PROPOSAL

SET UP LABORATORIUM PENGUJI ATAU KALIBRASI

SESUAI ISO/IEC 17025:2005

UNTUK PROSES AKREDITASI OLEH KOMITE AKREDITASI NASIONAL (KAN)

 

 

PENDAHULUAN

 

ISO/IEC 17025:2005 (General Requirement For The Competence Of Testing And Calibration Laboratory) adalah merupakan Persyaratan Umum Kompetensi Untuk Laboratorium Penguji Dan Kalibrasi.  ISO/IEC 17025: 2005 ini telah diterapkan di setiap negara baik untuk laboratorium penguji maupun laboratorium kalibrasi yang ingin diakreditasi oleh Lembaga Akreditasi di suatu Negara, di Indonesia lembaga akreditasi tersebut adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN).

 

Persyaratan ISO/IEC 17025:2005 tersebut terdiri dari dua bagian utama, yaitu : persyaratan manajemen dan persyaratan teknis.  Mengingat suatu pengukuran dan pengujian memiliki cakupan yang sangat luas dan bersifat komplek, maka adanya pemenuhan terhadap seluruh persyaratan yang ada pada persyaratan ISO/IEC 17025:2005, baik itu persyaratan teknis maupun persyaratan manajemen, akan mendukung hasil-hasil pengukuran dan pengujian yang akurat dan konsisten dalam jangka panjang.

 

Manfaat akreditasi laboratorium diantaranya adalah untuk mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi dalam kegiatan pengukuran dan pengujian di laboratorium, meningkatkan daya saing agar lebih kompetitif, meningkatkan konsistensi mutu data hasil pengukuran dan pengujian, serta meningkatkan daya saing agar lebih kompetitif.

 

Selain itu adanya saling pengakuan terhadap hasil pengukuran dan pengujian yang dilakukan oleh laboratorium di suatu negara yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO/IEC 17025:2005, akan diakui juga oleh negara-negara lain penandatangan MRA (Mutual Recognition Agreement) di lingkungan ILAC (International Laboratory Acreditation Cooperation) maupun APLAC (Asia Pacific Laboratory Cooperation).

 

Sehubungan dengan itu, proposal ini kami hadirkan untuk menawarkan kerjasama dalam  membantu perusahaan mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu sesuai ISO/IEC 17025:2005, dan untuk memperoleh status akreditasi dari KAN.

 

 

MAKSUD DAN TUJUAN

 

Kegiatan dimaksud adalah pengadaan jasa konsultansi teknis persiapan, pembuatan dan pembenahan dokumen sistem manajemen mutu sesuai ISO/IEC 17025:2005, dalam rangka memperoleh status akreditasi dari KAN. Pembuatan dan pembenahan dokumen sistem manajemen mutu meliputi : Panduan Mutu, prosedur, Instruksi Kerja, form-form, serta dokumen penunjang lainnya. Berdasarkan hal tersebut di atas konsultan akan membantu perusahaan dalam hal:

1. Pemahaman Sistem Manajemen Mutu dan langkah implementasinya, melalui pelatihan-pelatihan dan bimbingan secara langsung.             

2. Menyempurnakan Sistem Manajemen Mutu yang meliputi : Penyusunan Panduan Mutu, prosedur, Instruksi Kerja, form-form, serta dokumen penunjang lainnya, sesuai dengan standar ISO/IEC 17025:2005. 

3. Membantu perusahaan selama masa persiapan dan proses akreditasi oleh KAN, dalam hal mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk proses akreditasi.

 

 

 

LINGKUP KEGIATAN DAN PROGRAM KEGIATAN

 

Lingkup kegiatan yang kami tawarkan dalam membantu perusahaan mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu  ISO/IEC 17025:2005 untuk memperoleh status akreditasi dari KAN  terdiri dari enam tahap, yakni:

                           

Tahap 1              Persiapan

Tahap 2              Pelatihan pengenalan dan penyusunan dokumen sistem

                 manajemen mutu laboratorium

Tahap 3              Pembuatan dokumen sistem manajemen mutu laboratorium

Tahap 4              Pelatihan internal audit dan ketidakpastian pengukuran

Tahap 5   Implementasi dokumen sistem manajemen mutu

Tahap 6   Akreditasi

 

Adapun rincian dari setiap tahap kegiatan dimaksud adalah sebagai berikut:

Tahap 1  Persiapan

a.               Langkah awal yang akan kami laksanakan adalah melakukan tinjauan terhadap sistem manajemen mutu organisasi perusahan. Kegiatan ini meliputi; tinjauan terhadap dokumen sistem manajemen mutu (SMM) yang sudah ada di laboratorium, serta penyusunan program kerja atau jadwal kegiatan.                

b.               Pelatihan pemahaman ISO/IEC 17025:2005 (ISO Awareness) selama 1 hari dengan tujuan  memberikan pemahaman pada pimpinan puncak, staf dan karyawan perusahaan tentang konsep dasar dan substanasi sistem manajemen mutu,  persyaratan,  tujuan, rasional dan manfaat SMM ISO/IEC 17025:2005.

