01 - acompanhamento e controle
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Execução, Acompanhamento e Controle do Plano de Trabalho 01 - Acompanhamento e controle
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Execução, Acompanhamento e Controle do Plano de Trabalho01 - Acompanhamento e controle
01 - Acompanhamento e controle
Plácido A. Souza Neto - [email protected]
Leonardo A. Minora - [email protected]
AgendaAcompanhamento e Controle
1. Introdução2. Contratos3. Gerenciamento de projetos4. Administração de contratos5. Índices de controle
Revisão
Ferramenta de apoio a gerentes
Conteúdo
• ACOMPANHAMENTO E CONTROLE;• PLANEJAMENTO EXECUTIVO;• ENCERRAMENTO DE PROJETO
Acompanhamento e Controle
01 – Introdução
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE
• ContratosContrato é todo e qualquer ajuste celebrado entre órgãos ou entidades da administraçãopública e particulares, por meio do qual se
estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo
e estipulação de obrigações recíprocas
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE
• Contratos
Os contratos administrativos regulam-se por suas cláusulas, pelas normas da Lei de
Licitações e pelos preceitos de direito público. Na falta desses dispositivos, são regidos por
princípiosda teoria geral dos contratos e as disposições de
direito privado.
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE
• LicitaçãoÉ o processo de contratação de uma pessoa jurídica ou de uma pessoa física por parte
dequalquer pessoa que faça uso da verba
pública, desde a administração pública até sociedades de
economia mistas, incluindo, ainda, pessoas jurídicas de direito.
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE
• LicitaçãoIsso acontece utilizando-se de um sistema de
comparação de orçamentos, chamados depropostas das empresas, que atendam às
especificações legais necessárias, todas constantes do
edital. A empresa que oferecer maiores vantagens será a escolhida para o fornecimento do produto
ou do serviço. Oferta
• Modalidades de Licitação– Concorrência;– Tomada de Preço;– Convite;– Concurso;– Leilão;– Pregão (Lei No 10.520/02)
Concorrência
Concorrência
Tomada de Preço
Tomada de Preço
Convite
Convite
Concurso
Leilão
Pregão Eletrônico
Elaboração do Contrato
• As cláusulas do contrato devem estar em harmonia com os termos da licitação e da proposta a que estiver vinculado. Só se pode contratar o que foi licitado e o que constou da proposta vencedora.
Elaboração do Contrato
• Consideram-se importantes e necessárias as seguintes informações:
Formalização de Contrato
A Lei de Licitações exige que os contratos e suas
modificações sejam elaborados pelos
órgãos ou entidades da administração pública que realizam a contratação. O contrato administrativodeve ser formalizado por
escrito.
PMI Project Managment Institute
• O que é o Instituto• PMBOK (Project Management Book of
Knowledge)o Qual as 9 áreas de conhecimento?
Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, RH, Comunicação, Riscos e Contratos
Acompanhamento e Controle
02 – Contratos
IntroduçãoConceitos
1. Noções gerais2. Elaboração de contratos3. Formalização de contratos4. Tipos de contratos5. Nulidade de contratos6. Rescisão contratual
Acompanhamento e Controle
03 – Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de projetosConceito
1. O gerenciamento de projetos trata do planejamento e controle de projetos
2. E a aplicação de conhecimentos, técnicas e habilidades individuais com a finalidade de planejar e controlar eventos não repetitivos, únicos e complexos, de modo a exceder as necessidades e expectativas das partes interessadas no projeto
Gerenciamento de projetosCaracterísticas
1. Necessita a coordenação eficaz e eficiente de recursos de diferentes tipos e esforços necessários a obtenção do produto ou serviço final desejado
2. Através de um sistema de controle, planejar todas as suas fases
3. Necessita uma acompanhamento contínuo do desempenho
4. Viabilizar o alcance da melhor forma os objetivos do projeto
Gerenciamento de projetosPMBOK Guide
o Gerência da Integração• Descreve os processos necessários para
assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados
o Gerência do Escopo• Descreve os processos necessários para
assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o produto
o Gerência do Tempo• Descreve os processos necessários para
assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto
Gerenciamento de projetosPMBOK Guide (continuação)
o Gerência do Custo• Descreve os processos necessários para
assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto
o Gerência da Qualidade• Descreve os processos necessários para
garantir o controle da qualidade no projetoo Gerência dos Recursos Humanos
• Descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto
Gerenciamento de projetosPMBOK Guide (continuação)
o Gerência das Comunicaçõeso Descreve os processos necessários para
assegurar que a geração, obtenção, distribuição, arquivo e pronta divulgação das informações do projeto sejam feitos de forma adequada e no tempo certo
o Gerência dos Riscoso Descreve os processos que dizem respeito a
identificação, análise e resposta a riscos do projeto
o Gerencia das Aquisições (Suprimentos e Contratos)o Descreve os processos necessários a
aquisição de serviços materiais e equipamentos fora da organização, e dos respectivos contratos
Gerenciamento de projetosGerencia de Aquisições
o Pode ser distribuídos da seguinte formao Planejamento de Compras e aquisições;o Planejamento de Contratações;o Acompanhamento das aquisições;o Solicitação de resposta e seleção de
fornecedores;o Administração e encerramento do
contrato.
