Asistensi EA

Oleh

Kelompok 5

Ilham Aminuddin (1110962002)

Deffryjun Tamin (1110962012)

Restiana Dewi (1110962016)

Pratiwinindya (1110962031)

Nisa Dwi Angresti (1110963014)

Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Andalas

Padang

2013

Asistensi I

Enterprise Resources Planning  (ERP)

I. Pengertian ERP

Resources Planning atau Perencanaan Sumber Daya

Perusahaan adalah sebuah sistem informasi yang

digunakan perusahaan barang atau jasa yang berguna

untuk mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan

seperti proses produksi, proses operasional, dan proses

distribusi dari produk ataupun jasa dari perusahaan

tersebut. ERP digunakan untuk mengelola seluruh

aktivitas perusahaan termasuk keuangan, produksi,

marketing, supply chain, dan logistics.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah

integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan

berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical

database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi

informasi dan berkomunikasi.

ERP merupakan software yang ada dalam

organisasi/perusahaan untuk:

– Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui

enterprise

– Menghasilkan informasi yang real-time

– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan

perencanaan

II. Konsep Dasar ERP

Gambar 1. Konsep Dasar ERP

Sistem ERP dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Front-Office

Front-Office mendukung fungsi bisnis sebagai perpanjangan

hasil produksi untuk pelanggan organisasi. Front-Office

meliputi Customer, Sales & Distribution, dan Service Application.

• Customer (pelanggan)

Pelanggan merupakan tujuan utama dari sebuah perusahaan

agar mendapatkan laba yang sebesar-besarnya. Fungsi

customer untuk mengoptimalkan tujuan produksi.

• Sales & Distribution (pemasaran & pendistribusian)

Sales and distiribution berfungsi untuk memasarkan dan

mendistribusikan barang dan jasa hasil produksi. Bagian

ini memasarkan dan merencanakan penambahan cabang

pemasaran. Bagian mempunyai database tersendiri karena

berhubungan dengan stock barang keluar, berapa unit yang

di kirim ke bagian pemasaran, dan perencanaan

pemasaran. Database tersebut akan dikumpulkan dalam

central database yang terdapat di dalam perusahaan.

• Service Application (layanan konsumen)

Yaitu customer service yang melayani konsumen. Perusahaan

mengadakan fungsi layanan konsumen yang bertujuan untuk

menjaga kepercayaan konsumen terhadap suatu produk.

Bagian ini mempunyai database sendiri yang berisi saran

& kritik untuk lebih mengembangkan mutu dari sebuah

perusahaan.

2. Central Office & Database

Merupakan tempat seluruh data di kumpulkan. Dari

beberapa database sub-fungsi di kumpulkan untuk diolah

menjadi sebuah informasi. Bagian ini dkelola oleh

Human resource management. Human resource management

berfungsi mengatur dan merencanakan semua yang

berkaitan dengan sumber daya manusia. Human resource

management juga berfungsi menginput data dan

mengolahnya menjadi sebuah informasi (coorporate report).

3. Back Office

Sistem informasi back-office mendukung operasi bisnis

internal sebuah organisasi, serta menjangkau pemasok

(bahan, peralatan, perlengkapan, dan jasa).

Back Office meliputi fungsi financial, manufacture, dan

inventory.

• Fungsi Financial (keuangan)

Fungsi Financial adalah yang mengatur keuangan

perusahaan. Bagian ini meliputi perencanaan pembelian

bahan baku produksi, upah SDM, hingga perawatan

manufacture. Fungsi ini memiliki database sendiri karena

berkaitan dengan data yang bertipe accounting.

• Manufacture

Aplikasi yang mengelola semua produksi termasuk bahan,

peralatan, perlengkapan, dan jasa.

• Inventory

Aplikasi yang mengelola semua persediaan produksi yang

berada di gudang.

III. Evolusi Sistem ERP

Gambar 2. Evolusi Sistem ERP

a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep

perencanaan kebutuhan material

b. Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya

terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu

penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana

yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan

c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang

ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan

dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi

analisis dari kebutuhan yang diperlukan

d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan

pada beberapa proses bisnis di antaranya integrasi

keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas

fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan

dilakukan secara mudah

e. Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan

tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP

sebelumnya karena ditambah dengan fitur sales and

marketing dan customer support.

