Petunjuk Pelaksanaan Asministrasi Kearsipan Dan Keorganisasian 2008

5/17/2018 Petunjuk Pelaksanaan Asministrasi Kearsipan Dan Keorganisasian 2008 - slide...

http://slidepdf.com/reader/full/petunjuk-pelaksanaan-asministrasi-kearsipan-dan-keorganis

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA

UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi

Telepon : 022-6642064

1

Petunjuk Pelaksanaan Administrasi, Kearsipan dan Keorganisasian

Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia (HIMATEK)

Universitas Jenderal Achmad Yani

A. Profil Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia UNJANI 2008-2009

Visi : Ilmiah, Kreatif dan Religius

Misi : Menjadi sebuah wadah dan fasilitas organisasi Mahasiswa Teknik Kimia yang

terdepan dengan mengutamakan kecerdasan intelektual, emosional dan spiritual

guna menghadapi tantangan global.

B. Bagan Struktural HIMATEK 2008-2009

(Lampiran)

C. Mekanisme Organisasi

I. Deskripsi Posisi Pengurusan

1. Ketua HIMATEK

Wewenang :

Pemegang kekuasaann tertinggi dalam struktur HIMATEK serta bertanggung jawab

kepada Majelis Perwakilan Angkatan.

Tugas :

-

Membuat aturan umum organisasi.

- Merencanakan program kerja bersama kepala departemen, kepala divisi dan staf

departemen beserta staf divisi.

- Mengatur seluruh kegiatan HIMATEK selama 1 (satu) tahun pengurusan.

2. Wakil Ketua

Wewenang :

Pemegang kekuasaan tertinggi HIMATEK yang ditugaskan oleh Ketua Himpunan.






Telepon : 022-6642064

2

Tugas :

- Membuat aturan umum organisasi.

- Merencanakan program kerja bersama kepala departemen, kepala divisi dan staf

departemen beserta staf divisi.

- Mengatur seluruh kegiatan HIMATEK selama 1 (satu) tahun pengurusan.

3. Sekretaris Umum

Wewenang :

Mengkoordinasikan seluruh surat masuk dan surat keluar, bertanggung jawab

kepada Ketua HIMATEK.

Tugas :

- Mengkoordinasikan dan mendokumentasikan seluruh surat baik surat masuk

ataupun surat keluar.

- Membantu ketua umum dalam mengatur kinerja kabinet.

- Membuat pengaturan jadwal rapat, baik rapat pengurus, rapat departemen, rapat

divisi maupun rapat koordinasi.

- Membuat dan mendokumentasikan notulensi rapat.

- Penanggung jawab sekretariat yang dibantu oleh kesekretariatan dalam

pengelolaannya.

- Meminta laporan kepada setiap departemen.

-

Membuat laporan pertanggung jawaban HIMATEK bersama Ketua HIMATEK.

4. Bendahara Umum

Wewenang :

Bertanggung Jawab dengan seluruh masalah keuangan HIMATEK dan bertanggung

jawab kepada Ketua HIMATEK.

Tugas :

- Mengatur dan mengawasi seluruh arus keuangan HIMATEK.






Telepon : 022-6642064

3

- Mencatat, memeriksa serta mendokumentasikan seluruh traksaksi yang

berhubungan dengan keuangan HIMATEK.

- Menjalankan fungsi pemasukan dan pengeluaran keuangan HIMATEK.

- Membuat laporan keuangan keseluruhan HIMATEK yang dicantumkan pada

Laporan Pertanggung Jawaban kepengurusan.

5. Departemen Kaderisasi

Wewenang :

Bertanggung jawab dalam pembentukan konsep kaderisasi HIMATEK serta

bertanggung jawab kepada Ketua HIMATEK.

Tugas :

- Membuat konsep kaderisasi.

- Membuat kegiatan untuk mengkader aktivis-aktivis HIMATEK.

- Membuat pelatihan-pelatihan tentang manajerial dan kepemimpinan.

6. Departemen HUMAS

Wewenang :

Bertanggung jawab dalam pencarian data atau informasi dan masalah yang terjadi di

lingkungan kampus dan lingkungan luar kampus serta bertanggung jawab kepada

Ketua HIMATEK.

