kandungan manual kualiti hospital jasin 2021 - Kementerian ...

KANDUNGAN MANUAL KUALITI HOSPITAL JASIN 2021 1.0 SKOP

2.0 RUJUKAN NORMATIF

3.0 ISTILAH DAN TAKRIFAN

4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Pengenalan Hospital Jasin 4.2 Pihak Berkepentingan (Stakeholders) 4.3 Skop Perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

Perkhidmatan Rawatan Pesakit Dalam Perkhidmatan Rawatan Pesakit Luar Perkhidmatan Sokongan Klinikal Perkhidmatan Sokongan Bukan Klinikal Perkhidmatan Sokongan Swasta Pengecualian Skop Pelaksanaan

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan Proses-proses

5.0 KEPIMPINAN 5.1 Kepimpinan dan Komitmen 5.1.1 Am 5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan

Kategori Pelanggan Hospital Jasin Piagam Pelanggan Hospital Jasin

5.2 Dasar Kualiti 5.2.1 Dasar Kualiti Hospital 5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar Kualiti 5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi

6. PERANCANGAN

6.1 Tindakan menyatakan risiko dan peluang 6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 6.3 Merancang perubahan

7.0 SOKONGAN

7.1 Sumber 7.1.1 Am 7.1.2 Modal Insan 7.1.3 Prasarana 7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses

7.1.5 Sumber pemantauan dan pengukuran 7.1.6 Pengetahuan Organisasi 7.2 Kekompetenan 7.3 Kesedaran 7.4 Komunikasi 7.5 Maklumat Didokumentasikan

8.0 OPERASI

8.1 Perancangan dan kawalan operasi 8.2 Keperluan Perkhidmatan 8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.2 Menentukan keperluan untuk perkhidmatan 8.2.3 Kajian semula keperluan untuk perkhidmatan 8.2.4 Perubahan keperluan untuk perkhidmatan 8.3 Rekabentuk dan pembangunan perkhidmatan 8.4 Kawalan terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar 8.4.1 Am 8.4.2 Jenis dan takat kawalan 8.4.3 Maklumat untuk penyedia luar 8.5 Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 8.5.1 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan 8.5.2 Pengenalpastian dan kebolehkesanan 8.5.3 Harta kepunyaan pelanggan atau penyedia luar 8.5.4 Pemeliharaan 8.5.5 Aktiviti selepas hantar serah 8.5.6 Kawalan perubahan 8.6 Pelepasan perkhidmatan 8.7 Kawalan output tak akur

9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian 9.1.1 Am 9.1.2 Kepuasan Pelanggan 9.1.3 Analisa dan penilaian 9.2 Audit Dalaman 9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.3.1 Am 9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan 9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan

10.0 PENAMBAHBAIKAN

10.1 Am 10.2 Ketakakuran dan tindakan pembetulan 10.3 Penambahbaikan berterusan

11.0 SENARAI LAMPIRAN :

Lampiran 1 - Carta Organisasi Hospital Jasin

Lampiran 2 – Hubungkait Proses-proses Hospital Jasin

Lampiran 3 – Manual Kualiti Unit-unit

Proses / aktiviti Dokumen Rujukan Rekod Tempoh Simpanan Rekod Lokasi Rekod

Lampiran 4 – Senarai Objektif Kualiti Hospital Jasin Lampiran 5 – Isu-isu Luaran Hospital Jasin Lampiran 6 – Isu-isu Dalaman Hospital Jasin Lampiran 7 – Stakeholders & Jangkaan ( Expectations ) Lampiran 8 – Manual Pengurusan Risiko

SENARAI MANUAL KUALITI UNIT-UNIT HOSPITAL JASIN

1) Unit Kecemasan & Trauma 2) Rawatan Pesakit Dalam + ICU 3) Klinik Pakar 4) Dewan Bedah 5) Unit Fisioterapi 6) Unit Pemulihan Carakerja 7) Unit Dietetik & Sajian 8) Unit Pengimejan & Diagnostik 9) Unit Patologi & Tabung Darah 10) Unit Farmasi & Bekalan 11) Unit Perkhidmatan Bekalan Steril (UPBS) 12) Unit Pentadbiran 13) Unit Kewangan 14) Unit Teknologi Maklumat 15) Unit Rekod Perubatan 16) Unit Kejuruteraan 17) Unit Hemodliasis 18) Unit Daycare 19) Unit T&CM

HOSPITAL JASIN

MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)

1

1.0 SKOP

1.1 Manual Kualiti ini adalah dokumentasi kepada Sistem Pengurusan Kualiti Hospital Jasin, di mana organisasi ini:

Sentiasa komited untuk menyediakan perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan, memenuhi keperluan pihak yang berkepentingan (stakeholders) serta mematuhi undang-undang yang berkaitan, dan

Sentiasa berusaha untuk meningkatkan tahap kepuasan pelanggan melalui

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti yang cekap dan berkesan. Ini

merangkumi proses-proses penambahbaikan secara berterusan yang melibatkan pengurusan risiko, audit dalaman, kajian kepuasan pelanggan, kajian prestasi pembekal luaran, pengurusan aduan pelanggan dan juga Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).

1.2 Manual Kualiti ini disediakan oleh Hospital Jasin berdasarkan kepada keperluan-

keperluan Malaysian Standard MS ISO 9001:2015, Sistem Pengurusan Kualiti –

Keperluan (Semakan Kedua) (ISO 9001:2015, IDT) yang diterbitkan oleh Jabatan Standard Malaysia pada tahun 2017.

2.0 RUJUKAN NORMATIF

Bahan-bahan rujukan yang digunakan secara normative dalam dokumen Manual Kualiti ini adalah seperti berikut:

2.1 Malaysian Standard MS ISO 9000:2015, Quality Management Systems –

Requirements (Second revision) (ISO 9000:2015, IDT).

2.2 Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 2018 – Panduan

Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Berasaskan MS ISO 9001:2015 Bagi

Agensi Sektor Awam 2.3 Perintah Am Kerajaan.

2.4 Arahan Perbendaharaan.

2.5 Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. 2.6 Pekeliling Jabatan Kesihatan Negeri Melaka dan Kementerian Kesihatan Malaysia

(KKM).

HOSPITAL JASIN


2

2.7 Clinical Practice Guideline, Standard Operating Procedure (SOP) dan semua garispanduan terbitan KKM.

3.0 ISTILAH DAN TAKRIFAN

Dalam konteks Manual Kualiti ini, istilah dan takrifan yang diberikan dalam ISO 9001:2015 adalah diguna pakai.

4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Pengenalan Hospital Jasin Daerah Jasin berkeluasan 676 kilometer persegi dan penduduknya adalah seramai

154,400 orang (statistik 2017). Bandar Jasin berjarak 30 kilometer dari Bandaraya Melaka dan 26 kilometer dari Hospital Melaka yang merupakan hospital rujukan utama bagi kes-kes yang memerlukan rawatan intensif.

Hospital Jasin fasa 2 dibina pada 16 Oktober 2001 dengan kos RM 76,235,000 di

atas tapak berkeluasan 34.529 ekar. Ia mula beroperasi pada 1 Mac 2005 dengan 90

buah katil, iaitu 32 katil pesakit di Wad Lelaki, 32 katil pesakit di Wad Perempuan, 22 katil pesakit di Wad Pediatrik dan 4 katil di Unit Rawatan Rapi. Hospital ini mengendalikan kes bersalin berisiko rendah, menjalankan pembedahan elektif dan pembedahan kecemasan juga pembedahan harian (daycare surgery) di Dewan

Bedah. Perkhidmatan rawatan pesakit luar diberikan oleh Unit Kecemasan & Trauma, Klinik Pakar, Unit Hemodialisis, Unit Rehabilitasi dan Unit Perubatan Tradisional & Komplementari.

Dalam menyediakan perkhidmatan rawatan pesakit luar dan pesakit dalam, Hospital Jasin disokong oleh perkhidmatan sokongan klinikal dan sokongan bukan klinikal.

Perkhidmatan sokongan hospital dibekalkan oleh pihak konsesi swasta yang dilantik KKM dan khidmat kawalan keselamatan pula disediakan oleh syarikat swasta secara kontrak KKM. Ini adalah bagi memastikan pelanggan mendapat perkhidmatan yang

terbaik. Analisa ke atas isu-isu luaran (rujuk Lampiran 5) dan isu-isu dalaman (Rujuk

Lampiran 6) yang berpotensi mempengaruhi operasi hospital dijalankan dan disemak dari masa ke masa. Tindakan pengurusan risiko, penambahbaikan dan pencegahan dilakukan bagi menangani isu-isu yang dikenalpasti (rujuk Lampiran

8).

HOSPITAL JASIN


3

4.2 Pihak Berkepentingan (Stakeholders) Pengarah Hospital Jasin bertanggungjawab melaporkan prestasi perkhidmatan

hospital kepada Timbalan Pengarah Kesihatan (Bahagian Perubatan) dan juga Pengarah Kesihatan Negeri Melaka. Selanjutnya, bergantung kepada tahap kritikal sesuatu perkara, Pengarah Hospital Jasin juga bertanggungjawab melaporkan secara

terus kepada Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia, Ketua Setiausaha KKM dan Menteri Kesihatan.

Pada tahun 2014, di bawah projek rintis Hospital Kluster KKM, Hospital Kluster Melaka telah diwujudkan di mana Hospital Melaka berperanan sebagai Lead Hospital (LH) manakala Hospital Jasin dan Hospital Alor Gajah selaku Non-Lead Hospital (NLH). LH bertanggungjawab meluaskan skop perkhidmatan kepakaran bagi disiplin

tertentu ke NLH. Konsep kluster juga melibatkan perkongsian sumber-sumber tenaga manusia, aset dan consumables. Dengan perluasan skop perkhidmatan ini, penggunaan (utilisation) fasiliti-fasiliti di NLH dapat dioptimakan dan pada masa

yang sama kesesakan di LH dapat dikurangkan. Berdasarkan konsep kluster ini, Pengarah Hospital Jasin perlu melaporkan isu-isu

berkaitan perlaksanaan kluster kepada Pengarah Hospital Melaka. Pihak-pihak berkepentingan (stakeholders) yang berkaitan dengan Hospital Jasin

adalah seperti berikut; Kementerian Kesihatan Malaysia, Pengarah Kesihatan Negeri Melaka, Pengarah Hospital Melaka (Pengarah Hospital Kluster Melaka), Ahli Lembaga Pelawat Hospital Jasin, Pegawai Daerah Jasin, Exco Kesihatan Negeri Melaka,

Timbalan Exco Kesihatan Negeri Melaka, Ahli Parlimen Jasin, pesakit, waris pesakit dan juga anggota-anggota hospital ini.

Lampiran 7 adalah senarai stakeholders Hospital Jasin dan jangkaan-jangkaan mereka terhadap hospital ini. Senarai ini sentiasa disemak dari semasa ke semasa bagi memastikan kepentingan stakeholders dapat dijaga dengan baik.

4.3 Skop Perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

Skop pelaksanaan dan pensijilan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di Hospital Jasin, Melaka adalah seperti berikut:

MMeellaakkssaannaakkaann ppeerrkkhhiiddmmaattaann rraawwaattaann ppeessaakkiitt ddaallaamm,, ppeerrkkhhiiddmmaattaann

rraawwaattaann ppeessaakkiitt lluuaarr sseerrttaa aakkttiivviittii--aakkttiivviittii ssookkoonnggaann kklliinniikkaall ddaann bbuukkaann

kklliinniikkaall yyaanngg bbeerraassaasskkaann kkeeppaaddaa kkeeppeerrlluuaann ssttaannddaarrdd MMSS IISSOO 99000011::22001155. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 Hospital Jasin ini dilaksanakan di lokasi berikut:

HOSPITAL JASIN


4

Hospital Jasin, Jalan Utama, 77000 Jasin,

Melaka Bandaraya Bersejarah. SPK Hospital Jasin meliputi semua proses yang terlibat dalam menyediakan

perkhidmatan-perkhidmatan seperti berikut: Perkhidmatan Rawatan Pesakit Dalam

Rawatan pesakit dalam merangkumi aktiviti diagnosa penyakit dan memberi rawatan kepada pesakit yang dimasukkan ke wad. Kes pesakit dalam yang boleh dirawat di Hospital Jasin merangkumi kes-kes daripada disiplin berikut:

i. Perubatan ii. Pediatrik

iii. Anestesiologi iv. Ortopedik v. Pembedahan Am

vi. Pembedahan Plastik vii. Rehabilitasi viii. Kebidanan (Obstetrik) dan Sakit Puan (Ginekologi)

Perkhidmatan Rawatan Pesakit Luar

Perkhidmatan merangkumi disiplin berikut:

i. Kecemasan & Trauma

ii. Klinik Pakar iii. Rawatan Harian (Daycare Surgery) iv. Hemodialisis

v. Rehabilitasi vi. Perubatan Tradisional & Komplementari

Unit Kecemasan & Trauma mengendalikan kes-kes kecemasan di mana rawatan diberi dengan segera mengikut sistem ‘triage’ pesakit. Perkhidmatan yang disediakan termasuklah triage, resusitasi dan perkhidmatan ambulan.

Perkhidmatan rawatan pesakit luar di Klinik Pakar diberikan oleh pakar-pakar atas lawatan yang datang secara berjadual dari Hospital Melaka dan juga dari Universiti Kolej Manipal Malaysia. Mereka terdiri daripada pakar-pakar dalam

pelbagai disiplin. Unit Rehabilitasi menyediakan rawatan pemulihan oleh Jurupulih Anggota dan juga Jurupulih Carakerja. Pada 9 Januari 2012, Unit Hemodialisis Hospital Jasin telah memulakan perkhidmatan rawatan hemodialisis kepada pesakit yang mengalami kegagalan buah pinggang kronik. Unit

Perubatan Tradisional & Komplementari mula beroperasi pada 17 September 2014.

HOSPITAL JASIN


5

Perkhidmatan Sokongan Klinikal Aktiviti-aktiviti sokongan klinikal melibatkan perkhidmatan-perkhidmatan yang

membantu dalam proses diagnosa penyakit dan prosedur perawatan pesakit. Ia meliputi:

i. Patologi & Transfusi Darah ii. Radiologi iii. Dietetik & Sajian

iv. Bekalan Bahan Steril v. Farmasi & Bekalan vi. Terapi Anggota (Fisioterapi) vii. Terapi Cara Kerja (Occupational Therapy)

viii. Perubatan Tradisional & Komplementari

Perkhidmatan Sokongan Bukan Klinikal

Perkhidmatan Sokongan Bukan Klinikal memberi khidmat dalam pengurusan hospital. Kesemua unit ini memberikan perkhidmatan kepada pelanggan

dalaman dan juga pelanggan luaran. Ia terdiri daripada:

i. Pentadbiran

ii. Kewangan iii. Penyeliaan iv. Kejuruteraan

v. Teknologi Maklumat vi. Kualiti, Aset & Latihan vii. Rekod Perubatan

Perkhidmatan Sokongan Swasta

Perkhidmatan Sokongan Swasta terdiri daripada:

i. Kawalan Keselamatan ii. Khidmat Sokongan Hospital

Hospital Jasin menggunakan servis pihak luar (outsourced services), bagi beberapa perkhidmatan seperti berikut:

Perkhidmatan facility & engineering management, biomedical & equipment management, clinical waste management, cleansing services dan linen & laundry services oleh pihak konsesi Medivest Sdn Bhd.

Perkhidmatan reagent rental dan perkhidmatan ujian makmal dari makmal rujukan seperti Hospital Melaka, Institut Penyelidikan Perubatan dan lain-

lain.

HOSPITAL JASIN


6

Perkhidmatan kawalan keselamatan swasta.

Perkhidmatan pakar-pakar Hospital Melaka atau kolej perubatan swasta.

Pengawalan ke atas Perkhidmatan ‘facility & engineering’, ‘biomedical –service of equipments’, ‘clinical waste’, ’cleansing’ dan ’linen & laundry’ dijelaskan

secara terperinci di dalam dokumen kontrak KKM dengan Medivest Sdn Bhd. Pengawalan ke atas perkhidmatan kawalan keselamatan yang dibekalkan oleh

syarikat swasta dijelaskan secara terperinci dalam dokumen kontrak KKM dengan syarikat yang diberikan kontrak.

Bagi perkhidmatan makmal pihak ketiga (outsourced), pengawalan dibuat melalui pengesahan Pegawai Sains daripada hospital berkaitan serta disahkan sekali lagi oleh Pegawai Sains Hospital Jasin. Pengawalan dijelaskan di dalam

prosedur operasi makmal. Pengecualian Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan SPK Hospital Jasin tidak termasuk klausa 8.3 (Rekabentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan). Klausa ini adalah tidak berkaitan

kerana jenis-jenis perkhidmatan yang disediakan di Hospital Jasin tidak melibatkan proses kerja yang berkaitan dengan rekabentuk dan pembangunan.

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan Proses-proses

SPK Hospital Jasin merangkumi ciri-ciri berikut:

a) Mengenalpasti proses-proses yang perlu ada dalam SPK Hospital Jasin. b) Menentukan input yang diperlukan dan output yang dijangkakan daripada

proses-proses tersebut.

c) Menggariskan urutan dan saling tindak/hubungkait di antara proses-proses (Lampiran 2),

d) Menentukan dan mengguna pakai kriteria dan kaedah yang diperlukan bagi

memastikan operasi dan kawalan proses yang berkesan, e) Menentukan sumber yang diperlukan untuk proses berjalan dengan baik dan

sentiasa memastikan ketersediaannya.

f) Menetapkan tanggungjawab dan bidang kuasa kepada anggota untuk melaksanakan setiap proses dengan baik.

g) Mewujud dan melaksana kaedah pengurusan risiko ke atas setiap proses

penyampaian perkhidmatan atau penghasilan produk. (Rujuk Manual Pengurusan Risiko Hospital Jasin)

h) Penetapan kaedah kawalselia dan kaedah penilaian proses “out sourcing “

i) Memantau dan menilai proses yang dilaksanakan, j) Melaksanakan tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang

dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan,

HOSPITAL JASIN


7

k) Semua maklumat yang didokumentasikan akan dikemaskini dan disimpan dengan baik.

5.0 KEPIMPINAN

5.1 Kepimpinan dan Komitmen

5.1.1 Am

Pengurusan Hospital Jasin diketuai oleh Pengarah Hospital yang bertanggungjawab dalam aspek tadbir urus korporat (corporate governance) dan tadbir urus klinikal (clinical governance). Pengarah Hospital akan memuktamadkan pelantikan ketua unit, skop perkhidmatan yang bakal diberikan

kepada pelanggan, penempatan sumber manusia, sasaran kerja tahunan (SKT) dan sebagainya. Beliau bertanggungjawab menentukan hala tuju hospital dan memastikan pematuhan terhadap dasar-dasar Kementerian Kesihatan Malaysia.

Timbalan Pengarah Hospital adalah seorang Pegawai Perubatan Pentadbir yang membantu Pengarah Hospital dalam urusan tadbir urus korporat dan juga tadbir

urus klinikal. Beliau juga bertanggungjawab merancang dan melaksana sistem pengurusan kualiti berdasarkan standard ISO 9001:2015 dan standard Akreditasi MSQH di Hospital Jasin.

Setiap unit diketuai oleh seorang ketua unit yang dilantik oleh Pengarah mengikut kelayakan, pengalaman dan kemahiran seseorang individu agar

bersesuaian dengan skop perkhidmatan sesebuah unit yang diketuainya. Unit-unit di Bahagian Pengurusan menjalankan perancangan serta penyampaian

perkhidmatan, merangka polisi hospital, merangka sistem pengurusan kualiti, pengurusan sumber-sumber, pengurusan perolehan dan lain-lain urusan pentadbiran organisasi. Unit-unit Klinikal dibantu oleh Unit-unit Sokongan Klinikal

bagi memastikan khidmat perawatan yang optimum diberikan kepada pesakit. Semua Ketua Unit diberikan kuasa dan tanggungjawab bagi menguruskan

sumber-sumber dan proses-proses kerja di unitnya secara efisien agar kualiti penyampaian perkhidmatan yang terbaik diberikan kepada pelanggan. Setiap anggota unit diberi orientasi tugas dan juga kefahaman mengenai SPK.

Pendekatan proses digunakan dan pemikiran berasaskan risiko juga diaplikasi oleh Ketua Unit dalam pengurusan unit.

Rujuk Carta Organisasi di Lampiran 1

HOSPITAL JASIN


8

5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan Kategori Pelanggan Hospital Jasin

Pelanggan utama Hospital Jasin ialah pesakit yang datang mendapatkan rawatan di hospital ini sama ada sebagai pesakit dalam atau pesakit luar. Mereka

dikategorikan sebagai pelanggan luaran. Kategori pelanggan dalaman adalah semua kakitangan Hospital Jasin. Pelanggan

dalaman menerima perkhidmatan (bukan rawatan) yang diberikan oleh unit-unit di Bahagian Pentadbiran sepanjang tempoh perkhidmatannya di hospital ini. Piagam Pelanggan Hospital Jasin

Hospital Jasin berjanji untuk memberikan perkhidmatan secara professional, selamat, mesra, penyayang dan berkualiti:

1) Keutamaan akan diberikan kepada kes-kes kritikal dan separa kritikal di Unit

Kecemaan & Trauma dengan masa menunggu seperti berikut;

Kes kritikal (Zon Merah) dirawat dengan serta-merta. Kes separa kritikal (Zon Kuning) dirawat dalam masa 15 minit. Lain-lain kes (Zon Hijau) dilihat mengikut keutamaan keadaan

pesakit. 2) Perkhidmatan Klinik Pakar akan diberikan mengikut giliran dan/atau keadaan

pesakit. Keutamaan akan diberikan kepada kanak-kanak, ibu hamil, warga

emas dan orang kurang upaya. 3) Maklumat akan diberikan kepada pelanggan berkenaan penyakit dan

perawatan.

4) Kerahsiaan maklumat peribadi, penyakit dan perawatan yang diberikan kepada pesakit adalah terjamin.

5) Kemudahan dan persekitaran yang bersih, selesa dan selamat disediakan.

5.2 Dasar Kualiti

5.2.1 Dasar Kualiti Hospital

Pengurusan Hospital Jasin mewujudkan Dasar Kualiti bagi meningkatkan prestasi secara berterusan. Dasar kualiti yang diwujudkan adalah: (a) Bersesuaian dan menyokong hala tuju Hospital Jasin ,

(b) Mengandungi komitmen untuk mematuhi keperluan-keperluan ISO 9001:2015 (c) Mengandungi komitmen untuk meningkatkan keberkesanan SPK secara

berterusan, dan

(d) Menyediakan asas untuk mewujudkan dan mengkaji semula objektif-objektif kualiti.

HOSPITAL JASIN


9

Dasar Kualiti Hospital Jasin adalah seperti berikut:

“ Hospital Jasin adalah komited kepada pengurusan rawatan perubatan yang cekap dan berkualiti berasaskan profesionalisme perubatan yang tinggi serta berusaha memenuhi kehendak pelanggan ke arah penambahbaikan secara berterusan.”

