KANDUNGAN MANUAL KUALITI HOSPITAL JASIN 2021 1.0 SKOP
2.0 RUJUKAN NORMATIF
3.0 ISTILAH DAN TAKRIFAN
4.0 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Pengenalan Hospital Jasin 4.2 Pihak Berkepentingan (Stakeholders) 4.3 Skop Perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
Perkhidmatan Rawatan Pesakit Dalam Perkhidmatan Rawatan Pesakit Luar Perkhidmatan Sokongan Klinikal Perkhidmatan Sokongan Bukan Klinikal Perkhidmatan Sokongan Swasta Pengecualian Skop Pelaksanaan
4.4 Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan Proses-proses
5.0 KEPIMPINAN 5.1 Kepimpinan dan Komitmen 5.1.1 Am 5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan
Kategori Pelanggan Hospital Jasin Piagam Pelanggan Hospital Jasin
5.2 Dasar Kualiti 5.2.1 Dasar Kualiti Hospital 5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar Kualiti 5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi
6. PERANCANGAN
6.1 Tindakan menyatakan risiko dan peluang 6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 6.3 Merancang perubahan
7.0 SOKONGAN
7.1 Sumber 7.1.1 Am 7.1.2 Modal Insan 7.1.3 Prasarana 7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses
7.1.5 Sumber pemantauan dan pengukuran 7.1.6 Pengetahuan Organisasi 7.2 Kekompetenan 7.3 Kesedaran 7.4 Komunikasi 7.5 Maklumat Didokumentasikan
8.0 OPERASI
8.1 Perancangan dan kawalan operasi 8.2 Keperluan Perkhidmatan 8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.2 Menentukan keperluan untuk perkhidmatan 8.2.3 Kajian semula keperluan untuk perkhidmatan 8.2.4 Perubahan keperluan untuk perkhidmatan 8.3 Rekabentuk dan pembangunan perkhidmatan 8.4 Kawalan terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar 8.4.1 Am 8.4.2 Jenis dan takat kawalan 8.4.3 Maklumat untuk penyedia luar 8.5 Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 8.5.1 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan 8.5.2 Pengenalpastian dan kebolehkesanan 8.5.3 Harta kepunyaan pelanggan atau penyedia luar 8.5.4 Pemeliharaan 8.5.5 Aktiviti selepas hantar serah 8.5.6 Kawalan perubahan 8.6 Pelepasan perkhidmatan 8.7 Kawalan output tak akur
9.0 PENILAIAN PRESTASI
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian 9.1.1 Am 9.1.2 Kepuasan Pelanggan 9.1.3 Analisa dan penilaian 9.2 Audit Dalaman 9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.3.1 Am 9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan 9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan
10.0 PENAMBAHBAIKAN
10.1 Am 10.2 Ketakakuran dan tindakan pembetulan 10.3 Penambahbaikan berterusan
11.0 SENARAI LAMPIRAN :
Lampiran 1 - Carta Organisasi Hospital Jasin
Lampiran 2 – Hubungkait Proses-proses Hospital Jasin
Lampiran 3 – Manual Kualiti Unit-unit
Proses / aktiviti Dokumen Rujukan Rekod Tempoh Simpanan Rekod Lokasi Rekod
Lampiran 4 – Senarai Objektif Kualiti Hospital Jasin Lampiran 5 – Isu-isu Luaran Hospital Jasin Lampiran 6 – Isu-isu Dalaman Hospital Jasin Lampiran 7 – Stakeholders & Jangkaan ( Expectations ) Lampiran 8 – Manual Pengurusan Risiko
SENARAI MANUAL KUALITI UNIT-UNIT HOSPITAL JASIN
1) Unit Kecemasan & Trauma 2) Rawatan Pesakit Dalam + ICU 3) Klinik Pakar 4) Dewan Bedah 5) Unit Fisioterapi 6) Unit Pemulihan Carakerja 7) Unit Dietetik & Sajian 8) Unit Pengimejan & Diagnostik 9) Unit Patologi & Tabung Darah 10) Unit Farmasi & Bekalan 11) Unit Perkhidmatan Bekalan Steril (UPBS) 12) Unit Pentadbiran 13) Unit Kewangan 14) Unit Teknologi Maklumat 15) Unit Rekod Perubatan 16) Unit Kejuruteraan 17) Unit Hemodliasis 18) Unit Daycare 19) Unit T&CM
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
1
1.0 SKOP
1.1 Manual Kualiti ini adalah dokumentasi kepada Sistem Pengurusan Kualiti Hospital Jasin, di mana organisasi ini:
Sentiasa komited untuk menyediakan perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan, memenuhi keperluan pihak yang berkepentingan (stakeholders) serta mematuhi undang-undang yang berkaitan, dan
Sentiasa berusaha untuk meningkatkan tahap kepuasan pelanggan melalui
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti yang cekap dan berkesan. Ini
merangkumi proses-proses penambahbaikan secara berterusan yang melibatkan pengurusan risiko, audit dalaman, kajian kepuasan pelanggan, kajian prestasi pembekal luaran, pengurusan aduan pelanggan dan juga Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).
1.2 Manual Kualiti ini disediakan oleh Hospital Jasin berdasarkan kepada keperluan-
keperluan Malaysian Standard MS ISO 9001:2015, Sistem Pengurusan Kualiti –
Keperluan (Semakan Kedua) (ISO 9001:2015, IDT) yang diterbitkan oleh Jabatan Standard Malaysia pada tahun 2017.
2.0 RUJUKAN NORMATIF
Bahan-bahan rujukan yang digunakan secara normative dalam dokumen Manual Kualiti ini adalah seperti berikut:
2.1 Malaysian Standard MS ISO 9000:2015, Quality Management Systems –
Requirements (Second revision) (ISO 9000:2015, IDT).
2.2 Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 2018 – Panduan
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Berasaskan MS ISO 9001:2015 Bagi
Agensi Sektor Awam 2.3 Perintah Am Kerajaan.
2.4 Arahan Perbendaharaan.
2.5 Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. 2.6 Pekeliling Jabatan Kesihatan Negeri Melaka dan Kementerian Kesihatan Malaysia
(KKM).
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
2
2.7 Clinical Practice Guideline, Standard Operating Procedure (SOP) dan semua garispanduan terbitan KKM.
3.0 ISTILAH DAN TAKRIFAN
Dalam konteks Manual Kualiti ini, istilah dan takrifan yang diberikan dalam ISO 9001:2015 adalah diguna pakai.
4.0 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Pengenalan Hospital Jasin Daerah Jasin berkeluasan 676 kilometer persegi dan penduduknya adalah seramai
154,400 orang (statistik 2017). Bandar Jasin berjarak 30 kilometer dari Bandaraya Melaka dan 26 kilometer dari Hospital Melaka yang merupakan hospital rujukan utama bagi kes-kes yang memerlukan rawatan intensif.
Hospital Jasin fasa 2 dibina pada 16 Oktober 2001 dengan kos RM 76,235,000 di
atas tapak berkeluasan 34.529 ekar. Ia mula beroperasi pada 1 Mac 2005 dengan 90
buah katil, iaitu 32 katil pesakit di Wad Lelaki, 32 katil pesakit di Wad Perempuan, 22 katil pesakit di Wad Pediatrik dan 4 katil di Unit Rawatan Rapi. Hospital ini mengendalikan kes bersalin berisiko rendah, menjalankan pembedahan elektif dan pembedahan kecemasan juga pembedahan harian (daycare surgery) di Dewan
Bedah. Perkhidmatan rawatan pesakit luar diberikan oleh Unit Kecemasan & Trauma, Klinik Pakar, Unit Hemodialisis, Unit Rehabilitasi dan Unit Perubatan Tradisional & Komplementari.
Dalam menyediakan perkhidmatan rawatan pesakit luar dan pesakit dalam, Hospital Jasin disokong oleh perkhidmatan sokongan klinikal dan sokongan bukan klinikal.
Perkhidmatan sokongan hospital dibekalkan oleh pihak konsesi swasta yang dilantik KKM dan khidmat kawalan keselamatan pula disediakan oleh syarikat swasta secara kontrak KKM. Ini adalah bagi memastikan pelanggan mendapat perkhidmatan yang
terbaik. Analisa ke atas isu-isu luaran (rujuk Lampiran 5) dan isu-isu dalaman (Rujuk
Lampiran 6) yang berpotensi mempengaruhi operasi hospital dijalankan dan disemak dari masa ke masa. Tindakan pengurusan risiko, penambahbaikan dan pencegahan dilakukan bagi menangani isu-isu yang dikenalpasti (rujuk Lampiran
8).
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
3
4.2 Pihak Berkepentingan (Stakeholders) Pengarah Hospital Jasin bertanggungjawab melaporkan prestasi perkhidmatan
hospital kepada Timbalan Pengarah Kesihatan (Bahagian Perubatan) dan juga Pengarah Kesihatan Negeri Melaka. Selanjutnya, bergantung kepada tahap kritikal sesuatu perkara, Pengarah Hospital Jasin juga bertanggungjawab melaporkan secara
terus kepada Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia, Ketua Setiausaha KKM dan Menteri Kesihatan.
Pada tahun 2014, di bawah projek rintis Hospital Kluster KKM, Hospital Kluster Melaka telah diwujudkan di mana Hospital Melaka berperanan sebagai Lead Hospital (LH) manakala Hospital Jasin dan Hospital Alor Gajah selaku Non-Lead Hospital (NLH). LH bertanggungjawab meluaskan skop perkhidmatan kepakaran bagi disiplin
tertentu ke NLH. Konsep kluster juga melibatkan perkongsian sumber-sumber tenaga manusia, aset dan consumables. Dengan perluasan skop perkhidmatan ini, penggunaan (utilisation) fasiliti-fasiliti di NLH dapat dioptimakan dan pada masa
yang sama kesesakan di LH dapat dikurangkan. Berdasarkan konsep kluster ini, Pengarah Hospital Jasin perlu melaporkan isu-isu
berkaitan perlaksanaan kluster kepada Pengarah Hospital Melaka. Pihak-pihak berkepentingan (stakeholders) yang berkaitan dengan Hospital Jasin
adalah seperti berikut; Kementerian Kesihatan Malaysia, Pengarah Kesihatan Negeri Melaka, Pengarah Hospital Melaka (Pengarah Hospital Kluster Melaka), Ahli Lembaga Pelawat Hospital Jasin, Pegawai Daerah Jasin, Exco Kesihatan Negeri Melaka,
Timbalan Exco Kesihatan Negeri Melaka, Ahli Parlimen Jasin, pesakit, waris pesakit dan juga anggota-anggota hospital ini.
Lampiran 7 adalah senarai stakeholders Hospital Jasin dan jangkaan-jangkaan mereka terhadap hospital ini. Senarai ini sentiasa disemak dari semasa ke semasa bagi memastikan kepentingan stakeholders dapat dijaga dengan baik.
4.3 Skop Perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
Skop pelaksanaan dan pensijilan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di Hospital Jasin, Melaka adalah seperti berikut:
MMeellaakkssaannaakkaann ppeerrkkhhiiddmmaattaann rraawwaattaann ppeessaakkiitt ddaallaamm,, ppeerrkkhhiiddmmaattaann
rraawwaattaann ppeessaakkiitt lluuaarr sseerrttaa aakkttiivviittii--aakkttiivviittii ssookkoonnggaann kklliinniikkaall ddaann bbuukkaann
kklliinniikkaall yyaanngg bbeerraassaasskkaann kkeeppaaddaa kkeeppeerrlluuaann ssttaannddaarrdd MMSS IISSOO 99000011::22001155. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 Hospital Jasin ini dilaksanakan di lokasi berikut:
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
4
Hospital Jasin, Jalan Utama, 77000 Jasin,
Melaka Bandaraya Bersejarah. SPK Hospital Jasin meliputi semua proses yang terlibat dalam menyediakan
perkhidmatan-perkhidmatan seperti berikut: Perkhidmatan Rawatan Pesakit Dalam
Rawatan pesakit dalam merangkumi aktiviti diagnosa penyakit dan memberi rawatan kepada pesakit yang dimasukkan ke wad. Kes pesakit dalam yang boleh dirawat di Hospital Jasin merangkumi kes-kes daripada disiplin berikut:
i. Perubatan ii. Pediatrik
iii. Anestesiologi iv. Ortopedik v. Pembedahan Am
vi. Pembedahan Plastik vii. Rehabilitasi viii. Kebidanan (Obstetrik) dan Sakit Puan (Ginekologi)
Perkhidmatan Rawatan Pesakit Luar
Perkhidmatan merangkumi disiplin berikut:
i. Kecemasan & Trauma
ii. Klinik Pakar iii. Rawatan Harian (Daycare Surgery) iv. Hemodialisis
v. Rehabilitasi vi. Perubatan Tradisional & Komplementari
Unit Kecemasan & Trauma mengendalikan kes-kes kecemasan di mana rawatan diberi dengan segera mengikut sistem ‘triage’ pesakit. Perkhidmatan yang disediakan termasuklah triage, resusitasi dan perkhidmatan ambulan.
Perkhidmatan rawatan pesakit luar di Klinik Pakar diberikan oleh pakar-pakar atas lawatan yang datang secara berjadual dari Hospital Melaka dan juga dari Universiti Kolej Manipal Malaysia. Mereka terdiri daripada pakar-pakar dalam
pelbagai disiplin. Unit Rehabilitasi menyediakan rawatan pemulihan oleh Jurupulih Anggota dan juga Jurupulih Carakerja. Pada 9 Januari 2012, Unit Hemodialisis Hospital Jasin telah memulakan perkhidmatan rawatan hemodialisis kepada pesakit yang mengalami kegagalan buah pinggang kronik. Unit
Perubatan Tradisional & Komplementari mula beroperasi pada 17 September 2014.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
5
Perkhidmatan Sokongan Klinikal Aktiviti-aktiviti sokongan klinikal melibatkan perkhidmatan-perkhidmatan yang
membantu dalam proses diagnosa penyakit dan prosedur perawatan pesakit. Ia meliputi:
i. Patologi & Transfusi Darah ii. Radiologi iii. Dietetik & Sajian
iv. Bekalan Bahan Steril v. Farmasi & Bekalan vi. Terapi Anggota (Fisioterapi) vii. Terapi Cara Kerja (Occupational Therapy)
viii. Perubatan Tradisional & Komplementari
Perkhidmatan Sokongan Bukan Klinikal
Perkhidmatan Sokongan Bukan Klinikal memberi khidmat dalam pengurusan hospital. Kesemua unit ini memberikan perkhidmatan kepada pelanggan
dalaman dan juga pelanggan luaran. Ia terdiri daripada:
i. Pentadbiran
ii. Kewangan iii. Penyeliaan iv. Kejuruteraan
v. Teknologi Maklumat vi. Kualiti, Aset & Latihan vii. Rekod Perubatan
Perkhidmatan Sokongan Swasta
Perkhidmatan Sokongan Swasta terdiri daripada:
i. Kawalan Keselamatan ii. Khidmat Sokongan Hospital
Hospital Jasin menggunakan servis pihak luar (outsourced services), bagi beberapa perkhidmatan seperti berikut:
Perkhidmatan facility & engineering management, biomedical & equipment management, clinical waste management, cleansing services dan linen & laundry services oleh pihak konsesi Medivest Sdn Bhd.
Perkhidmatan reagent rental dan perkhidmatan ujian makmal dari makmal rujukan seperti Hospital Melaka, Institut Penyelidikan Perubatan dan lain-
lain.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
6
Perkhidmatan kawalan keselamatan swasta.
Perkhidmatan pakar-pakar Hospital Melaka atau kolej perubatan swasta.
Pengawalan ke atas Perkhidmatan ‘facility & engineering’, ‘biomedical –service of equipments’, ‘clinical waste’, ’cleansing’ dan ’linen & laundry’ dijelaskan
secara terperinci di dalam dokumen kontrak KKM dengan Medivest Sdn Bhd. Pengawalan ke atas perkhidmatan kawalan keselamatan yang dibekalkan oleh
syarikat swasta dijelaskan secara terperinci dalam dokumen kontrak KKM dengan syarikat yang diberikan kontrak.
Bagi perkhidmatan makmal pihak ketiga (outsourced), pengawalan dibuat melalui pengesahan Pegawai Sains daripada hospital berkaitan serta disahkan sekali lagi oleh Pegawai Sains Hospital Jasin. Pengawalan dijelaskan di dalam
prosedur operasi makmal. Pengecualian Skop Pelaksanaan
Skop pelaksanaan SPK Hospital Jasin tidak termasuk klausa 8.3 (Rekabentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan). Klausa ini adalah tidak berkaitan
kerana jenis-jenis perkhidmatan yang disediakan di Hospital Jasin tidak melibatkan proses kerja yang berkaitan dengan rekabentuk dan pembangunan.
4.4 Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan Proses-proses
SPK Hospital Jasin merangkumi ciri-ciri berikut:
a) Mengenalpasti proses-proses yang perlu ada dalam SPK Hospital Jasin. b) Menentukan input yang diperlukan dan output yang dijangkakan daripada
proses-proses tersebut.
c) Menggariskan urutan dan saling tindak/hubungkait di antara proses-proses (Lampiran 2),
d) Menentukan dan mengguna pakai kriteria dan kaedah yang diperlukan bagi
memastikan operasi dan kawalan proses yang berkesan, e) Menentukan sumber yang diperlukan untuk proses berjalan dengan baik dan
sentiasa memastikan ketersediaannya.
f) Menetapkan tanggungjawab dan bidang kuasa kepada anggota untuk melaksanakan setiap proses dengan baik.
g) Mewujud dan melaksana kaedah pengurusan risiko ke atas setiap proses
penyampaian perkhidmatan atau penghasilan produk. (Rujuk Manual Pengurusan Risiko Hospital Jasin)
h) Penetapan kaedah kawalselia dan kaedah penilaian proses “out sourcing “
i) Memantau dan menilai proses yang dilaksanakan, j) Melaksanakan tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang
dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan,
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
7
k) Semua maklumat yang didokumentasikan akan dikemaskini dan disimpan dengan baik.
5.0 KEPIMPINAN
5.1 Kepimpinan dan Komitmen
5.1.1 Am
Pengurusan Hospital Jasin diketuai oleh Pengarah Hospital yang bertanggungjawab dalam aspek tadbir urus korporat (corporate governance) dan tadbir urus klinikal (clinical governance). Pengarah Hospital akan memuktamadkan pelantikan ketua unit, skop perkhidmatan yang bakal diberikan
kepada pelanggan, penempatan sumber manusia, sasaran kerja tahunan (SKT) dan sebagainya. Beliau bertanggungjawab menentukan hala tuju hospital dan memastikan pematuhan terhadap dasar-dasar Kementerian Kesihatan Malaysia.
Timbalan Pengarah Hospital adalah seorang Pegawai Perubatan Pentadbir yang membantu Pengarah Hospital dalam urusan tadbir urus korporat dan juga tadbir
urus klinikal. Beliau juga bertanggungjawab merancang dan melaksana sistem pengurusan kualiti berdasarkan standard ISO 9001:2015 dan standard Akreditasi MSQH di Hospital Jasin.
Setiap unit diketuai oleh seorang ketua unit yang dilantik oleh Pengarah mengikut kelayakan, pengalaman dan kemahiran seseorang individu agar
bersesuaian dengan skop perkhidmatan sesebuah unit yang diketuainya. Unit-unit di Bahagian Pengurusan menjalankan perancangan serta penyampaian
perkhidmatan, merangka polisi hospital, merangka sistem pengurusan kualiti, pengurusan sumber-sumber, pengurusan perolehan dan lain-lain urusan pentadbiran organisasi. Unit-unit Klinikal dibantu oleh Unit-unit Sokongan Klinikal
bagi memastikan khidmat perawatan yang optimum diberikan kepada pesakit. Semua Ketua Unit diberikan kuasa dan tanggungjawab bagi menguruskan
sumber-sumber dan proses-proses kerja di unitnya secara efisien agar kualiti penyampaian perkhidmatan yang terbaik diberikan kepada pelanggan. Setiap anggota unit diberi orientasi tugas dan juga kefahaman mengenai SPK.
Pendekatan proses digunakan dan pemikiran berasaskan risiko juga diaplikasi oleh Ketua Unit dalam pengurusan unit.
Rujuk Carta Organisasi di Lampiran 1
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
8
5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan Kategori Pelanggan Hospital Jasin
Pelanggan utama Hospital Jasin ialah pesakit yang datang mendapatkan rawatan di hospital ini sama ada sebagai pesakit dalam atau pesakit luar. Mereka
dikategorikan sebagai pelanggan luaran. Kategori pelanggan dalaman adalah semua kakitangan Hospital Jasin. Pelanggan
dalaman menerima perkhidmatan (bukan rawatan) yang diberikan oleh unit-unit di Bahagian Pentadbiran sepanjang tempoh perkhidmatannya di hospital ini. Piagam Pelanggan Hospital Jasin
Hospital Jasin berjanji untuk memberikan perkhidmatan secara professional, selamat, mesra, penyayang dan berkualiti:
1) Keutamaan akan diberikan kepada kes-kes kritikal dan separa kritikal di Unit
Kecemaan & Trauma dengan masa menunggu seperti berikut;
Kes kritikal (Zon Merah) dirawat dengan serta-merta. Kes separa kritikal (Zon Kuning) dirawat dalam masa 15 minit. Lain-lain kes (Zon Hijau) dilihat mengikut keutamaan keadaan
pesakit. 2) Perkhidmatan Klinik Pakar akan diberikan mengikut giliran dan/atau keadaan
pesakit. Keutamaan akan diberikan kepada kanak-kanak, ibu hamil, warga
emas dan orang kurang upaya. 3) Maklumat akan diberikan kepada pelanggan berkenaan penyakit dan
perawatan.
4) Kerahsiaan maklumat peribadi, penyakit dan perawatan yang diberikan kepada pesakit adalah terjamin.
5) Kemudahan dan persekitaran yang bersih, selesa dan selamat disediakan.
5.2 Dasar Kualiti
5.2.1 Dasar Kualiti Hospital
Pengurusan Hospital Jasin mewujudkan Dasar Kualiti bagi meningkatkan prestasi secara berterusan. Dasar kualiti yang diwujudkan adalah: (a) Bersesuaian dan menyokong hala tuju Hospital Jasin ,
(b) Mengandungi komitmen untuk mematuhi keperluan-keperluan ISO 9001:2015 (c) Mengandungi komitmen untuk meningkatkan keberkesanan SPK secara
berterusan, dan
(d) Menyediakan asas untuk mewujudkan dan mengkaji semula objektif-objektif kualiti.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
9
Dasar Kualiti Hospital Jasin adalah seperti berikut:
“ Hospital Jasin adalah komited kepada pengurusan rawatan perubatan yang cekap dan berkualiti berasaskan profesionalisme perubatan yang tinggi serta berusaha memenuhi kehendak pelanggan ke arah penambahbaikan secara berterusan.”
UUnnttuukk mmeennccaappaaii hhaassrraatt tteerrsseebbuutt HHoossppiittaall JJaassiinn mmeessttiillaahh::
MMeellaakkssaannaa ddaann mmeennggeekkaallkkaann SSPPKK yyaanngg mmeemmaattuuhhii kkeeppeerrlluuaann--
kkeeppeerrlluuaann MMSS IISSOO 99000011::22001155
MMeenniinnggkkaattkkaann kkeebbeerrkkeessaannaann SSPPKK yyaanngg ddiillaakkssaannaakkaann sseeccaarraa
bbeerrtteerruussaann,, ddaann
SSeennttiiaassaa mmeemmbbuuaatt sseemmaakkaann tteerrhhaaddaapp mmaannuuaall ppeenngguurruussaann rriissiikkoo,,
kkeeccuukkuuppaann ssuummbbeerr--ssuummbbeerr ddaann mmeellaakkssaannaakkaann ttiinnddaakkaann ppeenncceeggaahhaann//
ppeemmbbeettuullaann bbaaggii mmeemmppaassttiikkaann oobbjjeekkttiiff--oobbjjeekkttiiff kkuuaalliittii yyaanngg tteellaahh
ddiitteettaappkkaann ddaappaatt ddiiccaappaaii..
