penerapan sistem aplikasi arsip digital pada sekolah tinggi

JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN ISSN : 2086 – 4981VOL. 9 NO. 2 Juni 2016

56

PENERAPAN SISTEM APLIKASI ARSIP DIGITAL PADA SEKOLAH TINGGIAGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Heru Saputra1

ABSTRACT

This paper examines aspects of archival processing. Ease of data managementrequires a software archive . Based on these problems, it is necessary to analyzewhich results can be obtained with the discovery of the necessary requirementsfor the software are built . The analysis was performed by analyzing the needs ,users and facilities needed by the software to perform data analysis usingresearch methods . Based on the results of thesis writing can be concluded that ,have succeeded in making software Digital Archive Information System to assistin data processing file and can display the information required by the STAINBatusangkar.

Keywords : Application PHP , MySQL , Digital Archive , STAIN Batusangkar

INTISARI

Penulisan ini mengkaji aspek dalam pengolahan arsip. Kemudahan dalampengelolaan data arsip membutuhkan suatu perangkat lunak. Berdasarkanpermasalahan tersebut, maka perlu dilakukan analisis sehingga dapat diperolehhasil dengan ditemukannya kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untukperangkat lunak yang dibangun. Analisis dilakukan dengan cara menganalisiskebutuhan, pengguna dan fasilitas yang dibutuhkan oleh perangkat lunak denganmelakukan analisis data menggunakan metode penelitian. Berdasarkan hasilpenulisan skripsi dapat disimpulkan bahwa, telah berhasil membuat perangkatlunak Sistem Informasi Arsip Digital yang dapat membantu dalam pengolahandata arsip dan dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunaSTAIN Batusangkar.

Kata Kunci : Aplikasi PHP, MySQL, Arsip Digital, STAIN Batusangkar.

1 Dosen STMIK Indonesia Padang


57

PENDAHULUANArsip Digital saat ini sudah

menjadi standar penyimpanan disetiap perkantoran. Hal ini didukungperkembangan pada teknologiinternet dan media penyimpananyang semakin hari semakin murahdan terjangkau. Keuntungan yangdidapat dari sistem arsip dokumendigital adalah tidak membutuhkanruangan yang besar, biaya relatifmurah dibandingkan sistem arsipmanual, dan data dapat denganmudah dicari. Data dicetakkapanpun juga, mudah di-backup ,mudah diperbanyak, mudahdipindahkan, mudah dikirim melaluiinternet, mudah untuk berbagi (filesharing).

Berdasarkan studi awal surveytempat penelitian pada STAINBatusangkar peneliti menemukanbahwasanya STAIN Batusangkardalam melakukan pengarsipan suratmasuk dan surat keluar sudahterorganisir dengan baik. Haltersebut bisa dilihat dalampengelompokan arsip suratberdasarkan jenis arsip surattersebut. Tetapi masih terdapatbeberapa kelemahan diantaranyapengolahan dan pencatatan arsipsurat masuk dan surat keluar yangmasih dicatat secara manual.Karena penyimpanan danpengelolaan arsip masihmenggunakan sistem manualterkadang dibutuhkan waktu yanglama, baik dalam prosespengarsipan maupun pencarianarsip, sehingga informasi yangdibutuhkan terlambat didapatkan.Sering terjadi keterlambatanpenyampain data surat masuk dankeluar kepada pihak yang ditujukan.

Tujuan peneliti membahaspermasalahan ini adalah untukmembantu pengelola arsip padaSTAIN Batusangkar dalammeningkatkan akurasi data denganmerancang dan membuat aplikasiperangkat lunak yang berbasiskomputer, Dengan adanya

perangkat lunak yang berbasiskomputer dalam melakukanpengolahan surat masuk dan keluarpada STAIN Batusangkar dapatmempercepat dan mempermudahpenyampaian informasi yang dibutuhkan.

PENDEKATAN PEMECAHANMASALAHPengertian Arsip

Dalam Undang-Undang Nomor43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,dikatakan bahwa: Arsip adalahrekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan mediasesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasiyang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahandaerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.(pasal 1ayat 2).

