SUPARJO, SH NIP....

Disusun oleh :

SUPARJO, SH

NIP. 196210021986011001

PENDIDIKAN & PELATIHAN PIM III ANGKATAN 12

TAHUN 2015

ii

KATA PENGANTAR

Segala Puji dan Syukur selalu kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena

atas semua karunia-Nya, penyusunan Laporan Proyek Perubahan dengan Judul

“SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI “

Laporan ini disusun dalam rangka menggambarkan implementasi Proyek Perubahan

rangkaian kegiatan peserta Diklat Pim III Angkatan XII Kemenakertrans tahun 2015.

Laporan ini disusun sesuai apa yang kami lakukan yang merupakan tahapan

kegiatan ( Milestone ) Proyek perubahan ini.

Wujud Inovasi ini adalah Sistem Pengaduan melalui ( Website

www.bp3tki.perlindungan ) dengan progress penanganan kasus melalu ( SMS

Gateway ).

Akhirnya kami sampaikan terima kasih kepada Deputi Perlindungan BNP2TKI

Ibu Dr. Lisna Yuliani Pulungan, Bapak Drs. Muhammad Syafrie Direktur Pelayanan

Pengaduan Deputy Perlindungan BNP2TKI selaku mentor dan Ibu Ir. Sovie Emmy,

MM.Agr selaku Coach dan semua pihak yang telah mendukung implementasi

perubahan ini.

Yogyakarta, Desember 2015

Penyusun

SUPARJO, SH

iii

DAFTAR ISI

Hal

Halaman Judul ........................................................................................................... i

Kata Pengantar .......................................................................................................... ii

Daftar Isi ..................................................................................................................... iii

A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN ....................................................................... 1

Deskripsi dan Nama Proyek Perubahan ........................................................... 1

B. LATAR BELAKANG ........................................................................................... 1

C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ..................................................................... 4

D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN .................................................................. 4

E. RUANG LINGKUP ............................................................................................. 5

F. PENTAHAPAN (MILESTONE) .......................................................................... 6

G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ....................................................................... 8

H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF ............................................... 11

I. DUKUNGAN ANGGARAN ................................................................................ 14

J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH ..................................... 15

K. PENJADUALAN ( schedule ) ................................................................. 16

L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN ...................................... 18

PENUTUP ................................................................................................................ 24

LAMPIRAN ............................................................................................................... 25

A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN

Deskripsi

Dengan mempertimbangkan berbagai aspek karena masih lemahnya

perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ( TKI ) karena lemahnya sistem

penyelesaian pengaduan kasus TKI di Daerah Istimewa Yogyakarta, maka perlu

melakukan upaya strategis dengan mewujudkan sistem pengaduan TKI berbasis

IT di BP3TKI Yogyakarta yang dapat dimanfaatkan secara intern BP3TKI dan

Disnaker Kab./Kota maupun Masyarakat Umum

Untuk menangani persoalan tersebut maka dalam proyek perubahan ini kami

mengambil judul/Identitas proyek sebagai berikut :

“SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI ”

B. LATAR BELAKANG

Visi Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia

Yogyakarta sesuai dengan Renstra BP3TKI Yogyakarta tahun 2010-2014 adalah

“Profesionalisme dalam Pelayanan untuk mewujudkan Tenaga Kerja Indonesia

yang berkualitas dan bermartabat”

Guna mencapai Visi tersebut telah ditetapkan 4 (empat) Misi, yaitu :

a. Peningkatan kualitas CTKI/TKI

b. Profesional dalam pelayanan penempatan TKI

c. Profesional dalam pelayanan perlindungan TKI

d. Peningkatan manajemen administrasi pelayanan penempatan dan

perlindungan TKI

Sedangkan berdasarkan Keputusan Kepala Badan Nasional Penempatan dan

Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI) Nomor: PER.35/KA/VII/2007

tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan

Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia, nomor:

PER.20/KA/VIII/2014, tentang fungsi dan uraian tugas Balai dan Pos Pelayanan

Penempatan dan Perlindungan TKI mempunyai tugas salah satunya adalah

memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan,

2

perlindungan dan penyelesaian masalah Tenaga Kerja Indonesia secara

terkoordinasi dan terintegrasi di wilayah kerja masing masing unit pelaksana

teknis penempatan dan perlindungan Tenaga Kerja Indonesia.

