Review Master Plan tata kelola tik jawa timur

Review Master Plan Tata Kelola TIK Jawa Timur

Implementasi atau penerapan TI dalam pemerintahan merupakan aspek yang sangat

penting yang bisa kita kembangkan agar dapat meningkatkan kualitas pada

masyarakat. Pemerintah harus memperhatikan cost dan benefit yang dihasilkan.

Organisasi membutuhkan semacam blue print yang sering disebut IT Master Plan atau

IT Strategic Plan sebagai dasar organisasi dalam mengimplementasi TI

Tujuan dari Pembangunan Master Plan Teknologi Informasi adalah agar Master Plan

Teknologi Informasi menjadi strategi organisasi dalam memanfaatkan teknologi

informasi yang berfungsi sebagai enabler dan menambah keunggulan yang kompetitif

untuk mencapai :

• Terwujudnya Sistem Informasi Manajemen yang terpadu di lingkup

Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur;

• Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi informasi

dan komunikasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan di lingkup

Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

• Perbaikan organisasi, sistem manajemen,dan proses kerja kepemerintahan;

Kelembagaan

1. Biro Administrasi di Jawa Timur

Biro Administrasi Kemasyarakatan mempunyai Tugas menyiapkan perumusan

kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan

evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan, administrasi dan

sumber daya di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,

pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta

keluarga berencana.

Biro Administrasi Kemasyarakatan mempunyai Fungsi :

a. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan di bidang administrasi

kemasyarakatan;

b. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis

pelaksanaan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata, pemuda,

olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta keluarga

berencana;

c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dan

pembangunan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,

pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta

keluarga berencana;

d. Pelaksanaan pembinaan administrasi pemerintahan dan pembangunan serta

sumber daya aparatur di bidang administrasi kemasyarakatan;

e. Pelaksanaan tugas tugas lain yang diberikan oleh Asisten.

Sumber Daya Manusia

Dari data yang saya dapatkan hanya pada Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi

Jawa Timur: 42 Orang Pegawai, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi

Jawa Timur: 1 Staf IT, Badan Koordinasi Wilayah I Pemerintahan dan

Pembangunan Provinsi Jawa Timur: 2 Staf IT

INFRASTRUKTUR JARINGAN

Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Jawa Timur menjadi lembaga

yang akan dipercaya dalam mengelola jaringan di semua SKPD di lingkungan

Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Dengan demikian semua SKPD akan terkoneksi

dengan VPN IP serta terkoneksi ke data center. VPN (Virtual Private Network)

merupakan sebuah teknologi komunikasi

yang memungkinkan untuk dapat terkoneksi ke jaringan publik dan menggunakannya

untuk dapat bergabung dengan jaringan lokal.

Untuk membangun sebuah infrastruktur jaringan yang baik juga diperlukan

Disaster Recovery Center (DRC). Ini merupakan fasilitas pengganti pada saat Data

Center mengalami gangguan atau tidak dapat berfungsi antara lain karena tidak

adanya aliran listrik ke ruang komputer, kebakaran, ledakan atau kerusakan pada

komputer. DRC digunakan sementara waktu selama dilakukannya pemulihan data

center untuk menjaga kelangsungan kegiatan dan kinerja SKPD.

Software/Aplikasi

Untuk mendapatan basis data yang baik maka akan dibuat suatu system informasi yang

terintegrasi dan bisa dimanfaatkan oleh seluruh SKPD

APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 1 – Pelayanan Publik

Aplikasi digunakan untuk akses pelayanan kesehatan. Sistem ini mempunyai dua

fungsi: ke masyarakat dan internal. Pemda. Melalui sistem ini masyarakat dapat

mengetahui informasi sekitar fasilitas kesehatan yang disediakan oleh. Pemerintah

Daerah, meliputi nama dan tempat lokasi rumah sakit dan puskesmas, kelas layanan,

rincian layanan apa saja yang disediakan, dan lain-lain sehingga memudahkan

masyarakat dalam memanfaatkan fasilitas. Untuk internal

Pemda, sistem ini dismaping memberikan data nama dan tempat lokasi, juga

memberikan status fasilitas kesehatan tersebut, sarana dan prasarana pendukung,

status aktivitaskegiatan, statistik penyakit, dan lain-lain. Pemilik aplikasi ini dari

Dinas Kesehatan

Fungsi Aplikasi

Publikasi informasi kesehatan kepada masyarakat meliputi: nama dan tempat

lokasi rumah sakit dan puskesmas, fasilitas dan layanannya polikliniknya,

laboratorium, apotek, dan lain-lain.

