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Sumário

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Como funciona o pipeline da gestão de projetos 6

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Transformando demandas em projetos Proposta: adequando a ideia aos padrões da empresa

Da proposta para o projeto: cumprindo mais etapas

Análise e priorização

Avaliação

Trabalhando as propostas através de prioridades

Colocando o projeto para rodar

Ação

Organizando seu pipeline

Definição de critérios

Planejamento

Medindo os benefícios do projeto

Por onde exatamente começarConclusãoSobre a Project Builder

Pontuação segundo custo

Execução

Como colocar o pipeline do projeto no papel

Introdução

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O sucesso na gestão de projetos está cada vez mais relacionado à capacidade da empresa em priorizar as demandas que entram, e extrair o maior valor possível de cada iniciativa. Dessa forma os trabalhos são conduzidos a um fluxo coerente de ações e estratégias que culminarão em soluções de qualidade, satisfação do cliente final e uma maior competitividade para a organização.

Nesse sentido, entender como funciona o pipeline da gestão de projetos e implementá-lo de forma correta na empresa permite que o PMO aja alinhadamente ao planejamento estratégico da organização, criando processos efetivos na seleção e na devida priorização de demandas — tanto internas como externas —, de modo a contribuir para a maximização dos resultados.

Ao longo deste e-book vamos mostrar direitinho como funciona o pipeline da gestão de projetos e como colocá-lo em ação na sua empresa sem maiores atropelos, utilizando as ferramentas mais adequadas para tirar o maior proveito de cada demanda levantada pela empresa. Pronto para continuar conosco? Então vamos lá!

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Como funciona o pipeline da

gestão deprojetos

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Antes de mais nada, vale explicar rapidamente que o pipeline é o processo pelo qual uma demanda se transforma efetivamente em um projeto. Ele pode ser comparado a um funil de vendas, com os setores da empresa fazendo as vezes dos potenciais clientes e o momento da transformação da demanda em projeto sendo a conversão ou a venda propriamente dita.

Para que fique ainda mais claro, imagine, por exemplo, que o setor de RH da sua empresa precisa de um sistema de gestão de currículos por meio do qual seja possível cadastrar dados pessoais e profissionais de candidatos, confrontando competências para um processo seletivo mais assertivo. Ao mesmo tempo, vários outros setores apresentam demandas para o PMO, que cria uma lista de propostas a serem avaliadas. Depois de um criterioso processo de seleção, as demandas mais urgentes e com maior possibilidade de causarem um impacto positivo para os negócios se transformam em projetos reais, enquanto as demais aguardam um momento mais propício para terem sua execução aceita.

Até que uma demanda seja aceita como projeto, precisa percorrer quatro etapas, que acabam servindo como filtros para um melhor entendimento das necessidades dos clientes a fim de selecionar aquelas demandas mais importantes para a empresa. Confira já quais são essas etapas e sua importância para o pipeline:

Transformando demandas em projetosComo já dissemos, uma demanda é uma necessidade que se apresenta à empresa. Mas ela pode também ser fruto de uma análise preditiva, isto é, da identificação de uma tendência que deve promover mudanças para a organização — como a atualização da ISO 9001 para as empresas que possuem um sistema de gestão da qualidade, por exemplo.

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De início, toda demanda é uma necessidade crua, ou seja, a empresa identifica um determinado problema, mas ainda não sabe muito bem como solucioná-lo. É preciso então ir em busca de informações que ajudem a entender com maior profundidade as particularidades dessa necessidade, elegendo assim as melhores formas de solucioná-la.

Falando assim até parece extremamente fácil, mas a verdade é que, na prática, as demandas não acontecem uma por vez. Esse fluxo é contínuo e desordenado, o que exige que o gerente de projetos desenvolva um mecanismo de gestão dessas demandas, contando com processos internos para captar, selecionar, classificar e priorizar as demandas de modo que as mais importantes sejam tratadas primeiramente.

Ao utilizar um software de gestão de projetos, por exemplo, você desfruta de fluxos que permitem essa categorização das demandas de modo a priorizar as que têm maior potencial para se tornarem projetos imediatamente, construindo o portfólio de projetos da empresa com muito mais segurança em relação ao retorno sobre o investimento. Além disso, ao utilizar a gestão de demandas como ferramenta de seleção, passa a ser possível otimizar os recursos do negócio, reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe de projetos sem gerar pressão ou estresse desnecessário.

Mas voltando à nossa gestão de demandas, não basta simplesmente lançar uma ideia e esperar que ela se torne um projeto e, consequentemente, encontre sua devida solução. É preciso lapidar a ideia, aprimorando-a. E a melhor forma de fazer isso é colocando essa ideia no papel por meio de uma proposta concreta.