Untuk melaksanakan tugasnya, BP3TKI Yogyakarta memiliki fungsi :

a. Penyusunan dan pengembangan program dan anggaran.

b. Pembinaan, pemantauan, dan evaluasi kinerja penempatan TKI.

c. Penyelenggaraan pemasyarakatan program penempatan.

d. Pelayanan penerbitan KTKLN.

e. Pengumpulan data pemberian layanan informasi penempatan dan

perlindungan TKI.

f. Pemberdayaan dan pembekalan akhir pemberangkatan.

g. Pelaksanaan pemantauan penempatan dan perlindungan TKI di Negara

Penempatan.

h. Pelaksanaan pendaftaran dan seleksi CTKI penempatan pemerintah.

i. Monitoring penyediaan dan sertifikasi calon TKI.

j. Pelaksanaan fasilitasi penyelesaian masalah TKI.

k. Fasilitasi Unit Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Pos Pelayanan

Penempatan dan Perlindungan TKI.

l. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan PPTKIS.

m. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga balai.

n. Penyusunan kelompok jabatan fungsional.

o. Pemantauan pelaksanaan kerjasama luar negeri.

Perlindungan TKI dirasakan belum optimal mengingat penanganan permasalahan

TKI saat ini belum dirasakan transparan oleh masyarakat oleh karena itu untuk

memastikan kehadiran Negara dalam menangani permasalahan TKI

Dari hasil analisis tersebut diatas, menjadi alasan penting bahwa Perlindungan

dan Penyelesaian Masalah TKI secara Terkoordinasi dan Terintegrasi perlu

untuk dibahas lebih lanjut.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 2004 tentang

Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri pasal 6

dan 7 ditegaskan bahwa Pemerintah bertanggung jawab untuk meningkatkan

3

upaya perlindungan TKI di luar negeri dan menjalankan kewajiban-kewajiban

untuk memenuhi tanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam pasal 6

tersebut. Di sinilah pentingnya campur tangan Pemerintah dalam memberikan

perlindungan terhadap TKI yang harus dilaksanakan sejak pra penempatan

sampai purna penempatan.

Gambaran penanganan kasus TKI melalui pengaduan yang berbasis manual

yang selama ini dilakukan adalah sebagai berikut :

Tabel 1. Permasalahan TKI dari Tahun 2013 – 2015

No. Jenis Kasus Tahun

Keterangan 2013 2014 2015 *)

1. Gagal berangkat 15 15 4 1 Proses

2. Gaji tidak dibayar 4 5 1 4 Proses

3. Asuransi 9 6 12 4 Proses

4. Dokumen bermasalah 4 2 1 Selesai

5. TKI minta dipulangkan 8 3 2 Selesai

6. PHK 3 1 1 Selesai

7. Putus komunikasi 2 6 5 Selesai

8. Pekerjaan tidak sesuai PK 3 - - Selesai

9. Hamil 1 - - Selesai

10. Meninggal 17 12 11 DIY : 7, Luar DIY : 33

11. Unfit - - 3 Selesai

PERMASALAHAN

Penanganan permasalahan TKI di Yogyakarta masih belum dilakukan secara

optimal dan pelayanan pengaduan kasus dilakukan secara manual.

Penanganan kasus TKI di Yogyakarta masih belum optimal dan belum adanya

transparansi untuk masyarakat

Di lingkungan BP3TKI belum bisa melihat proses perkembangan penanganan

pengaduan kasus TKI

4

MASALAH POKOK :

Pelayanan pengaduan TKI belum tertata dengan baik

PEMECAHAN MASALAH / INOVASI SOLUSI :

Untuk mencari solusi pemecahan masalah ini perlu adanya Inovasi dengan

pembuatan Sistem pelayanan Pengaduan kasusTKI Berbasis Teknology Informasi

pada BP3TKI Yogyakarta.

INOVASINYA :

1. Membangun sistem pengaduan kasus TKI secara Online

2. Sistem yang akan diterapkan adalah berbentuk Aplikasi yang tertuang pada

portal website BP3TKI Yogyakarta.

C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN

Dalam upaya memberikan perlindungan kepada masyarakat yang memiliki

permasalahan (kasus TKI) maka dirancanglah proyek perubahan dengan

tahapan, jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagai berikut :

a. Jangka pendek

Terwujudnya Aplikasi pengaduan kasus TKI secara Online pada Website

BP3TKI Yogyakarta.

b. Jangka Menengah

Penerapan aplikasi pengaduan kasus TKi secara Online di Yogyakarta

Evaluasi penggunaan aplikasi Pengaduan kasus TKi secara Online

c. Jangka Panjang

Pengembangan Sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan

secara nasional.

D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia menjadi sangat urgency , karena

permasalahan yang memerlukan penanganan secara terkoordinasi dan

terintegrasi dengan instansi terkait di tingkat propinsi, Kabupaten/ Kota.