Perencanaan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, meliputi :

o Menginventarisir kebutuhan pelayanan kesehatan dari tiap wilayah.

o Menyusun rencana kegiatan pelayan kesehatan masyarakat, misalnya

melalui rumah sakit, balai kesehatan ibu dan anak, posyandu, klinik,

praktek dokter, bidan, dokter gigi, ahli khitan.

Megelola perijinan praktek kesehatan, ijin farmasi danbidan dan lain-lain.

APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 2 – Administrasi dan

Manajemen Umum

Proses penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang menggunakan surat secara

manual memakan waktu lama dan kesulitan dalam pelacakan posisi surat. Dengan

menggunakan aplikasi ini proses surat menyurat, disposisi dan lain sebagainya dapat

dilakukan dengan cepat dan memudahkan dalam pengelolaannya. Pemilik dari

aplikasi ini adalah Biro Umum

Fungsi Aplikasi

Menyediakan fungsi surat-menyurat secara elektronik, termasuk didalamnya

memungkinkan roses penyiapan, pembahasan dan pengesahan surat dilakukan

secara elektronik. Pembahasan surat itu 60 sendiri bisa dilakukan oleh lebih

dari satu orang / unit organisasi.

Menyediakan fungsi kearsipan (surat masuk / surat keluar) secara elektronik,

termasuk didalamnya disposisi, dan tembusan surat.

Menyediakan fungsi query untuk pencarian data surat secara cepat, misalnya

berdasarkan pengirim, tujuan, tanggal, subyek/perihal, nomor, isi, dan lain-lain.

APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 3 – Administrasi

Legislasi

Dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, sekretaris daerah dan juga DPRD

memerlukan alat bantu yang mempercepat proses kerjanya, sehingga selaras

dengan ritme yang ada di eksekutif. Beberapa aplikasi bisa dipakai secara

bersama seperti surat elektronik, document management, dan fungsi-fungsi

yang tergabung dalam colaboration and coordination.

Meskipun begitu ada beberapa sistem khusus yang perlu disediakan, terutama yang

berhubungan dengan proses kerja internal DPRD.

Pemilik dari aplikasi ini adalah Sekretariat DPRD

Fungsi Aplikasi

Memfasilitasi pekerjaaan Sekretaris DPRD

Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD

Menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD

Mengelola sarana & prasarana DPRD

Memfasilitasi pekerjaan DPRD

Penjadwalan kegiatan anggota dewan

Pengelolaan dokumen kegiatan (rapat, notulensi,dll)

Pengelolaan dokumen hasil pengawasan terhadap pelaksanaan Perda dan

peraturan perundang-undangan lainnya, peraturan kepala daerah, APBD,

kebijakan pemerintah daerah 66 dalam melaksanakan program pembangunan

daerah, dan kerja sama lain.

APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 4 – Manajemen

Pembangunan

Agar dapat merencanakan pembangunan dengan optimal diperlukan masukan

data dan informasi yang akurat dan up-todate. Informasi tersebut bisa jadi datang

dari aplikasi lain, dan tugas aplikasi ini adalah menyediakan data dan mengelola

kebijakan perencanaan & pembangunan tiap unit kerja/SKPD ke dalam

perencanaan pembangunan yang komprehensif dan terintegrasi.

Pemilik aplikasi ini adalah Bappeda

Fungsi Aplikasi

Mengelola data dan informasi yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan

dalam penyusunan perencanaan & pembangunan daerah.

