BAB IV

ANALISA MASALAH DAN RENCANA KERJA

A. Identifikasi dan Analisis Masalah serta Penentuan Faktor-Faktor Kunci

Keberhasilan

Perubahan keadaan yang berlangsung terus dengan cepat membuat

keadaan masa depan yang dicita-citakan semakin tidak pasti, penuh

resiko kegagalan untuk menghindari resiko kegagalan organisasi maka

pimpinan organisasi harus dapat menelusuri keadaan lingkungan agar

mengetahui keunggulan masing-masing. Oleh karena itu maka perlu

dilakukan analisa masalah dan menentukan faktor-faktor kunci

keberhasilan.

Untuk menganalisa masalah mengacu pada identifikasi dan penilaian

faktor lingkungan internal dan eksternal organisasi yang berpengaruh kuat

terhadap keberhasilan suatu organisasi untuk menjadikan suatu keadaan

yang dicita-citakan. Berdasarkan pengalaman maka saya membuat

identifikasi terhadap fakto-faktor tersebut dan mengklasifikasikannya

kedalam faktor pendorong dan penghambat seperti pada table di bawah

ini

13

Tabel 1

Identifikasi faktor pendorong dan penghambat

Faktor Pendorong Faktor Penghambat

Adanya tupoksi yang jelas

Adanya sarana mendukung

Kualitas SDM yang potensial

Adanya kemajuan iptek

Adanya peraturan perundang-

undangan tentang PP dan KB

Adanya kelompok organisasi

masyarakat yang menunjang PP

dan KB

Jumlah staf belum memadai

Kurangnya dana

Kurangnya bimtek

Tuntutan masyarakat terhadap

pelayanan

Tim kerja kurang koorporatif

Koordinasi belum optimal

Atas dasar identifikasi terhadap faktor pendorong dan penghambat

diatas, kemudian di lakukan identifikasi terhadap faktor internal dan

eksternal sebagaimana pada tabel berikut :

14

Tabel 2

Matriks Identifikasi Faktor Internal – Eksternal

Faktor

InternalKekuatan (Strenght) Kelemahan (Weaknesses)

Adanya Tupoksi yg jelas

Adanya Sarana mendukung

3. Kualitas SDM yg potensial

1. Jumlah staf belum

memadai

2. Kurangnya dana

3. Kurangnya Bintek

Faktor

EksternalPeluang (Opportunities) Ancaman (Threats)

1. Adanya kemajuan Iptek

2. Adanya peraturan per-uu-an ttg

PP dan KB

3.Adanya kelompok organisasi

masy yg menunjang PP & KB

1.Tuntutan masy. Thp

pelayanan

2. Tim kerja kurang

koorporatif

3. Koordinasi belum optimal

Analisis Masalah

Berdasarkan identifikasi terhadap faktor-faktor internal dan faktor-faktor

eksternal sebagaimana di tampilkan dalam matriks identifikasi faktor

internal dan eksternal diatas, maka dilakukan analisa masalah terhadap

faktor-faktor tersebut sebagai berikut :

15

Tabel 3

Komparasi Urgensi Faktor Internal - eksternal

NoFaktor Internal

– EksternalA b c D E f NF BF

Kekuatan (Strenght= S)

A Adanya

Tupoksi yg

jelas

X a a D A a 4 0,26

B Adanya

Sarana

mendukung

A x b D B b 3 0,20

C Kualitas SDM

yg potensial

A b X D C c 2 0,13

Kelemahan (Weaknesses = W)

D Jumlah staf

kurang

memadai

D d d X D f 4 0,26

E Kurangya

dana

A b c D X e 1 0,06

F Kurangnya

Bintek

A b c F E x 1 0,06

J U M L A H 4 3 2 4 1 1 15

Peluang (Opportunity = O)

A . Adanya

kemajuan

X a a A E f 3 0,2

16

Iptek 0

B Adanya

peraturan

per-uu-an

ttg PP

dan

KB

A x c d E b 1 0,0

6

C Adanya

kelompok

organisasi

masy yg

menunjan

g PP & KB

A c x d E c 2 0,1

3

ANCAMAN ( Trheats = T )

D Adanya

tuntutan

masy. Thp

pelayanan

A d d X E d 3 0,2

0

E Tim kerja

kurang

koorporati

f

E e e E X e 5 0,3

6

F Koordinsi

belum

optimal

F b c D E x 1 0,0

6

J U M L A H 3 2 3 1 5 1 1

5

17

Selanjutnya menentukan Bobot Faktor ( BF ). Terlebih dahulu tiap

faktor internal dan eksternal diberi bobot nilai dengan skala tersebut diatas

dan dijumlahkan dengan menggunakan formula sebagai berikut :