Sementara dalamPermendagri Nomor 39 Tahun 2005tentang Pedoman Tata Kearsipan diDaerah pasal 1 ayat 1 dikatakanbahwa Arsip adalah “naskah dinasyang dibuat dan diterima pimpinanunit kerja di daerah dalam bentukcorak apapun baik dalam keadaantunggal maupun kelompok, dalamrangka pelaksanaan kegiatanpemerintahan”. Bedasarkanbeberapa pengertian di atas, secaragaris besar arsip dapat didefinisikansecara luas, seperti dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan, tetapi juga dapatdidefinisikan secara sempit, sepertidiatur dengan Permendagri Nomor39 Tahun 2005 tentang PedomanTata Kearsipan di Daerah.

Dalam kaitan dengan fungsikeasripan di daerah, maka palingtidak, berarti bahwa prioritas utamayang harus dilakukan adalahmengelola naskah dinas yang dibuatdan diterima oleh setiap unit kerja,


58

sedangkan prioritas berikutnyaadalah mengelola setiap rekamankegiatan atau persitiwa yang terjadidi lingkungan pemerintahan maupunorganisasi dan lembaga lainnya.1. Jenis-jenis Arsip

Menurut Jonner Hasugian. n.d,diakses tanggal 4 April 2016 bahwaberdasarkan fungsinya, arsip dapatdibedakan menjadi:

a. Arsip statis adalah arsipyang tidak digunakansecara langsung dalamperencanaan,pelaksanaan, dan ataupeyelenggaraanadminstrasi perkantoran,atau sudah tidak dipakailagi dalam kegiatanperkantoran sehari-hari.

b. Arsip dinamis adalaharsip yang masihdipergunakan secaralangsung dalamperencanaan,pelaksanaan, dan ataupeyelenggaraanadminstrasi perkantoran.

Masih menurut JonnerHasugian. n.d, diakses tanggal 4April 2016 bahwa Arsip dinamismemiiki ciri-ciri sebagai berikut:a. Arsip yang masih aktual dan

berlaku secara langsung, sertadiperlukan dan dipergunakandalam penyelenggaraanadministrasi sehari-hari.

b. Arsip yang senantiasa masihberubah nilai dan artinyamenurut fungsinya

c. Pada dasarnya arsip dinamisbersitat tertutup, sehinggapengelolaan dan perlakuannyaharus mengikuti ketentuantentang kerahasiaan surat-surat.Sementara berdasarkan fungsi

dan kegunaanya menurut JonnerHasugian. n.d, diakses tanggal 4April 2016 bahwa, arsip dinamisdibedakan menjadi:a. Arsip aktif adalah arsip yang

masih sering digunakan bagi

kelangsungan pekerjaankantor.

b. Arsip semi aktif adalah arsipyang frekuensipenggunaannya mulaimenurun.

c. Arsip inaktif adalah arsip yangsudah jarang sekalidipergunakan dalam prosespekerjaan sehari-hari.

Sementara berdasarkansifatnya Jonner Hasugian. n.d,diakses tanggal 4 April 2016 , arsipdibedakan menjadi:a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang

dalam pengelolaan danperlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasiansurat-surat.

b. Arsip terbuka yakni arsip yangpada dasarnya boleh diketahuioleh semua pihak/umum.

2. Tujuan Penyelenggaraan ArsipSeperti dalam Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan, penyelenggaraankearsipan bertujuan untuk:a. Menjamin terciptanya arsip

dari kegiatan yang dilakukanoleh lembaga negara,pemerintahan daerah,lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan,dan perseorangan, serta ArsipNasional Republik Indonesia(ANRI) sebagai penyelenggarakearsipan nasional.

b. Menjamin ketersediaan arsipyang autentik dan terpercayasebagai alat bukti yang sah.

c. Menjamin terwujudnyapengelolaan arsip yang andaldan pemanfaatan arsip yangsesuai dengan ketentuanperundang-undangan.

d. Menjamin perlindungankepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyatmelalui pengelolaan dan


59

pemanfaatan arsip yangautentik dan terpercaya.

e. Mendinamiskanpenyelenggaraan kearsipannasional sebagai suatu systemynag komprehensif danterpadu.

f. Menjamin keselamatan dankeamanan arsip sebagai buktipertanggungjawaban dalamkehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.

g. Menjamin keselamatan asetnasional dalam bidangekonomi, social, politik, budaya,pertahanan, serta keamanansebagai identitas dan jati diribangsa.

h. Meningkatkan kualitaspelayanan publik dalampengelolaan dan pemanfaatanarsip yang autentik danterpercaya.

