DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS - INPEC

Contrato Interadministrativo No. 067 de 2013

UNAD - INPEC

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

OFICINA ATENCION Y TRATAMIENTO

Diciembre de 2013

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DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE 16 SEDES Y OFICINAS AL CUAL HACE REFERENCIA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO NO. 067 DE 2013

INPEC - UNAD.

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OFICINA DE ATENCION Y TRATAMIENTO

BOGOTÁ D, C., DICIEMBRE DE 2013

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INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

EQUIPO DE TRABAJO

Rol RS-

Persona asignada

Director de proyecto Oscar Julián Herrera Fajardo

Profesional en Ciencias de la Información 1 Astrid Johana Vargas Alfonso

Profesional en Ciencias de la Información 2 Carlos Neiron Puentes Rojas

Profesional en Ciencias de la Información 3 Juan Nicolás Narváez López

Profesional en Ciencias de la Información 4 Rubén Darío Yaima Gómez

Profesional en Restauración 1 Angela Jimena Pinilla Acosta

Profesional en Restauración 2 Federico Rodríguez Melo

Microbióloga 1 Sonia Angélica Sambrano Pineda

Técnico 1 Deivi Dorena Alvarez Caviedes

Técnico 2 Yolanda Hernández Muñoz

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INFORMAC ION GENERAL DE VISITA

A continuación se relaciona la información de la visita.

DATOS INPEC DESCRIPCION NOMBRE DEL SITIO: Oficina de Atención y Tratamiento DIRECCIÓN DEL SITIO: Calle 26 N° 27 — 48 Primer piso CIUDAD O MUNICIPIO: Bogotá D.0 RESPONSABLE DEL SITIO: Roselín Martínez Rosales OBSERVACIONES: Ninguna VISITA ATENDIDA POR: Roselín Martínez Rosales

Las actividades del diagnóstico fueron realizadas por el equipo de los profesionales que se relacionan a continuación:

NOMBRE Y APELLIDOS DEL PROFESIONAL

PERFIL

CARLOS NEIRON PUENTES ROJAS Profesional el Sistemas de Información y Documentación

SONIA ANGELICA ZAMBRANO PINEDA Microbióloga

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TABLA DE CONTENIDO

SIGLAS 6 ANTECEDENTES DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO — INPEC. 7

ORGANIGRAMA INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO - INPEC 8 INTRODUCCION 9 OBJETIVOS 10

3.1 . Objetivo General 10 4.2. Objetivos Específicos 10

ALCANCE 11 JUSTIFICACIÓN 12 PROCEDIMIENTO METODOLOGICO 13 RESULTADOS ESPERADOS 14 ASPECTOS GENERALES DE LA GESTION DOCUMENTAL 15

8.1. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS 15 8.1.1 Principio de Procedencia 15

8.1.2 El principio de orden original o natural para la conformación de las unidades

documentales 16

CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL INPEC SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 17 9.1 FORMACIÓN DE UN ARCHIVO 17 9.2 ARCHIVO DE GESTIÓN 17 9.3 ARCHIVO CENTRAL 17

BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 18 10.1 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 18 10.2 DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 20

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO - INPEC 22

11.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 22 RECEPCIÓN DOCUMENTAL 29

12.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 30 12.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL 31 12.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 32 12.4 INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN 32 12.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 33

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 34 CONSERVACION DOCUMENTAL 35

Los grupos que conforman la Oficina de Atención y Tratamiento, producen una gran variedad

de documentos entre los cuales están: proyectos de resoluciones, programas, derechos de


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Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta y a Distancia

petición, oficios, correspondencia enviada y recibida, memorandos, Tutelas, informes,

demandas, conciliaciones, proyectos aprobados y no aprobados, contratos liquidados,

documentos CAPRECON, oficios a entes de control. 35

EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS 40

15.1 AREAS DE DEPÓSITO 40

15.2 ZONAS DE TRABAJO 41

15.3 PROGRAMA DE LIMPIEZA PARA AREAS Y DOCUMENTOS 42

15.4 INSPECCION Y MANTENIMIENTO 42 15 5 ASPECTOS DE PREVENCIÓN DE DESASTRES 43

15.6 ANALISIS MICROBIOLOGICOS 43

15.7 Monitoreo de Carga Microbiana Ambiental. 43 15.8 Muestreo Microbiológico Documental 47

SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO - STGD 50

RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS 51

17.1. RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN GESTION DOCUMENTAL 51 RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 52 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 53

19.1 Leyes 53

19.2 Decretos 53 19.3 Acuerdos 54

19.4 Normas Técnicas Colombianas 55

19.5 Otras 55 GLOSARIO 56

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SIGLAS

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SIGNIFICADO

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INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario PGD Programa de Gestión Documental SGD Sistema de Gestión Documental SIAC Sistema de Información y Atención al Ciudadano SIC Sistema Integrado de Conservación de Documentos TRD Tabla de Retención Documental

TVD Tabla de Valoración Documental UD Unidad Documental

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INPEC - UNAD.

1. ANTECEDENTES DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO — INPEC.

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, Fue creado en diciembre de 1992 es la agencia colombiana del gobierno central responsable del encarcelamiento y Rehabilitación de los condenados, los delincuentes, y la administración de las instituciones penitenciarias en el país.

Su sede principal se encuentra en Bogotá, ubicada en la Calle 26 No. 27-48 PBX (57+1) 2347474/ 2347262 Bogotá - Colombia.

En el año 1992 y mediante decreto No. 2160 se fusiona la Dirección General de Prisiones con el Fondo Rotatorio del Ministerio de Justicia y la Imprenta Nacional y se crea el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, cuya naturaleza jurídica es de un establecimiento público de orden nacional, adscrito al Ministerio de Justicia y del Derecho, con personería jurídica, patrimonio independiente, descentralización administrativa y desconcentración de funciones, asegurando una gestión autónoma, eficaz e independiente para el manejo administrativo dirigido hacia la auto-organización de los recursos, lo que debe conducir a desarrollar políticas penitenciarias modernas tendientes a lograr la reinserción social como uno de los fines principales de la pena como de la Institución.

Así mismo, el 19 de agosto de 1993 se pone en marcha el nuevo Código Penitenciario y Carcelario, "dándose un paso importante en la modernización de la justicia y la actualización de las normas penitenciarias, acordes con las nuevas Instituciones del Estado creadas por la Constitución Política de 1991. Se trata de un marco normativo que contempla las disposiciones esenciales que se deben aplicar en la ejecución de las sanciones penales en forma humana y moderna acorde a los postulados señalados por la Carta Magna y las Organizaciones Internacionales defensoras de los Derechos Humanos.'

'INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO. Información institucional [en linea] <htto://www.inoec.00v.co/oortalione/óortalfinoeciinstitucion/ResenaHistorica> Bogotá [Consultado el 22 de noviembre del 2013 a las 10:00 am].

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ORGANIGRAMA INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO - INPEC

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2. INTRODUCCION

Con ocasión al Contrato Interadministrativo INPEC - UNAD No. 067 de 2013, mediante el cual se requirió la realización de 16 diagnósticos integrales de archivo en las sedes y oficinas que se relacionan a continuación:

Regional Viejo Caldas en Pereira, Establecimiento de Alta Seguridad La Dorada, Establecimiento de Mediana Seguridad Manizales, Establecimiento de Mínima Seguridad Puerto Boyacá, Regional Central en Bogotá, Cárcel la Picota, Cárcel La Modelo, Reclusorio de Mujeres, Escuela Penitenciaria y en la Sede Central las Oficinas de Asuntos Penitenciarios, Jurídica, Contratación, Talento Humano, Correspondencia, Atención y Tratamiento, Archivo Central en Siberia.

Lo anterior, para determinar las acciones a emprender por parte del INPEC en procura del mejoramiento continúo de la gestión documental y en cumplimiento de la normatividad archivística colombiana establecida para tal fin.


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3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo General

Presentar el diagnóstico integral de 16 sedes y oficinas de que trata el contrato interadministrativo no. 067 de 2013 INPEC - UNAD.

4.2. Objetivos Específicos

Desarrollar una metodología de trabajo participativa y comprometida entre el INPEC y la UNAD, para coadyuvar en la adopción de buenas prácticas documentales.

Determinar los factores críticos de la gestión documental para el mejoramiento de los servicios del INPEC.

Identificar el fondo documental acumulado del INPEC y sus principales características.

Identificar los principales agentes de deterioro que pueden afectar la conservación de la documentación en el INPEC.

Formular un plan de acción en compañía del INPEC para mejorar la gestión documental.


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4. ALCANCE

Realización de 16 diagnósticos integrales de archivo en las sedes y oficinas

seleccionadas por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC.

El diagnóstico

No es una auditoria. No hace parte de un programa de capacitación o nivelación de conocimientos. Aplicación de métodos cualitativos y cuantitativos.

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5. JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con lo estipulado en el Título 1, Artículo 4, Principios Generales de la Ley 594 de 2000, que a la letra dice: "E/ objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio Al cliente como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución.

El diagnóstico realizado contempló la evaluación de aspectos archivísticos y aspectos relacionados con el estado de Conservación Documental y de acuerdo a los análisis microbiológicos de los Archivos de Gestión y Archivo Central del INPEC.

Los aspectos archivísticos del grupo de la Oficina de Atención y tratamiento se evaluaron mediante la aplicación de una "ficha de verificación de archivos-Aspectos Archivísticos", en la cual, se contempló el análisis de la Administración del Archivo y el Programa de Gestión Documental, el cual incluye: Producción Recepción, Trámite, Distribución, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos.

Así mismo, es de vital importancia establecer el análisis del estado de conservación física de los Documentos de la entidad, para tal fin, se empleó el formato Diagnóstico en Conservación, en el cual se evaluaron los siguientes aspectos: unidades de conservación, tipos de deterioros encontrados y soportes documentales, los cuales se determinaron en una muestra representativa del Archivo Central y de los archivos de Gestión.

Para establecer esta muestra se empleó la estadística referenciada en el manual Pautas para Diagnóstico Documental del Archivo General de la Nación y los resultados obtenidos se expresan en forma cualitativa y cuantitativa dentro del marco jurídico aplicable a las entidades públicas del orden nacional y la legislación que regula o establece los principios generales de la función archivística del Estado.

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6. PROCEDIMIENTO METODOLOGICO

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La metodología aplicada comprende las siguientes actividades:

Reconocimiento de las instalaciones y sus áreas

Levantamiento de información

Entrevistas y aplicación de instrumentos de recolección de información

Análisis de la información institucional — INPEC

Características de Infraestructura

Condiciones de almacenamiento de la documentación

Lo que se pretende con esta metodología es conocer el estado actual de la gestión documental, identificar las oportunidades de mejoramiento y los factores de riesgo para la conservación de los documentos en el INPEC.


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7. RESULTADOS ESPERADOS

Diagnosticar y establecer un plan de trabajo conducente a la implementación o

revisión del Sistema de Gestión Documental CORDIS, de acuerdo con lo

establecido por la normatividad archivística existente y las políticas o lineamientos

del INPEC.

Identificar oportunidades de mejoramiento e iniciativas para el INPEC según

sus objetivos misionales y de apoyo.

Realizar un plan de trabajo para el mejoramiento y adopción de buenas

prácticas documentales que constituyan una base de información sólida para la toma de decisiones, la transparencia en la gestión y el control

ciudadano.

Definir un esquema de trabajo ajustado a las necesidades del INPEC y

sus prioridades para el manejo de información.


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8. ASPECTOS GENERALES DE LA GESTION DOCUMENTAL

8.1. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS

La organización documental de un archivo se basa en dos principios fundamentales de la teoría archivística. Estos principios son el de Procedencia y el de Orden Original. Son principios complementarios y se refieren a dos niveles de la producción documental, el de sección o unidad productora (procedencia) y el de expediente. 2

8.1.1 Principio de Procedencia.

De los documentos producidos por la dependencia es fundamental en la teoría archivística, dado que es el eje de la clasificación de los archivos.

Establece que los documentos producidos (generados y recibidos) por una institución, organismo o dependencia, se han de conservar dentro de la unidad productora a la que naturalmente pertenecen, de acuerdo con las funciones o competencias que le han dado origen, sin mezclarlos con documentos de otras unidades. Este principio permite reconstruir la estructura del fondo documental, con base en la división organizacional de la Entidad por las dependencias que la constituyen. De allí que por cada una de estas oficinas productoras de documentos deba existir una Tablas de Retención Documental que le corresponda.

La organización por procedencia permite reconstruir y verificar los cambios en la estructura de las instituciones, debido a que los documentos se identifican, organizan y conservan respetando estas transformaciones, es decir sin mezclar los documentos de unidades ni de asuntos deferentes ,lo que facilita el establecimiento y clasificación de las series y su pertenencia a un productor específico. La procedencia determina quién produce y en consecuencia a quién pertenecen los documentos o archivos.

2ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op cit., Parle II, Capitulo II, Articulo 28 y Parte III, Artículo 67. Acuerdo1746 del 2003 deja Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. Artículo 10.

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8.1.2 El principio de orden original o natural para la conformación de las unidades documentales

Se enfoca a la manera de ordenarse la documentación al interior de un asunto o serie y de la unidad documental (expediente). Esta organización debe respetar el orden o secuencia de resolución de un asunto y generación de los documentos que la gestión requiere para su trámite.

Al ubicar como referencia el proceso de ejecución de un asunto determinado, el orden de la documentación para su administración, control y almacenamiento, reflejará el trámite y el orden establecido para la serie y el expediente o unidad documental.

Según este principio se establece que al interior de una unidad archivística o expediente los documentos deben ordenarse del más antiguo, siendo éste el primero que se encuentre al abrir la unidad de conservación (por ejemplo una carpeta) al más reciente que será el último documento ingresado al expediente, el cual se encontrará en la parte inferior de la unidad de conservación.

Este orden tiende a coincidir con la secuencia cronológica de producción de los documentos y de la formación del expediente. La organización de los expedientes con base en este principio es fundamental para realizar una correcta foliación o numeración y en consecuencia un adecuado control de los documentos de archivo.


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9. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL INPEC SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

9.1 FORMACIÓN DE UN ARCHIVO

La documentación desde su producción y/o recepción hasta su disposición final (conservación o eliminación), tiene una serie de etapas archivísticas, que determinan la responsabilidad de los funcionarios con la documentación al interior de la Entidad, para la organización, clasificación, ordenación, disposición final y consulta de los mismos.

El diagnóstico realizado implica la administración y manejo de los archivos, según el ciclo vital de los documentos en cada una de las fases de archivo, además de identificar el valor que tiene para la entidad y su correspondiente disposición final.

9.2 ARCHIVO DE GESTIÓN

El archivo de gestión, es aquel donde se agrupan y reúne la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por parte de las dependencias productoras, u otras que soliciten traslados por los diferentes archivos de gestión de la Entidad.

9.3 ARCHIVO CENTRAL

El archivo central es una unidad administrativa donde se agrupan y reúnen los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la entidad, cuya revisión y consulta es esporádica pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por clientes internos o externos.


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10. BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

10.1 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Los documentos de archivo contienen información que constituyen un recurso valioso y un activo importante de la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos de archivo resulta esencial a fin de proteger y preservar los documentos.

Vemos así que un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.

Los documentos, entre muchos otros aspectos, permiten a las organizaciones realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable, respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a nivel directivo, proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración, garantizar la continuidad en caso de catástrofe, proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de la organización, proteger los intereses de la organización, apoyar y documentar las actividades en el seno de esa organización, en las actividades de investigación y desarrollo (Aenor: UNE 15489-1, 2006).



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Cuando no existen sistemas unificados de gestión, se produce un mal uso y aprovechamiento de los recursos, se aplican prácticas de archivos que tienen como única base la intuición, el criterio personal, o simplemente se siguen prácticas heredadas, sin plantearse su idoneidad, y siempre sujetos a las opiniones cambiantes de los responsables de cada área, en ocasiones con consecuencias irremediables. Es el Grupo de Gestión Documental el primer interesado en contar con el mejor sistema posible de gestión documental, correctamente implementado.

Los conocidos problemas de gestión documental que en mayor o menor medida afectan al interior del INPEC, como la acumulación incontrolada de la documentación, problemas de recuperación, accesos no autorizados, falta de normalización de las transferencias o incluso destrucción accidental de

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instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

información, todas son consecuencias directas de la falta de información y formación del personal que las lleva a cabo y de la ausencia de un sistema3.

10.2 DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1 Pérdida de información.

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Acumulación incontrolada

Problemas de recuperación

Accesos no autorizados

Falta de normalización de las transferencias

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Cuando no se implementan las políticas en materia de gestión documental, se generan los problemas señalados como:

Pérdida de la información: uso de diferentes mecanismos o de medios incontrolables, no estandarizados ni centralizados, que impiden recuperar la información requerida.

3 CERDA. DIAZ. Julio Archivos y gestión documental. Estrategias de intervención en la administración local. Tejuelo, vol. IV, 34-44, 2003.



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Acumulación incontrolada: Cuando no se implementan herramientas que permitan estructurar la documentación producida en desarrollo de las funciones administrativas y misionales de cada una de las dependencias (Herramientas en las que se basan el principio de procedencia TVD o TRD, punto de partida de la gestión documental), que con el buen uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones se podrá lograr la eficiencia administrativa, entendiéndose que no se debe trasladar el uso incontrolable de documentos, al uso incontrolable de los medios electrónicos.

Problemas de Recuperación: Los problemas de recuperación surgen por carencia en la clasificación y descripción, lo que impide llegar a la información o documento requerido mediante variables de recuperación específicas.

Accesos no autorizados: El acceso no autorizado en la áreas de depósito de archivo y carencia de monitoreo mediante circuito cerrado, impide un control total de la documentación en cuanto a su seguridad. Adicional a ello, se debe tener en cuenta que así como debe existir protocolos de acceso a los documentos físicos, de igual manera se deberán considerar los protocolos de acceso a los documentos electrónicos o digitales, con el objetivo de generar transparencia, control y fiabilidad de la información.

Falta de Normalización de las Transferencias: Cuando no existe un control o cronograma de transferencias, es poco probable que exista una planificación en cuanto a la medición del crecimiento de los archivos centrales y en consecuencia no facilita la ubicación correcta de los mismos.

Destrucción accidental de la información: estas situaciones se presentan cuando se desconocen los valores primarios y secundarios de la documentación, entendiéndose que no salva responsabilidad la destrucción de documentos públicos por desconocimiento o por la no adopción de las políticas de gestión documental que parten de las TVD y TRD,


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INPEC Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta ya Distancia

11.ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO - INPEC

11.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción de documentos se da en el cumplimiento de las funciones establecidas en la Oficina de atención y tratamiento, generalmente en soporte papel y eventualmente en medio electrónico. Por tal motivo es importante que se tengan en cuenta las directrices establecidas en la política cero papel y eficiencia administrativa, que se encamina a suprimir la emisión de comunicaciones internas en soporte físico.

