STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM …blog.undana.ac.id/jsmallfib_top/AIPT/Borang...

Borang Akreditasi Universitas Nusa Cendana, Tahun 2014 34

STANDAR 2

TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN,

DAN PENJAMINAN MUTU

2.1 Tata Pamong

Sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati

bersama untuk memelihara dan menggerakkan semua unsur, fungsi, dan peran dalam

institusi perguruan tinggi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang

dicerminkan oleh tegaknya aturan, tata cara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika

mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman

dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem

tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang

menjamin terlaksananya tata pamong yang baik) harus diformulasikan, disosialisasikan,

dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.

Hal-hal yang menjadi fokus di dalam tata pamong termasuk bagaimana kebijakan

dan strategi disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan terpilihnya pemimpin dan

pengelola yang kredibel dan sistem penyelenggaraan program studi secara kredibel,

transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan menerapkan prinsip-prinsip keadilan.

Organisasi dan sistem tata pamong yang baik (good governance) mencerminkan

kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, bertanggung jawab dan keadilan institusi

perguran tinggi.

2.1.1 Uraikan secara ringkas sistem tata pamong (sebutkan lembaga yang berperan,

perangkat pendukung, kebijakan dan peraturan/ketentuan termasuk kode etik

yang dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan perguruan tinggi, serta prosedur

penetapannya) di institusi perguruan tinggi dalam membangun sistem tata

pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil, serta

pelaksanaannya.

Walaupun secara legal formal struktur organisasi dan tatakelola Undana

masih disusun mengacu pada Peraturan Pemerintah No 60 Tahun 1990, akan

tetapi tidak berarti kreativitas dan inovasi menjadi terhambat dengan adanya


ketentuan peraturan perundangan tersebut (Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 1990). Dalam beberapa tahun terakhir, di Undana telah mengalami

perkembangan struktur organisasi dan tatapamong yang cukup dinamis yang pada

dasarnya diarahkan untuk mewujudkan organisasi yang sehat, akuntabel, dan

memiliki tatapamong yang baik (Good University Governance) untuk mendukung

penyelenggaraan kegiatan tridharma yang bermutu, efektif dan efisien. Pada

dasarnya secara de-facto Statuta Undana 2009 dan OTK Undana 1995 berkaitan

dengan struktur organisasi sudah tidak relevan lagi dengan kondisi obyektif dan

perkembangan struktur organisasi Undana saat ini, terutama dengan terbentuknya

unit-unit baru seperti Lembaga/Pusat/UPT, fakultas dan program studi baru.

Menyikapi adanya regulasi baru dibidang penyelenggaraan pendidikan tinggi,

maka Undana mulai mengambil langkah responsif dengan menyusun Statuta

dan OTK Undana yang baru sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan

yang berlaku dengan tetap mengedepankan prinsip-prinsip Good University

Governance. Pada saat ini Undana telah berhasil menyusun draft Statuta dan OTK

yang baru (tahun 2012) dengan mengacu kepada Peraturan Pemerintah Nomor 66

tahun 2010 yang kemudian disempurnakan lagi setelah terbitnya dengan UU Dikti

No 12 Tahun 2012. Pada saat ini, draft Statuta dan OTK Undana yang baru ini

telah disahkan oleh Senat Universitas dan statusnya saat ini tinggal diusulkan dan

menunggu pengesahan legal dari Kemendikbud dan Kemenpan-Reformasi

Birokrasi.

Sistem tata pamong di Undana diarahkan untuk menjamin terselenggaranya

praktek-praktek pengelolaan universitas yang baik berdasarkan lima pilar GUG

yaitu (i) kredibel, (ii) transparansi, (iii) akuntabel, (iv) bertanggung jawab, dan (v)

adil; yang dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Kredibel. Rekam jejak Undana selama ini mengindikasikan diperolehnya

kepercayaan dari pemerintah, dunia usaha dan para pemangku kepentingan

lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Beberapa fakta

bahwa Undana memiliki kredibilitas secara internasional, yaitu (a)


kepercayaan untuk mengelola hibah luar negeri seperti ADB, DUE, IMHERE,

NUFFIC (Agri-4, SIM-4, Fish-4), dan HPEQ; (b) kepercayaan terhadap

Rektor Undana untuk mewakili Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI dalam

menyampaikan makalah dalam pertemuan di Perancis; (c) kepercayaan ADS

kepada salah satu pakar Undana sebagai interviwer bagi mahasiswa penerima

beasiswa ADS; (d) kepercayaan negara Republic Democratic Timor Leste

untuk menyusun kurikulum bagi program studi pendidikan jasmani, kesehatan,

dan rekreasi (PENJASKESREK); (e) kepercayaan negara Republic Democratic

Timor Leste untuk Undana menjadi fasilitator legal drafting untuk rancangan

regulasi; (f) kepercayaan Australia dan San Francisco University terhadap

Undana di bidang legal drafting; (g) pemanfaatan jasa kepakaran dosen dari

Fakultas Hukum, FISIP, dan Perikanan untuk mengajar di sejumlah perguruan

tinggi di Republic Democratic Timor Leste; (h) kepercayaan untuk melakukan

berbagai kegiatan seminar dan lokakarya internasional; (i) kerjasama dengan

IALF (Australia) dalam penyelenggaraan ELTA (English Language Training

Assitance) secara rutin.

Secara nasional, yaitu (a) penugasan oleh Dikti untuk menyelenggarakan 28

Prodi Di Luar Domisili di Bajawa, Kabupaten Ngada dan di Weetebula,

Kabupaten Sumba Barat Daya pada tahun 2013; (b) penugasan Dikti untuk

melaksanakan program S3 yaitu program studi Ilmu Ternak dan Ilmu

Administrasi pada tahun 2013, pelaksanaan sertifikasi guru, program PHKI,

SP4, DUE-LIKE, SM3T, PPKHB, PPG, dan PLPG; (c) Undana mendapatkan

kepercayaan untuk mengelola hibah penelitian unggulan perguruan tinggi,

penelitian dasar dan hibah bersaing, Hibah Kompetitif seperti Hibah Pekerti,

Hibah Kompetensi, Penelitian Disertasi Doktor, Penelitian Stranas, Peneltian

MP3EI dan juga hibah pengabdian seperti IbM, IbW, IbIKK, KKN PPM, UJI;

(d) Undana ditunjuk sebagai penyelenggara berbagai pelatihan/lokakarya

dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di

Kawasan Timur Indonesia; (e) Rektor Undana sebagai Ketua Forum Rektor


Kawasan Indonesia Timur; (f) kepercayaan terhadap Undana sebagai tuan rumah

untuk berbagai forum nasional seperti Forum Rektor Kawasan Timur Indonesia

tahun 2011; (g) Forum Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan seluruh

Indonesia tahun 2012, Forum Dekan Peternakan seluruh Indonesia tahun 2013,

dan Forum Dekan Ilmu Sosial dan Politik seluruh Indonesia tahun 2013; (h) pada

tahun 2010, Undana menjadi tempat untuk studi strategis dari 5 orang Jenderal

siswa Lemhanas; (i) kepercayaan Pemda Aceh, untuk studi pengelolaan Daerah

Aliran Sungai (DAS) di Undana; (j) penggunaan tenaga pakar dari Undana di

bidang penjaminan mutu sebagai fasilitator dalam kegiatan supervisor dan

bimtek evaluasi mutu internal di beberapa perguruan tinggi yaitu Universitas

Tanjung Pura Lampung, Universitas Dwijendra Denpasar, dan Universitas

Cendrawasih di Jayapura; (k) Undana dipilih sebagai universitas narasumber

pembahasan draft RUU oleh DPR dan DPD RI; (l) Undana dipercaya oleh

Mahkamah Konstitusi dalam penggelaran perkara konflik hasil pemilukada; (m)

Undana sebagai Koordinator Pengawas Ujian Nasional untuk wilayah NTT sejak

2005 sampai kini; (n) kepercayaan kepada dosen Undana menjadi staf

Wantimpres; dan (o) Rektor Undana dipercaya sebagai pengurus Majelis Rektor

Perguruan Tinggi Negeri (MRPTN).

Secara regional, kredibilitas Undana terukur dari (a) kepercayaan pemerintah

daerah terhadap Undana dalam merancang kebijakan publik; (b) kepercayaan

untuk melakukan kajian akademis dalam pemekaran wilayah otonom, studi

penetapan ibukota kabupaten baru, dan penentuan lokasi pembangunan sarana

dan prasarana public; (c) kepercayaan kepada dosen Undana untuk menjadi

Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah di Kabupaten Sumba Barat, Kabupaten

Manggarai, Kabupaten Kupang, dan Kabupaten Manggarai Timur; (d)

kepercayaan bagi kepakaran Undana untuk melakukan seleksi anggota KPU,

Panwaslu dan KPID Provinsi NTT, Kota Kupang, dan beberapa kabupaten di

NTT; (e) kepercayaan kepada alumni Undana untuk menduduki jabatan strategis

di provinsi (sebagai Gubernur, Wakil Gubernur, Ketua DPRD, dan Sekretaris


Daerah) dan kabupaten/kota (sebagai Bupati, Wakil Bupati, Ketua DPRD, dan

Sekretaris Daerah) di NTT, dan g) kepercayaan bagi Undana sebagai universitas

pembina untuk beberapa perguruan tinggi swasta di NTT; (f) kepercayaan

kepada dosen Undana untuk menjadi Ketua Ombudsman NTT dan NTB; (g)

kepercayaan kepada dosen Undana menjadi Komisaris Independen Bank NTT;

dan (h) Undana sebagai penyelenggara SMPTN.

2. Transparansi. Undana senantiasa menerapkan asas keterbukaan dengan cara

mendiseminasikan informasi penting kepada pihak-pihak yang berkepentingan

misalnya, proses pengadaan barang dan jasa yang menggunakan sistem e-

procurement (LPSE) yang dikoordinir oleh unit khusus yaitu Unit Layanan

Pengadaan (ULP) Undana, penerimaan CPNS dilakukan mengacu pada

prosedur baku yang berlaku secara nasional, standar tarif yang telah disahkan

oleh Kemenkeu dapat diakses melalui website Undana, pendistribusian laporan

Rektor setiap Dies Natalis kepada pemangku kepentingan termasuk

masyarakat luas, dan memori jabatan rektor setiap periode kepemimpinan,

publikasi kinerja Undana pada berbagai media massa lokal dan pelibatan

insan pers dalam setiap acara penting baik di dalam Undana maupun di luar

Undana.

3. Akuntabilitas. Undana sebagai lembaga publik, maka akuntabilitas yang dianut

Undana meliputi i) akuntabilitas program, ii) akuntabilitas hukum, iii)

akuntabilitas keuangan dan BMN, iv) akuntabilitas pemangku kepentingan, v)

akuntabilitas profesi, dan vi) akuntabilitas kepemimpinan. Akuntabilitas

program diarahkan pada dimensi yakni: input, process, output, outcome, dan

dampak secara profesional sebagai indikator bahwa Undana mampu

mempertanggungjawabkan seluruh sumber daya publik yang dikelolanya

kepada para pemangku kepentingan untuk meningkatkan efektifitas dan

efisiensi pelaksanaan misinya. Dalam menjamin dan memastikan agar

pelaksanaan renstra sesuai dengan rencana tahunan yang telah disusun, maka

monitoring dan evaluasi pelaksanaan renstra secara berkala dilakukan melalui


berbagai sistem dan instrumen yang dimiliki oleh Undana antara lain melalui

(a) mekanisme pengawasan secara intensif melalui jalur struktural (berjenjang)

atau sistem pengendalian internal; (b) mekanisme pengawasan secara intensif

oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan dan diberi tanggung jawab

untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi (built-in control); (c)

pengawasan melalui Satuan Pengawasan Intern (SPI) d a n Lembaga

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi; (d) mekanisme intensifikasi Rapat

Koordinasi baik di tingkat universitas maupun di tingkat fakultas dan program

studi; dan (e) hasil pelaksanaan renstra secara berkala juga disebarluaskan

kepada para pemangku kepentingan baik secara vertikal maupun horizontal.

Akuntabilitas secara vertikal dilakukan melalui penyerahan Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah (LAKIP) dan Laporan Keuangan

secara tepat waktu kepada Kemendikbud dan Kemenkeu. Sedangkan

akuntabilitas horizontal dilakukan melalui publikasi laporan kinerja dan

kegiatan melalui berbagai media antara lain: buku laporan dies natalis Undana

yang dibagikan kepada publik pada saat perayaan dies, media elektronik seperti

website Undana, TV lokal dan nasional yang dapat diakses oleh masyarakat

luas, Majalah Warta Undana untuk sivitas akademika dan tenaga kependidikan

Undana, serta koran lokal dan nasional yang juga dapat diakses oleh

masyarakat luas. Akuntabilitas hukum diarahkan pada dimensi untuk menjamin

bahwa pelaksanaan seluruh program dan kegiatan di Undana selalu mengacu pada

aturan-aturan yang berlaku meliputi Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,

Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan dan Keputusan Rektor,

Peraturan dan Keputusan Dekan dan Ketua Lembaga dan standar operasional

baku yang telah ditetapkan sebagai acuan pelaksanaan program dan kegiatan.

Untuk menjamin bahwa pelaksanaan program dan kegiatan selalu mengacu

pada aturan-aturan yang berlaku, maka dilakukan monitoring dan evaluasi

secara berkala baik secara internal (pimpinan unit secara berjenjang, SPI,

LPMPT, LP3) maupun eksternal (Inspektorat Jenderal, BAN-PT, dan


lembaga akreditasi independen). Akuntabilitas di bidang pengelolaan

keuangan dilakukan dalam bentuk pertanggungjawaban secara bulanan,

triwulan, semester dan tahunan kepada Kemenkeu dan Kemendikbud. Laporan

keuangan tahunan diaudit oleh Inspektorat Jenderal Kemendikbud dan SPI,

sedangkan untuk akuntabilitas dalam pengelolaan hibah, Undana

bekerjasama dengan BPKP sejak tahun 2007 dan diperbaharui pada tahun

2011 untuk melakukan pembinaan/pendampingan dan reviu/audit terhadap

pengelolaan keuangan Negara khususnya untuk dana hibah PHKI dan dana

hibah luar negeri seperti, IMHERE, NUFFIC, dan HPEQ. Di samping itu

Undana bekerjasama dengan KPK dalam membangun kesepahaman

mendukung program anti korupsi. Akuntabilitas bagi pemangku

kepentingan, Undana secara berkala melakukan evaluasi kepuasan pelanggan

baik internal meliputi mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan maupun

pelanggan eksternal yaitu alumni, pengguna lulusan, orangtua mahasiswa, dan

pihak kerjasama. Selain itu untuk akuntabilitas eksternal, Undana melaksanakan

akreditasi prodi oleh BAN PT dan khusus untuk Fapet Undana dilaksanakan pula

akreditasi berbasis ISO 9001-2008 oleh PT SAI Global. Akuntabilitas profesi,

untuk menjamin profesionalisme pelaksana program dan kegiatan di Undana,

maka Undana telah membuat dokumen kode etik antara lain kode etik dosen,

kode etik pegawai, kode etik mahasiswa, kode etik auditor, kode etik penelitian

dan publikasi. Dalam implementasinya dilaksanakan oleh komisi etik yang

dibentuk untuk memastikan bahwa kode etik tersebut ditaati dan dilaksanakan. Di

samping itu dilakukan akuntabilitas profesi dosen melalui pelaksanaan BKD

(beban kerja dosen) setiap tahun. Akuntabilitas kepemimpinan, sebagai bentuk

akuntabilitas kepemimpinan, maka Undana selalu membuat dokumen

pertanggungjawaban kinerja setiap masa kepemimpinan dalam bentuk memori

akhir jabatan Rektor dan Dekan, selanjutnya dokumen tersebut disampaikan

kepada semua pemangku kepentingan dan pihak internal Undana.