3. Penataan Arsip di STAINBatusangkar

a. Prinsip Penataan ArsipPenataan arsip di STAIN

Batusangkar sudah diatur dalamKeputusan Menteri Agama RebublikIndonesia Nomor 44 Tahun 2010tentang Pedoman Penataan Arsip diLingkungan Kementerian Agama,dimana terdapat prinsip penataanarsip, yaitu :

1) Arsip aktif disimpansecara desentralisasidisetiap unit pengolahsesuai jejang strukturaldi lingkungan KantorKementerian AgamaKabupaten/Kota.

2) Penyimpanan arsip aktifdilakukan sesuaiprosedur dan penataanpemberkasan yang telahditentukan berdasarkanklasifikasi alpha numeric.

3) Setiap unit pengolahmemiliki sentral file untukmenyimpan arsip aktif.

4) Penataan Arsip inaktifdipusatkan di Unit

Kearsipan dalam tiapsatuan organisasi, tetapisebelum dipindahkan keUnit Kearsipan disimpansementara terlebihdahulu di masing-masingtata usaha Unit.

5) Setelah melalui prosespemindahan arsip,penataan arsip inaktifdapat tetapmempertahankanpenataan sewaktu masihaktif.

6) Untuk kepentinganpenemuan kembali arsipinaktif, maka perludibuatkan daftar indeksberkas (titel).

b. Pengkodean ArsipDalam Keputusan Menteri

Agama Rebublik Indonesia Nomor44 Tahun 2010 tentang PedomanPenataan Arsip di LingkunganKementerian Agama, juga diaturtentang pengkodeaan berdasarkanklasifikasi arsip. Berikut rincian dankode klasifikasi arsip :Klasifikasi arsip fasilitatif.

a) KU. Keuangan1) 00.

Rencana danPenyusunanAnggaran

2) 01.Belanja

3) 02. SPJ4) 03.

Pendapatan Negara5) 04.

Perbankan6) 05.

Sumbangan /Bantuan

b) KP.Kepegawaian1) 00.

Pengadaan2) 01. Tata

Usaha Kepegawaian3) 02.

Pendidikan danPelatihan


60

4) 03.KORPRI

5) 04.Penilaian danHukuman

6) 05.Screening

7) 06.Pembinaan Mental

8) 07. Mutasi9) 08.

Kesejahteraan10) 09. Pemutusan

Hubungan Kerjac) OT. Organisasi

dan Tatalaksana1) 00.

Organisasi2) 01.

Tatalaksanad) HK. Hukum

1) 00. PeraturanPerundang-undangan

2) 01. Pidana3) 02. Perdata4) 03. Hukum

Agama5) 04. Bantuan

Hukume) HM.

Kehumasan1) 00.

Penerangan2) 01. Hubungan3) 02.

Dokumentasi danKepustakaan

4) 03.Keprotokolan

f) KS.Kesekretarianan1) 00.

Kerumahtanggaan2) 01.

Perlengkapan3) 02.

Ketatausahaang) TL. Penelitian

1) 00. PenelitianPendidikan

2) 01. PenelitianKeagamaan

3) 02. PenelitianLektur Agama

4) 03.PengembanganPenelitian

h) PS.Pengawasan1) 00.

Administrasi Umum2) 01. Tugas

Umum3) 02. Proyek

Pembangunan4) 03.

