Virtual Office

Pendahuluan

Otomasi di mulai di lingkungan pabrik

Otomasi Kantor dimulai tahun 1960 ketika IBM menciptakan istilah Word processing

Dan di tahun 1964 dikembangkan kembali menjadi Magnetic Tape/electric Typewriter

Otomasi Kantor

Sistem Elektronik Formal dan Non Formal

Komunikasi Informasi

Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan

Pemakai OA ada empat kategori :

- Manajer

- Profesional

- Sekertaris

- Pegawai Adminstrasi

Kantor Virtual

Diasumsikan bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan dilokasi geografi manapun selama tempat bekerja itu terhubung dengan lokasi tetap

Keuntungan Pengurangan biaya fasilitas

Pengurangan biaya peralatan

Jaringan komunikasi formal

Pengurangan penghentian kerja

Kontribusi Sosial

Kerugian Kantor Virtual

Rasa tidak memiliki

Takut kehilangan pekerjaan

Semangat kerja rendah

Ketegangan keluarga

Strategi Kantor Virtual yang disarankan Sediakan sumber daya komputer

Sediakan akses ke sumber daya informasi

Sediakan perlengkapan non-komputer

Gunakan konferensi telepon

Utilize conference calls

Jadwalkan pertemuan rutin

Lakukan rutinitas kerja

Model OA

Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan dimasukkan ke dalam database.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer

Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah saling berkomunikasi dengan menggunakan komputer mereka

lingkungan

Lingkungan

perusahaan

Pemecah masalah Pemecah masalah

lain

Database

Transform

Noncomputer

Apps

Computer-

Apps

Input

physical resources

Output

physical resources

Model OA Communications Information

Office Automation System

Aplikasi OA

Word processing

Surat Elektronik

Kalender Elektronik

Audio Konferensi

Video Konferensi

Computer Konferensi

FAX

Videotex

pencitraan

Desktop publishing

Word Processing

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik

Pengolah kata berkontribusi pada pemecah masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif

A Word Processing System

Secretary or manager

Document storage

CPU Typed documents

Surat Elektronik

Pengguanaan jaringan yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer

Surat elektronik efektif jika tidak diperlukan percakapan dua arah dan jika jaraknya jauh.

Surat elektronik dapat mengatasi kekurangan yang terdapat pada telepon konvensaional yaitu tidak dapat menuliskan memo pesan.

Sistem surat elektronik

Mail storage

CPU

Mail display

and entry

Mail display and entry

Mail display

and entry

User 1

User 2

User n

Voice Mail Sama halnya dengan surat elektronik tetapi voice mail

ini mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat di panggil

Kelebihan Voice mail dibandingkan dgn surat elektronikadalah manager tidak perlu mengetik pesan.

Computer

Message

coding and

decoding unit

User 1 User 2

Secondary

storage

Sistem

Voice mail

Kalender Elektronik

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, serta memebuat perubahan dan menelaah kalender tersebut dengan menggunakan keyboard

Sistem Kalender Elektronik

Calendar storage

CPU

Calendar display

and entry

Calendar display and entry

Calendar display

and entry

Manager 1

Manager 2

Manager n

Audio Konferensi

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografi

Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah

Bagaimana membuat komunikasi menjadi

lebih efisien

Ada moderator

Jumlah peserta jangan terlalu banyak

Salinan dari agenda konferensi harus disediakan

Jika peserta berbicara harus mengidentifikasi dirinya

Rekaman konferensi harus disimpan

Salinan kertas rekaman harus disiapkan dari rekaman dan dibagikan ke para peserta

Sistem audio konferensi

Audio

Channel

Location 1 Location

n

Video Konferensi

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografi

Terdapat tiga konferensi video Video satu arahdan audio satu arah

Video satu arah dan audio dua arah

Dua arah video dan audio

Video

channel

Video

channel

Location 1 Location n

A. One-way video transmission

B. Two-way video transmission

Video Konferensi

Desktop Video Konferensi

Peralatan audio video yang ditempelkan pada tiap workstation dalam jaringan, memungkinkan komunikasi gambar dan suara dua arah

Bagi banyak perusahaan pertimbangan teknologi dan biaya mungkin menjdai alasan untuk menunda konferensi video. Konferensi video memiliki daya tarik karena memungkinkan para manajer berkomunikasi dalam cara yang paling mendekati pertemuan tatap muka

Komputer Konferensi

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik sama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu.

Telekonferensi

mencakup seluruh bentuk

konferensi elektronik

Includes:

• audio

• video

• computer conferencing

FAX

Original

document Facsimile

machine

Saluran

Analog

Facsimile

machine Document

copy

Penggunaan peralatan khusus yang dapat

membaca citra dokumen pada satu ujung

saluran komunikasi dan membuat salinannya

diujung yang lain

Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Perusahaan dapat menciptakan file videotex pada

komputernya sendiri

Perusahaan dapat berlangganan jasa videotex yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotex yang disediakan oleh jasa tersebut

Perusahaan dapat memperoleh akses ke file videotex dari perusahaan lain

Pencitraan

Penggunaan pengenal karakter untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkann atau dicetak.

Sistem manajemen dokumen

OCR

Reader

Network server

DBMS

Workstation Workstation

Workstation Workstation

Laser

printer

Laser

printer Documents

to be read

Optical

disk

storage

unit

Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output

tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh

Aplikasi DTP terbagi dalam tiga area Aplikasi administrative(meliputi dokumen untuk penggunaan

intern seperti koresponden, laporan dan warta

Aplikasi teknis (meliputi materi latihan seperti slide, overhead transparancies)

Grafik perusahaan (meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksud untuk digunakan diluar perusahaan.

Desk-Top Publishing System

High-resolution

screen

Keyboard Microcomputer Laser printer

output

Document

storage