Ratna Juwita, ST

Ratna Juwita, ST DPMPT KOTA BALIKPAPAN NDH : 28 KASI PERIZINAN PEMANFATAAN RUANG II

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN

DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN IV TAHUN 2021

LEMBAR PERSETUJUAN

HASIL AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Hasil Implementasi

Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun

2021:

Nama : Ratna Juwita, ST

NDH : 28

NIP : 19800608 201101 2005

Jabatan : Kepala Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II

Instansi : Dinas Penanaman Modal Dan Perizinan Terpadu

Kota Balikpapan

Judul Aksi Perubahan

:

Database Arsip Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua (DARIKU)

Dinyatakan layak untuk diajukan dalam seminar Hasil Implementasi Aksi

Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada hari Rabu, 23 Juni 2021

secara virtual yang bertempat di Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian

Desentralisasi dan Otonomi Daerah Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonsesia.

Balikpapan 23 Juni 2021

Coach,

MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si NIP. 19820512 201101 1 014

Mentor,

EDY DJUANDA, ST NIP. 196701282000121002

LEMBAR PENGESAHAN

HASIL AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Hasil Implementasi

Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun

2021:


NDH : 28

NIP : 19800608 201101 2005


Instansi : Dinas Penanaman Modal Dan Perizinan Terpadu

Kota Balikpapan

Judul Aksi Perubahan

:

Database Arsip Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua (DARIKU)

TELAH DIUJIKAN dalam Seminar Hasil Implementasi Jangka Pendek dalam Aksi

Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada hari Rabu, 23 Juni secara

virtual yang bertempat di Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian

Desentralisasi dan Otonomi Daerah Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonsesia.


Narasumber,

Coach,

ROKIP PURNOMO, SE NIP. 197404302008041001

MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si NIP. 19820512 201101 1 014

PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN

DINAS PENANAMAN MODAL DAN PERIZINAN TERPADU

Jl.Ruhui Rahayu I No 09 Sepinggan Baru Balikpapan 76115

Telepon/faksmile (0542) 8512311/(0542)8702699

Website.investasi.balikpapan.go.id, Email [email protected]

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama Mentor : Edy Djuanda, ST

Jabatan : Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang

Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu

Kota Balikpapan

Adalah mentor dari peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV

Tahun 2021 yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan

Kajian Desentralisasi dan Otonomi Daerah Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonsesia, atas nama:

Dengan ini kami menyatakan siap mendukung keberlanjutan Implementasi Aksi

Perubahan dalam jangka panjang.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.


,

RATNA JUWITA, ST NIP. 19800608 201101 2 005

Mengetahui,

Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang

EDY DJUANDA, ST

NIP. 196701282000121002




Kota Balikpapan

FORM PERSETUJUAN MENTOR

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV

TAHUN 2021

Nama Peserta : Ratna Juwita

NDH : 28


Satu Pintu Kota Balikpapan

Nama Mentor : Edy Djuanda

NIP : 19670128 200001 1002

Jabatan : Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang

No. HP Mentor : 0816 4598 764

Gagasan Perubahan : Database Arsip Izin Mendirikan Bangunan

Untuk Semua (DARIKU)

Disetujui oleh:

Mentor,

EDY DJUANDA NIP: 19670128 200001 1002

FORM KONSULTASI MENTOR


NAMA : RATNA JUWITA, ST

NDH : 28

JABATAN : KEPALA SEKSI PERIZINAN PEMANFAATAN RUANG II

INSTANSI : DINAS PENANAMAN MODAL DAN PERIZINAN TERPADU KOTA BALIKPAPAN

MENTOR : EDY DJUANDA, ST

NO TANGGAL URAIAN KONSULTASI MEDIA MENTORING

TTD

MENTOR 1 Senin, .

