PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL

1.0 TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menjamin seluruh kegiatan yang tercantum dalam Prosedur Mutu ISO 9001:2008 terlaksana sesuai dengan yang seharusnya, Prosedur ini juga bertujuan sebagai evaluasi efektivitas prosedur mutu yang ada untuk dasar perbaikan prosedur.

2.0 RUANG LINGKUPProsedur ini meliputi uraian tentang ketentuan dan tata cara pelaksanaan Audit Mutu Internal, untuk digunakan di seluruh unit kerja dan kegiatan yang terkait dengan penerapan SMM di Politeknik Telkom.

3.0 DEFINISIBerisi definisi dari singkatan, istilah, maupun entitas yang terlibat dalam prosedur ini, contoh:

3.1 PTPP : Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.3.2 RTP : Rencana Tindakan Perbaikan.3.3 Auditee : Unit kerja yang akan diaudit.3.4 Auditor : Personel yang bertugas melaksanakan audit.3.5 Tim audit : Kelompok personel (auditor) yang bertugas melaksanakan audit.3.6 Lead auditor: Orang yang memimpin tim audit.3.7 Verifikasi : Kegiatan untuk melakukan pengecekan kebenaran suatu proses.3.8 Verifikator : Orang yang bertugas mengecek dan mengetahui kebenaran suatu

proses.

4.0 REFERENSI4.1 Quality Management System ISO 9001:2008 Clause 8.2.2

5.0 KETENTUAN UMUM5.1 Tujuan audit mutu internal di Politeknik Telkom adalah :

5.1.1 Untuk menilai kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu Politeknik Tekom dengan standar ISO 9000 dan peraturan lain yang terkait.

5.1.2 Untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi penerapan sistem manajemen mutu di lingkungan Politeknik Telkom dan upaya peningkatannya.

5.1.3 Untuk menjadi bahan peningkatan mutu yang berkesinambungan.

5.2 Audit Mutu Internal dilaksanakan 2 (dua) kali dalam satu tahun.5.3 Hasil audit atau temuan audit akan dikategorikan pada 3 jenis, yaitu :

5.3.1 Major; Temuan audit dikategorikan sebagai major, apabila tidak ditemukan bukti-bukti (rekaman mutu) yang memadai sebagai tanda

1 | P a g eTotal Page 16

pelaksanaan sistem manajemen mutu dan apabila prosedur yang ada tidak dilaksanakan.

5.3.2 Minor; Temuan audit dikategorikan sebagai minor, apabila dalam penerapan sistem manajemen mutu meskipun telah didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih terdapat kekurangan dalam dokumentasi. Temuan ini juga berlaku bila terdapat penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.

5.3.3 Catatan atau observasi; Temuan audit dikategorikan sebagai catatan, apabila temuan bukan merupakan penyimpangan dari ketentuan sistem manajemen mutu, namun perlu mendapat perhatian dari audit.

5.4 Temuan audit dengan kategori major dan minor harus dituangkan dalam PTPP hasil audit dan auditee harus menuangkan dalam rencana tindakan perbaikan (RTP) untuk tidak terulangnya temuan tersebut.

6.0 KRITERIA KINERJA6.1 Hasil audit harus dibuat selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja terhitung

selesainya pelaksanaan audit dan disampaikan kepada auditee dan MR untuk tindakan perbaikan dan pencegahan.

6.2 Audit mutu internal merupakan pelaksanaan ketentuan SMM, semua pimpinan harus memberikan dukungan penuh guna menjamin kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan proses audit mutu di Politeknik Telkom.

6.3 Seluruh temuan audit harus diselesaikan selambat-lambatnya 2 (dua) bulan sejak ditemukannya temuan tersebut. Temuan dinyatakan selesai apabila telah diverifikasi oleh tim verifikator yang ditetapkan oleh MR.

2 | P a g eTotal Page 16

7.0 ALUR KERJA

3 | P a g eTotal Page 16

4 | P a g eTotal Page 16

8.0 DESKRIPSI ALUR KERJA8.1 Perencanaan Audit Mutu Internal

1. MR menetapkan program Audit Mutu Internal dengan menerbitkan surat tugas dan menetapkan surat pemberitahuan AMI.

2. Lead Auditor yang ditunjuk kemudian menganalisa fungsi/tugas utama auditee dan membuat rencana dan jadwal audit.

3. MR dan lead auditor melaksanakan rapat pra-audit untuk menganalisa rencana dan jadwal AMI uang diusulkan lead auditor.

4. Setelah rencana disetujui, MR mengesahkan rencana AMI ke unit yang akan diaudit.

8.2 Pelaksanaan dan Perbaikan Audit Mutu Internal1. Pihak Auditee (pimpinan auditee dan staff auditee) melaksanakan pertemuan

pembuka dengan Tim Audit untuk menyelaraskan rencana audit yang akan dilaksanakan ke seluruh bagian auditee.