PengawasanEksternal

Klasifikasi arsip subtantif.a) PW. Perkawinan

1) 00. Penyuluhan2) 01. Perkawinan3) 02. Campuran

b) HJ. Haji1) 00. Calon Haji2) 01. Bimbingan3) 02. Petugas Haji4) 03. Ongkos Naik Haji5) 04. Jemaah Haji6) 05. Angkutan7) 06. Pengasramaan8) 07. Pembekalan9) 08. Dispensasi /

RekomendasiKhusus

10) 09. Umrohc) BA. Pembinaan Agama

1) 00. Penyuluhan2) 01. Bimbingan3) 02. Kerukunan Hidup

Beragama4) 03. Ibadah dan

Ibadah Sosial5) 04. Pengembangan

Keagamaan6) 05. Rohaniawan

d) PP. Pendidikan danPengajaran1) 00. Kurikulum,

Tenaga Edukatif danSarana

2) 01. Evaluasi danIjazah


61

3) 02. Kepenilikan,Kepengawasan danPembinaan

4) 03. Kelembagaan5) 04. Beasiswa6) 05. Sumbangan7) 06. Pengabdian8) 07. Perizinan

Arsip Digital1. Pengertian Arsip Digital

Menurut Nasional Archive andRecord Administrasion (NASA) USAdalam Daryono (2011), diaksestanggal 4 April 2016 bahwa:

Arsip digital atau disebut jugaarsip elektronik merupakan arsipyang disimpan dan diolah didalamsuatu format dimana hanyakomputer yang dapatmemprosesnya. Proses konversiarsip dari lembaran kertas menjadilembaran elektronik disebut alihmedia. Proses alih mediamenggunakan perangkat komputeryang dibantu dengan perangkatscanner kecepatan tinggi. Hasil alihmedia arsip disimpan dalam bentukfile-file yang secara fisik direkamdalam media elektronik sepertiHarddisk, CD, DVD dan lain-lain.Penyimpanan file-file ini dilengkapidengan Database yang akanmembentuk suatu sistem arsipelektronik yang meliputi fasilitaspengaturan, pengelompokan danpenamaan file-file hasil alih media.Sistem arsip elektronik merupakanotomasi dari sistem arsip manual.Jadi sistem arsip elektronik/digitalsangat tergantung dengan sistemarsip manual, dengan kata lainsistem arsip elektronik tidak akanterbentuk tanpa ada sistem arsipmanual.

2. Tahap-tahap pengarsipansecara elektronik/digitalMenurut Muhammad Rosyid

Budiman (2009) dalam Daryono2011, diakses tanggal 4 April 2016bahwa proses penciptaan arsip

konvensional ke arsip elektronikmelalui beberapa tahapan berikut:

a. Tahapan PemilihanPemilihan arsip berdasarkan

kegunaan, artinya arsip dipilihberdasarkan seberapa tinggi tinggatpenggunaan arsip, sering digunakanapa tidak. Pemilihan arsipberdasarkan pertimbangan isikandungan informasi, dan pemilihanberdasarkan penyelamatan berartipemilihan memperhatikan kondisiarsip, semakin buruk kondisi arsip,semakin cepat untuk diselamatkan.b. Tahapan Pemindaian

Pemindaian arsip dilalukandengan cermat , tepat, dandilakukan dengan tujuan untukmendapatkan master arsip elektronik.c. Tahapan Penyesuaian

Nama file dari hasill prosespemindaian biasanya berupa namadefault pemberian mesin yaitutergantung mesin yang digunakan,sehingga perlu dilakuaknpenyesuaian nama file denganmengikuti jenis arsip.d. Tahapan Pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaiandisesuaikan dengan arsip aslinya,amka baru dilakukan pendaftaranatau pembuatan daftar. Dalam daftardicantumkan informasi tentangnomor urut dan kode arsip .e. Tahapan pembuatan berita

acaraDalam tahap ini pembuatan

berita acara proses digitalisasi dariarsip konvensional kedalam arsipelektronik. Dalam tahap iniencantumkan penanggungjawabpelaksanaan dan legalisasi daripejabat yang berwenang, jenisperangkat yang digunakan detail danjenis computer yang digunakan.3. Manfaat Arsip

Elektronik/DigitalManfaat dari pengolahan arsip

secara elektroni atau digital menurutMC. Maryati 2008:130-131, antaralain:


62

a. Lebih mudah sistempenyimpanannya. Denganmenggunakan systemkomputerisasi akanmemudahkan dalampenyimpanan danpengorganisasian file.

b. Lebih cepat dan lebih mudahuntuk ditemukan. Denganindeks digital/elektronik akanmembuat lebih cepat dan lebihmudah untuk menemukanarsip.

