Servicio de Informática.

Programa de trabajo a distancia 2021

Programa para el desarrollo del trabajo a distancia

en el Servicio de Informática de la Universidad de

Alicante

Ámbito

El presente programa tiene por objeto establecer las condiciones para el desarrollo del

trabajo del PAS del Servicio de Informática (SI). Este programa está basado en la normativa

que regula el teletrabajo en la UA y surge de la experiencia derivada del trabajo en remoto

realizado debido al estado de alarma decretado el 14 de marzo del 2020 y del programa de

teletrabajo desarrollado entre octubre del 2020 y noviembre del 2021.

Propuesta de trabajo a distancia

Antecedentes

Entre el 14 y el 25 abril de 2020, ambos días inclusive, se realizó una encuesta al personal

docente de la UA a la que respondieron 557 de un total de 2484 PDIs a los que se remitió el

correo con la solicitud de participación. Para valorar la percepción del PDI sobre la ayuda y

soporte proporcionado desde el SI, se realizó la siguiente pregunta: “¿Cuál es el nivel de

satisfacción con el soporte tecnológico recibido, valorando la resolución de

incidencias, rapidez en la contestación...? (1=Nada satisfecho/a, 5=Muy satisfecho/a)”

sobre 4 aspectos: Atención personal recibida (teléfono, partes o correo), Rapidez,

Manuales y Videotutoriales”

El resultado es el que se muestra en las gráficas 1 y 2.

2

Gráfica 1.- Grado de satisfacción del PDI con el soporte tecnológico recibido (1=Muy bajo,

5=Muy alto)

Gráfica 2.- Número de respuestas y satisfacción del PDI con el soporte recibido

3

De manera similar, entre el 3 y 8 de abril del 2020 se realizó una encuesta al PAS de la UA a

la que respondieron 600 de un total de 1591 a los que se les remitió el correo con la

solicitud de participación.

Para valorar la percepción sobre la ayuda y soporte proporcionado desde el SI al PAS, se

realizó la siguiente pregunta: “¿Cuál es el nivel de satisfacción con el soporte

tecnológico recibido, valorando la resolución de incidencias, rapidez en la

contestación...? (1=Nada satisfecho/a, 5=Muy satisfecho/a)” sobre 4 aspectos:

Atención personal recibida (teléfono, partes o correo), Rapidez, Manuales y

Videotutoriales.

El resultado es el que se muestra en las gráficas 3 y 4.

Gráfica 4. Grado de satisfacción del PAS con el soporte recibido

4

Gráfica 5.- Número de respuesta y satisfacción del PAS con el soporte recibido

Las medias por colectivo fueron 4,7 (PDI) y 4,5 (PAS), ambos datos mejores a los obtenidos

en las encuestas de satisfacción del SI (5,82, para una escala 1-7).

Causas y objetivos de la propuesta que fundamenta su

implantación

Los objetivos del presente programa de trabajo a distancia son:

● potenciar el servicio ofrecido a la comunidad universitaria.

● Mejorar la calidad en el desempeño del trabajo y permitir una mayor satisfacción

laboral (debido a la mejora en la conciliación personal, familiar y laboral del

personal acogido a este procedimiento).

Las principales causas que motivan la implantación de un programa de trabajo a distancia

para el SI son:

● Beneficios para la UA, el Servicio de Informática (SI) y los servicios TI prestados

desde éste:

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◦ Permite una más rápida implantación de buenas prácticas y procesos de gestión

de Servicios de Informática que redundan en un mejor servicio.

◦ La flexibilidad horaria mejora el servicio prestado (por ejemplo, para la atención

de incidencias) en el momento en el que nos permite disponer de más horas de

trabajo para el turno de tarde (donde apenas hay personal).

◦ Aumento de la productividad debido al ahorro de tiempo no productivo además

de la reducción de interrupciones que minimizan errores.

◦ Ahorro de costes por reducción de consumo eléctrico, espacios, etc.

◦ Disminución del absentismo debido a situaciones relacionadas con flexibilidad

horaria, conciliación, etc.

● Beneficios para la sociedad en general (reducción de desplazamientos, accidentes

etc).

