Base de datos en Excel

21/5/2014 Base de datos en Excel - Excel Total

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Base de datos en Excel

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un

mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizadaen cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar informaciónsobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cualesestán compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específicode columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla seasemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnasy filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchaspersonas, como un repositorio de datos.

Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro deExcel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que enesta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una basede datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamentela información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crearun catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y lasórdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremospor crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño debases de datos.

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Paso 1: Identificar las tablas de la base dedatos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel seráidentificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Paranuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poneratención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en lossujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetosprincipales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre decada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá serdescriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de unelemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su códigoISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de lasiguiente manera:

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Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tudisposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunasempresas o negocios tendrán interés en capturar más información sobre susclientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que losmostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cadatabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de losregistros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llaveprimaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado porlo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un númeroconsecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular lainformación de las tablas a través de la relación que existe entre dos de suscampos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saberel título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN



de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer eltítulo.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden decompra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente enambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra basede datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos realespara identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisionesadecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener unoo más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendoel nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tablaque almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla através de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:



De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores ytambién se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Paraseguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de unaorden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente hacomprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problemacon estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible yaque esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Ademáspara cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente yTipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicionalque almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:



Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hechotomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño paraminimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de granimportancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestrodiseño final queda de la siguiente manera:



Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearlafácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios deutilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automáticode nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cadatabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos yaque si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás quemoverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y sesobrepongan entre sí.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer losdatos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar lainformación de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por

http://exceltotal.com/tablas-en-excel/



ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientescontiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer elEmail del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones deExcel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel,puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tablaOrdenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta últimatabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha porel cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es elmostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información delas diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando lafunción BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya queambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el librode trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes definalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantessobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco

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sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse másrápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creaciónde un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde ladécada de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión debases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el

almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a lainformación y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solopueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel comoSQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver lainformación solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contactodirecto con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base dedatos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera basede datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido comoSQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambienteempresarial.

Excel no es un DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel paraalmacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de basesde datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación delos datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en laaplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestrosdatos son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca engran manera.No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para

http://www.microsoft.com/es-es/sqlserver/default.aspx



proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

Conclusión

La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos laherramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un

sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardarinformación útil.

Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de las desventajasde Excel te está causando dolores de cabeza con tu trabajo, entoncesconsidera fuertemente la opción de utilizar algún DBMS como Microsoft SQLServer o Access. Si las capacidades de Excel han sido hasta ahorasuficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en esteartículo para hacer uso de las mejores prácticas en el diseño y construcción debases de datos en Excel y hacer más eficiente el trabajo y organización dela información.

Por Moises Ortiz el 10 de abril del 2014.

52 pensamientos en “Base de datos en Excel”

Victor

Esta información es de suma importancia,y nos deja ver la gráncapacidad del informante, ¡¡mil gracias por compartirnos tuconocimiento!!

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ruben tacuri

muy buenos los programas

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José Antonio

Quería felicitar a la autora de este artículo porque de verdad quehace que uno quiera aprender más sobre esta herramienta. Unaexplicación muy amena y con ejemplo incluído. Yo trabajodiariamente con Excel pero gracias a esta página estoy empezandoa sacar todo el provecho posible. Muchas gracias.

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Aldo Lizárraga

Moisés! Como siempre excelente tus tutoriales! Gracias!

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Julio Alberto Fadini

Excelente trabajo Moisés, y disculpame la confianza, pero realmentebuena labor, desde ya gracias por tu esfuerzo

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mario

son de gran ayuda estos apuntes. gracias

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jose tomas amenabar

gracias por la información me es muy util

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miguel ángel

Excelente explicación, usted indica paso a paso el procedimiento,gracias por su aporte

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rodrigo guzman

Excelente información de bases de datos en Excel

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Edwin Rodriguez

Muy buena explicación. Gracias

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pedro334

Excelente articulo. Me gustaría ver como utilizar: Base de datos enacces, de DMBS a SQL Server y de aplicación a Excel.

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Nelson

muy bien, gracias!!