Tugas :

- Pendokumentasian kegiatan-kegiatan HIMATEK,

- Pembuatan Buletin,

- Pengelolaan Mading,

- Pendokumentasian nomor-nomor relasi penting,

- Pembuatan blog atau website HIMATEK,

- Menjaga hubungan baik dengan ormawa lain di dalam maupun di luar kampus.






Telepon : 022-6642064

4

7. Departemen Ekonomi

Wewenang :

Bertanggung jawab dan berperan dalam penggalangan dana dan bertanggung jawab

kepada Ketua HIMATEK.

Tugas :

- Membuat konsep pencarian dana yang efektif.

- Pengelolaan aktivitas rutin pencarian dana.

8. Departemen Kerohanian

Wewenang :

Bertanggung jawab dalam kegiatan kerohanian di lingkungan Teknik Kimia

Tugas :

- Pengelolaan mushola,

- Mengkonsep kegiatan yang agamais,

- Mengadakan pengajian rutin.

9. Departemen Pendidikan

II. Alat Kelengkapan Organisasi

1.

Rapat Pengurus

Frekuensi : 1 kali dalam sebulan

Peserta : seluruh pengurus HIMATEK

Penanggung jawab : Ketua HIMATEK

Agenda : sinkronisasi dan sosialisasi program kerja yang akan

dilaksanakan serta evaluasi kegiatan-kegiatan.






Telepon : 022-6642064

5

2. Rapat Departemen

Frekuensi : kondisional

Peserta : Kepala departemen dan staf departemen

Penanggung jawab : kepala departemen

Agenda : pembahasan program kerja departemen

3. Rapat Divisi


Peserta : Kepala divisi dan staf divisi

Penanggung jawab : kepala divisi

Agenda : pembahasan program kerja divisi

4. Rapat Koordinasi


Peserta : Ketua pelaksana dan seluruh panitia

Penanggung jawab : ketua pelaksana

Agenda : pembahasan kinerja kepanitiaan

III. Petunjuk Pelaksanaan Sistem Administrasi HIMATEK periode 2008-2009

1.

Tujuan Administrasi dan Kearsipan

Adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggung jawaban organisasi

tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan program organisasi, serta

untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban dari organisasi tersebut.

2. Pejabat yang Berwenang dalam Administrasi dan Kearsipan

Pejabat yang berwenang dalam mengatur masalah administrasi dan kearsipan

HIMATEK secara umum adalah Sekretaris Umum dan dalam pengarsipannya






Telepon : 022-6642064

6

dibantu oleh sekretaris departemen serta sekretaris departemen lain yang mengurusi

masalah administrasi dan kearsipan dimana untuk pelaporan arsip atau dokumen dan

departemen tersebut harus ditunjukkan kepada Sekretaris Umum.

3. Petugas Pejabat Administrasi dan Kearsipan

a. Pejabat bertanggung jawab atas arsip yang dibuat dan diterima oleh setiap

departemen.

b. Setiap dokumen yang dikeluarkan oleh HIMATEK harus sepengatahuan

Sekretaris Umum.

c. Format dan penomeran yang dibentuk harus mengikuti standar yang telah

ditetapkan.

d. Segala bentuk keputusan, perintah atau kebijakan harus tercatat pada arsip

dokumen terkait yang ditentukan oleh Sekretaris Umum agar dapat ditelusuri

dan dikendalikan.

4. Macam Berkas

I. Surat Pemberitahuan

a. Ke luar

Ditujukan kepada pihak-pihak di luar HIMATEK seperti peserta

kegiatan, pengajar, tamu, lembaga-lembaga lain yang berkepentingan

dengan HIMATEK.

b. Ke dalam

Ditujukan kepada elemen intern HIMATEK.

II. Surat Keputusan

a. Surat Keputusan Majelis Perwakilan Mahasiswa

b. Surat Keputusan Ketua Umum

c. Surat Keputusan Sekretaris Umum






Telepon : 022-6642064

7

d. Surat Keputusan Bendahara Umum

e. Surat Keputusan Bersama (hasil rapat pengurus)

f. Surat Keputusan Departemen

g. Surat Keputusan Divisi.