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Proposta: adequando a ideia aos padrões da empresa

Uma proposta nada mais é que um documento padronizado que tem como objetivo ordenar as ideias e, assim, apresentar a demanda para o PMO com mais segurança, mostrando os prós e os contras do desenvolvimento de um projeto a partir dessa necessidade. Para que a proposta seja aceita, primeiramente se deve verificar se ela está alinhada aos objetivos estratégicos do negócio. Isso quer dizer que ela deve gerar algum benefício não apenas para determinado setor, mas para a empresa como um todo, de preferência, com impactos financeiros positivos.

E por que desenvolver a proposta? Porque ela permite alinhar expectativas e criar o mesmo entendimento compartilhado sobre o que é a necessidade e como ela pode ser resolvida, bem como sobre os benefícios que a solução trará ao final do projeto, caso a proposta seja levada adiante. Além disso, com a proposta em mãos e dados bem fundamentados, fica mais fácil argumentar com os tomadores de decisão e agilizar a seleção das demandas que se tornarão projetos.

Da proposta para o projeto: cumprindo mais etapas

Uma vez que a proposta foi aceita, ela se transforma rapidamente em um item no portfólio de projetos da empresa. Mas atenção: pode ser que ela ainda não seja levada adiante! É preciso avaliar todos os projetos listados no portfólio e ordená-los conforme critérios de priorização para eventualmente não colocar o carro na frente dos bois.

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Trabalhando as propostas através de prioridadesPriorizar propostas de projetos requer um certo cuidado para que haja igualdade no momento da avaliação. Para tanto, crie critérios de priorização e pontuações que permitam analisar propostas completamente distintas — como a implementação de um novo software de CRM e a reforma do refeitório, por exemplo — com o mesmo rigor e a mesma seriedade.

Definição de critérios

Custo total do empreendimento, retorno sobre o investimento, Valor Presente Líquido (VPL) e Taxa Interna de Retorno (TIR) são apenas alguns dos critérios que você pode determinar para classificar e priorizar os projetos propostos. Contudo, é cada vez mais notório que o valor gerado para o cliente é ainda mais importante, por isso, considere também como critérios de priorização dados como qualidade de vida, clima organizacional, redução de turnover e outros na mesma linha.

Para cada critério você pode ainda aliar um respectivo peso, ou seja, um número que diga o quão importante realmente é esse critério, facilitando no momento do esclarecimento para as partes envolvidas, os motivos por que determinada proposta de projeto foi priorizada e outra não.

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Pontuação segundo custo

O custo para a execução completa de um projeto inevitavelmente é um dos fatores determinantes para sua execução, portanto, é preciso classificar as propostas de acordo com o investimento necessário para sua concretização a fim de saber se a empresa efetivamente tem condições de levá-la adiante em determinado momento ou não.Vejamos um exemplo prático: para projetos de baixo custo — de até 100 mil reais —, você pode definir uma pontuação 1, enquanto projetos de médio custo — entre 100 e 300 mil reais — levam a pontuação 5 e os de alto custo — acima de 300 mil reais — ganham pontuação máxima, ou seja, 10.

Análise e priorização

Definidos os critérios e as pontuações, é preciso comparar. Mas olhar para uma planilha cheia de números não facilita muito, não é mesmo? Então aproveite o que a tecnologia oferece de melhor e lance esses dados em seu software de gestão de projetos para visualizar os resultados em gráficos coloridos e bastante intuitivos. Assim o trabalho de categorização e decisão por parte do PMO certamente ficará mais simples!

No Project Builder, por exemplo, você define seus critérios de priorização, categoriza os projetos e, então, gera relatórios comparativos e gráficos que facilitam muito na hora de tomar a decisão certa e eleger aqueles projetos que trarão maiores benefícios para a empresa.

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Colocando o projeto para rodarAgora que já temos a priorização dos projetos, é hora de finalmente colocá-los em ação! Uma boa forma de fazer isso é utilizar o framework PDCA — Plan, Do, Check, Act — aliado ao funil de vendas da gestão de projetos, que mostra como uma demanda ou oportunidade se torna um projeto e gera valor. No topo desse funil se encontram as demandas de toda a empresa ainda desordenadas e sem classificação alguma. Após uma primeira triagem, essas demandas se tornam propostas e passam a estar no meio do funil da gestão de projetos, pois oferecem alguma vantagem para a empresa. Após a filtragem pelos critérios de priorização acontece a conversão das propostas em projetos, que desencadeiam todo o ciclo do PDCA que você vai conferir agora:

Planejamento

Na fase de planejamento, o gerente de projetos define os objetivos e as metas a serem atingidos, assim como a metodologia de trabalho a ser adotada pela equipe. Cria-se, ao final, um plano de ação, listando todas as atividades necessárias para que o projeto seja concluído.

