PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PDF/F. Ekonomi/Akuntansi/082114082_full.pdf · PEMBELIAN...

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT

Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Jati Kurniawan

NIM : 082114082

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i




SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Jati Kurniawan

NIM : 082114082

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2013


iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

Hidup itu adalah perjuangan

Jalan begitu panjang dan terbentang,

Jangan kau lewatkan tanpa harapan

Kupersembahkan untuk :

Tuhan Yesus Kristus yang maha pengasih

Orang Tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang

Mas Singgih dan Mbak Galuh

Sahabat-sahabat ku


v


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan

judul: ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah

Sakit Panti Rini Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 29 Juli 2013

adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini

tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan

cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang

menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku

seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau

keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain

tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,

dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan

saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan

menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri,

berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 6 Juli 2013

Yang membuat pernyataan,

Jati Kurniawan


vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas sanata Dharma

Nama : Jati Kurniawan

Nomor Mahasiswa : 082114082

Demi pengenbangan ilmu pengetahuan saya memberikan kepada Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya berjudul :

ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta)

Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan

kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,

mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,

mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikanya di internet atau media lain

untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan

royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya

Dibuat di Yogyakarta

Pada tanggal : 15 Agustus 2013

Yang menyatakan

(Jati Kurniawan)


vii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala rahmat dan karunianNya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta). Skripsi

ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana

Ekonomi, Jurusan akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma

Penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang

memberikan dorongan, bimbingan, petunjuk, dan nasihat selama proses penyelesaian

skripsi ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih

sebesar-besarnya kepada:

1. Dr. H. Herry Maridjo., M.Si. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sanata Dharma

2. Drs. YP. Supardiyono., M.Si., Akt., QIA Selaku Ketua Program Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

3. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. Selaku dosen pembimbing yang telah

memberikan bimbingan, koreksi, masukan, dan dorongan dalam penulisan

skripsi ini


viii

4. Seluruh dosen program studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma, yang

telah memberikan ilmu selama penulis menjalani studi di Universitas sanata

Dharma

5. dr. Y. Wibowo Seorahjo, MMR selaku pimpinan dari Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta yang telah memberikan ijin penelitian

6. Mbak Sisil selaku akuntan dari Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, Mbak

Betty selaku pimpinan gudang Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, serta

seluruh karyawan yang telah membantu dalam melakukan penelitian

terimakasih atas kerjasama selama melakukan penelitian.

7. Kepada orang tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang Riil Supadmini, terima

kasih tak ternilai untuk dukungan doa, moril dan materil yang telah diberikan

kepada penulis hingga skripsi ini selesai

8. Kepada Kakak dan Mbak ku, Singgih dan Galuh atas support-nya dalam

megerjakan skripsi

9. Teman-temanku Akuntansi Bayu, Dicki, Lilik, Sita, Ana, Pipin, Dimas Situr,

Kecruk, Willy, Anang, Rony, Bowo, Pandu, Unggara, Ucup, Ridwan, Artha,

Gondang, dan Endi untuk semua dukungan dan persahabatan. Tidak lupa juga

terimakaasih kepada Pak Niko Cornelius Putra yang telah membantu dalam

mengoresksi Flow Chart dan Data Flow Diagram dalam skripsi ini.

10. Teman-teman Kontrakan 278 Biksu, Plenthus, Plenthi, Solopox, Yuyud, Leo

dan Diko.


ix

11. Teman-teman dari BeforeGath Yuli, Rendy, Endra, Dyas, dan Ayu

12. Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat disebutkan satu,

persatu hingga skripsi ini dapat terselsesaikan dengan baik.

Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang

berkepentingan

Yogyakarta, 16 April 2013

Jati Kurniawan


x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ........................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................... v

HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................................ vii

HALAMAN DAFTAR ISI .......................................................................................... x

HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................................... xiv

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xv

ABSTRAK ............................................................................................................... .. xviii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah..................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .............................................................................. 2

C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 3

D. Batasan Masalah ................................................................................ 4

E. Manfaat Penelitian ............................................................................. 4

F. Sistematika Penulisan ........................................................................ 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 6

A. Sistem Akuntansi .............................................................................. 6

1. Pengertian Sistem dan Prosedur .................................................. 6

2. Karakteristik Sistem ..................................................................... 7

3. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 9

4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi ................................................... 9


xi

B. Sistem Akuntansi Persediaan

1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan ............. 10

2. Dokumen yang Digunakan .......................................................... 12

3. Catatan Akuntansi yang digunakan ............................................ 14

C. Informasi ........................................................................................... 14

1. Pengertian Informasi ................................................................... 14

2. Kualitas Informasi ....................................................................... 15

D. Sistem Informasi Akuntansi .............................................................. 15

1. Pengertian Sistem Informasi ....................................................... 15

2. Komponen Sistem Informasi ...................................................... 16

3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ...................................... 17

E. Sistem Pengendalian Intern ............................................................... 18

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ....................................... 18

2. Unsur Pengendalian Intern .......................................................... 18

3. Lingkungan Pengendalian ........................................................... 19

F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan

Pengolahan Data Elektronik ............................................................. 19

1. Pengendalian Secara Umum ....................................................... 19

2. Pengendalian Aplikasi ................................................................ 23

G. Pengembangan Sistem ...................................................................... 30

1. Pengertian Pengembangan Sistem .............................................. 30

2. Prinsip Pengembangan Sistem .................................................... 30

H. Analisis Sistem .................................................................................. 31

1. Pengertian Analisis Sistem ......................................................... 31

2. Langkah-langkah Analisis Sistem ................................................ 31

I. Perancangan (Desain) Sistem ........................................................... 33

1. Pengertian Perancangan Sistem .................................................. 33

2. Tujuan Desain Sistem ................................................................. 34

3. Desain Input ................................................................................. 34

J. Bagan Alir (Flow Chart) .................................................................... 35

1. Pengertian Bagan Alir .................................................................. 35

2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir ................................................ 35

K. Diagram Alir Data ............................................................................. 37

1. Pengertian Diagram Alir Data (Data Flow Diagram .................. 37

2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data ................................... 37

3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir data ..................................... 44

4. Keterbatasan DFD ....................................................................... 45


xii

L. Database ............................................................................................ 45

M. Kamus Data ....................................................................................... 47

1. Pengertian Kamus Data ................................................................ 47

2. Isi Kamus Data ............................................................................ 47

N. Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................. 48

1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ......................... 48

2. Langkah-langkah Pembuatan ERD ............................................. 49

O. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................ 50

BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 52

A. Jenis Penelitian .................................................................................. 52

B. Waktu Penelitian ............................................................................... 52

C. Subjek dan Objek Penelitian ............................................................. 52

D. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 53

E. Data Penelitian .................................................................................. 54

F. Teknik Analisis Data ......................................................................... 54

BAB IV GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT PANTI RINI

YOGYAKARTA .................................................................................... 58

A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini ........................................... 58

B. Visi .................................................................................................... 61

C. Misi ................................................................................................... 61

D. Moto/Semboyan ................................................................................ 61

E. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini ..................................... 62

F. Pelayanan Pasien Rawat Inap ........................................................... 63

G. Struktur Organisasi ........................................................................... 64

H. Personalia .......................................................................................... 76

BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM ................. 81

A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian

Persediaan Obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta .................. 81

1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian ....................................... 81

2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan ................................ 82

3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam

Sistem Akuntansi Pembelian ...................................................... 84

4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian ................................ 85


xiii

5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat

Rumah Sakit Panti Rini ................................................................ 87

B. Permasalahan yang ditemukan .......................................................... 91

1. Mengidentifikasi Permasalahan .................................................. 91

2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah .......................................... 91

3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan ....................................... 92

4. Mengidentifikasi Personil Kunci ................................................ 93

C. Perancangan Sistem Informasi Pembelian Persediaan

Obat Rumah Sakit Panti Rini ............................................................ 93

D. Perancangan Struktur Organisasi ...................................................... 95

E. Perancangan Input ............................................................................. 96

F. Perancangan Database ....................................................................... 106

1. Peracangan Entity Relationship Diagram (ERD) ........................ 106

2. Perancangan Kamus Data ........................................................... 110

G. Perancangan Prosedur Pembelian ..................................................... 114

1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart) ................................... 119

2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD) .................................... 126

3. Perancangan Jurnal ..................................................................... 135

H. Perancangan Output .......................................................................... 136

I. Perancangan Pengendalian ................................................................ 138

1. Pengendalian Umum ................................................................... 138

2. Pengendalian Aplikasi ................................................................ 140

BAB VI PENUTUP ................................................................................................ 143

A. Kesimpulan ....................................................................................... 143

B. Keterbatasan ...................................................................................... 145

C. Saran ................................................................................................. 146

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 147

LAMPIRAN .................................................................................................................. 148


xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir ........................................................................................ 36

Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem

pembelian persediaan obat .............................................................................. 82

Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini.............................. 84

Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian

persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ..................................... 85

Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat .................................................. 110

Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok .............................................................. 111

Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian ................................................. 111

Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian ........................................................... 112

Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang .............................. 113

Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian ................................................ 114

Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum ............................................................. 138

Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data .................................. 140

Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data ..................................... 141

Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data ..................................... 142

Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data ......................................... 142


xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD ........................................................... 38

Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD .................................................................. 38

Gambar 2.3 Simbol Proses Dalam DFD ....................................................................... 40

Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD ...................................................................... 42

Gambar 2.5 Simbol dalam ERD ................................................................................... 48

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. ........................ 75

Gambar 5.1 Flow Chart pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang ......................... 87

Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir.

Pembelian Panti Rapih ............................................................................... 88

Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat bagian Keuangan ...................... 89

Gambar 5.4 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi ..................... 90

Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian ....................... 95

Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat ..................... 97

Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok ................................................... 98

Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok .................................................. 98

Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat ....................................... 100

Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat ..................................... 100

Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian ............................................. 101

Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat .......................... 103

Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat................. 104

Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian ..................................................... 105


xvi

Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat ..................... 108

Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat ..................................... 109

Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi

Gudang ....................................................................................................... 120

Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan

Fungsi Pembelian ........................................................................................ 121

Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Pembelian Panti Rapih ... 122

Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian

Persediaan Obat Fungsi Penerimaan ......................................................... 123

Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat

Bagian Keuangan ....................................................................................... 124

Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan

Obat Bagian Akuntansi .............................................................................. 125

Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat .................. 126

Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat .............. 127

Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0 ................................................................ 128

Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian ................ 129

Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat SOP ............................ 130

Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke pemasok ..... 131

Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat ...... 132

Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat ... 133

Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan

Pembelian Persediaan Obat ........................................................................ 134


xvii

Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit

Panti Rini Yogyakarta ............................................................................... 136

Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan

Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ................................................ 137

Gambar 5.34 Perancangan Output Data Persediaan

Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ................................................. 137

Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal

Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ........................................ 138


xviii

ABSTRAK




JatiKurniawan

NIM: 082114082

UniversitasSanata Dharma

Yogyakarta

2013

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi

pembelian persediaan obat yang dijalankan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (2)

Memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan

obat yang sesuai bagi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan

wawancara, dokumentasi, dan observasi.

Langkah-langkah yang ditempuh dalam pencapaian tujuan penelitian ini

adalah (1) Melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi pembelian

persediaan obat yang diterapkan oleh rumah sakit (2) mengidentifikasi masalah dan

penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, (3)

membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat

bagi rumah sakit.

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa:

(1) Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem akuntansi

pembelian dengan baik, (2) permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan sistem

akuntansi pembelian persediaan obat yaitu belum adanya pemisahan tugas antara

fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, (3) perancangan sistem

informasi pembelian persediaan obat yang sesuai dengan kondisi Rumah Sakit Panti

Rini yang meliputi perancangan input, perancangan database, perancangan prosedur,

perancangan output, dan perancangan pengendalian.


xix

ABSTRAK

ANALYSIS AND DESIGNING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

IN MEDICINE INVENTORY PURCHASE

A CASE STUDY AT PANTI RINI HOSPITAL, YOGYAKARTA

JatiKurniawan

Sanata Dharma University

Yogyakarta

This study aims (1) to determine the implementation of accounting system in

medicine inventory purchase applied in Panti Rini Hospital, Yogyakarta, (2) to

provide a proposed design of accounting information system in medicine inventory

purchase that correspond with condition at Panti Rini Hospital, Yogyakarta.

The type of research is a case study. The data were collected through

interview, documentation, and observation.

The steps taken to achieve research objectives are: (1) doing descriptive

analysis of medicine inventory purchase system applied to the hospital, (2)

identifying the problems and their causes in applying the accounting system of

medicine inventory purchase, (3) propose an accounting information system of

medicine inventory purchase design for this hospital.

The results showed that (1) Panti Rini Hospital had not been implemented the

accounting system of medicine inventory purchase properly, (2) the problem was no

separation between the warehouse function, purchasing function, and receiving

function. Other result was a proposed design that correspond with Panti Rini Hospital

condition that consist of input design, database design, output design, and controls

design.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah.

Dijaman sekarang teknologi berkembang sangat pesat dan sangat

mempengaruhi segala bidang khususnya di bidang ekonomi. Banyak perusahaan-

perusahaan maupun organisasi non profit mulai beralih menggunakan teknologi

dalam melakukan kegiatannya. Untuk dapat bertahan, para pelaku bisnis berusaha

selalu meningkatkan dan memperbaiki kualitas teknologi dalam berbagai bidang.

Begitu pula kualitas teknologi dalam bidang pembelian persediaan, yang

mempunyai peranan penting bagi perusahaan dagang maupun manufaktur..

Dalam hal ini banyak perusahaan maupun organisasi yang mulai

memperhatikan pengembangan sistem informasi demi kemajuan perusahaan

untuk bersaing di dunia bisnis yang semakin meng global , dimana nanti

perkembangan sistem informasi ini akan menghasilkan informasi yang handal.

Sistem informasi yang akan dibahas adalah sistem informasi akuntansi

pembelian pada persediaan. Pembelian persediaan barang dagang merupakan

kegiatan yang sangat penting karena persediaan barang dagang harus ada sebelum

perusahaan atau organisasi melakukan proses perdagangan. Pembelian persediaan

merupakan kegiatan dari aktivitas pengeluaran kas, dimana kas yang keluar ini

nantinya akan diubah menjadi bentuk persediaan barang.


