Dasar-Dasar AKK

I Hubungan Ilmu Administrasi dengan Ilmu Lainnya

Sebagai suatu imu pengetahuan, administrasi dan manajemen tidak lepas dari ikatannya dengan ilmu sosial lainnya. Secara substantif dan taxonomis, terdapat kaitan yang erat antar ilmu administrasi dan ilmu lain. Adapun ilmu sosial yang mempunyai hubungan erat dengan ilmu administrasi ialah :

1. Ilmu Hukum, yaitu suatu cabang ilmu pengetahuan yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah yang hidup di dalam masyarakat. Kelangsungan hidup yang teratur serta perkembangan yang dinamis dari administrasi hanya dapat dijamin apabila ia ”taat” pada hukum – tertulis atau tidak tertulis – yang berlaku.

2. Ilmu Ekonomi, suatu ilmu yang mempelajari kebutuhan manusia yang selalu tidak terbatas dengan alat-alat pemuasan yang selalu terbatas. Administrasipun bergerak atas prinsip yang sama karena tujuan organisasi pada hakekatnya tidak terbatas sedangkan sumber-sumber yang tersedia-atau mungkin tersedia-selalu terbatas. Ditinjau dari segi tujuan dan alat ini, antara Ilmu Ekonomi dan Ilmu Administrasi berbeda hanya ditinjau dari segi objeknya saja.

3. Ilmu Politik, yaitu suatu ilmu yang mempelajari percaturan kekuatan dan kekuasaan dalam masyarakat. Pada dasarnya administrasi adalah ” policy execution ”. Policy yang dimaksud disini adalah kebijaksanaan dari fihak penguasa yang dirumuskannya sesuai dengan kondisi politik yang dihadapi. LEONARD D.WHITE, dalam bukunya, Introduction to the Study of Public Administration, pernah berkata bahwa:”apabila politik berakhir, administrasi pun mulai”. Dengan demikian Administrasi harus melekatkan dirinya kepada politik karena yang satu merupakan kontinuasi dari yang lain.

4. Sejarah, yang menyelidiki keseluruhan daripada tindakan-tindakan manusia dimasa-masa yang lalu. Para sarjana Administrasi dan Manajemen hanya akan berhasil melaksanakan tugasnya apabila mereka mengetahui sejarah secara mendalam. Manfaatnya ialah untuk dapat menarik pelajaran dan pengalaman masyarakat, bangsa dan pemerintahan yang lalu agar supaya segi-segi positifnya dapat lebih di kembangkan lagi dan segi-segi negatifnya tidak terulang kembali.

5. Sosiologi, yakni ilmu yang mempelajari tata bermasyarakat yang sangat erat hubungannya dengan kegiatan administrasi dan Manajemen karena administrasi “berdharma bhakti” kepada masyarakat, baik masyarakat kecil dalam lingkungan suatu organisasi, maupun masyarakat sebagai keseluruhan.

6. Anthropologi, yang sebagaimana diketahui mempelajari tindak-tanduk individu dalam masyarakat. Telah berulang kali ditekankan bahwa manusia merupakan unsur terpenting didalam suatu organisasi dalam rangka usaha pencapaian tujuan. Jika demikian halnya secara logis jelas terlihat adanya persamaan objek kedua ilmu pengetahuan ini, hanya approach methode analisa yang berbeda.

7. Ethnologi, yaitu ilmu yang mempelajari sifat, kebudayaan dan adat-istiadat sesuatu bangsa perlu pula diketahui oleh ahli administrasi terutama mereka yang berkecimpung dalam kegiatan internasional (baik dibidang kenegaraan maupun dibidang perniagaan). Sasarannya ialah untuk mengetahui sifat-sifat kepribadian, kelemahan-kelemahan dan temperamen bangsa lain itu karena dengan mengetahui hal-hal tersebut untuk menggerakkan mereka akan menjadi lebih mudah.

8. Ilmu Jiwa (psikologi), yaitu ilmu yang mempelajari jiwa seseorang. Seseorang hanya dapat digerakkan dengan baik apabila administrator yang menjadi atasannya mengenal jiwa orang tersebut. Kejiwaan itu dapat dipelajari melalui ilmu jiwa terutama Ilmu Jiwa Umum, Psikologi Industri, dan Psikologi Sosial.