IV. Keuntungan atau manfaat ERP

Integrasi data keuangan. Dengan sistem ERP ini

segala proses yang berhubungan dengan finansial

perusahaan dapat terintegrasi dengan sangat baik.

Sehingga akan sangat mempermudah pengelolaan dan

pengendalian dalam hal keuangan.

Integrasi dan standarisasi proses operasional.

Dengan adanya standarisasi dalam proses

operasional maka diharapkan akan mengurangi

kesalahan oleh manusia dan mengurangi

ketidakefisienan, sehingga mampu meningkatkan

produktivitas dan meningkatkan kualitas barang

maupun jasa yang dijual oleh perusahaan.

Integrasi atau standarisasi data dan informasi.

Dengan melakukan standarisasi dalam hal penerimaan

dan penyebaran informasi maka diharapkan akan

mengurangi kesalahpahaman di antara manusia maupun

unit departemen dalam satu perusahaan.

V. Kelemahan ERP

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

Maksudnya adalah sumber daya manusia yang

menguasai ERP ini masih sangat minim. Bukan tidak

ada namun terkadang SDM tidak disiapkan untuk

menerima system yang baru.

Sistem ERP sangat mahal

Memang banyak opensource untuk ERP yang

beredar di internet dan dapat digunakan secara

gratis, namun sistemnya dikatakan mahal saat

proses implementasiannya ke perusahaan, dan

dibutuhkan waktu serta tenaga manusia yang ahli

di bidang ini. Anggaran untuk semua proses itulah

yang mahal.

Perekayasaan kembali proses bisnis untuk

menyesuaikan dengan standar industri yang telah

dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan

hilangnya keuntungan kompetitif

ERP sering terlihat terlalu sulit untuk

beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis

tertentu dalam beberapa organisasi

Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan

dengan kebutuhan dari pelanggan. Apabila sebuah

perusahaan hanya berskala menengah, dengan jumlah

pelanggan yang masih sedikit, maka menggunakan

sebuah sistem ERP akan menjadi tidak efektif dan

efisien karena kebutuhan perusahaan tidak

sebanding dengan hasil dari sistem ERP.

Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat,

contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini

dapat meningkatkan risiko kehilangan informasi

sensitif, jika terdapat pembobolan sistem

keamanan

Referensi:

http://mfile.narotama.ac.id/files/Zakki%20Falani/Study

%20STTS%20all%20smt/ENTERPRISE%20RESOURCE%20PLANNING

%20(ERP).pdf

http://www.scribd.com/mobile/doc/136875396

Bentley, Whitten. 2015. E-book Systems Analysis & Design

Methods Ed 7.

Asistensi II

Openbravo

1. Definisi Openbravo

Openbravo merupakan sebuah software ERP yang

berbasiskan web dan bersifat open source, dan merupakan

sistem pengelolaan informasi untuk otomatisasi dari

proses operasi. Openbravo juga menyediakan kode

sumbernya untuk publik berdasarkan lisensi Openbravo

Public License. Software ini menggunakan bahasa pemrograman

java yakni J2EE (Java 2 Enterprise Edition).

Openbravo menggunakan framework hibernate. Hibernate

merupakan salah satu framework yang bersifat open source

untuk Object Relational Mapping (ORM) yang paling populer.

ORM merupakan sebuah teknik pemrograman yang memetakan

sebuah objek dengan database. ORM ini akan menjembatani

antara objek yang didefinisikan dalam kode program

dengan database, bagaimana objek disimpan, diambil, dan

dihapus. Dengan menggunakan ORM, programmer dibantu

untuk melakukan aksi-aksi yang diperlukan terkait

komunikasi objek ketika program dijalankan dengan

database seperti menyimpan objek, mengambil data objek

dari database kemudian ditampilkan, menghapus objek,

dan mengubah objek. Hibernate menyediakan servis query ke

database dalam bentuk objek atau relasional yang lebih

baik. Dalam pembuatan classnya kita tetap menggunakan

kaidah OOP lainnya seperti association, inheritance,

dan polymorphism. Hibernate juga menyediakan fitur SQL

extension (HQL) dengan fungsi yang sama dengan SQL

menggunakan kriteria suatu objek.

Openbravo menggunakan server aplikasi Apache Ant dan

Apache Tomcat dan didukung database PostgreSQL dan Oracle.

