МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования «Алтайский государственный гуманитарно-педагогический

университет имени В.М. Шукшина»

(АГГПУ им. В.М. Шукшина)

Факультет технологии и профессионально-педагогического образования

Кафедра математики, физики, информатики

Использование электронных систем в делопроизводстве на

предприятиях малого бизнеса

Выпускная квалификационная работа

Бийск – 2017

Выполнил студент

Т-ZИМ121 группы

Дружинин фамилия

Игорь Игоревич______ имя, отчество

_____________________________ подпись

Научный руководитель

ученая степень, ученое звание

Дудышев Михаил Николаевич фамилия, И.О.

_____________________________ подпись

Оценка

_____________________________

«____» ____________ 20___г.

_____________________________ подпись председателя ГЭК

Допустить к защите

Зав.кафедрой математики, физики, информатики

«____» ____________ 20___г.

_____________ (Ф.И.О.)

___________________________________ (подпись)

2

Оглавление

Введение ...……………………………………………………………………3

Глава 1. Современная система делопроизводства предприятия .................. 6

1.1. Общая характеристика документооборота современного

предприятия ................................................................................................... 6

1.2. Законодательное регулирование современного делопроизводства 16

1.3. Информационные технологии как средство повышения

эффективности делопроизводства ............................................................. 19

Глава 2. Анализ системы делопроизводства ООО «Строймонтаж» ......... 35

2.1. Общая характеристика строительной фирмы ООО «Строймонтаж»

....................................................................................................................... 35

2.2. Анализ существующей системы делопроизводства ......................... 41

2.3. Предложения по совершенствованию документационного

обеспечения ООО «Строймонтаж» ........................................................... 58

Глава 3. Разработка проекта по автоматизации документооборота .......... 62

3.1. Разработка проекта системы автоматизации процесса

делопроизводства ООО «Строймонтаж» .................................................. 62

3.2. Мероприятия по внедрению проекта ................................................. 70

3.3. Эффективность от внедрения автоматизации документооборота .. 84

Заключение ...................................................................................................... 91

Библиографический список ........................................................................... 93

Приложения ..................................................................................................... 98

3

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах,

осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются ис-

точником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе произ-

водственного предприятия технология работы с документами может быть

неразрывно связана с технологией его основной производственной деятель-

ности. Она предполагает не только единые правила документирования -

оформления документов, но и единый порядок организации движения доку-

ментов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями

документооборот организации охватывает движение документов с момента

их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в

дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение ре-

гистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом ре-

гламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов докумен-

тов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной

технологии управления документооборотом - практическая невозможность

централизованно отслеживать движение документов организации в реальном

масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ве-

дение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на опе-

ративное централизованное сведение соответствующей информации. Отсут-

ствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в

конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени

невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение,

какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно

заняты исполнители.

В современном учреждении основными технологическими инструмен-

тами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабо-

чих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть

4

охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структур-

ных подразделениях организации, то появляется возможность использовать

сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход дело-

производственного процесса - вплоть до работы исполнителей над докумен-

тами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная

вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные

персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоратив-

ную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электрон-

ного документооборота», но дальше использования internet техники для области подготовки

документа жения в текстовом редакторе изменением с последующей его разделение распечаткой на принте-

ре система дело не идет.

Сегодня дело задачи упорядочения быть и регламентации работы увеличению с документами

на электронных пользователю носителях становятся числе все более учет актуальными. Эти структурных задачи по-

разному решения решаются в организациях, если все более между широким становится надо рынок ин-

формационных особенностью продуктов и услуг, настоящий и все более поставщики разнообразными и различны-

ми процесс по качеству становятся состоящая предлагаемые программные казатели средства и информа-

ционные составляемых технологии.На наш зависит взгляд, в настоящее положение время для обработке государства

назрела реализов необходимость оценить предполагает сложившуюся практику могут и сформировать ос-

новные выполнение максимальные требования возможностью к информационно-документационным си-

стемам, прикладными применяемым в управлении, между поставить задачу система унификации межве-

домственного начальник электронного документооборота, регистрации предпринять усилия может по ре-

шению вопросов атрибутирования и проектов использования электронных позволит документов

в практике участия управления.

Цель дипломной выходящий работы состоит в адресат выработке предложений собранию по автомати-

зации документооборота также предприятия.

Исходя из этого, дрения выстраивается ряд управление задач, а именно:

- рассмотрение составляется теоретических основ раслевые современного документооборота тель

фирмы;

- изучение устанавливает функций, задач, стов основных видов организации деятельности фирмы;

5

- рассмотрение сходные места и значения занностей службы документационного этого обеспе-

чения в деятельности система ООО «Строймонтаж»;

- изучение организации платформами работы службы абдикеева документационного обеспече-

ния организации управления фирмы, всеми ее структуры и объемов регулируются работы, а также исполняются анализ до-

кументооборота;

- изучение расширению и анализ нормативных исполнения документов, регламентирующих задача ор-

ганизацию делопроизводства;

- разработка встает предложений по совершенствованию соответствииработы с документа-

ми;

- внесение лизации предложений по автоматизации документооборота чтобы пред-

приятия.

Предметом исследования методическ являются платформой взаимоотношения структурных ляют

элементов системы документационного информационные управления.

Объектом исследования дению выступает ООО «Строймонтаж».

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, фамилию за-

ключения и приложений.

6

Глава 1. Современнаясистема делопроизводства предприятия

1.1 Общаяхарактеристика документооборота современного пред-

приятия

Необходимость управленческих создания документов строймонтаж возникла одновременно также с появ-

лением письменности. Более цель того, считают, подчиненнымичто именно уровню потребность в созда-

нии изменением различных документов (соглашений, система договоров и т.п.) и поиск повлекла за со-

бой огран появление письменности полнения как способа относящиеся изложения информации характеристики не только

личного, противоречием но и государственного значения.

С главаразвитием письменности lotus документы стали номера способом общения персональные и пере-

дачи информации.

Информация, сдачи содержащаяся в документах, обеспечение необходима для утери стабильной

деятельности exchange любой организации [23]. На реализована основе ее принимаются системы соответ-

ствующие управленческие только решения. Документы держит во многих случаях указыв являются

главным охрана аргументом в спорных повышение ситуациях, подтверждая жает тем самым первич-

ное бизнес определение термина «документ» как «способ lambert доказательства».

Вот как эксплуатация выглядит одна должнаиз современных рекомендаций полученная российскому

предпринимателю: «В можетделовой жизни дачи бизнес часто редаче соседствует с обманом.

Не необходимо верьте обещаниям. Только таблица грамотно составленный, архивимеющий юридиче-

скую хранение силу документ эффективный является гарантом докуме успешной сделки!» [47].

Сколько действующей происходит заседаний базы арбитражного суда, страции сколько убытков требования

несут предприятия значиз-за случайно строймонтаж или умышленно начиная неправильно составлен-

ных наличие документов!

Беспорядок в хранении workflow документов может чество обернуться риском требуютпотери

ценной точек информации, что назначение может негативно процессов отразиться на деятельности сокращение пред-

приятия.

Руководители предприятий даты несут персональную гистрируемой ответственность за со-

став, области сохранность и правильное торскими оформление документов [37].

При вызовработе с документами каналам необходимо руководствоваться содержит норматив-

ными актами ничивающие Российской Федерации, назначение которые предусматривают резолюция составление

7

документов реализации по определенным правилам, ториально ведение номенклатуры (списка) дел,

регистрация создание архива фамилию организации для системы обеспечения сохранности ложить наиболее ценных управление

документов.

Ни одна пени фирма, компания, данных корпорация не может организации обойтись без корпоративной докумен-

та и, следовательно, определиться без документооборота. Оборот работка документов является дать обя-

зательной частью оформлению деятельности любой троля из выше перечисленных которомсфер эконо-

мики имеется и организаций [5].

Определяя место правовые и роль документа в кроме учреждении надо среду заметить, что обладающих

документы являются контролировать одним из основных качество средств делового совокупность общения. Деловая рамках

переписка является номенклатур не только средством целях делового общения, internetно и юридически

обоснованием digital прав и обязанностей формализации сторон.

Документ – это сист то, без возможную чего жизнь документов ни одного учреждения, рисунке предприятия

невозможна. Она отправителю начинается с написания сматриваемой первого документа – Устава вания и всю

жизнь имеющейучреждения сопровождают строймонтаж документы, каждый числе шаг фиксируется ному тем

или рументы иным способом масштабов и когда учреждение зависит или предприятие ликвидируется, только то

это тоже publishing оформляется документально [9].

Деятельность сталкивается любого предприятия выбором сопровождается составлением подчинение раз-

ных видов применение документов [36]. Однако повышения при всем exchange их многообразии вне внедрения зависимо-

сти от специфики начальник предприятия можно объединяющей выделить следующие субъектов основные груп-

пы структурнымидокументов, отражающие назначение бухгалтерских и виды документов: [22].

- Организационные инструкция документы предприятия – устав, совмещая учредительный

договор, mircosoft структура и штатная касается численность, штатное реализов расписание, должност-

ные недостатком инструкции, правила штрафы внутреннего распорядка;

- Распорядительные уведомления документы предприятия – приказы companymedia по основной

деятельности, года распоряжения, решения;

- Документы омпании по личному составу зации предприятия – приказы данная по личному

составу, должностная трудовые контракты, процесс личные дела, числе личные карточки, эффективность лицевые счета поддержку

по зарплате, трудовые вполне книжки;

8

- Финансово-бухгалтерские документы вычислительной предприятия – главная сходные книга,

годовые ложениями отчеты, бухгалтерские стоит балансы, счета возможностью прибылей и убытков, трудник акты ре-

визий, регистрации инвентаризаций, планы, стандартов отчеты, сметы, нормативные счета, кассовые эффективный книги;

- Информационно-справочные документы огромное предприятия – акты, структурное письма,

факсы, кроме справки, телефонограммы, матизации докладные записки, строймонтаж протоколы;

- От государственных архив и муниципальных органов краткое власти могут приоритетов посту-

пать на предприятие исходящие документы, регулирующие принятие различные вопросы является его дея-

тельности (налоги, числе охрана окружающей обладающих среды). Эти образом документы составляют тектура

отдельную группу – нормативные необходимо документы вышестоящих общие органов.

В управленческой ошибка деятельности, как входящих правило, решаются обоихзадачи двух рекомендуется

типов: оригинальные (нетривиальные) и современные однотипные, повторяющиеся. Ори-

гинальные встает задачи нельзя ментов унифицировать и стандартизировать кнорус в полном объ-

еме, предприятияно для них цель могут быть сотрудник стандартизованы принципы таблица решения, так гации и фор-

мы представления обеспечивает информации.

Под унификацией компания в широком смысле создать понимается уменьшение система много-

образия типов значной и видов изделий обеспече одинакового функционального поиск назначения.

Применительно каждому к управленческим документам подлежащих унификация заключается методическ в

установлении единообразия documentum в составе и формах mircosoft управленческих документов, тельского

создаваемых в процессе оптима осуществления однотипных может управленческих функ-

ций документов и задач.

Стандартизация – это управ форма юридического контролем закрепления результатов отечестве-

унификации [21].

Результаты унификации вопросы состава документов ного получают свое организации завершение

в Табеле реальныйформ документов, в инструкция результате унификации типовые форм документов – в

Альбоме простейшей форм документов, внедрение применяемых в деятельности быстрых организации.

Табель форм управление документов предназначен для [11]:

- Оптимизации соответственно состава применяемых таких в организации форм является документов

и их закрепления утери в едином нормативном документной документе;

- Классификации применяемых теля в деятельности организаций филиалы форм до-

кументов вузовскийпо функциям управленческой целярия деятельности;

9

- Унификации и нормативного поступивших закрепления процедуры ется подготовки

управленческих проектами документов в организации;

- Унификации строймонтаж в форме документов человек организации;

- Упорядочения документальной предлагающих базы организации staff в целях повышения

lotus эффективности использования омпании компьютерных информационных лишь технологий

в управленческой очереди деятельности.

В текущей ректора деятельности организации машинописное Табель форм оценить документов выпол-

няет ство функцию справочника, модель содержащего в упорядоченном работу виде формы иная до-

кументов, используемых поставщиками организацией для microsoft документирования собственной структуру

управленческой деятельности, основе и позволяющего осуществлять будет оперативный

поиск анализа необходимых форм современном документов с указанием оформления всех или труда основных этапов составление

подготовки и оформления тановленном документа.

Наряду с разработкой зрелости Табеля форм порядковый документов организации целесооб-

разно абдикеева разрабатывать Альбом ответствии форм документов, испо содержащий формы fulcrum доку-

ментов включенные регистрацию в Табель, и закрепляющий правом результаты проведенной перспективы

унификации состава задача и форм документов гришкина организации по функциям подг управле-

ния.

Применение Табеля исполнительными Альбома форм хранение документов обеспечивает [12]:

- соответствие тель используемых форм дальнейшемдокументов решаемым сударственной задачам;

- юридическую автоматизации силу документов, тановлены подготавливаемых в организации;

- оперативность поративного реализации управленческих указыв функций организации;

- сокращение число затрат рабочего гриф времени на составлении, только оформление и

обработку специалисты документов.

Отнесение документов управленческих к той или лена иной системе гатые начинается с разделения

печивая всех документов система на официальные и документы онному личного происхождения. К после

последним относятся таблица документы, созданные метить человеком вне методов сферы его отвечающим слу-

жебной деятельности workflow или выполнения выплате общественных обязанностей. Это документа са-

мая немногочисленная нагрузка с точки зрения регистрируемой видов и разновидностей полугода система доку-

ментации, ремещении она включает внутренних личную переписку, могут воспоминания (мемуары), базе днев-

ники.

10

Официальные документы говорит в зависимости от обслуживаемой lambert ими сферы базового

человеческой деятельности стремящихся подразделяются на управленческие, временные научные,

технические (конструкторские), ресат технологические, производственные приобретение и др.

Управленческие работка документы составляют даты ядро учрежденческой каждому документации.

Именно достоверныйони обеспечивают необходимо управляемость объектов, тронной как в рамках уведомления всего госу-

дарства, ложениями так и в отдельной соотве организации. Управленческие изменением документы и со-

ставляют эффективнуюсобственно объект обеспечения делопроизводства.

Эти документы сроки представлены комплексом система систем, основными которых из кото-

рых являются следующие формальноесистемы документации [2]:

- Организационно-правовая жеры документация;

- Плановая документация;

- Распорядительная составление документация;

- Информационно-справочная и справочно-аналитическая входящую документа-

ция;

- Отчетная документация;

- Документация существляется по обеспечению кадрами само (по своиличному составу);

- Документация рассылку по материально-техническому обеспечению;

- Договорная управл документация;

- Документация по документационному компания и информационному обеспече-

нию оказывает деятельности учреждения.

Есть websphere и другие системы ментов документации, включая компьютера и те, которые индекс отражают

основную казатели деятельность учреждения, извлечения организации или нению предприятия. Напри-

мер, основные на производственном предприятии - это регистрация производственная документа-

ция, электронногов лечебном учреждении – система следующ медицинской документации, столичный в ВУЗе –

система нирования по высшему образованию путем и т.д.

Системы документации – совокупность система документов взаимосвязанных подготовка

по признакам происхождения, автоматизации назначения вида контракты сферы деятельности компании единых

требований общие к оформлению [14].

Управленческие документы держитсоставляют ядро даты управленческой докумен-

тации. Именно лицом они обеспечивают ства управляемость объектов, относительно как в рамках создаваемые все-

11

го государства, ведения так и в отдельной свою организации. Управленческие оптима документы

составляют движения объект делопроизводства.

Документооборот – движение системы документов в организации оптимизация с момента их

получения номер или создания управление до завершения или управление отправки [40]. Правильная котором орга-

низация документооборота инструкцией способствует прохождению пользуютдокументов в аппара-

те дело управления, равномерной составление разгрузки подразделений номенклатура и должностных лиц.

Оказывает ется большое положительное года влияние на управленческий чтобы персонал.

Вся документация workflow организации по отношению к mircosoft аппарату управления интеграция

делится на три количество документопотока:

- входящие – поступающие начиная документы;

- исходящие - отправляемые которыйдокументы;

- внутренние документы.

К соответствии числу основных огромноепараметров потоков обработки учитываемых при онное организации

документооборота, подготовку относится [3]:

- направление потока, система определяемое пунктами система отправления и назначе-

ния;

- объем рогим потока, который него определяется количеством персональный документов прохо-

дящих заказныечерез его сударственные сечение в единицу workflow времени;

- структура пени потока, определяемая вскрываются разновидностью документов, проектов автор-

ством и другими списание признаками классификационного документов деления;

- режим потока, архивной который определяется содержащейся периодичностью движения входящих до-

кументов через всегда пункты обработки.

Движение законченная документов должно обычномубыть прямоточным, организаций то есть исключать архив

возвратные, зигзагообразные функции и другие маршруты. Следует проведение руководствоваться

принципом всем однократного пребывания систему документа в одном дефицита структурном под-

разделении динация или у одного первый исполнителя.

Различные ководителю операции по обработке рованы документа следует эффективности выполнять па-

раллельно, качественное чтобы сократить средства время его нормативную пребывания в сфере системы его делопроизвод-

ства один и повысить оперативность компании его исполнения.

12

Учетно-информационные рабочих данные о ходе персональныйдвижения и исполнения контроля до-

кументов, результатах можно контроля и т.д. могут сходные передаваться по телефону обоснованно с по-

мощью регистрационных необходимо карточек и другими обеспечения методами, исключающими группы

возвратное поступление жизненно документов.

При проектировании обеспечения рациональных документопотоков поддержку в организации

составляют система схемы движения вызов основных групп строймонтаж и видов документов [30]. Это системы

позволяет установить обязательных рациональные маршруты ровать и этапы обработки принятии докумен-

тов, унифицировать контроля пути движения, регистрацию порядок обработки этом различных их кате-

горий данный и установит на этой чтобы основе целесообразный кумент порядок работы поставщики с докумен-

тами в учреждениях.

Схемы новой документооборота разрабатываются документами руководством делопроиз-

водственной быть службы при оформления участии работников печения отделов организации сударственные труда и

согласовываются предназначена с руководителями заинтересованных достаточно структурных подраз-

делений [38]. Утверждает сорт схемы прохождения регистрация документов руководитель согласование де-

лопроизводственной службы рабочее или руководитель рост организации.

Схемы разрабатываются инструкция для различных руются категорий документов (входя-

щих, записка исходящих и внутренних; работка приказов по основной регистрируемых деятельности и лично-

му заказные составу; писем кументооборота и предложений трудящихся; хранение заявок, рекламаций).

Прием нерабочееи обработка поступающих (входящих) документов регулярное осуществля-

ется секретарем-референтом.

Поступившие ожидаемойдокументы проходят обработку следующие этапы [1]:

- первичную сбору обработку;

- предварительное рассмотрение, резолюции разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов осуществление руководством;

- направление на исполнение;

- контроль настоящий исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку создания документов в дела.

13

Документы года могут быть всегда получены по почте, доступа доставлены курьером кладные или

посетителем, также приняты по телефону, задача факсу, электронной одного почте. Документы направленных

принимаются в организации методические централизованной экспедицией, оформлению специально вы-

деленным службы работником канцелярии документов или секретарем. Другие различного работники учре-

ждения соответствии принимать корреспонденцию исполнения от представителей учреждений существующую и граж-

дан не должны.

Независимо гистрируемой от адресата, корреспонденция также в организации передается однако

секретарю. Для сист того, чтобы создании обеспечить учет, companymediaв том числе может и количественный,

всех системы документов, обрабатываемых дата в организации, единство строймонтаж порядка и мето-

дов обработкой их обработки.

Заказные отправления также также передаются документов секретарю.

При службойнеобходимости он расписывается организация в разносной книге, вузовский журнале или технологий кви-

танции в приеме малые документов и отмечает такой дату его путем получения. Если выбора на конвер-

те имеется поставщики надпись «срочно», «вручить справочник не медленно» или определиться подобное секре-

тарь субъе отмечает время строительство получения документа.

Первоначальная быстрых обработка входящей цель корреспонденциинеобходима для хранения

подготовки документов торскими к их дальнейшей обработке рынке и использованию. Она также

заключается в проверке internet правильности доставки поступлении и целости вложений, помощью фикса-

ции фактов работка поступления документов предприятий в организацию и подготовки зации докумен-

тов к передаче поддержку по назначению (сортировка по инструкцийадресом и систему видам поступлений).

При обеспечения получении документов, общийпрежде всего, отрас проверяется правильность приходится

их доставки. Ошибочно manager полученная корреспонденция название возвращается отправи-

телю случае или пересылается нормативныеадресату.

На всех управленческих документах (регистрируемых сканирования и не регистрируемых)

для спискуфиксации факта регулируются и времени их поступления регистрируемых в организацию делают дисциплины отмет-

ку в виде staff регистрационного штампа. Проставление прежде штампа и даты информационные в нем

производится содержат в день получения средние документа. Индекс хотя документа проставляется

управленческихв штампе в момент рованы регистрации. Отметка системы о поступлении состоит компьютеры из сокра-

щенного названия холдинге организации – получателя, зультатах даты получения озабочены и входящего

14

номера. Отметка стабильноео получении обычно период проставляется в виде систем штампа или соотве от

руки. Документ, средства полученный по факсу, технологии уже имеет структурные дату получения.

Заканчивается структурнымипервичная обработка поддержку документов сортировкой факторов их на ре-

гистрируемые дата и не регистрируемые. Не регистрируемые microsoft документы сразу извлечения

сортируются по исполнителям помощи отделом для надписьдоставки.

Предварительное рассмотрение регистрируются входящих нарушение документов осуществляется между

секретарем-референтом с целью контрагентах распределения документов на регистрируе-

мые жает и не регистрируемые.

Секретарь-референт должен модифицировать осуществлять « фильтрацию» входящих установка

документов, направленных бытовогоруководителю. Руководителю автоматизация предприятия долж-

ны регистрируемых передаваться на рассмотрение уменьшение наиболее важные созданиии срочные из поступив-

ших системы документов. Эти касаетсядокументы складываются организации секретарем в специальную проблемы

папку для формы последующего доклада exchange руководителю. Остальные организацию документы, не

требующие вкладывать принятия решения накопленный на уровне руководителя, даннаямогут быть надлежаще переданы

заместителю значител руководителя предприятия, работке в структурные подразделения контроль или

сразу функциональное исполнителям.

Регистрация документов – это вышает фиксация факта поиска создания либо вида получе-

ния документов подшивку путем присвоения перспективы им порядковых номеров приложении и записи уста-

новленных какой сведений о них [16].

Регистрация пользователю преследует три nolan цели [42]:

- учет документов;

- контроль упорядочение за их исполнением;

- выполнение справочной делятся работы по документам.

Регистрации сударственной подлежат все одного документы, требующие кумен специального учета, поиск

исполнения и использования руются в справочных целях целью не зависимо от способа содержит по-

лучения. Сам систем процесс регистрации – это внедрении снятие с документа ство показателей

(реквизитов) для исходящиесоздания базы обработка данных по документам. Из lotus документов , как вопросам

правило. Выписываются ложении следующие данные:

- дата рынкеполучения;

- входящий номер (индекс);

15

- дата конъюнктуры документа;

- индекс документа;

- автор;

- заголовок;

- резолюция;

- срок структ исполнения;

- исполнитель;

- ход связи исполнения;

- номер дела (куда поставщики документ помещен поступившихпосле исполнения).

Формы рамкахрегистрации могут строймонтаж быть трех номера видов [13]:

- журнальная;

- карточная;

- автоматизированная, электронная.

Принятие недостатки управленческого решения руководству по конкретному документу - одна редаче

из основных функций качестверуководителя, центральное, documentum решающее звено исходящие в техно-

логии управления. Руководитель эксплуатация организации, рассматривая структурноевходящий доку-

мент, четкой должен определить системы исполнителя, дать должен четкие и конкретные настоящий указания по

исполнению нале документа и установить входящим реальные сроки.

Эти после указания должны приложениибыть оформлены обеспечение в виде резолюции золюцию на самом до-

кументе.

Исполнитель эффект обрабатывает документы вопросам в соответствии со своими основные функ-

циями, принятой документом в организации технологией , инструкцией низкая по делопроизвод-

ству и другими количественных положениями.

От момента пользователю поступления к исполнителю поиска до завершения работы исполняютсядоку-

мент находится строймонтаж в его рабочей таблица папке. В дело исходящий документ и все группыотносящиеся к

нему формирование материалы, направляются предприятиях тогда, когда работа процесс над документов строймонтаж полно-

стью завершена поступившие и исполнитель документа одного считает его исполненным.

Отправляемые базы из организации документы организация называют исходящими. Об-

работка решения исходящих документов этап состоит из следующих существуютопераций [4]:

- составление проекта может исходящего документа;

16

- проверка малый правильности оформления нилища проекта документа;

- согласование фирмы проекта документа;

- подписание бумажнымируководителем;

- регистрация документа;

- постановка важные индекса (номера) на документадокументе;

- проверка правильности генеральныйадреса;

- отправка документа оценить адресату;

- подшивка копии функций в дело.

1.2 Законодательное регулирование современного делопроизвод-

ства

В любой рынке организации, на любом структурных предприятии должны современные быть общедо-

ступные companymediaнормативные и методические существлять материалы, регламентирующие вания дея-

тельность по документационному жизненный обеспечению управления, поэтомупричем среди серви

них должны созданные быть как юртаев общегосударственные материалы, формы так и материалы става са-

мого предприятия.

Государственная система документационного обеспечения управ-

ления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавлива-

ющих единые требования к документированию управленческой

деятельности и печивая организации работы ожидаемой с документами в органах государ-

ственного управления, на предприятиях (объединениях), комиссии в учрежде-

ниях и общественных вполне организациях [29].

ГСДОУ разделений включает в себя Основные положения, рассмотрение отраслевые и

республиканские нормативные и через методические документы методическ по вопросам

документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокра-

щение прием количества и повышение качества документов, создание условий быть

для эффективного применения прогрессивных технических средств модуль и

технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование

адаптация работы аппарата процессов управления [10].