2

Dalam pembelian persediaan barang dagang dibutuhkan suatu sistem yang

tepat agar terhindar kecurangan yang dapat merugikan perusahaan maupun

organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA Pembelian) merupakan

sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan

meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa

bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol

atas sistem komputerisasi tersebut (Heripracoyo,Sulistyo: 2009,1). Sistem

informasi akuntansi pembelian pada persediaan dapat merekam semua kegiatan

transaksi yang terjadi tentang pembelian persediaan barang dagang. Dari semua

rekaman transaksi pembelian persediaan maka akan tercipta informasi, dimana

informasi ini merupakan output dari sistem informasi tersebut yang akan

digunakan oleh menejemen perusahaan maupun organisasi untuk membuat

keputusan serta mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas tentang

proses pembelian persediaan barang dagang. Dalam hal ini penulis melakukan

studi kasus pada sistem informasi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit

Panti Rini Yogyakarta.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari penelitian ini adalah :

1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang

diterapkan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?


3

2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat

yang sesuai untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah :

1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat

yang telah berjalan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

2. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat di

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

D. Batasan Masalah

Penelitian ini dilakukan hanya pada lingkup pembelian persediaan obat secara

eksternal yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

Penelitian yang dilakukan terbatas hanya pada analisis dan perancangan

sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat. Perancangan input berupa

form masukan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian persediaan dan

perancangan output berupa laporan-laporan yang berkaitan dengan pembelian

persediaan.


4

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis

Penelitian ini bermanfaat bagi penulis untuk menambah wawasan dan

pengetahuan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi khususnya

di bagian sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan

2. Bagi Organisasi

Mengetahui apakah sistem yang dipakai oleh Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta tersebut sudah efektif, dan memeperoleh usulan sistem yang

baru.

3. Bagi Universitas

Menambah referensi karya tulis khususnya karya tulis di bidang sistem

informasi akuntansi pembelian pada persediaan

F. Sistematika Penulisan

Bab I : Pendahuluan

Dalam Bab ini akan diuraikan latar belakang masalah, rumusan

masalah, tujuan penulisan, manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan


5

Bab II : Landasan Teori

Dalam bab ini menguraikan teori – teori yang digunakan oleh

penulis dalam melakukan pengolahan data dan perancangan sistem

informasi akuntansi pembelian.

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini menguraikan jenis penelitian yang digunakan, waktu dan

lokasi yang digunakan untuk malakukan penelitian, obyek

penelitian, data yang dicari,teknik pengumpulan data, dan teknik

analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum Rumah Sakit

Dalam bab ini akan diuraikan tentang seluk beluk Rumah Sakit Panti

Rini Yogyakarta dan gambarannya mengenai struktur organisasi

dan pihak-pihak yang terlibat didalamnya.

Bab V : Analisis dan Perancangan Sistem

Bab ini berisi tentang analisis dan perancangan sistem informasi

pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. Data yang dipakai

berdasarkan data yang diterima selama penelitian.

Bab IV : Penutup

Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian yang telah

dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan

keterbatasan dalam penulisan skripsi.


6

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Pengertian sistem menurut beberapa ahli dapat didefinisikan sebagai

berikut:

a. Menurut Raymond McLeod,Jr.:

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai tujuan (McLeod : 2001 : 9).

b. Menurut Mulyadi:

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan

lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Mulyadi,

2001: 2).

c. Menurut Romney:

Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen yang

saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

(Romney, 2005 : 2). Pengertian prosedur menurut Mulyadi dapat

didefinisikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk


7

menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi

berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).

2. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau

sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:

a. Komponen-komponen Sistem (components)

Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama

lain dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa

suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem.

b. Batas Sistem (boundary)

Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas

sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar

sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem

yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan

(merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan).

d. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini maka


8

sumber-sumber daya dapat mengalir dari satu subsistem ke subsistem

yang lainnya.

e. Masukan Sistem (input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan

dapat dibagi dua, yaitu:

1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang

dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi

2) Masukan sinyal (signal input) yaitu energy yang diproses untuk

mendapatkan hasil/keluaran.

f. Keluaran Sistem (output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa

masukan bagi sistem yang lain.

g. Pengolah Sistem (process)

Bagian pengolah sistem akan mengubah masukan sistem menjadi

keluaran sistem

h. Sasaran Sistem (objectives)

Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan sistem, karena jika suatu

sistem tidak memiliki hal tersebut, maka operasi suatu sistem menjadi

tidak berguna.


9

3. Pengertian Sistem Akuntansi

Arti sistem akuntansi menurut Mulyadi yaitu organisasi formulir, catatan,

yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan

(Mulyadi, 2001: 3).

4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur

(Mulyadi, 2001: 3-5). Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai

berikut:

a. Formulir

Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir dapat diartikan sebagai dokumen karena dengan

formulir, peristiwa yang terjadi direkam di atas secarik kertas. Selain itu,

formulir juga dapat diartikan sebagai media karena formulir merupakan

media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam

catatan. Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti

kas masuk.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan atau data

lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal penjualan, jurnal


10

pembelian. Dalam mencatat jurnal ada dua metode yaitu metode perpetual

dan metode periodik

1) Metode Perpetual

Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah

sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di

pembukuan.Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan

pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan

sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam

rekening persediaan. Cirri –ciri metode perpetual dalam perjunalan

adalah :

a) Pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening persediaan

b) Harga pokok pembelian dihitung untuk tiap transaksi pembelian

c) Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan

buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis

persediaan

2) Metode Periodik

Pada metode ini, apabila terjadi pembelian maka jurnalnya adalah

mendebit rekening pembelian dan mengkredit kas atau utang dagang.

Jika terjadi penjualan maka jurnalnya adalah mendebit rekening kas/

piutang dagang dan mengkredit rekening penjualan. Untuk mengetahui


11

persediaan akhir dilakukan inventarisasi atau stock opname pada akhir

periode

c. Buku besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

d. Buku Pembantu

Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci

data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir dari proes akuntansi adalah laporan keuangan seperti neraca,

laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain yang berisi

informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.

B. Sistem Akuntansi Persediaan

Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia

untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan

bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi.

1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku yaitu

(Mulyadi, 2001: 569-580):

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah


12

diterima oleh fungsi enerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan

serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu juga

bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai posisi

persediaan di gudang. Fungsi gudang berada di tangan bagian pembelian.

b. Fungsi Penerimaan

Fungsi Penerimaan bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok

guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh

perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab atas penerimaan barang

dari fungsi pembelian. Fungsi penerimaan berada di tangan bagian

penerimaan.

c. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang

kepada pemasok. Fungsi ini juga menjamin bahwa tidak ada barang yang

keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi

pengiriman berada di tangan bagian pengiriman.

d. Fungsi Pembelian

Fungsi Pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang,

menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi

pembelian berada di tangan bagian pembelian.


13

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan utang dan

catatan setiap jenis bahan baku yang disimpan di gudang. Selain itu juga

bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual dan

dibeli kedalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi berada di tangan bagian

Akuntansi.

f. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan

Panitia penghitungan fisik persediaan bertanggungjawab melaksanakan

penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya kepada Bagian

Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap

catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia Penghitungan Fisik

Persediaan dilakukan oleh karyawan selain dari bagian gudang

2. Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:303-308) dokumen yang digunakan dalam

sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut

dalam surat tersebut.


14

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif)

yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan denga fungsi

sebagai berikut, yaitu surat order pembelian, tembusan pengakuan oleh

pemasok, tembusan bai unit peminta barang, arsip tanggal penerimaan,

arsip pemasok, tembusan fungsi penerimaan, dan tembusan fungsi

akuntansi.

d. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,

mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat Perubahan Order

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang

sebelumnya telah diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan

kepda pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order

pembelian.


15

f. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).

3. Catatan Akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001:308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk

mencatat transaksi pembelian Persediaan adalah:

a. Register bukti kas keluar (voucher register)

b. Jurnal Pembelian

c. Kartu Utang

d. Kartu Persediaan

C. Informasi

1. Pengertian Informasi

Pengertian informasi menurut Jogiyanto adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya

(Jogiyanto, 2003: 8).


16

2. Kualitas Informasi

Informasi juga memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut John Burch

dan Gary Grudnitski, seperti yang tertulis dalam buku Jogiyanto, diibaratkan

dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilar-

pilar tersebut adalah:

a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan

tidak bias atau menyesatkan.

b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat.

c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya

(user).

D. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi menurut Roberth A.Leitch dan K.Roscoe

Davis dalam buku karangan Jogiyanto adalah sebagai berikut:

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

(Jogiyanto, 2003: 11).


17

2. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi sebagai suatu kesatuan dari beberapa unsur memiliki

komponen-komponen yang utama. Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang

berjudul Sistem Akuntansi (Mulyadi.2001 : 12-14), komponen-komponen

utama sistem informasi adalah sebagai berikut

a. Blok Masukan (Input Block)

Suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan ke dalam sistem

informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap

dan memasukkan data ke dalam sistem.

b. Blok Model (Model Block)

Suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan,

dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki

atau keluaran (logico-mathematical model).

c. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga

merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem

informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan

kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,

teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.


18

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi dalam sistem informasi berbasis computer (computer-based

information sistems), terdiri dari tiga komponen, yaitu: komputer dan

penyimpanan data di luar, telekomunikasi, dan perangkat lunak

(software).

e. Blok Basis Data (Data Base Block)

Merupakan suatu blok yang digunakan untuk menyimpan data yang

digunakan untuk melayani kebuutuhan pemakai informasi.

f. Blok Pengendalian (Control Block)

Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk

melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam,

kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lain-

lain.

3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Ada bermacam-macam pengertian dari sistem informasi akuntansi yang

dikeluarkan oleh para ahli sistem, di antaranya adalah sebagai berikut:

a. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin:

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang

mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,

mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi


19

financial yang relevan bagi pihak- pihak luar dan pihak-pihak dalam

perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) (Jogiyanto, 2005: 17).

b. Menurut Robert G. Murdick, Thomas C.Fuller, dan Joel E.Ross:

Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari

organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi

keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan

pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian

dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan

eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya

(Jogiyanto, 2005:1)

E. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian intern

adalah:


20

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan

biaya.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

3. Lingkungan Pengendalian

Menurut Mulyadi (2001:172), lingkungan pengendalian memiliki empat

unsur, yaitu:

a. Filosofi dan gaya manajemen

b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan

c. Metode pengendalian manajemen

d. Kesadaran pengendalian

F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data

Elektronik

1. Pengendalian Secara Umum

Menurut Jogiyanto (2005:250-254), pengendalian secara umum terdiri

dari:


21

a. Pengendalian Organisasi

Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan

pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggung jawab

(segregation of responbilities) yang tegas.

b. Pengendalian Dokumentasi

Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut:

1) Mempelajari cara mengoperasikan sistem.

2) Sebagai bahan training.

3) Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

4) Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian

hari.

5) Materi acuan bagi pemeriksa sistem.

Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa sebagai berikut:

1) Dokumentasi prosedur

Dokumen prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus

dilakukan pada suatu keadaan tertentu.

2) Dokumentasi sistem

Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data

yang digambarkan dalam bagan alir (sistem flowchart) atau diagram

arus data.


22

3) Dokumentasi program

Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam

bentuk bagan alir program (program flow-chart) atau dalam bentuk

tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structure chart

serta cetakan program.

4) Dokumentasi operasi

Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-

prosedur mengoperasikan program.

5) Dokumentasi data

Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam

database yang digunakan oleh sistem informasi.

c. Pengendalian Perangkat Keras

Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan

pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh

pabrik pembuatnya

d. Pengendalian Keamanan Fisik

Pengendalian keamanan fisik jika tidak dilakukan secara semestinya

maka dapat mengakibatkan:

1) Menurunnya operasi kegiatan

2) Membahayakan sistem

3) Hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan


23

4) Hilangnya harta kekayaan milik perusahaan

Pengendalian keamanan fisik dapat berupa:

1) Penempatan satpam

2) Pengisian agenda kunjungan

3) Penggunaan tanda pengenal

4) Penggunaan closed-circuit television

5) Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah

Alat-alat pengaman tambahan yang dapat digunakan untuk mengendalikan

hal-hal yang dapat menyebabkan sesuatu yang fatal:

1) Saluran air

2) Alat pemadam kebakaran

3) UPS (Uninteruptible Power Sistem)

4) Stabilizer

5) AC (Air Conditioner)

6) Pendeteksi kebakaran

e. Pengendalian Dalam Keamanan Data

Beberapa cara pengendalian untuk menjaga integritas dan keamanan

data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan

luar supaya tidak hilang, rusak, dan tidak diakses oleh orang yang tidak

berhak adalah:


24

1) Dipergunakan data log

2) Proteksi file

3) Pembatasan pengaksesan (access restriction)

4) Data backup dan recovery

f. Pengendalian Komunikasi

Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan

selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari

data selama pengiriman data tersebut.

2. Pengendalian Aplikasi

Menurut Jogiyanto (2005:254-259), pengendalian aplikasi terdiri dari:

a. Pengendalian Masukan (input control)

Tujuan pengendalian input adalah untuk meyakinkan bahwa data

transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari

kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan. Pengendalian input

adalah penting karena input yang salah maka outputnya juga akan salah

(GIGO/ Garbage In Garbage Out), selain itu apabila input telah melewati

tahap pengolahan, akan sangat sulit dideteksi.

Pada tahap data capture (penangkapan data), pengendalian yang dapat

dilakukan adalah:

1) Nomor urut tercetak pada dokumen dasar.

Dokumen dasar harus diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuan


25

dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui bila ada dokumen yang

hilang (kelengapan data).

2) Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar.

Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field

data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang

maksimum untuk masing-masing field data, sehingga kelebihan digit

atau karakter dapat terlihat.

3) Kaji ulang (review) data.

Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali

data yang dicatatnya dengan meneliti kembali kelengkapan dan

kebenaran datanya.

4) Verifikasi data (data verification)

Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat

diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya.

Pengendalian yang berupa programmed check adalah:

1) Echo check

Pengendalian ini dilakukan dengan menampilkan terlebih dahulu

semua input di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya

sebelum direkamkan ke file database.

2) Existence check

Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan input dengan


26

daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.

3) Matching check

Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan kode yang

dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan.

4) Field check

Field data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan

mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe fieldnya.

5) Sign check

Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk

menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda

yang benar, positip ataukah negatip.

6) Relationship check atau Logical check

Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal.

Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item

data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal,

maka akan ditolak oleh komputer.

7) Limit atau reasonable check

Nilai dari input data diperiksa kembali untuk menentukan apakah nilai

ini cukup beralasan atau tidak.

8) Range check

Nilai yang dimasukkan juga dapat diseleksi supaya tidak keluar dari


27

jangkauan nilai yang sudah ditentukan.

9) Self-checking digit check

Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa

kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekaan ini

digunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan

memasukkan digit-digit data.

