusan Tata UsahaTanggal   : 6 Agustus 2010Buku Ekspedisi Intern

No. Urut

Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim Kepada

Paraf& Tgl. Terima

01 09/07/10 116/V/21/C.2010

1.      Drs. Komarudin 2.      Dra. Hj. E.Rohaniah3.     Dra. Sri Sudaryanti4.5.

1. 2.3.4.5.

02 06/08/10 008/PK/M.2010  

Dra. Sri Sudaryanti

Buku Ekspedisi EksternNomor Ekspedisi

TanggalSurat Nomor Surat Dikirim Kepada Tanggal

Kirim01   02 

25/07/10

120/V/21/C.2010

Orang Tua SiswaKelas 3 25/07/10

Tugas Mandiri  :Anda  sebagai staf Tata Usaha PT INSAN REMAJA yang beralamat di Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi, ditugaskan untuk menangani surat-surat di bawah ini  :10 (sepuluh) macam surat (Dinas maupun pribadi)Surat terdiri dari Surat Masuk dan Surat KeluarSurat Keluar terdiri dari surat keluar untuk lingkungan intern kantor dan surat keluar untuk perusahaan/instansi lain.Tugas Anda  :

Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Surat KeluarMengisi Buku Ekspedisi Intern dan Ekspedisi EksternMembuat Lembar DisposisiMengisi Buku KlapperMengarsipkan surat dengan sistem masalahBAB  IIISISTEM KARTU KENDALISistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaianhingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.Contoh Kartu Kendali  :Indeks/Subjek Kode  : Tanggal  : 

No. Urut: M/K

Hal                :  ………………………………………………………..Isi Ringkas    : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Lampiran       :Dari/Kepada  : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Tanggal          : Pengolah        :

No. Surat   :Paraf          :

Catatan           :Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat keluar harus dilakukan pengelompokkan surat.Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut  :1.    Surat PentingSurat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak, turut mempengaruhi berhasil tidaknya pencapaiantujuan organisasi.Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting, antara lain  :a.       Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasib.      Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian, perencanaan, perlengkapan, dll.c.       Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkankerugian bagi organisasid.      Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan2.    Surat Rahasia dan Surat PribadiPada umumnya surat rahasia bersampul dua, sehingga pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju. Sedangkan surat pribadi adalah surat yang bersampultertutup, tertulis nama pribadi diiringi dengan nama jabatan formalnya.3.    Surat Rutin atau Surat BiasaSurat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat penting, rahasia, atau pribadi.  Surat-surat ini relatif singkat, sehingga tidak perlu disimpan lama dan biasanya tidakmemerlukan tindak lanjut.Dalam sistem kartu kendali, penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat sedikit perbedaan, yaitu :a.    Kalau surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali, sedangkan  :

b.    Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa dan surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia.Proses Penanganan Surat MasukPenanganan Surat PentingUntuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai berikut  : a.    Penerima SuratTindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut  :1)      Surat masuk melalui unit kearsipan, kemudiain petugas menandatangani surat pengantar yang diterima2)      Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat3)      Periksalah kelengkapan surat4)      Pada sampul surat dibubuhi cap, tanggal, dan waktu menerima surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.b.    Pencatat SuratPetugas pencatat surat bertugas sebagai berikut  :1)      Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali, kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah.2)      Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah.c.    Pengarah atau Pengendali SuratTindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut   :1)      Menerima ketiga kartu kendali dan surat2)      Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang3)      Mengisi kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali4)      Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks5)      Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah, sedangkan kartu kendali ke satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukand.   Unit PengolahUnit Pengolah surat terdiri dari  :1)      Tata Usaha Unit Pengolah2)      Pimpinan Unit Pengolah3)      Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi1)             Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas  :Ø   Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah Muda), kemudian memarafnya.Ø   Setelah memaraf, kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan kepada penata arsipØ   Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar disposisiØ   Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua, kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat.2)             Pimpinan Unit Pengolah, bertugas  :Ø   Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi, kemudian memberi tanda disposisi pada surat tersebutØ   Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi, kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I3)      Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi.  Pengolah ini bertugas  :