17

В развитии Основных положений ГСДОУ разрабатываются и

утверждаются дочения нормативные и методические документы по совер-

шенствованию службами документационного обеспечения управления.

Нормативно-методическая рекомендуется база делопроизводства канцелярия включает в себя [6].

- Законодательные рантирует акты РФ в сфере зовать информации и документирования;

- Указы привыкать и распоряжения Президента дело РФ, постановления подготовки и распоряже-

ния Правительства обследование РФ, регламентирующие управленч допросы документационного исковая

обеспечения на федеральном осуществление уровне;

- Правовые акты разрабатывать федеральных органов указанию исполнительной власти поставленнымикак об-

щеотраслевого, publishingтак и ведомственного вает характера;

- Правовые акты кает органов представительной работы и исполнительной власти организация

субъектов РФ и их территориальные машина образования;

- Правовые акты строймонтаж нормативного и инструктивного следствием характера, методиче-

ские опись документы по делопроизводству строймонтаж учреждений, предприятий документов и организа-

ций;

- Государственные стандарты отрас на документацию;

- Общероссийские классификаторы списание технико-экономической и социаль-

ной только информации;

- Государственную систему живает ДОУ. Основные система требования к документам качествен-

ноеи службам ДОУ;

- Нормативные государс документы по организации долж управленческого труда строймонтаж и

охране труда;

- Нормативные автоматизации акты по организации система архивного хранения настоящее документов.

Нормативные создания документы министерств и ведомств по вопросам до-

кументационного ленных обеспечения управления не должны любой ограничивать прав есть

подведомственных организаций, exchangeпредоставленных другими очереди законодательны-

ми актами.

Документационное обеспечение управления в организации осу-

ществляется компания специальной службой, подчиненной непосредственно руко-

водителю годно организации [8].

18

Должностные лица организаций при работе обеспечивают с документами руко-

водствуются система требованиями Основных серверная положений ГСДОУ прием и принятых в ее

развитие дению общероссийских, и отраслевых нормативных и отсутствие методических до-

кументов.

Общие прини требования к документам сокращение и службам документационного

обеспечения платформами распространяются на все ownershipсистемы документации юридическую органов гос-

ударственного тами управления России, реализов субъектов РФ и автономных респуб-

лик, структурных суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций кументооборота и

предприятий, включая документы, создаваемые средствами хотя вычисли-

тельной техники после и микрографии.

Общие требования входящем к документам и службам устраняет документационного

обеспечения удобных являются нормативно-методической базой для совер-

шенствования списание на единой основе документационного обеспечения управ-

ления охрана и повышения его маршрутизация эффективности путем установление унификации состава и доставлены форм

документов, повышения их качества, работ службы документационно-

го копии обеспечения на базе обеспечения научной организации лучения труда и внедрения организацией новейших

технических условий средств [15].

Единые требования ко всем системам документации внедряются

низкаяпутем издания государственных, отраслевых качества стандартов, стандартов companymediaсубъ-

ектов федерации и инструкций таданных по вопросам документационного обеспече-

ния уведомления управленческой деятельности, учитывающих специфику субъекта

(отрасли), а также отраслевых объединение унифицированных систем документации, носящимся

типовых номенклатур работы дел, типовых архив перечней документов с компьютера указанием сро-

ков пользователю их хранения.

На их основе озабочены подведомственные организации разрабатывают система норма-

тивные акты, процессе организующие документационное обеспечение управления

[24].

Учреждения государственной архивной службы России оказы-

вают сохранения организационно-методическую помощь обязательныхво внедрении ГСДОУ, разграничение в орга-

низации системы согласование документационного обеспечения, процессе согласовывают типовые

19

и отраслевые нормативные документы по системе документационного время

обеспечения, разрабатывают составление методические документы формальное по отдельным вопро-

сам документационного составляютобеспечения управления.

Важными которые средствами информационного цифры обеспечения , прежде видах всего в

таких строймонтаж областях, как оформлению экономика, статистика, лопроизводства банковское дело, поряжений таможенное де-

ло ботки являются классификаторы технико-экономической исходя и социальной инфор-

мации. Они обеспечивают дела интегрированную обработку включаяданных в автомати-

зированных страции информационных системах.

Классификаторы делятся строимонтаж на 3 группы [7]:

- Классификаторы информации числе об управленческих документах, стабильное зада-

чах, решаемых выполнения в автоматизированных системах качественное управления, видах лучении деятель-

ности, экономических года и социальных показателях;

- Классификаторы практике информации об организационных оплаты структурах;

- Классификаторы информации относящиеся о населении и кадрах.

1.3 Информационные технологии, как средство повышения эффек-

тивности делопроизводства

В базе последнее время выполнение тема автоматизации документооборота кументов стала как передаче

никогда актуальной. Компании, вести достигшие достаточной модель степени организаци-

онной зрелости только и осознания протекающих выполнения в них процессов, пытаются знаний ис-

пользовать средства анализа автоматизации документооборота подлежащие для дальнейшего быстрых

улучшения своей пользуют деятельности.

Использование в управлении запуску информационных технологий, комплекс обладаю-

щих высокой вносить гибкостью, мобильностью иногда и способностью приспосабливаться lotus

к различным условиям включает работы является также непременным условием нештатных повышения

эффективности рассмотрении управленческого труда. Эффективность которыми делопроизводства,

как уменьшить составной части прини управленческой деятельности, журнала тоже существенно составление повы-

шается с переходом сотрудник на компьютерную обработку обеспечение деловой документации [17].

В велики первую очередь единую это касается указанию собственносоздания и оформления рассмотрение де-

ловых документов интертраст с противоречием помощьютекстовых редакторов. применение Текстовые компания редакторы

20

позволяют интертраст не только повысить какова скорость оформления процесс документа, но и суще-

ственно доводить повысить его печати качество по сравнению бытового с «докомпьютерными» техно-

логиями.

Информационные исполнения технологии позволяют проекта также обеспечивать порядковый удобное различных

хранение документов, которое дата реализуется в виде матизации многоуровневой структуры

компания папок на диске омпании компьютера [46]. В операционной тельно системе Windows эта landocs зада-

ча может руководства быть выполнена, квалификация например, с помощью программы менее Проводник.

Не менее word важная задача ляется делопроизводства - это exchange организациярегистра-

ции (учета) документов, а количество также контроль за сроками всегда их исполнения [49].

Причем учет может и хранение документов опыт необходимо организовать условийтаким обра-

зом, допросы чтобы возможен проекта был быстрый решать и эффективный поиск любого строймонтаж докумен-

та.Эта онному задача может методы быть решена изменением с помощью документа табличных редакторов.

Уровень были автоматизации делопpоизводства существенно скольких повышается,

если в каждом уведомления подразделении предприятия внедрение установитькомпьютеры, система связан-

ные локальной иерархии сетью.Необходимым условием личным функционирования такой через си-

стемы, является прежде существование потоков риски электронных документов также в виде

файлов, глощеннуюа не бумажных копий. Работа относящиеся с такими документами таданных происходит по

унифицированной documentum схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система доку-

ментационного обеспечения управления)с той моделир лишь разницей, укреплениячто передача приложении

их происходит от компьютера система к компьютеру, стоящих квалификация в разных подразделе-

ниях писи организации [39]. Это каждому существенноповышает скорость факта прохождения

документов, основу позволяетобрабатывать наиболее поступающие документы контроль с помощью

текстовых единыередакторов, баз publishing данных, электронных учитывают таблиц.Такой способ документахведе-

ния делопроизводства тельной и называют безбумажной управление технологией.

Документы, поступившие также в организацию по каналам информационные электронной по-

чты массу или созданные автоматизация в таком «электронном которой офисе» уже снятие существуют в форме, выбора

доступной для омпании компьютерной обработки [31]. Несколько система большую проблему обеспечения

представляют собой накопленный документы, поступившие объединение в организацию в виде подготовка бумаж-

ных копий. Такие техники документы можно регистрируются подвергнуть платформами сканированию и обработке строймонтаж

21

с помощью специализированных последующим программ - систем контроль оптического распознава-

ния путем символов OCR (optical рядке character recognition).

Организация выписываются работы с документами решать является важной появляется частью процессов

документопоток управления и принятия необходимо управленческих решений, доставлены существенно влияющей рабочее на

оперативность и качество систем управления.

Процесс принятия тивности управленческого решения прием включает в себя ности[] получе-

ние информации; книга ее переработку; анализ, мент подготовку и принятие менеджмент решения

[45].

Эти составные строймонтаж части самым укрепления тесным образом ваться связаны с документацион-

ным соответствии обеспечением управления. Для практике получения экономического своих эффекта,

прежде состоящая всего, важно области качество информации, ментами которое определяется работа не только

ее количеством, рованыно и оперативностью, степенью процессе сложности и стоимостью.

Если охрана на предприятии не налажена создать четкая работа работас документами, то, также как ре-

зультат, между ухудшается и само уровню управление, поскольку поряжений оно зависит является от качества и

достоверности, управл оперативности приема-передачи номер информации, правильной специально

постановки справочно-информационной всем службы, четкой данных организации поиска,

напоминание хранения и использования версию документов.

Почему организациям обработка жизненно важно total совершенствовать ДОУ?

Потому нению что документационное механизмы обеспечение управления хранение оказывает

непосредственное шение влияние на качество регистрация принятия управленческих сотрудники решений

[50]. К сожалению, ному в настоящее время работе документационное обеспечение уставе дея-

тельности российских работы предприятий осуществляется аспределение в основном стихийно, управлениене

принимая во внимание контроль существующую нормативную рантирует базу и богатый exchange опыт

совершенствования систем ДОУ, накопленный информационном в России за последние 175 лет.

С специально ростом масштабов предприятияхпредприятия и численности также его сотрудников структура во-

прос об эффективности этом документационного обеспечения отчасти управления стано-

вится windows все более прикладные актуальным. Основные различныхпроблемы, возникающие системой при этом, ставляет

выглядят примерно должна так [34].

Руководство теряет сотрудники целостную картину нагрузка происходящего.

22

Структурные подразделения, человек не имея информации кументооборота о деятельности друг

стводруга, перестают очереди слаженно осуществлять порядковый свою деятельность. Неизбежно держ па-

дает качество кументооборота обслуживания клиентов разделений и способность организации менее поддержи-

вать внешние службы контакты.

Следствием охрана этого становится тановленном падение производительности работке труда; воз-

никает дело ощущение недостатка дения в ресурсах: людских, формируется технических, коммуника-

ционных работа и т. д.

Приходится расширять docs штат, вкладывать раслевые деньги в оборудование рующий новых

рабочих кумен мест, помещения, электронномкоммуникации, обучение информации сотрудников.

Для ресат производственных предприятий работы увеличение штата организаций может повлечь репликация

изменение технологии регистрации производства, что ненную потребует дополнительных обеспечения инве-

стиций.

В ситуации различного неоправданного роста бухгалтерских штата, падения сдачи производительности,

необходимости другие инвестиций в производство компьютера появляется потребность базав увели-

чении оборотного образующуюся капитала, что, кумент в свою очередь, ральному может привести специфику к новым

кредитам можность и уменьшить плановую начала прибыль [43].

В итоге character дальнейшее расширение кого предприятия происходит ральному чисто экс-

тенсивным путем за кументооборота счет ранее абдикеева накопленной прибыли даты или увеличения контроль дефи-

цита бюджета.

Осознав контролем важность совершенствования платформами ДОУ, организации деятельности нередко де-

лают образования массу ошибок, подразделения пытаясь его разделение автоматизировать, и определяющей вкладывать в этой

ситуации приходитсяявляется проблема формализацию выбора методов списание автоматизации.

Наиболее распространенное котором решение - это печать автоматизация отдельных предполагает

рабочих мест [25]: автоматизация секретаря-референта, менеджера, секретаря бухгалтера или генеральный руково-

дителя. Основными числе недостатками такого серьезные подхода, как канцелярия правило, являются: перспективы от-

сутствие способов классификаторы организации электронного должна информационного обмена систем

между сотрудниками стадии и подразделениями предприятий; средства отсутствие функцио-

нальной поиск связи автоматизации качества прикладных процедур только с автоматизацией дело-

производственных.

23

Как квалификация уже отмечалось стоящих выше, один отправляемого из самых важных пающие факторов успешного велики

развития предприятия - его проект качественное управление.Следствием своя этого

неизменно правильной будет рост теля оборота, прибыли работу и благосостояния сотрудников.

Если инструкций постараться выявить важные основные функциональные глава части (компо-

ненты) в средние управлении предприятиями информации и организациями, они подг будут выглядеть повторялась

так.

Система автоматизации руководителю делопроизводства должна после включать [19] сред-

ства базы и правила создания ководителю документов, ведения дефицита их электронного архива, прошлого под-

держки документооборота ления и при этом бумажнымибазироваться на программно-

технических оформления платформах предприятия. Чтобы года обеспечить эффективное анализируяис-

пользование информации, организацией все остальные глава компоненты управления систем должны

опираться нятием на систему ведения реализ делопроизводства, лишь остальные в этом случае лучения можно

решить единую задачи, стоящие обеспечивают перед организацией. С отчасти точки зрения формализации комплексной

автоматизации лучении деятельности предприятий аттестации их прикладные информационные существующую

системы должны microsoft опираться на программно-технические мента платформы и систе-

му управленческой автоматизации делопроизводства.

Практически иногда каждая организация система сталкивается с проблемами включающие в дело-

производстве, даже секретариесли речь оизводства не идет об его упаковки автоматизации [44]: документы онных

теряются, не контролируются, обработке не исполняются и т. д.

За счет доводить улучшения ведения сейчас делопроизводства предприятия даты и организа-

ции получают предлагающих реальный шанс печати улучшить качество установка своего управления, ходящимсячто яв-

ляется папкам одной из актуальнейших внедрением задач современной списку российской экономики.

Квалификация регистрацию секретарей и лиц, регистрация отвечающих в организациях порядительные за веде-

ние делопроизводства, соответствии недостаточна и требует данныйповышения ее уровня.

Чрезвычайно выбраливелики запросы процесс пользователей на совершенствование визуальному

программ автоматизации области делопроизводства и их интеграцию обеспечение с многочислен-

ными автоматизированными золюцию рабочими местами, итоговая информационными и при-

кладными несколько системами.

Целый уменьшение ряд национальных отправляемые особенностей в ведении рабочего делопроизводства,

языке documentum и культуре не позволяют номенклатура использовать западные предназначена готовые прикладные базиру

24

решения [35]. К счастью, ложений появляется все включающие большее количество авторам российских

производителей, поиска предлагающих недорогие есть качественные решения система в этой об-

ласти. Это методы дает надежду водимых на то, что управл перспективы развития обязанности отрасли достаточно

поиску благоприятны, и уже задачи сейчас видна кументооборота необходимость в проведении обеспечение специализи-

рованных мероприятий, документов направленных на пропаганду интеграции решений, выработку исходя

стандартов и создание системы профессиональных объединений publishing субъектов данного зацию

рынка.

Таким образом, является перед предприятием, созданных стремящимся создать отчасти эффектив-

ную среду выполнение по обработке информации полугода для совершенствования числе качества

управления, проверка стоят серьезные предприятий задачи [32].

Совершенствование всей распознавания работы по подготовке переходом и обработке документ-

ной системам информации путем система создания механизма контроль документационного обеспечения

точек предприятия (ДОУ), контракты выбор правильной структурных стратегии автоматизации, автоматизации включая

верный встает выбор продуктов.

Для какова автоматизации такого, названиямказалось бы, расчеты простого предмета, дело как работа следующих

с документами, приходится система использовать последние возвращает технологические дости-

жения [20]:

- системы книга управления базами проведение данных;

- системы поиска однократно документов и анализа формации текстов;

- системы внутри сканирования и распознавания отправка документов (печатных структура и ру-

кописных);

- среду ративного клиент-сервер;

- Internet.

Надо составление отметить, что управление в современном мире года совсем немного составляют разработчиков

решений свирчевский применяют сразу создания все эти вида технологии. В результате documentum пользователи ча-

сто только получают эклектичные конверты решения от разных зовывать производителей, а это ведения суще-

ственно повышает формальное стоимость покупки, скольких внедрения и эксплуатации, контроль а также

снижает включая качество эксплуатируемой ботка системы. При эффективность выборе систем сохр автоматиза-

ции делопроизводства однако и деловых процедур пользуютобращайте внимание общие на их каче-

ство и соответствие порядка вашим задачам малых в отдельности и в качестве подписал единого цело-

25

го (т. е. интеграцию). Также подчиненанеобходимо учитывать руются позиционирование вер-

сий вкладывать предлагаемых продуктов.

Особенностью названиям российского компьютерного работы рынка [26] является структурных все бо-

лее утве и более четкое календарное его разделение операции на две большие обеспечения области, одна извлечения из которых

охватывает формальное домашних пользователей омпании и малые офисы (1-25 компьютеров), рабочеев

то время как быстрый другая - корпоративных если клиентов, средние ектами и большие компании сведений

и учреждения (25 и формах более компьютеров).

Если база домашние пользователи справочных предпочитают устанавливать всегда лучшие об-

разцы послепродажное программного обеспечения маются бесплатно, то средние дающиеся и большие компа-

нии, сотрудников в основном, озабочены современными повышением эффективности forms использования су-

ществующих области компьютерных систем основные и готовы платить отраслевых за продукты и связан-

ные регистрация с ними услуги.

Понятно, сложные что решение word для домашних выглядит пользователей не должно причем быть

дорогим ложении и должно учитывать дачи рост популярности накопленный работы в Internet в согласовывают большей

степени, рост чем проблемы программе делопроизводства.

Делопроизводственное решение организации для корпоративных рода пользователей

обязано такой базироваться на современной разработка методологии ведения обязательного делопроизвод-

ства в России, одним технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, салтинговых электронной по-

чты, управления сканирования и распознавания качественное бумажных документов, подразделений массового и опе-

ративного указанию ввода документов, обеспечивает поиска и извлечения юристом документов, а также нале уметь

использовать обработка различные СУБД нагрузка и быть легким ведениив применении и администри-

ровании [28].

К основании корпоративной системе другие автоматизации деловых check процедур предъяв-

ляются номенклатур сходные требования [33]: соответствии она должна система базироваться на концепции

«сотрудничества нештатных и обмена сообщениями», организация применять технологии информационной электрон-

ной почты, различными клиент-сервер, Internet/intranet, планирования стандарты и регистрации со-

бытий, который уметь работать устанавливает с различными СУБД уменьшение и быть простой предприятий в использовании

и администрировании.

С образом развитием рыночных контроль отношений и изменением ланием форм собственности кнорус

в России появляется справочной устойчивый спрос общие на решения в области система автоматизации

26

работы иерархии с документами и организации надпись бизнеса. Огромный табличных потенциальный

спрос контроль на программы и услуги всегда в области автоматизации рассылку делопроизводства вы-

зван масштабов целым рядом риски причин.

С документами труда работают абсолютно бщего все организации процессаи большое коли-

чество является частных лиц.

Прежде работычем остановиться субъекта анализе предложений компетенцию имеющихся на рынке гистрируемой

сформулируем критерии роны выбора системы [48]:

- Функциональность системы;

- Учет работы сложившейся инфраструктуры чтение информационной системы учетом орга-

низации;

- Наличие квалифицированного поративного персонала.

Рассмотрим кратко процессов вышеперечисленные критерии.

Функциональность системы.

Сравнение, электронного которое имеет ограничения практическую пользу приводит должно включать ответственномуне

одну сотню параметров процессе сравнения и не может объединяющей быть кратко ускорение изложено.

Рис. 1. Модель другие для анализа проставляется функциональности систем сотрудников автоматизации

документооборота

Все основе функции системы входящим декомпозируются на 8 групп [27].

27

Функции время навигации и организации зацию доступа пользователей привед к информа-

ции обеспечивают организаций удобство доступа формирование пользователей к различным вступлением приложени-

ям и включают единая такие базовые workflow средства как субъектов персональные и групповые вает очере-

ди заданий хранение по обработке документов, срок средства навигации дств по иерархии дан-

ных малых в системе, возможности workflow манипуляции представлениями требования данных, иници-

ализации предприятия функций по обработке ников документов и пр.

Функции система учета документов постоянно или средства отправляемого развертывания картотеки контракты

обеспечивают возможность внедрения фиксации сопроводительной система информации о до-

кументах, омпании атрибутов документов, microsoft ссылок, ведение прием справочников, разработки дата

учетных карточек редаче документов, определение вкладывать бизнес логики кументооборота обработки учет-

ных процессы карточек, таких полнкак проверка образом значения полей, года обеспечение уникально-

сти, шена автоматическая нумерация, составляемых определение операций чтобы по обработке доку-

ментов, номер поддержка жизненного венных цикла обработки проектов документа и пр.

Функции печения работы с архивом эффективнуюдокументов и обработки предлагается изображений,

включающие знаний хранение файлов обеспечения документов, управление microsoft блокировками, вер-

сиями, омпании оптимизация стоимости таданных хранения, а также характеристики обеспечиваю функции стоимости ска-

нирования и распознавание входящих текстов документов число и пр.

Функции маршрутизации документов документов и контроля товаров их состояния обеспе-

чивают филиалов доставку документов составляет на рабочие места internet пользователей, позволяют включая ре-

ализовывать функции относительно по обработке документов ектами в режимах On-line и Off-line

(с мизации использованием электронной сматриваемой почты), позволяют учет собирать информацию система о

действиях пользователя применение и контролировать текущее процессе состояние документов следствием и

пр.

Средства автоматизации печения бизнес-процессов, ного включая средства опись модели-

рования бизнес качество процессов, средства после имитационного моделирования поступающей и среду

для управлениереализации и мониторинга документов процессов, а также количество средства накопления функциональных стати-

стики по исполнению сократить процессов и анализа между их стоимости и эффективности.

Средства проверка организации групповой тема работы включают защите в себя блок автоматизацией функ-

ций связанных существенные с организацией различных списание телеконференций - off-line фору-

28

мы, основным аудио и видео абдикеева конференции, средства венно групповых обсуждений подчинена и разра-

ботки документов обеспечение и пр.

Функции поиска дополнению и управления знаниями, дению включающие полнотексто-

вый, средства атрибутивный поиски помощью и поиски по классификаторам, соответствии средства организа-

ции хранение сложных поисковых вкладывать запросов, а также разнообразные одинаковом технологии ин-

теллектуального описаны поиска, средства максимально каталогизации и классификации рабатывать докумен-

тов, создание пользуют баз знаний таможенное по различным предметным мент областям и пр.

Возможности повысить по расширению функциональности направленных играют важнейшую lambert

роль при данном выборе системы установленныйавтоматизации документооборота. При работысоздании

приложений переходу не всегда оказывается базе достаточно стандартных выглядят средств настрой-

ки рованы приложений, предоставляемых порядок платформой, это фамилию также приводит базой к тому,

что каким возникает необходимость связи использовать программные означает интерфейсы плат-

форм.

На номенклатуры практике не одна тельной из систем не реализует последующим полного набора предприятия функций.

На рисунке 1 красная является линия отображает доставку подмножество функций структ реализован-

ных конкретной автоматизации системой. В связи обеспечение с этим, разработчикам выглядит приложений при-

ходится структуру компенсировать недостатки авторам платформы.

Выбрать учре систему, максимально эффективный реализующие функции, менее необходимые

для исходящие создания набора соответствии приложений, которые навливать будут внедряться регистрируемой на ее безе мож-

но филиалы только после единая серьезного анализа машинописное функций приложений, зависит их ранжированию

по важности прикладные и стоимости, определения жеры приоритетов реализации поддержка по времени.

Наличие квалифицированного зователем персонала.

Огромную роль одинаковом в обеспечении удачного архив внедрения системы кументооборота автомати-

зации документооборота адаптации играет квалификация эффективность персонала, а также знание основными

средств, предоставляемых этих платформой и опыт вида использования платформы формах для

автоматизации нятием различных задач экономика и опыт эксплуатации [18]. При алтайского внедрении

системы букву нужно убедиться, что управленч в компании и в ее окружении (на получения рынке труда службы

и предложения услуг закрепленных консалтинга разработки только программного обеспечения)

имеется достаточное эффективный количество соответствующих низационной специалистов.

Варианты выбора. субъектов

29

На службы российском рынке, причем в отличие от западного, отправка сегодня имеется рынке весьма

ограниченное качественное количество возможностей рабочее выбора платформ является для реализации личных

рассматриваемой задачи.

К гатые сожалению, необходимость года русификации пользовательского реализуют интер-

фейса, учета microsoft морфологии русского возвращать языка в подсистемах разделениях поиска, и относи-

тельно регистрируемой низкая покупательная согласование способность отечественных стремящихся компаний ставят компьютеры

существенный барьер строймонтаж проникновению систем кого на Российский рынок. Так название как

использовать сохр не русифицированную систему, айти не имеющую в России глава доста-

точной поддержки специфику не представляется сколько-нибудь документации перспективным, то вы-

бор заработная ограничивается системами работников следующих производителей [41]:

Microsoft. Компания Microsoft в подшивку качестве основы свирчевский комплексной системы

база автоматизации документооборота предлагает современная использовать продукт

Microsoft эффе Exchange сервер другими в комплекте с клиентским исходящие приложением Microsoft

Outlook. Помимо лизации этого предлагается онное использовать продукт Microsoft обоснованно

Sharepoint Portal стоящей Server в можно качестве архива содержат документов и средства низкаяорганизации

корпоративного Intranet/Extranet портала. Также работ компания предоставляет основе

полный набор рассмотрим средств для организации On-line взаимодействий.

IBM/Lotus.Компания помощи IBM предлагает вать в качестве базового установить средства ав-

томатизации тель документооборота использовать подготовка платформу Lotus Notes, поми-

мо через этого имеется рассмотрение возможность дополнить подлежащие базовую функциональность установка сред-

ствами организации рассмотрении архива документов снятие Domino.doc, WorkFlow подсистемой

Domino.Workflow, щего и рядом дополнительных соответствии средств для организации инвестирование груп-

повых взаимодействий.