III. Surat Instruksi

a. Surat Instruksi Majelis Perwakilan Mahasiswa

b. Surat Instruksi Ketua Umum

c. Surat Instruksi Sekretaris Umum

d. Surat Instruksi Bendahara Umum

e. Surat Instruksi Kepala Departemen

IV. Surat Perjanjian

Merupakan surat yang dibuat berdasarkan perjanjian kerja antara

HIMATEK dengan pihak yang menjalin kerja sama dengan HIMATEK.

V. Laporan

a. Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus

Merupakan surat yang dibuat berdasarkan perjanjian kerja antara

HIMATEK dengan pihak yang menjalin kerja sama dengan HIMATEK.

b.

Laporan Evaluasi Kegiatan

Merupakan laporan Pertanggung Jawaban yang menjadi tanggung

jawab Kepala Departemen dan Ketua Pelaksana Kegiatan. Laporan disusun

setiap akhir semester atau di akhir kegiatan khusus dan ditujukan kepada

Ketua Umum dan dilengkapi dengan berkas yang telah dikeluarkan dan

diterima untuk selanjutnya diberikan oleh Sekretaris Umum dan diarsipkan

oleh Departemen Kesekretariatan.






Telepon : 022-6642064

8

c. Laporan Keuangan

Merupakan laporan kondisi keuangan. Untuk Bendahara HIMATEK

ditujukan kepada Ketua Umum (Ketum) dan untuk divisi ditujukan kepada

Bendahara Umum.

d. Laporan Rencana Anggaran Keuangan

Merupakan laporan rencana anggaran keuangan yang disusun oleh

setiap departemen dan selanjutnya disusun oleh Bendahara Umum sebelum

pelaksanaan program.

e. Laporan Kearsipan

Merupakan laporan terakhir kondisi kearsipan departemen ditujukan

kepada Sekum dan Sekum ditujukan kepada Ketum setelah itu dirsipkan di

departemen kesekretariatan, Untuk Penyusunan laporan kearsipan ini

minimal 1 (satu) bulan sekali.

VI. Formulir dan Angket

a. Formulir Pendaftaran

Merupakan formulir yang diisi oleh setiap calon pengurus HIMATEK.

b. Formulir Pendaftaran Kegiatan

Merupakan formulir wajib yang harus diisi oleh setiap peserta kegiatan

HIMATEK.

c.

Angket Kegiatan

Merupakan angket yang disebar dan diisi oleh seluruh peserta, panitia atau

pengajar sebagai bahan masukan dan evaluasi terhadap pelaksanaan

kegiatan yang telah berlangsung.






Telepon : 022-6642064

9

VII. Pidato

Merupakan pendokumentasian pidato dari pejabat kampus, Majelis

Perwakilan Mahasiswa, Ketua Umum, Kepala Departemen atau lainnya yang

menjadi bahan bagi pengambilan kebijakan.

VIII. Program Kerja

Merupakan rencara kegiatan yang disusun oleh Kepala Departemen beserta

Stafnya.

IX. Surat Masuk

Merupakan surat-surat yang berasal dari luar HIMATEK yang ditujukan

untuk HIMATEK.

5. Kualifikasi Berkas

a. Rahasia/R

Surat/Dokumen yang apabila jatuh kepada yang tidak berhak/ atau

diserahkan secara tidak sah langsung tidak langsung akan dapat menurunkan

martabat HIMATEK dan kewibawaan HIMATEK atau dapat menimbulkan

keresahan di lingkungan HIMATEK.

Contoh : Biodata pengurus, Alur Kaderisisi.

b.

Biasa/B

Adalah surat yang tidak memuat keterangan yang bersifat rahasia

6. Berdasarkan Fungsi

a. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam peerencanaan kegiatan

organisasi.






Telepon : 022-6642064

10

b. Arsip Statis

Adalah arsip yang dipergunakan secara tidak langsung pada setiap kegiatan

organisasi.

7. Pengelolaan

a. Pembuatan, Penyebaran, Pelaporan.

Sekretaris Departemen

SURAT MENYURAT

I. Surat Masuk

1. Aturan Umum

a. Setiap surat masuk harus dilaporkan kepada Sekum dan ditulis pada buku kendali

surat oleh departemen kesekretariatan. Sebelum dilakukan pengarsipan, setelah surat

masuk dibaca HARAP DIKEMBALIKAN ke folder surat masuk.