10) Sequence check

Sequence check memeriksa urutan dari dari record-record data yang

dimasukkan dengan cara membandingkan nilai field record tersebut

dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan.

11) Label check

Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal

yang ada di pita magnetik atau di disk magnetik dapat diperiksa untuk

dicocokkan dengan yang seharusnya digunakan.

12) Batch control total check

Batch control total check umumnya diterapkan pada pengolahan data

dengan metode batch processing, yaitu transaksi dikumpulkan terlebih

dahulu selama satu periode tertentu dan bersama-sama digunakan

untuk meng-update file induk. Untuk meyakinkan apakah kumpulan

transaksi tersebut sudah lengkap dan benar atau belum, maka dapat

dilakukan batch control total check, yang dapat berupa:


28

a) Financial total, adalah total dari nilai rupiah suatu field, misalnya

total dari nilai penjualan.

b) Hash total, adalah total dari kode-kode suatu field yang bukan

merupakan nilai rupiah, misalnya total dari kode barang.

c) Record total, adalah total dari jumlah lembar dokumen dasar atau

jumlah record.

13) Zero-balance check

Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling

mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit tersebut

harus imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol. Zero-

balance check akan melakukan pengecekan selisih antara dua sisi

tersebut harus imbang.

b. Pengendalian Pengolahan (processing control)

Tujuan pengendalian ini adalah untuk mencegah kesalahan- kesalahan

yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data

dimasukkan ke dalam komputer. Pengecekan-pengecekan kesalahan

pengolahan dapat berupa:

1) Control total check

Pada tahap pengolahan, control total check dapat digunakan untuk

meyakinkan bahwa semua data yang diolah tetap lengkap dan telah

benar.


29

2) Matching check

Pada tahap pengolahan data, pencarian data di suatu file yang tidak

ketemu harus dapat dideteksi. Matching check merupakan

pengendalian untuk melakukan hal itu.

3) Reference file check

Kesalahan penggunaan data yang diambil dari file acuan (reference

file) dapat didetetksi dengan cara mencetak isi file acuan yang

digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. Hasil cetakan isi

file acuan kemudian dapat diperiksa kebenarannya.

4) Limit or reasonable check

Pada tahap input, pengecekan ini ditujukan pada kewajaran dari data

input yang dimasukkan ke komputer, sedang dalam tahap pengolahan,

pengecekan ini ditujukan pada hasil pengolahannya.

5) Croosfooting check

Croosfooting check dilakukan dengan menjumlahkan masing- masing

item data secara ke samping (horisontal) dan secara independen juga

dilakukan penjumlahan secara tega (vertikal). Total penjumlahan ke

samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara

menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama.

6) Record Locking

Proses konkruensi terjadi karena record yang sama di dalam suatu file

dipergunakan oleh lebih dari satu pemakai. Untuk mengatasi


30

konkruensi dapat dilakukan dengan mengunci record yang sedang

dipergunakan, sehingga tidak dapat dipergunakan oleh pemakai lain.

c. Pengendalian keluaran (output control)

Tahapan dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah:

1) Tahap menyediakan media laporan

2) Tahap memproses program yang dihasilkan laporan

3) Tahap pembuatan laporan di file (printer file)

4) Tahap mencetak laporan di media kertas

5) Tahap pengumpulan laporan

6) Tahap mengkaji ulang laporan

7) Tahap pemilihan laporan

8) Tahap distribusi laporan

9) Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan

10) Tahap pengarsipan laporan

11) Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan

Pengendalian yang dilakukan pada laporan yang berbentuk softcopy:

1) Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan

2) Pengendalian pada tampilan di layar terminal


31

G. Pengembangan Sistem

1. Pengertian Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:35), “Pengembangan sistem (sistem

development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem

yang telah ada”.

2. Prinsip Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:38-41), prinsip-prinsip pengembangan sistem

adalah sebagai berikut:

a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang terdidik

d. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses

pengembangan sistem

e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

f. Jangan takut membatalkan proyek

g. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.


32

H. Analisis Sistem

1. Pengertian Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan

sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-

bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,

hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan

sehinga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2. Langkah-langkah Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:130-150), langkah-langkah analisis sistem

adalah:

a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah

Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang

ingin dipecahkan, yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai.

Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah:

1) Mengidentifikasi penyebab masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang

aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis perlu

mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di

organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-penyebab

terjadinya masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat


33

dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek

permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah

ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

2) Mengidentifikasi titik keputusan

Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang mennyebabkan

sesuatu terjadi sebagai identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat

digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart

atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3) Mengidentifikasi personil-personil kunci

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

1) Menentukan jenis penelitian

2) Merencanakan jadwal penelitian

a) Mengatur jadual wawancara

b) Mengatur jadwal observasi

c) Mengatur jadwal pengambilan sampel

3) Membuat penugasan penelitian

4) Membuat agenda wawancara

5) Mengumpulkan hasil penelitian

c. Analyze, yaitu menganalisis sistem

1) Menganalisis kelemahan sistem

a) Menganalisis distribusi pekerjaan


34

b) Menganalisis pengukuran pekerjaan

c) Menganalisis keandalan

d) Menganalisis dokumen

e) Menganalisis laporan

2) Menganalisis kebutuhan informasi Pemakai/ Manajemen

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

I. Perancangan (Desain) Sistem

1. Pengertian Perancangan Sistem

Pengertian perancangan (desain) sistem yang dikutip oleh Jogiyanto

(2005, 196) adalah:

a. Menurut Robert J. Verzello/ John Reuter III

The stage of the development cycle which follow analysis: definition

of functional requirement and reparation of implementation

specification; describing how a sistem is to constructed.

(Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian

dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan

implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.)

b. Menurut George M. Scoot

Sistem design determines how a sistem will accomplish what it must

accomplish; it involves configuring the software and hardware component


35

of a sistem so that after the instalation to the sistem will fully satisfy the

sistem specifications established at the end of the sistems analysis phase.

(Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan

apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari

komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu

sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan

rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.).

2. Tujuan Desain Sistem

a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang

terlibat.

3. Desain Input

Komponen input dalam suatu program diseuaikan dengan bentuk- bentuk

form dokumen yang akan digunakan sebagi data masukan. Desainer harus

membuat program yang user friendly karena biasanya karyawan yang

memnggunakan program tersebut merupakan karyawan dari lapisan

operasional yang berpendidikan tidak terlalu tinggi. Dalam program akuntansi

ada 2 data masukan utama, yaitu:

a. Desain input data kode perkiraan akuntansi

b. Input data jurnal transaksi


36

J. Bagan Alir (Flow chart)

1. Pengertian Bagan Alir Menurut Jogiyanto (2005: 795, b)agan alir (flow chart)

adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau

prosedur sistem secara logika.

2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir

Pedoman-pedoman pembuatan bagan alir menurut Jogiyanto (2005:795-799)

adalah:

a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian

kiri dari suatu halaman.

b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditujukan dengan jelas.

c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan di mana akan

berakhirnya

d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu

kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya persiapkan dokumen, atau

hitung gaji.

e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang

semestinya

f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus

ditunjukkan dengan jelas mengunakan simbol penghubung.

g. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.


37

Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem dapat dilihat dalam

tabel di bawah ini

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir

Simbol Arti Simbol Arti

Dokumen Proses

Kegiatan

Manual

Operasi

Luar/Komputer

Simpanan urut

angka

Pngurutan

offline

Arsip sementara Drum

Magnetik/

penyimpanan

komputer

Karto Plong Pita kertas

berlubaang

Keyboard

Penjelasan

Display Arsip

Permanen

Garis alir

Penghubung Catatan

A

C

N


38

K. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

1. Pengertian Diagram Alir Data

Diagram alir data menurut Mulyadi (2001:57) adalah suatu model yang

menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu

sistem.

2. Simbol yang digunakan dalam Diagram Alir data (Jogiyanto, 2005:700-707)

Menurut Jogiyanto (2005:700-707) simbol yang digunakan dalam

Diagram Alir Data adalah :

a. External Entity (kesatuan luar ) atau boundary (batas sistem)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang

dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di

lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output

dari sistem.

Kesatuan luar biasanya berupa :

1) Suatu kantor, dpartemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar

sistem yang sedang dikembbangkan.

2) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang

dikembangkan

3) Sustu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti

langganan dan pemasok

4) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan


39

5) Sumber asli dari suatu transaski

6) Penerima akhir dari sustu laporan yang dihasilkan oleh sistem

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau

suatu kotan dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD

Sumber. Jogiyanto (2005:701)

b. Data flow (arus data)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah

Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD

Sumber: Jogiyanto (2005:702)

Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan

untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai

berikut

1) Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

2) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

3) Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.

4) Masukan untuk komputer.

5) Komunikasi ucapan.

6) Surat-surat atau memo.


40

7) Data dibaca atau direkam ke suatu file.

8) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.

9) Tranmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Dalam menggambarkan arus data, konsep-konsep yang perlu diperhatikan:

1) Konsep paket dari data (Packet Data)

Bila dua atau lebih data megalir dari sustu sumber yang sama ke

tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai sustu arus data

tunggal. Karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama

harus ditunjukkan sebagai suatu arus data, walaupun misalnya terdidri

dari beberapa dokumen,

2) Konsep arus data menyebar (diverging data flow)

Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus

data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.

3) Konsep arus data mengumpul (converging data flow)

Arus data mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda,

dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan

yang sama.

4) Konsep sumber dan tujuan arus data

Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke

suatu proses. Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu

dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan proses.


41

c. Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,

mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam

proses untuk dihasilkan arus data yang keuar dari proses. Suatu proses

dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat

persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul

atau

Gambar 2.3 Simbol Proses dalam DFD

Sumber: Jogiyamto (2005:705)

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, yaitu meliputi:

1) Identifikasi Proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menujukkan

nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol

proses.

2) Nama Proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses

tersebut. Nama dan proses harus jelas dan lengkap

menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dan proses biasanya

berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja. Nama dari

proses diletakkan di bawah proses di simbol proses.


42

3) Pemrosesan

Untuk physical DFD yang menujukkan proses tidak hanya proses

dari komputer tetapi juga proses manual, seperti proses yang

dilakukan oleh orang, mesin, dan lain-lain, maka pemrosesan harus

ditunjukkan. Pemrosesan ini menunjukkan siapa atau dimana suatu

proses dilakukan. Untuk Logical DFD yang prosesnya hanya

menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak

disebutkan dan bila pemroses akan disebutlkan dapat juga untuk

menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya.

Berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses:

1) Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan

menhasilkan sebuah arus data

2) Sustu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan

menghasilkan sebuah arus data

3) Suatu proses yang menerima suatu arus data dan menghasilkan

lebih dari sebuah arus data.

d. Data store (simpanan data)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan data yang dapat

berupa sebagai berikut :

1) Suatu file atau database di sistem komputer.

2) Suatu arsip atau catatan manual.


43

3) Sustu kotak tempat data di meja seseorang.

4) Suatu tabel acuan manual.

5) Suatu agenda atau buku.

Simpanan data DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis

horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD

Sumber : Jogiyanto (2005:707)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggambarkan simpanan data

di DFD

1) Hanya proses daja yang berhubungan dengan simpanan data

karena menggunakan atau merubah data simpanan data adalah

suatu proses.

2) Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses

menunjukkan proses update dapat berupa :

a) Menambah atau menyimpan record baru atau dokumen baru ke

dalam simpanan data

b) Menghapus record atau di suatu dokumen yang ada di

simpanan data.

c) Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang

ada di simpanan data.


44

3) Arus data yang berasal dari simpanan adata ke suatu proses

menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada

di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan

luar komputer (disc atau tape) berarti membaca data dari suatu

record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual

berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat

isinya dari suatu simpanan data.

4) Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu

menggunakan data update simpanan data dapat dipilih salah satu

penggambaran sebagai berikut ini :

a) Menggunakan sbuah garis dengan panah mengarah kedua arah

yang berlawanan dari simpanan data, atau

b) Menggunakan arus data yang terpisah

3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir Data

Pedoman untuk menggambarkan Diagram Alir Data menurut Jogiyanto

(2005:713) adalah :

a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang

terlibat di sistem.

b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram)

d. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem


45

terlebih dahulu.

e. Gambarlah sketsa Diagram Air Data untuk overview diagram (level 0)

berdasarkan proses di diagram berjenjang.

f. Gambarlah Diagram Alir Data untuk level-level berikutnya, yaitu level 1

dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan

diagram berjenjangnya.

4. Keterbatasan DFD

a. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop)

b. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)

c. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.

L. Database

Database adalah sebuah objek yang kompleks untuk menyimpan informasi

yang terstruktur yang diorganisir dan disimpan dalam suatu cara yang

mengijinkan pemakainya untuk mengambil informasi dengan cepat dan efisien.

Secara lebih sederhana pengertian database adalah kumpulan tabel- tabel yang

saling berhubungan.

Database Management Sistem (DBMS) adalah software yang digunakan

untuk membuat database. Contoh dari DBMS adalah Microsoft Accesc, SQL

Server, Microsoft Excel, FoxPro, dan lain-lain. Sebuah database dioperasikan

oleh seorang Data-base Administrator (DBA) yaitu orang yang bertanggungjawab


46

terhadap sumber daya data dan DBMS.

Database merupakan kumpulan dari tabel-tabel yang terdiri dari: Baris, sering

disebut sebagi instance dari data atau record; dan kolom, sering disebut sebagai

attributes atau field. Dalam database tabel-tabel berisi elemen data dan primary

key. Primary key (kunci utama) merupakan elemen data yang mempunyai nilai

yang unik dan digunakan untuk menghubungkan dengan table lain (menjadi

foreign key di table lain).

Karakterisitk pendekatan database menurut Wilkinson (2000: 190-194)

adalah:

1. Independensi Data (data Independence), database elemen dalam database

mempunyai standar yang sama

2. Konsistensi Data (Data Consistency), setiap data elemen dalam database

mempunyai standar yang sama.

3. Satu kali memasukkan dan menyimpan data (One Data Entry and Storage),

dengan hanya memasukkan data satu kali dapat digunakan untuk banyak

aplikasi dan user.

4. Kasatuan data (Data integration), database menyediakan simpanan data

terpusat untuk digunakan.

5. Shared data ownership, semua data dalam database dimiliki bersama oleh

pengguna data.

6. Manajemen data yang tersentraslisasi.


47

7. Penyerderhanaan manajemen dan akses data.

Keuntungan menggunakan database antara lain:

1. Menghilangkan inkonsistensi

2. Meningkatkan aksesibilitas.

3. Mengontrol redundancy

Sedangkan kerugiannya antara lain:

1. Biaya relatif mahal.

2. Membuat banyak perubahan yang mendasar.

3. Risiko kehilangan data yang besar, hilang atau rusaknya suatu data akan

mempengaruhi data secara keseluruhan.