UUnnttuukk mmeennccaappaaii hhaassrraatt tteerrsseebbuutt HHoossppiittaall JJaassiinn mmeessttiillaahh::

MMeellaakkssaannaa ddaann mmeennggeekkaallkkaann SSPPKK yyaanngg mmeemmaattuuhhii kkeeppeerrlluuaann--

kkeeppeerrlluuaann MMSS IISSOO 99000011::22001155

MMeenniinnggkkaattkkaann kkeebbeerrkkeessaannaann SSPPKK yyaanngg ddiillaakkssaannaakkaann sseeccaarraa

bbeerrtteerruussaann,, ddaann

SSeennttiiaassaa mmeemmbbuuaatt sseemmaakkaann tteerrhhaaddaapp mmaannuuaall ppeenngguurruussaann rriissiikkoo,,

kkeeccuukkuuppaann ssuummbbeerr--ssuummbbeerr ddaann mmeellaakkssaannaakkaann ttiinnddaakkaann ppeenncceeggaahhaann//

ppeemmbbeettuullaann bbaaggii mmeemmppaassttiikkaann oobbjjeekkttiiff--oobbjjeekkttiiff kkuuaalliittii yyaanngg tteellaahh

ddiitteettaappkkaann ddaappaatt ddiiccaappaaii..

5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar Kualiti

Semua anggota Hospital Jasin diberikan pengetahuan mengenai Dasar Kualiti

Hospital Jasin melalui kaedah-kaedah berikut:

i) Orientasi anggota baru oleh ketua unit ii) Taklimat ISO 9001:2015 (diberikan oleh pihak pengurusan secara berkala) iii) Dasar Kualiti dipaparkan secara strategik di dinding setiap unit.

5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi

Tanggungjawab dan kuasa untuk semua anggota dijelaskan di dalam Carta Organisasi, surat perlantikan, senarai tugas, myPortfolio dan prosedur-prosedur kualiti yang didokumenkan. Tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan untuk difahami

oleh semua anggota melalui mesyuarat, latihan dan taklimat untuk memastikan SPK dilaksana dan dikekalkan dengan cekap dan berkesan.

Pengarah Hospital Jasin melantik pegawai kumpulan pengurusan dan professional sebagai Wakil Pengurusan yang mempunyai tanggungjawab seperti berikut :-

(a) Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPK diwujud, dilaksana dan disenggara,

(b) Melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai prestasi SPK dan sebarang keperluan untuk penambahbaikan,

(c) Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan di kalangan anggota organisasi, dan

HOSPITAL JASIN


10

(d) Sebagai pegawai yang boleh dihubungi oleh pihak-pihak luar berhubung dengan perkara-perkara yang berkaitan dengan SPK.

Pengarah Hospital juga melantik 3 orang Timbalan Wakil Pengurusan bagi membantu Wakil Pengurusan dalam pelaksanaan SPK.

6. PERANCANGAN

Perancangan sistem pengurusan kualiti meliputi:

a) Mengenalpasti risiko dan peluang dengan mempertimbangkan isu dan keperluan yang telah dikenalpasti.

b) Menetapkan cara untuk menangani risiko dan peluang serta keberkesanannya. c) Mewujudkan objektif kualiti dan cara menilai keberkesanannya. d) Menentukan cara untuk melaksanakan perubahan terhadap sistem pengurusan

kualiti.

6.1 Tindakan menyatakan risiko dan peluang 6.1.1 Berpandukan isu dan keperluan yang telah dikenalpasti, Hospital Jasin menentukan

risiko dan peluang untuk dilakukan penambahbaikan dalam memastikan sistem pengurusan kualiti mencapai kesan yang dikehendaki serta mencegah kesan yang tidak diingini. Risiko dan peluang ini akan dinilai dari masa ke masa untuk

penambahbaikan. 6.1.2 Hospital Jasin sentiasa melakukan perancangan dalam mengambil, menghapus atau

mengelakkan punca risiko. Tindakan yang telah dilakukan akan dinilai keberkesanannya.

6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 6.2.1 Objektif kualiti diwujudkan oleh Hospital Jasin selaras dengan dasar kualiti dan

seterusnya meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti. Pemilihan objektif kualiti telah dibincangkan supaya ia relevan dan memenuhi kriteria yang mampu mendokong dasar kualiti. Objektif-objektif kualiti ini juga disebarkan untuk difahami oleh semua

anggota dan dipamerkan di lokasi-lokasi strategik.Pihak pengurusan Hospital Jasin sentiasa memastikan pencapaian objektif kualiti dipantau untuk tindakan penambahbaikan.

6.2.2 Hospital Jasin sentiasa membuat perancangan mengenai tindakan yang perlu

dilakukan untuk mencapai objektif kualiti. Pencapaian objektif kualiti dilaporkan oleh ketua unit mengikut ketetapan pelaporan dan dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan.

HOSPITAL JASIN


11

6.3 Merancang perubahan Segala perubahan yang hendak dilakukan terhadap sistem pengurusan kualiti akan

dilakukan secara terancang. Proses perubahan ini mengambil kira tujuan, input dan output yang dijangkakan, sumber yang diperlukan, tanggungjawab dan keberkesanannya.

7.0 SOKONGAN

7.1 Sumber

7.1.1 Am

Hospital Jasin menentu dan menyediakan sumber-sumber yang diperlukan bagi mewujud, melaksana, menyelenggara dan menambah baik secara berterusan SPK berdasarkan realiti keupayaan semasa. Keperluan sumber dikenalpasti dan

ditentukan melalui penyediaan anggaran belanjawan mengurus, berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan yang terkini.

7.1.2 Modal Insan

Hospital Jasin memastikan hanya kakitangan yang mempunyai kelayakan dari segi

pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman akan ditugaskan untuk melaksanakan tugasan. Ini akan dapat memberikan kesan yang positif kepada kualiti perkhidmatan.

7.1.3 Prasarana

Hospital Jasin komited dalam memastikan penyediaan prasarana yang sesuai dan ianya diselenggara dengan sempurna bagi memastikan kelancaran perkhidmatan rawatan pesakit dan memenuhi kehendak pelanggan.

Penyelenggaran prasarana dilaksanakan secara berjadual oleh pembekal/ syarikat konsesi yang dilantik oleh KKM. Aktiviti-aktiviti penyelenggaraan, pembetulan dan

pencegahan dilaksanakan secara sistematik dan berkesan untuk memastikan keperluan-keperluan perkhidmatan sentiasa dipatuhi.

Prasarana yang diperlukan termasuk:

a) Bangunan, persekitaran kerja dan kemudahan-kemudahan berkaitan.

b) Peralatan berkaitan perkakasan dan perisian sistem teknologi maklumat yang

digunakan.

c) Perkhidmatan Sokongan termasuk pengangkutan, komunikasi dan sistem

teknologi maklumat.

HOSPITAL JASIN


12

7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses

Hospital Jasin memastikan persekitaran kerja yang kondusif, selesa dan harmoni

untuk mencapai tahap penyampaian perkhidmatan yang terbaik. Aspek keselamatan persekitaran merangkumi faktor-faktor sosial, psikologi dan fizikal.

7.1.5 Sumber pemantauan dan pengukuran

Bagi memastikan keberkesanan SPK dalam memenuhi semua keperluan yang telah

ditetapkan, pihak pengurusan Hospital Jasin hendaklah meneliti dan mengkaji semula dan mengemaskini SPK apabila diperlukan.

Pemantauan dan pengukuran proses SPK adalah seperti contoh-contoh berikut:

a) Penyeliaan dan pemantauan secara berterusan dalam kerja seharian oleh Ketua Unit,

b) Laporan-laporan seperti objektif kualiti, maklumbalas pelanggan dan kajian

kepuasan pelanggan yang dianalisa, dibentang dan dibincangkan dalam mesyuarat peringkat hospital,

c) Audit-audit seperti audit dalaman ISO, audit hand hygiene, dan audit

keselamatan pekerjaan, d) Penyelenggaraan (PPM), kalibrasi dan verifikasi peralatan secara berkala.

Prosedur dan arahan kerja, spesifikasi, peralatan pengukuran serta rekod-rekod yang berkaitan perlu disediakan untuk memantau dan mengukur proses-proses tersebut. Rekod-rekod untuk menunjukkan bukti kepatuhan tersebut termasuk

kakitangan yang memberi kelulusan untuk menerima dan melepaskan perkhidmatan dikekalkan sebagai bukti dan untuk semakan lanjut.

Jika terdapat proses yang tidak mencapai matlamat yang telah dirancang, tindakan pembetulan dan tindakan penambahbaikan akan diambil oleh kakitangan yang bertanggungjawab kepada proses tersebut untuk memastikan pencapaiannya. Hasil

daripada pemantauan dan pengukuran proses-proses ini boleh digunakan untuk perancangan program penambahbaikan secara berterusan.

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

Hospital Jasin menentukan jenis-jenis latihan atau pengetahuan yang diperlukan

untuk melaksanakan SPK yang berkesan berdasarkan keperluan dan kemampuan semasa. Sekiranya berlaku perubahan skop perkhidmatan, Hospital Jasin menilai tahap pengetahuan sedia ada dan seterusnya menentukan cara memperolehi

pengetahuan tambahan yang diperlukan. Pengetahuan organisasi juga boleh diperolehi daripada pengalaman yang lalu seperti laporan incident reporting, penemuan audit, maklumbalas pelanggan dan

sebagainya.

HOSPITAL JASIN


13

7.2 Kekompetenan

Hospital Jasin menetapkan tahap kompetensi yang diperlukan oleh anggota bagi

setiap tugasan yang mana ia hanya boleh dilakukan oleh anggota yang terlatih dan kompeten.

Sekiranya didapati tahap kekompetenan anggota tidak mencukupi, maka latihan tambahan akan diberikan sehingga mencapai tahap kompetensi yang ditetapkan. Penilaian keberkesanan latihan/kursus dijalankan dari masa ke masa. Maklumat

kompetensi dan latihan/kursus diselenggara dan disimpan dengan baik.

7.3 Kesedaran

Hospital Jasin memastikan setiap anggota mengetahui dasar kualiti, objektif kualiti,

peranan mereka terhadap SPK dan implikasi jika keperluan SPK tidak dipenuhi.

7.4 Komunikasi Bagi memastikan SPK yang berkesan, Hospital Jasin menjalankan urusan dengan

pelanggan dalaman dan luaran menggunakan saluran komunikasi yang bersesuaian.

Pengurusan komunikasi ini sentiasa dikawal dan dipertingkatkan keberkesanannya melalui tanggungjawab yang jelas termasuk latihan-latihan yang berkaitan diberi dari masa ke semasa kepada kakitangan yang berkenaan.

7.5 Maklumat Didokumentasikan

Maklumat SPK Hospital Jasin yang didokumentasikan mengandungi: a) Kenyataan dasar dan objektif kualiti,

b) Manual Kualiti,

c) Prosedur Kualiti,

d) Dokumen dalaman dan luaran yang diperlukan untuk operasi dan kawalan

proses-proses SPK secara berkesan seperti Garis Panduan, Arahan Pekeliling, dan memo dalaman.

e) Rekod-rekod seperti fail dan kad rawatan pesakit, preskripsi pesakit dalam dan luar dan borang permohonan ujian makmal yang telah diisi.

Semua maklumat didokumentasikan yang disediakan untuk pelaksanaan sistem

pengurusan kualiti disimpan, dikawal, diakses, dilindungi dan dilupuskan mengikut tatacara keperluan prosedur yang didokumenkan. Kawalan ini bertujuan untuk

HOSPITAL JASIN


14

memastikan semua dokumen sentiasa boleh digunakan untuk rujukan dalam pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.

8.1 OPERASI 8.1 Perancangan dan kawalan operasi

Hospital Jasin merancang, melaksanakan dan mengawal proses (rujuk 4.4), bagi

mematuhi keperluan perkhidmatan, dan melaksanakan tindakan yang telah

ditetapkan dalam Klausa 6. Ini boleh dicapai melalui :

a) Menentukan keperluan perkhidmatan

b) Mewujudkan kriteria untuk proses kerja dan perkhidmatan c) Menentukan sumber bagi memastikan keupayaan mencapai perkhidmatan d) Melaksanakan kawalan seperti aktiviti pemeriksaan, pemantauan dan

pengukuran yang diperlukan terhadap proses kerja berdasarkan kriteria yang

diwujudkan e) Mengekalkan maklumat didokumenkan terhadap pelaksanaan proses kerja

berdasarkan perancangan yang telah dibuat. Ianya sebagai bukti pematuhan

perkhidmatan terhadap keperluan.

Kawalan dibuat untuk sebarang perubahan terancang dan Hospital Jasin perlu

menilai kesan perubahan yang berlaku, dengan melakukan tindakan yang bersesuaian sekiranya diperlukan.

Hospital Jasin hendaklah melakukan kawalan terhadap outsourced process (rujuk 8.4).

8.2 Keperluan Perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan Hospital Jasin mewujudkan komunikasi bersama pelanggan terhadap:

a) Maklumat berkaitan perkhidmatan. b) Pertanyaan, kontrak atau pesanan termasuk perubahan berkaitan.

c) Mendapatkan maklumbalas pelanggan terhadap perkhidmatan termasuk aduan. d) Pengendalian atau pengurusan harta milik pelanggan. e) Mewujudkan keperluan khusus untuk tindakan di luar jangkaan, jika perlu.

Hospital Jasin menyediakan kemudahan komunikasi yang terancang bagi menyalur maklumat berkaitan perkhidmatan kepada pelanggan melalui Hari Bersama

Pelanggan, laman sesawang Hospital Jasin, Kaunter Khidmat Pelanggan, pengedaran risalah dan brosur kesihatan sebagai hebahan kepada pelanggan, dan sebagainya.

HOSPITAL JASIN


15

8.2.2 Menentukan keperluan untuk perkhidmatan

Hospital Jasin menentukan bahawa pengurusan rawatan dijalankan dalam keadaan terkawal. Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan kepakaran yang diperlukan oleh pelanggan mengikut kemampuan dan sumber-

sumber yang ada. Keperluan perkhidmatan yang baru atau perluasan perkhidmatan sedia ada dikaji dari masa ke masa melalui maklumbalas pelanggan serta analisa data, dan dikemukakan kepada KKM melalui kertas kerja dasar baru.

Bagi memastikan penyampaian perkhidmatan berjalan dengan lancar, pihak pengurusan Hospital Jasin mengenalpasti kehendak pelanggan melalui cara berikut:

a) Keperluan pelanggan yang dinyatakan oleh pelanggan melalui permohonan rawatan secara terus, aduan pelanggan dan peti cadangan,

b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan iaitu melalui Dasar Kualiti,

Objektif Kualiti, Piagam Pelanggan dan kajian kepuasan pelanggan, c) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi difikirkan perlu oleh

anggota unit akan diberi berdasarkan keperluan pelanggan, jika berkaitan,

d) Keperluan perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan perkhidmatan.

8.2.3 Kajian semula keperluan untuk perkhidmatan 8.2.3.1 Hospital Jasin sentiasa berusaha untuk memenuhi keperluan perkhidmatan

yang ditawarkan kepada pelanggan dan melakukan kajian semula terhadap keperluan-keperluan yang berkaitan dengan perkhidmatan yang disampaikan. Keperluan berkaitan dengan perkhidmatan disemak sebelum sesuatu perkhidmatan itu dimulakan. Ini adalah

untuk memastikan:

a) Keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk keperluan hantar serah

dan aktiviti selepas hantar serah (Contoh : Piagam pelanggan dan maklumbalas pelanggan),

b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi difikirkan perlu oleh

anggota unit (Contoh : Kaunter khidmat pelanggan, bilik penyusuan dan R-Lane),

c) Keperluan yang telah ditetapkan oleh Hospital Jasin (Contoh : Spesifikasi

perolehan aset), d) Keperluan perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan perkhidmatan, e) Sebarang keperluan kontrak atau pesanan yang berbeza dari yang terdahulu

diselesaikan (jika ada). 8.2.3.2 Hospital Jasin hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan dengan baik seperti hasil kajian semula dan sebarang keperluan baru untuk perkhidmatan.

HOSPITAL JASIN


16

8.2.4 Perubahan keperluan untuk perkhidmatan

Apabila berlaku perubahan terhadap perkhidmatan yang melibatkan maklumat didokumentasikan, maka pindaan perlu dilakukan dan justifikasinya hendaklah dimaklumkan kepada orang yang berkaitan.

8.3 Rekabentuk dan pembangunan perkhidmatan

Klausa ini dikecualikan dengan kebenaran (Rujuk Klausa 4.3).

8.4 Kawalan terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar

8.4.1 Am

Hospital Jasin memastikan proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar menepati kriteria yang telah ditetapkan. Oleh itu, Hospital Jasin menentukan kawalan yang akan digunapakai terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar apabila:

a) Hospital Jasin menjadikan produk dan perkhidmatan sediaan luar sebagai

sebahagian perkhidmatannya (Contoh bekalan perubatan),

b) Perkhidmatan disediakan secara terus kepada pelanggan oleh penyedia luar (Contoh : Kawalan Keselamatan),

c) Proses atau sebahagian daripada proses disediakan oleh penyedia luar mengikut kehendak Hospital Jasin (Contoh : Cash In Transit)

Penyedia luar hendaklah menjalani penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dan penilaian semula oleh Hospital Jasin untuk mengukur keupayaan mereka

memberikan produk dan perkhidmatan yang baik dengan mematuhi keperluan-keperluan produk dan perkhidmatan. Kriteria untuk pemilihan, penilaian dan penilaian semula dinyatakan dalam prosedur pembelian yang telah didokumenkan.

Semua maklumat didokumentasikan yang berkaitan dengan aktiviti ini juga dikekalkan sebagai bukti perlaksanaannya.

8.4.2 Jenis dan takat kawalan

Bagi memastikan kawalan terhadap kualiti produk dan perkhidmatan yang diberikan

oleh penyedia luar adalah memenuhi keperluan yang ditetapkan, Hospital Jasin mengekalkan proses tersebut dalam SPK. Hospital Jasin mengambil kira impak yang mungkin terhasil dan keberkesanan kawalan oleh penyedia luar terhadap proses,

produk dan perkhidmatannya. Selain itu, Hospital Jasin menentukan aktiviti kawalan yang bersesuaian seperti aktiviti penentusahan bagi memastikan produk dan perkhidmatan sediaan luar memenuhi keperluan.

HOSPITAL JASIN


17

8.4.3 Maklumat untuk penyedia luar

Hospital Jasin hendaklah memastikan Penyedia luar menyediakan maklumat-

maklumat berikut: a) Proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan, b) Kelulusan untuk :

1) Produk dan perkhidmatan (Contoh : Sijil halal JAKIM bagi bahan mentah), 2) Kaedah, proses dan peralatan (Contoh : Penerimaan bahan mentah

mengikut spesifikasi),

3) Pelepasan produk dan perkhidmatan (Contoh : Ujirasa makanan) c) Kekompetenan yang diperlukan d) Hubungan penyedia luar dengan Hospital Jasin e) Kawalan dan pemantauan prestasi penyedia luar yang akan digunapakai oleh

Hospital Jasin f) Aktiviti penentusahan atau pengesahan oleh Hospital Jasin yang membenarkan

dilakukan di premis penyedia

8.5 Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan

8.5.1 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan

Proses-proses pengeluaran dan pemberian perkhidmatan dirancang dan

dilaksanakan dalam keadaan terkawal untuk memastikan Hospital Jasin sentiasa memberi perkhidmatan rawatan perubatan yang memenuhi keperluan pelanggan dan juga mematuhi ketetapan undang-undang atau arahan-arahan berkaitan.

Kawalan ke atas proses-proses ini termasuklah: a) Adanya maklumat yang menerangkan mengenai perkhidmatan (Contoh : Risalah

penyusuan susu ibu, maklumat ubat), b) Adanya arahan, garispanduan klinikal (CPG), garispanduan amalan

kejururawatan dan Standard Operating Procedures dalam melaksanakan sesuatu

tugas, c) Penggunaan peralatan yang sesuai untuk pengeluaran dan pemberian rawatan,

termasuk penyelenggaraan yang sistematik,

d) Menyediakan prasarana dan persekitaran yang sesuai untuk melaksanakan perkhidmatan

e) Dikendalikan oleh kakitangan yang mempunyai kemahiran untuk

menggunakannya, f) Melakukan pengesahan dan pengesahan semula secara berkala untuk

memastikan ketepatan sesuatu proses,

g) Pelaksanaan tindakan pencegahan kesilapan manusia (Contoh : poster dan audit 5 moments in hand hygiene dan 7 steps in hand washing),

h) Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pelepasan, penyampaian dan penilaian tahap perkhidmatan.

HOSPITAL JASIN


18

8.5.2 Pengenalpastian dan kebolehkesanan

Hospital Jasin menggunakan cara yang sesuai untuk mengenal pasti output dan status output bagi memastikan keakuran perkhidmatan yang disediakan. Apabila kebolehkesanan adalah satu keperluan, Hospital Jasin hendaklah mengawal

pengenalpastian output. Semua maklumat didokumentasikan hendaklah disimpan untuk membolehkan

kebolehkesanan.

8.5.3 Harta kepunyaan pelanggan atau penyedia luar

Hospital Jasin memastikan harta milik pelanggan atau penyedia luar dijaga dan dipelihara dengan sempurna sewaktu di bawah kawalan atau digunakan oleh unit-

unit. Hospital Jasin hendaklah mengenalpasti, menentusahkan, menjaga serta melindungi harta pelanggan atau penyedia luar yang disediakan untuk kegunaan atau yang dijadikan sebahagian daripada perkhidmatan (Contoh : Sewaan

komputer). Sekiranya berlaku kehilangan harta, rosak dan tidak sesuai digunakan, perkara ini

perlu dimaklumkan kepada pelanggan atau penyedia luar berkenaan. Maklumat didokumentasikan berkaitan hal tersebut perlu disimpan dengan baik.

8.5.4 Pemeliharaan

Pemeliharaan merangkumi identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan,

perlindungan dan penghantaran untuk memastikan perkhidmatan sentiasa dalam keadaan yang sempurna, selamat dan mencukupi.

8.5.5 Aktiviti selepas hantar serah Hospital Jasin hendaklah memenuhi keperluan aktiviti selepas hantar serah mengikut

peraturan sediada dengan mempertimbangkan keperluan dan maklumbalas pelanggan.

Antara aktiviti selepas serah yang boleh dilaksanakan ialah waranti, obligasi kontraktual, kitar semula dan pelupusan.

8.5.6 Kawalan perubahan Hospital Jasin hendaklah menyemak semula dan mengawal perubahan pengeluaran

atau penyediaan perkhidmatan bagi memastikan keakuran berterusan terhadap

HOSPITAL JASIN


19

keperluan. Semua maklumat didokumentasikan perlu dikekalkan dan disimpan dengan baik.

8.6 Pelepasan perkhidmatan Pelepasan perkhidmatan kepada pelanggan tidak perlu diteruskan sehingga

perkiraan terancang disiapkan dengan memuaskan melainkan jika diluluskan oleh pihak berkuasa yang relevan dan jika berkenaan oleh pelanggan (Contoh : Mewujudkan perkhidmatan baharu seperti Unit Rawatan Rapi).

Maklumat didokumentasikan yang berkaitan dengan perkara ini perlu disimpan dengan baik termasuk maklumat bukti keakuran dan kebolehkesanan orang yang membenarkan pelepasan.

