INSTRUCCIONES DEL PDT NOTARIOS

1 INSTRUCCIONES GENERALES.............................................31.1 NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN......................................31.2 ESCRITURA PUBLICA, ACTA NOTARIAL, FORMULARIO REGISTRAL............31.3 ACTOS JURIDICOS..................................................31.3.1 Compra - venta :................................................31.3.2 Permuta:........................................................41.3.3 Anticipo de legítima :..........................................41.3.4 Donación:.......................................................41.3.5 Cesión:.........................................................41.3.6 Arrendamiento :.................................................41.3.7 Arrendamiento financiero:.......................................41.3.8 Leaseback :.....................................................51.3.9 Uso - Habitación :..............................................51.3.10 Usufructo:......................................................51.3.11 Derecho de Superficie:..........................................51.3.12 Constitución / Ampliación de Hipoteca :.........................51.3.13 Hipoteca Unilateral :...........................................51.3.14 Levantamiento de hipoteca :.....................................51.3.15 Constitución de Prenda:.........................................51.3.16 Levantamiento de prenda :.......................................51.3.17 Constitución de Anticresis :....................................51.3.18 Préstamo:.......................................................61.3.19 Fideicomiso:....................................................61.3.20 Contratos de Colaboración Empresarial :.........................61.3.21 Aporte a sociedades :...........................................61.3.22 Adjudicación por disolución de sociedades.......................61.4 BIENES............................................................71.4.1 Predios:........................................................71.4.2 Minas, Canteras y Depósitos de Hidrocarburos :..................71.4.3 Aeronaves:......................................................71.4.4 Naves:..........................................................71.4.5 Vehículos terrestres:...........................................81.4.6 Maquinarias y equipos:..........................................81.4.7 Concesiones:....................................................81.4.8 Derechos de propiedad intelectual:..............................81.4.9 Créditos :......................................................81.4.10 Acciones y Derechos :...........................................81.4.11 Otros bienes no especificados:..................................81.5 OTORGANTES........................................................81.5.1 Impuesto a la Renta - pago a cuenta de 2ª categoría - formulario1662 91.6 LEGALIZACIONES...................................................101.6.1 Instrucciones para la importación de datos- Legalizaciones.....102 USO DEL PDT DE NOTARIOS............................................12

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2.1 CARACTERÍSTICAS DEL PDT DE NOTARIOS.............................122.2 ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.................................122.3 IMPRESIÓN Y SEGURIDAD............................................122.4 MOTIVOS DE RECHAZO DEL DISQUETE..................................133 PASOS A SEGUIR PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN.....................133.1 SESIÓN DE TRABAJO................................................133.1.1 Datos del ejercicio............................................133.1.2 Registro de escrituras.........................................133.1.3 Registro de actas notariales...................................133.1.4 Registro de formularios registrales............................133.1.5 Legalización de libros y registros.............................133.1.6 Consultas y reportes...........................................143.2 ALMACENAMIENTO DE DATOS..........................................144 ENVIO DE INFORMACIÓN A SUNAT.......................................145 CONSULTAS FRECUENTES...............................................155.1 ¿Quiénes deben presentar la Declaración Anual de Notarios?.......155.2 ¿Quiénes deben presentar la Constancia de no tener información a declarar?..............................................................155.3 ¿Qué actos jurídicos deben declararse como operaciones patrimoniales?.........................................................155.4 ¿Deben informarse los aportes societarios?.......................155.5 ¿Deben informarse las transferencias vehiculares?................165.6 ¿Qué sucede si en la escritura pública o formulario registral no figura el valor del bien o servicio objeto del acto jurídico?..........165.7 ¿Qué hacer cuando en la Escritura Pública o Formulario Registral noaparece la ubicación geográfica del predio materia del acto jurídico?. .175.8 ¿Debe declararse los actos jurídicos celebrados en unidades monetarias no vigentes (Intis o soles oro)?............................175.9 ¿Cómo se declara la transferencia de acciones y derechos sobre el bien común que realiza un copropietario?...............................175.10 ¿Qué hacer cuando el espacio asignado para registrar el nombre de uno de los otorgantes es insuficiente?.................................175.11 ¿Qué sucede cuando en la Escritura Pública, Acta Notarial o Formulario Registral no figura el documento de identidad de alguno de losotorgantes?............................................................175.12 ¿Qué hacer cuando en la Escritura Pública, Acta Notarial o Formulario Registral no figura el domicilio de alguno de los otorgantes?