La Oficina de atención y tratamiento produce tres copias de los documentos, la primera para el destinatario, la segunda para el consecutivo y la tercera para las carpetas de archivo que correspondan al asunto que se está tratando.

Al igual que en la mayoría de las oficinas del INPEC, la producción, recepción y tramite documental, se realiza con base en los lineamientos establecidos por el grupo de gestión documental, sin embargo, al implementar la TRD, se podrá tener un mayor control de la documentación y conformar los expedientes en los archivos de gestión según lo establece el Acuerdo 042 DE 2002.

PUNTO DE MEJORAMIENTO RIESGO Controlar, administrar y ejecutar las actividades propias de gestión documental desde que el documento nace hasta su disposición final,

Ausencia de controles en todas las fases del ciclo vital del documento con posibilidades de la pérdida de soportes y evidencias documentales.

Aplicar el Acuerdo 042 de 2002. Articulo 4 numeral 1-7

No existen criterios archivísticos para la organización de los documentos físicos y electrónicos desde lo archivos de gestión..

SUBDIRECCION DE EDUCACION

En la subdirección almacenan la documentación en AZ, clasificada por temas, y ubicada en cajas x-200, la documentación producida corresponde a contratos, oficios, correspondencia enviada y recibida, memorandos, resoluciones (copias), entre otros. Estos documentos están organizados ascendentemente (el más

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Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciado y Carcelario Abierta y a Distancia

antiguo al comienzo, y el más reciente al final), pero no se encuentran foliados debido a que esta actividad se adelanta al final de cada año.

Igualmente adelantan transferencias una vez los documentos culminan sus trámites por medio de circular en la cual indican las fechas de transferencia, según informa el encuestado.

Por otra parte, se atienden consultas y diligencian una planilla de préstamo que sirve de control sobre el material prestado.

Con respecto a la utilización de la tecnología, adelantan procesos de escaneo de documentos de acuerdo con las necesidades, pero no se asocia a un sistema de gestión electrónica de documentos y la debida conformación de expedientes electrónicos.

Se han adelantado procesos de eliminación, los cuales son autorizados por el jefe de la dependencia, y se ha levantado inventario del material eliminado, situación que no se pudo evidenciar.


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INPEC I NacTonal Penitenciario y Carcelario

Foto. REGISTRO FOTOGRAFICO 1-6

SUBDIRECCION DE ATENCION EN SALUD

En la subdirección de Atención en Salud, igualmente almacenan la documentación en AZ por temas, en cajas x-300 y en cajas x-200. La documentación producida comprende contratos liquidados, documentos CAPRECON, oficios a entes de control, derechos de petición, informes, correspondencia enviada y recibida, memorandos, entre otros. Estos documentos están sin foliación y están ordenados ascendentemente (el más antiguo al comienzo, y el más reciente al final). La foliación se adelanta al momento de transferir. Todo ello a la falta de personal.

Existen procedimientos relacionados con la organización de documentos: metodología para la elaboración de documentos, ordenación y transferencia, y consulta de documentos en las dependencias.

Se elaboran copias de seguridad, pero no con base a directrices procedimientos o políticas institucionales que den claridad sobre los responsables y normatividad relacionada.

No se han adelantado gestiones tendientes a cumplir con la directiva presidencial 04 de 2012, sin embargo, se tienen buenas practicas con adecuado uso del papel y las recomendaciones relacionadas con la impresión de documentos.


Página 24 de 62 Secretaria General —calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510_

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Fotos: Detalle carencia de uniformidad en la rotulación y utilización unidades de

conservación y almacenamiento.

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INPEC Insututo Nacional Penitenciado y Carcelario Universidad Nacional

Abierta ya Distancia

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6...• Universidad Nacional Abierta y a Distancia SUBDIRECCION DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS

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PETIC1ON

TOMO 111

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En la subdirección de Actividades Productivas se almacena la documentación en AZ, por temas, en cajas x-300 y en cajas x-200: la documentación producida comprende: oficios, derechos de petición, informes, correspondencia enviada y recibida, memorandos, tutelas, proyectos aprobados y no aprobados, entre otros.

Estos documentos están sin foliación y están organizados ascendentemente (el más antiguo al comienzo, y el más reciente al final). La foliación se adelanta al final de cada año.

Se adelantan transferencias una vez los documentos culminan sus trámites, teniendo en cuenta aspectos señalados en un instructivo para adelantar las transferencias.

Se atienden consultas y diligencian una planilla de préstamo que sirve de control sobre el material prestado.

Adelantan procesos de escaneo de documentos de acuerdo con las necesidades, pero no como resultado de una gestión electrónica documental.

Se ha brindado capacitación sobre seguridad de la información, sin embargo es necesario que realicen copias o back ups periódicas que garanticen su reproducción exacta.

Finalmente han recibido instrucciones tendientes a cumplir con la directiva presidencial 04 de 2012, relacionados con impresiones innecesarias y uso eficiente de los correos electrónicos.

Fotos: Detalle carencia de uniformidad en la utilización unidades de conservación y almacenamiento.


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INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelano

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OFICINA DE LA DIRECCION

En el despacho de la Dirección, almacenan la documentación en AZ, por temas y en cajas X-200, la documentación producida corresponde a correspondencia enviada y recibida, memorando, planillas de correspondencia, tutelas, invitaciones, derechos de petición, informes, demandas, conciliaciones entre otros. Estos documentos están organizados ascendentemente (el más antiguo al comienzo, y el más reciente al final), y se encuentran sin foliación.

Con respecto a las Transferencias al archivo central, el año inmediatamente anterior (se trasladó un aproximado de 20 cajas x-200) los cuales se entregaron por medio de un listado. Situación que no se pudo verificar.

No ofrecen servicio de préstamos documentales, solo entregan copias.

Adelantan procesos de escaneo de documentos de acuerdo con las necesidades, pero no como resultado de una gestión electrónica documental.

No cuentan con una política para la seguridad de la información, sin embargo reciben recomendaciones relacionadas con realizar copias de seguridad sobre la información almacenada en los computadores.

Foto. Detalle utilización de instrumentos de control y disposición física de la documentación.

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510_ 7 2 7 7 0-09 0' 2019

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INPEC Insututó Nac;onal Pennentiatio y CarceLano

•


SUBDIRECCION DE ATENCION PSICOSOCIAL

En la subdirección de Atención Psicosocial almacenan en AZ por temas, proyectos de resoluciones, programas, derechos de petición, oficios, correspondencia enviada y recibida, memorandos, entre otros. Estos documentos están organizados ascendentemente (con fechas desde el más antiguo hasta el más reciente).La foliación de los mismos se adelanta al final de cada año.

Con respecto a las transferencias, estas se adelantan una vez los documentos culminan sus trámites y anualmente. El encuestado manifiesta que se adelantó una brigada de organización para realizar la transferencia en el año 2012.


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12. RECEPCIÓN DOCUMENTAL

La recepción de documentación se realiza a través de la Unidad de Correspondencia ubicada en el primer piso de la Entidad, la cual cuenta con funcionarios encargados de realizar la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, en el aplicativo CORDIS.

Foto. Detalle utilización de instrumentos de control y disposición física de la documentación


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•

INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Unive sidad Nacional

Abierta ya Distancia RIESGOS ASOCIADOS

PUNTO DE MEJORAMIENTO RIESGO

Dar al gestor de comunicaciones oficiales — CORDIS- unas funcionalidades que garanticen la trazabilidad el control y administración de todo el flujo documental institucional.

Ausencia de trazabilidad sobre la producción documental y los tramites de las comunicaciones

Aplicar el acuerdo 042 de 2002. Articulo 4 numeral 1-7 Ordenar, clasificar y describir los archivos con base en lo reglamentado en la Ley 594 de 2000 articulo 24, decreto 2578 de 2012 y acuerdo 5 de 2013 artículo 3. Organización de documentos de archivo.

No existen criterios archivísticos para la organización de los documentos físicos y electrónicos.

12.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Entendida la clasificación documental como la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

En este aspecto es justo mencionar que la Oficina de Atención y Tratamiento, no aplica ni conoce estos procesos. Los documentos son agrupados por asuntos y temáticas correspondientes a cada una de las actividades desarrolladas por la unidad administrativa.

Caso concreto de ello es que aún se encuentran agrupaciones documentales denominadas correspondencia enviada y recibida.

No obstante, es importante tener en cuenta lo mencionado por los servidores públicos en lo que respecta a capacitaciones dado que para ellos es insuficiente y no les permite organizar los documentos adecuadamente. Asimismo, muchos de los encuestados aludieron que no existe una política clara en gestión documental porque por un lado dan unas directrices y al poco tiempo la cambian.

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510

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12.2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Sobre la base de unos procedimientos claramente definidos y de pleno conocimiento por la totalidad de los funcionarios que intervienen en cada una de las actividades, en las que se definen cada uno de los documentos generados, tramitados, legalizados, se debe realizar el seguimiento y control necesario para que no se desarrollen tareas sin el cumplimiento de los prerrequisitos establecidos.

Los documentos almacenados en los diferentes expedientes que se conservan en cada una de las áreas, se deben ordenar según lo establece el Acuerdo 42 de 2002, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, es decir, el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

RIESGOS ASOCIADOS


Establecer los lineamientos que Dificultad en la recuperación de la permitan y faciliten el acceso, la información para la consulta disponibilidad y la recuperación de la Ausencia de políticas que garanticen información tal como lo determina el el acceso, la consulta y la Decreto 2609 de 2013 recuperación de la información

Ordenar, clasificar y describir los Archivos desordenados que archivos con base en lo reglamentado en la Ley 594 de 2000 artículo 24, decreto 2578 de 2012 y acuerdo 5 de

promueven la pérdida de información.

2013 artículo 3organización de documentos de archivo.


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12.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

RIESGOS ASOCIADOS


Desarrollar la descripción documental para series documentales complejas y ponerlas a disposición de la ciudadanía

Ausencia de control en las series documentales complejas.

12.4 INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN

El resultado de los anteriores procesos aplicados a la documentación, garantiza la integridad de la documentación que debe tener un expediente, con veracidad en la ejecución de actividades en cumplimiento de trámites según sus funciones mediante la conservación ordenada y sistemática de los documentos generados, por tal razón, se hace necesario implementar todos y cada uno de los procesos descritos.


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••.•• Universidad Nacional Abierta y a Distancia

12.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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El traslado de los documentos se realiza según las tablas de retención y de valoración documental teniendo en cuenta el cronograma de transferencias documentales establecido por la entidad.

No existe un plan de transferencia documental que permita determinar los tiempos de transferencias de la unidad administrativa, al archivo central de la Institución. A este respecto se alude por parte de los encuestados que es altamente importante capacitar a los servidores públicos en materia documental para lograr administrar los archivos de gestión y efectuar transferencias documentales acordes con la normativa vigente.



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13. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La teoría y normatividad archivística ha establecido un patrón para la clasificación de la documentación, que consiste en reunir los documentos por series documentales funcionales. La tabla de retención documental como herramienta archivística dinámica que se debe ajustar a las funciones, procesos y necesidades institucionales, de tal forma que sea coherente con la producción y control de la documentación.

RIESGOS ASOCIADOS


Elaborar y/o aplicar los instrumentos archivísticos descritos en el Decreto 2609 de 2013 articulo 8.

"Omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos..." según lo determina la Ley 734 de 2002 articulo 27.

Organizar lo documentos de archivo con base en la TRD y TVD y normatividad archivística relacionada con el fin de contar con archivos ordenados en los que se evidencia la transparencia institucional.

Incumplimiento normativo Ley 594 de 2000 art. 24, Acuerdo 02 de 2004.



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INPEC lt+StItULO Nacional Penitenciario y CarCelanu


14.CONSERVACION DOCUMENTAL

Según el Archivo General de la Nación, conservar es mantener algo o cuidar de su permanencia. Cuyo objetivo es conservar en óptimas condiciones los documentos de carácter administrativo e histórico que se producen en cualquier entidad. Contempla el manejo administrativo, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico.

14.1 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Los grupos que conforman la Oficina de Atención y Tratamiento, producen una gran variedad de documentos entre los cuales están: proyectos de resoluciones, programas, derechos de petición, oficios, correspondencia enviada y recibida, memorandos, Tutelas, informes, demandas, conciliaciones, proyectos aprobados y no aprobados, contratos liquidados, documentos CAPRECON, oficios a entes de control.

Esta documentación esta almacenada en A-Z, carpetas de yute, cajas X200, X300, paquetes y cajas industriales agrupados con ganchos metálicos, clips, cauchos y pitas lo cual ha generado deterioros físicos con rasgaduras y faltantes.

La gran mayoría de documentos pertenecientes a los grupos que no cuentan con un espacio para el almacenamiento de documentos se encuentra en gavetas empotradas a la pared, sobre los escritorios de las personas pertenecientes a los grupos y directamente sobre el suelo debajo de los escritorios de las oficinas.

Las técnicas de registro son impresora de punto, laser, esfero, lápices de mina negra y sellos de tinta.

Página 35 de 62 Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14 -23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510

Foto. Documentación almacenada en AZ y en cajas X300

14.2 RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

De acuerdo al formato de diagnóstico se evidencio que siempre toman fotocopias de faxes ya que tiene conocimiento que la información en este soporte puede perderse fácilmente.

De igual manera se observó que la documentación no es manipulada ni almacenada adecuadamente ya que gran parte está en paquetes amarrados con pita, cauchos y en AZs generando deformaciones de plano, rasgaduras y faltantes.

14.3 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

De los grupos que conforman la Dirección de Atención y Tratamiento únicamente Atención en Salud cuenta con un área destina para el almacenamiento de documentos debido al gran volumen de documentos que se producen. En este depósito se observó una gran acumulación de polvo y deficiencias locativas lo cual puede generar deterioro no solo de tipo físico sino también biológico.


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Universidad Nacional Abierta y a Distancia El espacio del archivo de la Oficina de A estantería fija metálica y de madera la almacenamiento. Algunas cajas están sobre almacenamiento generando deterioros físicos.

14.4 SALUD OCUPACIONAL

cual es insuficiente para el el piso y superan la capacidad de

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tención y Tratamiento cuenta con

De acuerdo a las entrevistas realizadas para el diagnóstico, no se ha recibido capacitaciones en temas de bioseguridad para la manipulación de documentos. Adicionalmente se observó que nadie utiliza los elementos de protección personal como guantes, tapabocas y bata.

14.5 CONDICIONES AMBIENTALES

14.5.1 ILUMINACIÓN

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 5 del acuerdo 049 de 2000, las condiciones técnicas que deben tener los espacios destinados a los archivos, la radiación visible debe ser menor o igual a 100 lux.

La principal fuente de iluminación en el área de depósito está dada por lámparas de luz fluorescente ubicadas en el techo. Las instalaciones eléctricas de las lámparas se encuentran en buen estado, sin embargo no se evidenció la presencia de filtros para radiación UV.

14.5.2 HUMEDAD RELATIVA Y TEMPERATURA

Según el artículo 50 del acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7 "conservación de documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados archivos"; la temperatura adecuada para la conservación del material documental no debe ser inferior a 15°C ni superior a 20°C ni debe presentar fluctuaciones diarias mayores de 4°C.

En relación a la humedad relativa, el mismo artículo reza que ésta debe permanecer en un rango entre 45 y 60% con fluctuaciones diarias menores a 5%.

La siguiente tabla indica los registros de las condiciones de humedad relativa y temperatura tomados por un termohigrometro ubicado en los depósitos de archivo


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Secretaria General — calle 14 sur No 14 -23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510

HUMEDADA RELATIVA

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—HUMEDADA RELATIVA

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Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta y a Distancia en el momento de la toma de muestras microbiológicas. Las lecturas se hicieron con un intervalo de tiempo de 6 minutos por un periodo de 30 minutos.

DEPOSITO ATENC ION EN SALUD

MEDICION HUMEDADA

RELATIVA TEMPERATURA

1 52.3% 18 2 52.5% 18.2

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TEMPERATURA

TEMPERATURA

1 2 3 4 5

Los valores de Humedad Relativa y Temperatura del depósito están dentro de los parámetros establecidos por el AGN, adicionalmente no hay fluctuaciones significativas que puedan causar alteraciones en los soportes.


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•• • es Universidad Nacional Abierta y a Distancia

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15. EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

De acuerdo con lo estipulado en el Título IV Administración de Archivos. Artículo 13. Instalaciones para los archivos de la Ley 594 de 2000, que a la letra dice: "La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos", el Grupo de Asistencia Técnica Archivistica presenta los resultados de la evaluación de las instalaciones físicas en las que actualmente se almacena el material documental del Establecimiento.

En la evaluación se contemplaron aspectos generales como instalaciones físicas, eléctricas, hidráulicas, aspectos de prevención de desastres y mantenimiento, en las áreas de depósito, y zona de trabajo.

15.1 AREAS DE DEPÓSITO

Como se menciona anteriormente solo el área de Atención en Salud cuenta con un espacio para el almacenamiento de documentos. Este está ubicado en el segundo piso del edificio principal y tiene una separación física del resto de las oficinas. Sin embargo el ingreso debe hacerse pasando por una cocina lo que puede ser un factor de riesgo para la conservación de los documentos por las siguientes razones:

En la cocina se almacenan alimentos lo que puede atraer a diferentes plagas como insectos y roedores y albergarse en el interior del depósito de archivo.

Riesgo de incendio por la cercanía del depósito con todos los elementos eléctrico de la cocina y ser el papel un material altamente inflamable.



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Alteraciones de las condiciones medio ambientales como Humedad Relativa y Temperatura lo que conlleva un aumento de la población microbiana ambiental.

Foto. Elementos ajenos al área almacenados en el depósito de archivo. Deficiencias locativas al interior del depósito.

Adicionalmente se encontraron elementos en desuso como botellones de agua, cajas de electrodomésticos (hornos) y escobas entre otros, almacenados junto con los documentos de archivo lo que puede generar un incremento en los niveles de polvo y otras suciedades y consecuentemente un aumento de la población microbiana ambiental.

15.2 ZONAS DE TRABAJO

El depósito está separado de las zonas de trabajo de algunos, sin embargo como se menciona anteriormente para ingresar se debe atravesar una cocina. En las demás áreas de esta dirección la documentación se encuentra en las zonas de trabajo es decir debajo y sobre los escritorios del personal.

