The Role Of Organizational Culture

Lingkungan budaya organisasi akan memainkan peran penting dalam menentukan apa

yang akan terjadi dengan knowledge management terhadap organisasi.

Berdasarkan literatur antropologi, budaya mengacu pada nilai, kepercayaan dan codes

of practice yang mendasari sebuah organisasi yang didalamnya terdapat image, dan

hal yang membuat berbeda dari komunitas lainnya.Sedangkan organisasi adalah satu-

satunya konstituen elemen dari masyarakat dimana orang maksud ke dalam sebuah

komunitas dan membawa budaya mereka bersama mereka tetapo ada kemungkinan

organisasi memiliki budayanya sendiri.

Budaya memiliki beberapa aspek inti seperti aspek elemen evaluasi yang didalamnya

termasuk ekspetasi sosial dan standar dari nilai dan kepercayaan yang orang pegang

dan yang mempersatukan kelompok.

Budaya terdiri dari sekumpulan material element atau artifak yang didalamnya tidak

hanya tanda dan simbol yang dikenali sebagai milik sebuah organisasi tetapi juga

event, behavior dan orang yang menjadi sebuah budaya. Tingkatan medium bagi

sebuah budaya adalah interaksi sosial dimana mereka menggunakan bahasa yang

sama dalam mengekspresikan budaya organisasi yang biasanya berupa jargon.

Menurut Sathe (1985) budaya organisasi adalah sekumpulan pemahaman (terkadang

tidak dijelaskam) yang dimana dibagikan kepada anggota komunitas yang sama yang

dimana pemahaman terdiri dari norma, value, attitude, kepercayaan dan paradigama.

Menurut Schein (1999), budaya organisasi adalah pattern dari sebuah asumsi dasar

yang dibuat, ditemuan atau dikembangkan oleh sebuah gruup untuk mengatasi

permasalahan dari adaptasi eksternal dan integrasi internal yang sudah digunakan

secara cukup baik untuk disebut valid dan untuk memberitahukan anggota baru cara

untuk perceive, berpikir dan merasakan hubungan dengan permasalahan yang ada.

Morgan (1977) menemukan beberapa elemen kunci dari budaya organisasi antara lain

:

1. nilai yang terlihat dan tidak terlihat

2. overt dan ekspetasi implisit dari behavior anggota

3. custom dan ritual

4. cerita dan legenda mengenai sejarah grup

5. shop talk ( bahasa yang digunakan dalam grup dan mengenai grup)

6. iklim (perasaan yang terdaoat ketika anggota berinteraksi satu sama lain, dengan

lingkungan luar perusahaa dan lingkungan mereka termasuk area fisik yang mereka

miliki)

7. metafora dan simbol ( yang bisa secara tidak sadar atau menyatu dengan elemen

organisasi lainnya)

Walaupun setiap organisasi memiliki organisasi sendiri baik kuat ataupun lemah,

kebanyakan organisasi tidak menciptakan budaya secara terus menerus. Budaya

diciptakan dan tertanam pada kehidupan seseorang secara tidak langsung. Kecuali

special effort, orang tidak akan mengenali attitude, kepercayaan dan visi yang mereka

yang diambil adalah standar asumsi yang akan diberikan kepada generasi berikutnya.

Kesulitan memahami sebuah budaya terletak pada fakta bahwa walaupun artifak

sebuah budaya dapat mudah dirasakan, inti dari nilai sebuah budaya yang

didefinisikan “luas, perasaan tidak spesifik mengenai yang benar dan salah, dan lain-

lain” (Hofstede et al., 1990 p. 291). Artifak budaya adalah konseptual (bahasa) dan

material, mereka menengahi antara orang dengan dunia, koordinasi aktivitas manusia

dengan dunia luar.

Komunikasi adalah alat yang digunakan untuk membantu mengirimkan budaya

organisasi kepada setiap anggota dan pendatang baru dalam organisasi dan digunakan

agar budaya dapat selalu dijaga dan dapat dikembangkan dengan cara tertentu.

Budaya organisasi, bisa dipikirkan sebagai manner yang dimana organisasi

memecahkan masalah untuk mencapai tujuan tertentu dan dijaga dari waktu ke waktu

dan selain itu budaya organisasi itu holistik, ditentukan oleh sejarah, menjadi

konstruksi sosial dan sulit untuk dirubah (Hofstede et al., 1990).