5 | P a g eTotal Page 16

2. Tim Audit melaksanakan audit dan mengevaluasi hasil audit.3. Tim Audit membuat laporan hasil audit untuk diserahkan kepada MR.4. Auditee dan Tim Auditor melaksanakan pertemuan penutup untuk melakukan

konfirmasi hasil temuan. Pertemuan ini harus dihadiri oleh seluruh tim audit, pimpinan auditee dan staff auditee.

5. Apabila terdapat temuan:a. Auditee menyusun RTP yang akan dievaluasi oleh MR.b. Auditee melaksanakan perbaikan sesuai dengan RTP yang telah

dievaluasi oleh MR.6. Tim Verifikasi akan melakukan verifikasi terhadap hasil audit.7. Tim Verifikasi membuat laporan verifikasi dan menyerahkan laporan tersebut

ke MR.8.3 Pembentukan Tim Verifikator

1. MR menetapkan tim verifikator dengan menerbitkan surat tugas.2. Tim verifikator membuat jadwal verifikasi dan melaksanakan verifikasi

terhadap hasil AMI yang telah dilakukan oleh Tim Audit.

9.0 PENGECUALIAN9.1 . Apabila audit dianggap kurang memuaskan, lead auditor atau Management

Representative berwenang untuk melakukan audit ulang. Hal yang sama juga berlaku apabila laporan audit kurang memuaskan. Keputusan pengulangan audit ditetapkan oleh Management Representative.

9.2 Apabila terdapat perselisihan atas kategori temuan (major/minor/catatan) maka kategori temuan akan ditetapkan oleh Management Representative. Perubahan kategori ini (apabila terjadi) harus disahkan oleh lead auditor atau verifikator, dengan tetap menyertakan temuan sebelumnya.

9.3 Pengunduran waktu audit dan jadwal yang sudah ditetapkan, harus dengan persetujuan Management Representative. Permohonan pemunduran audit tersebut harus dilakukan secara tertulis.

10.0 LAMPIRAN10.1 Pedoman umum audit.10.2 Form Rencana Audit Mutu Internal10.3 Form Checklist Audit10.4 Form Laporan Audit Mutu Internal (Resume Kegiatan)10.5 Form Laporan Pelaksanaan AMI10.6 Form Laporan Temuan Audit : PTPP (Audit Mutu Internal)10.7 Form Laporan Temuan Audit dengan kategori Catatan/Observasi10.8 Form RTP

6 | P a g eTotal Page 16

PEDOMAN UMUM AUDIT

1.0. Pedoman pelaksanaan pertemuan pembukaan

1.1. Pertemuan pembukaan dipimpin oleh pimpinan auditee dan dihadiri oleh :a. Pimpinan auditee.b. Staf auditee.c. Tim auditor.

1.2. Agenda pertemuan pembukaan adalah :a. Penjelasan dari pimpinan auditee, tentang :1. Organisasi dan staf yang menjadi tanggung jawabnya.2. Tanggungjawab auditee dalam sistem manajemen mutu.3. Lain-lain yang dianggap perlu.b. Penjelasan dari lead auditor, tentang rencana audit untuk auditee.

1.3. Bukti hadir harus dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan auditee.1.4. Diharapkan pelaksanaan pertemuan pembukaan dilaksanakan dengan waktu tidak

lebih dari satu jam.

2.0. Pedoman Proses Audit

2.1. Menemui auditee sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah disepakati.2.2. Membuka pertemuan dan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan proses audit.2.3. Menanyakan ruang lingkup tanggungjawab area yang diaudit.2.4. Meminta dan memeriksa bukti-bukti yang dapat dijadikan dasar/bukti pemenuhan

terhadap ketentuan sistem manajemen mutu. Bukti-bukti tersebut mencakup penjelasan dan atau prosedur / instruksi kerja tertulis yang berlaku.

2.5. Dalam proses audit, auditor harus memahami bahwa audit mutu bertujuan untuk mendapatkan fakta bukan kesalahan.

3.0. Pedoman pelaksanaan pertemuan penutup

3.1. Tujuan utama adalah untuk menyampaikan hasil temuan audit, sehingga auditee memahaminya.

3.2. Pertemuan dihadiri oleh auditee (pimpinan beserta staf dan tim auditor) sekurang-kurangnya lead auditor.

3.3. Agenda :1. Lead auditor menyampaikan hasil/temuan audit beserta kategorinya.2. Lead auditor menyampaikan kesimpulan efektivitas dan efisiensi penerapan sistem

manajemen mutu di unit kerja tersebut.3. Tanya jawab (bila perlu).4. Penutup oleh pimpinan auditee.

3.4. Bukti hadir acara ini harus dibuat, ditandatangani oleh pimpinan auditee dan disimpan oleh auditee (satu copy untuk tim auditor).

3.5. Tanggungjawab penetapan dan pelaksanaan langkah-langkah perbaikan dan pencegahan berada pada pihak audit. Tim audit dapat diminta untuk memberikan rekomendasi tindakan perbaikan dan pencegahan, namun bersifat tidak mengikat.