9. Statistik, yaitu ilmu tentang data dan angka-angka. Salah satu tugas terpenting dari seorang administrasi dan/atau manager ialah mengambil keputusan. Keputusan yang diambil harus tepat, praktis dan dapat dilaksanakan. Untuk memenuhi syarat-syarat keputusan yang demikian seorang administrator dan/atau manager perlu memiliki data dan informasi yang lengkap, up to date, dapat dipercayai dan tersusun dengan sistematis. Pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data dan informasi yang demikian itu hanya dapat dilakukan melalui statistik.

Hal-hal yang dikatakan diatas berarti bahwa seseorang administrator dan ”administrasist” hanya dapat dikatakan seorang administrator dan ”administrasist” yang baik apabila ia memiliki paling sedikit pengetahuan dasar tentang ilmu-ilmu yang disebut diatas.

Di samping itu, jika seseorang administrator dan ”administratist” memiliki pengetahuan dasar tentang ilmu-ilmu tersebut, ia akan mempunyai pandangan yang luas terhadap masyarakat yang harus dilayani oleh administrasi. Tambahan pula dengan pengetahuan yang demikian ia akan memiliki semakin banyak sarana untuk memecahkan masalah yang dihadapinya dan dengan demikian kemungkinan besar akan dapat menemukan pemecahan yang lebih baik pula.

II.      Faktor-faktor Ekologis (lingkungan) dalam administrasi.

Administrasi dan Manajemen tidak pernah beroperasi dalam suasana kekosongan. Proses administrasi dan Manajemen dimaksudkan untuk melayani masyarakat dalam usaha masyarakat itu memuaskan kebutuhannya.setiap masyarakat teleh mempunyai norma-norma tertentu yang berlaku bagi masyarakat tersebut. Norma-norma,keadaan dan kondisi masyarakat itulah yang menentukan kepribadian masyarakat tersebut. Karena itu dalam mempelajari Filsafat Administrasi dan Manajemen, dan dalam menerapkan prinsip-prinsip administrasi dan Manajemen itu dalam kegiatan sehari-hari, faktor-faktor ekolologis yang selalu harus diperhatikan ialah:

1.    Falsafah negara. Falsafah negara merupakan tali pengikat bagi seluruh warga negara. Karenanya administrasi pun dalam membina falsafah administrasi tidak boleh tidak harus menyelaraskan falsafah itu dengan filsafat negara sebagai keseluruhan. Artinya, filsafat administrasi harus merupakan falsafah negara yang diterapkan dalam bidang administrasi.

2.    Sistem Politik yang dianut oleh Negara, Hal ini karena Administrasi merupakan proses lanjutan dari politik. Oleh karena itu politik administrasi harus pula merupakan kelanjutanm dari politik negara. Bagi administrasi Negara, misalnya ada netralitas politik karena politiknya harus seirama dengan politik negara .Demikian pula halnya di bidang keniagaan kerena kegiatan –kegiatan keniagaan hanya boleh didasarkan kepada politik perekonomian negara.

3.    Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai . Tingkat taraf kehidupan rakyat akan sangat menentukan apa yang mereka dapat kerjakan ,apa sifat disiplin kerja yang hendak dilaksanakan ,sistem prioritas apa yang harus disusun,kesejahteraan sosial yang bagaimana yang harus dicapai serta pengarahan penggunaan sumber yang bagaimana yang harus disoroti.

4.    Tingkat pendidikan rakyat. Tingkat pendidikan yang telah dicapai oleh rakyat sebagai faktor ekologis berarti bahwa dalam proses komunikasi dalam administrasi dan Manajemen harus diperhatikan gaya bahasa yang dipergunakan ,cara menyampaikan berita ,instruksi ,perintah ,informasi dan bimbingan .Kalau tidak ,maka besar kemungkinan proses komunikasi ini tidak akan berjalan dengan efektif.

5.    Bahasa. Bahasa adalah pula alat komunikasi .Tetapi di samping sebagai alat komunikasi,bahasa mempunyai pula peranan penting lainnya yaitu sebagai tali pengikat dalam usaha membina kesatuan dan persatuan .Administratif, bahasa merupakan alat yang amat penting pula dalam usaha menciptakan suatu ” frame of reference yang sama ” dalam bidang administrasi itu.

