Ratna Juwita, ST DPMPT KOTA BALIKPAPAN NDH : 28 KASI PERIZINAN PEMANFATAAN RUANG II
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN
DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN IV TAHUN 2021
LEMBAR PERSETUJUAN
HASIL AKSI PERUBAHAN
Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Hasil Implementasi
Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun
2021:
Nama : Ratna Juwita, ST
NDH : 28
NIP : 19800608 201101 2005
Jabatan : Kepala Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II
Instansi : Dinas Penanaman Modal Dan Perizinan Terpadu
Kota Balikpapan
Judul Aksi Perubahan
:
Database Arsip Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua (DARIKU)
Dinyatakan layak untuk diajukan dalam seminar Hasil Implementasi Aksi
Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada hari Rabu, 23 Juni 2021
secara virtual yang bertempat di Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian
Desentralisasi dan Otonomi Daerah Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonsesia.
Balikpapan 23 Juni 2021
Coach,
MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si NIP. 19820512 201101 1 014
Mentor,
EDY DJUANDA, ST NIP. 196701282000121002
LEMBAR PENGESAHAN
HASIL AKSI PERUBAHAN
Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Hasil Implementasi
Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun
2021:
Nama : Ratna Juwita, ST
NDH : 28
NIP : 19800608 201101 2005
Jabatan : Kepala Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II
Instansi : Dinas Penanaman Modal Dan Perizinan Terpadu
Kota Balikpapan
Judul Aksi Perubahan
:
Database Arsip Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua (DARIKU)
TELAH DIUJIKAN dalam Seminar Hasil Implementasi Jangka Pendek dalam Aksi
Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada hari Rabu, 23 Juni secara
virtual yang bertempat di Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian
Desentralisasi dan Otonomi Daerah Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonsesia.
Balikpapan 23 Juni 2021
Narasumber,
Coach,
ROKIP PURNOMO, SE NIP. 197404302008041001
MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si NIP. 19820512 201101 1 014
PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN
DINAS PENANAMAN MODAL DAN PERIZINAN TERPADU
Jl.Ruhui Rahayu I No 09 Sepinggan Baru Balikpapan 76115
Telepon/faksmile (0542) 8512311/(0542)8702699
Website.investasi.balikpapan.go.id, Email [email protected]
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama Mentor : Edy Djuanda, ST
Jabatan : Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu
Kota Balikpapan
Adalah mentor dari peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV
Tahun 2021 yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan
Kajian Desentralisasi dan Otonomi Daerah Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonsesia, atas nama:
Dengan ini kami menyatakan siap mendukung keberlanjutan Implementasi Aksi
Perubahan dalam jangka panjang.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
Balikpapan 23 Juni 2021
,
RATNA JUWITA, ST NIP. 19800608 201101 2 005
Mengetahui,
Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang
EDY DJUANDA, ST
NIP. 196701282000121002
Nama : Ratna Juwita, ST
Jabatan : Kepala Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu
Kota Balikpapan
FORM PERSETUJUAN MENTOR
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
TAHUN 2021
Nama Peserta : Ratna Juwita
NDH : 28
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu
Satu Pintu Kota Balikpapan
Nama Mentor : Edy Djuanda
NIP : 19670128 200001 1002
Jabatan : Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang
No. HP Mentor : 0816 4598 764
Gagasan Perubahan : Database Arsip Izin Mendirikan Bangunan
Untuk Semua (DARIKU)
Disetujui oleh:
Mentor,
EDY DJUANDA NIP: 19670128 200001 1002
FORM KONSULTASI MENTOR
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
NAMA : RATNA JUWITA, ST
NDH : 28
JABATAN : KEPALA SEKSI PERIZINAN PEMANFAATAN RUANG II
INSTANSI : DINAS PENANAMAN MODAL DAN PERIZINAN TERPADU KOTA BALIKPAPAN
MENTOR : EDY DJUANDA, ST
NO TANGGAL URAIAN KONSULTASI MEDIA MENTORING
TTD
MENTOR 1 Senin, .
