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Ing. Marco Sánchez R.

M_SANCHEZ_R@doc.uap.edu.pe

CICLO: 2013 I Módulo: I Unidad: I Semana: 02

Logro de la Unidad I

Al finalizar la unidad, el alumno analiza,

diseña e implementa estructura

organizacionales para constituir el

sistema de la organización de acuerdo

a la legislación vigente

Logro Semanal

Al finalizar la Semana de Estudio 2 el alumno:

• Desarrolla las diferentes estructura

organizacionales: organigramas, clases y

técnicas de diagramas

• Desarrollo del enfoque sistemático en el sistema

de la organización

Temario

• LA ORGANIZACIÓN

Concepto y evolución de la organización

La organización formal

• ENFOQUE SISTEMICO

Definición de sistema

Enfoque sistémico de la Administración y Organización

• DISEÑO ORGANIZACIONAL

Definición de diseño

Proceso del diseño organizacional

• ORGANIGRAMAS

Definición

Tipos, símbolos

EL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

Diseño Organizacional

Diseño Organizacional

Los objetivos y metas que se

buscan alcanzar a través de

planes estratégicos

Lo que está sucediendo y

lo que sucederá en el entorno de la

empresa

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…Diseño Organizacional

Es un proceso permanente en el cual los gerentes toman

decisiones para elegir la estructura organizacional

adecuada a la estrategia de la organización y el entorno

• Enfoque Clásico:

– Las acciones de los miembros de la organización son guiadas

por un sentimiento de obligación y por un conjunto de normas y

reglas racionales

• Enfoque Tecnológico:

– Se refiere a los diferentes tipos de tecnologías usadas en la

elaboración de varios tipos de productos

• Enfoque Ambiental:

– Considera el entorno en que se desenvuelve la organización

Proceso del Diseño Organizacional

Dividir el Trabajo

Departamentalizar

Establecer Jerarquías

Coordinación

Paso 01

Dividir el Trabajo

Se trata de descomponer una tarea compleja en sus partes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general.

Ello da origen a la especialización; es decir, cada persona se vuelve experta en cierto trabajo, con lo cual la organización aumentará su productividad.

Es necesario destacar que podrían surgir inconvenientes como la enajenación (la ausencia de una sensación de control) y el aburrimiento al ser tareas repetitivas.

Paso 02

Departamentalización

Realizada la división del trabajo, ella se describe a través de los

organigramas; cuyos cuadros representan la agrupación lógica

de las actividades laborales (departamentos).

Consiste en agrupar en departamentos aquellas actividades de

trabajo que son similares o tiene una relación lógica.

• Finanzas

• Marketing

• Recursos Humanos

Las grandes empresas necesitan

departamentalizar según unas variables

que dependerán de sus prioridades

organizativas o de mercado.

Paso 03

Jerarquización

Se relaciona con la cantidad de

personas y departamentos que

se pueden manejar con eficacia (tramo de control

administrativo).

En base a ello, se definen las cadenas de mando

que son las líneas de

dependencia en una

organización.

El resultado de esas decisiones da origen a la jerarquía

que es un patrón de los diversos

niveles de la organización

Tramo de Control

Cadena de Mando

Paso 04

Coordinación

Proceso de integrar las actividades de la organización para alcanzar las metas establecidas.

El grado de coordinación depende de la naturaleza de las tareas a realizar y el grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan.

Cuando las tareas son muy especializadas se hace difícil conseguir una coordinación eficiente; debido a las diferencias de actitudes y estilos de trabajar que surgen en forma natural, entre los miembros de distintos departamentos.

Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor será la necesidad de información.

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Problemas de las Organizaciones

Organización

Satisfacción laboral

baja

Desánimo Baja en calidad de

producto

Baja en la

productividad

Ausentismo o

retrasos

Disminución de utilidades

Rotación alta de

personal

Actitudes

negativas Actividades

negativas

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

Estructura Organizacional

El patrón específico de relaciones que los gerentes crean en el proceso del diseño organizacional se llama Estructura Organizacional.

Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las

actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los

gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre

empleados y empleados.

Las formas de estructuras básicas son:

1. Organización Lineal

2. Organización Funcional

3. Organización Producto/Mercado

4. Organización Matricial

1.- Estructura Lineal

Auxiliar Auxiliar

JEFE 1

Auxiliar Auxiliar

JEFE 2

GERENTE

… Organización Lineal

VENTAJAS

• Definición clara de autoridad y responsabilidad estable

• Facilita la rapidez de acción

DESVENTAJAS

• Rígida e inflexible, autocrática, arbitraria

• Los jefes ejecutan órdenes con independencia unos de otros

• Se confía mucho en la pericia y conocimiento del trabajador

• Se tiende a la imprescindibilidad, vulnerable

2.- Estructura Funcional

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

REC. HUM.

VICEPRESIDENTE

MERCADOTEC.