6.    Agama. Salah satu faktor yang membedakan manusia dengan mahluk lainnya ialah karena manusia itu mampu beragama .Kemampuan beragama itu mengakibatkan manusia mempunyai martabat yang tinggi .Karenanya dalam menggerakan bawahan yang beragama itu,perlu selalu diperhatikan bahwa manusia adalah ” puncak ciptaan manusia ”

7.    Letak (geographi) negara. .Cara menjalankan administrasi dan Manajemen akan berbeda pada suatu negara kepulauan ,seperti Indonesia ,apabila dibandingkan dengan suatu negara daratan (misalnya India).Dua faktor penting yang mempengaruhi,yaitu faktor komunikasi dan transportasi .jika seseorang menghubungkan pelaksanaan sesuatu keputusan dengan faktor komunikasi dan transportasi ,kiranya tidak akan terlalu sukar untuk menemukan hubungan tersebut.

8.    Struktur masyarakat. Suatu hipotesa yang dapat dibuat dalam hubungan struktur masyarakat ialah bahwa proses administrasi dan Manajemen lebih mudah dijalankan dalam suatu masyarakat yang homogen dibandingkan dengan suatu masyarakat yang heterogen .Jika demikian halnya maka struktur masyarakatnya sebagai aktor ekologis menentukan pula sifat dan ruang lingkup dari administrasi dan Manajemen yang dapat dijalankan.

III.        Perbedaan Pokok Administrasi Negara dan Administrasi Niaga.

Pada Pertemuan sebelumnya kita sudah membicarakan bahwa dilihat perkembangannya, Administrasi dibagi menjadi dua yakni Administrasi Negara dan Administrasi Niaga. Secara prinsip, rumus dan dalil, Administrasi Negara dan Administrasi Niaga pada hakekatnya tidak mempunyai perbedaan dalam hakiki penerapan. Meskipun demikian, pada perwujudan nyata, terdapat perbedaan penerapan prinsip, rumus dan dalil. Hal ini disebabkan oleh berbagai faktor sebagai berikut :

1.        Faktor TujuanDilihat dari segi tujuan, Administrasi Negara bertujuan meningkatkan

kemakmuran seluruh rakyat, sedang Administrasi Niaga bertujuan mengupayakan kelangsungan hidup organisasi yang dimungkinkan oleh adanya akumulasi modal, peningkatan investasi, penganekaragaman produk serta keuntungan yang wajar.

2.        Fator motif.Dari sudut faktor motif, Administrasi Negara dalam proses pelaksanaan

kegiatannya bermotifkan pemberian pelayanan yang seefisien, ekonomis dan efektif kepada masyarakat , atau kepada setiap warga masyarakat secara sama, sedang Administarsi niaga dalam operasinya bermotifkan keuntungan yang wajar atas modal yang ditanam.

3.        Sifat Pelayanan.

Administrasi Negara berkewajiban melayani semua warga negara dengan perlakuan yang sama, karena warganegara itu dimata hukum berkedudukan yang sama, sedang administrasi niaga dalam pelayanannya sering membedakan sifat service yang diberikan berdasarkan motif mencari keuntungan, Biasanya perbedaan pelayanan itu didasarkan pada tingkat daya beli langganan.

4.        Wilayah Yurisdiksi.Administrasi Negara mempunyai wilayah kekuasaan yang sama luasnya

dengan wilayah kekuasaan negara. Sedang administrasi niaga wilayahnya adalah seluruh wilayah operasional yang luasnya lebih kecil atau lebih besar dari luas wilayah negara

5.        Kekuasaan.Administrasi negara memperoleh kekuasaannya dari rakyat melalui lembaga

perwakilan karena dalam suatu negara yang demokratis, rakyatlah yang merupakan sumber semua kekuasaan. Sedang administrasi niaga, kekuasaannya terletak pada besarnya modal, skill dan kemampuan manajerial.

6.        Orientasi Politik.Administrasi Negara dan seluruh aparatnya sebagai abdi rakyat berorientasi

politik netral, administarsi niaga menjalankan politik pilihannya secara memihak tergantung politik sebagian besar pemodal dalam organisasi.