175.13 ¿Es obligatorio consignar el UBIGEO, del otorgante, en el PDT de Notarios?..............................................................185.14 ¿Debe la persona no domiciliada efectuar pagos a cuenta por rentas de 2ª categoría?.......................................................185.15 ¿Cuál de los Medios de Pago se debe registrar en el PDT cuando hubomás de uno?............................................................185.16 ¿Cómo se debe registrar el medio de pago en el caso de una compraventa en la cual, una entidad bancaria efectúa un préstamo al

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comprador para que cancele el bien, emitiendo un cheque a nombre del vendedor?..............................................................185.17 ¿La dación en pago también debe ser informado en el PDT de Notarios?..............................................................195.18 En los casos de arrendamiento financiero, ¿cómo se informa los bienes que no tienen descripción alguna?...............................19

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1 INSTRUCCIONES GENERALES

1.1 NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN

La información que usted proporcione; tiene el carácter de declaración jurada conforme a lo dispuesto en el artículo 88° del Código Tributario.

1.2 ESCRITURA PUBLICA, ACTA NOTARIAL, FORMULARIO REGISTRAL

La información que usted presentará será extraída de las EscriturasPúblicas, Actas Notariales y Formularios Registrales que hubieraautorizado en el ejercicio a informar, sin importar la fecha de ingresode la minuta, numeración o inscripción en Registros, de ser el caso.

Los Formularios Registrales corresponderán a inmuebles cuyo valor no seamayor a 20 UIT, de conformidad con el artículo 7° de la Ley N° 27755, elDecreto Supremo N° 023-2003-JUS y la Resolución N° 257-2004-SUNARP/SN.

1.3 ACTOS JURIDICOS

Sr. Notario, usted deberá proporcionar información respecto a los actosjurídicos que tengan por objeto la realización de operacionespatrimoniales.

Para efectos de la Declaración, estos actos jurídicos son únicamente losque se detallan en la lista que se presenta a continuación, de acuerdo ala definición que se señala en cada caso. No se deberá informar lasoperaciones patrimoniales que pudieran originarse en la reorganización desociedades. Tampoco los actos por los que se dividen bienes con motivo dela extinción de la sociedad de gananciales, la división de la masahereditaria o la extinción o modificación de cualquier régimen decopropiedad

1.3.1 Compra - venta :

Contrato por el que una persona, denominada vendedor, se obliga atransferir a favor de otra persona, denominada comprador, lapropiedad de uno o varios bienes, a cambio de un precio en dinero.Incluye los contratos de doy para que hagas en los que exista unavalorización en dinero de los bienes transferidos.

También se incluyen los contratos que se originan en daciones enpago y en cualquier otra forma de extinción de obligaciones mediantela entrega de bienes.

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La compra - venta puede recaer sobre cualquier tipo de bienes,muebles o inmuebles. Además, puede tener por objeto la transferenciade la cuota ideal que cada copropietario tenga sobre el bien común.

No se considera compra - venta; los actos por los que se dividenbienes con motivo de la extinción de la sociedad de gananciales, ladivisión de la masa hereditaria o la extinción o modificación decualquier régimen de copropiedad.

Tampoco se considera compra - venta los contratos vinculados conoperaciones societarias en los que existan transferenciaspatrimoniales, tales como constitución o reorganización desociedades y aumento o reducción del capital social.

1.3.2 Permuta:

Contrato por el que dos personas se obligan a transferirserecíprocamente bienes de su propiedad.

Al seleccionar dicha opción en el PDT, se deberá consignar los datosde identificación del propietario del bien antes de producirse lapermuta. Así, el número de bienes a registrar será igual o mayor ados y pertenecerán a dos propietarios distintos.

1.3.3 Anticipo de legítima :

Acto por el que una persona transfiere en vida a quienes seríansus herederos forzosos, la propiedad de uno o más bienes; queforman parte de su patrimonio.

1.3.4 Donación:

Contrato por el que una persona llamada donante, se obliga atransferir gratuitamente la propiedad de uno o más bienes afavor de otra persona llamada donatario.

1.3.5 Cesión:

Acto de disposición en virtud del cual una persona, denominadacedente, transmite a otra persona, denominada cesionario, elderecho a exigir una o varias prestaciones a cargo de su deudor. Para efectos de esta Declaración, sólo se deberá informar sobrelas cesiones definitivas de predios a titulo oneroso o aquellasen las que el derecho cedido sea un crédito o el uso o el

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privilegio de usar derechos de propiedad intelectual.

1.3.6 Arrendamiento :

Contrato por el que una persona, denominada arrendador, se obliga aceder temporalmente a favor de otra persona, denominadaarrendatario, el uso de uno o más bienes a cambio de cierta rentaconvenida.

1.3.7 Arrendamiento financiero:

Contrato por el que una empresa del Sistema Financiero, denominadaarrendador financiero, cede temporalmente a favor de otra persona,denominada arrendatario financiero, el uso de uno o más bienes acambio de cierta renta convenida, pudiendo optar el arrendatario, encualquier momento, hasta el final del plazo del arrendamiento, poradquirir los bienes materia del contrato.