5

Proyek Perubahan/Inovasi dalam bidang perlindungan diharapkan dapat

memicu kesadaran masyarakat tentang pentingnya memahami aturan dan

tatacara bekerja ke luar negeri yang benar sehingga tidak terjadi kasus

TKI/CTKI.

a. Masyarakat dapat mengadukan permasalahan TKI tidak harus datang ke

Kantor BP3TKI tetapi dapat melalui Teknologi Informasi melalui Website

BP3TKI Yogyakarta.

b. Dengan adanya saluran pengaduan berbasis Web tersebut masyarakat

yang mengadukan kasusnya melalui sistem ini dapat langsung melihat

perkembangan penyelesaian masalahnya tanpa harus datang ke Kantor

BP3TKI Yogyakarta.

c. Disnaker Kab./Kota bisa langsung mengakses perkembangan kasus TKI di

daerahnya sekaligus juga input data kasus TKI untuk mendapat

penyelesaian.

d. Memudahkan semua pihak untuk memperoleh bantuan penanganan kasus

TKI baik di dalam maupun di luar negeri.

E. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

Dengan terwujudnya sistem tersebut diharapkan tercipta pula kemudahan bagi

instansi terkait khususnya Disnakertrans Kab, Kota dan Disnakertrans Provinsi

dan Masyarakat pada umumnya.

Aplikasi sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan oleh

Disnakertrans Kab/Kota se DIY, TKI/CTKI, dan masyarakat umum di wilayah

kerja BP3TKI Yogyakarta. Fasilitasi penanganan kasus dilakukan oleh BP3TKI,

BNP2TKI, Kepolisian, Kementerian Hukum dan Ham, Kemenakertrans, Kemenlu

maupun Perwakilan RI di Luar Negeri.

6

F. PENTAHAPAN ( MILESTONES )

NO URAIAN PENANGGUNG

JAWAB W A K T U OUTPUT

JANGKA PENDEK

1. Milestone 1 : Pembentukan Tim

Efektif Proyek Perubahan

a. Rapat Pembentukan Tim

Proyek Perubahan

b. Penerbitan SK Tim Efektif

Sekretaris

Proyek Leader

1 hari

2 nop 2015

1 hari

3 nop 2015

- Und Rapat

- Daftar hadir

- Notulen Rapat

Surat

Keputusan

2 Milestone 2 : Pengumpulan

data Kasus

Rapat Tim Efektif dengan IT

dalam rangka Pengumpulan

data2 yang berkaitan dengan

kasus TKI

Proyek leader

Koordinator

Teknis

Petugas IT

1 hari

6 nop 2015

- Und Rapat

- Daftar hadir

- Notulen data

kasus ,

petugas yang

menangani

kasus

3 Milestone 3 : Penyusunan SOP

pengaduan

Rapat Tim Efektif menyusun

langkah – langkah pengaduan

secara Online yang terstruktur

dan sistematis

Proyek Leader

dan Tim Efektif

1 hari

10 nop

2015

- Undangan

- Daftar hadir

- SOP

pengaduan

4 Milestone 4 : Pembuatan alur

Sistem

Penyusunan alur proses

pengaduan dalam bentuk

diagram alir sistem

Petugas IT

1 hari

11Nop

2015

Alur sistem.

5 Milestone 5 :

Menyusun buku manual

1. Sekretaris

3 hari

Buku panduan

7

panduan Aplikasi system

Tim

2. Koord.

Sistem

3. Petugas IT

12 sd 14

nop 2015

Aplikasi

System

6

7

Milestone 6: Pemrograman

Penulisan dengan bahasa

komputer dalam membangun

sistem aplikasi pengaduan

Milestone 7 : Uji Coba Sistem

Pengaduan

1. Sosialisasi dan Uji Coba

Penggunaan Sistem

pengaduan kasus TKI

dengan Disnakertran

Kab/Kota DIY

2. Kesepakatan penggunaan

Sistem

Koordinator

Sistem dan IT

Tim Efektif

lengkap

20 hari

16 Nop sd

11Des

2015

1 hari

11

Des 2015

Desain

tampilan

Aplikasi aduan

Perangkat

Lunak Aplikasi

Daftar hadir

Undangan

Dok Nota

kesepahaman

JANGKA MENENGAH

8

a. Penerapan Sistem

Pengaduan secara Online

b. Evaluasi proyek perubahan

Koordinator

Teknis

Sekretaris Tim

Mulai 1

Januari

2016

30 Juni

2016

Penerapan

sistem

pengaduan

secara online

terintegrasi

dinas provinsi,

kab kota dan

BP3TKI

Yogyakarta

- Hasil

Evaluasi

- Laporan hasil

evaluasi

8

JANGKA PANJANG

9 Pengembangan Sistem dan

pemanfaatan secara nasional

s.d tahun

2018

Aplikasi Sistem

Update

terkoneksi

dengan Server

Pusat/BNP2TKI

G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Kelompok stakeholder yang berpengaruh dapat digambarkan sebagai berikut :

