Strategi Dan Implementasi ERP

Strategi Evaluasi & Pemilihan Paket Sistem ERP

Konsep Sistem Informasi Lanjut

1

Pengertian Sistem ERPMerp. Seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari aspek best practices, artiya mencerminkan cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis ata teori akademik. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua departemen/fungsi dalam perusahaan.Konsep Sistem Informasi Lanjut 2

Mekanisme Pengambilan KeputusanMelibatkan prosedur standar seperti perhitungan investasi, resiko biaya dsb. Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam memutuskan produk ERP yang akan dipilih. Pertimbangan ini sering bersifat Intangible dan keputusan ditentukan berdasarkan kesepakatan bersama para manajer.Konsep Sistem Informasi Lanjut 3

Tahapan Kerangka kerja proses pengambilan keputusan1.

2.

3.

Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai dengan membuat pernyataan masalah dan sasaran yang ingin dicapai. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan masalah. Mendefinisikan alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan didefinisikan.Konsep Sistem Informasi Lanjut 4

Tahapan (cont)4.

5. 6. 7.

Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi. Memilih salah satu solusi. Implementasi solusi yang sudah dipilih. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan.Konsep Sistem Informasi Lanjut 5

Fase-fase Implementasi Sistem ERPFase InisiasiBerupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari kompetitior, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik


6

Fase-fase Implementasi Sistem ERPFase EvaluasiMeliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

Fase SelectionPada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.Konsep Sistem Informasi Lanjut 7

Fase-fase Implementasi Sistem ERPFase ModifikasiDapat dijalankan dua cara : Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasan waktu tertentu Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secara paralel hingga membentuk suatu lingkaran. Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.Konsep Sistem Informasi Lanjut 8

Fase-fase Implementasi Sistem ERPFase PenyelesaianJika semua berjalan lancar, konsumen akan melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanya mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas segala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan dan peluang implementasi selanjutnya.


9


10

Metode Pengembangan Sistem ERPMetodeMembangun sendiri (inhouse) Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor

KelebihanPaling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan

KekuranganSulit, mahal, lama Sulit, mahal, lama

Best-of-breed (kombinasi Secara teoritis akan dari erbagai tawaran dan menghsilkan sistem vendor yang terbaik Modifikasi sistem dari vendor Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendorKonsep Sistem Informasi Lanjut

Sulit menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien Lama, biasanya lebih lamam

11

Metode Pengembangan Sistem ERPMetodeMemilih modul-modul tertentu dari sistem vendor

KelebihanRisikio lebih rendah, relatif cepat, lebih murah

KekuranganJika kemudian sistem dikembangkan, akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biaya lebih mahal Tidak fleksibel

Menerapkan sistem vendor dengan lengkap Application Service Provider (ASP) (menyerahkan implementasi pada penyedia jasa

Cepat, lebih murah, efisien Risiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubahKonsep Sistem Informasi Lanjut

Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat diluar perkiraan12

Kerangka Kerja Pemilihan SolusiMetode pemilihan paket ERP dapat digambarkan dalam sebuah kerangka kerja yang membagi dasar pemilihan dalam beberapa kriteria, yaitu kesesuaian fungsional (functional fit), Fleksibilitas (Flexibility) dan Kostumisasi.


13

Tiga hal aspek Evaluasi1.

ModulMemilih modul paket implementasi atau membuat sendiri setiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yang dipilih.

2.

FleksibilitasMemungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif sistem dan teknologi lain.

3.

Metode ImplementasiPencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP.Konsep Sistem Informasi Lanjut 14

Kriteria Evaluasi untuk menunjukan kekuatan, kelemahan dan perbedaan antara paket ERP1. 2.

Functional Fit Fleksibilitas (Flexibility)Kostumisasi Upgrade yang fleksibel Internasionalisasi Kemudahan penggunaan Arsitektur Skalabilitas Keamanan Antarmuka Sistem Operasi Independent database Bahasa pemrograman

3.