1.3.8 Leaseback :

Contrato complejo por el que una empresa vende a otra, usualmente unbanco, parte de los bienes que conforman su activo social, paraluego recibir los mismos en arrendamiento financiero.

1.3.9 Uso - Habitación :

Derecho de usar o de servirse de uno o varios bienes no consumibles.

1.3.10 Usufructo:

Derecho de usar y disfrutar temporalmente de uno o más bienes noconsumibles.

1.3.11 Derecho de Superficie:

Derecho que otorga la facultad de tener temporalmente unaconstrucción en propiedad separada sobre o bajo la superficie delsuelo.

1.3.12 Constitución / Ampliación de Hipoteca :

Acto por el que se afecta un inmueble en garantía del cumplimientode cualquier obligación, propia o de un tercero o por el cual seincrementa el monto de la garantía por el que se había afectado el

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bien.

1.3.13 Hipoteca Unilateral :

Gravamen constituido a solicitud del propietario del predio, parala emisión de título de crédito hipotecario negociable, al amparodel artículo 239° de la Ley General del Sistema Financiero, deSeguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros (Ley26702)

1.3.14 Levantamiento de hipoteca :

Acto unilateral por el que el acreedor levanta el gravamen que sehabía constituido en su favor.

1.3.15 Constitución de Prenda:

Acto por el que se afecta un bien mueble, mediante su entrega físicao jurídica, para asegurar el cumplimiento de cualquier obligación.

1.3.16 Levantamiento de prenda :

Acto unilateral por el que el acreedor levanta el gravamen que sehabía constituido en su favor.

1.3.17 Constitución de Anticresis :

Acto por el que se entrega un bien inmueble en garantía de unadeuda, concediendo al acreedor el derecho de explotarlo y percibirsus frutos.

1.3.18 Préstamo:

Contrato por el que una persona, denominada prestador, se obliga aentregar a otra persona, denominada prestatario, una determinadacantidad de dinero a cambio que se le devuelva la misma cantidad masel interés pactado.

1.3.19 Fideicomiso:

Relación jurídica por la cual una persona, llamada fideicomitente,transfiere uno o más bienes a otra persona, denominada fiduciario,la que se obliga a utilizarlos en favor de aquél o de un tercero,denominado fideicomisario. Los bienes transferidos constituyen elpatrimonio fideicometido.

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1.3.20 Contratos de Colaboración Empresarial :

Consorcios, Joint Ventures y cualquier otro contrato asociativo,excepto asociaciones en participación, siempre que por lo menos unaparte contratante haya entregado bienes para ser explotados por elcontrato.

En tal sentido, no deberán considerarse en la Declaración aquelloscontratos de colaboración empresarial en los que se haya entregadosólo dinero ó en los que no se haya entregado bien alguno.

1.3.21 Aporte a sociedades :

Acto por el que se transfiere a la sociedad la propiedad de uno omás bienes o derechos. El aporte de bienes no dinerarios se reputaefectuado al momento de otorgarse la escritura pública.

1.3.22 Adjudicación por disolución de sociedades

Acto por el que la sociedad en disolución y liquidación transfiere alos socios la propiedad de uno o más bienes o derechos que conformanel haber social remanente.

En cuanto a la Fecha de suscripción de la minuta de enajenación,esta fecha permite establecer si la persona que efectúa el pago,está obligada o no a emplear un medio de pago.

Recuerde que, de conformidad con lo establecido en el numeral 20.2del artículo 20° del Decreto Legislativo N° 939 y en el numeral 23.2del artículo 23° de la Ley N° 28194, la obligación de emplear mediosde pago sólo rige a partir del 1 de enero de 2004, respecto de lassiguientes operaciones:

a) Pago de sumas de dinero cuyo importe sea superior, para elejercicio 2004, a 5 mil nuevos soles o 1,500 dólares americanos. b) Entrega o devolución de montos de dinero por concepto de mutuosde dinero, sea cual sea el monto contratado.

Por otro lado, cuando se otorgue una Escritura Pública o FormularioRegistral -sin que exista una minuta previamente ingresada a laNotaria- la fecha a consignar es la del otorgamiento de la Escriturao Formulario, respectivamente.

Los notarios están obligados a señalar el medio de pago utilizado enlas escrituras públicas que extiendan o autoricen, o dejarconstancia que no se le exhibió medio de pago alguno, para lo cual

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consignarán la siguiente información:

a) Monto total de la operación, el valor total pagado con Medio dePago y moneda en la que se realizó.b) Tipo y Código del Medio de Pago.c) Número de documento del medio de pago y/o código que identifiquela operación, según corresponda.d) Empresa del Sistema Financiero que emite el documento o en la quese efectúa la operación, según corresponda. e) Fecha de emisión del documento o fecha de la operación, segúncorresponda.

En los demás documentos de transferencia de bienes muebles,registrables o no registrables, deben constatar que se hayainsertado una cláusula en la que se señale el medio de pagoutilizado.

