BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

1.1. Umum

Lembaga ZISWAF merupakan lembaga yang memberikan kontribusi untuk

kesejahteraan masyarakat dan penanggulangan kemiskinan melalui pengelolaan dana

zakat, infaq, sedekah, dan wakaf. Peran dan kontribusi lembaga ZISWAF kepada

masyarakat tidak hanya dalam ukuran yang bersifat kuantitatif, tetapi juga ukuran

yang bersifat kualitatif, terutama peran lembaga ZISWAF dalam menyebar luaskan

nilai-nilai zakat, infaq, sedekkah, dan wakaf di tengah masyarakat. Yaitu nilai-nilai

keimanan dan ketakwaan kepada Allah, etos kerja, etika kerja dalam mencari rezeki

yang halal dan baik, serta nilai-nilai zakat yang terkait dengan pembangunan karakter

manusia (character building) sebagai insan yang harus memberi manfaat bagi

sesama.

1.2. Tinjauan Perusahaan

Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam adalah salah satu lembaga ZISWAF

yang ada di kabupaten Purwakarta, lembaga ini berada di bawah naungan yayasan

Ruadhah Syarifah yang berkhidmat untuk mengangkat harkat sosial masyarakat

umumnya di kabupaten Purwakarta khususnya di kecamatan Bungursari dengan dana

ZISWAF. Untuk saat ini, dana ZISWAF Nuurudzholaam hanya cukup digunakan

untuk membayar gaji guru dan penjaga sekolah Nuurudzholaam, pembelian alat tulis

kantor, santunan, perayaan hari besar Islam, makan santri, dan seragam sekolah

karena tidak semua siswa mampu membeli seragam sekolah. Pengeluaran kas

lembaga ZISWAF lebih besar daripada penerimaan kas sehingga pengerus lembaga

harus menutupi kekurangan tersebut dengan uang pribadi.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam didirikan oleh Ustadz Dede Ali, S.Pd.

pada tanggal 19 November 2015 yang beralamat di Kp. Sindang Reret RT. 10 RW.

03 Desa Dangdeur, Kecamatan Bungursari, Kabupaten Purwakarta. Saat ini, lembaga

ZISWAF Nuurudzholaam baru menerima dana zakat dari beberapa karyawan PT.

Hino Manufacturing Indonesia dan PT. Nissan Motor Indonesia yang aktif

menyalurkan zakat sebanyak 2,5% dari penghasilannya setiap satu bulan sekali.

Kemudian dana tersebut digunakan untuk pembelian perlengkapan alat tulis kantor,

gaji guru dan penjaga sekolah, makan santri, seragam sekolah siswa, santunan yatim

piatu dan dhuafa serta biaya operasional lembaga. Berikut adalah data pengurus

lembaga Ziswaf Nuurudzholaam :

Lembaga ZISWAF Nuurduzholaam memiliki Visi dan Misi sebagai

berikut :

1. Visi

Menjadi pengelola ZISWAF terbaik dan terpercaya bagi masyarakat Indonesia.

2. Misi

a. Mengkoordinasikan ZISWAF kabupaten, provinsi, dan mencapai target-target

nasional.

b. Mengoptimalkan secara terukur pengumpulan ZISWAF.

c. Mengoptimalkan pendistribusian dan pendayagunaan ZISWAF untuk

pengentasan kemiskinan, peningkatan kesejahteraan masyarakat, dan

pemoderasian kesenjangan sosial.

d. Menggerakkan dakwah Islam untuk kebangkitan ZISWAF melalui sinergi

ummat.

e. Mengarus utamakan ZISWAF sebagai instrumen pembangunan menuju

masyarakat yang adil dan makmur, baldatun thayyibatun warabbun ghafuur.

f. Mengembangkan kompetensi amil zakat yang unggul.

1.2.2.Struktur Organisasi dan Fungsi Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam

Struktur adalah suatu bentuk diagram yang menunjukan aspek-aspek

pneting perusahaan yang meliputi fungsi-fungsi utama dan hubungan masing-masing

saluran wewenang, tangung jawab, dan tugas mulai dari setiap pimpinan dan

karyawan.

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan yang formal, berstuktur dan

terkoodinasi dari kelompok yang bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu,

sedangkan oragnsasi hanyalah merupakan suatu wadah atau alat saja.

