FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y

ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

CURSO : PRACTICAS PRE-PROFESIONALES

TEMA : TRAMITACIONES PARA FORMAR UNA

EMPRESA / PROCESOS DE SELECCIÓN

DE PERSONAL

DOCENTE : PROF. VICTORINO CASASOLA

CICLO : VIII

ALUMNO : NICHO VALDEZ, EDINSON

2014

EMPRESA COMERCIAL

Microempresa

Cuenta con más de un trabajador pero como máximo 10trabajadores.

Realiza o tiene proyectadas un total de ventas brutas onetas anuales hasta por un monto máximo de 150 UIT.

Pequeña Empresa

Cuenta con más de un trabajador pero como máximo 100trabajadores.

Realiza o tiene proyectadas un total de ventas brutas onetas anuales hasta por un monto máximo de 1700 UIT.

PASOS Y REQUISITOS PARA CREAR UNA EMPRESA:Veamos a continuación cuáles son los pasos necesarios paraformalizar o constituir legalmente una empresa.

1. ELABORAR LA MINUTA DE CONSTITUCIÓNLa minuta es el documento privado, elaborado y firmado porun abogado, que contiene la declaración de voluntad deconstituir la empresa. En este documento se tiene quedetallar el tipo de modalidad empresarial que ha decididoconstituir, los datos de los socios/accionistas de lamisma, los estatutos (los que plantean las pautasdireccionales así como sanciones,  responsabilidades,cargos direccionales, etc.). Para la constitución de una micro opequeña empresa, la utilización de la minuta es opcional, ya que puedo acudirdirectamente ante un notario y hacerlo a través de una declaración devoluntad .

Requisitos Para Elaboración De MinutaLa Reserva del nombre en la SUNARP

Reservar el nombre, impide la inscripción (durante laconstitución de su empresa) de cualquier otra empresaadoptando una razón social o una denominación, completa oabreviada, igual o semejante a aquella que esté gozando delderecho de Reserva de Preferencia Registral. En este pasoya debió adoptar la modalidad o sociedad empresarial que le

conviene (E.I.R.L., S.R.L., S.A. o S.A.C.). Para esto sedeben realizar 2 pasos:

Búsqueda de los índices

Se solicita en SUNARP. Esta búsqueda sirve para saber si nohay un nombre o título igual, o parecido, al que denominaráa su empresa. El resultado de la búsqueda me lo entregan enel día, tiene vigencia al momento de su expedición y noproduce el cierre temporal del índice de denominación.

Solicitar la Reserva del Nombre de la persona jurídica a constituir

Se solicita en SUNARP. Se debe solicitar la  reserva delnombre de mi empresa frente a otras solicitudes que pidanuna inscripción con un nombre similar. Para eso lleno elformato con el nombre de los socios, el domicilio fiscal,el tipo de sociedad, la indicación de si es micro o pequeñaempresa (MYPE), entre otros datos.Luego de solicitar la inscripción del nombre de la empresa,debo esperar aproximadamente un día para que me entreguenla reserva de nombre. Esto significa que el índice dedenominación se bloquea por treinta (30) días naturales ynadie puede tomar dentro de ese plazo tal nombre.

Documentos Personales

Presentar copia simple del DNI vigente del titular o de lossocios. Las personas casadas adjuntarán copia del documentode identidad del cónyuge. En el caso del titular/socioextranjero deberá acompañar copia del carné de extranjeríao visa de negocio.

Descripción de la Actividad Económica.

Se debe describir claramente la actividad a la cual sededicará la empresa se debe presentarla en una hoja sueltaredactada y firmada por los interesados. Si es una empresaIndividual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.) llevasolamente la firma del aspirante a titular.

Capital de la Empresa.

Indicar el aporte del titular o de los socios que se hacepara la constitución de la empresa. Los aportes se tienenque detallar en Bienes Dinerarios y Bienes no Dinerarioscomo sigue:

Bienes Dinerarios.

Se le llama al aporte del capital que hago en efectivo.Una vez elaborada la minuta o acto constitutivo y conuna copia de ésta, debo efectuar el depósito bancario anombre de la empresa. Tengo que adjuntar la “Constanciade Depósito” en original y copia.

Bienes no Dinerarios.Aporte del capital que hago en máquinas, equipos,muebles o enseres. La lista detallada del aporte debienes debe presentarse en una Declaración JuradaSimple.

Según el inciso h) del Artículo 58º, del Decreto LeyNº 26002, Ley del Notariado modificado por la Ley Nº28580, No será exigible la minuta en la Declaración devoluntad de constitución de pequeña o microempresa.

2. ESCRITURA PÚBLICA

La escritura pública es un documento en el que se haceconstar un determinado hecho o derecho, contiene una o másdeclaraciones de las personas intervinientes, es autorizadopor un fedatario público (Notario), que da fe sobre lacapacidad jurídica de los otorgantes, el contenido delmismo y la fecha en que se realizó.