Pelatihan ini perlu diikuti oleh pimpinan puncak di perusahaan, staff manajerial, dan staf laboratorium, yang merupakan representasi dari fungsi-fungsi yang ada diperusahaan yang nantinya bertanggung jawab terhadap pengembangan dan implementasi ISO/IEC 17025:2005, maupun untuk pemeliharaan SMM sesudah akreditasi.

Tahap 2 Pelatihan penyusunan dokumen SMM

a. Pelatihan penyusunan dokumen SMM ISO/IEC 17025:2005, memberikan bekal dan pemahaman kepada laboratorium tentang butir-butir persyaratan yang ada dalam ISO/IEC 17025:2005, yaitu persyaratan manajemen dan persyaratan teknis.

b. Menjelaskan tentang butir-butir yang ada di dalam ISO/IEC 17025:2005, dan membantu laboratorium menjabarkannya dalam dokumen SMM, yaitu: Panduan Mutu, Prosedur, Instuksi Kerja, Form-form, dan dokumen penunjang lainnya yang dibutuhkan.

 

Dibentuk tim khusus untuk membuat, memelihara dan memantau penerapan dokumen SMM di laboratorium.  Tim yang dibentuk wajib mengikuti pelatihan penyusunan dokumen SMM.  Selain tim yang dibentuk untuk kepentingan penerapan SMM ISO/IEC 17025:2005, pelatihan ini juga wajib diikuti oleh staf di laboratorium.

 

Tahap 3              Pembuatan dokumen SMM laboratorium

Pembuatan dokumen ini dilakukan oleh konsultan dan tim ISO/IEC 17025:2005 yang dibentuk oleh perusahaan.  Pembuatan dokumen ini meliputi : Panduan Mutu, Prosedur, Instuksi Kerja, Form-form, dan dokumen penunjang lainnya yang dibutuhkan.

 

Tahap 4              Pelatihan internal audit dan ketidakpastian pengukuran

a. Pelatihan internal audit dilakukan untuk memberikan bekal kepada laboratorium tentang bagaimana tatacara melakukan kegiatan internal audit.  Berdasarkan persyaratan ISO/IEC 17025: 2005 internal audit wajib dilakukan oleh laboratorium.  Materi pelatihan merupakan gabungan antara teori dan praktek.

b. Laboratorium melaksanakan kegiatan internal audit secara mandiri, dibimbing oleh konsultan.  Dari hasil pelaksanaan internal audit ini akan dibuat laporan internal audit, sebagai bahan untuk malakukan kaji ulang manajemen.

c. Pelatihan ketidakpastian pengukuran meliputi teori dan praktek, ISO/IEC 17025:2005 mensyaratkan bahwa setiap hasil pengujian harus dilakukan penghitungan ketidakpastian pengukurannya menggunakan metoda statistik.

 

Tahap 5   Implementasi dokumen sistem manajemen mutu

a. Setelah semua dokumen selesai disusun, langkah selanjutnya adalah pengesahan dan pendistribusian dokumen. Pada tahap ini kami akan memberikan bimbingan tentang tata cara pengesahan dan pendistribusian dokumen.

b. Implementasi dokumen SMM diawali dengan pencanangan implementasi atau penerapan sistem yang dilakukan secara resmi. Sehingga mulai dari hari pencanangan tersebut seluruh staf dan teknisi laboratorium sudah harus menerapkan semua ketentuan yang tertuang dalam dokumen SMM ISO/IEC 17025:2005. Seluruh dokumen yang ada tersedia dan mudah di dapat bagi siapa saja yang memerlukan.  Untuk beberapa dokumen yang penting diberi status terkendali.

 

Tahap 6   Akreditasi

Tahap akhir dari proses penerapan dan perolehan status akreditasi bagi laboratorium adalah mengajukan surat permohonan akreditasi ke KAN dan mengisi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan. Pada umum nya proses akreditasi oleh KAN adalah meliputi kegiatan audit kecukupan dokumen SMM dan audit lapangan. Dalam hal ini konsultan membantu laboratorium mempersiapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk kelancaran proses akreditasi dan mendampingi laboratorium pada saat dilakukan audit lapangan oleh asesor dari KAN.

