TOR Jasa K

 

   

PEKERJA

TAHUN 

JENIS KE

L O K A S

NOMOR

TANGGA

   

       

Konsultansi Pen

AAN   

ANGGARAN

EGIATAN  

S I    

R KAK    

AL    

nyusunan & Pe

: JASA KO

 KOMPE

N   : 2010 

: PENGE

: JAKART

: 165 / L

: 21 Apr

ngukuran Komp

PT. KAI Co

KERANG

ONSULTANS

TENSI DAN K

EMBANGAN 

TA 

LL / KCJ / IV /

ril 2011 

PT. KAI CoStas

Jl. Ir. H. J

petensi

  

 

ommuter Jab

GKA ACUA       

SI PENYUSUN

KEY PERFOR

SDM 

/2011 

         

ommuter Jabsiun Juanda Juanda, Jaka

bodetabek

AN KERJA

NAN DAN PE

RMANCE IND

bodetabekLt. 2 arta Pusat 

ENGUKURAN

DICATOR ( KP

P

N 

PI ) PEGAWA

Page 1 of 6 

AI KCJ 

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 2 of 6 

 

KERANGKA ACUAN KERJA NOMOR KAK  : 165 / LL / KCJ / IV /2011 

TANGGAL :  21 April 2011   

1. LATAR BELAKANG  

Keunggulan  mutu  bersaing  suatu  organisasi  sangat  ditentukan  oleh  mutu  SDM‐nya. Penanganan  SDM harus dilakukan  secara menyeluruh dalam  kerangka  sistem pengelolaan SDM  yang  bersifat  strategis,  integrated,  interrelated  dan  unity.  Organisasi  sangat membutuhkan SDM yang kompeten, memiliki kompetensi  tertentu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan pekerjaannya.  

 PT KAI Commuter Jabodetabek sebagai anak perusahaan PT Kereta Api (Persero) dan sebagai operator  krl  sejabodetabek  dituntut  untuk  menangani  manajemen  SDM  nya  dengan menggunakan  pendekatan  berbasis  kompetensi  yaitu  suatu  pola  pendekatan  di  dalam membangun  suatu  sistem  manajemen  sumber  daya  manusia  yang  handal  dengan memanfaatkan kompetensi sebagai titik sentralnya.  

 Beberapa hal yang mendasari diterapkannya sistim pengembangan sumber daya manusia berbasis kompetensi adalah : 1. Sistim SDM berbasis kompetensi dapat melihat perkembangan prestasi karyawan. 2. Untuk penilaian yang lebih profesional dan obyektif karena dapat diukur secara kuantitatif. 3. Mendukung strategi perusahaan. 4. Membantu dalam penyelenggaraan organisasi secara lebih obyektif, fokus dan terintegrasi 

 Perusahaan yang baik adalah yang mempunyai  standar  terukur yang menunjukkan  tingkat kinerjanya.   Pengukuran tingkat kinerja perusahaan dapat dibagi dalam beberapa tingkatan tergantung  kompleksitas  masing‐masing  perusahaan.  Secara  sederhana  dapat  dibagi menjadi 3 tingkatan : a. KPI/Indikator Kinerja Utama (IKU) Corporate b. KPI/Indikator Kinerja Utama (IKU) Divisi/Direktorat c. KPI/Indikator Kinerja Utama (IKU) Pegawai 

 PT  KAI  Commuter  Jabodetabek    sebagai  anak  perusahaan  PT  Kereta  Api  (Persero)  dan sebagai  operator  krl  sejabodetabek  memandang  perlunya  melakukan  pengukuran  atas kinerja pegawai melalui IKU atau KPI   

  Dalam mengindentifikasi IKU maka tujuan yang ingin dicapai harus memiliki ciri‐ciri spesifik, terukur,  dapat  dicapai,  orientasi  hasil  atau  relevan,  dan  ada  batasan  waktu.    Adapun Indikator yang digunakan meliputi :  

  (1) Indikator kuantitatif yang mengindikasikan jumlah atau angka ;  

contohnya berupa angka tingkat keluar masuk karyawan; dan produktivitas karyawan.  (2) Indikator praktis yang mengindikasi proses yang sedang berjalan;  

contohnya berupa nilai investasi sumberdaya manusia dan jumlah hari pelatihan bagi karyawan.  

