Presentasi ERP Final

21
M0254 – Enterprise Resource Planning Tugas Konsep Penerapan ERP Pada Perusahaan Diberikan Oleh : Ibu Julisar, SE., Ak, MM ( D2481 ) Dikerjakan Oleh : Kelompok 2 Friska ( 1100017242 / 27 ) Novianty ( 1100033416 / 40 ) Kelvindra Suryadi ( 1100033725 / 42 ) Lilia Chin ( 1100037944 / 46 ) Steffanie Anggraeni ( 1100038594 / 47 ) Marius ( 1100042622 / 50 ) Yenny Susilawati ( 1100049181 / 55 ) SISTEM INFORMASI DAN AKUNTANSI 07 P A Z Universitas Bina Nusantara Jakarta 2010 1

Transcript of Presentasi ERP Final

Page 1: Presentasi ERP Final

M0254 – Enterprise Resource Planning

Tugas Konsep Penerapan ERP Pada Perusahaan

Diberikan Oleh :

Ibu Julisar, SE., Ak, MM ( D2481 )

Dikerjakan Oleh :

Kelompok 2

Friska ( 1100017242 / 27 )Novianty ( 1100033416 / 40 )Kelvindra Suryadi ( 1100033725 / 42 )Lilia Chin ( 1100037944 / 46 )Steffanie Anggraeni ( 1100038594 / 47 )Marius ( 1100042622 / 50 )Yenny Susilawati ( 1100049181 / 55 )

SISTEM INFORMASI DAN AKUNTANSI

07 P A Z

Universitas Bina Nusantara

Jakarta

2010

Penerapan ERP Pada Perusahaan

1

Page 2: Presentasi ERP Final

Secara umum, seluruh sistem informasi perusahaan dapat digambarkan kedalam grafik berikut ini :

Gambar Diagram Umum Sistem Informasi Perusahaan

Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar : - ERP adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan.

- SCM adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier.

- CRM adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan.

ERP - Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan dengan alat bantu komputer yang mengintegrasikan seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya material, sumber daya manusia dan kapasitas mesin. Aplikasi ERP biasanya terdiri dari modul-modul seperti Marketing dan Sales, Operasional lapangan, Produksi, Inventory Control, Procurement, Distribusi, Human Resources, Finance dan akuntansi.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini :

2

Page 3: Presentasi ERP Final

Gambar Konsep Dasar ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses proses yang berbasis informasi antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa subsistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing subsistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing subsistem. Subsistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

EVOLUSI SISTEM ERP

Gambar Evolusi Sistem ERP

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Tahapan Evolusi ERP

3

Page 4: Presentasi ERP Final

a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

b. Tahap II : Close-Loop MRPMerupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.

c. Tahap III : Manufakturing Resource Planning (MRP II)Merupakan pengembangan dari close loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu : perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.

d. Tahap IV : Enterprise Resource PlanningMerupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan  dilakukan secara mudah.

e. Tahap V : Extended ERP (ERP II)Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.

Area Fungsional ERP terdiri dari :1. Financial and Accounting

a. Financial AccountingSecara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen. Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal. Sedangkan jenis jenis laporan yang disajikan minimal harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara manual.

b. ControllingFungsi dari modul kontrol adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:a) Pengendalian capital investment.b) Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan

pembayaran.c) Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di

setiap area.d) Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.

c. Enterprise ControllingTujuan dari modul pengontrolan enterprise adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut :a) Kondisi keuangan perusahaan.b) Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan.c) Investasi.d) Maintenance dari aset perusahaan.e) Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan.

4

Page 5: Presentasi ERP Final

f) Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance.

g) Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan laba rugi.

Gambar Kepentingan Dalam Sistem Manajemen Keuangan

Gambar Proses Transaksi Dalam Sistem Informasi Akuntansi

5

Page 6: Presentasi ERP Final

2. Distribution and ManufacturingDistribution and Manufacturing secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.1. Logistics Execution

Modul Logistics Execution juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul Production Planning, Sales Distribution, Plant Maintenance dan Quality Management. Pada intinya, modul ini berfokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2. Sales DistributionDesain dari modul Sales Distribution ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3. Production PlanningModul Production Planning berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

4. Plant MaintenanceModul Plant Maintenance berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

5. Quality ManagementSalah satu fungsi dari modul Quality Management adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

3. Human ResourcesSumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadwalan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

4. Sales and MarketingModul penjualan ERP mengimplementasikan fungsi penempatan pemesanan, penjadwalan pemesanan, pengiriman dan penagihan. Modul penjualan terintegrasi secara erat dengan website e-comerce organisasi. Bagian pemasaran perlu melakukan penetapan harga, mencari order dari pelanggan, serta membuat peramalan penjualan.