22/02/2021 Penjelasan mengenai
pelaksanaan diklat dan
pembahasan aksi perubahan
TATAP MUKA
2 Jumat, 26/02/2021
Diskusi awal mengenai gagasan TATAP MUKA
3 Kamis,
04 Maret 2021
Diskusi mengenai surat
persetujuan mentor
TATAP MUKA
4 Jumat,
19 Maret 2021
Draft RAP TATAP MUKA
5 Senin,
29/03/2021
Konsultasi dan tandatangan
surat pesetujuan
TATAP MUKA
6 Selasa. 06 /04/2021
Konsultasi dan diskusi awal
implementasi aksi perubahan
TATAP MUKA
7 Selasa. 07 /04/2021
Penjelasan awal implementasi
aksi perubahan dan konsultasi
SK Tim Efektif
TATAP MUKA
8 Rabu. 05 /05/2021
Konsultasi perkembangan aksi
perubahan
TATAP MUKA
9 Selasa. 08 /06/2021
Konsultasi dan diskusi
mengenai monitoring dan
evaluasi pelaksanaan aksi
perubahan
TATAP MUKA
FORM KONSULTASI COACH
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
NAMA : RATNA JUWITA, ST
NDH : 28
JABATAN : KEPALA SEKSI PERIZINAN PEMANFAATAN RUANG II
INSTANSI : DINAS PENANAMAN MODAL DAN PERIZINAN TERPADU
KOTA BALIKPAPAN
COACH : MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si
NO TANGGAL URAIAN KONSULTASI MEDIA COACHING
TTD
COACH 1 Selasa, 16.45
Wita
16/03/2021
Diskusi awal Zoom
2 Senin,
22/03/2021 Draft RAP Whatsapp
3 Senin,
29/03/2021
Konsultasi Zoom Whatsapp
4 Selasa,
30/03/2021
Konsultasi Zoom Whatsapp
5 Senin,
17/05/2021
Konsultasi perkembangan
implementasi aksi perubahan
6 Selasa,
08/06/2021
Konsultasi laporan aksi
perubahan
7 Selasa,
15/06/2021
Konsultasi laporan aksi
perubahan
8 Selasa,
22/06/2021
Konsultasi OPR dan laporan
aksi perubahan
Zoom Whatsapp
DATABASE ARSIP IMB UNTUK SEMUA (DARIKU)
ONE PAGE REPORTJa
ngk
aP
end
ek(6
0 h
ari) •Terlaksananya
penginputandatabase dandigitalisasi arsipIMB terbit yang bertujuanuntukmemudahkanpencariansalinan arsipIMB terbit.
Jan
gka
Men
enga
h(1
-2
tah
un
)
•Tersedianyabank data berupainformasi dansalinan arsipIMB secaradigital
•Mempercepatpelayanansalinan atauduplikat arsipIMB
•Mempermudah pemberian informasi serta pelaporan terkait IMB
Jan
gka
Pan
jan
g(2
–5
tah
un
)
•Mewujudkanpelayananyang mudah, cepat danakuntabel
T U J U A N
PELAKSANAAN
AKSI PERUBAHAN
ANALISA MASALAHPeningkatan arsip IMB setiap tahun ini yang menimbulkan kesulitan mencari arsipIMB dengan cepat. Hal tersebut disebabkan beberapa faktor sebagai berikut:
Tidak tersedianya ruang penyimpanan arsip IMB
Belum adanya database arsip IMB
Arsip IMB mudah rusak dan hilang
Kebutuhan masyarakat akan salinan dan duplikat IMB.
Kebutuhan informasi terkait data dan salinan arsip IMB sebagai bahan laporan
dan pemeriksaan
DESKRIPSI DARIKUDARIKU merupakan database arsip IMB dengan cara menginput data yang terdapat pada cetak IMB terbit dan mendigitalisasikan arsip cetak IMB terbit. DARIKU memberikan informasi tentang isi dari cetak IMB terbitseperti: nama, lokasi bangunan, luas bangunan, nilai retribusi dan lain-lain serta salinan cetak IMB dalam bentuk pdf. Dengan adanya DARIKU diharapkan dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat dan akuratbaik untuk DPPMPT, instansi lain maupun masyarakat
RATNA JUWITA, STNDH : 28
KEPALA SEKSI PERIZINAN PEMANFAATAN RUANG IIDPMPT KOTA BALIKPAPAN
MENTOR : EDY DJUANDA,STCOACH : MUHAMMAD ABDI RAHMAN, S.Sos, M.Si
Koordinasi dengan Mentor
6 April 2021
Rapat penyusunan tim efektif
6 April 2021
Pengumpulan Data
12 April s.d 22 April 2021
25 April s.d 30 April 2021
Pembuatan Database
Penyusunan Panduan
25 April s.d 30 April 2021
DUKUNGAN STAKEHOLDER
7 Mei 2021
Bimbingan Teknis 10 -11 Mei 2021
26 April – Juni 2021
Pelaksanaan Input Database dan Digitalisasi Arsip
Ujicoba Input Database
8 Juni 2021
Rapat Monev
[AUTHOR NAME] i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena
atas berkat rahmat dan karunia- Nya,
Reformer dapat menyusun laporan Aksi
Perubahan dengan judul “Database Arsip
Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua
(DARIKU)” untuk memberi informasi yang
cepat, tepat dan akurat.
Reformer sangat menyadari bahwa
dalam penulisan laporan aksi perubahan ini
masih banyak kekurangan. Oleh karena itu
kritik dan saran sangat diharapkan untuk
perbaikan kedepannya. Semoga rancangan
aksi perubahan ini dapat memberikan
manfaat kepada siapa saja yang
membacanya sehingga dapat memberikan
inspirasi untuk mengembangkan inovasi
lanjutan yang lebih baik.