Ø Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit pengolahØ Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisiØ Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah, kemudian lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II diserahkan pada Tata Usaha Pengolah.e.    Penata Arsip bertugas  :1)      Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses2)      Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata Usaha Pengolah, kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.Penanganan Surat BiasaUntuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar, yang penanangannya sebagai berikut  :a.    Penerima SuratPetugas penerima surat bertugas  :1)      Menerima dan menyortir surat masuk2)      Membuka dan memeriksa kelengkapan surat3)      Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat suratb.    Pencatat  SuratPetugas pencatat surat bertugas  :1)      Mencatat surat pada dua lembar pengantar2)      Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolahc.    Unit PengolahPetugas unit pengolah bertugas  :1)      Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan lembar pengantar II2)      Mengembalikan lembar pengantar I kepada pencatat untuk disimpan3)      Menyerahkan surat kepada pimpinan untuk diketahui atau langsung diserahkan kepada pihak yang dituju.3.    Penanganan Surat RahasiaUntuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia, yang penanganannya sebagai berikut  :a.       Penerima suratBertugas  :1)      Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang ada2)      Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutupb.      Pencatat suratBertugas  :1)      Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar suratrahasia2)      Menyerahkan kepada pengarahc.       Pengarah suratBertugas  :1)      Menerima surat disertai dua lembar pengantar2)      Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan kepada pengolahd.      Unit PengolahBertugas  :1)      Menerima surat dari pengarah

2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar    kepada pengarah3)  Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah, selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju.Bagan Penanganan Surat Masuk1.      Surat PentingUNIT  KEARSIPAN UNIT PENGOLAHPenerima Pencatat Pengara

hPenata Arsip

Tata Usaha

Pimpinan

Pengolah

  2.      Surat BiasaUNIT KEARSIPAN UNIT

PENGOLAHPenerima Pencatat Pengarah Penata Arsip

  3.      Surat RahasiaUNIT KEARSIPAN UNIT

PENGOLAHPenerima Pencatat Pengarah Penata Arsip

  Proses Penanganan Surat Keluar1.        Penanganan Surat PentingUntuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali, dengan penanganan sebagai berikut  :a.     Unit PengolahBertugas  :1)   Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan2)   Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa olehKepala Tata Usaha, kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan, lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani3)   Diserahkan kepada pencatat suratb.      Pencatat SuratBertugas  :1)      Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali2)      Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarahc.       Pengarah SuratBertugas  :1)      Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode2)      Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli, tindasan,kartu kendali II dan III kepada petugas pengirim suratd.      Pengirim SuratBertugas  :1)      Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III2)      Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya3)      Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop, selanjutnya tindasan dan kartu kendali II dan III diteruskan kepada penata arsipe.       Penata ArsipBertugas  :1)      Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unitpengolah

2)      Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diterima oleh  bagian penata arsipPenanganan Surat Biasa39Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasayang penanganannya sebagai berikut  :a.       Unit PengolahBertugas  :1)      Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar2)      Meneruskan kepada petugas pencatat suratb.      Pencatat SuratBertugas  :1)      Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar2)      Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan, dan lembar pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah3)      Lembar pengantar I disimpan, untuk dijadikan bukti bahwa surattelah disampaikan4)      Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk dikirimkan pada alamat tujuan.Penanganan Surat RahasiaUntuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasiadengan penanganannya sebagai berikut  :a.    Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolahb.    Memberikan amplop surat disertai dua lembar pengantar untuk diteruskan kepada bagian pengirim suratc.   Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat, lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat,sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman suratBagan Penanganan Surat KeluarSurat Penting

UNIT PENGOLAH

UNIT KEARSIPANEKSPEDISIPencatat Pengarah Penata

Arsip  Surat Biasa

UNIT PENGOLAHUNIT KEARSIPAN

EKSPEDISIPencatat Pengarah Penata Arsip

  Surat Rahasia

UNIT PENGOLAHUNIT KEARSIPAN

EKSPEDISIPencatat Pengarah

Penata Arsip

  Lembar Pengantar Surat Biasa/RutinUnit Pengolah :…………………………. Disampaikan Jam :……………………..Nomor Urut

Asal Surat/Ditujukan Kepada

Tanggal/Nomor

Perihal Ket.