Bobot Faktor Internal

BF = FS/W : ∑f x 100 %

Bobot Faktor Eksternal

BF = FS/W : ∑f x 100 %

Proses selanjutnya untuk menentukan Nilai Dukung Faktor ( ND

). Tiap faktor atau elemen kerja berpotensi sebagai unggulan organisasi

dalam meraih sukses yang lebih besar. Tiap faktor merupakan input yang

harus dikelola dengan baik agar memberikan dukungan yang maksimal

sehingga menjadi unggulan dalam meraih sukses yang lebih besar. Nilai

dukungan tiap faktor diukur dengan skala 1-5 yaitu :

Angka 5 menyatakan sangat kuat dukungan

Angka 4 menyatakan kuat dukungan

Angka 3 menyatakan cukup kuat dukungan

Angka 2 menyatakan kurang kuat dukungan

Angka 1 menyatakan tidak ada dukungan

Nilai dukungan setiap faktor internal dan eksternal diatas

dimasukkan ke dalam kolom ND pada Tabel Evaluasi Faktor Internal dan

Eksternal. Kemudian dihitung Nilai Bobot Dukungan ( NBD ) tiap faktor

dengan cara mengalikan Bobot Faktor dengan Nilai Dukungan ( BF x ND

= NBD )

18

Langkah berikutnya adalah menilai keterkaitan : Nilai

Keterkaitan ( NK ) adalah keterkaitan tiap faktor dengan faktor yang

lainnya, dinilai dengan menggunakan skala 1 – 5 dengan melakukan brain

storming.

Angka 5 menyatakan sangat kuat keterkaitan

Angka 4 menyatakan kuat keterkaitan

Angka 3 menyatakan cukup kuat keterkaitan

Angka 2 menyatakan kurang kuat keterkaitan

Angka 1 menyatakan tidak ada keterkaitan

Langkah selanjutnya adalah menghitung Nilai Rata-Rata

Keterkaitan ( NRK ) yaitu dengan menjumlahkan jumlah keterkaitan tiap-

tiap faktor internal dan eksternal dibagi rata-rata NRK.

Selanjutnya untuk mendapatkan Nilai Bobot Keterkaitan ( NBK )

dengan cara mengalikan Nilai Rata-Rata Keterkaitan ( NRK ) dengan

Bobot Faktor (BF). Dan kemudian dihitung Total Nilai Bobot ( TNB ) tiap

faktor dengan cara menjumlahkan Nilai Bobot Dukungan ( NBD ) dengan

Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) TNB = NBD + NBK. Adapun evaluasi factor-

aktor internal sebagaimana table berikut :

19

Tabel 4EVALUASI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL BF ND

NBD

NILAI KETERKAITAN (NK)NRK

NBK

TNB

FKK

a b c d e f g h i j k L1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 18 19 20InternalStrenghtsAdanyaTupoksi yang jelas 0,26 5 1,30 3 3 2 3 4 5 4 4 2 2 3 3,18 0,83 2,13 ISarana mendukung 0,20 4 0,80 3 2 5 5 3 5 5 5 2 4 4 3,90 0,78 1,59 IIKualitas SDM yang potensial 0,13 4 0,80 3 2 3 3 3 5 2 2 2 2 2 2,64 0,53 1,33

5,05WeaknessesJumlah staf kurang memadai 0,26 5 1,30 2 5 3 4 3 5 5 4 2 5 2 3,64 0,95 2,25 IKurangnya dana 0,06 4 0,24 3 5 3 4 2 4 4 4 2 5 3 3,54 0,21 0,45 IIKurangnya bintek 0,06 3 0,18 4 3 3 3 2 4 4 3 2 2 2 2,91 0,18 0,36

3,06EksternalOpportunitiesAdanya kemajuan Iptek 0,20 5 1,00 5 5 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4,55 0,91 1,91 IAdanya Peraturan UU ttg PP & KB 0,06 4 0,52 4 5 2 5 4 4 4 5 3 4 4 4,00 0,52 1,04Adanya klpk masy yg menunjang PP & KB

