SISTEM DAN MEKANISME PENDATAAN

OLEH SEKRETARIS

ADMINISTRASI PKK

BERDASARKAN HASIL RAKERNAS VIII TAHUN 2015

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI1. Administrasi PKK adalah sistem pengelolaan

yang berhubungan dengan kelembagaan PKK beserta dokumentasinya di setiap jenjang.

➢ Meliputi pencatatan, pendataan, pelaporan, dan pengarsipan

➢ Dilakukan secara manual/menggunakanteknologi informasi.

2. Administrasi PKK secara garis besar mencakupadministrasi umum dan administrasi keuangan.

➢ Administrasi Umum

Kegiatan administrasi yang meliputi kegiatantulis menulis atau ketatausahaan yang dilakukan secara teratur, tertib, dan terarah

➢ Administrasi keuangan

Kegiatan administrasi terkait dengan tata carapenyelenggaraan dan pengelolaan keuangan

▪ UMUM

Untuk memastikan operasional kelembagaan dapatberjalan dengan baik dan benar.

▪ KHUSUS

A. Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman, bagipelaksanaan dan penaggung jawab administrasiPKK.

B. Terciptanya keseragaman format, data, kesamaanpemahaman, dan mekanisme administrasi yang baikdan benar.

C. Terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasidi bidang administrasi PKK.

•Administrasi

Umum

•Administrasi

Keuangan

II.

Administrasi

PKK

1. SURAT

a. Jenis

b. Nomor dan Kode Surat

c. Tata Cara Pembuatan Surat

d. Penandatanganan Surat

e. Distribusi dan PenyimpananSurat

1. Buku Wajib PKK

Buku wajib PKK digunakan untuk mencatatkeadaan dan kegiatan PKK dari tingkatdesa/kelurahan sampai dengan tingkat pusat.

Buku Wajib terdiri dari :

a. Buku Daftar Anggota TP PKK (III-9a)

Buku Daftar Anggota TP PKK + Kader (III-9b)

b. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar

c. Buku Keuangan

d. Buku Notulen – untuk mencatat jalannyarapat serta hasilnya.

e. Buku Inventaris.

f. Buku KegiatanUntuk mencatat setiapkegiatan yang diadakan/diikuti olehAnggota TP PKK.

2. Buku catatan

Buku catatan yang ada di kelompok PKK

Dusun/Lingkungan, RW, RT, dan Kelompok Dasawisma

1. Data Keluarga

2. Catatan dan Kegiatan Warga

3. Data Rekap Ibu Hamil, melahirkan, nifas,

Ibu Meninggal, kelahiran bayi, bayimeninggal, dan kematian balita

Catatan yang dilakukan di kelompok PKK

RT, RW, Dusun sampai dengan lingkunganmerupakan rekap secara berjenjang.

`4 . Catatan Kelompok Dasawisma

(a) Data Keluarga

(b) Catatan Data dan Kegiatan Warga

(c) Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan

nifas,Ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi

meninggal, dan kematian balita

Penjelesan Buku/Catatan:

Data Warga TP PKK (Data Primer, Lampiran

19-III-14-1a) data yang diambil dari warga

binaan PKK yang diisi oleh masing-masing

anggota keluarga

Lampiran III - 14

CATATAN DATA KELUARGA

NAMA KEPALA RUMAH TANGGA : KRITERIA RUMAH : Sehat/ Tidak Sehat

ANGGOTA KELOMPOK DASA WISMA : JAMBAN KELUARGA : Ada/Tidak Jumlah : …… Buah

TAHUN :

SUMBER AIR KELUARGA

: PDAM/ Sumur/ Sungai/ Lainnya .................