22/02/2021 Penjelasan mengenai

pelaksanaan diklat dan

pembahasan aksi perubahan

TATAP MUKA

2 Jumat, 26/02/2021

Diskusi awal mengenai gagasan TATAP MUKA

3 Kamis,

04 Maret 2021

Diskusi mengenai surat

persetujuan mentor

TATAP MUKA

4 Jumat,

19 Maret 2021

Draft RAP TATAP MUKA

5 Senin,

29/03/2021

Konsultasi dan tandatangan

surat pesetujuan

TATAP MUKA

6 Selasa. 06 /04/2021

Konsultasi dan diskusi awal

implementasi aksi perubahan

TATAP MUKA

7 Selasa. 07 /04/2021

Penjelasan awal implementasi

aksi perubahan dan konsultasi

SK Tim Efektif

TATAP MUKA

8 Rabu. 05 /05/2021

Konsultasi perkembangan aksi

perubahan

TATAP MUKA

9 Selasa. 08 /06/2021

Konsultasi dan diskusi

mengenai monitoring dan

evaluasi pelaksanaan aksi

perubahan

TATAP MUKA

FORM KONSULTASI COACH


NAMA : RATNA JUWITA, ST

NDH : 28

JABATAN : KEPALA SEKSI PERIZINAN PEMANFAATAN RUANG II

INSTANSI : DINAS PENANAMAN MODAL DAN PERIZINAN TERPADU

KOTA BALIKPAPAN

COACH : MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si

NO TANGGAL URAIAN KONSULTASI MEDIA COACHING

TTD

COACH 1 Selasa, 16.45

Wita

16/03/2021

Diskusi awal Zoom

2 Senin,

22/03/2021 Draft RAP Whatsapp

3 Senin,

29/03/2021

Konsultasi Zoom Whatsapp

4 Selasa,

30/03/2021

Konsultasi Zoom Whatsapp

5 Senin,

17/05/2021

Konsultasi perkembangan

implementasi aksi perubahan

Whatsapp

6 Selasa,

08/06/2021

Konsultasi laporan aksi

perubahan

Whatsapp

7 Selasa,

15/06/2021

Konsultasi laporan aksi

perubahan

Whatsapp

8 Selasa,

22/06/2021

Konsultasi OPR dan laporan

aksi perubahan

Zoom Whatsapp

DATABASE ARSIP IMB UNTUK SEMUA (DARIKU)

ONE PAGE REPORTJa

ngk

aP

end

ek(6

0 h

ari) •Terlaksananya

penginputandatabase dandigitalisasi arsipIMB terbit yang bertujuanuntukmemudahkanpencariansalinan arsipIMB terbit.

Jan

gka

Men

enga

h(1

-2

tah

un

)

•Tersedianyabank data berupainformasi dansalinan arsipIMB secaradigital

•Mempercepatpelayanansalinan atauduplikat arsipIMB

•Mempermudah pemberian informasi serta pelaporan terkait IMB

Jan

gka

Pan

jan

g(2

–5

tah

un

)

•Mewujudkanpelayananyang mudah, cepat danakuntabel

T U J U A N

PELAKSANAAN

AKSI PERUBAHAN

ANALISA MASALAHPeningkatan arsip IMB setiap tahun ini yang menimbulkan kesulitan mencari arsipIMB dengan cepat. Hal tersebut disebabkan beberapa faktor sebagai berikut:

Tidak tersedianya ruang penyimpanan arsip IMB

Belum adanya database arsip IMB

Arsip IMB mudah rusak dan hilang

Kebutuhan masyarakat akan salinan dan duplikat IMB.

Kebutuhan informasi terkait data dan salinan arsip IMB sebagai bahan laporan

dan pemeriksaan

DESKRIPSI DARIKUDARIKU merupakan database arsip IMB dengan cara menginput data yang terdapat pada cetak IMB terbit dan mendigitalisasikan arsip cetak IMB terbit. DARIKU memberikan informasi tentang isi dari cetak IMB terbitseperti: nama, lokasi bangunan, luas bangunan, nilai retribusi dan lain-lain serta salinan cetak IMB dalam bentuk pdf. Dengan adanya DARIKU diharapkan dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat dan akuratbaik untuk DPPMPT, instansi lain maupun masyarakat

RATNA JUWITA, STNDH : 28

KEPALA SEKSI PERIZINAN PEMANFAATAN RUANG IIDPMPT KOTA BALIKPAPAN

MENTOR : EDY DJUANDA,STCOACH : MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si

Koordinasi dengan Mentor

6 April 2021

Rapat penyusunan tim efektif

6 April 2021

Pengumpulan Data

12 April s.d 22 April 2021


Pembuatan Database

Penyusunan Panduan


DUKUNGAN STAKEHOLDER

7 Mei 2021

Bimbingan Teknis 10 -11 Mei 2021

26 April – Juni 2021

Pelaksanaan Input Database dan Digitalisasi Arsip

Ujicoba Input Database

8 Juni 2021

Rapat Monev

[AUTHOR NAME] i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena

atas berkat rahmat dan karunia- Nya,

Reformer dapat menyusun laporan Aksi

Perubahan dengan judul “Database Arsip

Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua

(DARIKU)” untuk memberi informasi yang

cepat, tepat dan akurat.

Reformer sangat menyadari bahwa

dalam penulisan laporan aksi perubahan ini

masih banyak kekurangan. Oleh karena itu

kritik dan saran sangat diharapkan untuk

perbaikan kedepannya. Semoga rancangan

aksi perubahan ini dapat memberikan

manfaat kepada siapa saja yang

membacanya sehingga dapat memberikan

inspirasi untuk mengembangkan inovasi

lanjutan yang lebih baik.

REFORMER RATNA JUWITA, ST

MENTOR EDY DJUANDA, ST

COACH ABDI RAHMAN, S. Sos, M.Si

UCAPAN TERIMA KASIH KEPADA:

Bapak Rizal Efendi, Walikota Balikpapan

Bapak Elvin Junaidi, Kepala Dinas Penanaman Modal dan Perizinan

Terpadu selaku sponsor atas dukungan dan bimbingannya

Bapak Edy Djuanda, Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang

selaku mentor yang telah memberikan dukungan penuh atas

pelaksanaan aksi perubahan

Bapak Abdi Rahman, S. Sos, M.Si Coac, selaku coach yang telah

memberi bimbingan dalam perencanaan dan pelaksanaan aksi

perubahan

Seluruh stakeholder aksi perubahan DARIKU

Panitia dan rekan-rekan PKP Angkatan IV tahun 2021

Seluruh tim efektif aksi perubahan DARIKU

[AUTHOR NAME] ii

DAFTAR ISI

01 Lembar Persetujuan Aksi Perubahan

02 Lembar Pengesahan Aksi Perubahan

03 Surat Keterangan Keberlanjutan Aksi Perubahan

04 Surat Kesepakatan Area Perubahan

05 Lembar Konsultasi Mentor

06 Lembar Konsultasi Coach

07 OPR

08 Kata Pengantar

09 Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN

10 Latar Belakang

11 Tujuan

12 Manfaat

13 Profil Kinerja Organisasi

14 Analisa Masalah Pelayanan

15 Strategi Penyelesaian Masalah

16 Milestone

17 Peta Pemanfaatan Tim Efektif

18 Manajemen Mutu

BAB II IMPLEMENTASI

20 Capaian Sesuai Milestone

21 Deskripsi Hasil Aksi Perubahan

22 Deskripsi Proses Kepemimpinan

BAB PENUTUP

23 Kesimpulan

24 Saran

Lampiran

1

BAB. I PENDAHULUAN

2

LATAR BELAKANG

Arsip Izin Mendirikan Bangunan

(IMB) merupakan salah satu sumber

informasi yang memiliki peranan

potensial dan tidak mungkin dapat

dihapus dalam menunjang kelancaran

kegiatan administrasi sehari-hari di segala

bidang kegiatan. Arsip mempunyai

peranan sebagai pusat kegiatan, sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan

yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam melakukan perencanaan,

penganalisaan, pengembangan,

perumusan, kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, penelitian dan pengendalian

secara tepat.

Pertumbuhan arsip IMB terjadi

setiap tahun, hal ini berdasarkan data

jumlah IMB terbit dari tahun 2018 – 2020

yaitu sebesar 3083 IMB. Pertumbuhan

dokumen yang dihasilkan dari proses

administrasi akan menyebabkan terjadinya

penumpukan dan menimbulkan

permasalahan seperti meningkatnya

kebutuhan akan ruang penyimpanan

dokumen, peralatan, sumber daya

manusia (SDM) serta kesulitan untuk

menemukan kembali arsip/dokumen saat

dibutuhkan dengan cepat. Kesulitan

mencari arsip menyebabkan lambatnya

pelayanan arsip untuk masyarakat dan

informasi untuk organisasi lain sebagai

bahan laporan pengawasan dan

pemeriksaan.

Dari berbagai permasalahan tersebut

maka reformer membuat inovasi yaitu

mendigitalisasi salinan arsip IMB dan

membuat database arsip IMB terbit untuk

memudahkan pencarian, pencatatan serta

pelaporan data arsip IMB secara akurat,

cepat dan tepat waktu.

3

TUJUAN AKSI PERUBAHAN

Adapun tujuan proyek perubahan

Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II

DPMPT Kota Balikpapan adalah sebagai

berikut:

A. TUJUAN JANGKA PENDEK

(April-Juni 2021)

Terlaksananya penginputan

database dan digitalisasi arsip IMB

terbit yang bertujuan untuk

memudahkan pencarian salinan

arsip IMB terbit.

B. TUJUAN JANGKA MENENGAH

(1 – 2 Tahun)

1. Tersedianya bank data berupa

informasi dan salinan arsip IMB

secara digital.

2. Mempercepat pelayanan salinan

atau duplikat arsip IMB terbit.

3. Mempermudah pemberian

informasi serta pelaporan terkait

IMB terbit.

C. TUJUAN JANGKA PANJANG

(3 – 5 Tahun)

Mewujudkan pelayanan yang

mudah, cepat dan akuntabel.

MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Manfaat yang diharapkan dari aksi perubahan adalah sebagai berikut:

A. MANFAAT INTERNAL

1. Meningkatnya kinerja dan

efektifitas pelayanan perizinan.

2. Memudahkan pencarian,

informasi, serta pelaporan

terkait arsip IMB terbit.

B. MANFAAT EKSTERNAL

1. Memudahkan masyarakat dan

organisasi lain untuk

mendapatkan informasi dan

salinan IMB.

2. Tercapainya akuntabilitas

kinerja pegawai DPMPT Kota

Balikpapan dalam melakukan

pelayanan kepada masyarakat.

4

PROFIL KINERJA ORGANISASI

Dinas Penanaman Modal Dan Perizinan

Terpadu Kota Balikpapan adalah perangkat

daerah yang memiliki tugas dan fungsi

menyelenggarakan urusan pemerintahan di

bidang penanaman modal dan mengelola

semua bentuk pelayanan perizinan dan non

perizinan di daerah dengan sistem dan

secara teknis harus berkoordinasi dengan

instansi teknis yang mempunyai

kewenangan dalam pengendalian dan

kewenangan.

Sesuai dengan Peraturan Walikota

Nomor 54 Tahun 2016 tentang Susunan

Organisasi, Uraian Tugas tentang Susunan

Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Dinas

Penanaman Modal Dan Perizinan Terpadu.