0,13 4 0,80 4 5 2 5 4 4 4 5 2 2 2 3,55 0,47 1,27 II

4,22ThreatsTuntutan masyarakat thp pelayanan

0,20 3 0,18 2 2 2 2 2 2 4 3 2 2 3 2,36 0,14 0,32

Tim Kerja kurang korporatif 0,36 4 1,32 2 4 2 5 5 2 5 4 2 2 2 3,18 1,05 2,37 IKoordinasi belum optimal 0,06 3 0,18 3 4 2 2 3 2 5 4 2 3 2 2,90 0.17 0,35 II

3,04

13

Faktor-faktor Kunci Keberhasilan

Penentuan faktor-faktor kunci keberhasilan mengacu pada penilaian

faktor-faktor internal dan eksternal dengan pemberian bobot nilai pada setiap

faktor. Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui dan menentukan kekuatan,

kelemahan, peluang dan ancaman yang nantinya menjadi faktor kunci sukses

atau faktor strategis dalam mencapai sasaran.

Faktor strategis adalah suatu faktor yang memiliki potensi yang

lebih besar dari pada faktor lain yang terkait dalam mencapai tujuan dan

sasaran, dan dapat memberikan manfaat yang maksimal bagi unit kerja /

organisasi dalam memberikan hasil ( output ) yang sesuai kapasitas

organisasi.

Aspek yang dinilai adalah bobot manfaat atau kegunaan tiap faktor

dalam mencapai tujuan, serta keterkaitannya satu sama lain dengan

memakai skala nilai yaitu besarnya manfaat/ dukungan tiap faktor terhadap

sasaran diberi nilai sebagai berikut :

Angka 5 menyatakan manfaat / dukungan sangat berbobot

Angka 4 menyatakan manfaat / dukungan berbobot

Angka 3 menyatakan manfaat / dukungan cukup berbobot

Angka 2 menyatakan manfaat / dukungan kurang berbobot

Angka 1 menyatakan manfaat / dukungan tidak berbobot

13

Selanjutnya untuk penentuan factor-faktor kunci keberhasilan ditetapkan

sebagai berikut :

Tabel 5

Faktor Faktor Kunci Keberhasilan

FAKTOR INTERNAL

STRENGHTS (S)

Adanya Tupoksi yg jelas

Adanya sarana mendukung

WEAKNESSES (W)

Jumlah staf kurang memadai

Kurangnya dana

FAKTOR EKSTERNAL

OPPORTUNITY (O)

Adanya kemajuan Iptek

Adanya kelompok masy yg

menunjang PP & KB

THREATS (T)

Tim kerja kurang korporatif

Tuntutan masy. Thp pelayanan

B. Memilih dan Menetapkan Kunci Keberhasilan Prioritas

Dengan membandingkan Total Nilai Bobot ( TNB ) Strenght ( Kekuatan )

= 5,05 Weaknesses ( Kelemahan ) = 3,06 Opportunities ( Peluang ) = 4,22

dan Threats ( Ancaman ) = 3,04 Maka kekuatan organisasi berada pada

kuadran I, dimana peta kekuatan organisasi dengan kuadran I ini

menggambarkan situasi / kondisi organisasi yang sangat menguntungkan

dalam pencapaian sasaran karena memiliki peluang dan kekuatan

sebagaimana tergambar pada peta kekuatan organisasi berikut ini :

14

Gambar 1 : Peta kekuatan Organisasi

15

T=3,04

O=4,22

W = 3,06

1,18

1,99

S = 5,05

Tabel 6

Peumusan tujuan dan sasaran yang diinginkan

Factor keluarga Kunci (FKK)

Alternatif

Keluarga Kunci Peluang Kunci

Adanya tupoksi

yang jelas

Adanya Sarana

mendukung

Adanya kemajuan

iptek

Adanya kelompok

masyarakat yang

menunjang PP dan

KB

Mengoptimalkan

kinerja perencana

dan program di

badan PP dan KB

Meningkatkan

koordinasi dan

sosialisasi program

pada masyarakat

Perumusan tujuan adalah tahapan penentuan factor-faktor untuk ditetapkan

menjaditujuan organisasi berdasarkan factor-faktor keberhasilan dan peta

kekuatan organisasi sesuai dengan kondisi riil organisasi. (Berdasarkan

Pandangan Subjektif penulis)

16

Penilaian dan tujuan dibuat dalam suatu format tabel dibawah ini :