5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar Kualiti
Semua anggota Hospital Jasin diberikan pengetahuan mengenai Dasar Kualiti
Hospital Jasin melalui kaedah-kaedah berikut:
i) Orientasi anggota baru oleh ketua unit ii) Taklimat ISO 9001:2015 (diberikan oleh pihak pengurusan secara berkala) iii) Dasar Kualiti dipaparkan secara strategik di dinding setiap unit.
5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi
Tanggungjawab dan kuasa untuk semua anggota dijelaskan di dalam Carta Organisasi, surat perlantikan, senarai tugas, myPortfolio dan prosedur-prosedur kualiti yang didokumenkan. Tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan untuk difahami
oleh semua anggota melalui mesyuarat, latihan dan taklimat untuk memastikan SPK dilaksana dan dikekalkan dengan cekap dan berkesan.
Pengarah Hospital Jasin melantik pegawai kumpulan pengurusan dan professional sebagai Wakil Pengurusan yang mempunyai tanggungjawab seperti berikut :-
(a) Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPK diwujud, dilaksana dan disenggara,
(b) Melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai prestasi SPK dan sebarang keperluan untuk penambahbaikan,
(c) Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan di kalangan anggota organisasi, dan
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
10
(d) Sebagai pegawai yang boleh dihubungi oleh pihak-pihak luar berhubung dengan perkara-perkara yang berkaitan dengan SPK.
Pengarah Hospital juga melantik 3 orang Timbalan Wakil Pengurusan bagi membantu Wakil Pengurusan dalam pelaksanaan SPK.
6. PERANCANGAN
Perancangan sistem pengurusan kualiti meliputi:
a) Mengenalpasti risiko dan peluang dengan mempertimbangkan isu dan keperluan yang telah dikenalpasti.
b) Menetapkan cara untuk menangani risiko dan peluang serta keberkesanannya. c) Mewujudkan objektif kualiti dan cara menilai keberkesanannya. d) Menentukan cara untuk melaksanakan perubahan terhadap sistem pengurusan
kualiti.
6.1 Tindakan menyatakan risiko dan peluang 6.1.1 Berpandukan isu dan keperluan yang telah dikenalpasti, Hospital Jasin menentukan
risiko dan peluang untuk dilakukan penambahbaikan dalam memastikan sistem pengurusan kualiti mencapai kesan yang dikehendaki serta mencegah kesan yang tidak diingini. Risiko dan peluang ini akan dinilai dari masa ke masa untuk
penambahbaikan. 6.1.2 Hospital Jasin sentiasa melakukan perancangan dalam mengambil, menghapus atau
mengelakkan punca risiko. Tindakan yang telah dilakukan akan dinilai keberkesanannya.
6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 6.2.1 Objektif kualiti diwujudkan oleh Hospital Jasin selaras dengan dasar kualiti dan
seterusnya meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti. Pemilihan objektif kualiti telah dibincangkan supaya ia relevan dan memenuhi kriteria yang mampu mendokong dasar kualiti. Objektif-objektif kualiti ini juga disebarkan untuk difahami oleh semua
anggota dan dipamerkan di lokasi-lokasi strategik.Pihak pengurusan Hospital Jasin sentiasa memastikan pencapaian objektif kualiti dipantau untuk tindakan penambahbaikan.
6.2.2 Hospital Jasin sentiasa membuat perancangan mengenai tindakan yang perlu
dilakukan untuk mencapai objektif kualiti. Pencapaian objektif kualiti dilaporkan oleh ketua unit mengikut ketetapan pelaporan dan dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
11
6.3 Merancang perubahan Segala perubahan yang hendak dilakukan terhadap sistem pengurusan kualiti akan
dilakukan secara terancang. Proses perubahan ini mengambil kira tujuan, input dan output yang dijangkakan, sumber yang diperlukan, tanggungjawab dan keberkesanannya.
7.0 SOKONGAN
7.1 Sumber
7.1.1 Am
Hospital Jasin menentu dan menyediakan sumber-sumber yang diperlukan bagi mewujud, melaksana, menyelenggara dan menambah baik secara berterusan SPK berdasarkan realiti keupayaan semasa. Keperluan sumber dikenalpasti dan
ditentukan melalui penyediaan anggaran belanjawan mengurus, berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan yang terkini.
7.1.2 Modal Insan
Hospital Jasin memastikan hanya kakitangan yang mempunyai kelayakan dari segi
pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman akan ditugaskan untuk melaksanakan tugasan. Ini akan dapat memberikan kesan yang positif kepada kualiti perkhidmatan.
7.1.3 Prasarana
Hospital Jasin komited dalam memastikan penyediaan prasarana yang sesuai dan ianya diselenggara dengan sempurna bagi memastikan kelancaran perkhidmatan rawatan pesakit dan memenuhi kehendak pelanggan.
Penyelenggaran prasarana dilaksanakan secara berjadual oleh pembekal/ syarikat konsesi yang dilantik oleh KKM. Aktiviti-aktiviti penyelenggaraan, pembetulan dan
pencegahan dilaksanakan secara sistematik dan berkesan untuk memastikan keperluan-keperluan perkhidmatan sentiasa dipatuhi.
Prasarana yang diperlukan termasuk:
a) Bangunan, persekitaran kerja dan kemudahan-kemudahan berkaitan.
b) Peralatan berkaitan perkakasan dan perisian sistem teknologi maklumat yang
digunakan.
c) Perkhidmatan Sokongan termasuk pengangkutan, komunikasi dan sistem
teknologi maklumat.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
12
7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses
Hospital Jasin memastikan persekitaran kerja yang kondusif, selesa dan harmoni
untuk mencapai tahap penyampaian perkhidmatan yang terbaik. Aspek keselamatan persekitaran merangkumi faktor-faktor sosial, psikologi dan fizikal.
7.1.5 Sumber pemantauan dan pengukuran
Bagi memastikan keberkesanan SPK dalam memenuhi semua keperluan yang telah
ditetapkan, pihak pengurusan Hospital Jasin hendaklah meneliti dan mengkaji semula dan mengemaskini SPK apabila diperlukan.
Pemantauan dan pengukuran proses SPK adalah seperti contoh-contoh berikut:
a) Penyeliaan dan pemantauan secara berterusan dalam kerja seharian oleh Ketua Unit,
b) Laporan-laporan seperti objektif kualiti, maklumbalas pelanggan dan kajian
kepuasan pelanggan yang dianalisa, dibentang dan dibincangkan dalam mesyuarat peringkat hospital,
c) Audit-audit seperti audit dalaman ISO, audit hand hygiene, dan audit
keselamatan pekerjaan, d) Penyelenggaraan (PPM), kalibrasi dan verifikasi peralatan secara berkala.
Prosedur dan arahan kerja, spesifikasi, peralatan pengukuran serta rekod-rekod yang berkaitan perlu disediakan untuk memantau dan mengukur proses-proses tersebut. Rekod-rekod untuk menunjukkan bukti kepatuhan tersebut termasuk
kakitangan yang memberi kelulusan untuk menerima dan melepaskan perkhidmatan dikekalkan sebagai bukti dan untuk semakan lanjut.
Jika terdapat proses yang tidak mencapai matlamat yang telah dirancang, tindakan pembetulan dan tindakan penambahbaikan akan diambil oleh kakitangan yang bertanggungjawab kepada proses tersebut untuk memastikan pencapaiannya. Hasil
daripada pemantauan dan pengukuran proses-proses ini boleh digunakan untuk perancangan program penambahbaikan secara berterusan.
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
Hospital Jasin menentukan jenis-jenis latihan atau pengetahuan yang diperlukan
untuk melaksanakan SPK yang berkesan berdasarkan keperluan dan kemampuan semasa. Sekiranya berlaku perubahan skop perkhidmatan, Hospital Jasin menilai tahap pengetahuan sedia ada dan seterusnya menentukan cara memperolehi
pengetahuan tambahan yang diperlukan. Pengetahuan organisasi juga boleh diperolehi daripada pengalaman yang lalu seperti laporan incident reporting, penemuan audit, maklumbalas pelanggan dan
sebagainya.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
13
7.2 Kekompetenan
Hospital Jasin menetapkan tahap kompetensi yang diperlukan oleh anggota bagi
setiap tugasan yang mana ia hanya boleh dilakukan oleh anggota yang terlatih dan kompeten.
Sekiranya didapati tahap kekompetenan anggota tidak mencukupi, maka latihan tambahan akan diberikan sehingga mencapai tahap kompetensi yang ditetapkan. Penilaian keberkesanan latihan/kursus dijalankan dari masa ke masa. Maklumat
kompetensi dan latihan/kursus diselenggara dan disimpan dengan baik.
7.3 Kesedaran
Hospital Jasin memastikan setiap anggota mengetahui dasar kualiti, objektif kualiti,
peranan mereka terhadap SPK dan implikasi jika keperluan SPK tidak dipenuhi.
7.4 Komunikasi Bagi memastikan SPK yang berkesan, Hospital Jasin menjalankan urusan dengan
pelanggan dalaman dan luaran menggunakan saluran komunikasi yang bersesuaian.
Pengurusan komunikasi ini sentiasa dikawal dan dipertingkatkan keberkesanannya melalui tanggungjawab yang jelas termasuk latihan-latihan yang berkaitan diberi dari masa ke semasa kepada kakitangan yang berkenaan.
7.5 Maklumat Didokumentasikan
Maklumat SPK Hospital Jasin yang didokumentasikan mengandungi: a) Kenyataan dasar dan objektif kualiti,
b) Manual Kualiti,
c) Prosedur Kualiti,
d) Dokumen dalaman dan luaran yang diperlukan untuk operasi dan kawalan
proses-proses SPK secara berkesan seperti Garis Panduan, Arahan Pekeliling, dan memo dalaman.
e) Rekod-rekod seperti fail dan kad rawatan pesakit, preskripsi pesakit dalam dan luar dan borang permohonan ujian makmal yang telah diisi.
Semua maklumat didokumentasikan yang disediakan untuk pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti disimpan, dikawal, diakses, dilindungi dan dilupuskan mengikut tatacara keperluan prosedur yang didokumenkan. Kawalan ini bertujuan untuk
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
14
memastikan semua dokumen sentiasa boleh digunakan untuk rujukan dalam pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.
8.1 OPERASI 8.1 Perancangan dan kawalan operasi
Hospital Jasin merancang, melaksanakan dan mengawal proses (rujuk 4.4), bagi
mematuhi keperluan perkhidmatan, dan melaksanakan tindakan yang telah
ditetapkan dalam Klausa 6. Ini boleh dicapai melalui :
a) Menentukan keperluan perkhidmatan
b) Mewujudkan kriteria untuk proses kerja dan perkhidmatan c) Menentukan sumber bagi memastikan keupayaan mencapai perkhidmatan d) Melaksanakan kawalan seperti aktiviti pemeriksaan, pemantauan dan
pengukuran yang diperlukan terhadap proses kerja berdasarkan kriteria yang
diwujudkan e) Mengekalkan maklumat didokumenkan terhadap pelaksanaan proses kerja
berdasarkan perancangan yang telah dibuat. Ianya sebagai bukti pematuhan
perkhidmatan terhadap keperluan.
Kawalan dibuat untuk sebarang perubahan terancang dan Hospital Jasin perlu
menilai kesan perubahan yang berlaku, dengan melakukan tindakan yang bersesuaian sekiranya diperlukan.
Hospital Jasin hendaklah melakukan kawalan terhadap outsourced process (rujuk 8.4).
8.2 Keperluan Perkhidmatan
8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan Hospital Jasin mewujudkan komunikasi bersama pelanggan terhadap:
a) Maklumat berkaitan perkhidmatan. b) Pertanyaan, kontrak atau pesanan termasuk perubahan berkaitan.
c) Mendapatkan maklumbalas pelanggan terhadap perkhidmatan termasuk aduan. d) Pengendalian atau pengurusan harta milik pelanggan. e) Mewujudkan keperluan khusus untuk tindakan di luar jangkaan, jika perlu.
Hospital Jasin menyediakan kemudahan komunikasi yang terancang bagi menyalur maklumat berkaitan perkhidmatan kepada pelanggan melalui Hari Bersama
Pelanggan, laman sesawang Hospital Jasin, Kaunter Khidmat Pelanggan, pengedaran risalah dan brosur kesihatan sebagai hebahan kepada pelanggan, dan sebagainya.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
15
8.2.2 Menentukan keperluan untuk perkhidmatan
Hospital Jasin menentukan bahawa pengurusan rawatan dijalankan dalam keadaan terkawal. Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan kepakaran yang diperlukan oleh pelanggan mengikut kemampuan dan sumber-
sumber yang ada. Keperluan perkhidmatan yang baru atau perluasan perkhidmatan sedia ada dikaji dari masa ke masa melalui maklumbalas pelanggan serta analisa data, dan dikemukakan kepada KKM melalui kertas kerja dasar baru.
Bagi memastikan penyampaian perkhidmatan berjalan dengan lancar, pihak pengurusan Hospital Jasin mengenalpasti kehendak pelanggan melalui cara berikut:
a) Keperluan pelanggan yang dinyatakan oleh pelanggan melalui permohonan rawatan secara terus, aduan pelanggan dan peti cadangan,
b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan iaitu melalui Dasar Kualiti,
Objektif Kualiti, Piagam Pelanggan dan kajian kepuasan pelanggan, c) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi difikirkan perlu oleh
anggota unit akan diberi berdasarkan keperluan pelanggan, jika berkaitan,
d) Keperluan perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan perkhidmatan.
8.2.3 Kajian semula keperluan untuk perkhidmatan 8.2.3.1 Hospital Jasin sentiasa berusaha untuk memenuhi keperluan perkhidmatan
yang ditawarkan kepada pelanggan dan melakukan kajian semula terhadap keperluan-keperluan yang berkaitan dengan perkhidmatan yang disampaikan. Keperluan berkaitan dengan perkhidmatan disemak sebelum sesuatu perkhidmatan itu dimulakan. Ini adalah
untuk memastikan:
a) Keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk keperluan hantar serah
dan aktiviti selepas hantar serah (Contoh : Piagam pelanggan dan maklumbalas pelanggan),
b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi difikirkan perlu oleh
anggota unit (Contoh : Kaunter khidmat pelanggan, bilik penyusuan dan R-Lane),
c) Keperluan yang telah ditetapkan oleh Hospital Jasin (Contoh : Spesifikasi
perolehan aset), d) Keperluan perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan perkhidmatan, e) Sebarang keperluan kontrak atau pesanan yang berbeza dari yang terdahulu
diselesaikan (jika ada). 8.2.3.2 Hospital Jasin hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan dengan baik seperti hasil kajian semula dan sebarang keperluan baru untuk perkhidmatan.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
16
8.2.4 Perubahan keperluan untuk perkhidmatan
Apabila berlaku perubahan terhadap perkhidmatan yang melibatkan maklumat didokumentasikan, maka pindaan perlu dilakukan dan justifikasinya hendaklah dimaklumkan kepada orang yang berkaitan.
8.3 Rekabentuk dan pembangunan perkhidmatan
Klausa ini dikecualikan dengan kebenaran (Rujuk Klausa 4.3).
8.4 Kawalan terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar
8.4.1 Am
Hospital Jasin memastikan proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar menepati kriteria yang telah ditetapkan. Oleh itu, Hospital Jasin menentukan kawalan yang akan digunapakai terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar apabila:
a) Hospital Jasin menjadikan produk dan perkhidmatan sediaan luar sebagai
sebahagian perkhidmatannya (Contoh bekalan perubatan),
b) Perkhidmatan disediakan secara terus kepada pelanggan oleh penyedia luar (Contoh : Kawalan Keselamatan),
c) Proses atau sebahagian daripada proses disediakan oleh penyedia luar mengikut kehendak Hospital Jasin (Contoh : Cash In Transit)
Penyedia luar hendaklah menjalani penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dan penilaian semula oleh Hospital Jasin untuk mengukur keupayaan mereka
memberikan produk dan perkhidmatan yang baik dengan mematuhi keperluan-keperluan produk dan perkhidmatan. Kriteria untuk pemilihan, penilaian dan penilaian semula dinyatakan dalam prosedur pembelian yang telah didokumenkan.
Semua maklumat didokumentasikan yang berkaitan dengan aktiviti ini juga dikekalkan sebagai bukti perlaksanaannya.
8.4.2 Jenis dan takat kawalan
Bagi memastikan kawalan terhadap kualiti produk dan perkhidmatan yang diberikan
oleh penyedia luar adalah memenuhi keperluan yang ditetapkan, Hospital Jasin mengekalkan proses tersebut dalam SPK. Hospital Jasin mengambil kira impak yang mungkin terhasil dan keberkesanan kawalan oleh penyedia luar terhadap proses,
produk dan perkhidmatannya. Selain itu, Hospital Jasin menentukan aktiviti kawalan yang bersesuaian seperti aktiviti penentusahan bagi memastikan produk dan perkhidmatan sediaan luar memenuhi keperluan.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
17
8.4.3 Maklumat untuk penyedia luar
Hospital Jasin hendaklah memastikan Penyedia luar menyediakan maklumat-
maklumat berikut: a) Proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan, b) Kelulusan untuk :
1) Produk dan perkhidmatan (Contoh : Sijil halal JAKIM bagi bahan mentah), 2) Kaedah, proses dan peralatan (Contoh : Penerimaan bahan mentah
mengikut spesifikasi),
3) Pelepasan produk dan perkhidmatan (Contoh : Ujirasa makanan) c) Kekompetenan yang diperlukan d) Hubungan penyedia luar dengan Hospital Jasin e) Kawalan dan pemantauan prestasi penyedia luar yang akan digunapakai oleh
Hospital Jasin f) Aktiviti penentusahan atau pengesahan oleh Hospital Jasin yang membenarkan
dilakukan di premis penyedia
8.5 Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan
8.5.1 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan
Proses-proses pengeluaran dan pemberian perkhidmatan dirancang dan
dilaksanakan dalam keadaan terkawal untuk memastikan Hospital Jasin sentiasa memberi perkhidmatan rawatan perubatan yang memenuhi keperluan pelanggan dan juga mematuhi ketetapan undang-undang atau arahan-arahan berkaitan.
Kawalan ke atas proses-proses ini termasuklah: a) Adanya maklumat yang menerangkan mengenai perkhidmatan (Contoh : Risalah
penyusuan susu ibu, maklumat ubat), b) Adanya arahan, garispanduan klinikal (CPG), garispanduan amalan
kejururawatan dan Standard Operating Procedures dalam melaksanakan sesuatu
tugas, c) Penggunaan peralatan yang sesuai untuk pengeluaran dan pemberian rawatan,
termasuk penyelenggaraan yang sistematik,
d) Menyediakan prasarana dan persekitaran yang sesuai untuk melaksanakan perkhidmatan
e) Dikendalikan oleh kakitangan yang mempunyai kemahiran untuk
menggunakannya, f) Melakukan pengesahan dan pengesahan semula secara berkala untuk
memastikan ketepatan sesuatu proses,
g) Pelaksanaan tindakan pencegahan kesilapan manusia (Contoh : poster dan audit 5 moments in hand hygiene dan 7 steps in hand washing),
h) Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pelepasan, penyampaian dan penilaian tahap perkhidmatan.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
18
8.5.2 Pengenalpastian dan kebolehkesanan
Hospital Jasin menggunakan cara yang sesuai untuk mengenal pasti output dan status output bagi memastikan keakuran perkhidmatan yang disediakan. Apabila kebolehkesanan adalah satu keperluan, Hospital Jasin hendaklah mengawal
pengenalpastian output. Semua maklumat didokumentasikan hendaklah disimpan untuk membolehkan
kebolehkesanan.
8.5.3 Harta kepunyaan pelanggan atau penyedia luar
Hospital Jasin memastikan harta milik pelanggan atau penyedia luar dijaga dan dipelihara dengan sempurna sewaktu di bawah kawalan atau digunakan oleh unit-
unit. Hospital Jasin hendaklah mengenalpasti, menentusahkan, menjaga serta melindungi harta pelanggan atau penyedia luar yang disediakan untuk kegunaan atau yang dijadikan sebahagian daripada perkhidmatan (Contoh : Sewaan
komputer). Sekiranya berlaku kehilangan harta, rosak dan tidak sesuai digunakan, perkara ini
perlu dimaklumkan kepada pelanggan atau penyedia luar berkenaan. Maklumat didokumentasikan berkaitan hal tersebut perlu disimpan dengan baik.
8.5.4 Pemeliharaan
Pemeliharaan merangkumi identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan,
perlindungan dan penghantaran untuk memastikan perkhidmatan sentiasa dalam keadaan yang sempurna, selamat dan mencukupi.
8.5.5 Aktiviti selepas hantar serah Hospital Jasin hendaklah memenuhi keperluan aktiviti selepas hantar serah mengikut
peraturan sediada dengan mempertimbangkan keperluan dan maklumbalas pelanggan.
Antara aktiviti selepas serah yang boleh dilaksanakan ialah waranti, obligasi kontraktual, kitar semula dan pelupusan.
8.5.6 Kawalan perubahan Hospital Jasin hendaklah menyemak semula dan mengawal perubahan pengeluaran
atau penyediaan perkhidmatan bagi memastikan keakuran berterusan terhadap
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
19
keperluan. Semua maklumat didokumentasikan perlu dikekalkan dan disimpan dengan baik.
8.6 Pelepasan perkhidmatan Pelepasan perkhidmatan kepada pelanggan tidak perlu diteruskan sehingga
perkiraan terancang disiapkan dengan memuaskan melainkan jika diluluskan oleh pihak berkuasa yang relevan dan jika berkenaan oleh pelanggan (Contoh : Mewujudkan perkhidmatan baharu seperti Unit Rawatan Rapi).
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan dengan perkara ini perlu disimpan dengan baik termasuk maklumat bukti keakuran dan kebolehkesanan orang yang membenarkan pelepasan.
8.7 Kawalan output tak akur
8.7.1 Hospital Jasin hendaklah mengenalpasti output tak akur dan melaksanakan kawalan ke atasnya bagi mencegah penggunaan output tersebut atau hantar serah yang tidak mengikut kriteria. Tindakan yang sesuai diambil berdasarkan keadaan
ketakakuran dan kesan terhadap keakuran perkhidmatan. Ia terpakai juga untuk perkhidmatan tak akur selepas hantar serah, semasa atau selepas penyediaan.
Output tak akur boleh diuruskan dengan cara membuat pembetulan, pengasingan, pemulangan, memaklumkan kepada pelanggan atau mendapatkan kebenaran untuk penerimaan di bawah konsesi.
8.7.2 Maklumat didokumentasikan berkaitan output tak akur yang mengandungi perihal
ketidakakuran, tindakan yang diambil, konsesi yang diperoleh dan kuasa yang
memutuskan tindakan berkenaan.
9.0 Penilaian Prestasi
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian
9.1.1 Am Hospital Jasin merancang dan melaksanakan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan penambahbaikan untuk menunjukkan kepatuhan
perkhidmatannya kepada keperluan-keperluan SPK serta meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan. Di mana perlu, teknik statistik digunakan dalam membuat semakan ke atas pencapaiannya.
Prosedur dan arahan kerja, spesifikasi, peralatan pengukuran serta rekod-rekod yang berkaitan perlu disediakan untuk memantau dan mengukur proses-proses tersebut.
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
20
Mesyuarat-mesyuarat yang telah dirancang diadakan secara konsisten. Prestasi proses-proses secara keseluruhan dianalisis dan disemak untuk menilai tahap
pencapaiannya dalam sesuatu tempoh tertentu. Laporan dihasilkan secara bulanan atau tahunan, dibentang serta dianalisis dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).
Jika terdapat proses yang tidak mencapai matlamat yang telah dirancang, tindakan pembetulan dan tindakan penambahbaikan akan diambil oleh kakitangan yang
bertanggungjawab kepada proses tersebut. Semua maklumat didokumentasikan disimpan dengan baik sebagai bukti hasil pemantauan dan pengukuran.
9.1.2 Kepuasan Pelanggan Kajian kepuasan pelanggan, maklumbalas pelanggan dan laporan prestasi pembekal
dijalankan untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh Hospital Jasin. Pengukuran tersebut mengambil kira kepatuhan kepada keperluan-keperluan yang ditetapkan, memenuhi kehendak dan jangkaan
pelanggan. Semua laporan dibincang dan dikaji semula semasa mesyuarat kajian semula
pengurusan. Tindakan-tindakan yang perlu akan diambil untuk menyelesaikan isu-isu dengan segera. Pengukuran serta hasil kajian ini akan digunakan sebagai asas dan input kepada aktiviti-aktiviti penambahbaikan secara berterusan.