Penyebaran

Ketua HIMATEK

Sekretaris Umum

(pembuatan surat)

Kesekretariatan

(pengarsipan : pencatatan nomor, tanggal, tujuan,

dsb. Pada kendali arsip)






Telepon : 022-6642064

11

b. Surat masuk akan diperiksa setiap hari dan diarsipkan. Setelah diarsipakn, bila

dibutuhkan , surat akan ditempel pada papan komunikasi pihak tertuju.

2. Pengarsipan

Seluruh surat masuk HARUS dicatat dalam buku kendali surat dengan format sebagai

berikut :

a. No. Urut

b. Tanggal penerimaan

c. No. Surat

d. Nama dan alamat pengirim

e. Perihal

f. Isi singkat

g. Ditujukan kepada

h. Keterangan (misal :butuh balasan segera)

II. Surat Keluar

1. Aturan Umum

Seluruh surat keluar harus menggunakan kop surat dan jika perlu menggunakan

amplop surat yang telah ditentukan. Bila keadaan memaksa, dimana amplop dan kertas

berkop habis, maka surat keluar harus menggunkan kertas dan amplop yang pada bagian

atasnya ditulis sebagai berikut :



Dan di bagian bawah ditulis alamat sekretaris HIMATEK, jika dibutuhkan untuk

kepanitiaan dapat menggunakan amplop dan kertas berkop kepanitiaan, yang telah

disetujui oleh Ketua Umum dan tetap menggunakan alamat sekretaris HIMATEK.

2. Pembuatan Surat

Dalam pembuatan surat yang harus diperhatikan, antara lain :






Telepon : 022-6642064

12

a. Pengkonsepan awal, yaitu pengkonsepan secara jelas mengenai jenis surat, dan isi

surat sehingga surat benar sesuai dengan standar.

b. Pengetikan surat harus sesuai dengan perencanaan yang matang, sehingga surat

menjadi efektif dan efisien.

III. Pengkodean dan Penomeran Surat

Majelis Perwakilan Mahasiswa, Ketua Umum, Departemen mempunyai kode tertentu

dalam penulisan kode jenis surat, sebagai berikut :

a. Surat Keputusan : SKep

b. Surat Undangan : SU

c. Surat Permohonan : SPerm

d. Surat Pemberitahuan : SPemb

e. Surat Perintah : SP

f. Surat Peringatan : SPer

g. Surat Perjanjian : SPj

h. Surat Rekomendasi : SRek

i. Surat Keterangan : SKet

Untuk surat yang dikeluarkan oleh sebuah kepanitiaan, maka setelah kode departemen

ditambahkan inisial kepanitiaan. Contoh :

012/DK/SU/HIMATEK/ext/VIII/2006

Artinya adalah surat undangan ke-dua belas yang dikeluarkan Departemen Kaderisasi

pada bulan Agustus 2006 dan ditujukan keluar HIMATEK. Sebuah kepanitiaan jika

menggunakan kop surat tersendiri, maka nomor surat yang dikeluarkan dimulai dari satu.

Namun jika menggunakan kop surat HIMATEK, maka mengikuti urutan nomor surat yang

telah dikeluarkan oleh departemen terkait.

Untuk surat yang dikeluarkan atas nama HIMATEK (Surat Rekomendasi, Surat

Keterangan , dll). Maka pengkodean sebagai berikut :






Telepon : 022-6642064

13

Contoh : 003/HIMATEK/SKep/int/VIII/2006

Artinya : surat keputusan nomor urut 3 (tiga) yang dikeluarkan oleh HIMATEK pada

bulan Agustus 2006.

PENGETIKAN SURAT

I. Format Surat

Untuk menyeragamkan format surat digunakan bentuk justified dengan jenis huruf yang

digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.

II. Bagian Surat

a. Kop Surat

Menggunakan kop surat yang telah ditentukan.

b. Tanggal Surat

Tanggal ditulis di sebelah kanan bawah tepat di atas jabatan orang yang

mengeluarkan surat tersebut disertai dengan tempat pembuatan surat (Cimahi). Untuk

bulan dan tahun ditulis jelas tanpa singkatan.

c. Nomor, Lampiran dan Hal Surat

Kata nomor dan lampiran ditulis dengan singkatan, yaitu : No, Lamp, Penomoran

dilakukan sesuai dengan ketentuan sebelumnya. Lampiran dituliskan jika memang ada

lampiran. Hal merupakan garis besar isi surat.