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INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelano


Página 41 de 62 Secretaria General —calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510


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15.3 PROGRAMA DE LIMPIEZA PARA AREAS Y DOCUMENTOS

Las actividades de limpieza esta dirigidas exclusivamente al piso de los depósitos y es realizada mediante escoba y trapero, sin embargo dada la gran cantidad de documentos ubicados en el piso y el reducido espacio del archivoesta limpieza no se realiza adecuadamente. Las personas pertenecientes a esta área aseguran que esta actividad se realiza diariamente, sin embargo se observaron acumulaciones de polvo.

En cuanto a la limpieza de estantes y de unidades documentales no se cuenta con programas ni protocolos para realizar esta actividad ni con un SIC Sistema Integrado de Conservación que la dirija.

15.4 INSPECCION Y MANTENIMIENTO

El objetivo de la inspección y mantenimiento de instalaciones es controlar a tiempo los posibles riesgos de infraestructura de los espacios que puedan de una u otra manera afectar la estabilidad de los soportes documentales.

El mantenimiento que se realiza actualmente es una actividad esporádica que responde a necesidades inmediatas. Se deberá implementar un plan y un seguimiento continuo para identificar aspectos negativos que puedan convertirse en fuentes de posibles riesgos o desastres.

Estos planes deberán tener un cubrimiento hacia la problemática de fallas arquitectónicas en las cubiertas, ventanas, pisos y revisión de sistemas eléctricos.

Teniendo en cuenta que este archivo contiene diversos soportes documentales y unidades de almacenamiento el mantenimiento deben abarcar diversos rangos de control ambiental y distribución de espacios de almacenamiento.


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Secretaria General — calle 14 sur No 14 -23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510

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15.5 ASPECTOS DE PREVENCIÓN DE DESASTRES

Según lo establecido en el Acuerdo 050 de 2000 del Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "Conservación de Documentos", del reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo", en su artículo 3 señala el levantamiento del panorama de riesgos como punto de partida para el plan de prevención de desastres.

Ni el depósito de archivo ni las oficinas cuentan con detectores de humo pero sin con extintores multipropósito (el depósito de archivo no tiene extintor). Se observaron sistemas de señalización y rutas de evacuación.

En relación a desastres de tipo antropogénico tal como saqueos o robos, los depósitos de archivos cuentan con el sistema de seguridad propio del edifico del INPEC

15.6 ANALISIS MICROBIOLOGICOS

La contaminación microbiológica en documentos y en ambientes puede constituir un problema que afecta tanto a la conservación de los soportes documentales, como a la calidad del aire de los depósitos de archivo y consecuentemente la salud de los trabajadores. Es por esto que los análisis microbiológicos son una parte esencial en el desarrollo del diagnóstico documental y deben estar dirigidos a la documentación y al ambiente en donde se encuentra.

15.7 Monitoreo de Carga Microbiana Ambiental.

Con el fin aislar e identificar los microorganismos presentes en el ambiente de los depósitos de archivo de la Oficina de Atención y Tratamiento se realizó un muestreo microbiológico mediante el método de sedimentación en placa el cual se describe a continuación.


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Sedimentación en placa: Método que consiste en la exposición de placas de petri con medios de cultivo básicos para la recuperación de microorganismos ambientales los cuales son recolectados por gravedad. El tiempo de exposición de las placas es de mínimo 30 minutos. Una vez tomadas las muestras, se cultivan y analizan en el laboratorio. Los resultados obtenidos a partir de esta metodología son orientativos de las cifras de microorganismos presentes en el ambiente, ya que estos niveles pueden variar en función de las corrientes de aire.

RESULTADOS:

Una vez cumplido el tiempo de incubación, las muestras fueron analizadas macro y microscópicamente obteniendo los siguientes resultados:

Tabla 1. Microorganismos aislados a partir del monitoreo ambiental.

MUESTRA MICROORGANISMOS

RECUPERADOS

= . UFC/30 mmn

DEPOSITO DE ARCHIVO ATENCION Y TRATAMIENTO

(SALUD)

Aspergillus sp1 12

Aspergillus sp2 9

Cladosporiumsp 1 5

Cladosporiumsp 2 3

Penicillumsp 1 13

Penicillumsp 2 9

Penicillumsp 3 7

Levaduras 31

TOTAL 89


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Universidad Nacional Abier a ya Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

UFC4UNIDADES FORMADORAS DE COLONIA.

Foto. Aspecto macroscópico de los microorganismos recuperados en el monitoreo ambiental

De acuerdo a los resultados obtenidos en los análisis, se puede observar la presencia de hongos filamentosos en la totalidad de las muestras ambientales. De igual manera se observa una población homogénea en todos los puntos de muestreo la cual está conformada principalmente por cuatro géneros fúngicos presentes comúnmente en ambientes de archivo, suelos y otras superficies.

4 UFC es el número mínimo de células separables sobre la superficie, o dentro, de un medio de

agarsemi-sólido que da lugar al desarrollo de una colonia visible.

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510 F'

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MICROORGANISMOS AISLADOS

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Aspergillus

Penicillium

u Cladosporium

há Levaduras

10

5

o

4 e 0 4 , .0

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Al igual que los géneros mencionados en la tabla 1, hongos no filamentosos como las levaduras también pueden hallarse como habitantes normales y en pequeñas cantidades en los lugares mencionados anteriormente.

La cantidad de Unidades Formadoras de Colonia aisladas en este monitoreo es elevada considerando el reducido espacio del depósito. Aunque los valores de Humedad Relativa y Temperatura están dentro de los límites permitidos por el Archivo General de la Nación, otros factores como usencia de los procesos de limpieza (de áreas y documentos) y de desinfecciones ambientales, deficiencias locativas (como las observadas), uso inadecuado del depósito y prácticas inadecuadas en la manipulación de documentos, entre otros pueden desencadenar un aumento en la población microbiana ambiental.

Es importante mencionar que si los microorganismos que actualmente se encuentran en este depósito aumentan su población, pueden llegar a alterar la calidad del aire, ser contaminantes y causantes de patologías documentales, además de facilitar el proceso de colonización de otros microorganismos de mayor riesgo. Esto ocurre cuando sus estructuras de resistencia (esporas) encuentran


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Universidad Nacional Abierta y a Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Qu'octano

condiciones favorables para su crecimiento y reproducción. Así mismo las oscilaciones de humedad relativa y temperatura pueden favorecer este crecimiento. Razón por la cual estas deben ser monitoreadas y controladas periódicamente.

Adicionalmente un recuento ambiental elevado de estos microorganismos puede representar un factor de riesgo serio para la salud de los trabajadores ya que muchas esporas fúngicas tienen capacidad de producir respuestas alérgicas, problemas respiratorios e irritaciones en piel, ojos y mucosas. De igual manera algunos géneros fúngicos producen micotoxinas que pueden ser inhaladas en forma de bioaerosols y generar diversas patologías clínicas.

15.8 Muestreo Microbiológico Documental. El muestreo microbiológico documental fue realizado de manera puntual mediante hisopado, con un caldo de pre enriquecimiento. Posteriormente cada muestra fue sembrada en medios de cultivo específicos para el crecimiento de hongos y bacterias; luego del período de incubación, se realizó la identificación macro y microscópica de los microorganismos recuperados.

RESULTADOS:

Tabla 2. Microorganismos aislados a partir de las muestras documentales.

MUESTRA MICROORGANISMOS UFC/cm2

Carpeta Levaduras 3 Penicillium 1

Carpeta Levaduras 10

Carpeta Levaduras 12 Penicillium 4

UFC: UNIDADES FORMADORAS DE COLONIA.

55uspensión de partículas en el aire compuestas o derivadas de organismos vivos.

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510 = ,

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Foto. Aspecto macroscópico de los microorganismos recuperados en las muestras documentales.


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Según lo informado por la persona entrevistada durante el diagnostico, no se ha evidenciado documentación con indicadores de biodeterioro, a pesar de esto y dadas las deficiencias locativas evidenciadas se realizó una muestra documental a tres carpetas ubicadas cerca al techo. Como se observa en la tabla 2Ia población microbiana recuperada está constituida por levaduras y Penicillium.

Estos microorganismos pueden estar de manera inocua en el aire, suelo y en algunas superficies como los soportes documentales y unidades de conservación, sin embargo el polvo y los residuos de suciedad pueden contribuir a aumentar su población ya que genera un ambiente propicio para la colonización de otros microorganismos como diversos géneros de los hongos filamentosos lo cual puede desencadenar un proceso de biodeterioroe en los documentos ya que estos últimos son capaces de degradar los diversos soportes documentales alteraciones físico químicas en los componentes de los soportes documentales gracias al variado mecanismo enzimático que poseen como celulasas, proteasas, amilasas

6fenómeno que implica alteraciones de las propiedades físico-químicas y mecánicas del material por acción de organismos y microorganismos.

••••• Universidad Nacional Abierta y a Distancia entre otras enzimas y ácidos orgánicos.

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Así mismos, algunos hongos producen pigmentos de diversas tonalidades como resultado de su metabolismo y en ocasiones pueden manchar el soporte documental. También pueden generar un deterioro mecánico pues sus hifas penetran el soporte generando debilitamiento.

Es importante considerar que con frecuencia, el desarrollo de hongos en materiales celulosicos, lleva asociado la presencia de diferentes familias de insectos que los utilizan como nutrientes.

Otras alteraciones que pueden causar en la documentación son:

Acidificación y alcalinización. Reducciones enzimáticas Oxidación.

No obstante, se debe tener en cuenta que los niveles de riesgo de actividad y multiplicación microbiológica, vienen determinados, por el contenido de humedad de los materiales, la humedad relativa, la temperatura del ambiente, la renovación del aire en un depósito de almacenamiento y la carga microbiana ambiental y para el biodeterioro de un material se active, deben conjugarse los diferentes factores mencionados anteriormente y actuar de forma combinada.

Por lo tanto es indispensable que al pensar en un plan de intervención eficaz este dirigido no sólo a eliminar los agentes de biodeterioro, sino también a prevenir la aparición de nuevas contaminaciones.

Se debe tener en cuenta que la actividad de las diferentes especies de hongos y bacterias, vienen determinada, por el contenido de humedad de los materiales, la naturaleza de los nutrientes del soporte, la humedad relativa y la temperatura del ambiente, la renovación del aire en un depósito de almacenamiento, la presencia de polvo y las concentraciones de oxígeno en la atmósfera y para el biodeteriorode un material se active, deben conjugarse los diferentes factores mencionados anteriormente y actuar de forma combinada.


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Abierta y a Distancia 16. SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE

ARCHIVO - STGD

I 1. DIAGNOSTICO

3. DISEÑO DE

SOLUCION

2. PRINCIPALES

OBJETIVOS

4. IMPLEMENTACIÓN

DE LA PROPUESTA

SISTEMA TECNOLOGICO DE

GESTION DOCUMENTAL-

STGDDOCUMENTAL

5. SEGUIMIENTO

CONTINUO

6. METODO DE EFICIENCIA

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Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510_

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17. RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS

17.1. RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN GESTION DOCUMENTAL

El uso del papel es demasiado alto, debido a que no aplican las nuevas tecnologías como soporte de la información. Esta generación de papel, satura los espacios asignados para la conservación de los documentos, requiriendo cada día más de nuevos depósitos, causando hacinamientos. Lo anterior va en contravía de la política del gobierno denominada "Cero papel".

Se evidencia que no hay transferencias documentales y no se aplica la Tabla de Retención Documental como instrumento archivístico que facilite los criterios de organización documental.

Fortalecer las jornadas de sensibilización y capacitación en temas de gestión documental, para todos los funcionarios del INPEC, lo que garantizara la aplicación de la normatividad y criterios archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación.

Realizar el inventario documental de la totalidad de la información ubicada en la dependencia.

Analizar los procesos y procedimientos para el adecuado manejo de la documentación, lo que permitirá tener claridad sobre el flujo documental y la responsabilidad entre los actores involucrados en el manejo documental.

Difundir y capacitar de manuales e instructivos, procesos y procedimientos, entre otros; que poco a poco van deteriorando el normal funcionamiento de la Entidad y por ende la acorde prestación de servicios al ciudadano.


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INPEC Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Instituto Nacional Penitenciado y Carcelario

18. RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Como mecanismo de control para las cargas microbianas en los ambientes de los depósitos es indispensable implementar un programa de limpieza en el que se evidencie la periodicidad de las acciones y se regulen materiales y técnicas de limpieza tanto para los espacios como para la documentación. El programa de limpieza debe ir acompañado por una regularidad en las jornadas de saneamiento ambiental, este programa que hace parte integral del SIC sistema integrado de Conservación y puede ir de la mano con las jornadas de fumigación que ya se tienen implementadas en el establecimiento. En relación a los niveles de radiación lumínica, es importante que los documentos que hacen parte de los archivos de gestión se mantengan dentro de unidades de almacenamiento para evitar la incidencia de la luz directa sobre la información. En relación al mobiliario, el establecimiento ha venido implementando el uso de estantería rodante en algunas de sus áreas, es recomendable que éste tipo de mobiliario sea ubicado para todos los espacios que alberguen documentación. Para el caso de las oficinas en donde el volumen de documentación de gestión es muy alto es muy importante que el Instituto implemente un programa de mantenimiento de instalaciones con el fin de garantizar el buen estado de conservación tanto de la infraestructura como del mobiliario en donde se alberga la documentación y minimizar la vulnerabilidad de la documentación. Teniendo en cuenta que durante el recorrido se evidenciaron extintores no apropiados para la conservación documental, se hace necesario que el instituto implemente un sistema de prevención de desastres de acuerdo a lo establecido en el acuerdo 049 de 2000 del Archivo general de la nación.

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19. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

19.1 Leyes.

Constitución Política Colombiana. Artículo 15, párrafo 3. Artículos 20, 23, 74, 94. 95,113. Ley 43 de 1913. "Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales". Ley 57 de 1985. "Publicidad y acceso a los documentos Públicos". Ley 190 de 1995. "Estatuto Anticorrupción". Ley 734 de 2002. "Código Único Disciplinario". Ley 962 de 2005. Ley anti-trámites. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, Artículos 5,6, 14, 19, 21,42.

19.2 Decretos.

Decreto 1798 de 1990. "Conservación de libros y papeles de los comerciantes". Decreto 2620 de 1993. "Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos". Decreto 1474 de 1997. "Certificaciones laborales de empleados públicos". Decreto No 4485 del 18 de noviembre de 2009. Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno en el Estado Colombiano. Decreto 1382 de 1995. Tablas de Retención Documental y transferencias al Archivo General de la Nación. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohibe exigir copias o fotocopias de documentos que al entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.


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Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12)

19.3 Acuerdos.

Acuerdo 007 de 1994. Por el cual se establece el Reglamento General de Archivo. Capítulo VII "Conservación de documentos". Acuerdo 011 de 1996. Por el cual se establecen los criterios de conservación y organización de los documentos. Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los Artículos 13 y 14 y sus parágrafos I y 3 de la Ley General de Archivos 549 de 2000. Acuerdo 41 de 2002. "Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen". Acuerdo 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V "Acceso a los documentos de Archivo" sobre "Restricciones por razones de conservación-consulta de documentos". Acuerdo 048 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 "Conservación de Documentos" del reglamento General de Archivos sobre Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7: Conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de edificios y locales destinados a archivos" Acuerdo 050de 2000. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII "Conservación de Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo". Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 en el uso de glosario. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 039 de 2002. Procedimiento para la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Acuerdo 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

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Acuerdo 042 de 2002. Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas. Se regula el inventario único documental.

19.4 Normas Técnicas Colombianas.

NTCGP1000 versión 2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. MECI 1000 versión 2005. Modelo Estándar de Control Interno. NTC — ISO 15489-1:2010. Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades. NTC - ISO/IEC 27001:2005. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos NTC 5397: 2006. Materiales para documentos de Archivo con soportes en papel. Características de calidad. NTC 4095. Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029. Norma sobre Medición de Archivos. NTC 4436. Norma sobre Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAAR. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias.

19.5 Otras.

Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Expedido por el Archivo General de la Nación. Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos, expedidas por el Archivo General de la Nación. Guía para la organización de fondos acumulados, expedido por el Archivo General de la Nación.


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20. GLOSARIO

Acceso: Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla general a determinadas normas y condiciones (acceso). ISAD-G Glosario.

Administración De Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Adquisición de bienes y servicios: Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión ó provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN

Archivo General De La Nación - AGN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Archivo Total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital Acuerdo No. 027-2006— AGN.


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Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Clasificación: Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones y/o de los documentos de archivo en categorías, organizadas de forma lógica de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimientos y representadas en un cuadro de clasificación. ¡SO 15489 (proyecto de norma internacional; véase la referencia [9] del Anexo 1)

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Comunicaciones Oficiales:Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Acuerdo No. 60-2001 - AGN

Confidencialidad: Propiedad de que la información no está disponible ó divulgada a individuos, entidades ó procesos no autorizados. ISO/IEC 13335-1:2004.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Acuerdo No. 60-2001 - AGN.


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Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Acuerdo No. 60-2001 - AGN.

Cuadro de Clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Declaración de Aplicabilidad: Declaración documentada que describe los objetivos de control y controles que son pertinentes y aplicables al SGSI de la organización.

Descripción Archivística: Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso. ISAD-G Glosario.

Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casones, cinta,


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película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

Disponibilidad: Propiedad de estar accesible y utilizable bajo demanda de una entidad autorizada. ISO/IEC 13335-1:2004.

Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características. ISAD-G Glosario.

Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad (Record). ISAD-G Glosario.

Documento Electrónico de Archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Documento Original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Acuerdo No.

027-2006— AGN.

Documento Público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

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Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta y a Distancia Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

Estructura de la Entidad: Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley. NTC GP1000:2009.

Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie (File). ISAD-G Glosario.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Instrumento de Descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos (FindingAid). ISAD-G Glosario.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Metadatos (Metadata): Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo. Modelo de Requisitos para La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - Especificación Moreq.

Migración (Migration):Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de


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0...* Universidad Nacional Abierta y a Distancia los mismos. Modelo de Requisitos para La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - Especificación Moreq.

Programa de Gestión Documental — PGD: Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, Organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Guía para la implementación de un programa de gestión documental - AGN, 2006. Pág. 22.

Plan del Proyecto: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico. NTC-ISO 10005.

Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Acuerdo No. 27-2006 - AGN.

Seguridad de la Información: Preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, adicionalmente puede involucrarse otras propiedades, tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad. ISO/IEC 17799:2005.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) - MOREQ: La gestión de documentos electrónicos de archivo es compleja y exige la correcta aplicación de una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema — un SGDEA— que colme tales necesidades precisa software especializado, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos.

Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivo establecido por la entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del soporte, garantizando


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la in egridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital. Guía para la implementación de un programa de gestión documental - AGN, 2006. Pág. 57.

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Acuerdo No. 27-2006 - AGN.

Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para la utilización ó aplicación específica prevista. NTC-GP 1000:2009.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido con los requisitos especificados. NTC-GP 1000:2009.


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FECHA DE APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO

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¿Le entidad cuenta con labias de retención documental? Según lo establece el articulo 24 de la Ley General de «recree Ley 594 de 2000

12 En caso da ser afirmelNo. Indique ¿fueron aprobadas por el comite de erchwo mediante acto admincliativo?

12.1 ¿Lee Tablas de ReAncian Documental estan aprobadas por al kehtvo General de La Nación. mediante Acuerdo aprobaoón?

122 En caso de ser afirmativo, indique el número y lecha de aprobación

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¿El archivo de gestión se encuentra organizado de sumando con las senas y/o saneadas documenteles Agistrades en las TRO. Según lo establece el Acuerdo 42 da 2002?

14 En Caro de ses negativo . indique la opoapodo

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14,3 No tienen muebles °denuedos X

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16 Encanado ser positivo. indiqoeta opódel g.e corresponde

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X

112 ¿A los topedlenles se les he adelantado procesos de depuredOn (retiro de coplas, documentos en blanco copias. Y documentos que no forman parle del eXpedlenta,

16,3 ¿Los comediantes se encuentran Atados en Arma BrOnSeeUtin ?

16.4 Conservan information en Otros SopteleS? X

10.5 Cuales?

16.6

¿le entidad MIZA Inventados documentales en al Ittmato oruga de Inventados documental FUI°, establecida por el NOCA General de la NeclOn, según Acuerdo 42 de 2002?

X

160 ¿La entidad cuenta ton planas o PrOVOMIe de seguimiento a la aplicacrón de la tabla de retención documental'

X

illnallERENCIA8COCUMENTALE8 81 NO PARCIAINENTE 31 NO PARC INJA /IND.

N NO PARC 1~1

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PARC IALM 81 NO gain Pa

PARCIA LMENT p

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OBEEIVACIONL3

17

cla entidad Cuenta con un plan de InOSIO10,41.5 que contenga el [renovarme según b establece el Acuerde 42 da 2002 articub 49

X

la La ofidna ha ~Piado IteriSlatenClaa al Archlvo CanInl. de acuerdo con lo nepuleclo en loo T R O (serINMIenpos da rateInclén?

19 En cabo de.., negativo. indNue Is opción que corresponda

tal ¿No se capoto e bs lunclonnol pera rasilar las penslyescieIT

112 ¿Falla da Espacia 7

153 ¿No existe el archivo central 7 X

19.4 ¿No hen aplicado las T E Da

19.5 ¿Existe inventen° documental 7

TABLA OS VALONPLIDN DOCUMENTAL ill NO PARCIALMENTE SI NO PARC ~I al NO PARC

1.111 E NO PARC ~A Si NO PARCIA

IMENT Si NO PARC Nal N NO PARC

NUR N NO PARC IALM N INRI NO OREERVACIONISE

20 ¿La entidad cuenta con tablas de valoración documental?

21 En caso de ser afirmativo, Indique si ¿fueron aprobadas mediante Rolo adrnInIStrahva por el °onda de archivo,

21 1 ¿Las tablas de Valoranon Documental catan aprobadas por el kohlvo Genrel Da Le Nación, mediante Acuerdo de aprobación?

213 En caso de ser afirmativo, indique elncnneuo y feche de aprobación

APECACI6M DELA TAIMA DE VAEOPIPCION DOCUMENTAL (ORGANIZACIÓN DE DOMAMOS DE

ARCIAVO CENTRAL) E NO PARCIALMENTE E NO

PARC IALIA ENTE

SI NO MEC IALM ENTE

N NO 1 NO PARCIA LEEN! E

SI NO PARC IALA1 ENTE

81 NO PARC ~1 ENTE

IN NO E NO PARC ~A ENTE

ONTERVACIONEE PARC NUE ENTE

PARC ala ENTE

22

¿El archivo central. se encuentra organizado de acuerdo con las sanes y subsanes documentales ylo asuntos repudiados aulas TVD. Sesgan lo establece el Acuerda 02 de 2004?

23 En casa da Ser oegalreo Indique la opcd Rae corresponda

23.1 allo hen aplicado les T V DI X

23.2 ¿NO Unan aspados Nacos adecuados, X

23.3 ¿No tienen muebles ademados?

24

En la orgencación del aschivo cantad se aplico la mModologls y las procesos archivlsbcos da clasificador'. anlenadOn y descripción, contemplados en el Acuerdo 02 de 2004.

26 En caso da ler poseen,. indique le opción que nomasponde

25.1 e Se malló la depuración Delira da copla. duplroados y dooimentoe que no son de archivo)?

X

202 ¿A los expedientes se le rernaron PR coplas. doCuMOMOS en bienal y &Comente. que 11.3 Forman pede del eupedante?

X

777-

26,3 ¿Loe expedientes se encuentren follados en forma consecubve en la pite superior derecha ?

214

¿Ea elaboraron inventarlos documentales en el ~ato unto° de Inventerlos documental PUID, establecido por el Archno General de le Necean. según Acuerdo 42 de 2002 s

27 ¿La Entidad cuente con Instrumentos de prestante y consulta de la ClOaiMentliCión j 10/11111101 P

X NO PARCMUIPME R1 ocPARC ei seo PARC se so Be reoPARCIA .,

ea so se soPARC ce seoPAAC a.

se ORRERVACIDNI1

a ¿La entlded cuente con una politica pare el préstamo y consulte de ta documenleción ?

X

29 En deed de ser amativo. ¿la politica o lineamientos attnecletieos estar °Maleados per acto adiningtrellvo en'

X

29.1 Manual X

29.2 Instructivo X

29,3 Gula X

29.4 Reglamento

61 NO PaPOWseSefsi IR M RIJA MAC

el N° PARC Will Ill "

PMC 1A1A1 al R°

PARCIA mon m

PARC SALM N NO

PARC IMM .

PARC leiLlt si N°

MRC 1111/11 OMERVACIONES

¿Le entided na implementado o ooniratedo

30 procesos de dyteltzectOn de le

documentación según lo entablad lee tablas

de retención o valoración documental?

31

¿Le entidad he implementado o contratarlo procesos de mcronlmadón de lo documentanón según lo establece les tablas de Senado o valona-ion documental ?

22 ¿la ennded he eliminado documentación? X

33 ¿En ceso de ser afirmativo, ¿aster 0010029 la ellminación documental?

33 1 ¿El jefe de te deperdeocie del (dation documentas?

n, ¿Elle% de le dependencia productora dele documentación a eliminar?

, 3 ¿Estile un procedimiento o protocolo de eliminaelón documental ?

X

24 (Elimina la Marrnenteción secan lo es:seise la tabla d• Serian piada de m'afamen documental,

X ,

34,1 En que soporte almacenen documentes.

34.2 ¿Calco.( papal ) ? X

34,3 aBectranIces?

344 ¿CDSNacos duren?. otros Cueles X i

Cuentan con politices para N secundad de la informa:10n?

Cantan con copiases seguridad pera ha Informadan elattréormi

X

31

La Entidad llene Programa de Gaseen Documental según lo establece al estrado 21 de la lee 594 de 2000 y el Caere-102009 de 2012y el Acuerdo reglamentarlo 04 d2012?

2. s

Aspeclo

Enudad haadeizadoo la roa actradad Idean d a eump

desatanco( 04 de 2012 con respecto • la dolidos caro papel?

relooanles del eslado real del, o,gunlzaddn doaaitnenaal:

X

de Bogotá

Sin [Menos

(Buen Pesiar).

arcn v sl

Se erlcuentran

cos. no cumplen

lotalmenle

las normas

deuotgatrrzudos,

y leyes del AGN.

nl, ftesatnietaos técnicos, no cuentan con reculos °motos, lOgistiWs ano cuenten COn recutsc Rumano CadaStladO Pare tul lis El estado real de los arç.lilvos de la Reclusión de Mujeres

Volumen documenlal aproximado en metros lineales:Cajas X-.200 725 : Calas 20-300 liC Celas indusMalea_122.: AZ SG_ : atlas III. El 10101 cal Matra lineales ea do 1225 ml (Acorde con la Norma Tecnica NTC 50291)

Elaboró: Roben Dario Venni. Comer

Media: 25-20-27 noviernbre de 2012

gt

17

111111 11111 11111111 11111111 111:111111115 SED ID 11111111 '11111111111111111 MB 111111111"111111111111111111 in minan omminumemoein

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1 ARCHIVO GENERAL DE BAJAS P4 2000 10 100 IDO lO II 90 100

2 ARCHIVO GENERAL DE BAJAS Ps 1200 5 IDO 100 lO 10 90 IDO 3 ARMOVO GENERAL DE BAJAS Pq 2510 10 100 100 15 10 BO 100 4 ARCHIVO GENERAL De BAJAS Op 180 5 100 100 10 10 90 102

ARCHNO GENEGAL DE AYAS P4 240 5 100 500 15 10 90 100 E ARCHNO GENERAL DE BAJAS Az 200 200 5 100 100 100 15 50 50 1110 7 ARCHIVO GENERAL DE BAJAS Az 320 320 0 100 100 IDO 15 50 50 IDD ~sarro 019000: O ARCHNO GENERAL De BAJAS Az 250 280 5 100 100 100 20 50 50 100

9 ARCHIVO GENERAL IDE BAJAS Az 200 2110 5 100 100 100 20 50 50 103 10 ARCHNO GENERAL IDE BAJAS 62 240 240 5 100 100 IDO 20 50 00 IDO II ARCHIVO GENERAL DE BAJAS Lb 180 180 5 103 100 1CK) IDO lerAlna 0315001 12 ARCHIVO GENERAL DE BAJAS Lb 180 180 5 100 100 1113 IDO 53 ARCHNO GENERAL DE BAJAS Lb 180 100 5 100 V» 100 100

14 ARCHIVO GENERAL DE BAJAS CP 120 5 im 190 100 100 55 ARCHNO GENERAL DE BAJAS Cp 140 5 100 BID 100 IDO 55 ARCIIVO GENERAL DE BAJAS Cp 100 5 100 100 100 100 II ARCHA% GENERAL DE BAJAS CP 200 3 100 1011 100 100 15 ARCHIVO GENERAL DE BAJAS Ce 90 5 500 IDO 100 100

9 ARCHNO GENERAL OE BAJAS Cp 100 5 100 500 100 100 RESEÑAS C3 500 100 20 10 100 10100190 50 100 100 bojeds Posmtwilsres

21 22 23

Elaboró: Anee%JIoswros PinIlle Mosta imite 26 de novIembre de 2013

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Ubre= / Legales / Carpeta= Co CEO • CJ / Pequete•Pq / A-Z - Al

105 00E500505 BIOLÓGICOS, Y FÍSICO - QUÍMICOS SE EVALÚAN SEGÜN EL PORCENTAJE DE FOLIOS:APEGADOS: Mita de 1 a 30%. Medie de 30.60%, Mto: 60 el 100%

MANUSCRITO: Fg o tintas I errogállun / EE o estilográfico,

Contrato Interadministrativo No. 067 de 2013

UNAD - INPEC

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

DIRECCION ESCUELA DE FORMACION

Diciembre de 2013

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iNPEC Instituto Nacional Penitenciario y Calcelatto

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INPEC - UNAD.

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DIRECCION ESCUELA DE FORMACION

BOGOTÁ D, C., DICIEMBRE DE 2013


Página 1 de 77

• INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

UN% .•• Universidad Nacional Abierta y a Distancia

EQUIPO DE TRABAJO

Rol Persona asignada a,...._

Director de proyecto Oscar Julián Herrera Fajardo

Profesional en Ciencias de la Información 1 Astrid Johana Vargas Alfonso

Profesional en Ciencias de la Información 2 Carlos Neiron Puentes Rojas

Profesional en Ciencias de la Información 3 Juan Nicolás Narváez López

Profesional en Ciencias de la Información 4 Rubén Darío Yaima Gómez

Profesional en Restauración 1 Angela Jimena Pinilla Acosta

Profesional en Restauración 2 Federico Rodríguez Melo

Microbióloga 1 Sonia Angélica Sambrano Pineda

Técnico 1 Deivi Dorena Álvarez Caviedes

Técnico 2 Yolanda Hernández Muñoz

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General —calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510_ F 2 2

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Página 2 de 77

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Universidad Nacional Abier aya Distancia

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•

INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelarzo


INPEC - UNAD.

INFORMACION GENERAL DE VISITA

A continuación se relaciona la información de la visita.

DATOS INPEC DESCRIPCION NOMBRE DEL SITIO: Escuela Penitenciaria en Bogotá DIRECCIÓN DEL SITIO: CIUDAD O MUNICIPIO: Funza - Cundinamarca RESPONSABLE DEL SITIO: Mirtha Patricia Bejarano

OBSERVACIONES: Ninguna VISITA ATENDIDA POR: Adriana Trujillo CARGO: Responsable de Archivo Central

Las actividades del diagnóstico fueron realizadas por el equipo de los profesionales que se relacionan a continuación:

NOMBRE Y APELLIDOS DEL PROFESIONAL

PERFIL

ASTRID JOHANA VARGAS ALFONSO

Profesional el Sistemas de Información y Documentación

FEDERICO RODRIGUEZ MELO Profesional en Restauración


Página 3 de 77

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Página 4 de 77

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01.01 INPEC Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta ya Distancia

TABLA DE CONTENIDO

SIGLAS 6

ANTECEDENTES DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO — INPEC 7

ORGANIGRAMA INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO - INPEC 8 INTRODUCCION 9 OBJETIVOS 10

4.1. Objetivo General 10 4.2. Objetivos Específicos 10

ALCANCE 11 JUSTIFICACIÓN 12 PROCEDIMIENTO METODOLOGICO 13 RESULTADOS ESPERADOS 14 ASPECTOS GENERALES DE LA GESTION DOCUMENTAL 15

9.1. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS 15 9.1.1. Principio de Procedencia. 15

9.1.2. El principio de orden original o natural para la conformación de las unidades

documentales 16

CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL INPEC SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. 17

10.1. FORMACIÓN DE UN ARCHIVO 17 10.2. ARCHIVO DE GESTIÓN 17 10.3. ARCHIVO CENTRAL 17

BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 18 11.1. BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 18 11.2. DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 20

ANÁLISIS Y EVALUACION DE LOS ASPECTOS ARCHIVISTICOS DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO - INPEC 22

12.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 22 12.2. RECEPCIÓN DOCUMENTAL 24 12.3. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 26 12.4. ORDENACIÓN DOCUMENTAL 27 12.5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 29 12.6. INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN 31 12.7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 31

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 34 13.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS SERIES VIO ASUNTOS EN ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL.36

7es

•

NPEC Universidad Nacional

I Abierta y a Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

ANÁLISIS Y EVALUACION DE LOS ASPECTOS DE CONSERVACION DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO - NPEC 38

14.1 CONSERVACION DOCUMENTAL 38

14.2 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 38

14.3 RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS 39

14.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 42

14.5 SALUD OCUPACIONAL 45

14.6 CONDICIONES AMBIENTALES 46

14.6.1 Humedad y temperatura 46

14.7 ILUMINACIÓN 50

EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS 52

15.1 AREA DE DEPÓSITO 52

15.2 ZONAS DE TRABAJO 53

15.3 PROGRAMA DE LIMPIEZA 56

15.4 INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO 57

15.5 ASPECTOS DE PREVENCIÓN DE DESASTRES 57

15.6 ANALISIS MICROBIOLOGICO 58

15.7 Monitoreo de Carga Microbiana Ambiental. 58

15.8 Muestreo Microbiológico Documental 62

RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN GESTION DOCUMENTAL 65

DOCUMENTOS DE REFERENCIA 68

18.1. Leyes 68

18.2. Decretos. 68

18.3. Acuerdos 69

18.4. Normas Técnicas Colombianas. 70

18.5. Otras 70 GLOSARIO 71

Página 5 de 77 Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510_

•• ..• Universidad Nacional Abierta va Distancia

Página 6 de 77


SIGLAS

1 ABREVIATURAS SIGNIFICADO

AC Archivo de Central AG Archivo de Gestión AGN Archivo General de la Nación AH Archivo Histórico FDA Fondo Documental Acumulado UNAD Universidad Nacional Abierta y a Distancia INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario PGD Programa de Gestión Documental SGD Sistema de Gestión Documental SIAC Sistema de Información y Atención al Ciudadano SIC Sistema Integrado de Conservación de Documentos TRD Tabla de Retención Documental TVD Tabla de Valoración Documental UD Unidad Documental


2

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1...1 Universidad Nacional Abierta ya Distancia

786

•



INPEC - UNAD.

1. ANTECEDENTES DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO — INPEC.

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, Fue creado en diciembre de 1992 es la agencia colombiana del gobierno central responsable del encarcelamiento y Rehabilitación de los condenados, los delincuentes, y la administración de las instituciones penitenciarias en el país.

Su sede principal se encuentra en Bogotá, ubicada en la Calle 26 No. 27-48 PBX (57+1) 2347474 / 2347262 Bogotá - Colombia.

En el año 1992 y mediante decreto No. 2160 se fusiona la Dirección General de Prisiones con el Fondo Rotatorio del Ministerio de Justicia y la Imprenta Nacional y se crea el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, cuya naturaleza jurídica es de un establecimiento público de orden nacional, adscrito al Ministerio de Justicia y del Derecho, con personería jurídica, patrimonio independiente, descentralización administrativa y desconcentración de funciones, asegurando una gestión autónoma, eficaz e independiente para el manejo administrativo dirigido hacia la auto-organización de los recursos, lo que debe conducir a desarrollar políticas penitenciarias modernas tendientes a lograr la reinserción social como uno de los fines principales de la pena como de la Institución.

Así mismo, el 19 de agosto de 1993 se pone en marcha el nuevo Código Penitenciario y Carcelario, "dándose un paso importante en la modernización de la justicia y la actualización de las normas penitenciarias, acordes con las nuevas Instituciones del Estado creadas por la Constitución Política de 1991. Se trata de un marco normativo que contempla las disposiciones esenciales que se deben aplicar en la ejecución de las sanciones penales en forma humana y moderna acorde a los postulados señalados por la Carta Magna y las Organizaciones Internacionales defensoras de los Derechos Humanos.'.

'INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO. Información institucional [en linea] chtto://www.inoec.00v.co/oortal/oaae/oortal/Inoec/Insfitucion/ResenaHistodca> Bogotá [Consultado el 22 de noviembre del 2013 a las 10:00 am].