(3) Indikator sinyal yang secara spesifik menunjukkan gambaran  apakah perusahaan sedang        maju atau sebaliknya;         contohnya besarnya pertumbuhan produktivitas karyawan pertahun. 

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 3 of 6 

 

(4) Indikator yang menunjukkan efek suatu kendali perusahaan terhadap perubahan;  contohnya pengaruh pelatihan terhadap pengetahuan, sikap, dan ketrampilan karyawan; pengaruh  peningkatan  motivasi  terhadap  kinerja  karyawan  dan  pengaruh  teknologi terhadap produktivitas karyawan.  

 IKU/KPI juga dapat digolongkan menjadi tiga indikator yakni:  (1) indikator absolut, contohnya produktifitas karyawan yang ditunjukkan dengan  revenue 

perusahaan  perkaryawan dalam waktu tertentu. (2) indikator  relatif,  contohnya  persentase  karyawan  bermotivasi  tinggi,  persentase 

karyawan  berpendidikan  tinggi,  dan  persentase  biaya  pelatihan  terhadap  revenue perusahaan. 

(3) indikator tertimbang, contohnya produktifitas karyawan berdasarkan unsur kontrol pada periode dan kondisi inflasi tertentu. 

  IKU/KPI  merupakan  suatu  perhitungan  yang  mempertimbangkan  hal‐hal  pokok  untuk mengetahui kesehatan organisasi. Dengan  IKU/KPI, perusahaan didorong untuk memantau apa yang sedang dikerjakan dan mengembangkan target untuk mencapai perbaikan. Selain itu  dapat  digunakan  untuk  membangun  garis  dasar  kinerja,  patok  duga, dan  mencatat perubahan kemajuan perusahaan dari waktu ke waktu.  

 Perusahaan  yang  telah  menerapkan  sistem  SDM  berbasis  kompetensi  harus mengintegrasikan    aktifitas  manajemen  SDM  nya  dalam  semua  hal.  Rangkaian  aktifitas Manajemen meliputi Perencanaan (HR Planning), Perekrutan dan Seleksi SDM (Recruitment & Selection), Pelatihan dan Pengembangan (Training & Development), Pengembangan karir (Career  Development),  Remunerasi  dan  Penghargaan  (Remuneration  &  Reward),  dan Penilaian  Kinerja,  Pengembangan  Kinerja  serta  Pengelolaan  Kinerja  (Performance Management). 

 2. MAKSUD DAN TUJUAN 

2.1.  Penyusunan Pengukuran Kompetensi a Membuat  skala pengukuran yang obyektif dan dapat dipertanggungjawabkan. b Membuat konsep dasar Strategic Competency‐based Human Resource 

Management c Merumuskan kompetensi strategik/organisasi 

  2.2. Penyusunan KPI Pegawai KCJ  Membuat  skala dan indikator pengukuran yang obyektif, dapat di  pertanggungjawabkan serta fleksibel terhadap perubahan : a. Kinerja Perusahaan (corporate) b. Kinerja Direktorat c. Kinerja Pegawai  

3. RUANG LINGKUP  

3.1. Ruang lingkup Pengukuran Kompetensi 3.1.1 Mengidentifikasi setiap jabatan 3.1.2 Melakukan evaluasi jabatan 3.1.3 Membuat dan menyusun kompetensi setiap level  jabatan struktural dan 

fungsional  3.1.4 Menyusun profil kompetensi untuk menetapkan standar kompetensi jabatan 3.1.5 Menjabarkan kompetensi strategik kepada kompetensi unit dan kompetensi  

jabatan/individual 

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 4 of 6 

 

3.1.6 Menyusun standar kompetensi tiap jabatan 3.1.7 Menetapkan standar kompetensi organisasi 3.1.8 Menyusun kamus kompetensi di organisasi 3.1.9 Menyusun gap kompetensi 3.1.10 Melakukan pembobotan kompetensi  beserta  perhitungannya 3.1.11 Melakukan pengukuran kompetensi 3.1.12 Membuat dan menyusun rasio kompetensi 