En esta oportunidad se deberá declarar solo la información de losmedios de pago que estén relacionados con los actos jurídicos decompra-venta y préstamo.

1.4 BIENES

Señor Notario, las operaciones patrimoniales que deberá informar puedentener por objeto cualquier tipo de bien, mueble o inmueble, tangible ointangible. En el supuesto que la operación patrimonial tenga por objetomás de 7 bienes no será necesario detallar cada bien, bastando queconsigne en el rubro: "Otros no especificados" la frase: "varios". Paraefectos de la declaración, son bienes los que se detallan a continuación.

1.4.1 Predios

Se considera predios a los terrenos, incluyendo los terrenos ganadosal mar, a los ríos y a otros espejos de agua, así como lasedificaciones e instalaciones fijas y permanentes que constituyanpartes integrantes de dichos predios, que no pudieran ser separadassin alterar, deteriorar o destruir la edificación.

1.4.2 Minas, Canteras y Depósitos de Hidrocarburos :

Explotación, a través de pozos, perforaciones, galerías o a cieloabierto, de un yacimiento mineral o de hidrocarburos.

1.4.3 Aeronaves:

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Aeronaves de carga, pasajeros, recreo, deporte o de cualquier tipo.

1.4.4 Naves:

Embarcaciones de carga, pasajeros, recreo, deporte o de cualquiertipo, sin considerar su denominación particular (bote, yate, velero,etc.) eslora ni valor comercial.

1.4.5 Vehículos terrestres:

Automóviles, motocicletas, camiones, remolcadores terrestres,tractos, trenes, moto-taxis, y otros vehículos no motorizados talescomo carretas, plataformas, canastas, y en general cualquiervehículo de transporte terrestre, con o sin motor, sea de carga,pasajeros, recreo, deporte, o de cualquier otro tipo. Se exceptúalos tractores, palas mecánicas, montacargas y similares.

1.4.6 Maquinarias y equipos:

Bienes muebles utilizados en actividades productivas, deconstrucción o en la prestación de servicio, incluso tractores,plumas, palas mecánicas, montacargas y similares.

1.4.7 Concesiones:

Derecho otorgado a una persona natural o jurídica para explorar y/oexplotar determinados bienes o servicios, dentro del área de laconcesión.

1.4.8 Derechos de propiedad intelectual:

Derechos de autor, derechos sobre patentes, marcas, nombrescomerciales y en general cualquier derecho de propiedad intelectual.

1.4.9 Créditos :

Derecho para exigir el cumplimiento de alguna obligación a untercero.

1.4.10 Acciones y Derechos :

Cuota ideal del copropietario de un bien mueble o inmueble.

1.4.11 Otros bienes no especificados:

Cualquier otro bien. Además, en el supuesto que la operación

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patrimonial tenga por objeto más de 7 bienes no será necesariodetallar cada bien, será suficiente que consigne en este rubro, lafrase: "varios".

1.5 OTORGANTES

Señor notario, usted deberá proporcionar los datos de identificación delas partes que intervienen en el acto jurídico.

Debe tener mucho cuidado al consignar el tipo y número de documento deidentidad del otorgante. Si éste se hubiera identificado con mas de undocumento deberá consignar en la Declaración sólo el número de RUC.Únicamente si no contara con este número, identificará al otorgante concualquier otro de los siguientes documentos: Documento Nacional deIdentidad, Carné de las fuerzas policiales, carné de las fuerzasarmadas, carné de extranjería o pasaporte.

En el supuesto que algún otorgante no se hubiera identificado con losdocumentos señalados, deberá escoger la opción "sin documento" y procedera registrar su nombre, razón o denominación social. Además en este casose deberá registrar obligatoriamente el Ubigeo del otorgante.

Tratándose de actos celebrados por medio de representantes, solamentedeberá declarar los datos de identificación del representado, en cuyonombre se celebra el acto.

En el supuesto que más de una persona constituya una parte contractual,deberá identificar a cada persona consignando su porcentaje (%) departicipación. Si en el contrato no se hubiera consignado el porcentaje(%) de participación, se entenderá que éste se divide en partes iguales.

En el supuesto que en la Escritura Pública, Acta Notarial o FormularioRegistral aparezca sólo uno de los apellidos de cualquiera de losotorgantes, dicho apellido deberá consignarse siempre en el casillerodenominado "apellido paterno".