DIFFERENT TYPES OF CULTURES

Goffee dan Johns (2000) mengidentifikasi 4 tipe budaya organisasi yang dipengaruhi 2

dimensi yaitu dimensi sociability yang diukur menggunakan keakraban. Budaya organisasi

yang memiliki tingkat sosial yang tinggi mengindikasikan budayanya biasanya akrab satu

sama lain tanpa mengharapkan imbalan. Dimensi kedua adalah orientasi tugas yang

didalamnya tingginya solidaritas berarti orang dapat bekerja sama dengan baik menuju tujuan

yang sama walaupun mereka memiliki konflik. Berikut adalah 4 tipe budaya organisasi :

1. communal culture dapat memberikan rasa memiliki walaupun dia juga task driven. Sisi

negatifnya adalah mereka terkadang mengarahkan terlalu banyak pengaruh dan member lain

jarang vocal.

2. Dalam networked culture, anggota diperlakukan sebagai teman dan keluarga sehingga

mereka bersedia untuk membantu satu sama lain dan membagi informasi yang dimiliki.

Kekurangannya adalah anggota terlalu baik satu sama lain sehingga mereka tidak ingin

memberikan kritik kepada yang memiliki kinerja yang buruk.

3. Dalam mercenary culture yang berfokus kepada tujuan sehingga anggota diharapkan dapat

memenuhi tujuan dan mengerjakan pekerjaan dengan cepat. Kekurangannya adalah anggota

yang memiliki kinerja yang buruk akan diperlakukan secara inhuman.

4. Dalam fragmented culture, perasaan memiliki dan identifikasi untuk organisasi biasanya

sangat lemah. Kekuranganya adalah kurangnya kerjasama.

Ketika anggota organisasi merasa dihargai maka mereka diharapkan diperlakukan dalam cara

profesional dan mereka dapat mempercayai anggota lain dalam anggotanya maka knowledge

sharing dapat sangat ditingkatkan dikarenakan kepercayaan menghilangkan batasan yang

potensial yang dimiliki dalam kurangnya kepercayaan diri.

ORGANIZATIONAL CULTURE ANALYSIS

To understand the culture is to understand your organization. Schein (1992) outlines three

levels of culture. Untuk memahami budaya organisasi, Schein (1992) membuat outline untuk

3 level budaya organisasi. Berikut adalah level budaya organisasi :

Level pertama adalah artifak adalah level yang mudah dideteksi (ex: dress code) tetapi sulit

untuk dipahami. Layer berikutnya adalah values yang berarti nilai yang dibagikan oleh

anggota sebuah organisasi dan menurut perspektif organisasi, value mengekspresikan arti

yang penting untuk asumsi awal dan kemudian level ketiga adalah asumsi yang berisi

persepsi ,kepercayaan yang didapatkan secara tidak sadar.

Norma membentuk area yang dapat dilihat pada budaya organisasi dikarenakan norma

diekspresikan dalam sekumpulan peraturan dan ekspetasi dan menjadi orientasi untuk

behavior anggota dengan organisasi. Terdapat dua kategori dasar dari norma adalah formal

normal yang dibuat oleh manajer atau ahli sedangkan informal norma itu dibuat oleh anggota

atau kelompok tertentu berdasarkan legenda yang ada.Budaya yang normatif didasari oleh

peraturan formal, norma, posisi dan hirarki.Dimensi paling penting dalam budaya organisasi

adalah budaya yang mempromosikan sebuah ideal yang memobilisasi institusi pembelajaran

dalam mencapai dan budaya yang mempersatukan.

CULTURE AT THE FOUNDATION OF KM

Implementasi knowledge management hampir selalu membutuhkan perubahan

budaya dimana apabila perubahan secara keseluruhan tidak dilakukan, setidaknya

mengambil sedikit dari organisasi yang ada dengan tujuan untuk mempromosikan

budaya knowledge sharing dan kolaborasi.

Budaya knowledge sharing dibuat dengan didasari oleh kepercayaan dan penting

untuk menginformasikan, mengikutsertakan dan menginspirasi anggota organisasi

pada saat perubahan organisasi sangat penting.

Budaya korporasi adalah komponen kunci dalam meyakinkan bahwa arus knowledge

dan informasi yang penting dalam sebuah organisasi. Kekuatan dan komitmen dari

budaya korporasi hampir selalu penting dibandingkan teknologi komunikasi yang

diimplementasikan untuk mempromosikan knowledge sharing.

Budaya knowledge sharing adalah budaya dimana knowledge sharing menjadi sebuah

norma, tidak ada pengecualian dimana anggota disemangati untuk bekerja sama,

untuk mengkolaborasi dan membagi dan mereka akan mendapatkan hadiah apabila

melakukan knowledge sharing.

koordinasi antar grup ditekankan, dimana ahli tidak menjaga pengetahuan yang

mereka miliki secara berlebih, dan dimana knowledge sharing dilakukan secara aktif

dan terlihat memberi kesempatan sehingga seluruh level dalam hirarrki melakukan

knowledge sharing.

