Manajemen Operasional

SUMBER DAYA MANUSIA DAN RANCANGAN KERJA

STRATEGI SUMBER DAYA MANUSIA UNTUK KEUNGGULAN

BERSAING

Tujuan strategi sumber daya manusia adalah mengolah tenaga kerja dan merancang

pekerjaan sehingga orang-orang dapat diberdayakan secara efektif dan efisien.

Seiring kita memusatkan perhatian pada strategi sumber daya manusia, kita juga

harus pastikan bahwa orang-orang:

1. Diberdayakan secara efisien dalam batas-batas keputusan mnaajemen operasi

lainnya.

2. Memiliki kualitas lingkungan yang memadai dalam atmosfer yang penuh

dengan komitmen dan kepercayaan satu sama lain.

Kualitas lingkungan kerja berarti sebuah pekerjaan tidak hanya cukup aman dan

cukup bayarannya, tetapi juga mencapai tingkat memadai dalam persyaratan baik

fisik maupun psikologis. Komitmen bersama disini maksudnya adalah baik

manajemn maupun karyawan sama-sama berjuang mencapai tujuan-tujuan bersama.

Kepercayaan bersama tercermin dari kebijakan ketenagakerjaan yang layak dan

terdokumentasi yang diterapkan secara jujur dan adil demi kepuasan manajemen dan

karyawan.

Batasan-batasan dalam strategi sumber daya manusia

Strategi

SDM

Strategi produkKeahlian diperlukanBakatBahan bahankeamananJadwal1 hari1 tahunStabilitas jadwal

kapan

Strategi lokasiiklimSuhuKebisinganCahayaKualitas udara

Strategi proses

TeknologiMesin dan peralatankemanan

Perbedaan perorangan

Kekuatan dan kelelahanPemrosesan dan tanggapan informasi

siapa

Strategi tata letakPosisi yang tetapProsesLini perakitanSel kerjaproduk

PERANCANGAN TENAGA KERJA

Perancangan tenaga kerja adalah cara menentukan kebijakan karyawan yang

berkaitan dengan stabilitas tenaga kerja, jadwal kerja, dan aturan kerja.

Kebijakan stabilitas tenaga kerja

Kebijakan dasar yang berkaitan dengan stabilitas

1. Ikuti permainan dengan tepat

Dengan mengikuti permintaan secara tepat akan menjaga biaya tenaga kerja

langsung yang terkait dengan produksi, tetapi akan menimbulkan biaya yang

lain.

2. Menjaga jumlah karyawan konstan

Dengan mempertahankan jumlah karyawan konstan berarti perusahaan

mempertahankan karyawan yang terlatih, dan menjaga biaya perekrutan,

pemberhentian. Dan pengangguran menjadi minimum.

Jadwal kerja

Di Indonesia dan USA jam kerja lima hari kerja terdiri dari delapan jam per hari.

Sama dengan USA (five 8- hours days), artinya stndar waktu kerja delapan jam per

hari, termasuk satu jam untuk beristirahat merupakan waktu jam kerja minimal yang

berlaku secara umum di Indonesia atau USA. Secara manajemen sumber daya

manusia, penjadwalan kerja terdapat beberapa pendekatan berikut ini.

Flextime (waktu bebas) merupakan sistem kerja dengan penentuan batas

waktu bagi karyawan untuk menyelesaikan tugasnya. Pendapat lain 

mengatakan flexitime yaitu sisitem yang membolehkan karyawan dengan

batasan tertentu dapat menentukan jadwal mereka masing-masing kapan

mulai kapan selesai dan terbukti kepuasan kerja meningkat.

Flexible workweek (bekerja fleksibel dalam seminggu), yaitu sebuah jadwal

kerja yang berbeda dari jadwal normal misalnya 10 jam kerja per hari selama

4 hari kerja per minggu, atau penerapan shift kerja. Artinya, penjadwalan

kerja yang diberlakukan fleksibel, apakah pada hari tertentu karyawan dapat

bekerja di bawah standar waktu delapan jam kerja per hari, tetapi harus

dikompensasi dengan hari-hari lain untuk memenuhi kumulatif hari kerja

karyawan di dalam seminggu

Part-time status (Bekerja sesuai kesepakatan), maksudnya adalah

memperpendek jam kerja dengan mengubah status karyawan menjadi part

time status.