Execução

Nessa etapa, o plano de ação é colocado em prática com o máximo de fidelidade em relação ao que foi planejado. Mas como os projetos são desenvolvidos em ambientes extremamente mutáveis, ajustes podem sim ser necessários, tornando imprescindível que se faça a checagem dos indicadores de desempenho.

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Avaliação

A avaliação acontece concomitantemente à execução, permitindo saber se os objetivos estão sendo atingidos ou não. Como é uma fase de controle, deve ser criteriosa e responder com exatidão a respeito dos resultados de cada ação desenvolvida ao longo do projeto.

Ação

Agir significa não simplesmente esperar que as coisas aconteçam, mas atuar proativamente para mitigar riscos e reduzir incertezas, fazendo os ajustes necessários tanto no planejamento quanto na execução para que o produto final seja entregue com qualidade, preferencialmente superando as expectativas do cliente final.

Vale ressaltar que, para que o ciclo PDCA funcione com eficácia, é preciso que todos estejam a par de tudo o que está acontecendo. Por isso, é de suma importância marcar reuniões periódicas e desenvolver um bom fluxo de comunicação para o adequado compartilhamento de dados sobre o status de cada projeto em andamento, independentemente de sua etapa. Também é preciso que a equipe esteja atenta a novas oportunidades de negócios que podem surgir durante a execução de cada trabalho, reiniciando todo o ciclo e realimentando o funil da gestão de projetos.

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Medindo os benefícios do projetoUma vez que o projeto está concluído, é possível mensurar os benefícios por ele trazidos, que refletem diretamente na conquista dos objetivos estratégicos da empresa. Assim, se o PMO finaliza o projeto de implantação de uma nova ferramenta de automação de marketing de modo que, com isso, a empresa conquiste o dobro de leads para seu time de vendas, isso significa que a empresa tem o dobro de oportunidades de negócios, certo? Com isso ela alcançará um volume de vendas muito maior e, consequentemente, terá mais lucros.

Contudo, o processo não para por aí! Se o fluxo de clientes é maior, talvez seja necessário adotar uma nova ferramenta de CRM ou promover melhorias na ferramenta já existente, o que se torna uma nova demanda que entra pelo funil de gestão de projetos e reinicia o ciclo PDCA mais uma vez.

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Como colocar o pipeline do

projeto no papel

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Até aqui você já conferiu a definição e as fases do pipeline de projetos. Agora vamos explicar como implementá-lo dentro de um projeto e como colocá-lo para funcionar. O primeiro passo consiste em criar um fluxo para seu projeto, identificando as fases e as atividades a serem desenvolvidas em cada uma delas.

Você pode criar esse fluxo em planilhas, formulários, gráficos ou até mesmo em ferramentas para a criação de mapas mentais, mas se seu orçamento permitir, o melhor a fazer é adotar um software de gestão de projetos robusto, que ofereça opções de ferramentas que sirvam de suporte para sua gestão, indo do início ao fim do pipeline de projetos.

Uma ferramenta profissional, permite que você tenha um maior controle sobre as etapas do projeto e, com isso, gerencie o portfólio de projetos da empresa com muito mais segurança e precisão, consequentemente reduzindo as possibilidades de erro.

Organizando seu pipeline

O que é e como implementar a priorização de componentes

Prioridade significa eleger o que vem em primeiro lugar, ou seja, o que mais importa para a empresa em um determinado momento, segundo uma perspectiva estabelecida. Porém, por mais clara que seja a prioridade, como conseguir que diferentes oportunidades sejam comparadas entre si conseguindo, assim, uma lista objetiva do que a organização executará em seu próximo execício?

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Sejam propostas de projetos, programas ou portfólios de investimento, sem um método especifico de priorização tudo fica mais difícil. Afinal, a decisão impactará diretamente no negócio e na conquista dos objetivos estratégicos definidos. Por isso, é fundamental aos gerentes de portfólio lançar mão de recursos para padronizar processos de priorização de componentes, definindo um modelo de avaliação replicável que otimize o trabalho e minimize possibilidades de erro.

Como priorizar componentes em sua empresa

Para implementar um processo de priorização de componentes em sua empresa é preciso, antes de tudo, ter bem definido e difundido os objetivos da empresa. Isso significa que é necessário utilizar modelos comparativos para analisar as diferentes oportunidades de investimento, selecionando como prioridade aqueles que apresentarem maior relevância para a estratégia definida. Quando não se padroniza o modelo de avaliação, considerando pessoas estratégicas na definição, bem como as variáveis que indicam as prioridades do negócio, qualquer análise se torna subjetiva e mais suscetível aos erros.

Confira abaixo cinco passos para implementar, de maneira simples, a priorização de projetos de forma estratégica em seu negócio.