9.1.3 Analisa dan penilaian Data-data yang sesuai akan ditentukan, dikumpul dan dianalisis dengan
mengunakan kaedah-kaedah statistik yang bersesuaian. Data-data yang dianalisis dapat menyediakan maklumat mengenai perkara-perkara
berikut: a) Keakuran perkhidmatan b) Tahap kepuasan pelanggan
c) Prestasi dan keberkesanan SPK (Contoh : Pencapaian objektif kualiti), d) Keberkesanan perancangan SPK (Contoh : MKSP) e) Keberkesanan tindakan yang diambil bagi menangani risiko dan peluang
f) Prestasi penyedia luar (Contoh : Laporan Prestasi pembekal), g) Keperluan menambah baik SPK (Contoh : Audit Dalaman)
9.2 Audit Dalaman Audit dalaman dijalankan secara berkala untuk memastikan keakuran dan keberkesanan SPK dan mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015. Audit juga digunakan sebagai alat kepada pengurusan atasan untuk mengenalpasti peluang-
peluang penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Audit dilaksanakan dan
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
21
diselenggara secara terancang dan sistematik mengikut keperluan prosedur yang didokumenkan. Dokumen Berkaitan : HJ/PK(I)-09 - Prosedur Audit Dalaman
9.2.2 Hospital Jasin hendaklah :
a) Mewujudkan Jawatankuasa Audit Dalam bagi memastikan audit dalaman
dirancang dan dilaksanakan setiap tahun,
b) Menentukan kriteria dan skop bagi setiap audit yang dijalankan,
c) Melantik Ketua Juruaudit dan para juruadit dalaman yang kompeten bagi
menjalankan audit berdasarkan standard MS ISO 9001:2015,
d) Hasil laporan audit semasa dan keputusan audit terdahulu dibentangkan dalam
Mesyuarat Penutup Audit Dalam yang dipengerusikan oleh Pengarah Hospital
atau Wakil Pengurusan,
e) Pegawai yang bertanggungjawab membuat pembetulan dan mengambil tindakan
pembetulan bagi setiap Non Conformance Report (NCR) dan Opportunity For
Improvement (OFI) dalam tempoh yang ditetapkan,
f) Maklumat audit didokumentasikan dan disimpan.
9.3 Kajian Semula Pengurusan
9.3.1 Am
Pengurusan atasan mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekurang-kurangnya 1 kali setahun secara berkala bagi menilai keberkesanan SPK secara berterusan.
MKSP bertujuan menilai peluang-peluang peningkatan dan perubahan yang perlu ke atas SPK, termasuklah mengkaji semula Dasar Kualiti dan objektif-objektif kualiti
agar selari dengan hala tuju Hospital Jasin. Keanggotaan MKSP terdiri daripada Pengarah, Wakil Pengurusan, Timbalan-timbalan Wakil Pengurusan, Penyelaras Unit Kualiti, Ketua Juruaudit Dalam, Pengurus
Dokumen, Urusetia ISO, Penyelia Jururawat, Penyelia Hospital, Ketua-ketua Unit dan Pegawai-pegawai lain yang diarahkan oleh Pengarah.
9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan Agenda yang mesti dibincang dan dikaji semula semasa Kajian Semula Pengurusan
adalah seperti berikut: a) Susulan dari MKSP yang terdahulu,
b) Perubahan yang memberi kesan kepada SPK, c) Maklumat tentang prestasi dan keberkesanan SPK:
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
22
1. Maklumbalas pelanggan (aduan awam, cadangan dan kajian kepuasan pelanggan),
2. Pencapaian objektif-objektif kualiti,
3. Prestasi proses keakuran perkhidmatan, 4. Status tindakan pembetulan dan pencegahan, 5. Laporan pemantauan dan pengukuran seperti HPIA, KPI dan Pelaporan
Kluster, 6. Penemuan audit, 7. Penilaian prestasi pembekal,
d) Kecukupan sumber (Contoh : sumber manusia, pengetahuan, peruntukan, aset
dan infrastruktur), e) Keberkesanan tindakan yang diambil (Contoh : Manual Pengurusan Risiko,
Sistem Pelaporan Insiden dan Audit Keselamatan), f) Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan SPK.
9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan Hasil dari kajian semula pengurusan mestilah meliputi keputusan dan tindakan yang
berkaitan dengan: a) Peluang untuk penambahbaikan, b) Keperluan untuk perubahan kepada SPK bagi peningkatan kualiti perkhidmatan,
dan c) Sumber-sumber yang diperlukan.
Maklumat didokumentasikan dan disimpan sebagai bukti hasil kajian semula pengurusan.
10 Penambahbaikan 10.1 Am
Bagi memenuhi keperluan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, keberkesanan SPK ditambahbaik secara berterusan melalui :
a) Menambah baik mutu perkhidmatan bagi memenuhi keperluan dan jangkaan
masa depan,
b) Tindakan pembetulan dan pencegahan diambil bagi mengurangkan kesan
yang tidak diingini,
c) Menambahbaik prestasi dan keberkesanan SPK secara berterusan.
10.2 Ketakakuran dan tindakan pembetulan
10.2.1 Apabila ketakakuran berlaku, termasuk apa-apa yang timbul daripada aduan, Hospital Jasin hendaklah:
HOSPITAL JASIN
MANUAL KUALITI 2021 (HJ/MK-4.0)
23
a) Bertindakbalas terhadap punca ketakakuran dengan mengambil tindakan
pembetulan serta menguruskan akibatnya,
b) Menilai dan melaksana Root Cause Analysis (RCA) bagi mengenal pasti
punca-punca ketakakuran,
c) Mengambil tindakan pembetulan bagi mengelakkan ketakakuran berulang di
unit yang sama atau unit lain
d) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil,
e) Membuat semakan ke atas Manual Pengurusan Risiko sekurang-kurangnya 2
tahun sekali,
f) Membuat perubahan ke atas SPK, jika perlu.
10.2.2 Hospital Jasin mengekalkan maklumat didokumentasikan berkaitan
ketakakuran dan hasil tindakan pembetulan disimpan dalam fail berikut :
1) Fail Aduan Pelanggan 2) Fail Incident Reporting 3) Fail Audit Dalam
4) Fail-fail lain yang berkaitan Tindakan pembetulan dan pencegahan dilaksanakan secara sistematik
berdasarkan dokumen rujukan berikut : 1) Prosedur Kualiti Induk (HJ/PK(I)-10 Prosedur Tindakan Pembetulan) 2) Manual Pengurusan Risiko Hospital Jasin
10.3 Penambahbaikan berterusan Keberkesanan SPK ditambahbaik secara berterusan melalui pelaksanaan dasar kualiti, penilaian pencapaian objektif kualiti, penemuan-penemuan audit, analisa
input dan output, tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan keputusan kajian semula pengurusan.
-------------Dokumen Tamat------------
CARTA ORGANISASI HOSPITAL JASIN
JABATAN KESIHATAN NEGERI MELAKA
PENGARAH HOSPITAL
DR.SHAHRUM BIN HJ ARSHAD
PENGURUSAN KLINIKAL
WAD LELAKI (2B) DR. FATIN NUR IZYAN BINTI MOHD HASHIM
PERUBATAN FORENSIK
DR MUHAMMAD ‘AIZAT BIN MOHD
SOFIAN
WAD PEREMPUAN(2A)
DR. EUNICE LEE XIN YIN
KLINIK PAKAR DR. NUR HIDAYAH
BINTI SALEHUDDIN TAN
HEMODIALISIS DR. MOHD KAMIL
ARIFFIN BIN MD ALI
DEWAN BEDAH DR. ANIS AMIRAH BINTI
MOHD NASIR
DEWAN BERSALIN DR. ELLYA NABILA BINTI
A. JALIL
KECEMASAN & TRAUMA
DR. MOHD FIRDAUS BIN JASMI
DIETETIK & SAJIAN PN ZAIDAR HANUM BINTI ABU
BAKAR
PATOLOGI DR ROHANA BINTI GHAZALI
FARMASI & BEKALAN PN. FADZILAH BINTI SHAFIE
PENTADBIRAN & PERKHIDMATAN
PN SUZANA BINTI MOHAMAD
PENGIMEJAN & DIAGNOSTIK
EN SHAH RIZAN BIN MOHD. ZIN
REHABILITASI PN. SHAHIRAH BINTI MD RASID
UPBS PN. SITI ANITA BINTI ABD HAMID
WAD KANAK-KANAK (1A)
DR. MUHAMMAD YADIY BIN ABDULLAH
PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN CRISTAL SECURITY GUARD SDN.
BHD.
KHIDMAT SOKONGAN HOSPITAL
MEDIVEST SDN. BHD.
TEKNOLOGI MAKLUMAT KOSONG
REKOD PERUBATAN HJ. AMIR BIN KASSIM
PENYELIAAN PN. ANIZAH BINTI AHMAD EN. MOHAMAD KHAIRI BIN
ABDUL RAOF
KEWANGAN PN. SURIYA ZANARIYA BINTI
ZAKARIA
Kemaskini : MAC 2021
KEJURUTERAAN PN. SALME BINTI ABU T&CM
DR. ABDUL KARIM BIN ABDUL RAHMAN
UNIT RAWATAN RAPI
DR. WAN AHMAD HAKIMI BIN WAN
AZLAN
KUALITI, ASET & LATIHAN DR. NUR SAFANI BINTI BASRI
SOKONGAN KLINIKAL
KHIDMAT SOKONGAN
SWASTA
TIMBALAN PENGARAH HOSPITAL
DR. ABDUL KARIM BIN ABDUL RAHMAN
HUBUNGKAIT PROSES BAGI HOSPITAL JASIN
PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN SPK
TANGGUNGJAWABPENGURUSAN
PENGUKURAN,ANALISIS &
PENAMBAHBAIKAN
PERKHIDMATAN(OUTPUT)
PENGURUSANSUMBER
PengurusanSumberManusia
Audit KualitiDalaman
Penyediaan &Penyelenggaraan
Infrastruktur &PersekitaranTempat Kerja
KEPERLUAN
Sokongan Klinikal :* Unit Pengimejan & dignostik
* Unit Patologi & Tabung Darah* Unit Farmasi & Bekalan
* Unit PerkhidmatanBekalan Steril (UPBS)
REALISASI PRODUK
KEPERLUAN
PELANGGAN
Komitmen Pengurusan
Perancangan SPK
Dokumentasi SPK
Semakan Pengurusan
KEPUASAN
PELANGGAN
TindakanPembetulan &Pencegahan
KawalanProduk
AnalisisData
Aduan &Kepuasan
Rujukan kehospital lain
Discaj / AOR /Balik sendiri Kematian
Penilaian &rawatan
Penilaian &rawatan
Pendaftaranpesakit di :
* Unit Kecemasan& Trauma
* Klinik Pakar* Unit Rehabilitasi* Dewan Bersalin
* Unit Hemodialisis
PendaftaranPesakit Dalam
Sokongan Bukan Klinikal :* Unit Pentadbiran* Unit Kewangan
* Unit Dietetik & Sajian* Unit Rekod Perubatan
* Unit Kejuruteraan* Unit Teknologi Maklumat
Perolehan
Pemantauan dalamproses dan produk
Kawalan peralatan Pengukuran :Syarikat Konsesi
Komitmen Pengurusan
LAMPIRAN 2
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 5
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
A. Pengurusan
Rawatan Pesakit Di
Unit Kecemasan
1. Triage
1) SOP Emergency Care For Medical
Assistants In Emergency Department.
2) Emergency Medicine And Trauma Services Policy (2012)
3) MPK: Prosedur Triage.
4) My Portfolio PPP U29.
39-41
7-9
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma)
2) Kad Rawatan Pesakit Luar(Non-Trauma)
3) Fever Clerking Sheet
7 tahun
7 tahun
7 tahun
Unit Rekod
Unit Rekod
Unit Rekod
2. Pendaftaran Pesakit
1) Panduan Pelaksanaan Caj-Caj
Pemeriksaan Kesihatan Dan
Kemudahan Rawatan Perubatan
Semua Kategori Pesakit Institusi
Perubatan Persekutuan
2) Akta Fee 1951
3) MPK: Prosedur Pendaftaran Pesakit
4) My Portfolio N19
10-13
Kaunter Pendaftaran
Kaunter Pendaftaran
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran) Kaunter Pendaftaran
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma)
2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
3) Buku Daftar Pesakit PER-PL
101
4) Perub. 316
5) Perub. 315-Pin 1/82 6) Perub. 401
7) Perub. 402
8) Kew 38-Pin 2/86
7 tahun
Unit Rekod
3. Kemasukan Pesakit
Ke Wad
Pemerhatian
1) MPK: Prosedur Kemasukan Ke Wad
Pemerhatian.
14-17
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma)
2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
7 tahun
Unit Rekod
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 5
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
4. Kemasukan Pesakit
Ke Wad
1) MPK: Prosedur Kemasukan Ke Wad.
18-21
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma)
2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
3) Borang Daftar Masuk
4) Buku Daftar Kemasukan Ke Hospital PER-PD 101(Pind.
2/2009)
7 tahun
Unit Rekod
5. Merujuk Pesakit Ke
Hospital Lain
1) Garispanduan Rujukan Dan
Perpindahan Pesakit Di Antara
Hospital-Hospital Kementerian
Kesihatan.
2) MPK: Prosedur Merujuk Pesakit Ke
Hospital Lain.
22-25
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Surat Rujukan
2) Dokumen sokongan (X-Ray,
ECG dan lain-lain)
7 tahun
Unit Rekod
6. Perpindahan Masuk
Pesakit Dari
Hospital Luar
1) MPK: Prosedur Perpindahan Masuk
Pesakit Dari Hospital Luar
26-29
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Surat Rujukan dari hospital
luar.
7 tahun
Unit Rekod
7. Pengendalian Kes-
Kes Kematian
1) MPK: Prosedur Pengendalian Kes-Kes
Kematian.
30-34
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Borang Daftar
Kematian/Permit Mengubur
JPN LM 02(Pin. 1/11)
2) Borang Perakuan Pegawai
Perubatan Mengenai Sebab-
Sebab Kematian JPN LM 09
7 tahun
Unit Rekod
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 5
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
8. Notifikasi Penyakit
Berjangkit
1) MPK: Prosedur Notifikasi Penyakit
Berjangkit.
35-38
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Borang Notifikasi
3 tahun
Unit Rekod
9. Pengurusan Bencana
1) Pelan Tindakan Bencana Hospital Jasin
2) MPK: Prosedur Pengurusan Bencana
39-42
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma)
2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
7 tahun
Unit Rekod
10. Pengendalian Kes-
Kes Wabak
1) MPK: Prosedur Pengendalian Kes-Kes
Wabak 2) Melaka Influenza Preparedness Plan
3) Pelan Tindakan Bencana Hospital Jasin
43-46
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma) 2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
3) Borang Notifikasi
7 tahun
Unit Rekod
11. Pengendalian OSCC
1) MPK: Prosedur Pengendalian Kes
OSCC
47-50
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma)
2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
7 tahun
Unit Rekod
12. Perawatan Pesakit
1) My Portfolio Pegawai Perubatan
2) SOP Emergency Care For Medical Assistants In Emergency Department.
3) My Portfolio PPP U32/29
4) My Portfolio Jururawatan U32/KUP
U32/U29/U19.
5) My Portfolio Pembantu Perawatan
Kesihatan.
6) Buku Generik,Garis Panduan Amalan
Kejururawatan Cetakan 2008.
Bilik Peg. Perubatan
Rak dokumen (Bilik Pentadbiran)
Wad Pemerhatian
1) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Trauma) 2) Kad Rawatan Pesakit
Luar(Non-Trauma)
3) Sijil Cuti Sakit.
4) Buku preskripsi ubat.
7 tahun
7 tahun
Unit Rekod
Unit Rekod
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 5
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
13. Pengurusan Harta
Pesakit
1) My Portfolio PPP U29
2) My Portfolio JT KUP U32/U29
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Borang Harta Benda/Wang
Tunai Pesakit
3 tahun
Unit
14. Pemesanan(inden)
Ubat-Ubatan
1) My Portfolio PPP U29
2) My Portfolio JT KUP U32/U29
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Buku Indent Kimia 21(Pind.
1/05)
2) Buku Rekod Dadah Berbahaya
3 tahun
Unit
Unit
B. Ambulan dan Pra-
Hospital
1. Pengendalian
Perkhidmatan Pra-
Hospital Dan
Penyelenggaraan
Ambulan
1) SOP Emergency Care For Medical
Assistants In Emergency Department
2) MPK: Prosedur Pengendalian
Perkhidmatan Pra-Hospital
3) My Portfolio PPP U29
4) My Portfolio PPK
5) My Portfolio PKB
51-54
Rak dokumen (Bilik
Pentadbiran)
1) Buku Senarai Semak
Ambulan
2) Fail Borang Permohonan
Perkhidmatan Ambulan
(Wad).
3) Fail Borang Dispatch
Kecemasan. 4) Buku Log Pergerakan
Ambulan
5) Buku Pergerakan Kunci
Ambulan Dan Kenderaan
Jabatan
6) Borang Pelepasan
Tanggungan.
3 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 5 of 5
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
C. Pentadbiran Am
1) Pengurusan Aset
1) My Portfolio PPP U32
2) Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
Bilik Pentadbiran
Fail Aset
Disimpan kekal
di jabatan
sehingga aset
dilupus
Unit
2) Pengurusan Aduan Awam
1) My Portfolio Ketua Unit 2) My Portfolio PPP U32
Bilik Ketua Unit Bilik Pentadbiran
Fail Aduan Awam
3 tahun
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 1 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
1.Pengendalian Kemasukan Pesakit
ke wad
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B Wad 1A
ICU
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan -Obstetrik
& Ginekologi.
(prosedur 1-pengurusan kes
biasa dan berisiko tinggi di
wad antenatal)
ii. Garispanduan Amalan
Kejururawatan - Generic
(prosedur1- pengendalian
kemasukan pesakit)
m/s 1 – 5
m/s 1 – 4
Kaunter
Jururawat
1. Buku Daftar Masuk Wad
PERUB - PD. 101
Rekod sulit Perubatan Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1& Lampiran 2
Rujuk Jadual
pelupusan rekod
perubatan KKM-
87(p20/512)bhg8
i) Kes biasa 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
Wad
Unit Rekod
Perubtan
2.Pengurusan pesakit di wad
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Buku Garis Panduan Amalan Kejururawatan
Ikut Unit Berkenaan
Kaunter Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan Pesakit
2.Buku Daftar Masuk
3..Buku Bancian Harian
4.Buku Pesanan ubat (Kimia
21pin
3/87)
5.Buku pemulangan ubat untuk kes- kes yang telah discaj
- 7 tahun
- 7 tahun
- 7 tahun
- 3 tahun
- 3 tahun
- Unit Rekod
Perubatan
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 2 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3.Pengendalian ibu bersalin
Dewan Bersalin
Wad 1A
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Obstetrik
& ginekologi
ii. Protocol Obstetrik &
Ginekologi
iii. Senarai Semak Orientasi
Pesakit di Dewan Bersalin
m/s 14 – 18
m/s 58 – 64
Kaunter
Jururawat
1.Rekod perubatan
pesakit(PER-
OBST-301-306)
2.Buku Daftar Kelahiran
(Perub- PD-102)
3.Buku Top & Tail,
4. Despatch makmal
5.Buku Suntikan Hepatitis B &
BCG
6.Buku rekod TSH result
7 tahun
Sepanjang hayat
3 tahun
3 tahun
3 tahun
4 tahun
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
4.Pengendalian Discaj Pesakit di
wad
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Garis panduan Amalan
Kejururawatan - Generic
(prosedur 2-pengendalian
discaj pesakit biasa)
ii. Garis panduan Sistem
Kawalan Keselamatan Bayi
di Hospital-Hospital KKM
(Pekeliling Ketua Pengarah
Kesihatan Bil 1/2007)
m/s 5- 18
Kaunter
Jururawat
1. Buku Daftar Masuk Wad
PERUB - PD. 101
2. Buku Daftar Bersalin
(PERUB - PD 102)
3. Rekod sulit Perubatan
Pesakit .
4. Buku despatch kematian.
5. Buku bancian wad.
Rujuk Jadual
pelupusan rekod
perubatan KKM-
87(p20/512)bhg8
i) Kes biasa 7
tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
- Wad
- Dewan
Bersalin
- Rekod
Perubatan
- Wad
- Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 3 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
5.Penghantaran specimen ke
Makmal
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B Wad 1A
ICU
i. Garis panduan Amalan
Kejururawatan – Generic
(prosedur 7-pengendalian
specimen )
ii. Manual Prosedur Kerja
m/s 25-28
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit perubatan pesakit
2.Buku despatch makmal
7 tahun
7 tahun
- Wad
- Wad
6.Pengendalian ubat-ubatan
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan - Generic
(prosedur 9 –pengendalian
pemberian ubat-ubatan)
ii. Katalog yang terkini yang
dikeluarkan oleh stor
Farmasi, Hospital Jasin/
iii. Buku Garispanduan program imunisasi
Hepatitis “B” bagi anggota
KKM
m/s 33- 36
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit perubatan pesakit
2.Buku pesanan Ubat (Kimia
21)
3.Buku Rekod DDA
4.Buku Permulangan ubat untuk
kes-kes yang telah discaj.
5.Borang pesanan barangan stor
6. Borang penambahan /
pengurangan ubatan.
7 tahun
3 tahun
7 tahun
1 tahun
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
- Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 4 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
7. Pengendalian sajian
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Generic
(prosedur 11-sajian
makanan pesakit)
ii. Polisi Unit Sajian dan
Dietatik, Hospital Jasin
m/s 43-46
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit perubatan pesakit
2.Fail memesan diet
7 tahun
1 tahun
- Rekod
Perubata
n
- Wad
8.Pengendalian bekalan bahan
pensterilan
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Generic
(prosedur 8-pengendalian
steril set yang telah
digunakan).
ii. Garis panduan Amalan
Kejururawatan UPBS
m/s 29-32
Kaunter
Jururawat
Fail pesanan bahan steril UPBS
1 tahun
- Wad
9.Pengurusan transfusi darah
Dewan Bersalin
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Pocket Guidelines for
Standard Precaution KKM.
ii. Buku garispanduan
Perawatan Perubatan Untuk
Jururawat Negeri Melaka.
m/s 43-46
m/s 22- 26
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit perubatan pesakit
2.Buku despatch makmal
7 tahun
7 tahun
- Wad
- Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 5 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
10.Pengurusan pesakit untuk
pembedahan
Dewan Bersalin
Wad 2A Wad 2B
Wad 1A
ICU
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Surgical
(Prosedur 1-3)
m/s 1 -12
Kaunter
Jururawat
1.Fail sulit Rekod perubatan
pesakit
2.Buku despatch OT List
7 tahun
1 tahun
- Wad
- Wad
11. Pengurusan Latihan
1. Perancangan
2. Perlaksanaan
3. Penilaian keberkesanan
latihan
1. Myportfolio Anggota.
2. Pekeliling Perkhidmatan
Dasar Latihn Sumber Manusia
Sektor Awam.
3. Takwim / Perancangan
Latihan
Kaunter
Jururawat
Unit
Pentadbiran
Semua Unit
1. MyCPD online
2. Rekod latihan anggota
Selagi berkhidmat
di KKM
Unit
Pentadbiran
Server KKM
12. Pengurusan Peralatan
& Fasiliti.
