ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN …inforb.akarprima.com/sites/default/files/roadmap_RB_0.pdf ·...

Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat

halaman 1

ROADMAP REFORMASI BIROKRASI

BADAN PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN RI

A. RINGKASAN EKSEKUTIF

Seperti diketahui bahwa, Obat dan makanan merupakan unsur penting dalam

pencapaian derajat kesehatan yang optimal. Dengan pertimbangan derajat

kesehatan yang optimal inilah, Badan POM menyusun peta strategi.

Sesuai dengan peta strategi Badan POM, pengawasan Obat dan Makanan

sekaligus mempunyai dua outcome, yaitu : (1) terlindunginya masyarakat dari

Obat dan Makanan yang Tidak Memenuhi Syarat, yang didukung dengan

outcome antara meningkatnya kesadaran masyarakat akan kesehatan dan

menurunnya Obat dan Makanan yang Tidak Memenuhi Syarat serta (2)

meningkatnya daya saing pelayanan publik Badan POM yang juga merupakan

upaya permberdayaan Badan POM kepada pelaku usaha. Dengan dua outcome

tersebut, pengawasan obat dan makanan merupakan satu area dan upaya

strategis karena selain berdampak pada perlindungan konsumen, juga merupakan

unsur penting dalam meningkatkan daya saing mutu produk di pasar lokal

maupun global.

Untuk mencapai dua outcome ini, tentu saja bukan sesuatu yang mudah

dilakukan. Hal ini terutama karena terjadi ketimpangan informasi (assymetry

information) yang dihadapi oleh masyarakat ketika berhadapan dengan pelaku

usaha di bidang obat dan makanan. Pengetahuan dan penguasaan sumber daya

yang tidak seimbang mengakibatkan masyarakat sebagai konsumen hampir selalu

menjadi pihak yang dilemahkan ketika terjadi transaksi. Hal ini diperparah

dengan taraf hidup masyarakat. Sampai saat ini, masyarakat masih

membelanjakan sebagian besar penghasilannya hanya untuk mencukupi pangan,

dan lalu obat-obatan. Dengan taraf hidup demikian, tidak mengherankan jika

preferensi masyarakat masih pada harga, belum pada keamanan, kualitas/mutu

obat dan makanan yang dikonsumsinya. Disinilah peran Badan POM menjadi

sangat strategis dalam melindungi masyarakat, dan tidak menjadikan masyarakat

makin miskin dengan memilih produk yang tidak memenuhi syarat keamanan,

mutu dan khasiat/kemanfaatan.


halaman 2

Selain peran perlindungan masyarakat tersebut, sejalan dengan prioritas dan arah

kebijakan nasional untuk meningkatkan investasi dan ekspor non migas, maupun

Pemberdayaan Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), upaya

pengawasan obat dan makanan, yang pada hakekatnya difokuskan untuk

menjamin produk agar aman, bermutu, dan bermanfaat, juga merupakan upaya

yang strategis untuk memberdayakan pelaku usaha dengan meningkatkan daya

saing produk yang dihasilkannya.

Di era perdagangan bebas, dimana semua produk suatu negara terutama produk

negara maju dapat menginfiltrasi pasar negara lain tanpa hambatan tarif, maka

diperlukan pola penapisan produk negara lain yang lebih efektif yaitu menjadi

hambatan non tarif. Melalui upaya penapisan ini, selain tiap negara akan menapis

produk apa yang boleh beredar, juga konsumen semakin kritis dalam memilih

produk yang akan dikonsumsi. Dengan demikian, tidak dapat dipungkiri bahwa

pengawasan obat dan makanan mempunyai arti penting dalam arus tengah

pertumbuhan ekonomi daerah maupun nasional.

Suatu kenyataan yang berkembang, utamanya setelah runtuhnya gedung kembar

(Twin tower) di New York pada tahun 2001, isu terorisme merebak menjadi satu

isu internasional yang sangat ditakuti dunia. Bentuk terorisme dikhawatirkan

akan berkembang, tidak hanya dalam ujud kekerasan fisik, namun juga dalam

bentuk meracuni berbagai produk makanan dengan mikro organisme berbahaya.

Oleh karena itu, bio terrorism menjadi satu bentuk terorisme yang kini diawasi

secara ketat di dunia, melalui mekanisme pengawasan obat dan makanan. Terkait

dengan isu ini, upaya pengawasan obat dan makanan mendapatkan peran

strategis baru untuk menjamin produk-produk makanan Indonesia, selain bisa

diterima di berbagai negara yang secara ketat mencegah masuknya teror ini ke

dalam negerinya, juga dalam upaya pertahanan dan keamanan dalam negeri.

Menyadari peran pengawasan obat dan makanan yang strategis sebagai unsur

penting dalam arus tengah dari agenda prioritas pembangunan, maupun salah

satu unsur pertahanan keamanan negara terhadap bentuk terorisme baru, maka

sewajarnyalah bila efektifitas kerja Pemerintah di bidang penyelenggaraan

program ini, harus dipastikan berdaya-ungkit besar dan cost effective. Untuk itu,

Indonesia perlu memiliki suatu Badan Pengawas Obat dan Makanan yang

inovatif, kredibel dan diakui secara internasional, yang dengannya, Badan POM

mampu melindungi masyarakat sekaligus meningkatkan daya saing,


halaman 3

menumbuhkan perekonomian serta berperan dalam pertahanan dan keamanan

negara. Dengan demikian, dan mau tidak mau, Badan POM harus terus

berevolusi untuk dapat secara adekuat merespon perkembangan ancaman

maupun peluang dunia.

Disadari bahwa tugas-tugas yang dihadapi oleh Badan POM akan semakin luas

dan kompleks. Ekspektasi publik kepada Badan POM akan terus meningkat

dalam rangka mendapatkan perlindungan yang efektif, sementara secara

organisasi (kelembagaan, sistem, struktur, perilaku/budaya kerja), Badan POM

masih sangat terbatas dibandingkan dengan ruang lingkup maupun cakupan

tugas yang terus berkembang. Keterbatasan organisasi ini telah mendorong Badan

POM untuk terus meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan

seluruh program yang ada, termasuk yang terpenting, mengubah mind set

sumberdaya manusia dari yang kental birokratis menjadi lebih profesional.

Peningkatan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan program tersebut sejalan

dengan arus utama reformasi birokrasi yang mengemuka.

Namun perlu di akui, bahwa perubahan lingkungan strategis berjalan dengan

kecepatan bagaikan deret ukur, sementara upaya efisiensi di berbagai bidang

kerja dan tambahan sumberdaya yang ada, hanya menghasilkan perkembangan

kapasitas yang berjalan seperti suatu deret hitung. Untuk itu, diperlukan suatu

reformasi sistem kerja, yang dapat mengangkat level kapasitas kerja Badan POM

sehingga layak untuk mengejar ketertinggalannya terhadap tuntutan yang

berkembang.

Sehubungan dengan ini, selain diperlukan suatu tingkat kelayakan dalam hal

sumberdaya, juga terus dilakukan perubahan dalam hal pola pikir (mind set)

sumberdaya manusia maupun tatalaksana kerja di Badan POM. Sampai saat ini,

secara struktur, semua fungsi pengawasan dapat dilakukan oleh Badan POM,

meskipun dalam hal tertentu mengalami kendala. Perubahan struktur organisasi

belum menjadi sesuatu yang krusial. Namun untuk meningkatkan kapasitas

kelembagaan Badan POM perlu dilakukan revitalisasi peran dan fungsinya.

Diharapkan dengan revitalisasi peran dan fungsi, akan dihasilkan pencapaian

kinerja pengawasan obat dan makanan yang lebih selaras dengan tuntutan peran

maupun tantangan sebagaimana disebutkan di atas.

Perbaikan juga dilaksanakan pada tatalaksana, dimana pada awal tahun 2012

direncanakan akan dilakukan sertifikasi ISO 9001 : 2008 untuk QMS Badan POM.


halaman 4

Dengan demikian, Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah dan

integral, bahkan sampai dengan pengawasan di tingkat daerah. Upaya dalam

kaitan ini sampai saat ini masih terus dilakukan antara lain dengan melakukan

konsolidasi serta sinkronisasi SOP dan IK.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan obat dan makanan, peran

peraturan perundang-undangan/regulasi sangatlah penting. Sampai saat ini,

sebagian besar peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum

pelaksanaan tugas masih berupa peraturan perundang-undangan di lingkungan

Kementerian Kesehatan, maka untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dan

disharmoni, perlu dilakukan penataan peraturan perundang-undangan yang

dibuat oleh Badan POM dengan peraturan perundang-undangan di lingkungan

Kementerian Kesehatan dan Kementerian lainnya, selain dilakukan penataan dari

sisi substansi berupa inventarisasi atau pemetaan peraturan perundang-undangan

yang tumpang tindih dan atau disharmoni, juga akan dilakukan penataan

prosedur penyusunan dan pembentukannya serta pendokumentasiannya.

SDM merupakan salah satu aset terkuat Badan POM, oleh karenanya, penataan

SDM aparatur menjadi suatu yang krusial dilaksanakan. Penataan dilakukan

tidak hanya sebatas penghitungan jumlah, tetapi juga peningkatan kualitas, pola

pikir, budaya kerja serta seluruh sistem terkait aparatur.

Dalam arus utama pemberantasan korupsi, Badan POM bertekad untuk

mendukung seluruh kebijakan tersebut, salah satunya dengan meningkatkan

transparansi dan akuntabilitas serta perkuatan sistem pengawasan internal. Hal

yang sudah dilakukan antara lain adalah mengidentifikasi serta melakukan upaya

perkuatan pengawasan pada titik-titik rawan korupsi serta pelaksanaan

e_procurement.

Sebagai salah satu pilar utama yaitu penyelenggaraan pelayanan publik, Badan

POM berupaya agar terjadi perbaikan terus menerus pada pelayanan publik yang

dilakukan. Upaya yang telah dilakukan bahkan jauh sebelum arus utama

reformasi birokrasi mengemuka adalah melaksanakan sistem pelayanan satu atap,

upaya perbaikan yang akan dilakukan adalah single sign on serta upaya pelayanan

registrasi online dan percepatan pelayanan.

Semua hal tersebut didukung dengan perubahan pola pikir, perilaku serta

internalisasi budaya kerja Badan POM. Upaya yang telah dilakukan untuk

perubahan pola pikir dan perilaku adalah melakukan assessment organisasi


halaman 5

untuk berubah, namun sebelumnya, bahkan Badan POM telah menggulirkan

learning organization serta telah pula mengidentifikasi aspek peningkatan

kapasitas organisasi.

B. PENDAHULUAN

Dewasa ini dan di masa depan Pengawasan Obat dan Makanan sebagai bagian

integral pembangunan kesehatan di Indonesia akan menghadapi lingkungan

strategis yang sangat dinamis. Globalisasi ekonomi dan kemajuan Iptek serta

kesepakatan-kesepakatan global (WTO) maupun regional (harmonisasi ASEAN,

AFTA dan ACFTA) mempunyai konsekuensi dan implikasi yang signifikan pada

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM). Produk obat, sediaan farmasi

lainnya, makanan dan suplemen makanan akan lebih mudah masuk dan keluar

dari satu negara ke negara lainnya tanpa hambatan (barrier) yang berarti. Realitas

ini mengharuskan Indonesia memiliki SisPOM yang efektif dan efisien, untuk

melindungi kesehatan dan keselamatan seluruh rakyat Indonesia terhadap

produk-produk yang berisiko terhadap kesehatan. Pada saat yang sama, SisPOM

harus memiliki basis yang kuat agar mampu menjadi penapis terhadap mutu

obat, obat tradisional, kosmetik, suplemen makanan dan makanan produksi

Indonesia yang diekspor ke berbagai negara.

Dengan jumlah penduduk yang terbesar di ASEAN dan wilayah kepulauan yang

terluas, Indonesia sudah sepatutnya memiliki SisPOM yang terbaik di ASEAN,

baik mencakup human capital, sistem operasional maupun infra strukturnya.

Badan POM ke depan dibangun sebagai institusi yang memiliki basis ilmu

pengetahuan (knowledge-based) yang kuat dengan jaringan nasional maupun

internasional yang luas dan kohesif. Bersamaan dengan itu Badan POM

melakukan pembedayaan publik (public empowerment) agar masyakarat memiliki

kesadaran dan kemampuan untuk mencegah dan melindungi diri sendiri

terhadap risiko dari produk obat, sediaan farmasi lainnya, makanan dan

suplemen makanan yang tidak memenuhi standar yang berlaku.

Dalam SisPOM, peran aktif masyarakat/publik sangat strategis sebagai mata dan

telinga Badan POM yang dapat memberikan umpan balik (feedback) untuk

dilakukan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement). Dewasa ini

ruang yang diciptakan oleh Badan POM untuk partisipasi publik relatif masih

sangat terbatas. Badan POM belum memiliki skema komunikasi publik yang


halaman 6

efektif yang memberi ruang bagi interaksi positif antara Badan POM dan publik.

Demikian pula kerja sama lintas sektor dalam implementasi SISPOM masih belum

optimal. Kerjasama dengan instansi penegak hukum juga masih bersifat marjinal,

belum menjadi arus utama (main stream) dengan tindakan hukum yang

mempunyai efek jera terhadap pelanggaran.

Badan POM yang dimandatkan untuk melakukan pengawasan Obat dan

Makanan, semata-mata demi kepentingan negara dan masyarakat Indonesia, dan

sejalan dengan arus utama reformasi birokrasi. Dalam konteks ini dilakukan

penguatan kompetensi dan kapabilitas Badan POM sehingga institusi ini

kompeten dalam melindungi masyarakat, sekaligus menjadi institusi berkelas

dunia (world class).

Penguatan kapasitas dan kapabilitas yang akan dilakukan mencakup organisasi,

tata laksana, peraturan perundang-undangan, human capital, pengawasan dan

akuntabilitas publik serta terutama peningkatan kualitas pelayanan publik, yang

kesemuanya dilingkupi dengan peningkatan pola pikir, perilaku dan budaya

kerja.

Di bidang organisasi dan tata laksana. Pada saat ini struktur Badan POM disusun

berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat, Makanan (dan bahan berbahaya)

dan Obat Tradisional, Kosmetika dan Produk Komplemen. Masing masing

kedeputian mengelola setiap komoditi tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya

kedeputian 1, mengelola obat (produk terapetik) mulai dari penyusunan standar

sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga dengan deputi 2 dan 3.

Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan

kurang efektif dan berpotensi pada penyalahgunaan wewenang, sebagai contoh,

apabila dijumpai masalah atau kendala dalam bidang standar, misalnya standar

apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi

yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan

Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan

Penyidikan.

Badan POM mempunyai 31 Balai POM yang tersebar di hampir seluruh provinsi.

Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan yang telah

dirumuskan di pusat. Dalam menjalankan kebijakan ini, balai belum sepenuhnya

percaya diri, terlihat dari seringnya konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal


halaman 7

yang sudah menjadi tupoksi balai sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai

pemicu ketidakmandirian balai antara lain, kurangnya kepercayaan yang

diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi

balai belum sesuai dengan harapan. Di sisi yang lain, Balai Besar/Balai POM

diharapkan dapat menjadi penjuru pada pengawasan Obat dan Makanan di

wilayah kerjanya dan dapat melakukan advokasi dan atau pembinaan kepada

Kabupaten/Kota.

Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat

dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai Besar/Balai POM yang berada di

provinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah-daerah pelosok tanah air. Sejak

tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang

merupakan perpanjangan tangan Balai.

Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten

semakin meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM

oleh pemerintah daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa

daerah terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain.

Pada saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun.

Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh

upaya pengawasan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pada tahun 2009-2010 telah dilakukan

penyusunan draft dokumen postur birokrasi 2025. Dalam perkembangannya,

dirasakan banyak kendala dalam restrukturisasi, sehingga, sampai saat ini,

pengembangan kapasitas organisasi lebih banyak dilakukan melalui

revitalisasi peran dan fungsi. Ke depan, upaya revitalisasi ini akan disertai

dengan sistem reward dan punishment. Untuk mengefektifkan revitalisasi serta

meningkatkan kinerja keseluruhan organisasi, dilakukan perkuatan tatalaksana.

Di tahun 2009, telah dilakukan penyusunan SOP, yang merupakan salah satu

dokumen yang diserahkan untuk usulan reformasi birokrasi Badan POM pada

akhir 2009. Sejalan dengan upaya perbaikan/peningkatan berkelanjutan

(continuous improvement), Badan POM berencana untuk melakukan sertifikasi QMS

- ISO 9001 : 2008 pada tahun 2012. Sesuai rencana sertifikasi tersebut, dilakukan

penyusunan dokumen level I (manual mutu QMS Badan POM), demikian juga

dilakukan perbaikan atau penyusunan baru dokumen level II, III, dan IV. SOP

yang merupakan dokumen level II dikonsolidasi dan direvisi dengan menentukan


halaman 8

definisi operasional baru, sehingga SOP yang disusun di tahun 2011, merupakan

SOP yang mengikat hubungan kerja antar unit kerja mandiri (setingkat eselon II

pusat dan Balai Besar atau Balai POM), sedangkan tata hubungan kerja di dalam

unit eselon II dan Balai Besar/Balai POM dibentuk dalam suatu Insruksi Kerja

(IK).

Dalam kaitan perkuatan tatalaksana di bidang laboratorium, telah disusun tata

hubungan kerja antara pengujian dengan sampling di tahun 2007. Saat ini, sedang

dilakukan revisi terhadap tata hubungan kerja tersebut, sekaligus digunakan

untuk menjawab revitalisasi peran laboratorium yang dikembangkan menjadi

beberapa tipe (laboratorium top referral, laboratorium rujukan, laboratorium

unggulan dan laboratorium rutin). Hal ini melengkapi upaya perkuatan

laboratorium yang sudah mendapatkan mendapatkan akreditasi ISO 17025 di

seluruh Indonesia, serta mendapatkan nilai 96 dari 100 berdasarkan assessment

yang dilakukan oleh WHO.

Di bidang peraturan perundang-undangan. Seperti diketahui bahwa dalam Sistem

Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM), pilar pengawasan terdiri dari tiga

lapis yaitu dunia usaha (industri dan distributor, pemerintah dan masyarakat).

Di sisi pilar pemerintah, kondisi faktual peraturan perundang-undangan yang

menjadi dasar hukum Badan POM dalam melaksanakan tugas, fungsi dan

kewenangannya, tersebar di beberapa peraturan perundang-undangan di luar

Peraturan Kepala Badan POM. Adanya peraturan perundang-undangan ini

berdampak kepada harus dilakukannya revisi atas beberapa peraturan Kepala

Badan POM agar tidak tumpang tindih dan atau disharmoni. Bagaimanapun

secara hierarchy peraturan perundang-undangan, peraturan Kepala Badan POM

harus merujuk atau menjelaskan peraturan yang lebih tinggi, yang berupa

Undang-undang sampai dengan Peraturan Menteri.

Namun demikian, disadari bahwa masih banyak keterbatasan pada peraturan

perundang-undangan yang sudah ada, misalnya integrasi dan sinkronisasi antar

peraturan yang masih “tenggang”, serta belum dituangkannya kewajiban dan

hubungan kerja antar masing-masing komponen pengawasan, yang berpotensi

pada terjadinya friksi atau perbedaan kepentingan antar komponen pengawasan,

bahkan friksi dalam satu komponen. Diperlukan suatu UU pengawasan Obat


halaman 9

dan Makanan yang mengatur lebih komprehensif dan holistik sehingga setiap

potensi friksi tersebut dapat diminimalkan.

Sembari menunggu UU pengawasan Obat dan Makanan, saat ini sudah dilakukan

sinkronisasi untuk menghindari disharmoni peraturan perundang-undangan

yang ada. Pembahasan-pembahasan dilakukan tidak hanya untuk

mengharmonisasi peraturan perundang-undangan yang ada tetapi juga untuk

menyusun SOP yang sesuai dengan UU nomor 10 tahun 2004.

Di bidang SDM aparatur. Semua fungsi dan tugas yang dilakukan oleh Badan

POM harus didukung perkuatan infrastruktur terutama yang berkaitan dengan

pengembangan modal insani. Hal ini mutlak dilakukan, karena menurut

perhitungan ekonomi, modal insani adalah asset paling menguntungkan

(mempunyai rate of return tertinggi). Selain itu, pengembangan modal insani

Badan POM pada akhirnya bermuara pada peningkatan kualitas pelayanan

publik yang dilakukan oleh Badan POM. Menghadapi tantangan ke depan yang

makin complicated dan unpredictable maka tidak ada pilihan lain kecuali harus

melakukan penguatan modal insani, asset wujud dan asset financial sebagai suatu

kesatuan yang terintegrasi dan terkait dengan tujuan organisasi.

Kondisi saat ini, disamping perlunya peningkatan professionalisme, loyalitas,

kedisiplinan dan kredibilitas, komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum

proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas maupun kuantitas.

Pada sisi kualitas, SDM pusat relatif mempunyai kompetensi lebih tinggi

dibanding SDM Balai Besar/Balai POM. Sementara di Balai Besar/Balai POM

pun, terjadi disparitas kompetensi – Balai Besar/Balai POM di Jawa dan wilayah

Barat Indonesia mempunyai kompetensi relatif lebih bagus dibanding wilayah

Timur Indonesia. Sedangkan di sisi kuantitas pegawai, terjadinya disparitas

(secara proporsional) diakibatkan Man Power Planning yang sebelumnya tidak

dilakukan dengan benar/komprehensif, sehingga di Balai Besar/Balai POM

tertentu, persentase SDM dibanding jumlah penduduk di suatu wilayah Balai

Besar/Balai POM relatif besar proporsinya dibanding Balai Besar/Balai POM

yang lain. Di sisi yang lain, saat ini sudah terjadi piramida tua kuantitas pegawai,

dengan demikian suksesi SDM harus segera dipercepat, disamping beban kerja

yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos pengawasan

Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai,


halaman 10

sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan, jika

moratorium akan lama diterapkan. Pada masanya, akan terjadi kekosongan

pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati.

Pentahapan pengembangan SDM aparatur/human capital Badan POM :

2011 2012 2013 2014

Identifikasi Potensi dan Kinerja Pegawai (1.0)

Grand Design Pengembangan HCM (1.1)

Pengembangan Sistem Informasi HCM Tahap II (2.1)

Grand Design Pengembangan HCM (1.2)

Pengembangan Sistem Informasi HCM Tahap III (2.2)

Implementasi HCM (1.3)

Implementasi Sistem Informasi HCM (2.3)

Evaluasi dan Perbaikan HCM dan Sistem Informasi HCM (1.4 & 2.4)

Di bidang pengawasan dan akuntabilitas. Terciptanya good governance dan clean

government mendapatkan tempat yang sangat strategis dan berimplikasi pada

seluruh unit dan warga organisasi. Dalam rangka turut serta menciptakan good

governance dan clean government di lingkungan Badan POM tersebut, pada seluruh

proses mulai dari perencanaan hingga monitoring dan evaluasi, dilakukan dengan

mengedepankan prinsip-prinsip transparansi dan akuntabilitas.

Langkah ini dimulai dengan menyempurnakan visi dan misi Badan POM serta

menetapkan pilar-pilar grand strategy yang merupakan hasil pemikiran dan curah

pendapat seluruh warga organisasi. Kerangka rencana strategis ini ditetapkan

untuk memberikan arah tujuan organisasi yang lebih tepat dalam mencapai visi

dan misinya, yang mengedepankan upaya perlindungan masyarakat terhadap

risiko produk-produk yang membahayakan kesehatan masyarakat.

Kerangka rencana strategis tahun 2010-2014 ini disusun dengan

memperhitungkan dan mempertimbangkan hasil-hasil yang telah dicapai pada

periode sebelumnya, serta fungsi Badan POM yang disusun berdasarkan balanced

score card dalam peta strategi. Penetapan target yang rasional hanya dapat

dilakukan setelah melakukan evaluasi hasil-hasil yang telah dicapai dan

memproyeksikan perubahan lingkungan strategis, baik eksternal maupun

internal, sebagai dasar asumsi perencanaan periode selanjutnya.


halaman 11

Perencanaan yang terintegrasi dan terkoordinir akan memudahkan proses

pelaksanaan kegiatan, pengendalian dan evaluasinya sebagai suatu mata rantai

yang saling terkait. Oleh karenanya, juga disusun Petunjuk Pelaksanaan

Anggaran dan Kegiatan dalam kerangka integrated planning and budgeting, yang

memuat aturan-aturan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan. Pengendalian

kegiatan diperlukan untuk menjamin bahwa target yang ditetapkan akan dapat

dicapai dan masalah yang ditemui dapat diidentifikasi dan diselesaikan sedini

mungkin. Selain itu, pengendalian terutama di tahap perencanaan bermanfaat

untuk meningkatkan efisiensi dan menjamin bahawa dana yang dialokasikan

memberikan kontribusi signifikan pada pencapaian kinerja organisasi. Lebih

lanjut, pengendalian dapat digunakan sebagai feedback untuk perencanaan

berikutnya.

Seluruh proses pencegahan terjadinya korupsi pun dilakukan sejak awal, dengan

berpedoman kepada Inpres Nomor 5 Tahun 2004 dengan menyelenggarakan SPIP

secara konsisten dan mengoptimalkan peran APIP dalam pengawasan

pengelolaan keuangan negara.

Melalui upaya-upaya tersebut yang terus ditingkatkan, Badan POM telah

memperoleh beberapa pencapaian yang menggembirakan, misalnya telah

dicapainya opini WTP pada tahun 2011, atas kinerja 2010, indeks kepuasan

masyarakat yang relatif tinggi, indeks persepsi korupsi yang berada di 5 besar,

serta LAKIP dengan nilai CC, naik dari tahun sebelumnya yang berada di tingkat

dengan nilai C.

Di bidang peningkatan mutu pelayanan publik, telah banyak yang diterapkan

oleh Badan POM sejak reformasi birokrasi dijadikan arus utama tata kelola

keperintahan, bahkan pencapaian-pencapaian didapatkan sebelumnya.

Berdasarkan usulan Quick Wins pada dokumen usulan reformasi birokrasi Badan

POM tahun 2009, telah dilakukan dan di-establish-kan layanan registrasi Obat dan

Makanan CEPPATT (cekatan, efisien, profesional, pasti waktu dan biaya, akurat,

transparan dan tanggap). Sampai tahun 2014, seluruh pendaftaran direncanakan

sudah dapat dilakukan secara online. Pentahapan pendaftaran online sebagai

berikut :


halaman 12

2011 2012 2013 2014

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk

Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk

Continuous improvement pada sistem e-registration Obat Tradisional (OT) dan Suplemen Makanan (SM)

Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom

Iintegrasi e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom

Integrasi e-registation OT, SM dengan e-bpom

Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom

Selain CEPPATT, tahun 2008 juga dilaksanakan PRIMA, yaitu pelayanan online

untuk penerbitan sertifikat impor atau ekspor. Untuk memudahkan pelanggan,

pada tahun 2008, sudah dilakukan pelayanan satu atap (one roof service), ke depan

akan dilakukan perbaikan mutu dengan single sign on (SSO).

Pada tahun 2010, dikeluarkan PP Nomor 48 tahun 2010 tentang Jenis dan Tarif

atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Badan Pengawas

Obat dan Makanan, yang merupakan salah satu aspek standar pelayanan, yang

menyebabkan indeks kepuasan pelanggan Badan POM di sisi biaya pelayanan di

tahun 2010 menjadi turun. Namun ke depan, diharapkan setelah dilakukan

sosialisasi, indeks kepuasan pelanggan akan naik kembali. Upaya lain yang

dilakukan ke depan adalah perbaikan mutu pelayanan dari empat belas aspek

pelayanan serta penyusunan standar pelayanan yang belum ada. Disadari bahwa

standar pelayanan, meskipun sudah ada, tetapi menyebar dalam sejumlah

peraturan perundang-undangan yang ada, misalnya tentang biaya pelayanan.

Saat ini untuk mengintegrasikan standar pelayanan yang dimaksud, sedang

disusun SK Kepala Badan POM tentang Standar Pelayanan Publik di Lingkungan

Badan Pengawas Obat dan Makanan dengan mengacu pada UU Nomor 25 Tahun

2009 tentang Standar Pelayanan Publik. Standar Pelayanan Publik yang telah

ditetapkan selanjutnya akan disosialisasikan secara intensif kepada seluruh

stakeholder.

Di bidang peningkatan pola pikir, perilaku dan budaya kerja. Perubahan yang

dilakukan di Badan POM adalah perubahan yang direncanakan, artinya

perubahan yang memang direncanakan sebaik-baiknya dalam rangka


halaman 13

peningkatan kinerja. Dengan demikian, kondisi saat ini dipandang sudah kurang

sesuai dengan berbagai tantangan yang dihadapi Badan POM.

Hal lain terkait dengan perubahan pola pikir adalah luasnya cakupan

pengawasan Obat dan Makanan serta adanya otonomi daerah. Pengawasan Obat

dan Makanan merupakan kewajiban bagi Pemerintah, baik pemerintah pusat

maupun daerah selain masyarakat dan dunia usaha. Advokasi ke

Kabupaten/Kota termasuk pemberdayaannya dalam pengawasan Obat dan

Makanan adalah suatu yang harus dilakukan. Oleh karenanya, perlu perubahan

pola pikir ke arah pengawasan sepenuhnya tanggung jawab bersama dari

pemerintah pusat, daerah, dunia usaha dan masyarakat.