1.5.1 Impuesto a la Renta - pago a cuenta de 2ª categoría - formulario 1662

El artículo 53-B del reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta,incorporado por el artículo 13° del Decreto Supremo N° 086-2004-EF yvigente desde el 05.07.2004, establece las siguientes reglas para laenajenación de inmuebles o derechos sobre los mismos, sea que seformalicen mediante escritura pública o mediante formularioregistral:

1. El enajenante deberá presentar ante el Notario:

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a) Tratándose de enajenaciones sujetas al pago a cuenta: elcomprobante o el formulario de pago que acredite el pago a cuentadel Impuesto.b) Tratándose de enajenaciones no sujetas al pago a cuenta:

b.1) Una comunicación con carácter de declaración jurada en elsentido que:(i) La ganancia de capital proveniente de dicha enajenación

constituye renta de la tercera categoría; o,(ii) El inmueble enajenado es su casa habitación.

La forma, condiciones y requisitos de dicha comunicaciónserán establecidos por la SUNAT mediante Resolución deSuperintendencia.

b.2) La última declaración jurada de autoavalúo. A tal efecto,deberá presentar la declaración del ejercicio corriente, salvo enlos meses de enero y febrero, en los que podrá presentar ladeclaración del ejercicio anterior.

b.3) El título de propiedad que acredite su condición depropietario por un período mayor a dos (2) años del inmuebleobjeto de enajenación.

c) Tratándose de enajenaciones de inmuebles adquiridos o construidosantes del 1.1.2004: el documento de fecha cierta en que conste laadquisición del inmueble, el documento donde conste la sucesiónintestada o la constancia de inscripción en los Registros Públicosdel testamento, la licencia de construcción o el formularioregistral respectivos, según corresponda.

2. El Notario deberá:

a) Verificar que el comprobante o formulario de pago que acrediteel pago a cuenta del Impuesto:

a.1) Corresponda al número del Registro Único deContribuyentes del enajenante.

a.2) Corresponda al 0.5% del valor de venta del inmueble o delos derechos relativos al mismo, que figure en la minuta, ypor la parte que resulte gravada con el Impuesto. Entiéndasepor valor de venta al valor de transferencia del inmueblemateria de enajenación.

b) Insertar los documentos a que se refiere el inciso 1) de esteartículo, en la Escritura Pública respectiva.c) Archivar junto con el formulario registral los documentos a que

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se refiere el inciso 1) de este artículo.

El Notario, de ser el caso, sólo podrá elevar a Escritura Públicala minuta respectiva, cuando el enajenante le presente elcomprobante o formulario de pago por el íntegro de la obligaciónque le corresponde o los documentos a que se refiere los literalesb) y c) del numeral 1 precedente.

Debe tener en cuenta que las personas que están obligadas atributar por rentas de segunda categoría deben estar inscritas enel Registro Único de Contribuyentes (RUC).

En esta oportunidad se deberá declarar solo la información de pagosa cuenta de renta de segunda categoría relacionada con los actosjurídicos de compra-venta, permuta, cesión y aporte a sociedades.

1.6 LEGALIZACIONES

De acuerdo a la Resolución de Superintendencia Nº 132-2001/SUNATpublicada el 24/11/2001, los Notarios Públicos se encuentran obligados allevar un registro cronológico de las Legalizaciones de Libros yRegistros que otorguen. La información que debe contener ese registro yque obligatoriamente debe consignarse en el PDT Notarios es :

- Número y Fecha de Legalización.- Identificación del contribuyente (nombres y apellidos o

denominación o razón social, y número de RUC).- Denominación del Libro o Registro.- Número de folios de que consta el libro o registro..

1.6.1 Instrucciones para la importación de datos- Legalizaciones

Para importar la información de legalización de libros y registrosse debe elaborar un archivo con la información a declarar, enformato texto (txt) y debe ser grabado con extensión LIB.

El archivo debe además tener las siguientes características :

Nombre :3520 + PERIODO + RUC.LIBDonde:PERIODO = Es el ejercicio por el que se esta declarando.RUC = Es el número de RUC del notario

Ejemplo de denominación del archivo de importación:

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Denominación de la persona jurídica

Libro pertenece a Persona jurídica80 folios

Libro Caja - BancosLegalizado el día 1 de febrero de 2005Libro Nº 20

RUC de la persona jurídica

3520200520406753028.LIB

A continuación se detalla la estructura y características delcontenido del archivo a preparar:

Nombre Formato Longitud Máxima

1 Número de libro Numérico 102 Fecha de Libro Fecha

(dd/mm/aaaa)10

3 Tipo de Libro Numérico 24 Número de folios Numérico 105 Tipo de Persona Numérico 16 R.U.C. Numérico 117 Ap.Paterno (*) Texto 158 Ap.Materno (*) Texto 159 Primer Nombre (*) Texto 1510 Segundo Nombre (*) Texto 3011 Razón Social (*) Texto 40

(*) Se incluirá información según corresponda, de acuerdo a la selección de tipo de persona.

Importante:Los campos deben estar separados por el carácter " | ".Los datos numéricos deben registrarse sin comas ni puntos decimales.Los datos numéricos deben registrarse sin espacios vacíos entre losdígitos.