En resumen sirve para darle formalidad a la minuta o actoconstitutivo y, posteriormente presentarla en RegistrosPúblicos.

Requisitos para que el notario pueda elevar la escritura pública.

Minuta de constitución de la empresa/acto constitutivo(Incluyendo una copia simple).

Pago de los derechos notariales

Si el trámite se realiza de manera particular, el montoa pagar será la tarifa establecida por el Notario, quecasi siempre depende del monto del capital social. Porejemplo para una empresa que decidió establecerse comoSociedad Anónima Cerrada con un capital social de 5,000Nuevos Soles le costara un décimo(1/10) de ese capitalsocial es decir 500.00 nuevos soles

3. INSCRIPCIÓN EN LOS REGISTROS PÚBLICOS

Una vez que obtenga mi escritura pública de constitución,el notario o el titular o los socios tendrán que realizarla inscripción de la empresa en la Oficina Registralcompetente en el Registro de Personas Jurídicas de laSUNARP.

La calificación del título está a cargo de un registradorpúblico de la oficina registral competente, que debeextender el asiento de inscripción en un plazo de 01 díaútil. A partir de la fecha y hora de presentación de losrespectivos documentos, la empresa gozará de los derechos ybeneficios que brinda la inscripción.

A partir de la inscripción registral, la sociedad adquierepersonalidad jurídica. Luego de calificar el título, laoficina registral entregará:

Una constancia de inscripción. Copia simple del asiento registral.

Registro de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada  .

En este registro se inscribe la constitución de lasempresas individuales de Responsabilidad Limitada y elnombramiento de sus gerentes, entre otros rubros.

REQUISITOS

Formato de solicitud de inscripción debidamentellenado y suscrito.

Copia del documento de identidad del presentante deltítulo, con la constancia de haber sufragado en lasúltimas elecciones o haber solicitado la dispensarespectiva.

Escritura pública otorgada personalmente por eltitular.

Pago de derechos registrales 1.08%UIT por derechos de calificación y 3/1000 del

capital por derechos de inscripción Otros, según calificación registral y disposiciones

vigentes.

Registro de Sociedades  .

En este registro se inscriben la Sociedad Comercial deResponsabilidad Limitada – S.R.L, la Sociedad Anónima –S.A. y la Sociedad Anónima Cerrada – S.A.C.

REQUISITOS

Formato de solicitud de inscripción debidamentellenado y suscrito.

Copia del documento de identidad del presentante deltítulo, con la constancia de haber sufragado en lasúltimas elecciones o haber solicitado la dispensarespectiva.

Escritura Pública que contenga el pacto social y elestatuto.

Pago de derechos registrales. 1.08%UIT por derechos de calificación y 3/1000 del

capital por derechos de inscripción. Otros, según calificación registral y disposiciones

vigentes.

4. TRAMITAR EL REGISTRO ÚNICO DEL CONTRIBUYENTES (RUC) ENLA SUNAT. (INCLUYE SELECCIÓN DE RÉGIMEN TRIBUTARIO YSOLICITUD DE EMISIÓN DE TICKETS, BOLETAS Y/O FACTURAS).

PRIMER PASO: Obtener el Registro único de Contribuyentes enel Registro único de contribuyentes.

Este Número lo identificará como contribuyente fiscal; loobtiene inscribiéndose en el registro único decontribuyentes en las oficinas de la SUNAT en Lima o en

Provincias. Para obtener este registro (RUC) presentará lossiguientes documentos.

El titular deberá:

Exhibir el original y presentar fotocopia de midocumento de identidad (del titular).

Exhibir el original y presentar fotocopia recibo deagua y/o luz y/o teléfono fijo y/o televisión porcable (con fecha de vencimiento dentro de los últimosdos meses) o de la última declaración jurada de predioo autoevalúo del local donde funcionara la empresa.

La partida registral certificada (ficha o partidaelectrónica) por los Registros Públicos. Dichodocumento no podrá tener una antigüedad mayor atreinta (30) días calendario.

En el caso de la declaración de establecimiento(s)anexo(s), deberá exhibir el original y presentarfotocopia de uno de los documentos que sustentan eldomicilio del local anexo.

Si, por diversos motivos, como representante legal, nopuedo realizar la inscripción de manera personal,puedo autorizar a otra persona. Esta persona,adicionalmente a los requisitos señalados, deberápresentar los siguientes documentos:

Exhibir el original y presentar una fotocopia de sudocumento de identidad

Presentar una carta poder con firma legalizada antenotario público o autenticada por un fedatario de laSUNAT (especificando que es para realizar el trámitede inscripción en el Registro Único deContribuyentes).

SEGUNDO PASO: Elegir un Régimen Tributario

Se podrá elegir el régimen tributario que más convenga,acorde con el negocio que se va  desempeñar, se deberáponer énfasis en este paso ya que dependiendo del régimentributario se pagan tributos y se podrá acceder abeneficios. En este paso el personal de SUNAT le apoyará enla elección, le indicará los beneficios de uno y otrorégimen.