Perubahan pola pikir tersebut didukung dengan SDM Badan POM yang

professional, loyal, disiplin, kredibel dan inovatif. Tugas pengawasan terutama

tugas lapangan, memerlukan SDM dengan kemampuan teknis dan kemampuan

lainnya seperti manajemen dan hukum. Disamping itu, beban kerja yang cukup

tinggi, nilai transaksi yang besar, potensi insentif gelap yang tinggi, memerlukan

pula kedisiplinan dan ketangguhan serta kredibitas yang teruji. Pada saat ini SDM

Badan POM didominasi oleh sejumlah pegawai dengan kompetensi teknis yang

baik, namun masih kurang dalam hal manajemen dan disiplin ilmu lain yang

diperlukan di lapangan. Kemampuan untuk melakukan persuasi dan

mengkomunikasikan suatu kebijakan yang berdampak pada stakeholder

merupakan suatu yang tidak mungkin ditunda lagi. Demikian juga kemampuan

leadership yang sangat dibutuhkan karena peran Badan POM sebagai leader

sekaligus regulator di bidang pengawasan Obat dan Makanan.

Mengingat semua hal ini, proses perubahan tidak hanya dilakukan pada tingkat

organisasi, tetapi juga dilakukan pada stakeholder, serta pada seluruh individu

pegawai Badan POM.

Badan POM telah memulai menerapkan learning organization pada tahun 2004. Ke

depan, budaya belajar ini akan terus dikembangkan sebagai salah satu sarana

untuk memperbaiki pola pikir dan perilaku. Diharapkan seluruh upaya

diselesaikan sampai dengan tahun 2014, dengan pentahapan sebagai berikut


halaman 14

ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN POM RI

NO. PROGRAM TUJUAN SASARAN INDIKATOR KEGIATAN

2011 2012 2013 2014

ORGANISASI

Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi internal Badan POM

Struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas

Menyusun SOP evaluasi organisasi

Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)



Melaksanakan evaluasi kelembagaan

Melaksanakan penegakan reward dan punishment



Menyusun desain revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM dan Legalisasinya

Evaluasi pelaksanaan revitalisasi



Menyusun pedoman pembinaan Balai Besar/Balai POM

Menyusun tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

Melaksanakan self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

Evaluasi hasil self assessment


halaman 15

Melakukan evaluasi RKT

Organisasi dengan ukuran yang tepat (right size)

Melakukan pemetaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Badan POM yang tepat fungsi dan tepat ukuran berdasarkan business process, pemetaan pola hubungan (relationship map), dan hubungan antar fungsi (cross functional map)

Studi Kelayakan a Mengajukan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM kepada KemenPAN dan RB

a Evaluasi oranisasi berdasarkan struktur baru

Melakukan review/kajian/analisis organisasi berdasarkan hasil pemetaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Penyusunan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM

Menyusun roadmap pengajuan restrukturisasi


halaman 16

Meningkatnya kapasitas Badan POM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi

Terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan diklat

Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi

Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kepegawaian dan kehumasan

Menyusun konsep revitalisasi fungsi tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Meningkatnya koordinasi antar unit

Menyusun pedoman perencanaan tahunan




Melakukan review tata hubungan kerja




Melakukan integrasi top down dan bottom up planning




Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran




Menyusun pedoman sampling




Melaksanakan evaluasi





halaman 17

TATALAKSANA

Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance

Meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan

Terbangunnya proses manajemen pemerintahan menggunakan TI

Melakukan penyusunan rencana IT Governance

Melakukan pengkajian IT Governance

Implementasi IT Governance System

Monev IT Governance System

Meakukan pengembangan IT – PMO

- Pemetaan HW/SW - Uji coba IT - PMO

Implementasi IT - PMO

Monev IT - PMO

Prototype SIPT Uji coba SIPT Implementasi SIPT Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom

Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom

Integrasi e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom

Integrasi e-registation OT, SM dengan e-bpom

Continuous improvement pada sistem e-registration OT dan SM

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk

Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk

Uji coba dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik

Evaluasi sistem pelaporan ESO elektronik

Melakukan pengembangan laboratory information management system (LIMS)

Melakukan pengembangan sistem data management laporan ESO elektronik


halaman 18

Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan

Terlaksananya tugas dan fungsi K/L sesuai prosedur kerja

Menyusun manual mutu QMS Badan POM

Sertifikasi ISO 9001:2008

Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu


Mengintegrasikan bussiness process map, relationship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM


CAPA CAPA

Menyusun dan mengharmonisasi SOP

CAPA pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM

pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM

Menyusun IK dan format-format


Mengkaji keterkaitan SOP dan uraian jabatan

Mengimplementasikan QMS Badan POM


halaman 19


Meningkatnya jumlah unit yang memperoleh standarisasi pelayanan internasional

Unit telah berstandar internasional

Menyusun dokumen level I, II, III, IV ISO 9001:2008

Sertifikasi sistem mutu (ISO 9001:2008) Badan POM (keseluruhan/1 sertifikat induk Badan POM dan 53 sertifikat unit kerja)

pemeliharaan sistem pemeliharaan sistem

Melaksanakan sinkronisasi ISO 9001:2008 dari unit kerja yang sudah mendapatkan sertifikat ke sistem Badan POM

Keanggotaan dalam PIC/s



Melaksanakan sinkronisasi ISO 17025 dari laboratorium pengujian Badan POM seluruh Indonesia dengan ISO 9001:2008 Badan POM

Melakukan pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008



Audit PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation

Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium ISO 17025

Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium ISO 17025

Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium


halaman 20

Scheme) ISO 17025

Meningkatnya kinerja Badan POM

Terbangunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) yang selaras dengan penetapan strategi

Menyusun Grand design dan roadmap Badan POM

Review peta strategi dan IKU



Melaksanakan review renstra

Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM



Menyusun peta strategi dan IKU

Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan





PER-UU Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif

Menurunnya tumpang tindih dan disharmonisasi peraturan perundang-undangan terkait pengawasan Obat dan Makanan

Adanya SOP tentang penyusunan peraturan Perundang-undangan

a Menyusun SOP penyusunan peraturan perundang-undangan (area perubahan tata laksana)

a Continuous improvement



SOP Mengakomodir 7 asas pembentukan peraturan perundang-undangan (UU no 10/2004)


halaman 21

Pelaksanaan legal drafting mengacu SOP di atas termasuk dukungan routing slip

a Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP



b Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP

Telah dilakukan pemetaan atas peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih, disharmonis, serta multitafsir, dan hasil identifikasi segera ditindaklanjuti

a Mengidentifikasi peraturan perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

a Updating Pemetaan Per UU



b Melakukan pemetaan peraturan-perundang-undangan yang tidak harmonis, tidak sinkron dan belum ada di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan


halaman 22

Meningkatnya efektifitas pengelolaan peraturan perundang-undangan

Arsip dan indeks peraturan bertambah tertib, lengkap dan informatif, dan telah tersampaikan ke pegawai dan stakeholder

a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap




b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id




c Menyusun kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah

c Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan

c Melakukan revisi kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah apabila diperlukan

c Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan

d Menyusun mekanisme dan tindak lanjut pengaduan

d Membahas pengaduan dan upaya perbaikan

Melakukan revisi mekanisme dan tindak lanjut pengaduan apabila diperlukan

d Membahas pengaduan dan upaya perbaikan

e Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan

e Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan

F Membahas pengaduan dan upaya perbaikan

f Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan

SDM APARATUR

SDM aparatur yang

Meningkatnya ketaatan terhadap

Pengelolaan SDM sesuai dengan

Melakukan finalisasi analisis jabatan

Evaluasi Anjab Evaluasi Grading Jabatan

http://www.pom.go.id/





halaman 23

berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera

pengelolaan SDM Aparatur

peraturan

a Menyusun peta jabatan

b Menyusun uraian jabatan

c Melakukan grading jabatan

d Melakukan validasi grading jabatan

e Menyusun harga jabatan

Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM Aparatur

Transparansi dan akuntabilitas sistem rekrutmen

Melakukan penataan sistem rekrutmen pegawai

a Menyusun Man Power Planning (MPP)

a Melakukan finalisasi MPP

a Merencanakan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi

a Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN



b mengimplementasikan e_recruitment

c Menyusun Blue Print e_recruitment

c mengimplementasikan e_recruitment

c mengimplementasikan e_recruitment

c Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen


halaman 24

d Mengimplementasikan e_recruitment secara partial

d Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

d Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

e Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

Transparansi pola karier, mutasi, dan promosi

a Menyusun Pola Karier

Continuous improvement



b Menyusun SOP mutasi dan promosi

Meningkatnya disiplin SDM Aparatur

Penerapan PP 53 tahun 2010

Melakukan sosialisasi PP 53 tahun 2010

Melaksanakan absensi sidik jari



Menyusun pedoman evaluasi kehadiran

Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai



Menetapkan jam kerja pegawai

Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari


Meningkatnya efektifitas manajemen

Indikator kinerja individu terukur

a Menyusun sistem penilaian kinerja individu

a Memfinalisasi sistem penilaian kinerja individu

a Menerapkan sistem penilaian kinerja individu

a Menerapkan sistem penilaian kinerja individu


halaman 25

SDM Aparatur

Menyusun draft SKI

Menetapkan SKI b Mengimplementasikan Management Cockpit

b Mengimplementasikan Management Cockpit

b Melakukan pengembangan Management Cockpit

Data pegawai mutakhir dan akurat

a Mengembangkan arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)

a Mengembangkan e_HCM

a Mengembangkan e_HCM

a Melakukan penerapan dan evaluasi e_HCM

b Melakukan sosialisasi dan sinkronisasi SIAP ke seluruh unit kerja

b mengimplementasikan SIAP

b mengimplementasikan SIAP

Implementasi SIAP

Meningkatnya profesional SDM Aparatur

Standar kompetensi jabatan

Menyusun standar kompetensi jabatan

a Menyusun kamus kompetensi jabatan

a Menyusun standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan

b Menyusun standar kompetensi umum

b Memfinalisasi Standar Kompetensi Jabatan

c Mengintegrasikan standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi

Peta profil kompetensi

Asesmen individu Asesmen individu Menyusun profile Kompetensi


halaman 26

individu

Sistem dan proses diklat pegawai berbasis kompetensi

Menyusun pola peningkatan kompetensi

Memfinalisasi pola peningkatan kompetensi

Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi


Mengembangkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi


a Pendidikan S2 dan S3 --> 70 orang




b Pelatihan teknis dan fungsional




c Pelatihan softskill c Pelatihan softskill

c Pelatihan softskill c Pelatihan softskill

PENGAWASAN

Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN

Meningkatnya kepatuhan terhadap pengelolaan keuangan negara

Kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian keuangan negara sesuai dengan aturan yang berlaku

a Menyusun pedoman Integrated Planning dan Budgeting

a Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran



b Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran

b Menyusun SK pengorganisasian penganggaran



c Menyusun SK pengorganisasian penganggaran

c Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran



d Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran

d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan

d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan

d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di


halaman 27

POM POM lingkungan Badan POM

e Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM

Terselenggaranya SPIP di Badan POM

Menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembaga

a Menyusun SK Kepala Badan POM tentang Penyelenggaraan SPIP

a Menerapkan SPIP a Menerapkan SPIP a Menerapkan SPIP

b Sosialisasi SPIP b Melaksanakan evaluasi SPIP

b Melaksanakan evaluasi SPIP

b Melaksanakan evaluasi SPIP

c Menyelenggarakan pelatihan SPIP untuk Eselon I dan II

d Melakukan perencanaan dan penerapan SPIP

e Melaksanakan evaluasi SPIP

Meningkatnya peran APIP dalam

a Audit Operasional, On going dan Kasus





halaman 28

mendorong meningkatkan kepatuhan atas pengelolaan keuangan negara

b Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset




Meningkatnya efektifitas pengelolaan keuangan negara pada Badan POM

Telah dimanfaatkannya setiap output yang dihasilkan

Melaksanakan evaluasi LHP dan TL




Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya




Dapat dipertahankannya status opini WTP pada Badan POM

Dipertahankannya opini WTP

a Memonitor tindak lanjut hasil temuan

Memonitor tindak lanjut hasil temuan



b Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN

Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN



Meningkatnya peran APIP dalam mendorong meningkatkan status opini Laporan Keuangan

a Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan

Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan



b Monev CAPA b Monev CAPA b Monev CAPA b Monev CAPA


halaman 29

Menurunnya tingkat penyalahgunaan wewenang

Implementasi Program Anti Korupsi

Merumuskan kebijakan dan program bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi

Internalisasi budaya anti korupsi



Mengidentifikasi area/proses pengawasan obat dan makanan rawan korupsi

Melaksanakan penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh pegawai Badan POM

Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi


Menggalang komitmen seluruh pegawai Badan POM



Melaksanakan penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh Pejabat Struktural dan Fungsional yang menangani pelayanan publik


halaman 30


Meningkatnya implementasi e_procurement Barang dan Jasa

Menerbitkan SE pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.

Mengimplementasikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku



Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP




Mengimplementasikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa dengan nilai lebih dari 100 Jt secara bertahap

AKUNTABILITAS

Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja

Meningkatnya kinerja Badan POM

Indikator kinerja utama yang terukur

Menyusun pedoman evaluasi kinerja

Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala




halaman 31

birokrasi

Menyusun modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)

Mengukur pencapaian IKU



a Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala


Meningkatnya akuntabilitas Badan POM

Sistem yang mendorong kinerja organisasi

Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM




Melakukan ppengembangan sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja

Melakukan uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Menerapkan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Menerapkan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Melakukan pengembangan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Melakukan pengembangan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Menetapkan dan memberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Menetapkan dan memberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu


halaman 32

Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID



Melakukan evaluasi PPID



Peningkatan kualitas laporan akuntabilitas

Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP




Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling)




Melakukan review laporan keungaan




PELAYAN-AN PUBLIK

Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat (lebih cepat, lebih murah, lebih aman, dan lebih mudah dijangkau)

Pelayanan publik murah, terjangkau, cepat dan aman

Mengidentifikasi pelayanan publik Badan POM

Sosialisasi standar pelayanan

Implementasi SP Implementasi SP

Menyusun draft dan Finalisasi standar pelayanan

Sosialisasi SP Melakukan evaluasi kinerja pelayanan

Melakukan evaluasi kinerja pelayanan

Sosialisasi SP Implementasi SP CAPA untuk mutu pelayanan

CAPA untuk mutu pelayanan

a Menerapkan & Mengembangkan e-reg dan e-notifikasi

a Menerapkan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap




halaman 33

b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik




Menyusun pedoman evaluasi pelayanan publik

c Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik

c

Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik

c

Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik


d Peningkatan koordinasi lintas sektor

e

Melakukan evaluasi kinerja pelayanan

f


Meningkatnya Indeks Kepuasan Masyarakat

Terimplementasinya metode survei kepuasan pelanggan yang efektif

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat

Sosialisasi metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai


halaman 34

Besar/Balai POM

Tersedianya sistem penanganan keluhan, saran dan masukan

Mengembangkan SOP, metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/masukan

Mengembangkan metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/masukan

Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung




Melakukan evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA


Meningkatkan layanan pengaduan konsumen






Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggraan pelayanan publik

Mengimplementasikan strategi komunikasi dan kehumasan

Mengembangkan metode baru ke arah KIE yang lebih bersahabat

Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat


Melakukan iden-tifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelom-pok gender) dan pemangku kepentingan

Mengembangkan target audience

Meningkatkan intensitas kehumasan


Melakukan pemetaan potensi masyarakat


Evaluasi kehumasan Evaluasi dan penyusunan grand design


halaman 35

strategi baru

Melakukan review strategi komunikasi dan kehumasan


Evaluasi kehumasan

POLA PIKIR & BUDAYA KERJA

Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi

Meningkat-nya komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

Terbentuknya tim manajemen perubahan Badan POM

Menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan

a Melakukan identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM

b Menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan

Melakukan review dan menyusun kembali dokumen usulan RB

Menyusun design management


halaman 36

Tersusunnya strategi manajemen perubahan

Menyusun strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi :

Melaksanakan perubahan

Memperkuat hasil perubahan :

Memperkuat hasil perubahan

Merumuskan Rencana Perubahan

a Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program RB lainnya

a.

Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya

a Mengumpulkan umpan balik dan menganalisanya

a Melakukan Asessmen Kesiapan Perubahan

b Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan

b Melaksanakan tindakan perbaikan

b Melaksanakan tindakan perbaikan

b Merumuskan strategi manajemen perubahan

c Membuat rencana pelatihan/komunikasi dan mengimplementasikannya

c Memberikan penghargaan atas keberhasilan

c Memberikan penghargaan atas keberhasilan

c Merumuskan strategi komunikasi

d Mengelola resistensi d Mengukur tingkat keberhasilan

d Mengukur tingkat keberhasilan

d Memperkuat manajemen perubahan

e Mengukur tingkat keberhasilan

Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM


e Menyusun ukuran keberhasilan


Menyusun dan menetapkan Quick Wins dengan SK Kepala Badan POM


halaman 37

Menyusun kode etik pegawai Badan POM


Tersusunnya strategi komunikasi manajemen perubahan

Menyusun dan merumuskan strategi komunikasi manajemen perubahan :

Melaksanakan strategi komunkasi



a Melakukan pengumpulan dan analisis informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran

Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi



b Mengidentifikasi pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)

Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)



c Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi

Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi




halaman 38

d Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)

e Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi

Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja

Terbangunnya komitmen, partisipasi dan perubahan perilaku yang diinginkan

Menyelenggarakan pertemuan dalam rangka sosialisasi dan internalisasi Rencana Perubahan dan budaya kerja

Mengukur dan meningkatkan komitmen stakeholder



Monev pelaksanaan RB

a Menyusun tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB

a Melakukan assessmen dan menganalisis umpan balik (hasil assessment), serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

a Melakukan assessmen dan menganalisis umpan balik (hasil assessment), serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

b Melakukan assessmen dan menganalisis hasil assessment, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

b Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous

b Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan


halaman 39

improvement solusi terbaik dan continuous improvement

c Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement

c Monev pelaksanaan RB

c Monev pelaksanaan RB

d Monev pelaksanaan RB

d

Menurunnya risiko kegagalan yang disebabkan kemungkinan timbulnya resistensi terhadap perubahan

Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai

a.

Menyusun analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko

Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan



Menyiapkan agents of change :

a Mengidentifikasi audiens

a Mengidentifikasi audiens

A Mengidentifikasi audiens

a TOT agents of change

b Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

b Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

B Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan


halaman 40

c Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif

c Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif

C Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif

d Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya



e Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu

e Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu

E Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu

f.

Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)

f. Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)

f.


g.

Memberikan informasi secara jelas

g.

Memberikan informasi secara

g.

Memberikan informasi secara


halaman 41

jelas jelas

h Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya



i Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi

i Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi

I Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi

j Menyusun metode pengukuran umpan balik

j Menyusun metode pengukuran umpan balik

J Menyusun metode pengukuran umpan balik

k.

Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

k.


k.


l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement

l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous

l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik


halaman 42

improvement dan continuous improvement

m Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

m Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

M Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB


halaman 43

C. KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN

REFORMASI BIROKRASI


halaman 44

PROGRAM

PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI

A. Pencapaian

Terdapat 2 peraturan perundang-undangan yang mendasari berdirinya Badan POM

yaitu : Keputusan Presiden nomor Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga

Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005 serta Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun

2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen

sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52

Tahun 2005.

Berdasarkan kedua peaturan perundang-undangan tersebut, dilakukan penilaian

kapasitas organisasi yang terdiri dari 4 aspek yaitu :

1. Nama institusi;

2. Struktur;

3. Sistem dan tata laksana;

4. Budaya organisasi.

Dalam penataan dan penguatan organisasi, dilakukan review terhadap 2 aspek yang

pertama nama institusi serta struktur organisasi.

Nama Institusi

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga

Pemerintah Non Departemen, kami menjumpai bahwa terdapat inkonsistensi nama

Badan POM seperti terdapat pada matriks di bawah ini:

No Peraturan Perundang-Undangan Nama Institusi Ket.

1 Keputusan Presiden Republik Indonesia

Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,

Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga

Badan Pengawas

Obat dan Makanan

disingkat BPOM

Pendirian

BPOM


halaman 45

Pemerintah Non Departemen


Nomor 3 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas

Keputusan Presiden Republik Indonesia





Badan Pengawas

Obat dan Makanan

disingkat BPOM

Perubahan

Pertama







Pemerintah Non Departemen Sebagaimana

Telah Diubah Dengan Keputusan Presiden

Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2002

Badan Pengawas

Obat dan Makanan

disingkat BPOM

Perubahan

Kedua








Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan


Nomor 46 Tahun 2002

Badan Pengawas

Obat dan Makanan,

disingkat BPOM

Perubahan

Ketiga







Badan Pengawas

Obat dan Makanan,

disingkat BPOM

Perubahan

Keempat


halaman 46


Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan


Nomor 30 Tahun 2003

6 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor

11 Tahun 2005 tentang Perubahan Kelima Atas






Badan Pengawasan

Obat dan Makanan

disingkat BPOM

Perubahan

Kelima

7 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor

64 Tahun 2005 tentang Perubahan Keenam

Atas Keputusan Presiden Republik Indonesia





Tidak dicantumkan,

hanya BPOM

Perubahan

Keenam

Terkait nama institusi tersebut di atas serta status peraturan perundang-undangan

berdasarkan asas hukum lex posteriori derogat legi priori (peraturan yang terbaru

mengesampingkan peraturan yang lama), maka nama Badan Pengawasan Obat dan

Makanan yang seharusnya digunakan. Namun demikian, belum tentu pada saat

typing peraturan perundang-undangan ini yang dimaksud adalah Badan Pengawasan

Obat dan Makanan seperti yang tertera, melainkan Badan Pengawas Obat dan

Makanan. Inkonsistensi dalam 1 (satu) peraturan yang sama terdapat pada nama

Badan Pengawas Tenaga Nuklir disingkat BAPETEN serta Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan disingkat BPKP. Secara internal dilakukan pengkajian,

bahwa nama Badan Pengawasan Obat dan Makanan lebih tepat dibandingkan nama

Badan Pengawas Obat dan Makanan karena fungsi pengawasan lebih luas dari kata

pengawas. Fungsi pengawasan mencerminkan pengawasan dari hulu ke hilir atau

serng disebut sebagai pengawasan full spectrum, sedangkan kata pengawas berarti

yang mengawasi, berkonotasi orang yang mengawasi suatu proses yang sedang atau


halaman 47

sudah terjadi, dengan demikian, fungsi pre market evaluation dan standardisasi serta

regulasi/pengaturan tidak tergambar dalam kata pengawas.

Sejalan dengan kata pengawasan tersebut, Sistem Pengawasan Obat dan Makanan

(SisPOM) dibangun oleh beberapa fungsi pengawasan. Full spectrum pengawasan ini

meliputi fungsi : a) Standardisasi dan regulasi, merupakan suatu spesifikasi atau

ketentuan teknis yang mengikat para pemangku kepentingan yang berpengaruh

terhadap pasar komoditi obat dan makanan, utamanya produsen, konsumen, dan

pemerintah, dalam menjamin terwujudnya kompetisi dagang yang sehat dan

keuntungan optimal bagi konsumen; b) Penilaian produk sebelum beredar,

merupakan satu elemen untuk menilai keamanan, manfaat, dan mutu produk sebelum

diperbolehkan untuk dilepas ke pasar; c) Pemeriksaan sarana produksi dan sarana

distribusi, yang terdiri dari audit dan inspeksi sarana untuk memastikan komoditi

diproduksi maupun disimpan/diedarkan sesuai kaidah-kaidah baku sehingga produk

yang dihasilkan dijamin aman, bermanfaat, dan bermutu; d) Pengawasan produk di

pasar, dilakukan secara sampling atas dasar hasil kajian risiko dari waktu ke waktu,

untuk memastikan bahwa obat dan makanan yang beredar, keamanan, manfaat, dan

mutunya tetap konsisten dengan hasil penilaiannya sebelum beredar, di samping

pengamatan terhadap berbagai risiko lain seperti, produk ilegal dan lain-lain; e)

Pengawasan iklan produk, dimaksudkan agar tidak menimbulkan induced demand,

utamanya yang bersifat misleading; f) Pengujian laboratorium, merupakan tulang

punggung pengawasan karena hasil pengujian ini yang merupakan diagnosis pasti

tentang ada / tidaknya penyimpangan dalam komposisi produk terhadap izinnya,

sehingga tingkat kompetensi lab harus dijamin dapat mengawal seluruh kebijakan

paling mutahir dari pengawasan obat dan makanan; dan g) Penyidikan kasus, yang

merupakan kegiatan dalam rangka membawa kasus-kasus penyelewengan ke

pengadilan. Keseluruhan sistem pengawasan yang terdiri dari pelaku usaha,

masyarakat dan pemerintah, terlibat aktif dalam pengawasan Obat dan Makanan.

Oleh karena itu, pemberdayaan masyarakat menjadi suatu yang juga harus dilakukan,

sehingga masyarakat dapat melindungi dirinya sendiri dari produk Obat dan

Makanan yang tidak memenuhi syarat dan atau membahayakan kesehatannya.

Struktur Organisasi

Review struktur organisasi dalam kaitannya dengan peraturan perundang-undangan

dan sistem pengawasan Obat dan Makanan


halaman 48

Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor

02001/SK/KBPOM Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas

Obat dan Makanan.

a. Tugas Pokok BPOM

Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan ma-kanan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Fungsi BPOM

a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan

obat dan makanan;

b. Pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang pengawasan obat dan makanan;

c. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BPOM;

d. Pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan terhadap kegiatan

instansi pemerintah di bidang pengawasan obat dan makanan;

e. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang

perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana,

kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah

tangga.

c. Kewenangan BPOM

1. Penyusunan rencana nasional secara makro di bidang pengawasan obat

dan makanan;

2. Perumusan kebijakan di bidang pengawasan obat dan makanan untuk

mendukung pembangunan secara makro;

3. Penetapan sistem informasi di bidang pengawasan obat dan makanan;

4. Penetapan persyaratan penggunaan bahan tambahan (zat adiktif) tertentu

untuk makanan dan penetapan pedoman peredaran obat dan makanan;

5. Pemberian ijin dan pengawasan peredaran obat serta pengawasan industri

farmasi;

6. Penetapan pedoman penggunaan, konservasi, pengembangan, dan

pengawasan tanaman obat.

Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi,

yaitu Obat, Makanan (dan Bahan Berbahaya) dan Obat Tradisional, Kosmetika

dan Produk Komplemen. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi

tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya Kedeputian 1, mengelola obat (produk


halaman 49

terapetik) mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di

lapangan. Begitu juga dengan Kedeputian 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu,

pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan kurang efektif dan berpotensi

pada penyalahgunaan wewenang, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau

kendala dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai

wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum

mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi,

Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan Penyidikan.

Untuk menjembatani struktur berdasarkan produk dengan fungsi, maka sudah

dilakukan penyusunan business process map, relationship map dan cross functional

map.

Badan POM mempunyai 31 Balai Besar/Balai POM yang tersebar di hampir

seluruh provinsi. Sampai saat ini, berdasarkan peraturan perundang-undangan,

Balai Besar/Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan

yang telah dirumuskan di pusat. Dalam kenyataannya, Balai Besar/Balai POM

selain menjalankan kebijakan yang telah dirumuskan di pusat, juga sebagai

penjuru pada pengawasan Obat dan Mkaanan di wilayah kerjanya. Dengan

demikian, selain fungsi teknis, Balai Besar/Balai POM juga menjalankan fungsi

koordinasi keluar baik di tingkat propinsi maupun di tingkat Kabupaten/Kota.

Secara internal, Badan POM telah mengembangkan integrated planning and

budgeting, yang dalam pelaksanaannya juga mengakomodasi secara seimbang top

down dan bottom up planning. Sehingga Balai Besar/Balai POM dapat mengelola

perencanaan kebutuhannya sendiri dalam koridor Badan POM.

Namun dalam menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pusat, Balai

Besar/Balai POM belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya

konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal yang sudah menjadi tupoksi Balai

Besar/Balai POM sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu

kekurangmandirian Balai Besar/Balai POM antara lain, kurangnya kepercayaan

yang diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan

kompetensi Balai Besar/Balai POM belum sesuai dengan harapan.

Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat

dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai Besar/Balai POM yang berada di

propinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah-daerah pelosok tanah air. Sejak

tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang


halaman 50

merupakan perpanjangan tangan Balai Besar/Balai POM. Beberapa tahun

belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten (pos POM) semakin

meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh

pemerintah daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah

terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada

saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih

banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh upaya

pengawasan. Hal ini sekali lagi menunjukkan bahwa Balai Besar/Balai POM

mempunyai fungsi koordinasi keluar yang sangat tinggi, bahkan juga mempunyai

fungsi pembinaan ke Kabupaten/Kota untuk fungsi pengawasan Obat dan

Makanan yang telah didaerahkan.

Untuk menjawab seluruh permasalahan tersebut, pada tahun 2009-2010 telah

dilakukan penyusunan draft dokumen postur birokrasi 2025. Postur Birokrasi

2025 merupakan kondisi kelembagaan ideal di tahun 2025 bagi Badan POM dan

SisPOM. Draft dokumen tersebut telah menampung kemungkinan perubahan

struktur akibat terbitnya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian

Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

Kementerian/Lembaga yang mencantumkan salah satu sasaran area perubahan

penataan dan penguatan organisasi: terbentuknya unit kerja yang menangani

kepegawaian, kehumasan dan pendidikan dan pelatihan (diklat); serta Undang-

Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik, yang menyatakan bahwa untuk mewujudkan pelayanan cepat,

tepat, dan sederhana setiap Badan Publik untuk menunjuk Pejabat Pengelola

Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Namun belum menampung kemungkinan perubahan struktur akibat terbitnya

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah yang menyatakan bahwa Kementerian/Lembaga/ Departemen/

Instansi diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat

memberikan pelayanan/pembinaan dibidang Pengadaan Barang/Jasa.