Gerenciamento de projetosGerencia de Aquisições – O documento deve conter:
o Quais os elementos serão objeto de contrato;o Como os contratos serão gerenciados;o Quais os critérios de avaliação de cotações e
propostas;o Quais os modelos de contrato a serem
utilizados;o Como as mudanças no projeto serão
identificadas, classificadas, priorizadas e integrada aos contratos;
o Com que frequência os contratos serão revalidados;
o Quais os procedimentos para o atendimento de uma necessidade de mudança contratual não prevista no plano;
o Como e com que frequência o plano de gerenciamento de suprimentos será revisto;
o Quem será o responsável pelo gerenciamento e pelo controle do plano de gerenciamento de suprimentos.
Gerenciamento de projetosGerencia de Aquisições – Características
o Documento tem o objetivo dar garantia ao projeto de que todo elemento externo participante do projeto irá garantir o fornecimento de seu produto, ou serviço
o A relação entre fornecedor e projeto é determinada usualmente pela quantidade de riscos incorridos pelas partes
o O tipo de contrato também passa a determinar um papel fundamental no processo
o Cada tipo de contrato representa um certo grau de incerteza e riscos para o gerente de projeto
o São 6 os processos de gerenciamento de suprimentos:o (1) Planejamento de suprimentos, (2)
Planejamento do processo de requisição, (3) Processo de requisição, (4) Seleção de fornecedores, (5) Administração de contratos e (6) Encerramento do contrato
Gerenciamento de projetosGerencia de Aquisições – Administração de Contratos
o Este processo garante que a performance do fornecedor está em conformidade com os parametros estabelecidos no contrato (acompanha o planejado)
o Nesse processo é que os pagamentos aos fornecedores são liberados
Acompanhamento e Controle
04 – Administração de Contratos
Administração de contratosConceitos
o A administração dos contratos é o processo de assegurar que o desempenho do fornecedor está adequado aos requerimentos contratuais
o Em grandes projetoso Aspecto chave é gerenciar as
interfaces entre os diversos fornecedores
o A natureza da relação contratual obriga que a equipe do projeto, ao administrar o contrato, esteja perfeitamente ciente das implicações legais das ações tomadas
Administração de contratosCompreende
o Incluir a aplicação de processos apropriadoso Gerência de projetos as relações
contratuaiso Integração das saídas desses
processos com a gerência do projeto como um todo
o Essa integração e coordenação frequentemente ocorrerão em múltiplos níveis, sempre que houver diversos fornecedores e produtos envolvidos
Administração de contratosFinanceiro
o As condições de pagamento devem ser definidas dentro do contrato e devem envolver uma ligação específica entre o progresso medido e a remuneração paga
Obrigações do fornecedoro Periodicamente, submeter as faturas e
solicitar pagamento pelo serviço prestado
o Os requerimentos de faturamento, que incluem a necessária documentação de suporte, são normalmente definidos no contrato
Administração de contratosRequerimento com apresentação de relatórios
o O relatório de desempenho fornece a gerência informações sobre a eficiência do fornecedor com relação ao atendimento dos objetivos do contrato
o Executado vs Planejado/Contratado
o O relatório de desempenho do contrato deve ser integrado com o relatório do desempenho global do projeto
Administração de contratosGerente do contrato
o E a pessoa entre a contratada e o cliente para todos os assuntos relacionados a administração do contrato
