Prosidillg Selllillarilasil Pell"Iiriall P2TRRTa1111112lili-/

PENGEMBANGAN SISTEM DOKUMENT ASI RSG-GAS

Prallto Busono, A. Rofei, Rohadi, Warsono,Thantawi Nurhapy, Endang Karmana

Pusat Pellgemballgan Teknologi Reaktor Riset-Batan

ISSN OS54-527S

ABSTRAKPENGEMBANGAN SISTEM DOKUMENTASI RSG-GAS. Instalasi RSG-GAS sebagai

instalasi nuklir sangat memerlukan sistem dokumentasi di Quality Live Documellf (QLD) karenahal ini merupakan bukti tertulis dari instalasi tersebut. Dokumentasi QLD berisi data - datayang lengkap tentang instalasi nuklir. Diperlukan pengelolaan QLD secara memadai, lengkapdan mudah dipahami oleh semua elemen pengelolanya. Telah dilakukan kegiatan pembenahanQLD, penggandaan QLD, pembuatan sistem basis data dan pengelolaan QLD yang ada di 1antaiI dan 2 gedung tangga. Pembuatan sistem basis data dokumen QLD menggunakan program MSacces dan program Visual basic. Basis data tersebut adalah untuk dokumen mekanik, sipil,instrumen, elektrik, DSP (Dokumen Spesifikasi) dan TOP (Turn Over Package).

ABSTRACTDEVELOPMENT OF DOCUMENTATION SYSTEM OF RSG-GAS. Installation ofRSG­

GAS as nuclear installation needs a system documentation of Quality Live Document (QLD)because this represent written evidence of installation. Documentation of QLD contains datacomplete about nuclear installation. Needed management of QLD by is adequate, easy andcomplete comprehended by all organizer elements. Have been conducted activity to repairing ofQLD, duplication of QLD, making data bases system and manage QLD exist in floor I and 2step building. Making data bases system of QLD use program of MS Access and Visual Basic.The data bases system for mechanic document, civil document, instrumentation document,electrical document, DSP (Specification Document) and TOP (Turn Over Package).

PENDAHULUAN

Sistem dokumentasi pada Quality Live Document (QLD) pada instalasi RSG­

GAS sebagai instalasi nuklir sangat diperlukan. Sistem dokumentasi ini sangat diperlukan

karena merupakan bukti tertulis dari instalasi tersebut. Selain itu dokumentasi berisi data­

data yang lengkap tentang instalasi nuklir sehingga diperlukan suatu sistem dokumentasi

yang memadai, lengkap dan mudah dipahami oleh semua elemen pengelolanya. Sistem

dokumentasi harus dikelola secaJ'a memadai, karena :

a. Representasi dari hasil kerja organisasi pengelola RSG-GAS.

b. Sebagai bukti tertulis dari instalasi nuklir tersebut.

c. Sebagai pedoman atau pegangan untuk mengelola RSG-GAS, yang meliputi : operasi,

perawatan dan pengelolaan produk.

Sistem dokumentasi yang memadai harus memenuhi persyaratan : mudah diakses

bagi pengelolanya, lengkap, terpelihara, up to date dan memadai. RSG-GAS sebagai

instalasi nuklir telah mempunyai sistem QLD, tetapi masih terdapat bebcrapa kekurangan,

98

ISSN OR5~-5278 f1t'l1gembangaJl Sis/t'1J1PranfV [JUSOIIO

antara lain dokumen QLD yang ada saat ini belum tertata dengan rapi. Selain itu dokumcn

duplikat yang ada sudah tidak lengkap dan banyak yang rusak. Untuk dapat melayani

keperluan peminjaman dokumen QLD maka perlu dibuat duplikat dokumen yang baru dan

lengkap. Untuk itu diperlukan suatu sistem dokumentasi yang didukung perangkat lunak

maupun perangkat keras untuk pengeloJaan hingga penyimpanan informasi yang lengkap,

terstruktur dan aman. Tuj uan dari kegiatan tersebut adalah pemanfaatan dokumentasi

reaktor (QLD) secara optimal

Untuk mencapai maksud dan tujuan di atas maka diperlukan dukungan

infrastruktur berupa pembuatan rak penyimpanan, menjaga kelembaban udara, dsb. Selain

itu untuk mendukung rencana kegiatan yang akan dilakukan dalal11 uspen ini perlu

dilakukan pembenahan (inventarisasi) dokumen QLD yang ada di lantai 1 dan 2 gedung

tangga, penggandaan dokumen QLD, pembuatan sistem basis data dan perawatan

(pengelolaan) dokumen.