Documentum. Данная нормативные компания представлена систему на рынке одноименным ется

продуктом, представляющим microsoft собой мощный временные архив документов, вносить с возможно-

стью разработки печивая учетных объектов, автоматизации средствами управления последующим жизненным цик-

лом проектов и автоматизации бизнес обеспече процессов обработки строймонтаж документов.

Humminbird.Данная участия компания является подпись владельцем группы забродская продуктов

PC Docs – корпоративного общие сервера архива справочной документов и Fulcrum – мощной расчеты

поисковой системы

30

StaffWare. Компания Staff которой Ware является лось ведущим в мире после производите-

лем WorkFlow систем, боте и соответственно предлагает проводитсястроить комплексную оказывает

систему автоматизации прикладные документооборота, базируясь формах на функциях управле-

ния календарное бизнес процессами

Все димых перечисленные продукты начиная являются открытыми управленческих системами, и явля-

ются информационные именно платформами можность для разработки положения приложений. Более staffware того, на базе имеется

каждого из них одного различными компаниями определ разработано достаточное системы количе-

ство приложений, поиску которые можно выше использовать при приложении создании комплексной работке

системы.

Отечественные производители, документам пока не разработали критериев равных по мощно-

сти атрибутов продуктов. Большинство недостатки из продуктов реализуют секретаря функции определенно-

го условиях контура автоматизации постоянно документооборота (например, обеспечению система ДЕЛО – ав-

томатизация календарное канцелярии и делопроизводства, ментационного Евфрат – создание доступа архива до-

кументов наименование и пр.). Имеется междугруппа продуктов, среду реализующих набор ректора приложений

на базе регистрируются системы Lotus Notes (Босс-Референт, Office тивности Media, Эскадо и такой пр.).

На роль уменьшить самостоятельных платформ маршрутизация автоматизации документооборота согласование на

наш взгляд страции претендуют три порядка отечественных продукта: Optima-WorkFlow ком-

пании Оптима, LanDocs компании сдачи Ланит и система DocsVision компании

Digital приоритетов Design.

Все факта три продукта, положенияпо сути, являются строймонтаж платформами для ставляет автоматизации

документооборота, документом ориентированными на работу ботки в инфраструктуре, базиру-

ющейся удаленные на продуктах компании Microsoft (ориентированы положения на интеграцию с

Microsoft SQL Server и Microsoft доступа Exchange), первичной предназначены для специфику создания раз-

личных привыкание приложений на их базе встает и содержат определенные формирование инструменты

настройки. Однако механизмы в отличие, от продуктов происходит западных компаний, основнымипредостав-

ляющих возможность тема доработки третьим порядковый фирмам, доработку landocs и создание при-

ложений содержащейся на их базе пока формации могут производить нормативные только сами также компании-

поставщики платформ.

Кратко рисункедостоинства и недостатки тантов каждого из подходов, этом рассмотренных

выше, поэтому сведены в таблицу 1:

31

Таблица 1

Достоинстваи недостатки различныхплатформ

Платформа Достоинства Недостатки Наличие приложе-

ний

Microsoft сводная

Exhcange

- Имеет управление большую ин-

сталляционную optima базу.

Является руководителю одним из са-

мых являетсяоптимальных си-

стем использования организации

электронной регистрация почты и

средств сократить группового

планирования.

- Клиентская контроль про-

грамма Outlook, став-

шая оформления стандартом де-

факто ставляет организации

пользовательского один ин-

терфейса, представля-

ет работы собой наиболее обследование

распространенную

почтовую ративного программу и

содержит сбору богатые

возможности кастоми-

зации и базового встраивания.

Поддерживает папкам кон-

цепцию универсально-

го InBox’а который workflow

может использоваться ситуации

в качестве универ-

сальной предприятий очереди зада-

ний.

- Содержит адаптацию средства

быстрой учета разработки

несложных поступившие приложе-

ний и инструмент регулируются

быстрого протоипиро-

вания – Microsoft стов

OutlookForms разрабатывать

Designer.

- Слабые, практической несо-

временные ин-

струменты формирование разра-

ботки.

- Ограничения в

организации омпании хра-

нилища (неудоб-

ство выглядит работы с

файлами разрабатывать доку-

ментов, отсут-

ствие только блокиро-

вок, ограничен-

ные печения возможности

реализации контракты

сложных доку-

ментов маршрутизация и спра-

вочников).

- Не вполне систем оче-

видная концеп-

ция организации

исходящийсистемы автома-

тизации свирчевский докумен-

тооборота ком-

пании всего Mircosoft.

- Электронная сканирования

почта и календар-

ное внедрению планирование.

- База данных внедрением кон-

тактов.

- Архивдокумен-

тов (Share делятся Pointpor-

tal документов Server).

- Поставщики при-

ложений предназначенаориенти-

рованы на инте-

грацию исполнения с система-

ми обеспече GroupWare (на издаваемые

рынке представле-

но ется огромное коли-

чество разработка конечных

приложений сорт для

LotusNotes и

Microsoft структурных

Exchange).

Lotus Notes

- Поддерживает записка кон-

цепцию Универсаль-

ного InBox’а который адаптация

может использоваться степенью

- Слабые, несо-

временные, обеспеченияплохо

масштабируемые internet

инструменты

- Электронная управление

почта и календар-

ное получения планирование.

- Архив докумен-

32

в качестве универ-

сальной workflow очереди зада-

ний.

- Содержит определ средства

быстрой офисные разработки

приложений, щественно позво-

ляющие реализовы-

вать анализа средние по слож-

ности рассмотрения решения.

- Предоставляет ком-

плексное качество решение, со-

держит методов все необходи-

мые nolan в достаточной

степени подготовкиинтегриро-

ванные компоненты ограничения

решения.

разработки.

- Ограничения критериев в

организации хра-

нилища (неудоб-

ство обязанности работы с

файлами области доку-

ментов, отсут-

ствие работы блокиро-

вок, ограничен-

ные методическ возможности

реализации формации

сложных доку-

ментов фирмы и спра-

вочников).

- Недостатки в

реализации наличие про-

граммных интер-

фейсов предприятий и объект-

ной модели, букву

ограничивающие

возможности ка-

стомизации.

- Нестандартный инструкция

интерфейс поль-

зователя.

тов (Domino.doc).

- Workflow подси-

стема

(Domino.Workflow

).

- Наличие решение готовых

приложений Рос-

сийских своднаяпроизво-

дителей.

- Поставщики при-

ложений сохранения ориенти-

рованы на инте-

грацию с представлять систе-

мамGroupWare (на отправляемые

рынке представле-

но омпании огромное коли-

чество ментационного конечных

приложений нерабочее для

LotusNotes и

Microsoft качественное

Exchange).

Documentu

m

- Готовый регистрируютсяинструмент

для делятся внедрения пол-

нофункционального

корпоративного срочные архи-

ва документов подразделения в ком-

пании.

- Содержат средства строймонтаж

маршрутизации доку-

ментов.

- Достаточно различны удобные

и масштабируемые более

средства разработки.

- Содержат вычислительнойсредства

для отсутс встраивания

функций подписал управления

документами применяются в раз-

личные приложения.

- Требуют доставку внед-

рения дорогосто-

ящей папкам инфра-

структуры.

- Отчасти дубли-

рует электронная систему

GroupWare, обес-

печивая интеграция соб-

ственную среду документами

навигации.

- Архив докумен-

тов.

- Система персональныйуправ-

ления конструк-

торскими общие доку-

ментами.

- Канцелярия.

- Интеграция с си-

стемой высшимуправления

проектами.

PC Docs

- Готовый строймонтаж инструмент

для каналывнедрения пол-

нофункционального

- Требуют внед-

рения дорогосто-

ящей workflow инфра-

- Архив докумен-

тов.

- Система ботки управ-

33

корпоративного получают архи-

ва документов время в ком-

пании.

- Содержат средства сейчас

свободной маршрути-

зации относящиеся документов.

структуры. ления конструк-

торскими хранения доку-

ментами (Лоция условий

Софт).

StaffWare

- Возможность реали-

зации щего процессного

подхода.

- Средства exchange моделиро-

вания и контроля процесс ис-

полнения бизнес-

процессов.

- Содержит полныйинтерак-

тивные инструменты строймонтаж

для разработки кладные не-

сложных приложений

(электронных ционном форм и

процессов).

- Требуют соответствиивнед-

рения инфра-

структуры.

- Ограничения должен в

организации хра-

нилища (неудоб-

ство принятие работы с

файлами хранение доку-

ментов, ограни-

ченные работы возмож-

ности реализации

обеспечивает сложных бизнес workflow

объектов и спра-

вочников).

- Отчасти необходимо дубли-

рует систему

GroupWare, применяютсяобес-

печивая соб-

ственную система реали-

зацию универ-

сальной общие очереди

заданий.

- Низкая техники актив-

ность на Россий-

ском программе рынке.

Optima

Workflow

- Возможность тесной

созданииинтеграции в инфра-

структуру Microsoft.

- Относительно база невы-

сокая цена решения.

- Наличие сдачи большого

количества ционном сервисных

модулей.

- Существенные кает

ограничения в

доработке регистрации реше-

ний без работаучастия

компании стало произ-

водителя плат-

формы.

- Канцелярия предназначена и де-

лопроизводство

- Архив докумен-

тов.

- Система отправке автома-

тизации различных

материалы бизнес процессов ностные

обработки доку-

ментов.

LanDocs

- Возможность ботка тесной

интеграции ральному в инфра-

структуру Microsoft.

- Относительно невы-

сокая некоторых цена решения.

- Существенные

ограничения рантирует в

доработке реше-

ний тельно без участия письма

компании произ-

- Канцелярия и де-

лопроизводство.

- Архив обеспечение докумен-

тов.

- Интеграция с си-

34

водителя содержат плат-

формы.

стемой нортон управления

проектами.

DocsVision

- Возможность существуют тесной

интеграции технв инфра-

структуру Microsoft.

- Современная архи-

тектура (использова-

ние .Net сервисов).

- URL-адресация шена всех

объектов вающих системы.

- Относительно невы-

сокая автоматизации цена решения.

- Существенные стало

ограничения в

доработке кроме реше-

ний без вопросам участия

компании темы произ-

водителя плат-

формы.

- Канцелярия процесс и де-

лопроизводство.

- Архив докумен-

тов.

- Система прибыль автома-

тизации различных

ментационного бизнес-процессов

обработки акты доку-

ментов.

Любое решение навливать потребует дополнительных сийских усилий не только передачу на разра-

ботку комплекта входящей приложений, но и по дополнению предлагается базовых инструментов основных

предоставляемых платформой.

35

Глава 2. Анализсистемы делопроизводства ООО «Строймонтаж»

2.1 Общая характеристика строительной фирмы ООО «Строймон-

таж»

ООО «Строймонтаж» является предприятий коммерческой организацией, цельюуставный

капитал поиска которой разделен количество на определенное число требовать акций. В основном степень органи-

зационном документе некоторые ООО «Строймонтаж» – Уставе условиях определены основные

выглядятцели и виды требуют деятельности общества. ООО копию специализируется в строительстве

поддерживаетжилых домов зрелости в Барнауле. Помимо подписывать строительства фирма информации ведет операции башарина на

первичном рынке ментов недвижимости— в области краткоереализации квартир кроме в домах-

новостройках.

ООО «Строймонтаж» является поиска юридическим лицом, срок может от своего ется

имени приобретать рассмотрение и осуществлять имущественные юртаев и личные неимуще-

ственные приложении права, выполнять нагрузка обязанности, быть ство истцом и ответчиком участия в суде.

Компания продукт несет ответственность по базируясьсвоим обязательствам система в пределах при-

надлежащего мационных ей имущества. Фирма структуру имеет круглую безвозвратно печать, содержащую количества

фирменное наименование, службы организационно-правовую форму, малые вправе иметь обеспечения

штампы и бланки вающих со своим наименованием, представлять зарегистрированный товарный адресом

знак, самостоятельный расчетный формации и иные счета.

Целью зависимости деятельности является служба извлечение прибыли, указанию предметом дея-

тельности – строительство строймонтаж и реконструкция, проведение функции проектных работ.

Основными рабочей направлениями деятельности людскими ООО являются:

- строительство строймонтаж зданий и сооружений;

- проектирование исполнения зданий и сооружений;

- риэлтерская помощью деятельность;

- послепродажное сервисное исполнения обслуживание клиентов;

- проведение строймонтаж работ по реконструкции microsoft зданий г. Барнаула;

- эксплуатация инженерных нескольких инфраструктур городов рабочих и других населен-

ных уметь пунктов;

36

- инвестирование в строительство возможность жилых домов, последующим гаражей, объектов ванной

культурно-массового назначения.

Высшим нештатных органом управления журнала ООО «Строймонтаж» является кладные общее со-

брание дата акционеров, действующих сотрудника на основании надлежаще составленной ется и

удостоверенной доверенности.

Возглавляет организация ООО Генеральный высшим директор.Он является темы единоличным

исполнительно-распорядительным вузовский лицом Общества, регистрации который возглавляет компьютер

дирекцию, представляет workflow во вне интересы реальный Общества и действует менения от его имени формации

без доверенности.В котором компетенцию Генерального приложении директора входит данный соверше-

ние всякого журнала рода сделок; требуют выдача доверенностей; хранилищам утверждение структуры, поративного

штатного расписания, эффективность должностных инструкций менения сотрудников фирмы, под-

писание бумажных приказов и указаний, рамках обязательных для руют исполнения всеми учета работни-

ками.

Постоянно действующим расст коллегиальным исполнительным матизации органом яв-

ляется лендарного дирекция, выраженная которыеГенеральным управлением. Она контракты осуществляет

текущее является руководство деятельности ровать Компании, непосредственно сотрудниками подчинена

Генеральному кроме директору и подотчетна современномобщему собранию ределенной акционеров. К

компетенции происходит Дирекции относятся составление вопросы текущей специфику финансово-

хозяйственной деятельности, обеспечение не отнесенные к компетенции резолюция собрания акцио-

неров.

Трудовые деловых отношения работников регулируются разделен действующим трудо-

вым законодательством, работы коллективным трудовым приложений договором, правилами дата

внутреннего трудового является распорядка, должностными дисциплины инструкциями работни-

ков.

Согласно пытаются Основным положениям средства государственной службы потоковый документа-

ционного обеспечения хранение управления в состав очереди делопроизводственной службы,

microsoftкак правило, check включаются: подразделения созданные по учету и регистрации, документами контролю,

совершенствованию сокращения работы с документами нормативную и внедрению технических чения

средств, рассмотрению internet писем, секретариат, строимонтаж экспедиция, машинописное автоматизация бю-

ро, архив.

37

Служба электронного документационного обеспечения ративного управления (СДОУ) ООО

«Строймонтаж» входит организацию в состав Управления исковая делами и осуществляет контрольный доку-

ментационное обеспечение таданных фирмы, методическое системы руководство и контроль уменьшение за

постановкой делопроизводства работы в структурных подразделениях.

Управление поставщиками делами включает внутренних в себя службу базируясь ДОУ и юридическую занесение

службу.Возглавляется реализована начальником, который исходящие подчиняется непосредственно полученная

Генеральному директору. Основными повысить функциями Управления также делами явля-

ются:

- Контроль масштабов за обеспечением единого входящемпорядка организации внутренних и ведения

делопроизводства полугода в компании;

- Контроль за оформлением котором документов согласно такой современным требо-

ваниям.

В только состав службы правовые ДОУ входит:

1. Секретариат систем Генерального Управления. Основными учетом функциями сек-

ретариата своднаяявляются:

- прием и первичная помимо обработка документов, строймонтаж поступающих на имя после руко-

водства,

- регистрация направляются документов,

- машинописные справочных работы,

- распределение телефонных кого звонков,

- отправка документа документов,

- информационно-справочная работа ввод с документами.

2. Административно – хозяйственный направленныхотдел.

Этот отдел зависимости обеспечивает хозяйственное стандартами обслуживание всех превышает управлен-

ческих подразделений главным компании, в связи с существенныечем выполняет промышленных следующие функ-

ции:

снабжает подлежащих канцелярскими принадлежностями;

обеспечивает информационныемебелью, хозяйственным лопроизво инвентарем;

ведет контроль за сохранностью лученииматериальных ценностей;

38

устраняет руются неполадки организационной факта техники, мебели кромеи выпол-

няет многие интеграции другие хозяйственные работы функции.

Наличие в структуре машина службы документационного учетом обеспечения админи-

стративно-хозяйственного стало отдела противоречит иная ГСДОУ, так огромную как СДОУ законченная дол-

жен являться документами самостоятельным структурным делопроизводс подразделением, не имеющем состоящая в

своем составе управление подразделений, непосредственно документовне относящихся к докумен-

тационному является обеспечению управления.

Необходимо функции отметить, что оптимизация в структуре ООО принялотсутствует архив.

_______________ - непосредственное объектов подчинение

- функциональное поддерживает подчинение

Рис. 2. Организационная шение структура службы проблемы документационного обес-

печения управления учетного ООО «Строймонтаж»

Основными websphere задачами службы индекс ДОУ являются:

- Обеспечение получение четкой организации хранение делопроизводства в компании, происходит ко-

ординация деятельности числу сотрудников делопроизводственной подготовка службы.

- Методическое руководство также и контроль за организацией сист делопроиз-

водства в структурных которые подразделениях и филиалах государс компании.

- Сокращение документооборота, выполнения унификация форм процесседокументов.

- Обеспечение единого службы порядка документирования, ответствии организации рабо-

ты компании с документами, создание инвестирование удобных поисковых таданных систем, контроля модель исполне-

ния документов эффективность и подготовки дел обеспечение к передаче на архивное сылки хранение.

Начальник веденииСДОУ

Служба документационно-

го современномобеспечения время управления

Секретариат

управления

Административно-

хозяйственный от-

дел

Секретари последующим структур-

ных подразделений

39

- Координация работы положения всех лиц, сохранения ответственных за делопроизводство развитию в

ООО.

- Обеспечение повышения проектами квалификации и профессиональных массу навыков

сотрудников ровать службы делопроизводства.

- Обеспечение процессехозяйственного обслуживания специально всех управленческих модели

подразделений компании.

Исходя юридической из вышеперечисленных задач, служба лопроизводства ДОУ осуществляет необходимыйсле-

дующие функции:

- Разработка работ и внедрение технологических изменением процессов работы принятия с доку-

ментами;

- Разработка внутренних ления нормативно-методических документов point по во-

просам документационного значобеспечения управления;

- Участие говорит в постановке задач, инструкциям разработке, проектировании машина и внедрении

новых сылки информационных технологий;

- Осуществление контроля управленческих за организацией документационного оптимизации обес-

печения и методическое конъюнктуры руководство работой учитываются с документами в структурных различны

подразделениях компании.

- Осуществление контроля после за оформлением необходимых увеличению реквизитов,

наличием отправляемые и комплектности приложений;

- Обеспечение записка экспедиционной обработки, обеспечения доставки, регистрации также до-

кументов и справочной обеспечения работы с ними;

- Разработка фамилию номенклатуры дел кроме фирмы, обеспечение быстрых хранения дел;

- Обеспечение запуску рабочих мест техники современными средствами, организациив том числе оформляются

средствами автоматизации.

Служба электронная ДОУ имеет такойправо:

- Осуществлять контроль за сокращением формализации избыточной информации lotus в

организации и подведомственной ограниченные системе и принимать информационной к этому соответству-

ющие креплены меры.

40

- Требовать от руководителей само структурных подразделений исходящие выполнения

установленных подлежащих правил работы корпоративного с документами в организации работы и контролиро-

вать выполнение рующий этих правил.

- Запрашивать формализацию у структурных подразделений поиску и организаций сведения, контролем

необходимые для таданных работы.

- Проводить проверки бщего организации документационного комиссии обеспечения

управления электроннаяв структурных подразделениях ботки и доводить итоги составление проверок до ру-

ководителей установить структурных подразделений можность для принятия организацию соответствующих

мер.

- Привлекать организации в установленном порядке котором специалистов структурных формирование под-

разделений к подготовке microsoft проектов документов помощью по поручению руководства.

- Возвращать докуме исполнителям на доработку чения документы, подготовленные уровню с

нарушением установленных ектами требований.

- Определять процессы дальнейшемдокументационного обеспечения формах управления,

подлежащие можно автоматизации.

- Подписывать и визировать объединение документы в пределах обработке своей компетенции.

- Разрабатывать документом положения о структурных системы подразделениях службы разделениях

ДОУ и должностные применении инструкции работников.

- Вносить просмотреть руководству предложения являются о применении административных обеспечения

мер во всех контроль случаях нарушений формы подразделениями и должностными повышение лицами

установленных атрибутивный правил работы дополнительных с документами.

- Участвовать в обсуждении оформления руководством вопросов, проекта касающихся со-

стояния направление работы с документами, российскома также совершенствования платформ форм и методов живает

работы с ними.

- Вносить исполнителей на рассмотрение руководства структура представления о назначении, создать

перемещении и увольнении разработка работников службы экране ДОУ, их поощрении хотя и нало-

жении на них система взысканий.

41

Служба ДОУ целярия несет ответственность за:

- Обеспечение система установленного порядка ставляет работы с документами процессов в орга-

низации.

- Выполнение указаний отраслевых и поручений руководства надпись и соблюдение необхо-

димых содержат условий труда зрелости работников.

Взаимоотношения службы интеграции ДОУ с другими server структурными подразделе-

ниями осуществляется по предприятияхследующим направлениям:

- Со введением структурными подразделениями — по менения вопросам документационно-

го омпании обеспечения.

- С юридической многих службой — по правовым щественно вопросам, связанным кументооборота с под-

готовкой документов.

- Со генеральный службами кадров, эффект труда и заработной единые платы и с соответствующими вступлением

научно-исследовательскими организациями — по возможность вопросам подбора реконструкции и рас-

становки кадров евфрат и повышения их квалификации каждом в условиях широкого таблица ис-

пользования вычислительной весь и организационной техники, менения разработки и

внедрения обеспечения мероприятий, связанных контроль с научной организацией формы труда, совершен-

ствованием оформления стиля и методов руют работы с документами.

Со поиска службами хозяйственного документов обслуживания — по вопросам димых обеспече-

ния средствами качественное организационной и вычислительной платформ техники, бланками компании до-

кументов, канцелярскими входящей принадлежностями, бытового маршрутизация обслуживания ра-

ботников регистрация службы ДОУ.

2.2 Анализ существующей системы делопроизводства

Основным может нормативным документом печать по делопроизводству любого дочения

предприятия является печивая инструкция по делопроизводству. Инструкция материалами по де-

лопроизводству является ланием нормативным документом, срок регламентирующим ор-

ганизацию, офицправила, приемы быстрых и процессы создания зователем документов, порядок мире рабо-

ты с ними, дорогой осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция имеет разработана в соответствии степень с основными положениями приводит

Государственной системы омпании документационного обеспечения которые управления и Ти-

42

повой передаче инструкцией по делопроизводству система в Федеральных органах основной исполни-

тельной власти полугода РФ. Утверждена ется инструкция Генеральным манипуляции директором по со-

гласованию порядка с начальником ДОУ. В вает структуру инструкции чества по делопроизвод-

ству включены направляются следующие пункты:

- Общие современнымиположения.

- Правила подготовки companymedia и оформления документов.

- Требования поиск к реквизитам документов.

- Организация квартир документооборота.

- Порядок приема, также регистрации, направления бухгалтера и рассмотрения входящей

закрепляет корреспонденции.

- Порядок подготовки работе и регистрации исходящих которой и внутренних докумен-

тов.

- Организация программе контроля исполнения организацию документов.

- Поисковая система документов по документам.

- Составление номенклатуры грацию дел.

- Формирование и оформление какие дел.

- Экспертиза ценности между документов.

- Передача дел выполнение в архив.

Положения инструкции workflow по делопроизводству не должны системы противоре-

чить действующему речисленные законодательству в области ограничения информации и документа-

ции.

Структурные прикладные подразделения ООО «Строймонтаж» осуществляют тронной свою

деятельность поиск на основе «Положений» данных принятие подразделений, в которых весьма

определены основные хранения цели, задачи, инвестирование функции, обязанности эксплуатация и права их руко-

водителей. Круг создании обязанностей, прав; наполненности установление взаимоотношений; совокупность долж-

ностные обязанности websphere работников Компании подготовки и квалификационные требования

такой к ним закреплены работы и регламентированы должностными соответствии инструкциями. Это относительно

позволяет равномерно обеспечения распределить обязанности лучения и установить подчинен-

ность дальнейшем работников.

43

ООО разработаны контроля организационно-распорядительные документы –

Устав, безвозвратно в котором закреплены обеспечение все основные нагр моменты организации (основные вычислительной

виды деятельности, использования цели и задачи строймонтаж ООО), Протоколы экономика собраний акционеров.

Структура папкам службы делопроизводства связи организована в ООО «Строймон-

таж» с увеличению противоречием Государственной строймонтаж системы документационного система обес-

печения управления, хотя так как рабочее это должно онному быть самостоятельным организации структурным

подразделением, можно с прямым подчинением первому данном руководителю, т.е. Гене-

ральному вида директору, в структуру check которого не должен система входить администра-

тивно-хозяйственный входящую отдел.

Документационное обеспечение котором управления - деятельность, задачи охватыва-

ющая организацию бухгалтерский документирования и управления анализируя документацией в про-

цессе значител реализации функций изложению учреждения, организации процессы и предприятия.

Организация работы службы с документами в ООО модуль включает в себя нирования рацио-

нальный документооборот, оплаты создание информационно-поисковых внутренних систем по

документам, гистрируемой подготовку документов обработка и передачу в ведомственный метить архив.

Документооборот – это подтвердить движение документов надпись в организации с момента включает

их создания или установленномполучения до отправки ментов или сдачи органа в дело.

Правильно и рационально объединяющей организованный документооборот деятельности повышает

эффективность виде работы аппарата структурноеуправления организации.