Jika karyawan di dalam seminggu hanya dapat bekerja di bawah jam kerja normal,

misalnya hanya dapat bekerja 30 atau 32 jam perminggu, dapat dikatakan bahwa

karyawan tersebut bekerja paroh waktu (part-time).

Penggolongan kerja dan peraturan kerja

Membuat penggolongan tugas yang fleksibel dengan prinsip bagaimana dapat

mempersembahkan produk kepada pelanggan secara cepat dan memuaskan, agar

menjadi keunggulan dalam melakukan persaingan terhadap kompetitor.     

Banyak organisasi yang menggolongkan kerja dan membuat peraturan kerja yang

tegas sehingga akan membatasi karyawan dalam bekerja dan mengurangi fleksibilitas

fungsi operasi. Sebagian tugas manajer operasi adalah memperhatikan hal-hal

demikian sehingga dapat mengelolanya dengan baik, kartena semakin besar

fleksibilitas perusahaan dalam mempekerjakan serta menentukan jadwal kerja maka

perusahaan semakin efisien dan cepat tanggap.

Kondisi tersebut berlaku terutama pada sektor jasa dimana transfer pelayanan dari

perusahaan kepada konsumen memerlukan peran besar dari sumber daya manusia.

Oleh karena itu dengan membangun moral dan memenuhi persayaratan karyawan

maka operasi akan lebih mudah jika manajer mengklasifikasikan kerja dan peraturan

kerja yang menghalangi menjadi lebih sedikit.

Apabila strategi ini dilaksanakan dalam rangka pencapaian keunggulan bersaing

dengan respon cepat  pada konsumen, maka tenaga kerja fleksibel merupakan suatu

prasyarat.

RANCANGAN KERJA

Rancangan kerja (job design) menetapkan tugas-tugas yang terkandung dalam suatu

pekerjaan bagi seseorang atau sebuah kelompok. Terdapat 5 komponen rancangan

kerja: spesialisasi pekerjaan, ekspansi pekerjaan, komponen psikologis, tim yang

mandiri, dan motivasi dalam sistem insentif.

Spesialisasi tenaga kerja

Spesialisasi tenaga kerja merupakan pembagian tugas secara khusus atau special,

yang dapat dilakukan dengan mengembangkan keterampilan karyawan, mengurangi

kerugian waktu sebagai akibat keengganan karyawan untuk melakukan peralihan

tugas, serta pelatihan untuk menggunakan peralatan secara special atau khusus.

Ekspansi pekerjaan

Pengembangan tugas karyawan dilakukan untuk dapat mengantisipasi perubahan

permintaan atas produk atau jasa dari pelanggan. Perubahan permintaan konsumen

dapat menjadi perubahan secara total sebagai sistem konversi, sehingga akan

mengubah dan mengembangkan tugas karyawan yang ada di dalam sistem konversi,

antara lain dengan cara memperluas tugas karyawan (job enlargement), melakukan

mutasi tugas karyawan (job rotation), memperkaya tugas karyawan (job enrichment),

disertai dengan pemberdayaan karyawan (employee empowerment).

Memperluas tugas (job enlargement) merupakan penambahan jenis tugas yang

bertujuan selain mengurangi sifat tugas yang monoton sehingga karyawan

menjadi jenuh, tujuan lainnya untuk menambah keterampilan karyawan

(dexterity).

Perputaran tugas (job rotation) merupakan system pengembangan karyawan

dengan melakukan mutasi atau rotasi tugas, sehingga setiap tugas yang ada

dalam kelompok kerja dapat dikuasai, apabila suatu kurun waktu kemudian

hari ada promosi bagi karyawan tersebut tidak akan ragu-ragu lagi untuk

mengatasi persoalan yang dihadapinya.

Pengayaan tugas (job enrichment) merupakan memperkaya tugas karyawan

dengan cara tertentu di dalam tugas yang sama. Tujuannya adalah

meningkatlan kepuasan kerja dan rasa percaya diri bagi karyawan, serta dapat

menciptakan efisiensi bagi perusahaan, artinya apabila tugas-tugas yang ada

dapat diselesaikan karyawan tersebut maka tidak diperlukan penambahan

karyawan untuk melakukannya.