Latens : Berpengaruh besar

dan kepentingan kecil

1. Kemenakertrans

2. Kemenlu

3. Disnakertras DIY

4. Polri

5. Petugas IT

6. Kasubag TU

7. Kasi Penyiapan

8. Kasi Kelembagaan

9. PPTKIS

10. Asuransi

11. LSM

Promoters : Berpengaruh besar

dan kepentingan besar

1. Deputy Perlindungan BNP2TKI

2. Direktur Pelayanan Pengaduan

( Mentor )

3. Proyek Leader

Apathetics : Pengaruh

Kecil Kepentingan kecil

1. Perantara / Calo

Defender: Kepentingan besar

Pengaruh kecil

1. CTKI/TKI.

2. Disnaker Kab/Kota.

3. Kasi Perlindungan.

4. Media

9

STAKEHOLDER

INTERNAL / EKSTERNAL

: Pemerintah

: Masyarakat

: Jasa

: Media Massa

HUBUNGAN

FORMAL INFORMAL

: Pengaduan

: Pelayanan

: Advokasi

: Pemberitaan

: Hirarki

: Koordinasi

: Jasa

: Media Massa

10

Jumlah Stakeholder Internal : 10

Jumlah Stakeholder Eksternal : 9

Nilai :

Rendah : 1

Sedang : 3

Tinggi : 5

Sangat Tinggi : 6

Stakeholder :

1. Eksternal

a. Kemenakertrans

b. Kemenlu

c. Polri

d. Disnakertrans DIY

e. Disnaker Kab Kota

f. PPTKIS

g. Asuransi

h. LSM

i. Media

2. Internal

a. Deputy Perlindungan BNP2TKI

b. Direktur Pelayanan Pengaduan Deputi Perlindungan BNP2TKI

c. Kepala BP3TKI

d. Kepala Sub Bag Tata Usaha BP3TKI dan Staf

e. Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan dan Staf

f. Kasi. Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program dan Staf

g. Kasi. Penyiapan Penempatan dan Staf

h. Petugas IT

11

H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF

a) Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

Drs. MUHAMMAD SYAFRIE MENTOR

SUPARJO, SH PROJECT LEADER

SRI WARTIYAH, SE SEKRETARIS

Dra. ARI ROESMARYANI Koordinator Stake Holder

UMAR SUBEKHI, ST Koordinator Teknis

Dra. DIAH ANDARINI Koordinator Sistem

A. SUKIRWANTORO Petugas Administrasi

WAHYU, S.KOM Petugas IT

STAKEHOLDER

EKSTERNAL

STAKEHOLDER

INTERNAL

12

TIM EFEKTIF

Mentor :

Drs. MUHAMMAD SYAFRIE

Pembimbing Proyek Perubahan

Project Leader :

SUPARJO, SH NIP 196210021986101001

Pemimpin Proyek Perubahan

Anggota :

1. Sri Wartiyah, SH. Sekretaris Proyek Perubahan

2. Ari Rusmayani, Dra Koordinator Stake Holder

3. Umar Subekhi,ST. Koordinator Teknis

4. Dra,Diah Andarini Koordinator Sistem

5. A. Sukirwantoro Petugas administrasi

6. Wahyu Purbaya S.Kom Petugas IT

b) UraianTugas Personil dalam Struktur Organisasi

1) Mentor, mempunyai tugas :

- Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan

proyek perubahan yang akan dilakukan beserta implementasinya;

- Memberikan persetujuan atas usulan proyek perubahan;

- Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau

mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan

pembenahan melalui proyek perubahan;

- Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang

muncul selama proses implementasi berlangsung;

- Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan

milestones yang telah ditetapkan.

13

2) Project Leader, mempunyai tugas :

- Mengusulkan rancangan proyek perubahan;

- Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan

rancangan proyek perubahan;

- Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif;

- Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder, baik

internal maupun eksternal, dalam mendukung keseluruhan tahapan

implementasi proyek perubahan;

- Melalukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang

dengan mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber

daya

- Membuat laporan implementasi proyek perubahan.

3) Sekretaris, mempunyai tugas :

- Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan;

- Melaksanakan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan

- Pengadaan bahan Sistem jaringan

4) Koordinator Teknis

- Menyusun buku panduan manual Sistem Pelayanan Pengaduan

Kasus TKI.

- Melakukan Inventarisasi Kasus dan stake holder terkait

- Proses pelayanan Pengaduan menggunakan sistem yang dibuat.

5) Koordinator Sistem

- Inventarisasi stake holder pelayanan penempatan yang terindikasi

munculnya kasus-kasus TKI

6) Koordinator Stake Holder

- Melakukan koodinasi dengan stake holder mendukung proyek

perubahan.