REFORMER RATNA JUWITA, ST
MENTOR EDY DJUANDA, ST
COACH ABDI RAHMAN, S. Sos, M.Si
UCAPAN TERIMA KASIH KEPADA:
Bapak Rizal Efendi, Walikota Balikpapan
Bapak Elvin Junaidi, Kepala Dinas Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu selaku sponsor atas dukungan dan bimbingannya
Bapak Edy Djuanda, Kepala Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang
selaku mentor yang telah memberikan dukungan penuh atas
pelaksanaan aksi perubahan
Bapak Abdi Rahman, S. Sos, M.Si Coac, selaku coach yang telah
memberi bimbingan dalam perencanaan dan pelaksanaan aksi
perubahan
Seluruh stakeholder aksi perubahan DARIKU
Panitia dan rekan-rekan PKP Angkatan IV tahun 2021
Seluruh tim efektif aksi perubahan DARIKU
[AUTHOR NAME] ii
DAFTAR ISI
01 Lembar Persetujuan Aksi Perubahan
02 Lembar Pengesahan Aksi Perubahan
03 Surat Keterangan Keberlanjutan Aksi Perubahan
04 Surat Kesepakatan Area Perubahan
05 Lembar Konsultasi Mentor
06 Lembar Konsultasi Coach
07 OPR
08 Kata Pengantar
09 Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
10 Latar Belakang
11 Tujuan
12 Manfaat
13 Profil Kinerja Organisasi
14 Analisa Masalah Pelayanan
15 Strategi Penyelesaian Masalah
16 Milestone
17 Peta Pemanfaatan Tim Efektif
18 Manajemen Mutu
BAB II IMPLEMENTASI
20 Capaian Sesuai Milestone
21 Deskripsi Hasil Aksi Perubahan
22 Deskripsi Proses Kepemimpinan
BAB PENUTUP
23 Kesimpulan
24 Saran
Lampiran
2
LATAR BELAKANG
Arsip Izin Mendirikan Bangunan
(IMB) merupakan salah satu sumber
informasi yang memiliki peranan
potensial dan tidak mungkin dapat
dihapus dalam menunjang kelancaran
kegiatan administrasi sehari-hari di segala
bidang kegiatan. Arsip mempunyai
peranan sebagai pusat kegiatan, sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan
yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam melakukan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan,
perumusan, kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, penelitian dan pengendalian
secara tepat.
Pertumbuhan arsip IMB terjadi
setiap tahun, hal ini berdasarkan data
jumlah IMB terbit dari tahun 2018 – 2020
yaitu sebesar 3083 IMB. Pertumbuhan
dokumen yang dihasilkan dari proses
administrasi akan menyebabkan terjadinya
penumpukan dan menimbulkan
permasalahan seperti meningkatnya
kebutuhan akan ruang penyimpanan
dokumen, peralatan, sumber daya
manusia (SDM) serta kesulitan untuk
menemukan kembali arsip/dokumen saat
dibutuhkan dengan cepat. Kesulitan
mencari arsip menyebabkan lambatnya
pelayanan arsip untuk masyarakat dan
informasi untuk organisasi lain sebagai
bahan laporan pengawasan dan
pemeriksaan.
Dari berbagai permasalahan tersebut
maka reformer membuat inovasi yaitu
mendigitalisasi salinan arsip IMB dan
membuat database arsip IMB terbit untuk
memudahkan pencarian, pencatatan serta
pelaporan data arsip IMB secara akurat,
cepat dan tepat waktu.
3
TUJUAN AKSI PERUBAHAN
Adapun tujuan proyek perubahan
Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II
DPMPT Kota Balikpapan adalah sebagai
berikut:
A. TUJUAN JANGKA PENDEK
(April-Juni 2021)
Terlaksananya penginputan
database dan digitalisasi arsip IMB
terbit yang bertujuan untuk
memudahkan pencarian salinan
arsip IMB terbit.
B. TUJUAN JANGKA MENENGAH
(1 – 2 Tahun)
1. Tersedianya bank data berupa
informasi dan salinan arsip IMB
secara digital.
2. Mempercepat pelayanan salinan
atau duplikat arsip IMB terbit.
3. Mempermudah pemberian
informasi serta pelaporan terkait
IMB terbit.
C. TUJUAN JANGKA PANJANG
(3 – 5 Tahun)
Mewujudkan pelayanan yang
mudah, cepat dan akuntabel.
MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Manfaat yang diharapkan dari aksi perubahan adalah sebagai berikut:
A. MANFAAT INTERNAL
1. Meningkatnya kinerja dan
efektifitas pelayanan perizinan.
2. Memudahkan pencarian,
informasi, serta pelaporan
terkait arsip IMB terbit.
B. MANFAAT EKSTERNAL
1. Memudahkan masyarakat dan
organisasi lain untuk
mendapatkan informasi dan
salinan IMB.
2. Tercapainya akuntabilitas
kinerja pegawai DPMPT Kota
Balikpapan dalam melakukan
pelayanan kepada masyarakat.
4
PROFIL KINERJA ORGANISASI
Dinas Penanaman Modal Dan Perizinan
Terpadu Kota Balikpapan adalah perangkat
daerah yang memiliki tugas dan fungsi
menyelenggarakan urusan pemerintahan di
bidang penanaman modal dan mengelola
semua bentuk pelayanan perizinan dan non
perizinan di daerah dengan sistem dan
secara teknis harus berkoordinasi dengan
instansi teknis yang mempunyai
kewenangan dalam pengendalian dan
kewenangan.
Sesuai dengan Peraturan Walikota
Nomor 54 Tahun 2016 tentang Susunan
Organisasi, Uraian Tugas tentang Susunan
Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Dinas
Penanaman Modal Dan Perizinan Terpadu.