Tareas que se pueden desarrollar mediante teletrabajo

A grandes rasgos, las tareas que se pueden desarrollar mediante trabajo

a distancia son las relacionadas con:

● Gestión de proyectos y soluciones de tecnologías de la información.

● Desarrollo de software (en todas sus fases)

● Administración y gestión de infraestructura TI.

● Asesoramiento, redacción y creación de contenidos

● Formación en competencias TI

Al igual que en el trabajo presencial, el responsable de los proyectos, unidad y servicio

establecerá el plan de trabajo a desarrollar y que deberá incluir las tareas y objetivos a

cubrir (no de manera excluyente ya que puede modificarse con tareas relacionadas con

circunstancias sobrevenidas o urgentes)

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Personal que puede incorporarse al teletrabajo

La normativa de la Universidad recoge que los programas de teletrabajo deben enfocarse

para la realización de tareas concretas sujetas al programa a desarrollar. El trabajo en el SI

está, generalmente, planificado en torno a la cartera de proyectos. Aún así, un porcentaje

del tiempo de trabajo se destina a resolución de incidencias, problemas y peticiones de

servicio que no están contempladas en la cartera de proyectos y que deben realizarse.

Es por este motivo que entendemos que, para este programa, la definición de quién puede

acogerse al trabajo a distancia esté enfocada a cualquiera de los puestos de trabajo que

están relacionados con algunas de las tareas indicadas en el apartado anterior (ver anexo II

de este documento para consultar la relación de las unidades y participantes).

Medios de comunicación entre la administración y el

personal en las jornadas de teletrabajo

Dependiendo de la importancia y urgencia del hecho que conlleva establecer una

comunicación con la persona teletrabajadora, los medios de comunicación serán:

● Correo electrónico.

● Partes de trabajo.

● Chat de las herramientas: Teams, Whatsapp o Signal.

● Videoconferencia: Aula virtual UA, Meet o Teams.

● Llamada telefónica (al teléfono del despacho o al móvil del personal si no se dispone

de las herramientas para atender el teléfono del despacho)

Requisitos técnicos

Para la realización y aprobación del teletrabajo se debe cumplir con ciertos requisitos tanto

por la Universidad como por el personal que solicite el teletrabajo.

Requisitos técnicos de la UA

El Servicio de Informática deberá haber preparado, con anterioridad, la plataforma o

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sistema de acceso que permita al personal que vaya a trabajar a distancia poder realizar

sus funciones con normalidad así como comunicarse con todo el personal de su unidad

que participe en los mismos proyectos, procesos, actividades o tareas.

Actualmente, esta plataforma es el sistema VPN. El ordenador del despacho debe estar

apagado cuando no se esté utilizando. Para encenderlo remotamente se utilizará la

herramienta ISL ONLINE

Requisitos técnicos que debe cumplir el teletrabajador

Los requisitos mínimos son:

● Un ordenador personal (PC) con las prestaciones adecuadas para realizar las

tareas encomendadas.

● Este PC debe disponer del hardware (webcams, micrófono y auriculares o

altavoces) necesario para la realización de videoconferencias

● Teléfono móvil que debe ser conocido por todos los miembros del equipo de

trabajo y al que, si se considera necesario, se redirigirá el teléfono de la UA.

● En el ordenador personal y/o en el teléfono móvil deberá instalar las

aplicaciones para comunicación que se utilicen en su unidad para coordinarse y

comunicarse información de trabajo (Teams, Whatsapp o Signal), así como las de

videoconferencia (Meet, Teams y Aula Virtual de la UA)

● Conexión a Internet con la velocidad adecuada para realizar tanto las tareas que

debe llevar a cabo como las videoconferencias a las que se le convoque. Debe

justificarse en la solicitud con el resultado (captura de pantalla) de realizar el test

de velocidad https://www.testdevelocidad.es/

● El Servicio de Informática, dependiendo del nivel de protección de la información

a la que se deba acceder por el personal que trabaje a distancia, podrá exigir

mecanismos de seguridad adicionales de obligado cumplimiento.

● En ningún caso se podrá teletrabajar desde redes de comunicación compartidas,

WIFIs abiertas..., debido a que carecen de seguridad mínima.

● Cualquier otra condición técnica que fuera necesaria para el desempeño de su

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trabajo en remoto.