VICEPRESIDENTE

PRODUCCION

VICEPRESIDENTE

FINANZAS

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… Organización Funcional

VENTAJAS

• La usan principalmente las empresas pequeñas que ofrecen una línea limitada de productos.

• Facilita la supervisión, ya que se debe ser experto en un gama limitada de habilidades.

• Facilita el movimiento de las habilidades especializadas.

DESVENTAJAS

• Al crecer la organización, resulta un poco difícil tomar decisiones rápidas, ya que se depende de la sede central.

• Se hace complicado el determinar la responsabilidad y juzgar los resultados (¿si un producto fracasa?).

• Se complica la tarea del desarrollo de un trabajo coordinado.

3. Organización por División

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

I & D

VICEPRESIDENTE

Marketing

GERENTE GENERAL

Productos

de Patente

GERENTE GENERAL

Productos

Farmacéuticos

GERENTE GENERAL

Productos para el

Cuidado Personal

VICEPRESIDENTE

Producción

VICEPRESIDENTE

Finanzas

DIVISIÓN POR

PRODUCTOS

…Organización por División

VENTAJAS

• La tarea entera se logra coordinar con mayor facilidad, elevándose el

desempeño laboral.

• La calidad y la rapidez de la toma de decisiones se mejora.

• Se descentraliza la toma de decisiones, al tener las divisiones mayor

autonomía. Las responsabilidades asumidas se denotan claramente.

DESVENTAJAS

• Se tiende a colocar los intereses de la división por encima de las

metas de la organización.

• Los gastos administrativos se elevan, puesto que cada división tiene

su propio staff y especialistas.

4. Organización Matricial

Negocio 1

Negocio 2

Negocio 3

Negocio 4

Presidente

Gerente

Marketing Gerente

I+D

Gerente

Produccción

Gerente

Pruebas

Cen

tro

s d

e U

tili

dad

Centros de costo

…Organización Matricial

VENTAJAS

• Permite reunir diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo.

• Los problemas de coordinación se reducen al mínimo.

• Se logra entender de mejor manera las demandas de las otras divisiones.

• La organización se vuelve más flexible y evita duplicaciones de personal.

DESVENTAJAS

• No todo los trabajadores se adaptan a este sistema.

• Si las jerarquías no están viene establecidas, genera problemas de asumir responsabilidades.

Estructuras: Empresa Pequeña

Características • Un solo producto

• Una sola tecnología

• Un solo mercado

Tipo de Estructura • Lineal

• Centralizada

Titular Gerente

Almacén Ventas

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Estructuras: Empresa Mediana

Características • Un solo producto

• Una sola tecnología

• Un solo mercado

• Mayor volumen que la pequeña

Tipo de Estructura • Estructura Funcional

Director General

Director Económico Financiero

Director De

Marketing

Director De

Producción

Director De

Personal

Director De

Administración

Estructuras: Empresa Grande

Características • Diversidad productos

• diversidad tecnologías

• Varios mercados

• Mayor volumen que la mediana

Tipo de Estructura • Estructura Funcional

• Descentralización geográfica

• Relaciones funcionales

Estructuras: Empresa Grande y

Diversificada

Características • Variedad de productos

• Variedad de tecnologías

• Variedad de mercados/segmentos

• Variedad de canales de

distribución

Tipo de Estructura • Estructura mixta

• Estructura por productos o por

divisiones, organización matricial,

etc.

• Caso 1

– Añade nuevos productos

– Mantiene la tecnología

– Mantiene el mercado

• Caso 2

– Añade nuevos productos

– Mantiene la tecnología

– Mercados o segmentos distintos

• Caso 3

– Añade nuevos productos

– Nueva tecnología

– Nuevos Mercados

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMAS

Los organigramas son útiles instrumentos de

organización y nos revelan:

“La división de funciones, los niveles jerárquicos, las

líneas de autoridad y responsabilidad, los canales

formales de la comunicación, la naturaleza lineal o

asesoramiento del departamento, los jefes de cada

grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las

relaciones que existen entre los diversos puestos de la

empresa en cada departamento o sección de la misma."

… Organigrama Que contiene un Organigrama:

– Un elemento (figuras)

– La estructura de la organización

– Los aspectos más importantes de la organización

– Las funciones

– Las relaciones entre las unidades estructurales

– Los puestos de mayor y aun los de menor importancia

– Las comunicaciones y sus vías

– Las vías de supervisión

– Los niveles y los estratos jerárquicos

– Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la

organización

– Las unidades de categoría especial.