Dukungan (Support)Dukungan infrastruktur Pelatihan dokumentasi

4.

Kontinyuitas (Continuity)Struktur proyek Aktivitas komunitas Transparansi Frekuensi update

5.

Kematangan (Maturity)Status pengembangan Situs referensi


15

Implementasi Sistem ERPDimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihat pada gambar berikut :


16

Faktor Penentu Keberhasilan Sistem ERP :1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis Komitmen dari seluruh jajaran manajemen Manajemen proyek implementasi yang baik Tim implementasi yang baik Dapat mengatasi isu-isu teknik Rekayasa ulang proses bisnis Komitmen organisasi untuk berubah Pendidikan dan pelatihan yang intensif Data yang akurat Sosialisasi dan komunikasi yang intensif Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya Dapat mengatasi isu multi-siteKonsep Sistem Informasi Lanjut 17

Tiga pendekatan umum implentasi ERP1.

2.

3.

Penggunaan satu paket software yang utuh (Vendor tunggal) Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor, best of breed) Kostumissi atau membuat sendiri paket software ERP


18

Tahapan Implementsi ERP1. 2. 3. 4.

Membangun organisasi proyek Menentukan pendekatan implementasi Membangun rencana implementasi Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya


19

Struktur Organisasi1.

2.

3. 4.

Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutif dan masing-masing unit bisnis utama. Anggota komite ini harus dapat mewakili semua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal, keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur, distribusi, engineering dan Sistem informasi Staf teknologi informasi internal : manajer, programmer, analis, dan dukungan teknik. User utama internal Perwakilan vendor/konsultanKonsep Sistem Informasi Lanjut 20


21


22

Siklus hidup Implentasi ERP1.

Fase PerencanaanMembentuk komite pengarah. Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun sistem.

2.

Fase AnalisisKomite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek implementasi ERP dan mungkin sudah menetekunan pendekatan yang akan dilakukan. Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mendeifisikan kebutuhan.Konsep Sistem Informasi Lanjut 23


Fase Desain

Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih. Tingkat disain tergantung pada pendekatan ERP. Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, maka antarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minor saja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jika perusahaan memilih paket kostumisasi paket. Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.Konsep Sistem Informasi Lanjut 24


Fase ImplementasiSetelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnya fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dan sebgainya. Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang proses bisnins diterapkan. Karena semua hardware, software, data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2 hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur.Konsep Sistem Informasi Lanjut 25


Fase Dukungan TeknisTujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Dukungan teknis terhadap para pengguna sangat penting. Meskipun semua pengguna sudah diberikan pelatihan yang intensif, namun staf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk perubahan yang drastis dan komprehensif. Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukung oleh staf dukungan teknis yang memadai.Konsep Sistem Informasi Lanjut 26

Dilema ImplementasiProyek implementasi adalah pekerjaan besar Proyek yang harus dikerjakan sendiri Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas pertama Mensyaratkan agar orang mengerjakan tugasnya dengan cara yang berbeda


27

Strategi ImplementasiFase I Basic ERPModul yang diimplentasikan meliputi Sales & Operations Planning, Demand Management, Rough-Cut, Capacity Planning, Master Scheduling, MRP dan Plant Scheduling. Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan oleh fungsi akuntansi dan keuangan, ditambah dengan modul yang diperlukan untuk mendukung keakurantan inventory, keakuran dan struktur bill of material, serta aktivitas umpan balik dari bagian manufaktur dan pengadaanKonsep Sistem Informasi Lanjut 28

Strategi Implementasi(2)Fase II Integrasi Supply ChainProses yang termasuk dalam fase ini adalah pengembangan ERP baik ke arah depan dan belakang, sehingga membangun sebuah rantai pasok (supply chain). Pengembangan ke arah belakang meliputi proses pengadaan barang dari supplier dengan menggunakan teknologi (produk) tertentu misalnya penjadwalan pasokan barang dan e-commerce melalui web. Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6 bulan.Konsep Sistem Informasi Lanjut 29

Strategi Implementasi(3)Fase III Perluasan dan Pengembangan untuk Mendukung Strategi PerusahaanPerluasan dapat berati implementasi elemen atau modulmodul yang belum diterapkan secara lengkap atau menyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikan modul pendukung, seperti modul untuk SDM, pemeliharaan, pengembangan produk dsb. Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai dari beberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauh mana sistem akan diperluas dan dikembangkan.