Dengan menggunakan Openbravo ERP, perusahaan dapat

mengotomatiskan dan mencatat hampir semua proses bisnis

yang umum. Proses bisnis ini meliputi: Penjualan,

Pengadaan, Produksi, Proyek, dan Keuangan. Selain itu

juga terdapat beberapa plug-in, baik yang open source

maupun yang komersil. Openbravo ERP versi berbayar

menawarkan plug-in plug-in tambahan jika dibandingkan

Community Edition yang gratis (misalnya: integrated

administration tools, non-technical tool untuk update

and upgrade, hak akses ke Openbravo Exchange dan sebuah

Service Level Agreement). Openbravo juga dapat

mengeluarkan report dalam bentuk PDF dan Microsoft

Excel.

2. Karakeristik Openbravo

Berjalan di hampir seluruh platform seperti Unix,

Linux, Microsoft Windows, Sun, Solaris.

Karakter dari Openbravo ERP adalah halaman web

berwarna hijau, yang memilki berbagai menu di

dalam web browser di PC.

Gambar 1. Tampilan Openbravo

Menjalankannya dapat dengan aplikasi Client-Server,

Server-Web.

Sangat aman karena menggunakan aturan keamanan

yang sangat ketat.

Modular yaitu dapat membongkar pasang modul-modul

yang ingin ditambahkan ke dalam aplikasi dengan

sangat mudah.

Tidak terikat dengan satu database khusus. Dapat

menggunakan database apapun yang sesuai dengan

kebutuhan dan anggaran Perusahaan. Sebagai contoh

: Bagi Small/Medium Enterprise pada awalnya dapat

menggunakan postgreSql, yang merupakan database open

source/terbuka dan mudah untuk berpindah

menggunakan Oracle Database sejalan dengan kemajuan

Perusahaan.

3. Keunggulan dan Kelemahan OpenBravo

3.1Keunggulan Open Bravo

Mendukung penggunaan layar sentuh. Aplikasi

openbravo sangat cocok digunakan bagi pengguna

yang menggunakan touchscreen.

Memiliki banyak fitur seperti Procurement

Management untuk mengatur supply kebutuhan barang.

Membantu user dan pelanggan dengan mudah

peningkatan produktivitas karyawan karena

kemudahan penggunaan, Openbravo memiliki tampilan

menu yang sangat teratur sehingga mudah diingat

dan dilihat.

Merampingkan proses bisnis yang rumit menjadi

lebih cepat dan lebih efektif.

Berbasis web yang sangat membantu administrator

dalam mendistribusikan sistem openbravo ini.

Opensource sehingga dapat bertukar informasi di

dalam community untuk problem yang di hadapi, dan

dapat di customize sesuai dengan kebutuhan

Integrated System. Sudah mengintegrasikan banyak

fitur umum yang telah digunakan dalam bisnis.

3.2 Kelemahan Openbravo :

o Masih dalam tahap pengembangan sehingga

menyebabkan aplikasi ini hanya sebatas

menghubungkan atau mengintegrasikan setiap divisi

yang ada pada suatu perusahaan.

4. Fitur-fitur Openbravo

Gambar 2. Platform Openbravo ERP

Fitur-fitur yang telah di implementasikan dalam

Openbravo:

a. Procurement Management

Fungsi ini mengatur supply kebutuhan barang, mulai

dari permintaan, pembelian, penerimaan barang,

hingga pembayaran. Juga sudah tersedia format-

format laporan yang dibutuhkan.

b. Warehouse Management

Fungsi ini sudah terintegrasi dengan fungsi lain

seperti procurement management. Di dalam fungsi ini

lebih dikhususkan untuk mengelola barang/item-item

seperti : penerimaan barang, pengiriman barang,

physical inventory, inventory valuation, item tracking, dan

perpindahan barang (good movement)

c. Production Management

Fungsi ini menawarkan management pembuatan produk

yang dapat terdiri dari beberapa komponen

(management produksi). Atau hasil dari proses

produksi yang lebih kompleks. Yang membantu dalam

menyusun perencanaan produksi mau pun proses

produksi itu sendiri

d. Sales Management

Modul ini menawarkan optimalisasi proses

penjualan. Mulai dari penawaran, hingga

penelusuran dokumen pembayaran. Dalam hal ini

meliputi : proposal penawaran, sales order,

pengiriman barang, hingga tagihan yang dapat di

generate otomatis dari sistem.

e. Project & Service Management :

o Project Management merujuk ke management dalam

sebuah project seperti, daftar pekerjaan dan

biaya

o Service Management merujuk kepada expense sheet

(biaya) yang dapat dihubungkan dengan project itu

sendiri, karyawan, customer

f. Customer Relationship Management :

terdapat modul CRM yang dapat membantu untuk me-

maintain customer yang sudah pernah melakukan

transaksi terdahulu di dalam proses bisnis.