8.7 Kawalan output tak akur

8.7.1 Hospital Jasin hendaklah mengenalpasti output tak akur dan melaksanakan kawalan ke atasnya bagi mencegah penggunaan output tersebut atau hantar serah yang tidak mengikut kriteria. Tindakan yang sesuai diambil berdasarkan keadaan

ketakakuran dan kesan terhadap keakuran perkhidmatan. Ia terpakai juga untuk perkhidmatan tak akur selepas hantar serah, semasa atau selepas penyediaan.

Output tak akur boleh diuruskan dengan cara membuat pembetulan, pengasingan, pemulangan, memaklumkan kepada pelanggan atau mendapatkan kebenaran untuk penerimaan di bawah konsesi.

8.7.2 Maklumat didokumentasikan berkaitan output tak akur yang mengandungi perihal

ketidakakuran, tindakan yang diambil, konsesi yang diperoleh dan kuasa yang

memutuskan tindakan berkenaan.

9.0 Penilaian Prestasi

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian

9.1.1 Am Hospital Jasin merancang dan melaksanakan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan penambahbaikan untuk menunjukkan kepatuhan

perkhidmatannya kepada keperluan-keperluan SPK serta meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan. Di mana perlu, teknik statistik digunakan dalam membuat semakan ke atas pencapaiannya.

Prosedur dan arahan kerja, spesifikasi, peralatan pengukuran serta rekod-rekod yang berkaitan perlu disediakan untuk memantau dan mengukur proses-proses tersebut.

HOSPITAL JASIN


20

Mesyuarat-mesyuarat yang telah dirancang diadakan secara konsisten. Prestasi proses-proses secara keseluruhan dianalisis dan disemak untuk menilai tahap

pencapaiannya dalam sesuatu tempoh tertentu. Laporan dihasilkan secara bulanan atau tahunan, dibentang serta dianalisis dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).

Jika terdapat proses yang tidak mencapai matlamat yang telah dirancang, tindakan pembetulan dan tindakan penambahbaikan akan diambil oleh kakitangan yang

bertanggungjawab kepada proses tersebut. Semua maklumat didokumentasikan disimpan dengan baik sebagai bukti hasil pemantauan dan pengukuran.

9.1.2 Kepuasan Pelanggan Kajian kepuasan pelanggan, maklumbalas pelanggan dan laporan prestasi pembekal

dijalankan untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh Hospital Jasin. Pengukuran tersebut mengambil kira kepatuhan kepada keperluan-keperluan yang ditetapkan, memenuhi kehendak dan jangkaan

pelanggan. Semua laporan dibincang dan dikaji semula semasa mesyuarat kajian semula

pengurusan. Tindakan-tindakan yang perlu akan diambil untuk menyelesaikan isu-isu dengan segera. Pengukuran serta hasil kajian ini akan digunakan sebagai asas dan input kepada aktiviti-aktiviti penambahbaikan secara berterusan.

9.1.3 Analisa dan penilaian Data-data yang sesuai akan ditentukan, dikumpul dan dianalisis dengan

mengunakan kaedah-kaedah statistik yang bersesuaian. Data-data yang dianalisis dapat menyediakan maklumat mengenai perkara-perkara

berikut: a) Keakuran perkhidmatan b) Tahap kepuasan pelanggan

c) Prestasi dan keberkesanan SPK (Contoh : Pencapaian objektif kualiti), d) Keberkesanan perancangan SPK (Contoh : MKSP) e) Keberkesanan tindakan yang diambil bagi menangani risiko dan peluang

f) Prestasi penyedia luar (Contoh : Laporan Prestasi pembekal), g) Keperluan menambah baik SPK (Contoh : Audit Dalaman)

9.2 Audit Dalaman Audit dalaman dijalankan secara berkala untuk memastikan keakuran dan keberkesanan SPK dan mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015. Audit juga digunakan sebagai alat kepada pengurusan atasan untuk mengenalpasti peluang-

peluang penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Audit dilaksanakan dan

HOSPITAL JASIN


21

diselenggara secara terancang dan sistematik mengikut keperluan prosedur yang didokumenkan. Dokumen Berkaitan : HJ/PK(I)-09 - Prosedur Audit Dalaman

9.2.2 Hospital Jasin hendaklah :

a) Mewujudkan Jawatankuasa Audit Dalam bagi memastikan audit dalaman

dirancang dan dilaksanakan setiap tahun,

b) Menentukan kriteria dan skop bagi setiap audit yang dijalankan,

c) Melantik Ketua Juruaudit dan para juruadit dalaman yang kompeten bagi

menjalankan audit berdasarkan standard MS ISO 9001:2015,

d) Hasil laporan audit semasa dan keputusan audit terdahulu dibentangkan dalam

Mesyuarat Penutup Audit Dalam yang dipengerusikan oleh Pengarah Hospital

atau Wakil Pengurusan,

e) Pegawai yang bertanggungjawab membuat pembetulan dan mengambil tindakan

pembetulan bagi setiap Non Conformance Report (NCR) dan Opportunity For

Improvement (OFI) dalam tempoh yang ditetapkan,

f) Maklumat audit didokumentasikan dan disimpan.

9.3 Kajian Semula Pengurusan

9.3.1 Am

Pengurusan atasan mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekurang-kurangnya 1 kali setahun secara berkala bagi menilai keberkesanan SPK secara berterusan.

MKSP bertujuan menilai peluang-peluang peningkatan dan perubahan yang perlu ke atas SPK, termasuklah mengkaji semula Dasar Kualiti dan objektif-objektif kualiti

agar selari dengan hala tuju Hospital Jasin. Keanggotaan MKSP terdiri daripada Pengarah, Wakil Pengurusan, Timbalan-timbalan Wakil Pengurusan, Penyelaras Unit Kualiti, Ketua Juruaudit Dalam, Pengurus

Dokumen, Urusetia ISO, Penyelia Jururawat, Penyelia Hospital, Ketua-ketua Unit dan Pegawai-pegawai lain yang diarahkan oleh Pengarah.

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan Agenda yang mesti dibincang dan dikaji semula semasa Kajian Semula Pengurusan

adalah seperti berikut: a) Susulan dari MKSP yang terdahulu,

b) Perubahan yang memberi kesan kepada SPK, c) Maklumat tentang prestasi dan keberkesanan SPK:

HOSPITAL JASIN


22

1. Maklumbalas pelanggan (aduan awam, cadangan dan kajian kepuasan pelanggan),

2. Pencapaian objektif-objektif kualiti,

3. Prestasi proses keakuran perkhidmatan, 4. Status tindakan pembetulan dan pencegahan, 5. Laporan pemantauan dan pengukuran seperti HPIA, KPI dan Pelaporan

Kluster, 6. Penemuan audit, 7. Penilaian prestasi pembekal,

d) Kecukupan sumber (Contoh : sumber manusia, pengetahuan, peruntukan, aset

dan infrastruktur), e) Keberkesanan tindakan yang diambil (Contoh : Manual Pengurusan Risiko,

Sistem Pelaporan Insiden dan Audit Keselamatan), f) Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan SPK.

9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan Hasil dari kajian semula pengurusan mestilah meliputi keputusan dan tindakan yang

berkaitan dengan: a) Peluang untuk penambahbaikan, b) Keperluan untuk perubahan kepada SPK bagi peningkatan kualiti perkhidmatan,

dan c) Sumber-sumber yang diperlukan.

Maklumat didokumentasikan dan disimpan sebagai bukti hasil kajian semula pengurusan.

10 Penambahbaikan 10.1 Am

Bagi memenuhi keperluan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, keberkesanan SPK ditambahbaik secara berterusan melalui :

a) Menambah baik mutu perkhidmatan bagi memenuhi keperluan dan jangkaan

masa depan,

b) Tindakan pembetulan dan pencegahan diambil bagi mengurangkan kesan

yang tidak diingini,

c) Menambahbaik prestasi dan keberkesanan SPK secara berterusan.

10.2 Ketakakuran dan tindakan pembetulan

10.2.1 Apabila ketakakuran berlaku, termasuk apa-apa yang timbul daripada aduan, Hospital Jasin hendaklah:

HOSPITAL JASIN


23

a) Bertindakbalas terhadap punca ketakakuran dengan mengambil tindakan

pembetulan serta menguruskan akibatnya,

b) Menilai dan melaksana Root Cause Analysis (RCA) bagi mengenal pasti

punca-punca ketakakuran,

c) Mengambil tindakan pembetulan bagi mengelakkan ketakakuran berulang di

unit yang sama atau unit lain

d) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil,

e) Membuat semakan ke atas Manual Pengurusan Risiko sekurang-kurangnya 2

tahun sekali,

f) Membuat perubahan ke atas SPK, jika perlu.

10.2.2 Hospital Jasin mengekalkan maklumat didokumentasikan berkaitan

ketakakuran dan hasil tindakan pembetulan disimpan dalam fail berikut :

1) Fail Aduan Pelanggan 2) Fail Incident Reporting 3) Fail Audit Dalam

4) Fail-fail lain yang berkaitan Tindakan pembetulan dan pencegahan dilaksanakan secara sistematik

berdasarkan dokumen rujukan berikut : 1) Prosedur Kualiti Induk (HJ/PK(I)-10 Prosedur Tindakan Pembetulan) 2) Manual Pengurusan Risiko Hospital Jasin

10.3 Penambahbaikan berterusan Keberkesanan SPK ditambahbaik secara berterusan melalui pelaksanaan dasar kualiti, penilaian pencapaian objektif kualiti, penemuan-penemuan audit, analisa

input dan output, tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan keputusan kajian semula pengurusan.

-------------Dokumen Tamat------------

CARTA ORGANISASI HOSPITAL JASIN

JABATAN KESIHATAN NEGERI MELAKA

PENGARAH HOSPITAL

DR.SHAHRUM BIN HJ ARSHAD

PENGURUSAN KLINIKAL

WAD LELAKI (2B) DR. FATIN NUR IZYAN BINTI MOHD HASHIM

PERUBATAN FORENSIK

DR MUHAMMAD ‘AIZAT BIN MOHD

SOFIAN

WAD PEREMPUAN(2A)

DR. EUNICE LEE XIN YIN

KLINIK PAKAR DR. NUR HIDAYAH

BINTI SALEHUDDIN TAN

HEMODIALISIS DR. MOHD KAMIL

ARIFFIN BIN MD ALI

DEWAN BEDAH DR. ANIS AMIRAH BINTI

MOHD NASIR

DEWAN BERSALIN DR. ELLYA NABILA BINTI

A. JALIL

KECEMASAN & TRAUMA

DR. MOHD FIRDAUS BIN JASMI

DIETETIK & SAJIAN PN ZAIDAR HANUM BINTI ABU

BAKAR

PATOLOGI DR ROHANA BINTI GHAZALI

FARMASI & BEKALAN PN. FADZILAH BINTI SHAFIE

PENTADBIRAN & PERKHIDMATAN

PN SUZANA BINTI MOHAMAD

PENGIMEJAN & DIAGNOSTIK

EN SHAH RIZAN BIN MOHD. ZIN

REHABILITASI PN. SHAHIRAH BINTI MD RASID

UPBS PN. SITI ANITA BINTI ABD HAMID

WAD KANAK-KANAK (1A)

DR. MUHAMMAD YADIY BIN ABDULLAH

PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN CRISTAL SECURITY GUARD SDN.

BHD.

KHIDMAT SOKONGAN HOSPITAL

MEDIVEST SDN. BHD.

TEKNOLOGI MAKLUMAT KOSONG

REKOD PERUBATAN HJ. AMIR BIN KASSIM

PENYELIAAN PN. ANIZAH BINTI AHMAD EN. MOHAMAD KHAIRI BIN

ABDUL RAOF

KEWANGAN PN. SURIYA ZANARIYA BINTI

ZAKARIA

Kemaskini : MAC 2021

KEJURUTERAAN PN. SALME BINTI ABU T&CM

DR. ABDUL KARIM BIN ABDUL RAHMAN

UNIT RAWATAN RAPI

DR. WAN AHMAD HAKIMI BIN WAN

AZLAN

KUALITI, ASET & LATIHAN DR. NUR SAFANI BINTI BASRI

SOKONGAN KLINIKAL

KHIDMAT SOKONGAN

SWASTA

TIMBALAN PENGARAH HOSPITAL

DR. ABDUL KARIM BIN ABDUL RAHMAN

HUBUNGKAIT PROSES BAGI HOSPITAL JASIN

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN SPK

TANGGUNGJAWABPENGURUSAN

PENGUKURAN,ANALISIS &

PENAMBAHBAIKAN

PERKHIDMATAN(OUTPUT)

PENGURUSANSUMBER

PengurusanSumberManusia

Audit KualitiDalaman

Penyediaan &Penyelenggaraan

Infrastruktur &PersekitaranTempat Kerja

KEPERLUAN

Sokongan Klinikal :* Unit Pengimejan & dignostik

* Unit Patologi & Tabung Darah* Unit Farmasi & Bekalan

* Unit PerkhidmatanBekalan Steril (UPBS)

REALISASI PRODUK

KEPERLUAN

PELANGGAN

Komitmen Pengurusan

Perancangan SPK

Dokumentasi SPK

Semakan Pengurusan

KEPUASAN

PELANGGAN

TindakanPembetulan &Pencegahan

KawalanProduk

AnalisisData

Aduan &Kepuasan

Rujukan kehospital lain

Discaj / AOR /Balik sendiri Kematian

Penilaian &rawatan

Penilaian &rawatan

Pendaftaranpesakit di :

* Unit Kecemasan& Trauma

* Klinik Pakar* Unit Rehabilitasi* Dewan Bersalin

* Unit Hemodialisis

PendaftaranPesakit Dalam

Sokongan Bukan Klinikal :* Unit Pentadbiran* Unit Kewangan

* Unit Dietetik & Sajian* Unit Rekod Perubatan

* Unit Kejuruteraan* Unit Teknologi Maklumat

Perolehan

Pemantauan dalamproses dan produk

Kawalan peralatan Pengukuran :Syarikat Konsesi

Komitmen Pengurusan

LAMPIRAN 2

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)

Page 1 of 5

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

A. Pengurusan

Rawatan Pesakit Di

Unit Kecemasan

1. Triage

1) SOP Emergency Care For Medical

Assistants In Emergency Department.

2) Emergency Medicine And Trauma Services Policy (2012)

3) MPK: Prosedur Triage.

4) My Portfolio PPP U29.

39-41

7-9

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Kad Rawatan Pesakit

Luar(Trauma)

2) Kad Rawatan Pesakit Luar(Non-Trauma)

3) Fever Clerking Sheet

7 tahun

7 tahun

7 tahun

Unit Rekod

Unit Rekod

Unit Rekod

2. Pendaftaran Pesakit

1) Panduan Pelaksanaan Caj-Caj

Pemeriksaan Kesihatan Dan

Kemudahan Rawatan Perubatan

Semua Kategori Pesakit Institusi

Perubatan Persekutuan

2) Akta Fee 1951

3) MPK: Prosedur Pendaftaran Pesakit

4) My Portfolio N19

10-13

Kaunter Pendaftaran

Kaunter Pendaftaran

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran) Kaunter Pendaftaran


Luar(Trauma)


Luar(Non-Trauma)

3) Buku Daftar Pesakit PER-PL

101

4) Perub. 316

5) Perub. 315-Pin 1/82 6) Perub. 401

7) Perub. 402

8) Kew 38-Pin 2/86

7 tahun

Unit Rekod

3. Kemasukan Pesakit

Ke Wad

Pemerhatian

1) MPK: Prosedur Kemasukan Ke Wad

Pemerhatian.

14-17

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)


Luar(Trauma)


Luar(Non-Trauma)

7 tahun

Unit Rekod

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 5

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

4. Kemasukan Pesakit

Ke Wad

1) MPK: Prosedur Kemasukan Ke Wad.

18-21

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)


Luar(Trauma)


Luar(Non-Trauma)

3) Borang Daftar Masuk

4) Buku Daftar Kemasukan Ke Hospital PER-PD 101(Pind.

2/2009)

7 tahun

Unit Rekod

5. Merujuk Pesakit Ke

Hospital Lain

1) Garispanduan Rujukan Dan

Perpindahan Pesakit Di Antara

Hospital-Hospital Kementerian

Kesihatan.

2) MPK: Prosedur Merujuk Pesakit Ke

Hospital Lain.

22-25

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Surat Rujukan

2) Dokumen sokongan (X-Ray,

ECG dan lain-lain)

7 tahun

Unit Rekod

6. Perpindahan Masuk

Pesakit Dari

Hospital Luar

1) MPK: Prosedur Perpindahan Masuk

Pesakit Dari Hospital Luar

26-29

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Surat Rujukan dari hospital

luar.

7 tahun

Unit Rekod

7. Pengendalian Kes-

Kes Kematian

1) MPK: Prosedur Pengendalian Kes-Kes

Kematian.

30-34

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Borang Daftar

Kematian/Permit Mengubur

JPN LM 02(Pin. 1/11)

2) Borang Perakuan Pegawai

Perubatan Mengenai Sebab-

Sebab Kematian JPN LM 09

7 tahun

Unit Rekod

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 5

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

8. Notifikasi Penyakit

Berjangkit

1) MPK: Prosedur Notifikasi Penyakit

Berjangkit.

35-38

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Borang Notifikasi

3 tahun

Unit Rekod

9. Pengurusan Bencana

1) Pelan Tindakan Bencana Hospital Jasin

2) MPK: Prosedur Pengurusan Bencana

39-42

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)


Luar(Trauma)


Luar(Non-Trauma)

7 tahun

Unit Rekod

10. Pengendalian Kes-

Kes Wabak

1) MPK: Prosedur Pengendalian Kes-Kes

Wabak 2) Melaka Influenza Preparedness Plan

3) Pelan Tindakan Bencana Hospital Jasin

43-46

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)


Luar(Trauma) 2) Kad Rawatan Pesakit

Luar(Non-Trauma)

3) Borang Notifikasi

7 tahun

Unit Rekod

11. Pengendalian OSCC

1) MPK: Prosedur Pengendalian Kes

OSCC

47-50

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)


Luar(Trauma)


Luar(Non-Trauma)

7 tahun

Unit Rekod

12. Perawatan Pesakit

1) My Portfolio Pegawai Perubatan

2) SOP Emergency Care For Medical Assistants In Emergency Department.

3) My Portfolio PPP U32/29

4) My Portfolio Jururawatan U32/KUP

U32/U29/U19.

5) My Portfolio Pembantu Perawatan

Kesihatan.

6) Buku Generik,Garis Panduan Amalan

Kejururawatan Cetakan 2008.

Bilik Peg. Perubatan

Rak dokumen (Bilik Pentadbiran)

Wad Pemerhatian


Luar(Trauma) 2) Kad Rawatan Pesakit

Luar(Non-Trauma)

3) Sijil Cuti Sakit.

4) Buku preskripsi ubat.

7 tahun

7 tahun

Unit Rekod

Unit Rekod

HOSPITAL JASIN


Page 4 of 5

PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

13. Pengurusan Harta

Pesakit

1) My Portfolio PPP U29

2) My Portfolio JT KUP U32/U29

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Borang Harta Benda/Wang

Tunai Pesakit

3 tahun

Unit

14. Pemesanan(inden)

Ubat-Ubatan


2) My Portfolio JT KUP U32/U29

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Buku Indent Kimia 21(Pind.

1/05)

2) Buku Rekod Dadah Berbahaya

3 tahun

Unit

Unit

B. Ambulan dan Pra-

Hospital

1. Pengendalian

Perkhidmatan Pra-

Hospital Dan

Penyelenggaraan

Ambulan

1) SOP Emergency Care For Medical

Assistants In Emergency Department

2) MPK: Prosedur Pengendalian

Perkhidmatan Pra-Hospital


4) My Portfolio PPK

5) My Portfolio PKB

51-54

Rak dokumen (Bilik

Pentadbiran)

1) Buku Senarai Semak

Ambulan

2) Fail Borang Permohonan

Perkhidmatan Ambulan

(Wad).

3) Fail Borang Dispatch

Kecemasan. 4) Buku Log Pergerakan

Ambulan

5) Buku Pergerakan Kunci

Ambulan Dan Kenderaan

Jabatan

6) Borang Pelepasan

Tanggungan.

3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

Unit

HOSPITAL JASIN


Page 5 of 5

PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

C. Pentadbiran Am

1) Pengurusan Aset


2) Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan

Bilik Pentadbiran

Fail Aset

Disimpan kekal

di jabatan

sehingga aset

dilupus

Unit

2) Pengurusan Aduan Awam

1) My Portfolio Ketua Unit 2) My Portfolio PPP U32

Bilik Ketua Unit Bilik Pentadbiran

Fail Aduan Awam

3 tahun

Unit

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI

(LAMPIRAN 3)

Page 1 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi

Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

1.Pengendalian Kemasukan Pesakit

ke wad

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B Wad 1A

ICU

i. Garispanduan Amalan

Kejururawatan -Obstetrik

& Ginekologi.

(prosedur 1-pengurusan kes

biasa dan berisiko tinggi di

wad antenatal)

ii. Garispanduan Amalan

Kejururawatan - Generic

(prosedur1- pengendalian

kemasukan pesakit)

m/s 1 – 5

m/s 1 – 4

Kaunter

Jururawat

1. Buku Daftar Masuk Wad

PERUB - PD. 101

Rekod sulit Perubatan Pesakit

(mengikut keperluan) – Rujuk

Lampiran 1& Lampiran 2

Rujuk Jadual

pelupusan rekod

perubatan KKM-

87(p20/512)bhg8

i) Kes biasa 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

Wad

Unit Rekod

Perubtan

2.Pengurusan pesakit di wad

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

ICU

i. Buku Garis Panduan Amalan Kejururawatan

Ikut Unit Berkenaan

Kaunter Jururawat

1.Rekod sulit Perubatan Pesakit

2.Buku Daftar Masuk

3..Buku Bancian Harian

4.Buku Pesanan ubat (Kimia

21pin

3/87)

5.Buku pemulangan ubat untuk kes- kes yang telah discaj

- 7 tahun

- 7 tahun

- 7 tahun

- 3 tahun

- 3 tahun

- Unit Rekod

Perubatan

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3.Pengendalian ibu bersalin

Dewan Bersalin

Wad 1A


Kejururawatan – Obstetrik

& ginekologi

ii. Protocol Obstetrik &

Ginekologi

iii. Senarai Semak Orientasi

Pesakit di Dewan Bersalin

m/s 14 – 18

m/s 58 – 64

Kaunter

Jururawat

1.Rekod perubatan

pesakit(PER-

OBST-301-306)

2.Buku Daftar Kelahiran

(Perub- PD-102)

3.Buku Top & Tail,

4. Despatch makmal

5.Buku Suntikan Hepatitis B &

BCG

6.Buku rekod TSH result

7 tahun

Sepanjang hayat

3 tahun

3 tahun

3 tahun

4 tahun

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

4.Pengendalian Discaj Pesakit di

wad

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

ICU

i. Garis panduan Amalan


(prosedur 2-pengendalian

discaj pesakit biasa)

ii. Garis panduan Sistem

Kawalan Keselamatan Bayi

di Hospital-Hospital KKM

(Pekeliling Ketua Pengarah

Kesihatan Bil 1/2007)

m/s 5- 18

Kaunter

Jururawat


PERUB - PD. 101

2. Buku Daftar Bersalin

(PERUB - PD 102)

3. Rekod sulit Perubatan

Pesakit .