M. Kamus Data

1. Pengertian Kamus Data

Menurut Jogiyanto (2005:725), kamus data adalah katalog fakta tentang

data dan kebutuhab-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus

data dapat dibuat padda tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap

analisis maupun tahap perencanaan sistem. Kamus data dibuat berdasarkan

Diagram Arus Data dan berisi keterangan lebih lanjut tentang Diagram Arus

Data.

2. Isi Kamus Data

Isi kamus data meurut Jogiyanto (2005: 726-728) adalah:


48

a. Nama arus data, dibuat berdasarkan nama dari Diagram Arus Data.

b. Alias, dibuat karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda

untuk orang atau departeman satu dengan yang lainnya.

c. Bentuk data, dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil

cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variable,

parameter, dan field

d. Arus data, menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju.

e. Penjelasan untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang

dicatat di KD.

f. Periode, menunjukkan kapan terjadinya arus data.

g. Volume, digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang

akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemrosesan dan

alan output.

h. Struktur data, menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri

dari item-item apa saja.

N. Entity Relationship Diagram (ERD)

1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD melukiskan isi dari database secara grafis yang menunjukkan berbagai

entitas dan relasi yang penting antar entitas tersebut.


49

Dalam ERD simbol-simbol yang digunakan:

Entitas Relationship

Gambar 2.5 Simbol dalam ERD.

2. Langkah-langkah Pembuatan ERD

Menurut Wilkinson (2000:199-202), langkah-langkah yang dilakukan

untuk membuat ERD adalah:

a. Membangun entitas dan relationship

Untuk memulai mambuat ERD, kita harus membangun lingkup proses

yang akan dibuat dam mambuat daftar entitas. Entitas adalah semua

sumber daya (resources) yang digunakan perusahaan, kejadian (event)

yang dialami perusahaan dan orang (agent) yang berhubungan dengan

perusahaan.

Dengan batasan yang telah kita buat, selanjutnya kita membangun

beberapa segment ERD, masing-masing menunjukkan dua entitas

yang dihubungkan oleh relationship. Segment meliputi kelompok

elemen data yang dibutuhkan oleh 1 user atau lebih. Masing-masing

segment dalam ERD harus termasuk entitas yang mempunyai

hubungan satu sama lain.


50

b. Menghubungkan entitas dan relationship

Segmen-segmen perlu diinterigasikan dalam bentuk struktur ERD.

Pengintegrasian berisi penempatan entitas dalam segmen dan

dihubungkan dengan segmen lain yang menghubungkan entitas yang

sama.

c. Menentukan kardinalitas relationship

Kardinalitas menunjukkan pada hubungan numerial antar entitas

dalam ERD. Kardinalitas tergantung pada hal-hal spesifik dalam

perusahaan, seperti organizational constraint dan peraturan-peraturan.

Ada tiga tipe kardinalitas, yaitu

1) One-to-one (1:1) Relationship (Hubungan satu ke satu)

Kardinalitas ini ada pada saat satu kejadian dari entitas

berhubungan dengan satu hanya satu kejadian dari entitas yang

berhubungan.

2) One-to-many (1:N) Relationship (Hubungan satu ke banyak)

Kardinalitas ini ada saat satu entitas yang mempunyai labih dari

satu (banyak) kejadian berhubungan dengan entitas dengan satu

kejadian.

3) Many-to-many (M:N) Relationship (Hubungan banyak ke banyak)

Kardinalitas ini ada saat masing-masing entitas dihubungkan

mempunyai lebih dari saru kejadian. Hubungan many-to-many


51

biasanya dengan menggunakan entitas asosiatif yang membentuk

primary key dari entitas-entitas yang harus dihubungkan.

O. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:41), daur atau siklus hidup dari pengembangan

sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan

utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses

pengembangannya. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat

terdiri dari tahapan perencanaan sistem (sistems planning), analisis sistem

(sistems analysis), desain sistem (sistems design), seleksisistem (sistems

selection), implementasi sistem (sistems implementation), dan perawatan sistem

(sistems maintenance)


52

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu melakukan penelitian

untuk memperoleh data secara langsung terhadap objek tertentu mengenai sistem

informasi akuntansi pembelian persediaan obat, sehingga hasil kesimpulan yang

diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada objek yang diteliti.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat : Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

Waktu : Penelitian dilakukan pada bulan November 2012 sampai

dengan Januari 2013

C. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

a. Pimpinan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

b. Bagian Akuntansi

c. Bagian Gudang

d. Bagian Pembelian Persediaan

e. Bagian Penerimaan Barang


53

2. Objek Penelitian

a. Bagian – bagian yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian

pada persediaan.

b. Dokumen – dokumen dan bukti – bukti tentang terjadinya persediaan

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara

Wawancara dilakukan melalui tanya jawab secara langsung kepada

pimpinan atau karyawan yang ditunjuk oleh pimpinan pada bagian yang

bersangkutan.

2. Dokumentasi

Dokumentasi dilakukan melalui pengumpulan data pembelian persediaan

dengan mempelajari dokumen melalui arsip Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta

3. Obeservasi

Pengumpulan data pembelian persediaan dengan melihat dan mengamati

kegiatan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta secara langsung.


54

E. Data Penelitian

Data yang dipakai dalam penelitian ini adalah :

1. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

2. Struktur Organisasi

3. Deskripsi Jabatan

4. Prosedur Persediaan

5. Dokumen, formulir, dan catatan tentang pembelian persediaan yang

digunakan oleh organisasi tersebut.

F. Teknik Analisis Data

Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah pertama yaitu

mengetahui sistem akuntansi pembelian pada persediaan yang digunakan di

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta itu adalah dengan cara membuat deskripsi

dan menjabarkan sistem akuntansi pembelian pada persediaan yang sudah ada di

dalam organisasi. Langkah analisis tentang sistem akuntansi pembelian pada

persediaan diperoleh dengan mengidentifikasi, yaitu :

1. Mengidentifikasi permasalahan

Pada tahap ini dilakukan teknik wawancara untuk mengetahui permasalahan

yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian

2. Mengidentifikasi penyebab permasalahan

Setelah melakukan identifikasi permsalahan, berikutnya adalah


55

mengidentifikasi penyebab permasalahan.

3. Mengidentifikasi titik keputusan

Pada tahap ini, identifikasi dilakukan dengan mengacu pada bagan alir sistem

yang terdapat pada organisasi, sehingga dapat diketahui latak permasalahan

yang terjadi.

4. Identifikasi personil kunci

Pada tahap ini. Identifikasi dilakukan dengan mengacu pada dokumen

deskripsi jabatan yang ada di organisasi

Informasi didapat dengan memeriksa bagian-bagian yang terkait dalam sistem

persediaan tersebut dengan cara wawancara, dokumentasi, dan melakukan

observasi bagian-bagian terkait dan juga dengan cara menganalisis hasil dari

teknik pengumpulan data yang telah dilakukan sebelumnya.

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang

kedua berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian

persediaan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi adalah sebagai berikut:

Setelah melakukan tahap-tahap diatas, maka selanjutnya adalah melakukan

perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat dengan cara

sebagai berikut :


56

1. Memisahkan tugas dan tanggung jawab secara tegas dengan membuat struktur

organisasi dan Job description.

2. Merancang input dalam sistem informasi akuntansi pembelian pada

persediaan dengan membuat form elektronik untuk merekam data pemasok

persediaan barang dagang, data persediaan barang dagang, data pembelian

barang dagang, data order pembelian persediaan, data laporan penerimaan

persediaan, data penerimaan persediaan, data pembayaran, data faktur

pembelian persediaan, data akun, dan data bank.

3. Merancang Entity Relationship Diagram (ERD), Merancang diagram alir (Flow

Chart) dan perancangan Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto, 2005: 795 –

721).

a. Perancangan diagram alir dengan ketentuan :

1) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari

bagian kiri dari suatu halaman.

2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhir.

4) Masing-masing kegiatan di dalam bagian alir sebaiknya digunakan

suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.

5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan


57

yang semestinya.

6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus

ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

7) Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

b. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) dengan ketentuan (Jogiyanto,

2005: 795 – 721) :

1) Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di

dalam sistem.

2) Identifikasikan semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan

kesatuan luar.

3) Gambar diagram konteks terlebih dahulu.

4) Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem

terlebih dahulu.

5) Gambar sketsa DFD untuk overview diagram berdasarkan proses pada

diagram berjenjang.

6) Gambar DFD untuk level-level berikutnya untuk tiap-tiap proses yang

dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

7) Gambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.

8) Gabungkan semua DFD yang telah dibuat ke dalam satu diagram.

4. Perancangan keluaran, yaitu dengan merancang format laporan keluaran yang

dihasilkan dari sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan.


58

BAB IV

GAMBARAN UMUM

RUMAH SAKIT PANTI RINI YOGYAKARTA

A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini

Pada awalnya Rumah Sakit Panti Rini adalah sebuah klinik bersalin dan

poliklinik umum yang dirintis oleh Romo Hovens. SJ dan Dewan Paroki Kalasan,

yang terletak di Jalan Solo Km. 12,5 Tirtomartani, Kalasan Sleman Yogyakarta

55571. Klinik ini dibangun dengan maksud menyelenggarakan pelayanan

kesehatan kepada semua lapisan dan golongan masyarakat yang membutuhkan,

dengan cara pelayanan professional, dan mengusahakan kesejahteraan bagi semua

yang berkarya didalamnya dengan semangat Kristiani.

Dalam perkembangannya, pengurus klinik ini mengalami kesulitan terutama

tenaga dan biaya, maka tahun 1967, dengan berat hati Dewan paroki

menyerahkannya kepada Yayasan Panti Rapih untuk dijadikan cabangya.

Peyerahan dilaksanakan melalui Romo Widijono, selaku Romo Paroki Kalasan

pada waktu itu. Dalam tahun yang sama Sr. Alexia. CB beserta beberapa tenaga

perawat dan bidan Panti Rapih ditugaskan di sana untuk menagnani klinik

tersebut.

Atas usaha Yayasan Panti Rapih, perizinan poliklinik dapat diperoleh pada

tanggal 22 November 1968. Untuk semetara poliklinik Panti Rini menempati

bangunan yang sebenarnya oleh warga Paroki Kalasan dibangun untuk Pastoran.


59

Semakin hari dirasa perlu untuk mengusahakan tempat pemindahan poliklinik ini.

Maka pada tahun 1969, Yayasan Panti Rapih berhasil membeli tanah yang

terletak di sebelah Gereja Kalasan dengan luas seluruhnya 4485 m2.

Sebelum keadaan mengizinkan membangun gedung tersebut, tanah yang

bersangkutan semantara diolah dan disuburkan untuk ditanami sayur-sayuran,

buah-buahan, dan peternakan ayam. Melalui cara ini mambantu memberikan

penyuluhan kepada masyarakat kesehatan lingkungan dan gizi juga peyuburan

tanah pertanian, dan peternakan.

Pada awal tahun 1972 klinik bersalin umum mulai dibangun dan dapat

diselesaikan pada awal Agustus 1972. Tanggal 10 Agustus dalam tahun yang

sama gedung baru tersebut diberkati oleh Bapak Kardinal Yustinus

Darmoyuwono. Pr, dab haru itu juga dibuka secara resmi oleh Bapak Camat

Kalasan Bapak Projosuharto.

Sejak dipindahkannya Sr. Alexia. CB ke Mertoyudan dan pada tahun 1972.

Perkembangan karya pelayanan kesehatan mengalami pasang surut, karena tidak

adanya pembimbing yang perpengalaman dibidang pelayanan kesehatan dan

setiap enam bulan terjadi pergantian tenaga, sehingga mutu pelayanan semakin

menurun dan mengalami kemunduran.

Pimpinan Suster-suster Cinta Kasih Santo Carolus Borromeus, Yayasan Panti

Rapih dan Dewan Paroki Kalasan menyetujui agar Klinik Bersalin dan Poliklinik

Umum ini ditutup. Dokter Kabupaten Kalasan, tidak menyetujui usul tersebut,


60

tetapi menasehati agar Yayasan Panti Rapih dan para pelaksananya tidak putus

asa dalam usaha melanjutkan karya pelayanan tersebut. Akhirnya klinik ini dapat

diteruskan hingga berkambang sampai saat ini. Setelah mengalami beberapa

perkembangan dan peraturan, Poliklinik Bersalin dan Poliklinik Umum Panti

Rini. Masyarakat mengenalnya dengan nama RB-BP Panti Rini.

Ketika Banyak masyarakat yang semakin merasakan dan menyadari akan

pentingnya kesehatan dengan melihat perkembangan pelayanan RB-BP Panti Rini

maka dari pihak Yayasan Panti Rapih berencana meningkatkan pelayanan kepada

warga yang berekonomi lemah khususnya yang tinggal di pedesaan kawasan

Yogyakarta Timur dan Jawa Tengah bagian barat daya.

Karena itu dikembangkanya RB-BP Panti Rini menjadi sbuah Rumah Sakit.

Maka peningkatannnya dimulai dengan izin prinsip dari Dinas Kesehatan dengan

SK Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik

Indonesia Nomor : 0072/Yan/Med/RSK/S/1988, pada tanggal 2 Februari 1988,

usaha terus dijalankan dengan pembangunan gedung, melengkapi peralatan

kesehatan dan peralatan rumah tangga.

Dengan berbagai usaha daj kerja sama berbagai pihak terutama kesediaan dari

pihak Departemen Kesehatan untuk memberikan izin, maka diresmikannya

berdiri Rumah Sakit Umum Pratama Panti Rini pada tanggal 10 Juni 1993.

Gedung baru ini diberkati oleh Romo Djojosiswoyo. Pr, Vikep Prop. DIY

Yogyakarta dan diresmikan oleh Bapak Drs. Arifin Ilias sebagai Bupati Kepala


61

Daerah Kabupaten Sleman dan didampingi oleh Yayasan Panti Rapih, pimpinan

Suster-suster Cinta Kasih Santo Carolus Borromeus, Romo Paroki beserta

Dewannya.

B. Visi

Dalam kesadaran terpanggil untuk meneruskan karya Allah dalam

menyeharkan manusia seutuhnya serta untuk melaksanakan amanat penyenbuhan

Yesus Kristus kepada semua manusia yang adalah ciptaan dan citra Allah. Tanpa

membedakan agama, budaya, suku, dan social. Sebab itu sebagai bersama rekan

kerja akan membrikan pelayanan yang optimal dengan empati, cinta, dan tepat

demi kepuasan pasien yang kami layani.