Menurut Alma (2009:117) “Struktur oraganisasi adalah suatu gambaran

yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organsasi, jenis wewenang

pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang

kendali dan sistem pimpinan organisasi”.

Menurut Robbins dan Coulter (2010:284) “Struktur organisasi dapat

diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu

tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan”.

Menurut Handoko (2009:169) “Struktur organisasi didefinisikan sebagai

mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola”.

Menurut Gibson (2009:9) “Struktur organisasi adalah pola formal

mengelompokkan orang dan pekerjaan”.

Dari beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi

menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi,

juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan

wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya

memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup

walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan

lingkungan. Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran

dalam pelaksanaan tugas.

Kelebihan struktur organisasi meliputi : Struktur Fungsional, Struktur

Produk, Struktur Matriks.

1. Kelebihan struktur organisasi fungsional sebagai berikut :

a. Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil

b. Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.

c. Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.

d. Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.

e. Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis

produk.

2. Kekurangan struktur organisasi fungsional sebagai berikut :

a. Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.

b. Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.

c. Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.

d. Inovasi terbatas

e. Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi

cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri

1. Kelebihan Struktur Organisasi Produk

a. Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.

b. Penanggung jawab produk jelas.

c. Koordinasi antar fungsi baik.

d. Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.

e. Sesuai untuk organisasi berukuran besar.

f. Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.

2. Kekurangan Struktur Organisasi Produk

a. Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis

b. Koordinasi antar produk sulit

c. Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.

d. Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.

1. Kelebihan struktur organisasi matriks

a. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab

tuntutan “ganda” lingkungan.

b. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.

c. Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan

yang tidak stabil.

d. Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

2. Kekurangan struktur oraganisasi matriks

a. Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.

b. Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.

c. Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.

Berikut ini adalah struktur organisasi pada Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam :

Sumber : Lembaga ZISWAF Nuurduzholaam (2016)Gambar III.1.

Struktur Organisasi Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam

KetuaSamsu Bustomi

Wakil KetuaYudi Hermawan

BendaharaWasdi

Sekretaris1. Muhidin2. Ujang Hermansyah

Humas1. Adi Utomo2. Dedi Karo-karo3. Yana Suryana

4. Joko Prastyo

Adapun fungsi-fungsi dari tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab

masing-masing adalah sebagai berikut:

1. Ketua

a. Melaksanakan garis kebijakan lembaga ZISWAF Nuurudhzolaam dalam

program pengumpulan, pendistribusian dan pendayagunaan ZISWAF.

b. Memimpin pelaksanaan program-program lembaga ZISWAF Nuurudzholaam.

c. Merencanakan pengumpulan, pendistribusian dan pendayagunaan ZISWAF.

d. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada ketua yayasan.

2. Wakil Ketua

a. Membantu Ketua Umum dalam menjalankan tugas sehari-hari.

b. Mewakili Ketua Umum apabila Ketua Umum berhalangan dalam menjalankan

tugas.

c. Dalam menjalankan tugas bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

3. Sekretaris 1

a. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat).

b. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun

kegiatan lainnya.

c. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada kepala lembaga sesuai dengan

kebutuhan kepala lembaga dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

4. Sekretaris 2

a. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan.

b. Mewakili Sekretaris apabila berhalangan dalam menjalankan tugas.

c. Dalam menjalankan tugas bertanggungjawab kepada Sekretaris 1.

5. Bendahara

a. Mengelola seluruh dana ZISWAF.

b. Melaksanakan pembukuan dan laporan keuangan.

c. Menerima tanda bukti penerimaan, pendistribusian dan pendayagunaan dari

bidang pengumpulan, pendistribusian dan pendayagunaan zakat.

d. Menyusun Dan menyampaikan laporan berkala atas penerimaan dan

penyaluran dana dana ZISWAF.

e. Mempertanggungjawabkan dana ZISWAF. 

