PERTEMUAN 11 PPSI

Risk Management

2

Learning Objectives

- Resiko dan manajemen resiko- Elemen dan konten plan manajemen resiko- Sumber resiko dalam proyek IT- Proses identifikasi resiko, tools dan teknik identifikasi

resiko- Risk register- Analisa resiko yang kualitatif- Faktor resiko, probability/impact matrix- Analisa resiko yang kuantitatif- Monitoring resiko- Software bantu untuk manajemen resiko

Manajemen resiko proyek

Adalah sebuah manajemen atau cara mengatur bagaimana mengidentifikasi , analisa dan menrespon sebuah resiko dalam sebuah proyek

Manajemen resiko dapat membantu kesuksesan proyek dengan cara membantu memilih proyek yang baik, menentukan scope proyek dan membuat estimasi yang real

4

Lanjutan..

Riset oleh IBBS dan KWAK menunjukkan resiko memiliki tingkat kepastian yang paling rendah dari semua knowledge areas.

KLCI menunjukkan keuntungan menggunakan software manajemen resiko yang baik

KPMG menemukan 55% dari overrun project (proyek yang memiliki biaya yang tinggi dan overtime) disebabkan karena tidak menggunakan manajemen resiko samasekali*Cole, Andy, “Runaway Projects—Cause and Effects,” Software World, Vol. 26,

no. 3, pp. 3–5 (1995).

5

Tingkat kepastian proyekKEY: 1 = LOWEST MATURITY RATING 5 = HIGHEST MATURITY RATING

Knowledge AreaEngineering/ Construction

Telecommunications Information Systems

Hi-Tech Manufacturing

Scope 3.52 3.45 3.25 3.37

Time 3.55 3.41 3.03 3.50

Cost 3.74 3.22 3.20 3.97

Quality 2.91 3.22 2.88 3.26

Human Resources 3.18 3.20 2.93 3.18

Communications 3.53 3.53 3.21 3.48

Risk 2.93 2.87 2.75 2.76

Procurement 3.33 3.01 2.91 3.33 

*Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (March 2000).

6

Keuntungan penggunaan software manajemen resiko

80%

60%47% 47% 43%

35%

6%0%

20%

40%

60%

80%

100%

*Kulik, Peter and Catherine Weber, “Software Risk Management Practices – 2001,” KLCI Research Group (August 2001).

Resiko yang negatif

Resiko : adalah kemungkinan untuk kekalahan atau luka

Mengetahui resiko negatif, berarti mencari potensial masalah yang mungkin muncul dalam proyek dan cara menghindarinya

Manajemen resiko negatif ibarat seperti form asuransi, yang berarti sebuah investasi

Resiko bisa positif

Resiko positif : adalah resiko yang muncul berupa sesuatu yang bagus, biasanya disebut opportunities (kesempatan)

Definisi umum dari resiko proyek bisa berarti resiko positif maupun negatif untuk mencapai tujuan proyek

Goal utama dari manajemen resiko adalah meminimalkan resiko negatif dan memperbesar resiko positif

Risk utility

Disebut juga risk tolerant adalah jumlah kepuasan atau kesenangan yang dapat diterima dari hasil mengatasi resiko Risk utility akan menurun untuk orang yang anti

resiko Orang yang senang mencari resiko memiliki toleransi

resiko yang besar terhadap resiko dan kepuasannya akan bertambah jika berhasil menghadapi resiko yang lebih besar

Risk-neutral berusaha menyeimbangkan antara resiko dan hasil yang dicari

10

Figure 11-2. Risk Utility Function and Risk Preference

Manajemen resiko proyek

1. Plan manajemen resiko2. Identifikasi resiko3. Analisa resiko kualitatif4. Analisa resiko kuantitatif5. Plan response resiko6. Monitoring dan kontrol resiko

Beberapa sumber resiko dalam proyek IT

The Standish Group membuat sebuah scoring potensi dan resiko potensial IT

Beberapa kategori resiko dalam IT yang lain : Market risk Financial risk Technology risk People risk Structure/process risk

1. Plan manajemen resiko

Output utamanya adalah dokumen yang menggambarkan prosedur menghadapi resiko dalam proyek