4. Tanggung jawab. Penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi dilakukan dalam


berbagai bentuk sesuai dengan kebijakan Kemendiknas / Kemendikbud

melalui penerapan prinsip – prinsip organisasi yang sehat. Bentuk tanggung

jawab tercermin dari adanya berbagai aturan internal mulai dari universitas

sampai pada fakultas yang selalu mengacu kepada peraturan perundang-undangan

yang berlaku. Demikian halnya berdasarkan hirarki, aturan internal pada tingkat

fakultas tidak boleh bertentangan dengan aturan internal universitas. Adapun

hirarki aturan internal Undana dimulai dari (1) peraturan universitas, (2)

keputusan rektor, dan (3) peraturan fakultas/lembaga, dan (4) keputusan

dekan/ketua lembaga. Undana senantiasa konsisten di dalam menjalankan

peraturan dan perundang-undangan, termasuk pelaksanaan kode etik melalui

komisi etik, SPI, dan jalur struktural (pengawasan melekat), selain itu bentuk

tanggungjawab Undana terwujud dalam peningkatan perluasan akses

(aksesibilitas) pelaksanaan layanan pendidikan bagi masyarakat melalui

pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, antara lain penyelamatan mahasiswa dari

perguruan tinggi swasta yang belum memiliki ijin operasional, melakukan

penelitian untuk menghasilkan naskah akademik untuk usulan pemekaran wilayah

otonom di NTT, dan membantu pemerintah daerah dalam membuat kebijakan

publik (legal drafting) serta membantu memecahkan masalah pembangunan

melalui kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5. Keadilan. Undana selalu menempatkan kesetaraan dan menjamin ekuitas

pemenuhan hak-hak para pemangku kepentingan, beberapa indikator bahwa

Undana menerapkan prinsip keadilan adalah 1) dalam pemilihan pejabat dan

pengembangan staf diindikasikan oleh a) proses pemilihan pimpinan pada

berbagai tingkatan dilakukan secara adil (tanpa mempersoalkan gender, suku,

agama, dan latar belakang) dan transparan (sivitas akademika dapat mengetahui

proses pemilihan tanpa ada yang ditutupi) namun dengan tetap mengikuti

peraturan dan perundangan yang berlaku, hal ini terbukti dari beberapa jabatan

di Undana dijabat oleh perempuan seperti Direktur program pascasarjana, Ketua

Lembaga Penelitian, Pembantu Dekan, Kepala Pusat dan UPT, dan b)


pengembangan staf, peningkatan kualifikasi dan kompetensi serta

penjenjangan karir baik dosen maupun tenaga akademik dilakukan secara adil

dengan tetap mengutamakan potensi dan kinerja individu yang bersangkutan,

sehingga setiap orang baik laki-laki maupun perempuan memiliki hak yang sama

untuk studi lanjut dan mengikuti berbagai kegiatan pelatihan manajerial. 2)

Rekruitmen CPNS, Undana menerapkan prinsip keadilan dalam penerimaan CPNS

tanpa membedakan suku, ras, agama, gender, dan wilayah asal serta mengacu pada

aturan yang berlaku secara nasional. 3) Rekruitmen Mahasiswa, penerimaan

mahasiswa di Undana selalu dilakukan dengan mengacu pada aturan yang berlaku,

sehingga Undana menerapkan prinsip keadilan dan kesetaraan tanpa

membedakan gender, suku, ras, agama, dan latar belakang ekonomi, sosial

dan politik serta wilayah asal berasal seluruh Indonesia dan luar negeri, sejauh

mahasiswa yang diterima telah memenuhi mutu kompetensi yang

dipersyaratkan, hal ini dibuktikan bahwa mahasiswa Undana berasal dari 17

propinsi, 21 kabupaten/kota, dan 2 negara tetangga (Australia dan RDTL). 4)

keadilan dalam pemberian beasiswa, Undana menerapkan kebijakan pemberian

beasiswa yang adil bagi mahasiswa yang kurang mampu, yang mana saat ini di

Undana terdapat ribuan mahasiswa yang mendapat program Bidik Misi, dan

pembebasan SPP bagi mahasiswa yang berkemampuan terbatas. 5) prinsip

keadilan dalam pemberian kesempatan untuk menempuh pendidikan kepada

mahasiswa Papua melalui program afirmatif. 6) pemberian kesempatan yang adil

bagi guru dan wilayah otonom di NTT melalui program PPKHB bagi guru yang

belum bergelar sarjana dan guru cerdas melalui kerjasama dengan Pertamina,

sehingga memperoleh kesempatan yang sama dalam program sertifikasi guru. 7)

prinsip keadilan dalam penerapan uang kuliah tunggal dengan lima kategori. 8)

keadilan dalam pemberian kesempatan bagi pulau lain di NTT untuk mengakses

pendidikan tinggi negeri melalui program kuliah di luar domisili dengan membuka

kampus Undana 2 di Kabupaten Ngada (Pulau Flores) dan kampus Undana 3 di

Kabupaten Sumba Barat Daya (Pulau Sumba). 9) prinsip keadilan dalam


penerimaan lulusan FKIP Undana untuk mengikuti program SM3T yang

ditenpatkan di daerah Papua dan Kalimantan.

2.1.2 Struktur Organisasi, Koordinasi, dan Cara Kerja Institusi Perguruan Tinggi.

Gambarkan struktur organisasi perguruan tinggi serta tugas dan fungsi dari tiap

unit yang ada. Sebutkan nama lembaga, fakultas, jurusan dan laboratorium yang

ada.

Berdasarkan lima pilar prinsip good university governance tersebut di atas,

maka sistem tata kelola Undana terdiri atas unsur-unsur, sebagai berikut :

a. Dewan Penyantun: melaksanakan fungsi pertimbangan

b. Unsur pimpinan (rektor dan wakil rektor): pemimpin pelaksana

akademik dan manajemen universitas)

c. Senat universitas: fungsi pengawasan akademik

d. Satuan Pengawas Internal: fungsi pengawasan non-akademik

e. Unsur pelaksana akademik (fakultas dan lembaga)

f. Unsur pelaksana administrasi: biro

g. Pelaksana Penjaminan Mutu (Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi)

h. Unsur penunjang: Tim Pengembangan Tridharma

Sebagai organisasi pendidikan tinggi yang merupakan bagian dari satuan kerja

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, maka secara vertikal Rektor selaku

pemimpin bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan

tridharma dan manajemen Undana. Dalam penyelenggaraan kegiatan tridharma,

fungsi pengawasan akademik dilakukan oleh senat universitas, sedangkan fungsi

pengawasan non akademik dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern.

Secara hukum, Rektor merangkap sebagai ketua senat universitas, di mana dalam

praktek penyelenggaraan sehari-hari senat universitas dibantu oleh sekretaris senat.

Walaupun secara organisatoris Rektor selaku pimpinan eksekutif Undana tidak

bertanggungjawab kepada senat universitas, namun semua kebijakan dan peraturan

yang sifatnya strategis seperti: renstra, statuta, OTK, peraturan akademik, harus

mendapat persetujuan senat terlebih dahulu. Hubungan antara pimpinan


universitas dengan unsur pertimbangan lainnya seperti dewan penyantun hanya

berupa hubungan koordinasi. Dalam praktek penyelenggaraan sistem tata kelola dan

hubungan antara kedua unsur tersebut cukup dekat. Setiap enam bulan,

pertemuan atau rapat berkala selalu dilaksanakan antara kedua unsur tersebut. Baik

diminta atau tidak, Dewan Penyantun memberikan berbagai pertimbangan kepada

rektor terkait dengan aspek penyelenggaraan kegiatan tridharma serta sistem tata

kelola dan manajemen universitas. Sementara rektor selaku penanggung jawab dan

pimpinan tertinggi universitas, juga selalu melakukan rapat koordinasi secara

berkala, sekali sebulan, dengan unsur-unsur di bawahnya. Khusus pada level

pimpinan universitas, Rektor dan Pembantu Rektor, bahkan dengan para Dekan

Fakultas dan Direktur PPs berkoordinasi melalui tatap muka maupun dengan

komunikasi melalu telepon, undangan tertulis, pesan singkat (SMS), dan email untuk

menjaga terlaksananya program-program yang telah dieksekusi dan pemecahan

masalah yang muncul setiap saat dengan berbagai tingkat kerumitan. Struktur

organisasi Undana yang berlaku sesuai kondisi obyektif Undana dapat dilihat

pada (Gambar 4) Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Undana ditetapkan dalam

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor:

0180/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Undana. Melengkapi ketentuan

tersebut, telah ditetapkan pula Statuta Undana dengan Peraturan Menteri Pendidikan

Nasional Nomor: 2 Tahun 2009. Di dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan RI Nomor: 0180/O/1995, ditetapkan bahwa Undana mempunyai

tugas pokok untuk menyelenggarakan pendidikan akademik dan atau profesional,

dalam sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau kesenian tertentu.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Undana mempunyai fungsi:

i. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi;

ii. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu

pengetahuan, teknologi, dan/atau kesenian;

iii. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat;

iv. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan hubungannya dengan


lingkungan;

v. Melaksanakan kegiatan layanan administratif yang diintensifkan melalui

optimalisasi pola interaksi organisasi melalui rapat-rapat seperti rapat

pengambilan keputusan strategis, rapat konsultatif, rapat informative, rapat

pertanggung jawaban, rapat penyelesaian kasus-kasus, dan rapat untuk tugas

kepanitian.

Struktur Organisasi Undana

Gambar 4. Struktur Organisasi Undana


Organisasi dan Manajemen Undana masih mengacu pada Peraturan Menteri

Pendidikan Nasional Nomor 2 tahun 2009 dan SK Mendikbud Nomor 0180/O/1995,

yang didasari oleh Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1990 tentang Susunan

Organisasi Perguruan Tinggi, namun susunan organisasi Undana telah mengalami

penyesuaian sesuai dengan perkembangan yaitu:

1. Senat Universitas

2. Rektor dan Pembantu Rektor

3. Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem

Informasi

4. Biro Administrasi Umum dan Keuangan

5. Program Pascasarjana

6. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

7. Fakultas Peternakan

8. Fakultas Hukum

9. Fakultas Sosial dan Ilmu Politik

10. Fakultas Pertanian

11. Fakultas Sains dan Teknik

12. Fakultas Kesehatan Masyarakat

13. Fakultas Kedokteran

14. Fakultas Kelautan dan Perikanan

15. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

16. Fakultas Kedokteran Hewan

17. Lembaga Penelitian

18. Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat

19. Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Pembelajaran (LP3)

20. Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (LPMPT)

21. Satuan Pengawasan Intern (SPI)

22. Dewan Penyantun

23. UPT Perpustakaan


24. UPT Pusat Komputer

25. UPT Pusat Bahasa

26. UPT PPL

27. UPT MKU

28. UPT Laboratorium Terpadu (Bio Science)

Struktur organisasi menjelaskan manajemen/tata kelola kepemimpinan dan tugas

pokok dan fungsi serta peran masing-masing unsur sebagai berikut:

a) Senat Universitas. Senat Undana yang selanjutnya disebut senat adalah badan

normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan Undana (Statuta Undana Bab I

Pasal 1). Selanjutnya senat universitas di atur dalam Bab II Pasal 31 dan Pasal 32.

Senat diketuai oleh rektor dibantu oleh seorang Sekretaris Senat yang dipilih di

antara anggota senat. Senat terdiri atas unsur guru besar atau profesor, rektor dan

pembantu rektor, dekan, wakil dosen, dan unsur lain yang ditetapkan senat. Jumlah

dan tata cara pemilihan wakil dosen dan unsur lain sebagai anggota senat

ditetapkan oleh senat. Masa tugas anggota senat adalah 4 (empat) tahun. Dalam

melaksanakan tugasnya, senat dapat membentuk komisi yang diperlukan yang

beranggotakan anggota senat. Ketua dan sekretaris komisi ditetapkan oleh rektor

setelah mendapat persetujuan Senat. Rapat senat rutin diselenggarakan setiap 3

(tiga) bulan sekali. Rapat senat khusus diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan.

Rapat senat kecuali untuk pemberian pertimbangan dan penetapan nama calon

rektor dan calon pembantu rektor, ditetapkan dengan keputusan rektor.

Pengambilan keputusan dalam rapat senat kecuali rapat senat untuk pemberian

pertimbangan dan penetapan nama calon rektor dan calon pembantu rektor,

didasarkan atas musyawarah untuk mufakat dan bila musyawarah untuk mufakat

tidak berhasil dicapai, pengambilan keputusan dilakukan melalui pemungutan

suara. Hasil keputusan rapat Senat didokumentasikan oleh Sekretaris Senat.

b) Rektor: sebagai pimpinan tertinggi lembaga, memimpin penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga

kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi serta menciptakan hubungan yang


harmonis dengan lingkungan internal maupun eksternal. Disamping itu, rektor

secara aktif menginisiasi, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengembangkan dan

membina kerjasama dengan berbagai instansi pemerintah, swasta dan masyarakat

untuk membantu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul terkait

tanggungjawabnya.

c) Pembantu Rektor (PR): PR1, secara intensif membantu rektor dalam

mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat; PR2, membantu rektor dalam mengkoordinasikan

dan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum, kepegawaian

dan keuangan; PR3, membantu rektor dalam mengkoordinasikan dan memfasilitasi

pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta layanan kesejahteraan mahasiswa;

PR4, membantu rektor dalam menginisiasi, memfasilitasi, mengembangkan dan

membina pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan berbagai institusi dan hubungan

alumni.

d) Dekan: memimpin dan memantau seluruh kegiatan dan penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga

kependidikan, mahasiswa, tenaga administras dan bertindak sebagai penjamin mutu

dan layananan akademik, serta bertanggungjawab kepada rektor.

e) Pembantu Dekan: Pembantu Dekan1, membantu dekan dalam memfasilitasi

pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengadian kepada masyarakat; Pembantu

Dekan 2, membantu dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi

umum dan keuangan; Pembantu Dekan 3, membantu dekan dalam memfasilitasi

pelaksanaan di bidang pembinaan serta layanan kesejahteraan mahasiswa.

f) Jurusan/Bagian/Program Studi: melaksanakan pendidikan akademik dan/atau

professional dalam sebagian dan/atau cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau

kesenian tertentu.

g) Laboratorium: melakukan kegiatan dalam cabang ilmu pengetahuan, teknologi

dan/atau kesenian tertentu sebagai penunjang pelaksanaan tugas pokok

jurusan/bagian sesuai dengan ketentuan bidang yang bersangkutan.


h) Lembaga Penelitian: melaksanakan, mengkoordinasi, memantau, menilai

pelaksanaan kegiatan penelitian yang dilaksanakan oleh pusat-pusat penelitian dan

ikut mengusahakan serta mengendalikan administrasi sumberdaya yang diperlukan.

i) Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat: menyelenggarakan kegiatan

pengebadian kepada masyarakat dan ikut mengusahakan sumberdaya yang

diperlukan.

j) Lembaga Pembinaan Pendidikan dan Pembelajaran: melaksanakan dharma

pendidikan dan pembelajaran yang mengkoordinasikan, memantau dan menilai

kegiatan pembinaan dan pengembangan dan/atau satuan pelaksana lainnya. Ikut

pula mengusahakan dan mengendalikan administrasi sumberdaya yang diperlukan.

k) Lembaga Penjaminan Mutu Perguran Tinggi: melaksanakan dan mengembangkan

sistem penjaminaan mutu dan audit internal pada semua program studi, strata

pendidikan dan unit kerja di Undana.

l) Satuan Pengawasan Intern : melaksanakan tugas reviu laporan keuangan dan

BMN, audit kinerja institusi (keuangan, kepegawaian, BMN), audit perencanaan

dan anggaran, audit pelaporan, audit dalam bidang pengadaan barang dan jasa,

monev dan pendampingan dalam pengelolaan institusi, tindak lanjut hasil audit

internal dan eksternal.

m) Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem informasi:

memberi layanan administrasi di bidang akademik. Kemahasiswaan, perencanaan

dan sistem informasi.

n) Biro Administrasi Umum dan Keuangan: memberikan layanan administrasi umum

dan keuangan

o) UPT Perpustakaan: memberi layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

p) Pusat Komputer: mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyimpan data dan

layanan untuk program-program pendidikan informasi serta member, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat.

q) Bengkel/studio/kebun percobaan.


Struktur organanisasi dan kelembagaan Undana, sejalan dengan perubahan dan

perkembangan pendidikan dan IPTEKS yang berkembang secara cepat. Di samping

organisasi formal, Undana juga telah membentuk organisasi non formal yaitu Ikatan

Alumni Undana dan Asosiasi Purnabhakti Undana (APU) sebagai organisasi mitra

dalam upaya pengembangan Undana ke depan.

Adapun tugas dan fungsi setiap personil dalam struktur organisasi Undana,

sebagai berikut :

a. Dewan Penyantun

Dewan penyantun adalah suatu dewan yang dibentuk oleh Rektor dengan

persetujuan senat, tertuang dalam Statuta Undana Bab VIII Bagian Ketujuh Pasal

50. Dewan penyantun berkedudukan sebagai pembina dan pengasuh Undana

melalui Rektor dan mempunyai tugas dan fungsi ikut membina, mengasuh dan

membantu memecahkan permasalahan Undana. Dewan penyantun terdiri dari

tokoh-tokoh masyarakat yang memiliki kepedulian dalam bidang pendidikan.