- Melakukan sosialisasi terkait Sistempengaduan berbasis I T.

7) Petugas I T.

- Membuat rancangan Sistem pengaduan berbasis IT

- Identifikasi perangkat Sistem pengaduan

14

- Memastikan perangkat yang digunakan sebagai sistem

8) Petugas Administrasi mempunyai tugas :

- Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan;

- Menyiapkan bahan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan

- Membuat dokumen surat menyurat dan undangan

9) Stakeholder, mempunyai tugas :

- Memberikan data dan bahan dukungan;

- Memberikan masukan dan saran;

- Melakukan koordinasi.

I. DUKUNGAN ANGGARAN

Guna merealisasikan proyek perubahan berupa Sistem pengaduan berbasis

Teknologi Informasi didukung APBN 2015 melalui Revisi DIPA 2015 sebesar

Rp. 12.250.000 ,- seperti RAB sebagai berikut:

ANGGARAN

Deskripsi

Rp. 250. 000,- Rapat pembentukan Tim Efektif

Rp. 3. 000. 000,- Pengadaan perangkat Software

Rp. 500. 000,- Rapat koordinasi dengan stake holder

eksternal Pengenalan program

Rp. 3. 500.000,- Konsultasi ke Deputy Perlindungan

BNP2TKI

Rp. 5. 000. 000,- Sosialisasi dan koordinasi Disnaker

Kab/Kota Sistem Pengaduan Kasus TKI

secara Online.

Rp. 12. 250. 000,- Terbilang : Dua belas juta dua ratus lima

puluh ribu rupiah

15

J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH

IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

1.

2.

Kendala yang muncul dalam membangun Sistem Pengaduan Kasus TKI

berbasis Teknologi Informasi adalah Uman error pada jaringan Telkom dan

listrik.

Kesibukan Tim Proyek Perubahan dalam menjalankan tugas-tugas sesuai

tupoksi dan pemberian pelayanan kepada masyarakat

RESIKO

No. Deskripsi

1. Pembuatan Sistem Pengaduan kasus TKI berbasis IT tidak sesuai dengan

jadwal yang ditetapkan karena Uman Error pada Jaringan Tilkom dan Listrik .

Kesibukan rutin yang harus dilaksanakan oleh TIM Efektifsesuai dengan

rencana jadwal yang sudah disusun sebelumnya.

Pendekatan solusi : menyusun ulang jadwal tugas lain dan menyiapkan

sarana lain berupa jenset dan jaringan lain.

2. Keterlambatan pembuatan Sistem pengaduan kasus TKI

Pendekatan solusi : membangun koordinasi yang efektif dengan stake holder

terkait dan penyiapan sarana pendukung.

FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

1.

2.

3.

Dukungan Undang-Undang RI nomor 39 tahun 2004 tentang Penempatan

dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ke Luar Negeri dan Peraturan

Presiden RI Nomor 81 tahun 2007 Pembentukan BNP2TKI.

Peraturan Kepala BNP2TKI Nomor: PER.35/KA/VII/2007 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Nasional

Penempatan dan Perlindungan Tenaga Indonesia

Komitmen yang tinggi Dari semua pihak yang terkait untuk meningkatkan

pelayanan perlindungan setiap TKI baik saat pra, masa sampai purna

penempatan.

16

K. RENCANA KEGIATAN ( Time Schedule ) PROYEK PERUBAHAN

TIME SCHEDULE

Kegiatan Okt 2015 Nov 2015 Des 2015

I II III IV V I II III IV V I II III IV V

JANGKA PENDEK

Milestone 1 : Pembentukan Tim

EfektifProyek Perubahan

a. Rapat Pembentukan Tim

Proyek Perubahan

b. Penebitan SK Tim Efektif

Milestone 2 : Pengumpulan

data Kasus

Rapat Tim Efektif dengan IT

dalam rangka Pengumpulan

data2 yang berkaitan dengan

kasus TKI

Milestone 3 : Penyusunan SOP

pengaduan

Rapat TIM Efektif Menyusun

langkah – langkah pengaduan

secara Online yang terstruktur

dan sistematis

Milestone 4 : Pembuatan alur

Sistem

Penyusunan alur proses

pengaduan dalam bentuk

diagram alir sistem

17

Milestone 5 : Menyusun buku

manual panduan aplikasi sistem

Milestone 6: Pemrograman

Penulisan dengan bahasa

komputer dalam membangun

sistem aplikasi pengaduan

Milestone 7 : Uji Coba Sistem

Pengaduan

1. Sosialisasi dan Uji Coba

Penggunaan Sistem

pengaduan kasus TKI dengan

Disnakertran Kab/Kota DIY

2. Kesepakatan penggunaan

Sistem

JANGKA MENENGAH

( Tahun 2016 )

a. Penerapan Sistem Pengaduan

Online

b. Evaluasi proyek perubahan

JANGKA PANJANG

(Tahun 2016- 2018 )