6

Page 7: Presentasi ERP Final

Personel pemasaran harus membuat keputusan yang berkaitan dengan produk apa yang harus diproduksi, berapa banyak produk yang harus diproduksi per jenisnya, bagaimana cara mempromosikan dan mengiklankan produk, serta berapa harga yang harus dikenakan.

Gambar Proses Penjualan

Gambar Pertukaran Data Bagian Pemasaran dan Penjualan dengan Divisi Lainnya

Supply Chain

Supply Chain berarti aliran material, informasi, pembayaran, dan jasa dari supplier material/barang mentah, melalui pabrik pabrik dan gudang gudang yang ditujukan pada customer akhir. Supply chain juga mencakup organisasi dan proses yang menghasilkan dan mengirimkan produk, informasi, dan jasa pada customer akhir. Hal ini mencakup pembelian, arus pembayaran, material handling, perencanaan dan pengendalian produksi, pengendalian logistik dan gudang penyimpanan dan distribusi dan pengiriman.

7

Page 8: Presentasi ERP Final

Gambar Supply Chain Mengenai Bahan Baku Hingga Menjadi Produk Jadi

Supply Chain Komponen terdiri dari : 1. Upstream Supply Chain

Bagian ini mencakup supplier first tier dari organisasi yang didalamnya telah terbina suatu hubungan/relasi. Dalam hal pengadaannya upstream bersumber dari supplier external.

2. Internal Supply Chain Bagian ini mencakup semua proses yang digunakan oleh organisasi dalam mengubah input yang dikirim oleh supplier menjadi output, mulai dari waktu material tersebut masuk pada perusahaan sampai pada produk tersebut didistribusikan, diluar perusahaan tersebut.

3. Downstream Supply Chain Bagian ini mencakup semua proses yang terlibat dalam pengiriman produk pada customer akhir.

SCM – Supply Chain Management

Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain :- Manajemen Stok bahan baku.- Manajemen Utang dan Aging Utang.

- Manajemen Reorder Point.

- Penilaian Persediaan (dengan metode real time).

Keuntungan Penerapan Supply Chain Management :1. Tangible Benefit

Manfaat yang tangible (berwujud) berupa pengurangan inventory, pengurangan personel, perbaikan produktivitas, perbaikan manajemen pemesanan, perbaikan finansial close cycle, pengurangan biaya IT, pengurangan cost/biaya procurement, perbaikan manajemen kas, peningkatan pendapatan/profit, pengurangan biaya logistik transportasi, dan perbaikan pengiriman secara on-time (tepat waktu).

8

Page 9: Presentasi ERP Final

2. Intangible Benefit Manfaat yang intangible (tak berwujud) berupa information visibility, proses perbaikan/ pembaharuan terus-menerus, tanggapan konsumen yang responsive, standarisasi, fleksibilitas, globalisasi , dan kinerja bisnis.

Salah satu masalah utama dalam SCM adalah ”Bullwhip Effect” yaitu adanya bagian yang tidak teratur dalam supply chain (up & down) yang akan mengakibatkan fluktuasi dalam peramalan permintaan, fluktuasi harga, sistem order/pemesanan, dan pemikiran dalam supply chain tersebut.

Masalah utama Supply Chain Management berasal dari 2 sumber : 1. Dari ketidakpastian (uncertainty).

Ketidakpastian (uncertainty) timbul di dalam setiap elemen manajemen yang mencakup : Kesalahan dalam membuat prakiraan (example : demand forecast), ketidakpastian pengirim, kualitas bahan dan arus bahan dan adanya tantangan besar dalam proses koordinasi berbagai aktivitas dalam rangkaian manajemen rantai pasokan.

2. Dari kebutuhan untuk mengkoordinasikan beberapa aktivitas, unit internal, dan partner bisnis.

Cara Mereduksi Ketidakpastian dalam SCM yaitu :1. Menggunakan elemen kunci guna mereduksi unsur ketidakpastian dalam manajemen

rantai pasokan, mencakup :- Teknologi informasi dan komunikasi.

- Bekerjasama (cooperation) yang cenderung saling menguntungkan.

- Saling percaya (trust).2. Pilihan Strategi

- Integrasi versus horizontal

Solusi untuk masalah masalah Supply Chain Management : 1. Menggunakan pendekatan ”Just In Time” dalam melakukan pembelian, yang mana

supplier mengirimkan kuantitas / dalam jumlah kecil material yang dibutuhkan.2. Mengurangi waktu tunggu selama pembelian dan penjualan.3. Menggunakan supplier sedikit/seminimum mungkin. 4. Memperbaiki hubungan antara supplier dan buyer. 5. Melakukan proses produksi setelah ada order. 6. Mencapai permintaan yang akurat melalui kerjasama yang lebih dekat dengan supplier.

