. SuratBerikut ini pengertian dan definisi surat menurut : a. J.WAJONGSurat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu ataubeberapa orang yang tidak hadir.b. S. HIDAYATSurat adalah sehelai kertas atau lebih dimana di tuliskan satupersatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orangmenyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.c. PRAJUDI ATMOSUDIRDJOSurat adalah helai kertas yang tertulis atas nama pribadipenulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yangditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.d. ENUNG NURAENISurat adalah jenis komunikai tertulis antara seseorang ataulembaga dengan orang atau lembaga lainnya.e. DIANA NABABABSuarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secaratertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena suratsecara tidak langsung memberiakn gambaran tentang pribadipengirimnya.

2. Fungsi Surat Sarana pemberitahuan, permintaan, buah piker, dan gagasan,alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, danpedoman kerja. Fungsi utama surat adalah sebagi saranaberkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yangmudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat,dengan biaya mudah.Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian melalui suratlebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau telitikembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang dituju.3. Jenis suratSurat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu suratpribadi, surat dines, dan surat niaga apabila di tinjau darisegi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkanberdasarkan pemakainya dapat di bagi menjadi tiga yaitu suratpribadi, surat resmi, dan surat dinas.4. Pengelolaan Proses melakukan kegiataan tertentu dengan menggunakan tenagaorang lain, pengelolaan bearti menyelenggarakan, mengelola

berarti mengurus perusahaan atau pemerintah. ( Poerwodarminto,1998 :409 )

5. Surat MasukSurat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dariinstansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterimamelalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991: 108).6. Surat KeluarSurat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterimaoleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebutpenulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yangharus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatanyang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus suratmenyurat agar dapat mempelancar administrasi instansitersebut.  7. DisposisiBila mendengar atau melihat kata ‘disposisi” tentulah tidakasing lagi bagi kita, baik di lingkungan birokrat maupunswasta. Kita adalah subjek , objek atau bahkan keduanya darisebuah disposisi. Anda adalah pembuat, penerima atau bahkanpelaku keduanya dalam suatu proses administrasi perkantoran.Pertanyaannya apakah kita paham makna dari sebuah disposisidan implikasi dari sebuah disposisi?Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudutpandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenaiurusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsungdituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembarkhusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisiharuslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi,petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harusdilakukan kepada bawahannya.Berdasarkan defenisi tersebut di atas, maka disposisi yanghanya berupa “selesaikan” atau “sesuai disposisi (pejabat yanglebih tinggi)” tidak lah memenuhi syarat untuk disebut sebagaisebuah disposisi. Pertanyaannya adalah bagaimana bila hal initerjadi pada Anda? Maka berharaplah agar hal itu tidakterulang. Dan jika terulang? Maka banyak-banyaklah berdoa agarsegera terjadi REPOSISI!!!

Pentingnya Arsip BagiPemerintahan

Written by Administrator    Wednesday, 03 August 2011 02:00 Dalam menjalankan pelaksanaan tugas lembaga-lembaga pemerintah/swastamaupun perorangan tak bisa lepas dari kegiatan surat menyurat sebagaipendukung pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima.Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalamrangka pencapaian tujuan organisasi.

Namun sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatianterhadap masalah arsip. Arsip dianggap sebagai barang yang tidak behargasehingga dibiarkan teronggok disudut ruangan kantor.

Bila kita mendengar kata arsip tentu yang terbayang pada benak kita adalahtumpukan tumpukan kertas yang memenuhi ruang kerja dan meja kantor, bahkanada sebagian kantor yang menyimpan arsip dengan cara memasukkannya kedalamkarung, penuh dengan debu dan kotor.Janganlah anda menganggap remeh sebuaharsip, meskipun itu hanya selembar kertas.

Tentunya anda pernah mendengar arsip bisa menyelamatkan negara!. Ingat akankasus tuduhan suap atas dua pimpinan KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi)Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah. Ketika itu Bibit dituduh menerimauang suap dari Ary Muladi di Belagio Residence Jakarta pada tanggal 18Agustus 2008, tuduhan itu bisa dengan mudah dimentahkan. Alibinya adalahadanya surat undangan dari Pemerintah Peru, paspor dengan stempel dariKantor Imigrasi, surat jalan KPK untuk tanggal 11 sd. 18 Agustus 2008 dantiket penerbangan.

