1

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGADAAN BARANG

DI LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) PALCOMTECH

PALEMBANG

Antonius Yusrianto Nugroho

Jurusan Manajemen Informatika

Politeknik PalComTech Palembang

Abstrak

Salah satu perusahaan yang memiliki bagian pengadaan khusus adalah Lembaga Kurus dan

Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang. pengadaan barang diperusahaan diatur sendiri oleh

sebuah bagian khusus yang sering disebut dengan Bagian Pengadaan, bagian ini akan bertugas

untuk membeli barang yang diajukan oleh karyawan. Perlu adanya pembenahan terhadap

regulasi di bidang pengadaan barang. Pembangunan aplikasi pengadaan barang ini mencakup

data permintaan barang data pembelian barang,data inventaris barang, data arsip bukti

penerimaan barang, data arsip bukti pembelian barang, laporan permintaan barang dan laporan

pembelian barang. Aplikasi dibangun dengam berbasis web dengan menggunakan bahasa

pemrograman PHP serta database MySQL. Hasil dari penelitian ini Aplikasi Pengadaan

barang.Aplikasi ini bertujuan menjamin efisiensi,transparansi khususnya bagian pengadaan

barang.

Kata Kunci :aplikasi, pengadaan barang, Divisi Keuangan, PHP, MySQL.

PENDAHULUAN

Perusahaan adalah tempat terjadinya sebuah kegiatan untuk mengerjakan sesuatu sesuai

dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Dalam mengerjakan pekerjaan

didalam perusahaan maka dibutuhkan beberapa faktor pendukung keberhasilan antara lain

adalah tenaga kerja dan alat yang turut mendukung penyelesaikan sebuah pekerjaan. Alat

pendukung sebuah pekerjaan seseorang didalam perusahaan sering disebut dengan barang

invetaris yang kepemilikannya dimiliki oleh perusahaan. Untuk mendapatkan barang

pendukung tersebut biasanya karyawan harus melakukan permohonan pengadaan barang

kepda pihak tertentu.

Pengadaan barang diperusahaan diatur sendiri oleh sebuah bagian khusus yang sering

disebut dengan Bagian Pengadaan, bagian ini akan bertugas untuk membeli barang yang

diajukan oleh karyawan. Salah satu perusahaan yang memiliki bagian pengadaan khusus

adalah Lembaga Kurus dan Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang. LKP PalComTech

adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pendidikan dibawah naungan Yayasan

Pendidikan PalComTech Palembang.

Pengadaan barang yang dilakukan di LKP PalComTech Palembang sering terjadi

karena LKP ini menggunakan banyak hardware untuk mendukung terjadinya proses belajar

menngajar, kegiatan kerja harian ataupun pelaksanaan kegiatan lainnya. Ada beberapa

tahapan yang harus dilakukan jika ingin melakukan pembelian barang yaitu dengan cara mengisis form pengadaan barang, selanjutnya form tersebut diberikan kepada atas untuk diminta

persetujuan, form pengadaan barang diberikan kepada bagian pengadaan selanjutnya menunggu

persetujuan pembelian barang dari Kepala Keuangan. Barang yang dibeli selanjutnya didata oleh

bagian pengadaan, kekurangan dalam sistem yang manual ini adalah seluruh bukti permintaan

pembelian barang dan penerimaan disimpan dalam bentuk file berkas sehingga menimbulkan

2

penumpukan data arsip, penyimpanan bukti-bukti penerimaan barang tidak teratur dan sulitnya

pencarian berkas jika dibutuhkan dalam waktu yang cepat.

LANDASAN TEORI

Pengadaan Barang

Menurut Weele (2010:4), Pengadaan barang adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini

menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan

biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu

dan lokasi.

Perancangan Sistem

Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:79), pengembangan sistem adalah proses

pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analis sistem. Dalam

tahapan perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam

berbagai kertas kerja. Tujuan perancangan sistem adalah memenuhi pemakai sistem dan

memberikan gambaran yang jelas serta rancang bangun yang lengkap untuk pemrograman

dan ahli-ahli teknik yang terlibat.