TERCER PASO: Solicitar autorización para impresión de comprobantes de pago

Al momento de solicitar la activación del RUC, en un plazono mayor de 7 días y una vez verificado el domicilio dondefuncionará el negocio indicado, llegará al mismo el RUC yla clave sol la misma que permitirá realizar diversostrámites a través de Internet, tales como: pagar ypresentar mis declaraciones, solicitar autorización deimpresión de comprobantes de pago a través de imprentasconectadas a este sistema, entre otros. Con la Clave solpuede solicitar a través de internet la impresión decomprobantes de pago y hacerla efectiva.

5. INSCRIBIR A LOS TRABAJADORES EN ESSALUD.

Lo primero que hay que hacer es registrar  la entidadempleadora (empresa), se realiza mediante el Programa deDeclaración Telemática – PDT o el Formulario Nº 402, loscuales pueden adquirirse en la SUNAT o en las entidadesbancarias.

La afiliación de los trabajadores se realiza a través delPrograma de Declaración Telemática – PDT Formulario VirtualN° 601 Planilla Electrónica, si la entidad empleadoracuenta con 3 a más trabajadores, y en el Formulario Nº 402si cuenta con menos de 3 trabajadores. Esta declaración,así como el pago correspondiente, deberá realizarsemensualmente en las entidades bancarias autorizadas,conforme a la fecha establecida por SUNAT, y estará a cargode la entidad empleadora.

Asimismo, a través de esta declaración, el empleadorconsignará como contribución el 9% del sueldo totalpercibido, el cual no deberá ser menor al 9% de laRemuneración Mínima Vital vigente.

En los casos de empresas que presenten PDT, deberándeclarar a los derechohabientes a través de este programay, transitoriamente, en EsSalud. En los casos de empresasque declaran con Formulario Nº 402, deberán realizar elregistro de los derechohabientes ante EsSalud conforme alos requisitos señalados. Una vez realizada la declaración

de los trabajadores, se podrá consultar en la página web deEsSalud ( www.essalud.gob.pe ), o en cualquier agencia deEsSalud, el centro asistencial asignado a cada uno deellos.

Los datos que se deben consignar en el PDT son los datospersonales del trabajador y de sus derechohabientes(Conyugue y/o concubino(a), Hijos menores de edad, Hijosmayores de edad con discapacidad, madre gestante), como:apellido paterno, apellido materno, nombres completos, Nºde DNI, fecha de nacimiento, entre otros, que se indican enel mismo.

6. SOLICITAR PERMISO, AUTORIZACIÓN O REGISTRO ESPECIAL ANTEEL MINISTERIO RESPECTIVO EN CASO LO REQUIERA SU ACTIVIDADECONÓMICA.

Los permisos, autorizaciones y/o registros especiales sesolicitan a los Ministerios y/o oficinas descentralizadasen las regiones según el giro y/o rubro del negocio,permiten certificar que se cumple con las normas de salud,de seguridad, de infraestructura, etc. Permiten que puedaoperar el negocio garantizando sobre todo no poner enriesgo la vida humana.

Son los ministerios quienes establecen las políticasnacionales al respecto, sin embargo, son las oficinasdescentralizadas de los ministerios (Direcciones Regionalesen muchos casos), excepto en Lima Metropolitana, quieneselaboran su propio Texto Único de ProcedimientosAdministrativos – TUPA acorde con su realidad y losmodifican acorde con la normatividad vigente, por ello enalgunos casos el mismo procedimiento puede tener un costodiferente en otra región, sin embargo, se puede obtenerinformación normativa en cada Ministerio.

Las empresas deberán solicitar los permisos en cada órganodescentralizado de cada ministerio según el giro delnegocio:

1. Ministerio de Agricultura - MINAG: Empresas deprocesamiento de flora y fauna silvestre, beneficiosde ganado y aves;

2. Ministerio de Comercio Exterior y Turismo -MINCETUR: Hoteles, casinos, restaurantes, agencias deviajes y turismo;

3. Ministerio de Educación - MINEDU: Academias, centroseducativos, CEOS;

4. Ministerio de Energía y Minas - MEM: Grifos, empresasmineras artesanales;

5. Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo  -MTPE: Agencias de empleo, empresas de intermediaciónlaboral;

6. Ministerio de la Producción  - PRODUCCE: Empresasdedicadas a actividades pesqueras, actividadesindustriales, Micro y pequeñas empresas en general

7. Ministerio de Transportes y Comunicaciones –MTC: Empresas de Transportes, empresas deComunicaciones.

8. Ministerio de Salud – MINSA

Dirección General de Salud Ambiental -DIGESA: Registro sanitario de alimentos, juguetes yútiles de escritorio, empresas comercializadoras deresiduos sólidos;

Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas -DIGEMID: Establecimientos farmacéuticos, químicosfarmacéuticos;

9. Ministerio del Interior: Empresas dedicadas a lafabricación, importación y/o comercialización dearmas, servicios de entrenamiento a personal deseguridad, seguridad.