9

Page 10: Presentasi ERP Final

Pengembangan dari sistem SCM adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar Hubungan Supply Chain Management dengan ERP

CRM - Customer Relationship Management

CRM adalah sistem informasi yang bertujuan untuk memudahkan pelayanan kepada konsumen perusahaan. Kekuatan sekaligus kelemahan terbesar dari perusahaan menengah keatas adalah generalisasi produk dan layanan. Semakin besar suatu perusahaan , maka akan semakin perusahaan itu menjual produk masal yang seragam. Disisi lain, keinginan konsumen sangat berbeda-beda, tergantung dari banyak sekali faktor-faktor yang menjadi pertimbangannya dalam membeli suatu produk. Secara umum dapat digambarkan sebagai berikut :

10

Page 11: Presentasi ERP Final

Gambar Hubungan ERP dengan Customer Relationship Management

Ruang lingkup CRM adalah : 1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme yang dijalankan perusahaan dengan sistem

ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan promosi atas suatu produk.

2. Melakukan profiling atas konsumen dengan membagi konsumen kedalam kelompok kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk produknya.

3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk pesanannya.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :1. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.2. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.3. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.4. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Faktor yang menyebabkan ERP berkembang begitu luar biasa yaitu :1. Faktor pengaruh perilaku kompetitor.

Setiap perusahaan akan selalu berusaha mendapatkan informasi mengenai kompetitornya. Informasi yang dibutuhkan tidak hanya terbatas pada produk, tetapi lebih pada perusahaannya itu sendiri. Bila suatu perusahaan telah menerapkan ERP dan berhasil, maka mau tidak mau kompetitornya akan berusaha menerapkan sistem yang sama ataupun yang lebih baik, jikalau perlu menggunakan software dan konsultan yang sama.

11

Page 12: Presentasi ERP Final

2. Faktor kebutuhan akan rekan bisnis. Secara umum dengan menerapkan ERP akan menghasilkan informasi yang lebih baik untuk digunakan dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan. Sebagai konsekuensi adalah kebutuhan data yang up to date serta real time harus terpenuhi. Bila data berasal dari internal perusahaan maka itu mungkin bukan suatu masalah, tetapi bila berasal dari eksternal perusahaan maka hal tersebut bisa menjadi masalah yang serius. Sehingga dengan alasan untuk pemenuhan kebutuhan informasi, seringkali perusahaan melakukan tekanan-tekanan kepada rekan bisnisnya untuk menyediakan informasi yang terbaru dan real time.

3. Faktor pengembangan ERP yang didasarkan pada pengalaman terbaik. Bila suatu sistem diterapkan pada sebuah perusahaan, maka hal terbaik yang terjadi di perusahaan tersebut akan menjadi pengalaman bagi sistem sekaligus perbaikan dalam sistem. Makin banyak perusahaan yang menerapkan sistem, makin banyak pengalaman yang dimasukkan dalam sistem sehingga menjadikan sistem menjadi semakin baik. Makin baik suatu sistem makin banyak perusahaan yang mengimplementasikan, dan tentunya juga membuat sistem menjadi lebih baik lagi.

Tahapan dalam Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan

Tahap 1 :  Perencanaan.Langkah awal implementasi adalah membentuk komite pengarah yang tugasnya mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun sistem. Tugas tim proyek pada fase ini ; Mendefinisikan masalah dan menentukan ruang lingkup. Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP, misalnya berupa solusi kustomisasi dan

memilih salah satu solusi di fase awal. Membuat jadwal dan anggaran proyek dan melaporkan temuan kepada komite pengarah

baik secara tertulis maupun lisan.

Tahap 2 : Analisis.Pada fase komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek implementasi ERP dan menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Setelah semua kebutuhan didefenisikan kemudian mengevaluasi vendor.  Tanggung jawabnya adalah mengidentifikasi inisiatif rekayasa ulang prose bisnis berdasarkan paket software yang dipilih dan melakukan kerjasama dengan berbagai fungsi terkait. Setelah memilih vendor maka perwakilan dari vendor tersebut dapat dilibatkan pada proses analisis. Pada fase terakhir analisis idealnya dihasilkan sebuah prototype sistem ERP diberbagai area untuk mensimulasikan dan menunjukkan integrasi antar modul  kepada user dan identifikasi kebutuhan lainya.

Tahap 3 : Desain.Pada tahap ini desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih. Pada fase ini end user harus mendapatkan latihan intensif atas paket paket ERP agar mereka siap menggunakan sistem yang baru. Selama fase desain mungkin juga terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.

12

Page 13: Presentasi ERP Final

Tahap 4 : Implementasi.Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan di kostumisasi, fase berikutnya adalah melakukan implementasi. Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program lainnya fase selanjutnya sama seperti fase proyek pada umumnya. Selama fase ini rencana ulang proses bisnis diterapkan. Untuk mendukung implementasi ini biasanya diterapkan beberapa prosedur kerja baru.

