POA (Planning Of Action)

1. Pengertian POA (Planning Of Action) Action planning merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas diantara para pelaku

atau penanggung jawab suatu program.Lebih lanjut, Action Planning merupakan penghubung antara

tataran konsep atau cetak biru dengan kumpulan kegiatan dalam jangka panjang, menengah

maupun jangka pendek.

Disadari, suatu konsep/ cetak biru tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan diibaratkan wacana atau

buzz word yang tidak memberikan nilai tambah bagi kebaikan dan kemajuan

organisasi.Sedangkan pelaksanaan/ kegiatan tanpa konsep, akuntabilitas pihak pelaksana dan target-

target dan ukuran akan mengundang kekacauan.Ibarat nahkoda tanpa haluan, kegiatan-kegiatan yang

dijalankan diatas menjadi semacam kumpulan kegiatan reaktif, tidak berpola.Sehingga dalam jangka

panjang akan mengakibatkan demotivasi para anggota organisasi dan bahkan akan menyebabkan

organisasi berhenti bertumbuh, dimana organisasi hanyut kedalam pusaran ritual yang berputar di

satu tempat.

Proses action planning memerlukan keterampilan, komitmen dan motivasi tinggi dari para pelaksana.

Keterampilan, keahlian, competency, pengalaman yang didapat merupakan modal dasar penentu bagi

sukses atau tidaknya pelaksanaan cetak biru tersebut.tanpa bekal keterampilan, keahlian, competency

yang dibutuhkan serta pengalaman yang memadai, maka pencapaian target terhadap hasil yang

diharapkan oleh atasan akan jauh.

Komitmen di sisi lain diperlukan, meskipun si pelaksana memiliki keterampilan yang

mumpuni.Namun tanpa komitmen,integritas,loyalitas si pelaksana pada pekerjaan, maka pencapaian

target akan menyimpang dari yang diharapkan. Motivasi, semangat,spirit untuk menjalankan

pekerjaan hingga tuntas sangat diperlukan untuk memastikan tidak ada waktu/ tenaga yang terbuang

(tidak terarah) untuk mengerjakan hal-hal yang tidak memberikan kontribusi bagi organisasi.

In action 3 modal dasar (keterampilan, komitmen, motivasi) secara berimbang menjamin tidak

adanya peluang untuk tidak menjalankan apa yang telah dijanjikan pelaksana diawal, penyimpanan

target, dan terbuangnya waktu dan tenaga sia-sia.

2. Fungsi Manajemen Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya

ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi Perencanaan

(planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi

pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing

(pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai

semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah

ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :

1) Fungsi Perencanaan / Planning Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan

membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.Kegiatan dalam

Fungsi Perencanaan antara lain :

Menetapkan pasar sasaran

Merumuskan strategi untuk mencapai pasar sasaran tersebut

Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

Menetapkan standar / indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan pasar sasaran Strategi dan taktik dalam fungsi perencanaan dapat ditentukan dengan menggunakan metode

analisis SWOT. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) adalah metode

perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan

ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan penentuan tujuan

yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal

yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dilakukan

untuk mengidentifikasi kondisi internal dan eksternal yang terlibat sebagai inputan untuk

perancangan proses sehingga proses yang dirancang dapat berjalan optimal, efektif, dan efisien.

Namun analisis SWOT bisa sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan

yang sama menghasilkan SWOT yang berbeda. Dengan demikian, hasil analisa SWOT hanya

boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah. Pembuat analisa harus sangat

realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yang disembunyikan

atau kekuatan yang tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan.

2) Fungsi Pengorganisasian / Organizing Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan

sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan

serta menggapai tujuan perusahaan. Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian antara lain :

Mengalokasikan sumber daya / sarana, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.

Adanya struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab, sehingga setiap pekerja akan bergerak dan bertindak sesuai dengan job description dan

kewenangannya dan memiliki tanggung jawab dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang

telah dilaksanakan.

Kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja, hal ini sangatlah penting agar dapat menyegarkan dan menambah wawasan pekerja.

Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat atau dengan kata lain strategi yang telah ditetapkan harus dilaksanakan oleh pekerja yang dinilai mampu dan

layak dan memiliki pengetahuan yang cukup di bidangnya.