En el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPAdispone de todos los servicios que cada entidad del estadoofrece a las empresas y público en general.

7. OBTENER LA AUTORIZACIÓN DEL LIBRO DE PLANILLAS ANTE ELMINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO.

Toda empresa que tenga uno o más trabajadores deberáregistrar las planillas de pago. Las planillas de pago sonun registro contable que brindan elementos que permiten

demostrar, de manera transparente, ante la autoridadcompetente, la relación laboral del trabajador con laempresa, su remuneración y los demás beneficios que se lepagan.

Se deben conservar las planillas de pago, el duplicado delas boletas y las constancias correspondientes, hasta cincoaños después de efectuado el pago. Estos registros puedenser llevados de forma física (libros u hojas sueltas) o deforma virtual.

Están obligados a llevar el registro de planillas en librosy/o hojas sueltas las personas naturales con negocio con unmáximo de 3 tres trabajadores, para ello deben solicitar laautorización en el Ministerio del Trabajo y Promoción delEmpleo – MTPE (LIMA) y/o en las Direcciones Regionales delTrabajo y Promoción del Empleo de cada región, segúncorresponda.

Se debe registrar a todo trabajador sujeto al régimenlaboral de la actividad privada, dentro de las 72 horas deinicio de la prestación de servicios.

Para solicitar la autorización de planillas de pago en libros y/o hojas sueltas alMTPE,  se deberá presentar:

Solicitud Dirigida al Representante de la DirecciónRegional de Trabajo y Promoción del Empleo (Regiones) y  MTPE para Lima.

Libro u hojas sueltas a ser autorizadas, debidamentenumeradas.

Copia del comprobante de información registradaconteniendo el Registro Único de Contribuyentes – RUC.

Constancia de Pago de la tasa correspondiente (11.36Nuevos Soles para empresas en General y 3.40 Nuevossoles para MYPES ). La tasa depende de la DirecciónRegional  de Trabajo y Promoción del empleocorrespondiente.

Las  MyPES deberán adjuntar: Constancia del RegistroNacional de Micro y Pequeñas empresas (REMYPE)Las personas jurídicas  y las personas naturales con másde 3 trabajadores, llevarán su registro  través demedios electrónicos, presentado mensualmente a través

del medio informático desarrollado por la SUNAT“PLANILLA ELECTRONICA”, en el que se encuentraregistrada la información de los trabajadores,pensionistas, prestadores de servicios, prestador deservicios - modalidad formativa, personal de terceros yderechohabientes de la empresa, ya que:

Es una obligación laboral formal. Es una obligación de periodicidad mensual. Sustituye a las planillas de pagos y remuneraciones, que

son llevadas en libros. No requiere ser autorizada por la Autoridad

Administrativa de Trabajo; se remite directamente através de aplicativo informático descargado del portalde la SUNAT y el MTPE, hojas sueltas o micro formas.

Su llevado hace que se considere cumplida la obligaciónestablecida en el artículo 48° de la Ley Nº 28518,referida a la inscripción de los beneficiarios de lasdiferentes modalidades formativas mediante un libroespecial y la autorización de éste por el MTPE.

Su presentación declarando los establecimientos en losque se desarrollan actividades de riesgo, permitecumplir la obligación de inscripción ante la AutoridadAdministrativa de Trabajo de las entidades empleadorasque desarrollan actividades de alto riesgo, a que serefiere el artículo 87 del Reglamento de la Ley deModernización de la Seguridad Social en Salud, aprobadopor Decreto Supremo Nº 009-97-SA.

Deberán llevar un registro virtual de las planillas(planilla electrónica).

Las personas jurídicas. Las personas naturales que cumplan con alguno de los

siguientes supuestos: Cuenten con más de tres (3) trabajadores. Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o

personal de terceros. Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas

que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional dePensiones.

Cuando estén obligados a efectuar alguna retención delImpuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría.

Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo conlo previsto en la Ley Nº 28131.

Hubieran contratado los servicios de una EntidadPrestadora de Salud – EPS u otorguen servicios propiosde salud conforme lo dispuesto en la Ley N° 26790,normas reglamentarias y complementarias.

Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud -EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajode Riesgo.

Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria. Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios –

modalidad formativa

8. LEGALIZAR LOS LIBROS CONTABLES ANTE NOTARIO PÚBLICO.(DEPENDIENDO DEL TIPO DE RÉGIMEN TRIBUTARIO)

La legalización es la constancia, puesta por un notario, enla primera hoja útil del libro contable. Si uso registrospor medio computarizado, esta constancia debe estar en laprimera hoja suelta. La constancia asigna un número ycontiene el nombre o la denominación de la razón social, elobjeto del libro, el número de folios, el día y el lugar enque se otorga, y el sello y firma del notario (o juez depaz si no hubiera notario en el lugar).