Pemberdayaan pekerja (employee empowerment), merupakan proses

pendelegasian wewenang bagi karyawan dari atasan (manajer atau supervisor)

untuk mempersiapkan kerjanya. Pemberdayaan karyawan merupakan fungsi

atasan, seperti supervise dan pengarahan, serta motivasi bagi karyawan.

Kepercayaan diri di dalam kelompok (self- directed teams) merupakan proses

pemberdayaan karyawan untuk dapat bekerja sama di dalam kelompok, di

dalam kesatuan target.

Komponen psikologis dan rancangan kerja

Sifat-sifat pekerjaan inti:

1. Keragaman keahlian, mensyaratkan karyawan untuk menggunakan beragam

keahlian dan bakat.

2. Identitas pekerjaan, membolehkan karyawan untuk memandang pekerjaan

sebagai sebuah kesatuan dan mengenali titk awal dan akhir pekerjaan tersebut.

3. Makna pekerjaan, memberikan pemahaman bahwa pekerjaan tersebut

berdampak pada organisasi dan masyarakat.

4. Otonomi, menawarkan kebebasan, kemandirian, dan hak memutuskan.

5. Umpan balik, memberikan informasi yang jelas secara rutin tentang kinerja.

Tim-tim yang mandiri

Tim yang mandiri adalah sekelompok orang yang diberdayakan dan bekerja sama

untuk meraih sebuah tujuan yang sama. Tim-tim seperti ini dapat dikelola untuk

tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Tim-tim ini efektif karena pada

dasarnya mereka dapat menyediakan pemberdayaan karyawan, memastikan adanya

sifat-sifat pekerjaan inti, dan memuaskan banyak kebutuhan psikologis anggota tim

secara individu.

Keterbatasan perluasan pekerjaan:

1. Biaya modal yang lebih tinggi

2. Perbedaan perorangan

3. Tingkat upah yang lebih tingggi

4. Ketersediaan tenaga kerja yang lebih sedikit

5. Biaya pelatihan yang lebih tinggi

Motivasi dan Sistem Insentif

            Di samping komponen psikologis, yang perlu diperhatikan di dalam

pengembangan karyawan adalah faktor psikologis lainnya, seperti kepuasan kerja

karyawan dan motivasi kerja perlu dipelajari, agar dapat memaksimalkan

produktivitas karyawan. Faktor-faktor tersebut antara lain bonus, pembagian laba,

dan keuntungan organisasi perusahaan, serta dasar dari penetapan insentif.

Bonus (Reward), merupakan system imbalan uang, dan biasanya diberikan

secara tunai atau deposito yang diberikan kepada karyawan di dalam

organisasi.

Pembagian Laba (Profit Sharing), merupakan system yang mengatur bagian

dari laba perusahaan yang dibagikan kepada karyawan. Biasanya dikaitkan

dengan pencapaian target yang ditetapkan organisasi.

Pembagian keuntungan (Gain Sharing), dapat sebagai pemberian keuntungan

sesudah dilakukan laporan tahunan perusahaan, di mana karyawan diberi

bagian dari keuntungan, di samping keuntungan bagi para pemilik saham

(owner’s).

Sistem Insentif (Incentive System), merupakan sistem yang diketahui oleh

karyawan bahwa dengan peningkatan produktivitas individu maupun

kelompok akan memperoleh sejumlah insentif berdasarkan sistem insentif

yang ada.  

Penetapan Sistem Kompensasi (Based Pay System), merupakan dasar bagi

karyawan untuk mengetahui porsi kompensasi (pembayaran) yang akan

diterimanya apabila karyawan di dalam melakukan tugas disertai kemampuan

dan pengetahuan yang baik menyelesaikan tugasnya.

Faktor-faktor diatas dapat menjadi pendorong untuk menciptakan kepuasan dan

motivasi kerja karyawan. Makin tinggi insentif yang diperoleh karyawan, akan makin

tinggi kepuasan dan motivasi kerja karyawan. Kondisi tingkat kepuasan dan motivasi

kerja karyawan yang tinggi akan menjadi suatu keunggulan bagi organisasi untuk

bersaing. Dengan keunggulan ini, sumber daya manusia perusahaan akan dapat

mengikuti perubahan dan perkembangan pasar, sesuai dengan permintaan konsumen

atau pelanggan.