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2. ORGANIGRAMA INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO - INPEC

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3. INTRODUCCION

Con ocasión al Contrato Interadministrativo INPEC - UNAD No. 067 de 2013, mediante el cual se requirió la realización de 16 diagnósticos integrales de archivo en las sedes y oficinas que se relacionan a continuación:

Regional Viejo Caldas en Pereira, Establecimiento de Alta Seguridad La Dorada, Establecimiento de Mediana Seguridad Manizales, Establecimiento de Mínima Seguridad Puerto Boyacá, Regional Central en Bogotá, Cárcel la Picota, Cárcel La Modelo, Reclusorio de Mujeres, Escuela Penitenciaria y en la Sede Central las Oficinas de Asuntos Penitenciarios, Jurídica, Contratación, Talento Humano, Correspondencia, Atención y Tratamiento, Archivo Central en Siberia.

Lo anterior, para determinar las acciones a emprender por parte del INPEC en procura del mejoramiento continuo de la gestión documental y en cumplimiento de la normatividad archivística colombiana establecida para tal fin.



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Instituto Nacional Penitenciario y Carcelano

4. OBJETIVOS

4.1. Objetivo General

Presentar el diagnóstico integral de 16 sedes y oficinas de que trata el contrato interadministrativo no. 067 de 2013 INPEC - UNAD.

4.2. Objetivos Específicos

Desarrollar una metodología de trabajo participativa y comprometida entre el INPEC y la UNAD, para coadyuvar en la adopción de buenas prácticas documentales.

Determinar los factores críticos de la gestión documental para el mejoramiento de los servicios del INPEC.

Identificar el fondo documental acumulado del INPEC y sus principales características.

Identificar los principales agentes de deterioro que pueden afectar la conservación de la documentación en el INPEC.

Formular un plan de acción en compañía del INPEC para mejorar la gestión documental.


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5. ALCANCE

Realización de 16 diagnósticos integrales de archivo en las sedes y oficinas

seleccionadas por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC.

El diagnóstico

No es una auditoria. No hace parte de un programa de capacitación o nivelación de conocimientos. Aplicación de métodos cualitativos y cuantitativos.

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6. JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con lo estipulado en el Título 1, Artículo 4, Principios Generales de la Ley 594 de 2000, que a la letra dice: "El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio Al cliente como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución.

El diagnóstico realizado contempló la evaluación de aspectos archivísticos y aspectos relacionados con el estado de Conservación Documental y de acuerdo a los análisis microbiológicos de los Archivos de Gestión y Archivo Central del I N P EC.

Los aspectos archivísticos de la Escuela Penitenciaria en Bogotá se evaluaron mediante la aplicación de una "ficha de verificación de archivos- Aspectos Archivísticos", en la cual, se contempló el análisis de la Administración del Archivo y el Programa de Gestión Documental, el cual incluye: Producción Recepción, Trámite, Distribución, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos.

Así mismo, es de vital importancia establecer el análisis del estado de conservación física de los Documentos de la entidad, para tal fin, se empleó el formato Diagnóstico en Conservación, en el cual se evaluaron los siguientes aspectos: unidades de conservación, tipos de deterioros encontrados y soportes documentales, los cuales se determinaron en una muestra representativa del Archivo Central y de los archivos de Gestión.

Para establecer esta muestra se empleó la estadística referenciada en el manual Pautas para Diagnóstico Documental del Archivo General de la Nación y los resultados obtenidos se expresan en forma cualitativa y cuantitativa dentro del marco jurídico aplicable a las entidades públicas del orden nacional y la legislación que regula o establece los principios generales de la función archivística del Estado.

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INPEC Instnuto Nactonal Pennencirlf10 y Carcelario

7. PROCEDIMIENTO METODOLOGICO

La metodología aplicada comprende las siguientes actividades:

Reconocimiento de las instalaciones y sus áreas

-? Levantamiento de información

Entrevistas y aplicación de instrumentos de recolección de información

Análisis de la información institucional — INPEC

Características de Infraestructura

Condiciones de almacenamiento de la documentación

Lo que se pretende con esta metodología es conocer el estado actual de la gestión documental, identificar las oportunidades de mejoramiento y los factores de riesgo para la conservación de los documentos en el INPEC.



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8. RESULTADOS ESPERADOS

Diagnosticar y establecer un plan de trabajo conducente a la implementación o

revisión del Sistema de Gestión Documental CORDIS, de acuerdo con lo

establecido por la normatividad archivística existente y las políticas o lineamientos

del INPEC.

Identificar oportunidades de mejoramiento e iniciativas para el INPEC según sus objetivos misionales y de apoyo.

Realizar un plan de trabajo para el mejoramiento y adopción de buenas prácticas documentales que constituyan una base de información sólida

para la toma de decisiones, la transparencia en la gestión y el control ciudadano.

Definir un esquema de trabajo ajustado a las necesidades del INPEC y sus prioridades para el manejo de información.



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9. ASPECTOS GENERALES DE LA GESTION DOCUMENTAL

9.1. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS

La organización documental de un archivo se basa en dos principios fundamentales de la teoría archivística. Estos principios son el de Procedencia y el de Orden Original. Son principios complementarios y se refieren a dos niveles de la producción documental, el de sección o unidad productora (procedencia) y el de expediente.2

9.1.1. Principio de Procedencia.

De los documentos producidos por la dependencia es fundamental en la teoría archivística, dado que es el eje de la clasificación de los archivos.

Establece que los documentos producidos (generados y recibidos) por una institución, organismo o dependencia, se han de conservar dentro de la unidad productora a la que naturalmente pertenecen, de acuerdo con las funciones o competencias que le han dado origen, sin mezclarlos con documentos de otras unidades. Este principio permite reconstruir la estructura del fondo documental, con base en la división organizacional de la Entidad por las dependencias que la constituyen. De allí que por cada una de estas oficinas productoras de documentos deba existir una Tablas de Retención Documental que le corresponda.

La organización por procedencia permite reconstruir y verificar los cambios en la estructura de las instituciones, debido a que los documentos se identifican, organizan y conservan respetando estas transformaciones, es decir sin mezclar los documentos de unidades ni de asuntos deferentes ,lo que facilita el establecimiento y clasificación de las series y su pertenencia a un productor específico. La procedencia determina quién produce y en consecuencia a quién pertenecen los documentos o archivos.

2ARCNIVO GENERAL DE LA NACIÓN. óp. cit., Parte II, Capitulo II, Articulo 28 y Parte 111, Articulo 67. Acuerdo1746 del 2003 de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. Articulo 10.


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Universidad Nacional Abierta va Distancia


9.1.2. El principio de orden original o natural para la conformación de las unidades documentales

Se enfoca a la manera de ordenarse la documentación al interior de un asunto o serie y de la unidad documental (expediente). Esta organización debe respetar el orden o secuencia de resolución de un asunto y generación de los documentos que la gestión requiere para su trámite.

Al ubicar como referencia el proceso de ejecución de un asunto determinado, el orden de la documentación para su administración, control y almacenamiento, reflejará el trámite y el orden establecido para la serie y el expediente o unidad documental.

Según este principio se establece que al interior de una unidad archivística o expediente los documentos deben ordenarse del más antiguo, siendo éste el primero que se encuentre al abrir la unidad de conservación (por ejemplo una carpeta) al más reciente que será el último documento ingresado al expediente, el cual se encontrará en la parte inferior de la unidad de conservación.

Este orden tiende a coincidir con la secuencia cronológica de producción de los documentos y de la formación del expediente. La organización de los expedientes con base en este principio es fundamental para realizar una correcta foliación o numeración y en consecuencia un adecuado control de los documentos de archivo.



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10. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL INPEC SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

10.1. FORMACIÓN DE UN ARCHIVO

La documentación desde su producción y/o recepción hasta su disposición final (conservación o eliminación), tiene una serie de etapas archivísticas que determinan la responsabilidad de los funcionarios con la documentación al interior de la Entidad, para la organización, clasificación, ordenación, disposición final y consulta de los mismos.

El diagnóstico realizado implica la administración y manejo de los archivos, según el ciclo vital de los documentos en cada una de las fases de archivo, además de identificar el valor que tiene para la entidad y su correspondiente disposición final.

10.2. ARCHIVO DE GESTIÓN

El archivo de gestión es aquel donde se agrupan y reúne la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por parte de las dependencias productoras, u otras que soliciten traslados por los diferentes archivos de gestión de la Entidad.

10.3. ARCHIVO CENTRAL

El archivo central es una unidad administrativa donde se agrupan y reúnen los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la entidad, cuya revisión y consulta es esporádica pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por clientes internos o externos.


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11. BENEFICIOS Y DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

11.1. BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Los documentos de archivo contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante de la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos de archivo resulta esencial a fin de proteger y preservar los documentos.

Vemos así que un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.

Los documentos, entre muchos otros aspectos, permiten a las organizaciones realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable, respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a nivel directivo, proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración, garantizar la continuidad en caso de catástrofe, proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de la organización, proteger los intereses de la organización, apoyar y documentar las actividades en el seno de esa organización, en las actividades de investigación y desarrollo (Aenor: UNE 15489-1, 2006).



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Cuando no existen sistemas unificados de gestión, se produce un mal uso y aprovechamiento de los recursos, se aplican prácticas de archivos que tienen como única base la intuición, el criterio personal, o simplemente se siguen prácticas heredadas, sin plantearse su idoneidad, y siempre sujetos a las opiniones cambiantes de los responsables de cada área, en ocasiones con consecuencias irremediables. Es el Grupo de Gestión Documental el primer interesado en contar con el mejor sistema posible de gestión documental, correctamente implementado.

Los conocidos problemas de gestión documental que en mayor o menor medida afectan al interior del INPEC, como la acumulación incontrolada de la documentación, problemas de recuperación, accesos no autorizados, falta de normalización de las transferencias o incluso destrucción accidental de

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11.2. DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Pérdida de información

Acumulación incontrolada

Problemas de recuperación

Accesos no autorizados

Falta de normalización de las transferencias

Destrucción accidental de la información

Cuando no se implementan las políticas en materia de gestión documental, se generan los problemas señalados como:

Pérdida de la información: uso de diferentes mecanismos o de medios incontrolables, no estandarizados ni centralizados, que impiden recuperar la información requerida.

3 CERDA, DIAZ. Julio Archivos y gestión documental. Estrategias de intervención en la administración local. Tejuelo, vol. IV, 34-44, 2003.

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de la falta de información y

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Acumulación incontrolada: Cuando no se implementan herramientas que permitan estructurar la documentación producida en desarrollo de las funciones administrativas y misionales de cada una de las dependencias (Herramientas en las que se basan el principio de procedencia TVD o TRD, punto de partida de la gestión documental), que con el buen uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones se podrá lograr la eficiencia administrativa, entendiéndose que no se debe trasladar el uso incontrolable de documentos, al uso incontrolable de los medios electrónicos.

Problemas de Recuperación: Los problemas de recuperación surgen por carencia en la clasificación y descripción, lo que impide llegar a la información o documento requerido mediante variables de recuperación específicas.

Accesos no autorizados: El acceso no autorizado en la áreas de depósito de archivo y carencia de monitoreo mediante circuito cerrado, impide un control total de la documentación en cuanto a su seguridad. Adicional a ello, se debe tener en cuenta que así como debe existir protocolos de acceso a los documentos físicos, de igual manera se deberán considerar los protocolos de acceso a los documentos electrónicos o digitales, con el objetivo de generar transparencia, control y fiabilidad de la información.

Falta de Normalización de las Transferencias: Cuando no existe un control o cronograma de transferencias, es poco probable que exista una planificación en cuanto a la medición del crecimiento de los archivos centrales y en consecuencia no facilita la ubicación correcta de los mismos.

Destrucción accidental de la información: estas situaciones se presentan cuando se desconocen los valores primarios y secundarios de la documentación, entendiéndose que no salva responsabilidad la destrucción de documentos públicos por desconocimiento o por la no adopción de las políticas de gestión documental que parten de las NO y TRD,

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12. ANÁLISIS Y EVALUACION DE LOS ASPECTOS ARCHIVISTICOS DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO - INPEC

12.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción de documentos se da en el cumplimiento de las funciones establecidas en cada una de las unidades administrativas de la entidad.

Las diferentes unidades documentales se producen generalmente en soporte papel y eventualmente en medio electrónico, en cumplimiento de una de las directrices establecidas en la política cero papel y eficiencia administrativa, que se encamina a suprimir la emisión de comunicaciones internas en soporte físico. No obstante, no se lleva un consecutivo de dichas comunicaciones, ni se controla dicha producción.

Pese a que no se cuenta con una política de gestión para las comunicaciones oficiales que permita el control y la administración de las mismas, las unidades administrativas de la Escuela de formación registran toda su producción documental física en la Ventanilla de correspondencia a través del aplicativo CORDIS. Es de acotar que los formatos utilizados corresponden a los establecidos en el sistema integrado de gestión.

Las unidades administrativas producen tres copias de los documentos: la primera para el destinatario, la segunda para el consecutivo y la tercera para las carpetas de archivo que correspondan al asunto que se está tratando.

En este sentido, se debe mencionar que la Escuela Penitenciaria, pese a no tener todo el conocimiento normativo en lo que respecta a gestión documental es muy rigurosa en su producción documental y se ha concienciado a la mayoría de los funcionarios sobre la importancia de minimizar la producción de documentos en consonancia con lo requerido por el gobierno nacional, de este modo se ha evolucionado poco a poco en el cambio de la cultura organizacional y archivística.

De acuerdo con ello, se recomienda dar mayor alcance a la normativa nacional en materia de producción documental de modo tal que se pueda tener un control absoluto de toda su producción tanto en soporte físico como electrónico


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INPEC Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta y a Distancia

logrando de esta manera la articulación entre la política cero papel y eficiencia

administrativa y las políticas archivísticas nacionales, las cuales se complementan

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RIESGOS ASOCIADOS

PUNTO DE MEJORAMIENTO RIESGO Aplicar el acuerdo 60 de 2001, artículo 7 comunicaciones internas y articulo 13 comunicaciones oficiales por correo electrónico

Pérdida de información por ausencia de control y seguimiento a las comunicaciones electrónicas producidas por la entidad

Dar al gestor de comunicaciones oficiales — CORDIS- el uso adecuado


Aplicar el acuerdo 042 de 2002. Artículo 4 numeral 1-7

No existen criterios archivísticos para la organización de los documentos electrónicos.

No existe una estructura y estandarización para la gestión documental en el uso de las tecnologías de información y las comunicaciones que involucre los procesos de recepción hasta la disposición final.

La documentación recepcionada mediante el proceso de digitalización no se encuentre estructurada, disponible o centralizada para la búsqueda y recuperación.

12.2. RECEPCIÓN DOCUMENTAL

La recepción de documentación se realiza a través de la Ventanilla de Correspondencia ubicada en el primer piso de la Escuela, la cual cuenta con una servidora pública encargada de realizar la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, en el aplicativo CORDIS.

Para el desarrollo de las actividades de esta unidad, se cuenta con dos computadores, una impresora de punto y una laser, un teléfono y una fotocopiadora.



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Cuando se reciben los documentos, se registran en el aplicativo y se les asigna número y fecha de radicación, posteriormente se distribuyen a las respectivas unidades administrativas para efectuar el trámite.

De igual manera, la unidad de correspondencia recibe las comunicaciones oficiales emitidas por las diferentes unidades administrativas, las cuales son registradas en el aplicativo CORDIS y posteriormente se radican para ser distribuidas de manera interna en los recorridos o de manera externa a través del servicio postal 4-72. En ambas actividades se llevan planillas de distribución de comunicaciones; es de aclarar que las internas son emitidas por CORDIS y las externas en los respectivos formatos y guías establecidas por 4-72.

Consecuentemente se comentó por parte de algunos de los encuestados que el aplicativo CORDIS no permite el control total de las comunicaciones y que es importante reforzar la manera en la que se administra el aplicativo porque además no se pueden efectuar todos los procesos normativos que se exigen dado que el aplicativo es muy limitado.

RIESGOS ASOCIADOS


Aplicar el acuerdo 60 de 2001, articulo 7 comunicaciones internas y articulo 13 comunicaciones oficiales por correo electrónico

Pérdida de información por ausencia de control y seguimiento a las comunicaciones producidas por la entidad

Dar al gestor de comunicaciones oficiales — CORDIS- el uso adecuado


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Secretaria General — calle 14 sur No 14 -23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510

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Universidad Nacional Abierta va Distanoa 12.3. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

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La clasificación documental es entendida como la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

En este aspecto es justo mencionar que la Escuela Penitenciaria Nacional, pese a no contar con TRD ni conocer la mayoría de los usuarios las políticas internas desarrolladas en los aspectos concernientes a la gestión documental, el archivo central promueve los procesos de organización documental, de tal forma que la manera en la que se clasifica la información siendo ésta por asuntos, está perfectamente armonizada con los principios de procedencia y orden original. Cada unidad documental es organizada de manera cuidadosa y bajo los parámetros determinados por la responsable del archivo central de la Escuela.

Es de acotar que aún existen vestigios de agrupaciones documentales denominadas correspondencia enviada y recibida, no obstante estas agrupaciones se encuentran en pequeños porcentajes.

Es de resaltar que la Escuela de Formación pese a que no cuenta con TRD ni conoce el instrumento, tiene una cultura archivística bastante alta lo que permitirá en un futuro ser una sede piloto para la aplicación y modificación de TRD con base en lo aprobado por la sede central.

Es importante que la Escuela realice los procesos de clasificación documental también a los documentos de apoyo para que ellos también se eliminen con base en lo establecido en las TRD que a su vez están fundamentadas en las funciones que legalmente le fueron asignadas a partir de las normas externas e internas.

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RIESGOS ASOCIADOS


PUNTO DE MEJORAMIENTO

RIESGO

Identificar los documentos de apoyo y clasificarlos de acuerdo con lo establecido en el acuerdo 042 de 2002

Mezclar documentos de apoyo con los dispositivos, facilitativos o vitales de la Escuela

Pérdida del patrimonio documental por mezclas indebidas de documentos.

12.4. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación sobre la base de unos procedimientos claramente definidos y de pleno conocimiento por la totalidad de los funcionarios que intervienen en cada una de las actividades, en las que se definen cada uno de los documentos generados, tramitados, legalizados, se debe realizar el seguimiento y control necesario para que no se desarrollen tareas sin el cumplimiento de los prerrequisitos establecidos.