Dalam perkembangannya, dirasakan banyak kendala dalam restrukturisasi

terutama karena tidak dapat dihandle oleh Badan POM sendiri, sehingga, sampai

saat ini, pengembangan kapasitas organisasi dilakukan melalui revitalisasi peran


halaman 51

dan fungsi. Terkait dengan upaya revitalisasi peran dan fungsi, telah diterbitkan

dokumen Konsep Revitalisasi Peran dan Fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM.

Revitalisasi dilakukan dengan tujuan untuk perkuatan fungsi Pengawasan Obat

dan Makanan dalam menghadapi tantangan yang semakin kompleks utamanya

bagi Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan sebagai ujung tombak

Pengawasan Obat dan Makanan. Untuk meningkatkan kompetensi Balai

Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan dalam rangka revitalisasi peran dan

fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan, faktor

kepemimpinan sangat besar pengaruhnya. Oleh karena itu dilakukan pembinaan

Balai Besar/Balai POM oleh Pejabat Eselon I dengan menyelenggarakan upaya

yang terencana, terarah, dan terstruktur. Untuk itu, telah diterbitkan dokumen

Pedoman Pembinaan Balai Besar/Balai POM.

Upaya revitalisasi juga semestinya dapat diukur keberhasilannya. Melalui

penyusunan indikator dan sistem penilaian kinerja Balai Besar/Balai POM,

keberhasilan antar Balai Besar/Balai POM tersebut dapat diukur. Tools assessment

untuk mengukur keberhasilan telah disusun, dan akan digunakan dalam self

assessment oleh Balai Besar/Balai POM.

B. Rencana

Penyusunan rencana penataan dan penguatan organisasi dilakukan setelah analisis

lingkungan internal dan eksternal sebagai berikut :

Perkembangan Lingkungan Eksternal

a. Konsumsi Masyarakat (Demand Side)

1. Transisi demografi

Peningkatan demand akan obat untuk penyakit degenerative dan menahun serta

penyakit yang disebabkan pemanasan global.

2. Persebaran penduduk

Risiko yang meningkat pada kelompok urban poor.

3. Transformasi sosio-budaya

Peningkatan demand akan fast food

4. Daya beli konsumen

Substitusi kebutuhan dengan produk murahan.

b. Perkembangan Penyediaan (Supply Side)

1. Pertumbuhan usaha bidang obat dan makanan


halaman 52

- Market share industri obat nasional

- Kelemahan daya saing industri obat nasional

- Perkembangan industri herbal medicine dan health food

- UKMK bidang makanan sebagai survival terhadap krisis ekonomi

- Peningkatan risiko kesehatan bagi rakyat miskin

- Bahaya narkotika yang meningkat

2. Kemajuan teknologi produksi

- Supply dalam jumlah besar dan cepat menyebar

- Teknologi ultra modern

3. Teknologi promosi

Provider induced demand

4. Harmonisasi perdagangan dunia

Memudarnya penapisan komoditi antar negara

Implikasi Terhadap Organisasi

Beberapa isu strategis dalam upaya peningkatan efektifitas pengawasan obat dan

makanan ke depan, adalah sebagai berikut :

- Pengorganisasian atas dasar full spectrum pengawasan obat dan makanan

- Intensifikasi pemeriksaan produk di peredaran

- Perkuatan fungsi penyelidikan dan penyidikan

- Perkuatan fungsi laboratorium sebagai backbone pengawasan

- Dukungan Sekretariat Utama yang berdaya-ungkit besar termasuk fungsi

kepegawaian, kehumasan, PPID dan ULP

- Perlunya kerjasama lintas sektor, terutama Pemda

Pada tahun 2011 sampai dengan 2014, beberapa kegiatan yang sedang dan akan

dilakukan terkait dengan penataan dan penguatan organisasi adalah :

Evaluasi kelembagaan secara internal didahului oleh penyusunan dokumen

Pedoman penilaian kapasitas organisasi, serta melakukan assessment kinerja

organisasi dan penegakan reward dan punishment system pada pencapaian

kinerja.

Menyusun dan atau memperbaiki naskah akademik restrukturisasi organisasi dan

melakukan evaluasi organisasi dengan struktur baru.


halaman 53

Menyusun konsep revitalisasi Pusat terutama untuk fungsi Kepegawaian dan

Kehumasan, serta PPID dan ULP.

C. Kriteria Keberhasilan

Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi Badan POM

dan menghindarkan duplikasi tugas dan fungsi sehingga dapat mendorong percepatan

reformasi birokrasi, kriteria keberhasilan penataan dan penguatan organisasi ditandai

dengan :

1. Menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi internal Badan POM; dengan

indikator :

Terbentunya struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas

Terwujudnya organisasi dengan ukuran yang tepat (right size)

2. Meningkatnya kapasitas Badan POM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi,

dengan indikator :

Terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan diklat

Meningkatnya koordinasi antar unit

D. Agenda Prioritas

Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa restrukturisasi belum menjadi prioritas untuk

dilaksanakan karena sangat tergantung kepada stakeholder yang lain. Namun untuk

meningkatkan kapasitas organisasi, diagendakan untuk melaksanakan revitalisasi peran

dan fungsi Balai Besar/Balai POM pada tahap pertama, yang akan disusul dengan

revitalisasi fungsi kepegawaian, kehumasan, diklat, PPID serta ULP. Revitalisasi

dilakukan, karena sebagai ujung tombak pengawasan Obat dan Makanan, Balai

Besar/Balai POM harus segera memperbesar kapasitas dan kapabilitasnya sehingga

dapat menjadi leader di wilayah kerjanya masing-masing untuk pengawasan Obat dan

Makanan. Sedangkan revitalisasi fungsi kepegawaian, kehumasan, diklat, PPID dan ULP,

dilakukan karena sudah terdapat unit organisasi yang menangani beberapa fungsi

tersebut, dan di sisi yang lain, karena Undang-Undang pengawasan Obat dan Makanan

yang sampai saat ini belum terbit.

Terkait dengan hal tersebut, agenda prioritas yang juga akan dilakukan adalah

melakukan revitalisasi disertai dengan pembinaan secara terarah, terstruktur dan terus

menerus untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja organisasi.


halaman 54

E. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja

Formulir 3

Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N

o

PROGRAM/

KEGIATAN

HASIL

YANG

DIHARAP-

KAN

PE-

NA

NG-

GU

NG

JA

WA

B

ALO

-

KAS

I

WA

K-

TU

2011 2012 2013 2014 H

AL

YA

NG

DI

PE

RL

U-

KA

N

ESTI

MA

SI

AN

GG

AR

AN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENATA-AN DAN PENGU-ATAN ORGANI-SASI

7,7 M

1 Menyusun SOP evaluasi organisasi

Dokumen SOP

Pokja 1

8 bln

2 Melaksana

kan evaluasi kelembagaan

Laporan hasil Evaluasi kelembagaan

Pokja 1

8 bln


halaman 55

3 Menyusun desain revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM dan Legalisasinya

Dokumen Konsep Revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Pokja 1

8 bln

4 Menyusun

pedoman pembinaan Balai Besar/Balai POM

Dokumen pedomanpembinaan Balai Besar/Balai POM

Pokja 1

8 bln

5 Menyusun

tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

Dokumen tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

Pokja 1

8 bln

6 Melaksana

kan self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

Dokumen self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

Pokja 1

11 bln

7 Evaluasi

hasil self assessment

Laporan hasil self assessment

Pokja 1

4 bln


halaman 56

8 Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)

Laporan hasil intervensi

Pokja 1

3 th

9 Penegakan

reward dan punishment

ditegakannya reward dan punishment di Badan POM

Pokja 1

1 th

10


Laporan hasil evaluasi pelaksanaan revitalisasi

Pokja 1

1 th

11

Melakukan evaluasi RKT

dokumen hasil evaluasi RKT

Pokja 1


halaman 57

12

Melakukan pemetaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Badan POM yang tepat fungsi dan tepat ukuran berdasarkan business process, pemetaan pola hubungan (relationship map), dan hubungan antar fungsi (cross functional map)

Dokumen business process, relationship map dan cross fungtional map

Pokja 1

8 bln

13

Melakukan review/kajian/analisis organisasi berdasarkan hasil pemetaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Laporan hasil review analisis organisasi

Pokja 1

11 bln


halaman 58

14

Menyusun roadmap pengajuan restrukturisasi

dokumen roadmap restrukturisasi

Pokja 1

4 bln

15

Studi Kelayakan

Laporan hasil studi kelayakan

Pokja 1

1 th

16

Penyusunan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM

Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM

Pokja 1

1 th

17

Pengajuan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM kepada KemenPAN dan RB

Diterimanya Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM oleh KemenPAN & RB

Pokja 1

1 th

18

Evaluasi organisasi berdasarkan struktur baru

Dokumen Evaluasi organisasi berdasarkan struktur baru

Pokja 1

1 th


halaman 59

19


Dokumen pedoman penilaian kapasitas organisasi

Pokja 1

11 bln

20

Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kepegawaian

Laporan hasil assessment kapasitas organisasi unit kerja kepegawaian

Pokja 1

1 th

21

Menyusun konsep revitalisasi fungsi unit kerja kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Dokumen konsep revitalisasi fungsi unit kerja kepegawaian

Pokja 1

1 th

22


Dokumen pedoman penilaian kapasitas organisasi

Pokja 1

11 bln


halaman 60

23

Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kehumasan

Laporan hasil assessment kapasitas organisasi unit kerja kehumasan

Pokja 1

1 th

24

Menyusun konsep revitalisasi fungsi unit kerja kehumasan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Dokumen konsep revitalisasi fungsi unit kerja kehumasan

Pokja 1

1 th

25

Penyusunan pedoman perencanaan tahunan

Dokumen pedoman perencanaan tahunan

Pokja 1

4 th

26

Review tata hubungan kerja

Dokumen Review tata hubungan kerja

Pokja 1

4 th

27

Integrasi top down dan bottom up planning

Dokumen Integrasi top down dan bottom up planning

Pokja 1

4 th


halaman 61

28

Penyusunan petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran

Dokumen petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran

Pokja 1

4 th

29

Penyusunan pedoman sampling

Dokumen pedoman sampling

Pokja 1

4 th

30

Pelaksanaan evaluasi

LAPTAH dan LAKIP Badan POM

Pokja 1

4 th


halaman 62

F. Penanggung jawab

Penanggung jawab untuk program penataan dan perkuatan organisasi adalah Pokja I,

yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.

G. Rencana Anggaran

Untuk seluruh kegiatan program penataan dan penguatan organisasi dibutuhkan

anggaran sejumlah Rp. 7,7 Milyar sampai dengan tahun 2014.


halaman 63

PROGRAM

PENATAAN TATALAKSANA

A. Pencapaian

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SISPOM) dibangun oleh beberapa fungsi

pengawasan yang pada hakekatnya merupakan satu kesatuan rantai upaya yang tidak

terpisahkan, yang dinamakan dengan full spectrum pengawasan. Full spectrum

pengawasan ini meliputi fungsi : a) Standardisasi dan regulasi, merupakan suatu

spesifikasi atau ketentuan teknis yang mengikat para pemangku kepentingan yang

berpengaruh terhadap pasar komoditi obat dan makanan, utamanya produsen,

konsumen, dan pemerintah, dalam menjamin terwujudnya kompetisi dagang yang sehat

dan keuntungan optimal bagi konsumen; b) Penilaian produk sebelum beredar,

merupakan satu elemen untuk menilai keamanan, manfaat, dan mutu produk sebelum

diperbolehkan untuk dilepas ke pasar; c) Pemeriksaan sarana produksi dan sarana

distribusi, yang terdiri dari audit dan inspeksi sarana untuk memastikan komoditi

diproduksi maupun disimpan/diedarkan sesuai kaidah-kaidah baku sehingga produk

yang dihasilkan dijamin aman, bermanfaat, dan bermutu; d) Pengawasan produk di

pasar, dilakukan secara sampling atas dasar hasil kajian risiko dari waktu ke waktu,

untuk memastikan bahwa obat dan makanan yang beredar, keamanan, manfaat, dan

mutunya tetap konsisten dengan hasil penilaiannya sebelum beredar, di samping

pengamatan terhadap berbagai risiko lain seperti, produk ilegal dan lain-lain; e)

Pengawasan iklan produk, dimaksudkan agar tidak menimbulkan induced demand,

utamanya yang bersifat misleading; f) Pengujian laboratorium, merupakan tulang

punggung pengawasan karena hasil pengujian ini yang merupakan diagnosis pasti

tentang ada / tidaknya penyimpangan dalam komposisi produk terhadap izinnya,

sehingga tingkat kompetensi lab harus dijamin dapat mengawal seluruh kebijakan paling

mutahir dari pengawasan obat dan makanan; dan g) Penyidikan kasus, yang merupakan

kegiatan dalam rangka membawa kasus-kasus penyelewengan ke pengadilan.

Sampai saat ini, telah dibangun Sistem Pengawasan Obat dan Makanan tiga lapis, yang

terdiri dari pengawasan oleh kalangan industri/dunia usaha (self controlling),

pengawasan oleh pemerintah (goverment controlling) dan pengawasan oleh masyarakat

(public controlling). Lingkup pengawasan tersebut adalah sebagai berikut :


halaman 64

a. Pengawasan oleh kalangan industri :

Kalangan industri, baik itu dari aspek produksi (pabrik) maupun distribusi (pengedar

maupun pengecer), merupakan pihak-pihak yang pertama kali harus dapat menjamin

komoditi yang diproduksi atau diedarkan di pasar, memenuhi persyaratan

keamanan, mutu, dan manfaat. Untuk ini, proses produksi harus memenuhi

ketentuan good manufacturing practices (GMP) yang telah ditetapkan secara

internasional. Demikian pula dalam hal peredaran produk, harus mengikuti kaidah-

kaidah dalam good distribution practices (GDP). Hasil produksi tertentu yang

beredar di pasar namun tidak memenuhi syarat akibat kegagalan mengikuti kaidah-

kaidah di atas, harus segera ditarik dari peredaran oleh pihak industri.

b. Pengawasan oleh Pemerintah :

Pengawasan yang dilakukan Pemerintah, harus mencakup keseluruhan komponen

SisPOM sebagaimana diuraikan di atas, sebagai satu kesatuan upaya pengawasan.

Tidak lengkapnya, atau bahkan hilangnya salah satu komponen itu, akan berakibat

tidak efektifnya pengawasan, yang pada gilirannya, menjadi sumber inefisiensi

penggunaan dana Pemerintah.

c. Pengawasan oleh konsumen :

Pengawasan oleh konsumen dilakukan, baik terhadap produk di pasar (fisik dan label

produk), iklan produk, maupun produk setelah dikonsumsi. Keraguan dan

kecurigaan terhadap produk yang di-pasarkan ataupun yang dipromosikan, serta

akibat negatif setelah dikonsumsi, dikomunikasikan pada Pemerintah melalui suatu

unit layanan pengaduan konsumen, untuk ditindak-lanjuti oleh Pemerintah.

Sedangkan edukasi bagi konsumen, dilakukan oleh Pemerintah melalui peringatan

(public warnings) yang ditayangkan berulang-ulang di berbagai media massa serta

secara aktif memberikan KIE kepada masyarakat.

Berdasarkan sistem pengawasan tiga lapis tersebut, terutama pada aspek pengawasan

oleh pemerintah (government controlling), telah dilakukan perbaikan tatalaksana sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga pengawasan oleh pemerintah

mempunyai dasar pijakan yang jelas.

Di tahun 2009, telah dilakukan penyusunan SOP, yang merupakan salah satu dokumen

yang diserahkan untuk usulan reformasi birokrasi Badan POM pada akhir 2009. Sejalan

dengan upaya perbaikan/peningkatan berkelanjutan (continuous improvement), Badan

POM berencana untuk melakukan sertifikasi QMS - ISO 9001 : 2008 pada tahun 2012.


halaman 65

Sesuai rencana sertifikasi tersebut, dilakukan penyusunan dokumen level I (manual mutu

QMS Badan POM), demikian juga dilakukan perbaikan atau penyusunan baru dokumen

level II, III, dan IV. SOP yang merupakan dokumen level II dikonsolidasi dan direvisi

dengan menentukan definisi operasional baru, sehingga SOP yang disusun di tahun 2011,

merupakan SOP yang mengikat hubungan kerja antar unit kerja mandiri (setingkat

eselon II pusat dan Balai Besar atau Balai POM), sedangkan tata hubungan kerja di dalam

unit eselon II dan Balai Besar/Balai POM dibentuk dalam suatu Insruksi Kerja (IK).

Tahun 2011 telah disinkronisasi dan dilakukan peninjauan SOP lama dengan hasil 92 SOP

baru berdasarkan definisi operasional baru.

Untuk lebih menjelaskan kepada seluruh stakeholder pengawasan Obat dan Makanan

tentang SisPOM dan keterkaitannya dengan QMS Badan POM, telah pula dilakukan

penyusunan bussiness process map, realtionship map dan cross functional map serta

mengintegrasikannya dalam sistem mutu/QMS Badan POM. Pada dokumen level I, telah

dilakukan penyusunan peta strategi dengan menggunakan tools balanced scorecard (BSC).

Dengan menggunakan peta strategi ini, Indikator Kinerja Utama (IKU)

disusun/dibangun.

Dalam kaitan perkuatan tata laksana di bidang laboratorium, telah disusun tata

hubungan kerja antara pengujian dengan sampling di tahun 2007. Saat ini, sedang

dilakukan revisi terhadap tata hubungan kerja tersebut, sekaligus digunakan untuk

menjawab revitalisasi peran laboratorium yang dikembangkan menjadi beberapa tipe

(laboratorium top referral, laboratorium rujukan, laboratorium unggulan dan

laboratorium rutin). Hal ini melengkapi upaya perkuatan laboratorium yang sudah

mendapatkan mendapatkan akreditasi ISO 17025 di seluruh Indonesia, serta

mendapatkan nilai 96 dari 100 berdasarkan assessment yang dilakukan oleh WHO.


halaman 66

Peta Hubungan (Relationship Map)

Pelaku Usaha

PemerintahMasyarakat

POM-10Perencanaan dan

Keuangan

Biro Perencanaan & Keuangan

Unit Kerja

POM-01Pengelolaan

Perundang-undangan dan Standard

Biro Hukum & Hubungan

Masyarakat

Dit. Standardisasi Produk Terapetik &

PKRT

Dit. Standardisasi Obat Tradisional,

Kosmetik, & Produk Komplemen

Dit. Standardisasi Produk Pangan

POM-02Pengawasan Pre-Market

Dit. Penilaian Obat & Produk Biologi

Dit. Penilaian OT, Suplemen Makanan &

Kos.

Dit. Penilaian Keamanan Pangan

Balai/Balai Besar

POM-03Pengawasan Post-Market

Dit. Pengawasan Distr. PT & PKRT

Dit. Pengawasan NAPZA

Dit. Inspeksi & Sertifikasi OT, Kos.

PK

Dit. Inspeksi & Sertifikasi Pangan

Dit. Surveilan & Penyuluhan

Keamanan Pangan

Dit. Pengawasan Prod. & Bahan

Berbahaya

Pusat Penyidikan Obat & Makanan

Balai/Balai Besar

POM-04Pengelolaan

Laboratorium

Pusat Pengujian Obat & Makanan

Pusat Riset Obat & Makanan

Balai/Balai Besar


Dit. Obat Asli Indonesia

Dit. Pengawasan Produksi PT& PKRT

Permohonan NIE/

NIE/

Pengawasan

Informasi/

Hasil Pengujian

Permohonan Pengujian/

Permohonan Inform

asi/

Pengaduan

Permohonan Inform

asi/

PengaduanInformasi

Regulasi

Laporan

POM-05Riset dan

Pengembangan

Pusat Riset Obat & Makanan


POM-06Pelayanan

Komunikasi, Informasi dan Edukasi

Pusat Informasi Obat & Makanan

Biro Hukum & Hub. Masyarakat

Balai/Balai Besar

POM-07Teknologi Informasi

Pusat Informasi Obat & Makanan

Unit Kerja

POM-08HRD

Biro Umum

Unit Kerja

POM-11Komunikasi Kemitraan

Dalam dan Luar Negeri

Biro Kerja Sama Luar Negeri

Biro Hukum & Hubungan Masyarakat

Unit Kerja

Biro Umum

POM-12General Affair

Biro Umum

Unit Kerja

POM-13Pengadaan Barang

dan Jasa

Biro Umum

Unit Kerja

POM-09Legal Management

Biro Hukum & Hubungan Masyarakat

Unit Kerja

Planning & Financial Support

POM-14Manajemen Organisasi


Inspektorat

POM-15Management System

Improvement


Inspektorat

Unit Kerja

Planning &

Financial Support

Plannin

g &

Financial S

upport

General Support/Informasi/Administrasi/Bantuan Hukum/Pengadaan/Hasil Pengujian

General Support

General Support

Permohonan Pengujian/Informasi/Bantuan Hukum/

Pengadaan/Administrasi-Tata Usaha


halaman 67

Peta Proses Bisnis (Business Process Map)

Pelaku Usaha

Masyarakat

Pelaku Usaha

Masyarakat

Pemerintah Pemerintah

POM-01Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard

POM-02Pengawasan Pre-Market

POM-03Pengawasan Post-Market

POM-04Pengelolaan Laboratorium

POM-05Riset dan

Pengembangan

POM-06Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi

POM-07Teknologi Informasi

POM-09Legal Management

POM-08Human

Resource Dev.

POM-11Komunikasi Kemitraan

Dalam & Luar Negeri

POM-12General Affair

POM-13Pengadaan Barang & Jasa

POM-10Perencanaan & Keuangan

POM-14Organization Management

POM-15Management System

Improvement

RegulasiPen

gajua

nReg

istra

si

Peng

adua

n m

asya

raka

t

LaporanRegulasi/Standar

Nomor Registrasi

Pengawasan/Surveilan

Komunikasi/Informasi/Edukasi

Komunikasi/Informasi/Edukasi

Hasil Pengawasan

Regulasi/Standar

Hasil Riset

Gen

eral

Su

ppor

t

Regulasi/Standar

Metode Analisis

Regulasi/StandarRegulasi/Standar

PermintaanPengujianPermintaan Pengujian

Approved Information

Planning & Financial

Support

Plannin

g & F

inan

cial

Support

Gener

al S

upport

Planning & Financial

Support

Proses Kerja Utama (CORE PROCESS)

Proses Pendukung Utama (DIRECT SUPPORT)

Proses Kerja Perencanaan (PLANNING SUPPORT)

Proses Kerja Perbaikan (IMPROVEMENT SUPPORT)

Nomor Registrasi


halaman 68

Peta Sub Proses Bisnis (Cross Functional Map)

POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard

POM-03 Pengawasan Post-Market

POM-05 Riset dan Pengembangan

POM-09 Legal Management

POM-02 Pengawasan Pre-Market

POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri

Kajian/Pertimbangan Hukum

Data Kasus/Dasar Hukum

Data Kasus/Hasil Riset

POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi

Dokumentasi/Sosialisasi

Informasi/Standar

Standar/Pedoman

1.1 Penyusunan Rancangan Undang-

Undang

1.2Penyusunan Rancangan Peraturan

Pemerintah

1.3 Penyusunan Rancangan Peraturan

Menteri


1.4Penyusunan Rancangan Peraturan

Kepala Badan POM / Peraturan Kepala Badan POM

1.5Penyusunan Rancangan Standar

1.6Penyusunan Rancangan Keputusan


halaman 69


2.1Pra-Registrasi Obat dan Produk Biologi

2.2Registrasi Obat dan Produk Biologi

2.3Evaluasi Registrasi Produk Terapetik

Penggunaan Khusus

2.4Inspeksi Pelaksanaan Uji Klinik


POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi

Data Produk Terdaftar

POM-07 Teknologi Informasi

Data Produk Terdaftar

Supporting System

POM-04 Pengelolaan Laboratorium

Hasil Pengujian

Pelaku Usaha

Izin Edar/Sertifikat/Rekomendasi

Permohonan Izin Edar


Rekomendasi

Daftar Produk Terdaftar


Pedoman/Regulasi/Standar

Hasil Kajian 2.5Pendaftaran Produk Pangan

2.6Pendaftaran Notifikasi Kosmetik,

Pendaftaran Variasi dan Pembatalan Persetujuan Pendaftaran Kosmetik

Permintaan Pengujian

2.7Pendaftaran Obat Tradisional dan

Suplemen Makanan dan Pembatalan Persetujuan Pendaftaran


halaman 70


3.1Pemeriksaan Sarana Produksi dan Distribusi

Obat dan Makanan

3.2Sampling Obat dan Makanan

3.3Pengawasan promosi dan penandaan/label

obat dan makanan

3.4Penerbitan SKI/SKE Obat dan Makanan

3.5Sertifikasi Sarana Produksi dan Distribusi

Produk Terapetik

3.6Sertifikasi Sarana Produksi Obat Tradisional

dan Kosmetik

3.7Sertifikasi Sarana Produksi Pangan

3.8Penerbitan Surat Persetujuan Pencantuman

dan Pengawasan Tulisan/Logo Halal pada Label Makanan dan Minuman

3.9Pengawasan Produk Terapetik dan Napza

3.10Pengawasan Pelaksanaan Farmakovigilans

di Industri Farmasi

3.11Pengawasan Bahan Berbahaya







POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi

Informasi Tindak Lanjut

Pengaduan/Alert/Referensi

Undang-Undang/Standar

Materi Teknis

Bantuan dan Pelayanan Hukum

Data Teknis

Nilai SaranaHarmonisasi & Kerja Sama

Hasil Uji

Rekomendasi Pencabutan NIE

3.13Manajemen PPNS Badan POM RI

Nomor Izin Edar/Informasi Produk Terdaftar


3.12 Investigasi Awal dan Penyidikan

3.14Tindak Lanjut Pengawasan Produk

Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga

3.15Tindak Lanjut Hasil Surveilan Keamanan

Produk Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga

3.16Tindak Lanjut Pengawasan Obat Tradisional,

Kosmetika dan Suplemen Makanan

3.17Tindak Lanjut Pengawasan Keamanan

Pangan

3.18Tindak Lanjut Pengujian Kemasan Pangan

3.19Surveilan Keamanan Produk Terapetik dan

Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga

3.20Surveilan Keamanan Obat Tradisional,

Kosmetika dan Suplemen Makanan

3.21Surveilan Keamanan Pangan

3.22Penanganan Produk Terapetik Ilegal

3.23Inspeksi Terpadu Produk Terapetik dan

NAPZA

3.24Inspeksi Terpadu Obat Tradisional, Kosmetik

dan Suplemen Makanan

3.25Kewaspadaan dan Penanggulangan

Keamanan Pangan

3.26Penanganan Kejadian Luar Biasa

3.27Penanganan Kasus Produk Pangan

3.28Pelaksanaan Bea Masuk Ditanggung

Pemerintah di Sektor Farmasi


halaman 71





PeraturanStandar

Metode Analisis/Data

Data

Pusat Informasi Obat dan Makanan

Sampel

Laporan Hasil Uji


Metode Analisis

Kalibrasi Alat

Pelaku Usaha/Masyarakat/Instansi Lain

Sampel

Sertifikat KalibrasiHasil Uji

Baku Pembanding


Sampel

Tim Inspeksi

4.1Pelayanan Pengujian

4.2Metode Pengujian dan Validasi/Verifikasi

Metode

4.3Kalibrasi Peralatan Pengujian

Laboratorium Badan POM

4.4Jaminan Mutu Laboratorium

4.5Pelayanan dan Adopsi Baku Pembanding Laboratorium


Hasil Uji/Data


halaman 72


Data Kasus/Hasil Riset



Hasil KajianHasil Riset

Permintaan Kajian


Permintaan Riset

Hasil RisetPOM-04 Pengelolaan Laboratorium

Hasil Kalibrasi

Permintaan Kalibrasi


Informasi/Support System

Hasil RisetLeaflet/Buku/e-book

TalkshowPermintaan Informasi

5.1Riset & Pengembangan di Bidang Obat

& Makanan


5.2Kajian Pengembangan Obat Asli

Indonesia


halaman 73


6.1Layanan Informasi

6.2Kehumasan, Publikasi dan Edukasi

6.3Layanan Perpustakaan

6.4 Layanan Pengaduan


Semua Unit KerjaMasyarakat/

Pelaku Usaha

Permintaan InformasiPengaduan

InformasiPustaka

Hasil RisetLeaflet/Buku/e-book

Talkshow/Permintaan Informasi

Informasi/Support System


halaman 74


7.1Pengembangan TIK

7.2Pemeliharaan Data, Informasi dan

Perangkat Informasi


Semua Unit Kerja

Permintaan Perbaikan Hardware & JaringanPermintaan Pengembangan Aplikasi

Permintaan IT Support

Kebijakan TIKSistem Aplikasi

Penyediaan Hardware & JaringanIT Support

PemasokInformasi TIKSistem Operasi

Hardware

Permintaan Pengadaan TIKPengaduan Hardware


halaman 75

POM-08 Sumber Daya Manusia

8.1Perumusan Modal Insani

8.2Perencanaan dan Rekrutmen Pegawai

8.3Pengelolaan Kinerja

8.4Pengembangan Pegawai

8.5Pemberhentian Pegawai

POM-08 Human Resource Development

Semua Unit Kerja

Perencanaan Tenaga KerjaPenilaian Kinerja

Permintaan Tenaga KerjaKebutuhan Training/Pelatihan

Reward & PunishmentPenempatan Tenaga Kerja

Program Pembinaan

Calon Tenaga Kerja

Surat Lamaran

8.6Kepegawaian


halaman 76

POM-09 Layanan Hukum

Semua Unit Kerja/Tenaga Kerja

Pemerintah Dalam dan Luar NegeriPermintaan Perancangan Peraturan UU

Permintaan Layanan Bantuan HukumPermintaan Penyuluhan Hukum

Permintaan Pertimbangan HukumPermintaan Dokumentasi Hukum

Regulasi

Dokumentasi HukumHasil Perancangan Peraturan UU

Bantuan HukumPertimbangan Hukum

Penyuluhan Hukum

9.1Penanganan Litigasi Perkara Hukum

Niaga



Tata Usaha Negara

9.5Pendampingan Saksi/Ahli

9.6Pertimbangan Hukum


Perdata

9.3Penanganan Litigasi Perkara Pra-

Peradilan

9.7Penyusunan Nota Kesepahaman Dalam

Negeri


halaman 77

POM-10 Perencanaan dan Keuangan

10.1Manajemen Strategi

10.2Perencanaan dan Evaluasi Program dan

Anggaran

10.3Pencairan Anggaran

POM-10 Perencanaan dan Keuangan

Pemerintah

Semua Unit Kerja

Kepala BPOM RI

Pelaporan Program & Anggaran

Pengajuan Anggaran

Realisasi Program & Anggaran

Perencanaan Program &Anggaran

Hasil PemantauanProgram & Anggaran

10.4Pengangkatan Pejabat Pengelola

Keuangan

10.5Penyusunan Laporan Keuangan


halaman 78


Semua Unit Kerja

Pemenuhan Kebutuhan Kerja Sama

Permintaan Kerja Sama

Mitra Dalam dan atau Luar Negeri

Kesepakatan Kerja SamaPermintaan Kerja Sama

11.1Pengembangan Jejaring Luar Negeri

11.2Keprotokolan

11.3Pengembangan Jejaring Dalam Negeri



halaman 79

POM-12 Umum

Permintaan Pengarsipan

Permintaan Pemeliharaan & Perawatan

Data Barang Milik Negara

Data Karyawan & Kehadiran

Permintaan Pengelolaan Sarana & Prasarana

Permintaan Bimbingan Teknis

Permintaan Protokoler

Permintaan Pengamanan

12.1Pengelolaan Barang Milik Negara

12.2Pengelolaan K3

POM-12 General Affair

Semua Unit Kerja

Pemenuhan Bimbingan Teknis

Pemenuhan Pemeliharaan & Perawatan

Pemenuhan Pengarsipan

Pemenuhan Protokoler

Pemenuhan Sarana dan Prasarana

Pemenuhan Bimbingan Teknis

Pegawai BPOM RI

Penggajian

Pemerintah

Pelaporan Barang Milik Negara

12.3Pengelolaan Persuratan dan Kearsipan


halaman 80

POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa

13.1Pra dan Pasca Pengadaan Barang dan

Jasa

POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa

Semua Unit Kerja

Pemasok

Permintaan Pembelian

Profil dan Penawaran

Dokumen Pembelian

Penyerahan Barang & Jasa

13.2Pengadaan Barang dan Jasa


halaman 81

POM-14 Manajemen Organisasi

14.1Restrukturisasi Organisasi

14.2Manajemen Tata Laksana dan Tata

Hubungan Kerja

14.3Manajemen Perubahan

POM-14 Organization Management

Semua Unit Kerja

Rencana Strategis Organisasi

Pengembangan Unit Kerja

Feedback Renstra Organisasi


halaman 82

POM-15 Peningkatan Sistem Manajemen

15.1Pengendalian Dokumen

15.2Pengendalian Catatan

15.3Prosedur Audit Mutu Internal

15.4Tinjauan Manajemen

15.5Pengukuran Kepuasan Pelanggan

15.6Penanganan Ketidaksesuaian

15.7Tindakan Perbaikan

15.8Tindakan Pencegahan

15.9Audit Operasional

POM-15 Management System Improvement

Semua Unit Kerja

Kepala BPOM RI

Kebijakan/Pengendalian Catatan/

Program Audit/Program Perbaikan dan Pencegahan

Hasil pengukuran kinerja proses

Hasil Review Manajemen


halaman 83

Untuk mengefisienkan proses, seluruh penyelenggaraan tugas Badan POM, dituangkan

dalam elektronisasi proses. Proses elektroniasi tersebut sudah berjalan mulai tahun 2005,

dimana dilakukan pembahasan SIE (Sistem Informasi Elektronik) di pusat yang

merupakan sistem pelaporan kegiatan tertentu Balai Besar/Balai POM kepada pusat.

Kegiatan yang tertampung dalam SIE adalah kegiatan-kegiatan pokok yang datanya

harus selalu diupdate. Di Balai Besar/Balai POM, juga sudah mulai dikembangkan

prototipe sistem data informasi elektronik dalam bentuk SIMBA (Sistem Informasi

Manajemen Balai). Akibat bahasa program dan sistem yang digunakan berbeda, sulit

dilakukan sinkronisasi antara SIE dengan SIMBA, meskipun SIE sendiri telah mengalami

banyak pengembangan. Mengingat pentingnya sinkronisasi kegiatan Balai Besar/Balai

POM dengan sistem pelaporan di pusat, maka dibangun suatu sistem informasi yang saat

ini telah memasuki tahap perencanaan IT Governace yang dilanjutkan dengan

pengembangan prototype SIPT (Sistem Informasi Pelaporan Terpadu).

Elektronisasi sistem tidak hanya dilakukan pada pelaporan kegiatan namun juga pada

pelayanan publik dan ketatausahaan. Dari tahun 2011, sudah mulai dilakukan

pengembangan e_notifikasi dan e_registrasi, yang dimulai dengan e-notifikasi kosmetik.

Sedangkan IT di bidang ketatausahaan sudah dimulai dengan pengembangan e-archive

dan e-document di tahun 2011.

B. Rencana

Setelah mengalami beberapa pengembangan dan penerapan yang dilakukan di bidang

tatalaksana, upaya akan dilanjutkan dengan continuous improvement di segala sisi. Pada

tahun 2012 akan dilakukan sertifikasi sistem mutu Badan POM dengan standar ISO 9001 :

2008. Dengan demikian, sistem pengawasan Obat dan Makanan yang dilakukan oleh

Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah dan integral, bahkan sampai

dengan pengawasan Obat dan Makanan yang dilakukan di Balai Besar/Balai POM.

Seiring dengan sertifikasi tersebut, akan dilakukan upaya perbaikan terus menerus

dengan melakukan kaji ulang mutu serta audit internal sistem mutu.

Di bidang laboratorium, dimana sistem mutu sudah lebih establish, akan dilakukan

pemeliharaan sistem sehingga ISO 17025 yang sudah didapat tidak akan dibekukan.

Upaya perbaikan berkelanjutan juga dilakukan di tahun 2012 – 2014 dengan memperluas

ruang lingkup akreditasi sampai sama dengan peta kemampuan pengujian masing-

masing Balai Besar/Balai POM. Upaya berkelanjutan di bidang tatalaksana adalah

melakukan revisi tata hubungan kerja yang saat ini sudah ada. Dengan perkembangan


halaman 84

lingkungan eksternal dan internal, maka revisi tata hubungan kerja harus segera

dilakukan di tahun 2012.

Untuk meningkatkan penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen

pemerintahan, tahun 2012 – 2014 akan dilakukan pengembangan e_notifikasi dan

e_registrasi untuk produk pangan low risk, pangan high risk, obat, serta obat tradisional

dan suplemen makanan. Demikian juga akan terus dikembangkan dan diterapkan e-

archive dan e-document beserta dasar hukumnya.


Kriteria keberhasilan penataan tatalaksana adalah :

1. Meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen

pemerintahan dengan indikator :

a. Terbangunnya proses manajemen pemerintahan menggunakan TI

2. Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan di Badan

POM, dengan indikator :

a. Terlaksananya tugas dan fungsi Badan POM sesuai prosedur kerja.

3. Meningkatnya kinerja Badan POM, dengan indikator :

a. Terbangunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) yang selaras dengan

penerapan strategi.

D. Agenda Prioritas

Dalam area penataan tatalaksana, dimana diperlukan peningkatan/perbaikan proses

kerja yang didukung dengan penggunaan TI dalam proses kerja tersebut, agenda

prioritas yang ditetapkan adalah : penerapan secara konsisten sistem mutu Badan POM

dengan menggunakan standar ISO 9001 : 2008, yang didalamnya terdapat dua aspek

pokok yaitu konsistensi pelayanan dan continuous improvement.

Sedangkan agenda prioritas kedua adalah pengembangan dan penerapan IT pada

business process Badan POM, termasuk pengembangan e archive dan e-document.


halaman 85

E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja

Formulir 3


No

PROGRAM/KEGIA

TAN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NANG-GUNG JAWAB

ALO-K

ASI

WAK-TU

2011 2012 2013 2014 HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMAS

I ANGGARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENATA-AN TATA-LAK-SANA

41,2M

31 Perencan

aan IT Governance

Dokumen Perencanaan IT Governance

Pokja 1

8 bln

32 Pengemb

angan IT - PMO

Dokumen Pengembangan IT - PMO

Pokja 1

8 bln

33 Prototyp

e SIPT Dokumen Prototype SIPT

Pokja 1

8 bln


halaman 86

34 Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom

Dokumen Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom

Pokja 1

11 bln

35 Continuo

us improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik

Dokumen Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik

Pokja 1

8 bln

36 Uji coba

dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik

Laporan Uji coba dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik

Pokja 1

11 bln

37 Pengemb

angan laboratory information management system (LIMS)

Penerapan laboratory information management system (LIMS) di Badan POM

Pokja 1

11 bln


halaman 87

38 Pengkajian IT Governance

Laporan Pengkajian IT Governance

Pokja 1

1 th

39 -

Pemetaan HW/SW - Uji coba IT - PMO

Dokumen Pemetaan HW/SW dan Uji coba IT - PMO

Pokja 1

1 th

40 Uji coba

SIPT Laporan Uji coba SIPT

Pokja 1

1 th

41 Iintegrasi

e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom

Dokumen Iintegrasi e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom

Pokja 1

1 th


halaman 88

42 Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk

Dokumen Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk

Pokja 1

1 th

43 Evaluasi

sistem pelaporan ESO elektronik

Dokumen Evaluasi sistem pelaporan ESO elektronik

Pokja 1

1 th

44 Pengemb

angan sistem data management laporan ESO elektronik

Penerapan sistem data management laporan ESO elektronik

Pokja 1

1 th

45 Impleme

ntasi IT Governance System

Diterapkanya IT Governance System

Pokja 1

1 th

46 Impleme

ntasi IT - PMO

Diterapkanya IT - PMO

Pokja 1

1 th


halaman 89

47 Implementasi SIPT

Diterapkanya SIPT di Badan POM

Pokja 1

1 th

48 Integrasi

e-registation OT, SM dengan e-bpom

Terintegrasinya e-registation OT, SM dengan e-bpom

Pokja 1

1 th

49 Continuo

us improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk

Terlaksananya Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk

Pokja 1

1 th

50 Monev

IT Governance System

Laporan Monev IT Governance System

Pokja 1

1 th

51 Monev

IT - PMO Laporan Monev IT - PMO

Pokja 1

1 th


halaman 90

52 Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom

Terintegrasinya e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom

Pokja 1

1 th

53 Continuo

us improvement pada sistem e-registration OT dan SM

Terlaksananya Continuous improvement pada sistem e-registration OT dan SM

Pokja 1

1 th

54 Menyusu

n manual mutu QMS Badan POM

Dokuman manual mutu QMS Badan POM

Pokja 1

8 bln


halaman 91

55 Mengintegrasikan bussiness process map, realtionship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM

Terintegrasinya bussiness process map, realtionship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM

Pokja 1

8 bln

56 Menyusu

n dan mengharmonisasi SOP

Dokumen SOP Badan POM

Pokja 1

8 bln

57 Menyusu

n IK dan format-format

Dokumen IK dan format-format

Pokja 1

11 bln

58 Mengkaji

keterkaitan SOP dan uraian jabatan

Saling terkaitnya dokumen SOP dan Uraian Jabatan

Pokja 1

11 bln

59 Mengim

plementasikan QMS Badan

diimplementasikannya QMS Badan POM

Pokja 1

4 bln


halaman 92

POM

60 pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM

Terpelihara-nya sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM

Pokja 1

4 th

61 Sertifikas

i ISO 9001:2008

Diperolehnya sertifikat ISO 9001:2008

Pokja 1

3 th

62 Kaji

ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu

Laporan Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu

Pokja 1

3 th

63 CAPA

Dokumen CAPA

Pokja 1

3 th


halaman 93

64 Menyusun Grand design dan roadmap Badan POM

Dokumen Grand design dan roadmap Badan POM

Pokja 1

8 bln

65 Melaksan

akan review renstra

Laporan hasil review renstra

Pokja 1

8 bln

66 Menyusu

n peta strategi dan IKU

Dokumen peta strategi dan IKU

Pokja 1

8 bln

67 Menyusu

n arah kebijakan tahunan Badan POM

Dokumen arah kebijakan tahunan Badan POM

Pokja 1

8 bln

68 Menyusu

n fokus prioritas, program dan kegiatan

Dokumen fokus prioritas, program dan kegiatan

Pokja 1

8 bln

69 Review

peta strategi dan IKU

Laporan hasil Review peta strategi dan IKU

Pokja 1

8 bln


halaman 94

F. Penanggung Jawab

Kegiatan dalam program penataan tatalaksana dilakukan oleh seluruh unit kerja dengan

koordinasi dari Pokja 1 yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.

Dalam koordinasi tersebut, peran Pusat Informasi Obat dan Makanan sangat penting.

G. Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program penataan tatalaksana diperlukan

anggaran sebesar Rp. 41,2 Milyar


halaman 95

PROGRAM

PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

A. Pencapaian

Dasar hukum pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Badan POM menyebar di

beberapa peraturan perundang-undangan, selain Peraturan Kepala Badan POM RI.

Keadaaan ini mengharuskan dilakukannya revisi atas beberapa Peraturan Kepala Badan

POM agar tidak terjadi tumpang tindih dan/atau disharmoni antar peraturan

perundang-undangan.

Sampai saat ini, telah dilakukan penataan termasuk penyusunan peraturan perundang-

undangan antara lain :

a. Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 tahun 2003 tentang

Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-

Undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;

b. SOP untuk penyusunan Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan

Pemerintah, Rancangan Peraturan Menteri, Rancangan Peraturan Kepala Badan

POM, Rancangan Keputusan Kepala Badan POM dan Rancangan Nota

Kesepahaman serta SOP untuk pendokumentasian hukum dan sosialisasi peraturan

perundang-undangan.

c. dokumentasi hukum berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang

pengawasan produk Terapetik dan Napza dalam bentuk pustaka dan DVD

B. Rencana

Berdasarkan pencapaian yang telah diperoleh, reformasi birokrasi yang direncanakan

akan dilakukan adalah:

a. Revisi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 Tahun 2003 tentang

Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-

undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan

disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-undangan;

b. Revisi SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-undangan

disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-undangan;


halaman 96

c. pemetaan peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih,

disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian;

d. penyusunan SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan

e. penyusunan SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan

f. pendokumentasian berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang

pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk

pustaka dan DVD


Berdasarkan rencana reformasi birokrasi yang akan dilakukan, maka indikator

keberhasilan dapat dilihat berdasarkan kriteria keberhasilan sebagai berikut:

a. Tersedianya Keputusan Kepala Badan POM tentang Ketentuan dan Tata Cara

Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Badan

Pengawas Obat dan Makanan yang akan disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004

tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;

b. Tersedianya SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-undangan

disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-undangan;

c. Tersedianya peta peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang

tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian;

d. Tersusunnya SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan

e. Tersusunnya SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan

f. Tersedianya dokumentasi berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang

pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk

pustaka dan DVD

D. Agenda Prioritas

Program dan aktivitas reformasi birokrasi yang saat ini sedang dilakukan adalah:

a. melakukan revisi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 Tahun

2003 tentang Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan

Perundang-undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan

disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-undangan;


halaman 97

b. melakukan pemetaan peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang

tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian;

c. melakukan Revisi SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-

undangan disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Perundang-undangan;

g. melakukan penyusunan SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan;

d. melakukan penyusunan SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan; dan

e. melakukan pendokumentasian berupa indeks peraturan perundang-undangan di

bidang pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam

bentuk pustaka dan DVD.


halaman 98


Formulir 3


No

PROGRAM/KEGIATAN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NANG-GUNG JA

WAB

ALO-K

ASI

WAK-TU

2011 2012 2013 2014

HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMASI

ANGG

ARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENATA-AN PERATURAN PERUN-DANG-UNDANGAN

11,5 M

70 Penyusuna

n SOP penyusunan peraturan perundang-undangan (area perubahan tata laksana)

Dokumen SOP penyusunan peraturan perundang-undangan

Pokja 2

1 th


halaman 99

71 Review SOP penyusunan peraturan perundang-undangan sebagai upaya continuous improvement

Laporan Review SOP penyusunan peraturan perundang-undangan

Pokja 2

4 th

72 Penyusuna

n/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP

Dokumen revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

Pokja 2

4 th

73 Identifikasi

peraturan perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

Teridentifikasinya peraturan perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

Pokja 2

1 th


halaman 100

74 Pemetaan peraturan-perundang-undangan yang tidak harmonis, tidak sinkron dan belum ada di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

adanya Sinkronisasi peraturan-perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

Pokja 2

1 th

75 Updating

Pemetaan Per UU

Dokumen Pemetaan Per UU terbaru

Pokja 2

3 th

76 Pengarsipa

n elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap

Diterapkannya Pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap

Pokja 2

4 th


halaman 101

77 Pencantuman dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id

Dicantumkannya Peraturan Perundang-undangan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id

Pokja 2

4 th

78 Penyusuna

n kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah

kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah

Pokja 2

4 th

79 Penyusuna

n mekanisme dan tindak lanjut pengaduan

Dokumen mekanisme dan tindak lanjut pengaduan

Pokja 2

4 th

80 Sosialisasi

peraturan perundang-undangan

Tersosialisasinya peraturan perundang-undangan

Pokja 2

4 th


halaman 102

81 Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan

Laporan hasil Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan

Pokja 2

4 th


halaman 103

F. Penanggungjawab

Penanggung jawab kegiatan dalam program Penataan Peraturan perundang-undangan

adalah Pokja 2, yang diketuai oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat.

Dalam melaksanakan program penataan peraturan perundang-undangan, Kepala Biro

Hukum dan Hubungan Masyarakat melibatkan seluruh unit kerja Badan POM, terutama

Direktur Standardisasi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Standardisasi Obat

Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen, dan Direktur Standardisasi Produk

Pangan.

G. Rencana Anggaran

Anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan program penataan peraturan

perundang-undangan adalah Rp. 11,5 M sampai dengan 2012.


halaman 104

PROGRAM

PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR

A. Pencapaian

Penataan sistem manajemen aparatur merupakan satau hal paling krusial yang harus

dilakukan hampir semua institusi publik di Indonesia. Centang perenang permasalahan

terkait dengan SDM Aparatur sedemikan rumit, yang menyebabkan perlunya

penanganan komprehensif pada seluruh lini manajemen SDM.

Di Badan POM, penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur telah dilakukan sejak awal

berdirinya. Pada tahun 2003, mulai dilakukan rekrutmen terpisah dari Kementerian

Kesehatan. Rekrutmen telah dilakukan dengan standarisasi yang jelas, dengan berdasar

pada Pedoman Rekrutmen Pegawai. Namun saat itu, penghitungan beban kerja belum

dilakukan secara komprehensif.

Mulai tahun 2005, analisis beban kerja telah mulai dilakukan, dan dari tahun ke tahun,

analisis ini mengalami perbaikan dari sisi kualitas analisis. Berdasarkan analisis tersebut,

komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi

baik pada sisi kualitas maupun kuantitas.

Dari analisis tahun 2010 terlihat bahwa berdasarkan coverage pemeriksaan sarana yang

dilakukan oleh seluruh Balai/Balai Besar POM sampai saat ini masih sekitar 18 % dari

seluruh sarana produksi dan distribusi OMKABA, atau dengan kata lain, rata-rata setiap

1 sarana akan diperiksa kembali setiap 5 tahun. Sedangkan di bidang pengujian, karena

keterbatasan SDM, dari 131.089 produk yang terdaftar, hanya 4.387 merk produk (3,4%)

saja yang disampling dan diuji oleh Badan POM melalui Balai Besar/Balai POM di

seluruh Indonesia. Idealnya, untuk melakukan pengawasan yang efektif, paling tidak

Badan POM harus melakukan sampling dan pengujian terhadap kurang lebih 10 %

produk (13.109 jenis) yang beredar.

Dari sisi kuantitas, tidak hanya jumlah pegawai saja yang kurang dibandingkan coverage

pengawasan Obat dan Makanan, tetapi masalah juga timbul karena saat ini sudah terjadi

piramida tua kuantitas pegawai. Dengan demikian suksesi SDM harus segera dipercepat,

disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos

pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai,

sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan. Pada

masanya, akan terjadi kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan

hati-hati.


halaman 105

Dari sisi kualitas, disparitas kompetensi terjadi antara pusat daerah dan antara wilayah

Barat dan Timur Indonesia. Meskipun SDM Badan POM dikenal karena mempunyai

kompetensi yang baik, namun tetap terjadi kesenjangan antara kompetensi yang saat ini

dimiliki dengan kompetensi yang seharusnya untuk mengantisipasi perkembangan

lingkungan strategis terutama lingkungan global.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penataan

manajemen SDM Aparatur Badan POM dilakukan secara

berkesinambungan. Namun upaya-upaya perbaikan

tersebut perlu segera diakselerasi, mulai dari penyusunan

rencana melalui analisis jabatan dan analisis beban kerja,

rekrutmen, pengelolaan kinerja, pengembangan pegawai

serta peningkatan kesejahteraan pegawai didukung

dengan sistem administrasi pegawai yang ditingkatkan

keandalannya dengan elektronisasi.

Beberapa hal yang telah dilakukan adalah peningkatan kualitas penyusunan rencana

kebutuhan pegawai melalui analisis jabatan, penyusunan informasi jabatan, peringkat

jabatan, harga jabatan, penyusunan

analisis beban kerja, peningkatan

transparansi rekruitmen yang kemudian

lebih ditingkatkan lagi dengan

menggunakan sistem elektronik (e-

rekruitment) di tahun 2010. Hal lain yang

dilakukan adalah mulai dibangunnya

sistem reward dan punishment, dengan

penerapan PP 53 tahun 2010 adalah

dilakukannya sosialisasi ke seluruh komponen Badan POM baik di pusat maupun

daerah. Sosialisasi tersebut telah diikuti dengan tindakan sanksi disiplin, meskipun masih

harus diintensifkan lagi.

Terkait dengan pengembangan pegawai, pada tahun 2010 sudah dilakukan assessment

kompetensi pegawai secara bertahap. Assessment akan dilanjutkan di tahun 2011,

sehingga akan didapatkan peta kompetensi.

Gambar 1 Pegawai Badan POM sedang melakukan absensi sidik jari

secara elektronis

Gambar 2 Pegawai Badan POM mengikuti upacara bendera dalam rangka penerapan PP 53 Tahun 2010


halaman 106

B. Rencana

Sumber daya manusia merupakan modal yang sangat penting dalam suatu organisasi,

selain karena mempunyai rate of return tertinggi, juga karena merupakan mesin

penggerak organisasi. Kaitannya dengan peran SDM dalam suatu organisasi maka perlu

dirancang sedemikian rupa sehingga sehingga SDM Badan POM merupakan SDM yang

professional, loyal, disiplin, kredibel dan inovatif. Dengan demikian perlu adanya

peningkatan kompetensi, profesionalitas dan kapabilitas human capital Badan POM

sebagai pilar utama organisasi terus ditingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan yang

terstruktur dan berkesinambungan. Bersamaan dengan itu diciptakan lingkungan kerja

yang kondusif dan atraktif untuk melakukan inovasi dalam tugas-tugas pengawasan,

maupun tugas dalam layanan publik.

Analisis Kebutuhan Pegawai

Profil modal insani Badan POM berdasarkan umur merupakan piramida tua. Selain

faktor umur, perencanaan modal insani juga terkait dengan beban kerja. Meluasnya

kapasitas kinerja Badan POM di satu sisi juga dipengaruhi oleh perubahan lingkungan

strategis eksternal. Dengan meningkatnya fungsi Badan POM, meningkat pula beban

kerja yang dilakukannya. Salah satu konsekuensi logisnya adalah penambahan tenaga.

Tetapi mengukur beban kerja untuk penambahan tenaga saja hanya merupakan salah

satu dari task yang dilakukan. Pengukuran tersebut akan dilengkapi dengan prediksi-

prediksi perubahan lingkungan eksternal yang bergerak makin cepat putarannya

maupun eskalasinya.

Pengkajian terhadap perubahan lingkungan strategis telah secara terus menerus

dilakukan oleh Badan POM, namun dampaknya terhadap perubahan beban kerja Badan

POM belum dilakukan secara komprehensif dan holistik. Banyak faktor yang kemudian

terabaikan karena ketidakkomprehensifan tersebut. Banyak faktor pula yang tertinggal

akibat Badan POM tidak melakukan kajian secara holistik. Akibat pengukuran beban

kerja yang dilakukan dengan belum mempertimbangkan perubahan-perubahan tersebut,

terdapat beberapa unit kerja yang overload namun di sisi yang lain terdapat pula yang

jam kerja efektif rata-ratanya di bawah standar. Salah satu faktor yang mesti

dipertimbangkan adalah relatif lebih mudahnya pegawai baru Badan POM untuk keluar

dari PNS, sehingga terdapat kondisi dimana brain drain dapat terjadi.

Untuk itu, ke depan akan dilakukan integrasi analisis lingkungan strategis dengan

analisis beban kerja, dan analisis kebutuhan kompetensi.


halaman 107

Rekrutmen

Dasar rekrutmen pegawai adalah adanya kebutuhan pegawai baik kebutuhan akan

kompetensi maupun jumlah pegawai. Oleh karena itu, rekrutmen tidak akan lepas dari

perencanaan pegawai, analisis beban kerjanya maupun analisis jabatannya.

Hal lain yang terkait dengan rekrutmen adalah metode rekrutmen, termasuk penentuan

minimal requirement, sehingga menghasilkan kualifikasi modal insani dengan kompetensi

yang sesuai kebutuhan Badan POM dan dilakukan secara adil, jujur, dan memberikan

kesempatan yang sama besar untuk seluruh pelamar dalam kompetisi formasi. Di sisi

yang lain, pengenalan dan doktrinasi/internalisasi prinsip dasar dan budaya kerja Badan

POM pada seluruh pegawai sehingga lebih loyal, profesional dan bersikap melayani

masyarakat perlu ditumbuhkan dan dipelihara. Ini diharapkan dapat mengurangi risiko

brain drain.

Untuk membenahi seluruh rangkaian dalam sistem rekrutmen pegawai Badan POM,

dilakukan pemantapan, salah satunya dengan e_recruitment yang akan dikembangkan

terus menerus termasuk untuk meningkatkan transparansinya.

Pengelolaan Kinerja SDM

Pengelolaan kinerja SDM tidak dapat dilepaskan dari tujuan peningkatan kualitas

pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM. Karena kualitas pelayanan publik

Badan POM tergantung salah satunya dengan kinerja pegawai. Modal insani yang

mempunyai performance yang baik akan memberikan pelayanan yang mengacu pada

standar pelayanan yang ditetapkan. Sebaliknya SDM yang mempunyai performance yang

kurang baik, akan menyulitkan Badan POM dalam memberikan pelayanan terbaik

kepada stakeholdernya. Oleh karena itu, kinerja pegawai merupakan salah satu yang

harus selalu diperhatikan dan ditingkatkan.

Berbeda dengan konsep sumber daya manusia, pengelolaan modal insani lebih luas

melihat bahwa kinerja yang dihasilkan oleh seorang pegawai merupakan resultant dari

seluruh interaksi sosialnya. Seorang pegawai tidak hanya mempunyai dimensi kinerja

ketika berada di lingkungan kerja, namun juga ketika berada pada lingkungan sosial

yang lebih besar, misalnya keluarga, pendidikan, masa pematangan emosi, dll. Oleh

karena lingkungan sosial ini sangat besar pengaruhnya pada kinerja, maka untuk

mendapatkan kinerja terbaik bagi organisasi, dalam pengelolaan kinerja pegawai juga

harus mempertimbangkan seluruh sisi dari lingkungan, baik lingkungan kerja maupun

lingkungan sosial. Untuk itu ke depan akan dilakukan finalisasi Grand Design Human

Capital Management (HCM) Badan POM.


halaman 108

Terdapat minimal dua hal yang terkait dengan pengelolaan kinerja, yaitu : (1)

Pendayagunaan dan pemberdayaan modal insani, dan (2) Penilaian Kinerja. Dalam

kaitan dengan pendayagunaan dan pemberdayaan modal insani, penempatan pegawai

yang tepat pada pekerjaan dan lingkungan yang tepat pula, akan menghasilkan kinerja

terbaik untuk organisasi dan pegawai tersebut. Asesmen pegawai yang sedang dilakukan

digunakan untuk mengetahui kompetensi seseorang pegawai dan pekerjaan serta

lingkungan yang mana yang paling baik untuk pegawai tersebut, bahkan asesmen dapat

dilakukan untuk mengetahui potensi pegawai yang bersangkutan.