● Cualquier incidencia técnica que impida el trabajo en remoto que no pueda ser

resuelta el mismo día, supondrá la incorporación inmediata de la persona a su

puesto de trabajo.

Habilidades técnicas del teletrabajador

El personal debe ser capaz de:

● Instalar y configurar en su PC, si fuera el caso, las aplicaciones corporativas para el

desarrollo de sus funciones o el mecanismo de acceso a ellas que le proporcione la

UA. Para esta tarea contará con la ayuda y soporte básico del CAU del Servicio de

Informática. Además, debe conocerlas lo suficiente para poder desempeñar

eficientemente su trabajo.

● Instalar (en el PC o en el teléfono móvil) las aplicaciones de comunicación que se

utilicen en su unidad para coordinarse y comunicarse información de trabajo

(Whatsapp, Signal, …), así como las de videoconferencia (Meet, Teams, Aula

Virtual,...).

● Si se dispone de VoIP, instalar y configurar un cliente de VOIP en el ordenador "de

casa".

● Instalar y actualizar mecanismos básicos de seguridad como los antivirus.

● Garantizar la protección y confidencialidad de los datos según la normativa

establecida.

● Custodiar las claves y permisos de acceso que se le concedan para la realización del

trabajo.

● Manejar información, correos y ficheros en diferentes entornos (en el campus y en

remoto) sin pérdida o daño de información.

● En general, preparar adecuadamente el hardware y software necesario para el

desempeño remoto de su actividad laboral con la seguridad mínima requerida.

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Distribución de la jornada del personal participante

El horario de trabajo, en líneas generales, será el indicado en la “Normativa que regula la

jornada de trabajo, horarios, permisos, licencias y vacaciones del PAS de la Universidad de

Alicante”.

El personal podrá adecuarlo a sus necesidades siempre y cuando no afecte a la

coordinación del trabajo con el resto de la unidad ni al desarrollo de sus funciones. Es

decir, los puestos de trabajo deberán realizarse preferentemente en su turno (mañana o

tarde), aunque el teletrabajador podrá adaptarse a otro horario más flexible (y reflejando

dicho horario en el sistema habilitado para tal fin); aún así el teletrabajador deberá atender

los mensajes y llamadas teléfono así como asistir a las reuniones y videoconferencias a las

que se le convoque en su turno tal y como se indica en el Anexo I de este documento:

“Compromisos del teletrabajador”. Además, el personal adscrito a este programa de

teletrabajo tendrá como periodo mínimo de interconexión la franja horaria entre las 10:00

y las 13:00 para el turno de mañana y de 16:00 a 19:00 para el turno de tarde.

Para indicar el horario de trabajo, deberá usar el sistema de marcaje establecido por la

Universidad.

Además, dada la casuística de las tareas del SI, se debe cumplir:

● Por necesidad del servicio o por circunstancias sobrevenidas, se podrá modificar la

distribución de la jornada semanal de trabajo entre la modalidad presencial y la no

presencial y aumentar o reducir temporalmente el número de días semanales de

teletrabajo. Estos cambios deberán notificarse con 24 horas de antelación tal y

como se indica en la normativa de teletrabajo.

● Por necesidades urgentes del servicio, debidamente justificadas, podrá ser

requerida la presencia en el centro de trabajo del personal que preste servicios en

la modalidad de teletrabajo. Estas notificaciones deben ser atendidas cuanto antes

salvo causa justificada.

En el Anexo II de este documento se puede consultar la distribución de las jornadas de

trabajo por Unidad y personal de dicha Unidad.

10

Duración del programa piloto

12 meses prorrogables

Criterios, objetivos e indicadores para la evaluación del trabajo

realizado, así como la unidad administrativa competente para efectuar

el seguimiento

El trabajo en el SI está, generalmente, planificado en torno a la cartera de proyectos. Aún

así, un porcentaje importante del tiempo de trabajo se destina a resolución de incidencias,

problemas y peticiones de servicio que no están contempladas en dicha cartera de

proyectos y que deben realizarse.