ERGONOMI DAN LINGKUNGAN KERJA

Manajer operasi ingin mambangun satu alat penghubung antara manusia dengan

mesin. Penelitian alat penghubung ini dikenal sebagai ergonomi. Ergomini berarti

“ilmu tentang kerja”. Pemahaman persoalan ergomoni akan meningkatkan kinerja

manusia.

Pemasukan data oleh operator ke mesin. Respons operator terhadap mesin

perlu dievaluasi, apakah perangkat yang dioperasikan dengan tangan, pedal ,

pengungki, atau tombol.

Umpan balik bagi operator. Umpan balik bagi operator diberikan dengan

penglihatan, suara, dan perasaan. Tidak dapat dibiarkan begitu saja.

Lingkungan kerja. Lingkungan fisik di mana karyawan bekerja memengaruhi

kinerja, kemanan, dan kualitas pekerjaan mereka.

ANALISIS METODE

Di dalam menjalankan tugas karyawan, apakah pelaksanaan tugas dapat menciptakan

produktivitas kerja atau tidak, maka perlu diadakan analisis dan studi kerja untuk

mengetahui setiap permasalahan yang ada di dalam pelaksanaan tugas karyawan, di

samping untuk pengembangan prosedur dan keamanan kerja, juga untuk

meningkatkan kualitas kerja karyawan. Langkah-langkah untuk itu dapat dilakukan

dengan membuat diagram alir kerja (flow diagrams), kartu prosedur kerja (process

chart), kartu aktivitas (activity chart), kartu operasional (operation chart).

Diagram Alir Kerja (Flow Diagrams), menggunakan gambar-gambar untuk

menganalisis pergerakan manusia dan bahan atau material. Sehingga dapat di

desain alir kerja yang paling efisien dan paling aman.

Kartu Prosedur Kerja (Process Chart), merupakan grafik yang menguraikan

kegiatan dan sinkronisasinya pada setiap langkah prosedur kerja, sehingga

akan dapat dianalisis setiap langkah-langkah tersebut apakah sudah dapat

menghasilkan efisiensi dan kualitas kerja.

Kartu Aktivitas (Activity Chart), yang berisi alur kegiatan beserta peralatan

yang dipergunakan, disertai kombinasi pemakaian mesin dan peralatan dari

operator atau karyawan.

Kartu Operasional (Operation Chart), yang menggambarkan bagian-bagian

kegiatan, yang digambarkan apa yang dilakukan tangan kiri dan kanan.

 Dengan menganalisis gambaran, grafik dari setiap kegiatan ini akan dapat dilakukan

pengembangan dan perbaikan tugas lebih meningkat dan berkualitas.

TEMPAT KERJA VISUAL

Tempat kerja visual merupakan langkah yang paling baik untuk

melakukan monitoringkaryawan di tempat kerja, sekaligus untuk manganalisis situasi

di tempat kerja apakah sudah memadai atau masih dapat lebih ditingkatkan.

Tujuannya untuk meningkatkan komunikasi antar karyawan atau karyawan dengan

atasannya, dan karyawan dengan peralatan yang ada. Visualisasi di tempat kerja

dilakukan umpamanya di dalam penggunaan peralatan operasional, gambaran tingkat

persdiaan, gambaran cek-time untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, gambaran

informasi kebutuhan persediaan setiap hari, gambaran monitor peralatan dan mesin

yang memerlukan bantuan karyawan, serta gambar prosedur kerja operasional yang

secara spesifik di tempat kerja.

ETIKA DAN LINGKUNGAN KERJA

Etika di tempat kerja memberikan beberapa tantangan menarik. Banyak kendala yang

memengaruhi rancangan kerja. Masalah keadilan, kesamaan, dan etika yang

menyebar. Baik itu masalah kesempatan yang sama, bayaran yang sama untuk

pekerjaan yang sama, maupun kondisi kerja yang aman sering menjadi tanggung

jawab manajer operasi.

STANDAR TENAGA KERJA

Standar tenaga kerja merupakan jumlah waktu yang diperlukan untuk melaksanakan

sebuah pekerjaan. Setiap perusahaan memiliki standar tenaga kerja, walaupun stndar

yang ditetapkan secara profesional. Hanya dengan standar tenaga kerja yang akurat,

manajemen dapat mengetahui apa kebutuhan tenaga kerja mereka, biaya yang harus

dikeluarkan, dan apa saja yang terkandung dalam satu hari kerja normal.