Menurut Gruber dan Duxbury(2001) mengambil kesimpulan bahwa lingkungan yang

mendukung sharing knowledge memiliki karakteristik sebagai berikut.:

1.Reward struktur (pengakuan untuk knowledge sharing dengan peers).

2. Transparansi (tidak ada agenda tersembunyi).

3. Sharing supported (komunikasi dan koordinasi antar grup).

4. Trust(membagi tujuan)

5. Top management support( komunikasi upward dan downward).

The Effects of Culture on Individuals

Terdapat 3 cara dasar yang dimana budaya atau lebih akurat, anggota sebuah referensi

merepresentasikan budaya dan menciptakan high level untuk konsistensi cross

individual behavioral yaitu norma sosial, shared value dan shared mental models.

Norma ditegakan oleh anggota lain dalam sebuag grup melalui sanksi sosial.

Killmanan < Saxton dan Serpa (1986) mengkarakterisasikan tingkatan norma :

1. peripheral norma adalah ekspetasi secara umum yang membuat interaksi lebih

mudah dan lebih menyenangkan. Sanksi dalam norma ini ringan.

2. relevant norma mencakup behavior yang penting dalam fungsi sebuah grup. Sanksi

yang akan diberikan apabila dilanggar yaitu tidak diikutsertakan dalam fungsi dan

aktivitas penting dari grup

3. pivotal norms mewakili behavior yang sangat penting dalam efektifitas fungsi grup.

Sanksi yang akan diberikan apabila dilangggar adalah dikeluarkan.

Dalam mekanisme kontrol budaya terdapat kata kunci yaitu shared value dimana isu

yang terdapat didalmnya adalah bukan behavior individual tertentu yang bisa

dijelaskan atau diprediksikan berdasarkan value tetapi dari bagimana value dibagikan

kepada anggota dalam sebuah organisasi dan paling penting adalah bagaimana

tanggung jawab budaya atau organisasi mengembangkan value dengan individual

dimana value adalah kesadaran, afektif keiinginan dan kemauan dari seseorang yang

memberikan arahan dalam sebuah perilaku.

Value akan memberikan pengaruh kepada perilaku individual dalam berbagai cara.

Public value muncul disaat kita mempercayai bahwa orang sekitar kita memegang

nilai tertentu (social value) sehingga kita sering bertindak berdasarkan value tersebut

walaupun kita tidak memegang value tersebut.

Mental model bisa dibentuk dari persepsi dan imajinasi. Dalam organisasi yang

memiliki budaya yang kuat, anggota organisasi mulai menggunakan mental model

yang sama tentang pegawai, kompetisi,pelanggan, serikat dan aspek pengambilan

keputusan manajerial penting lainnya. Dimana didalamnya terdapat skema kognitif

yang terdiri dari direct scheme development ( skema dimana kita saat melakukan

sesuatu secara otomatis), indirect schema development (skema dimana kita

melakukan sesuatu dengan mengikuti bagaimana melakukan sesuatu dari anggota

grup yang menjadi referensi) dan consensual schema (skema dimana pengetahuan di

share secara besar-besaran).

Organizational culture itu menciptakan sekumpulan peran (identitas sosial),

menciptakan sekumpulan ekspetasi peran (sifat, kompetensi dan nilai ) yang memiliki

hubungan dengan setiap identitas, memciptakan status kepada referensi grup untuk

setiap identitas sosial dan menyediaka nilai, skema kognitif dan mental model yang

mempengaruhi bagaimana perilaku indivual.

CULTURAL TRANSFORMATION TO A KNOWLEDGE-SHARING CULTURE

Perubahan budaya terkadang memiliki arti bahwa anggota harus menganti

keseluruhan identitas sosial mereka dan terkadang status dari berbagai peran atau

perubahan identitas akan mengakibatkan penolakan pada orang yang memiliki peran

yang tinggi.

Killman, Saxton dan Serpa (1986) memberikan beberapa tata cara umum yang baik :

1. orang akan melihat kepada pemimpin terlebih dahulu untuk melakukan sesuatu tentang

hal yang penting dalam organisasi

2. budaya sering ditransmisikan melalui cerita dan legenda yang memiliki kepentingan

sebuah organisasi

3. dalam bereaksi pada saat krisis, pemimpin bisa mengirimkan nilai dan asumpsi sebuah

organisasi

4. untuk memotivasi perilaku secara langsung, sistem reward bisa memberikan pesan

penting mengenai yang penting

5. kepentingan dan keputusan secara publik juga mengkomunikasikan value tertentu

6. pemimpin mengkomunikasikan pentingnya suatu nilai dengan praise dan kritik mereka.