c. Lebih aman dan lebih praktis.Arsip digital/elektronik lebihaman dan lebih praktis,sehingga menghemat waktudalam menemukan kembali.

d. Menghemat tempat.Pelengkapan arsipdigital/elektronik hanyalahkomputer, disk sehingga tidakmemerlukan tempat yangbesar.

e. Lebih mudah dalam berbagiarsip. Sistem online akanmemudahkan berbagi arsipdenga bagian lain untuk lokasiyang berjauhan sekalipun.

f. Lebih mudah dalampenanganan data yang rusak.Sistem pengolahan arsipdigital/elektronik memudahkanuntuk recovery dokumen ataufile.

PHPMenurut C. Widyo Hermawan

(2009:3) PHP (HypertextPreprocessor) adalah: Merupakanbahasa pemograman berbasis webyang memiliki kemampuan untukmemproses dan mengolah datasecara dinamis. PHP dapatdikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language,artinya semua sintak dan semuaprogram yang ditulis akansepenuhnya dijalankan oleh server,tetapi dapat disertakan padahalaman HTML biasa.

Berkenaan dengan PHP, StendyB.Sakur (2010:3) mengatakan:

Awalnya PHP merupkankependekan dari Personal HomePage (Situs personal). PHP pertamakali dibuat oleh Rasmus Lerdorfpada tahun 1995 yang memilikikemampuan untuk mencatatinformasi dari pengunjung situs.Kemudian interface atau parsertersebut dimodifikasi denganmendukung database mSQL (MiniStructure Query Laguage) denganmenggunakan parser SQL,pengembangan ini diberi nama FI(Form Interpreter). KemudianPHP/FI versi 2.0 diluncurkan danmerupakan awal dari kelahiran dariPHP yang saat ini sudah mencapaiversi 5.x.x..

MySQLMenurut Anhar, ST (2010:45)

bahwa MySQL adalah “salah satuDatabase Management System(DBMS) dari sekian banyak DBMSseperti Oracle, MS SQL, PostagreSQL, dan lainnya. MySQL berfungsiuntuk mengolah databasemenggunakan bahasa SQL”.

MySQL menurut WahanaKomputer (2009:46) adalah “sebuahprogram Database server yangmampu menerima dan mengirimkandata dengan cepat menggunakanperintah-perintah SQL”.Jadi, dapat disimpulkan bawaMySQL merupakan salah satuDatabase Management System(DBMS) yang menerima danmengirimkan data dengan cepatmenggunakan bahasa SQL.1. Perintah Dasar MySQL

Menurut Eko Priyo Utomo(2014:58) bahwa “SQL (StrukturQuery Language) merupakanbahasa yang digunakan untukberinteraksi dengan database.Setiap database menggunakanbahasa SQL dalampengoperasiannya tidak terkecualiMySQL”. Jadi dasar perintah padaMySQL adalah bahasa SQL.Dengan bahasa SQL dapat


63

dilakukan perintah-perintah SQLpada database MySQL.

2. Bahasa SQL (Struktur QueryLanguage)Menurut Bambang Wahyudi

(2008:243) bahwa SQL adalah“bahasa non-prosedural yangdigunakan untuk mengaksesdatabase”. Menurut Murhanda danYo Ceng Giap (2011:173) bahwaSQL adalah “salah satu bahasaDBMS yang mengadopsi model datarelasional”.

Jadi, dapat disimpulkan bahwaSQL merupakan bahasa non-prosedural untuk mengaksesdatabase yang mengadopsi modeldata relasional.

ANALISA SISTEMAnalisa Sistem Yang Diusulkan

Menurut Hanif Al Fatta(2007:24) desain sistem diartikansebagai menjelaskan dengan detailbagaimana bagian-bagian darisistem informasi di implementasikan.