Ejemplo:

20|01/02/2005|1|80|2|10061066388|||||COMERCIAL RIOS SA|

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Tipo de Libro Descripción1 LIBRO MAYOR2 LIBRO DIARIO3 LIBRO CAJA - BANCOS4 REGISTRO DE COMPRAS5 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS6 LIBRO DE INGRESOS Y/O GASTOS SEGUN 7 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES8 REGISTRO DE INVENTARIOS PEMANENTE VALORIZADO 9 LIBROS AUXILIARES DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

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10 LIBRO DE RETENCIONES INCISO E) ART. 34 - 11 LIBRO DE ACTAS DE JUNTA GENERAL12 LIBRO DE ACTAS DE DIRECTORIO13 REGISTRO DEL REGIMEN DE RETENCIONES14 REGISTRO DEL REGIMEN DE PERCEPCIONES15 REGISTRO IVAP

Tipo de Persona Descripción1 PERSONA NATURAL2 PERSONA JURIDICA

2 USO DEL PDT DE NOTARIOS

2.1 CARACTERÍSTICAS DEL PDT DE NOTARIOS

El presente programa ha sido diseñado por la SUNAT, para facilitar austed el cumplimiento de la Declaración Anual de Notarios.

El PDT de Notarios tiene una interfase gráfica muy amigable, poseepantallas de ayuda para casi todos los rubros, y lo más importante, leofrece SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD a la información registrada a travésde un proceso de codificación automática de la misma.

2.2 ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El programa le permite trabajar por etapas, es decir, registrarinformación, grabar, salir del sistema, y posteriormente, continuar conel ingreso de información.

2.3 IMPRESIÓN Y SEGURIDAD

La información registrada puede ser impresa.

Al transferir su información a disquetes, ésta es automáticamentecodificada de tal forma que sólo podrá ser descifrada en lasinstalaciones de la SUNAT.En todos los casos, el disquete presentado será devuelto.

2.4 MOTIVOS DE RECHAZO DEL DISQUETE

El disquete será rechazado, si luego de verificado, se presenta por lomenos una de las siguientes situaciones:

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- Contiene virus informático.- Presenta defectos de lectura.- Los archivos no fueron generados por el PDT de Notarios - Falta algún archivo o su tamaño no corresponde al generado por el

PDT de Notarios- La información presenta modificaciones de contenido.- La versión del software del PDT de Notarios presentado no está

vigente.

En todos los casos de rechazo, la información se considerará como NOPRESENTADA.

3 PASOS A SEGUIR PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN

3.1 SESIÓN DE TRABAJO

3.1.1 Datos del ejercicio

Habiendo ingresado ya sus datos de identificación, aquí simplementeregistrará el ejercicio a informar.

3.1.2 Registro de escrituras

- Se deberá registrar el número de la escritura pública.- Se deberá ingresar la fecha en la cual se numeró la escritura

pública en el protocolo notarial.- Se deberá ingresar la fecha en la que se autoriza la escritura

pública.

3.1.3 Registro de actas notariales

- Se deberá registrar el número del acta notarial.- Se deberá ingresar la fecha en la que se autoriza el acta

notarial.

3.1.4 Registro de formularios registrales

- Se deberá registrar el número del formulario registral- Se deberá ingresar la fecha en la que se legaliza el formulario

registral

3.1.5 Legalización de libros y registros

Se ha incorporado esta opción para el registro de la información delas legalizaciones de los libros y registros contables vinculados a

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asuntos tributarios, conforme al detalle establecido por laResolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT.

3.1.6 Consultas y reportes

A través de esta opción usted podrá revisar la información ingresadatanto para Escrituras Públicas, Actas Notariales, FormulariosRegistrales como para Legalizaciones de Libros y Registros. Si lodesea podrá imprimir los reportes generados.

3.2 ALMACENAMIENTO DE DATOS

Conforme usted ingrese los DATOS, estos se irán almacenando. Al salir decada operación el sistema le pedirá que confirme la grabación, de maneraque puede salir (ordenadamente) en cualquier momento y reiniciar lasesión con posterioridad.

4 ENVIO DE INFORMACIÓN A SUNAT

Luego de haber ingresado correctamente todos los datos de su declaración,estará en condiciones de generar el archivo de envío a la SUNAT. Estearchivo contiene la información de su declaración y podrá ser grabada enun disquete para efectos de su presentación a la SUNAT.

Para generar el archivo deberá seguir los siguientes pasos:

1) Seleccione del menú principal la opción "Generar Medio Magnético". Enla pantalla le aparecerá la relación de contribuyentes con declaracionesaptas para ser presentadas a la SUNAT.

2) Seleccione el RUC de la empresa cuya declaración desea generar,posicionando el cursor en la primera columna. El sistema le mostrarátodas las declaraciones aptas para ser enviadas.