NO NAMA ANGGOTA KELUARGA STATUS PERKAWINAN L / P TEMPAT LAHIRTGL/BL/TH LAHIR/

UMURAGAMA PENDIDIKAN PEKERJAAN

BERKE-BUTUHAN KHUSUS

KEGIATAN PKK YANG DIIKUTI

KET

PENGHAYATAN DAN PENGAMALAN PANCASILA

GOTONG ROYONG KEGIATAN KEAGAMAAN

BKB PAUD/ SEJENIS KEJAR PAKET KF POS YAN DU* ASEPTOR KB * MEMILIKI TABUNGAN KELUARGA *

KOPE RASI*

A B C

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 27 23

Lampiran III 16a

REKAPITULASI

CATATAN DATA DAN KEGIATAN WARGA

KELOMPOK DASA WISMA

DASA WISMA : ………………………………………………………

RT: ………………………………………………………

RW: ………………………………………………………

DESA/ KELURAHAN: ………………………………………………………

TAHUN: ………………………………………………………

NO NAMA KEPALA RUMAH TANGGA JML KK

JUMLAH ANGGOTA KELUARGA KRITERIA RUMAH SUMBER AIR KELUARGA MAKANAN POKOK MENGIKUTI KEGIATAN

KET

TOTAL BALITA

PUS WUS IBU HAMIL IBU MENYUSUI LANSIA 3 BUTABERKE-BUTUHAN

KHUSUSSEHAT KURANG SEHAT

MEMILIKI TMP. PEMB. SAMPAH

MEMILIKI SPALMEMILIKI JAMBAN

KELUARGAMENEMPEL STIKER P4K PDAM SUMUR LAINNYA BERAS NON BERAS

UP2KPEMANFAATAN TANAH

PEKARANGANINDUSTRI RUMAH

TANGGAKESEHATAN

LINGKUNGAN

L P L P

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

JUMLAH 3 6 5 1- 2 2 - - 2 - - 2 16 2 2 2 - 1 2 - 2 2- 2 - 2

REKAPITULASI DATA

IBU HAMIL, MELAHIRKAN, NIFAS, IBU MENINGGAL*, KELAHIRAN BAYI, BAYI MENINGGAL DAN KEMATIAN BALITA

BULAN : …………………………………………………

TAHUN : …………………………………………………

KELOMPOK DASAWISMA : …………………………………………………

KELOMPOK PKK RT : …………………………………………………

KELOMPOK PKK RW : …………………………………………………

DUSUN/LINGKUNGAN : …………………………………………………

DESA/KELURAHAN : …………………………………………………

NO NAMA IBU NAMA SUAMISTATUS (HAMIL/

MELAHIRKAN/ NIFAS)

CATATAN KELAHIRAN CATATAN KEMATIAN

NAMA BAYI

JENIS KELAMIN

TGL. LAHIR

AKTE KELAHIRAN

NAMA IBU/ BALITA/ BAYISTATUS (IBU/ BALITA/

BAYI)

JENIS KELAMIN

TGL. MENINGGAL SEBAB MENINGGAL KETERANGAN

L P ADA TIDAK L P

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

mulyanah kholiq hamil hamil

JUMLAH

CATATAN:

1Jumlah Ibu Hamil : …………………… Orang

2

Jumlah Ibu Melahirkan : …………………… Orang

3Jumlah Ibu Nifas : …………………… Orang

4

Jumlah Ibu Meninggal * : …………………… Orang

5Jumlah Bayi Lahir : …………………… Orang

6

Jumlah Bayi Meninggal : …………………… Orang

7

Jumlah Balita Meninggal : …………………… Orang

* ibu meninggal karena hamil/melahirkan/nifas

5. Tingkat TP PKK Desa/Kelurahan,

Setiap jenjang TP PKK dari Pusat sampai denganDesa/Kelurahan, memliki data kegiatan, baik yang berupa data umum dan data kegiatan pokja-pokja yang berupa papan data maupun lembardata kegiatan.

LAMPIRAN III - 20a

DATA UMUM PKK

TP. PKK DESA/KEL : …………………………………………………………………………....

KECAMATAN : …………………………………………………………………………....

KAB/ KOTA : …………………………………………………………………………....

PROVINSI : …………………………………………………………………………....

TAHUN : …………………………………………………………………………....

NONAMA DUSUN/ LINGKUNGAN

ATAU SEBUTAN LAIN

JUMLAH KELOMPOK JUMLAH JUMLAH JIWA JUMLAH KADER JUMLAH TENAGA SEKRETARIAT

KET

PKK RW PKK RTDASA

WISMAKRT KK L P

ANGGOTA TP. PKK UMUM KHUSUS HONORER BANTUAN

L P L P L P L P L P

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

TP PKK DESA/KELURAHAN

JUMLAH

LAMPIRAN III - 20

DATA KEGIATAN PKK*

TP. PKK : …………………………………………………………………...……….

TAHUN : …………………………………………………………………...……….

POKJA I

NONAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./KEC/

KAB/ KOTA/PROV)

JUMLAH KADER PENGHAYATAN DAN PENGAMALAN PANCASILA GOTONG ROYONG

KETERANGAN

PKBNKADARKU

MPOLA ASUH

PKBN KADARKUM POLA ASUH

KERJA BAKTI

JUMLAH KELOMPOK

JML. KLP. SIMULASI JUMLAH ANGGOTA JML. KLP. SIMULASI JUMLAH ANGGOTA JML. KLP. SIMULASI JUMLAH ANGGOTA RUKUN KEMATIAN KEAGAMAAN JIMPITAN ARISAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST

JUMLAH

LAMPIRAN III - 21

DATA KEGIATAN PKK

TP. PKK : …………………………………………………………………...……….

TAHUN : …………………………………………………………………...……….