C. Misi

Dijiwai semangat cinta kasih kepasa sesama, berupaya menggalang hidup

yang sehat secara menyeluruh (holistic). Dalam pelayanan mengutamakan

kepuasan, kesejahteraan, dan produktifitas yang optimal bagi semua.

D. Motto/semboyan

“Pendamping setia anda di kala sehat dan sakit”

Tujuannya :

1. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.


62

2. Menguatkan kesadaran dan kemampuan hidup sehat masyarakat.

3. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman dan

teknologi.

4. Mengupayakan kesejahteraan karyawan.

E. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini Kalasan

1. Pelayanan 24 jam meliputi : Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Farmasi, Unit

Laboratorium, Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Ambulance 118.

2. Pelayanan Rawat Jalan yaitu Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi dan Poloklinik

Spesialis, antara lain : Kebidanan dan Penyakit kandungan, Penyakit dalam,

Kesehatan anak, Bedah Umum yaitu (tulang, anak, onkologi), Syaraf,

Mata,THT, Kulit dan Kelamin.

3. Pelayanan dan tindakan medic yaitu Operasi/bedah dan Persalinan

4. Pelayanan Rawat Inap Meliputi :

a. Kelas Utama

Tempat tidur untuk pasien dan satu bed untuk penunggu, ruang ber AC,

kulkas, Water Heater, ruang tamu, paket buah selamat datang, kamar

mandi dalam dan telepon.

b. Kelas I

Tempat tidur bagi pasien dan satu bed bagi penunggu, ruang ber AC,

televise dan kamar mandi dalam


63

c. Kelas II

Kamar untuk dua pasien, yaitu dua bed pasien, satu buah kipas angin dan

kamar mandi dalam.

d. Kelas III

Satu ruangan untuk enam orang pasien, pasien dibedakan menurut jenis

kelaminnya, setiap pasien dapat dijaga oleh satu orang penunggu.

e. Ruang Isolasi

f. Ruang Bayi

5. Pelayanan Penunjang Medis : Laboratorium, Radiologi/CT-Scan/USG,

Fisioterapi dan Farmasi.

6. Pelayanan kesehatan yang meliputi : General Check-Up, Home

Care/Perawatn Rumah, Pemeriksaan Bayi sehat dan Imunisasi, Penyuluhan

kesehatan masyarakat, Pusat Informasi diabetes dan Dislipidema (PIDD),

Konsultasi Gizi, Pelayanan Pramuruki (merawat Pasien dirumah), Pendidikan

dan pelatihan Pramurukti.

F. Pelayanan Pasien Rawat Inap

Tujuan prosedur pasien rawat inap memberikan kemudahan dalam proses

pelayanan pasien dan rawat inap, pelayanan rawat inap bisa cepat dan cermat

serta hak dan kewajiban pasien bisa terlaksana dengan baik. Kebijakan yaitu

penerima pasien rawat inap melalui poliklinik/UGD/Kamar bersalin.


64

G. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang berlaku di Rumah Sakit Panti Rini sesuai dengan

Surat Keputusan Pengurus Yayasan Panti Rapih Nomor 23-

B/YPR/K/B/VIII/2011 yang ditetapkan pada tanggal 1 Agustus 2011. Tugas

mengenai masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Direktur

Tugas direktur adalah:

a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan aman, nyaman serta penuh

cinta kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki terhadap

rumah sakit.

b. Mengkaji:

1) Peraturan/ketetapan kebijakan dari Yayasan, Gereja dan Pemerintah

2) Struktur, UTW, Protap

3) Progam kerja, laporan keuangan APB dan Realisasinya

4) Permasalahan dalam pengelolaan rumah sakit

5) Kebutuhan dan penggunaan tenaga pelayanan, dan sarana dan

prasarana

6) Perkembangan kebutuhan pelayanan kesehatan dan kaitannya dengan

situasi sosial, ekonomi, dan budaya masyarakat, bangsa/negara dan

dunia


65

7) Perkembangan sosial ekonomi dan perubahan pasar dan tingkat

kelemahan.

c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan dan

pengembangan serta investasi untuk rumah sakit yang meliputi:

1) Organisasi dan Manajemen

2) Pelayanan

3) Ketenagaan

4) Fasilitas

5) Keuangan dan Akuntansi

d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan/memotivasi, membina,

mengendalikan, mengsupervisi, dan mengevaluasi, serta menindak lanjuti

dan mengembangkan seluruh kegiatan pelayanan yang berkaitan dengan

aktivitas sumber daya baik insani maupun non insani dalam bidang

administrasi/manajemen dan pelaksanaan teknis informasi secara

keseluruhan dari Rumah Sakit Panti Rini Kalasan Yogyakarta.

e. Penilaian dan Pelaporan:

1) Penilaian:

Melakukakan evaluasi tentang pelaksanaan dan hasil kerja dari

kegiatan pengelolaan rumah sakit.


66

2) Pelaporan:

a) Membuat dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban secara

berkala maupun insedential baik lisan maupun tertulis kepada BP

yayasan tentang:

1)) Pelaksanaan serta hasil kerja pengelolaan rumah sakit

2)) Keuangan dan Realisasi APB rumah sakit

b) Membuat dan menyerahkan laporan kegiatan pelayanan rumah sakit

kepada Dep. Kes sesuai ketentuan yang berlaku.

2. KPRS

Tugas KPRS antara lain

a. Mengembangkan program keselamatan pasien di rumah sakit

b. Menyusun kebijakan dan prosedur terkait dengan program keselamatan

pasien rumah sakit

c. Menjalankan peran untuk melakukan maotivasi, edukasi, konsultasi,

pemantauan dan panilaian tentang terapan program keselamatan pasien

rumah sakit.

3. Skretariat Direksi

Tugas Sekretariat direksi antara lain

a. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi

b. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal dan

eksternal perusahaan.


67

c. Menyiapkan laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan Sekretaris

secara benar dan tepat waktu

4. Komite Medik

Komite medik bertugas membantu direktur dalam menyusun standar

pelayanan dan memantau pelaksanaannya serta memantau pelaksanaan tugas

tenaga medik. Komite medik membawai staf medis fungsional.

5. Staf Medis Fungsional

Tugas Staf Medis Fungsional antara lain :

a. Melaksanakan kegiatan profesi yang meliputi prosedur diagnosis,

pengobatan, pencegahan, pencegahan akibat penyakit, peningkatan dan

pemulihan

b. Meningkatkan kemampuan sesuai dengan profesinya, melalui program

pendidikan/pelatihan berkelanjutan

6. Kepala Seksi Pelayanan Medis dan Penunjang Medis

Tugas kepala seksi pelayanan dan penunjang medis adalah:

a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga

tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki baik data lingkup

tanggungjawabnya maupun instansi secara keseluruhan.

b. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan

dan penunjang medik.


68

c. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan

rumah sakit.

d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan motivasi, membina,

mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan

seluruh kegiatan pelayanan.

e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang

pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi pelayanan dan penunjang medik.

f. Mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya seperti kepala UGD;

kepala subseksi radiologi, patologi klinik dan fisioterapi; kepala subseksi

farmasi; kepala subseksi pelayan gizi dan produksi makanan; dan kepala

sub seksi rekam medis.

7. Kepala Seksi Pelayanan Keperawatan

Tugas kepala seksi pelayanan keperawatan adalah:


tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki, baik dalam lingkup tanggung

jawabnya maupun instansi secara keseluruhan.

b. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan

rumah sakit.

c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan

dan penunjang medik.


69

d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan atau memotivasi, membina,




pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi pelayanan keperawatan.

f. Mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya seperti sub seksi rawat

inap umum dan IMC; sub seksi rawat nifas, rawat neonatus, kamar

bersalin dan poliklinik kebidanan; subseksi rawat jalan dan kamar bedah.

8. Kepala Seksi Administrasi

Tugas dari kepala seksi administrasi adalah:


tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki, baik dalam lingkup tanggung

jawabnya maupun instansi secara keseluruhan.

b. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan

rumah sakit.

c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan

medis dan penunjang medis.

d. Melaksanakan, mengorganisir, memberikan motivasi, membina,




70


pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi administrasi dan keuangan.

9. Kepala UGD

Tugas Kepala UGD adalah :

a. Membuat perencanaan jenis dan jumlah peralatan keperawatan yang

diperlukan

b. Menyiapkan fasilitas dan lingkungan UGD untuk kelancaran pelayanan

serta memudahkan pasien menerima pelayanan

c. mengawasi kebersihan lingkungan-mengatur tataruang UGD

agar memudahkan dan memperlancar pelayanan yang

diberikankepada pasien

d. Mengkaji Kebutuhan Pasien, dengan cara mengamati keadaan pasien

(tanda vital, kesadaran, mental, keluhan)

e. Menyiapkan bahan pemeriksaan penunjang sesuai kebutuhan

f. Melakukan tindakan darurat sesuai kebutuhan pasien

d. Membantu pasien selama pemeriksaan dokter

e. Melaksanakan tindakan pengobatan sesuai programpengobatan yang

ditentukanoleh dokter

10. Kepala Subseksi Radiologi, Patologi, Klinik dan Fisioterapi

Kepala Subseksi Radiologi, Patologi, Klinik dan Fisioterapi mempunyai tugas

menyediakan semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarakan


71

kegiatan diagnose penyakit melalui pemeriksaan radiologi/sonografi dan

pengobatan melalui radio terapi,

11. Kepala Subseksi Farmasi

Tugas Kepala subseksi Farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi di

rumah sakit meliputi : perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pemberian obat, pengendalian, penghapusan, pelaporan dan

evaluasi

12. Kepala Subseksi Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan

Tugas Kepala Subseksi Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan adalah :

a. Pengadaan makanan kepada pasien rawat inap

b. Bertanggung jawab atas makanan yang diberikan kepada pasien rawat

inap.

c. Menyajikan makanan yang dapat menunjang gizi kepada pasien dan

menyesuaikan makanan yang diberikan dengan penyakit pasien rawat

inap.

13. Kepala Subseksi Rawat Inap Umum dan IMC

Tugas Kepala Rawat Inap Umum dan IMC adalah membuat perencanaan

tugas keparawatan yang diperlukan, dan keperawatan sesuai pasien.

14. Kepala Subseksi rawat nifas, noenatus, kamar bersalin dan poliklinik

kebidanan


72

Tugas kepala subseksi rawat nifas, neonatus, kamar bersalin dan poliklinik

kebidanan adalah

a. menjaga kesehatan ibu dan bayinya, baik fisik maupun psikologik

b. melaksanakan sharing yang komprehensif, mendeteksi masalah,

mengobata atau merujuk bila terjadi komplikasi pada ibu maupun bayinya

c. memberikan pendidikan kesehatan tentang perawatan kesehatan diri,

nutrisi, keluarga berencana, menyusui, pemberian imunisasi kepada bayi,

dan perawatan bayi sehat

15. Kepala Subseksi Rawat Jalan dan Kamar Bedah

Tugas Kepala Rawat Jalan dan Kamar Bedah adalah menyediakan fasilitas

terhadap penyelenggaraan kegiatan pelayanan Poliklinik Rawat Jalan dan

mengatur pelayanan pembedahan sesuai kebutuhan.

16. Kepala Subseksi Rekam Medis

a. penyediaan rekam medis untuk pelayanan pasien dan penggunaan

lainnya

b. melaksanakan prosedur pasien-pulang (discharge) dan

kelengkapan rekam medis setelah pasien keluar atau meninggal

c. membuat kode penyakit dan kode operasi dari pasien yang sudah

keluar atau yang meninggal

d. melakukan pengarsipan (filing) atau penyimpanan rekam medis


73

e. mengevaluasi pelayanan rekam medis

17. Kepala Subseksi Personalia, Humas, Diklat dan UPKM

Tugas Kepala Subseksi Personalia, Humas, Diklat dan UPKM adalah :

a. Perekrutan karyawan

b. Pengadaan dan usulan tentang SDM ke direktur.

c. Pengembangan karyawan rumah sakit.

18. Kepala Subseksi Keuangan

Tugas Kepala Subseksi Keuangan adalah bertanggung jawab dalam seluruh

kegiatan keuangan yang dilakukan oleh rumah sakit.

19. Kepala Subseksi Akuntansi

Tugas Kepala Subseksi Akuntansi adalah bertanggung jawab atas penyajian

pelaporan keuangan rumah sakit antara lain :

a. Membukukan laporan harian berdasarkan setoran harian dari buku saldo

dari keuangan

b. Mengecek bukti transaksi kas masuk dan kas keluar

c. Mengarsip dan menyimpan semua bukti transaksi keuangan

d. Mencatat semua piutang dan hutang yang timbul

e. Membuat/mennyusun laporan keuangan


74

20. Kepala Subseksi Rumah Tangga dan Logistik

Tugas Subseksi Rumah Tangga dan Logistik adalah bertanggung jawab atas

pengadaan perlengkapan penyelenggaraan kerumah tanggaan rumah sakit

antara lain :

a. Melakukan seleksi terhadap permintaan barang dari gudang umum

b. Menyusun kebutuhhan barang dan peralatan rutin yang meliputi barang

non medis dan peralatan lainnya.

21. Kepala Subseksi Keamanan dan Kendaraan

Tugas Kepala Subseksi Keamanan dan Kendaraan adalah

a. Bertanggung jawab atas keamanan rumah sakit

b. Mengatur pengunjung yang akan membesuk pasien sesuai jam besuk yang

telah ditentukan.

c. Bertanggung jawab atas transportasi untuk antar jemput pasien.


75

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.


76

H. Personalia

1. Karyawan

Karyawan yang bekerja di Panti Rini ada dua status, yang pertama

merupakan pegawai tetap dan yang kedua adalah pegawai kontrak. Jumlah

karyawan yang ada di Rumah Sakit Panti Rini sebanyak 183 orang.

2. Sistem Perekrutan Karyawan

Rumah Sakit Panti Rini dalam meruakan perusahaan yang bersifat sosial

atau non profit oriented. Sehingga dalam pengadaan tenaga kerja tidak

melakukan pemasangan iklan tenaga kerja terbuka bagi siapa saja yang

mampu dan sesuai dengan standar penerimaan karyawan di Rumah Sakit

Panti Rini.