3) Seleccione la declaración que desea enviar a la SUNAT posicionando elcursor en la primera columna (flecha -->) y dele click en la opciónENVIAR.

4) Inserte en el disco flexible de la PC, un disquete formateado enblanco de 3.5" y dele click en la opción SI

5) El sistema generará el resumen de envío el cual contiene la constanciade presentación. Es recomendable que imprima esta constancia para serpresentada en el lugar autorizado a recibir su declaración en disquete.

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6) De preferencia etiquete el disquete que contiene su declaraciónconsignando el número RUC.

7) Recuerde que para efectuar la presentación de su declaración deberáacercarse a los lugares autorizados portando lo siguiente:

- Disquete que contiene su declaración- De preferencia la constancia de presentación para facilitar el

proceso de recepción de su declaración.

5 CONSULTAS FRECUENTES

5.1 ¿Quiénes deben presentar la Declaración Anual de Notarios?

Todos los notarios en el ámbito nacional que durante el año a informarpor lo menos hayan.

- Realizado una autorización de libros y registros;- Otorgado una escritura pública que contenga operaciones

patrimoniales;- Legalizado un formulario registral; o,- Participado en la transferencia de bienes registrables o no

registrales.

También presentarán la Declaración los notarios encargados del oficio ycierre de los registros de los notarios cesados, cuando en dichosregistros se hubiera realizado cuando menos una de las operacionescitadas. Para presentar esta Declaración, el notario encargado utilizaráel número de RUC del notario cesado.

5.2 ¿Quiénes deben presentar la Constancia de no tener información a declarar?

Los notarios en el ámbito nacional que no hubieran realizado en el ejercicio a informar, alguna de las siguientes operaciones:

- Una Autorización de libros y registros;- Otorgado una Escritura Pública que contenga operaciones

patrimoniales;- Legalizado un Formulario Registral; - Participado en una transferencia de bienes registrables o no

registrables.

También presentarán la Constancia, los notarios encargados del oficio y

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cierre de los registros de los notarios cesados, cuando en dichos registros no conste la realización alguna de las operaciones citadas. Para presentar esta Constancia, el notario encargado utilizará el número de RUC del notario cesado.

5.3 ¿Qué actos jurídicos deben declararse como operacionespatrimoniales?

Los actos jurídicos que serán declarados son aquellos que:

- Consten en Escritura Pública autorizada por el notario durante elaño a informar, aún cuando la misma hubiera sido numerada en un añoanterior.

- Tengan por objeto la realización de operaciones patrimoniales. Paraefectos de la Declaración Anual de Notarios operacionespatrimoniales son únicamente los actos jurídicos que se detallan enla lista que se presenta en el formulario telemático, de acuerdo ala definición que se señala en cada caso.

- Se hayan efectuado mediante Acta Notarial autorizada por elnotario.

- Se hayan efectuado mediante Formulario Registral legalizado.

5.4 ¿Deben informarse los aportes societarios?

Sí, deben informarse tanto los aportes societarios como la adjudicación de bienes por disolución de sociedades.

No deberá informarse las operaciones patrimoniales que pudieran originarse en la reorganización de sociedades.

5.5 ¿Deben informarse las transferencias vehiculares?

Si deben informarse las transferencias vehiculares que consten en Escritura Pública, así como las transferencias de vehículos automotores que consten en Acta Notarial de transferencia de bienes muebles registrados.

5.6 ¿Qué sucede si en la escritura pública o formulario registral nofigura el valor del bien o servicio objeto del acto jurídico?

Dependiendo del tipo de acto jurídico, este dato es obligatorio en algunos casos y opcional en otros. Cuando fuera obligatorio y no se contara con la información en la Escritura Pública o Formulario Registral, el acto no deberá ser declarado. En caso contrario, deberá dejarse en blanco el campo respectivo y continuar el registro de la

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operación.

En el siguiente cuadro se detalla el tipo de información que se solicita por cada acto y la condición (obligatoria u opcional) de la misma:

Además, se debe tener en cuenta que, cuando el dato es opcional, al situar el cursor en el campo respectivo, aparece un mensaje de ayuda que termina con la frase "si lo hubiere".

5.7 ¿Qué hacer cuando en la Escritura Pública o Formulario Registral noaparece la ubicación geográfica del predio materia del actojurídico?

El lugar donde está ubicado el predio materia del acto jurídico es un dato obligatorio en el PDT de Notarios, de modo tal que si en la Escritura Pública no figura dicho dato, el acto no será declarado.

5.8 ¿Debe declararse los actos jurídicos celebrados en unidadesmonetarias no vigentes (Intis o soles oro)?

Sí, pero se deberá efectuar la conversión de la unidad monetaria antigua

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(soles oro o intis) a nuevos soles.

También se debe declarar en nuevos soles los actos jurídicos celebrados en monedas extranjeras distintas al dólar americano.