Single loop learning adalah pembelajaran dimana seseorang melakukan sesuatu tanpa

berpiki dan mendapatkan keputusan atau solusi terhadap permasalahan mereka dan

pada saat solusi tidak menyelesaikan masalah mereka akan mempertanyakan input

keputusan mereka dan akna melakukan pengambilan keputusan yang lebih baik lagi

sedangkan double loop learning adalah disaat individu atau grup mulai

mempertanyakan asumsi dasar dan model yang digunakan dalam keputusan.

Kebanyakan program perubahan dalam perusahaan tidak bisa dilakukan dikarenakan

mereka hanya memberitahukan konten ( knowledge, struktur atau data perusahaan )

atau proses (aktivitas atau perilaku) tetapi mereka tidak pernah memberi tahu

mengenai konteks yang ada dalam elemen tersebut.

Beberapa tahapan untuk menciptakan budaya knowledge sharing :

_ Memiliki jurnalis knowledge yang mulai mewawancarai orang kunci untuk

mendokumentasikan proyek, best practices , pembelajaran.

_ Melakukan KM get together dengan melakukan informal gathering untuk membantu

orang mengetahui satu sama lain.

_ Membuat newsletter untuk mempublikasikan inisiatif KM dan role model yang baik

_ Meluncurkan proyek pilot KM seperti sistem lokasi expertise

-Menganti kriteria evaluasi kinerja untuk refleksi dan menilai kompetensi dan pencapaian

knowledge sharing

-Mencela orang yang tidak memberikan knowledge dan memberikan reward kepada

knowledge shares

- Mendesign kembali tempat bekerja untuk tempat gathering(e.g., Cotter, 2000; Chiem,

2001; Gladwell, 2000).

Budaya knowledge friendly termasuk didalamnya tidak memaksakan top-down,

memperbolehkan perubahan budaya dari waktu ke waktu, memberikan positif role

model apabila mungkin, menciptakan kesempatan untuk orang tahu satu sama lain

dan berfokus kepada menghubungkan oran dibandingkan capturing konten.

Beberapa hal yang dapat dipelajari dari inisiatif perubahan budaya termasuk :

Mereka menyediakan informasi mengenai kemampuan dan pengalaman pegawai untuk

mengatasi masalah yang muncul dari tidak adanya atau kesulitan untuk membangun

hubungan personal (virtual organisasi)

Memberikan mekanisme pendukung seperti feedback untuk knowledge sharing yang

efektif

Tujuan yang sama dan kepercayaan satu sama lain harus dikembangkan

KM adalah proses evolusi yang harus terdapat dalam budaya organisasi

ORGANIZATIONAL MATURITY MODELS

The CarnegieMellon Software Engineering Institute (CMMI Project Team, 2002)

Mendefinisikan maturity model sebagai model deskriptif dari tahapan progress

organisasi dimana mereka mendefinisikan, implementasi, perubahan dan

meningkatkan proses mereka.

Capability Maturity Model adalah model organisasi yang mendeskripsikan 5 tahapan

perubahan yang dilakukan oleh organisasi. Berikut adalah tahapannya :

1. Initial: proses adalah ad hoc, chaotic dan jarang didefinisikan.

2. Repeatable: Proses dasar mulai dibuat dan ada level disiplin dalam proses mereka.

3. Defined: Semua proses didefinisikan, didokumentasikan, distandarisasi dan diintegrasi satu

sama lain.

4. Managed: Proses diukur dengan mengumpulkan data secara detail dalam proses dan

kualitas

5. Optimizing: Peningkatan secara terus menerus yang diadopsi dan ada feedback secara

kuantitatif dan membuat pilot ide dan teknologi baru.

KM Maturity Models

Berikut adalah 6 model KM Maturity Models :

STRATEGIC IMPLICATIONS OF ORGANIZATIONAL CULTUREBerikut adalah beberapa rekomendasi untuk perubahan budaya yang dibutuhkan oleh KM

untuk sukses :

1. Secara jelas mendefinisikan budaya yang diinginkan

2. Menilai budaya yang ada sekarang

3Diagnosis budaya yang ada dengan respek terhadap perilaku knowledge sharing yang

diharapkan

4. Memberikan toleransi untuk perubahan

5. Identifikasi apa yang bisa digunakan sebagai enablers dan hambatan .

6. Memberi penilaian untuk level maturity KM dalam organisasi

7. Identifikasi KM enablers dan hambatan

8.Menentukan analisis gap untuk membuat peta untuk mengetahui posisi dimana organisasi

saaat ini dan kemana budaya yang diharapkan.

PRACTICAL IMPLICATIONS OF ORGANIZATIONAL CULTURE

Absorptive capacity adalah keterbukaan individual atau organisasi untuk perubahan dan

inovasi dan kapabilitas atau persiapan untuk mengintegrasi semuanya.