Data dan informasi yang dibutuhkan antara lain:

1. Organisasi & tata laksana daerah

2. Keuangan daerah

3. Kependudukan

4. Sarana & prasarana

5. Pendidikan

6. Kesehatan

7. Sosial

Harus ada mekanisme version dan revision control, sehingga setiap saat.

Perubahan perencanaan dapat diketahui dan dilacak.

Termasuk didalamnya template pembuatan renstra oleh tiap satuan kerja.

Pemerintah daerah yang memuat visi, misi, tujuan, kebijakan, program dan

kegiatan pembangunan.


Keuangan

Aplikasi ini memiliki fungsi untuk mengelola keuangan daerah dan sebagai

rujukan data/informasi terkait penggunaan sistemyang berhubungan langsung

dengan anggaran dan pendapatan daerah.

Pemilik aplikasi ini adalah BPKAD

Fungsi Aplikasi

Menyelenggarakan Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Daerah yang

tepat, lengkap dan tertib atas transaksi Keuangan Daerah, sesuai dengan

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Meningkatkan kualitas management Pengelolaan Keuangan Daerah, meliputi

perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian anggaran yang efisien, efektif,

transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Menyediakan Sistem Informasi Keuangan Daerah yang akurat, aktual, mudah

dipahami, relevan dan berdayaguna.


Kepegawaian

Kinerja SDM yang optimal akan tercapai apabila dikelola dengan manajemen

kepegawaian yang baik, dari penerimaan hingga akhir karir. Aplikasi ini bertujuan

untuk mengelola hal tersebut agar tercipta tertip administrasi kepegawaian.

Pemilik dari aplikasi ini adalah Badan Kepegawaian Daerah

Fungsi Aplikasi

Mengelola data dan membantu proses kerja pemerintah yang berkaitan dengan

kepegawaian daerah.

Modul Kepegawaian paling tidak menyediakan aplikasi dengan fungsi-fungsi

pengelolaan dan pengolahan data dan informasi untuk proses kerja sebagai

berikut :

o Pengadaan (termasuk perencanaan danpersyaratan)

o Penetapan formasi dan penempatan

o Penetapan pensiun, gaji, tunjangan, dan kesejahteraan

o Pengembangan kompetensi (pendidikan danpelatihan)

o Larangan, sanksi, dan penghargaan

Analisis Kesenjangan Aplikasi

1. Aplikasi Fungsional Utama 1 (Layanan Publik).

Fungsi : Masih melakukan enter data dengan manual dalam format XLS

Teknis : Stand alone format data dan belum mempunyai aplikasi dataware house

Solusinya :

Pembuatan Aplikasi Berbasis Web atau SOA dengan menempatkan aplikasi atau

server dalam datacenter serta bisa diakses oleh masyarakat

untuk memudahkan layanan. Sebagian Layanan terdapat di P2T yang dijadikan satu

atap.

2. Aplikasi Fungsional Utama 2 (Administrasi dan Manajemen Umum)

Fungsi :

Sudah ada beberapa aplikasi yang mendukung administrasi dan manajemen umum

namun masih bersifat pulau-pulau informasi atau SKPD mengembangkan sendiri

sendiri dan tidak memperhatikan interoperabilitas.

Teknis :

Masih banyak ketergantungan pada pihak ke 3 sehingga pengembangannya

begitu sulit serta banyak aplikasi yang sudah dibangun namun tidak sesuai

dengan fungsional aplikasi.

Belum adanya integrasi dengan aplikasi yang lain.

Solusinya :

Membuat terintegrasi dengan aplikasi yang lain, suatu aplikasi berbasis SOA,

Webservice, OGG dan laih sebagainya.