30

Kesuksesan Implementasi ERPUser Focus vs Technology Focus Tata kelola dan alokasi sumber daya manusia Dukungan Vendor dan konsultan Pelatihan


31

Evaluasi kinerja Sistem ERPDapat dilakukan dalam dua sudut pandang1.

2.

Sudut pandang keuangan Menekankan pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutin tahunan (on going cost). Sudut pandang teknis Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Million instructions per second) yang berhasil dilaksanakan. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implementasi ERP.Konsep Sistem Informasi Lanjut 32

Pemeliharaan Sistem Umum pada sistem ERPJenis PemeliharaanKorektif

Tugas UmumAplikasi tambahan

KeteranganAda tambahan aplikasi dari vendor berupa obyek baru atau patch. Menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user Implementasi vitur baru. Pengujian setelah perubahan Kostumisasi internal Perubahan/pengelolaan password. Implementasi antarmuka dengan software lain.33

Troubleshooting Adaptif Transfer Testing Modifikasi/Peningkatan fitur Otorisasi Penyesuaian antar mukaKonsep Sistem Informasi Lanjut

Pemeliharaan Sistem Umum pada sistem ERPJenis PemeliharaanPerfektif

Tugas UmumUpgrade versi

KeteranganPenyesuaian, perencenaan, dan implementasi versi baru

Prefentif

Administrasi

Monitoring alur kerja

Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log. Menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan.


34

System Application and Product (SAP) in Data Processing SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu. Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.Konsep Sistem Informasi Lanjut 35

Pengertian(2) SAP adalah perusahaan perangkat lunak keempat terbesar di dunia setelah Microsoft, IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar. Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time dan 3 berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan yaitu : database, application server dan client SAPgui.Konsep Sistem Informasi Lanjut 36

Pengertian(3) SAP menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.


37

Pengertian(4)SAP graphical user interfaces (SAPGUI) berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400. Tampilan dari SAP menggunakan Windows Explorer Screen Format (semua Menu terletak pada sisi kiri layar).


38

TUJUAN PENGGUNAAN SAP Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan. Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.


39

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SAP Mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator. SAP merupakan a table drive customization software. Sehingga perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan program umum.Konsep Sistem Informasi Lanjut 40

AREA FUNGSIONAL SAP SAP dikategorikan kedalam 3 area fungsional utama:1. Logistic Sales and Distribution (SD) Material Management (MM) Warehouse Management (WM) Production Planning (PP) General Logistic (GL) Quality Management (QM)

2. Financial Financial Accounting (FI) Controlling (CO) Enterprise Controlling (EC) Investement Management (IM) Treasury (TR) Personnel Administration (PA) Personnel Developer (PD)41

3. Human Resources


LINGKUNGAN SISTEM SAP Sistem pengembangan adalah lingkungan dimana sebagian besar implementasi berada pada lingkungan ini. Sistem penjaminan kualitas adalah lingkungan dimana semua pengetesan akhir berada pada lingkungan ini sebelum dijalankan pada lingkungan produksi. Sistem produksi adalah lingkungan dimana terlaksananya semua aktifitas bisnis seharihari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankan fungsi pekerjaan keseharian.Konsep Sistem Informasi Lanjut 42

BIDANG KARIR DALAM SAPFunctional Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda.Konsep Sistem Informasi Lanjut 43

BIDANG KARIR DALAM SAPABAPer, dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.

Basis, Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya.Konsep Sistem Informasi Lanjut 44

Strategi Dan Implementasi ERP

Documents

Transcript of Strategi Dan Implementasi ERP