3.6. Apabila terdapat ketidak sesuaian atas hasil/temuan audit, maka dapat disampaikan kepada Management Representative.

7 | P a g eTotal Page 16

8 | P a g eTotal Page 16

RENCANA AUDIT MUTU INTERNAL

1. TUJAUNAudit Mutu Internal bertujuan untuk ____________________________________________________

2. RUANG LINGKUPAudit Mutu Internal ini akan meliputi audit _______________________________________________

3. REFERENSIProsedur Audit Mutu Internal No. STTMCA/PM-8.2.2/02

4. TIM AUDITa. Lead auditor : ______________________________b. Auditor-1 : ______________________________c. Auditor-2 : ______________________________d. Observer/peninjau : ______________________________

5. JADUAL AUDIT

a. Perencanaan AuditTanggal Waktu Kegiatan Pelaksana Lokasi

b. Pelaksanaan AuditTanggal Waktu Kegiatan Pelaksana Lokasi

c. Pelaporan Hasil AuditTanggal Waktu Kegiatan Pelaksana Lokasi

9 | P a g eTotal Page 16

Nomor Audit : AAAAA/AMI-XX/XX

Tanggal Audit : tgl…..bulan… tahun

Auditee : 1. ……… ……………………

2. Bagian …………………..

3. Bagian …………………..

d. Tindakan PerbaikanTanggal Waktu Kegiatan Pelaksana Lokasi

6. FORMULIR YANG DIGUNAKANa. Form PTPPb. Form RTPc. Form temuan dengan kategori Catatan/Observasid. Checklist Audit

7. KATEGORI TEMUANTemuan dalam Audit Mutu Internal ini dikategorikan ________________________________________

8. KETENTUAN RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN9. KETENTUAN LAPORAN AUDIT10. LAIN-LAIN11. LAMPIRAN

a. Struktur Organisasi Auditeeb. Matriks Tanggungjawabc. Checklist Auditd. Form PTPPe. Form Temuan dengan Kategori Catatan/Observasif. Form RTP

…….……………., tgl…bulan…thn

Mengetahui/menyetujuiMR Lead Auditor

(………………………) (……………………..)

10 | P a g eTotal Page 16

CHECKLIST AUDIT MUTU INTERNAL

No Checklist Audit Unit Kerja Terkait

………………………., tgl..bulan….thn

Lead Auditor

(………………………)

11 | P a g eTotal Page 16

Nomor Audit : AAAAAMI-XX/XX

Tanggal Audit : tgl…..bulan… tahun

Auditee : 1. ……… ……………………

2. Bagian …………………..

3. Bagian …………………..

Contoh Resume Kegiatan Laporan Audit Mutu Internal

Laporan Audit Mutu Internal

POLITEKNIK TELKOM

Nomor Audit : AAAACA/AMI-XX/XX Tanggal Audit :

Auditee Tim Auditor

Unit kerja :

1. ..............................2. ..............................3. ..............................4. ..............................5. ..............................

Tim Audit :

1. ....................... (Lead auditor)2. ....................... (Auditor)3. ........................ (Auditor)4. .....................

Bandung, ...... - ....... - 20...Lead Auditor

(.....................)

12 | P a g eTotal Page 16

Form Laporan Pelaksanaan Audit Mutu Internal

LAPORAN PELAKSANAAN

AUDIT MUTU INTERNAL

POLITEKNIK TELKOM

Tanggal Waktu Lokasi Aktivitas Keterangan

13 | P a g eTotal Page 16

………………, tgl…bln…thn

Lead Auditor

(____________________)

Contoh Form Laporan Temuan Audit : PTPP

LAPORAN TEMUAN AUDIT

PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

HASIL AUDIT MUTU INTERNAL

Auditee :

No. PTPP : ____________________

Tanggal : ____________________

Ref. ISO-9000:2000 : ____________________

Uraian Temuan :

Kategori Temuan : Major Minor

Auditor Lead AuditorBagian Yang

Bertanggungjawab

Nama

Tanggal

Tandatangan

Kolom Verifikasi ; Di isi apabila Rencana Tindakan Perbaikan (RTP) telah dibuat dan dilaksanakan oleh auditee.

Verifikasi

Tanggal : ________________

Nama : ________________

Ttd : ________________

Komentar Verifikasi :

14 | P a g eTotal Page 16

Nomor Audit : AAAA/AMI-XX/XX

Tanggal Audit : tgl…..bulan… tahun

form Laporan Temuan Audit dengan Kategori Catatan/Observasi

LAPORAN TEMUAN AUDIT

KATEGORI CATATAN/OBSERVASI

AUDIT MUTU INTERNAL

No. Klasul Uraian Temuan

Auditor Pimpinan Auditee

Nama

Tanggal

Tandatangan

15 | P a g eTotal Page 16

Nomor Audit : AAAAA/AMI-XX/XX

Tanggal Audit : tgl…..bulan… tahun

RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

UNIT KERJA : _____________________

No. Masalah/Temuan ReferensiAnalisa Penyebab

Utama

Rencana Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Penaggung jawab

Target Waktu Penyelesaian

Status

Disusun Oleh Diketahui Oleh (MR)

Nama (auditee ybs)

Tanggal

Tanda tangan

16 | P a g eTotal Page 16