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• Finalidad: – Representa las diferentes unidades y jerarquías

– Refleja los diversos tipos de trabajo asignados

– Representación de la división de trabajo

– Mostrar como se agrupan los cargos en unidades administrtivas

• Requisitos: – Deben ser claros, no hay que exceder en cuadros

– No deben contener a los trabajadores o empleados

– Deben contener nombre de funciones y no de personas

... Organigramas ... Organigramas

• Ventajas: – Obliga a sus autores aclarar sus ideas

– Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo

– Muestra quién depende de quién

– Indica a los administradores y al personal nuevo como se integran a la organización

• Desventajas: – Muestran solamente las relaciones formales

– No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles

– Indican tal como debería ser o como era la organización

– Puede confundir las relaciones de autoridad con el status

Ubicación Representativa de

Unidades Orgánicas

De Línea

De Asesoría

De Apoyo

De Alta

Dirección

De Control

Interno

… Símbolos y Referencias

1.- Sobre las líneas llenas:

Especialización Autoridad

Continuación

Mando, autoridad Apoyo

Asesoría, Consultoría o Comités

Control, Auditoria

… Símbolos y Referencias

2.- Sobre las líneas discontinuas:

Coordinación Funcional Unidades Temporal

Autoridad Funcional

3.- Sobre las Figuras Geométricas:

Proporción (2:3 ó 1:3) Formatos Texto

… Símbolos y Referencias

Autonomía Absoluta Autonomía Relativa Misma Autoridad y responsabilidad

Unidad Destacada Unidad Temporal Comité Participativo

#

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… Símbolos y Referencias

a) Equivalentes

4.- De la forma de Ordenamiento y Presentación:

b) Apoyo

… Símbolos y Referencias

c) Simetría en distribución espacial

… ejemplo de Asesorías

Gerencia

General

Asesoría

Financiera

Asesoría

Laboral

Directorio

Consejo

Ejecutivo

Gerencia

General

Gerencia Gerencia Gerencia

Asesoría

Legal

Asesoría

Marketing

Coordinación

Departamento

De

Producción

Sección

Calidad

Sección

Talleres

Sección

Mantenimiento

Asesor

Técnico Técnica

… Tipos de Organigramas

• Por su Disposición (forma) – Vertical (se indica en forma objetiva la jerarquía)

– Horizontal (se sigue la forma normal de leer)

– Escalar (con sangrías se indica niveles jerárquicos)

– Circular (se trazan círculos para los niveles jerárquicos)

• Por su Contenido (información) – Estructural (describe la estructura orgánica)

– Funcional (describe departamento y funciones)

– Personal (detalla características del puesto)

• Por su Extensión (finalidad comunicativa) – Sintético (se gráfica los órganos más importantes)

– Analítico (se gráfica todos los órganos de la empresa)

… Por su Disposición (forma)

Vertical

Horizontal

… Por su Disposición

Escalar

Circular

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… Por su Contenido (información)

Estructural

De Personal Funcional

… Por su Extensión (comunicación)

Sintética

Analítica

Ejemplo – TODO USO S.R.L

Documente por medio de un organigrama la información que se detalla

a continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera

necesario.

• La empresa "Todo Uso S.R.L." se dedica a la fabricación y

comercialización de juguetes, artículos para el hogar e insumos de

oficina. Se encuentra bajo la dirección de la Gerencia General,

integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y

Ventas.

• La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y

una sección. El departamento (Vendedores) está a cargo de los

vendedores tanto internos como externos. La sección que posee la

Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturación de las

ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos

Humanos.

…Ejemplo – TODO USO S.R.L • La Gerencia de Producción se encuentra departa mentalizada por

productos, lo cual facilita la administración y división de las tareas a

realizar. La compra de materia prima de los departamentos, se

realizan mediante la sección Compras, que depende directamente de

la Gerencia de Producción.

• La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una

sección Reclutamiento (con una oficina de Búsqueda), y un

departamento de Capacitación. En este último se encuentran dos

secciones (Orientación y Perfeccionamiento), cumpliendo así, las tareas

que le son propias.

• Las tareas de registro contable, fueron tercerizadas al estudio contable

"Alanis S.A.". Además, la Gerencia General posee un asesor en materia

contable que ayuda a controlar los resultados de la consultora

contratada.

…Ejemplo – TODO USO S.R.L Ejercicio

Objetivos: Documente por medio de un organigrama la información que se

detalla a continuación. Detecte errores y realice sugerencias si considera

necesario. Agregar 2 asesorías.

• Germán Vázquez es el presidente de una empresa llamada Design &

Harmony que se dedica a la fabricación y comercialización de muebles

para el hogar. La empresa trabaja en Lima y en las principales capitales

del interior del país. Entre sus productos se pueden encontrar: sillones,

mesas, poltronas y escritorios (entre otros).

• El negocio cuenta con un Gerente General, Andrés Santos encargado

de supervisar el correcto funcionamiento de la empresa. De su

Gerencia se desprenden varias gerencias más.

• La Gerencia de Comercialización se encuentra departamentalizada por

productos. Posee además una

• Oficina de Publicidad y una sección para la zona geográfica de Lima

Provincias.

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GRACIAS