 

 Diterima Jam                             :    …………………Tanggal………………………. Tanda Tangan Penerima           :    …………………………………………………..Nama Jelas                                :  …………………………………………………… 

 LEMBAR DISPOSISIIndeks  : Rahasia : 

Penting :Biasa    :

Kode  :                                       TanggalPenyelesaian  :Tgl./No.              :  ………………………………….. Asal                    :  …………………………………..Isi Ringkas          :  …………………………………..…………………………………..Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada  : 

1.     ……………………..2.     ……………………..3.     ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : Kepada   :  …………………………………………………Tanggal  :  ……………………………………………Contoh Praktek Penanganan Surat Dengan Sistem Kartu Kendali Sebagai staf Tata Usaha di PT INSAN REMAJA, Anda ditugaskan untuk menangani surat masuk dan surat keluar dengan sistem kartu kendali.Surat ITOKO BINA BAHAGIAJALAN VETERAN NO. 34 ‘ 0226645305BANDUNG20 Juli 2010Nomor             :  36/BB/Klaim/7-10Lampiran         :  -Hal                   : PengaduanKepadaYth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJAJalan Encep Kartawiria N o. 153CimahiDengan hormat,

Lembar Pengantar Surat RahasiaUnit Pengolah :……………………… Disampaikan Jam :……………………..No. Urut

Asal Surat/Ditujukan Kepada

Tanggal/Nomor

Perihal Ket.

  

Diterima Jam                             :    …………………Tanggal………………………. Tanda Tangan Penerima           :    …………………………………………………..Nama Jelas                                :  ……………………………………………………

Dengan ini kami beritahukan, bahwa kirimn barang Saudara telah kami terima dengan baik sesuai dengan pesanan kami.Tetapi kami sangat kecewa setelah menerima faktur, ternyata Saudara memperhitungkan harga Mesin Tik Electric senilai Rp. 1.500.000,00/unit. Padahal informasi harga sebelum pemesanan barang hanya senilai Rp. 1.300.000,00/unit.  Apabila Saudara tidak dapat mempertimbangkan kembali harga tersebut, terpaksa kami akan membatalkan pesanan mesin tik dengan biaya pengembalian barang ditanggung Saudara.Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.Hormat kami,Nurjannah FitrianiPemilik TokoSurat IIPT INSAN REMAJAJALAN ENCEP KARTAWIRIA NO 153 ‘ 022-6654320CIMAHINomor             : 123/IN/PM004/07/10                                23 Juli 2010Lampiran         : -Perihal             : Balasan PengaduanKepadaYth. Pemilik Toko BINA BAHAGIAJalan Veteran No. 34BandungDengan hormat,Menanggapi surat pengaduan Saudara No. 36/BB/Klaim/7-10 tertanggal 20 Juli 2010, dengan ini kami jelaskan sebagai berikut  :Setelah kami periksa kembali rincian harga yang tercantum pada faktur tersebut, ternyata kesalahan ada pada pihak kami.  Harga mesin tik elektrik yang benar adalah Rp. 1.300.000,00/unit sesuai dengan penawaran kami sebelumnya.  Untuk itu, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.  Bersama ini, kami lampirkan kembali sehelai faktur sebagai pengganti faktur sebelumnya.Mudah-mudahan kita tetap dapat menjalin kerja sama yang baik.Hormat kami,Ir. Albee NazarudinManager PemasaranContoh Pengisian Kartu Kendali dan Lembar Disposisi adalah sebagai berikut  :Surat lIndeks/Subjek : Pemasaran

Kode  : PM 004

Tanggal  : 20-07-2010 No. Urut: 07

M/K

Hal                :  Pengaduan Harga Mesin Tik ElektrikIsi Ringkas    : Pengaduan atas perbedaan harga mesin tk elektrikHarga promosi    Rp. 1.300.000,00Harga faktur        Rp. 1.500.000,00Lampiran       :  -Dari/Kepada :   Toko Bina Bahagia, Jalan Veteran No. 34 ‘ 0226645305 Bandung Tanggal        :     23-07- No. Surat   :

2010 Pengolah : Sekretaris Manager   Pemasaran

36/BB/Klaim/7-10Paraf          :

Catatan           :Indeks  : Pemasaran

Rahasia : Penting :Biasa    :

 ü

Kode  :       PM 004                    Tanggal Penyelesaian  :   23 Juli 2010Tgl./No.              :  20 Juli 2010/36//BB/Klaim/7-10 Asal                    :  Toko Bina BahagiaIsi Ringkas          :  Pengaduan atas perbedaan harga mesin tik elektrik Instruksi/Informasi  : Kirimkan surat balasan pengaduan. Harga yang benar adalah harga promosi

Diteruskan Kepada  : Sekretaris Manager Pemasaran

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : Kepada   : Kepala Urusan Tata UsahaTanggal   : 23 Juli 2010Indeks/Subjek : Pemasaran

