Aplikasi Microsoft Office 2013 untuk Administrasi Perkantoran

APLIKASI

MICROSOFT OFFICE 2013

UNTUK ADMINISTRASI

PERKANTORAN Materi Pelatihan bagi Tenaga Kependidikan

Di Lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi

Universitas Padjadjaran

RINGKASAN Pada Pelatihan 1 dijelaskan langkah-langkah

membuat surat dan amplop melalui Mail Merge yang

terdapat di dalam Ms.Word 2013, serta bagaimana

menghitung nilai skripsi mahasiswa melalui

Ms.Excel 2013.

Oleh : Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 197606252000122001

Jatinangor, 2-3 Mei 2014

Dosen Universitas Padjadjaran

Fakultas Ilmu Komunikasi

Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan

Pelatihan Aplikasi Microsoft Office untuk Administrasi Perkantoran bagi Tenaga Kependidikan di Lingkungan Fikom Unpad

Disampaikan Oleh Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. Jatinangor, 2-3 Mei 2014

1

Pengantar

Microsoft Office mendukung berbagai macam pekerjaan yang diperlukan dalam tugas

administrasi perkantoran. Salah satu yang paling sering dilakukan di dalam tugas administrasi

perkantoran adalah surat menyurat. Microsoft Word 2013 memiliki menu untuk membuat surat, pesan

email, amplop, label/sertifikat dan direktori secara masal melalui Mail Merge. Pada pelatihan kali ini,

dipelajari langkah-langkah membuat surat dan amplop surat melalui Mail Merge tersebut.

Selain membuat surat, di perguruan tinggi, tenaga kependidikan juga dituntut dapat merekap

nilai, antara lain nilai sidang skripsi mahasiswa. Oleh karena itu pada bagian selanjutnya, dipelajari

langkah-langkah menghitung nilai skripsi mahasiswa melalui Microsoft Excel 2013.

I. Langkah-langkah Membuat Surat Melalui Mail Merge pada Microsoft Word 2013

1. Buka Program Microsoft Excel.

2. Entri Nama, Alamat dan atau NIP Penerima Surat melalui Microsoft Excel.

3. Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa header table yang ada di dalam cell (kolom) adalah

nama field.

4. Setelah selsai mengentri field-field tersebut, simpan file dengan cara :

a. Klik File

b. Klik Save As

c. Pilih Folder penyimpanan, misalnya di “My Document”

d. Beri Nama File, misalnya “Dosen DIIP”

e. Klik Save

5. Tutup jendela Ms. Excel.

Header Table = Field



2

6. Buka Program Microsoft Word

7. Klik Blank Document

8. Klik MAILINGS pada menu utama

9. Klik Start Mail Merge kemuadian Klik Step by Step Mail Merge Wizard

10. Pada jendela dialog, pilih Letters

Klik Blank Document

1. Klik MAILINGSai

skripsi tersebut

gunakan rumus

berikut ini :

=AVERAGE(Tot

al Kolom1: Total

Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan

Rumus tersebut, diperoleh

nilai terbesar adalah 2,85.

Klik Start Mail Merge

Kemudian Klik Step-byStep Mail

Merge Wizard

Klik Letters



3

11. Klik Next: Starting document pada bagian bawah jendela dialog.

12. Klik Next: Select recipients (memilih penerima surat) pada bagian bawah jendela dialog.

13. Klik Browse (mencari/menelusur) pada jendela dialog

14. Akan tampil kotak dialog untuk membuka file. Pilih folder tempat file penerima surat, misalnya

pada “My Document” kemudian pilih nama filenya, misalnya “Dosen DIIP”, kemudian klik

Open.

15. Akan tampil :

16. Kemudian tampil :

Klik OK

Pilih Penerima Surat

Kemudian Klik OK

Klik Next: Starting Document

Klik Next: Select recipients

Klik Browse



4

17. Selanjutnya Klik Next: Write your letter pada kotak dialog bagian bawah.

18. Mulailah menulis surat. Misalnya :

Kepada Yth. (kemudian klik Insert Merge Field dan pilih Nama)

Akan tampak di monitor : Kepada Yth.«Nama»

Kemudian enter, klik lagi Insert Merge Field dan pilih “Program Studi”, enter

Tulis “Di” kemudian enter dan klik Insert Merge Field dan pilih “Fakultas”.

Akan tampak di monitor :

Kepada Yth.«Nama»

«Program_Studi»

Di

«Fakultas»

Tulis surat yang diperlukan hingga selsai.