o Ele deve atuar como facilitador na interface cliente e empresa contratada
Acompanhamento e Controleo A forma de acompanhamento pode variar,
mas o acompanhamento deve ser contínuo e deve sempre comparar o realizado com o previsto no planejamento
Administração de contratosAcompanhamento e Controle
o Reuniões de Acompanhamentoo O contrato deverá ser acompanhado através de
reuniões periódicas para tratamento dos desvios do executado em relação ao planejado
o Tratam-se os assuntos pendentes, próximos passos, analisam-se índices, entre outros
o Acompanhamento do serviço contratadoo Pode ser um equipamento ou uma obra, o
objetivo é verificar a adequação dos serviços in loco sob responsabilidade da contratada e acompanhar a montagem e execução de testes
o Fiscalizaçãoo E a atribuição de acompanhar, aprovar e
medir os serviços contratados
Acompanhamento e Controle
05 – Índices de Controle
Índices de controlePor que ter índices
1. Apresentar o andamento do projeto2. Identificar os desvios do realizado em
relação ao planejado3. Identificar anomalias e garantir que as
metas sejam atendidas pelo contrato e pela empresa contratada
Índices de controleCaracterísticas
1. Os índices são definidos conforme o contrato vigente• Requisitos de segurança, qualidade,
desempenho e atendimento dos serviços prestados
• Índices e avaliações de desempenho deverão estar explícitos no contrato vigente
2. A periodicidade dos índices de performance do contrato deve ser mensal• Esses índices serão usados para
compor o BAD (Boletim de Avaliação de Desempenho)
3. Todos os índices devem obedecer as metas e, caso não atinjam essas metas e ultrapassem os “gatilhos”, devem ser elaborados planos de ações e relatórios de tratamento de anomalias
Índices de controleTipos de índices
• TFCA - Taxa de Acidentes com afastamento
• TFSA - Taxa de Acidentes sem afastamento no mês
• IRP – Índice de Rotatividade de Pessoal• TGA – Taxa de Gravidade de Acidente• IAEX - Índice de Atendimento a
Exigência Contratual• IEF - Índice de Evolução Física• IREM - Índice de Realização de Exame
Médico Periódico• IEPrP - Índice de Entrega de Projeto no
Prazo• IEPP - Índice de Entrega de
Planejamento no Prazo
Índices de controleTipos de índices (continuação)
• IEOP - Índice de Entrega de Obra no Prazo
• IOSA - Índice de “OS” Atendidas no Prazo
• IEFC - Índice de Evolução Física de Obras Críticas
• BAD - Boletim de Avaliação de Desempenho
• IREP - Índice de Realização do Escopo da Parada
• ISC - Índice de Satisfação do Cliente• IDE - Índice de Disponibilidade de
Equipamentos• IDM - Índice de Disponibilidade de
Materiais
Índices de controleDevem ser observados alguns pontos
• A avaliação deverá ser elaborada com total conhecimento da contratada
• A empresa contratada tem a oportunidade de fazer a apreciação (se for o caso justificar, cabe recurso)
• As ocorrências registradas no relatório diário de obras podem impactar mais de um ponto da Avaliação do Desempenho da Contratada
• As planilhas utilizadas para a avaliação deverão ser arquivadas na pasta oficial do Contrato
Índices de controleDevem ser observados alguns pontos
(continuação)• Normalmente, os resultados das
avaliação irão constar dos atestados de serviços executados a serem fornecidos ao término do Contrato
• As avaliações podem influenciar na possibilidade de prorrogação ou aditivos contratuais
• Avaliações “insuficientes” ou “péssima” durante a execução do Contrato podem implicar rescisão e/ou sanções administrativas ao fornecedor
01 - Acompanhamento e controle
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