presentasi sistem manajemen mutu 2.3

International Training Centre of the ILO, 2007©

Module QU – 2.3

Learning Unit 3

Communicating Effectively and Efficiently

International Training Centre of the ILO, 2007© QU – 2.3 - TR. 2

LU3-Learning objectives

•define the nature of communication;• define the concept of communication;•explain the relationship between communication and the interpretation of meanings;•describe the functions and the different types of communication;•analyse the elements, the process and the barriers to communication and how they interact; •describe the major components of spoken and written communication;•define the factors that lead to effective communication;•analyze and compare personal communication styles;•explain the motivational value system


LU3-Main topics

LU 3-1 “Communicating effectively and efficiently” LU 3-1 “Communicating effectively and efficiently”

3.13.1 The communication processThe communication process

3.1.13.1.1 The nature of communicationThe nature of communication

3.1.2 Defining communication 3.1.2 Defining communication

3.1.3 3.1.3 Communication: the interpretation of meaningsCommunication: the interpretation of meanings

3.1.43.1.4 The functions of communicationThe functions of communication

3.1.53.1.5 Types of communication Types of communication

3.1.63.1.6 Defining the communication process Defining the communication process

3.1.7 3.1.7 The elements of the communication process The elements of the communication process

3.1.8 3.1.8 How the different elements interact together How the different elements interact together

3.1.93.1.9 Barriers to communication Barriers to communication

3.1.10 Setting boundaries3.1.10 Setting boundaries


LU3-Main topics

3.33.3 Written communication Written communication

3.3.1 Effective writing3.3.1 Effective writing

3.3.2 Effective reading3.3.2 Effective reading

3.43.4 What and when of effective communication What and when of effective communication

3.4.1 Factors that lead to effective communication3.4.1 Factors that lead to effective communication

3.4.2 What is your communication style?3.4.2 What is your communication style?

3.4.3 3.4.3 The motivational value system The motivational value system


What is communication?

COMMUNICATION

…is derived from the Latin word communis = sharing experiences

…is the transfer of conveying meaning

…happens when one mind affects the other

…is the mechanisms through which human relations exist and develop, or share experience on the basis of commonness

What does communication mean to you?


The functions of communication

In a social system, communication has different functions…

COMMUNICATION

cultural promotioneducation

debate and discussion

entertainment

persuasion

information

integration


Types of communication

There are 4 types of communication:

1. INTRAPERSONAL COMMUNICATION :

it takes place within a person

it is like talking and listening to oneself

2. INTERPERSONAL COMMUNICATION:

it takes place between two persons

it is considered as ideal because one can get immediate feedback from the other


Types of communication (2)

3. GROUP COMMUNICATION :

more than 2 individuals are involved in exchange of ideas, skills and interests

it provides an opportunity for direct group interaction.

it is time consuming

4. MASS COMMUNICATION :

it has large number of audiences

it transmits messages through mass media (radio, TV, magazines, Web, …)


Defining the communication process

5 basic questions to bear in mind when analysing the

communication process

who says ?

what ?

in which channel ?

to whom ?

with what effect ?


Defining the communication process (2)

The communication process can be described as a REINFORCING LOOP :

it is a cycle which constantly renovates itself in a never ending interpretation cycle

interpreting

previous knowledge

background of abilities

receiversender


The elements of communication process

sender

channel

message

context

receiver

feedback

noise


How the different elements interact together?


Barriers to communication

There are 2 types of barriers that distort the flow of communication

barriers due to the external factors

barriers due to the sendersand the receivers

differencesin perceptions

languageproblems

incorrectfiltering

differingemotional states

poorlistening

differingbackgrounds

conflictingmessages

poor printing impression

car traffic

different technologies

bad qualityinstruments

noisycolleagues


Barriers at the sender’s level

The sender…

…may lack self-knowledge regarding strengths and weaknesses of the communicator

…may not have adequate information to pass on the receiver information under-load

…may have so much information that he/she presents it in a way that confuses the receiver information over-load

…may lack competence in presentation skills (speaking and writing)

…dislikes the receiver and the receiver dislikes him/her

…may not know the receiver


Barriers that can occur during transmission…

During transmission it may occur that…

…noises makes it difficult for the receiver to hear what is being said

…static on telephone line causes problems in communication

…the message has to travel through many links before reaching its destination

…the message is subject to distortion due to multiple interpretation

…a message repeated through different channels of communication can lead to a communication breakdown


Barriers at the receiver’s level

The receiver….