Namun disadari bahwa tidak semua pegawai dapat ditempatkan pada pekerjaan dan

lingkungan yang tepat, misalnya karena terjadi kesenjangan kompetensi pada jabatan

tertentu sementara di jabatan yang lain, kompetensi yang dibutuhkan berlimpah. Terjadi

ketidaksesuaian antara latar belakang keahlian/kecakapan dengan tugas atau pekerjaan

yang dilaksanakan. Di satu sisi, hal ini dapat digunakan oleh Badan POM untuk

mengurangi kesenjangan jumlah tenaga, namun di sisi yang lain, penempatan dengan

kompetensi tidak sesuai ini dapat menimbulkan kerugian, misalnya kinerja pegawai yang

menurun atau pelayanan yang diberikan kepada masyarakat menjadi tidak optimal.

Untuk itu, selain perlu dilakukan penyesuaian ulang dengan cara pengembangan

kompetensi. Ke depan, pola

pengembangan kompetensi ditata

menjadi semakin mantap, dengan

memperhitungkan banyak aspek

ketenagaan. Terkait dengan

pengembangan kompetensi, juga harus

dilakukan penilaian berkala pada

kinerja, yang bertujuan untuk menjaga

konsistensi pelayanan, juga digunakan

sebagai deteksi dini akan

ketidaksesuaian kompetensi.

Pada organisasi profit, penilaian kinerja lebih dengan mudah dapat diukur, misalnya

dengan ukuran profit yang didapatkannya. Namun pengukuran yang sederhana tersebut

tidak dapat dilakukan pada organisasi non profit termasuk organisasi pemerintah.

Ukuran-ukuran yang di organisasi profit dapat dikatakan tangible, di organisasi non

profit lebih sering ditemui ukuran-ukuran yang sifatnya intangible, misalnya

Gambar 3 The Management Cockpit


halaman 109

kepercayaaan masyarakat dan kepuasan pelanggan. Namun bukan berarti sesuatu yang

intangible tersebut tidak dapat terukur.

Setelah penilaian kinerja dilakukan, dapat diberlakukan sistem reward dan punishment,

yang merupakan salah satu sistem yang dapat dilakukan untuk menjaga kestabilan

kinerja pegawai. Dengan sistem ini diharapkan disiplin pegawai dapat ditegakkan.

Perencanaan dan Pengembangan Karir

Pola pengembangan karier disusun dengan tujuan agar pegawai dapat mencurahkan

segala pengabdiannya dengan tenang dan ikhlas. Hal ini dimungkinkan, karena pola

karier merupakan bentuk nyata dari upaya pemberian kesempatan bagi para pegawai

untuk mengembangkan bakat, minat, keahlian profesi maupun pengalaman dalam

jabatan, berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan. Pola karier juga merupakan

salah satu yang dikembangkan ke arah transparansi karier. Saat ini draft pola karier

sedang disusun, diharapkan dengan pola karier serta standar jabatan, maka gap akan

segera diketahui dan yang dapat ditindaklanjuti segera. Pola karier merupakan satu

sistem, yang menghubungkan antara kinerja, kompetensi (baik hard maupun soft), dan

potensi. Didukung dengan sistem reward dan punishment, pola karier dapat dijalankan

dengan baik

Dengan pola karier yang jelas, pemilihan pegawai dalam menduduki suatu jabatan

dengan sederet syarat jabatannya tidak perlu dipertanyakan akuntabilitasnya, bahkan

dapat meminimalkan like dislike pada proses pemilihan pegawai untuk menduduki

jabatan tertentu.

Hal lain yang terkait dengan perencanaan dan pengembangan karir adalah upaya

peningkatan kompetensi. Berdasarkan data pegawai, terlihat bahwa pegawai dengan

pendidikan sarjana mempunyai proporsi yang relatif besar, meskipun karena Badan

POM merupakan knowledge based organization, proporsi tersebut mestinya lebih besar.

Namun tingkat pendidikan saja tidak mampu menggambarkan secara utuh kebutuhan

kompetensi Badan POM. Seperti diketahui bahwa, kompetensi dibentuk dari skill

(ketrampilan), knowledge (pengetahuan yang didapat dari pengalaman dan atau

pendidikan) serta attitude (perilaku yang tercermin dari penerapan Budaya Kerja Badan

POM). Sesuai tingkatan serta jenis jabatan, seluruh lingkup kompetensi ini (SKA) akan

dikembangkan.

Patut dicermati bahwa belum ada pola peningkatan kemampuan yang jelas baik soft

maupun hard competencies. Training atau fellowship yang selama ini dilakukan, lebih

dititikberatkan pada kebutuhan saat itu, belum didasarkan pada kebutuhan sekian tahun


halaman 110

ke depan. Perubahan lingkungan eksternal sekecil apapun akhirnya tidak mampu

teredam akibat peningkatan pengetahuan yang kurang berpola. Di kalangan PNS

kecenderungan terjadinya mismatch sudah terbuka sejak seseorang menjadi calon

pegawai negeri sipil (CPNS) karena recruitment didasarkan pada jenjang dan bidang

pendidikan bukan pada kompetensi jabatan.

Pengembangan Sistem Informasi SDM

Data pegawai merupakan hulu bagi setiap kegiatan yang terkait dengan kepegawaian.

Seluruh aktifitas yang terkait dengan kepegawaian hanya dapat dilaksanakan dengan

baik jika tersedia data yang telah diolah dan dikelola dengan baik menjadi sumber

informasi bagi kegiatan kepegawaian tersebut. Dengan berkembangnya sistem eksternal

kepegawaian, mau tidak mau, harus dipunyai sistem informasi dan administrasi pegawai

yang handal. Sistem yang kurang baik dapat menyebabkan kesalahan dalam

pengambilan keputusan kepegawaian yang pada gilirannya dapat merusak kebijakan

dan bahkan menimbulkan demotivasi bagi pegawai yang terkena imbas kesalahan sistem

informasi tersebut.

Dikaitkan dengan perkembangan lingkungan eksternal dalam bidang kepegawaian yang

semakin cepat berubah, tidak dapat dielakkan perlunya dibangun suatu sistem informasi

yang tetap berpegang pada kondisi lingkungan internal dan juga lugas mengadopt situasi

eksternal. Ke depan, Sistem Informasi Administrasi Pegawai (SIAP) akan dikembangkan

menjadi jauh lebih luas, tidak hanya mencakup data personel, tetapi juga data kinerja,

pengalaman, pendidikan, ketrampilan, potensi serta data lingkungan.


Pada program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Badan POM, kriteria

keberhasilan adalah :

1. Meningkatnya pengelolaan SDM aparatur Badan POM, dengan indikator :

a. Pengelolaan SDM aparatur sesuai dengan peraturan yang berlaku

2. Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM aparatur, dengan

indikator :

a. Transparansi dan akuntabilitas sistem rekrutmen pegawai Badan POM;

b. Transparansi pola karier, mutasi dan promosi;

3. Meningkatnya disiplin SDM aparatur, dengan indikator :

a. Penerapan PP 53 tahun 2010

4. Meningkatnya efektifitas manajemen SDM aparatur, dengan indikator :


halaman 111

a. Indikator Kinerja Individu yang terukur;

b. Data pegawai yang mutakhir dan akurat;

5. Meningkatnya profesionalitas SDM aparatur, dengan indikator :

a. Standar Kompetensi Jabatan;

b. Peta profil kompetensi individu;

c. Sistem dan proses diklat berbasis kompetensi.

D. Agenda Prioritas

Berdasarkan rencana serta indikator tersebut, agenda prioritas yang ditetapkan adalah

meningkatkan transparansi dan akuntabiltas pengelolaan SDM aparatur.


halaman 112


Formulir 3


No

PROGRAM/KEGIAT-

AN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NAN

G-GUN

G JAWA

B

AL

O-KASI WAK-TU

2011 2012 2013 2014 HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMAS

I ANGGARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENATA-AN SISTEM MANA-JEMEN SDM APARATUR

2,78 T

82

Finalisasi Analisis jabatan

Dokumen Analisis jabatan

Pokja 3

1 th

83

Penyusunan peta jabatan

Dokumen peta jabatan

Pokja 3

1 th

84

Penyusunan uraian jabatan

Dokumen uraian jabatan

Pokja 3

1 th

85

Grading Jabatan

Dokumen Grading Jabatan

Pokja 3

1 th


halaman 113

86

Validasi Grading Jabatan

Dokumen Validasi Grading Jabatan

Pokja 3

1 th

87

Penyusunan harga jabatan

Dokumen harga jabatan

Pokja 3

1 th

8

8 Evaluasi Anjab

Laporan Evaluasi Anjab

Pokja 3

1 th

89

Evaluasi Grading Jabatan

Laporan hasil Evaluasi Grading Jabatan

Pokja 3

1 th

90

Penataan sistem rekrutmen pegawai

Instrumen implementasi kebijakan rekrutmen

Pokja 3

1 th

91

Penyusunan Man Power Planning (MPP)

Dokumen Man Power Planning (MPP)

Pokja 3

1 th

92

Penyusunan Blue Print e_recruitment

Dokumen Blue Print e_recruitment

Pokja 3

1 th


halaman 114

93

Implementasi e_recruitment secara partial

Diterapkannya e_recruitment secara partial

Pokja 3

1 th

94

Perencanaan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi

Dokumen Perencanaan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi

Pokja 3

1 th

95

Finalisasi MPP

Man Power Planning (MPP)

Pokja 3

1 th

96

Implementasi e_recruitment

Diterapkanya e_recruitment

Pokja 3

1 th

97

Penyusunan Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

Dokumen Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

Pokja 3

1 th


halaman 115

98

Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

Dokumen Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

Pokja 3

4 th

99

Penyusunan Pola Karier

Dokumen Pola Karier

Pokja 3

1 th

100

Penyusunan SOP mutasi dan promosi

Dokumen SOP mutasi dan promosi

Pokja 3

1 th

101


Terlaksananya Continuous improvement

Pokja 3

3 th

102

Sosialisasi PP 53 tahun 2010

Diterapkannya PP 53 tahun 2010

Pokja 3

1 th

103

Penyusunan pedoman evaluasi kehadiran

Dokumen pedoman evaluasi kehadiran

Pokja 3

1 th

104

Penetapan jam kerja pegawai

Ketetapan jam kerja pegawai

Pokja 3

1 th


halaman 116

105

Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari

Terlaksananya Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari dengan baik

Pokja 3

1 th

106

Pembahasan Komite Disiplin Pegawai

Laporan hasil Pembahasan Komite Disiplin Pegawai

Pokja 3

1 th

107

Pelaksanaan absensi sidik jari

Terlaksananya absensi sidik jari

Pokja 3

3 th

108

Pembahasan Komite Disiplin Pegawai

Laporan hasil Pembahasan Komite Disiplin Pegawai

Pokja 3

4 th

109

Penyusunan sistem penilaian kinerja individu

Tersusunnya sistem penilaian kinerja individu

Pokja 3

1 th

110

Penyusunan draft SKI

Tersusunnya draft SKI

Pokja 3

1 th


halaman 117

111

Finalisasi sistem penilaian kinerja individu

Dokumen sistem penilaian kinerja individu

Pokja 3

1 th

112

Penetapan SKI

Ditetapkannya SKI

Pokja 3

1 th

1

13

Pengembangan Management Cockpit

Dikembangkannya Management Cockpit

Pokja 3

1 th

114

Penerapan sistem penilaian kinerja individu

Diterapkannya sistem penilaian kinerja individu

Pokja 3

2 th

115

Implementasi Management Cockpit

Diterapkannya Management Cockpit

Pokja 3

2 th

116

Pengembangan arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)

Dikembangkannya arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)

Pokja 3

1 th

117

Sosialisasi dan sinkronisasi SIAP ke seluruh unit kerja

Tersosialisasinya SIAP ke seluruh unit kerja

Pokja 3

1 th


halaman 118

118

Pengembangan e_HCM

Dikembangkannya e_HCM

Pokja 3

2 th

119

Implementasi SIAP

Diterapkannya SIAP

Pokja 3

4 th

120

Penerapan dan evaluasi e_HCM

Laporan hasil Penerapan dan evaluasi e_HCM

Pokja 3

1 th

121

Penyusunan standar kompetensi jabatan

Dokumen standar kompetensi jabatan

Pokja 3

1 th

122

Penyusunan kamus kompetensi jabatan

Tersusunnya kamus kompetensi jabatan

Pokja 3

1 th

123

Penyusunan standar kompetensi umum

Tersusunnya standar kompetensi umum

Pokja 3

1 th

124

Penyusunan standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan

Tersusunnya standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan

Pokja 3

1 th

125

Finalisasi Standar Kompetensi Jabatan

Dokumen Standar Kompetensi Jabatan

Pokja 3

1 th


halaman 119

126

Integrasi standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi

Terintegrasinya standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi

Pokja 3

1 th

127

Asesmen individu

Laporan hasil Asesmen individu

Pokja 3

2 th

128

Penyusunan profile Kompetensi

Tersusunnya profile Kompetensi

Pokja 3

1 th

129

Penyusunan pola peningkatan kompetensi

Tersusunnya pola peningkatan kompetensi

Pokja 3

1 th

130

Finalisasi pola peningkatan kompetensi

Dokumen pola peningkatan kompetensi

Pokja 3

1 th


halaman 120

131

Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi

Dikembangkannya pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi

Pokja 3

4 th

132

Pendidikan S2 dan S3

Telaksananya Pendidikan S2 dan S3

Pokja 3

4 th

133

Pelatihan teknis dan fungsional

Meningkatnya kompetensi tenaga teknis & fungsional

Pokja 3

4 th

134

Pelatihan softskill

Meningkatnya kompetensi softskill pegawai

Pokja 3

4 th


halaman 121

F. Penanggungjawab

Penanggungjawab seluruh program penataan manajemen SDM aparatur Badan POM

adalah Pokja 3 yang diketuai oleh Kepala Biro Umum. Dalam melaksanakan kegiatannya,

Kepala Biro Umum melibatkan seluruh unit kerja terkait.

G. Rencana Anggaran

Kebutuhan anggaran untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program penataan

manajemen SDM aparatur, termasuk untuk tunjangan kinerja sampai tahun 2014 adalah

Rp. 2,78 T sampai dengan tahun 2014.


halaman 122

PROGRAM

PENGUATAN PENGAWASAN

A. Pencapaian

Selama tahun 2010 telah dilaksanakan pengawasan rutin melalui audit operasional

dengan capaian yang melebihi target. Dari 24 satker yang direncanakan dalam Program

Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT), audit operasional berhasil dilaksanakan di 26 satker.

Dari hasil analisis terhadap PKPT dan hasil audit selama tahun 2010 diperoleh data

bahwa kondisi temuan audit operasional yang sering ditemui adalah hambatan

kelancaran tugas pokok (32,54%), kejadian yang merugikan negara (15,87%) dan

kelemahan administrasi (12,70%). Secara keseluruhan temuan audit Inspektorat

berjumlah 252 kejadian.

Penyebab temuan audit dari sudut pandang Sistem Pengendalian Internal meliputi 3

(tiga) kelemahan utama sistem pengendalian intern, yaitu berupa kelemahan dalam hal

pembinaan personil (43,10%), reviu/pengawasan intern (17,15%) dan perencanaan

(16,46%). Rekomendasi perbaikan yang disampaikan selama tahun 2010 sejumlah 65,64%

bersifat peningkatan sistem pengendalian intern, 13,17% berupa penegakan aturan dan

10,08% bersifat finansial.

Menindaklanjuti adanya kelemahan dalam sistem pengendalian intern, Badan POM juga

telah berupaya melakukan pembenahan dan pengembangan sistem pengendalian intern.

Upaya tersebut telah dimulai pada tahun 2011 dengan dibuatnya kebijakan penerapan

SPIP di lingkungan Badan POM, yang dilanjutkan dengan pembentukan Satgas SPIP,

Sosialisasi SPIP bagi pejabat eselon I dan II, serta pendidikan dan pelatihan bagi Satgas

SPIP.

Di lain pihak, berdasarkan hasil audit BPK-RI

atas Laporan Keuangan Badan POM tahun

anggaran 2010, Laporan Keuangan Badan

POM memperoleh opini Wajar Tanpa

Pengecualian (WTP) dengan paragraf

penjelas. Hal ini berarti bahwa kualitas

penyajian Laporan Keuangan Badan POM

mengalami perbaikan setelah pada periode

sebelumnya memperoleh opini Wajar Dengan Pengecualian (WDP).

Gambar 4 Penyerahan Laporan Hasil Pemeriksaan Keuangan oleh BPK dengan opini WTP


halaman 123

Sebagai instansi pemerintah, Badan POM juga memiliki kewajiban dalam mendukung

upaya terciptanya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Secara internal upaya ini

dimaknai sebagai perwujudan Clean Goverment dan Good Governance. Sebagai wujud

upaya nyata Badan POM dalam mendukung tercapaianya tujuan tersebut, Badan POM

telah melaksanakan koordinasi dalam penyusunan Laporan Harta Kekayaan

Penyelenggara Negara (LHKPN) bagi pejabat eselon I, pejabat eselon II, Pejabat Pembuat

Komitmen dan Bendahara, serta pelaporannya kepada KPK.

B. Rencana

Dalam rangka menjaga konsistensi kinerja reformasi birokrasi, maka diperlukan sebuah

sistem pengawasan yang dapat mendukung sasaran reformasi birokrasi dapat dicapai

sesuai dengan yang diharapkan. Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya

untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas

tujuan reformasi birokrasi yang akan dicapai. Pada umumnya pengawasan dilaksanakan

dengan membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kondisi yang hendak

dicapai. Namun demikian, membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kondisi

yang hendak dicapai saja belum cukup untuk menjadikan reformasi birokrasi dapat

dilaksanakan dengan hasil yang baik secara berkesinambungan.

Seiring dengan berkembangnya sistem manajemen yang efektif, sistem pengawasan juga

perlu dibangun dan dikembangkan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien. Melalui

pengawasan yang kuat dan efektif diharapkan dapat membantu manajemen untuk

melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah

direncanakan secara efektif dan efisien.

Bahkan, melalui pengawasan yang kuat dan efektif tidak hanya tercipta suatu aktivitas

yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan

kerja sudah dilaksanakan, atau mendeteksi sejauh mana kebijakan pimpinan dijalankan

dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut,

melainkan juga mengidentifikasi aspek-aspek dari implementasi reformasi birokrasi yang

masih memiliki kelemahan atau faktor-faktor yang menyebabkan pencapaian sasaran

masih belum sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian, terhadap aspek yang

masih memiliki kelemahan dapat segera dilakukan perbaikan, sehingga reformasi

birokrasi dapat tetap berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Dilain pihak,

pengawasan juga dapat diarahkan untuk mendeteksi aspek-aspek yang masih berpotesi

untuk dikembangkan sehingga capaian sasaran yang sudah ada dapat lebih ditingkatkan


halaman 124

lagi. Hal ini penting untuk dibangun sehingga perbaikan kinerja organisasi senantiasa

dapat dilakukan secara berkesinambungan.

Setelah dilaksanakannya penguatan pengawasan, diharapkan aktifitas pengawasan dapat

mencapai kondisi antara lain sebagai berikut:

Pengawasan tidak hanya dapat mengidentifikasi perbedaan sasaran reformasi

birokrasi dengan kondisi riil yang ada, melainkan juga dapat mengidentifikasi

aspek dan aktifitas yang berpotensi menimbulkan resiko tidak tercapainya

sasaran dengan baik, sehingga dapat ditentukan mekanisme pengendalian yang

sesuai untuk mencegah terjadinya resiko.

Aktifitas pengawasan yang dilakukan tidak hanya berorientasi pada perbedaan

target dengan hasil yang dicapai setelah dilaksanakannya suatu kegiatan.

Aktifitas pengawasan dilaksanakan mulai dari identifikasi kelemahan pada

aspek perencanaan kegiatan, dan hasil pengawasan disampaikan kepada pihak-

pihak yang berkompeten secara akurat dan disampaikan tepat waktu.

Penyimpangan dapat dicegah sedini mungkin, serta tindakan koreksi dan

perbaikan dapat segera dilakukan sebelum penyimpangan terjadi, yang

tentunya lebih menguntungkan dan dapat mencegah terjadinya kerugian yang

lebih besar.


Indikator yang digunakan sebagai tolok ukur dalam menetapkan bahwa sasaran program

penguatan pengawasan telah dicapai adalah sebagai berikut:

1. Hasil evaluasi terhadap penerapan SPIP di Badan POM bernilai BAIK; dan

2. Laporan Keuangan Badan POM dipertahankan dengan opini Wajar Tanpa

Pengecualian;

D. Agenda Prioritas

Dalam rangka penguatan pengawasan, telah disusun beberapa agenda/kegiatan

prioritas yang akan dilaksanakan meliputi:

1. Membangun dan mengembangkan Sistem Pengendalian Internal Pemerintah

(SPIP) di lingkungan Badan POM, diikuti dengan dibentuknya Satgas SPIP yang

bertugas memantau dan memastikan bahwa SPIP telah diterapkan secara efektif

dan memadai.


halaman 125

2. Melaksanakan reviu dan evaluasi secara berkala dan berkesinambungan

terhadap pelaksanaan program dan kegiatan sampai dengan penyajiaan hasil

pelaksanaan anggaran dalam laporan keuangan.

3. Melaksanakan inventarisasi pejabat di lingkungan Badan POM yang wajib

menyusun dan melaporkan LHKPN dalam rangka mengintensifkan program

anti korupsi.

4. Meningkatkan implementasi e-procurement untuk semua pengadaan

barang/jasa.

5. Meningkatkan kompetensi aparat pengawas internal agar mampu melaksanakan

fungsi pengawasan secara efektif dan efisien.


Pengembangan SPIP

Badan POM telah melaksanakan upaya pembangunan dan pengembangan Sistem

Pengendalian Internal yang memadai dan andal pada tahun 2010, dimulai dengan

berkoordinasi dengan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dalam

hal pelaksanaan asistensi implementasi SPIP. Kemudian pada tahun 2011 dilanjutkan

dengan pembuatan kebijakan penerapan SPIP yang dikukuhkan dengan Surat Keputusan

Kepala Badan POM, sosialisasi konsep SPIP bagi pejabat eselon I dan II bekerja sama

dengan BPKP, pembentukan Satuan Petugas (Satgas) SPIP di masing-masing unit eselon

II dan unit kerja mandiri, yang bertugas mengendalikan dan memastikan bahwa SPIP

telah diimplementasikan secara efektif di masing-masing unit yang besangkutan. Masih

pada tahun yang sama, bagi para Satgas SPIP juga diberikan pendidikan dan pelatihan

SPIP sehingga diharapkan Satgas SPIP memiliki wawasan dan pemahaman yang

memadai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya.

Pada tahun 2012 akan dilaksanakan mapping terhadap sistem pengendalian yang sudah

diterapkan di masing-masing unit kerja sehingga diketahui kondisi sistem pengendalian

yang sudah ada serta resiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan operasional

kegiatan unit kerja. Berdasarkan data tersebut selanjutnya akan disusun rencana

implementasi SPIP yang memadai guna meminimalkan tingkat resiko terjadinya

penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan. Pada periode berikutnya akan dilaksanakan

evaluasi implementasi SPIP secara berkala sekurang-kurangnya sekali setahun.

Kegiatan Pegawasan


halaman 126

Kegiatan pengawasan yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun berupa audit

operasional, bimbingan teknis pengawasan, monitoring dan evaluasi atas tindak lanjut

hasil audit dan evaluasi, desk audit atas realisasi anggaran dan kegiatan, survei Indeks

Kepuasan Masyarakat (IKM), serta reviu laporan keuangan. Sedangkan audit untuk

tujuan tertentu/investigasi dilaksanakan dalam rangka menindaklanjuti adanya kasus

khusus atau hasil telaah atas suatu pengaduan masyarakat terkait pelaksanaan program

dan kegiatan Badan POM.

Tindak lanjut atas hasil audit, baik audit yang dilaksanakan oleh aparat pengawas

internal maupun oleh auditor eksternal, akan dimonitoring dan dievaluasi setiap selesai

pelaksanaan penugasan pengawasan, dan status tindak lanjut dilaporkan ke pimpinan

setiap 6 bulan sekali.


halaman 127

Secara detil, tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan sebagai berikut :

Formulir 3


No

PROGRAM/KEGIATAN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NANG-GUNG JAWAB

AL

O-KASI WAK-TU

2011 2012 2013 2014 HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMAS

I ANGGARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENGUAT-AN PENGA-WASAN

7,58 M

135

Menyusun pedoman Integrated Planning dan Budgeting

Tersusunnya pedoman Integrated Planning dan Budgeting

Pokja 4

1 th

136

Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran

Terlaksananya siklus perencanaan dan penganggaran

Pokja 4

4 th


halaman 128

137

Menyusun SK pengorganisasian anggaran

SK pengorganisasian anggaran

Pokja 4

4 th

138

Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM

Terevaluasinya SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM

Pokja 4

4 th

139

Monitoring dan evaluasi anggaran

Laporan hasil Monitoring dan evaluasi anggaran

Pokja 4

4 th

140

Audit Operasional, On going dan Kasus

Laporan hasil Audit Operasional, On going dan Kasus

Pokja 4

4 th

141

Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembaga

Diterapkannya Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembaga

Pokja 4

1 th


halaman 129

142

Menyusun SK Kepala Badan POM tentang Peyelenggaraan SPIP

SK Kepala Badan POM tentang Peyelenggaraan SPIP

Pokja 4

1 th

143

Sosialisasi SPIP

Tersosialisasinya SPIP

Pokja 4

1 th

1

44

Pelatihan SPIP untuk Eselon I dan II

Diterapkannya SPIP oleh Eselon I dan II

Pokja 4

1 th

145

Perencanaan dan Penerapan SPIP

Dokumen Perencanaan dan Penerapan SPIP

Pokja 4

1 th

146

Penerapan SPIP

Diterapkannya SPIP

Pokja 4

3 th

147

Evaluasi SPIP

Laporan Evaluasi SPIP

Pokja 4

3 th

148

Audit Operasional, On going dan Kasus

Laporan Audit Operasional, On going dan Kasus

Pokja 4

4 th

149

Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset

Terkelolanya keuangan dan aset dengan benar

Pokja 4

4 th


halaman 130

150

Evaluasi LHP dan TL

Laporan Evaluasi LHP dan TL

Pokja 4

4 th

151

Realisasi sesuai dengan rencana dan revisi rencana

Terealisasinya sesuai dengan rencana dan revisi rencana

Pokja 4

4 th

152


Laporan monitor tindak lanjut hasil temuan

Pokja 4

4 th

153


Laporan review laporan keuangan dan laporan BMN

Pokja 4

4 th


halaman 131

154


Meningkatnya kegiatan assurance (monitoring, evaluasi dan compliance audit) dan consulting (sosialisasi, bimtek) terhadap penyusunan laporan keuangan Badan POM

POKJA

4

4 Tahun

155

Monev CAPA

Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan di K/L

POKJA

4

4 Tahun

156

Merumuskan program bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi

Menurunnya tingkat penyalahgunaan wewenang

POKJA

4

1 Tahun


halaman 132

157

Mengidentifikasi area/proses pengawasan obat dan makanan rawan korupsi

Peningkatan pengawasan obat dan makanan

POKJA

4

1 Tahun

15

8

Penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh Pejabat Struktural dan Fungsional yang menangani pelayanan publik

Dokumen Pakta Integritas mengenai Pelayanan Publik

POKJA

4

1 Tahun

159


Meningkatnya Monev, pengawasan dan pemberatasan korupsi

POKJA

4

4 Tahun

160

Merumuskan kebijakan bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi

Dokumen kebijakan Pengawasan dan Pemberantasan Korupsi

POKJA

4

1 Tahun


halaman 133

161

Menggalang komitmen seluruh pegawai Badan POM

Komitmen bersama dalam Penguatan Pengawasan dan Akuntabilitas Kinerja

POKJA

4

1 Tahun

162


Implementasi Budaya Anti Korupsi di Lingkungan BPOM

POKJA

4

4 Tahun

163

Penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh pegawai Badan POM

Pakta Integritas mengenai Budaya Anti Korupsi

POKJA

4

4 Tahun

164

Menerbitkan SE pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.

Surat Edaran pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.

POKJA

4

1 Tahun


halaman 134

165


terjalinnya koordinasi aktif pengadaaan dengan LKPP

POKJA

4

2011 -

2014

166

Implementasi e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

Penerapan seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

POKJA

4

4 Tahun


halaman 135

F. Penanggungjawab

Penanggung jawab program penguatan pengawasan adalah Pokja 4 yang diketuai oleh

Inspektur Badan POM.

G. Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program ini, dibutuhkan anggaran sebesar

Rp. 7,58 M


halaman 136

PROGRAM

PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA

A. Pencapaian

Penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Badan POM secara keseluruhan di evaluasi

secara periodik oleh Kementerian PAN dan RB dengan hasil penilaian terakhir

memperoleh kategori CC (Cukup Baik) meningkat dari tahun sebelumnya yang berada

pada kategori C, sedangkan evaluasi terhadap Sistem Akuntabilitas Kinerja (SAKIP) unit

eselon II/unit mandiri di lingkungan Badan POM dilaksanakan oleh Inspektorat Badan

POM.