7.        Cara Kerja. Secara umum proses administrasi negara terkesan lambat dibanding dengan

administrasi niaga, hal ini lebih disebabkan pendekatan legalitas yang digunakan administrasi negara sifatnya lebih menonjol. Administrasi niaga senantiasa diperhadapkan pada persaingan dan perubahan yang cepat sehingga administrasi niaga menggunakan pendekatan programatis daripada legalitas

IV.      Fungsi Fungsi Administrasi dan Manajemen

Dalam pembahasan ini tidak dibedakan fungsi administrasi dan fungsi manajemen, tetapi harus diingat bahwa meskipun kedua istilah yang digunakan untuk mengidentifikasikan fungsi-fungsi kedua tingkatan pengertian tersebut diatas adalah sama, perbedaan penting ialah bahwa pada tingkat administrasi fungsi fungsi itu bersifat mnyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi, pada tingkat manajemen fungsi fungsi itu bersifat departemental atau sektoral.

Dalam proses pelaksanaan administrasi dan manajemen mempunyai tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri, tugas tugas itulah yang biasa disebut atau diartikan sebagai fungsi fungsi administrasi dan manajemen.

Hingga saat ini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan Manajemen itu, ditinjau dari segi klasifikasinya dan terminologi yang dipergunakan.

Meskipun demikian apabila berbagai teori para ahli mengenai fungsi-fungsi administrasi dan Manajemen itu diselidiki lebih mendalam, akan terlihat bahwa terdapat kesamaan dalam pola pemikiran. Karena itu perbedaan-perbedaan yang timbul tidak merupakan perbedaan-perbedaan yang prinsipil. Pada hakekatnya, perbedaan-perbedaan yang demikian dapat difahami. Malahan perbedaan-perbedaan yang demikian sudah merupakan kebiasaan dikalangan sarjana. Perbedaan-perbedaan yang demikian lebih dapat lagi difahami untuk Ilmu Administrasi dan Manajemen karena Ilmu Administrasi dan Manajemen sebagai salah satu cabang Ilmu-ilmu Sosial selalu dipengaruhi oleh kondisi-kondisi politis, ekonomis dan kultural yang hidup dalam suatu masyarakat.

Dengan demikian jelas bahwa ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak prinsipal itu. Faktor-faktor tersebut ialah :

1.    Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana mana para sarjana tertentu menulis,.

2.    Filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan,3.    Latar belakang pendidikannya,4.    Perkembangan Ilmu itu sendiri.

Karenanya adanya perbedaan-perbedaan pendapat itu tidak perlu diinterpretasikan sebagai akibat tidak adanya kesatuan pola berfikir. Tidak pula dapat diinterpretasikan sebagai faktor penghalang kearah perkembangan yang lebih pesat dari ilmu pengetahuan.

Klasifikasi Pokok Fungsi-fungsi Administrasi dan Manajemen

Diatas telah dikatakan bahwa dikalangan para sarjana belum terdapat satu konsensus bulat mengenai jumlah fungsi-fungsi administrasi dan Manajemen. Konsensus yang telah dicapai ialah bahwa pada dasarnya keseluruhan fungsi-fungsi administrasi dan Manajemen itu dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama yaitu:

1.    Fungsi-fungsi organik, dan2.    Fungsi-fungsi pelengkap.

Fungsi-fungsi Organik.Yang dimaksud dengan fungsi-fungsi organik adalah semua fungsi yang

mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan Manajemen. Ketidak mampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan - lambat atau cepat – matinya organisasi. Dalam bagian-bagian lanjutan dari buku ini yang akan dibahas adalah

fungsi-fungsi organik itu. Juga akan diberikan beberapa contoh tentang berbagai teori yang telah dikemukakan oleh sarjana.

Fungsi-fungsi Pelengkap.Yang dimaksud dengan fungsi-fungsi pelengkap ialah semua fungsi yang

meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, toh sebaiknya dilaksanakan karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu dengan baik akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan. Jadi, mempelancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonomis dan efektif. Beberapa contoh tentang fungsi-fungsi pelengkap adalah fungsi komunikasi, penyediaan tempat kerja yang menarik..