3. Sistem Penggajian

Rumah sakit membedakan sistem penggajian, antara karyawan tetap

dengan karyawan kontrak. Sistem penggajian yang ditetapkan oleh Yayasan

Panti Rapih untuk Rumah Sakit Panti Rini. Komponen upah pekerja tetap dan

pegawai tidak tetap adalah sebagai berikut:

a. Upah pekerja tetap di lingkungan yayasan terdiri atas :

1) Upah Pokok

2) Upah Kinerja:

a) Insentif Fungsional

b) Insentif Kehadiran


77

c) Insentif Lembur

d) Insentif Jaga Malam

e) Insentif Kelebihan Beban Akademik

3) Upah tenaga medik diatur tersendiri dengan keputusan Yayasan.

b. Pekerja tidak tetap

1) Gaji honorarium tetap

2) Insentif harian yang disesuaikan dengan proporsi pendidikan dan

profesi masing-masing

4. Hari Kerja dan Jam Pekerja Tetap

Rumah Sakit Panti Rini menetapkan peraturan setiap karyawan bekerja 6

hari kerja dan setiap harinya bekerja selama 7 jam. Terdapat pembedaan

pembagian kerja antara perawat dan non perawat.

5. Golongan/Ruang Pertama dan Tertinggi Bagi Pekerja Tetap

RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta memberikan pekerjaan kepada

karyawan sesuai dengan ijazah terkahir yang dimiliki oleh karyawan tersebut.

6. Prosedur Penarikan dan Pengunduran Diri Karyawan

a. Prosedur penarikan karyawan

1) Mengarsip surat lamaran masuk.

2) Memilih surat lamaran yang sudah terarsip dan memenuhi kriteria

permintaan/kebutuhan tenaga.


78

3) Menyerahkan surat lamaran kepada kepala seksi administrasi untuk

dimintakan acc kepada direktur dalam menentukan calon karyawan

terpilih untuk mengikuti test tertulis dan test praktek.

4) Membuat surat panggilan test untuk calon karyawan terpilih.

5) Menghubungi via telepon (jika ada data) kepada calon karyawan.

6) Mengirim surat panggilan test.

7) Mempersiapkan test tertulis untuk calon karyawan.

8) Merekapn nilai test tertulis dan test praktek.

9) Menyerahkan data nilai test kepada kepala seksi administrasi untuk

menentukan calon terpilih test wawancara.

10) Mempersiapkan test wawancara.

11) Mempersiapkan test kesehatan bagi calon karyawan.

12) Mempersiapkan test psikologi.

13) Membuat rekapan nilai test keseluruhan.

14) Menyerahkan data nilai kepada kepala seksi administrasi dilanjutkan

kepada direktur untuk menentukan karyawan diterima.

15) Direktur bersama tim membuat kesepakatan penerimaan calon

karyawan.

16) Memberikan informasi/surat pemberitahuan diterima atau tidak dalam

seleksi calon karyawan tersebut.

17) Memberikan orientasi rumah sakit kepada karyawan baru.


79

18) Menyerahkan karyawan baru kepada sub seksi yang meminta.

19) Memberikan data karyawan baru kepada staf personalia bagian

kesejahteraan karyawan dan file karyawan.

b. Prosedur pengunduran diri karyawan

1) Karyawan yang bermaksud mengundurkan diri membuat surat

permohonan pengunduran diri yang ditujukan kepada direksi RS Panti

Rapih melalui kepala bagian personalia, 2 bulan sebelum

mengundurkan diri.

2) Surat pengunduran diri setelah dibubuhi cap agenda masuk dan dicatat

dalam buku agenda masuk, diserahkan kepada kabag personalia untuk

dibubuhi paraf.

3) Dibuatkan informasi relevan tentang data-data karyawan yang

bersangkutan dan alasan pengunduran diri karyawan yang

bersangkutan.

4) Surat pengunduran diri dan informasi relevan tersebut dijadikan satu

dan dimasukkan ke dalam file karyawan.

5) Map/file karyawan diserahkan kepada direksi untuk mendapatkan

persetujuan.

6) Setelah disetujui direksi, karyawan yang bersangkutan diberikan

jawaban atas permohonan yang termaksud.


80

7) Dibuatkan SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja

bagi karyawan tetap, sedangkan untuk karyawan kontrak hanya

diberikan surat keterangan pengalaman kerja.

8) SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja diserahkan

kepada direksi untuk dibubuhi tanda tangan, dan diperbanyak sesuai

kebutuhan:

a) Untuk karyawan yang bersangkutan

b) Untuk map/file karyawan yang bersangkutan

c) Untuk diarsip

9) SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja dapat

diserahkan kepada karyawan termaksud dengan menggunakan buku

ekspedisi, setelah karyawan termaksud memenuhi persyaratan sudah

tidak ada tanggungan di RS Panti Rini dengan menunjukkan surat

bebas tanggungan.


81

BAB V

TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah

Sakit Panti Rini Yogyakarta

Deskripsi sistem akuntansi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti

Rini Yogyakarta adalah dengan cara pembelian secara eksternal.Pembelian secara

eksternal dimulai dengan bagian gudang membuat surat permintaan pembelian

yang ditujukan kepada Rumah Sakit Panti Rapih, kemudian Rumah Sakit Panti

Rapih menerima surat permintaan tersebut, setelah itu Rumah Sakit Panti Rapih

mengirim tagihan biaya pembelian obat ke Panti Rini, kemudian pihak Panti Rini

membayarkan tagihan tersebut kepada pihak Panti Rapih atau langsung ke

pemasok.

1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian

Dalam melakukan sistem akuntansi pembelian persediaan obat rumah

sakit terdapat beberapa fungsi yang terdapat didalamnya. Berikut ini adalah

rangkuman fungsi-fungsi yang terlibat didalam pembelian persediaan obat di

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta :

Tabel Rangkuman Hasil Analisis Fungsi-fungsi terkait dalam pembelian

persediaan obat.


82

Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian

persediaan obat.

S

Sumber : Data diolah

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan fungsi

penerimaan dilakukan oleh fungsi gudang, sehingga fungsi gudang disini

mempunyai tugas ganda mulai dari melakukan pemesanan, menerima barang,

dan kemudian meyimpannya dan dapat disimpulkan Rumah Sakit Panti Rini

belum secara penuh memisahkan fungsi yang berkaitan dengan pembelian

karena semua pembelian persediaan obat dilakukan oleh fungsi gudang.

2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan

Dalam melakukan pembelian persediaan obat, Rumah Sakit Panti Rini

terdapat prosedur prosedur yang dilakukan seperti berikut :

No. Teori

Praktek Keterangan

Ada Tidak

1. Fungsi Gudang

2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian dilakukan

oleh fungsi gudang

3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan

dilakukan oleh fungsi

gudang

4. Fungsi Akuntansi


83

a. Prosedur Order Pembelian

Order pembelian dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang ini

membuat surat order sebanyak lima rangkap yang ditujukan untuk bagian

akuntansi, bagian keuangan , bagian pembelian Panti Rapih, bagian

gudang, dan pemasok. Kemudian surat order pembelian tersebut

diserahkan kepada sopir yang akan mengantar surat order tersebut ke

Rumah Sakit Panti Rapih. Sebelum berangkat, sopir mengisi dan

menandatangai buku perjalanan.

b. Prosedur Penerimaan Barang

Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang

menerima barang yang telah dipesan dan menerima faktur penjualan yang

telah di buat oleh pemasok, kemudian bagian gudang membuat surat bukti

penerimaan barang sebanyak empat rangkap yang ditujukan untuk bagian

akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian pembelian.

c. Prosedur Pencatatan Barang

Pencatatan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang

membuat data kartu gudang.


84

3. Dokumen –dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Dalam melaksanakan prosedur pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini

menggunakan beberapa dokumen yang terkait dengan pembelian, dokumen-

dokumen itu adalah

Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini

No.

Teori

Praktek

Ada Tidak

1. Surat Permintaan Pembelian

2. Surat Penawaran Harga

3. Surat order pembelian

4. Laporan penerimaan barang

5. Surat perubahan order

6. Bukti kas keluar


Dari tabel diatas sistem pembelian Rumah sakit menggunakan dokumen

Surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar.

Surat permintaan pembelian tidak digunakan karena fungsi gudang dalam

pembelian langsung membuat surat order pembelian tanpa melakukan

permintaan pembelian terlebih dahulu. Dalam proses pembelian obat, Rumah

Sakit Panti Rini juga tidak menggunakan surat penawaran harga karena harga

sudah ditetapkan oleh pihak pemasok sehingga dalam proses pembelian tidak

memerlukan dokumen tersebut. Untuk surat perubahan order, Rumah Sakit


85

Panti Rini tidak menggunakannya, karena pembelian jarang sekali melakukan

perubahan order, jikapun ada perubahan maka surat perubahan order ini

diganti dengan surat order pembelian yang dikirim kembali ke pemasok.

4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian

Dalam melaksanakan proses pembelian terdapat beberapan catatan-catatan

yang menunjang proses pembelian. Catatan yang terdapat dalam sistem

pembelian di Panti Rini adalah

Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan

obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

No.

Teori

Praktek

Ya

Tidak

1. Register Kas Keluar

2. Jurnal Pembelian

3. Kartu Utang

4. Kartu Persediaan


Dari tabel diatas dapat dilihat Sistem Akuntansi Pembelian persediaan

obat Rumah Sakit Panti Rini dalam mencatat adanya utang belum

menggunakan kartu utang, pada prakteknya kartu utang ini digantikan dengan

faktur dari pemasok, dimana faktur ini disimpan menurut tanggal faktur oleh

fungsi akuntansi yang kemudian digunakan untuk melihat jika ada utang yang

belum dibayar


86

Dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, terdapat beberapa

catatan pembantu, catatan tersebut adalah

a. Buku Perjalanan/ekspedisi

Buku perjalanan/ekspedisi ini digunakan oleh bagian gudang untuk

mengecek jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim ke Panti Rapih.

Buku perjalanan ini dibawa oleh sopir untuk mengantar Surat Order

Pembelian ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini di dalamnya berisi tentang

1) Jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim

2) Tanda Tangan kepala gudang Rumah Sakit Panti Rini sebagai

pembuat Surat Order Tersebut.

3) Tanda tangan sopir sebagai bukti telah diantarkan

4) Tanda tangan bagian pembelian Rumah Sakit Panti Rapih sebagai

bukti telah diterimanya Surat Order Tersebut

b. Buku Habis Persediaan

Buku habis persediaan dibuat dan digunakan oleh gudang untuk mengecek

jumlah persediaan yang berada di dalam gudang, buku habis persediaan

digunakan oleh gudang sebagai pedoman pembelian.


87

5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini

Bagan alir sistem akuntansi pembelian persediaan Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta adalah sebagai berikut :

Gambar 5.1 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang


88

Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir, dan

Pembelian Panti Rapih


89

Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan


90

Gambar 5.4 : Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi


91

B. Permasalahan yang ditemukan

1. Mengidentifikasi Permasalahan

Permasalahan –permasalahan yang terjadi dalam proses pembelian obat di

Rumah sakit Panti Rini Adalah

a. Semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung

jawab penuh atas pengadaan persediaan sehingga Dokumen-dokumen

pembelian sering tercampur, salah catat, dan rekap dokumen oleh gudang

sering terdapat kekeliruan.

b. Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada.

2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Dari permasalahan-permasalahan yang terjadi diatas dapat di identifikasi

kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut antara lain:

a. Permasalahan yang pertama adalah .Semua kegiatan pembelian ada di

tangan gudang. Gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan

persediaan sehingga dokumen-dokumen pembelian sering ada yang salah

catat, dan rekap dokumen oleh gudang sering terdapat kekeliruan.

Masalah ini dapat diidentifikasi bahwa penyebab masalah ini adalah

Fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi

pembelian.

b. Permasalahan kedua adalah Pembelian terkadang tidak memperhatikan

anggaran yang ada. .masalah ini dapat diidentifikasi bahwa yang


92

menyebabkan masalah ini adalah tidak adanya surat permintaan

pembelian. Pembelian obat langsung dilakukan oleh bagian gudang

dengan cara membuat surat order pembelian yang sebelumnya sudah

ditandatangani oleh apoteker, dan kegiatan ini dapat dilakukan sewaktu-

waktu dengan pedoman jumlah barang yang ada.

3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan

a. Penyebab masalah yang pertama adalah terjadinya tugas ganda yang

dilakukan oleh salah satu fungsi atau lebih yaitu, fungsi gudang

merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pembelian.. Titik

keputusan yang mengakibatkan permasalahan ini adalah “Pemisahan

tanggung jawab dalam proses pembelian”. Proses pembelian persediaan

obat seharusnya terdapat fungsi-fungsi yang terlibat didalamnya. Fungsi-

fungsi tersebut adalah Fungsi Pembelian, Fungsi Gudang, dan Fungsi

penerimaan. Fungsi Pembelian berperan untuk memesan persediaan obat

kepada pemasok, fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk menerima

dan mengecek persediaan yang telah dikirim oleh pemasok sebelum

diserahkan ke gudang, sedangkan fungsi gudang berperan untuk

menyimpan persediaan obat dan memantaunya memlalui kartu gudang.

b. Penyebab masalah yang kedua adalah tidak adanya surat permintaan

pembelian. Titik keputusan masalah ini terletak pada “Penggunaan

dokumen-dokumen pembelian”. Proses pembelian persediaan obat


93

seharusnya terdapat Surat permintaan pembelian, dimana surat permintaan

pembelian ini akan dicocokan dengan anggaran pembelian yang telah

ditentukan sebelumnya agar pengeluaran dapat terkendali.

4. Mengidentifikasi Personil Kunci

Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan menngacu pada

diagram alir dokumen dan deskripsi jabatan

Bagian Gudang

1) Membuat Surat Order Pembelian

2) Melakukan pembelian ke supplier

3) Menerima barang dan faktur dari pemasok

4) Membuat Laporan Bukti Penerimaan Barang

C. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan Obat

Rumah Sakit Panti Rini

Setelah melakukan penelitian dan mengidentifikasi masalah yang terdapat

dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini,

penulis akan memberi solusi untuk mengatasi permaslahan yang dialami.

1. Masalah pertama yaitu : Dokumen pembelian sering tercampur karena semua

kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung jawab penuh

atas pengadaan persediaan.


94

Solusi yang diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan merancang

prosedur pencatatan data dokumen ke dalam komputer, kemudian data tentang

pembelian di simpan ke dalam komputer dapat dikelompokkan sehingga tidak

akan tercampur, untuk dokumen tertulis akan disimpan berdasarkan nomor ke

dalam rak dokumen.

2. Masalah Kedua : Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang

ada.

Solusi yang diberikan untuk permasalahan ini adalah Sebelum melakukan

pembelian, pelaksanan fungsi pembelian melihat dulu anggaran yang ada

untuk pembelian, jika anggaran memenuhi, maka akan langsung dibuatkan

Surat Order Pembelian, tetapi jika anggaran tidak memenuhi, maka bagian

pembelian akan melaporkannya ke kepala subseksi farmasi.