19. Setelah surat selsai ditulis, klik Next: Preview your letters pada kotak dialog bagian bawah.

Klik Next: Write your letter

Klik Insert Merge Field

Kemudian Pilih Nama

Klik Next: Preview your letters

Jatinangor, 2-3 Mei 2014



5

20. Akan terlihat hasil dari surat yang telah dibuat, seperti :

21. Selanjutnya klik Next: Complete the merge pada jendela dialog bagian bawah.

22. Untuk mencari nama atau alamat penerima setelah meng-klik Find Recipient , tulis nama atau

program studi yang dicari pada kotak dialog berikut :

23. Selanjutnya kita dapat mencetak (print) surat yang sudah dibuat dengan klik “Print” pada

jendela dialog dan memilih apakah surat akan dicetak semuanya atau hanya sebagian saja,

seperti terlihat pada kotak dialog berikut :

24. Simpan surat tersebut dengan meng-klik File Save As Pilih forlder penyimpanan, missal

“My Document” Beri nama file, missal “Undangan Rapat Prodi 2 Mei 2014” Klik Save.

Klik All untuk mencetak surat untuk semua penerima.

Klik Current Record untuk mencetak surat yang telihat di monitor.

Masukkan nomor record untuk mencetak surat sebagian.

Atau Klik Find Recipient untuk mencari nama atau alamat penerima.

Nama dan alamat penerima terlihat

Klik Next: Complete the Merge

Klik panah disini untuk melihat

urutan penerima surat.

Tulis Nama, Program Studi,

Fakultas atau NIP yang dicari, klik

pada filed yang diperlukan.

Kemudian Klik OK



6

II. Langkah-langkah Mencetak Amplop Surat Melalui Mail Merge

1. Buka Microsoft Word.

2. Klik Blank Document

3. Klik MAILINGS pada menu utama

4. Klik Start Mail Merge kemuadian Klik Step by Step Mail Merge Wizard

5. Pilih Envelopes pada jendela dialog.

Klik Blank Document

2. Klik MAILINGS

=AVERAGE(Total

Kolom1: Total

Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan

Rumus tersebut, diperoleh

nilai terbesar adalah 2,85.

Klik Start Mail Merge

Kemudian Klik Step-byStep Mail

Merge Wizard

Klik Envelopes



7

6. Klik Envelope Options

7. Akan tampil kotak dialog sebagai berikut :

8. Klik Next: Starting document pada bagian bawah jendela dialog.

9. Klik Next: Select recipients (memilih penerima surat) pada bagian bawah jendela dialog.

10. Klik Browse (mencari/menelusur) pada jendela dialog

11. Akan tampil kotak dialog untuk membuka file. Pilih folder tempat file penerima surat, misalnya

pada “My Document” kemudian pilih nama filenya, misalnya “Dosen DIIP”, kemudian klik

Open.

Pilih Ukuran Amplop, kemudian klik OK.

Klik Envelopes Options

Klik Next:Starting document

Klik Next: Select recipients

Klik Browse



8

12. Akan tampil :

13. Kemudian tampil :

14. Selanjutnya Klik Next: Arrange your envelope pada kotak dialog bagian bawah.

15. Tulislah Nama dan Alamat Penerima pada kotak seperti berikut ini :

Kepada Yth. (kemudian klik Insert Merge Field dan pilih Nama)

Akan tampak di monitor : Kepada Yth.«Nama»

Kemudian enter, klik lagi Insert Merge Field dan pilih “Program Studi”, enter

Tulis “Di” kemudian enter dan klik Insert Merge Field dan pilih “Fakultas”.

Klik OK

Pilih Penerima Surat

Kemudian Klik OK

Klik Next:Arrange your envelope

Klik Insert Merge Field

Kemudian Pilih Nama



9

Akan tampak di monitor :

Kepada Yth. «Nama»

«Program_Studi»

Di

«Fakultas»

16. Klik Next: Preview your envelopes pada jendela dialog.

17. Tampil hasilnya seperti ini :

18. Klik Next: Complete the merge pada jendela dialog bagian bawah.

19. Simpan file amplop dengan mengklik FileSave AsPilih Folder, misalnya “My Document”

beri nama file Save

20. Selanjutnya kita dapat mencetak (print) surat yang sudah dibuat dengan klik “Print” pada

jendela dialog.

Klik Next: Preview your envelopes

Nama dan Alamat sudah tercantum

di dalam amplop.

Klik Next: Complete the merge



10

III. Merekap Nilai Sidang Skripsi Melalui Microsoft Excel 2013

1. Buka Microsoft Excel

2. Beri judul tabel, Contoh : Nilai Sidang Skripsi, Program Studi Ilmu Informasi dan

Perpustakaan, Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Padjadjaran. Hari/Tanggal : Jumat, 2

Mei 2014

3. Isi field-field dengan komponen-komponen penilaian Skripsi, biasanya terdiri atas Nomor Urut,

Nama, NPM, Nilai Pembimbing1, Nilai Pembimbing2, Nilai Penguji1, Nilai Penguji2, Nilai

Penguji3 dengan komposisi penilaian 60% nilai dari pembimbing dan 40% nilai dari penguji,

seperti tampak pada gambar berikut :

4. Untuk menjumlahkan nilai pembimbing1 dan pembimbing2, pada kolom Jumlah Nilai

Pembimbing isikan rumus sebagai berikut :

=(nilai pembimbing1+nilai pembimbing2)/2

kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan

tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai pembimbing terisi

semua.