Además, cada hoja, debidamente foliada (o sea, numerada enforma consecutiva), debe contar con el sello del notario ojuez de paz, de ser el caso. Un modelo de solicitud para lalegalización de los libros contables se muestra en el anexoal final de este capítulo.

Para solicitar la legalización se debe solicitar porescrito ante un notario (ver anexo 01) y/o llenar unformulario de solicitud en una notaría, si ya no se cuentacon más hojas en el libro legalizado debo acreditar que heconcluido el libro o las hojas anteriores. En caso depérdida, tendré que demostrar en forma fehaciente(indiscutible, con evidencias) que así ha sucedido.

El costo de  legalización de un libro contable y/osocietario oscila entre 15.00 y 25.00 nuevos soles depende

del número de folios. Todos los libros exigidos segúnrégimen deben ser legalizados.

Los libros contables (libros u hojas sueltas) puedoadquirirlos en cualquier librería y, para que tenganvalidez, deben ser legalizados por un notario público o unjuez de paz letrado. A excepción del Libro de Planillasfísico, que deberá ser autorizado por el Ministerio deTrabajo.

9. TRAMITAR LA LICENCIA MUNICIPAL DE FUNCIONAMIENTO ANTE ELMUNICIPIO DONDE ESTARÁ UBICADO TU NEGOCIO

La Licencia Municipal de Funcionamiento es una autorizaciónque otorga una municipalidad distrital y/o provincial parael desarrollo de actividades económicas (comerciales,industriales o de prestación de servicios profesionales) ensu jurisdicción, ya sea como persona natural o jurídica,entes colectivos, nacionales o extranjeras.

La Licencia Municipal de Funcionamiento:

Sólo permitirá la realización de actividades económicas,legalmente permitidas, conforme a la planificación urbana y bajo condiciones de seguridad.

Permite acreditar la formalidad de su negocio, ante entidades públicas y privadas, favoreciendo su acceso almercado.

Garantiza el libre desarrollo de la actividad económica autorizada por la municipalidad.

 El plazo máximo para el otorgamiento de la licencia es dedos (2) días laborables para giros automáticos (según lamunicipalidad) y quince (15) días para giros de negocio querequieran inspección previa. Para el otorgamiento delicencia de funcionamiento se aplica el silencioadministrativo positivo .

La licencia de funcionamiento es a plazo indeterminado ysólo válido para la jurisdicción donde se otorga y por elestablecimiento por el cual se ha solicitado. Al abrir elmismo negocio en otro distrito, se tendrá que tramitar otralicencia de funcionamiento en la nueva jurisdicción.Asimismo, si lo que se quiere es cambiar de local o abrir

otro en el mismo distrito, se requerirá tramitar una nuevalicencia de funcionamiento. 

Podrán otorgarse licencias que incluyan más de un girosiempre que éstos sean afines o complementarios entre sí.

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantesobtenido mediante el reclutamiento, se da inicio al procesode selección. Esta fase implica una serie de pasos queañaden complejidad a la decisión de contratar y consumencierto tiempo. Estos factores pueden resultar irritantes,tanto para los candidatos, que desean iniciar de inmediato,como para los gerentes de los departamentos con vacantes.El proceso de selección consiste en una serie de pasosespecíficos que se emplean para decidir qué solicitantesdeben ser contratados. El proceso se inicia en el momentoen que una persona solicita un empleo y termina cuando seproduce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.

ContrataciónEn muchos departamentos de personal se integranlas funciones de reclutamiento y selección en unasola función que puede recibir el nombre de contratación.En los departamentos de personal de grandes dimensiones seasigna la función de contratación a un gerente específico.

En los más pequeños, el gerente del departamento desempeñaesta labor.La función de contratar se asocia con el departamento depersonal, pero además el proceso de selección tieneimportante radical en la administración de recursoshumanos. Por lo tanto, la selección adecuada es esencialen la administración de personal e incluso para el éxito dela organización.

OBJETIVOS Y DESAFIOS DE LA SELECCIÓN DE PERSONALTres elementos esencialesLos departamentos de personal emplean el proceso deselección para proceder a la contratación de nuevopersonal. La información que brinda el análisis de puestoproporciona la descripción de las tareas, lasespecificaciones humanas y los niveles de desempeño querequiere cada puesto; los planes de recursos humanos acorto y largo plazos, que permiten conocer las vacantesfuturas con cierta precisión , y permiten asimismo conducirel proceso de selección en forma lógica y ordenada, yfinalmente, los candidatos que son esenciales para disponerde un grupo de personas entre las cuales se puede escoger.Estos tres elementos determinan en gran medida laefectividad del proceso de selección. Hay otros elementosadicionales en el proceso de selección, que también debenser considerados: la oferta limitada de empleo, losaspectos éticos, las políticas de la organización y elmarco legal en el que se inscribe toda la actividad

SELECCIÓN DE PERSONAL: PANORAMA GENERALEl proceso de selección consta de pasos específicos que sesiguen para decidir cuál solicitante cubrirá el puestovacante. Aunque el número de pasos que siguendiversas organizaciones varía, prácticamente todas lascompañías modernas proceden a un proceso de selección. Lafunción del administrador de recursos humanos consiste enayudar a la organización a identificar al candidato quemejor se adecue a las necesidades específicas del puesto ya las necesidades generales de la organización.