Evaluasi SAKIP unit eselon II/unit kerja mandiri ini diarahkan pada upaya-upaya

pengembangan sistem akuntabilitas kinerja di Badan POM. Pada periode sampai dengan

tahun 2009, evaluasi SAKIP pada unit eselon II/unit kerja mandiri didasarkan pada

penilaian dan análisis terhadap lima komponen, yaitu perencanaan kinerja, pengukuran

kinerja, pelaporan kinerja, evaluasi kinerja, dan pencapaian kinerja. Sesuai arahan Tim

Evaluasi SAKIP Badan POM dari Kemeterian PAN dan RB, mulai periode evaluasi tahun

2010 aspek penilaian evaluasi kinerja hanya untuk lingkup evaluasi SAKIP Badan POM

secara keseluruhan, sedangkan di tingkat evaluasi SAKIP unit eselon II/unit mandiri

aspek evaluasi kinerja dikeluarkan dari ruang lingkup evaluasi SAKIP.

Berdasarkan hasil evaluasi secara sampling terhadap beberapa unit eselon II/unit kerja

mandiri atas penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja masih menunjukkan bahwa

penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) pada unit eselon

II/unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM belum sepenuhnya sesuai dengan

ketentuan yang berlaku. Dari 20 unit eselon II/unit kerja mandiri yang disampling, baru

45% diantaranya memperoleh penilaian kategori Cukup Baik (CC) hingga Sangat Baik

(A), sebanyak 30% unit yang memperoleh penilaian kategori Agak Kurang (C),

sedangkan sebanyak 25% unit masih memperoleh penilaian kategori Kurang (D).

Dalam hasil evaluasi penerapan SAKIP pada unit eselon II/unit kerja mandiri juga masih

ditemukan adanya kelemahan-kelemahan mendasar antara lain:

Dari aspek perencanaan kinerja, Rencana Kinerja Tahunan (RKT) disusun

sesudah anggaran disetujui, sehingga mengurangi hakikat makna dari RKT

sebagai acuan dalam penyusunan anggaran. Dilain pihak, Penetapan Kinerja

(PK) disusun belum didasarkan pada dokumen Restra dan RKT, tetapi


halaman 137

berdasarkan DIPA. Sedangkan pencapaian target kinerja dalam dokumen PK

belum dimonitor secara berkala dan belum dimanfaatkan sebagai alat untuk

mengendalikan dan memperbaiki kinerja.

Sistem pengumpulan data kinerja belum dibangun secara memadai, tetapi masih

bersifat adhoc pada saat penyusunan LAKIP. Kualitas rumusan indikator kinerja

yang digunakan dalam pengukuran kinerja belum sepenuhnya sesuai dengan

kriteria indikator kinerja yang baik.

Minimnya informasi kinerja maupun tingkat pencapaian Indikator Kinerja

Utama yang disajikan dalam LAKIP, sehingga LAKIP sulit dimanfaatkan untuk

memperbaiki pelaksanaan program/kegiatan dan peningkatan kinerja

selanjutnya.

Hasil evaluasi atas penerapan SAKIP belum dimanfaatkan untuk perbaikan

perencanaan kinerja, penerapan manajemen kinerja, maupun mengukur

keberhasilan unit kerja.

Perumusan indikator kinerja outcome tidak memadai sehingga capaian kinerja

yang disajikan dalam LAKIP belum menggambarkan kinerja yang sesunggunya.

B. Rencana

Dalam rangka menjaga konsistensi kinerja reformasi

birokrasi dan mendorong terwujudnya transparansi

dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Badan

POM, maka dipandang perlu membangun dan

mengembangkan sistem akuntabilitas kinerja di

lingkungan Badan POM.

Pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas

kinerja dimulai dengan dibuatnya kebijakan tentang

penerapan SAKIP secara memadai, sehingga diharapkan

pengukuran kinerja dapat dilakukan secara obyektif dan

dapat diandalkan, serta menggambarkan kinerja

organisasi yang sebenarnya, tidak hanya berdasarkan

tingkat serapan anggaran, melainkan juga berdasarkan keluaran yang dihasilkan.

Gambar 5 Penghematan energi sebagai salah satu bentuk akuntabilitas keuangan


halaman 138

Selanjutnya untuk mendukung pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas

kinerja perlu juga membangun sistem pengumpulan data kinerja secara memadai dan

handal.

Dalam rangka internalisasi penerapan SAKIP di lingkungan Badan POM juga diperlukan

adanya sosialisasi konsep dan tata laksana implementasi SAKIP dan penyusunan

Rencana Strategis sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan sosialisasi tentang

pentingnya penerapan SAKIP dalam rangka membangun manajemen kinerja di

lingkungan Badan POM demi tercapainya visi dan misi Badan POM. Selain itu perlu juga

dilaksanakannya bimbingan teknis bagi unit eselon II/unit kerja mandiri dalam rangka

percepatan implementasi SAKIP yang memadai di seluruh unit eselon II/unit kerja

mandiri di lingkungan Badan POM, dengan harapan bahwa apabila sasaran ini dapat

dicapai maka secara kumulatif dapat memberikan kontribusi positif bagi pencapaian

sasaran implementasi SAKIP dengan hasil penilaian minimal Baik pada tahun 2014.

Kedepan, akan dibuat sistem monitoring dan evaluasi kinerja secara terintegrasi yang

memungkinkan pihak manajemen dan pimpinan puncak untuk mengetahui tingkat

kinerja satker/unit kerja pada periode tertentu secara cepat dan akurat.


Indikator yang digunakan sebagai tolok ukur dalam menetapkan bahwa sasaran program

penguatan akuntabilitas telah tercapai adalah "Hasil evaluasi terhadap implementasi

SAKIP Badan POM oleh Kementerian PAN dan RB” dengan target pada akhir periode

2014 diperoleh panilaian minimal dengan kategori BAIK.

D. Agenda Prioritas

Dalam rangka mencapai sasaran yang ditetapkan, Badan POM telah menetapkan agenda

kegiatan prioritas yang telah, sedang dan akan dilaksanakan secara berkesinambungan,

sebagai berikut:

a. Pembenahan sistem akuntabilitas kinerja

Dalam rangka melaksanakan pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas

kinerja, perlu dibuat suatu kebijakan tentang kewajiban bagi setiap unit eselon I, unit

eselon II dan unit kerja mandiri untuk menetapkan Indikator Kinerja Umum (IKU),

menyusun dokumen Rencana Strategis, dokumen Rencana Kinerja Tahunan dan

dokumen Penetapan Kinerja yang didalamnya juga memuat sasaran dan indikator

kinerja pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.


halaman 139

Selanjutnya IKU dan dokumen Penetapan Kinerja digunakan sebagai tolok ukur dalam

pengukuran kinerja masing-masing satuan/unit kerja secara berkala, sekaligus sebagai

alat untuk mengendalikan dan memperbaiki kinerja organisasi. Hasil pengukuran dan

pengumpulan data kinerja berdasarkan capaian masing-masing indikator kinerja dan

IKU disajikan dalam LAKIP, dengan disertai penjelasan mengenai keberhasilan maupun

kegagalan pelaksanaan kegiatan/program dan faktor-faktor yang mempengaruhinya.

Analisis perbandingan capaian kinerja dari waktu ke waktu maupun secara kumulatif

hingga periode tertentu juga disajikan untuk menggambarkan perkembangan kinerja

organisasi. Selanjutnya informasi yang disajikan dalam LAKIP dimanfaatkan sebagai

masukan dalam kajian manajemen untuk rencana perbaikan kinerja organisasi secara

keseluruhan.

Tahapan pembenahan dan pengembangan SAKIP dilanjutkan dengan membangun

sistem pengumpulan data kinerja secara memadai dan handal. Data kinerja yang

dikumpulkan merupakan data yang diperoleh dari hasil pengukuran capaian masing-

masing indikator kinerja dan IKU secara periodik (triwulanan). Dengan demikian

pengumpulan data kinerja tidak lagi bersifat adhoc pada saat penyusunan LAKIP, dan

dapat dimanfaatkan untuk memantau dan pengendalian kinera secara berkala.

Sebagai instrumen dalam evaluasi implementasi SAKIP, pada tahun 2011 Badan POM

juga telah menyusun Pedoman Evaluasi SAKIP di lingkungan Badan POM yang

dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Dengan demikian diharapkan

evaluasi implementasi SAKIP dapat dilaksanakan secara terarah dan konsisten, sekaligus

sebagai pemenuhan terhadap salah satu persayratan implementasi SAKIP yang memadai.

b. Sosialisasi dan Implementasi

Melalui kegiatan sosialisasi implementasi SAKIP secara berkala, diharapkan para pihak

yang terlibat langsung dalam penerapan SAKIP dapat lebih memahami konsep SAKIP

dan selanjutnya dapat mengimplementasikan SAKIP dengan lebih baik.

Dalam rangka percepatan implementasi SAKIP yang memadai di lingkungan Badan

POM, bimbingan teknis akan dilaksanakan terutama bagi unit eselon II/unit kerja

mandiri dengan kondisi SAKIP yang belum memadai. Dengan demikian SAKIP dapat

diterapkan secara memadai di seluruh unit eselon II/unit kerja mandiri.


Pembenahan SAKIP telah dimulai pada akhir tahun 2010 dimulai dengan telah dibuatnya

kebijakan tentang penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU) Badan POM serta IKU bagi


halaman 140

setiap satker, unit eselon II, serta unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM, yang

dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Selanjutnya IKU yang telah

ditetapkan digunakan untuk mengarahkan dan mengukur kinerja organisasi di tahun-

tahun berikutnya.

Pada tahun 2011 dilaksanakan reviu terhadap IKU, dimulai dengan penyusunan peta

strategis Badan POM (dilakukan di area perubahan tata laksana). Reviu IKU ini

digunakan untuk menilai kelayakan dan relevansi IKU dengan kondisi terkini, sehingga

dapat dijadikan dasar untuk pengambilan kebijakan untuk tetap menggunakan IKU

ataukah perlu dilakukan penyesuaian IKU.

Selanjutnya pada setiap awal tahun akan dilaksanakan evaluasi terhadap implementasi

SAKIP dan capaian kinerja berdasarkan IKU yang telah ditetapkan.


halaman 141

Secara rinci, tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan kegiatan sebagai berikut :

Formulir 3


No

PROGRAM/KEGIATAN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NANG-GUNG JAWAB

ALO-K

ASI

WAK-TU

2011 2012 2013 2014 HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMASI

ANGG

ARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENGUAT-AN AKUNTABILITAS KINERJA

3 M

167

Menyusun modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)

modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)

POKJA 4

1 Tahun

168

Menyusun pedoman evaluasi kinerja

pedoman evaluasi kinerja

POKJA 4

1 Tahun


halaman 142

169


Laporan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala

POKJA 4

4 Tahun

17

0


Laporan Pencapaian IKU Badan POM

POKJA 4

4 Tahun

171

Menyusun Peta strategi

Dokumen Peta Strategi Badan POM

POKJA 4

1 Tahun

172

Melakukan review IKU

Laporan Kegiatan review IKU Badan POM

POKJA 4

4 Tahun

173


penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM

POKJA 4

1 Tahun


halaman 143

174

Pengembangan sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja

Terciptanya sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja

POKJA 4

1 Tahun

175

Uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Laporan hasil uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

POKJA 4

1 Tahun


halaman 144

176

Penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Laporan penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

POKJA 4

1 Tahun

177

Pengembangan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Laporan hasil sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

POKJA 4

1 Tahun


halaman 145

178

Penetapan dan pemberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Terlaksananya sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

POKJA 4

1 Tahun

179

Pengembangan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Pengembangan dan Penerapan pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

POKJA 4

1 Tahun

180

Penerapan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Pengembangan dan Penerapan pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

POKJA 4

4 Tahun


halaman 146

181

Evaluasi PPID

Laporan hasil evaluasi PPID

POKJA 4

4 Tahun

182

Pelatihan penyusunan LAKIP

meningkatnya Kompetensi mengenai penyusunan LAKIP

POKJA 4

4 Tahun

183

Evaluasi LAKIP (sampling)

Laporan hasil evaluasi LAKIP (sampling)

POKJA 4

4 Tahun

184

Melakukan review laporan keuangan

Laporan/data review laporan keuangan

POKJA 4

4 Tahun


halaman 147

F. Penanggungjawab

Sebagai penanggung jawab program adalah Pokja 4 yang diketuai oleh Inspektur Badan

POM. Dalam melaksanakan kegiatannya, Inspektur melibatkan unit kerja terkait,

misalnya Biro Perencanaan dan Keuangan.

G. Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan, dibutuhkan anggaran sebesar Rp. 3 M sampai

tahun 2014


halaman 148

PROGRAM

PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

A. Pencapaian

Dalam melakukan reformasi birokrasi Badan POM telah berupaya untuk meningkatkan

pelayanan publik baik pre market maupun post market melalui perbaikan sistem dan

peningkatan sarana dan prasarana pelayanan publik untuk registrasi, penerbitan Surat

Keterangan Impor (SKI), Surat Keterangan Ekspor (SKE) dan sertifikasi obat, obat

tradisional, suplemen makanan, kosmetika dan pangan, serta penilaian iklan Obat, Obat

Tradisional dan Suplemen Makanan sebelum beredar. Sebagai tahap awal reformasi

birokrasi, telah dilakukan launching layanan satu atap pada April 2009 untuk memberikan

pelayan dengan lebih transparan serta meningkatkan kenyamanan pelayanan registrasi

obat dan makanan yang dilengkapi dengan fasilitas terkini yang telah disesuaikan

dengan kebutuhan untuk menunjang pendaftaran registrasi dan pelayanan SKI secara

elektronik. Dengan adanya sarana pelayanan publik khusus diharapkan dapat

memberikan kenyamanan dan kemudahan stakesholder.

Untuk pre market, seiring dengan Harmonisasi ASEAN di bidang kosmetika maka sistem

pendaftaran/registrasi produk kosmetika

saat ini telah berubah menjadi sistem

notifikasi dimana pelayanan notifikasi

dapat diakses secara Online (e-notifikasi).

Sistem elektronik juga dikembangkan

pada pendaftaran, obat dan produk

biologi, obat tradisional, suplemen

makanan dan pangan. Pada tahun ini

pengembangan e-registration

diprioritaskan pada pangan low risk. Diharapkan dengan adanya sistem e-registrasi maka

pelayanan yang cepat dan efisien dapat tercapai.

Pelayanan di bidang ekspor obat dilakukan melalui penerbitan Surat Keterangan Ekspor

(SKE) yang harus ditunjang dengan adanya Surat Keterangan GMP sebagai bukti

pemenuhan GMP pada fasilitas produksi di Industri Farmasi. Seiring dengan upaya

peningkatan pelayanan di bidang ekspor obat, kemudahan dalam pelayanan penerbitan

surat keterangan GMP yang saat ini masih dilakukan secara manual, telah dilakukan

Gambar 6 Registrasi produk


halaman 149

rintisan pengembangan sistem pelayanan secara elektronik berupa penyusunan kerangka

acuan dan konsep sistem yang akan dibangun.

Dalam rangka menjamin kebenaran informasi tentang Obat, Obat Tradisional dan

Suplemen Makanan yang memenuhi persyaratan dan ketentuan periklanan yang berlaku

maka Badan POM juga melakukan Penilaian Iklan Obat, Obat Tradisional dan Suplemen

Makanan sebelum beredar. Sebagai upaya dalam meningkatkan pelayanan publik di

bidang penilaian iklan sebelum beredar, ketepatan waktu penilaian dan pelayanan

menjadi tolok ukur keberhasilannya.

Saat ini telah disempurnakan Standar Pelayanan Publik dengan menetapkan Standar

Pelayanan Minimal dalam tiap jenis pelayanan. Penyusunan standar pelayanan publik

akan melibatkan stakesholder dengan tujuan mengakomodir kebutuhan stakesholeder

dalam pelayanan publik yang efektif dan efisien.

Untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam bidang pelayanan publik, telah

dikembangkan standar kompetensi penilai keamanan, mutu, kasiat dan kemanfaatan

obat, obat tradisional, suplemen makanan, kosmetika dan pangan (pada program

penataan manajemen SDM aparatur). Pengembangan standar kompetensi tersebut

diiringi dengan penetapan kebutuhan pelatihan bagi penilai sehingga pelatihan sesuai

dengan standar kompetensi yang ditetapkan.

Perkuatan legalisasi pelayanan publik terus diupayakan untuk meningkatkan pelayanan

sesuai perkembangan teknologi terkini dengan melakukan penyusunan maupun revisi

peraturan dan ketentuan di bidang pengawasan Obat, Obat Tradisional, Suplemen

Makanan, Kosmetika dan Pangan (pada program penataan prraturan perundang-

undangan). Peraturan tersebut dipublikasikan baik melalui sosialisasi maupun

pencantuman dalam website Badan POM untuk kemudahan akses (pada program

monitoring dan evaluasi).

Sebagai jaminan konsistensi pelayanan publik, pengembangan Quality Management

System (QMS) Badan POM telah dilakukan (pada program penataan tatalaksana). QMS

ini bertujuan agar proses pelayanan publik dapat berjalan efisien dan efektif.

Untuk post market, sejak bulan Juli 2008, penerbitan SKI dilakukan melalui jalur

elektronik (on-line) atau National Single Window (NSW) dan atau manual. Sistem NSW

adalah suatu sistem yang memungkinkan dilakukannya Single Submission of Data and

Information; Single Synchronous processing Data and Information; dan Single Decision Making

for customs release and clearance of cargoes. (Peraturan Pemberlakuan sistem elektronik

terlampir).


halaman 150

Saat ini, penerbitan SKI untuk bahan baku dan produk jadi atau produk terdaftar Obat

dan Makanan secara elektronik telah dilakukan di Pusat, Balai Besar POM di Medan,

Semarang dan Surabaya. Sedangkan pemasukan produk jadi yang diperuntukkan untuk

tujuan riset, pameran dan keperluan sendiri (Special Access Scheme) masih dilakukan

secara manual. Diharapkan dengan adanya sistem NSW maka pelayanan publik yang

murah, terjangkau, cepat dan aman dapat tercapai.

Penerbitan SKI erat kaitannya dengan pelayanan publik sehingga Badan POM berusaha

untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dengan menetapkan Tingkat

Layanan (Servive Level Agreement) di lingkungan Badan POM. (Terlampir Keputusan

mengenai SLA).

Pemasukan produk obat, obat tradisional, kosmetika, produk komplemen dan makanan

dari berbagai negara ke Indonesia menyebabkan pemerintah dalam hal ini Badan POM,

tidak dapat memberikan proteksi secara sepihak kepada produk-produk dalam negeri.

Oleh karena itu, untuk mencegah beredarnya obat, obat tradisional, kosmetik, produk

koplemen dan makanan tanpa ijin edar Badan POM menerbitkan Peraturan Kepala

Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia tentang Pengawasan

Pemasukan Obat dan Makanan sebagai berikut :

1. Peraturan Kepala Badan POM Nomor HK.03.1.23.04.11.03724 tahun 2011 tentang

Pengawasan Pemasukan Kosmetika (terlampir)

2. Peraturan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.42.2996 tentang Pengawasan

Pemasukan Obat Tradisional (terlampir)

Sedangkan untuk produk komplemen, penerbitan SKI masih mengacu pada peraturan

Kepala Badan POM tentang Obat Tradisional. Diharapkan ke depan dapat diterbitkan

Peraturan Kepala Badan Pom tentang Pengawasan Pemasukan Produk Komplemen.

Selain pelayanan SKI, pengawasan post market juga memberikan pelayanan untuk

penerbitan Surat Keterangan Ekspor (SKE). Saat ini, pelayanan SKE masih dilakukan

secara manual dimana pemohon datang dan POM dengan membawa surat permohonan.

Diharapkan ke depan, akan dikembangkan sistem elektronik untuk SKE sehingga akan

mengefisiensikan waktu dan biaya.

Badan POM juga melakukan pemberdayaan masyarakat (public empowerment) agar

masyarakat memiliki kesadaran dan kemampuan untuk mencegah dan melindungi diri

sendiri terhadap risiko dari Obat dan Makanan yang tidak memenuhi standar yang

berlaku.


halaman 151

Terkait perlindungan kesehatan masyarakat dari risiko produk obat dan makanan yang

tidak memenuhi syarat, maka Badan POM melakukan kegiatan untuk membentuk citra

positif Badan POM, layanan pengaduan dalam rangka penanganan kasus/keluhan yang

merupakan kepentingan, keinginan dan harapan konsumen (consumer insight),

penyuluhan kepada industri rumah tangga pangan (IRTP), Penyuluhan Keamanan

Pangan, bimbingan industri obat tradisional, layanan informasi obat dan keracunan.

Untuk itu, Badan Pengawas Obat dan Makanan menyusun program dan kegiatan dengan

lebih mengedepankan upaya perlindungan

kepada masyarakat dengan dasar analisis

risiko. Program kegiatan tersebut

merupakan bagian dari pelayanan publik

yang diberikan Badan POM kepada

masyarakat melalui komunikasi, informasi

dan edukasi (KIE).

Seiring dengan era teknologi informasi saat

ini, maka strategi KIE yang dilakukan dan media yang digunakan adalah dengan

memanfaatkan teknologi media dan teknologi informasi yang sedang banyak diminati di

masyarakat sehingga pendekatannya sesuai dengan apa yang ada di masyarakat.

Lebih jauh, kegiatan pemberdayaan masyarakat diharapkan juga merupakan strategi,

fungsi kebijakan dan kemampuan untuk berhubungan dengan publik dalam membentuk

kebijakan yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap pemulihan citra institusi

(Corporate Image Recovery). Hal ini selain dapat mengatasi krisis, juga guna mendukung

program kebijakan revitalisasi Badan POM, terkait public awareness yaitu mewujudkan

kesadaran dan pengetahuan masyarakat akan pentingnya informasi, publikasi dan

edukasi terkait obat dan makanan sehingga masyarakat dapat melindungi diri dari

produk yang dapat berisiko terhadap kesehatan.

Sebagai tolak ukur keberhasilan upaya peningkatan pelayanan yang telah dilakukan

Badan POM, juga dilakukan pengukuran dari sudut pandang pelanggan yaitu dengan

melakukan survey kepuasan pelanggan dari para stakeholder yang selanjutnya

dievaluasi guna penyempurnaan pelayanan publik.

Gambar 7 Pemberian KIE terhadap konsumen


halaman 152

B. Rencana

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market.

Penguatan pelayanan publik untuk pengawasan pre market dilakukan dengan

menyelenggarakan pelayanan registrasi Obat dan Makanan dengan pendekatan

CEPPATT (Cekatan, Efisien, Profesional, Pasti, Akuntabel, Transparan dan Tanggap),

dengan penjelasan sebagai berikut:

Cekatan (Sigap dan terampil dalam melayani registrasi obat dan makanan, serta

memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik);

Efisien (Optimalisasi proses pra registrasi melalui self assessment oleh pendaftar,

konsistensi proses penilaian, pra sertifikasi melalui self assessment pendaftar, proses

pendaftaran iklan);

Profesional (Melakukan penilaian dengan akurat dan scientific based);

Pasti (Kepastian persyaratan registrasi, sertifikasi dan pendaftaran iklan, kepastian

waktu pelayanan dan pemenuhan terhadap timeline, kepastian biaya PNBP obat dan

makanan yang dibayarkan sesuai peraturan yang berlaku);

Akuntabel (Penilaian obat dan makanan sertifikasi dan pendaftaran iklan dapat

dipertangung jawabkan sesuai peraturan dan ilmiah);

Tanggap (Responsif terhadap keluhan pendaftar melalui tindakan CAPA (corrective

action, preverentive action);

Transparan (Semua persyaratan dan prosedur dapat diakses oleh pendaftar)

Dengan demikian CEPPATT merupakan perluasan dari 14 aspek pelayanan publik.

Selain perbaikan pada pola pelayanan keluar, ke dalam Badan POM juga melakukan

perbaikan ke dalam. Ke depan, akan dilakukan berbagai intervensi dalam rangka

meningkatkan pelayanan seperti peningkatan Quality Management System (QMS) dan

elektronisasi registrasi obat dan makanan. Sistem Notifikasi Kosmetika secara on-line

merupakan satu yang akan dikembangkan pertama, dilanjutkan dengan pengembangan

sistem registrasi on-line untuk obat, obat tradisional, supplemen makanan dan makanan

dilakukan secara bertahap.

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market

Penguatan pelayanan publik untuk pengawasan post market, dilakukan dengan

menyelenggarakan Pelayanan PRIMA dalam Penerbitan SKI/SKE, dengan penjelasan

sebagai berikut :


halaman 153

Perbaikan layanan secara terus menerus (Menyesuaikan dengan perubahan,

menciptakan lingkungan yang nyaman dan kondusif, melibatkan staf dalam

perencanaan perubahan);

Revitalisasi sumber daya manusia (Training petugas layanan peningkatan

kompetensi SDM, training costumer/pelanggan);

Intensifikasi sistem layanan (Penyempurnaan bisnis proses system, penyempurnaan

sistem antrian, ketersediaan tracking system);

Memangkas birokasi layanan (Penyederhanaan prosedur layanan, penyederhanaan

persyaratan - tetap mengutamakan SEQ, kepastian waktu layanan, kemudahan akses

pembayaran, transparasi biaya);

Atasi keluhan pelanggan (Kecepatan dalam penanganan keluhan, layanan

konsultasi/help desk untuk bisnis proses dan sistem, layanan informasi konsumen)

Ke depan, akan dilakukan dengan pengembangan NSW melalui :pengembangan e-

registrasi Single Sign On (SSO), perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai

Besar/Balai POM di seluruh Indonesia, perencanaan SKI paperless / sertifikat elektronik

non signature, identifikasi dan updating HS code obat dan makanan serta perencanaan

dan pembangunan/Penerbitan SKE secara elektronik (on line) untuk sertifikasi Sarana

Produksi, sertifikasi Sarana Distribusi dan pendaftaran iklan.

Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, akan

dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut : mengimplementasikan strategi komunikasi

dan kehumasan, melakukan identifikasi berita tentang Badan POM di media, melakukan

pemetaan media, melakukan review strategi komunikasi dan kehumasan, melakukan

penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung, meningkatkan layanan

pengaduan konsumen, melaksanakan Mapping Potensial Konsumen ULPK,

pengembangan Layanan Informasi Obat dan Makanan yang up-to-date (termasuk

peningkatan layanan informasi obat dan informasi keracunan serta pengembangan

sistem informasi dan perkuatan infrastruktur teknologi informasi), meningkatkan

layanan perpustakaan Badan POM, meningkatkan penyebaran informasi keamanan

pangan, meningkatkan penyebaran informasi obat asli Indonesia, serta meningkatkan

layanan perpustakaan Badan POM


halaman 154

Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta

Kalibrasi Alat Ukur

Ruang lingkup perkuatan pengujian produk obat dan makanan serta kalibrasi alat ukur

adalah sebagai berikut: peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan

kalibrasi, penambahan ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi,

peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding, peningkatan kepuasan pelanggan.

Dalam mewujudkan penguatan pelayanan pengujian produk obat dan makanan serta

kalibrasi alat ukur, akan dilakukan langkah-langkah pemenuhan sarana dan prasarana

termasuk peningkatan kompetensi pengujian untuk memenuhi timeline pengujian yang

ditetapkan.


Berbeda dengan kriteria keberhasilan untuk program reformasi birokrasi yang lain,

kriteria keberhasilan untuk program peningkatan pelayanan publik, lebih detil

ditetapkan. Hal ini dilakukan karena muara seluruh program reformasi birokrasi Badan

POM adalah perbaikan mutu pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM.

Dengan demikian kepercayaan masyarakat, dan stakeholder yang lain pada Badan POM

diharpkan meningkat pula. Indikator/kriteria keberhasilan yang lebih detil/mikro ini

juga diharapkan dapat digunakan sebagai bahan informasi dan promosi reformasi

birokrasi kepada masyarakat.

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market

1) Kriteria Keberhasilan pelayanan satu atap

a. Pembangunan dan pengadaan sarana dan prasarana tepat waktu.

b. Terwujudnya sistem pelayanan registrasi yang lebih sistematis, cepat dan

professional.

c. Tersedia Sumber Daya Manusia terlatih sesuai dengan kebutuhan.

2) Kriteria keberhasilan pembangunan/pembenahan sistem registrasi on-line untuk

obat, makanan dan komestik

a. Tersedianya sistem data base obat dan makanan yang sudah terintegrasi dan

sistem aplikasi manajemen data.

b. Terwujudnya proses kerja bagian operasional dan tempat penyimpanan data

serta pengelolaan yang lebih tersentralisasi (evaluasi melalui audit internal).


halaman 155

3) Kriteria Keberhasilan implementasi/sosialiasi sistem registrasi on-line untuk obat,

makanan dan komestik

a. Kemudahan akses informasi bagi pendaftaran tanpa harus melakukan interaksi

langsung dengan petugas (melalui survey pelanggan terhadap ketersediaan

informasi)

b. Pembaharuan data secara terus menerus (monitoring dan evaluasi data terkini).

c. Kemudahan untuk melakukan pemantauan terhadap proses registrasi produk

(evaluasi jumlah pemanfaatan electronic tracking system).