Contoh :

No. : 001/SU/HIMATEK/int/2007

Lamp : 1 (satu) buah proposal

Hal : Undangan untuk menghadiri Rapat Pengurus

d. Alamat Surat






Telepon : 022-6642064

14

Alamat luar (amplop), harus lengkap dan mendetail dari pada alamat dalam.

Alamart dalam dapat langsung mengacu pada tujuan surat (nama dan alamat).

e. Isi Surat

a. Surat dimulai dengan hormat, paragraph pembuka berisi dasar deksripsi singkat

tentang latar-belakang penulisan surat.

b. Isi surat sesungguhnya.

c. Salam penutup (berisi ucapan terima kasih dan permohonan kerjasama).

f. Kaki Surat

a. Tempat, tanggal, bulan, tahun pembuatan surat.

b. Nama jabatan penanda tangan.

c. Nama terang tanpa kurung dan dicetak tebal dan bergaris bawah.

d. Di bawah nama diberi nomor induk mahasiswa (NIM).

e. Kapasitas penanda tangan (semakin ke kiri-bawah, maka kapasitasnya semakin tinggi

secara hierarki dalam struktur organisasi).

f. Pengesahan surat dilakukan dengan membubuhkan cap/stempel di sebelah kiri tanda

tangan dengan mengenai sedikit tanda tangan, yaitu pada tanda tangan orang yang

mempunyai jabatan yang lebih tinggi. Jika surat tersebut atas nama kepanitiaan, bila

perlu, maka cap/stempel kepanitiaan dibubuhkan pada tanda tangan ketua panitia.

g.

Surat-surat yang dikeluarkan oleh departemen, ditanda tangani oleh Ketua

Departemen dan Sekretaris Departemen (jika ditujukan internal HIMATEK) , atau

ditanda tangani oleh Ketua Departemen dan Ketua Umum (jika ditujukan eksternal

HIMATEK), dengan format sebagai berikut :






Telepon : 022-6642064

15

Internal HIMATEK :

Tempat, tanggal, bulan, tahun

Kepala Sekretaris

(nama departemen) (nama departemen)

Nama Nama Koordinator

NIM : NIM :

Eksternal HIMATEK :


Ketua HIMATEK KepalaDepartemen

(nama departemen)


NIM : NIM :

h. Surat-surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan di bawah Departemen, ditanda tangani

oleh Ketua Panitia dan Sekretaris kegiatan jika hanya untuk internal HIMATEK,

dengan format sebagai berikut :


Ketua Pelaksana Sekretaris

(nama kegiatan)






Telepon : 022-6642064

16


NIM : NIM :

i. Jika untuk eksternal (kepada pemateri, para undangan, dll), format pengesahan,

sebagai berikut :


Kepala Sekretaris

(nama departemen) (nama departemen)


NIM : NIM :

Mengetahui,

Ketua HIMATEK

Nama

NIM :

j.

Surat-surat yang dikeluarkan bukan atas departemen, ditanda tangani langsung oleh

Ketua Umum dan Sekretaris Umum HIMATEK.

k. Jika surat hanya ditanda tangani oleh satu pihak, posisi tanda tangan ada di sebelah

kanan.






Telepon : 022-6642064

17

PENGGUNAAN SINGKATAN DAN KEWENANGAN PENANDA TANGANAN SURAT

I. a.n. (atas nama)

Digunakan untuk penanda tanganan surat yang dilakukan oleh seseorang yang

kedudukannya satu tingkat di bawah karena yang berwenang tidak ada.

II. u.b. (untuk yang bertanda tangan)

Digunakan untuk penanda tanganan oleh orang yang diberi kuasa untuk bertanda tangan

memberi kuasa lagi pada satu tingkat di bawahnya.

III. Tembusan

Tembusan dituliskan bila perlu saja, tembusan untuk arsip tidak perlu dituliskan.