Selección InternaBúsqueda Interna

Los desafíos internos generados por la organización mismapresentan el siguiente dilema: por lo general, los gerentesde los diversos departamentos desean llenar las vacantes demanera rápida, con las personas más calificadas paraejercer la función. Los gerentes tienden a esperar a que seproduzca una vacante para proceder a llenar una solicitudde personal nuevo. Es probable que la política interna dela compañía determine, por ejemplo, que el puesto se debeofrecer al personal interno por un mínimo de dos semanas,antes de ofrecerlo en el mercado externo. Al mismo tiempo,tomar decisiones rápidas en esta área implica unadisminución en el número de candidatos idóneos. Es muyprobable que el administrador de recursos humanos se veasometido a presiones fuertes.

Razón de SelecciónContar con un grupo grande y bien calificado de candidatospara llenar las vacantes disponibles constituye lasituación ideal del proceso de selección. Algunos puestosson más difíciles de llenar que otros. Particularmente losque requieren conocimientos especiales. Cuando un puesto esdifícil de llenar, se habla de baja razón de selección.Cuando es sencillo llenarlo, se define como un puesto dealta razón de selección.La razón de selección es la relación que existe entre elnúmero de candidatos finalmente contratados y el númerototal de solicitantes.

FORMULA DE LA RAZÓN DE SELECCIÓNLa razón de selección se determina mediante la fórmula:Número de candidatos contratados = Razón de la selecciónNúmero total de solicitantesCuando en una organización se presentan con frecuenciarazones de selección bajas, se puede inferir que el nivelde adecuación al puesto de los solicitantes y de laspersonas contratadas será bajo.

El Aspecto ÉticoComportamiento AntiéticoDado el papel central que desempeñan los especialistas depersonal en la decisión de contratar, la conciencia de lo

importante de su labor y la certidumbre de quecualquier acción poco ético se revertirá en su contra esfundamental. Los favores especiales concedidos a los"recomendados", las gratificaciones y obsequios, elintercambio de servicios y toda otra práctica similarresultan no sólo éticamente condenables, sino también dealto riesgo. El administrador de recursos humanos deberecordar que una contratación obtenida mediante un sobornointroduce a la organización a una persona que no solamenteno será idónea y que se mostrará refractaria a todas laspolíticas de personal, sino que también se referirá aladministrador con el desprecio que merece un funcionariocorrupto.

Desafíos de la OrganizaciónLimitantes InternasEl proceso de selección no es un fin en sí mismo, es unmedio para que la organización logre sus objetivos. Laempresa impondrá límites, como sus presupuestos y políticasque influyen en el proceso. Limitantes en ocasiones, estoselementos contribuyen a largo plazo a la efectividad de laselección. Las metas de la empresa se alcanzarán mejorcuando se impongan pautas claras, propias de lacircunstancia específica en que se desempeña, y quecontribuyan no solamente al éxito financiero de lacompañía, sino también al bienestar general dela comunidad.

FlexibilidadSería un mejor interés de una empresa planear políticasflexibles, modernas e inteligentes que complementenfactores diferentes al lucro a corto plazo. El profesionalde la administración de recursos humanos enfrenta en estecampo uno de los retos más significativos de su actividad ylas empresas en que trabajará esperan que él aporteenfoques más sociales y humanos a sus políticas deselección.

CONCEPTO GLOBAL DE SELECCIÓNSistema De SelecciónEl concepto global de selección consta de una serie depasos. En ocasiones, el proceso puede hacerse muy simple,

especialmente cuando se seleccionan empleados de laorganización para llenar vacantes internas. Mediantelos sistemas de selección internas se pueden equipararel capital humano con potencial de promoción por una parte,y las vacantes disponibles, por la otra. Lo empleados conmás características compatibles con el puesto (y por lotanto, con más alta puntuación) se consideran loscandidatos idóneos. A pesar de algunas limitaciones, porejemplo, que los programas no consideran factores como eldeseo del empleado por aceptar el puesto, estos sistemashan tenido gran difusión.