Kesenjangan yang ada di lingkungan Pemprov Jawa

Timur terhadap upaya implementasi aplikasi dengan

pendekatan SOA dapat dirangkum sebagai berikut: a. Sudah terdapat banyak aplikasi, akan tetapi bersifat tertutup;

b. Aplikasi eksisting tidak dibangun berbasis SOA;

c. Duplikasi dari fungsi pada aplikasi yang tersebar;

d. Tidak ada desain integrasi, kanal akses terbatas;

e. Perlunya edukasi SDM Pengelola TIK terkait pengembangan dengan pendekatan

SOA;

f. Shared service belum terdefinisikan dengan jelas;

g. Agregasi data berdasarkan service antar instansi belum terlaksana;

h. Belum memiliki service terhadap SIE & data warehouse.

Tata Kelola, Organisasi dan SDM

Tingkat implementasi website

Tingkat 1

Halaman Statis Informasi kurang update. Tidak ada fungsi report. Setidaknya memuat

kontak. Institusi Ada Informasi SKPD yang menginduk pada website Pemda

Tingkat 2

Informasi detil focus terkait instansi tertentu (beberapa instansi memiliki website

tersendiri)

Tersedia form online Informasi terlayani via email

Memiliki panduan penggunaan dan FAQ

Tingkat 3

Memiliki kemampuan transaksi dokumen elektronik

Mendukung layanan procurement Sharing Information lintas institusi

Mendukung fungsi administrasi mandiri bagi tiap pegawai

Mendukung pelatihan via web

Tingkat 4

Integrasi dengan komunitas masyarakat

Mendukung proses antar institusi Integrasi dan kolaborasi proses bisnis internal

maupun eksternal

Kondisi Sekarang / AS IS = Level 2

Kondisi Akan Datang / To be = Level 4

Keberadaan Organisasi TIK Tingkat 1

Organisasi TIK tergabung dalam organisasi lain

Tingkat 2

Organisasi TIK berdiri sendiri berperan sebagai pendukung

Tingkat 3

Organisasi TIK berdiri sendiri dan berperan lebih dari sekadar pendukung

(mis : perencanaan)

Tingkat 4

Organisasi TIK berdiri sendiri dan berperan sangat strategis (mis : perencanaan TIK

selaras dengan pemerintahan)



Staf TIK

Tingkat 1

Masih outsourcing (bukan pegawai)

Tingkat 2

Sudah ada pegawai, tapi masih sedikit dan terpusat (tidak

mencukupi)

Tingkat 3

Sudah ada pegawai, dan minimal tiap instansi ada (mencukupi)

Tingkat 4

Sudah pegawai, tiap instansi/divisi/SKPD ada, dan ada jenjang karir yang jelas



Pegawai berpengetahuan TIK

Tingkat 1

Ada Pegawai Mengikuti Training

Tingkat 2

Ada Pegawai Mengikuti Training yang berpendidikan Diploma TIK dan/atau S1 TIK

Tingkat 3

Ada Pegawai Mengikuti Training yang berpendidikan Diploma TIK, S1 TIK dan/atau

S2 TIK

Tingkat 4

Ada Pegawai Mengikuti Training yang berpendidikan Diploma TIK, S1 TIK, S2 TIK

dan/atau tersertifikasi. Spesialisasi (misal: CCNA, MCSE, OCA, dll)



Frekuensi sosialisasi pemanfaatan

Tingkat 1

1 - 3 kali per tahun

Tingkat 2

4 – 6 kali per tahun

Tingkat 3


Tingkat 4

> 9 kali per tahun



Frekuensi Pelatihan dan/atau seminar bagi

SDM TIK Tingkat 1

1 - 3 kali per tahun

Tingkat 2


Tingkat 3


Tingkat 4

> 9 kali per tahun



Banyaknya Proses dalam TIK yang memiliki kebijakan dan

prosedur yang jelas Tingkat 1

1 - 2 Proses TIK

Tingkat 2

Hanya memiliki 3 Proses TIK

Tingkat 3

Hanya Memiliki 4 Proses TIK

Tingkat 4

Memiliki seluruh proses TIK (perencanaan sistem, manajemen belanja, realisasi

sistem, pengoperasian dan pemeliharaan sistem) berdasarkan panduan Tata Kelola

TIK



Solusi Tata Kelola, Organisasi dan SDM

Tata Kelola

a. Perlu adanya unit kerja yang merumuskan Kebijakan TIK yang bersifat lintas

sektoral dan struktural, terkait: perencanaan, manajemen belanja, realisasi,

operasional, dan pemeliharaan sistem. Kebijakan-kebijakan tersebut termasuk

perencanaan pengembangan dan pengelolaan system aplikasi, jaringan, basis

data (data terpusat), dan serta pemeliharaan system.