3) Fungsi Pengarahan / Directing / Leading Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas

dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan

lain sebagainya. Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi antara lain :

Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.

Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.

4) Fungsi Pengendalian / Controling Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat

untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. Kegiatan dalam Fungsi

Pengawasan dan Pengendalian antara lain :

Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada point mana

target yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil langkah

penyelesaian.

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.

Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning, Organizing, Actuating,

dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk

memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut akan kami jelaskan masing masing point

tersebut :

a. Planning Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART yaitu

Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar

dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat

keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya

sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.

Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan,

semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

b. Organizing Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan

dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap

jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job

Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan

wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut

maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu

prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

c. Actuating Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan

kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya

manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.

Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada

hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan

tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi

dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

d. Controlling Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan

pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata

tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak

dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan,

pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan

koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan

perkembangan zaman.

3. Manajemen Perencanaan Pendidikan dengan Pendekatan POAC Manajemen Pendidikan dapat mengacu kepada konsep yang disampaikan George R. Terry, yaitu

melalui pendekatan fungsi-fungsi: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),

penggerakan pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling).

1. Perencanaan (Planning) Merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena perencanaan memegang peranan

yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya pelayanan pendidikan. Dalam perencanaan proses

yang dilakukan sebagaimana menurut Bendavid-Val langkah-langkah yang dilaksanakan:

Pengumpulan dan analisis masalah (berdasarkan data)

1) Penentuan tujuan 2) Menentukan sasaran 3) Identifikasi pilihan-pilihan 4) Penilaian Perbandingan 5) Rencana Terpilih 6) Implementasi 7) Evaluasi

2. Pengorganisasian (Organizing) Merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang dimiliki daerah dan

memanfaatkannya secara efisien guna mencapai tujuan (goals) yang telah ditetapkan. Dalam

pengorganisasian (organizing) harus pula diperhatikan adalah menentukan siapa melakukan apa

(staffing).

3. Penggerakan pelaksanaan, (Actuating) manajemen perencanaan pendidikan Administrator melakukan koordinasi dalam pelaksanaan perencanaan. Seluruh komponen (bagian,

bidang, seksi, kepala sekolah) dan stake holder pelayanan pendidikan dipersatukan dalam meja

bundar untuk memperoleh suatu kompromi atau komitmen tentang pendidikan. Seluruh

komponen. peranan leadership dari administrator / manajer sangat menentukan dalam fungsi

penggerakan (actuating) ini. Fungsi manajemen penggerakan pelaksanaan (actuating) ini adalah

termasuk di dalamnya fungsi :

a. Koordinasi (coordinating), b. Pengarahan (directing), c. Kepemimpinan (leading). Agar semua komponen dapat melaksanakan tugas sesuai dengan perannya masing-masing, maka

tugas administrator adalah melakukan koordinasi dan mengarahkan seluruh komponen manajemen

agar terbentuk sinergi, dan menghindari overlapping pelaksanaan tugasnya.

4. Pengawasan dan pengendalian (Controlling) Merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan

rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan

yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas.

4. Langkah untuk Membuat Action Plan Perencanaan adalah persiapan awal menuju tindakan. Sebaiknya secara analitis, perencanaan harus

dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan sangat penting dapat

diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.

Berikut 9 langkah untuk membuat sebuah Action Plan (Strategi,goal):

1) Kemukakan solusi anda dalam rangkaian goal. Setelah anda menyepakati sebuah masalah tertentu di dalam organisasi anda, pertama anda perlu

mendefinisikan solusi tersebut kedalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh , setiap goal

dapat diekspresikan sebagai berikut : agar kita dapat . . . . kita harus . . . . catat setiap goal

dibagian atas papan tulis atau selembar kertas.

2) Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal. Gunakan brain storming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai sebuah goal

dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.

3) Siapkan time line. Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel sekarang dan berakhir dengan titik berlabel tujuan

tercapai, buat time line untuk mengalokasikan tanggal date line disetiap tindakan yang telah

diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi anda menyelesaikan urutan

dan waktu secara tepat jika anda ingin meraih tujuan tercapai secara efektif.