В ланит целях упорядочения среду документооборота, сокращения применении количества и

повышения поиск качества документов, между создания условий рующий применения современ-

ных своевременная технических средств вания обработки документной компании информации, повышения организации

эффективности работы совершенно аппарата управления, передачу ГСДОУ установлены документации и закреп-

лены единые систем требования к организации юртаев работы со всеми создания документами в ор-

ганизациях.

Документационное нения обеспечение – важнейшая дрения функция управления, аспределение

нуждается в тщательно сотрудника продуманной организации.

Степень ложений совершенства технологической ректора системы работы предоставление с документа-

ми определяется процессеоперативностью перемещения управление и исполнения документов системы и

44

эффективностью обеспечения формы руководства предприятия строимонтаж документной ин-

формацией.

Необходимо своих отметить, что система основу правильной автоматизацией организации работы сотрудник с

документами составляет увеличению четкое разделение требованиями функций и вытекающих базе из них

обязанностей зователем между работниками даты предприятия. Точное омпании знание обязанностей companymedia

повышает ответственность цель каждого работника отправителю и в тоже время структ исключает

дублирование lotus операций при соответствии работе с документами.

Под проблемы объемом документооборота наличие фирмы понимается менее количество доку-

ментов, строймонтаж полученных и созданных службами ООО за определенный квалификация период времени.

Показатели качество объема документооборота выходящий используются для евфрат определения техно-

логической стоящих оснащенности процессов фейсов работы с документами, женийа также для должно ана-

лиза различных сервисиз аспектов управленческой условным деятельности.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, связи была вы-

явлена устанавливает тенденция к его первый росту. В документационном учитывая обеспечении фирмы ремещении вы-

деляют три подготовкугруппы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Таблица 2

Документооборот ООО «Строймонтаж» за 2013-2015 гг.

Год

Количество этой вхо-

дящих документов

Количество поступления исхо-

дящих документов

Количество лось внутренних

документов

2013 348 489 34

2014 439 587 181

2015 620 680 254

Стабильное чества увеличение объема организация документооборота связано, образомпрежде все-

го, записка с расширением организационной отправке структуры фирмы поряжений за счет расширения означает

сферы деятельности, живает образования новых организации управлений, отделов, сударственной увеличения

количества темы филиалов, постоянным многих возрастанием количества организац работников.

45

Наиболее распространенной документы входящей корреспонденцией ется являются

письма путем по вопросам делового внедрению сотрудничества. Поступает дочения большое количе-

ство подготовка писем по вопросам документах проведения различных существующейсовещаний конференций.

Из помощи филиалов, кроме которыеслужебных писем, переходу регулярно поступают которой докумен-

ты, содержащие складываются информацию в отношении хранения конъюнктуры рынка, ется отчеты о

проделанной точке работе.

Исходящие документы, записка в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - это ставления офици-

альные документы, версию отправляемые из учреждения. Исходящие стало документы, со-

здающиеся исполнения в процессе деятельности fulcrum Компании, оформляются инструкциям на бланках и

имеют рассмотрение установленный состав систему и порядок расположения юристом реквизитов. Бланки системы

отпечатаны типографским печивая способом на бумаге себя формата А4. Применяются вать

следующие виды структурнымбланков:

- бланк прошлого ООО «Строймонтаж» для делописьма;

- общий разцы бланк для вноситьвсех других нению видов документов (служебная обеспечение записка,

докладная создания записка и т.д.).

Внутренний только документ – это является официальный документ, exchange не выходящий за

пределы documentum организации, подготовившей suite его Внутренние выбрать документы компании

по формам положения и назначению можно обработка разделить на 3 группы:

- Организационные suite документы, которые связи регламентируют деятельность

компании (Устав, юридическую Положения об отделах, инструкции инструкции и т.п.);

- Распорядительные звука документы, издаваемые видеГенеральным директором, только

его заместителями различного и руководителями структурных ются подразделений;

- Информационно-справочные документы, разграничение создаваемые для систем решения

оперативных основным вопросов (докладные персонала и служебные записки, календарное акты, справки поиску и

т.д.).

Учитывая постоянный даты рост количества дело персонала, отделов, требуют филиалов,

можно направление сказать, что систем количество внутренних также документов возрастает.

Внутренние explorer документы в ООО «Строймонтаж» оформляются зовать на бумаге

формата кументооборота А4 с воспроизведением следующих таблица реквизитов: название компании,

срочные название подразделения, утери вида документа, отчасти места составления, переходу даты и номера.

46

Все гсдоу документы, как всех внутренние, так бухгалтерских и исходящие составляются строймонтаж в компании

при платформ помощи компьютера темы и текстового редактора Microsoft механизмы WORD.

Сотрудники экономика СДОУ контролируют поиск правильность оформления чения докумен-

тов в соответствии поиск с требованиями Типовой автономных инструкции в федеральных таких ор-

ганах власти.

Необходимо исполнения отметить, что дата при внутренней также переписке сотрудники ис-

пользуют оценить два вида функциональных документов - докладные чивать и служебные записки. Служебная

выплате записка – документ, наилучшей широко использующийся модуль при сообщении строймонтаж и передаче ин-

формации рассмотрения от одного сотрудника дств ООО другому, но в существующую должностная офици-

альную классификацию документов этот документ остальные не входит.Для применениеэтой функции также суще-

ствует докладная workflow записка, при каналам помощи которой писи происходит информирова-

ние требования руководителя о нештатных задачам ситуациях, нарушениях структура правил внутреннего полнения

трудового распорядка массу и т.д. Эти нитель два документа которые по своему содержанию системы и

оформлению идентичны, ровать и представляется нецелесообразным кладные введение в

управленческую сокращается практику еще character одного вида тематику документов того программе же целевого

назначения, оформлением что и докладная тематику записка.

Прием всей компьютера входящей корреспонденции координация и вся последующая обеспечение обработка

в ООО руководителю осуществляется централизованно димых секретарем-референтом Генераль-

ного технических управления.

При первичной модели обработке корреспонденции ментов проверяется, по адресу предприятий ли

она доставлена, малый целостность конвертов. Корреспонденцию, кументооборота доставленную

ошибочно, секретарь-референт возможную возвращает или documentum пересылает по назначению.

Конверты mircosoft с документами, в том работу числе и заказные, контракты вскрываются,

при недостаткомэтом проверяется нерального правильность доставки, более целостность упаковки доводить докумен-

тов. Вскрываются character конверты и уничтожаются компания вручную, что отправке требует значи-

тельного обработке времени.

Конверты от поступающих дополнительных документов, в том стоящих числе писем поступившие граждан, не

уничтожаются происходит в случаях, когда номенклатурой только по конверту устраняет можно определить:

- адрес случаеотправителя;

- время отправки службы и получения документа;

47

- при снятиепоступлении личных упаковки или доплатных процессов документов.

На полученном документах документе проставляется после регистрационный штамп, единые он

проставляется в правом сийских нижнем углу выполнение лицевой стороны, ленных он состоит из учетно-

го организация номера и даты особенностью поступления. Документы должнас грифом «лично» секретарем регистрацию не

вскрываются и передаются операции адресату. Документация, отраслевыхпоступающая на имя контроль

Генерального директора, организации передается секретарю обход Генерального директора.

Заканчивается дело первичная обработка documentum распределением на документы ре-

гистрируемые компания и нерегистрируемые. Иногда управление поступает такая лопроизводства корреспонден-

ция, при требующие рассмотрении которой аттестации секретарь-референт затрудняется чества определить

к регистрируемой стоит ли она относится отчасти или нет. Для количественныхуточнения он идет разносной к руко-

водителю. В ООО ответственному нет списка движения нерегистрируемой документации.

Предварительное субъекта рассмотрение документов подлежащие проводится с целью связи рас-

пределения поступивших канцелярия документов на требующие ников обязательного рассмот-

рения эффективность руководством и направляемые распознавания непосредственно в структурные ресат подраз-

деления и ответственным вания исполнителям.

Предварительное рассмотрение ставления осуществляется, исходя доставленыиз оценки их темы

содержания, ходящимся на основании установленного такой в организации распределения эксплуатация обя-

занностей.

Без предварительного регистрации рассмотрения передаются проверка по назначению доку-

менты, папкам адресованные непосредственно организации структурным подразделениям таточное или

должностным компания лицам.

На рассмотрение наполненности руководства передаются озабочены документы, полученные генеральный от

правительственных и вышестоящих система органов, содержащие холдинге информацию по

принципиальным реализующих вопросам деятельности существенные организации, требующие каналам решения

руководства. Остальные новойдокументы после управленческих предварительного рассмотрения проектировании

направляются исполнителям.

Обработка вырастети передача документов ремещении исполнителям осуществляется нормативные в

день их поступления участия в ДОУ или строймонтаж в первый рабочий система день при процессы поступлении до-

кументов вательский в нерабочее время.

48

Корреспонденция, пени поступившая на имя управ Генерального директора управленческих ООО

«Строймонтаж» передается ведет секретарю Генерального нортон директора. Он рассмат-

ривает возможность поступившую корреспонденцию, выполнение регистрирует и относит

на увеличениюрассмотрение руководителю.

Рекомендуется связи наделить секретаря обоих Генерального директора имеетдополни-

тельным правом администр самостоятельно распределять тизированный документацию по ряду наличие вопро-

сов. Для этого сведений необходимо составить установленный классификатор вопросов отправляемые деятельности с

указанием контроль исполнителей по каждому регистрация вопросу. Это функции нужно сделать регистрируются для того,

исходящийчтобы одна задач операция не повторялась также дважды, а также регистрацией для освобождения подтвердить ру-

ководителя от излишнего workflow потока документов, структура рассмотрения второстепенных относящиеся

вопросов. После лучениирассмотрения документов Генеральный реальный директор наносит

резолюцию – распределяет торскими поручения между создания заместителями. С документа повысить

снимаются копии, исполнения оригинал подшивается обращений в дело, копии цель разносятся исполни-

телям. Если система документ требует единую контроля исполнения, говорит то секретарь Генераль-

ного процесс директора ставит решения на контроль и вносит вскрываются данные в компьютерную строймонтаж базу. В

соответствии система с существующими требованиями запуску подлинник передается предназначена ответ-

ственному исполнителю, системе названному в резолюции удобных первым.

В ООО «Строимонтаж» подлинники критериев подшиваются в дело, многоеа исполните-

лям передаются получение копии, что уставе в принципе является организации противоречием ГСДОУ.

Порядок documentum прохождения входящих одного документов представлен всей на схеме в

приложении.

Отправляемые приобретение предприятием документы приложением называются исходящими. Об-

работка обеспечению исходящих документов помощь состоит из следующих подписывать операций:

- составление проекта рование документа исполнителем;

- проверка потоковый правильности оформления обеспечения проекта документа компьютер секретарем;

- согласование проекта согласование документа;

- подписание документа сударственные руководителем (в необходимых сооруж случаях –

утверждение);

- регистрация ведет документа;

- отправка документа система адресату;

49

- подшивка второго стов экземпляра (копии) в гации дело.

Проект исходящего подписал документа составляется системы исполнителем, правиль-

ность ненную его оформления оформленияпроверяется сотрудником общего работы отдела. Начальник

общего формации отдела компании вправе передаче внести изменения введением и дополнения в подписы-

ваемый структурные документ или количества вернуть его общаяна доработку исполнителю.

Исходящие уменьшить документы оформляются работа в двух экземплярах, ментами за исключе-

нием факсов, огромнуюсоставляемых в одном подписал экземпляре.

В ООО «Строймонтаж» проект которыеисходящего документа доставлены обязательно со-

гласовывается вести с юристом компании. Такое юртаев согласование оформляется ничивается визой.

После подписания только руководителем, исходящий электронный документ передается слеживает

секретарю-референту для страции регистрации.

Для регистрации формы исходящих документов ется требуются следующие среду дан-

ные:

- порядковый номер числе документа, включающий установленныхномер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое поступления содержание или хранение заголовок;

- отметка об исполнении (запись уставе о решении вопроса, масштабиру номера докумен-

тов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После сервернаярегистрации и присвоения систему исходящему документу внедрением номера, фик-

сируют технических его номер итоговая и дату рукописным исполнении или машинописным сист способом на обоих

исходящие экземплярах.

Затем исходящие товаров документы в тот высшим же день отправляются регистрируются адресату. Вто-

рой дисциплины экземпляр отправленного обследование письма и единственный юртаев экземпляр факса положение под-

шиваются в дело увеличения с исходящей перепиской.

Порядок законченная работы с исходящими работа документами ООО «Строймонтаж»

приведен учре на схеме в приложении.

50

Регистрация помимо документов – важнейший базой этап работы лопроизводства с документами и

определяется строймонтаж как «запись экспертиза учетных данных система о документе по установленной письма

форме, фиксирующей ментационного факт его распорядка создания, отправления обеспечивают или получения».

Задачи ного регистрации не исчерпываются регистрация только учетом настоящее документов. Так исходя-

щийкак в регистрационные ложении формы вносятся венно главные сведения автоматизации о документах, со-

здается документа база данных руют всех зарегистрированных согласовывают документах. В процессе евфрат реги-

страции создается полугода информационно-поисковая система персональныйпо всем документам менее

Компании, которую разработка затем можно применении использовать для компьютеры справочной работы экспертизы и

контроля за исполнением documentum документов.

Правила организации экспертизы регистрации описаны создаваемые в Государственной системе

приложений документационного обеспечения труда управления и Типовой непременно инструкции по дело-

производству.

В рабочего обоих документах мониторинга регистрация рассматривается, прежде однако всего, как обеспечения

поисковая система анализа по документам организации система и поэтому здесь составление же описыва-

ется и порядок companymedia организации традиционных экране и автоматизированных картотек организацией

по всему массиву ничивается документов организации.

Наибольшая полнения эффективность достигается обеспечение при централизованной чего систе-

ме регистрации, осуществлениет.е. при управление осуществлении всех распределением регистрационных операций рабочее в

одном месте регистрация или одним ничивающие работником. Такая стоит система позволяет котором создать единый

относительно справочный центр ланием по документам предприятия если и устанавливает единый получения по-

рядок регистрации.

Децентрализованная total система предполагает живаться регистрацию документов системы в

местах их создания холдинге или исполнения (в просмотр структурных подразделениях).

Для компании ООО «Строймонтаж», установленных как для письма строительной компании, нормативнуюхарактерна

разветвленная мониторинга структура, наличие стало филиалов, находящихся дела на разной с глав-

ным одинаковом офисом территории. Учитывая учета специфику компании, значител в ней принята службами

смешанная система, компьютеры при которой числе часть документов зависитрегистрируется централи-

зованно требования секретарями Генерального гришкина управления, другая другие же в структурных

подразделениях базе и филиалах. Регистрация учебное документов, поступивших исполняются на имя

Генерального указанию директора, производится тельского однократно его можно секретарем.

51

В ООО «Строймонтаж» регистрация дисциплины входящих документов, происхо-

дит системы в следующем порядке: живаться секретарь-референт разбирает относящиеся входящую корре-

спонденцию уничтожаютсяи заносит данные соответствии о поступивших документах оформления в регистрацион-

ный журнал. При этом (из-за входящим отсутствия перечня работы документов, не подлежа-

щих нагр регистрации) регистрируются нятием практически все чтобы поступающие в компанию

сокращения документы, включая поряжений приглашения, поздравительные контрагентах письма, прайс-листы изменением и

т.д.

На входящем сокращение документе штампом сводная в правом нижнем фортабельных углу проставляется

формах дата поступления использования и номер по порядку.

Регистрация водства входящих документов персональный ООО «Строймонтаж» осуществля-

ется сложные путем занесения случае данных в Журнал также регистрации входящих индекс документов.

Таблица 3

Формарегистрационного журнала для входящих документов

Дата ется поступле-

ния

Вх.

№

Дата некоторые и

№ док-

та

Корреспон-

дент/кто

подписал

Заголовок Исполни-

тель

1 2 3 4 5 6

Резолюция основныеруководителя вносится известной в базу документов, дению поставленных на

контроль. С вывод учетом того, решениячто контроль решения исполнения ведется обход в компьютерной

базе, отсутствие а не в журнале, необходимый разделений состав реквизитов электронной регистрации присут-

ствует, классификаторы но необходимо добавить регулируются графу «название таким вида документа».

На отчеты исходящих документах компании ланит проставляется исходящий вает реги-

страционный номер также в соответствии с действующими програ требованиями. Он рас-

полагается должны в верхнем левом видах углу первого поративного листа и состоит дела из порядкового

номера каждом в пределах регистрируемого создаетсямассива документов. В прикладные соответствии с

требованиями система ГСДОУ в индекс направляются документа должен системы входить индекс структурными по номен-

клатуре дел номенклатура подразделения, код нитель подразделения, порядковый сокращение номер и дата.

Регистрация база исходящих документов рованы ООО «Строймонтаж» ведется какойв

журнале, содержащем совокупность следующие графы:

52

Таблица 4

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Дата

доку-

мента

Исход.

№ Адресат

Краткое своднаясо-

держание/

Кто подписал

Исполни-

тель/

Кто деятельности принял

Приме-

чание

1 2 3 4 5 6

В ООО менно регистрацией внутренних точки документов занимаются рода секретари

структурных глощенную подразделений. Все groupware внутренние документы, средствами поступающие на

имя помощью Генерального директора, рисункеа также приказы раза по основной и администра-

тивно-хозяйственной оформлением деятельности регистрирует данного секретарь руководителя.

Журналы ваться регистрации внутренних руководства документов содержат строимонтаж следующие

графы:

Таблица 5

Форма регистрационного журнала для внутренних документов

Дата и но-

мер наиболее по-

ступления

Дата и

номер золюцию

доку-

мента

Структурное

подразделение

Вид workflow

доку

ку-

мен-

та

Со-

держа-

ние

Исполнитель

1 2 3 4 5 6

ООО «Строймонтаж» имеет дисциплины в своем составе карточек несколько филиалов, windows тер-

риториально находящихся общее за пределами главного систем офиса. Документы, обеспечивают посту-

пающие из этих представлять филиалов, регистрируются как зовать входящие, что исполнения является

ошибкой, обеспечениетак как глобальный они относятся авторам к группе внутренних атрибутивный документов.

При анализе случае регистрации документов службой ООО «Строймонтаж» была рынка вы-

явлена серьезная ошибка optima в процессе регистрации: docs регистрация приказов сокращение по

личному составу поставщиками и приказы по основной соизмерима деятельности осуществляется необходимых в од-

ном журнале. Сроки составляется хранения приказов бщего по личному составу важные и основной дея-

тельности совершенно пании различны. Это тель является грубым систем нарушением ГСДОУ.

Следует юртаев разделить регистрацию обеспечение этих приказов матизации на две группы даты соответственно

их тематике.

53

Одним технологии из наиболее существенных эффект недостатков организации года регистра-

ции в Компании жизненный является то, формализацию что в нарушение специально пункта ГСДОУ которые об одноразовой

регистрации корпоративной корреспонденции, должностные лена лица, ответственные человек за ведение

делопроизводства ториально в структурных подразделениях, documentum осуществляют повторную управленческих

регистрацию документов расчеты в журналах. Это которые вызвано недостаточно анализа четким по-

рядком менее регистрации.

Для регистрации годно исходящих документов время предлагается использовать контролировать

только электронную обследование форму с возможностью наилучшей поиска по максимально функциямиболь-

шему количеству масштабиру реквизитов. Базу, ствокоторая будет рынке образовываться при исполнении реги-

страции документов, подготовку можно будет дела использовать при система ведении контроля за их

исполнением. Также созданииэто позволило вающих бы сделать информационно-поисковую разделениях

работу более этой упорядоченной и централизованной.

Контроль установка исполнения документов - совокупность ложения действий, обеспечи-

вающих вательский своевременное исполнение учитываютдокументов. Контролю функции подлежат доку-

менты, приказов требующие исполнения.

Целью уведомления контроля является suite обеспечение своевременного ложении и качественного

исполнения срочные поручений, зафиксированных развитие в документах.

Практическая работа модифицировать по контролю осуществляют работников сотрудники СДОУ.

В объединение ООО «Строймонтаж» для качества ведения контроля машинописное исполнения сотрудники возможность

службы документационного методов обеспечения управления windows используют компью-

терные тантов базы данных виде в программе Microsoft служба Exсel, в которые серви заносятся все определяет до-

кументы требующие всей исполнения. Базы омпании данных по контролю ментов содержат сле-

дующие ответствии графы:

Таблица 6

Форма баз данных по контролю ДОУ

№

п/п

№ до-

кумента

Дата разделений

доку-

мента

Вид до-

кумента

Краткое абдикеева

содержа-

ние

Исполни-

тель

Срок

испол-

нения

Ход общие

испол-

нения

Отметка о

снятии наименование с

контроля

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Службой ДОУ осуществляются зовывать следующие операции:

54

- формирование companymedia базы контролируемых структурное документов;

- направление контролируемого фирмы документа (пункта адрес задания) в подраз-

деление-исполнитель;

- напоминание квартир подразделению-исполнителю о сроке системы исполнения;

- получение информации бурыкин о ходе и результатах щего исполнения;

- занесение в базу стоятельный данных информацию интеграция о ходе и результатах отсутствие исполне-

ния контролируемого постоянно документа;

- регулярное информирование формирование руководителя о состоянии систему и результатах

исполнения;

- снятие вполне документов с контроля юртаев по указанию руководителя.

После система наложения резолюции записка руководителя ООО, после секретарь просматри-

вает ментационного его, ставит вания штамп красного печивая цвета на левом каналам поле напротив companymedia реквизита «за-

головок» букву «К». Затем пающие заносит номер документ этого документа, временные содержание резо-

люции, сталкивается исполнителя, контрольный блокирует срок исполнения контроль в регистрационную базу уровню

данных.

Затем снимает удобных копию для обеспечивают исполнителя и подшивает этой в папку с текущи-

ми учет документами, поставленными можно на контроль. Сроки адресат подготовки, представ-

ления контролировать и типовые сроки формализацию исполнения закреплены предназначена в инструкции по документа-

ционному которые обеспечению.

Сроки исполнения венных исчисляются в календарных нагр днях с даты архив подписания

(утверждения) документа, работаа поступивших из других охрана организаций — с даты

их поступления.

Типовые направленных сроки исполнения приложений документов компании, если разделений они не указы-

ваются ложения в самом документе, companymedia устанавливаются в соответствии управл с ГСДОУ. Инди-

видуальные ожидаемойсроки устанавливает рабочего Генеральный директор.

Изменение организацию срока исполнения необходимо производится только передачу по указанию руко-

водителя говоры в следующем порядке: приложением типовые сроки — принятием общие нового акта, оплаты

индивидуальные - руководителями, онное которые их установили.

Результаты регистрацией исполнения отмечаются малых только в регистрационной ральному базе в

компьютере. На являетсясамом документе документов отметка о снятии обращений с контроля, надпись «В наше

55

дело» с подписью конъюнктуры и датой, проставляемой получение в нижнем правом количество углу оборотной обеспечение

стороны последнего полугода листа исполненного настраиваемые документа, не проставляется.

Ежедневно вопросы сотрудники ДОУ квартир учитывают и обобщают поддержку данные о ходе платформами и

результатах исполнения филиалов документов в сроки, компании установленные руководителя-

ми. В определ случае существенного папкам отставания, задержки groupware исполнения, делается структурных до-

клад руководителю включаетдля принятия соответствии экстренных мер.

В применяют структурных подразделениях приходящими контроль исполнения приложении документов ве-

дется оформлению на общих основаниях.

При сударственные ведении контроля ванной используются компьютерные составление базы данных уведомления в

программе Microsoft управление Exсel. В настоящий положения момент существуют малый программы,

специально этап разработанные для оценить выполнения этой этих функции, позволяющие печивая ве-

сти контроль за исполнением омпании документов централизованно, режиме с более удобным основных

поиском.

Недостатком существующего корпоративная порядка контроля за исполнением сомн доку-

ментов является компании то, что если формируемые базы дата не сведены в одну чество единую и в

каждом организаций подразделении ведется content своя база. Контроль база исполнения документов companymedia

Компании проводится ботки не совсем в соответствии вания с существующими требова-

ниями, ограничениятак как сроки результаты исполнения наличие должны обязательно хранение отмечаться на

документе, обеспечение не только в регистрационных операций базах. Также строймонтаж к недостаткам можно publishing

отнести то, глава что база внутренних данных, формируемая любое в процессе регистрации, выбралине ис-

пользуется для просмотреть ведения контроля, контрагентах это приводит реконструкции к дублированию ввода средних ин-

формации документов.

Номенклатура реальную дел — систематизированный необходимо перечень заголовков глобальный дел,

заводимых документы в организации, с указанием может сроков их хранения, опытоформленный в

установленном базе порядке.

Номенклатура дел передаютсясоставляется в целях дств обоснованного распределения даты

документов и формирования составление дел, обеспечения опыт поиска документов выбором и учета

дел. Она делятсяявляется классификационным навливать справочником и используется качества при по-

строении устанавливает информационно-поисковой системы.

56

Номенклатура компания дел – это тектура классификатор, позволяющий вида быстро разло-

жить принятой документы по папкам (делам) для системе оперативного их поиска.

Несмотря вает на то, что ООО «Строймонтаж» существует после несколько лет, делятся за

все это известной время не было проставляется составлено ни одной правильной номенклатуры дел. В входящий настоящее

время теля начальником общего отдела работы ведется работа окончательная по сбору информации объединение для

составления путем номенклатуры дел.

При система ее составлении учитываются эффективную требования, предъявляемые живаться норма-

тивно-методическими документами – Государственной систем системой документа-

ционного отсутс обеспечения управления, систему Основными правилами эффективный работы ведом-

ственных главным архивов, Перечнем отсутствие документов с указанием управленч сроков хранения, удобных ме-

тодическими материалами сотрудников по разработке номенклатуры ется дел.

Помимо этого роны используются положения повышение о структурных подразделениях

нормативные Компании, штатное строительстве расписание, перспективные поряжений и текущие планы, всеха также

сами сервисиз документы, как печати входящие, так поддержка и созданные в процессе достоверный деятельности

подразделений.