Kode  : PM 004

Tanggal  : 23-07-2010 No. Urut: 09

M/K

Hal                :  Balasan Pengaduan Harga Mesin Tik ElektrikIsi Ringkas    :  Konfirmasi kembali tentang harga mesin tik elektrik. Harga yang benar Rp. 1.300.000,00  (Harga Promosi)Lampiran       :  -Dari/Kepada  :   Toko Bina Bahagia, Jalan Veteran No.34 ‘ 0226645305 BandungTanggal        :     23-07-2010 Pengolah :     Sekretaris Manager   Pemasaran

No. Surat   : 123/IN/PM004/07/10Paraf          :

Catatan           : Pengisian Indeks dan kode berdasarkan Daftar Klasifikasi yang dipergunakan di perusahaan.  Perhatikan contoh daftar klasifikasi di bawah iniContoh 1 :DAFTAR KLASIFIKASI(SISTEM MASALAH)KT KETENAGAAN

KT 001 Surat-surat yang berkaitan dengan proses seleksi karyawan, misalnya pengumuman lowongan pekerjaan, surat lamaran, panggilan wawancara, dll.

KT 002 Surat-surat yang berkaitan dengan

penempatan kerja pegawai, misalnya surat perjanjian kerja dengan pegawai, surat keputusan mutasi, promosi, dan demosi

KT 003 Surat-surat yang berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja misalnya surat keputusan PHK, surat keputusan dirumahkan, dll.  

SDM PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIASDM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan

kegiatan pendidikan, pelatihan, kursus, studi banding, workshop, seminar, dll. untuk para karyawan  

KI  KOMUNIKASI DAN INFORMASIKI 001 Surat-surat yang berkaitan dengan

undangan, konfirmasi undangan dari dan keperusahaan

KI 002 Surat-surat yang berkaitan dengan pengumuman dan edaran di lingkungan perusahaan

KI 003 Surat-surat yang berkaitan dengan rekomendasi, ucapan terima kasih, ucapan selamat, dll.

KI 004 Surat-surat  yang berkaitan dengan laporan kegiatan, laporan pertanggungjawaban, resume kegiatan, dll.  

DP  DISIPLIN KERJADP 001 Surat-surat yang berkaitan dengan

pembuatan dan pelaksanaan tata tertib 48

DP 002 Surat-surat yang berkaitan dengan sanksi bagi para pelanggar tata tertib, misalnyateguran, peringatan, dll.  

PM  PEMASARANPM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan promosi

produk dan/jasa, misalnya  : iklan, suratperkenalan produk, surat penawaran, dan surat permintaan penawaran.

PM 002 Surat-surat yang berkaitan dengan pesananproduk dan/atau jasa

PM 003 Surat-surat yang berkaitan dengan pengiriman barang, misalnya surat pemberitahuan pengiriman barang, surat pemberitahuan keterlambatan barang, dll.

PM 004 Surat-surat yang berkaitan dengan pengaduan dan balasan pengaduan atas ketidakpuasan pelayanan kepada para pelanggan

PM 005 Surat-surat yang berkaitan dengan pembayaran, misalnya surat pemberitahuan pembayaran uang, permohonan penangguhan

pembayaran,  tagihan, pemberitahuan saldotagihan, dll  

SM PERAN SERTA MASYARAKATSM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan bantuan

sosial, sumbangan sosial, dll.  

RE REFERENSIRE 001 Surat-surat yang berkaitan dengan

permintaan dan pemberian referensi dari dan untuk perusahaan  

KK KONTRAK KERJA SAMA/MOUKK 001 Surat-surat yang berkaitan dengan kontrak

kerja sama, MOU dengan perusahaan lain, dll.

49Contoh 2  :DAFTAR KLASIFIKASI(SISTEM MASALAH)AM  ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

AM 001 Kontrak KerjaAM 002 MOUAM 003 Rekomendasi dan Referensi

KT KETENAGAANKT 001 Seleksi KT 005  DemosiKT 002 Formasi KT 006  P H KKT 003 Promosi KT 007  CutiKT 004 Mutasi

PS  PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIAPS 001 Pendidikan dan Latihan PS 004   SeminarPS 002 Kursus PS 005   Studi

BandingPS 003 Pengaduan dan Balasan Pengaduan

KI  KOMUNIKASI DAN INFORMASIKI 001 Undangan KI  003  PengumumanKI 002 Konfirmasi Undangan KI  004  Edaran

DP  DISIPLIN PEGAWAIDP 001 Tata Tertib DP  003 PanggilanDP 002 Peringatan/Teguran