4. Buku despatch kematian.

5. Buku bancian wad.

Rujuk Jadual

pelupusan rekod

perubatan KKM-

87(p20/512)bhg8

i) Kes biasa 7

tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

- Wad

- Dewan

Bersalin

- Rekod

Perubatan

- Wad

- Wad

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

5.Penghantaran specimen ke

Makmal

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B Wad 1A

ICU

i. Garis panduan Amalan

Kejururawatan – Generic


specimen )

ii. Manual Prosedur Kerja

m/s 25-28

Kaunter

Jururawat

1.Rekod sulit perubatan pesakit

2.Buku despatch makmal

7 tahun

7 tahun

- Wad

- Wad

6.Pengendalian ubat-ubatan

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

ICU



(prosedur 9 –pengendalian

pemberian ubat-ubatan)

ii. Katalog yang terkini yang

dikeluarkan oleh stor

Farmasi, Hospital Jasin/

iii. Buku Garispanduan program imunisasi

Hepatitis “B” bagi anggota

KKM

m/s 33- 36

Kaunter

Jururawat


2.Buku pesanan Ubat (Kimia

21)

3.Buku Rekod DDA

4.Buku Permulangan ubat untuk

kes-kes yang telah discaj.

5.Borang pesanan barangan stor

6. Borang penambahan /

pengurangan ubatan.

7 tahun

3 tahun

7 tahun

1 tahun

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

- Wad

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

7. Pengendalian sajian

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

ICU



(prosedur 11-sajian

makanan pesakit)

ii. Polisi Unit Sajian dan

Dietatik, Hospital Jasin

m/s 43-46

Kaunter

Jururawat


2.Fail memesan diet

7 tahun

1 tahun

- Rekod

Perubata

n

- Wad

8.Pengendalian bekalan bahan

pensterilan

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

ICU




steril set yang telah

digunakan).

ii. Garis panduan Amalan

Kejururawatan UPBS

m/s 29-32

Kaunter

Jururawat

Fail pesanan bahan steril UPBS

1 tahun

- Wad

9.Pengurusan transfusi darah

Dewan Bersalin

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

ICU

i. Pocket Guidelines for

Standard Precaution KKM.

ii. Buku garispanduan

Perawatan Perubatan Untuk

Jururawat Negeri Melaka.

m/s 43-46

m/s 22- 26

Kaunter

Jururawat


2.Buku despatch makmal

7 tahun

7 tahun

- Wad

- Wad

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

10.Pengurusan pesakit untuk

pembedahan

Dewan Bersalin

Wad 2A Wad 2B

Wad 1A

ICU


Kejururawatan – Surgical

(Prosedur 1-3)

m/s 1 -12

Kaunter

Jururawat

1.Fail sulit Rekod perubatan

pesakit

2.Buku despatch OT List

7 tahun

1 tahun

- Wad

- Wad

11. Pengurusan Latihan

1. Perancangan

2. Perlaksanaan

3. Penilaian keberkesanan

latihan

1. Myportfolio Anggota.

2. Pekeliling Perkhidmatan

Dasar Latihn Sumber Manusia

Sektor Awam.

3. Takwim / Perancangan

Latihan

Kaunter

Jururawat

Unit

Pentadbiran

Semua Unit

1. MyCPD online

2. Rekod latihan anggota

Selagi berkhidmat

di KKM

Unit

Pentadbiran

Server KKM

12. Pengurusan Peralatan

& Fasiliti.

1. Penerimaan & Pendaftaran

2. Penyelengaraan

3. Kalibrasi

4. Aduan kerosakan.

5. Perlupusan

6. Kehilangan & hapus kira

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil

5 Tahun 2007 ”Tatacara

Pengurusan Aset Alih

Kerajaan”

2. MPK Unit Pentadbiran

3. Myportfolio anggota

berkenaan

4. Manual peralatan berkaitan

(1) 3-13

(2) 32-33

-

-

(5) 36-53

(6) 81-88

Unit

Pentadbiran

Semua Unit

1. Jadual Tahunan PPM

2. Jadual Bulanan PPM

3. Daftar Harta

Modal/Inventori

4. Laporan Tahunan

Perlupusan aset

5. Sijil Perlupusan aset

6. Laporan kehilangan

aset/Polis

2

2

*

*

*

*

1 tahun

Unit

=

=

Pentadbiran

=

=

Unit

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

Nota : ( ) – rujuk no. di atas

: Kalibrasi – sila rujuk user

.manual

Aduan kerosakan – rujuk FM

7. Buku Aduan Kerosakan

(BAK)

13. Pengurusan Perolehan

1) Pembelian barangan

2) Penerimaan barangan

3) Kemaskini stok barangan

4) Produk tidak menepati spesifikasi

5)Penilaian Prestasi

Pembekal

( 2 kali setahun)

1. Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2009

2. Arahan Perbendaharaan

Bab B (III) – Tatacara

Perolehan

Bekalan, Perkhidmatan dan

Kerja

3. Garispanduan Pengurusan Stor

Farmasi di Hospital dan Klinik

KKM

4. Prosedur Kualiti – Kawalan Produk yang tidak menepati

spek.


berkenaan

Unit

Unit

Unit

Unit

Unit

Salinan LPO & DO

Buku rekod perbelanjaan

peruntukan

Laporan tahunan Penilaian

Prestasi Pembekal

3 tahun

3 tahun

7 tahun

Unit

Unit

Unit

berkenaan

14. Penyediaan Perjanjian

Program

1. Penyediaan belanjawan tahunan

2. Perkhidmatan ujian baru


(Bhg Pentabiran)

Unit

Pentadbiran

Salinan Perjanjian Program

3 Tahun

Unit

Pentadbiran

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

15. Pengurusan Aduan

Awam.

1. Pengendalian Aduan

2. Siasatan & Tindakan Pembetulan

3. Keberkesanan Tindakan

1. Pekeliling Kemajuan

Perkhidmatan Awam Bil 1

Tahun 2009

2. Prosedur Kualiti – Tindakan Pembetulan

3. Myportfolio Anggota

Unit

Pentadbiran

Unit

Unit

Laporan Penuh Siasatan Aduan

Laporan Tindakan Pembetulan

3 tahun

3 tahun

Unit

Pentadbiran

&

Unit

Berkenaan

16. Pengurusan Perjawatan

Melalui ABM Tahunan

1. Perancangan perjawatan

2. Penyediaan dokumen

3. Salinan dokumen

berkaitan


berkenaan

(Ketua unit)

Unit

Rekod permohonan ABM

Tahunan (ABM -8)

7 tahun

Unit

Pentadbiran

&

Unit

berkenaan

17. Pengurusan Pesakit

Kluster

1. Kes Step Up

2. Kes Step Down

1. Draf POLISI Hospital Kluster

KKM 2012

2. Mesyuarat Kluster Management

Team

Unit

Team Kluster

1. Rekod sulit perubatan pesakit

2. Borang Kluster HCM 1

3. Borang Kemasukan PD 301

4. Discaj Summary

7 tahun

Rekod

Perubatan

&

Unit

Berkenaan

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD


Kritikal

ICU

1. Polisi Perawatan Rapi

2. Garis panduan Amalan

Kejururawatan – Rawatan rapi

3. Manual Prosedur Kerja

m/s 1 -54

Kaunter

Jururawat

1.Fail sulit Rekod perubatan

pesakit

7 tahun

Unit

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : KLINIK PAKAR MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1. Pendaftaran

pesakit.

2. Pemeriksaan dan

rawatan.

3. Pengambilan

spesimen

1. Manual Prosedur

Klinik Pakar

2. MyPortfolio Pembantu

Tadbir.

3. Akta Fee

1. Fail Meja Pegawai

Perubatan

2. Clinical Practice Guidline

1. Garis Panduan Amalan

Kejururawatan.

2. Manual Prosedur Kerja Klinik Pakar

1. Rak Fail Bilik 9

2. Rak Bilik Rekod.

3. Rak Bilik Rekod.

Dokumen disimpan

di Rak Bilik Rekod.

1. Rak Bilik Rekod.

2. Rak Fail Bilik 9

1. Buku Daftar Pesakit Luar

PER – PL 101 (Pind. 1/2003)

Kad rawatan pesakit

1. Buku rekod penghantaran

Penghantaran spesimen.

2. Borang Ujian Makmal (PER. PAT -301)

Kaunter Pendaftaran

Klinik Pakar

Rekod disimpan di

Unit Rekod

Bilik Prosedur

7 tahun

7 tahun

7 tahun

4. Merujuk pesakit


Klinik Pakar.

2. Garis Panduan Amalan

Kejururawatan.

1. Rak Fail Bilik 9

2. Rak Bilik Rekod

1. Buku Daftar pesakit PER-

PL 101(pind.) 1/2003

2. Buku rekod despatch

Dokumen ke Unit Rekod

3. Kenyataan Pesakit

RPJ 311-B

Kaunter pendaftaran

Kaunter pendaftaran

Fail pesakit

Bilik Pengurusan

7 tahun

7 tahun

7 tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

5. Pengurusan

Temujanji.

6. Pengurusan

kemasukan pesakit

ke wad.

1. Manual Prosedur kerja

Klinik Pakar.


Klinik Pakar.

Rak Fail Bilik 9

Rak Fail Bilik 9

1. Buku Rekod Temujanji


PERUB-PD. 101

2. Buku Pinjaman Kad Rawatan

Kaunter Pendaftaran

7 tahun

7 tahun


Tibi.

8.Pengurusan pesakit

menjalankan prosedur

Endoscopy.

1. Clinical Practice Guideline -

Management of TB.

1. Garis panduan Amalan

Kejururawatan.

Rak Fail Bilik 9

Rak fail ruang Bilik

Rekod

1. Borang TBIS 10-A1

2. 10B-1 (Fail Pesakit)

3. 10E- Buku Rawatan 4. 10 I – Kad Rawatan

1. Kad pesakit (kad SOPD)

Dalam sampul

dokumen TBIS 10B-2.

Rak fail di ruang bilik

rekod.

Bilik Stor Alat

Perubatan

Unit Rekod Perubatan

7 tahun

7 tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

9. Pengendalian bekalan

bahan pensterilan di wad

1.Garispanduan Amalan


(prosedur 8-pengendalian steril

set yang telah digunakan).

2.Garis panduan Amalan Kejururawatan CSSU

Rak fail ruang Bilik

Rekod

Fail pesanan bahan steril UPBS

Rak fail Bilik Utiliti

Bersih

1 Tahun


1. Perancangan

2. Perlaksanaan

3. Penilaian keberkesanan

latihan

1. MyPortfolio Anggota.


Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam

3. Takwim / Perancangan

Latihan

Unit Pentadbiran

Semua Unit

1. Buku log latihan, KKM

2. MyCPD online


Unit Pentadbiran

Server KKM

Selagi

berkhidmat di

KKM

11. Pengurusan Peralatan

& Fasiliti.

1. Penerimaan &

Pendaftaran

2. Penyelengaraan

3. Kalibrasi

4. Aduan kerosakan.

5. Perlupusan


1. Pekeliling Perbendaharaan Bil

5 Tahun 2007 ”Tatacara

Pengurusan Aset Alih

Kerajaan”


3. MyPortfolio anggota

berkenaan


Rak fail Bilik 9

Unit Pentadbiran

Rak fail Bilik Rekod

Mengikut lokasi

peralatan



3. Daftar Harta Modal/Inventori

4. Laporan Tahunan Perlupusan

aset


6. Laporan kehilangan aset/Polis


(BAK)

Bilik Penyelia

=

=

Pentadbiran

=

=

Kaunter Pendaftaran

2

2

*

*

*

*

1 Tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

Nota : ( ) – rujuk no. di

atas

: Kalibrasi – sila rujuk

user manual

; Aduan kerosakan –

rujuk FM



2) Penerimaan barangan


4) Produk tidak menepati

spesifikasi

5).Penilaian Prestasi

Pembekal ( 2 kali setahun)

1.Surat Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 5 Tahun 2009

2.Arahan Perbendaharaan

Bab B (III) – Tatacara Perolehan

Bekalan,Perkhidmatan dan Kerja

3.Garispanduan Pengurusan Stor


KKM

4.Prosedur Kualiti – Kawalan

Produk yang tidak menepati spek. 5. MyPortfolio anggota berkenaan

Unit

Unit

Unit

Unit

Unit

Salinan LPO & DO


peruntukan.

Laporan Tahunan Penilaian

Prestasi Pembekal.

Unit

Unit

Unit berkenaan

13 . Pengurusan Aduan

Awam.


2. Siasatan & Tindakan

Pembetulan

Keberkesanan Tindakan



Tahun 2009

2. Prosedur Kualiti – Tindakan

Pembetulan

3. MyPortfolio Anggota

Unit Pentadbiran

Unit

Unit



Unit Pentadbiran

&

Unit Berkenaan

3 tahun

3 tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

14.Pengurusan Perjawatan

Melalui ABM Tahunan



3. Salinan dokumen berkaitan.

1. MyPortfolio anggota berkenaan

(KetuaUnit)

Rak fail Bilik Rekod

Rekod permohonan ABM Tahunan

(ABM -8)

Unit Pentadbiran

&

Unit Berkenaan

7 Tahun

15.Pengurusan pesakit

kluster.

1.kes step up

2.kes step down

1.Draf Polisi Kluster 2012 KKM.

2.Mesyuarat kluster management

team .

Unit

Team kluster

1.Borang pemindahan kad.

(HCM 2)

Unit Rekod

&

Unit Berkenaan

7 Tahun

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI

(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

1. Penerimaan pesakit di Dewan

Bedah

Wad 2A

Wad 2B

Wad 1A

Klinik Rawatan Harian

(Daycare)

Klinik Pakar


Kejururawatan – perioperatif

ii. Manual Procedure Kerja

Dewan Bedah

iii. Myportfolio Anggota

Dewan Bedah

m/s 4 – 7

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua

Jururawat

Kaunter

Jururawat

1.Rekod sulit Perubatan

Pesakit


Lampiran 1 & Lampiran 2

2. Borang SSSL(Save Surgery

Safe Life & Borang Operation

Nurses Note

3. Borang Keizinan Pembedahan /

Pembiusan / Pemindahan darah

4. Buku Daftar Dewan Bedah -

Medical 403 (JF001420-

PNMB.,K.L.)

5.Borang pemindahan darah

6.Keputusan ujian Covid-19

(RTK/PCR)

i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga tamat tindakan.

Dewan Bedah

Wad

Unit Rekod

Perubatan

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



2. Persediaan bilik bedah untuk

pembedahan




Dewan Bedah


Dewan Bedah

m/s 8-11

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua

Jururawat


Pesakit


Lampiran 1 & Lampiran 2

2. Borang Operation Nurses Note.

3.Borang SSSL (Save Surgery Safe

Life)

4. Anaesthetic Record KKM

i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

Dewan bedah


PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3. Memposisikan pesakit untuk

pembedahan




Dewan Bedah


Dewan Bedah

m/s 20-35

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik Ketua

Jururawat


Pesakit

(mengikut keperluan) – Rujuk Lampiran 1 & Lampiran



Life)


i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

Dewan Bedah

Unit Rekod

Perubatan

4. Membantu doktor dalam

pembedahan sebagai scrub nurse



m/s 48-56

Semua

Dokumen Rak


Pesakit

i) 7 tahun

Dewan Bedah

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)




Dewan Bedah


Dewan Bedah

Fail Bilik

Ketua

Jururawat

Kaunter Jururawat


Lampiran 1 & Lampiran



Life)


5.Buku Daftar Dewan Bedah -


PNMB.,K.L.)

6.Borang keizinan

pembedahan/pembiusan/pemindaha

n darah

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

Unit Rekod

Perubatan

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

5. Membantu pembedahan

sebagai circulating nurse




Dewan Bedah


Dewan Bedah

m/s 75-78

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik Ketua

Jururawat


Pesakit

(mengikut keperluan) – Rujuk Lampiran 1 & Lampiran


3.Operative Notes


i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

Dewan Bedah

Unit Rekod

Perubatan

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



Kaunter

Jururawat



PNMB.,K.L.)


Life)

6. Pengurusan pesakit selepas

pembedahan

iv. Garispanduan Amalan


v. Manual Procedure Kerja

Dewan Bedah

vi. Fail Meja Anggota Dewan

Bedah

m/s 57-58

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua Jururawat

Kaunter

Jururawat


Pesakit


Lampiran 1& Lampiran


3.Operative Notes




PNMB.,K.L.)

i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan..

Dewan Bedah

Unit Rekod

Perubatan

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

7. Pengendalian spesimen semasa pembedahan

vii. Garispanduan Amalan Kejururawatan – perioperatif

viii. Manual Procedure Kerja

m/s 79-82

Semua Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua

Jururawat

1.Rekod sulit Perubatan Pesakit



i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

Dewan Bedah

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



Dewan Bedah

ix. Myportfolio Anggota

Dewan Bedah

Kaunter

Jururawat


3. Operative Notes & Borang

SSSL


5.Buku Daftar Dewan Bedah -


PNMB.,K.L.)

5. Borang spesimen (PER.PAT

301)

(HJ/PAT/02/PIN-1/2015)

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan..

Unit Rekod

Perubatan

8. Penjagaan pesakit di ruang

pemulihan (Recovery)




Dewan Bedah


Dewan Bedah

m/s 75-78

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua

Jururawat

Kaunter

Jururawat


Pesakit




3.Operative Notes & Borang SSSL




PNMB.,K.L.)

i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga tamat tindakan..

Dewan Bedah


HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



7.Borang APS - mengikut kes

tertentu

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD


1) Perancangan

2) Perlaksanaan

3) Penilaian keberkesanan latihan


2. Pekeliling Perkhidmatan Dasar Latihn Sumber Manusia

Sektor Awam.

3. Takwim / Perancangan Latihan

Unit

Pentadbiran

Semua Unit


2. MyCPD online

3. Rekod latihan anggota 4. ESPEL

selagi

berkhidmat di

KKM

Unit

Pentadbiran

Server KKM

10. Pengurusan Peralatan &

Fasiliti.

1. Penerimaan & Pendaftaran

2. Penyelengaraan

3. Kalibrasi 4. Aduan kerosakan.

5. Perlupusan


7.Aduan Produk

Nota : ( ) – rujuk no. di atas

: Kalibrasi – sila rujuk user

manual

; Aduan kerosakan – rujuk

FM

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil 5

Tahun 2007 ”Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan” 2. MPK Unit Pentadbiran

3. Myportfolio anggota berkenaan


(1) 3-13

(2) 32-33

- -

(5) 36-53

(6) 81-88

Unit

Pentadbiran

Semua Unit



3. Daftar Harta Modal/Inventori 4. Laporan Tahunan Perlupusan

aset


6. Laporan kehilangan aset/Polis

7. Buku Aduan Kerosakan (BAK)

2

2

* *

*

*

1 tahun

Unit

=

= Pentadbiran

=

=

Unit

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD


1) Pembelian barangan 2) Penerimaan barangan


4) Produk tidak menepati

spesifikasi

5).Penilaian Prestasi Pembekal

( 2 kali setahun)

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 5 Tahun 2009

2. Arahan Perbendaharaan Bab B (III) – Tatacara Perolehan


Kerja



KKM

4. Prosedur Kualiti – Kawalan

Produk yang tidak menepati

spek.


Unit

Unit

Unit

Unit

Unit

Salinan LPO & DO


peruntukan

Laporan tahunan Penilaian Prestasi

Pembekal

3 tahun

3 tahun

7 tahun

Unit

Unit

Unit

berkenaan

12. Penyediaan Perjanjian

Program

- Penyediaan belanjawan

tahunan

- Perkhidmatan ujian baru

1. MPK Unit Pentadbiran (Bhg

Pentabiran)


-

unit

Salinan Perjanjian Program

3 Tahun

Unit

Pentadbiran

13. Pengurusan Aduan Awam.



Pembetulan



Tahun 2009

2. Prosedur Kualiti – Tindakan

Unit

Pentadbiran



3 tahun

3 tahun

Unit

Pentadbiran

&

Unit Berkenaan

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



3. Keberkesanan Tindakan Pembetulan


Unit

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

14. Pengurusan Perjawatan

Melalui ABM Tahunan



3. Salinan dokumen berkaitan


(ketua unit)

Unit

Rekod permohonan ABM Tahunan

(ABM -8)

7 tahun

Unit

Pentadbiran

& Unit berkenaan

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FISIOTERAPI (REHABILITASI) MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1.0 Pendaftaran pesakit

1 Perintah Am Bab F

2 My Portfolio Jurupulih Perubatan Fisioterapi U 29

3 My Portfolio Pegawai Khidmat

Pelanggan N17

4 My Portfolio PPK (U11)

Unit

Rehabilitasi

1 Sistem SMRP

2 Kad Rekod Pesakit (medl.99D)

3 Buku Temujanji

Komputer Rehabilitasi

Kaunter Pendaftaran

Kaunter Pendaftaran

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

2.0 Rawatan pesakit dalam

1. My Portfolio Jurupulih Perubatan

Fisioterapi U29

2. Standart Operating Procedure

Perkhidmatan fisioterapi

Perawatan fisioterapi urinary

inkontinen

Perawatan fisioterapi

respiratori

Unit

Rehabilitasi

1. Borang Rujukan Fisioterapi

2. Sistem SMRP

3. Bed Head Ticket (BHT)

Kaunter Pendaftaran

Komputer Rehabilitasi

Wad-wad

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

HOSPITAL JASIN




REKOD


neurologi (pediatrik )


kecederaan sukan


musculoskeletal


neurologi (dewasa)


geriatric

3. Care Protocol Critically 111

Adult

4. Care protocol Osteoarthritic Knee

5. Are protocol Low Back Pain

6. Care Protocol Well Elderly

7. Care protocol Elderly With

Illness

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

3.0 Rawatan Pesakit Luar

1. My Portfolio Jurupulih Perubatan

Fisioterapi U29

2. Standart Operating Procedure

Perkhidmatan fisioterapi

Perawatan fisioterapi urinary

inkontinen


respiratori


neurologi (pediatrik )


kecederaan sukan


musculoskeletal


neurologi (dewasa)


geriatric

3. Care Protocol Critically 111

Adult

4. Care protocol Osteoarthritic Knee

Unit

Rehabilitasi

1. Borang Rujukan

2. Kad Rekod Pesakit (medl.99D)

3. Borang Penilaian

Kaunter Pendaftaran

Bilik Rekod Unit

Rehabilitasi

Bilik Rekod Unit

Rehabilitasi

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




5. Are protocol Low Back Pain

6. Care Protocol Well Elderly

7. Care protocol Elderly With Illness

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PEMULIHAN CARA KERJA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES /

AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1.0 Pendaftaran

pesakit

1 Perintah Am Bab F

2 My Portfolio Pegawai Khidmat

Pelanggan N19

3 My Portfolio PPK (U11)

Kaunter

Pendaftaran Unit

Rehabilitasi

1. Sistem SMRP

2. Buku Temujanji

3. Kad Rekod Pesakit (Medl.99G)

1. Komputer Unit

Rehabilitasi

2. Kaunter

Pendaftaran

3. Bilik rekod Unit

Rehabilitasi

7 Tahun

7 Tahun

2.0 Rawatan pesakit

dalam

1. My Portfolio Pegawai

Pemulihan Carakerja U 41/U44

2. My Portfolio Jurupulih

Perubatan Carakerja U 32



Bilik Ketua

Unit

Bilik

Pemulihan

Cara Kerja

1. Borang Rujukan Unit Pemulihan

Carakerja Hospital Jasin HJ/UPCK-

01/Pin.05/2017

2. Sistem SMRP

3. Bed Head Ticket (BHT)

4. Fail Pesakit Dalam

5. Borang Penilaian

1. Fail Pesakit

Dalam

2. Komputer Unit

Rehabilitasi

3. Wad-wad

4. Bilik rekod Unit

Rehabilitasi

5. Fail Pesakit

Dalam

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES /

AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

4. Pelan Pengurusan Operasi

Perkhidmatan Pemulihan

Carakerja

5. Prosedur Operasi Standard

Pemulihan Carakerja Untuk

Pesakit Kecederaan Tangan dan

Anggota Atas


Pemulihan Carakerja untuk

Pesakit Kardiak



Pesakit Cerebral Palsy



Pesakit Psikiatri dan Kesihatan

Mental



Pesakit Strok

Bilik Ketua

Unit

Unit Pemulihan

Carakerja

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES /

AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

3.0 Rawatan

Pesakit Luar

1. My Portfolio Pegawai

Pemulihan Carakerja U 41/U44





4. Pelan Pengurusan Operasi

Perkhidmatan Pemulihan

Carakerja



Pesakit Kecederaan Tangan dan

Anggota Atas


Pemulihan Carakerja untuk

Pesakit Kardiak



Pesakit Cerebral Palsy



Bilik Ketua

Unit

Unit Pemulihan

Carakerja

1. Borang Rujukan Unit Pemulihan

Carakerja Hospital Jasin HJ/UPCK-

01/Pin.05/2017

2. Sistem SMRP

3. Kad Rekod Pesakit (medl.99D)

4. Borang Penilaian

1. Kad Rekod

Pesakit

(Medl.99G)

2. Komputer Unit

Rehabilitasi

3. Bilik rekod Unit

Rehabilitasi

4. Kad Rekod

Pesakit

(Medl.99G)

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




Pesakit Psikiatri dan Kesihatan

Mental



Pesakit Strok

Unit

Pemulihan

Carakerja

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT DIETETIK & SAJIAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)

Page 1 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANA

N

REKOD

LOKASI

REKOD

1. Perancangan menu dan resipi

piawai

1. Manual Diet Hospital 2016

2. POS Pengurusan Perkhidmatan

Makanan Secara Inhouse

3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan

Makanan

ms.10-11

ms.5-6

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Resipi Piawai (KKM/FS-

001)

2. Borang Penilaian Sensori

Makanan Pembangunan Menu

Baru (KKM/FS-002)

3 Tahun

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

2. Pesanan Makanan dari wad





Makanan/ Pembantu Penyediaan

Makanan

ms.15-16

ms.6

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Pesanan Dan Serahan

Makanan (KKM/FS-003)

2. Borang Ringkasan Pesanan


3. Borang Perubahan Pesanan


3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

3. Perolehan bahan makanan


2. POS Pengurusan Perolehan Di

Dalam Perkhidmatan Makanan 3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan

Makanan

ms.15

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Pesanan Dan

Penerimaan Bahan Makanan

(KKM/FS-030) 2. Borang Penolakan Dan

Penggantian (KKM/FS-031)

3 Tahun

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

4. Proses pra-penyediaan makanan






Makanan

ms.17

ms.7

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Pemantauan Proses

Pra-Penyediaan (KKM/FS-

006)

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANA

N

REKOD

LOKASI

REKOD

5. Proses memasak dan Critical

Control Point (CCP) makanan yang

dimasak.





Makanan/ Pembantu Penyediaan Makanan

ms.17

ms.7-8

Unit Dietetik

&

Sajian


Memasak (KKM/FS-007)

3 Tahun

Bilik

Rekod

Unit

6. Ujirasa makanan






Makanan

ms.17

ms.8-9

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Ujirasa Lapangan

(KKM/FS-009)

2. Borang Ujirasa Set Hidangan

(KKM/FS-010)

3 Tahun

3 Tahun

Bilik

Rekod

Unit

7. Proses Holding dan CCP Holding





Makanan/ Pembantu Penyediaan Makanan

ms.17

ms.9-10

Unit Dietetik

&

Sajian


Holding (KKM/FS-011)

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

8. Proses pengagihan dan

penghidangan makanan






Makanan

ms.18-19

ms.10-11

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Pemantauan

Pengagihan Makanan

(KKM/FS-012)

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANA

N

REKOD

LOKASI

REKOD

9. Pencucian peralatan dan

perkakasan






Makanan

ms.19

ms.12-13

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Pemantauan

Kebersihan dan Sanitasi

Premis, Peralatan dan

Perkakasan (KKM/FS-014)

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

10. Aduan makanan






Makanan

ms.20

ms.13-14

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Uji Rasa Makanan

HJ/CD-11/Pin.2/2011

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

11. Pesanan bekalan makanan

kering dan produk enteral


2. My Portfolio Pegawai Dietetik /

Pen.Peg. Penyediaan Makanan

ms.17

Unit Dietetik

&

Sajian

1. Borang Pesanan Produk Khas

Pesakit Wad

HJ/WD-42/Pin.1/2011

2. Borang KEW PS-8 (Sistem

SPPA)

3 Tahun

3 Tahun

Bilik

Rekod Unit

12. Perkhidmatan Dietetik Klinikal

1. Medical Nutrition Therapy Guidlines

2. My Portfolio Pegawai Dietetik

-

Unit Dietetik & Sajian

Bilik Pegawai

Dietetik

1. Borang Rujukan Dietetik (Pesakit Dalam)

KKM/JDS/DC/001

2. Borang Rujukan Dietetik

(Pesakit Luar)

KKM/JDS/DC/001

3. Dietetik Care Note

KKM/JDS/DC/004 Pin.1/2019

4. Dietetic Care Notes-Follow Up

KKM/JDS/DC-FUP/004

Pin.1/2019

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

Bilik Rekod Unit

HOSPITAL JASIN


Page 4 of 4

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)

Page 1 of 2

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

1. Pendaftaran pesakit

2. Menjalankan

pemeriksaan radiografi

1. Manual Prosedur Kerja.

2. Prosedur Operasi Standard –

Radiografi Am. Kementerian

Kesihatan Malaysia.

3. Pekeliling KKM.600/27/1/2 Jld.2

(23) – Makluman Penggunaan

Borang Permohonan Pemeriksaan

radiologi bagi Perkhidmatan

Radiologi Yang baharu Di Fasiliti

Kementerian Kesihatan Malaysia.


2. Malaysian Standard MS 838:

1985 Code of Practice Radiation

Protection Medical X-Ray

Diagnosis – Sixth Edition

3. Textbook of Radiographic Positioning and Related Anatomy

m/s 4-5

m/s 3-6

m/s 6-7

Satu buku

Satu buku

Rak Fail Bilik

Juru X-Ray

U32

Rak Fail Bilik

Juru X-Ray

U32

Rak buku di

ruang dalam

unit x-ray

Rak buku di ruang dalam

unit x-ray

1. Rekod PER.SS-RA 301

(Pind1/2018)

2. Buku pendaftaran PER.SS-

RA 101 pind. 1/2003

7 tahun

7 tahun

Unit Rekod

Unit Radiologi

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 2

4. Merrill’s Atlas of Radiographic

Positions and Radiologic Procedure

5. Positioning in Radiography

6. Prosedur Operasi Standard –

Radiografi Am

7. National Radiology Services

Operational Policy First edition

2019.

8. Peraturan Peraturan Perlesenan

Tenaga Atom -Perlindungan

Sinaran Keselamatan Asas- 2010

Satu buku

Satu buku

m/s 7-12

Satu buku

Rak buku di

ruang dalam

unit x-ray

Rak buku di

ruang dalam

unit x-ray

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3. Menjalankan

pemprosesan filem X-ray


2. Imaging Processing-stockly

m/s .

Satu buku

Rak Fail Bilik

Juru X-Ray

U32.

Rak buku di

ruang dalam

unit x-ray

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 2

4. Mengumpul, Membuat

dan menghantar Reten /

Laporan :

a. Reten Bulanan

- Laporan ke atas

pemeriksaan

Radiologi bulanan

unit pengimejan

- Laporan Objektif

Kualiti Unit

b. Reten 6 Bulan sekali

- Laporan reten dan

statistik 6 bulan unit

pengimejan

- Laporan Objektif

Kualiti Unit

c. Reten Tahunan

- Laporan reten dan

statistik tahunan unit

pengimejan

D. Laporan HPIA 7.1

1.Laporan Key Performance

Indicator. (KPI)


3. HPIA 7.1

4. Pelan Pengurusan Operasi – Perkhidmatan Radiologi

Bilik Juru X-

Ray U32

1. e-radia

2.Sistem Maklumat Pengurusan

Kesihatan (PER-SS-RA 201)

2.Sistem Pengurusan Kualiti MS

ISO 9001:2001 ( HJ/UniKL-04 )

Fail Statistik Bulanan

Fail NIA ( obj. kualiti )

Fail Statistik Bulanan

Buku Laporan Tahunan

Fail NIA ( obj.kualiti )

Unit

Rekod

Unit

Kualiti

Unit Radiologi

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

5. Pengurusan kesihatan

& keselamatan di Unit

Pengimejan

1. A Guide to notification of occupational accident,

poisoning & occupational

Bilik Juru x-ray U32

1. Notification of occupational accident & dangerous occurrence

– WEHU A1-A2, WEHU S1-S2,

HOSPITAL JASIN


Page 4 of 2

a. Immunisasi Hep B

b. Medical Health

Surveillance.

c. Universal precaution

d. Pemeriksaan

Perubatan 3 tahun

sekali

disease, KKM

2. SOP for surveillance of

potential disease outbreak.

3. Pocket guidelines for standard

precaution

4. Peraturan Peraturan Perlesenan

Tenaga Atom (Perlindungan Sinaran Keselamatan Asas) 2010

5. Prosedur Operasi Standard -

Radiografi Am

6. Pelan Pengurusan Operasi -

Perkhidmatan Radiologi

1. Rekod Perubatan

(Seksyen A)

WEHU L1-L2

2. Incident Reporting KKM

1. Laporan pemeriksaan

perubatan ke atas pekerja

(sinaran) (LPTA/BM/5)

Sehingga tamat

perkhidmatan

Unit Radiologi


a. Perancangan

b. Perlaksanaan

c. Penilaian keberkesanan

latihan

1. Buku log latihan



2019.


Radiografi Am




2. eSPEL

3. Borang Laporan Penilaian

Keberkesanan Kursus

(KKM/LDP/1B) – utk

penganjur kursus

4. Borang Laporan Penilaian

Keberkesanan Kursus

(KKM/LDP/1C) – utk HOU

5. Borang Penilaian UntukPenganjuran Kursus

(KKM/LDP/1D)

Unit

Pengurusan

HOSPITAL JASIN


Page 5 of 2

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

10. Kajian kepuasan pelanggan (2x/setahun)

1. Format Kajian Kepuasan Pelanggan

2.

Bilik Juru X-

Ray U32

1. Fail Kajian Kepuasan Pelanggan

2. Laporan Analisa Kajian

Kepuasan Pelanggan

dalamUQ/QIE(16) Kajian

Kepuasan Pelanggan.

2 Tahun

Unit Radiologi

11. Pengurusan peralatan

& Fasiliti.

a. Penyelengaraan

b. Kalibrasi

c.Aduan kerosakan.



2019.

2. Manual QAP Radiologi Pindaan

Januari 2019


Radiografi Am

Unit Radiologi

HOSPITAL JASIN


Page 6 of 2



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021

(HJ/MK-3.0)

Page 1 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.

Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)

PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT

LOKASI DOKUMEN

REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD

LOKASI REKOD

A. Penerimaan & Penolakan Spesimen 1. Kriteria penerimaan &

penolakan spesimen

1. Laboratory Handbook Unit Of

Pathology, Hospital Jasin 2021

2. Laboratory Quality Manual (LQM) HJ/PAT/LQM/001

3. Management Of Laboratory

Specimen HJ/PAT/QP/001

Bilik

Dokumen Unit

1. Sistem IAM (Interfacing

Analyzer Management)

2. Borang Penghantaran dan Penerimaan Spesimen,

HJ/PAT-02/Pin-1/2015

3. Borang Penolakan HJ/PAT/RJ-02 (Pind 2/2013)

7 tahun

3 tahun

3 tahun

Stor dokumen

Unit

B. Pemprosesan Spesimen 1. Seksyen Patologi Kimia 2. Seksyen Hematologi 3. Seksyen Tabung Darah 4. Seksyen Mikrobiologi

1. Laboratory Handbook Unit of

pathology, Hospital Jasin 2021

2. Laboratory Quality Manual (LQM) HJ/PAT/LQM/001

3. Management Of Laboratory Specimen HJ/PAT/QP/001

4. Working Instruction (WI)

5. Technical Procedure Manual (TPM)

6. Product inserts and manual

instruction

7. Transfusion Practice Guidelines for Clinical and Laboratory Personnel, National Blood Centre, Ministry of

Bilik Dokumen

Unit

Simpanan Seksyen

masing-masing

Seksyen Tabung Darah

1. Sistem IAM (Interfacing

Analyzer Management)

2. Borang Permohonan Ujian Makmal PER-PAT 301

3. Borang Permohonan Transfusi Darah Perkhidmatan Transfusi Perubatan PER-SS-BT 105 (pind1/2016)

4. Request Form for Transfusion Reaction Investigation (Blood and Blood Components) BTS/TR/2/2016

7 Tahun

1 Tahun

20 tahun

20 tahun

20 tahun

Stor dokumen Unit dan Makmal tabung

Darah


(HJ/MK-3.0)




LOKASI DOKUMEN


LOKASI REKOD

Health Malaysia, 2016

5. Buku Daftar Penggunaan Darah (PER-SS-BT102)

6. Borang Pengambilan Darah HJ/PAT(TD)/PD-01

7. Buku Rekod Pengambilan

dan Pemulangan Darah dari Hospital Melaka

8. Borang GSH, Coombs, Blood Grouping

9. Borang Permohonan Pembekalan & Penukaran

Darah

20 tahun

20 tahun

20 tahun

3 tahun

5. Makmal Saringan Dadah

1. Garis Panduan Bagi Ujian

Pengesanan Penyalahgunaan dadah dalam air kencing, KKM,2002

2. Analyzer’s Instruction Manual

3. Technical Procedure Manual /Work Instruction & Product insert.

4. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil 6/2002 -

Makmal Saringan Dadah

1. Rekod permintaan ujian

pengesanan dadah dalam air kencing

2. Buku Rekod keputusan ujian saringan dadah

3. Borang 'Chain-of-Custody'

7 tahun

7 tahun

7 tahun

Stor dokumen

Unit


(HJ/MK-3.0)




LOKASI DOKUMEN


LOKASI REKOD

GarisPanduan bagi Ujian Pengesanan Penyalahgunaan Dadah dalam Air Kencing

D. Validasi & Rekod Keputusan Ujian Makmal

1. Prosedur Kualiti/ Quality Procedure

(QP)



Simpanan Seksyen masing-masing

1.Sistem IAM (Interfacing Analyzer Management)

7 tahun

Stor dokumen

Unit

E. Pengeluaran Keputusan Ujian Makmal

1. Prosedur Kualiti/ Quality Procedure

(QP)



Simpanan

Seksyen masing-masing

1. Sistem IAM (Interfacing Analyzer Management)

7 tahun

Stor dokumen

Unit


(HJ/MK-3.0)




LOKASI DOKUMEN


LOKASI REKOD

F. Identification & Control Of Non conformities. 1. Panggilan semula keputusan

ujian makmal

1 Quality Procedure (QP)

– Identification and Control Of Non-Conformance, Corrective Action and Preventive Action (CAPA)

Bilik Dokumen

Unit

1. Corrective and Preventive Form, HJ/PAT/QP-010/1

3 tahun

Stor dokumen

Unit

G. Aktiviti kawalan mutu (dalaman / luaran) 1. Kawalan Kualiti (Dalaman) Seksyen Patologi Kimia Seksyen Hematologi Seksyen Tabung Darah

Seksyen Mikrobiologi

1. Quality Procedure (QP) – Assuring

Quality of Test Result, HJ/PAT/QP-002

2. Work Instruction (WI)


4. Performance Standards For Antimicrobial Susceptibility Testing, CLSI


1. Rekod QC Seksyen Patologi Kimia

2. Rekod QC Seksyen Hematologi

3. Rekod QC Seksyen Tabung Darah

4. Rekod QCSeksyen Mikrobiologi

3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

Stor dokumen

Unit


(HJ/MK-3.0)




LOKASI DOKUMEN


LOKASI REKOD

2. Kawalan Kualiti (Luaran)

2.1 RCPA 2.2 MKA JB

2.3 NEQABB

2.4 IMR 2.5 PDN

1. Quality Procedure (QP) – Assuring

Quality of Test Result, HJ/PAT/QP-002

2. Laboratory QA Programme, N.I.A

Manual 2004, KKM


1. Rekod laporan keputusan

5 tahun

Stor dokumen

Unit

3. Kajian Turn Around Time

/ Objektif Kualiti / Kajian Kepuasan Pelangan

1. Laboratory NIA Programme, NIA

1/2017, KKM

2. Statistik dari Interfacing Analyzer Management (IAM)

3. Soal Selidik Kepuasan Pelanggan (SSKP) Unit Patologi dan Tabung Darah, Hospital Jasin.

Bilik Dokumen

Unit

1. Laporan Kajian Masa LTAT

untuk ujian-ujian STAT

2. Laporan bulanan Objektif Kualiti HJ/UNIKL-01/Pin1/2014

3. Laporan kajian kepuasan pelanggan

3 tahun

3 tahun

3 tahun

Stor dokumen

Unit

H. Management Of Medico Legal Request.

1. Management Of Laboratory

Specimen HJ/PAT/QP/001

Bilik

Dokumen Unit

1. Buku Pendaftaran

Permintaan Ujian bagi Kes Medico-legal.

7 tahun

Stor dokumen

Unit


(HJ/MK-3.0)




LOKASI DOKUMEN


LOKASI REKOD

I. Pengurusan Sampel Ke Makmal Rujukan 1. Hospital Melaka 2. IMR, KL

3. Lain-lain makmal rujukan (e.g MKAK,PDN, HSAJB)

1. Laboratory Handbook Unit of

pathology, Hospital Jasin 2021.

2. Laboratory Handbook, Dept Of Pathology 2021, Hosp Melaka.

3. Pathology Service Handbook, HKL,

Putrajaya, IMR

4. Prosedur Kualiti (QP)- Handling Of Outsource Specimen, HJ/PAT/QP-006

Seksyen Patologi Kimia

7 tahun

Stor dokumen

Unit

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI

Page 1 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

A

1.

Pengendalian Ubat & Barang

Bukan Ubat

Pemesanan Ubat Dan Barang

Bukan Ubat

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Poisons Act 1952 & Psychotropic

Regulations 1989

Tatacara Pengurusan Stor

Kerajaan (Arahan

Perbendaharaan) 2018

Garis Panduan Pengurusan

Farmasi Logistik KKM Edisi

1/2020

Panduan Pengurusan Stok Ubat

di Kaunter Farmasi, Mei 2017

Unit Catalogue List (dokumen elektronik di dalam PhIS)

MyPortfolio Pegawai Farmasi

MyPortfolio Penolong Pegawai

Farmasi

Unit Farmasi

1. Rekod Pembekalan Ubat

Psikotropik

2. Buku Pergerakan Kunci

Psikotropik

3. Kad Daftar Stok KEW.PS-

3 -(dijana secara

elektronik melalui PhIS)

4. Borang Permohonan Stok

(Antara Stor) KEW.PS-7

(dijana secara elektronik

melalui PhIS)


(Individu Kepada Stor)

KEW.PS-8- (dijana secara


6. Kad Daftar Stok

(Dummy)

PhIS- Pharmacy

Information System

2 Tahun

2 Tahun

4 Tahun

4 tahun

4 Tahun

1 Tahun

Farmasi

Ambulatori

Farmasi

Bekalan

Wad

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

2.

Penerimaan Ubat Dan Barang

Bukan Ubat

1.

2.

3.

4.

5.


Regulations 1989


Kerajaan (Arahan




1/2020



Farmasi

Unit Farmasi


Psikotropik

2. Buku Pergerakan Kunci

Psikotropik

3. Kad Daftar Stok KEW.PS

3 - (dijana secara



(Antara Stor) KEW.PS-7 -


melalui PhIS)



KEW.PS-8- (dijana secara elektronik melalui PhIS

6. 6. Kad Daftar Stok (Dummy)

2 Tahun

2 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

1 Tahun

Farmasi

Ambulatori

Farmasi

Bekalan

Wad

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3.

Penyimpanan Ubat Dan Barang

Bukan Ubat

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


Regulations 1989


Kerajaan (Arahan




1/2020

Panduan Pengurusan Stok Ubat

di Kaunter Farmasi, Mei 2017



Farmasi

MyPortfolio Pekerja Awam

Unit

Farmasi


Psikotropik


3 (dijana secara elektronik

melalui PhIS)


(Antara Stor) KEW.PS-7 -


melalui PhIS)





5. 6. Kad Daftar Stok (Dummy)

6. 7. Borang Pelaporan Kualiti

Produk Berdaftar (NPRA

418.6)

7.

2 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

1 Tahun

2 Tahun

Farmasi

Ambulatori

Farmasi

Bekalan Wad

HOSPITAL JASIN


Page 4 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

4.

5.

Pembungkusan Semula Ubat-

Ubatan

Pendispensan Ubat-Ubatan Di

Kaunter Farmasi Pesakit Luar

1.

2.

3.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

8.



Farmasi



Regulations 1989

Guide to Good Dispensing

Practice, 2016

Formulari Ubat KKM dan

pindaan terkini

Garispanduan Sistem

Pendispensan Ubat Bersepadu

(SPUB), Edisi Ke-4 2021

Garis Panduan Kaunseli ng Ubat-

ubatan, Edisi Ketiga 2019

MyPortfolio Pegawai Farmasi (Ambulatori)


Farmasi (Ambulatori)

Unit

Farmasi

Unit

Farmasi

1. Kertas Kerja

Prabungkusan Ubat-

Ubatan (dijana secara


2. Kad Daftar Stok KEW.PS-3 (dijana secara elektronik

melalui PhIS)

3. Kad Daftar Stok (Dummy)

1. Preskripsi ubat

2. Buku Rekod Pembekalan

Ubat Psikotropik

3. Borang Kaunseling (dijana secara elektronik

melalui PhIS)

4. Borang Rujukan

Kaunseling - Pesakit Luar

(HJ/FM-02/Pin-2/2013 (b)

5. Kertas Kerja Sediaan

Extemporaneous (dijana

secara elektronik melalui

PhIS)


1 Tahun

4 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

2 Tahun

Farmasi

Ambulatori

Farmasi

Bekalan Wad

Farmasi

Ambulatori

HOSPITAL JASIN


Page 5 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

B

1

Bekalan Ubat-Ubatan Dan

Barang-Barang Bukan Ubat

Ke Wad/Unit Pemesan

Bekalan Ke Wad/Unit Pemesan

1.