Struktur organisasi DPMPT Kota Balikpapan
dapat digambarkan seperti dibawah ini:
Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang
dipimpin oleh seorang Kepala Bidang
Perizinan Pemanfaatan Ruang yang
membawahi:
1. Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang I;
2. Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II;
dan
3. Seksi Pengendalian Perizinan
Pemanfaatan Ruang;
Seksi Perizinan Pemanfaatan Ruang II
bertugas melaksanakan penyelenggaraan
pelayanan Izin Mendirikan Bangunan
(IMB).
5
ANALISA MASALAH PELAYANAN
Berkaitan dengan tugas pokok dan
fungsi selaku Kepala Seksi Perizinan
Pemanfaatan Ruang II, reformer
mengidentifikasi permasalahan-
permasalahan yang dihadapi dalam
pelayanan perizinan di Seksi Perizinan
Pemanfaatan Ruang II, antara lain:
1. Tidak tersedianya ruang
penyimpanan arsip IMB
Pertumbuhan dokumen yang
dihasilkan dari proses administrasi
akan menyebabkan terjadinya
penumpukan dan menimbulkan
permasalahan seperti sulitnya
mencari arsip IMB saat dibutuhkan
dengan cepat.
2. Belum adanya database arsip IMB
Saat ini data IMB terbit menggunakan
Ms. Excel dan berada di salah satu
komputer kantor. Hal ini menyulitkan
untuk mengakses data IMB terbit
tersebut.
3. Arsip IMB mudah rusak dan hilang
Arsip/berkas IMB pada saat ini masih
berupa arsip fisik, belum ada arsip
bentuk softcopy. Hal ini
menyebabkan
berkas yang tersimpan juga mudah
rusak dan ketika ada peminjaman
arsip fisik tidak terdata dengan benar
sehingga arsip mudah hilang.
4. Kebutuhan masyarakat akan salinan
dan duplikat IMB.
Kebutuhan akan salinan dan duplikat
IMB dari masyarakat yang makin
meningkat. Saat ini apabila ada
permohonan salinan cetak izin IMB,
petugas harus mencari arsip fisik
terlebih dahulu. Hal ini memakan
waktu.
5. Kebutuhan informasi terkait data
dan salinan arsip IMB sebagai bahan
laporan dan pemeriksaan.
Informasi mengenai bangunan yang
telah memiliki IMB sangat dibutuhkan
oleh instansi lain, contoh Dinas
Pertanahan dan Penataan Ruang
(DPPR) yang membidangi
Pengawasan dan Pengendalian
Pemanfaatan Ruang secara langsung.
Informasi data IMB juga diperlukan
pada saat pemeriksaan maupun
adanya pengaduan dari masyarakat.
6
HASIL ANALISIS USG
Analisis USG terhadap
permasalahan yang ada, diperoleh
ranking atau prioritas permasalahan
sebagai berikut:
Tabel 1. Teknik USG
Dari teknik USG yang dipergunakan
Reformer untuk menentukan rangking
atau prioritas dari berbagai permasalahan
yang dihadapi Seksi Perizinan
Pemanfaatan Ruang II DPMPT Kota
Balikpapan, maka diperoleh kesimpulan
bahwa prioritas masalah yang ada adalah
belum adanya database arsip IMB,
dimana apabila masalah tersebut
terselesaikan akan berdampak juga pada
penyelesaian permasalahan yang lainnya.
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH PELAYANAN
DARIKU merupakan database arsip
IMB dengan cara menginput data yang
terdapat pada cetak IMB terbit dan
mendigitalisasikan arsip cetak IMB terbit.
DARIKU memberikan informasi tentang isi
dari cetak IMB terbit seperti: nama, lokasi
bangunan, luas bangunan, nilai retribusi
dan lain-lain serta salinan cetak IMB
dalam bentuk pdf. Dengan adanya
DARIKU diharapkan dapat memberikan
informasi dengan cepat, tepat dan akurat
baik untuk DPMPT, instansi lain maupun
masyarakat. DARIKU juga menjadi salah
satu solusi untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat akan salinan atau duplikat
IMB ketika mengalami kehilangan IMB
tanpa memerlukan waktu yang lama saat
harus mencari arsip fisik.