Pengurus dewan penyantun dipilih oleh dan dari anggota dewan penyantun dan

bersidang sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

b. Rektor dan Pembantu Rektor

Rektor: sebagai pimpinan tertinggi lembaga, memimpin penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga

kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi serta menciptakan hubungan yang

harmonis dengan lingkungan internal maupun eksternal. Di samping itu, rektor

secara aktif menginisiasi, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengembangkan dan

membina kerjasama dengan berbagai instansi pemerintah, swasta dan masyarakat

untuk membantu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul terkait

tanggungjawabnya. Pembantu Rektor (PR) : PR1, secara intensif membantu Rektor

dalam mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan pendidikan, penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat; PR2, membantu Rektor dalam

mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi

umum dan keuangan; PR3, membantu Rektor dalam mengkoordinasikan dan


memfasilitasi pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta layanan

kesejahteraan mahasiswa; PR4, membantu Rektor dalam menginisiasi,

memfasilitasi, mengembangkan dan membina pelaksanaan kegiatan kerjasama

dengan berbagai institusi dan hubungan alumni.

c. Senat Universitas

Senat Universitas Nusa Cendana yang selanjutnya disebut senat adalah badan

normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan Undana (Statuta Undana Bab I

Pasal 1). Selanjutnya senat universitas di atur dalam Bab II Pasal 31 dan Pasal 32.

Senat diketuai oleh rektor dibantu oleh seorang sekretaris senat yang dipilih di

antara anggota senat. Senat terdiri atas unsur guru besar atau profesor, rektor dan

pembantu rektor, dekan, wakil dosen, dan unsur lain yang ditetapkan senat. Jumlah

dan tata cara pemilihan wakil dosen dan unsur lain sebagai anggota senat ditetapkan

oleh senat. Masa tugas anggota senat adalah empat tahun. Dalam melaksanakan

tugasnya, senat dapat membentuk komisi yang diperlukan yang beranggotakan

anggota senat. ketua dan sekretaris komisi ditetapkan oleh rektor setelah mendapat

persetujuan senat. Rapat senat rutin diselenggarakan setiap 3 (tiga) bulan sekali.

Rapat senat khusus diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan. Rapat senat kecuali

untuk pemberian pertimbangan dan penetapan nama calon rektor dan calon

pembantu rektor, ditetapkan dengan keputusan rektor. Pengambilan keputusan

dalam rapat senat kecuali rapat senat untuk pemberian pertimbangan dan penetapan

nama calon rektor dan calon pembantu rektor, didasarkan atas musyawarah untuk

mufakat dan bila musyawarah untuk mufakat tidak berhasil dicapai, pengambilan

keputusan dilakukan melalui pemungutan suara. Hasil keputusan rapat senat

didokumentasikan oleh sekretaris senat.

d. Fakultas

Pimpinan Fakultas terdiri dari dekan, pembantu dekan dan ketua jurusan/program

studi/bagian. Undana mempunyai 11 fakultas. Fakultas, Jurusan, dan Program Studi

yang dimiliki oleh Undana adalah sebagai berikut :

Pada awal berdirinya pada 1 September 1962, Undana hanya memiliki satu


fakultas yakni FKIP. Kini Undana telah berkembang menjadi 11 fakultas, yakni

FAPET, FISIP, FH, FAPERTA, FKM, FST, FK, FKH, FEB, FKP dengan 43

Program Studi S-1 dan 8 Program Studi S-2, masing-masing: Managemen

Pembangunan Peternakan (MPP), Ilmu Lingkungan, Ilmu Administrasi Publik,

Ilmu Hukum, Ilmu Linguistik, Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (PIPS),

Pendidikan Bahasa Inggris, dan Ilmu Kesehatan Masyarakat, sedangkan program

studi S-3 yang telah dibuka adalah Program Studi Ilmu Peternakan dan Program

Studi Ilmu Administrasi. Pengembangan Program Studi di Undana disesuaikan

dengan potensi wilayah dan perkembangan pasar kerja baik regional, nasional, dan

internasional.

Organisasi Fakultas, Program Pascasarjana, dan Lembaga

I. Program pascasarjana

I.1. Strata-2

1. Program Studi Ilmu Administrasi Publik

2. Program Studi Peternakan

3. Program Studi Ilmu Lingkungan

4. Program Studi Ilmu Hukum

5. Program Studi Linguistik

6. Program Studi Pendidikan IPS

7. Pendidikan Bahasa Inggris

8. Ilmu Kesehatan Masyarakat

I.2. Strata-3

1. Ilmu Ternak

2. Ilmu Administrasi

II. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan ( FKIP )

1. Jurusan pendidikan Bahasa dan Seni

1. Program Studi Pendidikan Bahasa, Sastra Indonesia dan Daerah

2. Program Studi Pendidikan Bahasa Inggris


2. Jurusan Pendidikan MIPA

1. Program Studi Pendidikan Matematika

2. Program Studi Pendidikan Biologi

3. Program Studi Pendidikan Fisika

4. Program Studi Pendidikan Kimia

3. Jurusan Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan (PPKn)

4. Jurusan Pendidikan Ekonomi

5. Jurusan Pendidkan Geografi

6. Jurusan Pendidikan Sejarah

7. Jurusan Pendidikan Teknik dan Kejuruan

1. Program Studi Pendidikan Teknik Bangunan

2. Program Studi Pendidikan Teknik Mesin

3. Program Studi Pendidikan Teknik Elektro

8. Jurusan Ilmu Pendidikan

1. Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD)

2. Program Studi Bimbingan dan Konseling

3. Program Studi Pendidikan Guru Anak Usia Dini (PGAUD)

4. Program Studi Pendidikan Luas Sekolah (PLS)

5. Program Studi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi

Laboratorium

1. Laboratorium Pendidikan Bahasa

2. Laboratorium Pendidikan MIPA

3. Laboratorium Pendidikan Geografi

4. Laboratorium Pendidikan Sejarah

5. Laboratorium Pendidikan Teknik Kejuruan

6. Laboratorium Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi

III. Fakultas Peternakan

1. Jurusan Produksi Ternak


2. Jurusan Nutrisi dan Makanan Ternak

3. Program Studi Peternakan

Laboratorium

1. Laboratorium Teknologi Hasil Ternak

2. Laboratorium Biologi Reproduksi & Kesehatan Ternak

3. Laboratorium Kimia Makanan Ternak

4. Laboratorium Lapangan

IV. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

1. Jurusan Ilmu Administrasi Negara

2. Jurusan Ilmu Administrasi Niaga

3. Jurusan Sosiologi

4. Jurusan Ilmu Politik

5. Jurusan Ilmu Komunikasi

Laboratorium

1. Laboratorium Administrasi Negara

2. Laboratorium Bisnis

3. Laboratorium Sosiologi

V. Fakultas HUKUM

1. Bagian Hukum Pidana

2. Bagian Hukum Perdata

3. Bagian Hukum Tata Negara

4. Bagian Hukum Acara

5. Bagian Hukum Administrasi Negara

6. Bagian Hukum Internasional

Laboratorium

1. Laboratorium Ilmu Hukum


VI. Fakultas Pertanian

1. Jurusan Agroteknologi

1. Program Studi Agronomi

2. Program Studi Ilmu Tanah

3. Program Studi Ilmu Hama dan Penyakit Tanaman

2. Jurusan Agribisnis

Laboratorium

1. Laboratorium Produksi Tanaman dan Teknologi Benih

2. Laboratorium Kimia Tanah

3. Laboratorium Hama Tumbuhan

4. Laboratorium Kebun Percobaan dan Rumah Kaca

5. Laboratorium Lahan Kering

6. Laboratorium Penyakit Tumbuhan

7. Laboratorium lapangan dan Kolam Percontohan

8. Laboratorium Fisika dan Tanah

9. Laboratorium Mikrobiologi

10. Laboratorium Agribisnis

11. Laboratorium Penyuluhan dan Komunikasi Pertanian

VII. Fakultas Kesehatan Masyarakat

1. Jurusan Epidemologi dan Biostatistika

2. Jurusan Gizi Kesehatan Masyarakat

3. Jurusan Kesehatan Lingkungan dan kesehatan kerja

4. Jurusan Administrasi dan Kesehatan Kerja

5. Jurusan Pendidikan Kesehatan dan Perilaku

Laboratorium

1. Laboratorium Komputasi dan Pengelolaan Data

2. Laboratorium Pengembangan Media Promosi Kesehatan

3. Laboratorium Gizi Kesehatan Masyarakat


4. Laboratorium kesehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja

VIII. Fakultas Sains dan Teknik

1. Jurusan Matematika

2. Jurusan Biologi

3. Jurusan Fisika

4. Jurusan Kimia

5. Jurusan Teknik Sipil

6. Jurusan Teknik Mesin

7. Jurusan Teknik Elektro

8. Jurusan Ilmu Komputer

9. Jurusan Teknik Arsitektur

10. Jurusan Teknik Pertambangan

Laboratorium

1. Laboratorium Kimia

2. Laboratorium Biologi

3. Laboratorium Fisika

4. Laboratorium Matematika

5. Laboratorium Teknik Mesin

6. Laboratorium Teknik Elektro

7. Laboratorium Ilmu Komputer

8. Laboratorium Arsitektur

9. Laboratorium Mekanik Tanah

10. Laboratorium Beton

11. Laboratorium Teknik Pertambangan

IX. Fakultas Kedokteran

1. Program Studi Kedokteran

2. Medical Education Unit


Laboratorium

1. Laboratorium Kedokteran dan CSL

X. Fakultas Kedokteran Hewan

1. Program Studi Kedokteran Hewan

Laboratorium Klinik Hewan

XI. Fakultas Kelautan dan Perikanan

1. Program Studi Kelautan dan Perikanan

Laboratorium Kelautan

XII. Fakultas Ekonomi dan Bisnis

1. Program Studi Ekonomi pembangunan

2. Program Studi Akuntansi

Lembaga – Lembaga dan UPT

I. Lembaga Penelitian (LP)

1. Pusat Penelitian dan Pengembangan ARBORETUM

2. Pusat Penelitian dan Pengembangan Sapi Timor

3. Pusat Penelitian dan Pengembangan Umbi – umbian dan Kacang-kacangan

4. Pusat Penelitian dan Pengembangan Hak Kekayaan Intelektual (HAKI)

5. Center For Australia and Pasific Studies

6. Pusat Penelitian Gender dan Anak

7. Pusat Penelitian Lahan Lering

8. Pusat Studi Hak Asasi Manusia

9. Pusat Penelitian Sumberdaya Alam dan Lingkungan Hidup

10. Pusat Penelitian Kependudukan

11. Pusat Penelitian Manajemen

12. Pusat Penelitian Kebudayaan dan Pariwisata


13. Pusat Penelitian Perikanan dan Kelautan

14. Pusat Studi Perubahan Sosial Politik Lokal

15. Pusat Penelitian Kebijakan Kesehatan

II. Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat ( LPM )

1. Pusat Inovasi dan Pengembangan IPTEKS

2. Pusat Informasi Kesempatan Kerja dan Pengembangan Karier

3. Pusat Pendidikan dan Pelayanan pada Masyarakat

4. Pusat Pengembangan KKN

5. Pusat Legal Drafting

6. Pusat Pengembangan Wilayah dan Desa Binaan

III. Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Pembelajaran ( LP3 )

1. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kurikulum

2. Pusat Pelatihan dan Evaluasi Pembelajaran

3. Pusat Perancangan dan Pengembangan Media Pembelajaran

IV. Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

V. Satuan Pengawasan Intern (SPI)

VI. Unit Pelaksana Teknis ( UPT )

1. UPT Program Pengalaman Lapangan (PPL)

2. UPT Mata Kuliah Umum (MKU)

3. UPT Perpustakaan

4. UPT Komputer

5. UPT Pusat Bahasa

6. UPT Laboratorium Terpadu (Bio Science)

7. Unit Bimbingan Konseling

Tabel 2. Tugas Pokok dan Fungsi Generik Unit dan Unit di Undana

No

.

Nama

Generik Unit Nama Unit di PT Tugas Pokok dan Fungsi

1 Pimpinan

institusi

Rektor Rektor mempunyai tugas 1) meminmpin

penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan


pengabdian pada masyarakat , membina

tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga

administrasi serta hubungan dengan

lingkungan, dan 2) membina dan

melaksanakan kerjasama dengan instansi,

badan swasta, dan masyarakat untuk

memecahkan persoalan yang timbul, terutama

yang menyangkut bidang tanggungjawabnya.

PR I Memiliki tugas membantu Rektor dalam

memimpin pelaksanaan pendidikan,

penelitian, dan pengabdian pada masyarakat

PR II Memiliki tugas membantu Rektor dalam

memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang

keuangan dan administrasi umum

PR III Memiliki tugas membantu Rektor dalam

memimpin pelaksanaan tugas di bidang

pembinaan serta layanan kesejahteraan

mahasiswa

PR IV Memiliki tugas membantu Rektor dalam

memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang

kerjasama, kesejahteraan pegawai dan dosen

serta pengawasan alumni baik di dalam

lingkungan Undana maupun di luar Undana

2 Senat

Perguruan

Tinggi/senat

Akademik

Senat

Universitas

Memiliki tugas untuk menjalankan fungsi

pertimbangan dan pengawasan akademik

3 Satuan

Pengawasan

Satuan

Pengawasan

SPI mempunyai tugas melaksanakan

pengawasan terhadap pelaksanaan tugas di


Intern (SPI) lingkungan Undana dan untuk menjalankan

tugas, SPI menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan program pengawasan

2. Pengawasan/audit kebijakan dan program

3. Pengawasan /audit pengelolaan

kepegawaian, keuangan, dan barang milik

negara

4. Pemantauan dan pengkoordinasian tindak

lanjut hasil pemeriksaan internal dan

eksternal

5. Pendampingan dan reviu laporan keuangan

6. Pemberian saran dan rekomendasi

7. Penyusunan laporan hasil

pengawasan/audit, dan

8. Pelaksanaan evaluasi hasil

pengawasan/audit

4 Dewan

Pertimbangan

Dewan

Penyantun/

Dewan

Pertimbangan

Memiliki tugas :

1. Melakukan telaahan terhadap kebijakan

Rektor di bidang non akademik

2. Memberikan pertimbangan kepada

kebijakan Rektor di bidang non akademik

3. Merumuskan saran dan pendapat terhadap

kebijakan Rektor di bidang non akademik

4. Memberikan pertimbangan kepada Rektor

dalam mengelola Undana

Dewan pertimbangan dalam melaksanakan

fungsi pertimbangan non akademik memiliki

ruang tugas yang mencakup organisasi, SDM

(dosen, pegawai, mahasiswa), sarana dan

prasarana, keuangan, pengembangan unit


usaha, pengelolaan universitas

5 Pelaksana

Kegiatan

Akademik

Fakultas Fakultas mempunyai tugas mengkoordinir

dan/atau melaksanakan pendidikan akademik

dan/atau professional dalam satu atau

seperangkat cabang ilmu pengetahuan,

teknologi, dan/atau kesenian tertentu.

Untuk menyelenggarakan tugas, fakultas

memiliki fungsi :

1. Melaksanakan dan mengembangkan

pendidikan

2. Melaksanakan penelitian untuk

pengembangan ilmu pengetahuan,

teknologi,dan/atau seni

3. Melaksanakan pengabdian pada

masyarakat

4. Melaksanakan pembinaan sivitas

akademika

5. Melaksanakan urusan tata usaha fakultas

Program

Pascasarjana

Mempunyai tugas menyiapkan mahasiswa

menjadi intelektual dan/atau ilmuan yang

berbudaya, mampu memasuki dan/atau

menciptakan lapangan kerja serta mampu

mengembangkan diri menjadi professional.

Untuk melaksanakan tugas, Program

Pascarajana memiliki fungsi :

1. Melaksanakan dan mengembangkan

pendidikan magister dan doktor

2. Melaksanakan penelitian untuk

pengembangan IPTEKS pada tingkat


magister dan doktor

3. Melaksanakan pengabdian pada masyarakat

pada tingkat magister dan doktor

4. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika

pada tingkat magister dan doktor

5. Melaksanakan urusan tata usaha program

pascasarjana

Lembaga

Penelitian (LP)

Memiliki tugas melaksanakan,

mengkoordinasikan, memantau, menilai

pelaksanaan kegiatan penelitian yang

diselenggarakan oleh pusat-pusat penelitian,

dan ikut mengusahakan, serta mengendalikan

administrasi sumberdaya yang diperlukan.

Dalam melaksanakan tugasnya, lembaga

penelitian mempunyai fungsi :

1. Melaksanakan penelitian ilmiah murni

2. Melaksanakan penelitian ilmu pengetahuan,

teknologi dan/atau kesenian tertentu untuk

menunjang pembangunan

3. Melaksanakan penelitian pendidikan dan

pengembangan institusi

4. Melaksanakan penelitian ilmu pengetahuan,

teknologi dan/atau kesenian serta penelitian

untuk mengembangkan konsepsi

pembangunan nasional, wilayah, dan/atau

daerah melalui kerjasama baik di dalam

maupun dengan luar negeri

5. Melaksanakan urusan tata usaha lembaga


Lembaga

Pengabdian Pada

Masyarakat

(LPM)

Bertugas melaksanakan, menyelenggarakan

kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan

ikut mengusahakan sumberdaya yang

diperlukan. Dalam melaksanakan tugas, LPM

memiliki fungsi :

1. Mengamalkan ilmu pengetahuan,

teknologi dan/atau kesenian

2. Meningkatkan relevansi program Undana

sesuai dengan kebutuhan masyarakat

3. Membantu masyarakat dalam

melaksanakan pembangunan

4. Melaksanakan pengembangan pola dan

konsepsi pembangunan nasional,

wilayah, dan/atau daerah melalui

kerjasama antar perguruan tinggi dan/atau

badan lain baik di dalam maupun dengan

luar negeri


Lembaga

Pembinaan dan

Pengembangan

Pembelajaran

(LP3)


kegiatan pendidikan dan pengajaran serta ikut

mengusahakan sumber daya yang diperlukan.