Pada dasarnya sebuah arsip mirip dengan perpustakaan, yang membedakanadalah kalau perpustakaan bebas dikunjungi oleh siapa saja, sedangkansebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi orang, kecuali arsip negara yangmemang dijadikan sebagai obyek wisata.

Pengertian Arsip

Banyak definisi tentang arsip, namun disini penulis hanya akan memberikan 3(tiga) pengertian tentang arsip. Kata “arsip” merupakan kata serapan daribahasa Belanda archief yang berarti tempat penyimpanan secara teraturbahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte,

daftar, dokumen, dan peta (Atomosudirjo : 1982).

Menurut UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan,arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaganegara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentukdan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangkapelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO/DIS 15489) arsipadalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalamkomputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orangdalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.

Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah bagimana cara menyimpan arsip yangmudah sehingga arsip yang kita butuhkan bisa dengan cepat kitatemukan.kembali.

Cara mudah menyimpan arsip

Kesadaran akan arti pentingnya arsip harus tertanam pada semua karyawanbaik atasan maupun bawahan. Apa jadinya kalau kita tidak perhatian padamasalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baruyaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya kita akan kesulitandalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabilasurat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yangtidak bertanggungjawab.

Untuk itu kita harus menyadari dan perlu kita tanamkan pada diri kitasendiri sebagai karyawan betapa pentingnya sebuah arsip, sehingga nantinyakita akan memperlakukan arsip dengan baik dengan cara menyimpan sebagaimanamestinya sebuah arsip. Untuk menghindari tumpukan arsip dimeja dan ruangkerja hendaknya sebuah arsip tersebut dipilah terlebih dahulu denganmengidentifikasi kegunaan arsip tersebut apakah termasuk arsip aktif atauarsip inaktif .

Jika dalam kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekatmeja kita guna memudahkan penggunaannya, disamping itu penyimpanan arsipharus berdasarkan sistem kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabiladiperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek, numeric,dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukungkelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilankeputusan, untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukanmaka kita simpan dekat dengan meja kita.

Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telahmenurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja danruang kerja, untuk itu penyimpanannya lita serahkan pada unit kearsipan(central arsip ) organisasi atau dapat dimusnahkan dengan memperhatikanb

karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut.

Apabila kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip denganmengidentifikasikan arsip aktif atau arsip inaktif akan menghindaribertumpuknya arsip di meja dan ruang kerja, juga kita terhindarkan daripermasal;ahan yang timbul karena hilangnya sebuah dokumen atau arsip.

Belajar dari kasus Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah di atas, apajadinya kalau tidak ada arsip berupa surat undangan, tentu polisi bisamembuat keputusan yang keliru dan kursi sejumlah pimpinan KPK akan kosong.

Sumber : Gema Bersemi Edisi 02 Tahun 2011

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR A. Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan keluar

1.      Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedur

urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.

2.     Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .

3.     Surat masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).

4.     Surat keluar

 Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain

 perorangan.

            Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

B.   Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai  berikut:

1.      Wakil dari pengiriman / penulisan.

2.      Bahan Pembuktian.

3.      Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4.      Alat pengukur kegiatan organisasi

5.      Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatanatau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

C.  PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT  MASUK DAN KELUAR

            1.    Prosedur Pengelolan surat masuk

             Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

                  a. Penerimaan

                     Tugas penerimaan adalah :

                      1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

                      2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

                      3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

     4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah             diterima.

                  b.  Penyortiran

                         Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin                                 

dan             rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk                   pengolahan       lebih lanjut.

                  c.  Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

                 d.  Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk

                  e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

                   f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

         1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

         2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

     3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   pengarahan.

       g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).