1. Penerimaan & Pendaftaran
2. Penyelengaraan
3. Kalibrasi
4. Aduan kerosakan.
5. Perlupusan
6. Kehilangan & hapus kira
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil
5 Tahun 2007 ”Tatacara
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan”
2. MPK Unit Pentadbiran
3. Myportfolio anggota
berkenaan
4. Manual peralatan berkaitan
(1) 3-13
(2) 32-33
-
-
(5) 36-53
(6) 81-88
Unit
Pentadbiran
Semua Unit
1. Jadual Tahunan PPM
2. Jadual Bulanan PPM
3. Daftar Harta
Modal/Inventori
4. Laporan Tahunan
Perlupusan aset
5. Sijil Perlupusan aset
6. Laporan kehilangan
aset/Polis
2
2
*
*
*
*
1 tahun
Unit
=
=
Pentadbiran
=
=
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 6 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
Nota : ( ) – rujuk no. di atas
: Kalibrasi – sila rujuk user
.manual
Aduan kerosakan – rujuk FM
7. Buku Aduan Kerosakan
(BAK)
13. Pengurusan Perolehan
1) Pembelian barangan
2) Penerimaan barangan
3) Kemaskini stok barangan
4) Produk tidak menepati spesifikasi
5)Penilaian Prestasi
Pembekal
( 2 kali setahun)
1. Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2009
2. Arahan Perbendaharaan
Bab B (III) – Tatacara
Perolehan
Bekalan, Perkhidmatan dan
Kerja
3. Garispanduan Pengurusan Stor
Farmasi di Hospital dan Klinik
KKM
4. Prosedur Kualiti – Kawalan Produk yang tidak menepati
spek.
5. Myportfolio anggota
berkenaan
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Salinan LPO & DO
Buku rekod perbelanjaan
peruntukan
Laporan tahunan Penilaian
Prestasi Pembekal
3 tahun
3 tahun
7 tahun
Unit
Unit
Unit
berkenaan
14. Penyediaan Perjanjian
Program
1. Penyediaan belanjawan tahunan
2. Perkhidmatan ujian baru
1. MPK Unit Pentadbiran
(Bhg Pentabiran)
Unit
Pentadbiran
Salinan Perjanjian Program
3 Tahun
Unit
Pentadbiran
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 7 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
15. Pengurusan Aduan
Awam.
1. Pengendalian Aduan
2. Siasatan & Tindakan Pembetulan
3. Keberkesanan Tindakan
1. Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bil 1
Tahun 2009
2. Prosedur Kualiti – Tindakan Pembetulan
3. Myportfolio Anggota
Unit
Pentadbiran
Unit
Unit
Laporan Penuh Siasatan Aduan
Laporan Tindakan Pembetulan
3 tahun
3 tahun
Unit
Pentadbiran
&
Unit
Berkenaan
16. Pengurusan Perjawatan
Melalui ABM Tahunan
1. Perancangan perjawatan
2. Penyediaan dokumen
3. Salinan dokumen
berkaitan
1. Myportfolio anggota
berkenaan
(Ketua unit)
Unit
Rekod permohonan ABM
Tahunan (ABM -8)
7 tahun
Unit
Pentadbiran
&
Unit
berkenaan
17. Pengurusan Pesakit
Kluster
1. Kes Step Up
2. Kes Step Down
1. Draf POLISI Hospital Kluster
KKM 2012
2. Mesyuarat Kluster Management
Team
Unit
Team Kluster
1. Rekod sulit perubatan pesakit
2. Borang Kluster HCM 1
3. Borang Kemasukan PD 301
4. Discaj Summary
7 tahun
Rekod
Perubatan
&
Unit
Berkenaan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN PESAKIT DALAM MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 8 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
18. Pengurusan Pesakit
Kritikal
ICU
1. Polisi Perawatan Rapi
2. Garis panduan Amalan
Kejururawatan – Rawatan rapi
3. Manual Prosedur Kerja
m/s 1 -54
Kaunter
Jururawat
1.Fail sulit Rekod perubatan
pesakit
7 tahun
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : KLINIK PAKAR MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 5 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1. Pendaftaran
pesakit.
2. Pemeriksaan dan
rawatan.
3. Pengambilan
spesimen
1. Manual Prosedur
Klinik Pakar
2. MyPortfolio Pembantu
Tadbir.
3. Akta Fee
1. Fail Meja Pegawai
Perubatan
2. Clinical Practice Guidline
1. Garis Panduan Amalan
Kejururawatan.
2. Manual Prosedur Kerja Klinik Pakar
1. Rak Fail Bilik 9
2. Rak Bilik Rekod.
3. Rak Bilik Rekod.
Dokumen disimpan
di Rak Bilik Rekod.
1. Rak Bilik Rekod.
2. Rak Fail Bilik 9
1. Buku Daftar Pesakit Luar
PER – PL 101 (Pind. 1/2003)
Kad rawatan pesakit
1. Buku rekod penghantaran
Penghantaran spesimen.
2. Borang Ujian Makmal (PER. PAT -301)
Kaunter Pendaftaran
Klinik Pakar
Rekod disimpan di
Unit Rekod
Bilik Prosedur
7 tahun
7 tahun
7 tahun
4. Merujuk pesakit
1. Manual Prosedur Kerja
Klinik Pakar.
2. Garis Panduan Amalan
Kejururawatan.
1. Rak Fail Bilik 9
2. Rak Bilik Rekod
1. Buku Daftar pesakit PER-
PL 101(pind.) 1/2003
2. Buku rekod despatch
Dokumen ke Unit Rekod
3. Kenyataan Pesakit
RPJ 311-B
Kaunter pendaftaran
Kaunter pendaftaran
Fail pesakit
Bilik Pengurusan
7 tahun
7 tahun
7 tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : KLINIK PAKAR MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 5 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
5. Pengurusan
Temujanji.
6. Pengurusan
kemasukan pesakit
ke wad.
1. Manual Prosedur kerja
Klinik Pakar.
1. Manual Prosedur Kerja
Klinik Pakar.
Rak Fail Bilik 9
Rak Fail Bilik 9
1. Buku Rekod Temujanji
1. Buku Daftar Masuk Wad
PERUB-PD. 101
2. Buku Pinjaman Kad Rawatan
Kaunter Pendaftaran
7 tahun
7 tahun
7. Pengurusan Pesakit
Tibi.
8.Pengurusan pesakit
menjalankan prosedur
Endoscopy.
1. Clinical Practice Guideline -
Management of TB.
1. Garis panduan Amalan
Kejururawatan.
Rak Fail Bilik 9
Rak fail ruang Bilik
Rekod
1. Borang TBIS 10-A1
2. 10B-1 (Fail Pesakit)
3. 10E- Buku Rawatan 4. 10 I – Kad Rawatan
1. Kad pesakit (kad SOPD)
Dalam sampul
dokumen TBIS 10B-2.
Rak fail di ruang bilik
rekod.
Bilik Stor Alat
Perubatan
Unit Rekod Perubatan
7 tahun
7 tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : KLINIK PAKAR MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 5 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
9. Pengendalian bekalan
bahan pensterilan di wad
1.Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Generic
(prosedur 8-pengendalian steril
set yang telah digunakan).
2.Garis panduan Amalan Kejururawatan CSSU
Rak fail ruang Bilik
Rekod
Fail pesanan bahan steril UPBS
Rak fail Bilik Utiliti
Bersih
1 Tahun
10. Pengurusan Latihan
1. Perancangan
2. Perlaksanaan
3. Penilaian keberkesanan
latihan
1. MyPortfolio Anggota.
2. Pekeliling Perkhidmatan
Dasar Latihan Sumber
Manusia Sektor Awam
3. Takwim / Perancangan
Latihan
Unit Pentadbiran
Semua Unit
1. Buku log latihan, KKM
2. MyCPD online
3. Rekod latihan anggota
Unit Pentadbiran
Server KKM
Selagi
berkhidmat di
KKM
11. Pengurusan Peralatan
& Fasiliti.
1. Penerimaan &
Pendaftaran
2. Penyelengaraan
3. Kalibrasi
4. Aduan kerosakan.
5. Perlupusan
6. Kehilangan & hapus kira
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil
5 Tahun 2007 ”Tatacara
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan”
2. MPK Unit Pentadbiran
3. MyPortfolio anggota
berkenaan
4. Manual peralatan berkaitan
Rak fail Bilik 9
Unit Pentadbiran
Rak fail Bilik Rekod
Mengikut lokasi
peralatan
1. Jadual Tahunan PPM
2. Jadual Bulanan PPM
3. Daftar Harta Modal/Inventori
4. Laporan Tahunan Perlupusan
aset
5. Sijil Perlupusan aset
6. Laporan kehilangan aset/Polis
7. Buku Aduan Kerosakan
(BAK)
Bilik Penyelia
=
=
Pentadbiran
=
=
Kaunter Pendaftaran
2
2
*
*
*
*
1 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : KLINIK PAKAR MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 5 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
Nota : ( ) – rujuk no. di
atas
: Kalibrasi – sila rujuk
user manual
; Aduan kerosakan –
rujuk FM
12. Pengurusan Perolehan
1) Pembelian barangan
2) Penerimaan barangan
3) Kemaskini stok barangan
4) Produk tidak menepati
spesifikasi
5).Penilaian Prestasi
Pembekal ( 2 kali setahun)
1.Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 5 Tahun 2009
2.Arahan Perbendaharaan
Bab B (III) – Tatacara Perolehan
Bekalan,Perkhidmatan dan Kerja
3.Garispanduan Pengurusan Stor
Farmasi di Hospital dan Klinik
KKM
4.Prosedur Kualiti – Kawalan
Produk yang tidak menepati spek. 5. MyPortfolio anggota berkenaan
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Salinan LPO & DO
Buku rekod perbelanjaan
peruntukan.
Laporan Tahunan Penilaian
Prestasi Pembekal.
Unit
Unit
Unit berkenaan
13 . Pengurusan Aduan
Awam.
1. Pengendalian Aduan
2. Siasatan & Tindakan
Pembetulan
Keberkesanan Tindakan
1. Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bil 1
Tahun 2009
2. Prosedur Kualiti – Tindakan
Pembetulan
3. MyPortfolio Anggota
Unit Pentadbiran
Unit
Unit
Laporan Penuh Siasatan Aduan
Laporan Tindakan Pembetulan
Unit Pentadbiran
&
Unit Berkenaan
3 tahun
3 tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : KLINIK PAKAR MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 5 of 5 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
14.Pengurusan Perjawatan
Melalui ABM Tahunan
1. Perancangan perjawatan
2. Penyediaan dokumen
3. Salinan dokumen berkaitan.
1. MyPortfolio anggota berkenaan
(KetuaUnit)
Rak fail Bilik Rekod
Rekod permohonan ABM Tahunan
(ABM -8)
Unit Pentadbiran
&
Unit Berkenaan
7 Tahun
15.Pengurusan pesakit
kluster.
1.kes step up
2.kes step down
1.Draf Polisi Kluster 2012 KKM.
2.Mesyuarat kluster management
team .
Unit
Team kluster
1.Borang pemindahan kad.
(HCM 2)
Unit Rekod
&
Unit Berkenaan
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 1 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
1. Penerimaan pesakit di Dewan
Bedah
Wad 2A
Wad 2B
Wad 1A
Klinik Rawatan Harian
(Daycare)
Klinik Pakar
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
ii. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
iii. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
m/s 4 – 7
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua
Jururawat
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1 & Lampiran 2
2. Borang SSSL(Save Surgery
Safe Life & Borang Operation
Nurses Note
3. Borang Keizinan Pembedahan /
Pembiusan / Pemindahan darah
4. Buku Daftar Dewan Bedah -
Medical 403 (JF001420-
PNMB.,K.L.)
5.Borang pemindahan darah
6.Keputusan ujian Covid-19
(RTK/PCR)
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga tamat tindakan.
Dewan Bedah
Wad
Unit Rekod
Perubatan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 2 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
2. Persediaan bilik bedah untuk
pembedahan
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
ii. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
iii. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
m/s 8-11
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1 & Lampiran 2
2. Borang Operation Nurses Note.
3.Borang SSSL (Save Surgery Safe
Life)
4. Anaesthetic Record KKM
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
Dewan bedah
Unit Rekod Perubatan
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3. Memposisikan pesakit untuk
pembedahan
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
ii. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
iii. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
m/s 20-35
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik Ketua
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk Lampiran 1 & Lampiran
2. Borang Operation Nurses Note.
3.Borang SSSL (Save Surgery Safe
Life)
4. Anaesthetic Record KKM
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
Dewan Bedah
Unit Rekod
Perubatan
4. Membantu doktor dalam
pembedahan sebagai scrub nurse
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
m/s 48-56
Semua
Dokumen Rak
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
i) 7 tahun
Dewan Bedah
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 3 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
ii. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
iii. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
Fail Bilik
Ketua
Jururawat
Kaunter Jururawat
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1 & Lampiran
2. Borang Operation Nurses Note.
3.Borang SSSL (Save Surgery Safe
Life)
4. Anaesthetic Record KKM
5.Buku Daftar Dewan Bedah -
Medical 403 (JF001420-
PNMB.,K.L.)
6.Borang keizinan
pembedahan/pembiusan/pemindaha
n darah
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
Unit Rekod
Perubatan
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
5. Membantu pembedahan
sebagai circulating nurse
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
ii. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
iii. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
m/s 75-78
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik Ketua
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk Lampiran 1 & Lampiran
2. Borang Operation Nurses Note.
3.Operative Notes
4. Anaesthetic Record KKM
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
Dewan Bedah
Unit Rekod
Perubatan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 4 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
Kaunter
Jururawat
4. Buku Daftar Dewan Bedah -
Medical 403 (JF001420-
PNMB.,K.L.)
6.Borang SSSL (Save Surgery Safe
Life)
6. Pengurusan pesakit selepas
pembedahan
iv. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
v. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
vi. Fail Meja Anggota Dewan
Bedah
m/s 57-58
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua Jururawat
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1& Lampiran
2. Borang Operation Nurses Note.
3.Operative Notes
4. Anaesthetic Record KKM
5. Buku Daftar Dewan Bedah -
Medical 403 (JF001420-
PNMB.,K.L.)
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan..
Dewan Bedah
Unit Rekod
Perubatan
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
7. Pengendalian spesimen semasa pembedahan
vii. Garispanduan Amalan Kejururawatan – perioperatif
viii. Manual Procedure Kerja
m/s 79-82
Semua Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1 & Lampiran
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
Dewan Bedah
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 5 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
Dewan Bedah
ix. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
Kaunter
Jururawat
2. Borang Operation Nurses Note.
3. Operative Notes & Borang
SSSL
4. Anaesthetic Record KKM
5.Buku Daftar Dewan Bedah -
Medical 403 (JF001420-
PNMB.,K.L.)
5. Borang spesimen (PER.PAT
301)
(HJ/PAT/02/PIN-1/2015)
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan..
Unit Rekod
Perubatan
8. Penjagaan pesakit di ruang
pemulihan (Recovery)
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – perioperatif
ii. Manual Procedure Kerja
Dewan Bedah
iii. Myportfolio Anggota
Dewan Bedah
m/s 75-78
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua
Jururawat
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
(mengikut keperluan) – Rujuk
Lampiran 1 & Lampiran
2. Borang Operation Nurses Note.
3.Operative Notes & Borang SSSL
4. Anaesthetic Record KKM
6. Buku Daftar Dewan Bedah -
Medical 403 (JF001420-
PNMB.,K.L.)
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga tamat tindakan..
Dewan Bedah
Unit Rekod Perubatan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 6 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
7.Borang APS - mengikut kes
tertentu
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
9. Pengurusan Latihan
1) Perancangan
2) Perlaksanaan
3) Penilaian keberkesanan latihan
1. Myportfolio Anggota.
2. Pekeliling Perkhidmatan Dasar Latihn Sumber Manusia
Sektor Awam.
3. Takwim / Perancangan Latihan
Unit
Pentadbiran
Semua Unit
1. Buku log latihan, KKM
2. MyCPD online
3. Rekod latihan anggota 4. ESPEL
selagi
berkhidmat di
KKM
Unit
Pentadbiran
Server KKM
10. Pengurusan Peralatan &
Fasiliti.
1. Penerimaan & Pendaftaran
2. Penyelengaraan
3. Kalibrasi 4. Aduan kerosakan.
5. Perlupusan
6. Kehilangan & hapus kira
7.Aduan Produk
Nota : ( ) – rujuk no. di atas
: Kalibrasi – sila rujuk user
manual
; Aduan kerosakan – rujuk
FM
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil 5
Tahun 2007 ”Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan” 2. MPK Unit Pentadbiran
3. Myportfolio anggota berkenaan
4. Manual peralatan berkaitan
(1) 3-13
(2) 32-33
- -
(5) 36-53
(6) 81-88
Unit
Pentadbiran
Semua Unit
1. Jadual Tahunan PPM
2. Jadual Bulanan PPM
3. Daftar Harta Modal/Inventori 4. Laporan Tahunan Perlupusan
aset
5. Sijil Perlupusan aset
6. Laporan kehilangan aset/Polis
7. Buku Aduan Kerosakan (BAK)
2
2
* *
*
*
1 tahun
Unit
=
= Pentadbiran
=
=
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 7 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
11. Pengurusan Perolehan
1) Pembelian barangan 2) Penerimaan barangan
3) Kemaskini stok barangan
4) Produk tidak menepati
spesifikasi
5).Penilaian Prestasi Pembekal
( 2 kali setahun)
1. Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 5 Tahun 2009
2. Arahan Perbendaharaan Bab B (III) – Tatacara Perolehan
Bekalan, Perkhidmatan dan
Kerja
3. Garispanduan Pengurusan Stor
Farmasi di Hospital dan Klinik
KKM
4. Prosedur Kualiti – Kawalan
Produk yang tidak menepati
spek.
5. Myportfolio anggota berkenaan
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Salinan LPO & DO
Buku rekod perbelanjaan
peruntukan
Laporan tahunan Penilaian Prestasi
Pembekal
3 tahun
3 tahun
7 tahun
Unit
Unit
Unit
berkenaan
12. Penyediaan Perjanjian
Program
- Penyediaan belanjawan
tahunan
- Perkhidmatan ujian baru
1. MPK Unit Pentadbiran (Bhg
Pentabiran)
2. Myportfolio anggota berkenaan
-
unit
Salinan Perjanjian Program
3 Tahun
Unit
Pentadbiran
13. Pengurusan Aduan Awam.
1. Pengendalian Aduan
2. Siasatan & Tindakan
Pembetulan
1. Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bil 1
Tahun 2009
2. Prosedur Kualiti – Tindakan
Unit
Pentadbiran
Laporan Penuh Siasatan Aduan
Laporan Tindakan Pembetulan
3 tahun
3 tahun
Unit
Pentadbiran
&
Unit Berkenaan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI DEWAN BEDAH MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 8 of 8 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
3. Keberkesanan Tindakan Pembetulan
3. Myportfolio Anggota
Unit
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
14. Pengurusan Perjawatan
Melalui ABM Tahunan
1. Perancangan perjawatan
2. Penyediaan dokumen
3. Salinan dokumen berkaitan
1. Myportfolio anggota berkenaan
(ketua unit)
Unit
Rekod permohonan ABM Tahunan
(ABM -8)
7 tahun
Unit
Pentadbiran
& Unit berkenaan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FISIOTERAPI (REHABILITASI) MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1.0 Pendaftaran pesakit
1 Perintah Am Bab F
2 My Portfolio Jurupulih Perubatan Fisioterapi U 29
3 My Portfolio Pegawai Khidmat
Pelanggan N17
4 My Portfolio PPK (U11)
Unit
Rehabilitasi
1 Sistem SMRP
2 Kad Rekod Pesakit (medl.99D)
3 Buku Temujanji
Komputer Rehabilitasi
Kaunter Pendaftaran
Kaunter Pendaftaran
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
2.0 Rawatan pesakit dalam
1. My Portfolio Jurupulih Perubatan
Fisioterapi U29
2. Standart Operating Procedure
Perkhidmatan fisioterapi
Perawatan fisioterapi urinary
inkontinen
Perawatan fisioterapi
respiratori
Unit
Rehabilitasi
1. Borang Rujukan Fisioterapi
2. Sistem SMRP
3. Bed Head Ticket (BHT)
Kaunter Pendaftaran
Komputer Rehabilitasi
Wad-wad
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FISIOTERAPI (REHABILITASI) MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
REKOD
Perawatan fisioterapi
neurologi (pediatrik )
Perawatan fisioterapi
kecederaan sukan
Perawatan fisioterapi
musculoskeletal
Perawatan fisioterapi
neurologi (dewasa)
Perawatan fisioterapi
geriatric
3. Care Protocol Critically 111
Adult
4. Care protocol Osteoarthritic Knee
5. Are protocol Low Back Pain
6. Care Protocol Well Elderly
7. Care protocol Elderly With
Illness
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FISIOTERAPI (REHABILITASI) MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
3.0 Rawatan Pesakit Luar
1. My Portfolio Jurupulih Perubatan
Fisioterapi U29
2. Standart Operating Procedure
Perkhidmatan fisioterapi
Perawatan fisioterapi urinary
inkontinen
Perawatan fisioterapi
respiratori
Perawatan fisioterapi
neurologi (pediatrik )
Perawatan fisioterapi
kecederaan sukan
Perawatan fisioterapi
musculoskeletal
Perawatan fisioterapi
neurologi (dewasa)
Perawatan fisioterapi
geriatric
3. Care Protocol Critically 111
Adult
4. Care protocol Osteoarthritic Knee
Unit
Rehabilitasi
1. Borang Rujukan
2. Kad Rekod Pesakit (medl.99D)
3. Borang Penilaian
Kaunter Pendaftaran
Bilik Rekod Unit
Rehabilitasi
Bilik Rekod Unit
Rehabilitasi
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FISIOTERAPI (REHABILITASI) MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
5. Are protocol Low Back Pain
6. Care Protocol Well Elderly
7. Care protocol Elderly With Illness
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PEMULIHAN CARA KERJA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES /
AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1.0 Pendaftaran
pesakit
1 Perintah Am Bab F
2 My Portfolio Pegawai Khidmat
Pelanggan N19
3 My Portfolio PPK (U11)
Kaunter
Pendaftaran Unit
Rehabilitasi
1. Sistem SMRP
2. Buku Temujanji
3. Kad Rekod Pesakit (Medl.99G)
1. Komputer Unit
Rehabilitasi
2. Kaunter
Pendaftaran
3. Bilik rekod Unit
Rehabilitasi
7 Tahun
7 Tahun
2.0 Rawatan pesakit
dalam
1. My Portfolio Pegawai
Pemulihan Carakerja U 41/U44
2. My Portfolio Jurupulih
Perubatan Carakerja U 32
3. My Portfolio Jurupulih
Perubatan Carakerja U 29
Bilik Ketua
Unit
Bilik
Pemulihan
Cara Kerja
1. Borang Rujukan Unit Pemulihan
Carakerja Hospital Jasin HJ/UPCK-
01/Pin.05/2017
2. Sistem SMRP
3. Bed Head Ticket (BHT)
4. Fail Pesakit Dalam
5. Borang Penilaian
1. Fail Pesakit
Dalam
2. Komputer Unit
Rehabilitasi
3. Wad-wad
4. Bilik rekod Unit
Rehabilitasi
5. Fail Pesakit
Dalam
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PEMULIHAN CARA KERJA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES /
AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
4. Pelan Pengurusan Operasi
Perkhidmatan Pemulihan
Carakerja
5. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Kecederaan Tangan dan
Anggota Atas
6. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja untuk
Pesakit Kardiak
7. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Cerebral Palsy
8. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Psikiatri dan Kesihatan
Mental
9. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Strok
Bilik Ketua
Unit
Unit Pemulihan
Carakerja
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PEMULIHAN CARA KERJA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES /
AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
3.0 Rawatan
Pesakit Luar
1. My Portfolio Pegawai
Pemulihan Carakerja U 41/U44
2. My Portfolio Jurupulih
Perubatan Carakerja U 32
3. My Portfolio Jurupulih
Perubatan Carakerja U 29
4. Pelan Pengurusan Operasi
Perkhidmatan Pemulihan
Carakerja
5. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Kecederaan Tangan dan
Anggota Atas
6. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja untuk
Pesakit Kardiak
7. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Cerebral Palsy
8. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Bilik Ketua
Unit
Unit Pemulihan
Carakerja
1. Borang Rujukan Unit Pemulihan
Carakerja Hospital Jasin HJ/UPCK-
01/Pin.05/2017
2. Sistem SMRP
3. Kad Rekod Pesakit (medl.99D)
4. Borang Penilaian
1. Kad Rekod
Pesakit
(Medl.99G)
2. Komputer Unit
Rehabilitasi
3. Bilik rekod Unit
Rehabilitasi
4. Kad Rekod
Pesakit
(Medl.99G)
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PEMULIHAN CARA KERJA MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
Pesakit Psikiatri dan Kesihatan
Mental
9. Prosedur Operasi Standard
Pemulihan Carakerja Untuk
Pesakit Strok
Unit
Pemulihan
Carakerja
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT DIETETIK & SAJIAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANA
N
REKOD
LOKASI
REKOD
1. Perancangan menu dan resipi
piawai
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan
ms.10-11
ms.5-6
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Resipi Piawai (KKM/FS-
001)
2. Borang Penilaian Sensori
Makanan Pembangunan Menu
Baru (KKM/FS-002)
3 Tahun
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
2. Pesanan Makanan dari wad
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan
Makanan
ms.15-16
ms.6
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pesanan Dan Serahan
Makanan (KKM/FS-003)
2. Borang Ringkasan Pesanan
Makanan (KKM/FS-004)
3. Borang Perubahan Pesanan
Makanan (KKM/FS-005)
3 Tahun
3 Tahun
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
3. Perolehan bahan makanan
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perolehan Di
Dalam Perkhidmatan Makanan 3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan
ms.15
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pesanan Dan
Penerimaan Bahan Makanan
(KKM/FS-030) 2. Borang Penolakan Dan
Penggantian (KKM/FS-031)
3 Tahun
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
4. Proses pra-penyediaan makanan
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan
Makanan
ms.17
ms.7
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pemantauan Proses
Pra-Penyediaan (KKM/FS-
006)
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT DIETETIK & SAJIAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANA
N
REKOD
LOKASI
REKOD
5. Proses memasak dan Critical
Control Point (CCP) makanan yang
dimasak.