 3.2. Ruang Lingkup Key Performance indicator ( KPI ) Pegawai KCJ

3.2.1.    Pembuatan KPI/IKU Corporate : a. Strategy Map dan Balance Scorecard Corporate b. Tabel    Balanced  Scorecard  Perusahaan  (berisi  sasaran  strategis  dan  key 

performance  indicator,  lengkap  dengan  definisi  dan metode  pengukuran serta monitoringnya) 

c. Manuals dan Tools untuk memantau pencapaian data KPI Corporate d. Manuals dan Tools untuk melakukan perhitungan skor Balance Scorecard 

Corporate 3.2.2.    Pembuatan KPI/IKU Direktorat

a. Strategy Map dan Balance  Scorecard Level Direktorat b. Tabel   Balanced Scorecard Direktorat (lengkap dengan definisi dan metode 

pengukuran serta monitoringnya) c. Manuals dan Tools untuk memantau pencapaian data KPI Direktorat d. Manuals dan Tools untuk melakukan perhitungan skor Balance Scorecard 

Direktorat 3.2.3.    Menyusun Kamus KPI/IKU individu 

a. Employee Performance Scorecard (terdiri dari performance goals dan key performance indicators) 

b. Manuals dan Tools untuk melakukan perhitungan skor Balance Scorecard Individu 

 4.   Waktu Kegiatan 

 Kegiatan pekerjaan dilakukan selama  3 (tiga) bulan sejak dari penandatanganan perjanjian  kerjasama. 

 5.      PERSYARATAN  KONSULTAN 

Syarat Konsultan adalah sebagai berikut: 5.1. Memiliki dokumen Administrasi lengkap dan masih berlaku, sesuai dengan ketentuan         dalam RKS (Rencana Kerja dan Syarat)/Dokumen Lelang. 5.2. Menyiapkan minimal 1 (satu) orang Team leader dengan Kualifikasi mempunyai         pengalaman sekurang‐kurangnya 10 (sepuluh) tahun pada beberapa perusahaan besar         ternama dibidang Manajemen SDM 5.3. Menyiapkan minimal 2 (dua) orang Tenaga ahli berpengalaman dibidang penyusunan         kompetensi dan KPI pegawai KCJ sekurang‐kurangnya 5 (lima) tahun pada         beberapa perusahaan besar ternama.  5.4. Menyiapkan team pendukung di bagian administrasi dan 2 (dua) asisten Tenaga Ahli . 5.5. Team Leader dan Tenaga ahli harus berkedudukan/mempunyai kantor operasional          untuk kegiatan ini di Jabodetabek 5.6. Tidak ada benturan kepentingan (bersedia menandatangani Pakta Integritas). 

   

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 5 of 6 

 

6.     TAHAPAN PENGADAAN DAN PROPOSAL PENAWARAN TEKNIS 6.1. Mengingat jenis pekerjaan tersebut di atas dapat dilakukan oleh beberapa Konsultan di         Jakarta, maka pemilihan penyedia jasa konsultan, Panitia Pelelangan PT.KCJ akan         menggunakan metode Pelelangan. Jadwal Proses Pengadaan adalah sesuai dengan yang         ditentukan pada RKS/Dokumen Lelang. 6.2. Panitia Pengadaan mempunyai hak penuh untuk menentukan peserta Penyedia Jasa         Konsultan yang akan mengikuti pengadaan ini. 6.3. Pengajuan Penawaran Adm &  Teknik yang dilampirkan untuk keperluan evaluasi         pelelangan, sekurangkurangnya memuat sebagai berikut : 

a Melampirkan fotocopy Administrasi Perusahaan/Lembaga seperti Anggaran Dasar, TDP, SIUP yang bergerak dalam bidang jasa konsultansi Manajemen, NPWP, bukti pembayaran dan pelaporan pajak bulan terakhir, dan Ketentuan lain sesuai dengan RKS. 

b Melampirkan fotocopy kontrak sejenis sebagai dasar menilai pengalaman perusahaan 

c Memberikan tanggapan atas tujuan dan lingkup pekerjaan pada KAK ini. d Menyampaikan rencana kerja yang akan dilakukan dan metodologi Pelaksanaannya. e Menentukan Jadwal pelaksanaan jasa konsultansi pembentukan pedoman GCG dan 

 assessment.  