Los documentos almacenados en los diferentes expedientes que se conservan en cada una de las áreas, se deben ordenar según lo establece el Acuerdo 42 de 2002, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, es decir, el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Concomitante con lo anterior, en la Escuela la mayoría de documentos se encuentran ordenados con base en lo establecido en dicho acuerdo, sin embargo aun falta esta ordenación en algunas unidades administrativas. Por ende, se recomienda revisar lo dispuesto en el 042 de 2002, articulo 4 numeral 3 "La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda

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Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta y a Distancia evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma".

Por tal motivo se hace necesario efectuar el proceso de ordenación acatando la normativa vigente al respecto.

Los sistemas de ordenación más usados por la Escuela son el numérico, el alfabético y el mixto. Los documentos se encuentran en su gran mayoría foliados.

Respecto a la Identificación y rotulación de las unidades de conservación, ésta es estética pero como se ha mencionado no se aplica ni se conoce la TRD por ende solo se reflejan los asuntos en el formato diseñado para rotular dichas unidades. La información registrada en el rótulo permite la identificación fácil y rápida de los asuntos.

La mayoría de unidades administrativas realizan la depuración de los documentos que no deben hacer parte de los asuntos por tratarse de copias o documentos en papel químico los cuales son fotocopiados de manera tal que la información perdure.

De igual forma, la mayoría de unidades administrativas realizan el proceso de foliación, con el ánimo de controlar la información que poseen en cada unidad documental.

En cuanto al uso de documentos en otros formatos, son pocas las oficinas que hacen uso de ellos, de esta forma se almacena información en discos duros, e-mail y CD-ROM, los cuales son agrupados también por asuntos y su ordenación se da en la mayoría de casos de manera cronológica para el caso de los correos electrónicos y por asuntos los demás.

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Foto. Detalle. Rotulación de unidades d conservación

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RIESGOS ASOCIADOS

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Aplicar el principio de orden original y de procedencia tal como lo determina el acuerdo 042 de 2002 artículo 4 numeral 3, a los documentos que aún carecen de éste.

Incumplimiento normativo ley 594 de 2000 título VI articulo 25 y 26 y acuerdo 042 de 2002.

Ordenar, clasificar y describir los archivos con base en lo reglamentado en la Ley 594 de 2000 artículo 24, decreto 2578 de 2012 y acuerdo 5 de 2013 artículo 3 organización de documentos de archivo.

Archivos desordenados que promueven la pérdida de información.

12.5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

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Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciado y Carcelario Abierta y a Distancia Como instrumentos de descripción sólo se cuenta con inventarios documentales de acuerdo con el formato establecido por el Acuerdo 042 de 2002, y son elaborados con fines de consulta e identificación de los documentos que poseen o que posteriormente deben trasladar al archivo central ubicado en el primer piso del edificio.

Todas las unidades administrativas cuentan con dicho inventario y es diligenciado bajo la supervisión de la responsable del archivo central con el ánimo de servir como instrumento para garantizar el control de los documentos. En este punto es necesario destacar que la responsable de este archivo ha creado una cultura archivística que es aun elemental pero que ha fortalecido los procesos de organización y foliación.

Finalmente, es recomendable que en materia de descripción documental se acate lo determinado en el Acuerdo 05 de 2013.

De la misma forma, se recomienda hacer uso de la hoja de control establecida por el Archivo General de la Nación con el fin de controlar la totalidad de los expedientes, los documentos que ingresan a éstos y que además evita la foliación en esfero.

RIESGOS ASOCIADOS

PUNTO DE MEJORAMIENTO RIESGO Implementar el programa de descripción documental con base en lo determinado en el acuerdo 5 de 2013

Pérdida del patrimonio documental institucional y nacional.

Desarrollar la descripción documental para series documentales complejas y ponerlas a disposición de la ciudadanía

Ausencia de control en las series documentales complejas.

Implementar la hoja de control de documentos para controlar toda la información que ingresa y egresa del expediente

Pérdida de documentos por ausencia de control en el préstamo y consulta de los expedientes.

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•


12.6. INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN

El resultado de los anteriores procesos aplicados a la documentación garantiza la integridad de la documentación que debe tener un expediente, con veracidad en la ejecución de actividades en cumplimiento de trámites según sus funciones mediante la conservación ordenada y sistemática de los documentos generados, por tal razón, se hace necesario implementar todos y cada uno de los procesos descritos.

12.7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El traslado de los documentos se realiza según las Tablas de Retención y de Valoración Documental teniendo en cuenta el cronograma de transferencias documentales establecido por la entidad.

En este sentido, la Escuela elabora como instrumento que respalda la transferencia documental el inventario en el formato establecido por el acuerdo 042 de 2002. Este formato es usado de manera adecuada como ya se ha mencionado en el ítem anterior, por cada unidad administrativa.

Para realizar la respectiva transferencia documental, la responsable del archivo central establece un cronograma de transferencia documental que en la mayoría de unidades administrativas no es conocido, sin embargo, la responsable les informa verbalmente cuando les corresponde dicho proceso y se encarga de supervisar y en ocasiones de participar del proceso de organización para transferencia documental.

Es de acotar que en materia de espacios la Escuela cuenta con un depósito en el que se encuentra almacenada la documentación trasladada por las diferentes unidades de información. En la actualidad este depósito se encuentra organizado con los documentos que se encuentran agrupados por asuntos y dependencias en cajas x200 y algunos en x300, solamente falta por organizar aproximadamente 30



iNPEC Universidad Nacional Abierta y a Distancia


ml que corresponden a los documentos de los auxiliares bachilleres. En todo caso se encuentra la información lógicamente organizada y fácil de recuperar.

Sin embargo , se subraya la necesidad de implementar bases de datos que permitan identificar de manera más efectiva la información, así como también es importante identificar de manera adecuada el mobiliario de tal manera que la información sea recuperable para todos en el evento que así deba ser.

Adicionalmente, se cuenta con un control estricto de quién accede y de quién ingresa tanto al archivo central como a los archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas, por lo cual, aunque no se conocen o cuentan las políticas de consulta y préstamos, los funcionarios son cuidadosos con los documentos y solo se puede acceder a ellos a través de oficio firmado por un superior o con orden judicial.

RIESGOS ASOCIADOS

PUNTO DE MEJORAMIENTO RIESGO Propiciar una mayor capacitación tanto al Líder del proceso como a los demás funcionarios de tal forma que se pueda fortalecer aún más el proceso de gestión documental.

Incumplimiento normativo articulo 18 Ley 594 de 2000. Capacitación archivística.

Organizar los documentos de archivo con base en la TRD y TVD y normatividad archivística relacionada con el fin de contar con archivos ordenados en los que se evidencia la transparencia institucional.

Incumplimiento normativo Ley 594 de 2000 art. 24

Aplicar el acuerdo 042 de 2002. Artículo 5 y 6 consulta y préstamo de documentos.

Pérdida de información por ausencia de controles en la consulta y el préstamo.


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13. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La teoría y normatividad archivística ha establecido un patrón para la clasificación de la documentación, que consiste en reunir los documentos por series documentales funcionales. La tabla de retención documental como herramienta archivística dinámica que se debe ajustar a las funciones, procesos y necesidades institucionales, de tal forma que sea coherente con la producción y control de la documentación.

De acuerdo con lo indagado a los funcionarios de la Escuela, se hizo evidente que solo el área de Atención al Ciudadano afirma conocer este instrumento archivístico, aclarando que nunca se ha difundido y que no conoce el acto administrativo de aprobación. Como se ha mencionado a lo largo de este documento la información se organiza apriorísticamente con base en los asuntos relacionados con cada área u oficina.

Ahora bien, respecto a la disposición final de los documentos solo el área de registro y control ha digitalizado los documentos de su área con fines de consulta. Adicionalmente se comentó que se tiene contemplado dentro del presupuesto para el próximo año un rublo para el proceso de digitalización de toda la información que posee la Escuela.

Es de mencionar en este punto que para implementar procesos de digitalización se debe contar primero con instrumentos como las TRD y TVD a partir de las cuales se determinaran tanto aquellas series o asuntos documentales que merecen ser digitalizados como aquellos factores o valores por medio de los cuales se avala el proceso de digitalización siempre con el aval del comité interno de archivo quien es en ultimas quien toma la decisión.

En la Escuela solamente el área de investigación penitenciaria realiza eliminación documental de documentos de apoyo al proceso, no obstante no se considera desde la perspectiva archivística que se atienda propiamente a una eliminación sino a una destrucción dado que el proceso de eliminación es consensuado y avalado por el comité interno de archivo, sin importar que sean destruidos


2012

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e• • ••

••••• INPEC Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Instituto NaCI011at Penitenciario y Carcelario

documentos de apoyo, éstos también deben ser avalados por el comité arriba mencionado.

Por otra parte, la mayoría de los encuestados afirman no realizar eliminación documental debido al temor a eliminar documentos de vital importancia para los diferentes procesos de la institución.

En este sentido es importante contar con protocolos y directrices que permitan efectuar el proceso de disposición final en concordancia con las TRD y/o TVD.

De igual manera no se cuenta con una política de seguridad de la información que les permitan determinar cómo proteger, conservar y preservar la información vital de la institución, ni en soporte físico ni en electrónico.

Las unidades de información que realizan back-up lo hacen de toda la información que conservan en sus equipos y no sobre lo documentos vitales de los procesos, es decir que el estado actual de los documentos electrónicos es lo que la doctrina archivistica ha denominado como fondo documental acumulado.

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Foto. Detalle. Ubicación de archivos de gestión


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INPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carceiar:o


13.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS SERIES VIO ASUNTOS EN ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL.

El diagnostico integral de archivos permitió identificar algunos asuntos y posibles series documentales, surgidas éstas del desarrollo de las funciones y actividades propias de las unidades administrativas. En la siguiente tabla, se evidencian dichas series y asuntos, organizadas según la unidad administrativa que los produce:

ARCHIVOS DE GESTION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

DIRECCION

TUTELAS

CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA

DOCUMENTOS DE APOYO

GESTION CORPORATIVA

BALANCES FINANCIEROS

CONCILIACIONES

COMPROBANTES

HISTORIAS LABORALES

INFORMES DE GESTION

NOMINAS

CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA

REGISTRO Y CONTROL PLANILLAS DE NOTAS

EDUCACION CONTINUADA PLANES


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•


911


ATENCION AL CIUDADANO

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES DE INFORMACION

INFORMES DE GESTION

INVESTIGACIONES PENITENCIARIAS

PUBLICACIONES

RIESGOS ASOCIADOS


Elaborar y/o aplicar los instrumentos archivísticos descritos en el Decreto 2609 de 2012 articulo 8.

"Omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos..." según lo determina la Ley 734 de 2002 articulo 27.

Conocer, identificar, aplicar y solicitar la actualización de las TRD

Incumplimiento normativo Ley 594 de 2000 articulo 24

Elaborar la política de seguridad de la información y acatarla mediante acto administrativo

Omisión de la responsabilidad como servidor público frente al patrimonio documental de la nación

Establecer por acto administrativo el comité de desarrollo administrativo quien asumió según Decreto 2609 de 2012 las funciones del antiguo comité de archivo

Disposición final de los documentos de manera a priori y sin fundamento teórico y legal

Establecer planes de capacitación para todos los funcionarios con una periodicidad trimestral como mínimo

Ausencia de personal calificado para el manejo y administración de los documentos en todas las fases del ciclo de vida de los mismos.

Elaborar e implementar el mapa de mitigación del riesgo en archivos

Pérdida del patrimonio documental archivístico por ausencia de control

Elaborar un plan de acción archivístico

Ausencia en la planeación documental

Elaborar el plan de transferencia documental y difundirlo a toda la Escuela

Desconocimiento del plan de transferencia documental


Página 37 de 77 Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510_


I.•• Universidad Nacional Abierta ya Distancia

14. ANÁLISIS Y EVALUACION DE LOS ASPECTOS DE CONSERVACION DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO - NPEC

14.1 CONSERVACION DOCUMENTAL

Según el Archivo General de la Nación, conservar es mantener algo o cuidar de su permanencia. Cuyo objetivo es conservar en óptimas condiciones los documentos de carácter administrativo e histórico que se producen en cualquier entidad. Contempla el manejo administrativo, uso de materiales adecuados, adopción de medidas especificas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico.

14.2 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La producción documental en la Escuela de Formación del INPEC se genera mediante el ejercicio administrativo de las diferentes oficinas que lo componen. Estas dependencias son:

Administración de recursos Registro y control Grupo de formación Educación continuada Atención al ciudadano Investigaciones penitenciarias Correspondencia Dirección Archivo central Mediaciones pedagógicas

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General—calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510

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14.3 RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Un gran porcentaje de estas oficinas conocen las regulaciones sobre la producción, manejo y organización de la información, teniendo en cuenta que han tenido capacitaciones regulares.

La normatividad recibida ha permitido que algunas oficinas organicen, distribuyan y tramiten la documentación de acuerdo con las disposiciones técnicas. Se enfocan hacia la preservación de la información de los soportes documentales, como en la aplicación de materiales que no producen deterioros, en la remoción de otros que sí los producen y en la identificación de las degradaciones que afectan los soportes y técnicas documentales.

Estas orientaciones y el uso de unidades de agrupación para los diferentes trámites como transferencias y almacenamiento, se han manifestado en el buen estado de la conservación de la documentación en el periodo de gestión.

De igual forma, los tipos de formatos del papel donde se produce la información en los archivos de gestión, formatos carta y oficio principalmente, han beneficiado la organización y el almacenamiento, considerando que sus características del tamaño disminuye el riesgo de deformaciones y fracturas de los soportes.

Tapas de cartulina como carpeta cajas X200 en archivo de gestión- grupo de

Formación.


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SANIDAD

DIRECCIÓN

MEDIACIONES...:

INVESTIGACIONES

ATENCIÓN AL CIUDADANO

EDUCACIÓN CONTINUADA

GRUPO DE FORMACIÓN

REGISTRO Y CONTROL

ADMON DE RECUERSOS

CORRESPONDENCIA

ARCHIVO CENTRAL

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Unidad de almacenamiento- AL

Diferentes tipos de unidades de alma- Cenamiento. Oficina de investigaciones

La gráfica siguiente muestra como en todas las oficinas productoras se utiliza los formatos carta y oficio y esta tendencia se refleja en el archivo central predominando estos dos tipos de formatos. En las oficinas de sanidad se utiliza el formato menor a carta para órdenes médicas y en la oficina de investigaciones solamente se usa el formato carta ara oficios e informes.

FORMATO OFICIO

FORMATO CARTA

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MENOR A CARTA


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En cuanto a las unidades de almacenamiento predomina el uso de tapas de cartulina (Propalcote), carpetas de yute, AZ y las cajas X200 para almacenar las carpetas. Las cajas x300 son utilizadas como unidad de almacenaje temporal y como medio para transferencias al archivo central. En menor proporción se encuentran tomos, legajos y paquetes.

SANIDAD

DIRECCIÓN

MEDIACIONES...

INVESTIGACIONES

ATENCIÓN AL CIUDADANO

EDUCACIÓN CONTINUADA

GRUPO DE FORMACIÓN

REGISTRO Y CONTROL

ADMON DE RECUERSOS

CORRESPONDENCIA

ARCHIVO CENTRAL

Cajas X 300

Cajas x 200

Carpeta yute

II Carpeta propalcote

AL

Documentos sueltos

II Planos

Paquetes

Tomos

II Legajos

0 1 2 3 4 5

203

•


El uso de los pasticos se está implementando en cada una de las oficinas, el cual se utiliza de manera general como elemento de agrupación. De igual manera se remplaza de manera paulatina el uso de elementos de identificación para el trámite de documentos como los resaltadores, tintas de sellos, esferas y bolígrafos, por el uso del lápiz que presenta menos acción de degradación. Esta acción puede observarse en la foliación que en algunas oficinas todavía se usa el bolígrafo y los sellos de tinta.

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r I Uso de gancho plástico en carpetas

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I NPEC Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

La aplicabilidad de estas acciones de conservación preventiva no es homogénea para todas las oficinas de la Escuela de Formación, lo que se deduce que no existe una directriz en la gestión documental que asegure el cubrimiento y sostenibilidad para toda la entidad

14.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En algunas oficinas constan de muebles verticales de madera para almacenar documentación, la madera es un factor de riesgo ya que se convierten en focos de desarrollo biológico, liberación de gases oxidantes y son una fuente de producción de fuego, convirtiéndose en riesgos para la destrucción de los soportes documentales

Es importante señalar que la mayoría de las oficinas de la Escuela de Formación utilizan muebles metálicos como estantería fija y rodante. Estas estructuras son adecuadas porque presentan material antifuego y la resistencia es bastante alta, sin embargo se observa que no son aprovechados correctamente ya que se utilizan para colocar objetos diferentes a la documentación y no se distribuyen en forma adecuada las unidades de almacenamiento dentro de los entrepaños.

La capacidad del mobiliario existente en las oficinas y en el archivo central no es suficiente para almacenar la documentación, por lo que ha sido necesario guardar


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10 2013

SANIDAD

DIRECCIÓN

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GRUPO DE FORMACIÓN

REGISTRO Y CONTROL

ADMON DE RECUERSOS

CORRESPONDENCIA

ARCHIVO CENTRAL

Estantería rodante

Estantería metálica fija

Mobiliario en madera

Archivadores veticales

documentacion dispuesta

en el piso

0 1 2 3 4

t• ••• •

Universidad Nacional

INPEC Abierta y a Distancia

temporalmente la documentación dentro de cajas X300 para posteriormente

trasladarse a los archivos centrales.

Durante la organización de los documentos no se aplica el registro del estado de

conservación de las unidades documentales en el formato único de inventario, lo que ha permitido una falta de conocimiento y conciencia hacia este aspecto que es

importante para la identificación y aislamiento de degradaciones de tipo físico,

químico y biológico.

Las condiciones de mantenimiento de casi todas las oficinas no es la adecuada

teniendo en cuenta que no se ejecuta de forma programada y en consecuencia se

puede observar elementos arquitectónicos que presentan problemas como

influencia de humedad en los muros y cubiertas, como es el caso del archivo

central y la oficina de registro y control.

Gráfica donde se observa los tipos de mobiliario y materia utilizado por cada una de las oficinas de

la Escuela de formación

Instituto Nactonal Penitenciario y CarceLano




•


Estanterias rodantes- archivo central y oficina de administración y recursos

Muebles de madera como archivadores Almacenamiento inadecuado

Se Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14 -23

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Abierta a Distancia

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Almacenamiento inadecuado sobre la estanteria

•


14.5 SALUD OCUPACIONAL

En las diferentes oficinas de la Escuela de Formación Penitenciaria del lnpec se realizan acciones de limpieza y desinfección que obedecen a un programa institucional para el aseo y saneamiento de las dependencias, dirigido especialmente hacia las instalaciones locativas y mobiliario.