            2.     Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

                    Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan                           langkah-langkah sebagai berikut:

                    a. Pembuatan konsep surat

                       Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

                    b. Pengetikan

     Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat(Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

                   c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

    Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

  Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

  Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai   berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.

            Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur

pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :

            1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

            Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.

a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat  pribadi dapat dibedakanmenjadi :

1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat   instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.

2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.

b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :

1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.

c. Surat rahasia

                  Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menyortir atau memisahkan

b. Membuka surat

 c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat

 d. Membaca dan memberi catatan

  e. Menyampaikan surat kepada pimpinan

   f. Membagikan surat.

2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar

Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:

a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan      tidak langsung.

b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.

c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).

d. Mengetik konsep surat.

e. Mengetik surat dalam bentuk akhir

f. Meminta tanda tangan pada pimpinan

g. Mengecek surat yang akan dikirim

h. Mendistribudikan surat.

D. MENGARSIP SURAT (Filling)

            Filing menurut Basir Barthos ( 2005  :  43 ) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukankembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :

a.       Sistem Abjad

        Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkanatas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

b.    Sistem Pokok Soal ( Subyek )

 Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat ( pokok soal isi     surat ).

c.     Sistem Tanggal (Kronologis )

Sistem tanggal  ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.

d.     Sistem Nomor ( numeric filling )

Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.

e.      Sistem Wilayah

Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah  adalah penimpanan yang dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.

http://tiayustianawati.blogspot.com/2013/05/pengelolaan-surat-masuk-dan-surat-keluar.html

BAB II

DASAR TEORI

2.1. PENGERTIAN SURAT

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan

pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari

pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama

sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah

organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-

informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,

pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

2.2. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk

mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak

yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan

dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat

ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu

korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan

surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau

tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat

dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja

perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja

sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan

dengan surat apalagi dalam sebuah organisasi, instansi

atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu

memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :

1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.

2. Penulisan steno dan pengetikannya.

3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.

4. Pengiriman surat.

5. Pengarsipan.

6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik,

konseptor, ahli membuat surat dan sebagainya.

Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah

organisasi mempunyai kaitan dengan bidang-bidang kegiatan

perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan

perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep

surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga

memperbaiki surat.

2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat

yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap

untuk dikirimkan.

3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani

surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya

dengan prosedur yang efektif dan efisien.

4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan

kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat

setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran

lainnya, merupakan tugas-tugas pokok organisasi,

korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan

staff atau servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat

hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan

demikian yang perlu mengerti surat adalah :

1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi

swasta, maupun instansi pemerintah maupun perusahaan.

2. Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam

pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang dikirimkan

keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu

dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya

masing-masing.

3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal

surat-surat tertentu, karena sesuatu alasan terpaksa

membuat surat sendiri.

Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :

1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai

bahasa dan memeriksa konsep-konsep surat.

2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.

3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat

maupun sekretaris organisasi atau unit organisasi.

4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya,

terutama menguasai bentuk-bentuk surat.

2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang

atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga

penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,

diantaranya :

1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak

lain.

2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima

atau pihak yang dikirim tentang informasi yang

disampaikan tersebut.

3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang

diterima jelas dan tidak salah tanggap.

Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari

pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut :

1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau

masalah yang ditulis.

2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan

keputusan-keputusan dari pengirim.

3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih

lanjut.

4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada

pengirim.

5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.

6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan

pengirim.

7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi

relasi kita.

2.2.2. FUNGSI SURAT

1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari

organisasi.

Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari

organisasi atau instansi ataupun perusahaan misalnya :

perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis

surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual

atau seorang pelamar kerja, cukup dengan melayangkan

sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah perusahaan

atau instansi.

Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa

yang ingin disampaikan pemesan barang atau pelamar

kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah

dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima

surat memberikan jawaban atau balasan sesuai dengan

yang dikehendaki pengirim.

2. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat

yang telah diterima harus disimpan atau diarsipkan

pada arsip surat yang diterima, sehingga bila

diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan

surat dapat dicari dan dibaca kembali.