Struktur organisasi DPMPT Kota Balikpapan

dapat digambarkan seperti dibawah ini:

Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang

dipimpin oleh seorang Kepala Bidang

Perizinan Pemanfaatan Ruang yang

membawahi:

1. Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang I;

2. Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II;

dan

3. Seksi Pengendalian Perizinan

Pemanfaatan Ruang;

Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II

bertugas melaksanakan penyelenggaraan

pelayanan Izin Mendirikan Bangunan

(IMB).

5

ANALISA MASALAH PELAYANAN

Berkaitan dengan tugas pokok dan

fungsi selaku Kepala Seksi Perizinan

Pemanfaatan Ruang II, reformer

mengidentifikasi permasalahan-

permasalahan yang dihadapi dalam

pelayanan perizinan di Seksi Perizinan

Pemanfaatan Ruang II, antara lain:

1. Tidak tersedianya ruang

penyimpanan arsip IMB

Pertumbuhan dokumen yang

dihasilkan dari proses administrasi

akan menyebabkan terjadinya

penumpukan dan menimbulkan

permasalahan seperti sulitnya

mencari arsip IMB saat dibutuhkan

dengan cepat.

2. Belum adanya database arsip IMB

Saat ini data IMB terbit menggunakan

Ms. Excel dan berada di salah satu

komputer kantor. Hal ini menyulitkan

untuk mengakses data IMB terbit

tersebut.

3. Arsip IMB mudah rusak dan hilang

Arsip/berkas IMB pada saat ini masih

berupa arsip fisik, belum ada arsip

bentuk softcopy. Hal ini

menyebabkan

berkas yang tersimpan juga mudah

rusak dan ketika ada peminjaman

arsip fisik tidak terdata dengan benar

sehingga arsip mudah hilang.

4. Kebutuhan masyarakat akan salinan

dan duplikat IMB.

Kebutuhan akan salinan dan duplikat

IMB dari masyarakat yang makin

meningkat. Saat ini apabila ada

permohonan salinan cetak izin IMB,

petugas harus mencari arsip fisik

terlebih dahulu. Hal ini memakan

waktu.

5. Kebutuhan informasi terkait data

dan salinan arsip IMB sebagai bahan

laporan dan pemeriksaan.

Informasi mengenai bangunan yang

telah memiliki IMB sangat dibutuhkan

oleh instansi lain, contoh Dinas

Pertanahan dan Penataan Ruang

(DPPR) yang membidangi

Pengawasan dan Pengendalian

Pemanfaatan Ruang secara langsung.

Informasi data IMB juga diperlukan

pada saat pemeriksaan maupun

adanya pengaduan dari masyarakat.

6

HASIL ANALISIS USG

Analisis USG terhadap

permasalahan yang ada, diperoleh

ranking atau prioritas permasalahan

sebagai berikut:

Tabel 1. Teknik USG

Dari teknik USG yang dipergunakan

Reformer untuk menentukan rangking

atau prioritas dari berbagai permasalahan

yang dihadapi Seksi Perizinan

Pemanfaatan Ruang II DPMPT Kota

Balikpapan, maka diperoleh kesimpulan

bahwa prioritas masalah yang ada adalah

belum adanya database arsip IMB,

dimana apabila masalah tersebut

terselesaikan akan berdampak juga pada

penyelesaian permasalahan yang lainnya.

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH PELAYANAN

DARIKU merupakan database arsip

IMB dengan cara menginput data yang

terdapat pada cetak IMB terbit dan

mendigitalisasikan arsip cetak IMB terbit.

DARIKU memberikan informasi tentang isi

dari cetak IMB terbit seperti: nama, lokasi

bangunan, luas bangunan, nilai retribusi

dan lain-lain serta salinan cetak IMB

dalam bentuk pdf. Dengan adanya

DARIKU diharapkan dapat memberikan

informasi dengan cepat, tepat dan akurat

baik untuk DPMPT, instansi lain maupun

masyarakat. DARIKU juga menjadi salah

satu solusi untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat akan salinan atau duplikat

IMB ketika mengalami kehilangan IMB

tanpa memerlukan waktu yang lama saat

harus mencari arsip fisik.