95

D. Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat

Rancangan struktur dibuat berdasarkan permasalahan yang telah

teridentifikasi sebelumnya. Perancangan struktur ini dilakukan dengan harapan

agar kinerja Rumah Sakit Panti Rini dapat menjadi lebih baik khususnya pada

bagian pembelian persediaan obat. Rancangan struktur organisasi bagian

pembelian adalah sebagai berikut :

Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat

Pada gambar diatas tidak ada perubahan struktur yang mencolok, dan hanya

mengalami perubahan pada bagian tertentu yaitu perubahan tanngung jawab

bagian pembelian dan bagian penerimaan. Hal ini disebabkan karena secara

umum struktur organisasi Rumah sakit Panti Rini sudah baik.

Rancangan Job Description untuk masing-masing bagian dalam struktur

diatas adalah sebagai berikut:

Kepala Subseksi

Farmasi

Pelaksana Fungsi

Pembelian

Pelaksana Fungsi

Penerimaan

Pelaksana Fungsi

Gudang


96

1. Pelaksana Fungsi Pembelian

a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pembelian

b. Melakukan hubungan pembelian dengan pemasok

c. Melakukan pemeriksaan atas surat permintaan pembelian yang masuk

d. Membuat surat order pembelian

2. Pelaksana Fungsi Penerimaan

a. Bertanggung jawab atas barang masuk yang telah dibeli

b. Melakukan penccocokan dan pemeriksaan antara surat order pembelian

dengan barang yang masuk, yang meliputi perhitungan jumlah barang

yang masuk dan kondisi fisik

c. Membuat dukumen penerimaan barang masuk

d. Memberikan tanda tangan pada faktur dari pemasok

3. Pelaksana Fungsi Gudang

a. Memeriksa jumlah persediaan

b. Melakukan permintaan pembelian kepada karayawan bagian pembelian

c. Memasukkan persediaan dalam Kartu Gudang

E. Perancangan Input

Masukan (input) adalah data yang dimasukkan ke dalam suatu sistem

informasi dengan cara dan media tertentu. Pemasukan input data ini kemudian

akan diolah dan akan menghasilkan keluaran yang disebut output.


97

Berikut ini adalah rancangan input pembelian persediaan obat untuk Rumah Sakit

Panti rini Yogyakarta.

1. Surat Permintaan Pembelian

Surat Permintaan Pembelian digunakan dan dibuat oleh karyawan gudang

untuk meminta kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian

persediaan obat kepada pemasok. Rancangan Surat Permintaan Pembelian

adalah senagai berikut :

Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat


98

2. Data Pemasok

Form Data Pemasok adalah untuk memasukkan nama-nama pemasok. Data

Pemasok ini digunakan oleh Karyawan Pembelian untuk memilih pemasok

dalam melakukan pembelian.

Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok

Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok


99

Keterangan gambar 5.7 dan gambar 5.8 :

a. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok masing-masing pemasok.

b. Nama Pemasok diisi dengan nama perusahaan pemasok yang memasok

barang persediaan.

c. Alamat diisi dengan alamat pemasok barang

d. Kota diisi dengan kota tempat pemasok

e. Email diisi dengan email pemasok

f. Kontak diisi dengan kontak pemasok

g. Tabel data pemasok menampilkan data-data pemasok yang akan memasok

barang persediaan.

3. Data Persediaan

Form Input Data Persediaan ini dapat digunakan oleh Karyawan Gudang

untuk mengecek jumlah persediaan yang ada di Gudang dan dapat dijadikan

pedoman untuk melakukan permintaan pembelian.


100

Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat

Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat


101

Keterangan Gambar 5.9 dan Gambar 5.10

a. Kode Barang diisi dengan kode setiap barang

b. Nama Barang diisi dengan nama barang persediaan

c. Satuan diisi dengan satuan barang persediaan

d. Stock awal diisi dengan jumlah yang ada di gudang

e. Tabel Data Persediaan menampilkan tentang daftar persediaan yang ada di

dalam gudang

4. Surat Order Pembelian

Form Input Surat Order Pembelian ini diisi oleh Karyawan Pembelian dan

kemudian dicetak setelah itu Karyawan Pembelian akan meyerahkan kepada

pemasok persediaan.

Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian


102

Keterangan :

a. Nomor Order Pembelian akan terisi secara otomatis

b. Kode Pemasok diisi dengan Kode Pemasok yang dipilih

c. Tanggal Bukti akan terisi secara otomatis

d. Nama dan Alamat Pemasok akan terisi bersamaan dengan terisinya

Kode Pemasok

e. Kode Barang diisi Kode Barang yang akan dipesan

f. Nama Barang berisi nama barang yang dipesan

g. Jumlah berisi jumlah barang yang dipesan

h. Satuan berisi satuan yang dipakai dalam pemesanan barang

i. Harga beli diisi harga persatuan barang yang akan dipesan

j. Total akan terisi secara otomatis

5. Laporan Penerimaan Barang

Form penerimaan Persediaan obat ini diisi oleh Karyawan Penerimaan. Form

ini juga digunakan untuk pelaporan penerimaan barang dan meng-update data

persediaan .


103

Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat

Keterangan :

a. Nomor Laporan Penerimaan Barang akan terisi sedara otomatis

b. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok yang dipilih

c. Nama Pemasok akan terisi ketika kode pemasok sudah dipilih

d. Tanggal akan terisi secara otomatis

e. Kode Barang berisi kode barang yang diterima

f. Jumlah berisi jumlah barang yang diterima

g. Satuan adalah satuan barang yang diterima

h. Harga beli adalah harga barang yang diterima

i. Total akan terisi secara otomatis


104

6. Faktur Pembelian

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data mengenai pembayaran

faktur pembelian kepada pemasok. Form ini diisi oleh bagian akuntansi.

Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat

Keterangan :

a. Nomor Faktur diisi dengan Nomor Faktur dan akan terisi secara otomatis

b. Tanggal Faktur diisi dengan tanggal faktur dan akan terisi secara otomatis

c. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok

d. Nama Pemasok diisi dengan nama pemasok

e. Harga diisi dengan harga barang persediaan yang telah dibeli


105

f. Uang Muka diisi dengan uang muka apabila Pembelian sebelimnya telah

menyerahkan uang muka

g. Jatuh Tempo diisi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran

h. Syarat diisi dengan syarat pembayaran yang telah disepakati terlebih

dahulu dengan pemasok

7. Perancangan output Order Pembelian

Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian


106

F. Perancangan Database

1. Perancangan Entity Relantionship Diagram (ERD)

Dalam melakukan perancangan Diagram hubungan antar entitas untuk

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, kita harus menentukan entitas-entitas

yang terkait dalam diagram tersebut. Entitas-entitas tersebut adalah :

a. Resource (sumber) : persediaan

b. Event (kegiatan) : Pembelian, (surat permintaan pembelian, surat

order pembelian) Laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok

c. Agent (pelaku) : Pemasok

setelah menentukan entitas yang ada yang terkait, langkah selanjutnya adalah

menentukan hubungan antar entitas tersebut, hubungan antar entitas dalam

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah :

a. Persediaan dengan Pembelian

Persediaan dengan pembelian mempunyai hubungan Many to Many,

maksudnya adalah setiap satu jenis persediaan dapat dilakukan lebih dari

satu pembelian, dan setiap pembelian dapat membeli banyak persediaan.

b. Pembelian dan pemasok

Pembelian dengan pemasok mempunyai hubungan One to Many,

maksudnya setiap satu jenis pembelian dapat memesan pada satu

pemasok, dan pemasok dapat melayani lebih dari satu pembelian.


107

c. Pemasok dan Laporan penerimaan barang

Pemasok dan Laporan penerimaan barang mempunyai hubungan One to

Many setiap pemasok dapat membuat lebih dari satu laporan penerimaan

barang, dan laporan penerimaan barang hanya dibuat untuk satu pemasok.

d. Persediaan dengan laporan penerimaan barang

Persediaan dan laporan penerimaan barang mempunyai hubungan Many to

Many, maksudnya setiap satu jenis persediaan yang diterima dapat

membuat lebih dari satu laporan penerimaan barang, dan setiap laporan

penerimaan barang dapat dibuat lebih dari satu jenis persediaan yang

diterima

e. Pemasok dengan faktur

Pemasok dengan faktur mempunyai hubungan One to Many, maksudnya

setiap pemasok dapat mengirim lebih dari satu faktur, dan setiap faktur

hanya dikirim oleh satu pemasok


108

Gambar rancangan ERD untuk Rumah Sakit Panti Rini Adalah

Sebagai Berikut :

Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat


109

Setelah membuat ERD selanjutnya kita akan membuat Relationship Tabel

untuk setiap tabel yang terkait. Rancangan Relationship Tabel untuk Rumah

Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut :

Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat


110

2. Perancangan Kamus Data

Perancangan kamus data merupakan penjabaran atas detil dari item-item

yang terdapat dalam tabel relasi entitas. Adapun istilah-istilah dalam

membaca kamus data, istilah-istilah tersebut antaralain adalah Type C yang

berarti Character, Type Data N yang berarti Number, Default Value Not Null

yang berarti field-field yang tersedia tidak boleh kosong, atau harus diisi,

Defalut Value Null yang berarti field-field yang tersedia tidak harus diisi.

Perancangan kamus data untuk aktivitas pembelian di Rumah Sakit Panti

Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut

a. Tabel Persediaan Obat

Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat

No

.

Field Name Type Default

Value

Field

Size

Fomat PK/

FK

1. Kode Barang C Not Null 5 Character PK

2. Kode Jenis C Not Null 5 Character

3. Nama Barang C Not Null 20 Character

4. Satuan C Null 10 Character

5. Stock Awal N Not Null 10 Number

6. Stock Akhir N Not Null 10 Number


111

b. Tabel Pemasok

Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok

No. Field Name Type Default

Value

Field

Size

Format PK/

FK

1. Kode Pemasok C Not Null 5 Character PK

2 Nama Pemasok C Not Null 20 Character

3. Alamat C Null 50 Character

4. Kota C Null 20 Character

5. Kode Pos C Null 15 Character

6. Telepon C Null 15 Character

7. Fax C Null 15 Character

8. Email C Null 20 Character

9. Kontak C Null 15 Character

c. Tabel Order Pembelian

Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian


Value

Field

Size

Format PK/

FK

1. No Order C Not Null 5 Character PK

2. Kode Barang C Not Null 5 Character


4. Tanggal

Pemesanan

D Not Null - dd/mm/yy


112

5. Tanggal

dibutuhkan

D Not Null - dd/mm/yy

6. Kode Pemasok C Not Null 5 Character

7. Nama Pemasok C Not Null 20 Character

8. Jumlah N Not Null - Number

9 Satuan C Null 10 Character

d. Tabel Pembelian

Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian


Value

Field

Size

Format PK/

FK

1. No Order C Not Null 5 Character FK

2. Kode Barang C Not Null 5 Character FK


4. Harga Beli N Null - Number

5. Jumlah N Null - Number

6. Diskon C Null 10 Character

7. Total N Null - Number

8. Total Akhir N Null - Number


113

e. Tabel Laporan Penerimaan Barang

Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang


Value

Field

Size

Format PK/

FK

1. No. Laporan

Penerimaan

C Not Null 5 Character

2. Kode Barang C Not Null 5 Character


4. No Order

Pembelian

C Not Null 5 Character

5. Kode Pemasok C Not Null 5 Character

6. Nama Pemasok C Not Null 20 Character

7. Tanggal Terima D Not Null - dd/mm/yy

8. Jumlah N Not Null - Number


10. Harga Beli N Not Null - Number

11. Total N Not Null - Number


114

f. Tabel Faktur Pembelian

Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian


Value

Field

Size

Format PK/

FK

1. No. Faktur C Not

Null

5 Character

2. No Jurnal C Null 5 Character

3. Tanggal faktur D Null dd/mm/yy

4. Kode Pemasok C Not

Null

5 Character

5. Nama Pemasok C Not

Null

20 Character

6. Uang Muka N Null

7. Keterangan C Null 50 Character

8 Jatuh Tempo D Null dd/mm/yy

9. Syarat

Pembelian

C Null 10 Character

G. Perancangan Prosedur Pembelian

Perancangan Prosedur untuk sistem akuntansi Pembelian Rumah sakit Panti

Rini Yogyajarta meliputi perancangan Diagram Alir (Flow chart), Diagram Arus

Data (DFD), dan perancangan Jurnal.

1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart)

Dalam membuat perancangan Flow Chart, ada beberapa hal yang harus

dilakukan yaitu :


115

a. Perancangan Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Informasi

Akuntansi Pembelian. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem

pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini adalah sebagai

berikut :

1) Fungsi Gudang

Fungsi Gudang dilakukan oleh Karyawan Gudang. Karyawan Gudang

melakukan pengecekan terhadap persediaan obat dan melakukan

permintaan pembelian kepada Karyawan Pembelian

2) Fungsi Pembelian

Fungsi Pembelian dilakukan oleh Karyawan Pembelian yang

bertanggungjawab untuk membuat surat order pembelian (SOP) dan

melakukan pemesanan persediaan obat.

3) Fungsi Penerimaan Barang.

Fungsi penerimaan dilakukan oleh Karyawan Penerimaan yang

menerima barang serta melakukan pengecekan terhadap kualitas dan

kuantitas persediaan obat sebelum disimpan di gudang.

4) Fungsi Akuntansi

Bagian Akuntansi mempunyai tanggung jawab untuk membukukan

dan mencatat segala transaksi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti

Rini, terutama dalam kasus ini adalah transaski pembelian persediaan

obat.


116

b. Perancangan Prosedur-prosedur dalam pembelian persediaan obat Rumah

Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut

1) Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Obat

Prosedut permintaan pembelian dilakukan oleh karyawan gudang

karyawan gudang bertugas untuk mengecek jumlah persediaan melalui

kartu gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian

sebanyak 2 lembar yang akan ditujukan ke karyawan Pembelian dan

disimpan sebagai arsip.

2) Prosedur Pembelian Persediaan Obat

Karyawan Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari

Karyawan Gudang dan kemudian membuatkan Surat Order Pembelian

sebanyak 5 lembar yang ditujukan ke pemasok, Panti Rapih,

Penerimaan,Bagian akuntansi, dan untuk diarsipkan.