b. Perlu adanya unit kerja yang merumuskan Kebijakan TIK yang bersifat lintas

sektoral dan struktural, terkait: perencanaan, manajemen belanja, realisasi,

operasional, dan pemeliharaan sistem. Kebijakan-kebijakan tersebut termasuk

perencanaan pengembangan dan pengelolaan system aplikasi, jaringan, basis

data (data terpusat), dan serta pemeliharaan system.

c. Perlunya penyusunan, pembentukan, dan penyempurnaan kebijakan dan

prosedur yang terkait dengan proses-proses TIK, yaitu perencanaan,

manajemen investasi, realisasi, operasional, dan pemeliharaan TIK. Target

yang diharapkan adalah seluruh prosesproses TIK memiliki kebijakan dan

prosedur yang jelas serta selaras dengan panduan Tata Kelola TIK Nasional.

Organisasi Untuk memenuhi kecukupan kebutuhan secara struktural dalam implementasi

Teknologi Informasi & Komunikasi, khususnya terkait rencana induk Teknologi

Informasi & Komunikasi yang akan berlaku untuk jangka waktu 4 (empat) tahun,

perlu dilakukan kajian struktur dan fungsi organisasi terkait kecukupan kedudukan

kedudukan dan wewenang dari organisasi pengelola TIK dalam struktur pemerintahan

Provinsi Jawa Timur. Perubahan struktur organisasi sangat dimungkinkan dan

dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk menopang secara penuh terlaksananya

implementasi pengembangan Teknologi Informasi & Komunikasi di lingkungan

Provinsi Jawa Timur. Dari hasil analisis tentang struktur organisasi pengelola

Teknologi Informasi & Komunikasi di lingkungan Provinsi Jawa Timur, diperoleh

beberapa rekomendasi sebagai berikut:

a. Penetapan CIO

b. Pembentukan Komite TIK

c. Pembentukan ICT PMO/Pengelola Manajemen Proyek TIK (PMP TIK)

d. Kedudukan organisasi TIK di SKPD di sejajarkan dalam eselon

SDM

a. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi

di bidang Teknologi Informasi & Komunikasi terkait pengelolaan system

aplikasi, jaringan, dan pengelolaan basis data.

b. Target yang ingin dicapai adalah tercukupinya kebutuhan SDM di lingkungan

Pemprov Jawa Timur dengan latar belakang pendidikan TIK dan tersertifikasi

keahlian Teknologi Informasi & Komunikasi, seperti lulusan Diploma TIK, S1

TIK, S2 TIK, CCNA, MCSE, OCA, PMP, dan lain-lain.

c. Perlu adanya Sertifikasi bagi pengelola TIK di SKPD : Operator, Programer,

system Analisis, Jaringan dan lain-lain.

d. Mendorong peningkatan kinerja SDM pengelola TIK melalui pemberian nilai

angka kredit dan tunjangan jabatan fungsional dengan mengacu pada aturan

yang berlaku

Solusi Pentahapan Dan Pengembangan

Pengembangan Kelembagaan dilakukan pada satu tahun pertama untuk

mempersiapkan landasan hukum yang kuat bagi unit kerja pengelola TIK

Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dilakukan pada tahun pertama untuk

mempersiapkan SDM TIK yang handal di masing – masing unit kerja yang akan

bertanggung jawab terhadap sistem yang akan dibangun

.

Sumber :

kominfo.jatimprov.go.id/

Review Master Plan tata kelola tik jawa timur

Engineering

Transcript of Review Master Plan tata kelola tik jawa timur