Dalam melaksanakan tugas, LP3 memiliki

fungsi :

1. Mengamalkan ilmu pengetahuan,

teknologi dan/atau kesenian

2. Meningkatkan relevansi program Undana

sesuai dengan kebutuhan masyarakat

3. Membantu masyarakat dalam

melaksanakan pendidikan



konsepsi pembangunan nasional, wilayah,

dan/atau daerah melalui kerjasama antar

perguruan tinggi dan/atau badan lain baik

di dalam maupun dengan luar negeri


6 Pelaksana

Administrasi,

Pelayanan

dan

Pendukung

Biro

Administrasi

Akademik,

Kemahasiswaan,

Perencanaan,

dan

SistemInformasi

(BAAKPSI)

Bertugas memberikan layanan administrasi di

bidang akademik, kemahasiswaan,

perencanaan, dan Sisteminformasi di

Lingkungan Undana. Dalam melaksanakan

tugas, BAAKPSI memiliki fungsi :

1. Melaksanakan administrasi pendidikan

dan kerjasama

2. Melaksanakan administrasi

kemahasiswaan

3. Melaksanakan administrasi perencanaan

dan sistim informasi

Biro

Administrasi

Umum dan

Keuangan

(BAUK)

Bertugas memberikan layanan administrasi

umum dan keuangan di lingkungan Undana.

Dalam melaksanakan tugasnya, BAUK

memiliki fungsi :

1. Melaksanakan urusan tata usaha, rumah

tangga, hokum dan tatalaksana, serta

perlengkapan

2. Melaksanakan urusan kepegawaian

3. Melaksanakan urusan keuangan

7 Pelaksana

Penjaminan

Mutu

Lembaga

Penjaminan

Mutu Perguruan


kegiatan penjaminan mutu perguruan tinggi

serta ikut mengusahakan sumber daya yang


Tinggi (LPMPT) diperlukan. Dalam melaksanakan tugas,

LPMPT memiliki peran:

1. Melakukan pelatihan, pendampingan, dan

kerjasama di bidang penjaminan mutu

akademik

2. Pengembangan sisteminformasi penjamin

mutu akademik

3. Pengembangan dan pelaksanaan

sistempenjamin mutu akademik sesuai

dengan keadaan sosial budaya kampus

Undana

4. Pengembangan dan pelaksanaan audit

mutu akademik, kinerja organisasi dan

masalah keuangan internal Undana

(dialihkan ke SPI)


konsepsi pembangunan nasional, wilayah,

dan/atau daerah melalui kerjasama antar

perguruan tinggi dan/atau badan lain baik

di dalam maupun dengan luar negeri


8 Unit

Perencana

dan

Pengembang

an Tridharma

Tim

pengembangan

tridharma

Bertugas :

1. Menyusun dokumen-dokumen strategis

seperti: renstra, blueprint pengembangan

Undana, Rencana Induk pengembangan

universitas

2. Monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan

renstra

3. Melakukan kajian-kajian strategis


manajemen pendidikan tinggi

2.1.3 Kelembagaan Kode Etik

Jelaskan kode etik, lembaga serta prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik sivitas

akademika dan karyawan di institusi ini beserta sosialisasinya.

Dalam rangka meningkatkan displin serta menciptakan suasana akademik yang

sehat dan kondusif bagi sivitas akademika dan tenaga kependidikan, Undana telah

memiliki sistem, instrumen dan lembaga terkait dengan kode etik. Pada saat ini

Undana telah memiliki dokumen kode etik mahasiswa, kode etik dosen, kode etik

audit (audit charter), kode etik PNS, kode etik penulisan ilmiah, serta kode etik

plagiasi dan penanganannya. Dokumen kode etik tersebut dicetak dalam bentuk

buku saku dan dibagikan kepada seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan

untuk kepentingan sosialisasi internal. Untuk sosialisasi eksternal, dokumen kode etik

diunggah pada website Undana. Secara kelembagaan Undana telah mempraktekkan

sistem dan kelembagaan untuk menangani berbagai permasalahan yang terkait

dengan pelangaran kode etik. Undana membentuk lembaga etik untuk menangani

berbagai pelanggaran displin. Penanganan terhadap pelanggaran disiplin baik yang

dilakukan oleh mahasiswa, dosen, maupun tenaga kependidikan, dilakukan oleh

pihak pimpinan terkait.

Apabila pelanggaran kode etik berhubungan dengan akademik dilakukan oleh

dosen, maka Rektor melalui PR I akan melakukan penanganan yang berkoordinasi

dengan PD I di fakultas yang terjadi kasus pelanggaran kode etik akademik dan

melakukan penindakan sesuai dengan sanksi yang telah ditetapkan dalam kode etik.

Apabila pelanggaran etika akademik dilakukan oleh tenaga kependidikan, maka

Rektor melalui PR II akan melakukan penanganan berkoordinasi dengan PD II di

fakultas, dimana yang bersangkutan bekerja dan melakukan penindakan sesuai

dengan sanksi yang telah ditetapkan dalam kode etik. Apabila pelanggaran etika

akademik dilakukan oleh mahasiswa, maka Rektor melalui PR III melakukan

penanganan berkoordinasi dengan PD III di fakultas, dimana mahasiswa yang


bersangkutan kuliah dan melakukan penindakan sesuai dengan sanksi yang telah

ditetapkan dalam kode etik. Implementasinya, kode etik telah dilakukan pada 11

mahasiswa FST dan FKIP yang melakukan tawuran dalam kampus dan miras dengan

pemberian skorsing selama 2 semester. Dalam kerangka antisipasi, maka pada tahun

2010, Rektor Undana bersama mahasiswa mendeklarasikan Undana sebagai Kampus

Anti Kekerasan dan Miras.

Dari aspek penghargaan, pemerintah memberikan Satya Lencana bagi pegawai

yang berkerja 10, 20, 30 tahun. Setiap tahun dilakukan pemilihan dosen

teladan/berprestasi pada tingkat Program Studi, fakultas dan universitas. Hal yang

sama dilakukan terhadap tenaga administrasi, laboran, pustakawan, teknisi, dan

mahasiswa.

Undana juga telah memberikan apreasiasi terhadap dosen, pegawai, mahasiswa yang

memiliki prestasi dalam bentuk pemberian piagam penghargaan dan finansial, hal ini

dilakukan untuk menumbuhkan motivasi dari berbagai elemen sivitas akademika

untuk meningkatkan kinerjanya.

2.2 Kepemimpinan

Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur

dalam institusi perguruan tinggi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya

organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat

dan cepat.

Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi

visi yang realistik, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan yang

menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi

secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta

mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam

institusi perguruan tinggi. Dalam menjalankan fungsi kepemimpinan dikenal

kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik.

Kepemimpinan operasional berkaitan dengan kemampuan menjabarkan visi, misi

ke dalam kegiatan operasional institusi perguruan tinggi. Kepemimpinan organisasi

berkaitan dengan pemahaman tata kerja antar unit dalam organisasi institusi

perguruan tinggi dan dalam sistem pendidikan tinggi nasional. Kepemimpinan

publik berkaitan dengan kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi

publik.


2.2.1. Jelaskan pola dan kinerja kepemimpinan institusi perguruan tinggi, mencakup

informasi tentang kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik.

1. Pola dan Kinerja kepemimpinan Undana

Pola kepemimpinan Undana merupakan sebuah proses manajemen pendidikan

tinggi yang sistemik, strategis, dan inovatif dengan memperhatikan input, proses,

output, dan outcome. Pada aras sistem, maka sumberdaya yang dimiliki Undana

meliputi sumberdaya manusia, sumberdaya fisik, sumberdaya finansial, sumberdaya

informasi, sumberdaya intelektual atau hardware, software, dan brainware terus

didorong untuk digunakan secara optimal dalam mendukung pencapaian visi, misi,

tujuan, dan sasaran organisasi secara efektif, efisien dan akuntabel. Dalam

implementasinya, sistem kepemimpinan tersebut dapat dibedakan dalam 3 aspek yaitu

kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik.

Efektivitas kepemimpinan operasional berhubungan dengan kemampuan untuk

menjabarkan visi dan misi organisasi ke dalam program dan kegiatan operasional

institusi. Untuk mencapai target tersebut kepemimpinan operasional Undana ditandai

dengan perumusan visi misi Undana pada tahun 2007 dan mendapat legalitas dengan

terbitnya Permendiknas Nomor 2 Tahun 2009 tentang Statuta Undana. Dalam statuta

tersebut, pernyataan visi Undana adalah ”Perguruan Tinggi Berwawasan Global”.

Secara operasional visi misi Undana telah dijabarkan ke dalam program dan

kegiatan dengan fokus pada tridharma perguruan tinggi, yaitu 1) di bidang pendidikan

dan pengajaran melalui kegiatan operasional, yaitu a) Undana telah meningkatkan

kompetensi dosen dalam pencapaian mutu pembelajaran melalui pelatihan PEKERTI

dan AA bagi dosen, melakukan revisi kurikulum secara berkala yang disesuaikan

dengan perkembangan IPTEKS, b) upaya peningkatan sarana dan prasarana

pendidikan seperti penyiapan ruang kuliah yang layak secara bertahap melalui

pembangunan gedung kuliah FK, FKM, FKIP, PPs, dan untuk tahun 2014 akan

dilakukan pembangunan gedung kuliah FEB dan FKP, c) upaya peningkatan sarana

dan prasarana penunjang, Undana telah membangun gedung Rektorat, laboratorium di

beberapa fakultas seperti FST, Faperta, FKH, FKIP, dan pembangunan laboratorium


Bio Science serta pengadaan peralatan laboratorium secara bertahap, selain itu pada

tahun 2013, Undana telah membangun tahap I auditorium berkapasitas 4000 orang

dan akan dilanjutkan pada tahun 2014, di samping itu Undana juga telah

memprogramkan untuk pembangunan sport center, studio center, Rumah Sakit

Pendidikan, dan Laboratorium Lapangan Lahan Kering, d) peningkatan koleksi

perpustakaan baik melalui pengadaan bahan pustaka buku teks dan jurnal untuk

perpustakaan pusat maupun untuk taman baca pada fakultas dan program studi, di

samping itu Undana juga telah memfasilitasi dana bagi dosen untuk penyediaan bahan

ajar, e) penyediaan fasilitas internet gratis bagi semua sivitas akademika. Melalui

upaya peningkatan sarana dan prasarana di bidang pendidikan dan pengajaran, secara

nyata berdampak pada kinerja yang dicapai, di mana saat ini rataan lama studi

mahasiswa Undana < 5 tahun, rataan IPK lulusan Undana > 3,0, angka efisiensi

edukasi (AEE) mencapai 60 % diatas AEE nasional yaitu 50 %, dan angka DO

mahasiswa Undana di bawah 3 % atau lebih rendah dari angka DO nasional sebesar 5

%, dan 2) Di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui Lembaga

Penelitian (LP) dan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat (LPM) berupaya a) terus

mendorong para dosen untuk mengusulkan proposal kepada berbagai sumber dana

antara lain DP2M Dikti, Kemenristek, LIPI, dan juga pendanaan proposal penelitian

dan pengabdian melalui dana DIPA Undana, di samping itu kedua lembaga tersebut

dalam mendorong kompetensi dosen di bidang penelitian dan PkM telah

melaksanakan kegiatan pelatihan penulisan proposal penelitian dan pengabdian pada

masyarakat setiap tahun. Peran Undana di bidang pengabdian pada masyarakat mampu

bersaing secara nasional, dimana pada tahun 2008-2010, Undana menempati urutan 5

besar se Indonesia berdasarkan jumlah kegiatan PkM yang didanai, 2) aktif

menggalang kerja sama dengan pemerintah daerah (kabupaten/kota dan propinsi)

antara lain pada tahun 2012, Undana bekerjasama dengan pemerintah daerah melalui

seminar nasional pencalonan Almarhum Drs. Fransiskus X. Seda sebagai pahlawan

nasional, selanjutnya dalam kegiatan penelitian, pendampingan, dan pemberdayaan

masyarakat terus menggalang kerjasama dengan pemda dan pihak swasta antara lain


dengan pihak Bank Indonesia (BI) dan Pertamina di bidang pemberdayaan

masyarakat. Untuk mendukung kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat,

Undana juga menetapkan wilayah binaan pada beberapa kabupaten/kota yaitu FKM,

FK, FST, FKIP, FISIP memiliki wilayah binaan di Kota Kupang dan Kabupaten

Kupang; Fapet memiliki wilayah binaan di Kabupaten Sabu Raijua; Faperta memiliki

wilayah binaan Kabupaten Kupang, Kabupaten TTS, Kabupaten TTU, Kabupaten

Belu, Kabupaten Rote Ndao, Kabupaten Manggarai, dan 3) mendorong publikasi

ilmiah dosen, melalui LP telah menyediakan wadah publikasi melalui pengelolaan

jurnal ”Media Exakta” dan melakukan pelatihan penulisan artikel ilmiah setiap tahun.

Kepemimpinan secara organisasi. Secara organisatoris, pola kepemimpinan

Undana memiliki ciri kepemimpinan visioner dan transformasional. Hal ini tampak

dari penetapan visi Undana sebagai Perguruan Tinggi Berwawasan Global tahun 2007,

yang ditindaklanjuti dengan transformasi kelembagaan. Dalam satu dekade terakhir

Undana telah mengalami perubahan struktural secara signifikan melalui penambahan

jumlah fakultas dari tujuh fakultas pada tahun 2005 menjadi 11 fakultas pada tahun

2013. Undana juga telah mengembangkan beberapa program studi baru pada jenjang

sarjana seperti Prodi Ilmu Politik, Kedokteran, Ilmu Komunikasi, Arsitektur, Ilmu

Komputer, Teknik Pertambangan, Ekonomi Pembangunan, Akuntansi, Kedokteran

Hewan, PAUD, dan Penjaskesrek. Pada jenjang magister dari empat prodi pada tahun

2005 menjadi delapan prodi pada tahun 2013 melalui pembukaan Prodi Ilmu

Pendidikan Sosial, Linguistik, Pendidikan Bahasa Inggris, dan Ilmu Kesehatan

Masyarakat. Tahun 2013, Undana membuka jenjang pendidikan doktor yakni Prodi

Ilmu Ternak dan Ilmu Administrasi. Dalam rangka perluasan dan pemerataan akses

pendidikan tinggi, pada tahun 2013 Undana melaksanakan perkuliahan di luar domisili

sebanyak 28 Prodi di Bajawa, Kabupaten Ngada dan di Weetabula di Kabupaten

Sumba Barat Daya. Sebagai konsekuensi dari kebijakan ekspansi dan diferensiasi

struktural, maka jumlah mahasiswa undana mengalami pertumbuhan yang besar dari

sekitar 7.000 mahasiswa (2005) menjadi 22.000 mahasiswa (2013). Dari aspek

kelembagaan penunjang tridharma, Undana juga terus mengembangkan unit-unit


baru dan mendorong masing-masing unit untuk melaksanakan tugas pokok dan

fungsinya dengan tetap mengacu pada hubungan tata kerja antar unit yang sudah ada

dalam statuta Undana. Dalam tataran implementasi, untuk menjamin mutu pelayanan,

maka tiap unit dilengkapi prosedur standar operasional (SOP). Secara organik untuk

menjawab perkembangan yang terjadi khususnya di bidang pendidikan tinggi, Undana

juga telah membentuk unit-unit baru dengan tugas dan fungsi yang sifatnya

mendukung peningkatan kinerja institusi antara lain Lembaga Penjaminan Mutu dan

Audit Internal (LPMAI) pada tahun 2006 dan mengalami perubahan nama menjadi

pada tahun 2009 menjadi Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT),

International Relationship Office (IRO) pada tahun 2006, Unit Layanan Pengadaan

(ULP) pada tahun 2010, Satuan Pengawasan Intern (SPI) dengan SK. Inspektur

Jenderal Kemdiknas Nomor 67/B/Kp.2010 tanggal 10 Februari 2010.