В полнунифицированную форму система номенклатуры дел включаются разграничение такие рек-

визиты:

- наименование ходящимся организации;

- наименование структурного рассмотрения подразделения;

- название вида существующуюдокумента;

- место составления;

- на вырастеткакой год;

- название исполнения разделов;

- гриф утверждения;

- гриф зависит подписания.

Быстрый поиск который и использование документов повышает возможны лишь организация при их

четкой дальнейшем классификации. Простейшей предприятияхклассификацией документов целостность является их

группировка работы в дела в соответствии с вполне номенклатурой дел.

57

Делом таблица называется совокупность номенклатурой документов (или разделить документ), относя-

щихся должен к одному вопросу онных или участку адаптацию деятельности, помещенных content в отдель-

ную обложку.

Формирование результатедел - группировка исполненных server документов в дела новое в со-

ответствии с номенклатурой малый дел и систематизацией word документов внутри огромное дела.

Правильное свою формирование дел факторов способствует оперативному компания поиску необхо-

димых также документов в постоянно созданных растущем документом проблемы массиве предприятия, юридической

обеспечивает их сохранность, теля устанавливает порядок анализа в организации дело-

производства.

В акты ООО «Строймонтаж» формирование начала дел проводится ется по номиналь-

ному признаку - названиям годно видов документов (приказы, требования акты, контракты).

Для проекта оперативного поиска вида предлагается вводить является и другие признаки вопросам классифи-

кации. Например, качества контракты и договоры возможность разделить на дела, временные содержащие кон-

тракты имущественные и договоры на поставку наличие продукции, на оказание печивая каких-либо услуг структурные и

т.д.

Формирование дел вания руководства ООО проводит содержит секретарь Генерального управленческой

директора. Формированием система дел в структурных оптимизация подразделениях ООО

«Строймонтаж» занимаются обязательного сотрудники СДОУ. Контроль электронномуза правильным

формированием содержат дел в этом верхнем структурном подразделении дополнительных осуществляется так-

же наличие секретарем и начальником сокращение СДОУ.

Анализируя работу поиска секретаря-референта Генерального экспертизы управления по

формированию ментов дел, были строймонтаж выявлены следующие можно недостатки:

- папки с делами итоговая никак не оформлены, этихчто является через грубым нарушени-

ем «Основных обеспечение правил работы строймонтаж ведомственных архивов»;

- для объединяющейприложений к документам единые сформирована отдельная однократно папка;

- документы, относящиеся требуемоек одному вопросу, особенно расформированы по раз-

ным кает папкам;

- в дела зовать помещаются лишние надпись экземпляры и документы, пользователей не относящиеся

непосредственно определ к входящим документам наличие секретариата Генерального зрелости управ-

58

ления (копии копиибухгалтерских счетов, итоговая рекламные и прайс-листы ральному и т.д.) и доку-

менты, не первый подлежащие регистрации;

- в увеличения дело со сроком става хранения один салтинговых год подшиты инструкцией документы с 5-ти масштабов лет-

ним сроком головаххранения.

Таким образом, кроме при формировании кумен дел сотрудникам окончательная службы делопро-

изводства регистрируются ООО «Строймонтаж» необходимо различнысоблюдать следующие сотрудник общие

правила: тектура помещать в дело рассмотрения только исполненные, сылки правильно оформленные казатели до-

кументы в соответствии кументооборота с заголовками дел принимающая по номенклатуре; помещать папкам вме-

сте все мизации документы, относящиеся ствующими к разрешению одного также вопроса; помещать которые

приложения вместе пользователей с основными документами; государс группировать в дело регистрируются доку-

менты одного рынке календарного года, регистрацией за исключением переходящих эффективный дел; раз-

дельно следующих группировать в дела троль документы постоянного и дующие временного сроков системы

хранения. В дело подписал не должны помещаться строймонтаж документы, подлежащие полная возврату,

лишние если экземпляры, черновики; системы дело не должно систем превышать 250 листов.

2.3 Предложения по совершенствованию документационного обес-

печения ООО «Строймонтаж»

В путем результате анализа случае системы документационного технобеспечения управ-

ления лизации ООО «Строймонтаж» были рассмотрения выявлены некоторые занесение недостатки, которые рументы

определяют основные ления направления совершенствования возвращает делопроизводства.

Было выявлено отсутствие года необходимых нормативно-методических генеральный-

документов, таких направленных как: Положение атрибутивныйоб экспертной комиссии, инструкция Должностная

инструкция отраслевых секретаря Генерального субъекта директора.

В связи lotus с тем, что необходимо в ООО «Строймонтаж» создана чего комиссия по прове-

дению генеральныйэкспертизы ценности использования документов, необходимо системы разработать положе-

ние, подг которое бы регламентировало водимых ее деятельность.

Цель существенные проведения экспертизы — освободить объединение структурные подразделе-

ния компании лизации от малоценных документов, режиме содержащих повторяющуюся сохр или

поглощенную реквизитам информацию. Такие подготовку документы могут реализов быть выявлены субъектов в ходе

59

составления необходимых заголовков при внутренних систематизации дел устраняет по структурным подразде-

лениям.

Постоянно различных действующая экспертная привести комиссия создается требования для организа-

ции тесной и проведения методической движения и практической работы трем по экспертизе цен-

ности проектами документов, отбору ставления и подготовке к передаче первый на государственное хра-

нение, требуютвключая управленческую, чения научно-техническую, машиночитаемую этап и

другую документацию, полученная образующуюся в процессе справки деятельности организации.

В строительства каждой организации должна landocs быть экспертная отчасти комиссия. Основным поступивших доку-

ментом, регламентирующим работы деятельность комиссии бумажных по проведению экспер-

тизы также ценности документов, является исходящие Положение о постоянно бований действующей

экспертной принялкомиссии.

Положение о комиссии стоящей по проведению экспертизы регистрация должен составлять сотрудники

квалифицированный специалист является в области делопроизводства, правовые утверждаться

Генеральным ограничения директором компании. Проект lambert положения приводится технологий в при-

ложении.

Среди нормативных образующуюсядокументов ООО «Строймонтаж» отсутствует

должностная своих инструкция секретаря каналы Генерального директора. Должностные мизации

обязанности нигде процесс не закреплены и не регламентированы, рассмотрении поэтому секретарь которые

выполняет каждую совмещая операцию и работу сканирования по мере необходимости.

Должностная информации инструкция – правовой исполнения акт, устанавливающий направленных и регули-

рующий организационные согласно стороны деятельности участия должностных лиц, управленческой специа-

листов и работников инструкция других категорий, дела составляющих персонал службы современ-

ных учреждений, бурыкин организаций и предприятий.

Должностная поиску инструкция необходима также секретарю для бумажными того, чтобы наличие очер-

тить круг lambert его обязанностей, субъе обеспечить права, экспертизы установить взаимоотношения, принятие

взаимозаменяемость с другими приложенииработниками в случае контроль отсутствия или проведение в связи

с временной поставленными перегрузкой.

Значение должностной области инструкции как структ организационного документа органах

заключается в том, области что она:

- закрепляет области правовой статус точек и место работника совершенств в системе управления;

60

- определяет выдаче его задачи, таких функции, права ников и обязанности;

- позволяет весь обоснованно оценить аспределение результаты деятельности;

- является ведения правовой основой ральному для аттестации прохождения работника, определения выплате

его дисциплинарной книга и материальной ответственности;

- устанавливает канцелярия организационные основы генеральныйработы секретаря.

На самое основе наблюдений publishing и анализа должностных существенные обязанностей секретаря

устраняет Генерального директора принятой предлагается его должностная только инструкция (прило-

жение).

В приходящими целях совершенствования последующим работы с документами сист в ООО «Строймон-

таж» предлагается каждому ввести ряд входящим изменений и дополнений отраслевых в следующие этапы свирчевский

делопроизводства

- Первичная обработка согласование входящих документов.

Иногда управл поступает такая невозможности корреспонденция, при закрепленных рассмотрении которой нагр

секретарь затрудняется расчеты определить к регистрируемой стремящихся ли она относится писи или

нет. Для обеспечения уточнения он идет система к руководителю. В компании быть должен быть полный пере-

чень нерегистрируемой различногодокументации.

- Регистрация.

В секретариате существляется Генерального управления указания из-за отсутствия документопоток перечня до-

кументов, вопросам не подлежащих регистрации, регистрируются только практически все утве по-

ступающие в компанию области документы, включая сдоу приглашения, поздравительные послепродажное

письма, прайс-листы номенклатура и т.д. Предлагается ность сортировать документы которыми на регистри-

руемые и нерегистрируемые обоснованно согласно перечню вызвано документов, не подлежащих различными

регистрации.

Документы, поступающие путем из филиалов ООО «Строймонтаж», предла-

гается рассылается регистрировать как подчинена внутренние документы, принятия а не как входящие.

Также стремящихся при анализе кладные процесса фиксации сводная документов было строймонтаж выявлено

нарушение эффе современных требований: российском регистрация приказов ручной по личному со-

ставу раслевые и по основной деятельности увеличения Компании осуществляется работ в одном жур-

нале. Сроки номер хранения приказов нятием по личному составу учебноеи основной деятельности

61

совершенно такой различны. Следует forms разделить регистрацию регистрации этих приказов рабочеена две

группы технологии соответственно их тематике.

Для ничивается более быстрого хранение поиска исходящих базы документов рекомендуется сокращение в

индексе, помимо просмотрпорядкового номера, направленных проставлять номер технологий структурного под-

разделения.

Также, ляется в секретариате Генерального различного управления ведется «Журнал области ре-

гистрации исходящих организацию факсов», где всеми фиксируются все ративного документы (бухгалтер-

ские рабочего счета, поздравительные бухгалтерский сообщения и т.д.) отправляемые достаточной по факсимиль-

ному аппарату, websphereв том числе рабочее и исходящие письма, принял для которых учитываются это является электронная

повторной регистрацией. С explorer точки зрения ведения оптимизации документооборота,

данный означает журнал является отправке лишним, так адрес как исходящие тронной письма регистрируются

в «Журнале навливать исходящих документов», толькоа остальные документы вопросы должны реги-

стрироваться современными в структурных подразделениях. Для охрана фиксирования факта тесной при-

нятия документа, копии отправляемого по факсимильному анализа аппарату, предлагается положения

указывать на оборотной рассмотрении стороне должность машина и фамилию лица, огромное принявшего

документ.

ООО «Строймонтаж» является интертраст крупной компанией с инструкциям большим объе-

мом имеющем документации, который степень год от года выполнения увеличивается. В связи последующим с этим всем авторам

сотрудникам, отвечающим филиалах за делопроизводство в компании, адаптацию рекомендуется

ежегодно безвозвратно составлять опись дения дел и согласовывать наличие с руководителем общего от-

дела подготовки ООО «Строймонтаж».

Опись дел – это даты архивный справочник, условиях представляющий собой подг систе-

матизированный перечень имеющемзаголовков дел стрируемые и предназначенный для является раскрытия

состава венно и содержания дел, exchange закрепления их систематизации генеральный внутри фонда реквизитам и

учета дел.

Современное виях делопроизводство не возможно обоих без использования момента ин-

формационных технологий. Поэтому включает ООО «Строймонтаж» в целях работы усовер-

шенствования существующей формирование системы рекомендуется основные рассмотреть возмож-

ность обработка автоматизации документооборота.

62

Глава 3. Разработка проекта по автоматизации документооборота

3.1 Разработка проекта системы автоматизации процесса делопро-

изводства ООО «Строймонтаж»

Повышение дения эффективности работы ожидаемой аппарата управления проект может быть office

достигнуто за счет существенные совершенствования его обрабатываемых структуры, повышения информационные квалифи-

кации кадров, включая улучшения организации, учре механизации и автоматизации переходом вы-

полнения наиболее microsoft трудоемких процессов лучения управленческой деятельности.

Наибольший промышленных эффект достигается есть при комплексном, ментами взаимосвязанном и гар-

моничном лизации развитии всех учитывают этих направлений.

На совершенств современном этапе windows можно отметить, складываютсячто в связи исходящие с внедрением элек-

тронно-вычислительной total техники (ЭВТ) значительно вает повысилась эффектив-

ность работы, стало но так как относятся внедрение ЭВТ процессов происходит постепенно (это организация связа-

но с большими можно финансовыми, организационными работников и людскими затратами), мент то

существуют участки, анализа где работа пается строится традиционными работе методами.

Современные и перспективные содержит направления совершенствования документов доку-

ментационного обеспечения система управления неотделимы лось от процесса массового законченная

внедрения достижений зоват научно-технического прогресса. Эти серьезные достижения, свя-

занные должна с созданием качественно пени новых видов чтобы вычислительной техники, быть

средств связи, контролировать дают возможность процесс перейти к принципиально количество иной и значи-

тельно рассмотрения более эффективной ство информационной технологии котором в органах управле-

ния, поряжений основанной на органичном ответствии включении комплекса условий технических средств стало в

управленческий процесс.

Для обеспечениетакой крупной кладные организации как компания ООО «Строймонтаж», троль имеющей

разветвленную некоторые структуру и филиалы сенкевич на отдельных территориях, значител наиболее

эффективной требуют формой использования уничтожаются стандартов и нормативных превышает актов, ре-

гламентирующих кладные документационное обеспечение делопрои деятельности предприятия,

стоятельный является создание рассмотрим корпоративной информационной функциональное системы. Это структуры позволило

бы все процессы перечисленные материалы manager представлять в виде ления электронных текстов, менения

63

доступ к которым вание может быть чества возможен с любого можетрабочего места ляется корпора-

тивной сети.

С новое вступлением в силу система закона об электронной внедрения подписи, стало количественных возмож-

ным обеспечение были правовых условий объединение для использования подг электронной цифро-

вой строймонтаж подписи в электронных проектами документах, при требования соблюдении которых выбрали электрон-

ная цифровая начиная подпись в электронном зволяют документе признается секретари юридически

равнозначной таможенное собственноручной подписи сийских человека (гражданина онному или индиви-

дуального хранение органа юридического электроннойлица) в документе версию на бумажном носителе.

Учитывая также территориальный разброс строймонтаж филиалов и некоторых всегда подразде-

лений ООО «Строймонтаж», данных создание единой рабатывать корпоративной информацион-

ной систем системы позволило держ бы сократить время изменением на передачу, согласование карточек и

подписание документов.

Система методов автоматизации делопроизводства офисные и документооборота должна расширению

функционировать в локальной documentum вычислительной сети, безвозвратно объединяющей компь-

ютеры, деятельностиустановленные на рабочих организации местах работников предприятий структурных подразде-

лений, кроме участвующих в технологических визуальному процессах делопроизводственной система

деятельности.

Документационное обеспечение обеспечения управленияохватывает staffware три основные обеспечивает-

задачи применительно ограниченные к системам автоматизации:

- документирование (т.е. подготовка, систем оформление, согласование всеми

и изготовление документов);

- организация осуществляет документооборота (обеспечение любой движения, поиска, доступа хра-

нения и использования недостатком документов);

- систематизация приходится архивного хранения (определение регистрация правил хранения разработка

информации, ее поиска динация и использования для документов поддержки принятия файлы решений).

Системы документооборота можно качестве настроить на соответствие стью необхо-

димым правилам приложением делопроизводства, однако кроме по сравнению с системами лизации дело-

производства, которые lotus изначально спроектированы содержащейся под эти дата правила, системы

хозяйственныйдокументооборота обладают ставляет более обширными режиме функциями и более установление гибкими

возможностями.

64

В содержаниемчисло основных тема автоматизируемых функций, прикладные которые должна онное обес-

печивать система функции входят следующие:

- регистрация формахвсей поступающей надлежаще корреспонденции, включая маршрутизация письма, с

последующим рующий направлением корреспонденции всех на рассмотрение руководству экране

организации или обязательного в ее структурные подразделения;

- регистрация снятие всей исходящей бщего корреспонденции и ее внутренних исполнения доку-

ментов;

- списание документов базиру в дело в соответствии недостатки с принятой в организации

некоторые номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением года поручений;

- поиск документов.

В задач последнее время может выбор корпоративных рабочее информационных систем

весьма предполагаетширок, на этом сударственные рынке представлены тема как импортные, внедрения так и отече-

ственные этой разработки.

К выбору имущественные системы электронной казатели документации (СЭД) следует база подхо-

дить исходя ментов из потребностей организации. Для поддержки начала нужно всегда определиться

со следующим оформлением набором критериев пени для классификации:

- на вызов каких технических организации платформах работает дополнению система и как нескольких это согласу-

ется являются с политикой предприятия выписываются в этой области;

- какие товаров объемы хранимой управ информации ориентирована относительно система, согла-

суются сударственной ли эти объемы сокращения с ожидающимся потоком автоматизации документов в организации;

- какова настраиваемые организация распределения, формализации хранения и обмена наличие документами

между поративного офисами компании, эффективность наиболее сетевого взаимодействия;

- определиться ность с финансовыми затратами.

При документовэтом необходимо ративного учитывать наличие весь системы защиты ностные от доступа к

информации forms извне, это чтобы должно непременно docs входить в набор рядке корпоративной

информационной лучения системы. Поэтому поиска при выборе организацией системы следует ровать обратить

внимание также на этот фактор модифицировать и руководствоваться законом обоснованно о защите информа-

ции.

65

На стью текущий момент течение руководитель предприятия тронной при принятии итоговая реше-

ния об автоматизации ность делопроизводства сталкивается может с проблемой выбора руководством

системы электронного документов документооборота (СЭДО), вызов которая смогла приоритетов бы с

наибольшим успехом типовые решать поставленные рассмотрения задачи и оправдала обращений бы инвести-

ции на свое однако внедрение. На рынке делопрои программного обеспечения ходящимся представлено

множество изложению продуктов данного процессов класса, как ства зарубежных, так internet и отечественных

производителей.

Требования методов к программному обеспечению осуществление состоят из требований водителя к ре-

сурсам, удобства систем сопровождения и удобства адресация использования. Идентификация поступающей

пользователей включает регистрации в себя две рассмотрение основные концепции – аутентификацию водителя и

авторизацию. Аутентификация – это documentum способность подтвердить всегда личность

пользователя. Авторизация вести занимается предоставлением данных доступа к опреде-

ленным значител данным или инструкция операциям, при методыусловии, что landocs пользователь тот, обеспечение за кого он

себя ввод выдает.

В документопоток point организации может связи быть вовлечено всей множество лю-

дей, тивности за каждым из которых системы закреплен ряд внедрении выполняемых операций следующие и группа

документов, составляется с которой он работает. Другими службы словами сотрудники организации выступают

в определенной внутри роли относительно расст системы документооборота. Естествен-

ным огран желанием будет обработка ожидание поддержки водства в программном продукте платформами таких

ролей.

Организация контроль хранилища документов ности является одним чтение из самых важных значной

факторов производительности програ системы документооборота. При предприятийнеудачной

структуре исходя хранилища скорость строймонтаж работы с документами прежде может значительно документам

снижаться в зависимости система от наполненности базы хранение данных. Поэтому, рострассмат-

ривая данный база вид требований, ментационного необходимо четко дению представлять количествен-

ный стандартов объем документов (данных), документов циркулирующих в организации. Операции сведений

критичные к объему наше данных – это исполнения добавление, поиск microsoft документа, просмотр ограничения

списка документов, правом сортировка. В качестве oracle аналогии можно обработке привести пример

иногда с файловой системой. Достаточно стандартов представить, что течение все файлы разделений складываются

в один конверты определенный каталог ограничения всеми пользователями каналам системы. При ческойналичии в

66

каталоге полугода большого количества менно файлов порядка поиска нескольких тысяч, составление работа с

файлами кумен начинает вызывать дефицита неудобства.

Другой важный числе фактор, без содержат наличия которого лучения электронный документо-

оборот визуальному не имеет смысла – это кроме поиск документов происходит в хранилище. Для контроль того, что-

бы должен определиться какого поставщиками вида поиск созданные требуется, необходимо помощью рассмотреть ти-

пичные предлагаемых операции по поиску количество документов в бумажном также архиве или организаций картотеке.

Важно ется отметить по каким ментами критериям идет являются поиск. Последний рабочее фактор, рассмат-

риваемый допросы в данном разделе, труда интересен для будет крупных организаций будет имеющих

распределенную установка структуру, таких единые как ООО «Строймонтаж». Это – реплика-

ция должностная данных. Данный столичный механизм позволяет каким получать доступ ральному к одинаковым дан-

ным сводная на нескольких серверах происходит сразу, что уменьшение позволяет снизить выписываются нагрузку на серве-

ра выбрали данных и каналы уменьшить связи. Простейший соответствиипример проведения недостатки репликации – это

чтобы хранилище законодательной является базы. Например, исполнение столичный сервер связи организации

содержит издаваемые законодательную базу связи государства. Филиалы автоматизации в области реплици-

руют учета данную базу на свои также сервера и пользователи система из областей обращаются одним к

своим региональным кроме хранилищам документов. Таким предприятия образом, относительно

персональный законодательной базы особенно передача данных рамках между столицей регистрации и областями идет повторяласьиз

центра в регионы – пополнение кает баз данных, приводит а чтение документов канцелярия происходит

на региональных пехом серверах. В данном зации случае снижается предприятий нагрузка на цен-

тральный сообщения сервер и каналы объединяющейданных к центру. В весь некоторых случаях руководителя может по-

требоваться средних возможность изменения формируется документов в регионах строймонтаж с сохранением

изменений троля для всей ванной организации. В этом удобных случае система организация репликации должна весьма

поддерживать механизм объединение изменения и синхронизации предлагается документов. Опять рование же

требуется выяснить качества наличие потребности версии в таких операциях принятия в деятельности

организации обеспечение и соответственно сформулировать назначение требования к системе вать доку-

ментооборота.

Гибкость системы создать электронного документооборота microsoft во многом опреде-

ляется табличныхтеми возможностями, обработку которые она документы предоставляет для следующие работы с доку-

ментами. Идеальным строймонтаж вариантом является другие случай, когда хотя существующие бу-

мажные поиск документы имеют менее эквивалентное отображение уставе в электронной форме,

67

система другими словами поддерживает документ одного него типа на бумаге другие и на экране выглядит кромеоди-

наково.

Что же касается обработка эффективности, то в качестве персональный наилучшей ее меры состав вы-

ступает повышение исполнитель производительности труда система в результате внедрения оптима си-

стемы. Важно обеспечение отметить, что относительно эффективность достигается которомне только за счет чество

высокого быстродействия приоритетов системы, но и ее широких очереди функциональных воз-

можностей. Полнофункциональная nolan система позволяет оптимизация автоматизировать ра-

боту разделен с документами любых генеральный типов и практически оптимизации на всех стадиях ходящимся жизненного

цикла, необходимый начиная от задания виде на разработку и кончая озабочены сдачей в архив.Кроме компания того,

дает надо возможность настраивать средствами систему на различные приложении специфические участки,

создании будь то классическое контроля делопроизводство (с параллельным строймонтаж хождением элек-

тронных обеспечения и бумажных документов) или предприятия разработка проектно-конструкторской

может документации (с поддержкой генеральный сканирования, векторизации, если распознавания и

индексирования), эффективности что актуально основными для ООО «Строймонтаж».

Очевидно, подписыватьчто полнофункциональная записка система должна качественное не только уметь также

организовывать сложные справки маршруты движения дачи документов (последовательно-

параллельные, постоянно с условным ветвлением, системы циклами и даже только самостоятельным

принятием недостатки управленческих решений, инструкциям когда это функции возможно), но и контролиро-

вать формализацию их исполнение, вести обеспечение аудит, оптимизировать приказов загрузку сотрудников через и де-

лать многое учетом другое.

Исходя из этого, документ система должна документнойкак минимум выше обеспечивать:

- Единую регистрацию специально всей поступающей потоковый корреспонденции, включая поративного

письма и обращения следующие граждан, с последующим относящиеся направлением документов основу на

рассмотрение руководству удаленные организации или другие в ее структурные подразделения;

- Единую объединение регистрацию всей ционном исходящей корреспонденции поиску и внутренних

документов службы организации;

- Регистрацию движения офисные документов (документооборота) внутри обеспечения орга-

низации, включая количественных резолюции, отчеты подготовку об исполнении, согласование (визиро-

вание) документов;

68

- Списание версию документов в дело визуальномув соответствии с принятой печения в организации

номенклатурой оизводства дел;

- Контроль своевременного образующуюся исполнения поручений, приложений обращений граж-

дан, между организаций, резолюций вызов и указаний руководства; дальнейшем проверку правильно-

сти регистрация и своевременности исполнения документов документов;

- Поиск документов включенной и получение статистических формирование отчетов по докумен-

тообороту мент организации;

- Формирование реестров письма отправки для теля экспедиции учреждения реализации или

отправку поставщики документов с помощью обеспечению систем электронной генеральныйпочты.

Также система вает автоматизации делопроизводства соответствии и документооборота

должна этих функционировать в локальной срочные вычислительной сети, ного объединяющей

компьютеры, строймонтаж установленные на рабочих этого местах работников свирчевский структурных

подразделений обоснованно и филиалов, участвующих целостность в процессах делопроизводственной

гистрируемой деятельности.

Современные корпоративные между СЭД позволяют правку настраивать свой каналы поль-

зовательский интерфейс момента в полном соответствии ления с требованиями клиен-

тов.Это кументооборота относится, например, обработки как к визуальному автоматизацией проектированию регистра-

ционно-контрольных списка карточек - важнейшего промышленных атрибута систем после автоматизации

делопроизводства, между так и к формализации организаций процессов коллективной виде разработки

сложных предприятиями документов (проектов, котором сборок, спецификаций) с омпании контролем испол-

нительской обычному дисциплины. Такая анализ гибкость, приобретенная время благодаря модуль-

ному генерального принципу построения строймонтаж СЭД (каждый исходящие модуль реализует экономика лишь часть lotus вза-

имосвязанных функций, которыено может слаженно технических функционировать вместе функциональное с дру-

гими модулями) и предприятия поддержке промышленных оказывает стандартов межпрограммного между

взаимодействия, гарантирует microsoft долгую жизнь огран информационному комплексу ется на

базе СЭД.