6. Mengembangkan Hubungan Masyarakat

a. pembinaan pengertian masyarakat tentang semua aspek atau bidang

pelaksanaan program di Lembaga ZISWAF Nuurduzholaam. Ini dilakukan

agar masyarakat termotivasi untuk mengeluarkan zakatnya.

b. Menampung harapan-harapan tentang tujuan program-program di lembaga

ZISWAF Nuurudzholaam, yang dapat dilakukan dengan mengadakan

pertemuan-pertemuan rutin antara lembaga ZISWAF dengan masyarakat.

c. Memperoleh partisipasi, dukungan, bantuan secara konkrit dari masyarakat,

baik berupa tenaga, sarana maupun dana demi kelancaran tercapainya tujuan

pendidikan.

d. Menumbuh dan membangkitkan rasa tanggung jawab yang lebih besar pada

masyarakat terhadap kelangsungan program Lembaga ZISWAF

Nuurudzholaam.

1.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Pada tugas akhir ini penulis ingin memaparkan apa yang di dapat dari riset

yang telah di lakukan. Dimana pada prosedur pencatatan arus kas kecil pada lembaga

ZISWAF Nuurudzholaam melalui beberapa tahapan, prosedur penerimaan kas, prosedur

pengeluaran kas, dan laporan.

1. Prosedur penerimaan kas

Setiap satu bulan sekali yaitu saat awal bulan lembaga ZISWAF Nuurudzholaam

mengajukan pengisian kas kecil kepada yayasan Raudhah Syarifah untuk

menambah kas yang ada di lembaga, bendahara yayasan memberikan dana serta

satu lembar kwitansi yang sudah ditanda tangani bendahara yayasan, kemudian

bendahara lembaga mencatatnya dibuku besar dan kwitansi di arsip kas masuk oleh

bendahara.

2. Prosedur Pengeluaran kas

Pada prosedur pengeluaran kas, bendahara lembaga mengajukan pengajuan untuk

pembelian alat tulis kantor, biaya gaji guru dan penjaga sekolah, santunan,

peringatan hari besar islam, dan operasional lembaga. Bendahara terlebih dahulu

melakukan konfirmasi kepada kepala lembaga, setelah kepala lembaga menyetujui

pengajuan pengeluaran kas maka langsung mengeluarkan dana kepada bendahara,

kemudian bendahara memberikan beberapa nota yang ada stampel lunas kepada

kepala lembaga sebagai bukti, lalu dicatat dan disimpan kedalam arsip bukti kas

keluar oleh bendahara.

3. Prosedur pembuatan laporan

Pada prosedur pembuatan laporan ini bendahara melaporkan penerimaan dan

pengeluaran kas setiap bulannya kepada kepala lembaga berdasarkan bukti

penerimaan dan pengeluaran kas seperti untuk pembelian alat tulis kantor, biaya gaji

guru dan penjaga sekolah, santunan, peringatan hari besar islam, dan operasional

lembaga. Ketika kepala lembaga telah menyetujui setiap pengajuan dan setiap

laporan baik itu pemasukan dan pengeluaran maka laporan tersebut dibuatkan dua

rangkap, laporan pertama diserahkan kepada kepala ZISWAF Nuurudzholaam dan

laporan yang kedua tetap disimpan oleh bendahara.

1.4. Diagram Unified Modeling Language (UML)

Dari prosedur sistem akuntansi berjalan yang telah di analisa dapat diketahui

sistem pencatatan arus kas kecil pada lembaga ZISWAF Nuurudzholaam adalah sebagai

berikut :

3.4.1. Activity Diagram

1. Activity Diagram Penerimaan Kas

activity diagram penerimaan kas Bendahara Yayasan Raudhah Syarifah

Start

Finish

Gambar III.2.Activity Diagram Penerimaan Kas

2. Activity Diagram Pengeluaran Kas

activity digram pengeluaran kas

Bendahara Ketua Lembaga

Start

Mengajukan pengisian kas Menerima pengajuan pengisian kas

Memberikan dana, memberikan kwitansi yang telah ditanda tangan.

Menerima dana dan kwitnasi

Mengajukan pengeluaran kas

Konfirmasi pengajuan pengeluaran

Menerima pengajuan pengeluaran

Menyimpan kwitansi Mencatat di buku besar

finish

Gambar III.3.Activity Diagram Pengeluaran Kas

3. Activity Diagram Pembuatan Laporan

activity pembuatan laporan

Bendahara Ketua Lembaga

Start

Acc pengajuan pengeluaran kas

Mengeluarkan danaMenerima dana untuk pengeluaran

Memberikan bukti/nota pengeluaran

Menerima bukti/nota yang di stampel untuk di acc

Membuat laporan penerimaan dan

pengeluaran kas 2 rangkap

Menyerahkan laporan Menerima laporan

Menerima acc bukti pengeluaran

mencatat dalam bukti kas keluar

Menyimpan nota/bukti pengeluaran

finish

Gambar III.4.Activity Diagram Pembuatan Laporan

1.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian proses-proses yang terjadi

didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk

mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran

(output).