NOIDENTIFIKASI
MASALAHU S G TOTAL RANK
Tidak tersedianya ruang
penyimpanan arsip IMB
2Belum adanya database
arsip IMB4 5 5 14 1
3Arsip fisik mudah rusak
dan hilang4 4 4 12 3
4
5
Kebutuhan informasi
terkait data dan salinan
arsip IMB sebagai bahan
laporan dan
pemeriksaan
4 4 4 12 5
4
Kebutuhan masyarakat
akan salinan dan
duplikat IMB
4 4 3 11
1 4 4 5 13 2
7
MILESTONE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
M1
A Menyusun Tim Efektif
1Koordinasi aksi
perubahan
Mentor,
Reformer
Dukungan aksi
perubahan
Surat dukungan
Mentor
2Rapat penyusunan tim
efektif dan rencana kerja
Reformer, Tim
Efektif
Penetapan tim
efektif dan
uraian tugas
Undangan,
Daftar Hadir,
Dokumentasi,
SK Tim Efektif
B Pembuatan Database
3 Pengumpulan Data
Reformer, Tim
Efektif,
Stakeholder
Internal dan
Eksternal
Dukungan aksi
perubahan Dokumentasi
4 Pembuatan Database Reformer, Tim
Efektif
Tersedianya
Form Database Dokumentasi
5Penyusunan Panduan
Penginputan Database
Reformer, Tim
Efektif
Tersedianya
panduan
pengisian
Panduan
pengisian
database
6Bimbingan Teknis
Penginputan Database
Reformer, Tim
Efektif
Terlaksananya
bimbingan
teknis
Undangan,
Daftar Hadir,
Dokumentasi
C Pelaksanaan Digitalisasi dan Penginputan Database
7Uji Coba Database dan
digitalisasi arsip IMB
Reformer, Tim
Efektif
Penginputan
dan digitalisasi
data arsip IMB
Data hasil input
dan digitalisasi,
dokumentasi
8
Pelaksanaan digitalisasi
arsip IMB dan
penginputan Database
Reformer, Tim
Efektif
Terlaksananya
digitalisasi
arsip IMB dan
penginputan
Database
Dokumentasi
D Monitoring dan Evaluasi
9Rapat monitoring dan
evaluasi aksi perubahan
Mentor,
ReformerHasil Monev Dokumentasi
M2
1
Melanjutkan
penginputan database
dan digitalisasi arsip IMB
Reformer, Tim
Efektif
Terlaksananya
penginputan
dan digitalisasi
data arsip IMB
Laporan,
Dokumentasi
2Pembuatan Data
Informasi
Reformer, Tim
Efektif
Tersedianya
data informasiDokumentasi
3
Pembuatan Standar
Pelayanan (SP) dan
Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Reformer, Tim
Efektif
Tersedianya SP
dan SOPSP dan SOP
M3
1
Melanjutkan
penginputan database
dan digitalisasi arsip
Reformer, Tim
Efektif
Terlaksananya
penginputan
dan digitalisasi
data arsip IMB
Laporan,
Dokumentasi
2
Arsip dapat diakses
melalui web dan android
sehingga dapat
memberikan informasi
yang dibutuhkan dengan
cepat, tepat dan akurat
Mentor,
Reformer, Tim
Tersedianya
arsip secara
cepat, tepat
dan akurat
serta
paperless
Laporan
EVIDENCEAPRIL MEI JUNINO KEGIATANAKTOR YANG
TERLIBAT
WAKTU
OUTPUT
2026
JANGKA PENDEK (APRIL - JUNI 2021)
JANGKA MENENGAH (1 -2 Tahun)
2023
JANGKA PANJANG (3 - 5 Tahun)
2026
2023
2023
8
ANALISA STAKEHOLDERS
REFORMER
RATNA JUWITA KASI PPR II
COACH
M. ABDI RAHMAN
TIM PELAKSANA
IMELDA LT
PUTRI
KEPALA BIDANG PPR
MENTOR
KEPALA BIDANG PPR
TIM ADMINISTRASI
RITA MARIANA
IWAN S
MENTOR
EDY DJUANDA
KABID PPR
SPONSOR
ELVIN JUNAIDI
KEPALA DPMPT
INFL
UEN
CE
PETA PEMANFATAN TIM EFEKTIF
LATENTS:
DPPR, DISPERKIM,
BPPDRD
APATHETICS:
MASYARAKAT
DEFENDERS:
PROMOTERS : KASI PENGEMBANGAN
SISTEM, KASI PENGADUAN
DAN LAYANAN INFORMASI,
KASUBAG PROGRAM DPMPT
INTEREST
9
MANAJEMEN MUTU PELAYANAN
Laporan Aksi Perubahan ini memiliki beberapa kendala yang berpotensi menjadi
permasalahan dalam pelaksanaan aksi perubahan. Potensi-potensi permasalahan dan
strategi penyelesaian yang akan diambil dalam mencapai tujuan aksi perubahan adalah
sebagai berikut:
NO POTENSI MASALAH STRATEGI PENYELESAIAN
1. Tidak maksimalnya kerja tim efektif karena
ada pekerjaan rutin yang cukup padat
Koordinasi dan komunikasi yang intensif
dengan tim efektif
2 Pengumpulan informasi kebutuhan data
dari beberapa stakeholder terkait
instrument database
Koordinasi dan komunikasi yang intensif
dengan tim efektif
Sehingga untuk menjamin kesuksesan dari aksi perubahan ini adalah:
a) Dukungan Mentor dan Tim Efektif dalam aksi perubahan dan stakeholder;
b) Dukungan dari para stakeholder (pemangku kepentingan) yang menerima manfaat dari
hasil aksi perubahan ini;
c) Komunikasi dan koordinasi yang baik antar anggota tim efektif dan reformer dalam
proses aksi perubahan;
d) Dukungan peralatan yang memadai dalam kegiatan Aksi Perubahan
10
4.1 MANAJEMEN MUTU PELAYANAN
Laporan Aksi Perubahan ini memiliki beberapa kendala yang berpotensi menjadi
permasalahan dalam pelaksanaan aksi perubahan. Potensi-potensi permasalahan dan strategi
penyelesaian yang akan diambil dalam mencapai tujuan aksi perubahan adalah sebagai
berikut:
NO POTENSI MASALAH STRATEGI PENYELESAIAN
1. Tidak maksimalnya kerja tim efektif karena
ada pekerjaan rutin yang cukup padat
Koordinasi dan komunikasi yang intensif
dengan tim efektif
2 Pengumpulan data dari beberapa instansi
terkait instrument database
Koordinasi dan komunikasi yang intensif
dengan tim efektif
11
KOORDINASI AKSI PERUBAHAN
MILESTONE 1
MEMBENTUK TIM EFEKTIF
Kegiatan koordinasi Aksi Perubahan dengan Mentor dilakukan
diawal proses pentahapan yaitu pada tanggal 6 April 2021. Mentor
yang dalam hal ini adalah atasan langsung reformer yaitu Kepala
Bidang Perizinan Pemanfaatan Ruang DPMPT Kota Balikpapan
merupakan pembimbing dalam penerapan pelaksanaan Aksi
perubahan “Database Arsip IMB Untuk Semua (DARIKU)”.