5. Untuk mengisi kolom 60%, isikan rumus sebagai berikut :

= Jumlah Nilai Pembimbing*60%


tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai 60% dari pembimbing

terisi semua.

6. Untuk mengisi kolom Jumlah Nilai Penguji isikan rumus sebagai berikut :

= (Nilai Penguji1+Nilai Penguji2+Nilai Penguji3)/3



11

7. kemudian enter. Akan terlihat nilai dari hitungan tersebut. Kemudian blok nilai tersebut dan

tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai dari penguji terisi

semua.

8. Untuk mengisi kolom 40%, isikan rumus sebagai berikut :

= Jumlah Nilai Penguji*40%


tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis jumlah nilai 40% dari penguji terisi

semua.

9. Untuk mengisi kolom Total, isikan rumus sebagai berikut :

= Jumlah Nilai Pembimbing+Jumlah Nilai Penguji


tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis total nilai dari pembimbing dan

penguji terisi semua.

10. Untuk mengisi kolom Angka Mutu, gunakan formula IF, dengan kondisi yang diperlukan.

Misalnya Mahasiswa akan mendapat nilai A apabila nilai skripsinya sekurang-kurangnya 3,2

(>=3,2), nilai B sekurang-kurangnya 2,8 (>=2,8), nilai C sekurang-kurangnya 2 (>=2) dan

apabila kurang dari 2 (<2), maka mahasiswa tersebut dinyatakan Tidak Lulus. Untuk kondisi

seperti itu, isikan rumus sebagai berikut :

= IF(Total>=3.2,”A”,IF(Total>=2.8,”B”,IF(Total>=2,”C”,IF(Total<2,”Tidak Lulus”))))

Apabila rumus di atas tidak bekerja (error), maka ganti symbol “ ,” dengan “;”

seperti berikut ini :

= IF(Total>=3,2;”A”;IF(Total>=2,8;”B”;IF(Total>=2;”C”;IF(Total<2;”Tidak Lulus”))))

Yang perlu diperharhatikan adalah kurung tutup yang terdapat di belakang rumus, jumlahnya

disesuaikan dengan kurung buka yang dipergunakan dalam rumus tersebut.


tarik ke bawah untuk menyalin (copy) rumus dan otomatis Angka Mutu terisi semua. Hasil

keseluruhan akan terlihat seperti berikut ini :



12

11. Untuk mencari nilai terkecil dari nilai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=MIN(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai terkecil adalah 1,50 atas nama Rina.

12. Untuk mencari nilai terbesar dari nilai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=MAX(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai terbesar adalah 3,63 atas nama

Rezkiya.

13. Untuk mencari nilai rata-rata dari nilai skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=AVERAGE(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diperoleh nilai rata-rata pada sidang skripsi tersebut

adalah 2,85.

14. Untuk menghitung jumlah data dari peserta sidang skripsi tersebut gunakan rumus berikut ini :

=COUNT(Total Kolom1: Total Kolom Terakhir)

Kemudian enter. Dengan Rumus tersebut, diketahui bahwa jumlah data ada 10.



13

15. Memformat tabel dalam Excel :

a. Untuk menyatukan kolom atau baris, blok kolom atau baris yang ingin disatukan, kemudian

klik kanan, pilih Format Cell. Kemudian klik Alignment, pilih Merge Cells dan klik OK.

Apabila tulisan tidak terlihat semuanya di dalam kolom, bias menggeser kolom agar lebih besar

atau dengan cara yang sama seperti di atas, klik Wrap Text. Sedangkan Shrink to Fit digunakan

untuk mengepas huruf agar sesuai dengan ukuran kolom.

b. Untuk mengeset dua angka di belakang koma, blok kolom angka-angka tersebut, klik

kanan, pilih Format Cell. Kemudian pilih Number

c. Untuk memberi garis pada kolom dan baris, blok baris dan kolom tersebut, klik Borders

pada pilih gaya garis yang diinginkan.

d. Sebelum mencetak (Print), atur Page Setup sesuai kebutuhan.

PENUTUP

Demikian langkah-langkah dalam membuat surat dan amplop masal melalui Mail Merge dan

rekapitulasi nilai dari pembimbing dan penguji untuk menentukan huruf mutu hasil sidang skripsi

mahasiswa.

Klik Format

Cell

1. Klik Alignment

2. Pilih Merge Cells

3. Klik OK

4. Klik Number

5. Pilih Decimal Place, 2

6. Klik OK

Aplikasi Microsoft Office 2013 untuk Administrasi Perkantoran

Documents

Transcript of Aplikasi Microsoft Office 2013 untuk Administrasi Perkantoran