No se conoce un programa especializado enfocado hacia las unidades de almacenamiento y la documentación, considerando que estos sistemas no contemplan planes regulados y herramientas especiales como el uso de aspiradoras o la aplicación de métodos de desinfección directa de material documental.

Esta carencia de planes específicos igualmente no presenta un seguimiento y control hacia las capacitaciones sobre normas de bioseguridad y el uso de elementos protección para la manipulación.

En cuanto al uso de implementos de bioseguridad, el empleo de guantes y tapabocas solamente se utilizan en el 50% de las oficinas. Es importante que esta medida de protección se dirija en la manipulación sobre la documentación que se encuentra en el Archivo central, ya que en la presencia de organismos biológicos tanto en el medio ambiente como en las unidades documentales pueden generar degradaciones en los documentos y son igualmente focos de infección para el personal que ingresa a este espacio.



110 SGS SGS

.•... INPEC Universidad Nacional Abierta ya Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Carcelat io

El muestreo biológico realizado en el archivo central determinó que existen diversos microorganismos capaces de degradar los soportes de papel así como causar problemas de salud en las personas que trabajan directamente y en el personal que ingresa ocasionalmente.

14.6 CONDICIONES AMBIENTALES

Según el artículo 50 del acuerdo 049 de 2000 del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7 "conservación de documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados archivos"; la temperatura adecuada para la conservación del material documental no debe ser inferior a 15°C ni superior a 20°C ni debe presentar fluctuaciones diarias mayores de 4°C.

En relación a la humedad relativa, el mismo artículo estipula que ésta debe permanecer en un rango entre 45 y 60% con fluctuaciones diarias menores a 5%.

14.6.1 Humedad y temperatura

Archivo central:

Las condiciones de humedad relativa registradas en el depósito durante dos días completos, señalan que el espacio para archivo central se encuentra dentro de un rango alto de humedad relativa (promedio 68%) durante el día y la noche. Este valor que supera los rangos para material documental, se debe principalmente a la influencia de espacios húmedos como el baño que se encuentra dentro del archivo y también por la proximidad a las humedades del terreno ya que el archivo se encuentra ubicado en el primer piso. A estos elementos también se suma la humedad directa de las goteras de la cubierta en la zona central del archivo central.

Con respecto a la temperatura, los registros muestran alta variabilidad, teniendo en cuenta que los valores máximos son de 20.7°C y mínimos de 15.8°C durante


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Universidad Nacional Abierta y a Distancia todo el tiempo de medición. Los valores de temperatura mayores a 19°C también

son altos constituyéndose en una fuente de resecamiento de los materiales orgánicos como el papel y cartulinas usadas en los soportes documentales y en las unidades de almacenamiento.

Valores de medición de humedad relativa y temperatura

DATE TIME RELATIVE-

TEMPERATURE HUMIDITY

11-25-2013 10:53:30 18.7 69.5

11-25-2013 11:53:30 18.6 66.3

11-25-2013 12:53:30 17.3 68.7

11-25-2013 13:53:30 17.2 70.9

11-25-2013 14:53:30 17.1 71.6

11-25-2013 15:53:30 17.2 70.4

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11-25-2013 21:53:30 16.1 69.9

11-25-2013 22:53:30 16.0 69.4

11-25-2013 23:53:30 15.9 69.3

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11-26-2013 1:53:30 15.9 70.3

11-26-2013 2:53:30 15.9 70.5

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11-26-2013 5:53:30 15.7 70.6

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11-26-2013 20:53:30 17.3 68.9

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11-27-2013 3:53:30 16.4 68.5

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11-27-2013 7:53:30 16.7 69.4

11-27-2013 8:53:30 17.6 70.2

11-27-2013 9:53:30 20.7 71.4

•


Gráfica de condiciones de humedad relativa y temperatura del archivo central

Rango de medición: 25/11/13 9: 10 am a 27/11/13 10: 15 am

Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General - calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510_

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20:53:30 D4:5:30 12:53:30 20:53:30 04:3:30 12:53:30 20:53:30 04:53:30 12:53:30 20:53:30 11-24-2013 11-25-2013 11-25-2013 11-25-2013 11-26-2013 11-26-2013 11-26-2013 11-27-2013 11-27-2013 11-27-2013

FROM:11-24-2013 20:53:30 TO:11-27-2013 22:53:30

Temperature Low Alarm(T) Relative Humiclity High Alarm(RH)

En las oficinas no se consideró representativo el registro de condiciones de humedad y temperatura teniendo en cuenta que el estado de conservación de las unidades documentales no muestran manifestaciones significativas de alteración por fuentes de humedad o temperatura.

Debido a la permanencia temporal de la documentación en los archivos de gestión las condiciones climáticas no son un factor de aceleración de los indicadores de deterioro, solamente en casos de contacto directo con muros húmedos o fuentes de calor, circunstancia que no se evidenció en ninguna de las oficinas.



•


••

ty • Universidad Nacional Abierta y a Distancie

14.7 ILUMINACIÓN

110

Archivos de gestión

La radiación natural proveniente de las ventanas y de las fuentes de luz artificial como bombillos de luz incandescente y luz blanca en todas las oficinas.

La incidencia es mayor por el lado oriental y occidental, sin embargo las ventanas presentan cortinas que minimizan los valores de influencia sobre el mobiliario y la documentación.

Se realizaron mediciones únicamente de radiación visible con la medida de luxes.

Sistema de Medición: luxómetro

En general la incidencia de la luz visible sobre los sistemas de almacenamiento y directamente sobre la documentación en las oficinas de gestión, presenta rangos aceptables para la conservación de los soportes, técnicas gráficas y unidades de almacenamiento como cajas y carpetas.

Iluminación artificial con bombillos de luz blanca Luz directa por ventanas dirigida a la documentación

Universidad Nacional Abierta ya Distancia U NAD


80

AD • INPEC


Abierta y a Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

En la oficina de Administración de recursos la luz visible se encuentra en un rango muy elevado, sin embargo como en todas las oficinas, la documentación permanece dentro del mobiliario para luego ser transferida otras oficinas y al depósito general. De acuerdo con estas circunstancias la influencia de la luz en el archivo de gestión no es significativo.

Es importante tener en cuenta la luminosidad natural y artificial (80 a 90 lux) que presenta la oficina de Investigaciones penitenciarias, la cual presenta unidades documentales como estudios e investigaciones que permanecen en esta oficina dentro de muebles de madera sin protección ante la luz.

Condiciones de luminosidad externa: Alta nubosidad

Resultado: Mínimos: 15,18, 72, 78,77 luxes

Máximos: 320 luxes a 700 luxes

Archivo central general:

En el depósito general la luz visible presenta dos características:

Zona No 1: Rango bajo de luz visible: Zona central: 150 luxes- Este rango es para el 80% del archivo central

Zona No 2: Rango alto de luz visible: Ventanas: 320 luxes

Las ventanas de la zona norte presentan una incidencia de luz dentro de rangos muy altos, considerándose una zona de riesgo para la documentación que no esté almacenada correctamente sin protección dentro de los muebles o dentro de cajas.


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15.EVALUACION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

De acuerdo con lo estipulado en el Título IV Administración de Archivos. Artículo 13. Instalaciones para los archivos de la Ley 594 de 2000, que a la letra dice: "La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos", el Grupo de Asistencia Técnica Archivística presenta los resultados de la evaluación de las instalaciones físicas en las que actualmente funciona el Archivo Central de la entidad.

En la evaluación se contemplaron aspectos generales como instalaciones físicas, eléctricas, hidráulicas, aspectos de prevención de desastres y mantenimiento, en las áreas de depósito, y zona de trabajo

15.1 AREA DE DEPÓSITO

La Escuela Penitenciaria del Inpec consta de un espacio para Archivo central ubicado en el primer piso del edificio donde se encuentran algunas oficinas de gestión como correspondencia, administración de recursos y atención al ciudadano.

Espacio utilizado y mobiliario: Ocupa un área rectangular para albergar estantería rodante y estantería fija metálica, con una escasa zona circulación y unida a un baño por un muro divisorio.

El archivo central esta manejado directamente por un funcionario encargado de la oficina de correspondencia, este funcionario tiene una oficina separada del archivo para el manejo administrativo e independiente de las otras oficinas.

La administración del archivo central opera de una manera adecuada en cuanto a todos los trámites, distribución de la documentación, salud ocupacional y

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Instituto Nacional Penitenciar ro y Carcelario

organización de documentos, no obstante presenta deficiencias en el mantenimiento las instalaciones, carece de herramientas completas para prevención de desastres y el espacio que ocupa es insuficiente para albergar un mobiliario acorde con las continuas transferencias de las otras oficinas.

Espacio del archivo central

También es precario la implementación de planes especificos para la limpieza de las unidades de almacenamiento y documentación, paro lo cual es necesario crear medidas que fortalezcan las acciones de conservación como asesorias para la identificación de los problemas de deterioro y los metodos preventivos de control y erradicación.

15.2 ZONAS DE TRABAJO

Las oficinas del centro de formación penitenciario Inpec se encuentran en un inmueble ubicado en el km 3 de la vía Siberia- Funza. El complejo arquitectónico está dividido en dos zonas: El edificio de construcción antigua donde se localizan

INPEC



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•


las oficinas y un edificio de construcción moderna donde funciona el grupo de formación, educación continuada y Bienestar

Las diferentes dependencias ocupan todo el espacio adaptado en la primera edificación, separadas por muros de ladrillo y por divisiones de madera. Estas condiciones otorgan a cada uno de los espacios un área reducida, permitiendo que los espacios para el archivo de gestión de cada una de las oficinas este unido directamente con el mobiliario de oficina y por consiguiente no se presta para tener un mobiliario que garanticen la capacidad para el volumen constante de producción documental.

Igualmente debido a este factor, en la mayoría de oficinas, las zonas de circulación no son las adecuadas para el transporte y manipulación de la documentación existiendo dificultades en el transporte y manipulación.

Los elementos arquitectónicos como paredes, pisos, cubierta, instalaciones eléctricas e hidráulicas se encuentran en general en buen estado en todas las oficinas, no obstante el mantenimiento no es un programa institucional que garantice unas condiciones constantes de conservación preventiva como se puede constatar en la oficina de registro y control la cual presenta problemas de humedad en los muros.

Las acciones de mantenimiento se ejecutan cuando se presenta problemas ocasionales que requieren acciones inmediatas.

También se observa la adecuación inadecuada de espacios de archivos dentro de baños aumentando el riesgo de contacto de humedad con la documentación e incrementando la humedad del ambiente.

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Oficinas con problemáticas de espacio y mantenimiento

Oficina de correspondencia- espacio subutilizado Muro húmedo — oficina de registro y control

Baños con archivos. Of. de investigaciones


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SANIDAD

DIRECCIÓN

MEDIACIONES.

INVESTIGACIONES

ATENCIÓN AL...

EDUCACIÓN...

GRUPO DE FORMACIÓN

REGISTRO Y CONTROL

ADMON DE RECUERSOS

CORRESPONDENCIA

ARCHIVO CENTRAL

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infraestructura en buen estado

Filtraciones de humedad

grietas o fisuras en muros o pisos


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Gráfica que muestra el estado de las condiciones de la infraestructura de los espacios de cada oficina

15.3 PROGRAMA DE LIMPIEZA Como se ha señalado en anteriormente, la limpieza del material documental se ha realizado como parte de los planes que involucran programas generales de la institución.

Es importante implementar acciones y técnicas especializadas que incluyan la limpieza de las unidades de almacenamiento y la limpieza directa de la documentación con el fin de garantizar la remoción de elementos contaminantes en los folios.

Las herramientas como escobas y traperos con humedad que se utilizan actualmente no son las adecuadas debido a que su acción incrementan y esparcen en mayor cantidad la contaminación y aumentan la humedad relativa por del medio ambiente

Las directrices, seguimiento y asesoría deben estar ligadas a un programa que se debe generar en la dirección de gestión documental en cabeza del director y el coordinador del archivo central.

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15.4 INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO

El objetivo de la inspección y mantenimiento de instalaciones es controlar a tiempo los posibles riesgos de contaminación microbiológica de los espacios y por lo tanto garantizar la estabilidad de los soportes documentales.

El mantenimiento que se realiza actualmente es una actividad esporádica que responde a necesidades inmediatas. Se deberá implementar un plan y un seguimiento continuo para identificar aspectos negativos que puedan convertirse en fuentes de posibles riesgos o desastres.

Estos planes deberán tener un cubrimiento hacia la problemática de fallas arquitectónicas en las cubiertas, ventanas, pisos y revisión de sistemas eléctricos específicamente en el archivo central y en la oficina de registro y control, las cuales presenta condiciones inadecuadas de humedad y temperatura e influencia de húmeda directa por goteras y muros

Teniendo en cuenta que este archivo contiene diversos soportes documentales y unidades de almacenamiento el mantenimiento deben abarcar diversos rangos de control ambiental y distribución de espacios de almacenamiento.

15.5 ASPECTOS DE PREVENCIÓN DE DESASTRES

Es importante señalar que la Escuela de Formación del inpec ha implementado actividades de prevención de desastres de orden institucional para prevenir cualquier siniestro que afecte el personal y los bienes que allí se depositan.

Estas acciones se reflejan específicamente hacia las necesidades generales de la dependencia y en las zonas de circulación y no dentro de cada oficina, como la instalación de extintores y rutas de evacuación. Esta situación, deja sin elementos de respuesta rápida para cualquier siniestro que se genere específicamente en una oficina de la Regional Central.

Por otra parte, los materiales utilizados en los módulos de las oficinas tienen características de propagación de incendios como las divisiones de madera, como

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Abiert y a Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

también los sistemas de prevención de incendios son insuficientes en el caso de no disponer de detectores de humo.

15.6 ANALISIS MICROBIOLOGICO

La contaminación microbiológica en documentos y en ambientes puede constituir un problema que afecta tanto a la conservación de los soportes documentales, como a la calidad del aire de los depósitos de archivo y consecuentemente la salud de los trabajadores. Es por esto que los análisis microbiológicos son una parte esencial en el desarrollo del diagnóstico documental y deben estar dirigidos a la documentación y al ambiente en donde se encuentra.

15.7 Monitoreo de Carga Microbiana Ambiental.

Con el fin aislar e identificar los microorganismos presentes en el ambiente del depósito de la Regional Central se realizó un muestreo microbiológico mediante el método de sedimentación en placa el cual se describe a continuación.

Sedimentación en placa: Método que consiste en la exposición de placas de petri con medios de cultivo básicos para la recuperación de microorganismos ambientales los cuales son recolectados por gravedad. El tiempo de exposición de las placas es de mínimo 30 minutos. Una vez tomadas las muestras, se cultivan y analizan en el laboratorio. Los resultados obtenidos a partir de esta metodología son orientativos de las cifras de microorganismos presentes en el ambiente, ya que estos niveles pueden variar en función de las corrientes de aire.


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RESULTADOS:

Una vez cumplido el tiempo de incubación, las muestras fueron analizadas macro y microscópicamente obteniendo los siguientes resultados:

Tabla 1. Microorganismos aislados a partir del monitoreo ambiental.

MUESTRA MICROORGANISMOS

RECUPERADOS UFC/30 mmn

DEPOSITO ARCHIVO ESCUELA

PENITENCIARIA (8 MUESTRAS)

Aspergillus sp 1 43

Aspergillus sp 2 35

Clodosporium sp 1 11

Clodosporium sp 2 7

Fusarium 3

Penicillium sp 1 68

Penicillium sp 2 59

Micelio estéril 16

Levaduras 64

TOTAL UFC 306

UFC; UNIDADES FORMADORAS DE COLONIA.

4 UFC es el número mínimo de células separables sobre la superficie, o dentro, de un medio de

aear semi-sólido que da lugar al desarrollo de una colonia visible.


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Foto. Aspecto macroscópico de los microorganismos recuperados en el monitoreo ambiental

Foto 1: Aspecto macroscópico de los microorganismos recuperados en el monitoreo ambiental

Según los resultados obtenidos se pudo determinar que la población microbiana ambiental se encuentra constituida en un 20% de levaduras y un 80% por hongos filamentosos sin hallar gran diversidad en cuantos a géneros. Se evidenciaron colonias de Aspergillus y Penicillium en su gran mayoría.

Al igual que las levaduras, los géneros fúngicos recuperados se hallan frecuentemente en ambientes y suelos. Adicionalmente han sido encontrados en depósitos de archivo.

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MICROORGANISMOS AISLADOS

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Penicillium

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Levaduras

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La cantidad de Unidades Formadoras de Colonia aisladas puede indicar un

elevado recuento ambiental para el depósito; esto puede estar directamente

relacionado con los altos valores de humedad relativa reportados en el monitoreo

de condiciones ambientales. También puede asociarse a factores como: Deficiencias en la limpieza y desinfección de las áreas de depósito, condiciones ambientales favorables para el crecimiento y la reproducción ya que los hongos necesitan de ambientes húmedos para estos procesos deficiencias locativas,

deficiencias en la ventilación entre otros.

Una elevada población microbiana altera la calidad del aire, es contaminante y

causante de patologías documentales. Muchas especies de Aspergillus,

Penicillium y Cladosporium han sido reportadas como agentes biodeteriorantes

de diversos soportes documentales.

Adicionalmente estos microorganismos pueden representar un factor de riesgo

serio para la salud de los trabajadores ya que muchas esporas fúngicas tienen capacidad de producir respuestas alérgicas, problemas respiratorios e irritaciones

en piel, ojos y mucosas. De igual manera algunos géneros fúngicos producen


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Abierta v a Distancia Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

micotoxinas que pueden ser inhaladas en forma de bioaerosol5 y generar diversas patologías clínicas.

15.8 Muestreo Microbiológico Documental.

El muestreo microbiológico documental fue realizado de manera puntual mediante hisopado, con un caldo de pre enriquecimiento. Posteriormente cada muestra fue sembrada en medios de cultivo específicos para el crecimiento de hongos y bacterias; luego del período de incubación, se realizó la identificación macro y microscópica de los microorganismos recuperados.

RESULTADOS:

Tabla 2. Microorganismos aislados a partir de las muestras documentales.

MUESTRA MICROORGANISMOS UFC/cm2

Caja 09 carpeta 18 Levaduras 5

Caja 50 carpeta 24 Penicillium sp 1 2

Carpeta 4 Levaduras 6

Caja 43 Levaduras 3

Caja 2 Penicillium sp 1 y Levaduras 2 y 4

Caja 8 carpeta 11 Penicillium sp 1 y Levaduras 1 y 6

UFC: UNIDADES FORMADORAS DE COLONIA.