METHODEPELAKSANAAN

Untuk mencapai maksud dan tujuan di atas telah dilakukan beberapa kegiatan,

antara lain:

Inventarisasi dokumcn QLD

Perbaikan infrastruktur

Penggandaan dokumen QLD

Pembuatan sistem data base dokumen QLD menggunakan MS access.

Pengelolaan dokumen QLD

Pembuatan laporan

Rancangan dan Metode yang akan dilakukan untuk melaksanakan tujuan tersebut

yaitu:

a) Pengumpulan dokumen QLD baik yang asli maupun duplikat bertujuan untuk

penyusunan dokumen sehingga dokumen yang asli akan tetap terjaga keutuhannya,

sedangkan untuk memenuhi kebutuhan bagi peminjam diberikan dokumen

duplikatnya.

b) Perbaikan infrastruktur, bertujuan untuk memperbaiki sarana pendingin ruangan

sehingga suhu ruangan teljaga sehingga dokul11en tidak cepat rusak.

c) Penggandaan dokul11en, bertujuan untuk melengkapi dukomen duplikat.

99

Prosidillg Selllilwr/ICIS/! Pelleli/hlll 1'2'/1111

["hllll 200.f

ISSN OSS·1-S27R

d) Pembuatan sistem data base dokumen QLD dengan menggunakan MS access,

bertujuan untuk mempermudah dalam pengelolaan dokumen terutama untuk

mempermudah dalam pencarian dokumen.

Berhubungan kegiatan sistem dokumentasi QLD sangat luas maka dalam makalah

ini ruang lingkup dari kegiatan tersebut dibatasi sebagai berikut :

Data base yang dibuat yaitu untuk dokumen mekanik, elektrik, sipil, instrumentasi,

TOP (Turn Over Package) dan DSP (Document Specification).

Data base sistem dokumentasi QLD menggunakan MS access 1997 atau 2000.

Untuk tampilan data base ditampilkan digunakan Visual Basic versi 6.0.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dari seluruh kegiatan dihasilkan suatu dokumen QLD yang telah tersusun

dengan baik serta telah dibuat data base dokumen QLD. Data base yang telah dibuat

dalam bentuk MS Access dan Visual Basic. Data base tersebut terdiri atas data base

untuk :

a. Dokumen Mekanik, dengan field : No. System, Component, Title,

Description dan Spec. No. lumlah dokumen mekanik yang terdapat di QLD

adalah 202 bundle.

b. Dokumen Sipil, dengan field: No, Title, Component dan Supplier. lumlah

dokumen sipil yang ada di QLD adalah 67 bundle.

c. Dokumen Elektrik, dengan field: No, Title, KKS dan Description. lumlah

dokumen elektrik yang ada di QLD adalah 30 bundle.

d. Dokumen Instrumentasi, dengan field: No, Title, Spec. dan Plant section.

lumlah dokumen instrumentasi yang ada di QLD adalah 97 bundle.

e. Dokumen TOP, dengan field: no, description dan spec. no. jumlah TOP

yang ada di QLD adalah 51 bundle.

f. Dokumen DSP, dengan field: no, title, spec. no. dan description. lumlah

DSP yang ada di QLD adalah 12 bundle.

g. Selain dokumen tersebut masih ada beberapa dokumen lain yang tersimpan

di ruang dokuman yaitu dokumen amdal, dokuman X-ray, operating manual,

dokuman dari Ansaldo, dokumen RPI, hasil eksperimen dan laporan data

operasi reaktor (BAT, log book dan lembar data operasi).

100

ISSN 0&5.1-5278 Pell •.~el11h(Jl1gl1n ."'/Sfl.'!1I ..

Pro11l0 IJUS0110

Berhubung jumlah dokumcn yang ada di ruang dokumen sangat banyak, maka

dibuat suatu data base untuk memudahkan dalam pencari dokumcn yang diinginkan.

Pada data base juga diberi fasilitas untuk mencari dokumcn yang dikehcndaki

berdasarkan indeks tertentu, misal untuk mekanik, sipil, elektrik, instrumentasi dan DSP

berdasarkan Title sedang untuk TOP berdasarkan no. spec.

Bentuk tampilan untuk data base tersebut dapat dilihat pada gambar I sampat

dengan gambar 6.

f',1EJ',UUT A"1A DATA BASE DOKU~IEN QLD

PILIHAN DOKU~lEN

IFiEK~i<'1 SIPIL' 'I

~ INSTRU'vlE0JT ASI I

"KELUAP,I

TOP I

Gambar 1. l3entuk tampilan menu utama data base di QLD

DAFTAR DOKu'\1EN ~1EKANIK

No.

