SIKLUS PENGELUARAN: “PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER & APLIKASI PENGELUARAN KAS

KELOMPOK 4

FADLAN NUR MUHARRAM

AFWA SETIAWAN JODI

DHENNI ADITIA

DIMAS ALDRIAN DILIASMARA

REZA ERFIANDES

Computer-Based Accounting Systems

CBAS teknologi dapat dilihat sebagai sebuah kontinum dengan dua ekstrem automasi - menggunakan teknologi untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas

reengineering – menggunakan teknologi untuk menyusun kembali struktur bisnis dan organisasi perusahaan

Tingkat Automatisasi dan Perekayasaan Ulang Pemesanan

Komputer menghasilkan PR

Pembelian manual menghasilkan PO Komputer Menghasilkan PO (PR tidak dibutukan)

PO tidak dikirim sebelum direview secara manual

Computer-generated PO secara otomatis mengirim tanpa adanya review secara manual

Electronic Data Interchange (EDI)

Komunikasi computer ke komputer tanpa pemesanan ulang

Database Siklus Pengeluaran Master Files

Master file suplier

Master file utang

master file persediaan

File Transaksi dan Dokumen Tunai

file pemesanan pembelian

File pemesanan pembelian tunai

File bukti transaksi suplier

File voucher tunai

File pembayaran tunai

File Lain-Lain

Daftar supplier dan data historis

Data pembeli

Data Rincian hutang

Computer-Based Purchases

Tugas yang dilakukan secara otomatis oleh komputer:

Mengupdate file pembantu persendiaan dari laporan penerimaan

Hitung total batch untuk diupdate ke buku besar

Menutup catatan yang sesuai pada file PO terbuka ke file PO tertutup

Memvalidasi catatan voucher terhadap file vendor yang valid

Automated Batch Purchases

Automated Batch Purchases

Pembelian berbasis Komputer

Data yang diproses berdasarkan rutinitas kegiatan akuntansi

Pembelian- program komputer yang mengidentifikasi permintaan persediaan

Metode berikut digunaan untuk mengotorisasi dan memesan persediaan: Sistem menyiapkan PO dan mengirim mereka ke bagian Pembelian untuk

direview, di tanda tangani dan didistribuksikan.

Sistem mendistribusi PO secara langsung ke pemasok dan pengguna internal, melewati bagian Pembelian.

Sistem menggunakan electronic data interchange (EDI) secara otomatis menempatkan pesanan tanpa PO.

Computer-Based Cash Disbursements

Tugas dilakukan secara otomatis oleh komputer:

Sistem menscan voucher yang ada saat ini

Lakukan prints checks pada voucher ini

Catat cek ini pada daftar cek

Total batch disiapkan untuk prosedur pengupdetan buku besar

Reengineered Purchases/Cash Disbursements

Summary of Internal Controls

General Internal Controls Pengendalian Organisasi

Pemisahan tugas Dokumentasi

Pengendalian Akuntabilitas AsetAsset Accountability Controls

Pelatihan Manajemen

Pengendalian Data Center Operations

Pengendalian Otorisasi

Pengendalian Akses

Manual Authorization Controls

Pembelian persediaan harus disahkan oleh Departemen Pengendalian Persediaan, bukan dengan agen pembelian

Hutang mengotorisasi pembayaran tagihan, bukan petugas pengeluaran kas yang menulis cek

How do these controls change in a CBAS?

Computer-Based Authorization Controls Otorisasi bersifat otomatis.

aturan-aturan yang diprogram mengenai pengambilan keputusan harus di debug

Mengotomatisasi persediaan dalam EDI dan JIT

model persediaan yang salah bisa mengakibatkan over-purchasing atau di under-purchasing

Pengeluaran kas dapat mengotomatisasi pencetakan cek dan penandatanganan.

logika pemrograman harus sempurna penandatanganan otomatis hanya di bawah dollar

threshold

Pemisahan Tugas Tradisional

Gudang (Toko)

Inventory control

Hutang

Buku Besar

Requisitioning

Pembelian

Retur dan Diskon Pembelian

Pengeluaran Kas

Pemisahan Fungsi Manual

Penitipan aset dan persediaan oleh Gudang harus terpisah dari pencatatan untuk aset oleh Pengendalian Persediaan.

Penitipan aset, kas oleh Pencairan Cash harus dipisahkan dari pencatatan untuk aset by A/P.

Pemisahan Fungsi Berbasis Komputer

Pemisahan oleh komputer lebih luas dari pada tradisional program komputer mengotorisasi proses pesanan

pembelian

program komputer mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk vendor

Pengawasan Manual

Dalam siklus pengeluaran, pengawasan adalah hal utama pada departemen penerimaan, dimana persediaan masuk dan diterima oleh petugas penerimaan, harus meminimalkan:

Pencurian aset

Gagal untuk menginspeksi aset secara benar

Pengawasan Berbasis Komputer

Otomatisasi sering membuat hancurnya pemisahan tugas secara tradisional.

Dibutuhkan pengawasan lebih ketat

Pengawasan mengambil aspek baru dari teknologi sebagai kemajuan teknologi.

Pemonitoran secara elektronik

Pengawasan menjadi lebih sulit apabila tempat kerja menjadi lebih canggih.

Karyawan membutuhkan pelatihan IT yang lebih maju

Pencatatan Akuntansi Manual Harus memelihara catatan yang memadai untuk :

hutang

voucher hutang

cek

buku besar

buku besar pembantu

Pencatatan Akuntansi berbasis Komputer

Catatan akuntansi mengacu pada keandalan dan keamanan data digital yang tersimpan.

Akuntan harus skeptis tentang keakuratan cetakan hard copy.

Backups – sistem harus menjamin bahwa backup dari semua file terjaga dengan rapi

Kebanyakan sistem otomatis masih memiliki banyak dokumen kertas.

Hal ini baik untuk tujuan penelusuran audit tetapi sering tidak efisien.

Sistem menjadi semakin paperless, mempertahankan jejak audit menjadi lebih sulit.

Pengendalian Akses berbasis Komputer

Catatan magnetis cenderung rentan terhadap akses dari pihak yang tidak terotorisasi

Harus memeliki akses yang terbatas

Program harus dijaga aman dan dimonitor

Keuntungan dari Real-Time Data Input & Processing Over Batch Processing

Mempersingkat waktu lag dalam pencatatan: oleh karena itu, catatan lebih lancar

Menghilangkan banyak prosedur rutin manual, seperti menyalin informasi ke dokumen kertas

Menghilangkan banyak penyimpanan dan berantakannya dokumen kertas

Mengurangi prosedur koreksi data entri