Untuk lebih memperjelas adanya pengaruh kondisi masyarakat, filsafat serta pendidikan seorang teoritikus Ilmu Administrasi dan Manajemen dan perkembangan ilmu itu terhadap istilah yang dipergunakan untuk mengklasifikasikan funsi-fungsi organik administrasi dan Manajemen, dibawah ini diberikan beberapa contoh dari berbagai teori yang telah pernah dikemukakan.

George R Terry John F Mee Louis Allen Mc. Namara1.    Planning2.    Organizing3.    Actuating4.    Controlling

PlanningOrganizingMotivatingControlling

LeadingPlanningOrganizingControlling

PlanningProgramingBudgetingSystem

Henry Fayol Herold KoontzCrril O’Donnel S.P.Siagian Oey Liang Lee

1.    Planning2.    Organizing.3.    Commanding4.    Cordinating5.    Controlling

PlanningOrganizingStaffingDirectingControlling

PlanningOrganizingMotivatingControllingEvaluating

Perencanaan PengorganisasianPengarahanPengkoordinasianPengontrolan

W.H.Newman Luther M. Gullick Lyndal F Urwick John D. Millet1.    Planning2.    Organizing3.    Assembing

Resources4.    Directing5.    Controlling6.    -------------7.    -------------

PlanningOrganizingStaffing

DirectingCordinatingReportingBudgetting

ForecastingPlanningOrganizing

CommandingCoordinatingControlling-------------

Directing

Fasilitating

Fungsi fungsi tersebut pada dasarnya harus dilaksanakan oleh Administrator/manajer secara berurutan agar proses administrasi dan manajemen itu diterapkan secara baik.

Planning (perencanaan)

Planning (Perencanaan) - “Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara

matang terhadap hal hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam

rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan” - merupakan fungsi organik

pertama dari administarsi dan manajemen. Dalam lingkup administrasi disebut

administrative planning, yaitu meliputi seluruh aspek kegiatan dan meliputi seluruh

unit organisasi dan merupakan hasil pemikiran dan penetuan yang bersifat garis

besar, sedang dalam lingkup manajemen disebut managerial planning, yakni bersifat

departemental dan operasional, khusus dan mendetail.

Tanpa adanya rencana , maka tidak akan ada dasar untuk pelaksanaan kegiatan kegiatan tertentu dalam rangka usaha pencapaian tujuan. Perencanaan merupakan titiktolak dan dasar dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Suatu rencana ditujukan ke masa yang akan datang, karena itu ada beberapa hal yang penting untuk diingat dalam hubungan dengan proses perencanaan. Dalam teri adminstarsi dan manajemen disebut “planning premises”. Setidak tidaknya ada empat premis yang harus diingat yaitu :

1.    Bahwa dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, resources (Sumberdaya) yang tersedia atau mungkin tersedia senantiasa terbatas, sedang tujuan yang ingin dicapai tidak pernah pernah terbatas. Dengan demikian maka rencana yang dibuat harus disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya.

2.    Bahwa suatu organisasi harus selalu memperhatikan kondisi kondisi serta situasi dalam masyarakat, baik yang positif yang mendorong tercapainya tujuan dan majunya organisasi maupun yang kondisi yang negatif yang merupakan penghambat.

3.    Bahwa organisasi tidak dapat melepas diri dari berbagai jenis pertanggungan jawab, baik terhadap dirinya maupun terhadap lingkungannya.

4.    Bahwa manusia- yang menjadi anggota organisasi- dihadapkan kepada serba- keterbatasan, baik fisik, mental dan biologis, oleh karena itu harus selalu diciptakan iklim kerjasama, demikian manusia sebai anggota organisasi harus dilibatkan dalam proses perencanaan dan manusia sebagai unsur pelaksana rencana dapat diajak untuk berbuat lebih banyak.

Proses perencanan itu dapat ditinjau dari tiga aspek, atau fungsi perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik dengan tiga cara yaitu :Pertama, mengetahui sifat atau ciri-ciri suatu rencana yang baik yang meliputi :

1. rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Rencana harus dibuat oleh orang orang yang sungguh memahami tujuan organisasi.