Tabel 7

Faktor Kekuatan Kunci Alternatif tujuan M KML KMA TN

Kekuatan kunci Peluang kunci

Adanya tupoksi

yang jelas

Adanya sasaran

mendukung

Adanya

kemajuan iptek

Adanya

kelompok

masyarakat yang

menunjang PP

dan KB

Mengoptimalkan

kinerja Perencanaan

dan program di

BPPKB

Meningkatkan

koordinasi dan

sosialisasi program

pada masyarakat

5

4

5

5

5

4

15

13

Berdasarkan Tabel diatas maka alternative tujuan yang dijadikan prioritas

adalah mengoptimalkan kinerja perencanaan dalam program di Badan PP

dan KB

17

Tabel 8

Sasaran dan kinerja

Sasaran dan

Indikator

Strategi Langkah-langkah

Kegiatan

Penanggu

ng Jawab

Waktu

optimalsasi

kinerja

Perencana

Program dan

Kegiatan pada

Kesekretariatan

Badan PP dan

KB Kabupaten

Minahasa Utara

Indikator

.1. Keterpaduan

kegiatan dan

program kerja

2. Akurasi dan

Kelengkapan

data

3. Kecepatan

Strategi

SO

Optimalk

an

tupoksi ut

memanfa

atkan

kemajuan

iptek

Strategi

WO

Berdayak

an staf ut

menganti

sipasi

kemajuan

iptek

Menyusun rencana

kerja

Melaksanakan

program

Evaluasi hasil

Pantau

perkembangan

1. Mengikuti Bintek

2. Kuasai ketentuan

3. Mengusulkan

penambahan staf

1. Sosialisasikan

pembinaan

program kerja

2. Aplikasikan

kompetensi

yg diterima dalam

Kadis

Pejabat

eselon

dan

Staf

Bidang

terkait

Minggu I

Februari

Minggu I

Maret

Minggu I

Juni

Minggu I

Septemb

er

Jan, Juni

Setiap

hari

Janu

ari

Janu

ari

Setiap

18

ideal proses

pelaksaanaan

kegiatan

4. Evaluasi

pelaksanaan

kegiatan

Strategi

ST

Optimalk

an

tupoksi

dlm

melayani

masyarak

at

Strategi

WT

Tingkatka

n kualitas

staf agar

dlm

pelayana

n

masyarak

at tetap

optimal

Bintek

1. Menjelaskan

bagaimana

tanggung-jawab

terhadap

tugas/pekerjaan

2. Memberikan

dorongan utk

Menyelesaikan

tugas /

pekerjaan

Bidang

terkait

secara

koordin

atif

hari

Setia

p hari

Setia

p hari

19

C. Stategi dan Rencana Kerja

1. Penyusunan Strategi

Dengan memperhatikan faktor kunci sukses pada Bab sebelumnya,

maka berikut ini akan disusun formula strategi dengan mengintegrasikan

faktor-faktor kunci keberhasilan dalam pencapaian sasaran.

Diagram 1 :

Formulasi Strategi SWOT

20

Interna

l

Eksternal

Strenght

1. Adanya Tupoksi yg

jelas

2. Sarana mendukung

Weakneses

1.Jlh staf kurang

memadai

2. Kurangnya dana

Opportunities

1. Adanya kemajuan

Iptek

2. Adanya kelompok

masyarakat .Yg

menunjang

program PP & KB

Strategis SO

Optimalkan tupoksi ut

memanfaatkan

kemajuan iptek

Tingkatkan sarana yg

ada dlm memfasilitasi

masy yg menunjang

program PP & KB

Strategis WO

Optimalkan/

berdayakan staf untuk

mengantisipasi

kemajuan iptek

Manfaatkan dana yg

ada untuk menopang

program yg ditunjang

oleh masyarakat

Threats

1. Tuntutan masy.

Thp pelayanan

2. Koordinasi blum

optimal

Strategi ST

Optimalkan tupoksi dlm

melayani masyarakat

Optimalkan sarana ut

memantapkan

koordinasi

Strategi WT

Tingkatkan kualitas staf

agar dlm pelayanan

masyarakat tetap

optimal

Optimlkan jumlah staf

agar dapat

berkoordinasi baik

21

Dari formulasi SWOT diatas berdasarkan peta posisi kekuatan berada

pada kuardan 1. Maka strategi SWOT menghasilkan 2 (dua) rumusan yaitu

Adanya tupoksi yang jelas

dari

2. Rencana Kegiatan Terkoordinasi

Berdasarkan rumusan / formula strategi yang diperoleh dari Analisis

SWOT diatas, disusunlah Rencana Kegiatan Terkoordinasi ( Action Plan )

untuk masing-masing srategi. Rencana Kegiatan tersebut dilengkapi dengan

siapa dan unit kerja mana yang bertanggung-jawab terhadap pelaksanaan

kegiatan tersebut beserta waktu penjelasannya, sebagaimana dalam Tabel 8

berikut ini.

