Tugas SIA

Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas

Disusun Oleh :

Novita Sari 090417542

Cicilya Manaronsong 090417559

Putri Adhina Aldi 090417560

Isabella Heni S. 090417561

Yuliana Prissadea 090417572

Priscilia Susyani Wibowo 090417708

UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA

2010

A. SISTEM PEMBELIAN1. Deskripsi kegiatan :

Sistem pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan.

2. Dokumen yang digunakan :a. Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu dalam surat tersebut.

b. Surat permintaan penawaran hargaDokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga yang

pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c. Surat order pembelianDokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok.

Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi : Surat order pembelian

Lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan.

Tembusan pengakuan oleh pemasokTembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan

Tembusan bagi unit peminta barangTembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

Arsip tanggal penerimaanTembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

Arsip pemasokTembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok.

Tembusan fungsi penerimaanTembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen.

Tembusan fungsi akuntansi

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

d. Laporan penerimaan barangDokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi pesanan yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat perubahan orderSurat perubahan order digunakan apabila terjadi perubahan

terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. f. Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur.

3. Fungsi yang terkait :a. Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelianFungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

d. Fungsi akuntansiFungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

B. SISTEM PENGELUARAN KAS

1. Deskripsi kegiatan : Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakuakn dengan menggunakan cek.

Apabila jumlah pengeluaran kas relatif kecil maka dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan diantara dua sistem: fluctuating-fund-balance system dan imprest system.

2. Dokumen yang digunakan :a. Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kassa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Selain itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

b. CekCek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan

bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada 2 jenis cek :

Check issuer membuat cek atas nama Check issuer membuat cek atas unjuk

c. Permintaan cek (check request)Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang

memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

3. Fungsi yang terkait :a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

b. Fungsi kasFungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi

atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

c. Fungsi akuntansi Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas

atau register cek Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada

fungsitas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut

d. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Risiko dan pengendalian dalam siklus pengeluaran (pembelian dan pengeluaran kas) :

Proses Risiko PengendalianPesan Barang 1.Mencegah kehabisan

dan / atau kelebihan persediaan.

2.Meminta barang yang tidak dibutuhkan

3.Membeli dengan harga yang dinaikkan.

4.Membeli berkualitas rendah.

5.Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi.

6.Komisi (kickback)

1.Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; teknologi kode garis; perhitungan persediaan secara periodik.2.Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian.3.Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran.4.Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran.5.Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok6.Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan financial dengan pemasok; audit vendor

Terima dan simpan barang

1.Menerima barang yang tidak dipesan.

1.Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi

2.Membuat kesalahan dalam perhitungan.

3.Mencuri persediaan.

keberadaan pesanan pembelian yang valid2.Gunakan teknologi kode garis; dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk perhitungan yang akurat.3.Pengendalian akses fisik; perhitungan periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan; dokumentasikan semua kiriman persediaan.

Setujui dan bayar faktur dari vendor

1.Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor.2.Membayar barang yang tidak diterima.

3.Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.4.Membayar faktur yang sama dua kali.

5.Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha6.Menyalahgunakan kas,cek,atau EFT

1.Periksa kembali akurasi faktur; gunakan ERS.

2.Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli; gunakan ERS; pengendalian anggaran.3.Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas.

4.Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli; pembatalan bundel voucher saat pembayaran; gunakan ERS; kendalikan akses ke file utama pemasok.5.Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan.6.Batasi akses ke cek kosong; mesin penandatangan cek, dan terminal kiriman EFT; pemisahan tugas antara bagian utang usaha dan kasir; rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas;

alat perlindungan cek termasuk Positive Pay, tinjau ulang secara teratur untuk transaksi EFT.

Pengendalian umum 1.Kehilangan data

2.Kinerja kurang baik

1.Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis.2.Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.