Pesan bisnis dibuat harus bersifat fleksibel, menarik perhatian,mudah dipahami, dan memerlukan kreatifitas dan yg terpenting tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Proses penyusunan pesan bisnis : 1. Perencanaan pesan : penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok,pemilihan saluran dan media.2. Penyusunan pesan : mengorganisasikan pesan, memformulasikan pesan.3. Revisi pesan : menyunting pesan, menulis ulang, memproduksi pesan, mencetak pesan. Tujuan komunikasi bisnis secara umum : bersifat informing, persuading, dan kolaborasi. Penentuan tujuan pesan bisnis sangat penting karena agar pesan yang disampaikan mampu menjaga dan membentuk citra perusahaan serta menciptakan goodwill. Dan tujuan pesan bisnis harus realities dan tidak bertentangan dgn tujuan organisasi. Analisis audiens : penting karena sasaran dari komunikasi adalah penerima/audiens.a. Mengembangkan profil audiens : analisis audiens yg sudah dikenal biasanya relative lebih mudah tetapi jika audiens belum dikenal, perlu diperhatikan faktor2 pembantu berikut ini: analize, understand, demographics, interest, environtmen, needs, customize, expectation.b. Mengenali penerima primer : perlu dikenali org2 terpenting yg berpengaruh/bertindak sebagai pengambil keputusan.c. Menetapkan jumlah&komposisi audiens : penulisan pesan bisnis yg ditujukan kpd seseorang berbeda dgn kepada banyak orang.(gaya, format, bahasa pesan bisnis cenderung lebih formal)d. Mengukur tingkat pemahaman audiense. Memperkirakan reaksi penerima : utk menghindari kritik ,pesan bisnis seharusnya dilengkapi dgn argumentasi yg didukung dgn bukti-bukti yg cukup.f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens : temukan apa yg ingin diketahui,antisipasi pertanyaan yg tdk diungkapkan,memberikan semua informasi yg diperlukan,pastikan informasi akurat,lalu tekan gagasan yg paling menarik bagi audiens.g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens: jgn menyediakan informasi yg tdk diperlukan,alasan yg tdk rasional dan tidak menarik dibaca. Penentuan ide pokok:a. Brainstorming : penentuan ide pokok dgn membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa.b. Petunjuk atasan : para pelaksana cenderung meminta bantuan atasan.c. Kebiasaan : utk situasi yg relative sama cenderung mengembangkan ide pokok yg sama. Cakupan pesan bisnis perlu diperhatikan karna manusia memiliki keterbatasan dalam menerima informasi. Sehingga perlu dikoreksi agar lebih spesifik dan mudah dipahami. Faktor2 yg dipertimbangkan dlm pemilihan saluran&media adalah sifat pesan,waktu,formalitas,dan harapan penerima. Saluran komunikasi lisan dpt digunakan bila: diperlukan umpan balik secara langsung, pesan relative sederhana,tdk memerlukan catatan permanen,penerima dpt dikumpulkan dgn mudah&ekonomis, ingin mendorong interaksi utk pemecahan masalah&pengambilan keputusan. Kelemahan lisan adalah sifatnya yg spontan sehingga pesan sering tdk dpt direncanakan&diorganisasikan dgn baik. Saluran komunikasi tertulis dpt digunakan bila: tdk diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci&kompleks, memerlukan perencanaan, memerlukan catatan permanen, penerima dlm jmlh banyak,ingin meminimalkan peluang distorsi. Kelemahan tertulis adalah umpan balik secara langsung yg tdk dpt diperoleh dlm waktu cepat. Kekayaan media adalah nilai dari media dalam situasi komunikasi. Pengorganisasian pesan bisnis perlu karna akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan.dan dapat membantu audiens memahami pesan, menerima pesan,menghemat waktu, dan menyerdehanakan tugas komunikan. Ciri2 pengorganisasian pesan yg salah adalah terlalu bertele-tele,informasi penting terlupakan, pengelompokan pesan tdk menunjukkan satu kesatuan yg logis.