2.

3.

4.

5.

Poisons Act 1952 & Psychotropic Regulations 1989

Garis Panduan Pembekalan Ubat

Pesakit Dalam Edisi Ke-3, 2019

Garis Panduan Kaunseli ng Ubat-

ubatan, Edisi Ketiga 2019


(Bekalan Wad)

MyPortfolio Penolong Pegawai Farmasi (Bekalan Wad)

Unit

Farmasi

1. Buku Inden Kimia 21 (Pin.1/05)

2. Buku Rekod Pembekalan

Ubat Psikotropik

3. Kertas Kerja Sediaan

Extemporaneous (dijana


PhIS)

4. Rekod permohonan

meminda kuantiti/ítem

ubat impress

(HJ/FM-05/Pin1/2010)

5. Rekod Penjelasan

Mengenai Kegagalan

Memulangkan

Bekas/Ampul/Vial

Kosong Untuk Stok Ubat

Exchange Basis

(HJ/FM-11/Pin1/2010)

6. Rekod Pemulangan

Antibiotik (HJ/FM-26/

Pin 1/2021)

2 Tahun

2 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

Farmasi

Bekalan

Wad

HOSPITAL JASIN


Page 6 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

2. Pemeriksaan Wad

1. MyPortfolio Pegawai Farmasi

2. MyPortfolio Penolong Pegawai

Farmasi

3. Senarai Impress Stock terkini

Unit Farmasi

7. Rekod Penjelasan

Mengenai Kegagalan

Memulangkan

Bekas/Ampul/Vial

Kosong Untuk Stok Ubat

Exchange Basis (HJ/FM-11/Pin1/2010)

1. Laporan Pemeriksaan

Stok/IV Drip/Item

Surgical Di Wad Dan

Unit (HJ/FM-14/Pin.1/2010)

1 Tahun

2 Tahun

Farmasi

Bekalan

Wad

HOSPITAL JASIN


Page 7 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

C

1

Aktiviti Klinikal

Rondaan Wad

1.

2.

3.

4.

3.

Garis Panduan Farmakovigilans

Keselamatan Vaksin di Malaysia,

2010

Malaysian Guidelines for

Reporting and Monitoring ADR,

March 2002

Garis Panduan Pengesanan

Pesakit Dengan Alahan Ubat,

2011


(Farmasi Wad)

Unit Farmasi

1. Medication History

Assessment Report CPI


melalui PhIS)

2. Pharmacotherapy Review

Report CP2 (dijana secara


3. Clinical Pharmacy Report

CP3 (dijana secara


4. Nota Rujukan Discaj CP4


melalui PhIS)

5. Report On Suspected

Adverse Drug Reactions


melalui PhIS)

6. Borang Permohonan Kad

Alahan (HJ/FM-17/Pin

1/2012)

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

2 Tahun

Farmasi

Pesakit

Dalam

HOSPITAL JASIN


Page 8 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

D

1

Perolehan dan Bekalan Ubat-

ubatan dan Barang bukan

ubat di Farmasi Logistik HJ

Memesan stok

1.

2.

3.

4.

5.

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (Arahan


Garispanduan Pengurusan


1/2020


Produk Rangkaian Sejuk di

Fasiliti KKM, 2019

MyPortfolio Pegawai Farmasi (Farmasi Logistik)

MyPortfolio Pembantu Tadbir

Farmasi Logistik

1. Borang Permohonan Untuk Pembelian/Borang

Permohonan Pembelian

Item Bukan Standard

(HJ/FM/SP-01)


3 -(dijana secara

elektronik melalui PhIS

3. Kad Daftar Stok

(Dummy)

2 Tahun

4 Tahun

2 Tahun

Farmasi Logistik

HOSPITAL JASIN


Page 9 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

2.

3.

Penerimaan Pesanan

Penyimpanan Bekalan Yang Diterima

1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3.

4.

5.


Kerajaan (Arahan



Farmasi Logistik KKM Edisi 1/2020

Garispanduan Pengurusan Produk

Rangkaian Sejuk di Fasiliti KKM,

2019


(Farmasi Logistik)


Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (Arahan




1/2020

Garispanduan Pengurusan Produk

Rangkaian Sejuk di Fasiliti KKM,

2019



Farmasi

Logistik

Farmasi Logistik

1. Rekod janaan sistem

eGFMAS

2. Rekod janaan sistem

ePerolehan

3. Rekod berkaitan

kewangan janaan PhIS

4. Borang Pelaporan Kualiti

Produk Berdaftar (NPRA

418.6)

5. Borang Aduan /

Complaint Form (Produk

APPL)-Borang PC 01-15

1. Kad Daftar Stok KEW.PS 3 (dijana secara elektronik

melalui PhIS)


4 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

4 Tahun

2 Tahun

Farmasi

Logistik

Farmasi Logistik

HOSPITAL JASIN


Page 10 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

E

1.

2.

Pengeluaran Bekalan

Kepada Unit Pengguna

Menerima Pesanan Dari Unit

Pengguna

Memasukkan Data

Pengeluaran Ke Dalam PhIS

1.

2.

1.


Kerajaan (Arahan




Farmasi

Logistik

1. Borang Permohonan

Stok (Antara Stor)

KEW.PS-7 (dijana

secara elektronik melalui PhIS)

2. Borang Permohonan Stok (Individu Kepada

Stor) KEW.PS-8- (dijana


PhIS)


Stok (Antara Stor) KEW.PS-7 (dijana


PhIS)


Stok (Individu Kepada

Stor) KEW.PS-8- (dijana


PhIS)

4 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

Farmasi

Logistik

HOSPITAL JASIN


Page 11 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3.

4.

Pengeluaran & Penghantaran

Stok Fizikal

Pemeriksaan/Verifikasi Stok

Tahunan

1.

2.

3.

1.

2.

3.

4.


Kerajaan (Arahan





Kerajaan (Arahan



(Farmasi Logistik)



Farmasi

Logistik


(Antara Stor) KEW.PS-7


melalui PhIS)







melalui PhIS)


1. Stock Checking and Store

Verification List (dijana

melalui PhIS)

2. Borang Verifikasi Stor

KEW.PS-10

3. Borang Penilaian Prestasi

Pengurusan Stor

KEW.PS-11

4. Kad Daftar Stok KEW.PS-


melalui PhIS)

4 Tahun

4 Tahun

4 Tahun

1 Tahun

4 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

4 tahun

Farmasi

Logistik

HOSPITAL JASIN


Page 12 of 12

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

5.

Pelupusan Stok

1.

2.

3.

4.


Kerajaan (Arahan


MyPortfolio Pegawai Farmasi (Farmasi Logistik)



Farmasi

Logistik

1. Borang Pelupusan Stok

KEW.PS-20

2. Sijil Pelupusan Stok

KEW.PS-22

7 Tahun

7 Tahun

Farmasi

Logistik

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI

(LAMPIRAN 3)

PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

1.Urusan penerimaan

alatan

1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU)

2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.

3.Sterilization Process Handbook.

4. Guide To Shelf Life.

5. Fail meja anggota UPBS.

m.s 1

m.s 10-20

m.s 5-9

Unit UPBS

1.Borang permohonan bekalan wad /

klinik- HJ/UPBS-01/Pin.1/2015

2.Borang Breakages/lost

HJ/UPBS – 18/Pin.1/2010

3.Borang permohonan Klinik-Klinik di

Perbandaran Jasin-

HJ/UPBS-22/Pin.1/2010

4.Borang set-set yang tidak lengkap.


3 tahun

3 tahun

Unit UPBS

2. Pencucian alatan

guna semula

1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).

2. . Malaysian Standard Of Sterilization Process.



m.s.6

Unit UPBS

1.Buku rekod pencucian KPI 1

2.Borang set tidak lengkap/hilang

3.Form test result of routine checks

with cleaning indicators (CI). HJ/UPBS-11/Pin.1/2010

4. Borang kawalan kualiti pemeriksaan

secara rambang/aduan.


3 tahun

Unit UPBS

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)


SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3.Pemeriksaan dan

penyusunan

1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).




m.s.11

Unit UPBS

1 .Borang set tidak lengkap


2.Borang Breakages/lost

HJ/UPBS – 18/Pin.1/2010

3 tahun

Unit UPBS

4.Pembungkusan





m.s.17

Unit UPBS

1.Borang Daily workload - Wad-


2.Borang Daily workload OT- HJ/UPBS-06/Pin.1/2010

3.Borang Daily workload Klinik-


4. Buku rekod pencucian KPI 1

3 tahun

Unit UPBS

5. Penyediaan linen



3.Sterilization Process Handbook. 4. Guide To Shelf Life.

m.s.25

m.s 26-34

m.s 11-18

Unit UPBS

1.Buku rekod penyediaan linen

2.Borang Daily workload - Wad-HJ/UPBS-07/Pin.1/2010

3.Borang Daily workload OT-


4Borang reject /replacement of linen.

MMS form 7105. (22 July 2019)

3 tahun

Unit UPBS

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)


SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

6.Penyediaan soft

dressing




4. Guide To Shelf Life

m.s.31

m.s 26-34

m.s 11-18

Unit UPBS

1.Borang Daily workload - Wad-


2.Borang Daily workload OT-


3.Borang Daily workload Klinik-


3 tahun

Unit UPBS

7. Penjagaan

sterilizer,penentuan

kaedah sebelum dan

selepas penyusunan

sterilization.




4. Guide To Shelf Life

5. Fail meja anggota UPBS.

m.s.35

m.s 55-60

m.s 23-28

Unit UPBS

1.Borang kiraan cycle bagi mesin untuk

bulan…..tahun….

HJ/UPBS-08/Pin.1/2010.

2.Form Test Result Of Routine Checks

With Cleaning Indicators.

3.Jadual pemeriksaan Harian (8 pagi) saluran paip air,paip dan stim

dan kotak suis oleh Operator

Autoclave.

HJ/UPBS-19/ Pin.1/2010

4.Form test results of routine checks

with seal check.


3 tahun

5 tahun

Unit UPBS

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)


SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

5.Jadual penyelenggaraan rutin bagi

mesin autoclave.


6.Fail Sterilization Rekod


7.Borang data ujian harian pensterilan

unit perkhidmatan bahan steril Hospital Jasin.

8. Borang perkhidmatan patologi

(PER.PAT 301)&(HJ/PAT-02/Pin.-

1/2015)

8.Penjagaan sterile

store, inventori

peralatan dan

pembekalan.




4. Guide To Shelf Life 5. Fail meja anggota UPBS.

m.s.44

Unit UPBS

1.Carta suhu dan kadar kelembapan.


(telah dibukukan)

2.Borang inventori harian stor steril

Unit Perkhidmatan Bahan Steril

Hospital Jasin. (dibukukan)

3.Borang permohonan bekalan

wad/klinik.(HJ/UPBS-01/Pin.2/2015)

3 tahun

Unit UPBS

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)


SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

9. Bajet


m.s.51

Unit UPBS

1.Borang pesanan dan pengeluaran stok

ubat / bukan ubat stor perubatan

Hospital Jasin.

KEW.PS-7

3 tahun

-Stor

perubatan

-Unit UPBS

(salinan)

10.Perolehan bekalan


m.s.56

Unit UPBS

1.Borang permohonan pembelian item

bukan standard

HJ/FM/SP-01

2.Nota minta HJ/PENG-06/Pin-1/2016

3 Tahun

-Stor

perubatan

-Unit UPBS

( Salinan)

11.Inden


m.s.62

Unit UPBS

1.Borang pesanan dan pengeluaran stok

ubat / bukan ubat stor perubatan

Hospital Jasin. KEW.PS-7

2. Kad petak

3 tahun

-Stor

perubatan

-Unit UPBS (salinan)

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)

12. Pelupusan


2.Pekeliling perbendaharaan bilangan 5 tahun

2007-Bab E & F.

m.s.67

Unit UPBS

1.Butiran buku aduan kerosakan

unit/wad…….

2.Borang aduan kerosakan aset alih

kerajaan. (KEW. PA-9)

3.Daftar penyelenggaraan harta modal.

(KEW.PA-14)

4.Borang permohonan pelupusan Aset.

5 tahun

Unit UPBS

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PENTADBIRAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1. Pengurusan Aduan

Awam

- Telefon

- Surat

- Akhbar

- E-mail

- Hadir Sendiri

- Sistem SISPAA

- Pekeliling Kemajuan

Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun

2009

- Manual Prosedur Kerja (MPK)

- MyPortfolio Penolong Pegawai Tadbir N29

Unit

Pentadbiran

1. Rekod dalam Fail Daftar Aduan

Pelanggan

2. Laporan Ketua Unit (Yang

Berkenaan)

3. Jawapan Keputusan Siasatan Terhadap Aduan Awam

4. Fail Aduan Awam – Sulit

Bilik Penolong

Pegawai Tadbir.

Kabinet berkunci.

Semua Rekod-

5 Tahun

Kes Medicolegal

10 tahun atau

sehingga tamat

tindakan

2. Pengurusan Cuti

- Urusan Permohonan

a. Perintah-Perintah Am Bab ‘C’

b. Pekeliling Perkhidmatan: -Bil.14/2005

-Bil.18/2008

-Bil.11/2015

-Bil.11/2016

c. Surat Pekeliling Perkhidmatan

Bil.2/2016

d. Manual Prosedur Kerja (MPK)

e. My Portfolio Pembantu Tadbir

N22 / N19

Unit

Pentadbiran

1.Buku Rekod Cuti

2.Buku Rekod Perkhidmatan

Unit Perkhidmatan

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD


3.1 Latihan Dalaman

Perancangan Latihan

Perlaksanaan Latihan

3.2 Latihan Luaran

1. Perlaksanaan Latihan

2. Penilaian Latihan &

Keberkesanan

3.3 MyCPD

1. Pelaksanaan dan

pelaporan

- Pekeliling Perkhidmatan

Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam

- Manual Prosedur Kerja

(MPK)

- MyPortfolio Pembantu Tadbir

N19

www.mycpd2.moh.gov.my

Unit QAT

Setiap Unit

Yang Berkaitan

- Sistem ESPEL JKNM

- Borang Penilaian Kursus Jangka

Pendek (Dalam & Luar Negara) Di kementerian Kesihatan Malaysia –

Pegawai Yang Menghadiri Kursus

(KKM/BPL/PK/2019)

- Borang Soal Selidik Kajian

Keberkesanan Kursus Jangka

Pendek (Dalam Dan Luar Negara)

KKM

- Buku Perkhidmatan Fail Peribadi

- Setiap Unit Yang Berkaitan

- Sistem mycpd2 KKM

www.espeljknm.moh

.gov.my/admin

www.espeljknm.moh.gov.my

Unit Kualiti Dan

Latihan

Ketua Unit

Unit Perkhidmatan

www.mycpd2.moh.go

v.my

Selagi

Berkhidmat di

JKN Melaka

5 Tahun

5 Tahun

Selagi

Berkhidmat di

KKM

5 Tahun

http://www.mycpd2.moh.gov.my/

http://www.espeljknm.moh.gov.my/admin

http://www.espeljknm.moh.gov.my/admin

http://www.espeljknm.moh.gov.my/

http://www.espeljknm.moh.gov.my/



HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

4. Pengurusan Aset

Alih Kerajaan

Penerimaan,

Pendaftaran,

Penyimpanan,

Pemeriksaan,

Penyelenggaraan,

Pelupusan,

Kehilangan dan

Hapus Kira.

1. 1PP – Pengurusan Aset Alih

Kerajaan

2. Sistem Pengurusan Aset (SPA)

3. Manual Prosedur Kerja (MPK)

4. MyPortfolio N29/N22/N19

Unit Aset

1. Sistem Pengurusan Aset (SPA)

2. Kew.PA

http://sppa-

selatan.moh.gov.my/

Unit Aset

Unit Kewangan (LPO / Pesanan Kerajaan)

Sehingga aset

dilupuskan.

7 Tahun

http://sppa-selatan.moh.gov.my/

http://sppa-selatan.moh.gov.my/

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEWANGAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1.0 E-PEROLEHAN

1.1 Menguruskan

Pesanan Kerajaan

(LO) Pembelian

Terus dan kontrak

bagi Bekalan,

Perkhidmatan atau

Kerja

1. Arahan Perbendaharaan Bab B

(III) – Tatacara Perolehan

Bekalan, Perkhidmatan, dan

Kerja.

2. 1PP PK5 Perolehan Kerajaan

Secara Elektronik

3. Garis Panduan Pembelian Terus

4. Garis Panduan Carta Akaun

Akruan (CAA)

5. Myportfolio

Unit Kewangan

1. Borang Nota Minta

2. Sebutharga/ Kajian Pasaran/

Kriteria Pembekal &Senarai

Pembekal

3. Sijil Akuan Pendaftaran

Syarikat/Sijil Pendaftaran

Bumiputera

4. Penyata Akaun Syarikat/Pembekal

1. Unit

Perolehan

2. Unit

Kewangan

4 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

4 Tahun

2.0 BAYARAN

2.1 Bayaran Bagi

Pembelian

Terus/kontrak bagi

Bekalan,Perkhidmat

an atau Kerja

1. Arahan Perbendaharaan Bab B (iii) Bayaran

2. 1PP PK5 Perolehan Kerajaan

Secara Elektronic

3. Myportfolio


Akruan (CAA)

Unit Kewangan

1. Dokumen Baucar Bayaran

2. Penyata Akaun Syarikat/Pembekal

3. Invois

4. Pesanan Tempatan

5. Nota Penerimaan Bekalan

Unit Kewangan

(Bayaran)

4 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




2.2 Bayaran Kepada

Tuntutan Individu

1. Arahan Perbendaharaan Bab B

(iii) Bayaran

2. Myportfolio


Akruan (CAA)

4. Arahan Perbendaharaan Bab G(III)

5. Arahan Perbendaharaan

100,(a),(b)

6. Surat Perkeliling Perkhidmatan

Bil. 4 tahun 1992, Bil. 3Tahun

2003

Unit Kewangan

1. Dokumen Baucar Bayaran

2. Penyata Akaun Bank

3. Surat Kerja Lebih Masa/ Jadual

Giliran/ Surat arahan hadir

mesyuarat/ kursus

4. Borang Tuntutan

5. Surat Kelulusan Tuntutan Melebihi

1/3 Gaji jika berkaitan

6. Salinan Thumprint

Unit Kewangan

(Bayaran)

4 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




3.0 PRESTASI PEMBEKAL

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

3.1 Prestasi Pembekal

3.2 Pembelian Terus

1. Perjanjian Kontrak Ubat-

Ubatan dan Bukan Ubat

2. Perjanjian Kontrak Reagen

3. Perjanjian Kontrak Gas Perubatan

4. Perjanjian Kontrak Bahan

Mentah

5. Perjanjian Kontrak Ink dan

Tonner

6. Perjanjian Kontrak

Kementerian – Pekaian

Seragam

1 . Pesanan Tempatan

Unit Farmasi

Unit Patologi

Unit Farmasi

Unit Sajian

Unit Pentadbiran

Unit Pentadbiran

Unit Pentadbiran

Unit Patologi

Unit Sajian

Unit Farmasi

1. Laporan Ringkasan Penilaian

Prestasi Pembekal

2. Laporan Penilaian Prestasi

Pembekal

Unit Kewangan

7 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)

Page 1 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

A

1

2

Pembangunan Sistem

Aplikasi

Membangun, Menyelenggara dan Mengemaskini maklumat

laman web rasmi jabatan.

Menganjurkan kursus ICT

1.

Pekeliling Am Bil 1 Tahun 2006 : Pengurusan Laman

Web/Portal Sektor Awam

Unit Teknologi Maklumat

Unit Kualiti, Aset

dan Latihan

Unit Teknologi

Maklumat

Borang Pengemaskinian Laman Web

i. Borang

KKM/P&P/2013(A)

ii. Borang

KKM/p&p/2013(B)

7 Tahun

7 Tahun

Unit Teknologi

Maklumat

i.Unit

Kualiti, Aset

dan Latihan

ii.Unit

Teknologi

Maklumat

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

3

Mengurus perkhidmatan emel

1Govuc.

3.

Surat Pekeliling Am Ketua

Setiausaha Kementerian

Kesihatan Bil 7/2011 :

Tatacara Penggunaan dan

Keselamatan ICT Kementerian Kesihatan

Malaysia Versi 3.0

PTPA Bil 3 Tahun 2017 :

Pengurusan Perkhidmatan

Komunikasi Bersepadu

Kerajaan 1Govuc

M/S 21

Unit Teknologi

Maklumat

i. Borang Pengurusan Emel

(Individu)

ii. Borang Pengurusan Emel

(Group)

7 Tahun

Unit

Teknologi

Maklumat

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

B

1

C

1

Operasi dan Sokongan

Teknikal

Memantau penyelenggaraan

perkakasan oleh syarikat selenggara yang dilantik.

Perkakasan dan Bantuan

Teknikal

Memberi bantuan teknikal ke

atas aduan kerosakan dari unit-

unit.

1.

2.

1.


