Nama : Agustinus Tigor L. TobingNIM : 1801493976

Tugas Personal ke-5Minggu 8

Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT. Menggelegar Badai, serangkaian solusi pun dibuat oleh pihak eksternal IT Consultant. Beberapa solusi yang dikemukakan berdampak pada perlu dilakukannya business process reengineering (BPR), yang berarti adanya perubahan terhadap beberapa proses bisnis perusahaan. Salah satu proses bisnis yang berubah adalah proses bisnis terkait dengan procurement. Berikut adalah proses bisnis procurement yang diusulkan:1. Pengadaan Bahan Bakua. Sistem informasi yang dikembangkan akan memberi notification apabila stok bahan baku sudah mencapai re-order point. Berdasarkan kondisi ini, staf bagian gudang akan membuat Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku. Setelah disetujui oleh manajer bagian gudang. Maka form tersebut akan diteruskan ke bagian procurement.b. Setelah staf bagian procurement menerima Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku, staf akan mengecek terlebih dahulu perihal supplier yang dapat menyediakan bahan baku yang diminta. Staf bagian procurement akan mengecek hal tersebut dari kontrak supplier. Setelah menemukan supplier yang tepat, maka staf bagian procurement akan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan tersebut. Setelah disetujui oleh manajer bagian procurement, PO tersebut akan dikirimkan ke supplier dan ditembuskan ke bagian gudang dan accounting & finance.c. Supplier akan mengirimkan bahan baku tersebut ke bagian gudang dengan disertai surat jalan. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan PO, staf bagian gudang akan membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat GR dibuat dan telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan berubah dari waiting menjadi delivered.d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting & finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah delivered tersebut dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan berubah menjadi paid.2. Pengadaan Utilitiesa. Selain bahan baku, bagian lain juga dapat meminta pengadaan utilities seperti barang keperluan promosi, peralatan kantor dan lainnnya. Staf bagian terkait harus membuat Form Pengadaan Utilities dan disetujui terlebih dahulu oleh manajer bagiannya masing-masing. Setelah disetujui, form tersebut akan dikirimkan kepada bagian procurement.b. Setelah menerima Form Pengadaan Utilities, staf bagian procurement akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para supplier. Setelah para supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga , staf bagian procurement akan memilih supplier dengan harga yang paling kompetitif untuk dibuatkan Purchase Order (PO). PO yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh manajer bagian procurement untuk kemudian dikirimkan kepada supplier dan ditembuskan kepada bagian gudang dan accounting & finance.c. Supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang dengan disertai surat jalan. Setelah mengecek kesesuaian barang dengan PO, staf bagian gudang akan membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat GR dibuat dan telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan berubah dari waiting menjadi delivered.d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting & finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah delivered tersebut dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan berubah menjadi paid.

Tugas Anda:Sebagai seorang system analyst, Anda diminta untuk membuat Structure Chart dari Penghitungan Re-Oder Point. Adapun structure chart ini harus dilampirkan pada saat Anda memberikan rekomendasi solusi!

Catatan:1. File jawaban dibuat dan dikumpulkan dalam satu (1) word document file.2. Apabila ada diagram yang dibuat di software lain, mohon untuk dipindahkan ke word terlebih dahulu (sama halnya dengan gambar).3. Silahkan mencantumkan diagram, gambar, tabel dan sebagainya apabila diperlukan.4. Apabila mengambil dari buku atau artikel, mohon untuk cantumkan sumbernya.

***

1. Pengadaan Bahan Baku

2. Pengadaan Utilities

Sistem

Pengisian Form Pengadaan Utilities

Acc oleh Manajer

Form Permintaan Harga Ke Supplier

Cek Harga

PO

File Gudang

File Finance

File Supplier

Goods Receipt

PO Deliv

Payment

PO Paid

Form Permintaan Harga Ke Supplier

Surat Jalan

Invoice

Sistem

Pengisian Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku

Acc oleh Manajer Gudang

Cek Supplier

Acc Manajer Procurement

PO

File Finance

File Gudang

File Supplier

Goods Receipt

PO Deliv

Payment

PO Paid

Surat Jalan

Invoice