1) Kriteria Keberhasilan Pengembangan /NSW

a. Terwujudnya system e-registrasi SSO yang lebih efisien

b. Terwujudnya perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai

POM di seluruh Indonesia

c. Terwujudnya SKI paperless / sertifikat elektronik non signature

d. Pembaharuan data HS code khusus obat dan makanan

2) Kriteria keberhasilan pembangunan sistem registrasi on-line untuk SKE obat, obat

tradisional, kosmetik dan makanan

a. Kemudahan akses informasi bagi produsen/eksportir tanpa harus melakukan

interaksi langsung dengan petugas

b. Tersedianya sistem data base obat dan makanan yang sudah terintegrasi

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

1) Kriteria Keberhasilan implementasi strategi komunikasi dan kehumasan adalah :

Terlaksana kegiatan strategi komunikasi dan kehumasan melalui jumpa pers, media

visit, talkshow, pameran, iklan layanan masyarakat, artikel dimedia dll.

2) Kriteria Keberhasilan identifikasi berita tentang Badan POM di media adalah :

Teridentifikasinya berita berimplikasi positif, netral dan negatif terhadap Badan

POM.

3) Kriteria keberhasilan pemetaan media, adalah :

Teridentifikasinya media massa yang memuat berita tentang Badan POM.

4) Kriteria keberhasilan review strategi komunikasi dan kehumasan, adalah :

Terciptanya strategi komunikasi dan kehumasan sesuai kebutuhan.


halaman 156

5) Kriteria Keberhasilan melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara

langsung, adalah :

a. Terpenuhinya penanganan keluhan/saran /masukan

b. Terselesaikannya permasalahan/keluhan konsumen

6) Kriteria Keberhasilan layanan pengaduan konsumen, adalah :

a. Meningkatnya layanan pengaduan konsumen

b. Tercapainya kepuasan konsumen

7) Kriteria Keberhasilan Mapping Potensial konsumen ULPK Badan POM, adalah :

Tersedianya data konsumen yang potensial terhadap ULPK Badan POM

8) Kriteria Keberhasilan layanan informasi obat dan keracunan, adalah :

a. Terpenuhinya permintaan informasi terkait dengan obat dari stakeholder

termasuk masyarakat luas

b. Tersedianya akses informasi yang mudah terkait dengan obat dan keracunan

bagi peminta informasi termasuk kemudahan menghubungi petugas pemberi

informasi dan tersedianya informasi obat dan keracunan di website Badan POM.

c. Meningkatnya permintaan informasi obat dan keracunan

9) Kriteria Keberhasilan layanan perpustakaan Badan POM, adalah :

a. Meningkatnya jumlah pengunjung perpustakaan

b. Meningkatnya jumlah pustaka yang terkait dengan pengawasan Obat dan

Makanan

10) Kriteria keberhasilan penyebaran informasi obat asli Indonesia, adalah :

a. Terlaksananya penyebaran informasi melalui pameran obat asli Indonesia di

dalam negeri maupun di luar negeri.

b. Jumlah konsumen yang memperoleh informasi obat asli Indonesia.

c. Terlaksananya bimbingan teknis kepada industri obat asli Indonesia.

d. Jumlah industri obat asli Indonesia yang mengikuti bimbingan teknis.

e. Jumlah permintaan terhadap publikasi yang diterbitkan oleh Direktorat Obat

Asli Indonesia.

f. Jumlah masyarakat yang mengunjungi Kebun Tanaman Obat Citereup.

g. Frekuensi pelaksanaan talkshow obat asli Indonesia.


halaman 157


Kalibrasi Alat Ukur

1) Kriteria keberhasilan peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan

kalibrasi adalah :

a. Tersedianya sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi sesuai kebutuhan.

b. Terimplementasinya Prosedur Tetap Jaminan Mutu dan Instruksi Kerja

Pelayanan Pengujian.

2) Kriteria keberhasilan penambahan ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang

terakreditasi, adalah :

a. Tersedianya Metode Analisis yang tervalidasi.

b. Tersedianya sumber daya manusia yang kompeten.

3) Kriteria keberhasilan peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding, adalah :

a. Terselenggaranya uji kolaborasi Baku Pembanding.

b. Tersedianya anggaran pengadaan Baku Pembanding.

4) Kriteria keberhasilan peningkatan kepuasan pelanggan, adalah :

a. Tersedianya fasilitas dalam memenuhi pelayanan publik.

b. Tersedianya prosedur evaluasi pelayanan pelanggan.

D. Agenda Prioritas

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market

1. Pengembangan sistem notifikasi kosmetika secara on-line menjadi priotitas utama

karena sejalan dengan implementasi harmonisasi ASEAN dalam bidang kosmetika.

Pengembangan dimulai pada tahun 2010 dan telah diimplementasikan sejak awal

tahun 2011.

2. Pengembangan sistem registrasi on-line secara bertahap untuk obat, obat tradisional,

supplemen makanan dan makanan :

a. Tahun 2011 diprioritaskan untuk pengembangan registrasi on-line produk

pangan low risk.

b. Tahun 2012 untuk pengembangan registrasi on-line obat, obat tradisional dan

supplemen makanan,

3. Penyediaan layanan informasi obat dan produk biologi berbasis web.


halaman 158


1. Pengembangan sistem e-registrasi SSO untuk obat, obat tradisional, kosmetik,

suplemen makanan dan makanan diprioritaskan untuk mengefisiensikan sistem

registrasi NSW yang sudah ada. Pengembangan SSO telah dimulai sejak tahun 2011.

2. Perencanaan untuk mewujudkan SKI yang paperless/sertifikat elektronik non

signature pada tahun 2011 sehingga dapat dikembangkan pada tahun 2012

3. Identifikasi HS code khusus untuk obat dan makanan pada tahun 2011 sehingga

dapat dilakukan updating data HS Code pada tahun 2012

4. Perencanaan Pembangunan/Penerbitan SKE secara elektronik (on line)

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik

Peningkatan frekuensi informasi publik yang dapat difasilitasi untuk dipublikasi ke

media massa dan stakeholder.

1. Penguatan layanan pengaduan/permintaan informasi tentang obat dan makanan.

2. Pengembangan system layanan informasi obat dan keracunan dengan memanfaatkan

teknologi media dan teknologi informasi komunikasi sesuai dinamika perkembangan

3. Peningkatan kualitas layanan informasi obat dan keracunan melalui :

4. Penguatan layanan informasi obat melalui perluasan diseminasi Approved label

produk obat

a. Penguatan layanan informasi keracunan diprioritaskan pada pengembangan dan

pemutakhiran data kasus dan insiden keracunan terutama terkait dengan

keracunan pangan sehingga data-data tersebut dapat dimanfaatkan baik internal

maupun eksternal Badan POM untuk merencanakan program/kegiatan terkait.

b. Pengembangan Layanan perpustakaan diprioritaskan pada penyediaan pustaka

secara online dan integrasi pustaka dari semua Balai Besar/Balai POM di

Indonesia

5. Peningkatan frekuensi bimbingan teknis yang dapat dilaksanakan kepada industri

obat asli Indonesia. (Dit OAI)


Kalibrasi Alat Ukur

1. Peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan kalibrasi melalui

ketersediaan sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi serta pelatihan SDM


halaman 159

sesuai kebutuhan. Pengadaan instrumen laboratorium secara massive dimulai sejak

tahun 2008 dan berlanjut hingga sekarang.

2. Penambahan 100 ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi pada

tahun 2012.

3. Peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding melalui automatisasi proses

pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding, perluasan jejaring kolaborasi Baku

Pembanding dan penunjukan Laboratorium Unggulan untuk Baku Pembanding di

BB/BPOM tahun 2012.

4. Peningkatan kepuasan pelanggan melalui peningkatan informasi pelayanan

pengujian secara real time (on line) dan perbaikan penanganan pelayanan parkir tahun

2012.


1. Pelayanan Satu Atap (One Roof Service)

Tahapan Kerja :

a) Pembangunan Gedung Pelayanan Publik

b) Penyiapan Sarana Pendukung

c) Penyiapan sumberdaya manusia untuk menunjang pelayanan registrasi

d) Sosialisasi dan implementasi

Waktu/Jangka Waktu Pelaksanaan :

a) Pembangunan dan penyiapan sarana pelayanan telah dimulai sejak tahun 2007–

2008.

b) Penyiapan sumberdaya manusia telah dilakukan sejak tahun anggaran 2008–

2009.

c) Sosialisasi dan Implementasi

- Pemanfaatan sarana pelayanan registrasi obat dan makanan

Untuk mewujudkan pelayanan publik yang lebih transparan telah dibangun

gedung khusus untuk pelayanan satu atap dengan pelayanan registrasi Obat

dan Makanan yang terpisah dari ruang kerja/ruang Evaluasi. Fasilitas yang

tersedia pada gedung baru adalah ruang tunggu yang lebih nyaman. Ruang

Konsultasi yang lebih terbuka untuk menunjukan transparasi serta dilengkapi

dengan sarana penunjang pelayanan publik ini telah dimanfaatkan sejak bulan

April 2009.

- Implementasi sistem antrian otomatis


halaman 160

Dalam upaya meningkatkan ketertiban dalam pelayanan registrasi Obat dan

Makanan sedang dikembangkan sistem antrian otomatis yang direncanakan

akan di Louncing pada akhir Desember 2009.

- Visualisasi Tata Cara Pendaftaran Obat dan Makanan

Visualisasi tata cara pendaftaran obat dan makanan bertujuan untuk

memberikan informasi tata cara pendaftaran obat dan makanan dengan cara

yang lebih mudah untuk dipahami oleh pendaftar.

2. Pengembangan sistem registrasi on-line untuk obat, makanan dan komestik

Tahapan kerja :

a) Pemutakhiran database obat dan makanan yang lengkap dan komprehensif.

b) Identifikasi dan penyiapan peraturan, pedoman dan prosedur guna penerapan

sistem self assessment.

c) Penyiapan sistem aplikasi manajemen data.

d) Penyediaan sarana penunjang registrasi sistem elektronik.

e) Penyiapan sumber daya manusia

f) Sosialisasi dan implementasi

Waktu/jangka waktu pelaksanaan :

a) Persiapan untuk perancangan dan pembuatan program aplikasi sistem registrasi

elektronik telah dimulai dari tahun 2008 serta penyelesaian ditargetkan di tahun

2012.

b) Sosialisasi dan implementasi

- Implementasi pemutakhiran database obat dan makanan

Implementasi pembaharuan database obat dan makanan harus selalu

dilakukan dan dipantau sacara terus menerus dengan program pengawasan

melekat.

- Sosialisasi dan implementasi peraturan, pedoman dan prosedur

Kejelasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pendaftar merupakan salah

satu komponen pokok dalam proses registrasi obat dan makanan. Persyaratan

yang telah ditetapkan harus disosialisasikan kepada pelaku usaha.

Dalam implementasinya, informasi persyaratan tersebut harus disampaikan

kepada pendaftar melalui sarana yang mudah diakses baik secara manual

(ditempel pada papan pengumuman) maupun elektronik (melalui website).

- Sosialisasi dan implementasi sistem elektronik registrasi obat dan makanan.


halaman 161

Implementasi sistem elektronik registrasi obat dan makanan diawali dengan uji

coba sistem untuk menguji akurasi data dan laporan (report) yang dihasilkan.

Untuk meningkatkan keterampilan dan pemahaman operator dan supervisor

perlu dilakukan pelatihan kepada pengguna, dalam hal ini sosialisasi dan

pelatihan kepada petugas internal Badan POM. Tahap selanjutnya, sosialisasi

dan pelatihan dilakukan kepada pendaftar.

- Sosialisasi notifikasi Kosmetika dimulai tahun 2010 akhir dan telah

diimplemantasikan pada tahun 2011. Sedangkan sosialisasi registrasi on-line

Obat, Obat Tradisional, Supplemen Makanan dan Makanan dimulai pada

tahun 2012 untuk target implementasi secara penuh pada tahun 2014.

3. Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market

Tahapan kerja dan waktu pelaksanaan:

a) Pemutakhiran database obat Pengembangan e-reg SSO : tahun 2011

- Sosialisasi dan Implementasi e-reg SSO : tahun 2012

- Implementasi e-reg SSO dan Monev : tahun 2013

- Implementasi e-reg SSO dan Monev :tahun 2014

b) Perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai POM di

seluruh Indonesia :

- Pengembangan SKI on-line: tahun 2011

- Perluasan SKI on-line: tahun 2012

- Implementasi : tahun 2013

- Implementasi:tahun 2014

c) SKI paperless / sertifikat elektronik non signature

- Perencanaan SKI paperless / sertifikat elektronik non signature: tahun 2011

- Pengembangan SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature: tahun 2012

- MoU SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature : tahun 2013

- Implemetasi SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature: tahun 2014

d) HS code khusus obat dan makanan

- Identifikasi HS code Obat dan Makanan: tahun 2011

- Up dating HS code di Bea Cukai: tahun 2012

- Sosialisasi HS Code Obat dan Makanan : tahun 2013

- Implementasi HS code Obat dan Makanan :tahun 2014

e) Pembangunan sistem registrasi on-line untuk SKE obat, obat tradisional,

kosmetik dan makanan


halaman 162

- Perencanaan: tahun 2011

- Pembuatan SKE on-line: tahun 2012

- Pengembangan SKE on-line: tahun 2013

- Implementasi SKE on-line: tahun 2014

4. Pemberdayaan Masyarakat

1) Layanan informasi

- Penyediaan akses informasi terstandar (approved label)

- Pengembangan layanan rujukan dalam layanan informasi dan konsultasi

segala aspek penggunaan obat.

- penyediaan akses layanan informasi terkait keracunan akibat penggunaan

produk obat dan makanan yang tidak tepat termasuk pencegahan keracunan.

2) Informasi, Publikasi dan Edukasi

- Pembuatan produk informasi berbentuk cetak/elektronik seperti

informatorium, buku, booklet, buletin, leaflet, poster, presentasi, katalog,

kaleidoskop, video movie, rilis/public warning serta bahan/materi informasi

lainnya

- Publikasi, deseminasi, edukasi melalui kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis,

workshop/seminar, talkshow, pameran, artikel, iklan layanan masyarakat, dan

penyuluhan serta kegiatan lain dalam rangka perlindungan konsumen, yang

ditujukan ke kalangan eksternal.

- Pembangunan citra Badan POM melalui pengelolaan krisis : identifikasi krisis,

menganalisis krisis, mengatasi krisis serta mengevaluasi krisis melalui kegiatan

yang dapat meredam krisis, diantaranya melalui Press conference, dan media

visit.

- Penyuluhan industri OAI bertujuan untuk membina industri kecil OAI melalui

pelatihan, dokumentasi sederhana, sosialisasi peraturan yang terkait di bidang

obat tradisional, pedoman klaim, strategi pemasaran, hak kekayaan intelektual

terkait pengetahuan tradisional dan sistem pelaporan produksi/distribusi.

- Penyelenggaraan KIE tentang keamanan pangan.

3) Layanan perpustakaan

- Penyediaan akses ke sumber-sumber informasi dari seluruh dunia.

- Pengelolaan kepustakaan secara konvensional dan elektronik


halaman 163

- Penyediaan literatur rujukan terkait obat dan makanan dan terletak di pusat

serta di Balai Besar/Balai POM seluruh Indonesia.

4) Layanan pengaduan

- Penyelenggaraan layanan pengaduan

- Pemecahan masalah pengaduan yang menyangkut berbagai hal terkait produk

obat, makanan, kosmetik, obat tradisional

- Pemberian informasi dan penyelenggaraan komunikasi publik

- Pengembangan sistem peringatan dini (early warning system) yang berfungsi

sebagai petunjuk awal dalam pelaksanaan sampling pengawasan obat dan

makanan.

5. Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta

Kalibrasi Alat Ukur

Tahapan kerja :

a) Menyusun standar sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi

b) Identifikasi kebutuhan sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi

c) Mengembangkan baku mutu pengujian termasuk timeline

d) Melakukan monitoring dan evaluasi capaian time line pengujian dan kalibrasi

setelah terpenuhi sarana dan prasaranan serta pelatihan SDM.

e) Automatisasi Proses Pengemasan dan Pelabelan Baku Pembanding tahun 2012.

f) Implementasi automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding

tahun 2012-2013.

g) Evaluasi peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding setelah implementasi

automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding tahun 2014.

h) Peningkatan kepuasan pelanggan melalui peningkatan informasi pelayanan

pengujian secara real time (on line) dan perbaikan penanganan pelayanan parkir.


halaman 164

Secara umum, Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja sebagai berikut :

Formulir 3


No

PROGRAM/KEGIATAN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NANG-GUNG JAWAB

ALO-KASI W

AK-

TU

2011 2012 2013 2014

HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMAS

I ANGGARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

PENING-KATAN KUALITAS PELAYAN-AN PUBLIK

6,9 T

1

8

5

Identifikasi pelayanan publik Badan POM

Laporan hasil identifikasi pelayanan publik Badan POM

POKJA

5

1 Tahun

1

8

6

Penyusunan draft standar pelayanan

Draft pedoman standar pelayanan

POKJA

5

1 Tahun

1

8

7

Finalisasi standar pelayanan (QUICK WIN 1)

Dokumen Pedoman standar pelayanan

POKJA

5

3 BULAN


halaman 165

1

8

8

Pengembangan e-reg dan e-notifikasi

Meningkatnya pelayanan publik kepada stakeholder

POKJA

5

4 Tahun

1

8

9

Sosialisasi SP

Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat dan Pelaku usaha

POKJA 5,6,

7

1 Tahun

1

9

0

Implementasi SP

Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat dan Pelaku usaha

POKJA 5,6,

7

4 Tahun

1

9

1

Penerapan sistem ekspor-impor

Meningkatnya pelayanan publik dalam sistem ekspor-impor

POKJA

6

3 th


halaman 166

1

9

2

Pernerapan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap

Meningkatnya pelayanan publik kepada stakeholder

POKJA

5

4 Tahun

1

9

3

Perkuatan infrastruktur di seluruh unit layanan publik

Meningkatnya infrastruktur di seluruh unit layanan publik

POKJA 5,6,

7

3 Tahun

1

9

4

Peningkatan koordinasi lintas sektor termasuk advokasi pengawasan pangan jajanan anak sekolah (PJAS)

Meningkatnya Koordinasi dengn lintas sektor

POKJA

6

3 Tahun

1

9

5

Penyusunan pedoman evaluasi pelayanan publik

dokumen Pedoman evaluasi pelayanan publik

POKJA 5,6,

7

3 Tahun

1

9

6

Evaluasi kinerja pelayanan

Laporan hasil evaluasi kinerja pelayanan publik

POKJA 5,6,

7

3 Tahun


halaman 167

1

9

7

Penyusunan dokumen level I, II, III, IV ISO 9001:2008

Sertifikat ISO 9001:2008

POKJA

1

1 Tahun

1

9

8

Sinkronisasi ISO 9001:2008 dari unit kerja yang sudah mendapatkan sertifikat ke sistem Badan POM

Penerapan ISO 9001:2008 dalam sistem Badan POM

POKJA

1

1 Tahun

1

9

9

Sinkronisasi ISO 17025 dari laboratorium pengujian Badan POM seluruh Indonesia dengan ISO 9001:2008 Badan POM

Penerapan ISO 17025 dengan ISO 9001:2008 dalam sistem Badan POM

POKJA

6

1 Tahun

2

0

0

Audit PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme)

Penerapan PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme) dalam Sistem Badan POM

POKJA

6

1 Tahun


halaman 168

2

0

1

Sertifikasi sistem mutu (ISO 9001:2008) Badan POM (keseluruhan/1 sertifikat induk Badan POM dan 53 sertifikat unit kerja)

Sertifikat ISO 9001:2008

POKJA

1

1 Tahun

2

0

2

pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008

Konsistennya penerapan sistem mutu ISO 9001:2008

POKJA

1

3 Tahun

2

0

3


Penerapan PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme) dalam Sistem Badan POM

POKJA

6

3 Tahun

2

0

4

pemeliharaan sistem mutu ISO 17025

Konsistensi sistem mutu ISO 17025

POKJA

6

3 Tahun


halaman 169

2

0

5

Penyelenggaraan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat

Nilai kepuasan pelanggan diseluruh unit pelayanan Publik di Badan POM

POKJA 5,6,

7

1 Tahun

2

0

6

Sosialisasi metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM

penerapan metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM

POKJA 5,6,

7

1 Tahun

2

0

7

Penyelenggaraan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Nilai kepuasan pelanggan diseluruh unit pelayanan Publik di Badan POM

POKJA 5,6,

7

3 Tahun


halaman 170

2

0

8

pengembangan SOP, metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/masukan

Meningkatnya Sistem Pelayanan Publik

POKJA 5,6,

7

2 Tahun

2

0

9

Penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung


POKJA 5,6,

7

4 Tahun

2

1

0

peningkatan layanan pengaduan konsumen


POKJA

7

4 Tahun

2

1

1

evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA

Laporan hasil evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA

POKJA

7

4 Tahun

2

1

2

Implementasi strategi komunikasi dan kehumasan

Penerapan strategi komunikasi dan kehumasan

POKJA

7

1 Tahun


halaman 171

2

1

3

Identifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentingan

Laporan Identifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentingan

POKJA

7

1 Tahun

2

1

4

Mapping potensi masyarakat

Hasil Pemetaan potensi masyarakat

POKJA

7

1 Tahun

2

1

5

Review strategi komunikasi dan kehumasan

Laporan Hasil Review strategi komunikasi dan kehumasan

POKJA

7

1 Tahun

2

1

6

Pengembangan metode baru ke arah KIE yang lebih bersahabat

Peningkatan Pelayanan Publik ke arah KIE yang lebih bersahabat

POKJA

7

1 Tahun

2

1

7

Pengembangan target audience

Peningkatan Pelayanan Publik

POKJA

7

1 Tahun


halaman 172

2

1

8

Peningkatan intensitas KIE dengan masyarakat


POKJA

7

3 Tahun

2

1

9

Peningkatan intensitas kehumasan


POKJA

7

3 Tahun

2

2

0

Evaluasi kehumasan


POKJA

7

3 Tahun

2

2

1

Evaluasi dan penyusunan grand design strategi baru

Laporan hasil Evaluasi dan penyusunan grand design strategi baru

POKJA

7

1 Tahun


halaman 173

F. Penanggungjawab

Penanggungjawab Program Peningkatan Kualitas Kelayanan Publik, terdiri dari 4 area :

a) Perkuatan sistem pengawasan pre market untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan

Publik adalah Pokja 5, yang diketuai oleh Direktur Penilaian Obat dan Produk

Biologi. Dalam melaksanakan kegiatannya, Direktur Penilaian Obat dan Produk

Biologi berkoordinasi dengan Direktur Penilaian Obat Tradisional, Kosmetika dan

Suplemen Makanan, Direktur Penilaian Keamanan Pangan serta unit kerja terkait.

b) Perkuatan sistem pengawasan post market untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan

Publik adalah Pokja 6, yang diketuai oleh Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Obat

Tradisional, Kosmetika dan Produk Komplemen. Dalam melaksanakan

kegiatannya, Direktur Inspeksi dan Sertifikasi berkoordinasi dengan Direktur

Pengawasan Produksi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Pengawasan

Distribusi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Pangan,

Kepala Pusat Pengujian Obat dan Makanan Nasional dan seluruh Balai

Besar/Balai POM serta unit kerja terkait.

c) Pemberdayaan Masyarakat untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah

Pokja 7, yang diketuai oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat.

Dalam melaksanakan kegiatannya, Kepala Biro Hukum dan Hubungan

Masyarakat berkoordinasi dengan Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan,

Direktur Obat Asli Indonesia, Direktur Surveilan dan Penyuluhan Keamanan

Pangan dan Balai Besar/Balai POM dan seluruh unit kerja terkait.

G. Rencana Anggaran

Biaya yang dibutuhkan untuk keseluruhan kegiatan dalam program Peningkatan kualitas

Pelayanan Publik adalah sebesar Rp. 6,9 T sampai dengan tahun 2014.


halaman 174

PROGRAM

MANAJEMEN PERUBAHAN

Latar Belakang Permasalahan

1.1. Kebijakan arah perubahan

Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy

menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer,

competition, dan change.1 Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan

perubahan menjadi konstan. Hal ini tidak hanya terjadi di sektor privat. Sektor publik,

dimana semua proses serba lamban, mantap dan seluruh perubahan seolah-olah

terkendali, mau tidak mau, suka tidak suka, karena kepentingan pelanggan (yang

notabene sangat besar – karena pelanggan sektor publik tentu adalah masyarakat) juga

mengikuti kaidah 3 C ini. Namun sayangnya tidak banyak orang yang suka akan

perubahan, walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Perubahan harus dihadapi,

karena yang abadi adalah perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, maka diperlukan satu

manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada

titik positif.

Sebagai organisasi publik, Badan POM RI, juga tidak lepas dari perubahan itu sendiri.

Perubahan yang terjadi baik dalam lingkup internal organisasi maupun perubahan yang

terjadi di luar lingkup organisasi yang membawa dampak baik positif bahkan negatif

bagi organisasi. Bagaimana perubahan ini dapat dikelola untuk sebesar-besar

kemaslahatan organisasi, sehingga seburuk apapun dampak perubahan bagi organisasi,

maka organisasi mampu mengantisipasinya. Atau bahkan dari cara pandang yang lebih

positif, bagaimana organisasi mengelola perubahan menjadi suatu yang bermanfaat bagi

organisasi, dan bagaimana organisasi mampu shaping the future bagi organisasi itu

sendiri, maka Badan POM pun harus mampu mengelola konsep perubahan tersebut.

Demikian juga para anggota organisasinya – yaitu seluruh SDM, harus pula mampu

mengelola perubahan ke arah yang positif.

Disadari bahwa mengelola perubahan bukan merupakan suatu yang sederhana.

Kebanyakan organisasi dan individu dalam organisasi resisten terhadap perubahan,

karena banyak faktor. Oleh karenanya, perubahan tetap harus dikelola serius, meskipun

berpotensi mempunyai hambatan yang cukup besar. 1 Michael Hammer dan James Champy, Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business

Revolution, 1994


halaman 175

1.2. Dorongan perubahan

Perubahan pasti terjadi, seperti dikemukakan bahwa yang abadi adalah perubahan itu

sendiri. Oleh karena itu, perubahan menjadi sesuatu yang mutlak. Banyak hal yang

mendorong perubahan itu sendiri terjadi, yaitu :

Pengetahuan ekonomi;

Organisasi virtual;

Merger atau akuisisi;

Perdagangan secara elektronik

Konvergensi digital (dan seluruh konsekuensinya);

Privatisasi

Namun bukan hanya karena perubahan merupakan sesuatu yang mutlak dan banyak

faktor pendorong, maka dengan sendirinya perubahan mudah dilaksanakan, mudah

dikelola. Justru sebaliknya, banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan

dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan

itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan

(resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru

karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara

sembarangan.

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar.

Penolakan bisa jelas terlihat (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes,

mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan

lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun,

kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

1.3. Mengapa perubahan ditolak ?

Secara umum, manusia berada dalam comfort zonenya masing-masing. Ketika manusia

tersebut bersatu dalam suatu organisasi, comfort zone melebur menjadi comfort zone

organisasi. Oleh karenanya, ketika terjadi suatu “agitasi” yang “mengancam” comfort

zone”, reaksi paling wajar adalah penolakan.

Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu

penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau

organisasional.2

2 Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, Concepts, Controversies, and Application, 1991


halaman 176

1.3.1. Resistensi Individual

Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi

sebagai sumber penolakan atas perubahan.

Kebiasaan

Rasa aman

Faktor ekonomi

Takut akan sesuatu yang tidak diketahui

Persepsi

Kebiasaan Rasa Aman Faktor Ekonomi

Ketidakpastian Persepsi

1.3.2. Resistensi Organisasional

Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak

perubahan. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan.

Inersia struktural/penolakan terstruktur

Fokus perubahan yang berdampak luas

Inersia kelompok kerja

Ancaman terhadap keahlian

Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang mapan

Ancaman terhadap alokasi sumber daya

Resistensi Individual


halaman 177

Inersia Struktural Dampak Luas Perubahan Inersia Kelompok

Ancaman Keahlian Ancaman Kekuasaan Ancaman Alokasi

Sumberdaya

1.4. Kondisi Badan POM

Perubahan yang dilakukan di Badan POM adalah perubahan yang direncanakan, artinya

perubahan yang memang direncanakan sebaik baiknya dalam rangka peningkatan

kinerja. Artinya, kondisi saat ini dipandang sudah kurang sesuai dengan berbagai

tantangan yang dihadapi Badan POM. Kondisi Badan POM saat ini adalah :

Peraturan Perundang-undangan

Seperti diketahui bahwa dalam Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM), pilar

pengawasan adalah tiga lapis yaitu dunia usaha (industri dan distributor, pemerintah

dan masyarakat). Dari sisi pengawasan oleh Pemerintah, lebih dijelaskan dengan

diterbitkannya PP 38 tahun 2007, dimana sudah ada pembagian kewenangan antara

Pusat dan Daerah. Untuk memudahkan pembagian urusan pemerintah Pusat dan

Daerah, oleh Kemkes, diterbitkan Peraturan Menteri Kesehatan no 922 tahun 2008, yang

menjelaskan pembagian kewenangan pengawasan di bidang obat, obat tradisional,

kosmetika dan alat kesehatan. Sedangkan untuk pengawasan makanan, mengacu pada

UU Pangan nomor 7 tahun 1976 dan peraturan pelaksanaannya.