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan Makanan
ms.17
ms.7-8
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pemantauan Proses
Memasak (KKM/FS-007)
3 Tahun
Bilik
Rekod
Unit
6. Ujirasa makanan
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan
Makanan
ms.17
ms.8-9
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Ujirasa Lapangan
(KKM/FS-009)
2. Borang Ujirasa Set Hidangan
(KKM/FS-010)
3 Tahun
3 Tahun
Bilik
Rekod
Unit
7. Proses Holding dan CCP Holding
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan Makanan
ms.17
ms.9-10
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pemantauan Proses
Holding (KKM/FS-011)
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
8. Proses pengagihan dan
penghidangan makanan
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan
Makanan
ms.18-19
ms.10-11
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pemantauan
Pengagihan Makanan
(KKM/FS-012)
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT DIETETIK & SAJIAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANA
N
REKOD
LOKASI
REKOD
9. Pencucian peralatan dan
perkakasan
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan
Makanan
ms.19
ms.12-13
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pemantauan
Kebersihan dan Sanitasi
Premis, Peralatan dan
Perkakasan (KKM/FS-014)
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
10. Aduan makanan
1. Manual Diet Hospital 2016
2. POS Pengurusan Perkhidmatan
Makanan Secara Inhouse
3. My Portfolio Pen.Peg. Penyediaan
Makanan/ Pembantu Penyediaan
Makanan
ms.20
ms.13-14
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Uji Rasa Makanan
HJ/CD-11/Pin.2/2011
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
11. Pesanan bekalan makanan
kering dan produk enteral
1. Manual Diet Hospital 2016
2. My Portfolio Pegawai Dietetik /
Pen.Peg. Penyediaan Makanan
ms.17
Unit Dietetik
&
Sajian
1. Borang Pesanan Produk Khas
Pesakit Wad
HJ/WD-42/Pin.1/2011
2. Borang KEW PS-8 (Sistem
SPPA)
3 Tahun
3 Tahun
Bilik
Rekod Unit
12. Perkhidmatan Dietetik Klinikal
1. Medical Nutrition Therapy Guidlines
2. My Portfolio Pegawai Dietetik
-
Unit Dietetik & Sajian
Bilik Pegawai
Dietetik
1. Borang Rujukan Dietetik (Pesakit Dalam)
KKM/JDS/DC/001
2. Borang Rujukan Dietetik
(Pesakit Luar)
KKM/JDS/DC/001
3. Dietetik Care Note
KKM/JDS/DC/004 Pin.1/2019
4. Dietetic Care Notes-Follow Up
KKM/JDS/DC-FUP/004
Pin.1/2019
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
Bilik Rekod Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT DIETETIK & SAJIAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 4
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 2
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
1. Pendaftaran pesakit
2. Menjalankan
pemeriksaan radiografi
1. Manual Prosedur Kerja.
2. Prosedur Operasi Standard –
Radiografi Am. Kementerian
Kesihatan Malaysia.
3. Pekeliling KKM.600/27/1/2 Jld.2
(23) – Makluman Penggunaan
Borang Permohonan Pemeriksaan
radiologi bagi Perkhidmatan
Radiologi Yang baharu Di Fasiliti
Kementerian Kesihatan Malaysia.
1. Manual Prosedur Kerja
2. Malaysian Standard MS 838:
1985 Code of Practice Radiation
Protection Medical X-Ray
Diagnosis – Sixth Edition
3. Textbook of Radiographic Positioning and Related Anatomy
m/s 4-5
m/s 3-6
m/s 6-7
Satu buku
Satu buku
Rak Fail Bilik
Juru X-Ray
U32
Rak Fail Bilik
Juru X-Ray
U32
Rak buku di
ruang dalam
unit x-ray
Rak buku di ruang dalam
unit x-ray
1. Rekod PER.SS-RA 301
(Pind1/2018)
2. Buku pendaftaran PER.SS-
RA 101 pind. 1/2003
7 tahun
7 tahun
Unit Rekod
Unit Radiologi
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 2
4. Merrill’s Atlas of Radiographic
Positions and Radiologic Procedure
5. Positioning in Radiography
6. Prosedur Operasi Standard –
Radiografi Am
7. National Radiology Services
Operational Policy First edition
2019.
8. Peraturan Peraturan Perlesenan
Tenaga Atom -Perlindungan
Sinaran Keselamatan Asas- 2010
Satu buku
Satu buku
m/s 7-12
Satu buku
Rak buku di
ruang dalam
unit x-ray
Rak buku di
ruang dalam
unit x-ray
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3. Menjalankan
pemprosesan filem X-ray
1. Manual Prosedur Kerja
2. Imaging Processing-stockly
m/s .
Satu buku
Rak Fail Bilik
Juru X-Ray
U32.
Rak buku di
ruang dalam
unit x-ray
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 2
4. Mengumpul, Membuat
dan menghantar Reten /
Laporan :
a. Reten Bulanan
- Laporan ke atas
pemeriksaan
Radiologi bulanan
unit pengimejan
- Laporan Objektif
Kualiti Unit
b. Reten 6 Bulan sekali
- Laporan reten dan
statistik 6 bulan unit
pengimejan
- Laporan Objektif
Kualiti Unit
c. Reten Tahunan
- Laporan reten dan
statistik tahunan unit
pengimejan
D. Laporan HPIA 7.1
1.Laporan Key Performance
Indicator. (KPI)
2. Manual Prosedur Kerja
3. HPIA 7.1
4. Pelan Pengurusan Operasi – Perkhidmatan Radiologi
Bilik Juru X-
Ray U32
1. e-radia
2.Sistem Maklumat Pengurusan
Kesihatan (PER-SS-RA 201)
2.Sistem Pengurusan Kualiti MS
ISO 9001:2001 ( HJ/UniKL-04 )
Fail Statistik Bulanan
Fail NIA ( obj. kualiti )
Fail Statistik Bulanan
Buku Laporan Tahunan
Fail NIA ( obj.kualiti )
Unit
Rekod
Unit
Kualiti
Unit Radiologi
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
5. Pengurusan kesihatan
& keselamatan di Unit
Pengimejan
1. A Guide to notification of occupational accident,
poisoning & occupational
Bilik Juru x-ray U32
1. Notification of occupational accident & dangerous occurrence
– WEHU A1-A2, WEHU S1-S2,
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 2
a. Immunisasi Hep B
b. Medical Health
Surveillance.
c. Universal precaution
d. Pemeriksaan
Perubatan 3 tahun
sekali
disease, KKM
2. SOP for surveillance of
potential disease outbreak.
3. Pocket guidelines for standard
precaution
4. Peraturan Peraturan Perlesenan
Tenaga Atom (Perlindungan Sinaran Keselamatan Asas) 2010
5. Prosedur Operasi Standard -
Radiografi Am
6. Pelan Pengurusan Operasi -
Perkhidmatan Radiologi
1. Rekod Perubatan
(Seksyen A)
WEHU L1-L2
2. Incident Reporting KKM
1. Laporan pemeriksaan
perubatan ke atas pekerja
(sinaran) (LPTA/BM/5)
Sehingga tamat
perkhidmatan
Unit Radiologi
7. Pengurusan Latihan
a. Perancangan
b. Perlaksanaan
c. Penilaian keberkesanan
latihan
1. Buku log latihan
2. National Radiology Services
Operational Policy First edition
2019.
3. Prosedur Operasi Standard -
Radiografi Am
4. Pelan Pengurusan Operasi -
Perkhidmatan Radiologi
1. Buku log latihan, KKM
2. eSPEL
3. Borang Laporan Penilaian
Keberkesanan Kursus
(KKM/LDP/1B) – utk
penganjur kursus
4. Borang Laporan Penilaian
Keberkesanan Kursus
(KKM/LDP/1C) – utk HOU
5. Borang Penilaian UntukPenganjuran Kursus
(KKM/LDP/1D)
Unit
Pengurusan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 5 of 2
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
10. Kajian kepuasan pelanggan (2x/setahun)
1. Format Kajian Kepuasan Pelanggan
2.
Bilik Juru X-
Ray U32
1. Fail Kajian Kepuasan Pelanggan
2. Laporan Analisa Kajian
Kepuasan Pelanggan
dalamUQ/QIE(16) Kajian
Kepuasan Pelanggan.
2 Tahun
Unit Radiologi
11. Pengurusan peralatan
& Fasiliti.
a. Penyelengaraan
b. Kalibrasi
c.Aduan kerosakan.
1. National Radiology Services
Operational Policy First edition
2019.
2. Manual QAP Radiologi Pindaan
Januari 2019
3. Prosedur Operasi Standard -
Radiografi Am
Unit Radiologi
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT RADIOLOGI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 6 of 2
4. Pelan Pengurusan Operasi -
Perkhidmatan Radiologi
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021
(HJ/MK-3.0)
Page 1 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.
Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT
LOKASI DOKUMEN
REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD
LOKASI REKOD
A. Penerimaan & Penolakan Spesimen 1. Kriteria penerimaan &
penolakan spesimen
1. Laboratory Handbook Unit Of
Pathology, Hospital Jasin 2021
2. Laboratory Quality Manual (LQM) HJ/PAT/LQM/001
3. Management Of Laboratory
Specimen HJ/PAT/QP/001
Bilik
Dokumen Unit
1. Sistem IAM (Interfacing
Analyzer Management)
2. Borang Penghantaran dan Penerimaan Spesimen,
HJ/PAT-02/Pin-1/2015
3. Borang Penolakan HJ/PAT/RJ-02 (Pind 2/2013)
7 tahun
3 tahun
3 tahun
Stor dokumen
Unit
B. Pemprosesan Spesimen 1. Seksyen Patologi Kimia 2. Seksyen Hematologi 3. Seksyen Tabung Darah 4. Seksyen Mikrobiologi
1. Laboratory Handbook Unit of
pathology, Hospital Jasin 2021
2. Laboratory Quality Manual (LQM) HJ/PAT/LQM/001
3. Management Of Laboratory Specimen HJ/PAT/QP/001
4. Working Instruction (WI)
5. Technical Procedure Manual (TPM)
6. Product inserts and manual
instruction
7. Transfusion Practice Guidelines for Clinical and Laboratory Personnel, National Blood Centre, Ministry of
Bilik Dokumen
Unit
Simpanan Seksyen
masing-masing
Seksyen Tabung Darah
1. Sistem IAM (Interfacing
Analyzer Management)
2. Borang Permohonan Ujian Makmal PER-PAT 301
3. Borang Permohonan Transfusi Darah Perkhidmatan Transfusi Perubatan PER-SS-BT 105 (pind1/2016)
4. Request Form for Transfusion Reaction Investigation (Blood and Blood Components) BTS/TR/2/2016
7 Tahun
1 Tahun
20 tahun
20 tahun
20 tahun
Stor dokumen Unit dan Makmal tabung
Darah
HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021
(HJ/MK-3.0)
Page 2 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.
Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT
LOKASI DOKUMEN
REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD
LOKASI REKOD
Health Malaysia, 2016
5. Buku Daftar Penggunaan Darah (PER-SS-BT102)
6. Borang Pengambilan Darah HJ/PAT(TD)/PD-01
7. Buku Rekod Pengambilan
dan Pemulangan Darah dari Hospital Melaka
8. Borang GSH, Coombs, Blood Grouping
9. Borang Permohonan Pembekalan & Penukaran
Darah
20 tahun
20 tahun
20 tahun
3 tahun
5. Makmal Saringan Dadah
1. Garis Panduan Bagi Ujian
Pengesanan Penyalahgunaan dadah dalam air kencing, KKM,2002
2. Analyzer’s Instruction Manual
3. Technical Procedure Manual /Work Instruction & Product insert.
4. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil 6/2002 -
Makmal Saringan Dadah
1. Rekod permintaan ujian
pengesanan dadah dalam air kencing
2. Buku Rekod keputusan ujian saringan dadah
3. Borang 'Chain-of-Custody'
7 tahun
7 tahun
7 tahun
Stor dokumen
Unit
HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021
(HJ/MK-3.0)
Page 3 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.
Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT
LOKASI DOKUMEN
REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD
LOKASI REKOD
GarisPanduan bagi Ujian Pengesanan Penyalahgunaan Dadah dalam Air Kencing
D. Validasi & Rekod Keputusan Ujian Makmal
1. Prosedur Kualiti/ Quality Procedure
(QP)
2. Working Instruction (WI)
3. Technical Procedure Manual (TPM)
Simpanan Seksyen masing-masing
1.Sistem IAM (Interfacing Analyzer Management)
7 tahun
Stor dokumen
Unit
E. Pengeluaran Keputusan Ujian Makmal
1. Prosedur Kualiti/ Quality Procedure
(QP)
2. Working Instruction (WI)
3. Technical Procedure Manual (TPM)
Simpanan
Seksyen masing-masing
1. Sistem IAM (Interfacing Analyzer Management)
7 tahun
Stor dokumen
Unit
HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021
(HJ/MK-3.0)
Page 4 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.
Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT
LOKASI DOKUMEN
REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD
LOKASI REKOD
F. Identification & Control Of Non conformities. 1. Panggilan semula keputusan
ujian makmal
1 Quality Procedure (QP)
– Identification and Control Of Non-Conformance, Corrective Action and Preventive Action (CAPA)
Bilik Dokumen
Unit
1. Corrective and Preventive Form, HJ/PAT/QP-010/1
3 tahun
Stor dokumen
Unit
G. Aktiviti kawalan mutu (dalaman / luaran) 1. Kawalan Kualiti (Dalaman) Seksyen Patologi Kimia Seksyen Hematologi Seksyen Tabung Darah
Seksyen Mikrobiologi
1. Quality Procedure (QP) – Assuring
Quality of Test Result, HJ/PAT/QP-002
2. Work Instruction (WI)
3. Technical Procedure Manual (TPM)
4. Performance Standards For Antimicrobial Susceptibility Testing, CLSI
Simpanan Seksyen masing-masing
1. Rekod QC Seksyen Patologi Kimia
2. Rekod QC Seksyen Hematologi
3. Rekod QC Seksyen Tabung Darah
4. Rekod QCSeksyen Mikrobiologi
3 tahun
3 tahun
3 tahun
3 tahun
Stor dokumen
Unit
HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021
(HJ/MK-3.0)
Page 5 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.
Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT
LOKASI DOKUMEN
REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD
LOKASI REKOD
2. Kawalan Kualiti (Luaran)
2.1 RCPA 2.2 MKA JB
2.3 NEQABB
2.4 IMR 2.5 PDN
1. Quality Procedure (QP) – Assuring
Quality of Test Result, HJ/PAT/QP-002
2. Laboratory QA Programme, N.I.A
Manual 2004, KKM
Simpanan Seksyen masing-masing
1. Rekod laporan keputusan
5 tahun
Stor dokumen
Unit
3. Kajian Turn Around Time
/ Objektif Kualiti / Kajian Kepuasan Pelangan
1. Laboratory NIA Programme, NIA
1/2017, KKM
2. Statistik dari Interfacing Analyzer Management (IAM)
3. Soal Selidik Kepuasan Pelanggan (SSKP) Unit Patologi dan Tabung Darah, Hospital Jasin.
Bilik Dokumen
Unit
1. Laporan Kajian Masa LTAT
untuk ujian-ujian STAT
2. Laporan bulanan Objektif Kualiti HJ/UNIKL-01/Pin1/2014
3. Laporan kajian kepuasan pelanggan
3 tahun
3 tahun
3 tahun
Stor dokumen
Unit
H. Management Of Medico Legal Request.
1. Management Of Laboratory
Specimen HJ/PAT/QP/001
Bilik
Dokumen Unit
1. Buku Pendaftaran
Permintaan Ujian bagi Kes Medico-legal.
7 tahun
Stor dokumen
Unit
HOSPITAL JASIN SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PATOLOGI & TRANSFUSI MANUAL KUALITI 2021
(HJ/MK-3.0)
Page 6 of 6 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4.
Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA SURAT
LOKASI DOKUMEN
REKOD TEMPOH SIMPANAN REKOD
LOKASI REKOD
I. Pengurusan Sampel Ke Makmal Rujukan 1. Hospital Melaka 2. IMR, KL
3. Lain-lain makmal rujukan (e.g MKAK,PDN, HSAJB)
1. Laboratory Handbook Unit of
pathology, Hospital Jasin 2021.
2. Laboratory Handbook, Dept Of Pathology 2021, Hosp Melaka.
3. Pathology Service Handbook, HKL,
Putrajaya, IMR
4. Prosedur Kualiti (QP)- Handling Of Outsource Specimen, HJ/PAT/QP-006
Seksyen Patologi Kimia
7 tahun
Stor dokumen
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 1 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
A
1.
Pengendalian Ubat & Barang
Bukan Ubat
Pemesanan Ubat Dan Barang
Bukan Ubat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Poisons Act 1952 & Psychotropic
Regulations 1989
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
Garis Panduan Pengurusan
Farmasi Logistik KKM Edisi
1/2020
Panduan Pengurusan Stok Ubat
di Kaunter Farmasi, Mei 2017
Unit Catalogue List (dokumen elektronik di dalam PhIS)
MyPortfolio Pegawai Farmasi
MyPortfolio Penolong Pegawai
Farmasi
Unit Farmasi
1. Rekod Pembekalan Ubat
Psikotropik
2. Buku Pergerakan Kunci
Psikotropik
3. Kad Daftar Stok KEW.PS-
3 -(dijana secara
elektronik melalui PhIS)
4. Borang Permohonan Stok
(Antara Stor) KEW.PS-7
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
5. Borang Permohonan Stok
(Individu Kepada Stor)
KEW.PS-8- (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
6. Kad Daftar Stok
(Dummy)
PhIS- Pharmacy
Information System
2 Tahun
2 Tahun
4 Tahun
4 tahun
4 Tahun
1 Tahun
Farmasi
Ambulatori
Farmasi
Bekalan
Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 2 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
2.
Penerimaan Ubat Dan Barang
Bukan Ubat
1.
2.
3.
4.
5.
Poisons Act 1952 & Psychotropic
Regulations 1989
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
Garis Panduan Pengurusan
Farmasi Logistik KKM Edisi
1/2020
MyPortfolio Pegawai Farmasi
MyPortfolio Penolong Pegawai
Farmasi
Unit Farmasi
1. Rekod Pembekalan Ubat
Psikotropik
2. Buku Pergerakan Kunci
Psikotropik
3. Kad Daftar Stok KEW.PS
3 - (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
4. Borang Permohonan Stok
(Antara Stor) KEW.PS-7 -
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
5. Borang Permohonan Stok
(Individu Kepada Stor)
KEW.PS-8- (dijana secara elektronik melalui PhIS
6. 6. Kad Daftar Stok (Dummy)
2 Tahun
2 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
1 Tahun
Farmasi
Ambulatori
Farmasi
Bekalan
Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 3 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3.
Penyimpanan Ubat Dan Barang
Bukan Ubat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Poisons Act 1952 & Psychotropic
Regulations 1989
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
Garis Panduan Pengurusan
Farmasi Logistik KKM Edisi
1/2020
Panduan Pengurusan Stok Ubat
di Kaunter Farmasi, Mei 2017
MyPortfolio Pegawai Farmasi
MyPortfolio Penolong Pegawai
Farmasi
MyPortfolio Pekerja Awam
Unit
Farmasi
1. Rekod Pembekalan Ubat
Psikotropik
2. Kad Daftar Stok KEW.PS
3 (dijana secara elektronik
melalui PhIS)
3. Borang Permohonan Stok
(Antara Stor) KEW.PS-7 -
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
4. Borang Permohonan Stok
(Individu Kepada Stor)
KEW.PS-8- (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
5. 6. Kad Daftar Stok (Dummy)
6. 7. Borang Pelaporan Kualiti
Produk Berdaftar (NPRA
418.6)
7.
2 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
1 Tahun
2 Tahun
Farmasi
Ambulatori
Farmasi
Bekalan Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 4 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
4.
5.
Pembungkusan Semula Ubat-
Ubatan
Pendispensan Ubat-Ubatan Di
Kaunter Farmasi Pesakit Luar
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
8.
MyPortfolio Pegawai Farmasi
MyPortfolio Penolong Pegawai
Farmasi
MyPortfolio Pekerja Awam
Poisons Act 1952 & Psychotropic
Regulations 1989
Guide to Good Dispensing
Practice, 2016
Formulari Ubat KKM dan
pindaan terkini
Garispanduan Sistem
Pendispensan Ubat Bersepadu
(SPUB), Edisi Ke-4 2021
Garis Panduan Kaunseli ng Ubat-
ubatan, Edisi Ketiga 2019
MyPortfolio Pegawai Farmasi (Ambulatori)
MyPortfolio Penolong Pegawai
Farmasi (Ambulatori)
Unit
Farmasi
Unit
Farmasi
1. Kertas Kerja
Prabungkusan Ubat-
Ubatan (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
2. Kad Daftar Stok KEW.PS-3 (dijana secara elektronik
melalui PhIS)
3. Kad Daftar Stok (Dummy)
1. Preskripsi ubat
2. Buku Rekod Pembekalan
Ubat Psikotropik
3. Borang Kaunseling (dijana secara elektronik
melalui PhIS)
4. Borang Rujukan
Kaunseling - Pesakit Luar
(HJ/FM-02/Pin-2/2013 (b)
5. Kertas Kerja Sediaan
Extemporaneous (dijana
secara elektronik melalui
PhIS)
6. Kad Daftar Stok (Dummy)
1 Tahun
4 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
2 Tahun
Farmasi
Ambulatori
Farmasi
Bekalan Wad
Farmasi
Ambulatori
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 5 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
B
1
Bekalan Ubat-Ubatan Dan
Barang-Barang Bukan Ubat
Ke Wad/Unit Pemesan
Bekalan Ke Wad/Unit Pemesan
1.
2.
3.
4.
5.
Poisons Act 1952 & Psychotropic Regulations 1989
Garis Panduan Pembekalan Ubat
Pesakit Dalam Edisi Ke-3, 2019
Garis Panduan Kaunseli ng Ubat-
ubatan, Edisi Ketiga 2019
MyPortfolio Pegawai Farmasi
(Bekalan Wad)
MyPortfolio Penolong Pegawai Farmasi (Bekalan Wad)
Unit
Farmasi
1. Buku Inden Kimia 21 (Pin.1/05)
2. Buku Rekod Pembekalan
Ubat Psikotropik
3. Kertas Kerja Sediaan
Extemporaneous (dijana
secara elektronik melalui
PhIS)
4. Rekod permohonan
meminda kuantiti/ítem
ubat impress
(HJ/FM-05/Pin1/2010)
5. Rekod Penjelasan
Mengenai Kegagalan
Memulangkan
Bekas/Ampul/Vial
Kosong Untuk Stok Ubat
Exchange Basis
(HJ/FM-11/Pin1/2010)
6. Rekod Pemulangan
Antibiotik (HJ/FM-26/
Pin 1/2021)
2 Tahun
2 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
Farmasi
Bekalan
Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 6 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
2. Pemeriksaan Wad
1. MyPortfolio Pegawai Farmasi
2. MyPortfolio Penolong Pegawai
Farmasi
3. Senarai Impress Stock terkini
Unit Farmasi
7. Rekod Penjelasan
Mengenai Kegagalan
Memulangkan
Bekas/Ampul/Vial
Kosong Untuk Stok Ubat
Exchange Basis (HJ/FM-11/Pin1/2010)
1. Laporan Pemeriksaan
Stok/IV Drip/Item
Surgical Di Wad Dan
Unit (HJ/FM-14/Pin.1/2010)
1 Tahun
2 Tahun
Farmasi
Bekalan
Wad
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 7 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
C
1
Aktiviti Klinikal
Rondaan Wad
1.