STRATEGI KONSULTASI

Keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO/IEC 17025:2005 selain ditentukan oleh komitmen manajemen juga sangat ditentukan oleh keandalan daripada sistem itu sendiri dan personil di laboratorium. Karenanya proses pengembangan sistem menjadi sangat menentukan,     maka untuk menjamin efektifitas proses bimbingan kami menggunakan pendekatan dan strategi sebagai berikut:

 

1. Memberdayakan tim verja/tim Penyusun Dokumen yang ada  di perusahaan atau laboratorium semaksimal mungkin melalui bimbingan secara intensif guna meningkatkan kemampuan dalam penyusunan dokumen dan penerapan dokumen sistem manajemen mutu, sehingga terjadi proses transfer of knowledge.

2. Dalam pengembangan dokumen sistem manajemen mutu, kami akan terlibat secara langsung. Artinya kami akan hadir di perusahaan bersama-sama dengan tim penyusun dokumen guna membimbing tim mulai dari pengidentifikasian dokumen, penyusunan dokumen, dan pengesahan dokumen.  

3. Mengingat pengembangan dan penyusunan dokumen SMM harus dilakukan secara intensif, maka kami juga membuka kesempatan kepada perusahaan untuk konsultasi menggunakan media komunikasi seperti; telepon, email, sms, dan lain sebagainya. Dengan demikian, meskipun kami tidak ada jadwal di perusahaan, pihak perusahaan tetap dapat berkomunikasi dengan kami.

 

PERKIRAAN WAKTU PENGEMBANGAN DAN SUMBER DAYA

Perkiraan waktu pengembangan yang dibutuhkan terhitung sejak dimulainya kegiatan yang ditandai dengan penandatangan kontrak kerjasama sampai dengan diterimanya sertifikat akreditasi dari KAN diperkirakan selesai selama 8 (delapan) sampai 10 (sepuluh) bulan, dengan catatan perusahaan harus menyediakan sumber daya dan waktu yang cukup bagi kegiatan ini. Dalam jangka waktu tersebut kami akan memberikan bimbingan atau bantuan secara langsung ke perusahaan sejumlah 29 man-days, seperti terlampir dalam rencana kegiatan.

 

SYARAT-SYARAT KERJASAMA

1. Kegiatan konsultasi ini akan dilakukan bila telah ditandatanganinya dokumen kerjasama, dalam hal ini penandatanganan surat perjanjian kontrak. 

2. Berkaitan dengan jaminan kerja, kami akan berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan program kerja dan sasaran dalam batas waktu dan biaya yang disetujui. Jika dalam keadaan khusus kami berhalangan memberikan pelayanan/menjalankan kewajiban, sehingga menyebabkan perlunya tambahan waktu dan usaha, maka penambahan biaya berapapun akan menjadi beban kami sendiri dan tidak akan menambah biaya perusahaan.  Apabila hal tersebut terjadi karena disebabkan oleh perusahaan tidak menyediakan tekad dan sumberdaya yang cukup kami akan memberitahukan sebelumnya secara tertulis.

3. Berkaitan dengan kerahasiaan, kami akan berusaha untuk melindungi dengan segala cara segala rahasia dan informasi yang didapat selama berlangsungnya proses konsultasi.

4. Hal-hal lain yang belum disebutkan di atas akan dibicarakan secara musyawarah dan mufakat dengan pihak perusahaan atau melalui pengaturan dalam kontrak kerja.

 

 

PENUTUP

Demikian proposal penawaran ini kami sampaikan, dan kami akan sangat senang sekali bila  memperoleh kesempatan dan kepercayaan membantu laboratorium mengembangkan dan menerapkan SMM ISO/IEC 17025:2005 sampai dengan memperoleh status akreditasi dari KAN . Sebagai penutup, apabila ada ketidak jelasan atau hal-hal yang perlu diklarifikasi dari  usulan/penawaran yang kami sampaikan, kami selalu terbuka untuk dapat dihubungi setiap waktu. Untuk itu jangan ragu, silahkan menghubungi :

 

Ir. Rusdiati Rumiah, MSi

Email : rusdiati@yahoo.com

Hp    : 08122119905

Flexi : 022-70524106

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

D/RUSDIATI.Proposal Set Up Lab 17025:2005 web