Pengembangan Sistem dan

pemanfaatan secara nasional

18

L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

URAIAN PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN

JANGKA PENDEK

1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan

Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 2 Nopember 2015

a. Tujuan kegiatan

Membentuk Tim Work yang kuat dan membagi tugas anggota Tim serta

menyamakan persepsi dalam mewujudkan proyek perubahan

b. Kegiatan yang dilaksanakan

Rapat Tim membahas langkah-langkah strategis dan kemungkinan kendala

yang dihadapi dalam mewujudkan proyek perubahan

c. Stake holder yang terlibat

- Kepala BP3TKI

- Kasubag Tata Usaha

- Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan

- Kasi Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program

- Kasi Penyiapan Penempatan

- Staf Teknis

d. Fungsi Proyek Leader

- Memimpin Rapat

- Menadatangani SK

e. Out put yang dihasilkan

- Notulen rapat

- SK Tim Efektif

f. Kendala yang dihadapi

- Tidak ada

g. Dampak terhadap kegiatan

- Dengan adanya program inovasi, dibentuklah SK Tim Efektif yang

sebelumnya tidak ada

2. Pengumpulan Data Kasus


19

a. Tujuan kegiatan

Melakukan identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi


Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus


- Proyek leader

- Koordinator Teknis dan staf teknis

- Petugas IT


- Memimpin Rapat


- Notulen data kasus


- Tidak ada


- Data kasus yang telah terkumpul menjadi lebih spesifik, sehingga di

dalam sistem aplikasi bisa dikategorikan menurut jenis kasusnya.

3. Penyusunan Standard Operasional Prosedur ( SOP )


a. Tujuan Kegiatan

- Menyusun langkah pengaduan secara on line yang terstruktur dan

sistematis


- Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan

c. Stake Holder yang terlibat

- Proyek Leader

- Koordinator Teknis

- Koordiantor IT

- Sekretaris

- Petugas IT

d. Fungsi Proyek leader

- Memimpin rapat pembahasan

20

e. Output yang dihasilkan

- Draft SOP


- Tidak ada


- Pelaksanaan Sistem Pengaduan menjadi tersruktur dan sistematis karena

SOP telah dibuat dan petugas dapat melaksanakan sesuai SOP.

4. Pembuatan Alur Sistem


a. Tujuan Kegiatan

- Menyusun alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air


- Penyusunan alur proses sistem pengaduan


- Koordinator IT

- Petugas IT


- Memberikan arahan


- Draft Alur Sistem


- Tidak ada


- Dengan disusunnya diagram alir sistem, pembuatan sistem aplikasi

menjadi terstruktur dan sistematis.

5. Penyusunan Buku Panduan / Manual Sistem

Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 12-14 Nopember 2015

a. Tujuan Kegiatan

- Memudahkan TKI bermasalah dalam mengisi pengaduan


- Diskusi merancang dan menyusun pengaduan

21


- Koordinator Sistem

- Sekretariat TKI

- Petugas IT


- Memberikan arahan/ memimpin rapat


- Draft buku panduan manual sistem


- Tidak ada


- Mempermudah pengguna dalam menggunakan aplikasi Sistem Pengaduan

karena telah dibuat buku panduan / manual sistem.

6. Pemrograman / membangun sistem aplikasi pengaduan

Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 16 Nopember 2015 – 11 Desember 2015

a. Tujuan Kegiatan

- Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan


- Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi

pengaduan


- Koordinator IT

- Petugas IT


- Memberikan pengarahan


- Draft desain tampilan dan aplikasi pengaduan


- Tidak ada


- Terwujudnya sistem aplikasi pengaduan yang siap digunakan.

22

7. Sosialisasi dan Uji coba penggunaan Sistem

Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Desember 2015 – 15 Desember 2015

7.1. Sosialisasi dan Uji Coba dengan stake holder tanggal 11 Desember 2015.

a. Tujuan Kegiatan

- Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara

online

- Membuat nota kesepahaman penggunaan sistem

- Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara

online

b. Pelaksanaan Kegiatan dilaksanakan

Kegiatan dilaksanakan di BP3TKI Yogyakarta

Jl. Sambisasi, Kalasan Sleman Yogyakarta


- Kadisnaker Kab. Kota se DIY

- Kadisnakertran Propinsi DIY

- Petugas Online System Kab./ Kota Se DIY

- Kepala BP3TKI ( Proyek Leader )

- Tim Efektif lengkap

- Koordinator IT dan petugas IT


- Melaksanakan Sosialisasi dan melaksanakan penandatanganan

MoU


- Laporan hasil Sosialisasi

- Draft MOU tentang kesepahaman penggunaan System pengaduan

melalui Website BP3TKI Yogyakarta.