5 Suspensión de partículas en el aire compuestas o derivadas de organismos vivos.


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Ar Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Catcelario Abierta y a Distancia

Como se observa en la tabla 2 en algunas muestras se evidencio un crecimiento incipiente de levaduras y en menor proporción de una especie de hongo filamentoso (Penicillium sp). Es importante aclarar que este microorganismo puede ser parte normal de la flora presente en la documentación, adicionalmente los resultados no superaron las 3 UFC (Unidades Formadoras de Colonia) por muestras lo cual no representa un riesgo para la documentación si esta es almacenada en condiciones adecuadas de conservación. Esto puede concluirse ya que a partir de muestreos de documentación sana se ha recuperado una mayor cantidad de UFC.

Si bien es cierto que actualmente este recuento no representa un riesgo para la documentación, si esta población microbiana aumenta puede generar un estado de biodeterioros en los documentos ya que este microorganismo es capaz de degradar los diversos alteraciones físico químicas en los componentes de los soportes documentales gracias al variado mecanismo enzimático que poseen como celulosas, proteasas, amilasas entre otras enzimas y ácidos orgánicos. Así mismos, algunos hongos producen pigmentos de diversas tonalidades como resultado de su metabolismo y en ocasiones pueden manchar el soporte documental. También pueden generar un deterioro mecánico pues sus hifas penetran el soporte generando debilitamiento.

Es importante considerar que con frecuencia, el desarrollo de hongos en materiales celulósicos, lleva asociado la presencia de diferentes familias de insectos que los utilizan como nutrientes.

Otras alteraciones que pueden causar en la documentación son:

Acidificación y alcalinización.

Reducciones enzimáticas

Oxidación.

No obstante, se debe tener en cuenta que los niveles de riesgo de actividad y multiplicación microbiológica, vienen determinados, por el contenido de humedad

6 fenómeno que implica alteraciones de las propiedades físico-químicas y mecánicas del material por acción de organismos y microorganismos.

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Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta y a Distancia de los materiales, la humedad relativa, la temperatura del ambiente, la renovación del aire en un depósito de almacenamiento y la carga microbiana ambiental y para el biodeterioro de un material se active, deben conjugarse los diferentes factores mencionados anteriormente y actuar de forma combinada.

Por lo tanto es indispensable que al pensar en un plan de intervención eficaz este dirigido no sólo a eliminar los agentes de biodeterioro, sino también a prevenir la aparición de nuevas contaminaciones.

Muestreo microbiológico en ambientes y la documentación

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INPEC Instituto Nacional Penitenciaría y Carcelario

16.RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN GESTION DOCUMENTAL

El uso del papel es demasiado alto, debido a que no aplican las nuevas tecnologías como soporte de la información. Esta generación de papel, satura los espacios asignados para la conservación de los documentos, requiriendo cada día más de nuevos depósitos, causando hacinamientos. Lo anterior va en contravía de la política del gobierno denominada "Cero papel" Predomina la organización cronológica en los archivos de gestión, lo cual conlleva a la aplicación de la normatividad archivística. En los actos administrativos como las resoluciones son organizadas numéricamente. Los Archivos de Gestión se encuentran saturados de documentación, debido a que en las oficinas, conservan la documentación por más de dos años requeridos como soporte legal y por la no aplicación de TRD. Se evidencia que no hay transferencias y No se aplica la Tabla de Retención Documental.



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17.RECOMENDACIONES PARA MITIGAR LOS RIESGOS EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

El programa de mantenimiento de las estructuras arquitectónicas debe mantenerse regularmente para identificar problemas de filtración de humedades y gestionar los métodos correctivos especialmente en el archivo central y oficinas de la edificación antigua El archivo central deberá tener un aislamiento del baño para disminuir la humedad relativa del ambiente, como también la instalación de deshumidificadores para ayudar a minimizar esta problemática que se convierte en fuente de desarrollo biológico. Como mecanismo de control para las cargas microbianas en los ambientes de los depósitos es indispensable implementar un programa de limpieza en el que se evidencie la periodicidad de las acciones y se regulen materiales y técnicas de limpieza tanto para los espacios como para la documentación y complementar con reglamentaciones que exijan el uso de guantes y tapabocas para evitar infecciones en el personal. El programa de limpieza debe ir acompañado por una regularidad en las jornadas de saneamiento ambiental, este programa que hace parte integral del SIC sistema integrado de Conservación y puede ir de la mano con las jornadas de fumigación que ya se tienen implementadas en el establecimiento. En relación a los niveles de radiación lumínica, es importante que los documentos que hacen parte de los archivos de gestión se mantengan dentro de unidades de almacenamiento para evitar la incidencia de la luz directa sobre la información y en el caso de los depósitos se deben aplicar métodos de filtración de luz visible en las ventanas y lámparas de luz fluorescentes. En relación al mobiliario, la entidad debe continuar con la consecución del uso de estantería rodantes en algunas de sus áreas, es recomendable que éste tipo de mobiliario sea ubicado para todos los espacios que alberguen documentación y reemplazar el mobiliario en madera. Para el caso de las oficinas en donde el volumen de documentación de gestión es muy alto es muy importante que el Instituto implemente un programa de adecuación de las instalaciones y compra de nuevas unidades de mobiliario con el fin de garantizar el buen estado de conservación y minimizar la vulnerabilidad de la documentación.


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Teniendo en cuenta que durante el recorrido se evidenciaron extintores no apropiados e insuficientes para los espacios de las oficinas, se hace necesario que el instituto implemente un sistema de prevención de desastres de acuerdo a lo establecido en el acuerdo 049 de 2000 del Archivo general de la nación.

Es importante que la institución implemente una directriz constante y sostenible para la aplicabilidad de las normas sobre trámites de documentos en cuanto al uso de implementos que no contengan sustancias nocivas como el uso general del lápiz y sellos secos para la foliación y tramites de oficina.

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18. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

18.1. Leyes.

Constitución Política Colombiana. Artículo 15, párrafo 3. Artículos 20, 23, 74, 94. 95,113. Ley 43 de 1913. "Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales". Ley 57 de 1985. "Publicidad y acceso a los documentos Públicos". Ley 190 de 1995. "Estatuto Anticorrupción". Ley 734 de 2002. "Código Único Disciplinario". Ley 962 de 2005. Ley anti-trámites. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, Artículos 5,6, 14, 19, 21,42.

18.2. Decretos.

Decreto 1798 de 1990. "Conservación de libros y papeles de los comerciantes". Decreto 2620 de 1993. "Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos". Decreto 1474 de 1997. "Certificaciones laborales de empleados públicos". Decreto No 4485 del 18 de noviembre de 2009. Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno en el Estado Colombiano. Decreto 1382 de 1995. Tablas de Retención Documental y transferencias al Archivo General de la Nación. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que al entidad tenga en su poder; prohibe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y

Universidad Nacional Abierta ya Distancia U NAD Secretaria General — calle 14 sur No 14 -23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510

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transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12)

18.3. Acuerdos.

Acuerdo 007 de 1994. Por el cual se establece el Reglamento General de Archivo. Capítulo VII "Conservación de documentos". Acuerdo 011 de 1996. Por el cual se establecen los criterios de conservación y organización de los documentos. Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los Artículos 13 y 14 y sus parágrafos I y 3 de la Ley General de Archivos 549 de 2000. Acuerdo 41 de 2002. "Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen". Acuerdo 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V "Acceso a los documentos de Archivo" sobre "Restricciones por razones de conservación-consulta de documentos". Acuerdo 048 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 "Conservación de Documentos" del reglamento General de Archivos sobre Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7: Conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de edificios y locales destinados a archivos" Acuerdo 050de 2000. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII "Conservación de Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo". Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 en el uso de glosario. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 039 de 2002. Procedimiento para la aplicación de las Tablas de Retención Documental.


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Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta v a Distancia

Acuerdo 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 042 de 2002. Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas. Se regula el inventario único documental.

18.4. Normas Técnicas Colombianas.

NTCGP1000 versión 2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. MECI 1000 versión 2005. Modelo Estándar de Control Interno. NTC — ISO 15489-1:2010. Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades. NTC - ISO/IEC 27001:2005. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SCSI). Requisitos NTC 5397: 2006. Materiales para documentos de Archivo con soportes en papel. Características de calidad. NTC 4095. Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029. Norma sobre Medición de Archivos. NTC 4436. Norma sobre Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAAR. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias.

18.5. Otras.

Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Expedido por el Archivo General de la Nación. Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos, expedidas por el Archivo General de la Nación. Guía para la organización de fondos acumulados, expedido por el Archivo General de la Nación.

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19. GLOSARIO

Acceso: Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla general a determinadas normas y condiciones (acceso). ISAD-G Glosario.

Administración De Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Adquisición de bienes y servicios: Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión ó provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN

Archivo General De La Nación - AGN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Archivo Total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

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Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

Clasificación: Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones y/o de los documentos de archivo en categorías, organizadas de forma lógica de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimientos y representadas en un cuadro de clasificación. ISO 15489 (proyecto de norma internacional; véase la referencia [9] del Anexo 1).

Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Acuerdo No. 60-2001 - AGN.

Confidencialidad: Propiedad de que la información no está disponible ó divulgada a individuos, entidades ó procesos no autorizados. ISO/IEC 13335-1:2004.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Acuerdo No. 60-2001 - AGN.



Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512 - 1510

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Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Acuerdo No. 60-2001 - AGN.

Cuadro de Clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Declaración de Aplicabilidad: Declaración documentada que describe los objetivos de control y controles que son pertinentes y aplicables al SGSI de la organización.

Descripción Archivística: Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso. ISAD-G Glosario.

Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta,

Página 73 de 77 Universidad Nacional Abierta ya Distancia UNAD Secretaria General — calle 14 sur No 14-23 Teléfono: teléfono 3443700 ext. 1512- 1510

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una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Disponibilidad: Propiedad de estar accesible y utilizable bajo demanda de una entidad autorizada. ISO/IEC 13335-1:2004.

Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características. ISAD-G Glosario.

Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad (Record). ISAD-G Glosario.

Documento Electrónico de Archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

Documento Original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Documento Público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.




•

Universidad Nacional Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario Abierta va Distancia Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Estructura de la Entidad: Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley. NTC GP1000:2009.

Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivistica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie (File). ISAD-G Glosario.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Acuerdo No. 027-2006— AGN.

Instrumento de Descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos (FindingAid). ISAD-G Glosario.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Acuerdo No. 027-2006 — AGN.

Metadatos (Metadata): Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo. Modelo de Requisitos para La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - Especificación Moreq.

Migración (Migration): Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de


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los mismos. Modelo de Requisitos para La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - Especificación Moreq.

Programa de Gestión Documental — PGD: Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, Organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Guía para la implementación de un programa de gestión documental - AGN, 2006. Pág. 22.

Plan del Proyecto: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico. NTC-ISO 10005.

Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Acuerdo No. 27-2006 - AGN.

Seguridad de la Información: Preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, adicionalmente puede involucrarse otras propiedades, tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad. ISO/IEC 17799:2005.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) - MOREQ: La gestión de documentos electrónicos de archivo es compleja y exige la correcta aplicación de una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema — un SGDEA— que colme tales necesidades precisa software especializado, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos.

Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivo establecido por la entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del soporte, garantizando



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• ...•• INPEC



la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital. Guía para la implementación de un programa de gestión documental - AGN, 2006. Pág. 57.

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Acuerdo No. 27-2006 - AGN.

Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para la utilización ó aplicación específica prevista. NTC-GP 1000:2009.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido con los requisitos especificados. NTC-GP 1000:2009.


Página 77 de 77


822

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NOMBRE DE LA REGIONAL O SEDE ESCUELA DE FORMACION

NOMBRE DE IA DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

NOMBRE Y CARGO DEL SERVIDOR PDBUCO Y/C, CONTRATISTA RESPONSABLE DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ACIIIIANA TRUJILLO

DIRECCION i KILOMETRO 3VEA FUNZA SIBERIA

TELEFONO 2347474

CORRED ELECTRÓNICO villbsIs0~41.0vm

FECHA DE APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO

25 DE NOVIEMBRE DE 2013

VERNI1CACION PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

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2 Con qué perlallelded serenen el toma 011000 do erchlve

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3,2, Jefes de Dependencia

3,3 Responsables de Ceden Documental

3,4 Todos los funclonados 5 5 x 5 5 5 5 5 5

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„ ¿La entidad cuenta con tablas de retención documental, Según lo establece el articulo 24 de le Ley General de archivos Ley 594 de 2000

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12 En Cazo de sir afirmaba. Indlque ¿fueron *probadas por S °emite de archivo medieMe ante adminisindivo?

12,1 ¿Las Telles de RatenciOn Documental eshin aprobada por el hebreo General de La Hielen. mediante Acuerdo aprobación?

12.2 En caso de ser afirmativo. MOMO° el núme.re y techa de aprobación

APUCACIÓN DE IR TABLA CP RETENCIÓN COCIRAINTAL (0110~CPOR RE ARCHIVOS CE

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ORIERVACIONES

13

0E1 archivo de gestión se encuenire organizado de acuerdo con las sanes vio subseries documentales regetra48$ en las TRD. SegCm lo ~Mece el ACLIerde 42 de 2002 /

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14 En caso de ser negativo. indique te OpCIón gue col-responda

14,1 No hm eplicado las T R D X

14,2 No llenen eapeclaa tienen adecuados X X X X O X X

14.3 Ne himen muebles adecuados X X 0X X

14.4 Capees:1n Intullebnte X X X X

15 ¿S &Sed ha aplicado loe procesos artilevisecos para be Manten*. deournent41 O X X XX X X X X

16 En caso de ate positiva lene la cyoan que corresponda

16.1

¿Corresponda la ordenaden da la doCunienbación en loe capedientes de las sedes yie subsanes al orden 'secuencia' de los traman/ Según lo establece el Acuerdo 42 de 2022 articulo 4

X X X X X X X

16.2

¿A los expedientes se los ha adelantado Procesos de depuración (reino de X001ae. documentes en blanca copias. y documentos qUS no Tomen parle del expediente,

X X X X X X X

10,3 ¿Los expedieniva

les se encuentian foliados en Irme coneeart 2 X X X X X o X X

16,4 Conserven ~muelen eri ares soportes? X X OX X X

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82.4

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25.1 ¿ Se realizó le depura«. Petra de coPlat duplialdo y documento. que no ion arch9e)?

X

259 ¿A los emedlentes tale retiraron lo copio, documentos en bilinto y doCurnentes que ro Pernean parle del expedlente?

293 ¿Los eppeceentes se entuerten follados en Rama consecutiva en la pata supenor dereen. ,

¿Se elaboraron inventamos documentales en el Formato unioo da montarlos documental FUID. otebleCido pon el ArchWo General da le Nación. sepan Acuerdo 42 de 227

X

21 ¿La Enredad cuenta con inalrumentos de prosterno y consulte de la docurreantecIón ( formatos Y?

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¿Le entidad cuenta con ¿co palita para el plátdamo y consulta dala documentecidn a

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20 En amo de ser afirmativa, ¿la politica o lineamientos erchivlsboos asean establecklos por acto administrado en ?

29.1 Manual

20,2 InetruCtivo

29.3 Gula

20.4 Reglarlionto

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documentación segun lo establece las tablas

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X 7 X 0 7 7 X X X

31.

¿La entidad he Implementado o contratado procesos de ni brofilmeción de la documentacIón según b establece las tablas ele telenclon o velemclOn documental ?

X X X x X X X X X

32 ¿La entidad be eliminado documentación? X X X X X X X X X

¿En caso de ser afirmatwo, ¿Quien autoro la Momeado &rumorad?

33 1 LEUMS de 9 &Mando» de gestean documental 7

332 sal jefe da ta dependencia productora de la documentación a eliminar?

33 3 ¿Enlate un procedimiento o lo de eliminación documental ? X X

34 ¿Elimine le documentación según lo establece la tabla de retención o tabla de welonicion documentar

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34.1 En qua soporta almacenen «comentos:

34,2 Meces I PaPel ) 7 X X X lo X

34.3 ¿Electrónicos? X X

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34.4 ¿LOC, discos duro.?, otros Cuáles X X X X

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La Entidad time Prosterna de Gestión Documentat según b establece el (eitleule 21 de la ley 894 0.2000 y el Deudo 2809 de 2012 y el Acuerdo reglamentario 09 da 2013?

X X X X X lo X X

La Entidad ha adelariDedo 14011nalleesidad telldlett a cumplo con 6 Directiva Presidencial 040.2012 con respecto a la POMOS CHO Papel,

x X X X X X

825

Aspectos relevantes del estado mal de la organIzaelón demmentle

Volumen documental aproximado en metros lineales:Ce X-.2001121; Celas X-300_21.: Celes Induseleles__: AZAILL otros 1,5, (Acorde con le NOTIII TecnIca NTC 5029)

Elabore: Asirld Jhoene Venias Alfonso

Feche: 25 da noviembre de 2013

821

o FORMATO PARA DIAGNÓSTICO

ALIANZA UNAD - INPEC ihteEp

NOMBRE DE LA REGIONAL O SEDE ESCUELA DE FORMACIÓN- INPEC

NOMBRE DE LA Of SnaNCIA RESPONSABLE DE uvoestióri DOCUMENTAL Y ARCHNO

ARCHIVO CENTRAL

NOMBRE Y CARGO DEL FERMOOIR PÚSUCO %O CONTRAUSTA RESPONSABLE PE LOS PROCESOS DE oasnai DOCUMENTAL

ADRIANA TRUJILLO

DIRECCION KM 3 SIBERIA- FUNZA

TELEFONO 2347474 EXT 484

CORREO ELECTRÓNICO intinussMallixtiaLF

FECIM DE APLICACIÓN OEL INSTRUMENTO NOVIEMBRE 25 DE 2013

ASPECTOS DE COEMERVACION PREVENTVA

ITEM E.pado N. Espacio N. Espacio N. Espada N. ~ele N. Epele N. EGEO, N. 7

Expelo N. A

Explo N. 5

Eupplo IX. 10

Eeptle N. 10

OBSERVACIONES

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Elaboró: Federico Roerle:e Melo Fecha: Diciembre e de 3013

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Ubre. Lb ~N= / Carpeta. cp cap cj pepeeteepp AtT Az

LOS DETEP1ORDS BIOLÓGICOS Y FINCO- CSIIMICOS SE EVALÚAN SEGÚN El PORCENTAJE DE FOUOS AFECTADOS: Bajo:de 1 a 30%, Mano: de 30 a Alto:50 a110016 MANUSCRITO: Fa - fintes INTegálleas / Eg o estlográlica.

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