Acc laporanAcc laporanMenerima acc laporan 2 rangkap

Menerima acc laporan 2 rangkap

Menyerahkan laporan 1rangkap

Menyerahkan laporan 1 rangkap

Menerima acc laporan 1rangkap

Menyerahkan laporan 1 rangkap

Arsip acc laporan rangkap 1

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada

lembaga ZISWAF Nuurudzholaam adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Data donatur ZISWAF

Fungsi : Untuk bukti penerimaan dana ZISWAF

Sumber : Muzakki

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar (2 rangkap)

Frekuensi : Setiap ada yang menjadi donatur ZISWAF

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Bon dana operasional lembaga

Fungsi : Untuk Pembiayan Kebutuhan Lembaga

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Lembaga

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi

Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Buku Besar Lembaga

Fungsi : Pencatatan Arus Kas Lembaga

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Lembaga

Media : Kertas

Jumlah : Satu Buku

Frekuensi : Setiap Transaksi

Bentuk : Lampiran A.3

3. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Donasi Ziswap

Sumber : Bendahara

Tujuan : Donasi

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi

Bentuk : Lampiran A.4

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Adapun bentuk dokumen keluaran pada sistem berjalan adalah sebagai

berikut:

1. Nama Dokumen : Nota Pembelian

Fungsi : Bukti pembelian

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala lembaga

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Transaksi

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Kas Lembaga

Fungsi : Untuk Arsip Laporan Arus Kas Lembaga

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Lembaga

Media : Kertas

Jumlah : Tiga Lembar

Frekuensi : Setiap transaksi

Bentuk : Lampiran B.2

3. Nama dokumen : Slip gaji guru

Fungsi : Untuk Arsip Laporan Arus Kas Lembaga

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru dan penjaga sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar (2 rangkap)

Frekuensi : Setiap kali membayar gaji guru

Bentuk : Lampiran B.3

3.6. Permasalahan Pokok

Dilihat dari pembahasan yang penulis sampaikan, dapat disimpulkan

bahwa sistem yang sedang berjalan pada lembaga ZISWAF Nuurudzholaam

masih terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut seperti

berikut ini :

1. Proses pencatatan laporan masih menggunakan media kertas atau buku.

2. Prosedur pengarsipan belum tersusun sesuai kelompoknya dan masih

berceceran.

3. Proses penghitungan masih menggunakan kalkulator sehingga membutuhkan

waktu yang lama, selain itu juga terdapat kesalahan dalam penekanan tombol

yang akan memperlambat proses penghitungan.

4. Pengelolaan dana ZISWAF belum tersistem.

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam

pencatatan arus kas kecil, maka penulis mengusulkan alternatif dari pemecahan

masalaha berupa perancangan sistem informasi dengan menggunakan java

netabenas 8.1 serta menggunakan tempat penyimpan data atau database yaitu

dengan menggunakan MySQL sehingga dapat mempermudah sistem pencatatan

arus kas kecil pada lembaga ZISWAF Nuurudzholaam. Sistem tersebut adalaha

sebagai berikut :

1. Dengan sistem komputerisasi dapat mengatasi proses pencatatan arus kas kecil

dengan media komputer, sehingga dalam pencatatan arus kas kecil tersebut

tidak dilakukan ssecara tertulis lagi.

2. Dapat memudahkan pencarian data dan pembuatan laporan pencatatan arus kas

kecil.

3. Dengan adanya sistem ini proses penghitungan akan terhitung secara otomatis

sehingga proses pelaksanaan dapat mencapai sasaran karena penggunaan waktu

yang efektif dan efisien.

4. Dalam memasukan data pencatatan arus kas kecil tidak akan terjadi kesalahan,

karena dengan adanya sistem ini data peminjam telah tersimpan dengan baik

dan aman.

Dengan menggunakan sistem ini, akan memudahkan dalam memasukan asalkan data dari peminjam tersebut benar, sehingga dapat memenimalisirkan kesalahan yang terjadi.