3. Rencana harus dibuat oleh orang orang yang sungguh mendalami teknik perencanaan.

4. Rencana harus disertai suatu rincian yang teliti.5. Rencana tidak boleh terlepas sama sekali dari pemikiran pelaksanaan.6. Rencana harus bersifat sederhana mudah dipahami.7. Rencana harus luwes.8. Di dalam rencana harus memperhitungkan faktor faktor resiko.9. Rencana harus bersifat praktis.10. Rencana harus merupakan ”forecasting”

Kedua, Memandang Proses perencanaan sebagai suatu rangkaian perencanaan yang harus dijawab dengan memuaskan.Para ahli administrasi telah meminjam istilah yang dikemukakan oleh Ruyard Kipling, sastrawan Inggeris yang terkenal, untuk diterapkan dalam perencanaan, pertanyaan tersebut dikenal dengan rumus 5W +1H:

1. What, Apa2. Where, Dimana3. When, Apabila4. How, Bagaimana5. Who, Siapa6. Why, Mengapa

Ketiga: Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan menggunakan teknik teknik ilmiah. Dengan kata lain pembuatan suatu rencana dapat dipandang sebagai masalah yang harus terpecahkan dengan sistematis serta didasarkan kepada tujuh langkah tertentu yaitu:

1. Know the nature of the problem (Mengetahui sifat hakiki dari masalah yang dihadapi).

2. Colletc data (Kumpulkan data).3. Analysis of the date (Penganalisis data)4. Determination of several alternatives (Penetuan beberapa alternative)5. Selectionof the seeminingly best way from among alternatives (Memilih cara

yang kelihatannya terbaik)6. Execution (Pelaksanaan perencanaan)7. Evaluation of result (Penilaian hasil yang dicapai)

Organizing, (Pengorganisasian), yaitu “ keseluruhan proses pengelompokkan orang orang, alat alat, tugas tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai

suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan” Untuk memahami hakiki organisasi, prinsip-prinsip organisasi dan peran manusia dalam organisasi, menurut defenisi S.P Siagian Organisasi adalah “ Setiap bentuk perseketuan antara dua orang Atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuaan manaselalu terdapat hubungan antara seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok orang lain yang disebut bawahan”

Hakiki organisasi.Sebagai alat organisasi dan managemen, organisasi dapat dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama: Organisasi dapat dipandang sebagai ”wadah” dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan managemen dijalankan. Kedua: organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisa interaction antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu.

Prinsip Prinsip Organisasi:1. Terdapat tujuan yang jelas.2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang didalam organisasi.3. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi.

4.    Adanya kesatuan arah (unity of direction).5.    Adanya kesatuan perintah (unity of command).6.    Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.7.    Adanya pembagian tugas (distribution of work).8.    Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.9.    Pola dasar organisasi harus relatif permanen.10. Adanya jaminan jabatan (security of tenure).11. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang

diberikan.12. Penempatan oaring yang sesuai dengan keahliannya(The right man in the right place).

Bentuk-bentuk OrganisasiKarena organisasi adalah hal yang dinamis, yang menyesuaikan

kedinamisannya dengan kedinamisan masyarakat maka sekarang ini dikenal empat macam bentuk organisasi. Masing-masing bentuk ini mempunyai kekuatan/kebaikan dan kelemahan/keburukannya sendiri-sendiri. Keempat bentuk organisasi itu ialah:

1. Organisasi Lini (Line Organization).2. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization).3. Organisasi Fungsional (Functional Organization).4. Organisasi tipe Panitia (Committee Type of Organization).

Faktor Manusia dalam OrganisasiTema pokok yang ditonjolkan dalam buku ini ialah bahawa secara filosofis,

manusia merupakan unsur terpenting Dalam satu organisasi. Terpenting, bukansaja karena manusia itu merupakan “mahkota” ciptaan Tuhan. Bukan pula hanya karena

manusia itu mempunyai rasio, jadi berbeda dengan makhluk hidup lainnya. Manusia itu merupakan unsur terpenting karena unsur-unsur lainnya yang dimiliki oleh suatu organisasi-seperti uang, materi, mesin-mesin, metode kerja, waktu, dan kekayaan lainnya-hanya dapat memberi manfaat bagi organisasi jika manusia yang didalam organisasi itu merupakan daya pembangunan-dan bukan perusak-bagi organisasi.