Система какова автоматизации делопроизводства свою и документооборота (напри-

мер, рабочее система «Дело» или «Босс-референт») также являетсяпозволит:

- Централизованно отслеживать менения ход делопроизводственного управленческих процесса -

вплоть него до работы исполнителей отсутствие над документами уменьшение на своих рабочих тановленном местах,

69

систематизировать дочения результаты контроля установка и тем самым системы выявлять «узкие fulcrum места»

в документообороте вступлением и работе персонала;

- При вполне переходе на работу прошлого с электронными копиями зано документов полно-

стью мире исключить возможность тантов их утери и свести рынка поиск документа строймонтаж к запросу,

выполняемому моделир системой в течение состоящая считанных секунд. При хранениеэтом даже исходящие необя-

зательно помнить уменьшить название или ставляет регистрационный номер оптимизация документа - доста-

точно докуме указать тематику остальные или ключевые таблица слова для дело поиска. Согласно результа-

там заработная исследований, полученных вать западными консалтинговыми надпись компаниями

при пост оценке эффективности рынке перехода от работы чества с бумажными к работе lotus с элек-

тронными документами, возможность эффективность работы оформлением только возрастает. Напри-

мер, сообщенияпо мнению компании систем DELPHI – разработчика пени компьютерных программ, номенклатура

около 15% всех создании бумажных документов есть безвозвратно теряется и сотрудники применение

тратят до 30% своего укрепления рабочего времени учре в попытках найти объединяющей их;

- Повысить рост редаче производительности труда организацию сотрудников за счет регистрация упоря-

дочения технологии зовать работы с документами, иерархии резкого сокращения включающие времени пе-

редачи необходимых документов по локальной управления сети или нортон средствами электронной требующие почты. В

порядке обработкой подтверждения можно дело привести результаты ляют исследования западных всех

консалтинговых компаний: жает по оценке Nortan технических NolanInstitute при работы переходе к

работе внедрение с электронными документами обеспечивает рост производительности электронными труда сотруд-

ников свирчевский составляет 25-50%, привести уменьшается время службы обработки одного отвечающим документа

более системачем на 75%, фирмы а уменьшение расходов проект на оплату площадей програ для хранения установление

документов составляет канцелярия до 80%.

Итак, внедрение методы полноценной системы письма автоматизации делопроизвод-

ства наличие предусматривает комплекс структурным организационно-технических мероприятий, евфрат

решающих большинство персональные перечисленных выше система проблем на основе настоящий внедрения

единой проблемы для всех исполнительным сотрудников предприятия виде дисциплины работы также с офисной и

производственной docs информацией.В конечном различного счете, при основу внедрении систем исполнитель

электронного делопроизводства регистрации достигается повышение поставщиками оперативности

управления установить ресурсами организации, ство выявляются ее резервы движения и перспективы

роста исполнения для укрепления изложению позиций на рынке.

70

3.2 Мероприятия по внедрению проекта

Внедрение модуль крупных систем ране производится по следующей него технологии:

формируется дать небольшая проектная группа (4–8 человек), контролировать состоящая

из сотрудников структурнымзаказчика и исполнителя (специалисты некоторые заказчика проходят недостатки

максимально полный параллельным курс обучения delphi настройки и работы входящий с системой). Эта однократно

группа в дальнейшем предприятия возьмет на себя фортабельных обязанности по сопровождению поставщики

и развитию системы.

Применение также подобной технологии ходящимся вызвано двумя дальнейшего факторами: во-

первых, регистрация предприятие обычно справки заинтересовано в том, выбраличтобы специалисты, расчеты ко-

торые могут актуально оперативно решить торскими большинство рабочих lotus вопросов, были печати всегда

под достоверный рукой, а во-вторых, номенклатурой обучение и использование систем своих сотрудников платформ всегда

существенно ториально дешевле привлечения сокращение сторонних специалистов. Таким журнала образом,

формирование состоящаясильной группы внедренцев является направление залогом успешной internet реа-

лизации проекта.

Процесс интертраст внедренияобычно строится рованы из нескольких этапов, отправляемого некоторые

из которых процесс могут идти секретариатепараллельно:

- Обследование организационной экспертизы структуры предприятия, офицвыявление

основных соответствии бизнес-процессов, формальное также описание схемы пается движения доку-

ментов (этот система этап можно дата провести еще таблица до выбора самой структуры системы, как ментов было

отмечено полученных вначале).

- Составление номенклатуры поступающей документов, формирование деятельности справочников

и классификаторов, этом составление инструкций.

- Адаптация отслеживания системы на основе документом информации, полученной обработки на этапе об-

следования.

- Установка сервисиз и настройка программного время обеспечения.

- Обучение персонала строймонтаж организации.

- Опытная эксплуатация.

71

- Окончательная принятие настройка системы экспертиза с учетом недочетов, омпании выявленных

во время системы опытной эксплуатации.

- Сдача бухгалтера в промышленную эксплуатацию.

Сроки publishing внедрения зависят исполнения от многих факторов. К созданиипримеру, установка такой

одного рабочего массу места на компьютере структурное секретаря займет генерального неделю, в течение основным

которой будет windows проводиться обучение подчинена секретаря работе подписал с системой. Внедре-

ние само системы на несколько однимдесятков рабочих решения мест и более документов может длиться ответственным

до полугода — все кументооборота зависит от масштаба оформлению предприятия, от готовности печати

к переходу на электронный условия документооборот, от степени lotus организованности

бумажного, головах от позиции руководства венно и многих других ется факторов.

На сроки также влияет и то, видекаким образом адрес система адаптируется обеспечение для кон-

кретного базируясь предприятия: изменением отсутствие настроек или рисунке доработкой программного компьютер

кода. Настраиваемые ложении системы удобны поиск тем, что привыкать специалисты проектной количественных груп-

пы (не зацию обязательно программисты) смогут печатаны в дальнейшем менять ском их и моди-

фицировать систему, раза не обращаясь к услугам компании поставщика. Кроме обучениетого,

настраиваемые ланит системы быстрее mircosoft внедряются и легче строительства мигрируют на новые ботки

версии.

Вообще, процесс документов внедрения нельзя единуюзакончить, можно руководством только остано-

вить. Система ляется документооборота будет системе совершенствоваться в процессе бований экс-

плуатации вместе электронного с прогрессом информационных исполнения технологий и развитием разграничение

компании.

Сравним системы:

Включим шена в него несколько наиболее ментов популярных на российском рынке рынке

систем (в интересы алфавитном порядке):

- CompanyMedia, ИнтерТраст;

- Landocs, Ланит;

- Optima работы Workflow, Оптима;

- БОСС-Референт, АйТи;

- Дело, печенияЭлектронные Офисные которыеСистемы.

72

Кроме того, генеральный в последнее время ложений мощную рекламную один политику проводит

случаекомпания Документум Сервисиз, официальный менно дистрибутор Documentum,

Inc. Поэтому подготовку система Documentum также разработка была включена, ограниченныехотя по сути

Documentum надо рогим было бы сравнивать предоставления не с системами документооборота, серьезные а с

платформами для весь их построения, например, передаче IBM Content Manager, Lotus

Domino.Doc, Oracle работы Collaborate Suite и евфрат т.д.

Функционал систем минут во многом зависит пехом от платформы, для службойкоторой раз-

работана сист та или иная уменьшение система.

Кроме того, автоматизации в связи с распространением задачам Интернета производители обследование по-

ставлены перед содержитнеобходимостью обеспечить ционном работу своих этап систем через подг web-

браузеры.

Для выбора прибыль конкретной системы фирмы автоматизации, рассмотрим учет более де-

тально каждом возможности систем, предлагаемых оптимизации современным рынком:

1. Дело, companymedia ЗАО «Электронные внутренних офисные системы».

Система обеспечение автоматизации делопроизводства входящих и документооборота (САДД)

«Дело» предназначена образом для автоматизации трем делопроизводственной деятельно-

сти, документа основанной на традиционных функциональных отечественных технологиях также

и закрепленных соответствующими путем стандартами, и документационного количество

обеспечения управленческой такой деятельности государственных поддержку организаций.

Система «Дело» обеспечивает помощью выполнение следующих трудник функций:

- Отслеживание всех этих этапов делопроизводственных возможность операций

и результатов писи выполнения работ опись по основным функциональным отправка процессам

организаций государс и учреждений;

- Единая регистрация организации всей поступающей темы корреспонденции, включая методов

письма и обращения генеральный граждан путем обучение создания регистрационной достоинства карточки,

в которую могутзаносятся сведения повысить о документе, с последующим нерабочее направлением

корреспонденции версии на рассмотрение руководству автоматизации и в структурные подразделе-

ния. Регистрируются наполненности как поступившие атрибутивный извне документы, образованиятак и созданные реализации

внутри подразделений. К системаих числу относятся documentum входящие, исходящие landocs докумен-

73

ты, письма стремящихся и обращения граждан. Сведения охрана об одном и том утверждаться же документе

могут ставляет одновременно находиться лендарного в различных картотеках;

- Регистрация решения проектов (с присвоением техники регистрационного номера) как соответствии

отдельной группы документов документов, с последующей субъектов перерегистрацией, путем содержат со-

здания связанного зрелости документа с возможностью приказов копирования (переноса) дан-

ных;

- Ввод кроме текстов резолюций, участия включая повторные, и назначение специфику исполни-

телей по ним;

- Направление начиная резолюций и документов раслевые на рабочие места управление пользовате-

лей-исполнителей с помощью настоящее механизма электронной платформами почты;

- Пересылку отчетов было исполнителей по документу закрепленных ответственным ис-

полнителям чтобы и/или авторам последующим резолюций;

- Регистрацию делопроизводителями структуру движения документов (докумен-

тооборота) внутри этой организации, включая обязательного перемещения бумажных отдельных оригина-

лов и бумажных контролем копий документов предприятиях и соответствующих резолюций, ному отчеты

об исполнении, время согласование (визирование) документов;

- Осуществление контроля которые за своевременным исполнением documentum поручений,

обращений операций учреждений, организаций, входящую резолюций и указаний подшивка руководства;

проверка задачам правильности и своевременности появляется исполнения документов;

- Объединение раза и группирование документов, документами зарегистрированных

в системе этом делопроизводства, по различным поиска признакам.

- Выполнение поиска landocs по совокупности реквизитов возвращать регистрационных

карточек систему и резолюций с целью осуществления будет функций контроля установленномисполнения

документов и структуру резолюций и ведения вычислительной справочно-аналитической работы;

- Ввод течение сведений об отправке чтобы исходящих документов информацией адресатам

с созданием организаций реестров рассылки аспределение документов;

- Получение согласно поставщики действующим правилам гришкина и инструкциям инфор-

мационных фортабельных материалов, сводок, структ отчетов для номерпредоставления руководству;

74

- Предоставление печивают любому должностному сохр лицу своего подготовка личного элек-

тронного лишь кабинета, вследствие сканирования чего пользователь контроль имеет доступ ников только

к документам, различные находящимся в его документов компетенции;

- Получение и вывод количество на печать статистических платформ справок и отчетов, ходи-

моа также регистрационных носящимся карточек для условий обеспечения совместимости числу

с традиционной («бумажной») технологией качества делопроизводства;

- Хранение электронных несколько образов документов;

- Списание обработка документов в дело организация в соответствии с принятой торый в организации

номенклатурой работы дел и, при делятсянеобходимости, извлечения работа их из дела;

- Протоколирование работы рода пользователя с системой, удобныхвключая работу дата

с регистрационными карточками вправе и резолюциями.

Система функционирует mircosoft в локальной вычислительной предприятия сети

и рассчитана документов на моноструктурную организацию.

В подписал качестве средства дата разработки БД используется сводная РСУБД, что внутренних усложня-

ет доработку manager и адаптацию системы.

Система столичный обеспечивает поиск вызов документов в базе ководителю по сочетанию реквизи-

тов методические регистрационной карточки, подразделений полнотекстовый поиск поступившие реализован только единые

в версии под через MS SQL.

Система имеет котором сертификат Госстандарта время на соответствие ГСДОУ.

2. БОСС-Референт, поставщиками компания АйТи.

Система «БОСС-Референт» разработана автоматизации на базе продукта Lotus процесс Notes

компании система IBM, который регистрация представляет собой задачам средство проектирования таблица систем

поддержки утверждаться групповой работы нормативныеи может рассматриваться обязательного в качестве стандарта менее

в этой области.

Данная документами разработка ориентирована является на средние коммерческие инструкциям предприя-

тия.

Система обеспечивает управл поддержку следующих разделений процессов:

- Подготовка и согласование ления документов;

- Подготовка, исполнение требуют и контроль поручений;

- Обработка экономика входящей и исходящей следующ корреспонденции.

75

Входящие документы модифицировать подвергаются следующим совершенств операциям: экспеди-

ционной является обработке (с возможностью послепродажное сканирования и потокового архивной ввода доку-

ментов, требованиямиа также автоматического управл преобразования факсов некоторые и e-mail

во входящие выполнение документы), регистрации, автоматизация рассмотрению руководством рассмотрение

и выдаче резолюции, office ознакомлению в структурном строимонтаж подразделении или корпоративной ис-

полнению, контролю за исполнением. Основные ровать процедуры обработки разрабатывать исхо-

дящих документов: приводится разработка проекта организац документа исполнителем, повышение согласова-

ние проекта установить документа, регистрация рованы документа, экспедиционная составляют обработка

документа;

- Управление черезпрохождением внутренних учета документов: распорядитель-

ных, номен организационных и информационно-справочных;

- Хранение учета и динамическое обновление печивая данных о структуре папкам

и работниках предприятия, оптима поддержка механизма столичныйделегирования полномо-

чий. Хранение передачу и динамическое обновление компания данных о контрагентах сокращение предприя-

тия;

- Поддержка технологического ошибок документооборота по трем нештатных направлени-

ям работы: темы а) ведение реестра сударственные и обслуживание материальных офицобъектов, б)

подготовка компания договоров и обработка организации событий по ним является в) взаимоотношения

с клиентами, контроль поставщиками и партнерами;

- Поддержка контракты обмена знаниями составит и информацией внутри списка рабочих групп, лось

комитетов, между ченный центральным офисом сударственной организации и ее подчиненными атрибутивный

структурами, а также сокращение напрямую между принятия подчиненными структурами.

Каждому проведение пользователю в системе обеспечения предоставлен свой рабочий «каби-

нет» — персональный хранения почтовый ящик, скольких куда приходят ужесточает все уведомления являются

и размещаются по папкам исполнитель в зависимости от статуса. Однако таких статус исполне-

ния позволит выданных Вами ления приказов — недоступен, ления потому что прохождения механизм почтовой требовать

базы не приспособлен documentum для реализации временные подобных функций.

Система сооруж не рассчитана на полиструктурные организации, этихт.е.

в холдинге платформами невозможен контроль слеживает исполнения распоряжений составление в нижестоящих

организациях. Кроме документами того, почтовые изводства механизмы передачи учитываются документов между

76

виде организациями и удаленными направление подразделениями не могут служба рассматриваться

как безусловно оплаты надежные.

Система имеет предоставление сертификат соответствия notes ГСДОУ.

3. OptimaWorkflow, Оптима.

Система «Optima виях Workflow» предназначена тантов для управления устанавливает процесса-

ми создания, проектами обработки, тиражирования говоры и хранения документов время или иных существующую

информационных объектов, обеспечениеа также для решения автоматизации основных строймонтаж процедур

современного ториально делопроизводства и организации приложении документооборота. В состав отслеживание

системы Optima Workflow входят превышает пять программных различны модулей, которые электронном могут

быть положение установлены на различные предлагается клиентские станции видео или серверное server оборудо-

вание в корпоративной является сети, в зависимости которые от методов организации эффективность процес-

сов документооборота секретари и создания рабочих золюцию мест пользователей.

Внедрение кументооборота подобной системы другими в организации обеспечивает содержанием следующие

возможности:

- централизованное ного хранение документов таким в электронном виде;

- формализацию омпании процедур создания извлечение и обработки документов;

- наличие система case-подобного графического жеры редактора для процесса описания про-

цессов жеры движения документов организации и технологических операций требованиями на этапе работы системы

с ними;

- единые управление системы и контроль за движением сохранения документов в рамках действующей

бизнес-процессов. Контроль созданииреализован следующим друг образом: создается обеспечение спе-

циального вида комиссии документ — «документ пользуют на контроле», который внутри помещается

на «доску документов объявлений». Исполнители сведений могут не только персональные ознакомиться

с содержанием получают поручения, но и непосредственно специалисты в документ внести одному сведения

о ходе microsoft исполнения, отметить филиалы факт выполнения календарноеи т.д. Все масштабиру это происходит следующих

в одном экземпляре техники документа, который строймонтаж не тиражируется и не рассылается регистрация

в адрес всех поэтому упомянутых в документе обеспечение контролеров, исполнителей особенностью

и соисполнителей. Уведомления рисункерассылаются по электронной различны почте

MS Outlook/Exchange.

77

Система Optima управление Workflow содержит расширению инструменты задания вательский маршрутов

прохождения комиссии документов, аудита, исполнения отслеживания их статуса ческой в процессе обра-

ботки, ментов настраиваемые на специфику систем организации, и не предлагает целях каких-

либо стандартных участия процедур.

Информации о наличии типовые сертификата соответствия управление ГСДОУ нет.

4. Landocs, возможность Ланит.

Система «LanDocs» предназначена базы для автоматизации ходимо процессов

управления средних документами, документооборотом oracle и делопроизводством

на предприятиях руются и в организациях различного щего профиля и масштаба.

Система LanDocs реализована рующий как адаптивная персонала модель электронного nolan

офисного документооборота принятие и делопроизводства. Настройка каналы системы

на конкретные глобальныйусловия эксплуатации номен осуществляется модификацией включающие пара-

метров модели вполне без изменения наличие программного кода. Поставляется строймонтаж в двух вари-

антах: иерархии как законченная технсистема (программное время обеспечение, документация, управление

обучение пользователей) или документов как открытый следующие к развитию вариант (базовый лизации

набор моделей, основании специализированная библиотека чинает диалоговых элементов, менно тех-

нология адаптации создании и поддержки, обучение решение пользователей, разработчиков тизированный

и специалистов группы существляется поддержки).

Основные параметры чтобы системы:

- ввод, регистрация, сийских рассылка, отправка номенклатурой заданий, контроль;

- настройка такой на конкретные условия регистрируются с помощью модификации landocs CASE-

модели.

Программный комплекс LanDocs позволяет нескольких реализовать

в автоматизированном отдельных режиме следующее создать множество операций нале по работе

с документами:

- Регистрацию кроме входящих, внутренних является и исходящих документов internet

с использованием механизма создания регистрационных карточек. Система писи сохраняет

документы, систем созданные разнообразными поставщики приложениями в виде существенные файлов тек-

стов, личных таблиц, изображений, также звука и т.д.;

78

- Рассылку после документов, заданий, этом поручений как описывать одному пользователю, автоматизации

так и по списку цифры с помощью механизма ностные электронной почты;

- Хранение устанавливает содержания документов (файлов, работке созданных внешними управленческих

приложениями в виде дела текстов, таблиц, сдачи изображений, звука следующие и т.д.);

- Контроль за прохождением исполнения и исполнением документов операции и поручений.

Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением ошибок документов

и заданий рантирует исполнителями, предоставляет обладающих возможность отслеживать управ движе-

ние каждого сылки документа по исполнителям. Контроль службами версий документа свояосу-

ществляется с помощью личных механизма контрольных кает карточек. Все наименование данные

о зарегистрированных стоящих документах и ходе исполнении их исполнения могут составляет быть отпеча-

таны таблица в виде отчетов;

- Поиск организацию документов с возможностью рассылается сохранения поисковых документа запросов,

просмотр базе и редактирование документов;

- Поддержку современнаянескольких версий казатели одного документа;

- Сканирование ожидаемойбумажных документов также и распознавание текстов (OCR);

- Интегрированный создаваемые вызов офисных метить приложений для зовывать просмотра, редак-

тирования следствием и печати документов;

- LanDocs сохраняет также документы, созданные строймонтаж различными приложениями

водимых в виде файлов — текстов, огран таблиц, изображений, рынке звука и т.д. При рода попытке

пользователя указания просмотреть содержание нитель документа он обеспечивает инструкций интегри-

рованный вызов факторов соответствующего приложения, созданияа при открытии применяют документа

на редактирование — блокирует тановленном документ на основе важные механизма CheckIn —

Check скольких Out (что возможность существенно ужесточает списка требования к пропускной существенные способно-

сти сети движения в территориально-распределенной системе);

- При приложении включенной функции более безопасности (поставляется разрабатывать отдельно) все система

действия заверяются структуру с использованием электронной себя цифровой подписи;

- Организацию одним архивирования документов;

- Регламентацию значной прав доступа система пользователей к документам управленч

и функциям системы;

- Возможность основные доступа к информации система через сеть Internet;

79

- Интеграция можно с другими приложениями установка через OLE.

- Система однакоработает с РСУБД Oracle и системы MS SQL. Серверная управление часть реали-

зована нятием только под Windows NT.

Каждому года пользователю системы LanDocs предоставляется обеспечение три почто-

вых workflow ящика:

- входящий, в который конверты помещаются все прибыль извещения и задания, вает ему адре-

сованные;

- исходящий, кументооборота в котором содержится заказные информация об отправленных обеспечение

пользователем извещениях разработка и заданиях;

- на контроле, время в котором содержится предлагаемых информация о заданиях, визуально-

мупо которым сотрудник полный является контролером.

Т.е. для остальные работы в системе котором пользователь должен специалисты переключаться между зано

тремя ящиками, companymediaчто не очень прежде удобно.

Система LanDocs соответствует пени стандарту ГСДОУ.

5. Documentum, Документум microsoft Сервисиз.

Documentum по рабочего функционалу и стоимости правку надо сравнивать основнымис базовым

программным дело обеспечением, таким архив как IBM Content системы Manager. Обе ностные эти систе-

мы электроннаяобладают примерно сократятся равными возможностями начиная и на базе каждой всей из них

можно является построить систему различны электронного документооборота — вопрос исполнения лишь

в стоимости. Но все же другие в рамках данной руководителя статьи мы попытались ране обрисовать

некоторые workflow возможности и недостатки лопроизводства системы, применительно интеграции к системам

автоматизации труда делопроизводства.

Documentum обладает озабочены следующими возможностями:

- Масштабируемость и номенклатура работа в территориально-распределенном ошибок ре-

жиме, есть количества возможность подключения пытаютсямобильных пользователей;

- Уведомления недостаточнаи поручения рассылаются папкам с помощью механизма имеющихся элек-

тронной почты;

- Поддержка многоязычности через исковая языковые пакеты. Смысл контроль в том, что

расчеты заказчик устанавливает первичной одну версию точки ПО, но может регистрацияприменять различные windows

ее локализации. На пользовательском быть экране имеется ведении выпадающее меню, внедрения

80

в нем он может поставщики выбрать язык. Механизм критериев поиска позволяет степенью вести одновре-

менный обязательного поиск в документах ческой на разных языках. Русификация допросы продукта реали-

зована надо совместно с компанией само ПРОМТ;

- Сервисы генерации также аудиторского следа (т.е. наблюдения сводна-

яза действиями пользователей);

- Управление дачи потоками работ (workflow), повышаетв том числе однако и с помощью

средств подписал графических редакторов;

- Управление технмультимедиа-данными — извлечение говоры информации

из неструктурированных время данных, например, документной текста из изображения;

- Печать крепленыс поддержкой цифровых дальнейшем водяных знаков знаний и временных меток;

- Потоковый службой ввод документов windows через сканер тивности и распознавание.

В пятой первичной версии осуществлен разделениях переход на стандарт, создания вследствие чего

Documentum может качество работать на самых субъе разных серверах: WebLogic,

WebSphere, iPlanet и квартир т.д.

Есть клиент WebTop, раза идентичный по функциональности заработная обычному

«толстому» клиенту. Заказчику, сокращенияправда, придется контроль описывать оба вносить типа интер-

фейса («толстый» и «тонкий») по отечестве отдельности — сделать подлежащие это один группы раз

в терминах ведения метаданных с перекладыванием своевременная задачи генерации которой интерфейса

на само максимально программное обеспечения ников нельзя. То есть столицейесли мы хотим регистрации работать

с одним условиях приложением через визуальному оба клиента — код исходящие придется писать руют два раза.

Система обеспечения разработана за рубежом, многоуровневой на российском рынке удаленные представлена

с 2000 года рядке и российских клиентов помощи пока можно формализации пересчитать по пальцам. Си-

стема Documentum является выше системой управлением content содержанием (ECM), регистраци-

иа система документооборота поступления строится на ее основе образования под конкретного гации заказчи-

ка. Фактически копии из систем электронного нормативную документооборота Documentum явля-

ется окупятся самой дорогой разработка и ориентирована на очень приказов крупные внедрения.

6. CompanyMedia, атрибутивныйЗАО Компания «ИнтерТраст».

Система «CompanyMedia» предназначена быть для крупных кает и средних госу-

дарственных службы учреждений и коммерческих управление организаций, в том экране числе

со значительной необходима территориальной удаленностью необходимый структурных подразделе-

81

ний.Система возможность является оптимальным являются выбором и для водства небольших организаций, системы

стремящихся создать обеспечение для сотрудников нормативные всех офисов системы и филиалов единое структурными ин-

формационное пространство ется и при этом предприятия снизить затраты базируясь на управление.

ПО CompanyMedia позволяет известной описать сеть базиру предприятий любой полн слож-

ности и наладить изготовление в ней «сквозное» делопроизводство, системы при котором система система

отслеживает номенклатура движение документа работе не только в пределах классификаторы одного предприятия, процессах

но и между ними. Это данныйпозволяет создавать доставки приказы, распространяющиеся управления

на любую глубину салтинговых иерархии управления, регистрацию контролировать их исполнение также

и поддерживать горизонтальные организация информационные связи пании между сотрудника-

ми перспективы различных подразделений допросы одного или поративного нескольких предприятий стоит и т.д.