Sebagai bentuk komitmen Undana dalam pengembangan pola ilmiah pokok

(PIP) yaitu perrtanian lahan kering, kelautan dan pariwisata, maka secara organisasi

telah dibentuk beberapa pusat terkait di LP yaitu Pusat Penelitian Lahan Kering; Pusat

Penelitian Umbi-Umbian dan Kacang-Kacangan dengan SK. Rektor Nomor

20/KP/2006, Pusat Penelitian Kebudayaan dan Pariwisata; Pusat Penelitian Sapi

Timor dengan SK. Rektor Nomor 13/KP/2006, Pusat Penelitian Perikanan dan

Kelautan; Pusat Penelitian Arboretum dengan SK. Rektor Nomor 14/KP/2012.

Untuk mewujudkan visi Undana sebagai Perguruan Tinggi Berwawasan Global

dan sebagai bentuk respons terhadap isu global, maka secara organisasi telah

dibentuk Center for Australia and Pacific Studies; Pusat Penelitian HAM, Pusat

Penelitian Gender dan Anak dengan SK. Rektor Nomor 438/KL/2010, Pusat

Penelitian Lingkungan Hidup, Pusat Penelitian Kebijakan Kesehatan dan Kedokteran

dengan SK. Rektor Nomor 604/KL/2012. Bentuk respons Undana terhadap

pembangunan daerah dan pemberdayaan masyarakat, maka secara organisasi dibentuk

beberapa pusat seperti Pusat Studi Perubahan Sosial Politik Lokal dengan SK. Rektor

Nomor 04/KP/2007, Pusat Penelitian Manajemen dengan SK. Rektor Nomor

29/KP/2006, dan Pusat Penelitian Kependudukan dengan SK. Rektor Nomor 45 Tahun


1986, di Lembaga Penelitian dan di Lembaga Pengabdian pada Masyarakat yaitu

Pusat Inovasi dan Pengembangan IPTEKS; Pusat Informasi Kesempatan Kerja dan

Pengembangan Karier; Pusat Pendidikan dan Pelayanan pada Masyarakat; Pusat

Pengembangan KKN; Pusat Legal Drafting; dan Pusat Pengembangan Wilayah dan

Desa Binaan; Dalam upaya peningkatan mutu pembelajaran, maka secara organisasi di

LP3 telah dibentuk Pusat Penelitian dan Pengembangan Kurikulum; Pusat Pelatihan

dan Evaluasi Pembelajaran; dan Pusat Perancangan dan Pengembangan Media

Pembelajaran.

Efektivitas kepemimpinan publik, dalam beberapa tahun terakhir keberterimaan

Undana di masyarakat semakin baik yang diindikasikan meningkatnya animo

masyarakat untuk mempercayakan anak-anak mereka untuk kuliah di Undana bukan

saja dari wilayah NTT tetapi dari berbagai wilayah di Indonesia bahkan luar negeri

terutama Australia dan RDTL. Kepemimpinan publik Undana juga dapat dilihat dari

jumlah menjalin kerjasama dalam berbagai aspek dengan berbagai pihak baik pada

aras regional, nasional, dan Internasional.

Pada aras regional atau daerah berbagai kerjasama yang dilakukan adalah

kerjasama dengan hampir semua kabupaten/kota untuk melaksanakan program

pengumpulan kredit hasil belajar (PPKHB) bagi guru non S-1 untuk disertifikasi,

kerjasama di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan pada tahun

2013, Undana juga telah bekerjasama dengan Kabupaten Ngada dan Sumba Barat

Daya untuk membuka program studi di luar domisili yang merupakan kebijakan

nasional, Undana juga membantu pengalihan ribuan mahasiswa STKIP Weetebula,

STIKES CHMK, STKIP Betun dan Universitas Uyelindo yang belum memiliki ijin

operasional dan menjadi pembina perguruan tinggi swasta (PTS) di NTT.

Pada aras nasional, Undana juga telah menjalin kerjasama dengan berbagai

kementerian meliputi kementerian pendidikan dan nasional untuk pelaksanaan

Pelatihan Profesi Guru (PLPG), Sarjana Mengajar di daerah Terpencil, Terdepan dan

Terluar (SM3T), Pendidikan Profesi Guru (PPG), penugasan pembukaan program

studi di luar domisili yaitu Undana 2 di Bajawa, dan Undana 3 di Weetebula.


Kementerian Perumahan Rakyat untuk membangun RUSUNAWA, BAPPENAS

untuk pelaksanaan evaluasi kinerja pembangunan daerah (EKPD), kementerian PDT

untuk pengembangan daerah tertinggal, pihak swasta yaitu PT. Pertamina untuk

pembangunan studio center dan juga melalui kerjasama dengan FLIPMAS Hetfen

bergerak di bidang pendidikan dan pemberdayaan masyarakat di NTT, PT. PLN

untuk bantuan beasiswa dan peningkatan sarana prasarana, Bank Indonesia dan LIPPO

Bank untuk bantuan beasiswa, perguruan tinggi lainnya yaitu Universitas Airlangga

dan UNDANA untuk pembukaan dan pengembangan Fakultas Kedokteran, UB, UM,

dan Unair untuk studi S-3 dosen Undana, UNJ dan Undana untuk studi lanjut calon

dosen dari kampus 2 Undana Bajawa.

Pada aras internasional, Undana telah menjalin kerjsama dengan perguruan

tinggi dan lembaga di luar negeri Dili Institute of Technology, The University of

Newcastle, Australia, Flinders University, Food And Agriculture Organization

(FAO), Kumamoto University, Universidade Dili, Forum For Integrated

Development of eleven Universities on Energy, Marine and human Settlement (FIND-

11), Utah State University Logan, Utah USA, Universidade Da Paz, Charles Darwin

University (CDU), AUSAID (Amerika), Cooperative Research Centre for National

Plant Biosecurity (CRC NPB Ltd), Pasific Institute for Sustainnable Development,

University Of Tasmania, Flinders Overseas Health Group Inc, University Of New

England, Tiri-Making Integrity Work, London, UK, and Indonesia Australia

Language Foundation, Universidade De Coinbro, Portugal, Papua Nuigenia,

University Vilnius Lithuania, Korea Thechnology University, Vriej University, The

Asia Foundation, ACIAR, World Vision International (WVI) .

Selain itu, Undana juga telah menjadi rujukan untuk pelaksanaan kegiatan

penting antara lain pada tahun 2008 sampai saat ini Undana menjadi koordinator

penyelenggaraan Ujian Nasional (UN) di Provinsi NTT. Pada tahun 2012, Undana

menjadi tuan rumah penyelenggaraan Forum Rektor Wilayah Indonesia Timur dan

Rektor Undana menjadi Ketua Forum Perguruan Tinggi Negeri (PTN) Indonesia

Timur dan pelaksanaan Forum Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan


seluruh Indonesia. Pada tahun 2013 Undana dipercaya untuk menjadi tuan rumah

pelaksanaan forum Dekan Peternakan seluruh Indonesia dan Forum Dekan FISIP

seluruh Indonesia. Disamping itu juga Undana sering dipilih sebagai mitra dalam

diskusi untuk penyempurnaan sejumlah draft Undang-Undang yang dilakukan oleh

DPR dan DPD RI seperti RUU Perbatasan, RUU Kode Etik DPR, RUU Daerah

Kepulauan, dan RUU Susunan dan kedudukan DPR; kerjasama antara Mahkamah

Konstitusi (MK) dan FH Undana dalam persidangan semu dan kerjasama dengan

BPKP pusat dalam rangka pendampingan pengelolaan keuangan dan audit keuangan

untuk program Hibah luar negeri seperti PHKI, I-MHERE, dan HPEQ serta

kerjasama dengan KPK untuk pendidikan anti korupsi, sebagai implementasinya,

maka dalam setiap pembekalan KKN bagi mahasiswa diberikan materi tentang anti

korupsi. Undana juga menjadi tempat pelaksanaan konfrensi internasional 8 negara

dengan tema Aplikasi GIS dalam pembangunan.

Efektivitas kepemimpinan Undana didukung oleh garis perintah yang jelas,

seperti telah diatur dalam statuta dan OTK Undana. Dokumen tersebut memastikan

bahwa implementasi kepemimpinan memiliki alur yang jelas dari hulu ke hilir,

sehingga beban kepemimpinan dan tata kelola dapat didistribusikan secara merata

berdasarkan tingkat otoritas elemen kepemimpinan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Oleh karena itu, jika karena satu dan lain hal salah satu elemen pada level

kepemimpinan tertentu tidak menjalankan tugas tertentu, maka beban tugas tersebut

dapat dialihkan kepada elemen kepemimpinan yang setara atau di bawahnya.

Alur kepemimpinan dari hulu ke hilir tersebut sekaligus menggambarkan alur

pertanggungjawaban, walaupun alur pertanggunjawaban tersebut dimulai dari hilir ke

hulu atau level kepemimpinan dari bawah ke level puncak. Secara umum pengalihan

(deputizing) dalam paraktik kepemimpinan di Undana selama ini dapat dikatakan

cukup berjalan efektif dan mencerminkan proses yang sistemik yaitu input-proses-

output. Input dalam hal ini berupa kebijakan atau informasi yang dapat diproses

melalui eksekusi oleh elemen-elemen yang relevan baik secara langsung maupun

melalui mekanisme delegasi. Hasil eksekusi (output) kemudian dilaporkan kembali


kepada elemen pemberi wewenang.

2.3 Sistem Pengelolaan

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional institusi perguruan tinggi

mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan

controlling) dalam penyelenggaraan program dan kegiatan perguruan tinggi.

2.3.1 Jelaskan sistem pengelolaan institusi perguruan tinggi serta dokumen

pendukungnya (jelaskan unit / bagian / lembaga yang berperan dalam setiap

fungsi pengelolaan serta proses pengambilan keputusan).

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Universitas Nusa Cendana, meliputi :

1. Perencanaan (planning).

Perencanaan di Undana secara terpusat dilakukan oleh Bagian Perencanaan pada

Biro Adminsitrasi Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan dan SistemInformasi

(BAAKPSI) dengan menerima usulan kegiatan dari masing-masing unit dan

untuk pemantapannya dilakukan Rapat Koordinasi Perencanaan yang melibatkan

semua unit di lingkungan Undana. Adapun usulan program dan kegiatan yang

diusulkan unit harus berpedoman pada visi, misi, tujuan, dan sasaran yang

tertuang dalam Rencana Strategis Undana (RENSTRA) dan rencana kegiatan

tahunan (RKT). Penyusunan RKT diawali dengan pelaksanaan rapat koordinasi

(RAKOR) perencanaan dengan melibatkan semua unit pengguna anggaran

meliputi biro, lembaga, fakultas/PPs, dan UPT. Dari aspek perencanaan anggaran

dimulai dengan penyusunan rencana kegiatan anggaran kementerian lembaga

(RKAKL) dan dibahas pada tingkat kementerian sebelum menetapkan DIPA.

Dalam perencanaan juga selalu memperhatikan perkembangan di bidang regulasi

khususnya keuangan dengan mengacu pada regulasi terkait yang mengatur

tentang pengelolaan anggaran.

2. Pengorganisasian (organizing).

Untuk memberikan gambaran jelas tentang mekanisme dalam melakukan

perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan-kebijakan perguruan

tinggi, maka diperlukan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP). Standar


adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta

dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Sedangkan SOP adalah tata cara atau tahapan yang dibakukan dan

yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Dokumen

standar operasional prosedur (SOP) yang meliputi :

1. Akademik, terdiri dari 60 SOP

2. Administrasi keuangan, terdiri dari 25 SOP

3. Administrasi kemahasiswaan, terdiri dari 24 SOP

4. Perencanaan dan sistem informasi pada biro terdiri dari 5 SOP

5. Administrasi umum, terdiri dari 1 1 0 SOP

6. Audit Internal terdiri dari 6 SOP

SOP Undana tersebut bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan kebutuhan

organisasi.

3. Kepegawaian (staffing)

Pengelolaan kepegawaian di Undana dikoordinir langsung oleh PR II dan

dilaksanakan oleh BAUK bagian kepegawaian, seperti rencana pengadaan/seleksi

pegawai. Pelaksanaan manajemen kepegawaian dilakukan berdasarkan uraian

tugas bagian dan sub bagian di fakultas, program pascasarjana, bagian, lembaga,

UPT, Pusat-Pusat di Lingkungan Undana. Pengelolaan kepegawaian diarahkan

pada peningkatan kompetensi, kinerja, jabatan, karir, dan kepuasan baik untuk

dosen maupun tenaga kependidikan.

4. Kepemimpinan (leadership).

Dalam implementasinya, kepemimpinan Undana mengacu pada OTK dan Statuta

Undana. Undana menggerakkan sumberdaya dengan memberi pernghargaan dan

sanksi, dan pemberian gaji tepat waktu. Dalam implementasinya, kepemimpinan

Undana mengacu pada OTK dan Statuta Undana. Undana menggerakkan

sumberdaya dengan memberi penghargaan dan sanksi, dan pemberian gaji tepat

waktu. Pemberian penghargaan didasarkan pada evaluasi kinerja yang telah

dilakukan dan sumberdaya yang memberikan kinerja yang tinggi akan


mendapatkan reward dan melalui penegakan disiplin pegawai, maka pegawai yang

melakukan hal-hal yang bertentangan dengan peraturan yang telah ditetapkan

akan diberikan sanksi sesuai dengan tingkat indisipliner yang dilakukan.

5. Pengawasan (controlling), dilakukan rapat evaluasi secara berjenjang oleh

pimpinan unit dari aras paling tinggi sampai ke unit paling rendah. Untuk

pengawasan kinerja akademik dan non akademik dilakukan oleh SPI, sedangkan

di bidang pembelajaran dan kurikulum dilakukan oleh LP3 Undana. Sebagai

bahan evaluasi kinerja unit organisasi, masing-masing unit pengguna anggaran

membuat Laporan Akuntabiltas Instansi Pemerintah (LAKIP) setiap tahunnya.

Pengawasan juga dapat dilakukan oleh stakeholder melalui komplain atau juga

melalui masukan dalam pelaksanaan survei kepuasan pelanggan. Selain itu, setiap

semester dilakukan evaluasi Beban Kerja Dosen (BKD) baik secara internal

oleh Undana maupun ke Direktorat Ketenagaan Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan.

2.3.2 Jelaskan program peningkatan kompetensi manajerial untuk menjamin proses

pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit.

Program peningkatan kompetensi manajerial pimpinan yang dilakukan Undana

adalah :

1. Program Peningkatan Kompetensi Manajerial Pimpinan

Peningkatan komptensi manajerial pimpinan di Undana dilakukan mulai dari

pimpinan Program Studi sampai kepada pimpinan unit lebih tinggi terutama

dalam bidang pengelolaan organisasi pendidikan tinggi. Adapun kegiatan

peningkatan kompetensi diikuti oleh pimpinan baik secara in house training

(SPMI, mengembangkan akreditasi) maupun mengirimkan pimpinan unit untuk

mengikuti kegiatan non degree training di luar Undana yaitu Diklat Kurikulum

Perguruan Tinggi oleh DIKTI, Diklat Penulisan Jurnal Ilmiah Terakreditasi,

Pengembangan Sistem e-learning, Diklat Reviu Keuangan Pemerintah bagi

anggota Satuan Pengawasan Intern (SPI) oleh Inspektorat Jenderal Kemendiknas,

Diklat Audit Perencanaan bagi anggota Satuan Pengawasan Intern (SPI) oleh


Inspektorat Jenderal Kemendiknas, Diklat Pengadaan Barang dan Jasa. Melalui

pendanaan NUFFIC tahun 2011, Undana melaksanakan kegiatan ”Leadership

Training” untuk pimpinan rektorat dan fakultas di Soe Kabupaten TTS.

Peningkatan kompetensi manajerial pimpinan Undana dilakukan melalui kegiatan

benchmarking baik di perguruan tinggi dalam negeri antara lain IPB, UGM, UB,

UNHAS, UNAIR, ITS, UKSW, UNS, UNJ, UI, ITB, INSTITUT TEKNOLOGI

10 NOPEMBER, UNHAS, UNS; maupun luar negeri antara lain RDTL,

Australia, Thailand, Jepang, Belanda, Inggris, USA, Lithunia, Tasmania,

Portugal. Kegiatan tersebut menjadi best practice untuk pelaksanaan tugas

pimpinan di unit kerja masing-masing.

2. Program peningkatan Kompetensi manajerial Tenaga Kependidikan dan Tenaga

Fungsional non Dosen (Pustakawan dan Laboran).