NOIDENTIFIKASI

MASALAHU S G TOTAL RANK

Tidak tersedianya ruang

penyimpanan arsip IMB

2Belum adanya database

arsip IMB4 5 5 14 1

3Arsip fisik mudah rusak

dan hilang4 4 4 12 3

4

5

Kebutuhan informasi

terkait data dan salinan

arsip IMB sebagai bahan

laporan dan

pemeriksaan

4 4 4 12 5

4

Kebutuhan masyarakat

akan salinan dan

duplikat IMB

4 4 3 11

1 4 4 5 13 2

7

MILESTONE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

M1

A Menyusun Tim Efektif

1Koordinasi aksi

perubahan

Mentor,

Reformer

Dukungan aksi

perubahan

Surat dukungan

Mentor

2Rapat penyusunan tim

efektif dan rencana kerja

Reformer, Tim

Efektif

Penetapan tim

efektif dan

uraian tugas

Undangan,

Daftar Hadir,

Dokumentasi,

SK Tim Efektif

B Pembuatan Database

3 Pengumpulan Data

Reformer, Tim

Efektif,

Stakeholder

Internal dan

Eksternal

Dukungan aksi

perubahan Dokumentasi

4 Pembuatan Database Reformer, Tim

Efektif

Tersedianya

Form Database Dokumentasi

5Penyusunan Panduan

Penginputan Database

Reformer, Tim

Efektif

Tersedianya

panduan

pengisian

Panduan

pengisian

database

6Bimbingan Teknis

Penginputan Database

Reformer, Tim

Efektif

Terlaksananya

bimbingan

teknis

Undangan,

Daftar Hadir,

Dokumentasi

C Pelaksanaan Digitalisasi dan Penginputan Database

7Uji Coba Database dan

digitalisasi arsip IMB

Reformer, Tim

Efektif

Penginputan

dan digitalisasi

data arsip IMB

Data hasil input

dan digitalisasi,

dokumentasi

8

Pelaksanaan digitalisasi

arsip IMB dan

penginputan Database

Reformer, Tim

Efektif

Terlaksananya

digitalisasi

arsip IMB dan

penginputan

Database

Dokumentasi

D Monitoring dan Evaluasi

9Rapat monitoring dan

evaluasi aksi perubahan

Mentor,

ReformerHasil Monev Dokumentasi

M2

1

Melanjutkan

penginputan database

dan digitalisasi arsip IMB

Reformer, Tim

Efektif

Terlaksananya

penginputan

dan digitalisasi

data arsip IMB

Laporan,

Dokumentasi

2Pembuatan Data

Informasi

Reformer, Tim

Efektif

Tersedianya

data informasiDokumentasi

3

Pembuatan Standar

Pelayanan (SP) dan

Standar Operasional

Prosedur (SOP)

Reformer, Tim

Efektif

Tersedianya SP

dan SOPSP dan SOP

M3

1

Melanjutkan

penginputan database

dan digitalisasi arsip

Reformer, Tim

Efektif

Terlaksananya

penginputan

dan digitalisasi

data arsip IMB

Laporan,

Dokumentasi

2

Arsip dapat diakses

melalui web dan android

sehingga dapat

memberikan informasi

yang dibutuhkan dengan

cepat, tepat dan akurat

Mentor,

Reformer, Tim

Tersedianya

arsip secara

cepat, tepat

dan akurat

serta

paperless

Laporan

EVIDENCEAPRIL MEI JUNINO KEGIATANAKTOR YANG

TERLIBAT

WAKTU

OUTPUT

2026

JANGKA PENDEK (APRIL - JUNI 2021)

JANGKA MENENGAH (1 -2 Tahun)

2023

JANGKA PANJANG (3 - 5 Tahun)

2026

2023

2023

8

ANALISA STAKEHOLDERS

REFORMER

RATNA JUWITA KASI PPR II

COACH

M. ABDI RAHMAN

TIM PELAKSANA

IMELDA LT

PUTRI

KEPALA BIDANG PPR

MENTOR

KEPALA BIDANG PPR

TIM ADMINISTRASI

RITA MARIANA

IWAN S

MENTOR

EDY DJUANDA

KABID PPR

SPONSOR

ELVIN JUNAIDI

KEPALA DPMPT

INFL

UEN

CE

PETA PEMANFATAN TIM EFEKTIF

LATENTS:

DPPR, DISPERKIM,

BPPDRD

APATHETICS:

MASYARAKAT

DEFENDERS:

PROMOTERS : KASI PENGEMBANGAN

SISTEM, KASI PENGADUAN

DAN LAYANAN INFORMASI,

KASUBAG PROGRAM DPMPT

INTEREST

9

MANAJEMEN MUTU PELAYANAN

Laporan Aksi Perubahan ini memiliki beberapa kendala yang berpotensi menjadi

permasalahan dalam pelaksanaan aksi perubahan. Potensi-potensi permasalahan dan

strategi penyelesaian yang akan diambil dalam mencapai tujuan aksi perubahan adalah

sebagai berikut:

NO POTENSI MASALAH STRATEGI PENYELESAIAN

1. Tidak maksimalnya kerja tim efektif karena

ada pekerjaan rutin yang cukup padat

Koordinasi dan komunikasi yang intensif

dengan tim efektif

2 Pengumpulan informasi kebutuhan data

dari beberapa stakeholder terkait

instrument database


dengan tim efektif

Sehingga untuk menjamin kesuksesan dari aksi perubahan ini adalah:

a) Dukungan Mentor dan Tim Efektif dalam aksi perubahan dan stakeholder;

b) Dukungan dari para stakeholder (pemangku kepentingan) yang menerima manfaat dari

hasil aksi perubahan ini;

c) Komunikasi dan koordinasi yang baik antar anggota tim efektif dan reformer dalam

proses aksi perubahan;

d) Dukungan peralatan yang memadai dalam kegiatan Aksi Perubahan

10

4.1 MANAJEMEN MUTU PELAYANAN

Laporan Aksi Perubahan ini memiliki beberapa kendala yang berpotensi menjadi

permasalahan dalam pelaksanaan aksi perubahan. Potensi-potensi permasalahan dan strategi

penyelesaian yang akan diambil dalam mencapai tujuan aksi perubahan adalah sebagai

berikut:

NO POTENSI MASALAH STRATEGI PENYELESAIAN

1. Tidak maksimalnya kerja tim efektif karena

ada pekerjaan rutin yang cukup padat


dengan tim efektif

2 Pengumpulan data dari beberapa instansi

terkait instrument database


dengan tim efektif

11

KOORDINASI AKSI PERUBAHAN

MILESTONE 1

MEMBENTUK TIM EFEKTIF

Kegiatan koordinasi Aksi Perubahan dengan Mentor dilakukan

diawal proses pentahapan yaitu pada tanggal 6 April 2021. Mentor

yang dalam hal ini adalah atasan langsung reformer yaitu Kepala

Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang DPMPT Kota Balikpapan

merupakan pembimbing dalam penerapan pelaksanaan Aksi

perubahan “Database Arsip IMB Untuk Semua (DARIKU)”.

Sesuai dengan jadwal yang telah disusun, reformer berkoordinasi

dan meminta dukungan serta komitmen dari mentor, Bapak Edy

Djuanda, yang memberikan apresiasi, dukungan dan komitmen

terhadap pelaksanaan aksi perubahan dan beliau berpesan agar dapat

dikembangkan dan berkelanjutan.

12

RAPAT PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

Tahap pembentukan tim efektif

dengan melakukan rapat dalam rangka

pembahasan anggota tim pelaksanaan

Aksi Perubahan DARIKU, peran tugas dan

tanggung jawab masing-masing anggota

yang dituangkan dalam bentuk Surat

Keputusan Kepala Dinas DPMPT Kota

Balikpapan sebagai dasar dan acuan

pelaksanaan tahap implementasi ini

dengan sukses. Rapat Penyusunan Tim

Efektif dilaksanakan pada hari Selasa,

tanggal 6 April 2021.

Menyusun Surat Keputusan (SK) Tim

Efektif Aksi Perubahan dan ditetapkan

dalam Surat Keputusan Kepala DPMPT

Kota Balikpapan tentang Pembentukan

Tim Efektif Aksi Perubahan Database Arsip

Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua

(DARIKU) Nomor: 188.46/0730/DPMPT

Tanggal 8 April 2021.

Dengan ditandatanganinya SK ini

maka seluruh anggota tim efektif telah

bersepakat untuk komitmen menjalankan

tugas dan tanggungjawab masing-masing

sesuai dengan SK.

MILESTONE 1

MEMBENTUK TIM EFEKTIF

13

PENGUMPULAN DATA

Dalam proses pengumpulan data,

reformer melakukan koordinasi dengan

stakeholder internal dan stakeholder

eksternal. Reformer mencari informasi

mengenai data-data yang menjadi

kebutuhan dari masing-masing

stakeholders. Setelah informasi data

diperoleh, reformer bersama tim

melakukan pengumpulan data dari arsip

IMB terbit dan arsip kelengkapan

persyaratan IMB.

Data yang dikumpulkan adalah arsip

IMB terbit tahun 2021, pengumpulan data

dilaksanakan mulai tanggal 12 April 2021

s.d 22 April 2021.

PEMBUATAN DATABASE

Sesuai dengan jadwal implementasi

Aksi Perubahan DARIKU, pembuatan

database dilaksanakan mulai tanggal 25

April 2021 s.d 30 April 2021, reformer

membuat form database.

Reformer bersama tim telah menyusun

kebutuhan-kebutuhan dari stakeholder

maupun user agar seluruh permintaan

baik dari stakeholder maupun user

terpenuhi. DARIKU merupakan database

yang terdiri dari data arsip IMB dan scan

arsip IMB dalam satu tabel.

MILESTONE 2

PEMBUATAN DATABASE

14

PENYUSUNAN PANDUAN PENGINPUTAN DATABASE

BIMBINGAN TEKNIS PENGINPUTAN DATABASE

Setelah form database DARIKU dibuat, reformer melakukan Bimbingan Teknis Tim

Intenal. Bimtek ini dilaksanakan pada tanggal 7 Mei 2021, kegiatan ini bertujuan untuk

melatih tim internal yang akan menjadi petugas/operator dalam mengisi form database

DARIKU ini nanti.

MILESTONE 2

PEMBUATAN DATABASE

Penyusunan Panduan Penggunaan

DARIKU dilakukan mulai 28 April 2021 s.d

30 April 2021. File panduan petunjuk

penggunaan aplikasi disusun dalam

bentuk slide dan disimpan di goggle drive

dimana file database DARIKU berada.

Reformer bersama tim efektif membuat

desain logo yang akan digunakan untuk

dashboard informasi ke stakeholders.

15

UJI COBA INPUT DATABASE DAN DIGITALISASI ARSIP IMB

Setelah Bimbingan Tim Teknis

dilaksanakan dengan tujuan pemahaman

dasar pengisian form DARIKU, maka

reformer mencoba untuk melakukan

ujicoba input database dengan menginput

data-data arsip IMB terbit tahun 2021.