POKJA II

NONAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./KEC/ KAB/

KOTA/PROV)

JUMLAH KADER PENDIDIKAN DAN KETRAMPILAN PENGEMBANGAN KEHIDUPAN BERKOPERASI

KETERA

NG

AN

BKB

KOPER

ASI

KETRA

MPILA

N

TUTOR YANG SUDAH DILATIH

JUMLAH WARGA YANG MASIH 3

BUTA

JUMLAH KELOMPOK BELAJAR JML. TA

MA

N B

AC

AA

N/ PER

PUSTA

KAA

N

BKB

PRA KOPERASI/ USAHA BERSAMA/ UP2K

KOPERASI BERBADAN HUKUM

KF

PAU

D / SEJEN

IS

LP3 PKK

TPK 3 PKK

DA

MA

S PKK

PAKET A PAKET B PAKET C KF

PAU

D/ SEJEN

IS

JML. KLP

JML. IB

U PESER

TA

JML. A

PE (SET)

JML. KLP. SIM

ULA

SI

JUM

L. KLP. BELA

JAR

WARGA BELAJAR

JUM

L. KLP. BELA

JAR

WARGA BELAJAR

JUM

L. KLP. BELA

JAR

WARGA BELAJAR

JUM

LAH

WARGA BELAJAR

JML. KLP

JML. PESER-TA

JML. KLP

JML. AGT.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST

JUMLAH

LAMPIRAN III - 23

DATA KEGIATAN PKK

TP. PKK : …………………………………………………………………...……….

TAHUN : …………………………………………………………………...……….

POKJA III

NONAMA WILAYAH (DUSUN/DESA/KEL./ KEC/ KAB/

KOTA/PROV)

JUMLAH KADER PANGANJUMLAH INDUSTRI RUMAH

TANGGAJUMLAH RUMAH

KETER

AN

GA

N

PA

NG

AN

SAN

DA

NG

TATA

LAK

SAN

A R

UM

AH

TA

NG

GA

MAKANAN POKOK PEMANFAATAN PEKARANGAN/ HATINYA PKKP

AN

GA

N

SAN

DA

NG

JASA

SEHA

T

KU

RA

NG

SEHA

T

BER

AS

NO

N B

ERA

S

PETER

NA

KA

N

PER

IKA

NA

N

WA

RU

NG

HID

UP

LUM

BU

NG

HID

UP

TOG

A

TAN

AM

AN

KER

AS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST

JUMLAH

LAMPIRAN III - 23

DATA KEGIATAN PKK

TP. PKK : …………………………………………………………………...……….

TAHUN : …………………………………………………………………...……….

POKJA IV

NONAMA WILAYAH

(DUSUN/DESA/KEL./KEC/ KAB/ KOTA/PROV)

JUMLAH KADER KESEHATAN KELESTARIAN LINGKUNGAN HIDUP PERENCANAAN SEHAT

KETER

AN

GA

N

PO

SYAN

DU

GIZI

KESLIN

G

PEN

YULU

HA

N N

AR

KO

BA

PH

BS

KB

POSYANDU JUMLAH RUMAH YANG MEMILIKI JU

MLA

H M

CK

JUMLAH KRT YANG MENGGUNAKAN AIR JU

MLA

H P

US

JUM

LAH

WU

S

JUMLAH AKSEPTOR KB

JML. K

K YG

MEM

ILIKI

TAB

UN

GA

N K

ELUA

RG

A

JUM

LAH

TERIN

TEGR

ASI

LANSIA

JML. K

LP

JML. ANGGOTAJML. YANG MEMILIKI

KARTU BEROBAT GRATIS

JAM

BA

N

SPA

L

TEMP

AT

PEM

BU

AN

GA

N

SAM

PA

H

PD

AM

SUM

UR

LAIN

-LA

IN

L P L P

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

KEL/DESA/KEC/KAB/PROV/PST

JUMLAH

A. PELAPORAN

B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PKK

1. Pengertian

Sistem Informasi Manajemen (SIM) PKK adalah suatuproses pengumpulan dan penyajian data secarasistimatis sehingga menghasilkan suatu informasisebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan.

2. Pemanfaatan data

Data dimanfaatkan sebagai bahan :

a. Penyusunan Rencana Kerja

Dari data yang ada dapat dijadikan dasar-dasar akanmempermudah dalam menyusun rencana kerjaberikutnya.

b. Untuk Evaluasi

Dari hasil evaluasi ini dapat dibuat perencanaankegiatan dalam pemecahan masalah.

c. Untuk tindak lanjut

Data tindak lanjut dapat digunakan untuk membuatrencana kegiatan.

3. Penyelenggaraan

format data SIM PKK mengacu pada format data laporanHasil Rakernas PKK.

➢ PENGUATAN DASA WISMA

➢ PEMBINAAN BERKESINAMBUNGAN

➢ DUKUNGAN PEMBINAAN SECARA

BERJENJANG