PM  PEMASARANPM 001 Permintaan Penawaran PM 006  PembayaranPM 002 Penawaran PM 007  TagihanPM 003 Pesanan PM 008  PenangguhanPM 004 Kiriman BarangPM 005 Pengaduan dan Balasan Pengaduan

SP  SARANA DAN PRASARANASP 001 Sarana KantorSP 002 Prasarana Kantor

SM  PERAN SERTA MASYARAKATSM 001 Bakti Sosial

SM 002 Sumbangan Sosial Tugas Mandiri  :Sebagai staf Tata Usaha, pada hari ini Anda ditugaskan untuk mencatat,mengarahkan, mengolah sekaligus mengarsipkan surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting.  Jumlah surat yang harus ditangani sebanyak 4 (empat)  buah  (surat-surat terlampir).Kerjakanlah tugas penanganan surat tersebut dengan menggunakan Sistem Kartu Kendali  dan pengarsipan surat menggunakan sistem masalah !BAB  IVMENGELOLA DAN MENGIRIM E-MAILE-Mail (Elektronik Mail) adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer dengan menggunakan jaringan internet untuk mengirim pesan.   Melalui e-mail, kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar yang dikirimkan dari satu alamat e-mail ke alamat e-mail lain melalui jaringan internet.Kelebihan e-mail adalah1.      Panjang surat tidak terbatas2.      Dapat mengirim pesan berupa teks maupun gambar3.      Secara ekonomis, biaya pengiriman cukup murah4.      Informasi yang dikirimkan ke alamat e-mail lain bisa langsung diterimaKekurangan e-mail  adalah1.      Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi.2.      Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan e-mail otomatis ikut terganggu.3.      Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer berikut jaringan internet, pengiriman e-mail tidak mungkin dapat dilaksanakan.51521.      Cara Membuat Alamat E-MailAlamat E-Mail terdiri dari 2 bagian yang dipisahkan oleh @ (Axon),  yaitu  :a.                               User Name terdapat di sebelah kiri @Bagian ini menunjukkan identitas pemilik alamat e-mail baik berupa singkatan nama atau yang lainnyab.                              Domain Name terdapat di sebelah kanan @Bagian ini menunjukkan identitas mail serverContoh penulisan alamat email   :     nurfamily@yahoo.comAdapun langkah-langkah pembuatan alamat e-mail adalah sebagai berikut(contoh pembuatan e-mail melalui yahoo.com)  :a.   Buka program internet explorerb.   Klik alamat mail.yahoo.comc.                               Untuk membuat alamat e-mail baru klik  “Sign Up”d.      Setelah muncul formulir pendaftaran e-mail, isilah formulir tersebut secara lengkape.       Jangan lupa tuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan e-mail kitaf.       Tuliskan pula verifikasi e-mailg.      Beri tanda  ( P )  pada pernyataan “I Agree”  atau  “Saya Setuju”h.      Klik Submiti.        Tunggu beberapa saat, jika sukses maka yahoo akan mengucapkan “selamat datang”

2.      Cara Mengirim E-MailLangkah-langkah yang harus dilakukan apabila akan mengirim pesan melalui e-mail adalah sebagai berikut  :a.                               Buka program internet explorerb.                              Cari alamat server misalnya mail.yahoo.comc.                               Untuk membuka e-mail, klik “Sign In”d.                              Klik “Compose” atau “Tulis”e.                               Berikutnya isilah form yang telah disiapkan  :* To (kepada)            :   diisi dengan alamat e-mail yang utama* Subject (Tema)      :   diisi dengan gambaran utama isi surat*CC (Carbon Copy) :   diisi dengan alamat e-mail lain  yang  akan menerima surat ini sebagai tembusan*BCC (Blind Carbon Copy) : diisi dengan alamat e-mail lain yang akan menerima surat ini sebagai tembusan hanya alamatnya dirahasiakan, sehingga penerima utama e-mail tidak mengetahui kepada siapa tembusan surat ini ditujukan.* Pesan                :   Tulislah isi surat yang akan dikirimkan dengan etika penulisan yang benarf.       Jika akan mengirimkan dokumen sebagai lampiran surat, maka klik “Attachment” kemudian pilih file mana yang akan dilampirkan g.      Jika    file   sudah    ditemukan,      klik “Continue Massage”   atau    “ Lanjutkan Ke Pesan”h.      Langkah terakhir klik “Send”  atau “Kirim”3.      Cara Membaca dan Membalas Pesan E-MailLangkah-langkah yang harus dilakukan untuk membaca dan membalas e-mail, adalah sebagai berikut  :a.                               Buka program internet explorerb.                              Cari alamat server misalnya mail.yahoo.comc.                               Untuk membuka e-mail, klik “Sign In”d.                              Klik “Inbox”  atau “Kotak Masuk”e.                               Buka surat yang akan dibacaf.       Apabila e-mail tersebut akan dibalas cukup klik “Jawab” tanpaharus mengisi kembali alamat e-mail yang dituju.Tugas Mandiri  :Ketik naskah surat menggunakan komputer, kemudian simpan dalam file “Tugas E-Mail”Kirim e-mail ke guru anda, isinya menginformasikan bahwa anda telah melampirkan  “Tugas E-Mail”Lampirkan “Tugas E-Mail”Standar KompetensiPenyusun  :Dra. Sri SudaryantiSMK  PGRI 2 CIMAHI2010Tujuan Pembelajaran   :Setelah selesai mempelajari modul ini, para peserta didik diharapkan memiliki keterampilan dalam  :Menyusun konsep surat-surat dinas dan mengetik konsep-konsep tersebutmenjadi sebuah naskah surat yang rapi dan benar.Menangani surat-surat menggunakan system buku agenda dengan tepat.Menangani surat-surat menggunakan system kartu kendali dengan tepat.Memanfaatkan fasilitas E-Mail untuk kegiatan penanganan surat menyuratdengan prosedur yang benar.