2.
3.
4.
3.
Garis Panduan Farmakovigilans
Keselamatan Vaksin di Malaysia,
2010
Malaysian Guidelines for
Reporting and Monitoring ADR,
March 2002
Garis Panduan Pengesanan
Pesakit Dengan Alahan Ubat,
2011
MyPortfolio Pegawai Farmasi
(Farmasi Wad)
Unit Farmasi
1. Medication History
Assessment Report CPI
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
2. Pharmacotherapy Review
Report CP2 (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
3. Clinical Pharmacy Report
CP3 (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
4. Nota Rujukan Discaj CP4
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
5. Report On Suspected
Adverse Drug Reactions
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
6. Borang Permohonan Kad
Alahan (HJ/FM-17/Pin
1/2012)
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
1 Tahun
2 Tahun
Farmasi
Pesakit
Dalam
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 8 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
D
1
Perolehan dan Bekalan Ubat-
ubatan dan Barang bukan
ubat di Farmasi Logistik HJ
Memesan stok
1.
2.
3.
4.
5.
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
Garispanduan Pengurusan
Farmasi Logistik KKM Edisi
1/2020
Garispanduan Pengurusan
Produk Rangkaian Sejuk di
Fasiliti KKM, 2019
MyPortfolio Pegawai Farmasi (Farmasi Logistik)
MyPortfolio Pembantu Tadbir
Farmasi Logistik
1. Borang Permohonan Untuk Pembelian/Borang
Permohonan Pembelian
Item Bukan Standard
(HJ/FM/SP-01)
2. Kad Daftar Stok KEW.PS
3 -(dijana secara
elektronik melalui PhIS
3. Kad Daftar Stok
(Dummy)
2 Tahun
4 Tahun
2 Tahun
Farmasi Logistik
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 9 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
2.
3.
Penerimaan Pesanan
Penyimpanan Bekalan Yang Diterima
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
Garispanduan Pengurusan
Farmasi Logistik KKM Edisi 1/2020
Garispanduan Pengurusan Produk
Rangkaian Sejuk di Fasiliti KKM,
2019
MyPortfolio Pegawai Farmasi
(Farmasi Logistik)
MyPortfolio Pembantu Tadbir
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
Garispanduan Pengurusan
Farmasi Logistik KKM Edisi
1/2020
Garispanduan Pengurusan Produk
Rangkaian Sejuk di Fasiliti KKM,
2019
MyPortfolio Pembantu Tadbir
MyPortfolio Pekerja Awam
Farmasi
Logistik
Farmasi Logistik
1. Rekod janaan sistem
eGFMAS
2. Rekod janaan sistem
ePerolehan
3. Rekod berkaitan
kewangan janaan PhIS
4. Borang Pelaporan Kualiti
Produk Berdaftar (NPRA
418.6)
5. Borang Aduan /
Complaint Form (Produk
APPL)-Borang PC 01-15
1. Kad Daftar Stok KEW.PS 3 (dijana secara elektronik
melalui PhIS)
2. Kad Daftar Stok (Dummy)
4 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
4 Tahun
2 Tahun
Farmasi
Logistik
Farmasi Logistik
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 10 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
E
1.
2.
Pengeluaran Bekalan
Kepada Unit Pengguna
Menerima Pesanan Dari Unit
Pengguna
Memasukkan Data
Pengeluaran Ke Dalam PhIS
1.
2.
1.
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
MyPortfolio Pembantu Tadbir
MyPortfolio Pembantu Tadbir
Farmasi
Logistik
1. Borang Permohonan
Stok (Antara Stor)
KEW.PS-7 (dijana
secara elektronik melalui PhIS)
2. Borang Permohonan Stok (Individu Kepada
Stor) KEW.PS-8- (dijana
secara elektronik melalui
PhIS)
1. Borang Permohonan
Stok (Antara Stor) KEW.PS-7 (dijana
secara elektronik melalui
PhIS)
2. Borang Permohonan
Stok (Individu Kepada
Stor) KEW.PS-8- (dijana
secara elektronik melalui
PhIS)
4 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
Farmasi
Logistik
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 11 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3.
4.
Pengeluaran & Penghantaran
Stok Fizikal
Pemeriksaan/Verifikasi Stok
Tahunan
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
MyPortfolio Pembantu Tadbir
MyPortfolio Pekerja Awam
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
MyPortfolio Pegawai Farmasi
(Farmasi Logistik)
MyPortfolio Pembantu Tadbir
MyPortfolio Pekerja Awam
Farmasi
Logistik
1. Borang Permohonan Stok
(Antara Stor) KEW.PS-7
(dijana secara elektronik
melalui PhIS)
2. Borang Permohonan Stok
(Individu Kepada Stor)
KEW.PS-8- (dijana secara
elektronik melalui PhIS)
3. Kad Daftar Stok KEW.PS
3 (dijana secara elektronik
melalui PhIS)
4. Kad Daftar Stok (Dummy)
1. Stock Checking and Store
Verification List (dijana
melalui PhIS)
2. Borang Verifikasi Stor
KEW.PS-10
3. Borang Penilaian Prestasi
Pengurusan Stor
KEW.PS-11
4. Kad Daftar Stok KEW.PS-
3 (dijana secara elektronik
melalui PhIS)
4 Tahun
4 Tahun
4 Tahun
1 Tahun
4 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
4 tahun
Farmasi
Logistik
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT FARMASI & BEKALAN MANUAL KUALITI
Page 12 of 12
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
5.
Pelupusan Stok
1.
2.
3.
4.
Tatacara Pengurusan Stor
Kerajaan (Arahan
Perbendaharaan) 2018
MyPortfolio Pegawai Farmasi (Farmasi Logistik)
MyPortfolio Pembantu Tadbir
MyPortfolio Pekerja Awam
Farmasi
Logistik
1. Borang Pelupusan Stok
KEW.PS-20
2. Sijil Pelupusan Stok
KEW.PS-22
7 Tahun
7 Tahun
Farmasi
Logistik
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
1.Urusan penerimaan
alatan
1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU)
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life.
5. Fail meja anggota UPBS.
m.s 1
m.s 10-20
m.s 5-9
Unit UPBS
1.Borang permohonan bekalan wad /
klinik- HJ/UPBS-01/Pin.1/2015
2.Borang Breakages/lost
HJ/UPBS – 18/Pin.1/2010
3.Borang permohonan Klinik-Klinik di
Perbandaran Jasin-
HJ/UPBS-22/Pin.1/2010
4.Borang set-set yang tidak lengkap.
HJ/UPBS-05/Pin.1/2010
3 tahun
3 tahun
Unit UPBS
2. Pencucian alatan
guna semula
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. . Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life.
m.s.6
Unit UPBS
1.Buku rekod pencucian KPI 1
2.Borang set tidak lengkap/hilang
3.Form test result of routine checks
with cleaning indicators (CI). HJ/UPBS-11/Pin.1/2010
4. Borang kawalan kualiti pemeriksaan
secara rambang/aduan.
HJ/UPBS-14/Pin.1/2010
3 tahun
Unit UPBS
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3.Pemeriksaan dan
penyusunan
1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life.
m.s.11
Unit UPBS
1 .Borang set tidak lengkap
HJ/UPBS-05/Pin.1/2010
2.Borang Breakages/lost
HJ/UPBS – 18/Pin.1/2010
3 tahun
Unit UPBS
4.Pembungkusan
1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life.
m.s.17
Unit UPBS
1.Borang Daily workload - Wad-
HJ/UPBS-07/Pin.1/2010
2.Borang Daily workload OT- HJ/UPBS-06/Pin.1/2010
3.Borang Daily workload Klinik-
HJ/UPBS-15/Pin.1/2010
4. Buku rekod pencucian KPI 1
3 tahun
Unit UPBS
5. Penyediaan linen
1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook. 4. Guide To Shelf Life.
m.s.25
m.s 26-34
m.s 11-18
Unit UPBS
1.Buku rekod penyediaan linen
2.Borang Daily workload - Wad-HJ/UPBS-07/Pin.1/2010
3.Borang Daily workload OT-
HJ/UPBS-06/Pin.1/2010
4Borang reject /replacement of linen.
MMS form 7105. (22 July 2019)
3 tahun
Unit UPBS
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
6.Penyediaan soft
dressing
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life
m.s.31
m.s 26-34
m.s 11-18
Unit UPBS
1.Borang Daily workload - Wad-
HJ/UPBS-07/Pin.1/2010
2.Borang Daily workload OT-
HJ/UPBS-06/Pin.1/2010
3.Borang Daily workload Klinik-
HJ/UPBS-15/Pin.1/2010
3 tahun
Unit UPBS
7. Penjagaan
sterilizer,penentuan
kaedah sebelum dan
selepas penyusunan
sterilization.
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life
5. Fail meja anggota UPBS.
m.s.35
m.s 55-60
m.s 23-28
Unit UPBS
1.Borang kiraan cycle bagi mesin untuk
bulan…..tahun….
HJ/UPBS-08/Pin.1/2010.
2.Form Test Result Of Routine Checks
With Cleaning Indicators.
3.Jadual pemeriksaan Harian (8 pagi) saluran paip air,paip dan stim
dan kotak suis oleh Operator
Autoclave.
HJ/UPBS-19/ Pin.1/2010
4.Form test results of routine checks
with seal check.
HJ/UPBS-24/Pin.1/2010
3 tahun
5 tahun
Unit UPBS
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
5.Jadual penyelenggaraan rutin bagi
mesin autoclave.
HJ/UPBS-28/Pin.1/2010
6.Fail Sterilization Rekod
HJ/UPBS-09/Pin.1/2010
7.Borang data ujian harian pensterilan
unit perkhidmatan bahan steril Hospital Jasin.
8. Borang perkhidmatan patologi
(PER.PAT 301)&(HJ/PAT-02/Pin.-
1/2015)
8.Penjagaan sterile
store, inventori
peralatan dan
pembekalan.
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2. Malaysian Standard Of Sterilization Process.
3.Sterilization Process Handbook.
4. Guide To Shelf Life 5. Fail meja anggota UPBS.
m.s.44
Unit UPBS
1.Carta suhu dan kadar kelembapan.
HJ/UPBS-21/Pin.1/2010
(telah dibukukan)
2.Borang inventori harian stor steril
Unit Perkhidmatan Bahan Steril
Hospital Jasin. (dibukukan)
3.Borang permohonan bekalan
wad/klinik.(HJ/UPBS-01/Pin.2/2015)
3 tahun
Unit UPBS
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
9. Bajet
1. Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
m.s.51
Unit UPBS
1.Borang pesanan dan pengeluaran stok
ubat / bukan ubat stor perubatan
Hospital Jasin.
KEW.PS-7
3 tahun
-Stor
perubatan
-Unit UPBS
(salinan)
10.Perolehan bekalan
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
m.s.56
Unit UPBS
1.Borang permohonan pembelian item
bukan standard
HJ/FM/SP-01
2.Nota minta HJ/PENG-06/Pin-1/2016
3 Tahun
-Stor
perubatan
-Unit UPBS
( Salinan)
11.Inden
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
m.s.62
Unit UPBS
1.Borang pesanan dan pengeluaran stok
ubat / bukan ubat stor perubatan
Hospital Jasin. KEW.PS-7
2. Kad petak
3 tahun
-Stor
perubatan
-Unit UPBS (salinan)
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UPBS MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
12. Pelupusan
1.Garis panduan amalan Kejururawatan (CSSU).
2.Pekeliling perbendaharaan bilangan 5 tahun
2007-Bab E & F.
m.s.67
Unit UPBS
1.Butiran buku aduan kerosakan
unit/wad…….
2.Borang aduan kerosakan aset alih
kerajaan. (KEW. PA-9)
3.Daftar penyelenggaraan harta modal.
(KEW.PA-14)
4.Borang permohonan pelupusan Aset.
5 tahun
Unit UPBS
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PENTADBIRAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1. Pengurusan Aduan
Awam
- Telefon
- Surat
- Akhbar
- Hadir Sendiri
- Sistem SISPAA
- Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun
2009
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai Tadbir N29
Unit
Pentadbiran
1. Rekod dalam Fail Daftar Aduan
Pelanggan
2. Laporan Ketua Unit (Yang
Berkenaan)
3. Jawapan Keputusan Siasatan Terhadap Aduan Awam
4. Fail Aduan Awam – Sulit
Bilik Penolong
Pegawai Tadbir.
Kabinet berkunci.
Semua Rekod-
5 Tahun
Kes Medicolegal
10 tahun atau
sehingga tamat
tindakan
2. Pengurusan Cuti
- Urusan Permohonan
a. Perintah-Perintah Am Bab ‘C’
b. Pekeliling Perkhidmatan: -Bil.14/2005
-Bil.18/2008
-Bil.11/2015
-Bil.11/2016
c. Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bil.2/2016
d. Manual Prosedur Kerja (MPK)
e. My Portfolio Pembantu Tadbir
N22 / N19
Unit
Pentadbiran
1.Buku Rekod Cuti
2.Buku Rekod Perkhidmatan
Unit Perkhidmatan
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PENTADBIRAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
3. Pengurusan Latihan
3.1 Latihan Dalaman
Perancangan Latihan
Perlaksanaan Latihan
3.2 Latihan Luaran
1. Perlaksanaan Latihan
2. Penilaian Latihan &
Keberkesanan
3.3 MyCPD
1. Pelaksanaan dan
pelaporan
- Pekeliling Perkhidmatan
Dasar Latihan Sumber
Manusia Sektor Awam
- Manual Prosedur Kerja
(MPK)
- MyPortfolio Pembantu Tadbir
N19
www.mycpd2.moh.gov.my
Unit QAT
Setiap Unit
Yang Berkaitan
- Sistem ESPEL JKNM
- Borang Penilaian Kursus Jangka
Pendek (Dalam & Luar Negara) Di kementerian Kesihatan Malaysia –
Pegawai Yang Menghadiri Kursus
(KKM/BPL/PK/2019)
- Borang Soal Selidik Kajian
Keberkesanan Kursus Jangka
Pendek (Dalam Dan Luar Negara)
KKM
- Buku Perkhidmatan Fail Peribadi
- Setiap Unit Yang Berkaitan
- Sistem mycpd2 KKM
www.espeljknm.moh
.gov.my/admin
www.espeljknm.moh.gov.my
Unit Kualiti Dan
Latihan
Ketua Unit
Unit Perkhidmatan
www.mycpd2.moh.go
v.my
Selagi
Berkhidmat di
JKN Melaka
5 Tahun
5 Tahun
Selagi
Berkhidmat di
KKM
5 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PENTADBIRAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
4. Pengurusan Aset
Alih Kerajaan
Penerimaan,
Pendaftaran,
Penyimpanan,
Pemeriksaan,
Penyelenggaraan,
Pelupusan,
Kehilangan dan
Hapus Kira.
1. 1PP – Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
2. Sistem Pengurusan Aset (SPA)
3. Manual Prosedur Kerja (MPK)
4. MyPortfolio N29/N22/N19
Unit Aset
1. Sistem Pengurusan Aset (SPA)
2. Kew.PA
http://sppa-
selatan.moh.gov.my/
Unit Aset
Unit Kewangan (LPO / Pesanan Kerajaan)
Sehingga aset
dilupuskan.
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEWANGAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1.0 E-PEROLEHAN
1.1 Menguruskan
Pesanan Kerajaan
(LO) Pembelian
Terus dan kontrak
bagi Bekalan,
Perkhidmatan atau
Kerja
1. Arahan Perbendaharaan Bab B
(III) – Tatacara Perolehan
Bekalan, Perkhidmatan, dan
Kerja.
2. 1PP PK5 Perolehan Kerajaan
Secara Elektronik
3. Garis Panduan Pembelian Terus
4. Garis Panduan Carta Akaun
Akruan (CAA)
5. Myportfolio
Unit Kewangan
1. Borang Nota Minta
2. Sebutharga/ Kajian Pasaran/
Kriteria Pembekal &Senarai
Pembekal
3. Sijil Akuan Pendaftaran
Syarikat/Sijil Pendaftaran
Bumiputera
4. Penyata Akaun Syarikat/Pembekal
1. Unit
Perolehan
2. Unit
Kewangan
4 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
4 Tahun
2.0 BAYARAN
2.1 Bayaran Bagi
Pembelian
Terus/kontrak bagi
Bekalan,Perkhidmat
an atau Kerja
1. Arahan Perbendaharaan Bab B (iii) Bayaran
2. 1PP PK5 Perolehan Kerajaan
Secara Elektronic
3. Myportfolio
4. Garis Panduan Carta Akaun
Akruan (CAA)
Unit Kewangan
1. Dokumen Baucar Bayaran
2. Penyata Akaun Syarikat/Pembekal
3. Invois
4. Pesanan Tempatan
5. Nota Penerimaan Bekalan
Unit Kewangan
(Bayaran)
4 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEWANGAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
2.2 Bayaran Kepada
Tuntutan Individu
1. Arahan Perbendaharaan Bab B
(iii) Bayaran
2. Myportfolio
3. Garis Panduan Carta Akaun
Akruan (CAA)
4. Arahan Perbendaharaan Bab G(III)
5. Arahan Perbendaharaan
100,(a),(b)
6. Surat Perkeliling Perkhidmatan
Bil. 4 tahun 1992, Bil. 3Tahun
2003
Unit Kewangan
1. Dokumen Baucar Bayaran
2. Penyata Akaun Bank
3. Surat Kerja Lebih Masa/ Jadual
Giliran/ Surat arahan hadir
mesyuarat/ kursus
4. Borang Tuntutan
5. Surat Kelulusan Tuntutan Melebihi
1/3 Gaji jika berkaitan
6. Salinan Thumprint
Unit Kewangan
(Bayaran)
4 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEWANGAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
3.0 PRESTASI PEMBEKAL
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
3.1 Prestasi Pembekal
3.2 Pembelian Terus
1. Perjanjian Kontrak Ubat-
Ubatan dan Bukan Ubat
2. Perjanjian Kontrak Reagen
3. Perjanjian Kontrak Gas Perubatan
4. Perjanjian Kontrak Bahan
Mentah
5. Perjanjian Kontrak Ink dan
Tonner
6. Perjanjian Kontrak
Kementerian – Pekaian
Seragam
1 . Pesanan Tempatan
Unit Farmasi
Unit Patologi
Unit Farmasi
Unit Sajian
Unit Pentadbiran
Unit Pentadbiran
Unit Pentadbiran
Unit Patologi
Unit Sajian
Unit Farmasi
1. Laporan Ringkasan Penilaian
Prestasi Pembekal
2. Laporan Penilaian Prestasi
Pembekal
Unit Kewangan
7 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
A
1
2
Pembangunan Sistem
Aplikasi
Membangun, Menyelenggara dan Mengemaskini maklumat
laman web rasmi jabatan.
Menganjurkan kursus ICT
1.
Pekeliling Am Bil 1 Tahun 2006 : Pengurusan Laman
Web/Portal Sektor Awam
Unit Teknologi Maklumat
Unit Kualiti, Aset
dan Latihan
Unit Teknologi
Maklumat
Borang Pengemaskinian Laman Web
i. Borang
KKM/P&P/2013(A)
ii. Borang
KKM/p&p/2013(B)
7 Tahun
7 Tahun
Unit Teknologi
Maklumat
i.Unit
Kualiti, Aset
dan Latihan
ii.Unit
Teknologi
Maklumat
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
3
Mengurus perkhidmatan emel
1Govuc.
3.
Surat Pekeliling Am Ketua
Setiausaha Kementerian
Kesihatan Bil 7/2011 :
Tatacara Penggunaan dan
Keselamatan ICT Kementerian Kesihatan
Malaysia Versi 3.0
PTPA Bil 3 Tahun 2017 :
Pengurusan Perkhidmatan
Komunikasi Bersepadu
Kerajaan 1Govuc
M/S 21
Unit Teknologi
Maklumat
i. Borang Pengurusan Emel
(Individu)
ii. Borang Pengurusan Emel
(Group)
7 Tahun
Unit
Teknologi
Maklumat
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
B
1
C
1
Operasi dan Sokongan
Teknikal
Memantau penyelenggaraan
perkakasan oleh syarikat selenggara yang dilantik.
Perkakasan dan Bantuan
Teknikal
Memberi bantuan teknikal ke
atas aduan kerosakan dari unit-
unit.
1.
2.
1.
Surat Pekeliling Am Ketua
Setiausaha Kementerian Kesihatan Bil 2 Tahun 2011 :
Dasar dan Garis Panduan
Pengurusan Penyenggaraan
ICT KKM
Dokumen Kontrak
Surat Pekeliling Am Ketua
Setiausaha Kementerian
Kesihatan Bil 2 Tahun 2011 :
Dasar dan Garis Panduan
Pengurusan Penyenggaraan
ICT KKM
Unit Teknologi
Maklumat
Unit Teknologi
Maklumat
i. KEW.PA-13
ii. Preventive Maintenance
Checklist
iii. Maintenance Report No
iv. Laporan Pengesahan
Kerja-kerja Perkhidmatan Penyelenggaraan
Pencegahan
v. KEW.PA-14
i. Borang Aduan Kerosakan ICT
ii. KEW.PA-6
iii. Maintenance Report No
7 Tahun
7 Tahun
Unit
Teknologi Maklumat
Unit
Teknologi
Maklumat
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 4
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
D
1
2
Penyenggaraan dan
pengemaskinian laman web
rasmi
Memantau pengemaskinian maklumat laman web
Memantau laman web dari
ancaman virus dan hackers.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2
Tahun 2015 : Pengurusan
Laman Web Agensi Sektor
Awam
Unit Teknologi Maklumat
Unit Teknologi
Maklumat
Borang Pengemaskinian Laman Web
Borang IRH 1.0 / Borang
IRH 1.1 : Laporan
Pengendalian Insiden
7 Tahun
7 Tahun
Unit Teknologi
Maklumat
Unit
Teknologi
Maklumat
Tarikh Kemaskini : 22 Mac 2021
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT REKOD MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 2 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1. Penerimaan
Rekod
Perubatan
- MPK
- My Portfolio (Pembantu Tadbir)
Unit Rekod
1. Program Kawalan Case Note Unit
Rekod Perubatan 2. Buku Daftar Kemasukan Pesakit
Dalam
3. Buku Daftar Kematian PD105
4. Fail Sulit Rekod Perubatan Pesakit
Unit Rekod
Selama-lamanya
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
2. Penyimpanan
Rekod
Perubatan
- MPK
- My Portfolio Pembantu Tadbir
- Garis Panduan untuk
penyimpanan Rekod Perubatan
Unit Rekod
1. Fail Sulit Rekod Perubatan Pesakit
Unit Rekod
7 Tahun
3. Pengeluaran
Rekod
Perubatan
- MPK
- My Portfolio Pembantu Tadbir
Unit Rekod
1. Borang Permintaan Rekod Perubatan
2. Buku Daftar Pengeluaran Rekod Perubatan
3. Fail Sulit Rekod Perubatan Pesakit
Unit Rekod
3 Tahun
7 Tahun
4. Pelupusan
Rekod
Perubatan
- MPK
- My Portfolio Pen.Peg.Tadbir
Rekod
- Jadual Pelupusan Rekod
Perubatan KKM
Unit Rekod
1. Borang Permintaan Pelupusan Rekod
Perubatan – Arkib Negara
2. Fail Pelupusan Rekod Perubatan
Hospital Jasin
3. Fail Sulit Rekod Perubatan Pesakit
Unit Rekod
7 Tahun
7 Tahun
5. Penyediaan
Perangkaan
Hospital
- MPK
- My Portfolio Pen.Peg.Tadbir Rekod
Unit Rekod
1. Borang PerPD 103 PerPD 301 PerPD
205 PerPD 207 2. PL 203 PL 205 PL 206 PL 209
PL210 PL201A PL212
Unit Rekod
3 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT REKOD MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 2 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
6. Penerimaan
Permohonan
Laporan
Perubatan
- MPK - My Portfolio (Pembantu
Tadbir)
- Garispanduan Laporan
Perubatan Bagi Hospital KKM
- Akta Fee 1951
Unit Rekod
1. Borang Permohonan Laporan Perubatan
2. Buku Daftar Permohonan Laporan
Perubatan / Post Mortem
3. Fail Permohonan Laporan Perubatan
Unit Rekod
3 Tahun
7 Tahun
3 Tahun
7. Merujuk
Permohonan
Laporan
Perubatan
- MPK
- My Portfolio Pembantu Tadbir
Unit Rekod
1. Buku Despatch Laporan Perubatan
kepada Pegawai Perubatan
Unit Rekod
3 Tahun
8. Menutup Fail
Laporan
Perubatan
- MPK - My Portfolio Pembantu Tadbir
Unit Rekod
1. Fail Laporan Perubatan 2. Fail Laporan Post Mortem
Unit Rekod
10 Tahun
9. Aduan Awam
- Fail Aduan Awam
- Buku Daftar Aduan Awam
Unit Rekod
1. Fail Aduan Awam
Unit Rekod
3 Tahun
10. Kajian
Kepuasan
Pelanggan
- Fail Kajian Kepuasan
Pelanggan
Fail Kajian
Kepuasan
Pelanggan
1. Borang Kajiselidik Kajian Kepuasan
Pelanggan
Unit Rekod
3 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEJURUTERAAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 2
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
A
1
B
1
Penyelenggaraan Peralatan
Dan Fasiliti Berjadual
Memastikan penyelggaraan dan
tentukuran peralatan perubatan
dan bukan perubatan dijalankan
oleh syarikat konsesi mengikut
jadual yang telah dipersetujui.