Data yang telah diinput digunakan sebagai

bahan informasi yang diperlukan untuk

membuat laporan yang informatif dengan

menggunakan Google Data Studio.

Digitalisasi arsip IMB dengan cara di

scan dalam bentuk pdf. Hasil scan arsip

IMB terbit di upload di Google Drive dan

diinput ke dalam tabel database arsip

IMB. Ujicoba ini dilaksanakan minggu ke-2

bulan Mei (tanggal 10 Mei s.d 11 Mei

2021).

PELAKSANAAN DIGITALISASI ARSIP IMB DAN

PENGINPUTAN DATABASE

Uji coba penginputan DARIKU telah

dilaksanakan dengan baik oleh operator,

maka inovasi ini bertahap digunakan oleh

operator. Pelaksanaan digitalisasi arsip

IMB dengan cara di scan kedalam bentuk

file PDF dan penginputan database

menggunakan google sheet. Pelaksanaan

digitalisasi arsip IMB mulai dilaksanakan

pada minggu ke-4 bulan April 2021 atau

mulai tanggal 26 April 2021. Sedangkan

penginputan database mulai dilaksanakan

pada minggu ke-2 bulan Mei 2021 atau

mulai tanggal 12 Mei 2021.

MILESTONE 3

PELAKSANAAN DIGITALISASI DAN

PENGINPUTAN DATABASE

16

.

MILESTONE 4

MONITORING DAN EVALUASI

Tahapan selanjutnya adalah monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan pada 8

Juni 2021, maka berdasarkan hasil rapat monitoring dan evaluasi bersama mentor

telah dapat diambil beberapa poin seperti :

1. Manfaat DARIKU dapat dirasakan pada saat penyampaian laporan dan informasi

IMB menjadi lebih mudah, cepat, tepat dan akurat.

2. Keberlanjutan aksi perubahan memerlukan SDM yang khusus menangani

pengarsipan, penginputan dan pengelolaan informasi yang dibutuhkan dari

DARIKU.

3. Adanya masukan/saran dari pemangku kepentingan untuk penambahan

beberapa informasi data ke dalam DARIKU .

4. Setelah monitoring ini, mentor berharap agar DARIKU bisa digunakan sebagai

laporan pada saat ada pemeriksaan dari BPK atau sejenisnya.

17

Pembuatan data informasi untuk kebutuhan para stakeholder menggunakan Google

Data Studio. Infomasi yang disampaikan sesuai kebutuhan para stakeholder. Para

stakeholder yang mendapatkan akses informasi DARIKU, diantaranya:

Badan Perencanaan Pembangunan

Daerah Penelitian dan Pengembangan

(BAPPEDA LITBANG), informasi berupa

data IMB terbit

Dinas Perumahan dan Pemukiman

(DISPERKIM), informasi berupa data

IMB terbit untuk rumah tinggal yang

ber-Siteplan

MILESTONE JANGKA MENENGAH

PEMBUATAN DATA INFORMASI

18

Dinas Pertanahan dan Penataan Ruang

(DPPR), informasi berupa data IMB

terbit dan hasil digitalisasi arsip IMB

Badan Pengelola Pajak Daerah

Retribusi Daerah (BPPDRD), informasi

berupa data IMB terbit dan Data Nilai

Objek Pajak (NOP

19

Dinas Penanaman Modal dan Perijinan

Terpadu (DPMPT), data arsip IMB

untuk bagian Front Office (FO) berupa

informasi pelayanan salinan/duplikat

arsip IMB yang hilang bagi masyarakat

Dinas Penanaman Modal dan Perijinan

Terpadu (DPMPT), informasi berupa

data yang dibutuhkan untuk laporan

bagian sub program

20

DESKRIPSI HASIL AKSI PERUBAHAN DESKRIPSI MANFAAT

Dari aksi perubahan DARIKU yang telah diimplementasikan pada milestone jangka

pendek ini diperoleh manfaat sebagai berikut:

Manfaat Internal:

Informasi data IMB terbit dapat diakses kapan dan dari mana saja.

Pencarian arsip IMB lebih mudah dan cepat.

Penyampaian laporan dan informasi IMB menjadi lebih mudah, cepat, tepat dan akurat.

Manfaat Eksternal:

Masyarakat dan instansi/organisasi yang memerlukan informasi dan salinan arsip IMB dapat

memperolehnya dengan mudah dan cepat.

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Dengan tercapainya seluruh tahapan aksi perubahan dan manfaatnya di jangka

pendek, maka untuk menjamin keberlanjutan kegiatan maka diperlukan strategi berikut:

1. Penggalangan komitmen tim setiap awal tahun untuk melaksanakan kegiatan, yang

mulai dibangun pada awal tahun 2021 pada saat pembentukan tim efektif;

2. Penggalangan komitmen sponsor dan mentor secara berkala melalui komunikasi yang

baik, rekomitmen dan penyerapan masukan dan saran sekalipun terdapat pergantian

pejabat yang menangani Database Arsip IMB Untuk Semua (DARIKU) di masa yang

akan dating;

3. Penggalangan dukungan stakeholder secara berkala melalui komunikasi yang baik,

rekomitmen dan penyerapan masukan dan saran;

4. Pengembangan DARIKU demi menjaga keamanan data, fleksibilitas dan keefektifan

database;

5. Penganggaran pengembangan aplikasi database, hal ini dapat dilakukan dengan

memasukkan kegiatan DARIKU dalam Rencana Usulan Kegiatan tahunan beserta

sarana prasarana pendukungnya.