1 - Defina os critérios de avaliação relevantes para sua empresa

O que é relevante para atingir os objetivos estratégicos de negócio de sua empresa? Esta é uma pergunta-chave para implementar o processo. Quando você define a importância da

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proposta para gerar valor ao negócio, os investimentos no projeto deixam de ser analisados apenas como custos. Afinal, ele gerará um retorno que, no médio ou longo prazo, resultará em benefícios para a empresa. Nesse sentido, há de se avaliar os custos, mensurar o retorno sobre o investimento (ROI) que será realizado, bem como o Valor Presente Líquido (VPL), ou seja, o dinheiro que será recebido futuramente em função da implementação deste projeto.Para quem é cliente Project Builder, para definir seus critérios de priorização de projetos, basta acessar: Estratégias - Critérios.

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Para definir seus critérios de priorização, clique em novo critério

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2 - Defina a pontuação e sua definições

Ainda no que tange os investimentos, é importante definir uma regra clara de pontuação conforme os custos definidos para o projeto em análise. Nesse sentido, deve-se considerar que:

• Projetos que geram retorno entre 50 e 100 mil reais, são considerados de baixo custo (nota 1); • Até 300 mil reais, englobam o médio custo (nota 7); • Os que estão na faixa superior a este valor, são considerados projetos de alto retorno (nota 100).

Ao definir esta regra em seu negócio, conforme a realidade financeira da sua empresa, os responsáveis pela aprovação terão maior base para tomar decisões de priorização para o negócio.

3 - Agrupe os critérios em indicadores e defina o peso de cada um deles

Cada critério de avaliação deve ser agrupado em indicadores. Por exemplo: custo, ROI e o VPL podem ser agrupados em um indicador financeiro para a avaliação. Dessa forma, as comparações são simplificadas ao consolidar todas as notas em um mesmo indicador.

Outra vantagem no agrupamento é poder dar pesos diferentes para cada critério, por

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exemplo; os projetos com retorno de investimento mais rápidos são mais interessantes porque possibilitam recursos mais rapidamente para realizar investimentos em outras iniciativas.

4 - Crie comparativos e visões gráficas

É indispensável criar eixos comparativos entre os diferentes indicadores definidos. Analisar apenas os números é muito difícil. Além disso, interpretar um gráfico é melhor e mais fácil do que se basear em uma tabela.

Contudo, um gráfico de bolha é uma excelente opção, já que além de ser simples e intuitivo, permite agrupar diferentes indicadores para uma mesma comparação.

5 - Utilize uma ferramenta como apoio

Sim, é possível realizar todo este trabalho em planilhas. No entanto, é sempre melhor e mais indicado, tanto para a segurança do processo quanto para a eficiência da tarefa, ter este trabalho automatizado. Um software especializado, nesse caso, auxlia ao tornar o processo transparente para todos os envolvidos, além de auxiliar na documentação da definição por meio do histórico.

Definir critérios, indicadores e meios comparativos não é das tarefas mais simples. Entretanto, os esforços dedicados nesta fase serão fundamentais para garantir que os projetos priorizados serão aqueles que, de fato, agregam valor à sua estratégia.

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Por onde exatamente

começar

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Sabendo que planejamento é tudo em qualquer iniciativa, para começar a implementação do seu pipeline de gestão de projetos, primeiramente desenvolva um planejamento. Divida esse planejamento em um período determinado — como 90 dias — para fazer tudo com calma e tranquilidade, garantindo que o resultado seja o mais próximo do ideal possível.

A partir daí, defina um objetivo para investir nessa ferramenta e um prazo para que ela comece a rodar na empresa, além de identificar os custos e recursos envolvidos para desenvolver o projeto. Verifique como a implementação do pipeline de projetos pode impactar os resultados do negócio e que benefícios poderão ser percebidos com ele em ação — como maior produtividade da equipe, seleção de projetos mais criteriosa, portfólio de projetos mais competitivo e assim por diante.

Se for possível, invista na adoção de uma ferramenta de gestão de projetos que auxilie a implementação desse processo e garanta mais assertividade à definição das fases e das respectivas atividades, bem como promova um acompanhamento adequado e uma mensuração de resultados realmente relevante para o PMO.

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Conclusão

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Viu como implementar o pipeline da gestão de projetos não é tão difícil quanto parece? E isso é verdade principalmente se você estiver usando as ferramentas adequadas para promover essa mudança na empresa. À medida que a compreensão sobre esse processo aumenta entre as pessoas envolvidas com o PMO, fica mais fácil identificar oportunidades de negócio que podem alavancar as atividades e os resultados da organização.

Além do mais, com processos bem estruturados e uma seleção criteriosa de projetos, o valor agregado à empresa se torna muito maior, os investimentos são maximizados, os custos são reduzidos e o valor do PMO para a empresa é elevado, tornando-o um verdadeiro parceiro estratégico para o alcance de seus objetivos de negócio.

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