7.     PEKERJAAN KONSULTAN  

7.1. Kewajiban Konsultan 7.1.1 Sebelum melakukan pekerjaan Konsultan harus mempelajari informasi yang terkait 

dengan tujuan penugasan ini. 7.1.2 Menyusun Rencana Kerja pelaksanaan dan harus disampaikan kepada Pemberi 

Tugas selambat‐lambatnya 5 (lima) hari kerja sebelum pelaksanaan pekerjaan jasa dimulai 

7.1.3 Pemberi Tugas berhak memberi saran penyempurnaan untuk lebih memfokuskan arah dan kedalaman terhadap pelaksanaan pekerjaan jasa. 

7.1.4 Jika dalam pelaksanaan pekerjaan jasa, terdapat perubahan Rencana Kerja, Konsultan harus segera melaporkannya kepada Pemberi Tugas untuk memperoleh persetujuan. 

7.1.5 Menyampaikan Laporan Kemajuan Pekerjaan (progress report) sesuai dengan standar dan jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati antara Konsultan dan Pemberi Tugas. 

7.1.6 Apabila diperlukan, Pemberi Tugas dapat meminta Konsultan mempresentasikan laporan kemajuan pekerjaan tersebut. 

7.1.7 Menyampaikan Laporan Pelaksanaan sesuai standar dan jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati antara Konsultan dan Pemberi Tugas. Konsultan dianggap telah menyelesaikan draft Laporan apabila Laporan tersebut disetujui oleh Pemberi Tugas (Berita Acara Laporan). 

7.1.8 Pada akhir pelaksanaan, Konsultan wajib mengkonfirmasikan hasil dilakukannya dengan Pemberi Tugas untuk memperoleh tanggapan. 

7.1.9 Konfirmasi dan tanggapan tersebut dibuat secara tertulis dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan serta wajib ditandatangani oleh Konsultan dan pemberi Tugas. 

     

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 6 of 6 

 

7.2 Kerahasiaan 7.2.1 Konsultan wajib merahasiakan segala keterangan dan catatan yang diperolehnya 

sebelum pelaksanaan proyek, pada saat pelaksanaan proyek, maupun setelah melakukan pelaksanaan proyek. 

7.2.2 Konsultan dan atau Konsultan yang akan ditugaskan wajib membuat dan menyampaikan kepada Pemberi Tugas Surat Pernyataan Kerahasiaan di atas materai. 

     8.       LAPORAN  KEMAJUAN  HASIL  KERJA  KONSULTAN 

   8.1.   Laporan Kemajuan Pekerjaan menyajikan informasi hasil pelaksanaan proyek periode            tertentu secara sistematis, jelas, dan menyeluruh. 8.2.     Laporan Kemajuan Pekerjaan telah diarahkan pada sistematika Laporan Hasil 

    pelaksanaan  proyek yang standar 8.3     Laporan Kemajuan Pekerjaan dipergunakan oleh Pemberi Tugas untuk mengukur 

    tingkat  pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan Konsultan Konsultan. 8.4.     Penyelesaian dan penyusunan Laporan Kemajuan Pekerjaan merupakan tanggung  

    jawabKonsultan. 8.5.     Jangka waktu penyampaian Laporan Kemajuan Pekerjaan sesuai dengan yang telah            ditetapkan, yaitu setiap 25 (dua puluh lima) hari kerja. 8.6.     Laporan Kemajuan Pekerjaan dan data pendukungnya merupakan dokumen yang 

    bersifat rahasia, yang wajib disimpan dan ditatausahakan dengan baik. 8.7.     Pengungkapan hasil Pelaksanaan Pekerjaan dalam Laporan Kemajuan Pekerjaan 

    mencakup hal‐hal berikut : 8.7.1. Realisasi rencana Pelaksanaan Pekerjaan sesuai dengan rencana kerja 

Pelaksanaan pekerjaan, termasuk jika ada perubahan prioritas Pelaksanaan Pekerjaan. 