Menurut Binanto (2010:260) perancangan sistem adalah tahapan pembuatan spesifikasi

arsitektur program, gaya, tampilan, dan kebutuhan material atau bahan untuk program.

Spesifikasi dibuat serinci mungkin.

Aplikasi

Menurut Jogiyanto (2005:12), aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer,

instruksi (instructiom) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga

computer dapat memproses input menjadi output.

Website

Menurut Rianto (2007:2), web adalah fasilitas hypertext yang mampu menampilkan

data berupa teks, gambar, suara, animasi dan multimedia lainnya, dimana dian tara data-

data tersebut saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Untuk memudahkan

dalam membaca data tersebut dibutuhkan sebuah browser seperti internet eksplorer,

netscape, opera ataupun mozila firefox.

Menurut Yuhefizar (2009:13), Website adalah suatu metode untuk menampilkan

informasi di internet, baik berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan

mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya

(hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser.

Menurut Wahana Komputer (2010:2), berdasarkan pengoperasiannya secara mendasar

website dibagi menjadi :

3

1. Website Static Website Static adalah website yang memiliki halaman front end, yaitu halaman yang

dapat dilihat oleh pengunjung website. Karena fasilitas yang sangat terbatas, isi dari halaman

website static bersifat tetap atau tidak berubah. Untuk mengganti isi halaman website static

maka harus dilakukan secara manual dengan cara mengganti semua kode-kode HTML.

Website static biasanya digunakan untuk membuat company profile (profil perusahaan),

yaitu jenis website pengumuman berupa brosur online yang sangat sederhana dan tidak bisa

diubah atau dimodifikasi.

2. Website Dynamic

Website dynamic adalah website yang dapat diubah atau dilakukan update. Dalam

website dynamic biasanya terdapat dua halaman fornt end dan halaman back end. Halaman

fornt end adalah halaman yang dapat diaksen oleh pengunjung website sedangkan halaman

back end adalah halaman yang hanya bisa diakses oleh admin website tersebut.

Informasi

Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data yang

memiliki arti.

Menurut Kadir (2008:3) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang

bermakna dan berguna bagi manusia. Informasi dapat juga diartikan menjadi data yang telah

diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang

menggunakannya. Dapat disimpulkan bahwa :

1. Informasi bermuara pada data.

2. Memberikan suatu nilai tambah atau pengetahuan bagi yang menggunakan.

3. Dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Data Primer

Menurut Sugiarto (2006:16), data primer merupakan data yang didapat dari sumber

pertama, dari individu seperti hasil wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa

dilakukan oleh peneliti. Data ini tidak tersedia dalam bentuk file-file. Data ini harus dicari

melalui narasumber

Data Sekunder

Menurut Sugiarto (2006:17), data sekunder merupakan data primer yang diperoleh oleh

pihak lain atau data primer yang sudah diolah lebih lanjut dan disajikan dalam bentuk tabel

dan diagram.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Diagram Konteks

Diagram Aplikasi Pengadaan Barang di Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP)

PalComTech Palembang terdiri dari 5 (Lima) entitas, yaitu : HRD, Karyawan, Kepala Divisi,

4

Bagian Pengadaan dan Kepala Keuangan. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar

di bawah ini :

Gambar 1.Diagram Konteks

Diagram Level 0

Diagram level 0 pada Aplikasi Pengadaan Barang di Lembaga Kursus dan Pelatihan

(LKP) PalComTech Palembang terdiri dari 10 proses yang berjalan, antara lain:

1. Proses 1.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data divisi

yang dilakukan oleh entitas HRD selanjutnya disimpan dalam data store divisi.

2. Proses 2.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data karyawan

yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store divisi, proses ini dilakukan oleh

entitas HRD selanjutnya disimpan dalam data store karyawan.

3. Proses 3.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data pengadaan

barang yang dilakukan oleh entitas Karyawan selanjutnya disimpan dalam data store

pengadaan barang.