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ISMAEL CARMONA

excel-ente

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Jorge Aldana

Que tal mi estimado Moy, muy buena tus explicaciones, oye si mepuedes orientar con lo de base de datos en Access, además si noes mucho pedir con algunos consejos de graficas y tablasdinámicas. Saludos, y que Dios te bendiga mi estimado Moy. Todostus consejos me han servido de gran utilidad.

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Moisés Ortíz Autor

Hola Jorge, puedes leer un poco sobre Access en elsiguiente artículo:http://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/

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oswaldo ardila carreo

cordial saludo moisés, me gusta el tema de la base dedatos

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JUAN RAMON QUIROGA

COMO SIEMPRE, MUY VALIOSA LA INFORMACION QUE NOSPROPORCIONAS.SIN TEMOR A EQUIVOCARME, SE QUE MUCHAS PERSONAS





http://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/





QUE TENEMOS LA FORTUNA DE QUE NOS LLEGUE ESTAINFORMACIÓN, VAMOS A ESTAR ETERNAMENTEAGRADECIDOS CONTIGO.

MUCHAS FELICIDADES MOISES!!!

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Juan Barragán Garcia

hola. Moisés. buenos días, gracias por tus correos que son de granutilidad y aprendizaje.saludos y buen día, excelente fin de semana.

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sergio

super excelente aportación amigo, verdaderamente es sorprendenteque haya personas como usted, muy agradecido y que dios lobendiga, feliz dia

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Basilio Vallejos Campos

Moises felicitaciones por proporcionar esta informacion.

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LUIS ROMERO GONZALES

Gracias es una excelente herramienta para mi trabajo y comosiempre te felicito por brindarnos tus conocimientos.Atte.luis.

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Jorge Landa

Hasta ahora empiezo a conocer realmente las ventajas y bondadesde Excel, leyendo este artículo me parece bastante interesante y conuna excelente y clara explicación, deseo sacar máximo provecho.Gracias

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carlos









moises saludos ahora y tiempo atras he querido saber mas deprogramacion en excel me podrias recomendar alguna pagina olibro para ampliar dichos conocimentos y poder aplicarlos en lasactividades diariasgracias y pendientes

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Hola Carlos, puedes iniciar con una serie de artículo queescribí que son una introducción a las macros:http://exceltotal.com/introduccion-a-las-macros/

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Gabriel

Hola Moises, Gracias por tu aporte al conocimiento de Excel, heaprendido mucho con los ejemplos que amablemente compartes.Pudieras enviar el libro de trabajo de este articulo a mi correo?. Teagradecere infinitamente.

Saludos.

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Fernando Tena

Muchas gracias Moisés, está muy buena la entrada. Tengo unaduda, por ejemplo, en el caso de un libro que fuera de variosautores, existe forma de introducir las claves de esos autores en lamisma celda y que Excel reconozca los todos los registros de esosautores o es necesario hacer un registro que incluya a los distintosautores?

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Hola Fernando, no sería conveniente colocar todas lasclaves de autores en una misma celda, además eso seríauna mala práctica en el diseño de bases de datos. Larecomendación es crear una tabla adicional que relacionael libro con todos sus autores. Si tomamos el ejemplomostrado en este artículo sería una nueva tabla con lascolumnas ISBN y IDAutor y por cada autor de libro seinsertaría una fila.

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Jose Ignacio Villaseñor


http://exceltotal.com/introduccion-a-las-macros/







Moisés, es un excelente ejercicio para ampliar nuestrosconocimientos del Excel, muchas gracias por compartirlo.

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Mauricio Jiménez

Muchas gracias Maestro, es un gran aporte para el manejo de lainformación. Yo trabajo con una muy grande base de datos, ustedme ha dado muy buenas ideas para organizarla y poder obtenermejores beneficios.

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JESUS PULIDO

Mi estimado, que buenos tips nos enseña, es usted un experto, milgracias por toda su ayuda, esto es magnifico, ahondando un pocomas en este tema, ¿se pudiera también mostrar y en su casoimprimir listas de alguna consulta que se haga?, ¿algún reporte quese necesite?, sería fabuloso.Felicidades por tu ingenio y conocimiento.Saludos y gracias

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Hola Jesús, gracias por tu comentario. Si en algúnmomento necesitas imprimir una columna o toda una tablasería suficiente con seleccionar el rango y al momento deimprimir elegir la opción “Imprimir selección” o también laopción “Imprimir la tabla seleccionada”. Si necesitas crearun reporte que combine la información de dos (o mástablas) tendrás que crearlo utilizando fórmulas similares alas que muestro en el ejemplo.

