Vincentia B. Nevayesiana / 125020301111049

Sistem Informasi Akuntansi / CA

Gambaran Umum Proses Transaksi

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi asset dan ekuitas

perusahaan, yang digambarkan melalui akun-akunnya, dan terukur dalam bagian moneter.

Sistem Informasi Akuntansi dan proses transaksi berkaitan satu sama lain. Sistem Informasi

Akuntansi memiliki salah satu fungsi penting yaitu untuk memproses transaksi secara efektif dan

efisien. Sistem yang dapat dilakukan ada dua macam, yaitu secara manual (tidak berbasis

komputer) dan berbasis komputer.

Ada tiga siklus transaksi yang memproses paling banyak kegiatan ekonomi perusahaan:

a. Siklus Pengeluaran. Sebagian besar transaksi pengeluaran berdasarkan hubungan kredit

diantara mitra dagang. Dari perspektif system, siklus transaksi ini memiliki dua hal;

komponen fisik (penambahan barang) dan komponen keuangan (pengeluaran kas kepada

pemasok).

b. Siklus Konversi. Siklus konversi tersusun dari dua subsistem; sistem produksi, meliputi

perencanaan, dan pengawasan produk fisik melalui proses manufaktur, termasuk

menentukan persyaratan bahan baku, mengizinkan pekerjaan dijalankan, dan pengeluaran

bahan baku untuk diproduksi, dan mengarahkan pergerakan kerja dalam proses melalui

berbagai tahap manufaktur. Dan sistem akuntansi biaya, yang mengamati arus informasi

biaya yang berhubungan dengan produksi yang dapat digunakan untuk penilaian

perlengkapan, kontrol biaya, pengambilan keputusan.

c. Siklus Pendapatan. Siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan keuangan yang

diproses secara terpisah. Komponen fisik, meliputi proses pesanan penjualan dimana

penjualan dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan

penujualan, pemberian kredit, dan pengiriman produk. Komponen keuangan berupa

penerimaan kas, meliputi penagihan kas, penyimpanan kas di bank, pencatatan kegiatan-

kegiatan dalam akun.

Proses Bisnis dan Pencatatan Akuntansi

Terdapat dua macam sistem yang dapat dilakukan, namun operasi yang dilakukan pada

data-data tersebut untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan ini disebut sebagai

siklus pengolahan data (data processing cycle). Proses ini memiliki empat tahap, yaitu:

a. Input data

Langkah yang dilakukan dalam pemrosesan input adalah dengan mengambil data transaksi

dan memasukkannya ke dalam sistem. Sebagian besar bisnis menggunakan dokumen

sumber (kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnisnya) dan dokumen

turnaround (dokumen output perusahaan untuk pihak eksternal, yang biasanya

menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan ke perusahaan sebagai input).

b. Penyimpanan data

Data perusahaan merupakan hal yang penting bagi sebuah perusahaan. Oleh karena itu,

penyimpanan data harus disusun sesuai dengan ketepatan kegunaannya supaya dapat

berfungsi maksimum untuk perusahaan. Data-data akuntansi perusahaan dapat

dikelompokkan dengan adanya buku besar umum (berisi ringkasan level data untuk setiap

akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi) dan buku besar

pembantu (berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar umum yang memiliki sub-

akun terpisah), bagan akun (daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar

umum), serta jurnal (yang terdiri dari dua macam jurnal, seperti jurnal umum yang

digunakan untuk mencatat kegiatan yang bersifat tidak rutin dan jurnal khusus yang

digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang).

c. Pengolahan data

Empat jenis aktivitas pengolahan data biasanya disebut sebagai CRUD, yaitu:

1. Membuat (creating) record data baru

2. Membaca (reading), mengambil atau melihat data yang sudah ada

3. Memperbarui (updating) data yang sudah tersimpan sebelumnya

4. Menghapus (deleting) data

d. Output informasi

Tahap ini merupakan akhir dalam siklus pengolahan data yang jika ditampilkan pada

monitor mengacu pada “soft copy” dan jika dicetak makan akan mengacu pada “hard copy”.

Informasi biasanya disajikan dalam tiga bentuk yang dipilih salah satunya, yaitu dokumen

(catatan transaksi atau data perusahaan lainnya), laporan (biasanya digunakan oleh

karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh para manajer digunakan

untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis), serta respons pertanyaan

(digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan

pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau jawaban cepat).

Sistem Manual

• Dokumen; merupakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai

pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, dokumen sumber digunakan untuk

menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk proses transaksi,

dokumen produk adalah hasil dari proses transaksi, maka dari itu tidak memicu mekanisme

proses, dokumen perputaran adalah dokumen produk dari system lain yang menjadil sumber

dokumen bagi system yang lain.

• Jurnal; catatan ayat-ayat kegiatan ekonomi secara kronologis. Jurnal menyimpan catatan

transaksi perusahaan yang lengkap sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk

membukukannya ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal, jurnal khusus digunakan untuk

mencatat transaksi khusus, meliputi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas,

yang muncul dalam skala besar dimana kegiatan transaksi tersebut dibuat secara tersendiri.

Selanjutnya jurnal umum yaitu untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama,

seperti depresiasi.

• Buku Besar; mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah diposting dari

berbagai jurnal. Ada dua jenis jurnal, buku besar umum yaitu rangkuman dari informasi

akun-akun perusahaan, dan buku besar pembantu berisi rincian akun individual seperti

piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan pengendalian dan dukungan ke

operasi yang lebih baik.