8.7.2. Pengungkapan permasalahan yang ditemukan dari hasil pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas. 

8.7.3. Pengungkapan kendala yang dihadapi dalam proses, jalan keluar yang telah ditempuh, serta yang akan dilaksanakan. 

 9. LAPORAN  HASIL PEKERJAAN KONSULTAN 

Laporan Hasil Pelaksanaan Proyek yang harus diserahkan oleh Konsultan kepada Pemberi Tugas mencakup seluruh lingkup yang telah ditentukan dan disepakati oleh kedua belah pihak, berupa : 

9.1   Laporan   dokumen usulan yaitu dokumen hasil pekerjaan awal yang diusulkan kepada           pihak PT KAI Commuter Jabodetabek. 9.2   Evaluasi dokumen usulan, yaitu dokumen hasil evaluasi atas dokumen usulan yang  

  berisi perbaikan, penambahan atau perubahan atas dokumen yang diusulkan. 9.3   Dokumen final yaitu  berupa dokumen akhir hasil keseluruhan yang sudah mendapat 

  persetujuan dari pihak PT KAI Commuter Jabodetabek  

       

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 7 of 6 

 

Seluruh hasil pekerjaan konsultan dituangkan dalam bentuk dokumen sebagai berikut :  No  Hasil pekerjaan  Deskripsi  Bentuk dokumen 1  Dokumen Usulan  Dokumen hasil pekerjaan awal 

yang diusulkan oleh pihak konsultan kepada PT KCJ 

Dokumen asli dan copy 

2  Presentasi   Proses penjelasan dokumen usulan dari pihak konsultan kepada PT KCJ 

Daftar Hadir dan Notulen Hasil  Presentasi  

3  Evaluasi Dokumen Usulan 

Jika pada presentasi terdapat usulan perbaikan, penambahan atau perubahan  

Laporan evaluasi 

4  Dokumen Final  Dokumen akhir yang telah disempurnakan berdasarkan hasil evaluasi, lalu diajukan untuk mendapatkan persetujuan PT KCJ 

Laporan dalam bentuk hardcopy  dan softcopy  

 Penyelesaian atas hasil kerja konsultan diperhitungkan sebagai berikut : 

 No  Pekerjaan  Bobot 

1  Mengidentifikasi setiap jabatan  10% 

2  Membuat  kompetensi setiap level  jabatan struktural dan fungsional 

10% 

3  Menyusun standar kompetensi tiap jabatan 

10% 

4  Menyusun profil kompetensi    10% 

5  Menjabarkan kompetensi strategik kepada kompetensi unit dan kompetensi jabatan/individu 

10% 

6  Membuat standar kompetensi organisasi  10% 

7  Menyusun kamus kompetensi di organisasi 

10% 

8  Melakukan pengukuran kompetensi, bobot kompetensi beserta perhitungannya 

10% 

9  Menyusun gap kompetensi  10% 

10  Membuat dan menyusun rasio kompetensi 

10% 

   

 

TOR Jasa Konsultansi Penyusunan & Pengukuran Kompetensi  Page 8 of 6 

 

10.    PROGRAM KERJA           Konsultan harus menyusun program kerja minimal meliputi :           10.1. Jadwal kegiatan secara rinci           10.2. Tenaga profesional dengan tingkat keahlian yang sesuai untuk melaksanakan tugas                     dari Pemberi Tugas           10.3. Konsep penanganan pekerjaan sesuai yang diinginkan oleh Pemberi Tugas  11. EVALUASI PENAWARAN          Sesuai dengan uraian pada RKS / Dokumen Lelang, Bab II.9 

             12. PENETAPAN PEMENANG          Keputusan Panitia Pengadaan yang sudah ditetapkan oleh Pejabat yang Berwenang di PT.KCJ          adalah bersifat Final.