3) Prosedur Penerimaan Persediaan Obat

Karyawan Penerimaan menerima barang beserta faktur dari pemasok,

kemudian karyawan penerimaan mencocokan barang yang datang

dengan Surat Order Pembelian yang telah diterima sebelumnya, jika

barang yang datang sesuai pesanan, fungsi pembelian akan membuat

Laporan Penerimaan Barang, dan jika barang yang datang tidak sesuai

dengan pesanan maka karyawan penerimaan akan membuatkan faktur

pembelian dan dikembalikan ke pemasok lagi


117

4) Prosedur Pencatatan Faktur Pembelian

Prosedur pencatatan Faktur dilakukan oleh bagian akuntansi,

dimana bagian akuntansi ini akan memperoleh laporan penerimaan

barang serta faktur dari bagian penerimaan, dari dokumen tersebut

maka bagian akuntansi akan memasukkannya kedalam faktur

pembelian,

5) Prosedur Peyimpanan Persediaan Obat.

Prosedur penyimpanan persediaan obat dilakukan oleh karyawan

gudang yang telah menerima barang dari karyawan penerimaan,

dan kemudian karyawan gudang mengisi kartu gudang untuk data

persediaan.

c. Dokumen Pembelian

Dokumen yang akan digunakan untuk proses pembelian persediaan obat

di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

1) Surat Permintaan Pembelian

Surat Permintaan Pembelian berisi tentang permintaan persediaan

obat. Surat ini berfungsi untuk memberikan perintah kepada karyawan

pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat sesuai dengan

pesanan yang telah dibuat.


118

2) Surat Order Pembelian

Surat Order Pembelian (SOP) dibuat oleh Karyawan Bagian

Pembelian yang berfungi sebagai surat pesanan kepada pemasok untuk

mengirimkan obat ke Rumah Sakit.

3) Laporan Penerimaan Barang

Laporan Penerimaan Barang dibuat oleh Karyawan Bagian

Penerimaan. Laporan Penerimaan Barang berisi tentang barang yang

sudah masuk dan dikirim oleh pemasok ke Rumah Sakit

4) Bukti Kas Keluar

Bukti Kas keluar dibuat oleh bagian keuangan setelah melakukan

pembayaran pembelian kepada pemasok.

d. Catatan yang digunakan untuk pembelian persediaan obat Rumah Sakit

Panti Rini Yogyakarta adalah :

1) Jurnal Pembelian

Jurnal Pembelian Persediaan digunakan untuk mencatat transaski

pembelian persediaan.

2) Faktur Pembelian

Faktur Pembelian berisi tentang harga barang yang telah dibeli, dan di

dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo waktu pembayaran.


119

3) Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok pembelian.

e. Perancangan Flow chart

Pembuatan rancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat digunkan

untuk memberikan gambaran jelas mengenai aliran dokumen yang

digunakan dalam pembelian persediaan obat. Rancangan Flow Chart

pembelian persediaan obat dibuat berdasarkan perancangan fungsi-fungsi

yang terkait.


120


Fungsi Gudang


121


Fungsi Pembelian


122

Keterangan

OP : Order Pembelian

Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Panti Rapih


123

Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Karyawan

Penerimaan


124


Bagian Keuangan


125


Bagian Akuntansi


126

2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD)

Diagram Arus Data (DFD) merupakan alat untuk menggambarkan sistem

pertama kali secara garis besar (top level) dan memecah-mecahkannya

menjadi bagian yang lebih rinci (lower level). Perancangan Diagram Arus

Data dapat dilihat di gambar berikut

a. Perancangan Konteks Diagram

Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan

Obat


127

b. Perancangan diagram berjenjang

Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat


128

c. Perancangan Diagram level 0

Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0


129

d. Perancangan Diagram Level 1

1) Diagram level 1 untuk proses 1

Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian


130


Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat Surat Order

Pembelian


131


Keterangan

SOP : Surat Order Pembelian

Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP

ke Pemasok


132


Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan

Persediaan Obat


133


Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan

Obat.


134

6) Diagram Level 1 untuk proses 6

Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan Pembelian Persediaan

Obat


135

3. Perancangan Jurnal

Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut

a. Pembelian Persediaan Obat secara kredit :

Pembelian XX

Utang XX

b. Pelunasan utang

Utang XX

Kas XX

c. Penggunaan persediaan

Pemakaian Persediaan XX

Persediaan XX


136

H. Perancangan Output

1. Laporan Order Pembelian Persediaan Obat

Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Order Pembelian Persediaan Obat

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

Untuk pembelian obat golongan G yaitu obat golongan obat keras, dilakukan

pelaporan pembelian obat ke dinas kesehatan.

RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman

Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671

Laporan Order Pembelian Barang

Tanggal No. Order Pembelian

Kode Barang Nama Barang Jumlah Pemesanan

Harga Jumlah Harga

Total Harga


137

2. Laporan Penerimaan Persediaan Obat

Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat

Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

3. Laporan Data Persediaan Obat

Gambar 5.34 Perancangan Output Laporan Data Persediaan Obat Rumah

Sakit Panti Rini Yogyakarta



Laporan Persediaan Obat

Kode Barang : Titik Pemesanan Kembali : Nama Barang : Tanggal Masuk Keluar Saldo

Unit Satuan Unit Satuan Unit Satuan



Laporan Penerimaan Barang

Tanggal No. Order Pembelian

Kode Barang Nama Barang Jumlah diterima

Harga Jumlah Harga

Total Harga


138

4. Jurnal Pembelian

Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti

Rini Yogyakarta

I. Perancangan Pengendalian

Perancangan Pengendalian yang dibuat untuk Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta adalah perancangan pengendalian umum dan perancangan

pengendalian aplikasi, perancangan pengendalian dapat dilihat sebagai berikut :


139

1. Pengendalian Umum

Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum

Kategori

Pengendalian

Pengendalian yang

dibutuhkan

Deskripsi Pengendalian

Pengendalian

Organisasi

Pemisahan tugas dan

tanggung jawab antar

bagian

Pemisahan antara fungsi

pembelian, penerimaan, dan

gudang

Pemisahan antara fungsi

akuntansi, dan keuangan

Pengendalian

Dokumentasi

- Dokumentasi

prosedur

Dokumentasi

sistem

Dokumentasi

program

Dokumentasi

Operasi

Dokumen data

Pengendalian

Perangkat Keras

Pengendalian ini

dimasksudkan untuk

mendeteksi kesalahan

atau tidak berfungsinya

perangkat keras

(hardware malfunction)

Pengendalian ini biasanya sudah

terdapat pada perangkat keras itu

sendiri.

Pengendalian

keamanan fisik

Pengendalian untuk

menjaga keamanan

terhadap perangkat

keras, perangkat lunak,

dan manusia di yang

terlibat didalamnya

Disediakan alat-alat yang dapat

mengantisipasi jika ada bencana

yang terjadi.

Pengendalian

keamanan data Dipergunakan data

log

Proteksi file

Pembatasan

pengeksesan

Backup data dan

recovery data

Akses ke program

menggunakan password

Memasang software yang

dapat mengantisipasi

terjadinya kerusakan pada

file.

Hanya karyawan yang

ditunjuk yang dapat

mengakses data

Melakukan backup dan

recovery secara periodik


140

2. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian Aplikasi untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

sebagai berikut :

a. Pengendalian masukan (input)

Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data

Pengendalian Keterangan Bagian yang

Membutuhkan

Pengendalian

Nomor urut tercetak

pada dokumen

Dokumen harus

diberi nomor urut

tercetak agar ketika

ada dokumen yang

hilang dapat

diketahui

Nomor urut Surat

Permintaan Pembelian,

Surat Order Pembelian,

Laporan Penerimaan, dan

Faktur pembelian

Ruang maksimum

untuk field pada

dokumen

Menyediakan ruang

maksimum untuk

masing-masing field

pada dokumen,

sehingga kelebihan

karakter dapat

terlihat. Field size

ini dapat dilihat di

kamus data

Semua kolom pada form

input

Kaji ulang (review)

data

Meneliti kembali

kembali

kelengkapan dan

kebenaran datanya

Semua kolom pada form

input

Verifikasi data Dokumen dasar

yang sudah diisi oleh

seorang personil

dapat diverifikasi

kelengkapan dan

kebenarannya oleh

personilyang lainnya

Semua dokumen


141

Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data


Membutuhkan

Pengendalian

Echo Check Data yang diketikkan

pada keyboard untuk

dimasukkan ke

komputer akan

ditampilkan (echo)

Semua form input

Existence Check Kode yang

dimasukkan

dibandingkan dengan

daftar kode-kode

yang valid dan sudah

diprogram

Semua kode yang

terdapat pada setiap

dokumen dan form

input pembelian

Matching Check Membandingkan

kode yang

dimasukkan dengan

field di file induk

yang bersangkutan

Field kode pemasok

dan kode barang

Field Check Field dicocokan

dengan tipe fieldnya,

apakah bertipe

numerik, alphabetic,

ataukah tanggal

Semua field pada

form input data

Limit/Resonable Check Apakah data cukup

beralasan atau tidak

Jumlah transaksi

pembelian dengan

jumlah persediaan

Sign Check Field data bertipe

numerik dapat

diperiksa untuk

menentukan

kebenaran

pengisiannya

Kolom harga,

kuantitas, diskon,

total harga

Zero-Balance Check Bila transaksi

merupakan nilai-nilai

yang saling

mengimbangi, missal

nilai debit dan nilai

kredit.

Faktur pembelian


142

Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data


Membutuhkan

Pengendalian

Matching Check Pada tahap

pengolahan data,

pencarian data di

suatu file yang tidak

ketemu harus dapat

dideteksi

Semua field kode

yang terdapat pada

form

Reference File Check Kesalahan

penggunaan data

yang diambil dari file

acuan dapat dideteksi.

Semua field kode

yang terdapat pada

form

Limit and Reasonable

check

Pengecekan terhadap

batas limit dan

kewajaran suatu nilai.

Kolom harga, satuan,

diskon, dn total

harga.

Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data

Pengendalian Keterangan

Distribusi pelaporan Bagian gudang : laporan

pembelian barang

Bagian pembelian : Laporan

persediaan barang

Akuntansi : semua laporan

Pemimpin semua laporan

Mengkaji ulang laporan Sebelum laporan-laporan itu

didistribusikan maka laporan-

laporan itu harus dikaji ulang agar

bebas dari kesalahan penyajian


143

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil temuan lapangan dan hasil perancangan yang telah

dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan sistem akuntansi

pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

sebagai berikut :

1. Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem

akuntansi pembelian persediaan obat dengan baik. Hal ini terlihat dari belum

adanya fungsi-fungsi, dokumen-dokumen tertentu yang digunakan dalam

sistem akuntansi pembelian persediaan obat.

2. Adanya beberapa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian

persediaan obat yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta,

yaitu belum adanya pemisahan tugas yang tepat antara bagian-bagian yang

terkait dengan pembelian persediaan obat sehingga menyebabkan munculnya

perangkapan wewenang. Contohnya adalah fungsi pembelian dan fungsi

penerimaan belum dipisahkan dengan fungsi gudang, sehingga semua

kegiatan pembelian persediaan obat dan penerimaan dilakukan oleh fungsi

gudang. Permasalahan yang lain diantaranya adalah belum adanya surat

permintaan pembelian sehingga pembelian terkadang tidak sesuai dengan

anggaran dan bagian gudang langsung membuat surat order pembelian.


144

3. Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi

pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

sebagai berikut :

a. Perancangan Masukan terdiri dari :

1) Surat permintaan pembelian

2) User Interface Entri Data Pemasok

3) User Interface Entri Data Persediaan Obat

4) User Interface Entri Surat Order Pembelian

5) User Interface Entri Penerimaan Persediaan

6) User Interface Entri Faktur Pembelian Persediaan Obat

b. Perancangan Proses, terdiri dari :

1) Perancangan Basis Data, yaitu

a) Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram)

b) Tabel Hubungan Entitas (Relationship Table)

c) Kamus Data

2) Perancangan Prosedur, yaitu:

a) Diagram Alir (Flowchart)

b) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

c) Jurnal


145

c. Perancangan Keluaran

1) Laporan Pembelian Persediaan Obat

2) Laporan Penerimaan Persediaan Obat

3) Laporan Persediaan Obat

4) Jurnal Pembelian

d. Perancangan Pengendalian

1) Pengendalian Umum

2) Pengendalian Aplikasi

a) Pengendalian Masukan

b) Pengendalian Proses

c) Pengendalian Keluaran

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Dalam membuat peneilitian ini penulis hanya sampai pada tahap perancangan

sehingga program yang dirancang dalam penelitian ini tidak dapat dijalankan

dengan sepenuhnya.

2. Penelitian ini terbatas pada proses pembelian persediaan sehingga sistem ini

belum bisa diintegrasikan dengan sistem lain.


146

C. Saran

Beberapa saran yang dapat penulis sampakan untuk Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta adalah

1. Sebaiknya Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta mulai melakukan pemisahan

fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian, sehingga tidak akan

terjadi lagi tugas dan wewenang ganda oleh salah satu fungsi, misalnya

dengan memisahkan fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi gudang.

2. Sebaiknya sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini

menggunakan Sistem Informasi Akuntansi karena data yang diperoleh dan

informasi yang dibutuhkan akan lebih baik dan akurat.


147

DAFTAR PUSTAKA

Aryono Putranto, Ignasius. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan Kredit: Studi kasus pada PT PG/PS MADU BARU

MADUKISMO. Skripsi. Yogykarta: Universitas Sanata Dharma.

Heripracoyo, Sulistyo. 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian Dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia : BINUS University

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto,2005,Pengenalan Komputer.Yogyakarta: Andi Offset.

MADCOMS. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian-Penjualan dan Inventory

dengan MS Access. Yogyakarta: Andi Offset.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Ni Luh Sari, Widhiyani. Desain Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Berbasis

Komputer Pada Perusahaan Konstruksi. Jurusan Akuntansi. Fakultas

Ekonomi :Universitas Udayana, Denpasar

Novianto Suyoto,Stevanus. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai: Studi Kasus Pada

Perusahaan Kerajinan Sain’s Craft Wisma Gebang Yogyakarta. Skripsi.

Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Dasaratha V, Rama/Frederick L.Jones.2009. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta:

Salemba Empat.

Sandra Herawati,Debora, 2008, Analisis dan Peraancangan Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan Paket Wisata: Studi Kasus pada Yunika Tour &

Travel, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Sasmawati. 2008. Analisis Dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan: Studi

Kasus di PT. X, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Prisicillia, Wenny. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Ekspor: Studi Kasus di Perusahaan CV. Bestone Indonesia,

Muntilan. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.


148

LAMPIRAN


149


150


151


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PDF/F. Ekonomi/Akuntansi/082114082_full.pdf · PEMBELIAN...

Documents

Transcript of PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PDF/F. Ekonomi/Akuntansi/082114082_full.pdf · PEMBELIAN...