Dengan perkataan lain, faktor manusia merupakan faktor perangsang kearah tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan ekonoimis. Dalam hal demikian, manusia merupakan ”modal” terpenting bagi organisasi.

Sebaliknya, dapat pula terjadi bahwa manusia itu menjadi faktor penghalang utama kearah tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi bila manusia itu merongrong organisasi demi kepentingan pribadinya. Jika hal ini terjadi maka manusia itu merupakan masalh yang tersukar dipecahkan yang pernah dihadapi organisasi.

Karenanya, tidak berkelebihan kiranya apabila ditekankan disini bahwa pelaksanaan pengorganisasian pada hakekatnya harus bertitik tolak dari pentingnya menjadikan manusia itu sebagai unsur perangsang dan mengurangi kemungkinan timbulnya peranan manusia Yang merusak organisasi.

Motivating (Penggerakkan), didefinisikan sebagai ”keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis” Manusia sebagai mahluk hidup bersedia memberikan yang terbaik pada dirinya, waktunya, tenaganya , keahliannya dan keterampilannya bila ia diyakinkan bahwa ia akan memperoleh balas jasa yang setimpal dengan pengorbanan yang ia berikan. Penggunaan istilah motivating untuk funfsi oragnik yang ketiga ini didasarkan pada pertimbangan :

1.     Motivating, secara implisit berarti bahwa pimpinanorganissi berada ditengah tengah bawahannya. Bandingkan dengan Commanding, directing dan actuating

2.     Secara implist pula, dalam istilah motivating terkandung arti bahwa teracakup adanya upaya untuk mensingkronisasikan tujuan organisasi dan tujuan pribadi dari anggota organisasi.

3.     Secara eksplisit dalam pengertian ini jelas terlihat bahwa para pelaksana operatif dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberap macam perangsang.

Unsur pokok admistrasi kebijakan

Jika diperatikan batasan administrasi kesehatan sebagaiman dikemukakan

di atas, segera terlihat bahwa dengan batasan tersebut ditemukan setidak-tidaknya

lima unsur pokok yang peranannya amat penting dalam menentukan berhasil atau

tidaknya pelaksanaan administrasi kesehatan. Kelima unsur pokok yang dimaksud

ialah masukan (input), prises (process), keluaran (out put), sasaran (target), serat

dampak (impact).

1.    Masukan

Yang dimaksud dengan masukan (input) dalam administrasi adalah segala sesuatu

yang dapat dibutuhkan untuk dapat melaksankan pekerjaan administrasi. Masukan ini

dikenal pula dengan nama perangkat administrasi (tools of admnistration)

2.    Proses

Yang dimaksud dengan Proses dalam administrasi adalah langkah-langkah yang

harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses ini dikenal pula

dengan nama fungsi administrasi (functions of administration)

3.    Keluaran

Yang dimaksud dengan keluaran (out put) adalah asil dari suatu pekerjaan

administrasi. Untuk administrasi kesehatn, keluaran dikenal dengan nama pelayanan

kesehatan (health services). Pada saat ini pelayanan keseatan tersebut banyak

macamnya. Secara umum dapat dibedakan atas dua macam, Pertama, pelayanan

kedokteran (medical service). Kedua pelayanan kesehatan masyarakat (Public Health

services).

4.    Sasaran

Yang dimaksud dengan sasaran (target group) ialah kepada siapa keluaran yang

dihasilakan yakni upaya kesehatan tersebut, ditujukan. Untuk administrasi kesehatan,

sasaran yang dimaksud disini dibedakan atas empat macam yakni perseorangan,

keluarga, kelompok dan masyarakat. Dapat bersifat sasaran langsung (direct target

group) ataupun bersifat sasaran tidak langsung (indirec target group).

5.    Dampak

Yang dimaksud dengan dampak (impact) ialah akibat yang ditimbulkan oleh

keluaran. Untuk administrasi kesehatan dampak yang diharapkan ialah makin

meningkatnya derajat kesehatn

Ruang Lingkup

Jika dikaji secara mendalam batan yang telah dirumuskan oloh Komisi

Pendidikan Administrasi kesehatan amerika serikat tahun 1974, segera terlihat

bahwa ruang lingkup administrasi kesehatn dibedakan atas dua macam yakni :

1.    Kegiatan administrasi

Telah disebutkan bahwa pekerjaan administrasi sama dengan melaksanakan semua

fungsi administrasi. Kegiatan utama yang dilakukan pada administarasi adalah

melakukan fungsi administarasi sendiri muai dari fungsi perencanaan,

pengorganisasian pelaksanaan sampai pada fungsi pengawasan.