RECEPCIÓN PRELIMINAR DE SOLICITUDESEmpleados Y EmpresasEl proceso de selección se realiza en dos sentidos: laorganización elige a sus empleados y los empleadospotenciales eligen entre varias empresas. La selección seinicia con una cita entre el candidato y la oficina depersonal o con la petición de una solicitud de empleo. Elcandidato empieza a formarse una opinión de la organizacióna partir de ese momento. Muchos candidatos valiosos puedensentirse desalentados si no se les atiende adecuadamentedesde el principio.Es frecuente que se presenten solicitudes "espontáneas" quedecidan solicitar personalmente un empleo. Duranteesta entrevista preliminar, puede iniciarse el proceso deobtener información sobre el candidato, así comouna evaluación preliminar e informal.El candidato entrega a continuación una solicitud formalde trabajo (proporcionada durante laentrevista preliminar). Los pasos siguientes de selecciónconsisten en gran medida en la verificación delos datos contenidos en la solicitud, así como de losrecabados durante la entrevista.

PRUEBAS DE IDONEIDADProcedimientoLas pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar lacompatibilidad entre los aspirantes y los requerimientosdel puesto. Alguna de estas pruebas consisten en exámenes

psicológicos; otras son ejercicios que simulan lascondiciones de trabajo.Los puestos de nivel gerencial son con frecuencia demasiadocomplejos y es difícil medir la idoneidad de losaspirantes. Se computan los resultados, se obtienen lospromedios y el candidato logra una puntuación final. No esnecesario agregar que el procedimiento resultaconsiderablemente costoso y aconsejable sólo endeterminadas circunstancias.

Validación de PruebasValidezLa validez de una prueba de inteligencia significa que laspuntuaciones obtenidas mantienen una relación significativacon el desempeño de una función con otro aspecto relevante.Para demostrar la valides de una prueba se pueden empleardos enfoques: el de demostración práctica y el racional.

Demostración práctica y enfoque racionalEl enfoque de la demostración práctica: se basa en el gradode validez de las predicciones que la prueba permiteestablecer.El enfoque racional: se basa en el contenido yel desarrollo de la prueba. Este se emplea cuando lademostración práctica no se puede aplicar debido a que élnúmero insuficiente de sujetos examinados no permite lavalidación.

Instrumentos para la Administración de Exámenes y unaPalabra de CautelaExiste una amplia gama de exámenes psicológicos para apoyarel proceso de selección, pero es importante tener en cuentaque cada examen tiene utilidad limitada y no se puedeconsiderar un instrumento universal.Las pruebas psicológicas se enfocan en la personalidad. Secuentan entre las menos confiables. Su validez esdiscutible, porque la relación entre personalidad ydesempeño con frecuencia es muy vaga y sugestiva.Las pruebas de conocimiento son más confiables porquedeterminan información o conocimientos que posee elexaminador.

Las pruebas de desempeño miden la habilidad de loscandidatos para ejecutar ciertas funciones de su puesto.Las pruebas de respuestas gráficas miden las respuestasfisiológicas a determinados estímulos.La pruebas idoneidad que se emplean en el proceso deselección, finalmente solo constituyen una delas técnicas empleadas. Su uso se limita a la medición defactores examinables y comprobables. En el caso de unacajera una prueba de actitud numérica y concentración puedeinformar sobre varios aspectos mensurables de supersonalidad.

ENTREVISTA DE SELECCIÓNPreguntas ClavesLa entrevista de selección consiste en una plática formal yen profundidad, conducida para evaluar la idoneidad para elpuesto que tenga el solicitante. El entrevistador se fijacomo objeto responder a dos preguntas generales: ¿Puede elcandidato desempeñar el puesto? ¿Cómo se compara conrespecto a otras personas que han solicitado el puesto?Las entrevistas de selección constituyen la técnica másampliamente utilizada; su uso es universal entre lascompañías latinoamericanas.Las entrevistas permiten la comunicación en dos sentidos:los entrevistados obtienen información sobre el solicitantey el solicitante la obtiene sobre la organización.

Tipos de EntrevistaLas preguntas que formule el entrevistador pueden serestructuradas, no estructuradas, mixtas, de soluciónde problemas o de provocación de tensión.En la práctica la estructura mixta es la más empleada,aunque cada una de las otras desempeña una funciónimportante.

Entrevistas no estructuradasPermite que el entrevistador formule preguntas no previstasdurante la conversación. El entrevistador inquiere sobrediferentes temas a medida que se presentan, en forma de unapráctica común.

Lo que es aún más grave; en este enfoque pueden pasarse poralto determinadas áreas de aptitud, conocimiento oexperiencia del solicitante.

Entrevistas estructuradasEntrevista estructurada se basan en un marco de preguntaspredeterminadas. Las preguntas se establecen antes de queinicie la entrevista y todo solicitante debe responderla.Este enfoque mejora la contabilidad de la entrevista, perono permite que el entrevistador explore las respuestasinteresantes o poco comunes. Por eso la impresión deentrevistado y entrevistador es la de estar sometidos a unproceso sumamente mecánico. Es posible incluso que muchossolicitantes se sientan desalentados al participar en estetipo de proceso.