Kegiatan peningkatan kompetensi manajerial tenaga kependidikan dan tenaga

fungsional non dosen (pustakawan dan laboran) dilakukan baik melalui in house

training maupun melalui pengiriman staf untuk kegiatan non degree training di

luar Undana. Adapun beberapa kegiatan yang telah diikuti oleh staf tenaga

kependidikan dan tenaga fungsional non dosen, yaitu 1) DIKLAT ADUM, 2)

DIKLATPIM III, 3) DIKLATPIM IV, 4) Diklat Tenaga Laboran, 5) Diklat

Pustakawan, 6) pelatihan Arsiparis, 7) pelatihan pengadaan barang dan jasa, 8)

pelatihan pengelolaan keuangan, 9) pelatihan Sistemakuntasi keuangan, 10)

pelatihan sekretaris pimpinan, 11) pelatihan pengelolaan BMN, 12) pelatihan

SIMPEG, 13) pelatihan SIMAK BMN, 14) pelatihan penatausahaan barang milik

negara, 15) pelatihan penghapusan barang milik negara, 16) pelatihan manajemen

SDM perguruan tinggi, 17) Diklat Administrasi Kepegawaian, 18) pelatihan

teknis mekanisme pengelolaan adminsitrasi keuangan,19) Diklat

Keprotokolan/Kehumasan.

2.3.3 Jelaskan diseminasi hasil kerja perguruan tinggi sebagai akuntabilitas publik.

Laporan tahunan Undana atas tanggungjawabnya sebagai unit pelayanan


pemerintah di bidang pendidikan tinggi menjadi keharusan dan didiseminasikan

dalam beberapa bentuk atau media. Materi pertanggungjawaban tersebut, berfungsi

sebagai laporan pertanggungjawaban kepada pemerintah dan masyarakat, menjadi

acuan perbaikan dan peningkatan mutu kinerja Undana ke depan, sumber acuan para

pemangku kepentingan dalam rangka memperoleh manfaat semaksimal mungkin atas

pelayanan yang disediakan, dan menjadi acuan atau menginspirasi, memberikan kritik

untuk kemajuan institusi. Diseminasi capaian hasil kerja Undana merupakan bentuk

akuntabilitas publik yang disampaikan kepada pemangku kepentingan melalui:

1. Perayaan Dies Natalis, Rektor menyampaikan pidato dies natalis pada Rapat Senat

Luar Biasa, bersifat terbuka, diselenggarakan setiap tahun, minggu kedua bulan

September. Pidato ini berupa laporan capaian kinerja universitas dan dikemas

dalam bentuk buku yang isinya meliputi (1) Visi, Misi, dan Nilai yang menjadi

acuan dasar dalam pengelolaan dan pengembangan Undana, (2) capaian program

tridharma prioritas, (3) kinerja manajemen keuangan, dan (4) rencana

pengembangan jangka pendek dan jangka panjang. Rapat ini diikuti oleh para

pemangku kepentingan antara lain Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik

Indonesia, Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Timur selaku Ketua Dewan

Penyantun, para anggota Dewan Penyantun secara ex-officio sebagai anggota

Forum Pimpinan Daerah Provinsi NTT, para pebisnis dan tokoh masyarakat

nasional dan daerah. Selain itu rapat ini juga dihadiri oleh tamu khusus yang

dianggap penting dalam rangka pengembangan universitas, antara lain tokoh

nasional dan internasional yang sedang berpengaruh, pimpinan perguruan tinggi

dan atau lembaga riset dalam/luar negeri; dengan kegiatan dalam bentuk orasi

ilmiah dan atau penandatanganan nota kesepahaman/ kerja sama.

2. Rapat Kerja Tahunan Undana, diselenggarakan setiap bulan Desember. Rektor

melaporkan hasil kerja setahun terakhir yang akan menjadi acuan penetapan

strategi implementasi program tahunan, jangka pendek, dan jangka panjang

untuk tahun-tahun berikutnya. Pada rapat kerja ini dilakukan dua kegiatan utama,

yaitu laporan kinerja setiap unit (fakultas, pascasarjana, lembaga, biro, dan UPT)


dan penetapan Program Kerja setahun kedepan. Walaupun rapat kerja ini tidak

terbuka bagi masyarakat umum tetapi tetap merupakan wahana

pertanggunjawaban kinerja setiap unit yang akan dirangkum menjadi

pertanggunjawaban kinerja universitas dan masyarakat berhak mendapatkan

informasi tanpa membuka rahasia negara.

3. Pidato Wisuda, Rektor melaporkan hasil kerja Undana, khusus tentang

penyelenggaraan Wisuda Sarjana dan Magister sebanyak empat kali setahun,

yaitu bulan Februari, Juni, September yang dirangkaikan dengan dies natalis,

dan Desember. Dalam pidato wisuda tersebut, rektor melaporkan hasil praktek

baik usaha pengembangan pembelajaran yang sedang diselenggarakan,

ditunjukkan oleh peningkatan IPK rata-rata lulusan dan masa studi rata- rata yang

makin pendek. Usaha perbaikan pembelajaran tersebut dimulai dari pelatihan

dosen, penyediaan bahan ajar secara manual dan digital, dan perbaikan

sarana/prasarana pembelajaran serta penciptaan lingkungan belajar yang makin

kondusif dalam tahun berjalan.

4. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT), sebelumnya bernama Evaluasi

Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED), yang dikelola oleh

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud, dapat ditemui data hasil

kerja Undana, khusus yang berhubungan dengan masalah akademik, yaitu

mahasiswa terdaftar dan aktif setiap tahun, dosen dan kegiatan tridharma, dan nilai

hasil belajar setiap mahasiswa dari semester ke semester. Pemenuhan

pelaporan data ke PDPT menjadi syarat awal pengajuan akreditasi program studi

dan syarat awal pengajuan dosen mengikuti proses sertifikasi.

5. Akreditasi BAN-PT, penyajian data dan pengisian borang akreditasi bagi setiap

program studi juga merupakan wujud pertanggungjawaban hasil kerja universitas

melalui program-program studi yang ada. Melalui LPMPT, teranggarkan

pembiayaan reakreditasi setiap program studi sekali 4 tahun dan pengajuan

akreditasi bagi program studi baru. LPMPT, selain mengelola pembiayaan

tersebut juga menjadi pusat koordinasi pengisian borang akreditasi yang melalui


tiga tahap, yaitu (1) internalisasi pengisian borang akreiditasi melalui lokakarya,

dan (2) pengisian borang akreditasi oleh suatu task force program studi.

6. Website Undana, yaitu www.undana.ac.id, memuat profil Undana, yang terdiri

atas profil setiap unit, hasil kerja dan kegiatan, berita aktivitas yang telah

berlangsung, serta bentuk pelayanan Undana baik kepada sivitasnya sendiri

maupun kepada masyarakat luas. Website ini telah diperkenalkan sejak tahun

2005. Pengelola website ini adalah unit pelaksana teknis tersendiri, yaitu Pusat

Komputer (PUSKOM). Website ini juga dipersiapkan untuk mengelola pelayanan

online berbagai kegiatan akademik, seperti pendaftaran peserta seleksi

mahasiswa baru, registrasi dan pengisian KRS mahasiswa, pendaftaran calon

peserta KKN, pendaftaran calon peserta wisuda semua level, S-1 dan S-2,

repositori karya ilmiah dan laporan pengabdian kepada masyarakat.

7. Majalah “Warta Undana”, dimana Undana memberitakan hasil-hasil kerja dan

aktivitas yang telah/sedang/akan berlangsung, terbit secara berkala sekali sebulan.

Majalah ini juga berfungsi sebagai media ekspresi atau unjuk kemampuan menulis

sivitas akademika dan memberitakan ide-ide cemerlang yang dapat menginspirasi

dan memotivasi masyarakat berbuat lebih produktif.

8. Jumpa pers untuk pemberitaan yang dilakukan secara periodik atau dalam waktu-

waktu tertentu

2.3.4 Jelaskan sistem audit internal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur

kerja dsb).

Undana memiliki sistem audit internal yang menjamin kepastian semua

program yang telah direncanakan dan semua lini organisasi berfungsi dengan baik,

bukan hanya diperlukan perencanaan yang baik dan sesuai dengan ketersediaan

pembiayaan dan tenaga yang terampil, juga diperlukan pemantauan yang terencana.

Untuk itu, Undana memiliki unit-unit pemantau sebagai berikut :

Satuan Pengawasan Intern (SPI), dibentuk tahun 2010 berdasarkan SK Inspektur

Jenderal Nomor 67/B/Kp.2010 tanggal 10 Februari 2010. Tugas pokok dan fungsi SPI

adalah:


1. Memonitor dan mengevaluasi laporan pengelolaan keuangan, asset, kinerja

sumber daya manusia, dan administrasi akademik;

2. Melakukan klarifikasi, verifikasi, dan investigasi, terhadap unit kerja atau

perorangan yang dinilai melakukan penyimpangan dalam pengelolaan

keuangan, asset, kinerja sumber daya manusia, dan atau

administrasi/penyelenggaraan kegiatan akademik.

3. Melakukan audit internal bidang non akademik dan sejak tahun 2013, SPI

Undana juga melakukan tugas audit di bidang akademik.

4. Melaporkan hasil audi t , pengawasan , klarifikasi, verifikasi, dan investigasi

kepada pimpinan universitas sebagai acuan tindakan penertiban untuk menjamin

terlaksananya program sebagaimana mestinya.

Dalam melaksanakan tugas, anggota SPI Undana berpedoman pada peraturan

yang berlaku baik eksternal maupun dokumen internal antara lain kode etik auditor,

manual prosedur pelaksanaan audit, program kerja audit, dan instrumen pengawasan

dan audit yang semua sudah disiapkan oleh SPI Undana. Hasil kerja SPI, temuan

kesesuaian/ketidaksesuaian, dilaporkan kepada rektor sebagai bahan pertimbangan

kebijakan pimpinan universitas. Pelaporan hasil verifikasi dan atau investigasi suatu

masalah kepada Rektor dilakukan segera mungkin bila masalah tersebut dipandang

perlu mendapat penyelesaian secepatnya. Sedangkan hal-hal yang memerlukan

penyelesaian oleh beberapa jenjang struktural maka dilaporkan berkala minimal

enam bulan sekali/semester.

Diseminasi hasil temuan SPI disampaikan oleh Rektor melalui rapat

koordinasi tingkat universitas yang diikuti pimpinan unit kerja, fakultas, program

pascasarjana, lembaga, biro, dan UPT, atau pada rapat senat universitas.

Lembaga Penjaminan Mutu P e r g u r u a n T i n g g i (LPMPT), sebagai salah

satu lembaga yang dibentuk oleh Rektor dengan tugas menyediakan berbagai

dokumen penjaminan mutu akademik dan melakukan monitoring dan evaluasi

terhadap implementasi berbagai dokumen mutu sekaligus mendampingi program

studi dalam melakukan evaluasi mutu internal dan dalam proses akreditasi.


Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3), sebagai salah satu

lembaga dengan fungsi utama mengkaji dan mengembangkan kurikulum dan

teknologi pembelajaran di Undana. LP3 di Undana dibentuk dengan SK. Rektor

Nomor 128/LK/2003 tanggal 19 Desember 2003. Lembaga ini bertugas untuk

menangani pembinaan, pengkajian, peningkatan, dan pengembangan

pembelajaran/pendidikan. LP3 berperan mendampingi program studi dalam program

pengembangan kurikulum dan sekaligus melakukan monitoring dan evaluasi

terhadap implementasi kurikulum dan teknologi pembelajaran pada program studi, di

samping itu juga bertanggungjawab dalam penyusunan dokumen yang berhubungan

dengan mutu pembelajaran antara lain Norma dan Tolok Ukur Undana, kode etik

dosen dan pegawai serta mahasiswa.

2.3.5. Jelaskan sistem audit eksternal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas,

prosedur kerja dsb).

Sebagai institusi pendidikan tinggi negeri yang merupakan satuan kerja

dari Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan serta sekaligus sebagai wujud

akuntabilitas publik Undana, maka secara berkala dilakukan audit eksternal yang

antara lain dilakukan oleh berbagai lembaga eksternal seperti: Inspektorat

Kemendikbud, BPK/BPKP, BAN-PT, Audit ISO 9001:2008. Dalam mengelaborasi

audit eksternal tersebut, Undana melalui SPI (Satuan Pengawasan Intern) melakukan

koordinasi dengan unit kerja dalam lingkup Undana, terutama pada unit kerja yang

akan menjadi cakupan audit dari lembaga eksternal yang bersangkutan. Khusus audit

dari BAN-PT, koordinasi dilakukan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan

Tinggi (LPMPT) terutama pada program studi yang akan divisitasi. Hasil temuan

audit kemudian dirangkum oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan Lembaga

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) untuk kemudian didiskusikan dengan

pimpinan guna menindaklanjuti hasil temuan audit. Lembaga, ruang lingkup tugas,

dan prosedur kerja audit eksternal dipaparkan pada uraian berikut:

1. Inspektorat Kemendikbud


Inspektorat Kemendikbud (IK) melakukan audit setiap tahun terhadap Undana

yang dengan ruang lingkup pemeriksanan: aspek akademik (penyelenggaraan

kegiatan tridharma), SDM (dosen dan tenaga kependidikan), keuangan, dan aset

(sarana dan prasarana). Audit oleh IK biasanya biasanya dilakukan sekitar bulan

Agustus atau September selama 12 hari kerja. Pelaksanaan audit diwali dengan

penyampaian surat Inspektur IK kepada Rektor Undana yang berisi waktu rencana

audit dan tim auditor (ketua dan anggota) yang akan bertugas. Tahapan

aktivitas auditor IK di Undana adalah:

i. Rapat temu pertama yang diikuti pimpinan unit-unit seperti fakultas,

PPs, lembaga, dan biro; rapat dipimpin oleh Rektor Undana dengan Ketua

Tim Auditor sebagi narasumber. Rapat ini memaparkan jadwal,

pendistribusian tugas auditor, unit sasaran, dan bidang pemeriksaan.

ii. Pelaksanaan audit, hari berikut setelah Tim Auditor turun ke unit-unit

sampel sesuai jadwal yang telah disampaikan pada rapat temu pertama, dan

pimpinan dan staf yang berubungan dengan bidang pemeriksaan.

Pemeriksaan setiap unit biasanya memerlukan waktu 2 – 3 hari. Pemeriksaan

dilakukan dengan cara melakukan verifikasi antara hasil pekerjaan dan aturan

yang bersesuaian. Apabila hasil kerja yang tidak sesuai dengan aturan yang

mengaturnya maka disebut temuan. Auditor meminta klarifikasi pimpinan

unit mengenai temuan; bila pimpinan unit dapat menyanggah temuan tersebut

dengan menunjukkan aturan yang membenarkan atau mampu memberikan

pembenaran pengecualian karena pertimbangan yang lebih produktif maka

temuan tersebut dieleminir; tetapi bila temuan itu tidak dapat dibenarkan oleh

aturan yang berlaku maka tetap akan menjadi temuan dan dituliskan dalam

Lembar Hasil Pemeriksaan, ditandatangani auditor dan pimpinan unit

bersangkutan.

iii. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan, setelah semua unit yang

direncanakan sebagai sasarana pemeriksaan selesai diperiksa, tim auditor

dipimpin oleh Ketua Tim Auditor, menyusun laporan hasil pemeriksanaan


yang intinya menghasilkan daftar temuan.

iv. Rapat temu akhir, seperti rapat temu awal, rapat ini dipimpin oleh Rektor

Undana dengan Ketua Tim Auditor sebagi narasumber, diikuti pimpinan

unit-unit: fakultas, PPs, lembaga, dan biro. Ketua Tim

Auditormemaparkan laporan hasil pemeriksaan yang intinya

menyampaiakan daftar temuan.

v. Penyampaian hasil pemeriksaan IK secara resmi, Inspektur IK

menyampaian secara resmi kepada Rektor Undana hasil pemeriksaan IK,

melalui surat beseta lampiran berupa daftar temuan, dan meminta menindak

lanjuti untuk memulihkan berlakunya ataran dalam menyelenggarakan

pendidikan tinggi.

vi. Tindak lanjut temuan IK, Rektor memerintahkan unit atau perorangan yang

terkait dengan temuan tersebut untuk memulihkan kembali hal-hal yang tidak

sesuai menjadi sesuai aturan yang berlaku dan memberikan snksi kepada

mereka yang tidak patuh dengan aturan.

vii. Laporan pemulihan, Rektor menyampaikan kepada Inspektur IK

pemulihan dan tindakan pendisiplinan yang telah dilakukan dari semua

temuan yang ada, dan unit-unit yang terkait diminta mengusahakan

mengeliminir temuan- temuan sehingga tidak terjadi lagi waktu yang akan

datang.

2. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP)

Dalam rangka mencapai “good university governance” Undana telah melakukan

kerjasama dengan BPKP Pusat sejak tahun 2007 dan diperbaharui melalui MoU No

78/K/D2/2011 tanggal 31 Januari 2011, dengan fokus reviu dan pendampingan dalam hal

pengelolaan keuangan dan asset. Kegiatan audit oleh BPKP di Undana dilakukan melalui

penugasan oleh kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang berfokus pada

pengelolaan dana Hibah seperti dana PHKI, IMHERE dan HPEQ. Ruang lingkup

pemeriksaan BPKP dipusatkan pada pembiayaan pembangunan dan proyek bantuan luar

negeri. Tahapan kegiatan pemeriksaan BPKP:

i. Penyampaian rencana pemeriksaan oleh BPKP, Kepala BPKP


menyampaikan rencana pemeriksaan yang akan dilakukan, jadwal, dan pesonil yang

akan bertugas.

ii. Rapat temua awal, dipimpin rektor dan didampingi oleh Tim auditor dari

BPKP, diikuti pimpinan unit yang telah ditetapkan sebagai sasaran

pemeriksaan.

iii. Pelaksanan pemeriksanaan, bila ada sesuatu yang ditemukan tidak sesuai

tata kelola keuangan negara maka pimpinan unit diminta menjelaskan atau

meperbaikinya; bila tidak bisa dijelaskan dan tidak dapat diperbaiki maka

akan menjadi temuan.

iv. Laporan hasil pemeriksaan, apabila pemeriksanaan telah selesai semua

sesuai rencana maka Tim Audit BPKP menyusun laporan hasil pemeriksaan

yang menghasilkan daftar temuan.

v. Rapat temu akhir, dipimpin oleh Rektor dengan narasumber Tim Auditor

BPKP dan diikuti oleh pimpinan unit-unit sasaran pemeriksaan. Oleh

pimpinan auditor BPKP menyampaikan temuan yang telah diperoleh.

vi. Penyampaian hasil pemeriksaan BPKP secara resmi, Kepala BPKP

menyampaian secara resmi kepada Rektor Undana hasil pemeriksaan BPKP,

melalui surat disertai lampiran berupa daftar temuan, dan meminta untuk

menindak lanjuti dalam memulihkan berlakunya aturan dalam

menyelenggarakan pendidikan tinggi

vii. Tindak lanjut temuan BPKP, Rektor memerintahkan unit yang merupakan

objek temuan/auditi atau perorangan yang terkait dengan temuan tersebut

untuk menindaklanjuti kembali hal-hal yang tidak sesuai, s e h i n g g a

menjadi sesuai d e n g a n aturan yang berlaku dan memberikan sanksi kepada

mereka yang tidak patuh dengan aturan.

viii. Laporan pemulihan, Rektor menyampaikan kepada BPKP pemulihan dan

tindakan pendisiplinan yang telah dilakukan dari semua temuan yang ada, dan

unit-unit yang terkait diminta mengusahakan mengeliminir temuan-temuan

sehingga tidak terjadi lagi waktu yang akan datang.


3. Badan Pemeriksa Keuangan (BPK)

Ruang lingkup audit BPK serupa dengan BPKP, yaitu tata kelola keuangan

negara, namun lebih mengarah pada pembinaan pengelolaan keuangan dan

asset. BPK juga memusatkan pemeriksaannya pada masalah yang menjadi

temuan Inspektorat Jenderal Kemdikbud dan ditindaklanjuti segera sesuai

ketentuan yang berlaku. Prosedur pelaksanaan pemeriksaannya serupa dengan

BPKP, namun BPK berwewenang menerbitkan opini pelaporan

penyelenggaraan pengelolaan keuangan.

4. Audit/Surveillance ISO 9001:2008

Mengingat pada saat ini sudah ada 1 unit kerja dalam Undana yang telah

menerapkan ISO 9001:2008 yaitu Fakultas Peternakan, maka setiap 6 bulan

sekali tim ISO 9001:2008 yakni PT. SAI Global melakukan audit terhadap unit

kerja tersebut. Adapun lingkup audit ISO 9001:2008 mencakup aspek kesesuaian

dengan SOP manajemen (input, proses dan output) hasil atau capaian sasaran

mutu yang telah dijanjikan dalam dokumen ISO yang telah ditetapkan oleh unit

kerja yang bersangkutan. Tahapan audit atau surveillance ISO adalah sebagai

berikut:

i. Dua bulan sebelum waktu surveillance jatuh tempo, Tim Audit Internal ISO

melakukan verifikasi kesesuaian kinerja nyata sasaran mutu dan standar

pelayanan minimal yang dijanjikan; semua temuan atau ketidaksesuaian yang

ditemukan auditor internal perlu ditindaklanjuti oleh manajemen.

ii. Setelah semua ketidaksesuaian telah dipulihkan, pimpinan unit pemegang

sertifikat ISO 9001:2008 menyampaikan kepada perwakilan ISO di

Indonesia yaitu SEI Indonesia yang berkedudukan di Surabaya, unit kami siap

dilakukan audit.

iii. Sebelum auditor ISO datang di Undana, terlebih dahulu menetapkan

sasaran mutu secara sampling yang akan diperiksa. Selanjutnya

menyampaikan surat yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan personil yang

akan melakukan audit.


iv. Temu awal auditor ISO, dipimpin pimpinan unit pemegang sertifikat ISO,

diikuti oleh pimbinan sub-sub unit yang berkaitan dengan sasaran mutu, dan

Auditor ISO sebagai narasumber, menjelaskan HaKIkat surveillance dan

jadwal pelaksanaannya.

v. Pelaksanan pemeriksaan, jika ada sesuatu yang ditemukan tidak sesuai mutu

yang dijanjikan maka pimpinan unit diminta menjelaskan atau

memperbaikinya; dan sedapat mungkin dapat diperbaiki.

vi. Rapat temu akhir, dipimpin oleh pimpinan unit pemegang sertifikat ISO

vii. Narasumber Auditor ISO dan diikuti oleh pimpinan unit-unit terkait. Apabila

temuan itu dapat dipulihkan maka sertifikat ISO akan terbit paling lambat 2

minggu kemudian.

viii. Penangguhan setifikat surveillance, bila terdapat kinerja sasaran mutu tidak

mencapai standar minimal seperti yang dijanjikan maka unit yang

bersangkutan diberi kesempatan maksimal 6 bulan untuk memulihkannya; dan

bila terpulihkan sertifkat surveillance terbit, tetapi bila tidak pulih sertifikat

ISO dicabut.

5. BAN-PT

BAN-PT melakukan asesmen akreditasi terhadap program studi dalam lingkup

Undana, maupun akreditasi institusi perguruan tinggi sesuai permintaan.

Dalam hal audit eksternal dari BAN-PT, Undana melalui Lembaga Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) melakukan koordinasi dengan program studi

yang akan dan atau perlu melakukan pengajuan akreditasi, baik pada saat

penyiapan dokumen borang/evaluasi diri, penyiapan data, dan persiapan

visitasi. Ruang lingkup pemeriksaan BAN-PT yaitu melakukan verifikasi

standar yang wajib dipenuhi perguruan tinggi sebagai berikut:

Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian

Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan

mutu

Standar 3. Mahasiswa dan lulusan


Standar 4. Sumber daya manusia

Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Tahapan pelaksanaan akreditasi dimulai dengan pengisian Dokumen Borang

Akreditasi dan Evaluasi diri sesuai pedoman yang diterbitkan BAN-PT, setelah

borang rampung dikirim ke BAN-PT, selanjutnya:

1. BAN-PT melakukan desk assessment, yaitu verifikasi asesor BAN-PT atas

borang dan kelengkapannya yang telah diajukan dan kesesuian dengan

pedoman borang akreditasi, dan diberikan skor berdasarkan lembar skor

borang yang telah ditetapkan BAN-PT, hasilnya adalah skor desk assesment.

2. BAN-PT menetapkan personil asesor yang ditugaskan melakukan visitasi ke

program studi atau perguruan tinggi yang mengajukan borang akreditasi

dan mengirim surat ke program studi atau perguruan tinggi bersangkutan

serta menerbitkan surat penugasan asesor yang bersesuaian.

3. Pelaksanaan visitasi dilakukan untuk melakukan verifikasi isi borang

akreditasi dan fakta di lapangan dengan menemui:

a) Pimpinan universitas, fakultas, dan program studi/UPT;

b) Satgas (task force) penyusun borang akreditasi;

c) Sampel dari sejumlah mahasiswa dari semua angkatan;

d) Dosen dan pegawai;

e) Kunjungan lapangan, sarana dan prasarana, serta dokumen

pendukung borang; dan

f) Menyampaikan hasil visitasi tanpa tanya jawab dan skor tetap menjadi

rahasia BAN-PT, diikuti oleh pimpinan fakultas/ perguruan tinggi dan

Satgas (task force).

4. Asesor BAN-PT melaporkan hasil visitasi kepada Komisi BAN-PT.

5. BAN-PT menerbitkan sertifikat akreditasi berdasarkan hasil p e n i l a i a n

d a n pertimbangan Komisi BAN-PT.


Setelah program studi atau perguruan tinggi menerima surat keputusan

BAN-PT tentang hasil akreditasi maka program studi atau perguruan tinggi

mengambil sikap dan tindakan yang perlu dilakukan bila skor akreditasi yang

diperoleh tidak memuaskan

2.4 Sistem Penjaminan Mutu

Sistem penjaminan mutu meliputi kebijakan mutu, perangkat penjaminan mutu

(organisasi, pernyataan mutu, manual mutu, standar mutu), pelaksanaan penjaminan

mutu, serta monitoring dan evaluasi.

2.4.1 Jelaskan keberadaan manual mutu yang mencakup informasi tentang kebijakan,

pernyataan, unit pelaksana, standar, prosedur, SOP, dan pentahapan sasaran mutu

perguruan tinggi.

Undana telah mulai melaksanakan upaya peningkatan mutu penyelenggaraan

tridharma secara berkelanjutan sejak pendiriannya pada tahun 1962. Upaya tersebut

dilakukan melalui evaluasi pelaksanaan kegiatan tridharma, terutama kegiatan

perkuliahan, secara periodik. Hasil evaluasi ini digunakan sebagai masukan dalam

rapat tinjauan manajemen. Dalam rapat ini dirumuskan tindakan-tindakan koreksi

terhadap masalah-masalah yang ditemukan selama penyelenggaraan kegiatan

tridharma. Dengan demikian diharapkan mutu penyelenggaraan tridharma dapat

ditingkatkan. Namun demikian, pelaksanaan upaya ini belum bersifat melembaga dan

sistemik.

Pada tahun 2003, dengan terbitnya Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional, berlaku paradigma baru dalam penyelenggaraan

pendidikan tinggi, yaitu bahwa penyelenggaraan satuan pendidikan tinggi didasarkan

pada prinsip otonomi, akuntabilitas, jaminan mutu dan evaluasi yang transparan.

Menindaklanjuti paradigma baru tersebut maka Undana mulai mempersiapkan

penerapan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Tugas untuk

mempersiapkan penerapan SPMA ini diserahkan kepada Lembaga Penjaminan Mutu

Perguruan Tinggi (LPMPT). Dalam langkah persiapan tersebut, LPMPT

melaksanakan beberapa kegiatan sosialisasi SPMA kepada pimpinan universitas,

fakultas, jurusan dan program studi. Sosialisasi tersebut dilaksanakan dengan


menggunakan narasumber dari luar Undana.

Dengan terbit Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan, yang mewajibkan semua satuan pendidikan formal dan non-

formal untuk melaksanakan penjaminan mutu pendidikan (pasal 91), maka tekad

Undana semakin bulat untuk melaksanakan penjaminan mutu melalui penerapan

sistem penjaminan akademik. Salah satu manifestasi dari tekad ini adalah

dibentuknya lembaga baru pada tahun 2006, yang bertugas merencanakan,

melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu akademik internal.

Nama lembaga tersebut adalah Lembaga Penjaminan Mutu dan Audit Internal

(LPMAI). Lembaga ini dibentuk dengan SK rektor Nomor SK Rektor Undana Nomor

15/KP/2006 Tanggal 13 Februari 2006. Namun pada tahun 2010, melalui SK Rektor

Nomor 259/KP/2010 tanggal 30 Februari 2010, nama LPMAI berubah menjadi

Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT). Perubahan nama ini

dilakukan untuk menyesuaikan nama lembaga dengan tugasnya sebab mulai tahun

2010 LPMPT tidak lagi bertanggungjawab untuk kegiatan audit internal tetapi

tanggungjawab audit internal telah diserahkan kepada Satuan Pengawasan Intern

(SPI). SPI dibentuk pada tahun 2010 berdasarkan tuntutan Permendiknas Nomor 16

Tahun 2009 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Depatemen Pendidikan

Nasional. Untuk mendukung implementasi manajemen mutu di Undana khususnya di

bidang audirt internal, maka Undana telah memiliki sebanyak 80 orang auditor

internal yang bersertitifikat melalui DIKLAT audit internal baik yang dilaksanakan di

Undana maupun di luar Undana oleh PT. SGS dan SAI Global.

Dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Undana mengacu

pada buku panduan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), yang

diterbitkan pada tahun 2010 oleh Ditjen Dikti. Dokumen yang digunakan dalam

penjaminan mutu dari tingkat universitas sampai tingkat jurusan/Program Studi

disajikan dalam Tabel 3.


Tabel 3. Dokumen Mutu, Penyusun dan Penanggungjawab dan Pelaksanaannya

Tingkat Dokumen Penyusun

Penanggungjawab

Pelaksanaan

Sistem

Penjaminan Mutu

Penanggungjawab

Audit Mutu

Akademik Internal

Universitas • Kebijakan SPMI

• Manual SPMI

• Standar SPMI

• Standard Operating

Procedure (SOP)

Rektor dibantu

LPMPT

Pembantu Rektor

Bidang Akademik

Rektor dibantu oleh SPI dan

Kelompok Auditor Internal

Fakultas/

Pascasarjana


Procedure (SOP)

• Instruksi Kerja

• Dokumen

Pendukung

Dekan/Direktur

Pascasarjana

dibantu Gugus

Penjamin Mutu

Pembantu Dekan

Bidang

Akademik/Asisten

Direktur Bidang

Akademik

Jurusan/

Program

Studi/

Bagian

• Spesifikasi Program

Studi


Procedure (SOP)

• Instruksi Kerja

• Dokumen

Pendukung

Ketua

Jurusan/Progra

m Studi/Bagian

dibantu Gugus

Kendali Mutu

Ketua

Jurusan/Program

Studi/Bagian

Dokumen Kebijakan, Manual dan Standar SPMI berlaku secara umum dari

tingkat universitas sampai fakultas/Pascasarjana/jurusan/Program Studi/bagian.

Dokumen Kebijakan SPMI berisi antara lain tentang pernyataan mutu, kebijakan

mutu, definisi, tujuan, strategi, jenis standar, organisasi pelaksana dan prioritas SPMI.

Dokumen Manual Mutu berisi antara lain tentang mekanisme perencanaan,

penerapan, pengendalian, dan pengembangan standar, serta internal stakeholders yang

menjalankan mekanisme tersebut di dalam SPMI. Dokumen Standar SPMI berisi

antara lain rumusan atau isi standar yang digunakan dalam SPMI di Undana, yang di

dalamnya mencakup sepuluh standar minimal wajib bagi perguruan tinggi dan standar

lain yang diperlukan bagi pengembangan Undana. Di samping itu, dokumen ini juga

memuat pentahapan sasaran mutu per tahun.

Di samping 3 dokumen pokok tersebut, semua unit kerja di Undana memiliki

dokumen prosedur mutu atau Standard Operating Procedure (SOP) dan dokumen

Instruksi Kerja (IK). Jumlah dokumen SOP dan IK di tiap unit kerja tergantung dari


jumlah proses atau prosedur yang menjadi tanggungjawab masing-masing. Semua

dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan SPMI saling terkait satu dengan yang

lain menjadi kesatuan yang padu. Semua dokumen tersebut dikendalikan dengan cara

memberi Nomor dan Nomor dokumen tersebut tercatat dalam buku kendali sehingga

keberadaan dokumen dan petugas yang memegang/mengarsipkan setiap dokumen

dapat diketahui.

2.4.2 Jelaskan implementasi penjaminan mutu perguruan tinggi.

Implementasi SPMI di Undana telah dimulai sejak tahun 2009 sejak

diterbitkannya dokumen Kebijakan Mutu, standar Mutu dan Manual Prosedur. Namun

pada saat itu, hanya beberapa Program Studi yang menerapkan SPMI. Implementasi

SPMI di seluruh Program Studi di lingkungan Undana secara serentak baru terlaksana

mulai tahun 2012. Hal ini terjadi karena baru pada tahun 2011, semua Program Studi

telah memiliki dokumen SPMI secara lengkap dan telah terbentuknya gugus penjamin

mutu di semua fakultas dan gugus kendali mutu di setiap Jurusan/Program Studi.

Langkah-langkah implementasi SPMI di Undana adalah sebagai berikut:

1. Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (LPMPT)-Undana melakukan

koordinasi dengan stakeholder eksternal dan internal untuk menetapkan SPMI

2. LPMPT melakukan sosialisasi dan menyebarluaskan standar SPMI ke semua

Fakultas/Pascasarjana/Jurusan/Program Studi untuk dilaksanakan

3. Gugus Kendali Mutu (GKM) di Jurusan/Program Studi mengawasi pelaksanaan

standar SPMI di masing-masing Jurusan/Program Studi

4. GKM melaksanakan rapat evaluasi pelaksanaan standar minimal satu kali dalam

satu semester untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang menghambat

pencapaian standar dan memperbaiki secepat mungkin. Bila ada masalah yang

tidak bisa diselesaikan oleh Jurusan/Program Studi maka harus dikoordinasikan

dengan Gugus Penjamin Mutu (GPM) di tingkat Fakultas.