Setiausaha Kementerian Kesihatan Bil 2 Tahun 2011 :

Dasar dan Garis Panduan

Pengurusan Penyenggaraan

ICT KKM

Dokumen Kontrak


Setiausaha Kementerian

Kesihatan Bil 2 Tahun 2011 :

Dasar dan Garis Panduan

Pengurusan Penyenggaraan

ICT KKM

Unit Teknologi

Maklumat

Unit Teknologi

Maklumat

i. KEW.PA-13

ii. Preventive Maintenance

Checklist

iii. Maintenance Report No

iv. Laporan Pengesahan

Kerja-kerja Perkhidmatan Penyelenggaraan

Pencegahan

v. KEW.PA-14

i. Borang Aduan Kerosakan ICT

ii. KEW.PA-6

iii. Maintenance Report No

7 Tahun

7 Tahun

Unit

Teknologi Maklumat

Unit

Teknologi

Maklumat

HOSPITAL JASIN


Page 4 of 4

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

D

1

2

Penyenggaraan dan

pengemaskinian laman web

rasmi

Memantau pengemaskinian maklumat laman web

Memantau laman web dari

ancaman virus dan hackers.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2

Tahun 2015 : Pengurusan

Laman Web Agensi Sektor

Awam

Unit Teknologi Maklumat

Unit Teknologi

Maklumat

Borang Pengemaskinian Laman Web

Borang IRH 1.0 / Borang

IRH 1.1 : Laporan

Pengendalian Insiden

7 Tahun

7 Tahun

Unit Teknologi

Maklumat

Unit

Teknologi

Maklumat

Tarikh Kemaskini : 22 Mac 2021

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT REKOD MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1. Penerimaan

Rekod

Perubatan

- MPK

- My Portfolio (Pembantu Tadbir)

Unit Rekod

1. Program Kawalan Case Note Unit

Rekod Perubatan 2. Buku Daftar Kemasukan Pesakit

Dalam

3. Buku Daftar Kematian PD105

4. Fail Sulit Rekod Perubatan Pesakit

Unit Rekod

Selama-lamanya

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

2. Penyimpanan

Rekod

Perubatan

- MPK

- My Portfolio Pembantu Tadbir

- Garis Panduan untuk

penyimpanan Rekod Perubatan

Unit Rekod


Unit Rekod

7 Tahun

3. Pengeluaran

Rekod

Perubatan

- MPK


Unit Rekod

1. Borang Permintaan Rekod Perubatan

2. Buku Daftar Pengeluaran Rekod Perubatan


Unit Rekod

3 Tahun

7 Tahun

4. Pelupusan

Rekod

Perubatan

- MPK

- My Portfolio Pen.Peg.Tadbir

Rekod

- Jadual Pelupusan Rekod

Perubatan KKM

Unit Rekod

1. Borang Permintaan Pelupusan Rekod

Perubatan – Arkib Negara

2. Fail Pelupusan Rekod Perubatan

Hospital Jasin


Unit Rekod

7 Tahun

7 Tahun

5. Penyediaan

Perangkaan

Hospital

- MPK

- My Portfolio Pen.Peg.Tadbir Rekod

Unit Rekod

1. Borang PerPD 103 PerPD 301 PerPD

205 PerPD 207 2. PL 203 PL 205 PL 206 PL 209

PL210 PL201A PL212

Unit Rekod

3 Tahun

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT REKOD MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

6. Penerimaan

Permohonan

Laporan

Perubatan

- MPK - My Portfolio (Pembantu

Tadbir)

- Garispanduan Laporan

Perubatan Bagi Hospital KKM

- Akta Fee 1951

Unit Rekod

1. Borang Permohonan Laporan Perubatan

2. Buku Daftar Permohonan Laporan

Perubatan / Post Mortem

3. Fail Permohonan Laporan Perubatan

Unit Rekod

3 Tahun

7 Tahun

3 Tahun

7. Merujuk

Permohonan

Laporan

Perubatan

- MPK


Unit Rekod

1. Buku Despatch Laporan Perubatan

kepada Pegawai Perubatan

Unit Rekod

3 Tahun

8. Menutup Fail

Laporan

Perubatan

- MPK - My Portfolio Pembantu Tadbir

Unit Rekod

1. Fail Laporan Perubatan 2. Fail Laporan Post Mortem

Unit Rekod

10 Tahun

9. Aduan Awam

- Fail Aduan Awam

- Buku Daftar Aduan Awam

Unit Rekod

1. Fail Aduan Awam

Unit Rekod

3 Tahun

10. Kajian

Kepuasan

Pelanggan

- Fail Kajian Kepuasan

Pelanggan

Fail Kajian

Kepuasan

Pelanggan

1. Borang Kajiselidik Kajian Kepuasan

Pelanggan

Unit Rekod

3 Tahun

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEJURUTERAAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)

Page 1 of 2

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

A

1

B

1

Penyelenggaraan Peralatan

Dan Fasiliti Berjadual

Memastikan penyelggaraan dan

tentukuran peralatan perubatan

dan bukan perubatan dijalankan

oleh syarikat konsesi mengikut

jadual yang telah dipersetujui.

Penyelenggaraan Peralatan

Dan Fasiliti Berjadual

Memastikan pembaikan

kerosakan peralatan perubatan

dan bukan perubatan serta fasiliti, dilaksanakan oleh pihak

konsesi sebauk sahaja

menerima aduan dan dijalankan

di dalam jangkamasa yang

telah ditetapkan di dalam

TRPI/HSIP/CA

1.

2.

3.

1.

2.

3.

Hospital Specific

Implementation Plan

(FEMS/BEMS)

Concession Agreement

Jadual PPM/Senarai Semak

Hospital Specific

Implementation Plan

(FEMS/BEMS) Techical Requirement &

Performance Indicators


Rujuk

HSIP

setiap

perkhidm

atan

Schedule

1 di dalam

CA

Unit Kejuruteraan/

Medivest Sdn Bhd

Unit Kejuruteraan/

Medivest Sdn Bhd

i.KEW.PA 2 (Daftar

Harta Modal)

ii.KEW.PA 3 (Iventori)

iii.KEW.PA 14 (Daftar

Penyelenggaraan Harta

Modal)

iv.KEW.312 Daftar

Harta Modal (Lama)

v. KEW.313 Daftar

Iventori (Lama) vi.Fail Rekod PPM

vii.Jadual PPM

ix.Buku Aduan

i.KEW.PA 2 (Daftar

Harta Modal)

ii.KEW.PA 3 (Iventori) iii. KEW.PA 6 Daftar

Pergerakkan Harta

Modal dan Iventori

iv.KEW.PA 14 (Daftar

Penyelenggaraan Harta

Modal)

v.KEW.PA 9 Borang

Aduan Kerosakan Aset

Alih Kerajaan

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

2 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun 7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

Unit

Kejuruteraan/

Medivest Sdn

Bhd

Unit Aset/

Unit

Kejuruteraan/ Semua Unit

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 2

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

C

1

D

1

Membuat Aduan

Kerosakkan

Memastikan aduan kerosakkan

dibuat mengikut tatacara yang

betul

Pengesahan Kerja

Penyelenggaraan

Memastikan kerja-kerja

penyelenggaraan telah

dijalankan dengan sempurna

mengikut manual yang telah

ditetapkan

1.

1.



Schedule

1 di

dalam

CA

Unit Kejuruteraan/

Medivest Sdn Bhd

iv.KEW.312 Daftar

Harta Modal (Lama)

v. KEW.313 Daftar

Iventori (Lama)

vi.Fail Rekod PPM

vii.Jadual PPM

ix.Buku Aduan

i.KEW.PA 2 (Daftar

Harta Modal)

ii.KEW.PA 3 (Iventori)

iii. KEW.PA 6 Daftar

Pergerakkan Harta

Modal dan Iventori

iv.KEW.PA 14 (Daftar

Penyelenggaraan Harta Modal)

v.KEW.PA 9 Borang

Aduan Kerosakan Aset

Alih Kerajaan

vi.KEW.312 Daftar

Harta Modal (Lama)

vii. KEW.313 Daftar

Iventori (Lama)

ix.Mengikut Unit

7 Tahun

7 Tahun

2 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

Unit Aset/

Unit

Kejuruteraan/

Semua Unit

Unit

Kejuruteraan/

Semua

Unit/Medivest

Sdn Bhd

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 2

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

i.Buku aduan helpdesk Medivest Sdn Bhd

ii.Buku Aduan Semua

Unit

iii.Asset and Service

Information

System(ASIS)

i.PPM Work Oder

Medivest Sdn Bhd

ii. Asset and Service

Information System(ASIS)

Unit Kejuruteraan/

Semua

Unit/Medivest

Sdn Bhd

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT HEMODIALISIS MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

1. Proses Rawatan Air

-Standard Operating Procedure for

Medical Assistant in Hemodialisis


- MyPortfolio Penolong Pegawai

Perubatan

Unit

Hemodialisis

1. Buku log operasi reverse osmosis 1

dan 2

Unit Hdu.

7 Tahun


Baru Di Unit

Hemodialisis


- MyPortfolio penolong Pegawai

perubatan

Unit

Hemodialisis

1. Buku Pendaftaran Pesakit Unit

Hemodialisis

Unit Hdu

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

3. Pesakit discaj

4. Menerima pesakit

baru untuk rawatan

hemodialisis

5. Routine

Hemodialisis

Melalui ”Permanent

Vascular Access”.

6. Rawatan

Hemodialisis

Melalui Temporary

Vascular Access

7. Persediaan Untuk

Dialyzer

Reprocessing

8. Persediaan

prosedur

decalcification dan

disinfection



Perubatan U 29


Perubatan



Perubatan



Perubatan



Perubatan



Perubatan


Unit

Hemodialisis

Unit

Hemodialisis

Unit

Hemodialisis

Unit

Hemodialisi

Unit

Hemodialisis

Unit

Hemodialisis

- Buku pendaftaran pesakit unit

hemodialisis

- Notifikasikan dalam borang MOSS /

NRR dengan butiran yang berkaitan.

- Buku pendaftaran pesakit unit

hemodialisis

- Buku Rekod Rawatan Harian

Pesakit

- Fail Rawatan Pesakit


Pesakit



Pesakit



Pesakit.

- Buku rekod dialyser harian


Pesakit

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

7 tahun

7 tahun

7 tahun

7 tahun

7 tahun

7 tahun

HOSPITAL JASIN




PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

LOKASI REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

9. Pengendalian rawatan

pesakit

10. Rujukan Pesakit Ke

Unit Kecemasan

11. Rawatan Ulangan

Pakar di Klinik

Nefrologi

12. Review, Pelan

Penjagaan Dan

Preskripsi

Hemodialisis.

13. Kemudahan (Facility

set-up),

Penyelenggaraan

(Maintanance), dan

Penutupan Operasi

Unit Hemodialisis

- MyPortfolio Penolong

Pegawai Perubatan


(MPK)

- MyPortfolio Penolong Pegawai Perubatan


(MPK)


Pegawai Perubatan


(MPK)

- MyPortfolio Penolong Pegawai Perubatan


(MPK)


Pegawai Perubatan


(MPK)

Unit

Hemodialisis

Unit Hemodialisis

Unit

Hemodialisis

Unit Hemodialisis

Unit

Hemodialisis


Pesakit


- Buku Rekod Rawatan Harian Pesakit

- Buku Laporan Harian unit

Hemodialisis


Pesakit


- Buku Rekod Rawatan Harian Pesakit


- Buku Laporan Harian unit

Hemodialisis

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

Unit Hdu

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

HOSPITAL JASIN




HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN HARIAN MANUAL KUALITI

(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

1.Pendaftaran pesakit

i. Garispanduan Polisi

Rawatan Harian

ii. Myportfolio Anggota

Rawatan Harian

Semua

Dokumen Rak

Fail Rawatan

Harian

Kaunter

Jururawat


Pesakit

2. Buku Daftar Rawatan Harian

(RH-101)

3. Buku bancian Harian

4.Borang RH-101

i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun


Unit Rekod

Kaunter

Jururawat

2.Pengurusan pesakit untuk

pembedahan


Kejururawatan – Surgical

(Prosedur 1-3)

ii.. Myportfolio Anggota Rawatan

Harian

Semua

Dokumen Rak

Fail Kaunter

Jururawat

1. Rekod perubatan pesakit

2. Fail senarai nama

pembedahan (OT list)

3.Borang Operation note

(SSSL)

4.Keizinan pembedahan

i) 7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun


Unit Rekod

Perubatan

3.Pengurusan pesakit selepas pembedahan

i. Garispanduan Amalan Kejururawatan –

Generic

Semua Dokumen di

Kaunter

Jururawat

Rekod sulit perubatan pesakit

7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan..

Unit Rekod

Perubatan

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

4.Pengendalian Discaj Pesakit di

Day Care




discaj pesakit biasa)

Ii . .Akta fee

Semua

Dokumen

Kaunter

Jururawat

1. Buku Daftar Rawatan

Harian

(RH-101)

2. Rekod sulit Perubatan

pesakit

3. Buku bancian Day Care

.

7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan.

Unit Rekod

Perubatan

5.Pengurusan Latihan

1. Perancangan

2. Perlaksanaan

3. Penilaian keberkesanan latihan




Sektor Awam. 3. Takwim / Perancangan Latihan

Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua Jururawat

1. MyCPD online

Rekod latihan anggota

.

selagi

berkhidmat di

KKM

Unit Rekod

Perubatan

6. Penghantaran specimen ke

Makmal

i.Garispanduan Amalan



specimen -C&S )

Kaunter

Jururawat

1. Rekod perubatabn

pesakit

2. Borang despatch

makmal

.

7 tahun

ii) Kes Medico-

legal 10 tahun

atau sehingga

tamat tindakan..

Dewan

bedah

Unit Rekod

Perubatan

HOSPITAL JASIN


(LAMPIRAN 3)



PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

7. Pengurusan Aduan Awam.



Pembetulan

Keberkesanan Takan



Tahun 2009

2. Prosedur Kualiti – Tindakan Pembetulan


Semua

Dokumen Rak

Fail Bilik

Ketua Jururawat



.

3 tahun

3 tahun

Unit

pentadbiran

8.Pengurusan Perjawatan

Melalui ABM Tahunan



3. Salinan dokumen berkaitan

Myportfolio anggota berkenaan

(ketua unit)

Rekod permohonan ABM

Tahunan (ABM -8)

Unit

Pentadbiran

&

Unit

berkenaan

9.Pengurusan pesakit kluster

1.step up

2.step down

1.Draf polisi hospital kluster KKM

2012

2.Mesyuarat kluster management

team

Staf yang

bertugas

1.Borang pemindahan kad

(HCM 2)

2.Surat rujukan

7 tahun

Unit rekod

HOSPITAL JASIN

SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PERUBATAN TARDISIONAL DAN KOMPLIMENTARI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)

Page 1 of 3

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

A. Pengurusan

Rawatan Pesakit Di

Unit Perubatan

Tradisional dan

Komplimentari

(T&CM)


1) Pendafataran di Unit Hasil

2) Perintah FI Perubatan 1982 (Pindaan

2017) KKM.600-39/2/1 JLD (3) BIL

(15) 19 JAN 2017

3) Pendaftaran di Kaunter Unit T&CM

jika mempunyai Surat Jaminan

Kerajaan/ Kad OKU/ Bantuan JKM /

Kad Pesara

4) Warga Emas -

Perkhidmatan perlu bayar Pendaftaran dikecualikan bayaran

Kaunter Pendaftaran

Unit Hasil

Kaunter Pendaftaran

Unit T&CM

1) Kad Rawatan Pesakit Luar

7 tahun

Unit Rekod

2. Perawatan Pesakit

1) Saringan keatas pesakit sebelum

memulakan rawatan.

2) Myportfolio Jururawatan U29/19

3) Fail Meja Pegamal Urutan /

Akupntur

4) Nursing Guideline Vision 1.0

Rak dokumen Unit

T&CM

1) Kad Rawatan Pesakit Luar

7 tahun

Unit

3. Merujuk Pesakit Ke

Unit Kecemasan

1) Polisi Hospital Jasin

Rak dokumen

1) Maklumkan Unit

Kecemasan

B. Pengurusan Latihan

HOSPITAL JASIN


Page 2 of 3

1. Perancangan

1. Myportfolio Anggota Kejururawatan

Kaunter Jururawat

1. MyCPD online

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

2. Perlaksanaan

3. Penilaian keberkesanan latihan



Sektor Awam.

3. Takwim / Perancangan Latihan

Kaunter Jururawat

Unit Pentadbiran

Semua Unit


selagi

berkhidmat di

KKM

Unit

Pentadbiran

Server KKM

C. Pengurusan

Peralatan & Fasiliti.

1. Penerimaan &

Pendaftaran

2. Penyelengaraan

3. Kalibrasi

4. Aduan kerosakan. 5. Perlupusan

6. Kehilangan & hapus

kira

Nota : ( ) – rujuk no.

di atas

: Kalibrasi – sila

rujuk user manual

; Aduan kerosakan

– rujuk FM

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil 5

Tahun 2007 ”Tatacara Pengurusan

Aset Alih Kerajaan”


3. Myportfolio anggota berkenaan 4. Manual peralatan berkaitan

(1) 3-13

(2) 32-33

-

-

(5) 36-53 (6) 81-88

Unit Pentadbiran

Semua Unit



3. Daftar Harta

Modal/Inventori

4. Laporan Tahunan Perlupusan aset


6. Laporan kehilangan

aset/Polis


(BAK)

2

2

*

*

*

*

1 tahun

Unit

=

=

Pentadbiran

=

=

Unit

HOSPITAL JASIN


Page 3 of 3

PROSES / AKTIVITI

DOKUMEN RUJUKAN

MUKA

SURAT

LOKASI

DOKUMEN

REKOD

TEMPOH

SIMPANAN

REKOD

LOKASI

REKOD

D. Pengurusan

Perolehan


2) Penerimaan barangan 3) Kemaskini stok

barangan

4) Produk tidak

menepati spesifikasi

5).Penilaian Prestasi

Pembekal

( 2 kali setahun)

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.

5 Tahun 2009 2. Arahan Perbendaharaan

Bab B (III) – Tatacara Perolehan


Kerja


Farmasi di Hospital dan Klinik KKM

4. Prosedur Kualiti – Kawalan Produk

yang tidak menepati spek.


Unit

Unit

Unit

Unit

Unit

Salinan LPO & DO

Buku rekod perbelanjaan peruntukan

Laporan tahunan Penilaian

Prestasi Pembekal

3 tahun

3 tahun

7 tahun

Unit

Unit

Unit

berkenaan

NO UNIT SASARANKEKERAPAN

LAPORAN

1 1PERATUS LAPORAN POST MORTEM DISIAPKAN DALAM MASA 12 MINGGU WAKTU BEKERJA DARI TARIKH PERMOHONAN LENGKAP DITERIMA

REKOD PERUBATAN ≥ 50% Setiap Bulan

2 1PERATUS MASA MENUNGGU UNTUK DILAYAN DALAM MASA 90 MINIT

KLINIK PAKAR ≥ 90% Setiap Bulan

3 2PERATUS KAD RAWATAN PESAKIT YANG TIDAK DAPAT DIKESAN DI KLINIK PAKAR

KLINIK PAKAR ≤ 10% Setiap Bulan

4 1 PERATUSAN 'RETAKE' IMEJ RADIOGRAFI DIGITAL UNIT RADIOLOGI ≤ 2.5% Setiap Bulan

5 2PERATUS UJIAN X-RAY GENERAL AKAN DILAKUKAN DALAM MAS 45 MINIT SELEPAS BORANG X-RAY DITERIMA

UNIT RADIOLOGI ≥ 80% Setiap Bulan

6 1PERCENTAGE OF LABORATORY TURNAROUND TIME (LTAT) FOR URGENT BUSE & CREATININE ≤ 60 MINUTES

UNIT PATOLOGI ≥ 95% Setiap Bulan

7 2PERCENTAGE OF LABORATORY TURNAROUND TIME (LTAT) FOR TSB ≤ 60 MINUTES


8 3PERATUS LABORATORY TURNAROUND TIME (LTAT) BAGI UJIAN GXM DISIAPKAN DALAM MASA 60 MINIT


9 4PERCENTAGE OF LABORATORY SAMPLE REJECTION

UNIT PATOLOGI ≤ 2% Setiap Bulan

10 5PERATUS NOTIFIKASI KEPUTUSAN UJIAN GRAM STAIN BAGI SAMPEL DARAH BOTOL POSITIF DIMAKLUMKAN DALAM MASA 1 JAM


11 1BILANGAN PRESKRIPSI ULANGAN YANG DIDISPEN MENGGUNAKAN PERKHIDMATAN TAMBAH NILAI (VALUE ADDED SERVICE, VAS)

UNIT FARMASI 100 Setiap Bulan

12 1BILANGAN KES ADUAN KONTAMINASI FIZIKALBAHAYA DALAM MAKANAN YANG DIHIDANGKEPADA PESAKIT DI DALAM WAD

UNIT SAJIAN 0 Setiap Bulan

13 2 BILANGAN KETEPATAN HIDANGAN MAKANAN UNIT SAJIAN ≥ 85% Setiap Bulan

INDIKATOR OBJEKTIF KUALITI

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI HOSPITAL JASIN

TAHUN: 2021

LAMPIRAN 4

14 3PERATUS PESAKIT DALAM YANG DIRUJUK TELAHDIBERIKAN PERKHIDMATAN DIETETIK KLINIKALDALAM TEMPOH 24 JAM BEKERJA

UNIT SAJIAN ≥ 85% Setiap Bulan

15 1PERATUS MASA MENUNGGU UNTUK RAWATANBAGI PESAKIT LUAR DALAM MASA 30 MINIT

UNIT FISIOTERAPI ≥ 80% Setiap Bulan

16 2

PESAKIT YANG MENGALAMI SAKIT TULANGBELAKANG MENCAPAI TAHAP KEFUNGSIANTERTINGGI DALAM MASA 24 KALI RAWATAN(ATAU DALAM MASA 6 BULAN)


17 3PERATUS MASA RESPON UNTUK RAWATANPESAKIT DALAM, DALAM MASA 24 JAM DARITARIKH RUJUKAN


18 4PERATUS PESAKIT DIBERIKAN TARIKH TEMUJANJIDALAM MASA 10 HARI WAKTU BEKERJA


19 1PERATUS PESAKIT LUAR YANG DIBERI RAWATANDALAM MASA 20 MINIT

UNIT CARAKERJA ≥ 90% Setiap Bulan

20 2PERATUS PESAKIT DALAM YANG DIBERIRAWATAN DALAM MASA 24 JAM HARI BEKERJASELEPAS DIRUJUK


21 3PERATUS PESAKIT LUAR (KES BARU) YANGMENDAPAT RAWATAN DALAM MASA 3 HARIBEKERJA


22 1PERATUS AMBULAN AKAN BERLEPAS DARI UNITKECEMASAN DALAM MASA 5 MINIT SETELAHMENERIMA PANGGILAN

UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA

≥ 90% Setiap Bulan

23 2PERATUS PESAKIT DIDISCAJ DARI WADPEMERHATIAN DALAM MASA 4 JAM



24 3

PERATUS KES-KES SEPARUH TENAT DENGAN'STICKER' ATAU COP KUNING K (KUNING)DIPERIKSA OLEH PEGAWAI PERUBATAN DALAMMASA 30 MINIT



25 4

PERATUS KES-KES BUKAN KECEMASAN DENGAN'STICKER' HIJAU ATAU COP H (HIJAU) YANGDILIHAT OLEH PEGAWAI PERUBATAN ATAUPARAMEDIK DALAM MASA 90 MINIT



26 1PERATUS PESAKIT DALAM YANG DILIHAT OLEHDOKTOR DALAM MASA 1 JAM SELEPASKEMASUKAN WAD (SEMUA WAD)

PEJABAT MATRON ≥ 70% Setiap 3 Bulan

27 2PERATUS PROSES DISCAJ DISELESAIKAN DALAMMASA 4 JAM (SEMUA WAD)

PEJABAT MATRON ≥ 70% Setiap 3 Bulan

28 1PERATUS PESAKIT MENINGGALKAN RECOVERYROOM DENGAN PAIN SCORE ≥ 4

DEWAN BEDAH ≤ 10% Setiap Bulan

29 1PERATUS IBU DIBANTU MEMULAKANPENYUSUAN SUSU IBU DALAM MASA SETENGAHJAM SELEPAS KELAHIRAN

DEWAN BERSALIN ≥ 90% Setiap Bulan

30 1PERATUS PESAKIT HEMODIALISIS YANGMENCAPAI KT/V > 1.2

UNIT HEMODIALISIS ≥ 80% Setiap 3 Bulan

31 1PERATUS TEMPOH MENUNGGU MENERIMARAWATAN DALAM MAS 30 MINIT

UNIT T&CM ≥ 90% Setiap Bulan

32 1 PERCENTAGE OF UNPLANNED EXTUBATION ICU ≤ 5% Setiap Bulan

33 2PERCENTAGE OF READMISSON WITHIN 48 HOURS OF ICU DISCHARGE

ICU ≤ 5% Setiap Bulan

LAMPIRAN 5

BIL CABUTAN MINIT KATEGORI ISU TINDAKAN STATISTIK SEMASA STATUS

1Bil.1/2019

4.12(2020)

Undang-undang

Kelewatan menerima laporan post-mortem dari Pakar Forensik Kluster menyebabkan rungutan daripada waris si mati.