Informasi-informasi yang ada bisa berupa : tanggal

penjualan terakhir, product yang di jual.

g. Financial Management :

Fitur ini yang juga tidak kalah penting, yang

meliputi accounting, penerimaan pembayaran, dan

melakukan pembayaran keluar, serta fixed Asset

(aktiva tetap)

h. Master Data Management :

Meliputi jenis product, dan business partner (karyawan

dan customer).

Fitur ini digunakan

untuk mengatur dan memusatkan dalam satu

repository data kunci dari organisasi. MDM memiliki

repository data seperti menghindari duplikasi data,

menyediakan cara yang unik data coding, dan

merupakan aspek kunci untuk menjamin koherensi dan

pelacakan proses.

Beberapa kunci konsep master data management:

Mitra Bisnis yaitu pihak ketiga yang dapat

menjadi organisasi atau seseorang di mana

perusahaan memiliki kepentingan bisnis di atau

dengan hubungan bisnis. Seorang mitra bisnis

dapat menjadi pelanggan, pemasok, kreditur atau

pegawai.  Seorang mitra bisnis dapat memiliki

peran yang berbeda untuk sebuah

perusahaan. Para mitra bisnis yang sama dapat

menjadi vendor serta pelanggan.

Mitra Usaha Kategori yaitu kelompok "Mitra

Bisnis".  Kategori bisnis Beberapa Partner

dapat dibuat, sesuai dengan kebutuhan

perusahaan

Term Pembayaran yaitu periode yang

diperbolehkan untuk membayar jumlah yang jatuh

tempo. Seorang penjual dapat menuntut cash on

delivery atau periode pembayaran ditangguhkan

dari 30 hari atau lebih.

Cara Pembayaran yaitu bentuk pembayaran yang

dapat diterima. Penjual mungkin menuntut harus

dibayar secara tunai, atau dengan cek atau

promissory note.

Diskon yaitu pengurangan dari jumlah total

faktur. Diskon juga dapat diterapkan hanya

untuk garis / beberapa jumlah baris faktur.

Diskon dapat dibuat dalam lanjutan dari

penjualan atau setelah mendapatkan volume

tertentu dari penjualan.

Produk yaitu yang baik membeli atau diproduksi

atau sumber daya atau jasa yang ditawarkan.

Kategori Produk yaitu sekelompok Produk.

Unit Ukur yaitu satuan ukuran yang merupakan

unit standar atau kombinasi dari unit yang akan

digunakan di samping kuantitas produk. Misalnya

liter, unit, kg.

Atribut yaitu suatu fitur dari produk seperti

warna, ukuran, kemasan

Atribut Set yaitu pengelompokan fitur dari

produk dalam satu set, sehingga beberapa

atribut dapat digunakan untuk produk. Sebuah

set atribut mungkin juga didefinisikan untuk

memasukkan "Serial Number" dan "Nomor Lot"

sebagai fitur produk tambahan. "Lot dan Nomor

Serial" adalah fitur produk utama yang

digunakan untuk tujuan pelacakan produk.

Lot Nomor yaitu nomor unik yang diberikan untuk

jumlah tertentu atau banyak produk / item.

Serial Number yaitu nomor unik yang diberikan

untuk setiap unit produk / item.

Daftar Harga Net yaitu sebuah indikasi harga

untuk produk, yang digunakan untuk menentukan

harga satuan bersih dengan menerapkan diskon

Satuan Net Harga yaitu harga per unit yang

digunakan untuk produk pesanan dan faktur

Daftar Harga Schema yaitu template yang

digunakan untuk secara otomatis mengisi versi

baru dari daftar harga

Daftar Harga yaitu daftar produk dan harga yang

Versi Daftar Harga merupakan versi yang berbeda

dari daftar harga diciptakan untuk membuat

perbedaan yang jelas harga berdasarkan garis

waktu atau acara khusus.  Dengan penciptaan

versi yang berbeda dengan data historis tetap

tersedia untuk versi sebelumnya

Daftar Kepustakaan

Afriniati. dkk. 2012. “Laporan Enterprise Application:Openbravo”. Padang: Universitas Andalas.