Karena kegiatan utama administrasi adalah melaksanakan suamua fungsinya, maka

jelas pula bahwa malaksanakan pekerjaan administrasi tidak sama dengan

melaksanakan pekerjaan tata usaha. Bahkan hanya sekedar mengetik, mengegenda

atau menyimpang arsip surat menyurat yang merupakan pekerjaan pokok tata usaha.

Seseeorang yan mengerjakan pekerjaan admnistrasi adalah seorang administarator

atau manajer. Karena dalam mengerkjakan admnistrasi ia melakukan perencanaan,

pelaksanaan, penilaian, untuk kemudian perencaan berikutnya. Demikian seterunya

dan berulang-ulang dan berkesinambungan. Yang oleh Marry Arnold digambarkan

daam bagan:

Hubungan perencanaan, pelaksanaan dan penilaian

1.    Obyek dan subyek administrasi

Obyek dan subyek administrasi kesehatan adalah istem kesehatan. Ini berarto

administrasi kesehatan perlu dipahami dahulu apa yang dimaksud dengan sistem

kesehatan. Pengertian tentang sistem kesehatan banyak macamnya. Batasan

sebagaiman ayng dirumuskan WHO (1984). Yang dimaksud dengan sistem kesehatan

adalah suatu kempulan dari berbagai faktor yang komplek dan saling berhubungan

untuk memenuhi kebutuhan dan tututan kesehatn perorangan, keluaraga, kelompok,

serta masyarakat pada setiap ssaat yang dibutuhkan.

Sistem kesehatan mencakup mencakup hal yang amat luas dan dapat dibedakan dalm

dua sub sistem. Pertama, subsistem pelayanan kesehatan. Kedua subsistem

pembiayaan kesehatn. Secara sederhana ruang lingkup administrasi kesehatn dapat

digambarkan pada bagang:

Ruang Lingkup Administarsi Kesehatan

 Manfaat

Manfaat yang diperoleh dari diterapkannya administrasi kesehatan dapat

dibedakan dengan tiga macam yakni :

1.    Dapat dikelolah sumber, tata cara dan kesanggupan secara efektif dan efisien.

Sumber, tata cara dan kesanggupan yang tersedia pada dasarnya bersifat terbatas dan

karena itu perlu dikelolah dengan sebaik-baiknya. Administarasi kesehatan jelas

dapat menjanjikan pengelolaan yang dimaksud, karena memang dalam melaksanakan

pekerjaan admnistrasi kesehatn dikenal adanya antara lain fungsi perencanaan yang

dapat mengatur pemanfaatan, tata cara dan kesanggupan secara efektif dan efisia.

2.    Dapat dipenui kebutuhan dan tututan secara tepat dsn sesuai.

Mengenal kebutuhan dan tututan adalah penting dalam melaksanakn admnistrasi

kesehatan. Seyogyanya setiap upaya kesehatan yang dilaksankan ditujukan untuk

pemenuhan kebutuhan dan tutan tersebut. Agar kebutuhan dan tutan seperti ini dapat

dipenuhi, maka diperlukan keterampilan untuk menentukan kebutuhan dan tuttan itu

sendiri. Disini menjadi penting peranan admnistrasi kesehatan, karena dengan

diterapkanya administarsi kesehatn tersebut akan dapat diketahui dengan tepat

berbagai kebutuahn dan tuntutan yang terdapat dalma masyarakat.

3.    dapat disediakan dan diselenggarkan upaya kesehatan sebaik-baiknya.

Karena admnistrasi kesehatan dapat mengatur pemanfaatan, sumber, tata cara dan

keasanggupan yang dimilki dengan baik serta dapat menentukan kebutuhan dan

tututan dengan tepat, maka dapat diharapkan tersedia dan terselenggarnya upaya

kesehatan.