…is a non-listener

…is threatened by the message or it contradicts what he/she already knows

…has interests that are ignored by the sender when communicating;

…is impatient and will not remain attentive through the communication process;

…has a negative attitude toward self, message or sender;

…has a physical impairment that prevents him/her from understanding

…lacks receiving skills (reading and listening )

…does not understand the terms used in the message;


Barriers at the feedback level

During the feedback phase, it may happen that…

…feedback is not provided since is not possible to know the effect that the communication has had on the receiver

…delayed feedback causes communication problems because corrective action cannot be taken on time

…if the feedback is judgmental and evaluative, there could be a communication breakdown since the receiver is likely to respond more to what it does to his/her self-esteem than to what it says

Look at a) Guidance noteb) Activity QU

2.3 – AS 1/7


Setting boundaries

BOUNDARY = anything that marks a limit

BOUNDARY- SETTING…

…considers the need of the other person, but it does not always accommodate them

…always takes one’s own needs into account and relies on honest and direct communication


Mengatur batasan-batasan (2)

untuk Mengatur batasan-batasan kamu harus

memelihara perasaan yang sehat terhadap diri sendiri

tentukan prioritas teratas

beranilah untuk berkata tidak untuk hal lain

pikirkan menang-menang= pikirkan hal positiv

tanamkan dalam pikiran bahwa musuh yang “paling baik” adalah seringkali yang “baik”


2.3 – AS 2/7


Komunikasi lisan

Berbicara yang efektif adalah seni menggunakan suatu lambang untuk berbicara atau bertindak melalui lambang

Mengadopsi suatu pendekatan sistem yang akan kita visualisasikan komunikasi lisan sebagai berikut

Pembicara

Katakan apa yang ingin kita

selesaikan

Pendengar


Komunikasi lisan (2)

Dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe bicara:

1. ASSERTIVE : Pernyataan,tuntutan

3. KOMISIVE :

harapan, penawaran

2. DIRECTIVE :

Permintaan, perintah

menyatakan keyakinan

menyatakan keinginan kita

menyatakan tujuan kita


Pedoman untuk menjadi pembicara yang baik

Untuk menjadi pembacara yang baik kita harus:

Penggerak motivasi

Bersiaplah

Menjadi jelas

Menjadi sederhana

Dengan visual

Secara alami Look at a) Guidance noteb) Activity QU

2.3 – AS 3/7


Pendengar yang Efektif

MENDENGAR

•Mendengar = proses fisik dengan rangsangan indera pendengar dan disampaikan ke otak.

Ada 4 macam tingkat Pendengaran

Pendengar Pasif

Pendengar Untuk

Mengetahui

Pendengar Aktif

Pendengar Dengan Empati


Pendengar yang Efektif (2)

1 Pendengar Pasif

Pendengar pasif atau dengan perhatian, sebenarnya kita tertarik untukmendengarkan dan dapat memahami pandangan orang lain, tetapi tetap pasif dan

tidak memverifikasinya. Pendengar pasif mengisaratkan bahwa respon daripendengar tidak aktif. Mungkin sebenarnya ada pembicaraan oleh pendengar pasif,

namun dalam cara yang terbatas.

2

Orang orang ini mungkin tidak tertarik berinteraksi dengan yang lain. Mereka hanya ingin menambah inti pengetahuan. Ketika pendengar untuk mengetahui dilibatkan,

catatan yang akurat adalah hal yang vital.

Pendengar untuk Pengetahuan



3 Pendengar Aktif

Pendengar aktif adalah memahami dunia orang lain,bernilai, peduli, dan mempunyai kerangka acuan. Seorang pendengar yang baik

memungkinkan pembicara merasa didengar, dimengerti dan diterima.

Untuk menjadi Pendengar yang aktif kita dilarang …

Membantah

Menginterupsi

Membuat penilaian

Memberi saran kecuali diminta secara khusus

Menggeser Pengetahuan ke diri sendiri

Mencoret



3 Pendengar dengan empati

EMPATI = suatu identifikasi dengan atau pengalaman perasaan atau pikiran dari orang lain. Pendengar dengan empati adalah adalah suatu kedalaman dari mendengarkan yang aktif dan muncul pada tingkat perasaan dan emosi

Mendengarkan dengan empati adalah memungkinkan jika kita : Memilih waktu yang tepat untuk mendiskusikan masalah Jernihkan pikiran kita dari masalah pribadi Jagalah kesunyian sepanjang pembicara berbicara ketika sedangmengindentifikasi dan mengekspresikan perasaan dan emosinya.


Komunikasi non verbal

Lebih dari 80% komunikasi disampaikan dan diterima tanpa kata-kata melalui berbagai cara (contoh :ekspresi wajah, gerakan, dll..)

Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah….

KOMUNIKASINON- VERBAL

Mengganti

KontradiksiPengaturan

Melengkapi


2.3 – AS 4/7


Komunikasi tertulis

Hal pertama untuk menulis secara efektif adalah mengetahui alasan kenapa kamu menulis :

Apa yang ingin kamu selesaikan?

Penulis

Apa yang akan kita selesaikan?

