TUGAS KELOMPOK 9 Implementasi ERP PT Bentoel Prima

DI SUSUN OLEH : Eriz Dimas Praja P 1201110129M.Abdurrahim S 1201110140Nur Annisyah 1201124257Eldy Setiawan 1201120054Jeanny RIDHA M. S. 1201120106

TELKOM UNIVERSITY

Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Bentoel Prima

Pemilihan ERPSistem Informasi TerintegrasiTahap-tahap BOE Implementasi BEO atau B-1 PT. Bentoel Prima ISBP (Information System &

Business Process) SAP Core Moduls (modul utama pada system

ERP)

PT. Bentoel Prima ISBP (Information System & Business Process)

SAP Core Moduls (modul utama pada system ERP)

1. Fund Management (FM). 2. Material Management

3. Sales & Distribution4. Production Planning

5. Controling6. Financial Accounting

Be-One ERP System

Grafik Peningkatan Revenue Tahun 2008

Studi Kasus Implementasi ERP Pada PT Bentoel Prima

Menurut Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel Group, sebelumnya masing-masing divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-sendiri, seperti di bagian keuangan, bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat. Karena sistem aplikasi masing-masing bagian itu berbeda, sulit untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan data dan tidak realtime. Buntutnya adalah keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data. Pada saat tersebut, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di Indonesia sangat kompetitif, sehingga pihaknya membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat dan cepat, sehingga dibutuhkan sistemyang bisa mengintegrasikan seluruh bisnis proses dalam perusahaan. Selain itu, karena datanya belum realtime, maka meskipun sudah terjadi transaksi penjualan atau pengiriman barang, tak secara otomatis mengurangi posisistok barang dagangan.

Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment dan pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan road map pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel kemudian menunjuk konsultan dan memilih perusahaan software. Setelah melalui proses penyeleksian beberapa paket software yang berkaitan dengan Corporate Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel pun akhirnya memilih SAP Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas pertimbangan bahwa sistem ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan fitur-fitur yang canggih serta lengkap.

Faktor-faktor penyebab kegagalan ERP pada PT. Bentoel Prima

1. Terlibat dalam proyek-proyek perusahaan lainnya bersaing untuk keuangan tengahsedikit.2. Tidak memiliki kebijakan manajemen perubahan yang tepat dan prosedur.3. Menggunakan konsultan tanpa pengalaman sebelumnya atau solusi ERP di manaperusahaan adalah satu-satunya perusahaan dalam industri4. Tidak memiliki transfer pengetahuan yang tertulis dalam kontrak konsultasi5. Jika vendor tidak memahami bisnis perusahaan6. Jika proyek tidak memiliki tahap yang jelas, kiriman dan komponen pengendalian mutu7. Jika perusahaan belum rekayasa ulang proses bisnis agar kompatibel dengan kemampuan teknologi8. Tidak memiliki komite proyek audit eksternal

The Six Quality Characteristics of a Software

Functionality Suitability Be one enterprise sudah memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan pt. bentoel prima dalam proses bisnisnya.

Accurateness Sistem ERP yang telah digunakan sangat membantu dalam mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.

Data-data yang ada diPDA (Personnal Digital Assistance) PT Bentoel Prima selalu akurat karena selalu terjadi proses download dan upload dari atau ke sistem TI di masing-masing kantor cabang atau Area Sales and Marketing.Sedangkan ASMO (Area Sales danMarketing Office) merupakan sistem yang menghubungkan kantor-kantor cabangnya secara online dengan jaringan berbasis internet protocol melalui Wide Area Network.

Interoperability Sistem ERP (enterprise resource planning) berbasis SAP yang diimplementasikan di PT Bentoel Prima dinamakan Be One Enterprise (BOE) atau B-1 yang mempunyai makna “sistem pemersatu” dimana seluruh elemen sistem informasi yang ada masing-masing akan terintegrasi satu dengan lain menjadi suatu sistem informasi enterprise yang terintegrasi secara total dengan media data, suara dan video yang terkonvergen (convergence) secara digital.

Compliance Pada modul sistem ERP yang diterapkan sudah baik namun penerapan dilapangan nya dibarengi dengan pemahaman yang baik dari user dengan sistem ERP yang seharusnya, dan tidak memiliki kebijakan manajemen perubahan yang tepat dan prosedur yang sesuai.

Security Tidak menggunakan metodologi penerapan standar dari para user yang mengakibatkan penggunaan ERP kurang maksimal dalam sisi keamanan.

Realiability Maturity Sistem erp BOE dapat berubah dari waktu ke waktu karena sistemnya dirancang khusus agar dapat diubah sesuai kebutuhan yang ada.

Fault Tolerance Kesalahan yang terjadi ketika sistem sedang beroperasi akan sangat mengganggu kinerja sub-sistem yang lainnya sehingga erp BOE dirancang untuk memiliki mekanisme recovery agar dapat mentolerir masalah yang sukar di selesaikan.

Recoverability Sistem ERP Be One Enterprise (BOE) dinilai cukup baik dengan integrasi dari hulu ke hilir, memudahkan bagian IT melacak kesalahan jika terjadi error.

Usability Understandability Sistem erp BOE bersifat user friendly sehingga memudahkan user dalam mengoprasikannya

Learnability Karena keinteraktifan sistemnya dan kemudahan dalam penggunaannya, sistem ini memiliki tingkat learnability yang rendah terhadap user sehingga user tidak bingun dalam penggunaannya.

Operability Karena sistem BOE mengintegrasikan setiap sektor dalam perusahaan, sehingga meminimalisir proses manual yang biasa dilakukan sebelum sistem diterapkan.

Eficiency Time Behaviour Sistem BOE merupakan sistem real time base dimana selang waktu antara event dan informasi yang diberikan berlangsung saat itu juga.

Resource Behaviour Sistem BOE ini menggunakan sumber daya yang besar karena tingkat kompleksitasnya yang tinggi.

Maintainability Analyzability Sistem ini memiliki kemampuan dalam mendeteksi kesalahan dalam sebuah pengoperasiannya karena sistem BOE teridiri dari gabungan sistem-sistem di setiap bagian perusahaan yang apabila terjadi suatu kesalahan akan berakibat pada bagian yang lain.

Changeability Sistem BOE merupakan sistem yang dirancang sesuai dengan modul bisnisnya sehingga sistem ini bersifat changeable karena mengikuti bentuk bisnisnya.

Stability Sistem BOE sudah stabil karena setiap perubahan yang terjadi akan dilakukan penyesuaian terhadap bagian sub-sistem yang lain.

Testability Setiap perubahan yang dilakukan terhadap sistem, akan dilakukan pengujian terlebih dahulu untuk memvalidasi apakah perubahan yang dilakukan sesuai dengan yang diharapkan.

Portability Adaptability Adaptasi sistem erp BOE mungkin terjadi apabila basic dari proses bisnis yang akan digunakan tidak berbeda dengan konten yang dimiliki sistem BOE.

Instability Tingkat kompleksitas yang tinggi dalam pembangunan sistem erp BOE akan mengakibatkan proses instalasi yang rumit.

Conformance Sistem erp BOE dirancang sedemikian rupa untuk membantu proses bisnis. Sehingga tinkat conformancenya tinggi.

Replaceability Karena kefleksibilitasan sistem erp BOE, memungkinkan terjadinya exchange dan interchange.