Teniendo en cuenta esto, y que para la asignación de proyectos, tareas y trabajo en

general, utilizamos la herramienta UASolicitudes (además de la herramienta asociada a la

Cartera de Proyectos), se puede evaluar el trabajo desarrollado con los siguientes

indicadores (por persona):

● Tareas asignadas incluyendo las tareas relacionadas por circunstancias

sobrevenidas o urgentes

● Porcentaje de desarrollo de cada tarea.

● Coste (en horas) de cada tarea

● % de tareas finalizadas

Además, otros indicadores de evaluación del trabajo (para todo el servicio) desempeñado

son:

● Resultados encuesta de satisfacción con el SI

● % de proyectos de la cartera de proyectos finalizados por tamaño de proyecto

(XS, S, M, L, XL, XXL)

● % de proyectos de la cartera de proyectos en desarrollo por tamaño de proyecto

(XS, S, M, L, XL, XXL)

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ANEXO I

Compromisos del trabajador a distancia del SI

Todo personal adscrito a este programa se compromete a:

Utilizar, exclusivamente, los sistemas de teletrabajo que le asigne el Servicio de

Informática de la UA para la realización del teletrabajo.

Utilizar un equipo de uso individual y no compartido para el teletrabajo.

Estar vinculado a su horario oficial de la UA. Podrá realizar las tareas semanales

encomendadas en cualquier horario, siempre que no afecte al desempeño del

trabajo y con el compromiso de:

Acudir a cuantas reuniones y videoconferencias se le convoque (salvo causas

justificadas) dentro de su horario de trabajo recogido en la normativa de la

UA.

Responder a llamadas , mensajes, o cualquier otro medio de comunicación

dentro de su horario de trabajo recogido en la normativa de la UA.

Utilizar las herramientas corporativas cuya actividad, entre otras acciones, se

utilizará para evaluar el cumplimiento de objetivos y trabajo desarrollado.

Realizar cursos, talleres, etc sobre las herramientas y plataformas corporativas

(como correo electrónico, ISOnline, etc), protección de datos, etc. que estén

directamente relacionados con sus funciones y el desarrollo del teletrabajo.

Ser proactivo en la actualización de objetivos, funciones y distribución del trabajo.

Participar en la evaluación de esta experiencia piloto a la finalización del plan a

través de los mecanismos que se establezcan, como por ejemplo encuestas de

satisfacción.

Entrega de los informes e información que se le requiera relacionada con el trabajo

desarrollado.

Anexo II Distribución jornadas por unidad del personal

participante

Dentro de la división de aplicaciones:

Administración Electrónica

12

Nombre y Apellidos

L M X J V

[PERSONA]

X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

Desarrollo de aplicaciones

Nombre y Apellidos

L M X J V

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X X

[PERSONA] X

X

13

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X X

[PERSONA] X X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

Gestión académica

14

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA] X X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

Gestión de la investigación

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

Gestión económica

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

Recursos Humanos

15

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA] X

X

Dentro de la división de sistemas

Administración de sistemas

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X

X

[PERSONA] X X

Administración de sistemas EPS

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA] X X

[PERSONA] X X

16

Redes y Comunicaciones

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA]

X

X

[PERSONA] X

X

Dentro de la división de Seguridad y Transformación Digital

Soporte y asistencia a usuarios

Soporte académico

Nombre y Apellidos L M X J V

[PERSONA]

X

X

[PERSONA]

X

X

% de teletrabajo total por día y % de presencialidad por unidad y día

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

% Total SI teletrabajando x día 38,30% 38,30% 36,17% 44,68% 44,68%

Porcentaje de presencialidad/unidad Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

Equipo directivo 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

Administración de Sistemas 62,50% 87,50% 50,00% 75,00% 75,00%

Administración de Sistemas EPS 50,00% 50,00% 100,00% 100,00% 100,00%

Redes 66,67% 100,00% 66,67% 66,67% 66,67%

Soporte 100,00% 81,82% 100,00% 90,91% 90,91%

Desarrollo 60,87% 65,22% 65,22% 52,17% 60,87%

Gestión Académica 66,67% 100,00% 66,67% 83,33% 50,00%

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Gestión Económica 100,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00%

RRHH 100,00% 50,00% 100,00% 100,00% 50,00%

eADM 50,00% 50,00% 75,00% 50,00% 75,00%

Gestión Investigación 50,00% 50,00% 100,00% 50,00% 50,00%