Pembaca


Komunikasi tertulis (2)

Dalam rangka meningkatkan efektifitas kita baik sebagai pembaca dan penulis, kita harus memberi perhatian dan menjawab pertanyaan berikut dibawah ini :

• Bagaimana keinginan kita untuk menghadirkan diri kita sendiri dalam tulisan?

• Ditujukan kepada siapa?• Bagaimana seseorang menghasilkan

gagasan?• Adakah standard format yang

diikuti?


Komunikasi tertulis (3)

Langkah pertama untuk menulis secara efektif adalah ....

Ketahuilah alasanmu mengapa kamu menulis

Membentuk/merangsang gagasan kita

Mengorganisasi pikiran

Menyempurnakan presentasi

Kenali peserta yang kamu targetkan dan pilih tipe bahasa (formal/informal) yang akan kamu gunakan.


2.3 – AS 5/7


Membaca yang efektif

Membaca mungkin menjadi elemen penting dalam studi kita, di sisi lain menulis yang efektif sangat erat hubungannya dengan membaca.

Untuk membaca secara efektif kamu harus : 1. Fokus pada tujuan kita membaca, apa yang ingin kita penuhi2. Buka pikiranmu dan nikmati bacaannya

Ada 4 macam level membaca

Mengamati bacaan

Membaca sepintas

Membaca cepat

Membaca aktif


Membaca yang efektif (2)

1 Mengamati bacaan

Kita menggerakkan mata dengan cepat diatas kertas untuk mencari kata-kata khusus atau phrasa yang relevan terhadap tugas yang sedang kita kerjakan.Ini bermanfaat untuk melihat bagian dari tulisan jika bermanfaat untuk kita

2

Pada level ini kita boleh melanjutkan membaca tulisan dan membaca dengan cepat untuk mendapatkan point-point penting, dan menghapus yang kecil-kecil. Ini

bermanfaat untuk sepintas.

Membaca dengan sepintas


Membaca yang efektif (3)

3 Membaca cepat

Membaca cepat membantu kita membaca dan memahami tulisan lebih cepat. Ini merupakan suatu ketrampilan yang penting dalam lingkungan apapun dimana kita menguasai volume yang besar dari informasi dengan cepat.Sebelum menggunakan tipe membaca ini, sangat penting untuk mengetahui informasi apa yang kita inginkan dari dokumen tersebut.

4

Membaca dengan aktif adalah ketika kita membaca setiap kata, dan belajar daritulisan.Ketika kita membaca suatu dokumen dengan teliti, membaca sepintas seringkalimembantu jika kita mengangkat kepermukaan, menggarisbawahi danmencatatnya karena kita harus terus membaca.

Membaca dengan aktif


Faktor-faktor yang mengarahkan komunikasi efektif

Untuk menjadi komunikator yang efektif kita

harus ....

Mempunyai Pengetahuan sendiri dan memahami orang lain

Menjelajah keinginan dan perasaan

Tafsiran/ringkasan

Tes untuk konsensus dan Meningkatkan partisipasi

Menjadi pro aktif

Menghindari kurang percaya diri dalam berbicara


2.3 – AS 6/7


Apa gaya komunikasi saurada?

• Memahami gaya pribadi komunikasi akan terus maju membantu kita menciptakan kesan yang baik dan kesan yang kekal pada orang lain.

Cara kita berkomunikasi tergantung pada

Motivasi dalam Diri kita

Komunikasi yang berharga

Perilaku mempelihatkan 20 persen dari kita dapat diarahkan untuk menentukan tujuan Motivasi adalah 80 persen yang lainnya, sesuatu yang tidak dapat diobservasi langsung, berhubungan dengan latar belakang dari kemampuan dan pengetahuan sebelumnya. Hal ini mendasari cara kita menyaring dan menerima dunia sekitar kita.


Sistem motivasi yang berharga

Sistem motivasi yang berharga • alat yang baik untuk menyederhanakan dan memperbaiki hubungan sosial kita• Mengklasifikasi motifasi dibelakang tingkah laku

Dibedakan menjadi 3 macam motivasi berdasarkan tingkah laku

altruisticnurturing

assertivedirecting

analyticautonomising


The motivation value system (2)

the basic sense of worth comes from caring about others

they feel good when they are acknowledged for their help

the basic sense of worth comes from getting things done

they feel good when they can achieve results

1 ALTRUISTIC-NURTURING

2 ASSERTIVE DIRECTING



the basic sense of worth comes from the achievement of getting it right

they feel good by autonomy, order and getting things right

they seems observers of life because they tend to be calm, controlled and unemotional

3 ANALYTIC-AUTONOMISING



Every one has a different communication style which is a mix of those three basic components…

Look at a) Guidance noteb) Activity QU 2.3

– AS 7/7

People-oriented

Cerebral

Action oriented

presentasi sistem manajemen mutu 2.3

Documents

Transcript of presentasi sistem manajemen mutu 2.3