5. Pada setiap pertengahan tahun, LPMPT melaksanakan monitoring dan evaluasi

untuk memantau perkembangan pelaksanaan standar SPMI di semua fakultas


6. Pada akhir tahun atau akhir satu siklus SPMI, GKM menyampaikan laporan hasil

pelaksanaan standar SPMI ke GPM.

7. GPM menyusun laporan evaluasi diri fakultas yang mencakup semua Program

Studi di lingkungan fakultas masing-masing.

8. GPM menyerahkan laporan evaluasi diri fakultas ke LPMPT

9. LPMPT mengkoordinir pelaksanaan audit mutu akademik ke fakultas-fakultas

10. LPMPT menyusun laporan hasil audit, yang memuat hasil audit dan rekomendasi

perbaikan.

11. LPMPT menyerahkan laporan hasil audit ke Rektor dan semua fakultas yang

diaudit, dengan tujuan agar rekomendasi perbaikan yang diberikan dapat

ditindaklanjuti.

2.4.3 Jelaskan monitoring dan evaluasi penjaminan mutu perguruan tinggi, serta tindak

lanjutnya.

Monev Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Semua Program Studi

Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di semua Program

Studi di lingkungan Undana dilaksanakan setiap pertengahan tahun, sekitar bulan Juni-

Juli. Kegiatan Monev ini mulai dilaksanakan pada tahun 2012 dan dikoordinir oleh

LPMPT. Instrumen Monev yang digunakan adalah borang Evaluasi Mutu Internal

(EMI), yang disusun oleh Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan, Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan. Borang EMI ada dua jenis, yaitu borang EMI untuk

Program Studi Kependidikan dan borang EMI untuk Program Studi Non-

kependidikan. Borang EMI untuk Program Studi Kependidikan mencakup 10 standar,

yaitu standar isi, proses, kompetensi lulusan, pendidik dan tenaga kependidikan,

sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, penilaian pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan borang EMI Non-kependidikan mencakup

11 standar, yaitu standar isi, proses, kompetensi lulusan, pendidik dan tenaga

kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, penilaian pendidikan,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama.

Monev penyelenggaraan pendidikan tinggi pada tahun 2012 hanya dilaksanakan


pada Program Studi-Program Studi kependidikan. Hal ini karena borang EMI yang

tersedia baru borang EMI untuk Program Studi Kependidikan. Borang EMI untuk

Program Studi Non-kependidikan baru diterbitkan pada tahun 2013 dan, oleh sebab

itu, `Monev untuk Program Studi Non-kependidikan baru dilaksanakan pada tahun

2013.

Mekanisme pelaksanaan Monev adalah sebagai berikut:

1. LPMPT menyiapkan borang EMI

2. LPMPT memberikan pengarahan pengisian borang EMI kepada semua Ketua

Program Studi

3. Ketua Program Studi mengisi borang EMI didampingi oleh staf LPMPT

4. Dekan memverifikasi hasil pengisian borang EMI dan menandatanganinya

5. Dekan menyerahkan hasil pengisian borang EMI Program Studi ke LPMPT

6. LPMPT memverifikasi dan menandatangani hasil pengisian borang EMI dari

semua Program Studi

7. LPMPT melaporkan hasil pengisian EMI dari semua Program Studi ke Rektor.

Berdasarkan pada standar-standar yang tercakup dalam borang EMI, terlihat

bahwa pelaksanaan monev ini telah mencakup aspek-aspek penting dalam

penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat Program Studi, seperti aspek pendidikan,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat, sarana dan prasarana, keuangan dan

manajemen. Hasil monev ini disebarluaskan ke semua fakultas/jurusan/Program

Studi dan dibahas dalam rapat pimpinan untuk kemudian ditindaklanjuti. Di masa

depan, hasil pengisian borang EMI ini akan digunakan sebagai dasar perencanaan

pengembangan program studi.

Monev Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Tindak Lanjutnya.

Monitoring dan Evaluasi (Monev) sistem penjaminan mutu internal di semua

fakultas/jurusan/program studi di lingkungan Undana dilaksanakan pada pertengahan

tahun. Tujuan dari monev ini adalah untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang

dihadapi oleh fakultas/jurusan/program studi dalam menerapkan SPMI terutama dalam


pelaksanaan standar-standar yang telah ditetapkan.

Kegiatan monev ini dikoordinir oleh LPMPT. Mekanismenya adalah sebagai berikut:

1. LPMPT menyebarkan kuestioner tentang penerapan SPMI ke semua fakultas.

2. Fakultas mengisi kuestioner tersebut dan mengembalikan ke LPMPT.

3. Setelah mempelajari hasil pengisian kuestioner tersebut, LPMPT akan melakukan

visitasi ke beberapa fakultas untuk memverifikasi data yang diberikan oleh

fakultas.

4. LPMPT menyusun laporan monev dan menyerahkan kepada Rektor dan

membagikan laporan tersebut ke fakultas/jurusan/Program Studi.

5. Rektor memimpin rapat yang dihadiri oleh pimpinan fakultas/jurusan/Program

Studi untuk membahas hasil monev. Pada rapat ini, rektor meminta para pimpinan

fakultas/jurusan/Program Studi untuk menindaklanjuti tindakan-tindakan

perbaikan yang telah dirumuskan sebelumnya untuk mengatasi masalah-masalah

yang teridentifikasi melalui kegiatan monev.

Monev Penjaminan Mutu di Bidang PenelitianTindak Lanjutnya

Ada dua prosedur terpisah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi (monev)

penjaminan mutu di bidang penelitian, yaitu (1) prosedur monev bagi kegiatan

penelitian yang didanai dengan dana PNBP Undana, dan (2) prosedur monev untuk

penelitian yang didanai dari dana BOPTN yang berasal dari Ditjen Dikti. Dana PNBP

yang dialokasikan untuk kegiatan penelitian dikelola oleh masing-masing fakultas.

Mekanisme monev penjaminan mutu untuk kegiatan ini adalah sebagai berikut ini.

Dosen menyerahkan proposal penelitian ke fakultas. Proposal-proposal yang masuk

akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh fakultas, untuk menentukan

kelayakan berdasarkan pada kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang

dianggap layak akan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal yang tidak layak

dikembalikan. Pembantu Dekan I mengoordinir pelaksanaan monev kegiatan

penelitian selama masa pelaksanaan kegiatan penelitian. Hasil monev ini akan dibahas

di rapat tingkat fakultas untuk ditindaklanjuti oleh pihak-pihak yang bersangkutan.


Pada akhirnya fakultas melaporkan hasil monev kegiatan penelitian yang didanai

dengan dana PNBP kepada Rektor.

Berbeda dengan kegiatan penelitian yang didanai PNBP Undana, pelaksanaan

monev penjaminan mutu kegiatan penelitian yang didanai BOPTN dilaksanakan

melalui langkah-langkah berikut ini. Proposal penelitian dari dosen diverifikasi

ditingkat fakultas. Proposal yang lolos verifikasi di tingkat fakultas dikirimkan ke

Lembaga Penelitian. Proposal-proposal yang masuk di lembaga penelitian akan

direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh lembaga penelitian, berdasarkan pada

kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang lolos reviu dianggap telah

memenuhi standar dan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal yang dianggap

tidak layak akan dikembalikan. Monev di lokasi penelitian akan dilaksanakan pada

masa pelaksanaan penelitian. Monev ini akan dilaksanakan oleh staf dari Ditjen Dikti

didampingi oleh staf dari Lembaga Penelitian. Hasil monev tersebut akan dilaporkan

kepada Rektor. Selanjutnya, hasil monev tersebut akan dibahas dalam rapat pimpinan

agar dapat ditindaklanjuti oleh semua pihak yang berkepentingan.

Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Pengabdian Kepada

Masyarakatnya dan Tindak Lanjutnya

Pada prinsipnya prosedur monev untuk kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat

(PKM) sama seperti pada monev kegiatan penelitian. Ada dua prosedur terpisah dalam

kegiatan monev penjaminan mutu di bidang penelitian, yaitu (1) prosedur monev bagi

kegiatan penelitian yang didanai dengan dana PNBP Undana, dan (2) prosedur monev

untuk penelitian yang didanai dari dana BOPTN yang berasal dari Ditjen Dikti.

Prosedur monev penjaminan mutu untuk kegiatan PKM yang didanai dengan dana

PNBP Undana adalah sebagai berikut ini. Dosen menyerahkan proposal PKM ke

fakultas. Proposal-proposal yang masuk akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk

oleh fakultas, untuk menentukan kelayakan berdasarkan pada kriteria/standar yang

telah ditetapkan. Proposal yang dianggap layak akan didanai untuk dilaksanakan

sedangkan proposal yang tidak layak akan dikembalikan. Pembantu dekan I akan

mengkoordinir pelaksanaan monev kegiatan PKM selama masa pelaksanaan kegiatan


PKM. Hasil monev ini akan dibahas di rapat tingkat fakultas untuk ditindaklanjuti oleh

pihak-pihak yang bersangkutan. Pada akhirnya fakultas melaporkan hasil monev

kegiatan PKM yang didanai dengan dana PNBP kepada Rektor.

Pelaksanaan monev penjaminan mutu kegiatan PKM yang didanai dengan dana

BOPTN dilaksanakan melalui langkah-langkah berikut ini. Proposal penelitian dari

dosen diverifikasi ditingkat fakultas. Proposal yang lolos verifikasi di tingkat fakultas

dikirimkan ke Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM). Proposal-proposal

yang masuk di LPM akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh LPM,

berdasarkan pada kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang lolos reviu

dianggap telah memenuhi standar dan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal

yang dianggap tidak layak akan dikembalikan. Monev di lokasi penelitian akan

dilaksanakan pada masa pelaksanaan penelitian. Monev ini akan dilaksanakan oleh

staf dari Ditjen Dikti didampingi oleh staf dari LPM. Hasil monev tersebut akan

dilaporkan kepada Rektor. Selanjutnya, hasil monev tersebut akan dibahas dalam rapat

pimpinan agar dapat ditindaklanjuti oleh semua pihak yang berkepentingan.

Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Sarana dan Prasarana

dan Tindak Lanjutnya

Monev di bidang sarana dan prasarana dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi

dengan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Secara berkala SPI

berkoordinasi dengan BAUK membentuk tim teknis, yang kemudian ditugasi untuk

melakukan monev di bidang sarana dan prasarana. Dalam kegiatan monev ini, tim

teknis melakukan inventarisasi dan apraisal terhadap sarana dan prasarana yang

dimiliki oleh Undana, dengan mengacu kepada SIMAK BMN. Hasil monev dibahas

dalam rapat koordinasi yang dipimpin oleh Rektor atau Pembantu Rektor II dan

dihadiri oleh para pimpinan unit untuk merumuskan tindak lanjut atas temuan-temuan

hasil monev.


Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Keuangan dan Tindak

Lanjutnya

Monev di bidang keuangan dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi dengan Biro

Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Secara berkala SPI berkoordinasi

dengan BAUK membentuk tim teknis, yang kemudian ditugasi untuk melakukan

monev di bidang keuangan. Dalam kegiatan monev ini, tim teknis melakukan

monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan keuangan mulai dari perencanaan,

penatausahaan, penggunaan anggarandan pelaporan anggaran unit kerja. Hasil monev

akan dibahas dalam rapat koordinasi yang dipimpin oleh Rektor atau Pembantu Rektor

II dan dihadiri oleh para pimpinan unit untuk merumuskan tindak lanjut atas temuan-

temuan hasil monev.

Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Manajemen dan Tindak

Lanjutnya

Sama seperti monev di bidang keuangan, monev di bidang manajemen

dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi dengan Biro Administrasi Umum dan Keuangan

(BAUK). Secara berkala SPI berkoordinasi dengan BAUK membentuk tim teknis,

yang kemudian ditugasi untuk melakukan monev di bidang manajemen. Dalam

kegiatan monev ini, tim teknis melakukan monitoring dan evaluasi terhadap aspek

manajemen di semua unit kerja dalam lingkungan Undana. Hasil monev dibahas

dalam rapat koordinasi yang dipimpin oleh Rektor atau Pembantu Rektor II dan

dihadiri oleh para pimpinan unit untuk merumuskan tindak lanjut atas temuan-temuan

hasil monev.

2.4.4 Jelaskan peranan institusi dalam pembinaan program studi (pengembangan

program studi serta bantuan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk

pelatihan, dana dan informasi).

Berkaitan dengan upaya pengembangan Program Studi, Undana menyediakan arah

dan panduan pengembangan kegiatan akademik yang terdokumentasi dan telah

didistribusikan ke semua fakultas. Arah pengembangan kegiatan akademik ini


didiskripsikan dalam dokumen ”Roadmap” Pengembangan Kegiatan Akademik

Undana”, yang di dalamnya termuat arah pengembangan kegiatan pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Undana hingga tahun 2025.

Sedangkan panduan pengembangan kegiatan tridharma berupa dokumen Norma dan

Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Undana, Panduan Penelitian Edisi IX

yang diterbitkan Ditjen Dikti dan Standar SPMI.

Undana memiliki tekad untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi yang bermutu

dan memperoleh pengakuan masyarakat baik secara nasional maupun internasional

sesuai dengan visinya sebagai universitas yang berwawasan global. Sesuai dengan

tekad ini, Undana sepenuhnya mendukung upaya semua Program Studi untuk

memperoleh akreditasi. Bentuk dukungan ini ada beberapa macam seperti berikut ini:

1. Undana melalui LPMPT melaksanakan sosialisasi akreditasi program studi secara

rutin setiap tahun.

2. Undana menyediakan staf untuk mendampingi setiap Program Studi yang sedang

menyusun borang akreditasi

3. Undana membantu menyediakan dana sebesar Rp. 25.000.000, untuk setiap

Program Studi yang sedang menyusun borang akreditasi.

2.4.5 Jelaskan ketersediaan dan pelaksanaan basis data institusi dan program studi untuk

mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri.

Pada saat ini Undana telah memiliki basis data yang terintegrasi baik pada

tingkat institusi dan program studi melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang

dikembangkan dari hasil pelaksanaan program I-MHERE. Sistem informasi

dimaksud mencakup SIM Akademik, SIM Sumberdaya Manusia (SDM), SIM

Keuangan dan SIM Aset yang telah terintegrasi. Dalam rangka kelengkapan dan

akurasi data, setiap unit kerja telah dilengkapi dengan operator untuk input data

secara berkala kemudian setelah diverifikasi data dikompilasi pada tingkat

fakultas dan universitas. Pangkalan data dalam SIM Undana juga kompatibel dengan

sistem PDPT Dikti serta dengan mudah dapat diakses oleh program studi dalam

mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri.


Undana memiliki basis data yang lengkap untuk mendukung penyusunan

dokumen evaluasi diri. Hal ini karena Undana memiliki unit kerja yang cukup

lengkap, khususnya bagian perencanaan dan sistem informasi. Di samping itu, setiap

unit kerja diwajibkan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP) setiap akhir tahun anggaran. Secara berkala setiap fakultas diwajibkan pula

memperbarui Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) secara online. Keadaan

inilah yang menyebabkan Undana memiliki data yang lengkap, termasuk

data/informasi tentang 7 standar akreditasi, dan karena hampir semua data tersedia

dalam bentuk on-line atau dalam bentuk data elektronik dan hardcopy maka data

tersebut mudah diakses setiap kali dibutuhkan untuk menyusun evaluasi diri baik oleh

pihak institusi maupun program studi.

2.4.6 Tuliskan jumlah program studi yang ada dan status akreditasi BAN-PT.

Tabel 4. Jumlah Program Studi dan Status Akreditasi BAN-PT

No. Status

Akreditasi

Jumlah Program Studi

Total Akademik Profesi Vokasi

S-3 S-2 S-1 Sp-2 Sp-1 Profesi D-4 D-3 D-2 D-1

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

1 Terakreditasi A - - - NA= 0

2 Terakreditasi B - 3 17 NB= 20

3 Terakreditasi C 2 5 22 NC= 29

4 Akreditasi

Kadaluwarsa - - 4 NK= 4

5 Belum

Terakreditasi - - - NO=0

Jumlah NPS = 53

Catatan: Program studi yang dihitung adalah yang sudah memiliki izin operasional lebih dari dua tahun, dan sudah

ada sistem akreditasi BAN-PT.

STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM …blog.undana.ac.id/jsmallfib_top/AIPT/Borang...

Documents

Transcript of STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM …blog.undana.ac.id/jsmallfib_top/AIPT/Borang...