Sesuai dengan jadwal yang telah disusun, reformer berkoordinasi
dan meminta dukungan serta komitmen dari mentor, Bapak Edy
Djuanda, yang memberikan apresiasi, dukungan dan komitmen
terhadap pelaksanaan aksi perubahan dan beliau berpesan agar dapat
dikembangkan dan berkelanjutan.
12
RAPAT PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
Tahap pembentukan tim efektif
dengan melakukan rapat dalam rangka
pembahasan anggota tim pelaksanaan
Aksi Perubahan DARIKU, peran tugas dan
tanggung jawab masing-masing anggota
yang dituangkan dalam bentuk Surat
Keputusan Kepala Dinas DPMPT Kota
Balikpapan sebagai dasar dan acuan
pelaksanaan tahap implementasi ini
dengan sukses. Rapat Penyusunan Tim
Efektif dilaksanakan pada hari Selasa,
tanggal 6 April 2021.
Menyusun Surat Keputusan (SK) Tim
Efektif Aksi Perubahan dan ditetapkan
dalam Surat Keputusan Kepala DPMPT
Kota Balikpapan tentang Pembentukan
Tim Efektif Aksi Perubahan Database Arsip
Izin Mendirikan Bangunan Untuk Semua
(DARIKU) Nomor: 188.46/0730/DPMPT
Tanggal 8 April 2021.
Dengan ditandatanganinya SK ini
maka seluruh anggota tim efektif telah
bersepakat untuk komitmen menjalankan
tugas dan tanggungjawab masing-masing
sesuai dengan SK.
MILESTONE 1
MEMBENTUK TIM EFEKTIF
13
PENGUMPULAN DATA
Dalam proses pengumpulan data,
reformer melakukan koordinasi dengan
stakeholder internal dan stakeholder
eksternal. Reformer mencari informasi
mengenai data-data yang menjadi
kebutuhan dari masing-masing
stakeholders. Setelah informasi data
diperoleh, reformer bersama tim
melakukan pengumpulan data dari arsip
IMB terbit dan arsip kelengkapan
persyaratan IMB.
Data yang dikumpulkan adalah arsip
IMB terbit tahun 2021, pengumpulan data
dilaksanakan mulai tanggal 12 April 2021
s.d 22 April 2021.
PEMBUATAN DATABASE
Sesuai dengan jadwal implementasi
Aksi Perubahan DARIKU, pembuatan
database dilaksanakan mulai tanggal 25
April 2021 s.d 30 April 2021, reformer
membuat form database.
Reformer bersama tim telah menyusun
kebutuhan-kebutuhan dari stakeholder
maupun user agar seluruh permintaan
baik dari stakeholder maupun user
terpenuhi. DARIKU merupakan database
yang terdiri dari data arsip IMB dan scan
arsip IMB dalam satu tabel.
MILESTONE 2
PEMBUATAN DATABASE
14
PENYUSUNAN PANDUAN PENGINPUTAN DATABASE
BIMBINGAN TEKNIS PENGINPUTAN DATABASE
Setelah form database DARIKU dibuat, reformer melakukan Bimbingan Teknis Tim
Intenal. Bimtek ini dilaksanakan pada tanggal 7 Mei 2021, kegiatan ini bertujuan untuk
melatih tim internal yang akan menjadi petugas/operator dalam mengisi form database
DARIKU ini nanti.
MILESTONE 2
PEMBUATAN DATABASE
Penyusunan Panduan Penggunaan
DARIKU dilakukan mulai 28 April 2021 s.d
30 April 2021. File panduan petunjuk
penggunaan aplikasi disusun dalam
bentuk slide dan disimpan di goggle drive
dimana file database DARIKU berada.
Reformer bersama tim efektif membuat
desain logo yang akan digunakan untuk
dashboard informasi ke stakeholders.