Entrevistas mixtasEn la práctica, los entrevistadores desplieganuna estrategia mixta, con preguntas estructurales y conpreguntas no estructurales. La parte estructuralproporciona una base informativa que permite lascomparaciones entre candidatos. La parte no estructuradaañade interés al proceso y permite un conocimiento inicialde las características específicas del solicitante.Entrevista de solución de problemasSe centra en un asunto que se espera que se resuelva elsolicitante. Frecuentemente se tratade soluciones interpersonales hipotéticas, que se presentanal candidato para que explique cómo las enfrentaría.Entrevista de provocación de tensiónCuando un puesto debe desempeñarse en condiciones de grantensión se puede desear saber cómo reacciona el solicitantea ese elemento.

EL PROCESO DE ENTREVISTAConsta de cinco etapas:Preparación del entrevistadorEl entrevistador debe prepararse antes de dar inicio a unaentrevista. Esta preparación requiere que se desarrollenpreguntas específicas. Las preguntas que se den a estaspreguntas indicaran la idoneidad del candidato. Al mismo

tiempo, el entrevistador debe considerar las preguntas queprobablemente le harán el solicitante.Como una de las metas del entrevistador es convencer a loscandidatos idóneos para que acepten las ofertas de laempresa.Creación de un ambiente de confianzaLa labor de crear un ambiente de aceptación recíprocacorresponde al entrevistador. Él debe representar a suorganización y dejar en sus visitantesuna imagen agradable, humana, amistosa. Inicie conpreguntas sencillas. Evite las interrupciones. Ofrezca unataza de café. Aleje documentos ajenos a la entrevista. Esimportante que su actitud no trasluzca aprobación orechazo.

Intercambio de informaciónSe basa en una conversación. Algunos entrevistadoresinician el proceso preguntando al candidato si tienepreguntas. Así establece una comunicación de dos sentidos ypermite que el entrevistador pueda a empezar a evaluar alcandidato basándose en las preguntas que le haga.El entrevistador inquiere en una forma que le permitaadquirir el máximo de información. Es aconsejable evitarlas preguntas vagas, abiertas. La figura incluye unmuestrario de preguntas específicas posibles, las cuales unentrevistador imaginativo puede aumentar en formaconsiderable.

TerminaciónCuando el entrevistador considera que va acercándose alpunto en que ha completado su lista de preguntas y expirael tiempo planeado para la entrevista, es hora de poner fina la sesión. No es conveniente indicarle qué perspectivastiene de obtener el puesto. Los siguientes candidatospueden causar una impresión mejor o peor, y los otros pasosdel proceso de selección podrían modificar por completo laevaluación global del candidato.

EvaluaciónInmediatamente después de que concluya la evaluación elentrevistador debe registrar las respuestas específicas ysus impresiones generales sobre el candidato. En la figura

se ilustra una forma llamada lista de verificación posentrevista que se utiliza para la evaluación que lleva acabo el entrevistador. De una entrevista muy breve puedeobtenerse considerable información.

VERIFICACIÓN DE DATOS Y REFERENCIASLos especialistas para responderse algunas preguntas sobreel candidato recurren a la verificación de datos y a lasreferencias. Son muchos los profesionales que muestran ungran escepticismo con respecto a las referenciaspersonales, la objetividad de estos informes resultadiscutible.Las referencias laborales difieren de las personales en quedescriben la trayectoria del solicitante en el campo deltrabajo. Pero también ponen en tela de juicio dichasreferencias ya que los antiguos superiores, pueden no sertotalmente objetivos. Algunos empleadores pueden incurririncluso en prácticas tan condenables como lacomunicación de rumores o hechos que pertenezcan por enteroal ámbito de la vida privada del individuo.El profesional de recursos humanos debe desarrollar unatécnica depurada que depende en gran medida de dos hechoscapitales: uno, el grado de confiabilidad de los informasque recibe en el medio en que se encuentra; dos, el hechode que la práctica de solicitar referencias laborales seencuentra muy extendida en toda Latinoamérica.

EXAMEN MÉDICOEs conveniente que en el proceso de selección incluya unexamen médico del solicitante. Existen poderosas razonespara llevar a la empresa a verificar la salud de su futuropersonal: desde el deseo de evitar el ingreso de unindividuo que padece una enfermedad contagiosa, hasta laprevención de accidentes, pasando por el caso de personasque se ausentarán con frecuencia debido a sus constantesquebrantos de salud.

RESULTADOS Y RETROALIMENTACIÓN

El resultado final del proceso de selección se traduce enel nuevo personal contratado. Si los elementos anteriores ala selección se consideraron cuidadosamente y los pasos dela selección se llevaron de forma adecuada, lo más probablees que el nuevo empleado sea idóneo para el puesto y lodesempeñe productivamente. Un buen empleado constituye lamejor prueba de que el proceso de selección se llevó a caboen forma adecuada.