5.9 ¿Cómo se declara la transferencia de acciones y derechos sobre elbien común que realiza un copropietario?

Para declarar esta operación deben seguirse los siguientes pasos:

a) Escoger como tipo de acto jurídico: "Compra venta" y consignar el valor de las acciones y derechos que se transfieren (no el valor delbien sobre el que recaen dichas acciones y derechos).

b) Elegir como tipo de bien: "acciones y derechos".y seleccionar dentrode esa pantalla el tipo de bien que representan dichas acciones y derechos. No se informará el porcentaje de acciones y derechos que se transfiere.

c) Consignar los datos de identificación del (los) transferente (s), teniendo en cuenta que el porcentaje de todos ellos sobre las acciones y derechos que se transfieren será siempre igual a 100%.

5.10 ¿Qué hacer cuando el espacio asignado para registrar el nombre deuno de los otorgantes es insuficiente?

En estos casos debe consignarse el nombre que aparece en la EscrituraPública, Acta Notarial o Formulario Registral, hasta donde alcance elespacio del campo respectivo. No se debe efectuar ningún tipo deabreviaturas.

5.11 ¿Qué sucede cuando en la Escritura Pública, Acta Notarial oFormulario Registral no figura el documento de identidad de algunode los otorgantes?

Si en ninguna de las partes de la Escritura Pública (introducción, cuerpoy conclusión), Acta Notarial o Formulario Registral aparece el documentode identidad de alguno de los otorgantes, se seleccionará la opción "sindocumento" dentro de la ventana "tipo de documento" y luego, se procederáa registrar el nombre, razón o denominación social del otorgante.

5.12 ¿Qué hacer cuando en la Escritura Pública, Acta Notarial oFormulario Registral no figura el domicilio de alguno de losotorgantes?

Si en la Escritura Pública, Acta Notarial o Formulario Registral apareceel tipo y número de documento de identidad de los otorgantes y no secuenta con el domicilio de alguno de ellos, este campo se deberá dejar en

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blanco prosiguiendo con el llenado de los demás datos.

5.13 ¿Es obligatorio consignar el UBIGEO, del otorgante, en el PDT deNotarios?

El consignar la ubicación geográfica (UBIGEO) del domicilio del otorgantees obligatorio cuando en la Escritura Pública no aparezca su documento deidentidad.

5.14 ¿Debe la persona no domiciliada efectuar pagos a cuenta por rentasde 2ª categoría?

No, la persona no domiciliada no efectúa pagos a cuenta del impuesto a larenta.La obligación de esta persona es el pago del impuesto a la renta concarácter definitivo, con la tasa del 30%. Esta obligación se cumple porintermedio del agente de retención, quien deberá retener el impuestocorrespondiente a la transferencia y abonarlo al fisco.

La base legal de la retención con carácter definitivo está establecida enel artículo 76° de la Ley del impuesto a la renta. En ella se estableceque las personas o entidades que paguen o acrediten a beneficiarios nodomiciliados rentas de fuente peruana de cualquier naturaleza, debenretener y abonar al fisco con carácter definitivo el impuestocorrespondiente.

5.15 ¿Cuál de los Medios de Pago se debe registrar en el PDT cuando hubomás de uno?

El PDT Notarios permite el registro de sólo un Medio de Pago. Por ello,si la compra venta o el préstamo se han realizado a través de variosmedios de pago, por ejemplo a través de varios cheques se deberá escogercuál de ellos se debe declarar de acuerdo a los siguientes criterios:

- Si se ha producido en diferentes momentos del tiempo, se deberádeclarar el último de ellos, generalmente coincidente con la fecha delcierre de operación.- Si fueron entregados en una misma fecha, se deberá declarar el de mayormonto.

5.16 ¿Cómo se debe registrar el medio de pago en el caso de unacompraventa en la cual, una entidad bancaria efectúa un préstamoal comprador para que cancele el bien, emitiendo un cheque anombre del vendedor? 

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En este caso el medio de pago tanto para el comprador como para elprestador (Banco) es el mismo, es decir el cheque, por lo cual éste deberegistrarse como medio de pago para los dos actos jurídicos.

  

5.17 ¿La dación en pago también debe ser informado en el PDT deNotarios?

 La definición de compra venta, que se ha considerado para el PDTNotarios, indica lo siguiente " También se incluyen los contratos que seoriginan en daciones en pago y en cualquier otra forma de extinción deobligaciones mediante la entrega de bienes". En consecuencia, si sedeberán informar las operaciones de compra venta que involucren dación enpago.

 5.18 En los casos de arrendamiento financiero, ¿cómo se informa los

bienes que no tienen descripción alguna? 

Cualquier otro bien que no aparezca en la relación de bienes que proponeel PDT Notarios, debe ser registrado marcando la opción "Otros" yefectuando una pequeña descripción del bien.

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