15
UJI COBA INPUT DATABASE DAN DIGITALISASI ARSIP IMB
Setelah Bimbingan Tim Teknis
dilaksanakan dengan tujuan pemahaman
dasar pengisian form DARIKU, maka
reformer mencoba untuk melakukan
ujicoba input database dengan menginput
data-data arsip IMB terbit tahun 2021.
Data yang telah diinput digunakan sebagai
bahan informasi yang diperlukan untuk
membuat laporan yang informatif dengan
menggunakan Google Data Studio.
Digitalisasi arsip IMB dengan cara di
scan dalam bentuk pdf. Hasil scan arsip
IMB terbit di upload di Google Drive dan
diinput ke dalam tabel database arsip
IMB. Ujicoba ini dilaksanakan minggu ke-2
bulan Mei (tanggal 10 Mei s.d 11 Mei
2021).
PELAKSANAAN DIGITALISASI ARSIP IMB DAN
PENGINPUTAN DATABASE
Uji coba penginputan DARIKU telah
dilaksanakan dengan baik oleh operator,
maka inovasi ini bertahap digunakan oleh
operator. Pelaksanaan digitalisasi arsip
IMB dengan cara di scan kedalam bentuk
file PDF dan penginputan database
menggunakan google sheet. Pelaksanaan
digitalisasi arsip IMB mulai dilaksanakan
pada minggu ke-4 bulan April 2021 atau
mulai tanggal 26 April 2021. Sedangkan
penginputan database mulai dilaksanakan
pada minggu ke-2 bulan Mei 2021 atau
mulai tanggal 12 Mei 2021.
MILESTONE 3
PELAKSANAAN DIGITALISASI DAN
PENGINPUTAN DATABASE
16
.
MILESTONE 4
MONITORING DAN EVALUASI
Tahapan selanjutnya adalah monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan pada 8
Juni 2021, maka berdasarkan hasil rapat monitoring dan evaluasi bersama mentor
telah dapat diambil beberapa poin seperti :
1. Manfaat DARIKU dapat dirasakan pada saat penyampaian laporan dan informasi
IMB menjadi lebih mudah, cepat, tepat dan akurat.
2. Keberlanjutan aksi perubahan memerlukan SDM yang khusus menangani
pengarsipan, penginputan dan pengelolaan informasi yang dibutuhkan dari
DARIKU.
3. Adanya masukan/saran dari pemangku kepentingan untuk penambahan
beberapa informasi data ke dalam DARIKU .
4. Setelah monitoring ini, mentor berharap agar DARIKU bisa digunakan sebagai
laporan pada saat ada pemeriksaan dari BPK atau sejenisnya.
17
Pembuatan data informasi untuk kebutuhan para stakeholder menggunakan Google
Data Studio. Infomasi yang disampaikan sesuai kebutuhan para stakeholder. Para
stakeholder yang mendapatkan akses informasi DARIKU, diantaranya:
Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Penelitian dan Pengembangan
(BAPPEDA LITBANG), informasi berupa
data IMB terbit
Dinas Perumahan dan Pemukiman
(DISPERKIM), informasi berupa data
IMB terbit untuk rumah tinggal yang
ber-Siteplan
MILESTONE JANGKA MENENGAH
PEMBUATAN DATA INFORMASI
18
Dinas Pertanahan dan Penataan Ruang
(DPPR), informasi berupa data IMB
terbit dan hasil digitalisasi arsip IMB
Badan Pengelola Pajak Daerah
Retribusi Daerah (BPPDRD), informasi
berupa data IMB terbit dan Data Nilai
Objek Pajak (NOP
19
Dinas Penanaman Modal dan Perijinan
Terpadu (DPMPT), data arsip IMB
untuk bagian Front Office (FO) berupa
informasi pelayanan salinan/duplikat
arsip IMB yang hilang bagi masyarakat
Dinas Penanaman Modal dan Perijinan
Terpadu (DPMPT), informasi berupa
data yang dibutuhkan untuk laporan
bagian sub program
20
DESKRIPSI HASIL AKSI PERUBAHAN DESKRIPSI MANFAAT
Dari aksi perubahan DARIKU yang telah diimplementasikan pada milestone jangka
pendek ini diperoleh manfaat sebagai berikut:
Manfaat Internal:
Informasi data IMB terbit dapat diakses kapan dan dari mana saja.
Pencarian arsip IMB lebih mudah dan cepat.
Penyampaian laporan dan informasi IMB menjadi lebih mudah, cepat, tepat dan akurat.
Manfaat Eksternal:
Masyarakat dan instansi/organisasi yang memerlukan informasi dan salinan arsip IMB dapat
memperolehnya dengan mudah dan cepat.
KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
Dengan tercapainya seluruh tahapan aksi perubahan dan manfaatnya di jangka
pendek, maka untuk menjamin keberlanjutan kegiatan maka diperlukan strategi berikut:
1. Penggalangan komitmen tim setiap awal tahun untuk melaksanakan kegiatan, yang
mulai dibangun pada awal tahun 2021 pada saat pembentukan tim efektif;
2. Penggalangan komitmen sponsor dan mentor secara berkala melalui komunikasi yang
baik, rekomitmen dan penyerapan masukan dan saran sekalipun terdapat pergantian
pejabat yang menangani Database Arsip IMB Untuk Semua (DARIKU) di masa yang
akan dating;
3. Penggalangan dukungan stakeholder secara berkala melalui komunikasi yang baik,
rekomitmen dan penyerapan masukan dan saran;
4. Pengembangan DARIKU demi menjaga keamanan data, fleksibilitas dan keefektifan
database;
5. Penganggaran pengembangan aplikasi database, hal ini dapat dilakukan dengan
memasukkan kegiatan DARIKU dalam Rencana Usulan Kegiatan tahunan beserta
sarana prasarana pendukungnya.
21
DESKRIPSI HASIL AKSI PERUBAHAN
KENDALA DAN STRATEGI
•Jaringan internet yang tidak stabil mempengaruhi proses penginputan data
•Padatnya aktivitas rutin dikarenakan adanya sistem Work From Home (WFH) mempengaruhi proses pengumpulan dan penginputan data serta digitalisasi arsip
•Keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan yang hanya kurang lebih dua bulan akan mempengaruhi keberhasilan aksi perubahan ini
•Menjalankan tugas dan fungsi sebagai Kasi Perizinan dan Pemanfataan Ruang II yang berpengaruh pada fokus dan konsentrasi pelaksanaan aksi perubahan Melakukan
pembagian tugas serta komunikasi yang baik dengan tim efektif dalam
melaksanakan aksi perubahan ini
Melakukan penjadwalan
pelaksanaan aksi perubahan disela-sela menjalankan
rutinitas kerja
Melakukan komunikasi dan
koordinasi dengan tim efektif serta
melakukan penginputan data
dilakukan diluar jam kerja (dirumah)
Memanfaatkan SDM yang ada (siswa magang) untuk
membantu proses digitalisasi arsip
22
DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
MEMBANGUN INTEGRITAS DAN BUDAYA PELAYANAN
Integritas adalah suatu konsep yang menunjuk konsistensi antara tindakan dengan
nilai dan prinsip. Integritas merupakan salah satu indikator penilaian kinerja pegawai, maka
reformer membangun integritas tim dengan melakukan beberapa tahapan yaitu :
1. Rapat tim efektif, dimana dalam rapat menegaskan komitmen setiap anggota tim untuk
bekerja sama dan mendiskusikan uraian tugas masing-masing anggota tim
2. Selalu berkoordinasi dengan mentor, coach dan tim terkait perkembangan hasil
pelaksanaan aksi perubahan
3. Penggalangan dukungan dan komitmen stakeholder agar tercipta hubungan yang baik
guna kepentingan bersama
Komunikasi merupakan kata kunci dari keberhasilan sebuah inovasi dan perubahan,
dalam hal ini reformer menerapkan strategi ofensif dengan jemput bola langsung kepada
stakeholder yaitu dengan :
1. Berkoordinasi dan sharing point terkait aksi perubahan
2. Updating progres aksi perubahan secara berkala
3. Meminta saran dan masukan serta dukungan keberhasilan perubahan
Setelah strategi komunikasi yang dilakukan oleh reformer, maka kelompok stakeholder
mengalami perubahan menjadi seperti berikut:
LATENTS:
PROMOTERS :
KASI PENGEMBANGAN SISTEM,
KASI PENGADUAN DAN LAYANAN
INFORMASI, KASUBAG PROGRAM
DPMPT,DPPR, DISPERKIM, BPPDRD
LATENTS:
DPPR, DISPERKIM,
BPPDRD
PROMOTERS :
KASI PENGEMBANGAN
SISTEM, KASI PENGADUAN
DAN LAYANAN INFORMASI,
KASUBAG PROGRAM DPMPT
INFL
UEN
CE
APATHETICS:
MASYARAKAT
DEFENDERS:
INTEREST
INFL
UEN
CE
APATHETICS:
DEFENDERS:
MASYARAKAT
SETELAH IMPLEMENTASI INTEREST
24
KESIMPULAN
DARIKU merupakan sebuah bentuk
berdasarkan hasil pelaksanaan proyek
perubahan “Database Arsip Izin
Mendirikan Bangunan Untuk Semua
(DARIKU)”, maka dapat disimpulkan hal-
hal sebagai berikut:
1. DARIKU merupakan solusi untuk
mengatasi pelayanan terkait
informasi dan salinan/duplikt arsip
IMB terbit DPMPT Kota Balikpapan.
2. Aksi perubahan DARIKU di DPMPT
Kota Balikpapan telah berhasil
dilaksanakan sesuai tahapan yang
telah direncanakan.
3. Dukungan pimpinan, tim efektif dan
stakeholder sangat mempengaruhi
keberhasilan implementasi aksi
perubahan
SARAN 1. Komitmen pimpinan terhadap
pelaksanaan aksi perubahan ini
menjadi dasar keberhasilan DARIKU
terutama untuk mencapai tujuan
jangka menengah dan jangka panjang.
2. Perlu adanya pengembangan
teknologi dan penambahan SDM
untuk melanjutkan Database Arsip
IMB Untuk Semua (DARIKU) di masa
yang akan datang.
Top Related