RANGKAP SURAT DAN PEMAKAIAN KERTA SERTA AMPLOP

I. Rangkap Surat

a. Setiap surat harus dibuat minimal 3 (tiga), yang terdiri dari satu rangkap surat asli dan

dua rangkap kopian.

b. Bila surat dengan tujuan satu, maka surat asli dikirim ke tujuan, satu surat disimpan untuk

arsip departemen dan satu surat kopian diserahkan ke Sekretaris Umum pada saat laporan

untuk diarsipkan oleh departemen kesekretariatan.

c. Bila surat dibuat untuk banyak tujuan, maka surat asli disimpan sebagai arsip departemen

dan kopian dikirim ke tujuan dan kepada Sekretaris Umum.

II. Pemakaian Kertas dan Amplop

a.

Seluruh surat menggunakan kertas ukuran A4 portrait (210 x 297 mm)

b. Surat yang lebih dari satu halaman, hanya menggunakan kertas surat berkop sebagai

halaman pertamannya, selebihnya cukup dengan A4 polos.

c. Amplop yang digunakan adalah amplop berkop HIMATEK, amplop ukuran Envelope

DL (220 x 210 mm).






Telepon : 022-6642064

18

PENGARSIPAN

Sebelum dikirim, seluruh surat keluar HARUS dicatat dalam buku kendali surat dengan

format, sebagai berikut :

a. No. Urut

b. Tanggal pengiriman

c. No. surat

d. Nama dan alamat tujuan (jika lebih dari satu, cukup nama dan tempat)

e. Perihal

f. Isi singkat

g. Keterangan

Pengarsipan dilakukan dalam bentuk kopian (hardcopy) dan dalam bentuk file (softcopy)

PROGRAM KERJA

I. Aturan Umum

Standarisasi program kerja ini dibuat untuk membantu departemen dalam menjalankan

fungsi dan tugasnya secara rapi dan terencana. Program kerja ini akan menjadi salah satu

tolok ukur keberhasilan departemen.

II. Sistematika Penulisan

Program kerja disusun dengan sistematika, sebagai berikut :

a. Visi dan Misi Departemen

Disesuaikan dengan Visi dan Misi Kepengurusan HIMATEK yang bersangkutan dan jobs

description masing-masing departemen.

b. Program Kerja

Adalah rencana kerja 1 (satu) tahun kepengurusan, yang meliputi :

a. Nama kegiatan

b. Landasan kegiatan

c. Deskrpsi kegiatan : waktu, tempat, bentuk acara, dll.






Telepon : 022-6642064

19

d. Tujuan dan target.

e. Parameter keberhasilan

f. Penanggung jawab kegiatan

g. Anggaran biaya

PROPOSAL

I. Aturan Umum

Proposal dibuat oleh masing-masing kepanitiaan dalam rangka pencarian donatur dan

sponsor. Penyebaran proposal dan penerimaan donatur dan sponsor harus sepengatahuan

Bendahara Umum, untuk memudahkan kontrol keuangan.

II. Sistematika Penulisan

Pada dasarnya format disesuaikan dengan ebutuhan tiap-tiap panitia. Poin-poin uang

harus ada dalam sebuah proposal, antara lain :

a. Latar belakang kegiatan

b. Tujuan kegiatan

c. Deskripsi kegiatan (nama, bentuk, tema, waktu, tempat, dll)

d. Susunan kepanitiaan

e. Anggaran biaya

f. Penutup

g. Lembar pengesahan

Proposal ditanda tangani oleh : Sekretaris dan Ketua Panitia (dengan cap

kepanitiaan), Kepala Departemen (jika di bawah departemen) dan Ketua Umum (dengan

stempel HIMATEK).

h. Lampiran yang dibutuhkan.






Telepon : 022-6642064

20

III. Pengarsipan

Proposal minimal dibuat 2 (dua) rangkap, yaitu untuk arsip dan keperluan panitia.

Pengarsipan proposal menjadi tanggung jawab panitia yang bersangkutan dan dilaporkan

kepada Sekretaris Umum pada saat pembuatan Laporan Pertanggung jawaban.

NOTULENSI (BERITA ACARA RAPAT)

1. Aturan Umum

Setiap acara rapat, baik departemen, kepanitiaan, atau lainnya, HARUS ada pelaporannya

dalam bentuk notulensi.

2. Sistematika Penulisan

Poin-poin yang harus ada dalam pembuatan notulensi :

a. Judul rapat

b. Tempat, tanggal, waktu

c. Peserta

d. Agenda rapat

e. Pembahasan, hasil, kesimpulan

f. Hal-hal yang perlu dicatat

g. Agenda dan jadwal rapat selanjutnya.