Dokumen, jurnal, dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang akuntan yang paling

penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala, audit eksternal akan

mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang saham dan

pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan

transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan

menelusuri setiap jenis transaksi apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia

dapat menyimpulkan kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu,

jejak audit sangat penting dalam proses tersebut.

Sistem Berbasis Komputer

Pada sistem berbasis komputer, jejak audit lebih sulit diamati dibanding pada

sistem manual tradisional. Pencatatan akuntansi dalam sistem berbasis computer disajikan

dalam empat jenis file magnetis; file master yaitu file yang umumnya berisi data akun,

seperti buku besar dan buku besar pembantu, file transaksi yaitu file sementara dari catatan

transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master,

seperti pesanan penjualan, dan penerimaan kas, file referensi yaitu file penyimpan data yang

digunakan sebagai standar untuk proses transaksi, dan file arsip yaitu file berisi catatan

transaksi pada waktu lampau yang digunakan kembali untuk referensi di masa mendatang

sehingga sangat penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama karyawan, dan file

kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.

Teknik Dokumentasi Proses Bisnis

Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang akuntan, yaitu:

a. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagrams-DFD). DFD digunakan untuk menyajikan

system pada berbagai level yang berbeda, dari yang paling umum hingga yang paling

rinci. DFD menggunakan symbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, aliran data

dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu system. DFD mewakili elemen logis

dari system tetapi tidak mewakili system fisik.

b. Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram-ERD). ERD adalah teknik

dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan hubungan antara entitas, meliputi

sumber daya fisik (mobil,kas, persediaan), kegiatan (memesan persediaan, mengirim

barang), dan pelaku (pemasok, staf penjualan). Simbol-simbol yang digunakan dalam

ERD menunjukkan entitas dalam sistem. Garis penghubungnya mewakili sifat hubungan

antara dua entitas, dimana tingkat hubungannya disebut kardinalitas. Kardinalitas adalah

pemetaan numerik antar entitas, di mana hubungan bisa satu ke satu (1:1), satu ke

banyak (1:M) atau banyak ke banyak (M:M). Kardinalitas mencerminkan hubungan

bisnis umum serta kebijakan organisasional. Bila dihubungkan dengan DFD, DFD

adalah model model proses system, dan ERD adalah model data yang digunakan di

dalam atau dipengaruhi oleh system. Setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili

entitas data dalam ERD.

c. Sistem Bagan Alir (System Flowcharts), adalah sistem grafik yang menyajikan

hubungan fisik antar entitas-entitas inti termasuk sumber input, program, output produk

sistem komputer. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen

dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, file),

departemen organisasi yang terlibat, serta aktivitas yang bersifat administratif maupun

fisik yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

Untuk menyiapkan bagan alir, langkah pertama adalah menata letak area aktivitas dan

memberi label ke setiap area tersebut, kemudian menyajikan fakta-fakta sistem dengan

menggunakan objek visual.

d. Bagan Alir Program (Program Flowchart). Sistem bagan alir menunjukkan hubungan

antara program komputer, daya yang digunakan, dan output yang diproduksi. Akan

tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-

kadangan diperlukan, sehingga memerlukan adanya program bagan alir. Setiap program

yang disajikan dalam sistem bagan alir harus memiliki sebuah program bagan alir

pendukung yang mendeskripsikan logikanya. Setiap langkah dari logika program

disajikan dengan simbol yang berbeda dimana setiap simbol mewakili satu atau beberapa

garis kode program komputer. Garis hubung antara simbol-simbol ini membentuk tatanan

logis untuk menyelesaikannya.

e. Diagram Tata Letak Record (Record Layout Diagrams). Diagram tata letak umumnya

menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam record. Diagram tata

letak digunakan untuk menunjukkan struktur internal record. Informasi struktur data

yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu

kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan dan desain uji logika komputer untuk tujuan

audit.

Pemrosesan batch. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa dan diakumulasikan

sepanjang waktu dan diproses bersama-sama. Keunggulan proses batch, yaitu pertama,

organisasi bisa meningkatkan efesiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar

transaksi ke dalam batch tanpa memproses setiap peristiwa secara terpisah. Kedua,

pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas proses transaksi. Sehingga

pemrosesan batch memungkinkan efesiansi manajemen dalam hal transaksi dalam jumlah

besar.

Sistem Proses Bisnis dan Akuntansi Berbasis Manual dan Teknologi

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi menjadi dua bagian, sistem batch dan

sistem real time dimana perbedaan keduanya sebagai berikut:

a. Jeda Waktu. Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan ekonomi

dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang dibayar secara

periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi ketika saat terjadinya,

sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara langsung.

b. Sumber Daya. Sistem batch menggunakan sedikit sumber daya karena sistem ini dapat

menggunakan file berututan yang disimpan dalam pita magnetis. Sistem real time

menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan peralatan yang mahal seperti

cakram magnetis.

c. Efesiensi Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari

sehingga menciptakan ketidakefisienan karena satu transaksi dapat mempengaruhi

beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time. Pemrosesan

sistem bacth dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan saat proses

pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional. Perusahaan harus mempertimbangkan

penggunaan sistem real time dan sistem batch dalam hal efesiensi dan efektivitas. Jika

akses informasi penting secara langsung, maka sistem real time yang tepat. Akan tetapi

bila waktu dalam pemrosesan informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan

dan efesiensi operasional dapat dicapai, maka sistem batch yang lebih tepat.