21

DESKRIPSI HASIL AKSI PERUBAHAN

KENDALA DAN STRATEGI

•Jaringan internet yang tidak stabil mempengaruhi proses penginputan data

•Padatnya aktivitas rutin dikarenakan adanya sistem Work From Home (WFH) mempengaruhi proses pengumpulan dan penginputan data serta digitalisasi arsip

•Keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan yang hanya kurang lebih dua bulan akan mempengaruhi keberhasilan aksi perubahan ini

•Menjalankan tugas dan fungsi sebagai Kasi Perizinan dan Pemanfataan Ruang II yang berpengaruh pada fokus dan konsentrasi pelaksanaan aksi perubahan Melakukan

pembagian tugas serta komunikasi yang baik dengan tim efektif dalam

melaksanakan aksi perubahan ini

Melakukan penjadwalan

pelaksanaan aksi perubahan disela-sela menjalankan

rutinitas kerja

Melakukan komunikasi dan

koordinasi dengan tim efektif serta

melakukan penginputan data

dilakukan diluar jam kerja (dirumah)

Memanfaatkan SDM yang ada (siswa magang) untuk

membantu proses digitalisasi arsip

22

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

MEMBANGUN INTEGRITAS DAN BUDAYA PELAYANAN

Integritas adalah suatu konsep yang menunjuk konsistensi antara tindakan dengan

nilai dan prinsip. Integritas merupakan salah satu indikator penilaian kinerja pegawai, maka

reformer membangun integritas tim dengan melakukan beberapa tahapan yaitu :

1. Rapat tim efektif, dimana dalam rapat menegaskan komitmen setiap anggota tim untuk

bekerja sama dan mendiskusikan uraian tugas masing-masing anggota tim

2. Selalu berkoordinasi dengan mentor, coach dan tim terkait perkembangan hasil

pelaksanaan aksi perubahan

3. Penggalangan dukungan dan komitmen stakeholder agar tercipta hubungan yang baik

guna kepentingan bersama

Komunikasi merupakan kata kunci dari keberhasilan sebuah inovasi dan perubahan,

dalam hal ini reformer menerapkan strategi ofensif dengan jemput bola langsung kepada

stakeholder yaitu dengan :

1. Berkoordinasi dan sharing point terkait aksi perubahan

2. Updating progres aksi perubahan secara berkala

3. Meminta saran dan masukan serta dukungan keberhasilan perubahan

Setelah strategi komunikasi yang dilakukan oleh reformer, maka kelompok stakeholder

mengalami perubahan menjadi seperti berikut:

LATENTS:

PROMOTERS :

KASI PENGEMBANGAN SISTEM,

KASI PENGADUAN DAN LAYANAN

INFORMASI, KASUBAG PROGRAM

DPMPT,DPPR, DISPERKIM, BPPDRD

LATENTS:

DPPR, DISPERKIM,

BPPDRD

PROMOTERS :

KASI PENGEMBANGAN

SISTEM, KASI PENGADUAN

DAN LAYANAN INFORMASI,

KASUBAG PROGRAM DPMPT

INFL

UEN

CE

APATHETICS:

MASYARAKAT

DEFENDERS:

INTEREST

INFL

UEN

CE

APATHETICS:

DEFENDERS:

MASYARAKAT

SETELAH IMPLEMENTASI INTEREST

23

DUKUNGAN STAKEHOLDERS

24

KESIMPULAN

DARIKU merupakan sebuah bentuk

berdasarkan hasil pelaksanaan proyek

perubahan “Database Arsip Izin

Mendirikan Bangunan Untuk Semua

(DARIKU)”, maka dapat disimpulkan hal-

hal sebagai berikut:

1. DARIKU merupakan solusi untuk

mengatasi pelayanan terkait

informasi dan salinan/duplikt arsip

IMB terbit DPMPT Kota Balikpapan.

2. Aksi perubahan DARIKU di DPMPT

Kota Balikpapan telah berhasil

dilaksanakan sesuai tahapan yang

telah direncanakan.

3. Dukungan pimpinan, tim efektif dan

stakeholder sangat mempengaruhi

keberhasilan implementasi aksi

perubahan

SARAN 1. Komitmen pimpinan terhadap

pelaksanaan aksi perubahan ini

menjadi dasar keberhasilan DARIKU

terutama untuk mencapai tujuan

jangka menengah dan jangka panjang.

2. Perlu adanya pengembangan

teknologi dan penambahan SDM

untuk melanjutkan Database Arsip

IMB Untuk Semua (DARIKU) di masa

yang akan datang.

Ratna Juwita, ST

Documents

Transcript of Ratna Juwita, ST