LAPORAN

I. Laporan bulanan departemen

1. Setiap departemen wajib mambuat laporan bulanan secara tertulis dan diserahkan kepada

Sekretaris Umum, kemudian diarsipkan oleh departemen kesekretariatan.

2. Laporan bulanan diketik dengan rapih, dengan sistematika sebagai berikut :

a. Pendahuluan, meliputi hal-hal umum yang terjadi selama satu bulan






Telepon : 022-6642064

21

b. Laporan perkembangan departemen, meliputi jadwal selama 1 (satu) bulan kerja dan

pelaksanaan program, serta hal-hal lain yang berkaitan. Poin-poin yang harus

dilaporkan, antara lain :

Landasan kegiatan, target, tujuan

Deskripsi kegiatan

Parameter kegiatan

Pelaksanaan kegiatan

Pencapaian target (dari parameter)

c. Evaluasi

d. Rencana kegiatan selajutnnya.

3. Laporan Akhir Divisi

a. Laporan ini dibuat pada akhir masa kepengurusan, sebagai materi utama Laporan

Pertanggung Jawaban. Laporan akhir kepanitiaan dimaksudkan sebagai lampiran

Laporan Pertanggung Jawaban Kepengurusan.

b. Laporan akhir divisi di ketik rapi dengan sistematika sebagai berikut :

Pendahuluan

Latar belakang, tujuan dan deskripsi kegiatan, parameter keberhasilan.

Rencana program kerja

Nama, landasan kegiatan, tujuan, deskripsi kegiatan, parameter keberhasilan.

Pelaksanaan

Kesesuaian dengan rencana, pencapaian target (dari parameter), kendala, dll.

Evaluasi

Laporan tambahan (rekomendasi, evaluasi koordinasi dengan divisi lain)

Saran dan enutup

Lampiran






Telepon : 022-6642064

22

Laporan kepanitiaan di bawah departemen, laporan keuangan, data staf

departemen, dokumentasi kegiatan, dll.

4. Laporan Akhir Kepanitiaan

a. Laporan akhir kepanitiaan dibuat oleh panitia yang bersagkutan dan diserahkan

kepada Sekretaris Umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan berakhir.

b. Laporan akhir kepanitiaan diketik dengan rapi dengan sistematika sebagai berikut :

Pendahuluan, meliputi latar belakang dan deskripsi kepanitiaan

Rencara kerja dan kesiapan (secara umum setiap seksi)

Laporan keuangan

Evaluasi

Saran dan penutup

Lampiran, terdiri dari laporan keuangan (rinci), contoh publikasi, dokumentasi,

arsip surat, proposal, bukti-bukti pembayaran, berkas lain (biodata peserta, CV

pembicara, dll).






Telepon : 022-6642064

23

Yang harus dipersiapkan sekretaris dan Kesekretariatan :

a. Buku Kendali Surat Masuk

No Tanggal

Penerimaan

No. Surat Nama dan

Alamat

Perihal Isi

Singkat

Ditujukan Ket

b. Buku Kendali Surat Keluar

No Tanggal

Penerimaan

No. Surat Nama dan

Alamat

Tujuan

Perihal Isi Singkat Ket.

c. Berita acar rapat pengurus inti dan divisi

d. Berita acara piket

e. Box file departemen, hardfile surat masuk dan keluar, laporan bulanan departemen dan

proposal

f. Meminta seluruh divisi agar menginventarisir seluruh rapat yang dlilakukan departemen

dalam buku berita acara rapat departemen

g. Buku komunikasi

h. Buku databese anggota HIMATEK dan keluarga alumni HIMATEK untuk pengurus buat

daftar riwayat hidup yang baru untuk pengurus.

i. Buat kartu anggota untuk pengurus HIMATEK.

j. Pengumpulan dokumentasi baik contact person setiap pengurus dan alumni serta dokumen

foto-foto kegiatan dikumpulkan dan disatukan dalam album foto yang baik, jika ada softcopy-

nya dikumpulkan dan dikopi di CD.

Petunjuk Pelaksanaan Asministrasi Kearsipan Dan Keorganisasian 2008

Documents

Transcript of Petunjuk Pelaksanaan Asministrasi Kearsipan Dan Keorganisasian 2008