- Tidak ada


- Dengan adanya MOU, BP3TKI dapat bekerjasama dengan

Kadisnaker Kab/Kota se-DIY untuk melayani pengaduan TKI.

23

7.2. Melaksanakan sosialisasi dialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema

“ Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif” :

a. Tujuan Kegiatan

b. Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan dilaksanakan di Hotel Hyatt Regency Yogyakarta


- Proyek Leader Tim Efektif

- Disnaker Provinsi

- Disnaker Kab/Kota se-DIY

- Deputi Perlindungan BNP2TKI

- Direktur Pelayanan Terpadu ( Mentor )

- Kepala BP3TKI DIY (Proyek Leader)

- Kepala BP3TKI Semarang dan Jakarta

- Dinas Instansi terkait DIY

- Tim efektif dan staf BP3TKI Yogyakarta

- LBH, LSM, Ombudsman

- Kru Adi TV


- Menjadi narasumber


- Laporan hasil Kegiatan / dokumentasi


- Terdapat undangan yang tidak hadir dikarenakan kesibukan akhir

tahun.


- Masyarakat / stake holder dapat memahami program yang

dilaksanakan.

24

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dalam upaya perlindungan TKI dan optimalisasi pelayanan pengaduan

kasus TKI kami berupaya mewujudkan inovasi yang dalam tahapan

kegiatannya telah kami penuhi sehingga dapat dihasilkan produk sebagai

berikut :

1. Sistem Pelayanan Pengaduan Kasus TKI berbasis Teknologi Informasi

2. Standard Operasional Prosedur (SOP) Pengaaduan

3. Buku Panduan (Manual Sistem)

Keberhasilan tersebut didukung oleh Mentor, stakeholder Intern

maupun stakeholder Ekstern ( Kadisnaker Kab/Kota membuat Nota

Kesepahaman tentang penggunaan Sistem Pelayanan Pengaduan

dimaksud).

Semua tahapan (Milestone) kegiatan dalam rangka mewujudkan

proyek jangka pendek telah diselesaikan dan bahkan atas dukungan

stakeholder terkait maka dapat melaksanakan tahapan jangka menengah

antara lain sosialisasi dan implementasi langsung dimulai pada saat uji coba

pada tanggal 11 Desember 2015.

B. REKOMENDASI

Setelah terwujudnya inovasi berupa Sistem Pelayanan Pengaduan

kasus TKI berbasis Teknologi Informasi yang sementara ini masih berlaku di

wilayah kerja BP3TKI Yogyakarta, maka untuk jangka panjang agar dapat

dimanfaatkan secara nasional.

Yogyakarta, Desember 2015.

Penyusun

SUPARJO, SH

LAMPIRAN : TAHAPAN KEGIATAN ( MILESTONE ) PROYEK PERUBAHAN

No

Fokus

Tujuan

Kegiatan

Stake Holder yang Terlibat

Waktu

Kendala

Output

Peran Project Leader

Evidence

A. Jangka pendek

1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan

Menyusun Tim Work untuk mewujudkan RPP.

a. Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan

b. Penerbitan SK Tim Efektif

1.Kepala BP3TKI 2.Kasubag TU 3.Kasi.Perlindungan 4.Kasi Kelembagan 5.kasi Penempatan 6.Staf Teknis

-

2 Nov 2015 3 Nov 2015

- -

Notulen Rapat SK Tim Efektip

Memimpin Rapat. Menandatangani SK.

- Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen Rapat - Foto Tim Efektif - SK Tim

2. Pengumpulan Data Kasus

Melakukan Identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi

Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus

1.Proyek leader 2.Koordinator Teknis. Dan staf teknis 3. IT

6 Nov 2015

- Notulen Data kasus

Meminpin Rapat - Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen data

kasus

3. Penyusunan SOP Pengaduan

Menyusun langkahpengaduan secara online yang terstruktur dan sistematis.

Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan

1. Proyek Leader 2. Koordinator teknis 3. Koordinator IT 4. Sekretaris 5. Petugas IT.

10 Nov2015

- Draft SOP Meminpin Rapat pembahasan

- Undangan - Daftar hadir - SOP Pengaduan

4. Pembuatan Alur Sistem

Menyususn alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air

Penyusunan alur proses system pengaduan

1. Koordinator IT 2. Petugas IT

11 Nov2015

- Draft Alur Sistem

Memberikan arahan

- Alur Sistem

5. Penyusunan buku manual, Panduan

Memudahkan TKI bermasalah dalam

Diskusi merancang dan menyusun

1.Koordinator sistem 2. Sekretariat TKI

12-14 Nov

- Draft buku panduan

Memulihkan arahan

Buku Panduan

Aplikasi sistem pengaduan

mengisi pengaduan pada aplikasi website

pengaduan 3. Petugas IT 2015 manual sistem

6. Pemrograman Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan

Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan

1.Koordinator IT 2.Petugas IT

16 Nov 2015 – 11 Des 2015

- Draft Desain tampilan dan Aplikasi pengaduan

Memberikan pengarahan

- Desain Tampilan - Aplikasi

Pengaduan - Perangkat Lunak

Aplikasi

7.