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Javier Jacinto F.

Gracias por el aporte, es fenomenal.Generalmente yo acostumbro ingresar todos losdatos en una sola hoja, para luego utilizar tablasdinamicas y emitir informes y graficosrapidamente. ¿Se puede utilizar Tablasdinamicas con la informacion fuente distribuidaen varias hojas, tal y como lo has hecho en elejemplo?

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Hola Javier, para crear una tabladinámica será necesario consolidarlos datos en una sola hoja, pero eso lopuedes lograr fácilmente con MSQuery, te dejo un ejemplo:http://exceltotal.com/consolidar-datos-de-varios-libros-de-excel-con-ms-query/

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carlos cruz rivera

Agradezco que compartas tus conocimientos con todo mundo, enverdad son muy útiles toda la información que das, gracias.

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Ernesto

Gracias por compartir tus conocimientos!

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Hector Francovig

Excelente tutorial, claro, sencillo y de fácil interpretación.Es verdad en Excel hay infinidad de posibilidades de llevar basesde datos, y para el 80% de los usuario no habrá inconvenientes consu tamaño. Soporta miles de datos sin problemas.Trabajo con algunas bases hechas en Excel con decenas de milesde datos sin problema alguno. (Aclaro que con pocas o ningunasfórmulas, eso si lo lentificaría a la fuerza en grandes cantidades dedatos.)De todas maneras Excel debe ser el producto más noble de la suiteOffice sin dudas.Felicitaciones Moisés por este tutorial.Saludos!Héctor

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Junior

Muy bien, esto es lo que se debe hacer, cada vez que trabajamos enexcelGracias

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http://exceltotal.com/consolidar-datos-de-varios-libros-de-excel-con-ms-query/








RUTH

MUCHAS GRACIAS, EXCELENTE APORTE COMO SIEMPRE.SALUDOS.

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Victor Manuel Jimenez Urbina

buenos días Moisés felicidades esta excelente el articulo comosiempre todo lo que nos proporcionas muy útil gracias saludos

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ROBEN DARIO JIMENEZ

BUENÍSIMO ESTE TEMA, GRACIAS MOISÉS.

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NUBIA CARREÑO PORRAS

GRACIAS POR SUS MARAVILLOSAS ENSEÑANZAS QUE NOSFACILITA LA VIDA.

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henry Chavez

Buen aporte,,, la verdad era lo que necesitaba para realizar untrabajo….seguimos en contacto.

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MIGUEL

Muy buen articulo, como siempre la ayuda que nos aportas esexcelente

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Victor Hugo

muy buen articulo, felicidades

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JACKIE MARCOS

excelente informacion. muchas gracias estimado amigo

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RAFAEL SARMIENTO

Me encanta excel por su verstilidad y múltiples usos. Me alegromucho de haber encontrado un tutor como tú Moisés. Creo quemiles de personas te estamos inmensamente agradecidos por tusvaliosos comentarios a nivel de capacitaciones. Muchas gracias yespero no se canse de enviarnos extas explicaciones de EXCELTOTAL

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Juan de Dios

Gracias por su aporte excelente la informacion saludos Moises

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JESUS

Gracias por la información de bases de datos en Excel, nos es degran utilidad.

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Mario Torres

Como siempre, excelente aportación, gracias.

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alcides

Hola Moises.tengo una pregunta con respeto a las bases de datos,yo manejo unabase de datos que todos los días se esta creciendo y la verdad hetenido problemas por los datos repetidos de usuarios.es posible amarrar una base de datos a una agenda de citas diaria.puedo utilizar mi base de datos como función buscarv.te agradezco por tu ayuda.

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Moises Ortiz Autor









Hola alcides, la verdad no me queda muy clara tu dudarespecto a “amarrar una base datos a una agenda decitas diaria”. Lo que puedo recomendarte en cuanto a losdatos repetidos es utilizar el comando Quitar duplicadospara eliminar dichas filas repetidas. Consulta el siguienteartículo para saber más sobre este procedimiento:http://exceltotal.com/eliminar-filas-duplicadas-de-una-tabla/

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Percy Cansaya

Gracias, muy buena información sobre bases de datos en Excel.

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