Tahap 5 : Pemeliharaan Teknis.Tujuan fase ini adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan sistem jangka panjang. Elemen penting lainnya adalah pemeliharaan sistem ERP. Pemeliharaan adaptif diperlukan jika terjadi, misalnya up grade versi paket atau terjadi kostumisasi berupa penambahan, untuk memenuhi kebutuhan yang terindentifikasi kemudian. Pemeliharaan perfektif diperlukan misalnya untuk meninggikan kinerja / maintainability sistem (kemampuan) untuk dipelihara. Contoh kegiatan ini seperti penulisan ulang dokumen dll.

Aktivitas Sebelum dan Sesudah Penerapan Implementasi ERP

Sebelum ERPo Belum adanya solusi komprehensif dan berkemampuan maksimal yang dapat membantu

perusahaan untuk mendapatkan operasional bisnis yang bagus dan pada akhirnya mampu meningkatkan layanan kepada pelanggan.

o Belum dimilikinya sistem teknologi yang terintegrasi dengan baik, karena sampai dengan tahun 2000, proses bisnis hanya mengandalkan program manual seperti Excel.

Sesudah ERPo Membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,

manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Kegagalan ERP

Fakor Penyebab Kegagalan Implemntasi ERP : Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu buru memutuskan). Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis). Saran penghematan yang menyesatkan. Cacatnya project design & management. Pre implementation tidak dilakukan dengan baik. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran. Orang orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal). Kurangnya komitmen top management. Kurangnya training dan pembelajaran. Kurangnya komunikasi.

13

Page 14: Presentasi ERP Final

Kelebihan dan Kelemahan ERP

Kelebihan Penggunaan ERP Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi,

produktifitas dan efisiensi yang tepat. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment. Akuntasi untuk keseluruhan tugas seperti : melacak pemasukan, biaya dan

keuntungan pada level inti. Sumber informasi yang cukup untuk melakukan analisa dengan pencatatan historical

transaksi yang baik, otomatis pengguna cukup menggunakan software perencanaan untuk lain dan sebagainya.

Standarisasi Proses OperasiERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Kelemahan Penggunaan ERP Terbatasnya customisasi dari perangkat lunak ERP. Sistem ERP sangat mahal. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang

telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.

ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.

Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data

keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

Berikut dibawah ini adalah contoh sederhana untuk menunjukkan pentingnya ERP (Enterprise Resource Planning).

Anggaplah anda memiliki sebuah toko kecil Chesse Brother Cake, biasanya hal operational yang anda lakukan sebagai pemilik toko adalah membeli berbagai item dari beberapa penjual untuk kemudian anda simpan dalam stock toko anda. Kemudian orang datang dan membeli item item yang menjadi kebutuhan mereka sehari hari, tentu dengan harga lebih sebagai keuntungan anda. Biasanya anda mungkin akan mengalami kehabisan stock pada suatu saat, sehingga anda terpaksa meminta maaf kepada orang yang datang ke toko anda dan berjanji item tersebut akan tersedia keesokan hari.

14

Page 15: Presentasi ERP Final

Beberapa penjual yang digunakan oleh anda untuk mengambil/membeli item untuk penjualan anda biasa disebut supplier, sementara orang orang yang datang ke toko anda untuk membeli kebutuhan mereka disebut sebagai customer, dan stock item di toko anda biasa dikenal sebagai inventory.

Seiring dengan berjalannya waktu, business anda berkembang dan menjadi besar, anda sekarang menerima pemesanan order via telephone dan menyediakan layanan pengantaran barang ke pelanggan anda maka anda harus menempatkan beberapa orang sebagai karyawan perusahaan anda.

Pada toko kecil Chesse Brother Cake, anda biasanya mencatat semua jenis transaksi dengan buku kecil anda. Namun, hal ini semakin sulit ketika anda memiliki toko lebih besar, bayangkan ketika anda memiliki lebih dari 10.000 customer, dan anda ingin mengetahui barang barang apa saja yang menjadi kebutuhan mereka, sehingga anda dapat menjual item yang tepat, lalu anda berhubungan dengan lebih dari 1000 supplier dan memiliki beberapa jenis perjanjian pembayaran dan pengantaran item yang anda pesan, lalu lebih dari 500 orang karyawan di beberapa toko dan gudang stock anda untuk menghandle kegiatan operational toko anda.

Disinilah ERP berfungsi, untuk membantu kegiatan business dari perusahaan yang besar, yang kompleks dengan berbagai kegiatan operational dan mengandalkan informasi dalam mengambil keputusan.

Disinilah kenapa software ERP begitu mahal, karena tidak mudah menciptakan software multifungsi yang tetap menjaga integritas informasi yang ada, bahkan dapat menganalisa informasi yang anda masukan lewat kegiatan operational anda menjadi informasi yang dapat memprediksi kebutuhan dan perkembangan business anda.

15