4) Alokasikan sumber-sumber yang ada. Sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika sumber

yang ada terbatas atau selalu kurang dari kebutuhan pada tiap apapun, mungkin sebaiknya anda

kembali ke langkah sebelumnya dan merevisi action plan anda.

5) Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul. Pertimbangankan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam proses

pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi penyebabnya dan

tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu ditambahkan ke slot yang

sesuai di dalam time line.

6) Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan. Daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari action plan yang telah dibuat. Tahapan-tahapan

pemantauan harus disertakan juga dalam time line.

7) Delegasikan tugas-tugas. Ambil setiap titik pada time line secara bergantian dan tanyakan : siapa yang akan melakukan

apa, pada tanggal yang telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkn ? bagikan

tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai.

8) Perkiraan berbagai biaya. Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang

ada. Semua biaya yang harus dimasukkan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak

tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan bila perlu direvisi atau dihilangkan.

9) Implementasikan rencana Terjemahkan semua informasi anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang diperlukan,

orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.

Setelah action plan sudah diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan kepada semua

yang terlibat.

5. Perencanaan 1) Batasan Perencanaan

Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-

pertanyaan apa (what) siapa (Who) kapan (When) dimana (When) mengapa (why) dan bagaimana

( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari

sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta

program-program yang dilakukan.

2) Unsur-unsur Perencanaan Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur

perencanaan yaitu :

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan 2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan 3. Dimana tindakan tersebut dilakukan 4. Kapan tindakan tersebut dilakukan 5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut 6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

3) Sifat Rencana Yang Baik. Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :

a. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

b. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan

penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan

lain dari yang direncanakan.

c. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.

d. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

e. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

4) Proses Pembuatan Rencana 1. Menetapkan tugas dan tujuan. Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana

tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya.

Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang

akan diperoleh.

2. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa

terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah

diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarnya biaya yang

dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan

cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-

kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

5) Siapa Pembuat Rencana ? 1. Panitia Perencanaan

Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing

membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang

dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi

disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :

Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan.

Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan

sesuatu guna.

6) Bentuk-bentuk Perencanaan 1. Recana Global (Global Plan)

Analisa penyusunan recana global terdiri atas:

Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

2. Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja

yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka

panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai

terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan

strategic ini yaitu :

a. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. c. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. d. Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap

kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali

pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam

suatu perusahaan.

Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu

dan akan terjadi berulang-ulang.

7) Management Bay Objective ( MBO ) Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran,

manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and

review dan lain sebagainya yang pada intinya sama. Management by objective menekankan pada

pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur

pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan

dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan

peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari

management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer

dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat

diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

8) Sistem Management By Objective Yang Efektif 1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa

dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.

2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang

diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan

organisasi secara keseluruhan.

3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan

dicapai.

4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.

5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.

6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan. 9) Kebaikan dan Kelemahan MBO

Kebaikan :

1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi. 2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran. 3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan 4. Membuat proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO. dalam konsumsi

waktu dan biaya yang besar.

5. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO. 10) Unsur-unsur Efektivitas MBO

1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.

2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia

berhasil dalam tugasnya atau gagal.

3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.

4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai,

umpan balik terhadapnya sangat berguna.

11) Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan ( Decision Making ) Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian

suatu masalah. Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed

decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi

kepastian, resiko dan ketidak pastian. Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut

kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh :

a. penetapan gaji pegawai, b. prosedur penerimaan pegawai baru, c. prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya. Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena

terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh :

a. pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, b. penjualan yang merosot tajam, c. pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya. Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang

tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti:

a. reaksi pesaing, b. perubahan perekonomian, c. perubahan teknologi, d. perilaku konsumen dan lain sebagainya.

Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :

1. Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.

2. Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau

perusahaan.

3. Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai

informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.

6. Proses Pembuatan Keputusan 1. Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian

mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat

keputusan yang tepat.

3. Pengembangan Alternatif Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang

cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan

sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang

diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi Keputusan Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang

diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil.

Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif

bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas

segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar

dan memberikan hasil yang diharapkan