Uji Coba Sistem Pengaduan

Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online. Membuat Nota Kesepahaman penggunaan Sistem Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online.

Melaksanakan Sosialisasi dan uji coba penggunaan sistem pengaduan kasus TKI secara Online. Penandatanganan Nota Kesepahaman dalam penggunaan Sistem Pengaduan. Melaksanakan Sosialiasi d ialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema “Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif”

1. Proyek Leader Tim Efektif 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY. 4.Petugas Online Sistem Disnnaker Kab/Kota. 1. Proyek Leader 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY 1.Deputi Perlindungan BNP2TKI. 2.Dir. Yandu (MENTOR 3.Proyek Leader. 4. Ka.BP3TKI DIY Semarang dan Jkt 5. Dinas Instansi Terkait di DIY 6.Tim Efektif dan Staf

11 Des 2015 11 Des 2015 15 Des 2015

Undangan ada yang tidak hadir karena kesibukan

-

Peserta memahami Sistem pengaduan Dokumen Nota kesepahaman Pemahaman terhadap langkah dalam perlindungan TKI.

Memimpin Rapat / memberikan sosialisasi. Menandatangani MOU Menjadi Narasumber

- Undangan - Daftar Hadir - Foto kegiatan - Dokumen Nota

Kesepahaman. - Foto kegiatan

- Undangan - Daftar Hadir - Foto Kegiatan

BP3TKI. Yogyakarta 7.LBH, LSM, Ombustm 8.Kru Adi TV

JANGKA MENENGAH

8. a. Penerapan Sistem Pengaduan secara online b. Evaluasi proyek perubahan

Koordinator Teknis

Sekretaris Tim

Mulai 1 Januari 2016 30 Juni 2016

Penerapan sistem pengaduan secara online terintegrasi dinas propinsi kab. Kota dan BP3TKI Yogyakarta - Hasil Evaluasi - Laporan hasil

evaluasi

JANGKA PANJANG

9 Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional

s.d tahun 2018

Aplikasi Sistem Update terkoneksi dengan server Pusat /BNP2TKI

Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan, tanggal 2 November 2015

Gambar 1.1 Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan

Gambar 1.2 Tim Efektif Proyek Perubahan

Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 2. Pengumpulan Data Kasus, 6 November 2015

Gambar 2.1 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus

Gambar 2.2 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus

Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan

3. Penyusunan SOP Pengaduan, 10 November 2015

Gambar 3.1 Kegiatan Penyusunan SOP

Gambar 3.2 Rapat dalam rangka penyusunan SOP dan langkah-langkah

pengaduan


4. Pembuatan Alur Sistem, 11 November 2015

Gambar 4.1 Penyusunan Alur Sistem Pengaduan

Gambar 4.2 Diagram Alur Sistem Aplikasi


5. Penyusunan Buku Manual Panduan Aplikasi Sistem Pengaduan, 12-14 November 2015

Gambar 5.1 Diskusi Penyusunan Buku Panduan

Gambar 5.2 Draft Buku Panduan


6. Pemrograman, 16 November 2015 – 11 Desember 2015

Gambar 6.1 Desain Tampilan Sistem Aplikasi


7. Uji Coba Sistem Pengaduan a. Sosialisasi dan Uji Coba Penggunaan Sistem Pengaduan Kasus TKI secara Online, 11

Desember 2015

Gambar 7.1 Sosialisasi Sistem Aplikasi Pengaduan Kasus TKI

Gambar 7.2 Uji Coba Sistem


b. Penandatanganan Nota Kesepahaman, 11 Desember 2015

Gambar 7.3 Penandatanganan Nota Kesepahaman

Gambar 7.4 Foto bersama Kadisnaker Provinsi DIY setelah Penandatanganan

Nota Kesepahaman


c. Sosialisasi dengan ADI TV dengan Tema : Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif, 15 Desember 2015

Gambar 7.5 Narasumber Sosialisasi

Gambar 7.6 Peserta Sosialisasi

Gambar 7.7 Foto bersama Deputi Perlindungan BNP2TKI setelah Dialog tentang

Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif

SUPARJO, SH NIP....

Documents

Transcript of SUPARJO, SH NIP....