Posted in categories | Leave a comment Hello world!Posted on November 18, 2010 by srisud Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!Posted in categories | 1 Comment

Top of Form

Bottom of FormRecent PostsMengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat   Kerja Melakukan Prosedur Administrasi Metode Istiqomah (suatu kajian teoritis tentang pedoman dalam mendidikdan   melatih) Mail Handling Hello world! Recent Comments

Mr WordPress on Hello world!

ArchivesNovember 2010Categoriescategories MetaRegisterLog inEntries RSSComments RSSWordPress.comsrisud Create a free website or blog at WordPress.com. The Twenty Ten Theme. Follow Follow “srisud”Top of FormGet every new post delivered to your Inbox.Bottom of FormPowered by WordPress.com

Home

AboutContactSitemapPrivacy PolicyTop of FormBottom of FormHome » Basic Conversation » Contoh Percakapan Telepon di Kantor Saturday, June 15, 2013Contoh Percakapan Telepon di Kantor Ada tata cara khusus dalam menerima atau menelepon di kantor, bagi anda yang ingin mengetahui bagaimana percakapan telepon di kantor silahkan langsung saja dipelajari contoh percakapan yang akan diberikan dibawah ini khusus untuk pemula.

Percakapan Telepon di Kantor 1Michelle: Hello, you've reached the marketing department. How can I help?Male: Yes can I speak to Rosalind Wilson, please?Michelle: Who’s calling please?Male: It’s Richard Davies hereMichelle: Certainly. Please hold and I’ll put you through.Male: Thank you.

Percakapan Telepon di Kantor 2Michelle: Hello, marketing. How can I help?Male: Could I speak to Jason Roberts please?Michelle: Certainly. Who shall I say is calling?Male: My name’s Mike Andrews.Michelle: Just a second - I’ll see if he’s in. Hello, Jason, I’ve got Mike Andrews on the phone for you ... OK - I’ll put him through. Hang on a moment please; I’m just putting you through.Percakapan Telepon di Kantor 3Operator: Good evening, Conversation in English Company. Can I help you?Oon: I’d like to speak with Mr. Mandes, please.Operator: Please hold. I’ll put you through. Sorry, Mr. Mandes is not in. Can I take a message?Oon: I want to inform him that there will be an urgent meeting this evening.Operator: Can I have your name and number, I’ll ask him to call you when he comes back.Oon: Thank you. My name is Oon and my number is 000 – 000 – 000 - 001

Percakapan Telepon di Kantor 4Oon: My name is Oon. Is Ms Mandes in?Secretary: May I ask the reason of your call?Oon: Ms. Mandes asked me to check the status of her order with us.Secretary: Ms. Susan is not in at the moment if you give me your name and number, I’ll ask her to call you back.Oon: Yes, I’m Oon Chome.Secretary: I’ll give her the message

Saya rasa cukup 4 contoh percakapan telepon di kantor yang telah diberikan di atas. Lain waktu akan di update contoh lain jika dibutuhkan. Sampai disini, jangan lupa untuk berlangganan contoh percakapan-percakapan lain. See you!Related Post:

Basic Conversation