Penyelenggaraan Peralatan
Dan Fasiliti Berjadual
Memastikan pembaikan
kerosakan peralatan perubatan
dan bukan perubatan serta fasiliti, dilaksanakan oleh pihak
konsesi sebauk sahaja
menerima aduan dan dijalankan
di dalam jangkamasa yang
telah ditetapkan di dalam
TRPI/HSIP/CA
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Hospital Specific
Implementation Plan
(FEMS/BEMS)
Concession Agreement
Jadual PPM/Senarai Semak
Hospital Specific
Implementation Plan
(FEMS/BEMS) Techical Requirement &
Performance Indicators
Concession Agreement
Rujuk
HSIP
setiap
perkhidm
atan
Schedule
1 di dalam
CA
Unit Kejuruteraan/
Medivest Sdn Bhd
Unit Kejuruteraan/
Medivest Sdn Bhd
i.KEW.PA 2 (Daftar
Harta Modal)
ii.KEW.PA 3 (Iventori)
iii.KEW.PA 14 (Daftar
Penyelenggaraan Harta
Modal)
iv.KEW.312 Daftar
Harta Modal (Lama)
v. KEW.313 Daftar
Iventori (Lama) vi.Fail Rekod PPM
vii.Jadual PPM
ix.Buku Aduan
i.KEW.PA 2 (Daftar
Harta Modal)
ii.KEW.PA 3 (Iventori) iii. KEW.PA 6 Daftar
Pergerakkan Harta
Modal dan Iventori
iv.KEW.PA 14 (Daftar
Penyelenggaraan Harta
Modal)
v.KEW.PA 9 Borang
Aduan Kerosakan Aset
Alih Kerajaan
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
2 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun 7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
Unit
Kejuruteraan/
Medivest Sdn
Bhd
Unit Aset/
Unit
Kejuruteraan/ Semua Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEJURUTERAAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 2
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
C
1
D
1
Membuat Aduan
Kerosakkan
Memastikan aduan kerosakkan
dibuat mengikut tatacara yang
betul
Pengesahan Kerja
Penyelenggaraan
Memastikan kerja-kerja
penyelenggaraan telah
dijalankan dengan sempurna
mengikut manual yang telah
ditetapkan
1.
1.
Concession Agreement
Concession Agreement
Schedule
1 di
dalam
CA
Unit Kejuruteraan/
Medivest Sdn Bhd
iv.KEW.312 Daftar
Harta Modal (Lama)
v. KEW.313 Daftar
Iventori (Lama)
vi.Fail Rekod PPM
vii.Jadual PPM
ix.Buku Aduan
i.KEW.PA 2 (Daftar
Harta Modal)
ii.KEW.PA 3 (Iventori)
iii. KEW.PA 6 Daftar
Pergerakkan Harta
Modal dan Iventori
iv.KEW.PA 14 (Daftar
Penyelenggaraan Harta Modal)
v.KEW.PA 9 Borang
Aduan Kerosakan Aset
Alih Kerajaan
vi.KEW.312 Daftar
Harta Modal (Lama)
vii. KEW.313 Daftar
Iventori (Lama)
ix.Mengikut Unit
7 Tahun
7 Tahun
2 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
Unit Aset/
Unit
Kejuruteraan/
Semua Unit
Unit
Kejuruteraan/
Semua
Unit/Medivest
Sdn Bhd
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT KEJURUTERAAN MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 2
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
i.Buku aduan helpdesk Medivest Sdn Bhd
ii.Buku Aduan Semua
Unit
iii.Asset and Service
Information
System(ASIS)
i.PPM Work Oder
Medivest Sdn Bhd
ii. Asset and Service
Information System(ASIS)
Unit Kejuruteraan/
Semua
Unit/Medivest
Sdn Bhd
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT HEMODIALISIS MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
1. Proses Rawatan Air
-Standard Operating Procedure for
Medical Assistant in Hemodialisis
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan
Unit
Hemodialisis
1. Buku log operasi reverse osmosis 1
dan 2
Unit Hdu.
7 Tahun
2. Pendaftaran Pesakit
Baru Di Unit
Hemodialisis
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio penolong Pegawai
perubatan
Unit
Hemodialisis
1. Buku Pendaftaran Pesakit Unit
Hemodialisis
Unit Hdu
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT HEMODIALISIS MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
3. Pesakit discaj
4. Menerima pesakit
baru untuk rawatan
hemodialisis
5. Routine
Hemodialisis
Melalui ”Permanent
Vascular Access”.
6. Rawatan
Hemodialisis
Melalui Temporary
Vascular Access
7. Persediaan Untuk
Dialyzer
Reprocessing
8. Persediaan
prosedur
decalcification dan
disinfection
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan U 29
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai
Perubatan
- Manual Prosedur Kerja (MPK)
Unit
Hemodialisis
Unit
Hemodialisis
Unit
Hemodialisis
Unit
Hemodialisi
Unit
Hemodialisis
Unit
Hemodialisis
- Buku pendaftaran pesakit unit
hemodialisis
- Notifikasikan dalam borang MOSS /
NRR dengan butiran yang berkaitan.
- Buku pendaftaran pesakit unit
hemodialisis
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit
- Fail Rawatan Pesakit
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit
- Fail Rawatan Pesakit
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit
- Fail Rawatan Pesakit
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit.
- Buku rekod dialyser harian
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
7 tahun
7 tahun
7 tahun
7 tahun
7 tahun
7 tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT HEMODIALISIS MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
LOKASI REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
9. Pengendalian rawatan
pesakit
10. Rujukan Pesakit Ke
Unit Kecemasan
11. Rawatan Ulangan
Pakar di Klinik
Nefrologi
12. Review, Pelan
Penjagaan Dan
Preskripsi
Hemodialisis.
13. Kemudahan (Facility
set-up),
Penyelenggaraan
(Maintanance), dan
Penutupan Operasi
Unit Hemodialisis
- MyPortfolio Penolong
Pegawai Perubatan
- Manual Prosedur Kerja
(MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai Perubatan
- Manual Prosedur Kerja
(MPK)
- MyPortfolio Penolong
Pegawai Perubatan
- Manual Prosedur Kerja
(MPK)
- MyPortfolio Penolong Pegawai Perubatan
- Manual Prosedur Kerja
(MPK)
- MyPortfolio Penolong
Pegawai Perubatan
- Manual Prosedur Kerja
(MPK)
Unit
Hemodialisis
Unit Hemodialisis
Unit
Hemodialisis
Unit Hemodialisis
Unit
Hemodialisis
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit
- Fail Rawatan Pesakit
- Buku Rekod Rawatan Harian Pesakit
- Buku Laporan Harian unit
Hemodialisis
- Buku Rekod Rawatan Harian
Pesakit
- Fail Rawatan Pesakit
- Buku Rekod Rawatan Harian Pesakit
- Fail Rawatan Pesakit
- Buku Laporan Harian unit
Hemodialisis
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
Unit Hdu
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT HEMODIALISIS MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 4 of 4 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN HARIAN MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 1 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
1.Pendaftaran pesakit
i. Garispanduan Polisi
Rawatan Harian
ii. Myportfolio Anggota
Rawatan Harian
Semua
Dokumen Rak
Fail Rawatan
Harian
Kaunter
Jururawat
1.Rekod sulit Perubatan
Pesakit
2. Buku Daftar Rawatan Harian
(RH-101)
3. Buku bancian Harian
4.Borang RH-101
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga tamat tindakan..
Unit Rekod
Kaunter
Jururawat
2.Pengurusan pesakit untuk
pembedahan
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Surgical
(Prosedur 1-3)
ii.. Myportfolio Anggota Rawatan
Harian
Semua
Dokumen Rak
Fail Kaunter
Jururawat
1. Rekod perubatan pesakit
2. Fail senarai nama
pembedahan (OT list)
3.Borang Operation note
(SSSL)
4.Keizinan pembedahan
i) 7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga tamat tindakan..
Unit Rekod
Perubatan
3.Pengurusan pesakit selepas pembedahan
i. Garispanduan Amalan Kejururawatan –
Generic
Semua Dokumen di
Kaunter
Jururawat
Rekod sulit perubatan pesakit
7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan..
Unit Rekod
Perubatan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN HARIAN MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 2 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
4.Pengendalian Discaj Pesakit di
Day Care
i. Garispanduan Amalan
Kejururawatan - Generic
(prosedur 2-pengendalian
discaj pesakit biasa)
Ii . .Akta fee
Semua
Dokumen
Kaunter
Jururawat
1. Buku Daftar Rawatan
Harian
(RH-101)
2. Rekod sulit Perubatan
pesakit
3. Buku bancian Day Care
.
7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan.
Unit Rekod
Perubatan
5.Pengurusan Latihan
1. Perancangan
2. Perlaksanaan
3. Penilaian keberkesanan latihan
1. Myportfolio Anggota.
2. Pekeliling Perkhidmatan
Dasar Latihn Sumber Manusia
Sektor Awam. 3. Takwim / Perancangan Latihan
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua Jururawat
1. MyCPD online
Rekod latihan anggota
.
selagi
berkhidmat di
KKM
Unit Rekod
Perubatan
6. Penghantaran specimen ke
Makmal
i.Garispanduan Amalan
Kejururawatan – Generic
(prosedur 7-pengendalian
specimen -C&S )
Kaunter
Jururawat
1. Rekod perubatabn
pesakit
2. Borang despatch
makmal
.
7 tahun
ii) Kes Medico-
legal 10 tahun
atau sehingga
tamat tindakan..
Dewan
bedah
Unit Rekod
Perubatan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : AKTIVITI RAWATAN HARIAN MANUAL KUALITI
(LAMPIRAN 3)
Page 3 of 3 Nota : 6 prosedur wajib berikut digunapakai oleh semua unit di Hospital Jasin (1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi 4. Audit Dalaman 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan)
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
7. Pengurusan Aduan Awam.
1. Pengendalian Aduan
2. Siasatan & Tindakan
Pembetulan
Keberkesanan Takan
1. Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bil 1
Tahun 2009
2. Prosedur Kualiti – Tindakan Pembetulan
3. Myportfolio Anggota
Semua
Dokumen Rak
Fail Bilik
Ketua Jururawat
Laporan Penuh Siasatan Aduan
Laporan Tindakan Pembetulan
.
3 tahun
3 tahun
Unit
pentadbiran
8.Pengurusan Perjawatan
Melalui ABM Tahunan
1. Perancangan perjawatan
2. Penyediaan dokumen
3. Salinan dokumen berkaitan
Myportfolio anggota berkenaan
(ketua unit)
Rekod permohonan ABM
Tahunan (ABM -8)
Unit
Pentadbiran
&
Unit
berkenaan
9.Pengurusan pesakit kluster
1.step up
2.step down
1.Draf polisi hospital kluster KKM
2012
2.Mesyuarat kluster management
team
Staf yang
bertugas
1.Borang pemindahan kad
(HCM 2)
2.Surat rujukan
7 tahun
Unit rekod
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PERUBATAN TARDISIONAL DAN KOMPLIMENTARI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 1 of 3
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
A. Pengurusan
Rawatan Pesakit Di
Unit Perubatan
Tradisional dan
Komplimentari
(T&CM)
1. Pendaftaran Pesakit
1) Pendafataran di Unit Hasil
2) Perintah FI Perubatan 1982 (Pindaan
2017) KKM.600-39/2/1 JLD (3) BIL
(15) 19 JAN 2017
3) Pendaftaran di Kaunter Unit T&CM
jika mempunyai Surat Jaminan
Kerajaan/ Kad OKU/ Bantuan JKM /
Kad Pesara
4) Warga Emas -
Perkhidmatan perlu bayar Pendaftaran dikecualikan bayaran
Kaunter Pendaftaran
Unit Hasil
Kaunter Pendaftaran
Unit T&CM
1) Kad Rawatan Pesakit Luar
7 tahun
Unit Rekod
2. Perawatan Pesakit
1) Saringan keatas pesakit sebelum
memulakan rawatan.
2) Myportfolio Jururawatan U29/19
3) Fail Meja Pegamal Urutan /
Akupntur
4) Nursing Guideline Vision 1.0
Rak dokumen Unit
T&CM
1) Kad Rawatan Pesakit Luar
7 tahun
Unit
3. Merujuk Pesakit Ke
Unit Kecemasan
1) Polisi Hospital Jasin
Rak dokumen
1) Maklumkan Unit
Kecemasan
B. Pengurusan Latihan
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PERUBATAN TARDISIONAL DAN KOMPLIMENTARI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 2 of 3
1. Perancangan
1. Myportfolio Anggota Kejururawatan
Kaunter Jururawat
1. MyCPD online
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
2. Perlaksanaan
3. Penilaian keberkesanan latihan
2. Pekeliling Perkhidmatan
Dasar Latihn Sumber Manusia
Sektor Awam.
3. Takwim / Perancangan Latihan
Kaunter Jururawat
Unit Pentadbiran
Semua Unit
2. Rekod latihan anggota
selagi
berkhidmat di
KKM
Unit
Pentadbiran
Server KKM
C. Pengurusan
Peralatan & Fasiliti.
1. Penerimaan &
Pendaftaran
2. Penyelengaraan
3. Kalibrasi
4. Aduan kerosakan. 5. Perlupusan
6. Kehilangan & hapus
kira
Nota : ( ) – rujuk no.
di atas
: Kalibrasi – sila
rujuk user manual
; Aduan kerosakan
– rujuk FM
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil 5
Tahun 2007 ”Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan”
2. MPK Unit Pentadbiran
3. Myportfolio anggota berkenaan 4. Manual peralatan berkaitan
(1) 3-13
(2) 32-33
-
-
(5) 36-53 (6) 81-88
Unit Pentadbiran
Semua Unit
1. Jadual Tahunan PPM
2. Jadual Bulanan PPM
3. Daftar Harta
Modal/Inventori
4. Laporan Tahunan Perlupusan aset
5. Sijil Perlupusan aset
6. Laporan kehilangan
aset/Polis
7. Buku Aduan Kerosakan
(BAK)
2
2
*
*
*
*
1 tahun
Unit
=
=
Pentadbiran
=
=
Unit
HOSPITAL JASIN
SENARAI PROSES DAN DOKUMEN KUALITI : UNIT PERUBATAN TARDISIONAL DAN KOMPLIMENTARI MANUAL KUALITI (LAMPIRAN 3)
Page 3 of 3
PROSES / AKTIVITI
DOKUMEN RUJUKAN
MUKA
SURAT
LOKASI
DOKUMEN
REKOD
TEMPOH
SIMPANAN
REKOD
LOKASI
REKOD
D. Pengurusan
Perolehan
1) Pembelian barangan
2) Penerimaan barangan 3) Kemaskini stok
barangan
4) Produk tidak
menepati spesifikasi
5).Penilaian Prestasi
Pembekal
( 2 kali setahun)
1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.
5 Tahun 2009 2. Arahan Perbendaharaan
Bab B (III) – Tatacara Perolehan
Bekalan, Perkhidmatan dan
Kerja
3. Garispanduan Pengurusan Stor
Farmasi di Hospital dan Klinik KKM
4. Prosedur Kualiti – Kawalan Produk
yang tidak menepati spek.
5. Myportfolio anggota berkenaan
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Salinan LPO & DO
Buku rekod perbelanjaan peruntukan
Laporan tahunan Penilaian
Prestasi Pembekal
3 tahun
3 tahun
7 tahun
Unit
Unit
Unit
berkenaan
NO UNIT SASARANKEKERAPAN
LAPORAN
1 1PERATUS LAPORAN POST MORTEM DISIAPKAN DALAM MASA 12 MINGGU WAKTU BEKERJA DARI TARIKH PERMOHONAN LENGKAP DITERIMA
REKOD PERUBATAN ≥ 50% Setiap Bulan
2 1PERATUS MASA MENUNGGU UNTUK DILAYAN DALAM MASA 90 MINIT
KLINIK PAKAR ≥ 90% Setiap Bulan
3 2PERATUS KAD RAWATAN PESAKIT YANG TIDAK DAPAT DIKESAN DI KLINIK PAKAR
KLINIK PAKAR ≤ 10% Setiap Bulan
4 1 PERATUSAN 'RETAKE' IMEJ RADIOGRAFI DIGITAL UNIT RADIOLOGI ≤ 2.5% Setiap Bulan
5 2PERATUS UJIAN X-RAY GENERAL AKAN DILAKUKAN DALAM MAS 45 MINIT SELEPAS BORANG X-RAY DITERIMA
UNIT RADIOLOGI ≥ 80% Setiap Bulan
6 1PERCENTAGE OF LABORATORY TURNAROUND TIME (LTAT) FOR URGENT BUSE & CREATININE ≤ 60 MINUTES
UNIT PATOLOGI ≥ 95% Setiap Bulan
7 2PERCENTAGE OF LABORATORY TURNAROUND TIME (LTAT) FOR TSB ≤ 60 MINUTES
UNIT PATOLOGI ≥ 95% Setiap Bulan
8 3PERATUS LABORATORY TURNAROUND TIME (LTAT) BAGI UJIAN GXM DISIAPKAN DALAM MASA 60 MINIT
UNIT PATOLOGI ≥ 90% Setiap Bulan
9 4PERCENTAGE OF LABORATORY SAMPLE REJECTION
UNIT PATOLOGI ≤ 2% Setiap Bulan
10 5PERATUS NOTIFIKASI KEPUTUSAN UJIAN GRAM STAIN BAGI SAMPEL DARAH BOTOL POSITIF DIMAKLUMKAN DALAM MASA 1 JAM
UNIT PATOLOGI ≥ 80% Setiap Bulan
11 1BILANGAN PRESKRIPSI ULANGAN YANG DIDISPEN MENGGUNAKAN PERKHIDMATAN TAMBAH NILAI (VALUE ADDED SERVICE, VAS)
UNIT FARMASI 100 Setiap Bulan
12 1BILANGAN KES ADUAN KONTAMINASI FIZIKALBAHAYA DALAM MAKANAN YANG DIHIDANGKEPADA PESAKIT DI DALAM WAD
UNIT SAJIAN 0 Setiap Bulan
13 2 BILANGAN KETEPATAN HIDANGAN MAKANAN UNIT SAJIAN ≥ 85% Setiap Bulan
INDIKATOR OBJEKTIF KUALITI
LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI HOSPITAL JASIN
TAHUN: 2021
LAMPIRAN 4
14 3PERATUS PESAKIT DALAM YANG DIRUJUK TELAHDIBERIKAN PERKHIDMATAN DIETETIK KLINIKALDALAM TEMPOH 24 JAM BEKERJA
UNIT SAJIAN ≥ 85% Setiap Bulan
15 1PERATUS MASA MENUNGGU UNTUK RAWATANBAGI PESAKIT LUAR DALAM MASA 30 MINIT
UNIT FISIOTERAPI ≥ 80% Setiap Bulan
16 2
PESAKIT YANG MENGALAMI SAKIT TULANGBELAKANG MENCAPAI TAHAP KEFUNGSIANTERTINGGI DALAM MASA 24 KALI RAWATAN(ATAU DALAM MASA 6 BULAN)
UNIT FISIOTERAPI ≥ 80% Setiap Bulan
17 3PERATUS MASA RESPON UNTUK RAWATANPESAKIT DALAM, DALAM MASA 24 JAM DARITARIKH RUJUKAN
UNIT FISIOTERAPI ≥ 80% Setiap Bulan
18 4PERATUS PESAKIT DIBERIKAN TARIKH TEMUJANJIDALAM MASA 10 HARI WAKTU BEKERJA
UNIT FISIOTERAPI ≥ 80% Setiap Bulan
19 1PERATUS PESAKIT LUAR YANG DIBERI RAWATANDALAM MASA 20 MINIT
UNIT CARAKERJA ≥ 90% Setiap Bulan
20 2PERATUS PESAKIT DALAM YANG DIBERIRAWATAN DALAM MASA 24 JAM HARI BEKERJASELEPAS DIRUJUK
UNIT CARAKERJA ≥ 95% Setiap Bulan
21 3PERATUS PESAKIT LUAR (KES BARU) YANGMENDAPAT RAWATAN DALAM MASA 3 HARIBEKERJA
UNIT CARAKERJA ≥ 95% Setiap Bulan
22 1PERATUS AMBULAN AKAN BERLEPAS DARI UNITKECEMASAN DALAM MASA 5 MINIT SETELAHMENERIMA PANGGILAN
UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA
≥ 90% Setiap Bulan
23 2PERATUS PESAKIT DIDISCAJ DARI WADPEMERHATIAN DALAM MASA 4 JAM
UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA
≥ 70% Setiap Bulan
24 3
PERATUS KES-KES SEPARUH TENAT DENGAN'STICKER' ATAU COP KUNING K (KUNING)DIPERIKSA OLEH PEGAWAI PERUBATAN DALAMMASA 30 MINIT
UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA
≥ 85% Setiap Bulan
25 4
PERATUS KES-KES BUKAN KECEMASAN DENGAN'STICKER' HIJAU ATAU COP H (HIJAU) YANGDILIHAT OLEH PEGAWAI PERUBATAN ATAUPARAMEDIK DALAM MASA 90 MINIT
UNIT KECEMASAN DAN TRAUMA
≥ 70% Setiap Bulan
26 1PERATUS PESAKIT DALAM YANG DILIHAT OLEHDOKTOR DALAM MASA 1 JAM SELEPASKEMASUKAN WAD (SEMUA WAD)
PEJABAT MATRON ≥ 70% Setiap 3 Bulan
27 2PERATUS PROSES DISCAJ DISELESAIKAN DALAMMASA 4 JAM (SEMUA WAD)
PEJABAT MATRON ≥ 70% Setiap 3 Bulan
28 1PERATUS PESAKIT MENINGGALKAN RECOVERYROOM DENGAN PAIN SCORE ≥ 4
DEWAN BEDAH ≤ 10% Setiap Bulan
29 1PERATUS IBU DIBANTU MEMULAKANPENYUSUAN SUSU IBU DALAM MASA SETENGAHJAM SELEPAS KELAHIRAN
DEWAN BERSALIN ≥ 90% Setiap Bulan
30 1PERATUS PESAKIT HEMODIALISIS YANGMENCAPAI KT/V > 1.2
UNIT HEMODIALISIS ≥ 80% Setiap 3 Bulan
31 1PERATUS TEMPOH MENUNGGU MENERIMARAWATAN DALAM MAS 30 MINIT
UNIT T&CM ≥ 90% Setiap Bulan
32 1 PERCENTAGE OF UNPLANNED EXTUBATION ICU ≤ 5% Setiap Bulan
33 2PERCENTAGE OF READMISSON WITHIN 48 HOURS OF ICU DISCHARGE
ICU ≤ 5% Setiap Bulan
LAMPIRAN 5
BIL CABUTAN MINIT KATEGORI ISU TINDAKAN STATISTIK SEMASA STATUS
1Bil.1/2019
4.12(2020)
Undang-undang
Kelewatan menerima laporan post-mortem dari Pakar Forensik Kluster menyebabkan rungutan daripada waris si mati.