JUDUL

SYSTEM

[\1.22.1fot Cell

FJQ 01/03

88.001

f\K). SPEC. 138.04530.0

DESKRIPSr ~:~~cell_Lining Drilwlng

,. ~9AFTAR R8~~MENMEK,~~I1< ,mMASUKKAN [,"JUDULNY A

CARr IJ

KE MENUUT A~1A

Gambar 2. Tampilan data base untuk dokumen mekanik.

101

Prosiding ~\;e1J1il1ar lIasil I'cl1cliliall!'2TRRTa/1111l 2001

Gambar3. Tampilan data base untuk dokumen elektrik.

Gambar 4. Tampilan data base untuk dokumen instrumentasi.

Gambar 5. Tampilan data base untuk dokumen sipil.

102

ISSN OR5~-5278

ISSN 0854-5278 l'ellgel1lballgall S'islel1lProJlto lJu.S0110

Gambar 6. Tampilan data base untuk OSP.

KESIMPULAN

Dcngan sclcsainya pcnelitian ini dapat diambil bebcrapa kesimpulan antara Jain:

Penelitian dapat beljalan sesuai dengan yang direncanakan tanpa ada gangguan

yang berarti.

Sistem data base dokumen QLD telah dilakuan uji coba dan berhasil dengan

baik serta dapat digunakan untuk menunjang pengeJolaan dokumen QLD.

DAFT AR PUST AKA

- PETER WRIGHT'S, beginning Visual Basic 6, Wrox Press Ltd, 30 Lincoln road,

Olton, Birmingham 8276 PA, UK

- ADl KURNIADl, Pemrograman dengan Microsoft Visual 6, media Elektrindo,

Jakarta 2002.

103

['ros/dillg Sell/illar Ilasil Pellelillilll I' 2lRRJii/1I1ll 200./

DISKUSI

ISSN OS5~-5ns

1. Pcnanya : Acp Sacpudin Catur

PeIianyaan :

a. Sampai sejauh mana kemampuan telurusan data yang ditampilkan dalam bentuk

VB?

b. Apakah dokumen sudah termasuk gambar desain?

Jawaban :

a. Pad a lampiran data base dilengkapi dengan suatu fasil itas untuk men can

dokumen berdasarkan "judul dokumen"

b. Pada sistem dokumentasi ini hanya dibuat data base tentang dokumen-dokumen

yang ada di ruang dokumen

2. Pcnanya : Endiah Puji Hastuti

Pertanyaan :

a. Mengingat bahwa saat ini sudah banyak dilakukan penggantian komponen,

apakah sudah dilakukan pendokumentasian? Hal ini sangat diperlukan untuk

penelusuran data dan sa at dekomisioning nantinya

b. Siapa saja yang punya akses untuk menggunakannya

.Iawaban :

a Untuk dokumen yang baru dan mempunyai keterkaitan dengan QLD akan

dimasukkan ke dalam klasifikasi dokumen yang telah ada

c. Semua karyawan P2TRR berhak untuk mel ihat dokumen tersebut tetapi harus

ada ijin dan pengawasan dari U.lM

3. Pcnanya : Edison Sihombing

Pertanyaan :

a. Bagaimana keterkaitan antara tampilan dokumen di komputer dengan di lapangan

(Rak)

b. Bagaimana mekanisme dokumen-dokumen baru

Jawaban :

a. Pada file elektronik (data base) akan dilengkapi suatu field yang menunjukkan

posisi dari file di lapangan

104

ISSN 085·1-5278 l)cngcmho!1f..:(l11 S'iSfC1l1

Pronto Husono

b. Dokumen baru yang ada keterkaitan dcngan QLD akan climasukkan kc dalam

klasifikasi yang telah ada, sedang bagi dokumen baru yang ticlak ada keterkaitan

dengan QLD akan dimasukkan ke dokumcn lain-lain

4. Pcnanya : DJ. Hasibuan

Pertanvaan :

Bagaimana hubllngan antara dokllmcntasi dalam bcntuk file elektronik dengan

kondisi sllsunan dokllmen dengan rak penyimpanan

Jawaban :

Pada file elektronik akan dilengkapi suatll field yang menllnjukkan posisi dari file di

lapangan

5. Pcnanya : Dcdc ZH

Pertanyaan :

Belllln terlihatnya bentuk report (Iaporan) clari sistem data basenya. Misalnya

dokumen apa yang clipinjam...

slapa pemll1Jamnya

berapa lama peminjamannya

Jawaban :

Pad a system dokumentasi ini ruang lingkupnya hanya pembuatan data base

dokumen-dokllmen yang ada di QLD

105