Isnaeni, Lita Aprilia. TT. “Perancangan Sistem EnterpriseResource Planning (ERP) Menggunakan Openbravo ModulSales Management Sub Modul Sales Order Pada PTABC”.http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/graduate/computer-science/2008/Artikel_11104011.pdf . Diakses tanggal 26 Oktober 2013.

Fahmi, M. Hanif. TT. “Pelokalan dan KustomisasiAplikasi ERP Open Source Openbravo ERP untukImplementasi pada UKM Furniture”.http://lkppm.pradnya.ac.id/wp-content/uploads/2013/02/jurnal-M.-Hanif-Fahmi-156-175-no5.pdf . Diakeses tanggal 26 Oktober 2013.

http://www.wirabumisoftware.com/. “Wirabumi OpenbravoIndonesia”. Diakses tanggal 5 November 2013.

http://www.saranainformasi.com . “S oftware ERP O pen S ource ” . Diakses 13 November 2013.

http://id.shvoong.com/exact-sciences/engineering.

“Hibernate Framework”

Asistensi III

Instalasi Openbravo

Langkah-langkah instalasi Openbravo adalah sebagai

berikut:

1. Pertama, pastikan “Vmware” sudah terinstal untuk

menjalankan Openbravo yang akan digunakan dalam

virtual machine. Selain itu, kita harus terkoneksi

ke salah satu jaringan agar Openbravo yang

digunakan mendapatkan ip yang akan diakses.

2. Setelah itu, siapkan file yang akan digunakan.File

yang akan digunakan yaitu “openbravo-3.0MP28.1-

vmware-i386”.

Gambar 1. File Openbravo yang Digunakan

3. Kemuadian jalankan “Vmware” tersebut untuk

menggunakan “Openbravo”

Gambar 2. VMware yang Sudah Terinstal

4. Kemudian akan muncul tampilan berikut ini, pilih

“Open a Virtual Machine” kemudian pilih file yang

telah disediakan.

Gambar 3 Open a Virtual Machine

5. Pilih file yang akan digunakan

Gambar 4. Openbravo yang Dipilih

6. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar

dibawah ini dan pilih “Play virtual machine”

untuk menjalankan virtual machine.

Gambar 5. Play Virtual Machine

7. Tunggu proses instalasi sampai sampai selesai di

“Vmware”.

Gambar 6. Proses Instalasi Openbravo pada VMware

8. Setelah proses instalasi selesai, maka program

akan meminta login untuk digunakan, isikan

openbravountuk login dan password nya. Maka

openbravo sudah siap digunakan.

Gambar 7. IP dan Login Openbarvo

9. Untuk menggunakan Openbravo kita menggunakan

browser dan kemudian akses ke ip yang telah

didapat oleh server openbravo tadi. Kemudian

isikan username-nya Openbravo dan password-nya

openbravo.

Gambar 8. Tampilan Awal Openbravo

10.Maka akan mucul tampilan awal seperti gambar

berikut. Untuk menganti rolenya menjadi

administrator pilih tab Openbravo.Tujuan mengganti

role-nya adalah untuk menjadikan kita sebagai

admin dari system Openbravo.

Gambar 9. Mengganti Role

11.Maka openbravo sudah siap untuk digunakan dalam

organisasi untuk kepentingan enterprise

Gambar 10. Openbravo Siap Digunakan

12.Untuk memulai memakai Openbravo, maka setiap

pengguna harus mendaftar sebagai Client, dengan

cara Buka General Setup, Client, Initial Client

Setup,  Initial Client Setup, dan isi data-data

untuk client

Gambar 11. Pendaftaran Client

13.Setelah mendaftar sebagai Client, maka kita harus

membuat organisasi /perusahaan yang akan

menggunakan Openbravo untuk mengelola proses

bisnisnya, dengan cara:

Login dengan username client yang dibuat.

Buka General Setup, Enterprise Modul, Initial

Organization Setup, Initial Organization Setup .

Gambar 12. Membuat Organisasi