Meminta Pakar Forensik Kluster mempercepatkan penyediaan laporan. Unit Rekod perlu menyenaraikan nama-nama si mati yang belum ada laporan post mortem.
Status 2019 : 8/86 laporan post mortem yang melebihi 12 minggu.Status 2020 : Dr. Aizat.
Belum selesai.
2 NA(2021) Sosial
Tahap kesedaran pematuhan SOP terhadap pandemik covid-19 di kalangan masyarakat yang rendah
1) Memberi perkhidmatan saringan dan rawatan covid-19 di peringkat hospital.2) Membantu perawatan pesakit covid-19 di PKRC.3) Memastikan pelawat mematuhi 3W dan menjauhi 3S.
Status 2020 : Patologi Belum selesai.
3 NA(2021) Persekitaran Ruang ICU yang sempit untuk menempatkan katil
pesakit.
1) Permohonan di bawah RMK12 bagi penambahan bangunan baru yang menempatkan ICU dengan 10 katil.2) Meletakkan hanya 3 katil di ICU sedia ada.
Status 2021 : Masih penilaian oleh pihak atasan.
4 NA(2021) Persekitaran Persekitaran fasiliti yang terdedah kepada haiwan
berbisa, liar/ternakan dan haiwan pembawa penyakit.
1) Membaikpulih pagar di sekitar hospital.2) Semburan racun pesticide secara berkala oleh pihak konsesi.
Status 2020 : 4 kes haiwan berbisa / 1 aduan berkaitan lalat / 1 kes haiwan ternakan.Status 2021 : 1 kes haiwan ternakan.
Belum selesai.
5 NA(2021) Teknologi
MyGOVUC yang tidak stabil menyukarkan penerimaan dan penghantaran maklumat melalui emel.
1) Menggunakan 'host' emel selain MyGOVUC.
Status 2021 : Sistem masih tidak stabil Belum selesai.
6 NA(2021) Ekonomi Peruntukkan kewangan untuk aset perubatan dan
latihan berkurangan daripada tahun sebelumnya.
1) Menjalankan latihan/kursus secara virtual (maya).2) Memohon aset perubatan melalui borang saringan.
1) Status 2020 : Latihan (RM12,594), aset perubatan tiada diperolehi.2) Status 2021 : Latihan (RM10,000), aset perubatan tiada diperolehi.
Belum selesai.
ISU LUARAN HOSPITAL JASIN (Tarikh Kemaskini: 11 Februari 2020)
LAMPIRAN 6
BIL CABUTAN MINIT KATEGORI ISU TINDAKAN STATISTIK SEMASA STATUS
1Bil.2/2019
4.15(2020)
Sosial
Ketiadaan assistant doctor semasa hari pembedahan menyebabkan scrub nurse terpaksa berindak sebagai assistant surgeon.
1) 2021: LO Surgical yang baru telah dilantik iaitu Dr. Fitri Che Aun. Akan dilaksanakan setelah PKRC SHG ditutup.
2020: Masih berlaku scrub nurse bertindak sebagai assistant surgeon pada masa yang sama. Ini disebabkan kekangan doktor HJ untuk menjadi assistant surgeon.
Belum selesai.
2Bil.2/2019
4.19(2020)
Undang-undang
Anggota sokongan tidak memasukkan maklumat kehadiran ke dalam sistem eSPEL menyebabkan maklumat yang dihantar ke JKN menunjukkan ada anggota yang langsung tidak pernah menghadiri kursus/ latihan.
1) Ketua Unit hendaklah memantau dan memastikan anggota mengisi maklumat latihan yang telah dihadiri dalam sistem eSPEL.2) Melantik wakil dari setiap unit sebagai penyelaras latihan unit
2020 : Masih ada staf yang tidak pernah menghadiri kursus.
Belum selesai.
3Bil.7/2020
5.16(2021)
Terdapat kepingan caj bagi pesakit yang discaj tidak ditandakan dan ditulis mengikut tatacara yang betul. Ini menyebabkan caj yang dikenakan kepada pesakit adalah tidak tepat.
1) Satu sesi taklimat kepada wakil setiap wad telah diadakan pada 12/11/20202) Mengadakan taklimat secara berkala
Mac 2021: Masih lagi berlaku kepingan caj bagi pesakit yang discaj tidak ditandakan dan ditulis mengikut tatacara yang betul.April 2021 : Taklimat tatacara mengisi kepingan caj bagi pesakit yang dicaj pada 22 April 2021.
Belum selesai.
4Bil.1/2021
4.13(2021)
Masih terdapat staf yang belum memohon privileging di unit-unit yang berkaitan.
1) Mengingatkan ketua unit yang berkaitan berkenaan perkara ini.2) Mengadakan Mesyuarat JK C&P HJ secara berkala.
Masih ada staf yang belum mendapat kelulusan privileging atau belum menghantar permohonan privileging.Status sehingga Mac 2021 : Dapatkan data daripada QATMO/SN/PPP/SO/JTMP/PPK
Belum selesai.
5 NA(2021)
Kerap berlaku laporan perubatan yang telah disahkan diminta penjelasan semula oleh peguam.
1) Pengarah mengarahkan Dr. Abdul Karim & En. Amir(Rekod) untuk membuat analisa tentang kejadian ini.
Mac 2021 : Terdapat 6 surat permohonan penjelasan dari peguam. Analisa baru dimulakan.
Belum selesai.
6 NA(2021) Helaian Sijil Cuti Sakit yang hilang.
1) Membuat laporan polis2) Membuat pemantauan terhadap buku pengeluaran oleh pihak wad/unit.
1) Status 2020 - 1 kes2) Status sehingga Mac 2021 - 1 kes Belum selesai.
7 NA(2021)
Persekitaran wad 2B yang panas dan kurang kondusif.
1) Mesyuarat VCM memutuskan untuk menambah kipas dinding di wad (perancangan tahun 2022)
1) Status 2021 - 1 aduan secara verbal oleh pesakit Belum selesai.
8 NA(2021)
Kurang kemahiran komunikasi berkesan (soft skills) di kalangan kakitangan
1) Menghantar kakitangan menghadiri Kursus Komunikasi Berkesan 1) Status 2020 - Aduan (EO) Belum selesai.
ISU DALAMAN HOSPITAL JASIN (Tarikh Kemaskini: 26 April 2021)
BIL CABUTAN MINIT KATEGORI ISU TINDAKAN STATISTIK SEMASA STATUS
9 NA(2021)
Peningkatan insiden (actual and near miss error)
1) Orentasi kakitangan baru dijalankan di peringkat Hospital2) Latihan kompetensi di kalangan kakitangan baru
1) Status 2020 -2) Status 2021 - Belum selesai.
10 NA(2021) Peningkatan kes jatuh (fall) di dalam fasiliti
1) Melakukan penilaian ke atas pesakit semasa kemasukkan wad.2) Meletakkan tagging yellow/red di katil pesakit yang berisiko.
1) Status 2018 - 52) Status 2019 - 83) Status 2020 - 12
Belum selesai.
1Bil.1/2019
1.3(2020)
Undang-undang
Anggota mengambil Cuti Rehat melebihi had kelayakan.
1) Ketua Unit perlu memantau cuti rehat yang diambil oleh anggota supaya tidak berlebihan dari had kelayakan.
2019: 1 orang anggota yang terlebih mengambil cuti.
2020: Tiada staf yang terlebih mengambil cuti rehat.
Selesai(Digugurkan)
2Bil.1/2019
4.5(2020)
Undang-undangTiada no rujukan untuk surat keluar dari Unit Pengurusan
1) Semua surat mesti diberi nombor siri sebelum ditandatangani oleh Pengarah.
2020: Masih terdapat surat yang tiada nombor rujukan diedarkan ke unit-unit.
Selesai.(Digugurkan)
5Bil.5/2019
5.8(2020)
Undang-undang
Anggota tidak mematuhi waktu bekerja di mana ada anggota yang berada di kafeteria, pulang ke rumah dan berada di tempat awam semasa waktu bekerja.
1) Teguran secara lisan oleh ketua unit.2) Jika masih berlaku, memo peringatan perlu diberikan.
Melalui pemerhatian, tiada anggota berada di kafeteria semasa waktu bekerja semakin berkurangan. Tiada memo peringatan dikeluarkan setakat ini.
Selesai.(Digugurkan)
1
LAMPIRAN 7
STAKEHOLDERS & JANGKAAN (EXPECTATIONS)
4.2. Memahami Keperluan Dan Jangkaan Stakeholders
Pengurusan Hospital Jasin mengenalpasti pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) yang berkaitan dengan perkhidmatan dan SPK
seperti dan juga jangkaan-jangkaan (expectations) mereka, seperti berikut:
BIL.
PIHAK BERKEPENTINGAN / STAKEHOLDERS
JANGKAAN / KEPERLUAN
1. Y.B Menteri Kesihatan 1. Mencapai sasaran KPI YMBK yang telah ditetapkan.
2. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM.
2. Kementerian Kewangan Malaysia 1. Mematuhi tatacara & peraturan kewangan.
3. KSU KKM 1. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM.
4. Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia 1. Mencapai sasaran KPI KPK yang telah ditetapkan. 2. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM.
5. Pengarah Kesihatan Negeri Melaka 1. Mencapai sasaran KPI PKN yang telah ditetapkan. 2. Mematuhi segala peraturan dan arahan KKM. 3. Mencapai sasaran indikator yang digariskan dalam Pelan Strategik
JKN Melaka (2018-2022)
6. Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Bhg. Perubatan) 1. Mencapai KPI Hospital Kluster yang ditetapkan oleh jabatan-jabatan
berkaitan. 2. Mencapai sasaran indicator yang digariskan dalam Pelan Strategik
JKN Melaka (2018-2022)
2
LAMPIRAN 7
7. Pengarah Hospital Melaka (Pengarah Lead Cluster) 1. Mencapai KPI Hospital Kluster yang ditetapkan oleh jabatan-jabatan berkaitan.
2. Bertindak selaku Pengerusi Cluster Management Committee.
8. Pegawai Kesihatan Daerah Jasin 1. Memberi kerjasama dalam menyelesaikan masalah semasa
berkaitan pengurusan pesakit dan Pentadbiran. 2. Mematuhi peraturan-peraturan/Akta yang berkaitan dengan
kesihatan awam.
9. Pejabat Tanah & Daerah Jasin 1. Memastikan tugasan pentadbiran dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan sedang berkuatkuasa.
10. Ahli Parlimen Jasin 1. Memberikan kerjasama dalam membantu masyarakat daerah Jasin
dan memberikan meklumat apabila diperlukan.
11. ADUN Kawasan RIM 1. Memberikan kerjasama dalam membantu masyarakat daerah Jasin
dan memberikan meklumat apabila diperlukan.
12. Exco & Timbalan Exco Kesihatan, Belia & Sukan Negeri
Melaka
1. Memberikan kerjasama dalam membantu masyarakat daerah Jasin
dan memberikan meklumat apabila diperlukan.
13. Ahli Lembaga Pelawat Hospital Jasin 1. Kemudahan parking kenderaan ketika hadir untuk mesyuarat rasmi
atau lawatan peribadi ke hospital. 2. Kemudahan rawatan sebagai pesakit luar di Unit Kecemasan &
Klinik Pakar.
3. Kemudahan rawatan pesakit dalam di wad Hospital Jasin. 4. Berperanan sebagai penghubung antara masyarakat dengan pihak
hospital.
14. Pesakit dan waris (pelanggan luaran) 1. Layanan anggota hospital yang sopan, cekap dan professional. 2. Hospital memenuhi janji dalam Piagam Pelanggan.
3. Rawatan yang diberi adalah berkualiti dan selamat. 4. Rawatan diterima dalam masa yang singkat.
3
LAMPIRAN 7
5. Kehormatan (dignity) dan kerahsiaan (privacy) terjaga.
15. Anggota Hospital Jasin (pelanggan dalaman) 1. Persekitaran kerja yang selamat dan sihat. 2. Pengurusan personel yang cekap. 3. Kebajikan sebagai pekerja sentiasa terjaga.
4. Peluang memajukan kerjaya.
16. Badan Penguatkuasa / Perundangan: - Bomba - Jabatan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan
(DOSH)
- Jabatan Alam Sekitar (JAS) - Bahagian Kawalselia Radiasi Perubatan KKM
1. Pematuhan terhadap peraturan dan akta-akta yang berkaitan.
17. Badan Penyeliaan Professional - Medical Medical Council (MMC) - Lembaga Jururawat Malaysia
- Lembaga Pembantu Perubatan
1. Menentukan kelayakan pendaftaran bagi professional Pegawai Perubatan, jururawat dan Penolong Pegawai Perubatan.
2. Mengeluarkan Sijil Pendaftaran Penuh dan Sijil Perakuan
Pendaftaran Tahunan (APC). 3. Menyiasat aduan dan mengambil tindakan berkaitan dengan amalan
serta tatakelakuan profession yang terlibat,
18. Badan Persijilan:
- SIRIM - MSQH - JAKIM - MAMPU
- AEMAS - Bahagian Kawalan Keselamatan Makanan
(BKKM)
4. Pematuhan terhadap standard-standard berkaitan yang telah
ditetapkan. 5. Penganugerahan sijil (jika memenuhi syarat)
19. Agensi-agensi kerajaan : - PDRM
- Bomba
1. Kerjasama yang baik dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada komuniti.
4
LAMPIRAN 7
- JPAM - JKM
- JAIM Badan Bukan Kerajaan (NGO) seperti:
- Budi Tsu Chi - St. John Ambulance
20. IPTA & IPTS : - Melaka-Manipal Medical College (MMMC) - KUIM
- UiTM -
1. Clinical teaching utk MMMC 2. Attachment student ITPA yang ada MOA dengan KKM.
21. Kontraktor & Pembekal Luar (external provider) 1. Peluang yang adil dalam bidaan sebutharga.
2. Pembayaran diterima dalam tempoh yang ditetapkan Kementerian Kewangan.
BIL CABUTAN JENIS (ANCAMAN/PELUANG) HURAIAN RISIKO KEBARANGKALI
AN IMPAK PENARAFAN RISIKO TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN PELUANG
PENAMBAHBAIKAN STATUS TINDAKAN KEBERKESANAN TINDAKAN
KEBARANGKALIAN IMPAK PENARAFAN
RISIKO
1Bil.1/2019
4.9(2020)
Machine
Staf dan pesakit ICU terperangkap sekiranya berlaku kebakaran disebabkan tiada pintu keluar kedua.
Rendah Tinggi Sederhana 1 gril tingkap telah dibuka sebagai pintu keluar kedua.
Selesai Akan dinilai dalam fire drill yang akan datang.
Rendah Tinggi Sederhana
2Bil 2/2019
4.12(2020)
Machine
Staf dan pelanggan berada dalam situasi bahaya kerana maklumat kecemasan tidak sampai di Unit Forensik disebabkan tiada alat siaraya.
Rendah Tinggi Sederhana Permohonan untuk menambah 1 unit siaraya di Unit Forensik telah dibuat.
Belum selesai Permohonan belum diluluskan
Rendah Tinggi Sederhana
3Bil.3/2019
4.3(2020)
Method
Staf boleh terdedah kepada risiko jangkitan biohazard disebabkan 'Label 'BIOHAZARD" tidak dilekat pada borang sampel.
Sederhana Tinggi Tinggi 2020:1. Peringatan diberikan kepada anggota.2.Mengeluarkan memo peringatan.2021:3) Menjalankan Road Show Audit oleh Unit Patologi (Jun 2021)
Selesai 2020: Masih berlaku kejadian yang sama.
2021: Masih berlaku kejadian yang sama.
Sederhana Tinggi Tinggi
4Bil.9/2019
4.3(2020)
Method
Kesilapan pemberian rawatan kepada pesakit kerana kesilapan semasa pendaftaran menggunakan maklumat kad pengenalan pesakit lain.
Rendah Tinggi Sederhana 1)Anggota perlu lebih teliti untuk mengelak kesilapan memberi rawatan.2)Menjalankan Audit Patient Identifier 2 kali setahun untuk memastikan kepatuhan anggota.
Selesai 2020: Tiada kes kesilapan pendaftaran.
Rendah Tinggi Sederhana
5 NA(2021) Man
Risiko jangkitan penyakit bawaan darah kepada staf disebabkan Needle Stick Injury.
Tinggi Tinggi Tinggi 1) Melaksanakan CME berkaitan Standard Precaution kepada semua anggota baru sebelum bertugas di unit klinikal.2) Mengeluarkan memo kepada Jabatan Ortopedik Hospital Melaka.
Belum selesai. 2020: Tiada kes NSIJan-April 2021: 3 kes
6 NA(2021)
Kesilapan pemberian ubat kepada pesakit disebabkan kesilapan dalam proses kerja pemberian ubat.
Tinggi Tinggi Tinggi 1) Orientasi kepada semua staf yang baru.2) Analisa kesilapan pengubatan dilakukan setiap 3 bulan (staf farmasi).3) Mewujudkan Memo Pertukaran Regimen(Borang) yang berkuatkuasa 1/4/2021.
Berterusan. 2019: 92020: 13Jan-April 2021: 18
1Bil.1/2019
4.7(2020)
Man
Risiko ke atas keselamatan pesakit disebabkan Pasukan Respon Ambulans yang kurang kompeten.
Rendah Sederhana Rendah Mesyuarat Pemurnian Panggilan Kecemasan bagi kes-kes materniti yang telah diadakan pada 22 November 2018, telah mengedarkan 1 carta alir panggilan kecemasan bagi kes-kes materniti bagi seluruh negeri Melaka, dibawah konteks Hospital Daerah, ada dua pecahan bagi kes materniti iaitu: a. Kes Pure Materniti – respons team terdiri daripada Jururawat Masyarakat atau Jururawat Terlatih, Pemandu dan Pembantu Perawatan Kesihatan b. Kes Materniti disertai dengan trauma – respons team terdiri daripada Penolong Pegawai Perubatan, Jururawat Masyarakat atau Jururawat Terlatih, dan Pemandu
Selesai Tiada aduan dari hospital yang menerima kes rujukan bagi tahun 2019.
2020: Tiada aduan berkaitan respons ambulan.
Rendah Sederhana Rendah
(Digugurkan)
3Bil.2/2019
1.6(2020)
Machine
Kebakaran akan lewat dikesan kerana terdapat alat pengesan dan pencegah kebakaran tidak berfungsi hasil Pemeriksaan Penghapus Bahaya Kebakaran oleh Bomba.
Rendah Sederhana Rendah Mengambil tindakan segera terhadap 9 notis bahaya kebakaran tersebut.
Selesai Alat berfungsi dengan baik Rendah Sederhana Rendah
(Digugurkan)
5Bil 2/2019
3.13(2020)
Machine
Ubat simpanan sejuk rosak di Dewan Bersalin disebabkan bekalan elektrik terputus kerana kedudukan plug yang rendah dan mudah tercabut.
Rendah Rendah Rendah Memohon Medivest mengalih plug ke bahagian atas.
Selesai. Plug telah dialihkan ke bahagian atas.
Tiada lagi kejadian bekalan elektrik peti sejuk terputus di Dewan Bersalin.
Rendah Rendah Rendah
(Digugurkan)
6Bil.11.2019
3.8(2020)
Machine Operasi di beberapa unit terjejas disebabkan server rosak akibat kebocoran siling di Bilik server Unit Sajian.
Rendah Sederhana Rendah Memohon Medivest membuat pembaikan bumbung.
Selesai. Bumbung telah dibaiki. Tiada kes kebocoran bumbung.
Rendah Sederhana Rendah
(Digugurkan)
7Bil.1/2019
4.2(2020)
Material
Staf berada dalam situasi bahaya disebabkan air yang melimpah kerana shower yang terlalu tinggi dan ruang yang sempit di Unit Patologi.
Rendah Tinggi Sederhana Memohon untuk mengubahsuai shower dan aliran air di Unit Patologi.
Selesai. Pengubahsuaian telah dibuat.
Air tidak melimpah keluar setelah ujian dilakukan.
Rendah Rendah Rendah
(Digugurkan)
8Bil. 2/2019
4.10(2020)
Material
Staf dan pelanggan boleh mendapat keracunan merkuri sekiranya berlaku tumpahan kerana masih terdapat alat perubatan yang mengandungi merkuri yang belum dilupuskan,
Rendah Tinggi Sederhana Melupuskan semua peralatan yang mengandungi merkuri.
Selesai Semua peralatan merkuri telah dilupuskan.
Rendah Rendah Rendah
(Digugurkan)
9Bil.7/2019
3.4(2020)
Material
Potensi ubat simpanan sejuk berkurang kerana tiada cool box semasa ubat dibawa ke Klinik Pakar (pesakit ambil sendiri).
Rendah Sederhana Rendah Mengingatkan dalam Mesyuarat Pengurusan Selesai Tiada lagi kes pesakit mengambil ubat simpanan sejuk sendiri.
Rendah Rendah Rendah
(Digugurkan)
PENGURUSAN RISIKO HOSPITAL JASIN (Tarikh Kemaskini: 30 Mac 2021)
LAMPIRAN 8
PENARAFAN SEMULA RISIKOPENARAFAN RISIKO
BIL CABUTAN JENIS (ANCAMAN/PELUANG) HURAIAN RISIKO KEBARANGKALI
AN IMPAK PENARAFAN RISIKO TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN PELUANG
PENAMBAHBAIKAN STATUS TINDAKAN KEBERKESANAN TINDAKAN
KEBARANGKALIAN IMPAK PENARAFAN
RISIKO
TINGGI TINGGI
KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD)
Kerap terjadi.Insiden >1 kali dalam setahun
Kerap terjadi.Insiden >1 kali dalam setahun
IMPAK (IMPACT)Boleh mengakibatkan kematian.
Boleh mengakibatkan kematian.
TINGGI TINGGIHigh (H) Risk :
These risks are classed as significant.
They may have a high or low likelihood of occurrence, but their potential consequences are sufficiently serious to warrant appropriate consideration after those risks classed as ‘very high’.
Consideration should be given to the development of strategies to reduce or
High (H) Risk :
These risks are classed as significant.
They may have a high or low likelihood of occurrence, but their potential consequences are sufficiently serious to warrant appropriate consideration after those risks classed as ‘very high’.
Consideration should be given to the development of strategies to reduce or
RENDAH SEDERHANA
Sangat jarang terjadi.Insiden 1 kali dalam 10 tahun.
PENARAFAN RISIKO
(RISK RATING)
RENDAH SEDERHANA
SEDERHANA
Kadang-kadang terjadi.Insiden 1 kali dalam 2 tahun.
Boleh mengakibatkan kecederaan serius.
SANGAT TINGGILow (L) Risk :
These risks are both unlikely to occur and not significant in their impact.
They should be managed using normal or generic planning arrangements and require minimal monitoring and control unless subsequent risk assessments show a substantial change, prompting a move to another risk category.
Medium (M) Risk :
These risks are less significant, but may cause upset and inconvenience in the short term.
These risks should be monitored to ensure that they are being appropriately managed and consideration given to their being managed under generic emergency planning arrangements.
Very High (VH) Risk : These are classed as primary or critical risks requiring immediate attention.
They may have a high or low likelihood of occurrence, but their potential consequences are such that they must be treated as a high priority.
This may mean that strategies should be developed to reduce or eliminate the risks, but also that mitigation in the form of (multi-agency) planning, exercising and training for these hazards should be put in place and the risk monitored on a regular frequency.
Consideration should be given to planning being specific to the risk rather than generic.
Kadang-kadang terjadi.Insiden 1 kali dalam 2 tahun.
Mengakibatkan kecederaan ringan. Boleh mengakibatkan kecederaan serius.
Top Related