3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang

telah diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembangan-

perkembangan masa lalu. Contoh neraca perusahaan dapat

menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi

Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya.

4. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp,

dan sebagainya.

5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan

sesuatu, contoh surat keputusan, surat intruksi, surat

perintah dan sebagainya.

6. Surat sebagai media komunikasi.

Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu

mempunyai tujuan, untuk mencapai tujuan tersebut

organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara

sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak

luar. Sedangkan untuk melaksanakan kerjasam harus ada

komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan

lisan maupun tulisan, ataupun dengan syarat-syarat,

gambar-gambar yang dipancarkan pesawat televisi,

radio, telegram dan sebagainya.

7. Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat

surat ataupun orang-orang yang terkait dapat

membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang

memintanya, karena dalam surat telah diperinci dengan

jelas setiap permasalahannya. Contohnya surat

perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.

8. Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat

merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting

dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan

ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari

mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak,

menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.

Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap

kegiatan dan setiap pekerjaan.

9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.

Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya

perusahaan, atau organisasi, bila organisasi atau

perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan

surat-surat berarti perusahaan atau organisasi

tersebut maju, karena sering dan selalu mengadakan

komunikasi secara terus menerus.

Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini

tetap saja tujuannya untuk menyampaikan informasi-

informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam

menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-

gangguan, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun

gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar

belakang antara pengirim dengan penerima informasi.

Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka

akibatnya terhadap proses komunikasi dapat berupa :

1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau

terlambat datang ditempat tujuan.

2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak

penerima.

3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah

mengambil keputusan.

4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana

mestinya.

Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat

dianggap efektif, bila informasi yang diasampaikan,

sampai kepada tujuan yang diketahui.

http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.com/

Tuesday, November 2, 2010

Pentingnya Surat-menyurat

18:49 AriFieNs

Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksiberkomunikasi dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Suratmenyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan denganinteraksi tulis. Dengan demikian kegiatan surat menyurat mempunyaiperanan sebagai alat berkomunikasi tertulis yang dirasakan semakinpenting dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Hal ini karenabanyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secaraefektif dan efisien melalui komunikasi tertulis. Demikian pula bagiinstansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatansurat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yangpenting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta,maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatukerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapatkeuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara

mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukansurat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tigakompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatanini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasayang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengansifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itupenulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat.Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlakupada penulisan surat, termasuk di dalamnya penggunaan Ejaan YangDisempurnakan (EYD). Kegiatan surat menyurat sebagai salah satusarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebabberkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkanmanusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksudadalah sebagai berikut:

1.      Biaya relatif murah2.      Tidak terikat waktu dan tempat3.      Jangkaunnya lebih luas4.      Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti5.      Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya6.      Pesan dapat dibaca berulang-ulang

Oleh karena kemudahna itulah pada akhirnya surat menyuratmerupakan kegiatan yang penting dalam berkomunikasi. Namunkenyataanya, berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemuikesulitan oleh pemakainya, terutama dalam penggunaan atruan suratmenyurat yang umum, baik dari segi bahasa maupun bentuknya.Kesulitan yang ada pada umumnya diungkapkan oleh penulis suratdiantaranya dalam beberapa hal, yaitu:

1.      Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat2.      Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat3.      Bagaimana menggunakan EYD dalam surat4.      Bagaimana menggunakan kalimat efektif dalam surat;

Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebaiknya dalam menyusunsurat harus memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agartujuan yang diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapaisasaran. Tidak jarang surat yang dibuat seseorang atau instansitidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal ini mungkin salah satuakibat kurang tepat di dalam penyusunan bentuk dan bahasa suratsehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:

1.      Wawasan (schemata) tentang surat menyurat dan administrasi2.      Penguasaan bahasa tulis yang memadai3.      Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau

permasalahan yang dibicarakan dalam surat4.      Adab sopan santun surat5.      Konten surat yang layak6.      Obyektivitas7.      Keefektifan kata

http://arifiens.blogspot.com/2010/11/pentingnya-surat-menyurat_01.html