Meminta Pakar Forensik Kluster mempercepatkan penyediaan laporan. Unit Rekod perlu menyenaraikan nama-nama si mati yang belum ada laporan post mortem.

Status 2019 : 8/86 laporan post mortem yang melebihi 12 minggu.Status 2020 : Dr. Aizat.

Belum selesai.

2 NA(2021) Sosial

Tahap kesedaran pematuhan SOP terhadap pandemik covid-19 di kalangan masyarakat yang rendah

1) Memberi perkhidmatan saringan dan rawatan covid-19 di peringkat hospital.2) Membantu perawatan pesakit covid-19 di PKRC.3) Memastikan pelawat mematuhi 3W dan menjauhi 3S.

Status 2020 : Patologi Belum selesai.

3 NA(2021) Persekitaran Ruang ICU yang sempit untuk menempatkan katil

pesakit.

1) Permohonan di bawah RMK12 bagi penambahan bangunan baru yang menempatkan ICU dengan 10 katil.2) Meletakkan hanya 3 katil di ICU sedia ada.

Status 2021 : Masih penilaian oleh pihak atasan.

4 NA(2021) Persekitaran Persekitaran fasiliti yang terdedah kepada haiwan

berbisa, liar/ternakan dan haiwan pembawa penyakit.

1) Membaikpulih pagar di sekitar hospital.2) Semburan racun pesticide secara berkala oleh pihak konsesi.

Status 2020 : 4 kes haiwan berbisa / 1 aduan berkaitan lalat / 1 kes haiwan ternakan.Status 2021 : 1 kes haiwan ternakan.

Belum selesai.

5 NA(2021) Teknologi

MyGOVUC yang tidak stabil menyukarkan penerimaan dan penghantaran maklumat melalui emel.

1) Menggunakan 'host' emel selain MyGOVUC.

Status 2021 : Sistem masih tidak stabil Belum selesai.

6 NA(2021) Ekonomi Peruntukkan kewangan untuk aset perubatan dan

latihan berkurangan daripada tahun sebelumnya.

1) Menjalankan latihan/kursus secara virtual (maya).2) Memohon aset perubatan melalui borang saringan.

1) Status 2020 : Latihan (RM12,594), aset perubatan tiada diperolehi.2) Status 2021 : Latihan (RM10,000), aset perubatan tiada diperolehi.

Belum selesai.

ISU LUARAN HOSPITAL JASIN (Tarikh Kemaskini: 11 Februari 2020)

LAMPIRAN 6


1Bil.2/2019

4.15(2020)

Sosial

Ketiadaan assistant doctor semasa hari pembedahan menyebabkan scrub nurse terpaksa berindak sebagai assistant surgeon.

1) 2021: LO Surgical yang baru telah dilantik iaitu Dr. Fitri Che Aun. Akan dilaksanakan setelah PKRC SHG ditutup.

2020: Masih berlaku scrub nurse bertindak sebagai assistant surgeon pada masa yang sama. Ini disebabkan kekangan doktor HJ untuk menjadi assistant surgeon.

Belum selesai.

2Bil.2/2019

4.19(2020)

Undang-undang

Anggota sokongan tidak memasukkan maklumat kehadiran ke dalam sistem eSPEL menyebabkan maklumat yang dihantar ke JKN menunjukkan ada anggota yang langsung tidak pernah menghadiri kursus/ latihan.

1) Ketua Unit hendaklah memantau dan memastikan anggota mengisi maklumat latihan yang telah dihadiri dalam sistem eSPEL.2) Melantik wakil dari setiap unit sebagai penyelaras latihan unit

2020 : Masih ada staf yang tidak pernah menghadiri kursus.

Belum selesai.

3Bil.7/2020

5.16(2021)

Terdapat kepingan caj bagi pesakit yang discaj tidak ditandakan dan ditulis mengikut tatacara yang betul. Ini menyebabkan caj yang dikenakan kepada pesakit adalah tidak tepat.

1) Satu sesi taklimat kepada wakil setiap wad telah diadakan pada 12/11/20202) Mengadakan taklimat secara berkala

Mac 2021: Masih lagi berlaku kepingan caj bagi pesakit yang discaj tidak ditandakan dan ditulis mengikut tatacara yang betul.April 2021 : Taklimat tatacara mengisi kepingan caj bagi pesakit yang dicaj pada 22 April 2021.

Belum selesai.

4Bil.1/2021

4.13(2021)

Masih terdapat staf yang belum memohon privileging di unit-unit yang berkaitan.

1) Mengingatkan ketua unit yang berkaitan berkenaan perkara ini.2) Mengadakan Mesyuarat JK C&P HJ secara berkala.

Masih ada staf yang belum mendapat kelulusan privileging atau belum menghantar permohonan privileging.Status sehingga Mac 2021 : Dapatkan data daripada QATMO/SN/PPP/SO/JTMP/PPK

Belum selesai.

5 NA(2021)

Kerap berlaku laporan perubatan yang telah disahkan diminta penjelasan semula oleh peguam.

1) Pengarah mengarahkan Dr. Abdul Karim & En. Amir(Rekod) untuk membuat analisa tentang kejadian ini.

Mac 2021 : Terdapat 6 surat permohonan penjelasan dari peguam. Analisa baru dimulakan.

Belum selesai.

6 NA(2021) Helaian Sijil Cuti Sakit yang hilang.

1) Membuat laporan polis2) Membuat pemantauan terhadap buku pengeluaran oleh pihak wad/unit.

1) Status 2020 - 1 kes2) Status sehingga Mac 2021 - 1 kes Belum selesai.

7 NA(2021)

Persekitaran wad 2B yang panas dan kurang kondusif.

1) Mesyuarat VCM memutuskan untuk menambah kipas dinding di wad (perancangan tahun 2022)

1) Status 2021 - 1 aduan secara verbal oleh pesakit Belum selesai.

8 NA(2021)

Kurang kemahiran komunikasi berkesan (soft skills) di kalangan kakitangan

1) Menghantar kakitangan menghadiri Kursus Komunikasi Berkesan 1) Status 2020 - Aduan (EO) Belum selesai.

ISU DALAMAN HOSPITAL JASIN (Tarikh Kemaskini: 26 April 2021)


9 NA(2021)

Peningkatan insiden (actual and near miss error)

1) Orentasi kakitangan baru dijalankan di peringkat Hospital2) Latihan kompetensi di kalangan kakitangan baru

1) Status 2020 -2) Status 2021 - Belum selesai.

10 NA(2021) Peningkatan kes jatuh (fall) di dalam fasiliti

1) Melakukan penilaian ke atas pesakit semasa kemasukkan wad.2) Meletakkan tagging yellow/red di katil pesakit yang berisiko.

1) Status 2018 - 52) Status 2019 - 83) Status 2020 - 12

Belum selesai.

1Bil.1/2019

1.3(2020)

Undang-undang

Anggota mengambil Cuti Rehat melebihi had kelayakan.

1) Ketua Unit perlu memantau cuti rehat yang diambil oleh anggota supaya tidak berlebihan dari had kelayakan.

2019: 1 orang anggota yang terlebih mengambil cuti.

2020: Tiada staf yang terlebih mengambil cuti rehat.

Selesai(Digugurkan)

2Bil.1/2019

4.5(2020)

Undang-undangTiada no rujukan untuk surat keluar dari Unit Pengurusan

1) Semua surat mesti diberi nombor siri sebelum ditandatangani oleh Pengarah.

2020: Masih terdapat surat yang tiada nombor rujukan diedarkan ke unit-unit.

Selesai.(Digugurkan)

5Bil.5/2019

5.8(2020)

Undang-undang

Anggota tidak mematuhi waktu bekerja di mana ada anggota yang berada di kafeteria, pulang ke rumah dan berada di tempat awam semasa waktu bekerja.

1) Teguran secara lisan oleh ketua unit.2) Jika masih berlaku, memo peringatan perlu diberikan.

Melalui pemerhatian, tiada anggota berada di kafeteria semasa waktu bekerja semakin berkurangan. Tiada memo peringatan dikeluarkan setakat ini.

Selesai.(Digugurkan)

1

LAMPIRAN 7

STAKEHOLDERS & JANGKAAN (EXPECTATIONS)

4.2. Memahami Keperluan Dan Jangkaan Stakeholders

Pengurusan Hospital Jasin mengenalpasti pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) yang berkaitan dengan perkhidmatan dan SPK

seperti dan juga jangkaan-jangkaan (expectations) mereka, seperti berikut:

BIL.

PIHAK BERKEPENTINGAN / STAKEHOLDERS

JANGKAAN / KEPERLUAN

1. Y.B Menteri Kesihatan 1. Mencapai sasaran KPI YMBK yang telah ditetapkan.

2. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM.

2. Kementerian Kewangan Malaysia 1. Mematuhi tatacara & peraturan kewangan.

3. KSU KKM 1. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM.

4. Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia 1. Mencapai sasaran KPI KPK yang telah ditetapkan. 2. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM.

5. Pengarah Kesihatan Negeri Melaka 1. Mencapai sasaran KPI PKN yang telah ditetapkan. 2. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM. 3. Mencapai sasaran indikator yang digariskan dalam Pelan Strategik

JKN Melaka (2018-2022)

6. Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Bhg. Perubatan) 1. Mencapai KPI Hospital Kluster yang ditetapkan oleh jabatan-jabatan

berkaitan. 2. Mencapai sasaran indicator yang digariskan dalam Pelan Strategik

JKN Melaka (2018-2022)

2

LAMPIRAN 7

7. Pengarah Hospital Melaka (Pengarah Lead Cluster) 1. Mencapai KPI Hospital Kluster yang ditetapkan oleh jabatan-jabatan berkaitan.

2. Bertindak selaku Pengerusi Cluster Management Committee.

8. Pegawai Kesihatan Daerah Jasin 1. Memberi kerjasama dalam menyelesaikan masalah semasa

berkaitan pengurusan pesakit dan Pentadbiran. 2. Mematuhi peraturan-peraturan/Akta yang berkaitan dengan

kesihatan awam.

9. Pejabat Tanah & Daerah Jasin 1. Memastikan tugasan pentadbiran dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan sedang berkuatkuasa.

10. Ahli Parlimen Jasin 1. Memberikan kerjasama dalam membantu masyarakat daerah Jasin

dan memberikan meklumat apabila diperlukan.

11. ADUN Kawasan RIM 1. Memberikan kerjasama dalam membantu masyarakat daerah Jasin


12. Exco & Timbalan Exco Kesihatan, Belia & Sukan Negeri

Melaka

1. Memberikan kerjasama dalam membantu masyarakat daerah Jasin


13. Ahli Lembaga Pelawat Hospital Jasin 1. Kemudahan parking kenderaan ketika hadir untuk mesyuarat rasmi

atau lawatan peribadi ke hospital. 2. Kemudahan rawatan sebagai pesakit luar di Unit Kecemasan &

Klinik Pakar.

3. Kemudahan rawatan pesakit dalam di wad Hospital Jasin. 4. Berperanan sebagai penghubung antara masyarakat dengan pihak

hospital.

14. Pesakit dan waris (pelanggan luaran) 1. Layanan anggota hospital yang sopan, cekap dan professional. 2. Hospital memenuhi janji dalam Piagam Pelanggan.

3. Rawatan yang diberi adalah berkualiti dan selamat. 4. Rawatan diterima dalam masa yang singkat.

3

LAMPIRAN 7

5. Kehormatan (dignity) dan kerahsiaan (privacy) terjaga.

15. Anggota Hospital Jasin (pelanggan dalaman) 1. Persekitaran kerja yang selamat dan sihat. 2. Pengurusan personel yang cekap. 3. Kebajikan sebagai pekerja sentiasa terjaga.

4. Peluang memajukan kerjaya.

16. Badan Penguatkuasa / Perundangan: - Bomba - Jabatan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan

(DOSH)

- Jabatan Alam Sekitar (JAS) - Bahagian Kawalselia Radiasi Perubatan KKM

1. Pematuhan terhadap peraturan dan akta-akta yang berkaitan.

17. Badan Penyeliaan Professional - Medical Medical Council (MMC) - Lembaga Jururawat Malaysia

- Lembaga Pembantu Perubatan

1. Menentukan kelayakan pendaftaran bagi professional Pegawai Perubatan, jururawat dan Penolong Pegawai Perubatan.

2. Mengeluarkan Sijil Pendaftaran Penuh dan Sijil Perakuan

Pendaftaran Tahunan (APC). 3. Menyiasat aduan dan mengambil tindakan berkaitan dengan amalan

serta tatakelakuan profession yang terlibat,

18. Badan Persijilan:

- SIRIM - MSQH - JAKIM - MAMPU

- AEMAS - Bahagian Kawalan Keselamatan Makanan

(BKKM)

4. Pematuhan terhadap standard-standard berkaitan yang telah

ditetapkan. 5. Penganugerahan sijil (jika memenuhi syarat)

19. Agensi-agensi kerajaan : - PDRM

- Bomba

1. Kerjasama yang baik dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada komuniti.

4

LAMPIRAN 7

- JPAM - JKM

- JAIM Badan Bukan Kerajaan (NGO) seperti:

- Budi Tsu Chi - St. John Ambulance

20. IPTA & IPTS : - Melaka-Manipal Medical College (MMMC) - KUIM

- UiTM -

1. Clinical teaching utk MMMC 2. Attachment student ITPA yang ada MOA dengan KKM.

21. Kontraktor & Pembekal Luar (external provider) 1. Peluang yang adil dalam bidaan sebutharga.

2. Pembayaran diterima dalam tempoh yang ditetapkan Kementerian Kewangan.

BIL CABUTAN JENIS (ANCAMAN/PELUANG) HURAIAN RISIKO KEBARANGKALI

AN IMPAK PENARAFAN RISIKO TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN PELUANG

PENAMBAHBAIKAN STATUS TINDAKAN KEBERKESANAN TINDAKAN

KEBARANGKALIAN IMPAK PENARAFAN

RISIKO

1Bil.1/2019

4.9(2020)

Machine

Staf dan pesakit ICU terperangkap sekiranya berlaku kebakaran disebabkan tiada pintu keluar kedua.

Rendah Tinggi Sederhana 1 gril tingkap telah dibuka sebagai pintu keluar kedua.

Selesai Akan dinilai dalam fire drill yang akan datang.

Rendah Tinggi Sederhana

2Bil 2/2019

4.12(2020)

Machine

Staf dan pelanggan berada dalam situasi bahaya kerana maklumat kecemasan tidak sampai di Unit Forensik disebabkan tiada alat siaraya.

Rendah Tinggi Sederhana Permohonan untuk menambah 1 unit siaraya di Unit Forensik telah dibuat.

Belum selesai Permohonan belum diluluskan


3Bil.3/2019

4.3(2020)

Method

Staf boleh terdedah kepada risiko jangkitan biohazard disebabkan 'Label 'BIOHAZARD" tidak dilekat pada borang sampel.

Sederhana Tinggi Tinggi 2020:1. Peringatan diberikan kepada anggota.2.Mengeluarkan memo peringatan.2021:3) Menjalankan Road Show Audit oleh Unit Patologi (Jun 2021)

Selesai 2020: Masih berlaku kejadian yang sama.

2021: Masih berlaku kejadian yang sama.

Sederhana Tinggi Tinggi

4Bil.9/2019

4.3(2020)

Method

Kesilapan pemberian rawatan kepada pesakit kerana kesilapan semasa pendaftaran menggunakan maklumat kad pengenalan pesakit lain.

Rendah Tinggi Sederhana 1)Anggota perlu lebih teliti untuk mengelak kesilapan memberi rawatan.2)Menjalankan Audit Patient Identifier 2 kali setahun untuk memastikan kepatuhan anggota.

Selesai 2020: Tiada kes kesilapan pendaftaran.


5 NA(2021) Man

Risiko jangkitan penyakit bawaan darah kepada staf disebabkan Needle Stick Injury.

Tinggi Tinggi Tinggi 1) Melaksanakan CME berkaitan Standard Precaution kepada semua anggota baru sebelum bertugas di unit klinikal.2) Mengeluarkan memo kepada Jabatan Ortopedik Hospital Melaka.

Belum selesai. 2020: Tiada kes NSIJan-April 2021: 3 kes

6 NA(2021)

Kesilapan pemberian ubat kepada pesakit disebabkan kesilapan dalam proses kerja pemberian ubat.

Tinggi Tinggi Tinggi 1) Orientasi kepada semua staf yang baru.2) Analisa kesilapan pengubatan dilakukan setiap 3 bulan (staf farmasi).3) Mewujudkan Memo Pertukaran Regimen(Borang) yang berkuatkuasa 1/4/2021.

Berterusan. 2019: 92020: 13Jan-April 2021: 18

1Bil.1/2019

4.7(2020)

Man

Risiko ke atas keselamatan pesakit disebabkan Pasukan Respon Ambulans yang kurang kompeten.

Rendah Sederhana Rendah Mesyuarat Pemurnian Panggilan Kecemasan bagi kes-kes materniti yang telah diadakan pada 22 November 2018, telah mengedarkan 1 carta alir panggilan kecemasan bagi kes-kes materniti bagi seluruh negeri Melaka, dibawah konteks Hospital Daerah, ada dua pecahan bagi kes materniti iaitu: a. Kes Pure Materniti – respons team terdiri daripada Jururawat Masyarakat atau Jururawat Terlatih, Pemandu dan Pembantu Perawatan Kesihatan b. Kes Materniti disertai dengan trauma – respons team terdiri daripada Penolong Pegawai Perubatan, Jururawat Masyarakat atau Jururawat Terlatih, dan Pemandu

Selesai Tiada aduan dari hospital yang menerima kes rujukan bagi tahun 2019.

2020: Tiada aduan berkaitan respons ambulan.

Rendah Sederhana Rendah

(Digugurkan)

3Bil.2/2019

1.6(2020)

Machine

Kebakaran akan lewat dikesan kerana terdapat alat pengesan dan pencegah kebakaran tidak berfungsi hasil Pemeriksaan Penghapus Bahaya Kebakaran oleh Bomba.

Rendah Sederhana Rendah Mengambil tindakan segera terhadap 9 notis bahaya kebakaran tersebut.

Selesai Alat berfungsi dengan baik Rendah Sederhana Rendah

(Digugurkan)

5Bil 2/2019

3.13(2020)

Machine

Ubat simpanan sejuk rosak di Dewan Bersalin disebabkan bekalan elektrik terputus kerana kedudukan plug yang rendah dan mudah tercabut.

Rendah Rendah Rendah Memohon Medivest mengalih plug ke bahagian atas.

Selesai. Plug telah dialihkan ke bahagian atas.

Tiada lagi kejadian bekalan elektrik peti sejuk terputus di Dewan Bersalin.

Rendah Rendah Rendah

(Digugurkan)

6Bil.11.2019

3.8(2020)

Machine Operasi di beberapa unit terjejas disebabkan server rosak akibat kebocoran siling di Bilik server Unit Sajian.

Rendah Sederhana Rendah Memohon Medivest membuat pembaikan bumbung.

Selesai. Bumbung telah dibaiki. Tiada kes kebocoran bumbung.

Rendah Sederhana Rendah

(Digugurkan)

7Bil.1/2019

4.2(2020)

Material

Staf berada dalam situasi bahaya disebabkan air yang melimpah kerana shower yang terlalu tinggi dan ruang yang sempit di Unit Patologi.

Rendah Tinggi Sederhana Memohon untuk mengubahsuai shower dan aliran air di Unit Patologi.

Selesai. Pengubahsuaian telah dibuat.

Air tidak melimpah keluar setelah ujian dilakukan.


(Digugurkan)

8Bil. 2/2019

4.10(2020)

Material

Staf dan pelanggan boleh mendapat keracunan merkuri sekiranya berlaku tumpahan kerana masih terdapat alat perubatan yang mengandungi merkuri yang belum dilupuskan,

Rendah Tinggi Sederhana Melupuskan semua peralatan yang mengandungi merkuri.

Selesai Semua peralatan merkuri telah dilupuskan.


(Digugurkan)

9Bil.7/2019

3.4(2020)

Material

Potensi ubat simpanan sejuk berkurang kerana tiada cool box semasa ubat dibawa ke Klinik Pakar (pesakit ambil sendiri).

Rendah Sederhana Rendah Mengingatkan dalam Mesyuarat Pengurusan Selesai Tiada lagi kes pesakit mengambil ubat simpanan sejuk sendiri.


(Digugurkan)

PENGURUSAN RISIKO HOSPITAL JASIN (Tarikh Kemaskini: 30 Mac 2021)

LAMPIRAN 8

PENARAFAN SEMULA RISIKOPENARAFAN RISIKO

BIL CABUTAN JENIS (ANCAMAN/PELUANG) HURAIAN RISIKO KEBARANGKALI

AN IMPAK PENARAFAN RISIKO TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN PELUANG

PENAMBAHBAIKAN STATUS TINDAKAN KEBERKESANAN TINDAKAN

KEBARANGKALIAN IMPAK PENARAFAN

RISIKO

TINGGI TINGGI

KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD)

Kerap terjadi.Insiden >1 kali dalam setahun

Kerap terjadi.Insiden >1 kali dalam setahun

IMPAK (IMPACT)Boleh mengakibatkan kematian.

Boleh mengakibatkan kematian.

TINGGI TINGGIHigh (H) Risk :

These risks are classed as significant.

They may have a high or low likelihood of occurrence, but their potential consequences are sufficiently serious to warrant appropriate consideration after those risks classed as ‘very high’.

Consideration should be given to the development of strategies to reduce or

High (H) Risk :

These risks are classed as significant.

They may have a high or low likelihood of occurrence, but their potential consequences are sufficiently serious to warrant appropriate consideration after those risks classed as ‘very high’.

Consideration should be given to the development of strategies to reduce or

RENDAH SEDERHANA

Sangat jarang terjadi.Insiden 1 kali dalam 10 tahun.

PENARAFAN RISIKO

(RISK RATING)

RENDAH SEDERHANA

SEDERHANA

Kadang-kadang terjadi.Insiden 1 kali dalam 2 tahun.

Boleh mengakibatkan kecederaan serius.

SANGAT TINGGILow (L) Risk :

These risks are both unlikely to occur and not significant in their impact.

They should be managed using normal or generic planning arrangements and require minimal monitoring and control unless subsequent risk assessments show a substantial change, prompting a move to another risk category.

Medium (M) Risk :

These risks are less significant, but may cause upset and inconvenience in the short term.

These risks should be monitored to ensure that they are being appropriately managed and consideration given to their being managed under generic emergency planning arrangements.

Very High (VH) Risk : These are classed as primary or critical risks requiring immediate attention.

They may have a high or low likelihood of occurrence, but their potential consequences are such that they must be treated as a high priority.

This may mean that strategies should be developed to reduce or eliminate the risks, but also that mitigation in the form of (multi-agency) planning, exercising and training for these hazards should be put in place and the risk monitored on a regular frequency.

Consideration should be given to planning being specific to the risk rather than generic.

Kadang-kadang terjadi.Insiden 1 kali dalam 2 tahun.

Mengakibatkan kecederaan ringan. Boleh mengakibatkan kecederaan serius.

kandungan manual kualiti hospital jasin 2021 - Kementerian ...

Documents

Transcript of kandungan manual kualiti hospital jasin 2021 - Kementerian ...