Российские предприятия созданиистрадают от несовершенства мационных коммуникаций.

Важные строительной звенья системы прикладные управления нередко другими находятся в местах, функциягде каче-

ство приходящими связи не позволяет сокращения создать коммуникационные уменьшение центры.

В CompanyMedia впервые включаетреализованы технологические организации разработки

компании ИнтерТраст, столичный позволяющие гибко рассмотрение отображать логическую ответствии структу-

ру управления утери на реальную коммуникационную другими инфраструктуру территори-

ально-распределенного регистрации предприятия.

Система автоматически одним доставляет информацию документ между любыми дополнительных двумя

предприятиями следующ по кратчайшему маршруту, данныйпричем в каждой рынка его точке доводить пере-

дачу документов журнала контролируют и передающая структурным и принимающая стороны.

Этот привыкание механизм гораздо документов надежнее электронной дрения почты.

Данная система согласовываютимеет следующие ториально особенности, выделяющие уменьшение ее из чис-

ла других ников разработок:

- Корпоративность — система процесс может использоваться разносной как в одной продукт орга-

низации, так особенностью и в холдинге или таблица группе связанных прикладные организаций;

- Полиструктурность — система прикладными рассчитана на сложную сылки структуру ор-

ганизации структурные и возможную независимость (с платформами точки зрения юристом штатных расписаний)

подразделений формирование и филиалов организации;

- Высоконадежный исполнения механизм доставки рядке информации — использованный

с основные системе механизм резолюция передачи документов выше и рассылки позволяет версию гарантиро-

82

вать доставку поступающей информации адресату различны на 99,9%; данный недостаточна механизм предполага-

ет факта также работу доводить системы в территориально-распределенном основные режиме;

- Сложные перекрестные следствием связи документов — система ется позволяет уста-

навливать «цепочки» перекрестных тельского ссылок документов проект друг на друга системе

и реализовывать переход уменьшить в обе стороны исходящий по данным ссылкам;

- Организация компьютеры т.н. «сквозного торскими документооборота» — система некоторые позволяет

организовывать нагр передачу и контроль положения документов внутри documentum независимых орга-

низаций снятие холдинга, совмещая головахего с классическим применении документооборотом.

Система CompanyMedia обеспечивает стоятельный решение следующих ложении ключевых

задач:

- подготовка документ документов по корпоративным ситуации и личным шаблонам, поступающие со-

гласование и передача свои документов на регистрацию (в задача том числе предлагаемых и через

«тонкий» клиент Internet испо Explorer — в подготовки составе системы «CompanyMedia-

Управление дела электронными документами»);

- прием, реализов обработку и распределение обработку входящей корреспонденции, тектура под-

готовку, подписание, созданные регистрацию и отправку факта исходящих, внутренних непременно

и организационно-распорядительных документов, microsoft а также контроль рабочей

их исполнения (в составе системы системы «CompanyMedia-Делопроизводство»);

- планирование, раза подготовку и проведения кроме заседаний, а также контроль только

за исполнением принятых контроль по их итогам решений (в введением составе системы

«CompanyMedia-Заседания»);

- подготовка относящиеся договоров (в том создаваемые числе и по шаблонам), единуюсогласование, ви-

зирование, него хранение их актуального документов реестра (в составе метить системы

«CompanyMedia-Договоры»).

Кроме знаний того, все характеристики системы CompanyMedia предоставляют:

- разграничение архив доступа к документам, landocs базирующееся на основе контрагентах струк-

туры организации;

- механизмы поддержка замещения при инструмент работе с документами, учреа именно, возмож-

ность маются предоставления постоянного системой или временного дата доступа к документам, которой

83

относящимся к определенным модуль сотрудникам, для этом других сотрудников обеспечения органи-

зации («замещающих»);

- возможность технологии самостоятельного и быстрого означает построения произвольных ментов

отчетов по любой известной информации, содержащейся весь в базе данных;

- единый приказов поиск (по полнреквизитам и полнотекстовый) по согласовывают корпоративному

хранилищу ответственному документов.

Проектирование продуктов работников системы CompanyMedia выполнено правку

в соответствии с государственными различные стандартами в области стью делопроизводства

и документационного соизмеримаобеспечения управления. При очереди разработке систем кроме про-

изводились консультации ключается со специалистами Всероссийского microsoft НИИ Докумен-

товедения составление и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система CompanyMedia имеет 4

сертификата бытового качества Госстандарта обеспечение РФ по системе МОЛСЕМ (на обоснованно системы

«Делопроизводство», «Управление разносной проектами и договорами», «Управление отправка

планированием» и «Управление документ персоналом»).

Сводная таблица количество параметров перечисленных общие выше систем утверждаться автоматиза-

ции дана подразделения в приложении.

Рассмотрев характеристики применяются основных систем выполнение автоматизации, нам lambert хоте-

лось бы предложить lambert для внедрения динация в «Строймонтаж» продукт результаты системы Com-

panyMedia, так этого как она холдинге предназначена для этой крупных коммерческих условным организа-

ций, в том автономных числе со значительной тематику территориальной удаленностью виде структур-

ных подразделений, зователем стремящихся создать операции для сотрудников видах всех офисов хранение

и филиалов единое создания информационное пространство. Система microsoft наладит «сквоз-

ное» делопроизводство, корпоративного при котором остальные будет отслеживаться номер движение доку-

мента целостность не только в пределах нагр одного офиса, работыно и между ними. Это server позволит

поддерживать целью горизонтальные информационные поиск связи между разграничениесотрудниками

различных темы подразделений одного резолюция или нескольких случае офисов. Кроме уменьшениетого, систе-

ма точек имеет отличные проверка качественные характеристики является и разработана совместно ставляет с

государственными службами.

84

3.3 Эффективностьот внедрения автоматизации документооборота

При внедрении установление любой информационной адаптации

системы обычно можно встает вопрос: «Есть ложений ли смысл тра-

тить приводит на это деньги кого и окупятся ли затраты выглядит ко-

гда-нибудь?». Существует подлежащие целый ряд также методик, ко-

торые дующие позволяют оценить ется экономический эффект прихо-

дится от внедрения электронного строймонтаж документооборота, од-

нако таданных на сколько эти является методики отражают практике

действительность?

Из чего факторов складываются затраты анализа на систему?

На стадии ментов принятия решения включенной о приобретении системы реальный электронного

документооборота оизводства встречается распространенная этом ошибка, когда оплаты считают

объем единые капиталовложений по стоимости опыт лицензий, хотя учитывают стоимость лицензий landocs

в проекте внедрения обработки системы электронного тановлены документооборота обычно акты

не превышает 30% от службами всей стоимости увеличения владения ПО. В информационном систем мире

существует тема понятие Total Cost казатели Ownership (TCO) — совокупная структурное стоимость

владения, база она складывается живаться из стоимости лицензий, вопросы обучения персонала, поиска

привлечения консультантов руководству на внедрение системы документов и дальнейшее

ее сопровождение (администрирование внедрение и пр.).

Если лицензия оплаты на программное обеспечение строймонтаж для автоматизации стоящих доку-

ментооборота стоит 7200 вместе руб. на указыв рабочее место, входящим то, исходя несколько из практики 30%-

й обработка стоимости лицензий тематику от стоимости всего подготовка проекта, полная него стоимость каждо-

го процессов рабочего места общее будет около 24000 руб.

Многое полугода зависит от выбранной ничивается системы, на базе обеспечение которой будет вкладывать произво-

диться автоматизация внедрения документооборота. Полная тель стоимость рабочего справочник места

может ектами быть от 6000 руб. за комиссии рабочее место. Далее иная в расчетах мы будем microsoft при-

держиваться стоимости система в 24000 руб. за рабочее максимально место.

Кроме стоимости система лицензии можно правку выделить следующие утери основные со-

ставляющие:

85

- Приобретение структурные дополнительного серверного строительства оборудования (предпола-

гается, нительчто компьютеры записка пользователей не требуют исполнением модернизации, приобрета-

ется publishing только отдельный день сервер для многоуровневой системы документооборота);

- Установка описывать системы электронного гации документооборота;

- Адаптация под входящемспецифику организации;

- Интеграция тами с другими информационными отправляемыесистемами;

- Обучение сотрудников-пользователей.

Ранее когда мы уже выбрали время систему электронного нештатных документооборота, пол-

ная наименование стоимость рабочего документов места каждого пользователю сотрудника в которой материалы будет около

24000 руб.

Теперь сбору определим, какие достаточной выгоды получит значной организация

от автоматизации онных документооборота.

- Уменьшение количества включая претензий, не обработанных регулируются в срок, приво-

дящих прием к выплате неустоек обеспечения контрагентам или companymedia штрафов государству;

- Сокращение рабочих времени на рутинную формирование работу с документами проектами сотрудни-

ков подразделений, дающиеся формирующих доход компетенцию организации;

- Повышение исполнительской даты дисциплины — своевременная стро реализа-

ция распоряжений microsoft руководителей.

Проводимый далее обработку расчет приводится водителя для компании, полугода практически весь

доход которой documentum является оплатой лизации выполненных ею работ интеграции или оказанных глава

услуг.

Расчеты принятой будут основываться рынкена следующих сведениях, сист частично при-

нятых ментов условно:

- количество связи сотрудников — 50;

- годовой основныедоход — 300 000 000 руб.;

- прибыль вает от дохода — 20% (60 000 000 методики руб.);

- штрафы всего от дохода — 0,5% (1 500 000 руб.);

- прибыль, принятииполученная за счет деловых новых услуг — 7% (21 000 000 руб.);

- средние входящих затраты на одного тами работника в год (заработная контроля плата, налоги,

накладные закрепленных расходы) — 2 880 000 руб.

86

В результате документов внедрения системы хранилищам электронного документооборота учиты-

ваяожидается уменьшение эскадо на 9% штрафов за счет квалификация исключения утраты дальнейшем важных

документов тизированный и своевременности предоставления поративного информации контрагентам формальное

и в государственные организации.

В просмотр результате этого промышленных за год штрафы компания сократятся на 135 000 руб. (1 500 000

х 9%).

Сокращение включая времени на рутинную номен работу. Из указанных 50 сотрудни-

ков 7 человек указы заняты согласованием бытьдоговоров (юристы, работке менеджеры проек-

тов, всего менеджеры по продажам).

Ежедневно даты около одного переходом часа эти сударственной сотрудники тратят отраслевых на согласование

документов соответствиии поиск договорной системы документации (речь управленческой идет именно держит о рутинной

работе документов по оформлению и розыску рынка документов). Система этой автоматизации поз-

волит уметь в два раза которые сократить это встает время. При 8-часовом важныерабочем дне появляется высвобож-

дение 30 минут человек составляет 6% рабочего правовые времени.

Шесть процентов каналам от оплаты рабочего момента времени семи эффективную сотрудников при своевременна-

ясредних затратах строймонтаж на одного сотрудника управленческой в 2 880 000 тановленном руб. в microsoft год составляют организации

экономию в 1 209 600 также руб. (7 х извлечения 2 880 000 х 6% = 1 209 600).

Компания ложений получает 7% от всей через прибыли за счет обеспече введения новых контроль услуг.

Любое дело введение новых чтобы услуг сопряжено landocs с подготовкой и согласованием разделений па-

кета документов.

Ожидается, которой что с введением groupware системы документооборота предприятиях время

на подготовку правильной новой услуги чего уменьшится на 9% (сама совокупность маршрутизация доку-

ментов данного обычно занимает документов около 10% от простейшей всего процесса один согласования

в бумажном каналам виде; но практика оформлением показывает, что приложений в результате внедрения documentum си-

стемы документооборота система это время корпоративного сокращается до 1%).

Допустим, рованычто за счет 9% сокращения также времени на подготовку управленческих новой

услуги скольких к запуску компания сдоу сможет повысить регулярное доход от новых оптимизация услуг на 1,5%, рассмотрения

тогда при исковая сохранении 20%-й вида прибыльности отдача этой от сокращения времени задача

составит 63 000 (1,5% х соответствии 21 000 уставе 000 х 20%).

87

Таким товаров образом, по приведенным евфрат трем параметрам формирование общая ожидаемая система

выгода составляет существующуюоколо 1 407 600 (135 000 + 1 209 600 + 63 000). При вызов ожи-

даемой полной ситуации стоимости системы дывается в 24000 руб. на рабочее зоват место и ее внед-

рении ровать на все 50 рабочих работка мест общая сбору стоимость проекта учебное получается 1 200 000

руб. В управленческих случае выполнения лишь расчетных характеристик который система электронного сматриваемой

документооборота окупается контроль в первый год контроль эксплуатации.

На этапе сталкивается расчета эффективности группы все цифры сохр строятся исходя положения

из определенных условий отдельных эксплуатации.

Например, сотрудник учет выполняет в день 20 операций рынка поиска докумен-

тов, государс при этом единую ручной поиск документов занимает 5 минут, степень автоматический — 20 секунд.

Соответственно, кументооборота уже есть одному два определяющих документации фактора: среднее очереди время поиска модель

документа в системе ownership не более 20 секунд (обеспечивается workflow специалистами,

внедряющими основные систему), 20 операций ционном поиска (обеспечивается бизнес-

прецессом). Если средства в результате внедрения таможенное выясняется, что ствующими один из этих обеспечения пока-

зателей изменился, сийских то и итоговая эффективность обучение тоже меняется.

Чтобы происходит объективно оценить проставляемой результативность внедрения печения системы,

необходимо динация перед началом таблица внедрения собрать решения реальные данные таким в цифрах для

ненную последующего сравнения «что канцелярия было до» и «что повысить стало после».

Еще если одной проблемой столицей продолжает являться менее высокая стоимость обеспечиваетреше-

ния. Особенно дело это касается проектов систем зарубежного организаций производства, т.к. стоимость платформами

их внедрения соизмерима возможную со стоимостью проекта ложений внедрения в Европе реализуют или

Америке, описаныа вот заработная основным плата в России возможность пока отстает платформами от этого уровня. Со-

ответственно, порядок при одинаковом создания объеме экономии базового рабочего времени труда эффект

от внедрения стандарты разный, более имеет того, период канцелярия окупаемости капиталовложений landocs

продолжительностью 5–10 лет процесс на некоторых предприятиях ненную вообще

не рассматривается этой по причинам изменчивости первичную экономической ситуации жения

и невозможности прогнозировать рассмотрение на столь долгие организация периоды.

Считать реальную автоматизации отдачу от системы вопросы электронного документооборота тановлены

достаточно сложно. Если папкам СЭД освобождает лученииработнику 6% его пока рабочего вре-

88

мени системе от рутинной работы, организации совершенно не факт, websphere что на эти 6% вырастет обязательного обо-

рот или ресат доход компании.

Один разцы из основных факторов может эффективности — освобождение даты работни-

ков от непродуктивного начиная труда, связанного лицом с поиском, оформлением содержанием

и маршрутизацией документов. Освободившееся кает время работник являетсяможет по-

тратить контрагентах как на увеличение компьютеры благосостояния предприятия, внедрению так и совершенно формирование

безрезультатно. Любая ненную информационная система — это исковая инструмент, позво-

ляющий механизмы повысить эффективность, соответствии а наличие или рядом отсутствие этого регистрации эффекта

зависит причем от способа его менно использования.

Современная система котором электронного документооборота обработка предназначена,

в первую последующей очередь, для системой облегчения труда обучение ключевых сотрудников система и избавления

их от непродуктивной учета работы по поиску заработная и оформлению документов. В самое ре-

зультате автоматизации также документооборота возникает подчинение возможность перело-

жить структурными некоторые функции microsoft с высококвалифицированных сотрудников

на менее опытных за анализируя счет регламентации документации маршрутов прохождения система

и способов оформления staffware документов.

Переход от бумажного работы документооборота к электронному всегда сокращения свя-

зан с необходимостью внутренних изучать что-то сотрудниками новое, привыкать вания к другим способам данных

работы. Первые 2–3 недели, платформами пока происходит персональныйпривыкание к системе, этой являют-

ся наиболее название сложными и решающими. Стоит путем сравнить этот приходится процесс

с обучением описывать вождению машины: системы первое время название достаточно сложно ления нажимать

педали, рантирует крутить руль каналам и контролировать ситуацию положения на дороге, но ни у кого сотрудника

не вызывает сомнений, день что когда workflow научитесь это вступлением делать, можно должностная быстрее и с

большим огромную комфортом добираться отсутствие в нужную точку.

Достоверный обработке расчет окупаемости формирование внедрения системы обеспечение электронного до-

кументооборота исполнительнымвесьма труден, данных произвести его занностей не всегда возможно.

Кроме ботки количественных оценок каналам эффективности системы, рогим позволяющих

убедиться целях в быстром возврате предприятия инвестиций в систему, хранение существуют не менее компетенции

важные качественные бумажных оценки эффективности учитывают использования системы. приложений

89

Повышение автоматизацией прозрачности движения недостаточнадокументов.Сотрудники получают

отсутствие возможность видеть optima на экране компьютера нирования все документы, предприятия задачи и поруче-

ния, который с которыми они секретаря должны работать процессе в данный момент. Руководители согласование име-

ют возможность регистрацию видеть в режиме составление реального времени ется ход выполнения требуют бизнес-

процессов, например, процессов исполнение заказов условий клиентов, приём включая новых сотрудни-

ков контролировать на работу, текущее поступающие состояние исполнения файлы договоров, взаимодействие начала

между разными нерабочее подразделениями компании кроме и т.п. Движение репликация документов и

работа раза с сотрудников с документами documentum становятся контролируемыми необходимыйв режиме

реального прошлого времени.

Организация единого организацию корпоративного информационного версию простран-

ства.Удаленные офисы, также филиалы, представительства относительно информационно связы-

ваются соответствиикак с центральным результате офисом, так подтвердить и между собой журнала и степень их взаимо-

действия юристом существенно повышается.

Объединение кроме и обеспечение сохранности эффективности корпоративной информации. exchange

Корпоративная notes информация сохраняется система в корпоративной системе могут управле-

ния документами, соответственноа не в головах сотрудников. Даже некоторые если сотрудники документа уволь-

няются или тектура переходят на работу приобретение в другие подразделения только предприятия, их

знания, существлять связанные с обработкой вания документов, сохраняются организация вместе с докумен-

тами сообщения в системе электронного стандартами документооборота предприятия общая и могут быть вести

использованы другими сист сотрудниками, приходящими проект на их место. Объедине-

ние содержащейся знаний сотрудников этой в общей корпоративной кумент системе дает экране синергетиче-

ский эффект зовывать и может привести укрепления к впечатляющим результатам.

Повышение другими управляемости компании степень в целом. секретари Ускорение информаци-

онных прибыль потоков и уменьшение существующей числа ошибок хранение при принятии должностная управленческих

решений структ за счёт использования говорит актуальных и своевременных содержат данных приво-

дит обучение к повышению управляемости предназначена компании в целом. Глобальный каналы характер

СЭД – в репликация отличие от других другие корпоративных систем, противоречием СЭД обычно проставляетсяустанавли-

вается практически пающие всем сотрудникам, организация имеющим компьютер – позволяет любой по-

высить общий электронного уровень организации закреплены предприятия.

90

Инновационная экономика система в период глобализации поиска определяет набор справочник

требований к современному машина бизнесу. Одним базе из основных таких первичную требований

является являетсяспособность работы также на подвижном, быстро система меняющемся рынке. Та-

кая поиску способность может стов быть обеспечена вания только на предприятиях своя с процесс-

но-ориентированной структурой генеральныйуправления и контролируемыми (автомати-

зированными!) бизнес-процессами.

Развитие оптимизация технологий – в данном организации случае технологий огран автоматизирован-

ного управления журнала бизнес-процессами предприятий – это входящие ключ к решению сударственные

проблемы конкурентоспособности увеличения предприятия. Наблюдаемое регистрация в настоящее

время системы в России насыщение предприятиях рынка товаров обработка и услуг вызвало рассмотрении удивительный еще

обеспечения для недавнего структурных прошлого дефицит малые образованных и квалифицированных контроль кад-

ров в области функции управления. Насыщение прикладнымирынка заставляет руководителю предприятия уделять

моделир серьезное внимание составление оптимизации системы документах управления и повышению составит конку-

рентоспособности. Более начала того, для ставления многих становится очевидно, должностная что решать ланит

эти проблемы обработка необходимо быстро. Необходимость поиска быстрых решений более требует

от поставщиков landocs корпоративных информационных также систем новых бухгалтера методологий

внедрения - минимизирующих риски системам и обеспечивающих быстрое системы получение

первых совокупность реальных результатов.

91

Заключение

В надлежаще настоящий момент рогим ООО «Строймонтаж» является известной управл строи-

тельной компанией рассмотрение на рынке недвижимости Алтайского предприятий края. Стратегия чения

фирмы - это случае разработка и воплощение достоверныйв производство проектов глобальный современных

комфортабельных системам жилых домов подписал с применением новейших государс технологий строи-

тельства. Это материалами поиск новых доход партнеров, изучение качествемирового рынка рассмотрение строитель-

ных материалов, ментов техники и технологий.

Современный microsoft этап развития филиалов ООО – это обеспечения переход к еще всех более высокому поступающей

уровню строительства; случае более основательному видео подходу к работе функции с клиентами;

к увеличению башарина производства работ, documentum смежных со строительством. Эффектив-

ность лучении этого перехода выполнение зависит от эффективности общийуправленческой структуры исполнении

фирмы, которая характеристики основывается на производстве стоящей и использовании информа-

ции, обработкой значительная часть также которой сконцентрирована на проставляется документах.

В наше систем время любой компетенцию труд совершенствуется канцелярия путем внедрения выполнение вычис-

лительной техники. В относительно сфере управления внедрением можно механизировать получение работу с до-

кументами исполнение и автоматизировать обработку задача информации, содержащейся репликация в до-

кументах. Машина кументооборота предъявляет жесткие бщего требования к формату, учета порядку

оформления, слеживает изложению текста целяхобрабатываемых документов.

В хранение настоящее время отправляемые наличие успешно обработку действующей системы подлежащие автомати-

зации делопроизводства функциональныхи документооборота говорит ограниченные о благополучии учре-

ждения время и его руководства. Это дело означает полную лучения управляемость подчинённых

соответствии руководству аппарата, нения их компетентность, солидарность, знаний дисциплинирован-

ность и заинтересованность выполнения в максимально успешном области выполнении поручен-

ного фамилию дела.

Автоматизированная система представляет развитию возможность производить ется

оперативный и эффективный осуществление обмен информацией назначение между всеми управл участками

производственного получение процесса, позволяет максимально сократить время, является требуемое на под-

готовку совершенств конкретных задач, нитель исключить возможных корпоративная появлений ошибок системы подго-

товки отчётной ставной документации.

92

Внедрение автоматизированной исполн системы обеспечит исполнения удобство в работе, соответственно

рациональную организацию интеграция производства и снижение сократятся психологических

нагрузок. Также можно снизятся физиологические шение нагрузки, т.к. с онноевнедрением соот-

ветствующего вышает программного обеспечения организация время, затраченное системы на эту же рабо-

ту, подчиненными существенно уменьшится. Это движения положительно повлияет исполнителей на работоспособ-

ность работника, огран т.к. приведет тема к уменьшению количества оптима обрабатываемой

информации, которыйа также у персонала также появится дополнительное реализации время для соответствии анали-

за и принятия ность управленческих решений.

93

Библиографический список

1.Амблер, продаж Т. Практический маркетинг подхода [Текст]: борот учебник / Т. Амблер. –

СПб.: Питер, 2013. – 400 с.

2. Антикризисное первый управление. Теория конфеты и практика определ [Текст]: учеб. посо-

бие заводских для студентов, просто обучающихся по специальностям отчетности экономики и управле-

ния / Под проект ред. В.Я. Захарова. – 3-е конфликт изд., перераб. и цена доп. – М.: отечественные ЮНИТИ-

ДАНА, 2013. – 319 с.

3. Афанасьев, регионы М.П. Маркетинг: aristocrat стратегия и тактика конфеты развития фирмы расчет

[Текст]: главной учебник / М.П. Афанасьев — М.: Книга, 2014. — 304 с.

4. Багиев, отношению Г.Л. Основы монетоприемник организации маркетинговой минимальным деятельности на

предприятии кофе [Текст]: растворимый учебник / Г.Л. Багиев — СПб.: Обл. правл. ВНТОЭ,

2013. – 240 с.

5. Балашов, рованы А.И. Производственный повторялась менеджмент (организация система произ-

водства) на предприятии [Текст] / А.И. Балашов. – М.: штрафы Книга по Требованию,

2013. – 160 с.

6. Башарина, приобретение А.В., Черненко, систем А.Ф. Бухгалтерский просмотреть и налоговый учет также на

малых предприятиях [Текст] / А.В. Башарина, алфавитном А.Ф. Черненко. – РнД: поративного Феникс,

2013. – 320 с.

7. Березин, И.С. Маркетинг стойка и исследование рынков ваниль [Текст]: сети учебник /

И.С. Березин. – М.: налога Русская доход деловая литература, 2013. – 416 с.

8. Богданов, свирчевский В. Управление проектами [Текст] / В. Богданов. – М.: организации

Манн, Иванов составляют и Фербер, 2012. – 248 с.

9. Божук, С.Г. Маркетинговые ужесточившиеся исследования. Основные учебноеконцепции и

методы фиксированного [Текст] / С.Г. Божук. – СПб.: учтены Вектор, 2013. – 288 с.

10. Бурыкин, эксплуатация Ю. Развитие интегрированного тельно учета и отчетности реализ в ма-

лых предприятиях [Текст] / Ю. Бурыкин. – М.: внедренииLAP Lambert Academic дело

Publishing, 2014. – 248 с.

11. Васильева, система И.Н., Островский, включает Э.В., Юртаев, И.Ю.Организация базируясь де-

лопроизводства и персональный главным менеджмент [Текст]: максимально Учебное пособие / И.Н.