Setelah dilakukan pemetaan peraturan perundang-undangan, dasar hukum pelaksanaan

tugas, fungsi dan kewenangan Badan POM menyebar di banyak sekali peraturan

perundang-undangan, yang mungkin disharmoni antar satu peraturan perundang-

undangan dengan yang lain. Di sisi yang lain, disadari masih banyak keterbatasan pada

peraturan perundang-undangan yang sudah ada, misalnya integrasi dan sinkronisasi

antar peraturan yang masih “tenggang”, serta belum dituangkannya kewajiban dan

hubungan kerja antar masing-masing komponen pengawasan. Terjadi kekosongan

peraturan/regulasi yang dapat menjadi celah hukum ketika terjadi friksi atau perbedaan

Resistensi Organisasional


halaman 178

kepentingan antar komponen pengawasan, bahkan friksi dalam satu komponen.

Diperlukan suatu UU pengawasan Obat dan Makanan yang mengatur lebih

komprehensif dan holistik sehingga setiap potensi friksi tersebut dapat diminimalkan.

Struktur Organisasi

Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat,

Makanan dan Obat Tradisional. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi

tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya kedeputian 1, mengurus obat (produk terapetik)

mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga

dengan deputi 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti

ini dirasakan kurang efektif, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau kendala

dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan

POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi

Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan,

Pengujian dan Penyidikan.

Badan POM mempunyai 31 Balai Besar/Balai POM yang tersebar di hampir seluruh

provinsi. Balai Besar/Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan

kebijakan yang telah dirumuskan di pusat. Namun kenyataannya, Balai Besar/Balai POM

tidak hanya mengemban fungsi teknis. Sebagai penjuru pengawasan Obat dan Makanan

di daerah, Balai Besar/Balai POM juga mempunyai fungsi koordinasi dan pembinaan

yang dilakukan untuk Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya. Hal ini sesuai dengan UU

nomor 38 tahun 2007. Permasalahan ini bertambah ketika dalam menjalankan kebijakan

teknis, Balai Besar/balai POM belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya

konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal yang sudah menjadi tupoksi Balai Besar/Balai

POM sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu kekurangmandirian Balai

Besar/Balai POM antara lain, kurangnya kepercayaan yang diberikan dan atau

kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi balai belum sesuai dengan

harapan.

Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat dan

Makananan yang harus dilaksanakan. Balai POM yang berada di provinsi kerapkali tidak

mampu mencapai daerah daerah pelosok tanah air. Sejak tahun 2003 telah di mulai

pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang merupakan perpanjangan tangan balai.

Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten semakin

meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh pemerintah


halaman 179

daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah terpencil, daerah

pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada saat ini telah beroperasi 8

Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu

kota provinsi yang belum tersentuh upaya pengawasan.

Tatalaksana

Beberapa unit kerja di Badan POM telah mendapatkan sertifikat ISO 9001 : 2008 untuk

manajemen mutu yang dijalankannya. Dengan demikian, pada unit kerja tersebut

tatalaksana telah dibangun sedemikian sehingga seluruh business process berjalan

dengan baik. Namun, sebagai suatu sistem pengawasan Obat dan Makanan, Badan POM

tentu merupakan satu kesatuan yang tidak terpecah-pecah proses kerjanya. Oleh

karenanya, demi menjaga kepercayaan stakeholder termasuk publik pada Badan POM,

seluruh business process Badan POM semestinya dapat disatukan.

Dalam kaitan sertifikasi ISO 9001 : 2008 inipun, dilakukan sinkronisasi dengan ISO 17025,

yaitu suatu akreditasi internasional untuk laboratorium. Dengan demikian, kebijakan

bahwa Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah, dapat tetap dijalankan.

Sampai saat ini, perbaikan tatalaksana juga diarahkan dengan mengedepankan fungsi IT

dalam penyelenggaraan manajemen kepemerintahan. Sinkronisasi antar sistem informasi

baik untuk tujuan pelayanan publik maupun ketatausahaan diperlukan karena saat ini

banyak sekali sistem informasi parsial unit kerja yang dipicu oleh kebutuhan akan proses

kerja yang efisien dan efektif yang muncul.

Komunikasi Badan POM dengan publiknya dilakukan melalui komunikasi searah dan

komunikasi dua arah, komunikasi searah

seperti informasi pada artikel tentang

Obat dan Makanan yang dimuat di media

cetak (surat kabar, majalah, buletin,

poster dan leaflet) dan website Badan

POM dengan alamat www.pom.go.id

berisi tentang profil, kegiatan Badan

POM dan data produk obat dan

makanan yang sudah terdaftar di Badan

POM serta data produk yang sudah

ditarik dari peredaran pada Peringatan Publik (Public Warning) dan Keterangan Pers

Gambar 8 Pegawai Badan POM sedang memperhatikan poster budaya organisasi



halaman 180

(Press Release). Sedangkan komunikasi dua arah Badan POM dengan publiknya

dilakukan melalui kegiatan konferensi pers (Press Conference/Press Briefing), pameran,

penyuluhan, sosialisasi, seminar, workshop, hotline Unit Layanan Pengaduan Konsumen

(ULPK) menggunakan sarana komunikasi telepon 021-4263333 dan 021-32199000, e-mail

[email protected], surat, faximil, dan datang langsung. Wadah komunikasi Badan POM

tersebut menjadi lini terdepan dan image maker Badan POM dalam menciptakan,

membina dan memelihara citra organisasi ke publiknya/stakeholdersnya.

Pemberdayaan masyarakat, dilakukan baik secara aktif melalui penyebaran informasi

dan penyuluhan, dengan beberapa jenis media, maupun secara pasif dengan mendirikan

layanan pengaduan konsumen.

Jumlah pelayanan konsumen yang telah dilakukan ULPK Pusat dan daerah di seluruh

Indonesia selama tahun 2008 sebanyak 9.629 ini berarti meningkat (11,6%) dibandingkan

dengan jumlah pengaduan tahun 2007 (8511). Pengaduan/ permintaan informasi yang

terbanyak adalah produk Pangan sebanyak 5518 pengaduan (57,3%), kemudian produk

Obat Tradisional sebanyak 1171 Pengaduan (12.2%), jenis pertanyaan berkisar pada

masalah Farmakologi, Legalitas, Mutu, Harga, Penandaan dan info umum. Masyarakat

yang terbanyak menggunakan layanan ULPK Badan POM adalah Karyawan

(Pengusaha), Umum, Mahasiswa/Pelajar dan Ibu Rumah Tangga. Sarana komunikasi

yang paling sering digunakan melalui telepon (54,3 %), kemudian datang langsung (34,0

%), e-mail (4,6 %), surat dan faximile.

Pelayanan publik yang dilakukan tidak hanya dengan pemberdayaan masyarakat.

Pengajuan nomor surat izin edar

(registrasi) seringkali menjadi

sasaran tembak bagi stakeholder Badan

POM. Banyak faktor yang menyebabkan

hal tersebut terjadi, misalnya karena

waktu penilaian yang dianggap

tidak jelas, atau biaya pelayanan

yang dianggap lebih tinggi dari PP.

Banyak biro jasa yang memanfaatkan

ketidaktahuan para pelanggan Badan

POM (pendaftar) tentang mekanisme, alur dan data persyaratan pendaftaran dengan

menaikkan biaya yang secara resmi sudah tercantum. Meskipun pelayanan pendaftaran

Gambar 9 Pelayanan pengujian di laboratorium

Badan POM

mailto:[email protected]


halaman 181

produk, penerbitan SKI/SKE, pelayanan pengujian, dan pelayanan pengaduan

konsumen sudah jelas standar pelayanannya, tetap masih dibutuhkan untuk

memperbanyak sosialisasi termasuk pemberdayaan masyarakat sehingga ke depan tidak

ditemukan lagi kasus penyalahgunaan informasi oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

Diharapkan dengan demikian, kepercayaan publik ke Badan POM menjadi meningkat.

Terkait dengan luasnya fungsi dan cakupan pengawasan Obat dan Makanan, tidak

berlebihan jika perubahan pola pikir dan perilaku menjadi suatu yang sangat penting

untuk mendukung semua perubahan yang akan dilakukan ke arah yang lebih baik.

Salah satu potensi perubahan pola pikir adalah bahwa pengawasan Obat dan Makanan

merupakan kewajiban bagi Pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah, dunia

usaha dan masyarakat. Advokasi ke Kabupaten/Kota termasuk pemberdayaannya

dalam pengawasan Obat dan Makanan adalah suatu yang harus dilakukan. Perlu

perubahan pola pikir ke arah pengawasan sepenuhnya tanggung jawab bersama dari

pemerintah pusat, daerah, dunia usaha dan masyarakat.

Perubahan pola pikir tersebut perlu didukung dengan SDM Badan POM yang

professional, loyal, disiplin dan kredibel. Tugas pengawasan terutama tugas lapangan,

memerlukan SDM dengan kemampuan teknis dan kemampuan lainnya seperti

manajemen dan hukum. Disamping itu, beban kerja yang cukup tinggi, nilai transaksi

yang besar, potensi insentif gelap yang tinggi, memerlukan pula kedisiplinan dan

ketangguhan serta kredibitas yang teruji. Pada saat ini SDM Badan POM didominasi oleh

sejumlah pegawai dengan kompetensi teknis yang baik, namun masih kurang dalam hal

manajemen dan disiplin ilmu lain yang diperlukan di lapangan.

Di samping professional, loyal, disiplin dan kredibel, komposisi SDM yang ada

sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas

maupun kuantitas. Pada sisi kualitas, SDM pusat relatif mempunyai kompetensi lebih

tinggi dibanding SDM Balai Besar/Balai POM. Sementara di Balai Besar/Balai POM pun,

terjadi disparitas kompetensi – Balai Besar/Balai POM di Jawa dan wilayah Barat

Indonesia mempunyai kompetensi relatif lebih bagus dibanding wilayah Timur

Indonesia. Sedangkan di sisi kuantitas pegawai, terjadinya disparitas (secara

proporsional) diakibatkan Man Power Planning yang sebelumnya tidak dilakukan dengan

benar/komprehensif, sehingga di Balai Besar/Balai POM tertentu, persentase SDM

dibanding jumlah penduduk di suatu wilayah Balai Besar/Balai POM relatif besar

proporsinya dibanding Balai Besar/Balai POM yang lain. Di sisi yang lain, saat ini sudah

terjadi piramida tua kuantitas pegawai, dengan demikian suksesi SDM harus segera


halaman 182

dipercepat, disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak

terjadi chaos pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional

moratorium pegawai, sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan

Makanan, jika moratorium akan lama diterapkan. Pada masanya, akan terjadi

kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati.

A. Pencapaian

Semua kondisi saat ini yang kurang sesuai dengan perkembangan lingkungan strategis,

semestinya diubah (secara aktif) ke arah yang lebih baik. Badan POM telah mulai

melakukan menerapkan manajemen perubahan dan manajemen pengetahuan seiring

dengan keberdiriannya di tahun 2001. Mulai tahun 2002-2003, seluruh proses

penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Badan POM telah didahului oleh

analisis. Beberapa tools analisis yang digunakan adalah fishbone analysis (analisis akar

masalah), SWOT (analisis peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman/hambatan),

PEST (analisis lingkungan strategis), OOPP (objective oriented projet planning), serta alat

analisis lain.

Badan POM pun telah menggulirkan pertemuan-pertemuan untuk membahas segala sisi

suatu perubahan akbat regulasi yang ditetapkan, dengan melakukan analisis risiko untuk

menetapkan derajat dan peta risiko dari masing-masing permasalahan, baik untuk

pengawasan produk, pengawasan sarana, maupun untuk menentukan prioritas kegiatan.

Dengan hal-hal ini, diharapkan dampak perubahan akibat regulasi yang ditetapkan dapat

diantisipasi, dan dikendalikan ke arah yang lebih baik.

Pada tahun 2004 – 2005, telah digulirkan learning organization, yang ditujukan agar setiap

komponen organisasi mampu belajar untuk mengembangkan organisasi secara terus

menerus ke arah yang lebih baik, dari semua sisi.

Namun semua yang dilakukan memang harus diperbaiki dari waktu ke waktu sesuai

dengan perkembangan lingkungan, dan harapan stakeholder, sehingga ketika reformasi

birokrasi menjadi arus utama untuk memenangkan hati seluruh stakeholder, terutama

masyarakat, maka Badan POM harus siap dengan semua area perubahannya.

Disadari bahwa, besarnya eskalasi perubahan di Badan POM, menyebabkan

diperlukannya kesiapan Badan POM untuk berubah. Badan POM sudah bertekad untuk

emlaksanakan reformasi birokrasi secara paripurna, dan komitmen pimpinan dan

seluruh SDM Badan POM, dicerminkan dari penandatanganan kesiapan melaksanakan

reformasi birokrasi. Untuk mengetahui kesiapan organisasi untuk berubah sekaligus


halaman 183

derajat penolakan/penerimaan untuk berubah, telah dilakukan assessment. Badan POM

pernah melakukan assessment ini melalui pengisian kuesioner pada acara Pengembangan

Reformasi Birokrasi Tahap I tahun 2009. Namun, kondisi dan situasi yang berbeda

menyebabkan Badan POM harus melakukan assessment ulang. Kuesioner kesiapan

organisasi untuk menghadapi perubahan (organization change readiness assessment) yang

digunakan untuk mengukur kesiapan Badan POM untuk menerima dan melaksanakan

perubahan sebagaimana dalam lampiran.

Untuk menyiapkan strategi manajemen perubahan telah dilakukan identifikasi

stakeholder yang terkena dampak perubahan. Strategi manajemen perubahan akan

dijalankan oleh masing-masing agents of change, yang sudah diidentifikasi dan ditunjuk

berdasarkan kriteria yang sudah disusun. Penetapan agents of change oleh Kepala Badan

POM telah ada dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM.

Dengan demikian, di tahun 2011, hampir semua kegiatan dalam kaitan persiapan

manajemen perubahan sudah dilakukan.

B. Rencana

Berdasarkan roadmap, telah direncanakan bahwa manajemen perubahan akan

dilaksanakan sampai dengan tahun 2014. Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan adalah:

Pelaksanaan manajemen perubahan di seluruh unit kerja

Dalam kaitan pelaksanaan manajemen perubahan, direncanakan untuk menyiapkan

agents of change yang telah diidentifikasi dan ditetapkan dengan Keputusan Kepala

Badan POM untuk mengelola perubahan baik perubahan individu maupun perubahan

organisasi. Persiapan tersebut dimulai dengan melakukan pelatihan manajemen

perubahan pada triwulan IV 2011, didului dengan penyusunan manajemen kit bagi para

agents of change. Manajemen kit terdiri dari serangkaian tools dan metode bagaimana

menggulirkan perubahan, melakukan analisis risiko aea kritis perubahan, mengelola

resistensi perubahan serta memperkuat hasil-hasil perubahan yang didapat.

Agents of change juga akan dibekali dengan kemampuan untuk mengidentifikasi skala

perubahan, indikator serta bagaimana cara mengkomunikasikan perubahan kepada

stakeholder baik internal maupun eksternal.

Mulai tahun 2012, akan dilakukan pendampingan-pendampingan agents of change

dalam mengelola perubahan di masing-masing unit kerjanya. Masalah-masalah yang

tidak hanya terjadi di salah satu unit kerja tetapi terjadi di sebagian besar unit kerja,


halaman 184

dengan demikian dapat diidentifikasi dan ditetapkan menjadi masalah nasional yang

segera akan dilakukan pemecahannya oleh koordinator manajemen perubahan dibantu

oleh design manajemen perubahan.


Kriteria keberhasilan perubahan dikelola dengan baik adalah :

1. Meningkatnya komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi

birokrasi, dengan indikator :

a. Terbentuknya tim manajemen perubahan Badan POM

b. Tersusunnya strategi manajemen perubahan

c. Tersusunnya strategi komunikasi manajemen perubahan

d. Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam

rangka reformasi birokrasi

2. Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja, dengan indikator :

a. Terbangunnya komitmen, partisipasi dan perubahan perilaku yang

diinginkan

3. Menurunnya risiko kegagalan yang disebabkan kemungkinan timbulnya

resistensi terhadap perubahan, dengan indikator :

a. Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan

dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi kepada seluruh

tingkatan pegawai.

D. Agenda Prioritas

Berdasarkan seluruh uraian di atas, termasuk uraian rencana dan kriteria keberhasilan,

agenda prioritas yang ditetapkan untuk program manajemen perubahan adalah :

mempersiapkan agents of change untuk mampu mengelola perubahan di lingkungannya

masing-masing sehingga mampu menggulirkan, mengelola perubahan dan mengelola

resistensinya serta mampu mengkomunikasikan perubahan sehingga didapat resultante

perubahan ke arah yang lebih baik sesuai dengan indikator dan target perubahan yang

ditetapkan.


halaman 185



No

PROGRAM/KEGIATAN

HASIL YANG

DIHARAP-KAN

PE-NANG

-GUNG JA

WAB

AL

O-KASI WAK-TU

2011 2012 2013 2014 HAL

YANG DIPERLU-KAN

ESTIMAS

I ANGGARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #

MANAJEMEN PERUBAHAN

35 M

222

Penyusunan dan penetapan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan

Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan

POKJA 8

9 Bulan


halaman 186

223

Melakukan review dan menyusun kembali dokumen usulan RB

laporan hasil review dan menyusun kembali dokumen usulan RB

POKJA 8

1 Tahun

22

4

Menyusun roadmap RB

Roadmap Reformasi Birokrasi

POKJA 8

1 Tahun

225

Menyusun design manajemen perubahan

Dokumen design manajemen perubahan

POKJA 8

9 Bulan

226

Pelaksanaan Perubahan

Kesiapan dan pelaksanaan Badan POM dalam melaksanakan perubahan

POKJA 8

1 Tahun

227

Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program reformasi birokrasi

Kesesuaian Sistem-sistem Badan POM dengan program Reformasi Birokrasi

POKJA 8 &POKJA 9

1 Tahun


halaman 187

lainnyan

228

Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan

Penerapan manajemen Perubahan di Badan POM

POKJA 8

1 Tahun

229

Membuat rencana pelatihan/komunikasi dan mengimplementasikan

Pelatihan /komunikasi dan mengimplementasikan

POKJA 8

2 Tahun

230

Mengelola resistensi

Penerapan manajemen Perubahan di Badan POM

POKJA 8

1 Tahun

2

31

Mengukur tingkat keberhasilan

Laporan/ Data tingkat keberhasilan

POKJA 8

1 Tahun

232

Memperkuat hasil perubahan

Konsistensi dalam Perubahan ke arah yang lebih baik

POKJA 8

2 Tahun


halaman 188

233

Mengumpulkan umpan balik dan menganalisanya

hasil Analisis komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

POKJA 8

2 Tahun

234

Melaksanakan tindakan perbaikan

Perbaikan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

POKJA 8

2 Tahun

2

35

Memberikan penghargaan atas keberhasilan

penghargaan atas keberhasilan pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

POKJA 8

2 Tahun


halaman 189

236

Mengukur tingkat keberhasilan

Laporan/hasil Tingkat keberhasilan pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

POKJA 8

2 Tahun

237

Identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM

Laporan Identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM

POKJA 8

9 Bulan

238

Menyiapkan agents of change :

Meningkatkan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

POKJA 8

1 Tahun


halaman 190

239

TOT agents of change

Meningkatnya kompetensi dan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

POKJA 8

1 Tahun

240

Penyusunan strategi manajemen perubahan :

Dokumen Strategi Manajemen

POKJA 8

1 Tahun

241

Merumuskan Rencana Perubahan

Dokumen Rencana Perubahan Badan POM

POKJA 8

9 Bulan

242

Melakukan Asessmen Kesiapan Perubahan

Hasil assesment Kesiapan untuk Perubahan

POKJA 8

9 Bulan

243

Merumuskan strategi manajemen perubahan

Laporan/hasil strategi manajemen perubahan

POKJA 8

1 Tahun


halaman 191

244

Memperkuat manajemen perubahan

Konsistensi Badan POM dalam Perubahan

POKJA 8

1 Tahun

245

Menyusun dan menetapkan Quick Wins dengan SK Kepala Badan POM

SK Kepala Badan POM dalam menetapkan Quick Wins

POKJA 8

1 Tahun

246

Menyusun ukuran keberhasilan

Laporan/hasil pengukuran keberhasilan

POKJA 8

1 Tahun

24

7

Menyusun kode etik pegawai Badan POM

Dokumen/ Pedoman mengenai kode etik pegawai Badan POM

POKJA 3

1 Tahun

248


Penerapan dokumen/ Pedoman mengenai kode etik pegawai Badan POM

POKJA 3

3 Tahun


halaman 192

249

Penyusunan strategi komunikasi manajemen perubahan :

Dokumen Strategi Komunikasi

POKJA 8

1 tahun

250

Merumuskan strategi komunikasi

Dokumen Strategi Komunikasi

POKJA 8

1 tahun

251

Melakukan pengumpulan dan analisis informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran

Laporan/data informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran

POKJA 8

1 tahun

252


Laporan disain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi

POKJA 8

1 tahun


halaman 193

253


Dokumen rencana komunikasi (communication plan)

POKJA 8

1 tahun

254

Mengidentifikasi pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)

pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)

POKJA 8

1 tahun

255


Terlaksananya Pola komunikasi yang baik

POKJA 8

256

Menyelenggarakan pertemuan-pertemuan dalam rangka internalisasi budaya kerja

Terlaksananya Pola komunikasi dan budaya kerja yang baik

POKJA 8

4 Tahun


halaman 194

257


Meningkatnya komitmen stakeholder

POKJA 8

1 Tahun

258

Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement

laporan/hasil analisis, solusi terbaik dan continuous improvement

POKJA 8

3 Tahun

259

Monev pelaksanaan RB

Konsistensi dalam pelaksanaan RB

POKJA 9

4 Tahun

260

Menyusun tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB

tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB

POKJA 9

1 Tahun


halaman 195

261

Melakukan assessmen dan menganalisis hasil assessment, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

hasil Analisis assessment

POKJA 8

3 Tahun

262

Mengukur tingkat partisipasi

Hasil pengukuran tingkat partisipasi

POKJA 8

3 Tahun

263

Menyusun analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko

Dokumen analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko

POKJA 8

9 Bulan

264

Sosialisasi dan internalisasi Rencana Perubahan


POKJA 8

1 tahun


halaman 196

265

Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan :


POKJA 8

3 Tahun

266

Mengidentifikasi audiens

laporan hasil identifikasi audiens

POKJA 8

3 Tahun

267

Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

Laporan hasil identifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

POKJA 8

3 Tahun

268

Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif

Terlaksananya komunikasi secara komprehensif

POKJA 8

3 Tahun


halaman 197

269

Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya

Peningkatan Kompetensi audiens berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya

POKJA 8

3 Tahun

270

Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu

Jadwal pelatihan Pola Komunikasi, area manajemen perubahan

POKJA 8

3 Tahun

271


Laporan hasil identifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan

POKJA 8

3 Tahun


halaman 198

272

Memberikan informasi secara jelas

Terlaksananya pola komunikasi yang baik

POKJA 8

3 Tahun

273

Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya


POKJA 8

3 Tahun

274

Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi


POKJA 8

3 Tahun

275

Menyusun metode pengukuran umpan balik

Dokumen Penyusunan metode pengukuran umpan balik

POKJA 8

3 Tahun

276


Laporan hasil analisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

POKJA 8

3 Tahun


halaman 199

277

Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement

Laporan hasil pembahasan

POKJA 8

3 Tahun

278

Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

Laporan hasil Pengukuran tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

POKJA 9

3 Tahun


halaman 200

F. Penanggungjawab

Untuk mengelola seluruh kegiatan dalam program manajemen perubahan,

penanggungjawab yang ditunjuk adalah Pokja 8 yang diketuai oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Keuangan. Dalam melaksanakan pengelolaan perubahan, Kepala Biro

Perencanaan melibatkan seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM dan

mengkoordinir Tim Manajemen Perubahan.

G. Rencana Anggaran

Untuk mengelola perubahan, dibutuhkan anggaran Rp. 35 M sampai tahun 2014.


halaman 201

PROGRAM

MONITORING DAN EVALUASI

A. Pencapaian

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan seluruh program dan kegiatan terkait reformasi

birokrasi dilakukan sejak Badan POM berkomitmen untuk melaksanakan reformasi

birokrasi secara paripurna. Tahun 2009, telah dibentuk pokja khusus untuk memonitor

dan mengevaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi. Dari hasil evaluasi pelaksanaan

reformasi birokrasi inilah, didapatkan data dan informasi tentang pencapaian seluruh

pokja reformasi birokrasi Badan POM.

Perubahan jumlah area perubahan reformasi birokrasi, mengharuskan diubahnya

format monitoring dan evaluasi sesuai area perubahan terkini. Format monitoring dan

evaluasi tersebut sebagaimana terlampir. Hasil yang lain adalah telah disusunnya

mekanisme kerja termasuk pelaporan untuk mengetahui sejauh mana reformasi

birokrasi Badan POM berjalan.

B. Rencana

Program monitoring dan evaluasi berjalan seiring berjalannya reformasi birokrasi Badan

POM, oleh karenanya sesuai dengan mekanisme kerja dan pelaporan, direncanakan

monitoring dan evaluasi secara berkala. Diharapkan segera dapat diidentifikasi dan

diselesaikan apabila terdapat masalah pelaksanaan reformasi birokrasi sehingga tidak

menjadi makin besar dan mengganggu komitmen seluruh komponen organisasi.

Untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang kemajuan reformasi birokrasi

Badan POM serta apa saja yang dihasilkan, apa saja yang semestinya diketahui

stakeholder, maka dalam program monitoring dan evaluasi akan mengembangkan

subsite khusus reformasi birokrasi dalam website Badan OM :http://www.pom.go.id,

yang sudah ada sejak tahun 2009 lalu. Informasi melalui website ini juga ditujukan

sebagai wahana untuk mempromosikan RB Badan POM.


Kriteria keberhasilan yang ditetapkan adalah :

1. Terselenggaranya reformasi birokrasi Badan POM sesuai dengan waktu pelaksanaan

dan tahapan kerja dalam dokumen roadmap RB Badan POM.


halaman 202

2. Dapat diselesaikannya seluruh permasalahan yang timbul terkait pelaksanaan

reformasi birokrasi Badan POM

3. Meningkatnya koordinasi antar pokja dalam pelaksanaan reformasi birokrasi Badan

POM

4. Dipahaminya seluruh proses dan aktifitas reformasi birokrasi oleh seluruh

komponen organisasi.

5. Dapat dikenalnya Reformasi Birokrasi Badan POM oleh seluruh stakeholder.

D. Agenda Prioritas

Mengingat rencana serta keriteria keberhasilan di atas, agenda prioritas yang ditetapkan

adalah : melaksanakan monitoring dan evaluasi secara berkala serta menyusun laporan

pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM sebagai bahan promosi RB Badan POM

kepada seluruh stakeholder.


halaman 203

E. Tahapan Kerja

No Sasaran No Indikator No Parameter No Pemenuhan (Proxy

Parameter) Variabel Pengukuran

(Sumber data)

1

Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi

1.1

Tersedianya Layanan mendukung Promosi dan komunikasi

1.1.1

Promosi dan Komunikasi yang efektif melalui Internalisasi Badan POM

1.1.1.1 Tersedia Sistem Informasi Elektronik

Sistem Informasi Elektronik e-bpom, SIPT, e-registration

1.1.1.2 Tersedia Sistem Informasi RB pada Media Cetak

Tersedianya Informasi RB pada Media Buletin Info POM

1.1.2

Promosi dan Komunikasi yang efektif melalui Eksternalisasi Stakeholder

1.1.2.1 Tersedianya Informasi pada Website Badan POM

Subsite Reformasi Birokrasi

Informasi pada Subsite Reformasi Birokrasi

Informasi RB pada Berita Aktual

Informasi RB pada subste QA

2

Pelaksanaan setiap aktivitas RB sesuai road map

2.1

Tersusunnya sistem Monev yang memastikan setiap aktivitas RB sesuai road map

2.1.1 Sistem Monitoring 2.1.1.1 Tersedia SK Tim Monev RB

SK Tim Monev RB


halaman 204

2.1.1.2 Tersedia Cek List Monev RB

Cek List Monev RB

2.1.1.3 Tersedianya Laporan Monitoring

Laporan monitoring

2.1.2 Sistem Evaluasi Laporan

2.1.2.1 Tersedianya Laporan Evaluasi Tahunan

Laporan Evaluasi Setiap Tahun

3 Continues improvement pelaksanaan RB

3.1

Tersusunnya Continues improvement pelaksanaan RB

3.1.1 Sistem Continues improvement pelaksanaan RB

3.1.1.1 Tersusunnya Grafik Kemajuan pelaksanaan

Grafik Kemajuan pelaksanaan

4

Pelaksanaan aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

4.1

Tersusunnya Pelaksanaan aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

4.1.1

Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

4.1.1 .1

Tersusunnya dokumen Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

Dokumen Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

4.1.2 Sistem Evaluasi menyeluruh

4.1.2.1 Tersedianya Laporan Evaluasi Lima Tahunan

Laporan Evaluasi Lima tahun


halaman 205

F. Penanggungjawab

Penanggungjawab program monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM

adalah Pokja 9 yang diketuai oleh Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan. Dalam

melaksanakan kegiatannya, dapat melibatkan seluruh unit kerja dan atau pokja terkait.

G. Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh monitoring dan evaluasi serta promosi reformasi birokrasi

Badan POM, dibutuhkan anggaran sejumlah Rp. 60 Milyar sampai dengan tahun 2014.

ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN …inforb.akarprima.com/sites/default/files/roadmap_RB_0.pdf ·...

Documents

Transcript of ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN …inforb.akarprima.com/sites/default/files/roadmap_RB_0.pdf ·...