Penulis mengusulkanperbaikan menyeluruh terhadapsistem yang sedang berjalan dengansistem yang baru yaitu denganmemakai aplikasi ini nantinya sistemyang baru diharapkan dapatmengatasi permasalahan padasistem yang lama sehingga dapatmemenuhi kebutuhan sistem.Seperti diagram dibawah ini:

Perancangan Basis DataBasis data yang akan digunakandalam pembuatan aplikasi arsipdigital ini adalah MySQL, Strukturtabel pada aplikasi ini dapat dilihatseperti pada gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1. Aliran Sistem yangDiusulkan

Perancangan Antar MukaPerancangan antar mukamerupakan rancangan yang akandigunakan sebagai perantarapemakai dengan perangkat lunakatau software yang akadikembangkan. Rancanganantarmuka aplikasi arsip digitaldapat dilihat pada gambar dibawahini:

Gambar 2. Rancangan Antarmuka

HASIL DAN PEMBAHASANTahap implementasi (system

implementation) merupakan tahapmeletakkan sistem untuk dapat


64

dioperasikan atau digunakan. Sisteminformasi yang telah dibangun dantelah dilakukan proses pengujiandari modul-modul yang telahdirancang. Sistem ini telah dianalisadan dirancang secara rinci dandidukung dengan teknologi yangtelah diseleksi dan dipilih yaitudengan menggunakan bahasapemograman berbasis database.

Form Entri Surat MasukDalam form Entri Surat Masuk

ini dirancang terdiri dari 10 (sepuluh)file entri, 1 (satu) file-file entri dan 1(satu) table, berikut fungsi dari isiform diatas :a. Tanggal

Berfungsi sebagaimengentrikan tanggalkedatangan surat masuk yangmasuk pada STAINBatusangkar

b. IndexBerfungsi sebagai pemilihankelompok surat masuk

c. KronologiBerfungsi sebagai pemilihanbagian dari kelompok suratmasuk

d. PerihalBerfungsi sebagai entri isi daribagian kelompok surat masuk

e. Jenis ArsipBerfungsi sebagai pemilihansurat masuk apakah surattersebut tegolong statis ataudinamis

f. Tipe ArsipBerfungsi sebagai pemilihandari tipe arsip apakahdokumen, book, atau computerfile.

g. File SuratBerfungsi sebagai memasukanfile surat masuk kedalamdirektori aplikasi arsip digitalSTAIN Batusangkar

h. Masa ArsipBerfungsi sebagai menentukanmasa berlakunya arsip suratmasuk tersebut.

i. Asal Surat

Berfungsi sebagai entri untukdarimana surat masuk berasal.

j. ArsipBerfungsi sebagai pemilihanapakah surat masuk terebutasli atau copy

k. Tombol SimpanBerfunsi untuk menyimpandata dari file-file diatas yangtelah terisi agar masukkedalam data base.

l. TabelBerfungsi sebagaimenampilkan data suratmasuk yang sudah tersimpan.

Gambar 3. Form Entri SuratMasuk

Form Entri Surat KeluarDalam form Entri Surat Keluar

ini tidak jauh beda dengan SuratMasuk yang membedakan hanyaTujuan Surat dan rancangnya :

Gambar 4. Form Entri SuratKeluar

Form Entri User ManagerDalam form Entri User

Manager dirancang terdiri dari 3 (tiga)file entri, 1 (satu) file-file entri dan 1(satu) table, berikut fungsi dari isiform diatas:a. Username

Berfungsi sebagaimengentrikan nama pengguna


65

aplikasi Arsip Digital STAINBatusangkar.

b. PasswordBerfungsi sebagai authentikasiterhadap penggunaan aplikasiArsip Digital STAINBatusangkar.

c. Unit KerjaBerfungsi sebagaimengentrikan nama unit kerjayang ada pada STAINBatusangkar.

d. Tombol SimpanBerfunsi untuk menyimpandata dari file-file diatas yangtelah terisi agar masukkedalam data base.

e. TabelBerfungsi sebagaimenampilkan data dari menuuser manager yang sudahtersimpan.

Gambar 4. Form Entri UserManager

Form Entri KronologiDalam form Entri Kronologi

dirancang terdiri dari 3 (tiga) file entri,1 (satu) file-file entri dan 1 (satu)table, berikut fungsi dari isi formdiatas :a. Indeks

Berfungsi sebagaimengentrikan pengelompokandata arsip.

b. KronologiBerfungsi sebagaimengentrikan bagian-bagiandari kelompok arsip.

c. RakBerfungsi sebagaimengentrikan identitas tempatpenyimpanan arsip.

d. Tombol Simpan

Berfunsi untuk menyimpandata dari file-file diatas yangtelah terisi agar masukkedalam data base.

e. TabelBerfungsi sebagaimenampilkan data dari menuKronologi yang sudahtersimpan.