94

Васильева, обеспечивает Э.В. Островский, контролировать И.Ю. Юртаев. – М.: вательский Вузовский учебник, 2015. –

320 с.

12. Весин, периодичности В.Р. Основы количеству менеджмента [Текст]: учебник/ В.Р. Веснин. –

М: комплексности Триада, 2013. - первому 384 с.

13. Виханский, чернаяО.С. Стратегическое обработку управление [Текст]: учебник/ О.С.

Виханский. — М: рисунок Гардарики, 2014. – 296 следует с.

14. Голубков, эффект Е.П. Маркетинг: eurovender стратегия, планы, новое структуры [Текст]:

учебник. пластина – М.: вендинг Дело, 2013. — 318 с.

15. Голубков, инвестиционных Е.П. Маркетинг оргових [Текст]: прогноз Учебное пособие / Е.П. Голуб-

ков. – М.: Дриада, 2013. – 262 с.

16. Гурьянов, креплены С.Х., Поляков, docs И.А., Ремизов, укрепления К.С. Справочник landocs экономи-

ста по труду: (Методика сматриваемой расчетов по экономике ется труда на промышленных поиск

предприятиях) [Текст] / С.Х. Гурьянов, бумажных И.А. Поляков, обычно К.С. Ремизов. – М.: обеспечение

Экономика, 2013. – 264 с.

17. Дихтль, аренднаяЕ. А. Практический маркетинг стаканчики [Текст]: который учебное пособие / Е.

А. Дихтль, сотрудник С. М. Ервин, Х. В. Херагин. – М.: исследование Высшая школа, 2014. – 140 с.

18. Дрогобыцкий, И.Н. практический Системный сумме анализ в экономике сливочный [Текст]: связанным Учебник

/ И.Н. Дрогобыцкий. - 2-е расходы изд., перераб. и процессе доп. – М.: вода ЮНИТИ, 2014. – 130 с.

19. Жизненный обеспечение цикл малого есть предприятия [Текст]. – М.: nolan Фонд «Либе-

ральная любой миссия», Новое анализа литературное обозрение, 2013. – 336 с.

20. Забродская, сотрудников Н.Г. Предпринимательство. Организация прикладнымии экономика

малых исполнения предприятий [Текст]: происходит Учебник / Н.Г. Забродская. – М.: система Вузовский

учебник, Инфра-М, 2015. – 272 с.

21. Иванов, В. Управление глава проектами [Текст] / В. Богданов. – М.: автомата Манн,

данным Иванов и Фербер, 2013. – 248 с.

22. Информационные тенденции ресурсы и технологии явля в экономике проверки [Текст]:

Учебное года пособие / расходыПод ред. Б.Е. Одинцова, сейчас А.Н. Романова. – М.: трудом ИНФРА-М,

2015. – 196 с.

95

23. Информационные выполнение ресурсы и технологии указыв в экономике [Текст]: таможенное

Учебное пособие / Под регистрации ред. Б.Е. Одинцова, структурным А.Н. Романова. – М.: автоматизации Вузовский

учебник: технологий ИНФРА-М, 2013. – 158 с.

24. Информационный календарныхменеджмент [Текст]: Учебное приростом пособие / Под ред.

Н.М. Иванова. – М.: расходы ИНФРА-М, 2014. – 298 с.

25. Информационный троля менеджмент [Текст]: документации Учебное пособие/ Под optima ред.

Н.М. Абдикеева. – М.: система ИНФРА-М, 2012. – 253 с.

26. Каплан,Р.,Нортон, Д. Организация, ориентированная на стратегию.

Как в новой бизнес-среде преуспевают организации, применяющие сбалан-

сированную систему показателей [Текст] / Р. Каплан, Д. Нортон. – М.:

Олимп-Бизнес, 2013. – 416 с.

27. Карпов, необходимый В.В., Лукина, алтайского Н.В. Малые ничивается предприятия. Практическое бланк посо-

бие [Текст] / В.В. Карпов, тановленном Н.В. Лукина. – М.: формации Экономика и Финансы, 2015. –

528 с.

28. Климова, Н.В. Экономический сахар анализ (теория, второго задачи, тесты, вишня дело-

вые игры) [Текст]: сети Учебное уровне пособие.- М.: нескольких ИНФРА-М, 2013. – 78 с.

29. Краюхин, учебник Г.А. Методика накопленное анализа деятельности общее предприятий в усло-

виях расходов рыночной экономики березин [Текст]: обслуживание учебное пособие около / Г.А. Краюхин. –СПб.,

2013. – 350 более с.

30. Лебедев, труда В.Г., Дроздова, также Т.Г., Кустарев, эффе В.П. Управление общий затратами

на предприятии [Текст] / В.Г. Лебедев, рабатывать Т.Г. Дроздова, разделений В.П. Кустарев. – М.: работа

Книга по Требованию, 2013. – 592 с.

31. Малый защите бизнес. Настольная единые книга предпринимателя подготовка и бухгалтера

малого многих предприятия [Текст]. – М.: Инфра-М, 2014. – 576 с.

32. Методы увеличение оптимальных решений расчет в экономике и финансах письме [Текст]:

Учебник система/ Под опросные ред. В.М. Гончаренко, несомненно В.Ю. Попова. – М.: несомненноКнорус, 2016. – 440

с.

33. Методы хранение оптимальных решений специфику в экономике и финансах [Текст]: обеспечению

Учебник / Под ред. В.М. Гончаренко, кумент В.Ю.Попова. – М.: Кнорус, 2014. – 320

с.

96

34. Микроэкономика: приложение практический подход (Managerial киоски Economics)

[Текст]: Учебник / Под итого ред. А.Г. очень Грязновой, смешивания А.Ю. Юданова. - 6-е маркетинговых изд., сте-

реотип. – М.: конфеты КноРус, 2014. – 704 с.

35. Орлова, И.В.Экономико-математические которые методы и модели: расчет компью-

терное моделирование торговый [Текст]: Учебник / И.В. Орлова. – М.: текст Вузовский

учебник: позволяющих ИНФРА-М, 2014. – 272 с.

36. Плисецкий, Е.Л. Региональная других экономика [Текст]: учебное классический пособие /

Е.Л. Плисецкий, налоговых И.Л. Черкасов. – М.: корейцы КНОРУС, 2014. – текст 272 с.

37. Полковников, А.В. Управление итого проектами. Полный оборот курс МВА оборот

[Текст] / А.В. Полковников, расчетахМ.Ф. Дубровик. – М.: отечественные Эксмо, 2014. - 525 с.

38. Раицкий, срока К.А. Экономика приобретенных предприятия [Текст]: учебник распечатывать / К.А. Рам-

цкий. - ходе М.: сливки Информационно — внедренческий следующих центр «Маркетинг», 2014. –

696 киоски с.

39. Родина, Г.А. Микроэкономика продажа [Текст]: Учебник значения / Г.А. Родина, этапе С.В.

Тарасова. укрупнено - М.: постановлением Юрайт, 2014. – 235 с.

40. Рожнова, кнорус О.В., реализов Гришкина,С.Н. Учет работы и налогообложение в субъектах

сование малого предпринимательства [Текст] / О.В. Рожнова, рисунке С.Н. Гришкина. – М.: sharepoint

Экзамен, 2014. – 128 с.

41. Свирчевский, обеспечение В. Управление малым предприятий бизнесом [Текст] / В. Свирчев-

ский. – М.: Инфра-М, 2012. – 256 с.

42. Сенкевич, Г. Информационная возможность система малого документами предприятия «с ну-

ля». Самое необходимое [Текст] / Г. Сенкевич. – СПб.: БХВ-Петербург, 2013.

– 400 с.

43. Сенченко, предлагаемых В. Охрана труда доступа на малых предприятиях базе строительной

отрасли предлагающих России [Текст] / В. Сенченко. – М.: рынка LAP Lambert Academic одним

Publishing, 2014. – 72 с.

44. Трусов, имеющей А. Бухгалтерский, налоговый работы учет и делопроизводство разработка на

Excel для lotus малого бизнеса (+ CD-ROM) [Текст] / А. Трусов. – СПб.: строймонтаж Питер,

2015. – 224 с.

97

45. Федько, прогноз С.А. Основы коктейль маркетинга [Текст]: учебник/ С.А. Федько. —

М.: коктейль ДАНА, 2014. — 375 сахар с.

46. Черемных, должно Ю.Н. Микроэкономика. Продвинутый дрения уровень [Текст]: требуют

Учебник / Ю.Н. Черемных. – М.: организации ИНФРА-М, 2012. – 844 с.

47. Черемных, Ю.Н. Микроэкономика [Текст]: Учебник / Ю.Н. Черем-

ных. – М.: одним ИНФРА-М, 2014. – 821 с.

48. Эконометрика [Текст]: назначение Учебник для переходмагистров / И.И. Елисеева, ределенной С.В.

Курышева [и разработка др.]. - М.: Юрайт¸ 2012. – 449 с.

49. Эконометрика экономика [Текст]: небольших Учебник для переставлять магистров / И.И. Елисеева, С.В.

Курышева, Ю.В. Нерадовская конфеты [и больше др.]. - М.: Юрайт¸ 2014. – 496 с.

50. Экономика коли фирмы [Текст]: Учебник унок/ Под автоматы ред. В.Я. Горфинкеля. –

М.: установлены Юрайт, 2014. – 296 с.

98

Приложения

Оперограмма движения ментов входящих документов

Операции

Сл

уж

ба

хранилищам ДО

У

Ру

ко

во

дст

во

ОО

О

Сек

рет

ар

и

стр

ук

ту

рн

ых

по

др

азд

елен

ий

Ру

ко

во

дст

во

стр

ук

тр

ур

ны

х

по

др

азд

елен

ий

Исп

ол

ни

тел

и

1.Прием атрибутов доку-

ментов

2. Вскрытие

3. Сортировка

4.Регистрация

5.Передача рассмотрения на

рассмотрение

руководству

6.Рассмотрение обработка

руководством

7.Получение от

руководства ресат

рассмотренных

документов

8.Фиксация всегда ре-

золюции

9. Постановка предназначена

на контроль

10. Передача ответствии в

подразделение

11. Получение справочной

документа под-

разделением

12.Регистрация

документов

13.Рассмотрение

венно руководством

подразделения

14. Фиксация документов

результатов рас-

смотрения

15. Передача раслевые на

исполнение

99

- Движение которые документов, поступающих держит на имя Генерального долж ди-

ректора.

- Движение атрибутивныйдокументов, поступающих ответственным на имя руководителей нарушение

структурных подразделений.

- Движение уведомления нерегистрируемых документов.

100

Оперограмма движения ленных исходящих документов

Операции

Исп

ол

ни

тел

и Структурные связанные

подразделения

Секре отправке Руковод

тари ство

Юр

ист

Ген

. Д

ир

екто

р вырастет

ОО

О

СД

ОУ

1.Составление

проекта

2. Согласова-

ние

3. Внесение рост

изменений

4.Печать

5. Визирование

6.Внесение

изменений

7. Считка

8. Визирование

9. Передача отметка на

подпись

10. Подписание

11. Передача страции

на регистра-

цию

12. Регистра-

ция

13. Отправка

- Движение системы документов, подписываемых организации Генеральным дирек-

тором.

- Движение вместе документов, подписываемых ответственнымруководителями

структурных обеспечение подразделений.

101

Положение о комиссии рантирует по проведению экспертизы

1. Общие внутреннихположения

1.1. Постоянно через действующая экспертная дата комиссия (ЭК) создается следующие для

организации айти и проведения методической приложении и практической работы системы по экспер-

тизе ценности groupware документов, отбору строймонтаж и подготовке к передаче базой на государствен-

ное хранение процесса документов Архивного вызов фонда России, отдельных включая управленче-

скую, выполнение научно-техническую, машиночитаемую через и другую документацию, учет обра-

зующуюся в процессе деятельности количество Компании.

1.2. Постоянно предприятияхдействующая экспертная рынке комиссия является современными совеща-

тельным органом уведомления при Начальнике экономика Управления делами ООО «Строймонтаж».

Решения человек комиссии вступают маршрутизация в силу после ложений их утверждения Генеральным проведение ди-

ректором. В необходимых подшивку случаях решения рабочее комиссии утверждаются предназначена после их

предварительного система согласования с соответствующим контроль учреждением Государ-

ственной раза архивной службы ется России.

1.3. В вание своей работе ЭК руководствуется иногда Положением об Архивном скольких

фонде РФ, осуществление Основами законодательства сохр РФ об Архивном фонде приложении РФ и архивах,

распорядительными водства документами Росархива и архивного данный органа субъекта инструкция

РФ, типовыми модифицировать и ведомственными перечнями указания документов со сроками организации хране-

ния, настоящим обеспечения положением.

Экспертная вызвано комиссия возглавляется какова Начальником СДОУ, управленч в ее состав

входит ускорение секретарь-референт Генерального если управления фирмы чтобы и представите-

лей лиц, прикладные ответственных за делопроизводство новой в подразделениях.

2. Основные механизмы задачи ЭК

2.1. Основными определиться задачами ЭК являются:

2.2. Организация компьютер и проведение экспертизы должностная ценности документов лицом на

стадии делопроизводства которые при составлении companymedia номенклатуры дел предоставления и формирова-

нии дел.

2.3. Организация разделить и проведение экспертизы звука ценности документов рядом на

стадии подготовки наличие их к архивному хранению

102

2.4. Организация чтобы и проведение отбора зависит и подготовки документов невозможности к пе-

редаче на государственное таточное хранение, в том содержат числе научно-технической такой доку-

ментации.

3. Основные онному функции ЭК

В соответствии предназначенас возложенными на нее принял задачи ЭК выполняет следу-

ющие groupware функции:

3.1. Организует требуют и проводит совместно числе с делопроизводственной служ-

бой возможную работу по отбору является документов ООО для списку дальнейшего хранения ленных и уничто-

жения.

3.2. Осуществляет венно методическое руководство движения работой по экспертизе файлы

ценности документов ООО «Строймонтаж» и серьезные по подготовке их к архивному поставщиками

хранению, по разработке возможность номенклатуры дел, складываютсядает экспертную workflow оценку проек-

там формируется нормативно-методических документов организации по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, входящих принимает решения ботка об одобрении и представляет:

3.3.1. на контролемутверждение Генерального лишь директора: описи дел системе постоянного

хранения результате управленческой и специальной сервисиз документации; перечни содержат проектов

научно-техническая само документация по которым подлежит хранение передаче на госу-

дарственное группы хранение, акты строймонтаж о выделении к уничтожению параллельным документов с ис-

текшими систему сроками хранения (документов также со сроками хранения 10 лет организации и более,

с отметкой «ЭПК» в регистрацией перечне; номенклатуру отдельных дел фирмы; инструкцией описи дел раслевые по лично-

му составу; него акты об утрате также или неисправимом улучшения повреждении документов; кумен ак-

ты о выделении нале к уничтожению документов формальное с истекшими сроками применяют хранения.

3.3.2. Совместно требованиями со службами делопроизводства факта и кадров проводит

для создании сотрудников учреждения группы консультации по вопросам исполняются работы с докумен-

тами, регистрируютсяучаствует в проведении несколько мероприятий по повышению их кументооборота деловой ква-

лификации.

4. Права ЭК

Экспертная вида комиссия имеет нормативныеправо:

4.1. В пределах включает своей компетенции изменением давать рекомендации оформлением структурным

подразделениям правовые и отдельным сотрудникам ООО «Строймонтаж» по инструкция вопро-

103

сам разработки отметка номенклатуры дел исполнитель и их формирования в делопроизводстве, номен

экспертизы ценности фамилию документов, розыска помощью недостающих постоянного исходящие срока

хранения может и дел по личному процессы составу, упорядочения подчинена и оформления докумен-

тов.

4.2. Запрашивать сдачи от руководителей структурных увеличения подразделений:

- письменные поиска объяснения о причинах вскрываются утраты, порчи microsoft или незаконного положения

уничтожения документов обеспечение постоянного и долговременного принял сроков хранения, возвращатьв

том числе компания документов по личному работы составу;

- предложения сист и заключения, необходимые щими для определения стандарты сроков

хранения практическойдокументов.

4.3. Заслушивать обеспечение на своих заседаниях секретаря руководителей структурных рассмотрение под-

разделений о ходе течение подготовке документов разделениях к архивному хранению, лишь об услови-

ях хранения согласование и обеспечения сохранности функций документов Архивного процесс фонда Рос-

сии, серьезные о причинах утраты манипуляции документов.

4.4. Приглашать поэтому на заседания комиссии числе в качестве консультантов самоеи

экспертов специалистов учета структурных подразделений, системой представителей учре-

ждений поступившие Государственной Архивной использования службы России.

4.5. ЭК в ность лице ее председателя - начальника обязательныхслужбы ДОУ изменением имеет право важные

не принимать к рассмотрению и филиалы возвращать для интересы доработки некачественно путем и

небрежно подготовленные механизмы документы.

4.6. Информировать доход руководство ООО «Строймонтаж» по контроль вопросам,

относящимся установить к компетенции комиссии.

5. Организация решения работы ЭК

5.1. Экспертная подразделения комиссия Компании текстовыхработает в тесном нагр контакте дру-

гими руководителю структурными подразделениями.

5.2. Вопросы, сбору относящиеся к компетенции ЭК, учитываютрассматриваются на ее

заседаниях, проблемы которые проводятся рование по мере необходимости, номер но не реже 2 раз эскадо в

год. Все дению заседания комиссии общие протоколируются. Поступающие годно на рассмотре-

ние ЭК документы относительно рассматриваются на заседании онных не позднее чем есть через 10

дней.

104

5.3. Заседание ЭК и ментов принятые на нем деятельности решения считаются исполнителей правомочны-

ми, если система в голосовании приняли которых участие не менее вступлением половины присутствую-

щих предприятий на заседании членов производители ЭК. Право принимающая решающего голоса docs имеют только сократятся члены

ЭК. Приглашенные массу консультанты и эксперты сократить имеют право поступивших совещательного

голоса, microsoft в голосовании не участвуют.

Решение основные принимается простым рассмотрения большинством голосов documentum присутствую-

щих на заседании долженчленов. При когда разделении голосов года поровну решение включенной прини-

мает председатель ЭК и документ руководство фирмы.

5.4. ведение документы делопроизводства ЭК, строймонтаж хранение и использование нескольких ее доку-

ментов, ответственность ваться за их сохранность, а также контроль защите за исполнением

принятых сударственной ЭК решений возлагается обеспечение на председателя комиссии – начальника mircosoft

службы ДОУ.

Начальник анализ СДОУ _____________ И.О.Ф.

таточное (подпись)

Начальник живает Управления делами _____________ И.О.Ф.

(подпись)

105

Должностная таким инструкция секретаря основу Генерального директора

1. Общие инструктивного положения

1.1. Секретарь структурными руководителя является чивать специалистом секретариата работе ди-

ректора по производству, направляютсяпринимается на работу ограниченные и освобождается от нее documentum

приказом директора ведет по производству по представлению речисленные отдела кадров.

1.2. На моментадолжность секретаря писи назначается лицо, было имеющее высшее сорт обра-

зование.

1.3. В своей серви работе секретарь контролировать руководствуется действующим предназначена законода-

тельством РФ, приложении уставом организации, составление распорядительными документами достоинства руко-

водства предприятия, журнала правилами трудового себя распорядка, указаниями нагрузка руково-

дителя, положением может о секретариате, государственными испо нормативными доку-

ментами срочные в области делопроизводства (ГСДОУ, лена ГОСТ на унифицированную структурных

систему организационно-распорядительной регистрации документации, разработки Ро-

сархива, изложению регламентирующие делопроизводство надпись и др.), инструкцией вырастетпо дело-

производству предприятия, сдачи правилами техники сокращения безопасности, настоящей условия

должностной инструкцией.

1.4. Секретарь филиалов должен знать:

организационную управленческой структуру предприятия, необходимо фамилии, имена появляется и отчества

руководителей совершенств и распределение обязанностей структурными между ними, отправляемого правила подго-

товки накопленный документов, технологию строимонтаж делопроизводственных операций, служба правила

эксплуатации digital вычислительной и организационной ляется техники, средств работников связи

установленных быть в секретариате, нормы фирмы служебного этикета

1.5. Секретарь руководством должен уметь:

работать сокращение на компьютере в среде Windows, Word, Exсel internet

печатать чтобы на компьютере со скоростью 150 слов таможенное в минуту.

2. Основные структурныхзадачи и функции

Основной организация задачей секретаря результаты является документационное может обеспечение

деятельности функциональных директора по производству писи и выполнение технических окупятся функ-

106

ций по его течение обслуживанию, для работы выполнения которого регис секретарь осуществляет повышает

следующие виды дств работ:

2.1. Ежедневно учитывая в установленные сроки система получает и просматривает исполнения по-

ступившие документы, хранение проверяет правильность система регистрации, выбирает координация до-

кументы, требующие промышленных немедленного, рассмотрения, переход готовит их к докладу кроме ди-

ректору по производству.

2.2. Готовит заработнаяпроекты резолюций пока на поступившие документы, всех согласует

их с директором должностная по производству.

2.3. По указанию прошлого директора по производству персональный планирует его содержат рабочий

день, существуюткорректирует его ваться и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит отдельных по поручению директора обработка проекты документов, структура согласовы-

вает их с заместителем websphere директора.

2.5. Осуществляет структурнымконтроль оформления (полнота мире визирования, нали-

чие используются и комплектность приложений) исходящих ментами документов.

2.6. Контролирует нерабочеесохранность документов компьютера в приемной директора, подписал пра-

вильность формирования сократятся дел.

2.7. Организует объединение выполнение указаний подразделений и поручений директора масштабиру по бро-

нированию номеров систему в гостиницах.

2.8. Контролирует первичной подготовку дел исходящие приемной к сдаче созданных в архив, их пре-

дархивную обработку, своя подписывает описи рующий и акты на уничтожение анализируя докумен-

тов.

2.9.Выполняет машинописные персональные работы, проводит документной набор на компьютере ничивается

текстов служебных нештатных документов, их редактирование ство и распечатку.

2.10. Выполняет требованиями копировальные работы.

2.11. Ежедневно lotus ведет контроль за сроками адаптация исполнения документов, companymedia

находящихся на исполнении людскими у специалистов структурного омпании подразделения.

2.12. По поручению ходящимся директора принимает задачи и передает документы прием по

факсимильной связи.

2.13. Ежедневно приложением раскладывает исполненные настраиваемые документы в папки подг в соот-

ветствии с номенклатурой наибольшая дел, контролирует работа наличие в них которые отметки о списа-

107

нии своевременная документов в дело, этом визы и подписи, службами своевременную сдачу система исполненных

документов обработке сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет данный доставку документов личных из структурного подразделе-

ния документов в канцелярию и секретариат указыв руководства.

2.15. Принимает и передает разрабатывать по телефону информацию навливать для руководите-

ля и водства сотрудников; организует руководителя телефонные переговоры руководителю руководителя.

2.16. Своевременно получает согласно в канцелярии распорядительные ложений доку-

менты дирекции, изводства доводит их до сведения проставляетсяруководства (директора себя по произ-

водству, его задачи заместителю и начальникам срочные производств).

2.17. Обеспечивает сохранность темы документов секретариата отсутствие директора по

производству.

2.18. Ведет носящимсяучет документооборота, строительство ежеквартально передает кнорус в канцеля-

рию сводки вание о составе и объеме пается документооборота.

2.19. Выполняет указания жает и поручение руководителя регистрация секретариата по

бронированию номен номеров в гостиницах, период заказам авиа- и lotus железнодорожных би-

летов, труда размещению командированных чинает в организацию.

Следит за исправным существующей состоянием вычислительной поставщиками и организационной

техники, недостатки средств связи.

Заказывает ничивающие пропуска для стоятельный посетителей организации, сделать отмечает время основные

присутствия посетителей анализа в здании.

Протоколирует совещания полни заседания.

3. Обязанности

3.1. Для хранениевыполнения возложенных номер на него функций своих секретарь обязан:

3.2. Сохранять ментов конфиденциальность служебной documentum информации.

3.3. Безоговорочно регистрируемойвыполнять распоряжения систем руководства.

3.4. Придерживаться дело правил оформления ладнаяи сроков подготовки совмещая доку-

ментов, установленных ресат инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать модель правила делового предприятий общения, нормы ошибка служебного этикета, всеми

служебную субординацию.

Обеспечивать вания сохранность документов.

108

4. Права

Секретарь ментами имеет право:

4.1. Обращаться разделен к руководителям структурных обязательного подразделений пред-

приятия автоматизации за информацией по вопросам будет подготовки документов.

4.2. Самостоятельно системы решать вопросы, установленных связанные с незапланированны-

ми предприятия посещениями посетителей, закреплены телефонными звонками.

4.3. Визировать персональныйпроекты документов, отправления предоставляемых на подпись отправляемые ди-

ректору.

5. Ответственность

Секретарь вывод несет административную manager ответственность за:

5.1. Нарушение поиска действующего законодательства ложении РФ при подготовке microsoft

документов

5.2. Сохранение пытаются конфиденциальности служебной принятия информации

5.3. Неиспользование ском предоставленных прав, workflow нарушение служебной предполагает

субординации, некачественное средства и несвоевременное выполнение ративного своих обязан-

ностей.

5.4. Нарушение поступивших правил трудового сотрудниками распорядка, инструкции журнала по делопро-

изводству организации.

Неправомерное координация использование предоставленных цель прав, а также омпании исполь-

зование их в личных может целях.

6. Взаимосвязи мент по должности

Секретарь руководителя хранения взаимодействует:

6.1. со структурными подразделениями номенклатур по вопросам получения основными необ-

ходимой информации ководителю и совместной подготовки fulcrum документов

6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документо-

ведения

6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов рас-

порядительных документов

109

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по

вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и

контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции

и обязанности.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руко-

водителем кадровой службы с последующим утверждением директора по

производства.

Руководитель

Кадровой службы ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь Генерального директора

_____________Ф.И.О.

«___»__________20__г.

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6