4. Proses 4.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data

persetujuan pengadaan barang (persetujuan1) yang ikut melibatkan data yang terdapat

dalam data store pengadaan barang, proses ini dilakukan oleh entitas Kepala Divisi

selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang (persetujuan1).

5. Proses 5.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data

persetujuan pengadaan barang (persetujuan2) yang ikut melibatkan data yang terdapat

dalam data store pengadaan barang (persetujuan1), proses ini dilakukan oleh entitas

Kepala Keuangan selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang

(persetujuan2).

6. Proses 6.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data pembelian

barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pengadaan barang

(persetujuan2), proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan

dalam data store pembelian barang.

7. Proses 7.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data bukti

pembelian barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pembelian

5

barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam

data store bukti pembelian

8. Proses 8.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data inventaris

barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pembelian barang,

proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam data

store inventaris barang.

9. Proses 9.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data tanggung

jawab barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store inventaris

barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam

data store tanggung jawab barang.

10. Proses 10.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data

perpindahan barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store tanggung

jawab barang, proses ini dilakukan oleh entitas Karyawan selanjutnya disimpan dalam

data store perpindahan barang.

Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

6

Gambar 2. Diagram Level 0

Entity Relationalship Diagram (ERD)

Permodelan data dapat digambarkan dalam bentuk Entity Relationalship Diagram

(ERD), Entity Relationship Diagram (ERD) berisi komponen-komponen himpunan entitas

dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Entity

Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada Gambar di bawah ini :

7

Gambar3.ERD(Entity Relationalship Diagram (ERD)

Hasil Rancangan

Halaman Login

Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk admin masuk kedalam website.

Gambar halaman login.

Gambar 4. Halaman Login

Halaman Data Divisi

Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data Divisi.

8

Gambar 5. Data Divisi.

Halaman Data Karyawan

Halaman Data Karyawan adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data

Karyawan.

Gambar 6. Data Karyawan

Halaman Data Pengadaan Barang

9

Halaman Data Karyawan adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data

Pengadaan Barang.

Gambar 7. Data Pengadaan Barang

Halaman Data Pembelian Barang

Halaman Data Pengadaan Barang dalah halaman yang berfungsi untuk melihat data

Pembelian Barang.

Gambar 8. Data Pembelian Barang

PENUTUP

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan mengenai Rancang Bangun Aplikasi

Pengadaan Barang pada Lembaga Kursus dan Pelatihan PalComTech dapat disimpulkan

bahwa dengan adanya aplikasi Pengadaan Barang pada Lembaga Kursus dan Pelatihan

Palcomtech maka akan mempermudah dalam hal dapat membantu Bagian Pengadaan dalam

mempermudah penyampaian informasi,pengarsipan data, pembuatan laporan, permintaan

dan pembelian barang.

10

Aplikasi ini menghasilkan laporan inventaris barang, laporan pengadaan barang.

Aplikasi ini bertujuan untuk membantu kegiatan pihak manajemen khususnya bagian

pengadaan.

DAFTAR PUSTAKA

Binanto, Iwan. 2010. Multimedia Digital – Dasar Teori dan Pengembangannya. Andi

Publisher. Yogyakarta.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset. Yogyakarta.

Jogiyanto. 2005. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

Kadir, abdul. 2008. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Andi

Offset. Yogyakarta.

Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi Publisher.

Yogyakarta.

Rianto, Slamet. 2007. Membangun Website dengan Adobe Photoshop dan Macromedia

Dreamweaver. Datakom Lintas Batas. Jakarta.

Sugiarto, Dergibson Siagian. 2006. Metode Statistika Untuk Bisnis dan Ekonomi. PT

Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

Weele, Arjan J Van. 2009. Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy,

Planning and Practice. Cengage Learning EMEA. Thomas Rennie Publisher.

United Kingdom.

Yuhefizar. 2009. Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content

Management Sistem Joomla Edisi Revisi. Elex Media Komputindo. Jakarta.

_____, Wahana Komputer. 2010. Membuat Aplikasi Database Dengan Java Dan Mysql.

Andi. Yogyakarta.