Tim proyek harus terus mengevaluasi dokumen dan bagaiman sikap organisasi dan sponsor terhadap resiko yang muncul

Leval yang dibutuhkan akan bervariasi dari berbagai tipe proyek

Beberapa yang diperlukan dalam plan manajemen resiko

MethodologyRoles and responsibilitiesBudget and scheduleRisk categoriesRisk probability and impactRisk documentation

15

Scoring resiko potensial IT

Success Criterion Relative Importance

User Involvement 19

Executive Management support 16

Clear Statement of Requirements 15

Proper Planning 11

Realistic Expectations 10

Smaller Project Milestones 9

Competent Staff 8

Ownership 6

Clear Visions and Objectives 3

Hard-Working, Focused Staff 3

Total 100

2. Identifikasi resiko

Sebuah proses untuk mengetahui apa saja potensi yang menghambat atau mendukung proyek

Tool yang digunakan Brainstorming Teknik delphi Interviewing SWOT

Brainstorming

Adalah teknik mempertemukan semua anggota tim dan penyampaian ide untuk memecahkan masalah

Fasilitator yang berpengalaman dibutuhkan dalam sesi brainstorming

Jangan sampai terlalu berlebihan atau kurang dalam brainstorming karena: Ketika sendiri orang akan lebih mudah mengutarakan

ide daripada ketika dalam forum Tetapi forum lebih memberi hasil yang lebih baik

dalam pemecahan masalah

Teknik delphi

Teknik yang digunakan untuk mencapai kesepakatan oleh para pakar memprediksi kemungkinan-kemungkinan dalam proyek

Menggunakan beberapa putar pertanyaan dan respon tertulis dan menghindari kondisi bising seperti di brainstorming

interviewing

Adalah teknik untuk mencari fakta dengan cara mengumpulkan informasi face-to-face, by phone, email atau diskusi

Interviewing beberapa orang dengan pengalaman yang sama akan membantu penyelesaian proyek

Analisa SWOT

SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) juga dapat digunakan untuk identifikasi resiko

Dapat mengidentifikasi resiko baik dan buruk yang mungkin menimpa proyek

3. Analisa resiko kualitatif

Menghitung resiko dan impact-nya untuk menentukan prioritas dan besarnya

Risk quantification tools and techniques : Probability/impact matrixes The Top Ten Risk Item Tracking Expert judgment

22

Sample Probability/Impact Matrix

23

Chart Showing High-, Medium-, and Low-Risk Technologies

24

Example of Top Ten Risk Item Tracking

Monthly Ranking

Risk Item This

Month

Last

Month

Numberof Months

Risk ResolutionProgress

Inadequateplanning

1 2 4 Working on revising theentire project plan

Poor definitionof scope

2 3 3 Holding meetings withproject customer andsponsor to clarify scope

Absence ofleadership

3 1 2 Just assigned a newproject manager to leadthe project after old onequit

Poor costestimates

4 4 3 Revising cost estimates

Poor timeestimates

5 5 3 Revising scheduleestimates

25

Expert Judgment

Banyak organisasi bergantung pada perasaan intuitif dan pengalaman masa lalu dari para ahli untuk membantu mengidentifikasi risiko proyek potensial.

Para ahli dapat mengkategorikan risiko tinggi, sedang, atau rendah dengan atau tanpa teknik yang lebih canggih.

Bisa juga membantu menciptakan dan memantau daftar watch, daftar risiko yang prioritas rendah, tapi masih diidentifikasi sebagai risiko potensial.

26

Quantitative Risk Analysis

Sering mengikuti analisis risiko kualitatif, namun keduanya bisa dilakukan bersama-sama.

Proyek besar dan rumit yang melibatkan teknologi terdepan sering memerlukan analisis risiko kuantitatif yang luas.

Teknik utama meliputi: Decision tree analysis Simulation Sensitivity analysis

27

Risk Monitoring and Control

Melibatkan melaksanakan proses manajemen risiko untuk merespon kejadian risiko.

Output utama pemantauan risiko dan pengendalian adalah: Requested changes. Recommended corrective and preventive actions. Updates to the risk register, project management

plan, and organizational process assets.