Ppsi pertemuan-5-scope-management

29
PERTEMUAN 5 : SCOPE MANAGEMENT Proyek Pengembangan Sistem Informasi

Transcript of Ppsi pertemuan-5-scope-management

Page 1: Ppsi pertemuan-5-scope-management

PERTEMUAN 5 : SCOPE MANAGEMENT

Proyek Pengembangan Sistem Informasi

Page 2: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Apa itu Project Scope Management?

Scope merujuk pada semua pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk akhir dari sebuah proyek dan proses-proses yang digunakan.

Scope mendefinisikan apa yang termasuk dan yang bukan termasuk dalam proyek

Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman yang sama tentang produk apa yang akan disediakan sebagai hasil akhir dari proyek dan proses-proses apa yang akan digunakan dalam membuatnya

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

2

Page 3: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Proses Project Scope Management

1. inisiasi2. Merencanakan scope (Scope planning)3. Menentukan scope (Scope definition)4. Membuat WBS5. Mengendalikan scope (Scope Control)6. Memverifikasi scope (Scope verification)

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

3

Page 4: Ppsi pertemuan-5-scope-management

1. Inisiasi - metode untuk memilih proyek

a. Fokus pada kebutuhan organisasib. Mengkategorikan proyekc. Melakukan analisis keuangand. Menggunakan model pembobotane. Mengimplementasikan balanced

scorecard

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

4

Page 5: Ppsi pertemuan-5-scope-management

a. Fokus pada kebutuhan organisasi

Kebutuhan organisasi yang berbeda-beda menentukan proyek apa yang akan diambil dan kapan proyek akan diambil

Memperhatikan tiga kriteria penting Organisasi membutuhkan proyek Ketersediaan dana untuk proyek Kemauan untuk mensukseskan proyek

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

5

Page 6: Ppsi pertemuan-5-scope-management

b. Mengkategorikan Proyek

Pemilihan proyek dikategorikan berdasarkan Permasalahan : User mengalami masalah ketika

login ke dalam sistem karena kapasitas sistem sudah penuh

Kesempatan : Kesempatan untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem

Directive : Dipengaruhi oleh pihak eksternal, seperti pemerintah

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

6

Page 7: Ppsi pertemuan-5-scope-management

c. Analisis Keuangan

Tiga metode utama dalam memilih proyek berdasarkan nilai finansialnya1. Net present value (NPV)2. Return on investment (ROI)3. Payback analysis

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

7

Page 8: Ppsi pertemuan-5-scope-management

c.1. Net Present Value AnalysisNet present value (NPV) analysis : untuk

menghitung keuntungan atau kerugian yang didapat dari suatu proyek dengan memperhitungkan faktor bunga dalam beberapa tahun kedepan

Jika nilai financial adalah kriteria utama untuk memilih proyek, maka proyek dengan NPV positif yang harus dipertimbangkan

Semakin besar nilai NPV semakin baik

Page 9: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Penghitungan NPV

Tentukan estimasi biaya dan keuntungan dari product life dan project life

Tentukan discount rate (faktor bunga)Hitung NPV

Page 10: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Net Present Value Example

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

10

Page 11: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Cont’d

Page 12: Ppsi pertemuan-5-scope-management

c.2. Return on Investment

Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase keuntungan yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

12

BiayaTotalBiaya

TotalKeuntunganTotalROI

Page 13: Ppsi pertemuan-5-scope-management

c.3. Payback Analysis

Digunakan untuk mencari tahu periode (dalam tahun) yang dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi awal berdasarkan suku bunga tertentu

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

13

Page 14: Ppsi pertemuan-5-scope-management

d. Model Pembobotan

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

14

Page 15: Ppsi pertemuan-5-scope-management

IT Project Management, Third Edition Chapter 5

15

e. Implementing a Balanced ScorecardDrs. Robert Kaplan dan David Norton

mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis

Sebuah balanced scorecard mengubah value drivers organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan menjadi serangkaian matriks yang telah didefinisikan

Lihat www.balancedscorecard.org Untuk informasi lebih lanjut

Page 16: Ppsi pertemuan-5-scope-management
Page 17: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Project Charters