Gambar 5. From Entri Kronologi

Form Entri Unit KerjaDalam form Entri Unit Kerja

dirancang terdiri dari 2 (dua) file entri,1 (satu) file-file entri dan 1 (satu)table, berikut fungsi dari isi formdiatas :a. Kode

Berfungsi sebagaimengentrikan identitas dariunit kerja STAIN Batusangkar.

b. Unit KerjaBerfungsi sebagaimengentrikan nama unit kerjaSTAIN Batusangkar.

c. Tombol SimpanBerfunsi untuk menyimpandata dari file-file diatas yangtelah terisi agar masukkedalam data base.

d. TabelBerfungsi sebagaimenampilkan data dari menuUnit Kerja yang sudahtersimpan.


66

Gambar 6. From Entri Unit Kerja

Menu LaporanDalam Menu Laporan terdiri

dari 2 (dua) modul yaitu LaporanSurat Masuk dan Laporan Surat.a. Laporan Surat Masuk

Berikut adalah tampilanlaporan dari surat masuk padaSTAIN Batusangkar :

Gambar 7 Laporan Surat Masuk

b. Laporan Surat KeluarBerikut adalah tampilanlaporan dari surat keluar padaSTAIN Batusangkar :

Gambar 8 Laporan Surat Keluar

KESIMPULANBerdasarkan hasil penelitian

dan pembahasan yang telahdilakukan dapat diambil kesimpulanbahwa:1. Dengan penerapan sistem

baru ini semua Arsip suratpada STAIN Batusangkar akantersimpan dalam sebuah filedatabase sehingga akanmemudahkan dalam prosespencarian data.

2. Keunggulan aplikasi ini adalahproses percepatan sistem

yang dapat mempercepatkinerja dalam pengolahanarsip surat sehingga dapatmeningkatkan pelayanansistem dalam pengolahan dataarsip surat.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Anhar, ST. 2010. PanduanMenguasai PHP & MySQL.Jakarta: Mediakita

[2] B. Sakur, Stendy. 2010. PHP 5Pemrograman BerorientasiObjek-Konsep danImplementasi. Yogyakarta:Andi Offset.

[3] Daryono. 2011 PengelolaanArsip Berbasis Elektronik.,diakses tanggal 4 April 2016

[4] Hasugian, Jonner. n.d.Pengantar Kearsipan.http://www.bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh%20Drs.%20JONNER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf, diakses tanggal 4April 2016

[5] Hermawan, C.Widyo (2009).PHP Programming. Yogyakarta:Andi Offset.

[6] Maryati, MC. 2008.Meningkatkan KeunggulanPerusahaan MelaluiManajemen PerkantoranEfektif. Yogyakarta: UPP STIMYKPN.

[7] Rivai, Ainur & Sukadi. 2013Pembuatan Website ProfilSekolah Menengah Kejuruan(SMK) Miftahul Huda Ngadirojo.IJNS Volume 2 No 3-Juli 2013.ISSN. 2302-5700.http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/242/236. (diakses tanggal 4 April2016).

[8] Wahyudi, Bambang. 2008.Konsep Sistem Informasi dariBit Sampai ke Database.Yogyakarta: Andi Offset.

http://www.bapersip.jatimprov.go.id/%20images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh%20Drs.%20JONNER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf






http://ijns.org/journal/%20index.php/ijns/article/view/242/236




67

[9] ------. 2010. Keputusan MenteriAgama Republik IndonesiaNomor 44 Tahun 2010 TentangPedoman Penataan Kearsipandi Lingkungan KementerianAgama. Jakarta: PenerbitSekretariat Jendral Biro UmumKementerian Agama RI

penerapan sistem aplikasi arsip digital pada sekolah tinggi

Documents

Transcript of penerapan sistem aplikasi arsip digital pada sekolah tinggi