22

Penetapan Tolok ukur

Tabel 9

Tolok Ukur Kegiatan

Kegiatan Tolok Ukur

Menyusun rencana kerja

Melaksanakan program

Evaluasi hasil

Pantau perkembangan pekerjaan

Mengikutsertakan aparatur

dalam bintek penyusunan kegiatan &

program

Tingkatkan penguasaan

ketentuan/peraturan

Mengusulkan penambahan staf

pengolah

Sosialisasikan pedoman

Aplikasikan kompetensi yang diterima

dalam pelatihan

Jelaskan bagaimana bertanggung

Jawab terhadap tugas dan pekerjaan

Berikan dorongan kepada staf untuk

melaksanakan tugas dan pekerjaan

Dokumen

Forum /Workshop

Laporan hasil pelaksanaan

Dokumen usulan

Jumlah pegawai yang dikirim ke

pelatihan

Jumlah Kep.Men PAN/ Surat BKN

yang dibaca

Jumlah staf yang bertambah

Surat edaran, surat biasa

Tingkat kesesuaian pelaksanaan

dengan ketentuan/aturan yang

ada

Pola tingkah laku

Pola tingkah laku

23

Perkiraan Kesulitan Yang Akan Terjadi dan Rencana Antisipasi

Dalam rangka pencapaian tujuan tentunya tidak lepas dari kemungkinan

adanya hambatan atau kesulitan-kesulitan yang akan mempengaruhi tujuan

tersebut. Demikian pula dengan rencana kerja yang telah tersusun. Kaitannya

dengan hal tersebut akan dikemukakan kesulitan utama yang diasumsikan

akan timbul dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian penyusun

mengkaji, menganalisa kesulitan-kesulitan serta membuat strategi untuk

mengatasi sebagaimana dikemukakan pada Tabel16 dibawah ini :

24

Tabel 10

Perkiraan Kesulitan-kesulitan Yang Akan Terjadi

Serta Strategi Untuk Mengatasinya

N

o

.

Perkiraan Kesulitan-kesulitan

Yang Akan Terjadi

Strategi Mengatasinya

1

.

2

.

Keinginan aparatur di unit kerja/instansi

terkait untuk tidak melakukan tugas

secara prima

Belum terbentuknya pola tim terpadu

dalam koordinasi

1. Sosialisasi harus lebih

Ditingkatkan

2. Segera mengusulkan

pembentukan tim pola

terpadu/koordinasi

5. Penjadwalan Kerja

Berikut ini akan dikemukakan Jadwal Kerja dengan waktu pelaksanaan

kegiatan disusun berdasarkan Prioritas Kegiatan ( urutan logis langkah-

langkah kegiatan). Adapun urutan kegiatan prioritas dapat dilihat pada Tabel

11.

25

Tabel 11

Prioritas Kegiatan

Langkah-langkah KegiatanPerkiraan Waktu

Mulai Sampai

Menyusun rencana kegiatan

Melaporkan rencana kegiatan pada

Kepala Dinas

Rapat persiapan pelaksanaan

kegiatan

Mengusulkan penambahan staf

Usulkan biaya operasional

Mengusulkan pengadaan fasilitas

penunjang operasional kegiatan

Laksanakan program yang praktis

Ikutsertakan staf pada diklat/bintek

Tingkatkan penguasaan peraturan

Sosialisasikan fungsi sebagai

aparatur

Aplikasikan kompetensi

Penjelasan tanggung jawab

pekerjaan

Dorongan untuk bekerja

Minggu II

Januari

Minggu II

Januari

Minggu II

Januari

Minggu II

Januari

Minggu II

Januari

Minggi II Januari

PM

PM

Setiap Saat

Setiap Saat

Setiap Saat

Setiap Saat

Minggu II

Januari

Minggu II

Januari

Minggu II

Januari

Minggu IV April

Minggu IV April

Minggu IV April

PM

PM

Setiap Saat

PM

Setiap saat

Setiap Saat

26

Mengevaluasi

Memonitoring Setiap Saat Desember

Untuk lebih memperjelas pelaksanaan kegiatan yang telah disusun untuk

dilaksanakan, maka perlu dibuatkan dalam bentuk bagan rencana kerja

tahunan sebagaimana dalam tabel 12 berikut ini :

27