Setelah memutuskan apa proyek yang diambil, sangat penting untuk meresmikan proyek tersebut

Sebuah piagam charter adalah dokumen yang secara resmi mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan pada tujuan dan manajemen proyek

Stakeholder proyek utama harus menandatangani sebuah project charter untuk mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan proyek

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

17

Page 18: Ppsi pertemuan-5-scope-management

2. Scope Planning dan Scope Statement

Scope planning meliputi penyusunan dokumen sebagai dasar keputusan proyek di masa mendatang, termasuk kriteria untuk menentukan penyelesaian proyek

Scope statement adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk menyusun dan mengkonfirmasi pemahaman umum dari ruang lingkup proyek

Termasuk: a project justification a brief description of the project’s products a summary of all project deliverables a statement of what determines project success

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

18

Page 19: Ppsi pertemuan-5-scope-management

3. Scope Definition

Setelah terbentuk scope planning, step selanjutnya adalah mendefinisikan kerja dengan cara memecahnya menjadi satuan kerja yang dapat di manage

Menciptakan scope definition yang baik– Membantu meningkatkan akurasi

estimasi waktu, biaya dan sumberdaya

– Mendifinisikan baseline (acuan) untuk ukuran kinerja dan control proyek

– Membantu kelancaran komunikasi

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

19

Page 20: Ppsi pertemuan-5-scope-management

4. Work Breakdown Structure (WBS)

WBS adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada perolehan hasil pelaksanaan pekerjaan dari tim proyek untuk menyelesaikan tujuan proyek dan menciptakan hasil yang perlu diserahkan

WBS membagi-bagi pekerjaan proyek kedalam pekerjaan yang lebih kecil dan pengelolaan pekerjaannya lebih mudah. Tiap level turunan WBS mempresentasikan definisi pekerjaan proyek yang lebih detail

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

20

Page 21: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Contoh WBS disusun berdasarkan produk

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

21

Page 22: Ppsi pertemuan-5-scope-management

WBS disusun berdasarkan tahapan

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

22

Page 23: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Intranet WBS in Tabular Form

1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements

1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements

1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management approach1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team

2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development4.0 Roll Out5.0 Support

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

23

Page 24: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Intranet WBS dan Gantt Chart pada Ms Project

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

24

Page 25: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

25

Page 26: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Pendekatan dalam menyusun WBSMenggunakan guidelines: beberapa organisasi

menyediakan guideline dalam mempersiapakan WBS

Pendekatan analogi: Review WBS yang serupa dan disesuaikan dengan proyek yang akan dikerjakan

The top-down: menuliskan pekerjaan yang paling besar kemudian dirinci ke pekerjaan terkecil

The bottom-up approach: Menuliskan detil pekerjaan kemudian menggabungkan beberapa pekerjaan ke level yang lebih tingg

Mind-mapping05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

26

Page 27: Ppsi pertemuan-5-scope-management

Sample Mind-Mapping Approach

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

27

Page 28: Ppsi pertemuan-5-scope-management

5. Scope change control

Pengendalian scope proyek berurusan dengan faktor-faktor yang dipengaruhi oleh pembuatan perubahan scope proyek dan pengaturan terhadap pengaruh dari perubahan itu sendiri.

Pengendalian scope memastikan semua permintaan perubahan (requested changes) dan tindakan perbaikan yang direkomendasikan telah diproses melalui proses pengendalian perubahan proyek yang terpadu.

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

28

Page 29: Ppsi pertemuan-5-scope-management

6. Scope verification

Mencakup proses untuk mendapatkan formal acceptance dari stakeholder atas lingkup proyek yang telah diselesaikan dan yang berkaitan dengan perolehannya.

Memverifikasi scope berbeda dengan mengendalikan kualitas -- Quality Control (QC).

Pemverifikasian scope lebih memperhatikan penerimaan dari yang dihasilkan, sedangkan QC lebih mementingkan penemuan spesifikasi kebutuhan kualitas dari yang dihasilkan.

Catatan proses pemverifikasian scope diberikan secara lengkap untuk mendapatkan persetujuan

05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

29