BAB IIPEMBAHASANA. Konsep Dasar KeorganisasianTerdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua struktur yang terkait baik itu secara langsung maupun secara tidak langsung kepada organisasi yang mereka pilih. Agar dapat berinteraksi secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi pada organisasi yang bersangkutan. Dengan berpartisipasi setiap individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan. Pada dasarnya partisipasi didefinisikan sebagai keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau perasaan seseorang di dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan. Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata. Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab terhadap usaha yang bersangkutan. Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :a. Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya The Executive Functions mengemukakan bahwa : Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih (I define organization as a system of cooperatives of two more persons) b. James D. Mooney mengatakan bahwa : Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)c. Menurut Dimock, organisasi adalah : Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).Dari beberapa pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :a. Sekumpulan orang,b. Kerjasama,c. Tujuan yang ingin dicapai, Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :a. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,b. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,c. Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,d. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,e.Adanya tujuan yang ingin dicapai.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.Menuruth Keith Davis ada tiga unsur penting partisipasi:1. Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmaniah.2. Unsur kedua adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan kelompok. Ini berarti, bahwa terdapat rasa senang, kesukarelaan untuk membantu kelompok.3. Unsur ketiga adalah unsur tanggung jawab. Unsur tersebut merupakan segi yang menonjol dari rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggota artinya ada rasa sense of belongingness.Keith Davis juga mengemukakan jenis-jenis partisipasi, yaitu sebagai berikut:1. Pikiran (psychological participation)2. Tenaga (physical partisipation)3. Pikiran dan tenaga4. Keahlian5. Barang6. UangAgar suatu partisipasi dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu:1. Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini adalah untuk memahamai pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran serta.2. Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan memanjakan, yang akan menimbulkan efek negatif. 3. Subyek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi dimana individu yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatau yang menjadi perhatiannnya. 4. Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator. 5. Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.6. Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.7. Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan kepada prisnsip bahwa partisipasi adalah bersifat persuasif.Partisipasi dalam organisasi menekankan pada pembagian wewenang atau tugas-tugas dalam melaksanakan kegiatannya dengan maksud meningkatkan efektif tugas yang diberikan secara terstruktur dan lebih jelas.

B. Sekilas Sejarah OrganisasiOrganisasi mungkin telah ada sejak ratusan tahun yang lalu, karena ruang lingkup organisasi yang sangat luas, secara tidak sadar semua manusia sejak lahir sudah ikut dalam organisasi, suatu organisasi dapat menjadi fokus sentral kehidupan seseorang atau ia mungkin hanya merupakan pelayannya untuk sementara waktu. Sebuah organisasi mungkin dapat besifat kaku, dingin, tanpa kepribadian, atau kadang-kadang dapat menghasilkan hubungan-hubungan luwes dan bermakna bagi para anggotanya.Untuk sejarah sendiri belum di ketahui secara pasti kapan terbentuknya organisasi, sutau organisasi biasanya dianggap baru dimulai sebagai disiplin akademik bersamaan dengan munculnya manajemen ilmiah pada tahun 1890-an, dengan Taylorisme yang mewakili puncak dari gerakan ini. Para tokoh manajemen ilmiah berpendapat bahwa rasionalisasi terhadap organisasi dengan rangkaian instruksi dan studi tentang gerak-waktu akan menyebabkan peningkatan produktivitas. Studi tentang berbagai sistem kompensasi pun dilakukan.Setelah Perang Dunia I, fokus dari studi organisasi bergeser kepada analisis tentang bagaimana faktor-faktor manusia dan psikologi mempengaruhi organisasi. Ini adalah transformasi yang didorong oleh penemuan tentang Dampak Hawthorne. Gerakan hubungan antar manusia ini lebih terpusat pada tim, motivasi, dan aktualisasi tujuan-tujuan individu di dalam organisasi.Perang Dunia II menghasilkan pergeseran lebih lanjut dari bidang ini, ketika penemuan logistik besar-besaran dan penelitian operasi menyebabkan munculnya minat yang baru terhadap sistem dan pendekatan rasionalistik terhadap studi organisasi.Pada tahun 1960-an dan 1970-an, bidang ini sangat dipengaruhi oleh psikologi sosial dan tekanan dalam studi akademiknya dipusatkan pada penelitian kuantitatif.Sejak tahun 1980-an, penjelasan-penjelasan budaya tentang organisasi dan perubahan menjadi bagian yang penting dari studi ini. Metode-metode kualitatif dalam studi ini menjadi makin diterima, dengan memanfaatkan pendekatan-pendekatan dari antropologi, psikologi dan sosiologi.

C. Prinsip Prinsip OrganisasiPrinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya Organization of Canadian Government Administration (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :1. Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,2. Prinsip Skala Hirarkhi,3. Prinsip Kesatuan Perintah,4. Prinsip Pendelegasian Wewenang,5. Prinsip Pertanggungjawaban,6. Prinsip Pembagian Pekerjaan,7. Prinsip Rentang Pengendalian,8. Prinsip Fungsional,9. Prinsip Pemisahan,10. Prinsip Keseimbangan,11. Prinsip Fleksibilitas,12. Prinsip Kepemimpinan.

1. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2. Prinsip Skala Hirarkhi. Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.3. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.4. Prinsip Pendelegasian Wewenang. Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.5. Prinsip Pertanggungjawaban. Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.6. Prinsip Pembagian Pekerjaan. Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.7. Prinsip Rentang Pengendalian. Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.8. Prinsip Fungsional. Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.9. Prinsip Pemisahan. Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.10. Prinsip Keseimbangan. Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh koperasi di suatu desa terpencil, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.11. Prinsip Fleksibilitas Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.12. Prinsip Kepemimpinan. Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

D. Manajemen OrganisasiKata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno mnagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).4. Pengevaluasian (evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

E. Manfaat Berorganisasi

1. Psikologi ManajemenOrganisasi memiliki definisi koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu maksud atau tujuan bersama melalui pembagian kerja atau tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab.Banyak banget manfaat yang diperoleh apabila kita aktif dalam suatu organisasi baik organisasi formal, informal dan sosial. Di bawah ini terdapat beberapa manfaat berorganisasi.2. TeamworkOrganisasi adalah kesatuan dari berbagai orang yang bekerja untuk satu tujuan. Dari mulai brainstorming ide, rapat, nyusun anggaran, eksekusi kegiatan, sampai evaluasi, semua dipikirkan dan dikerjakan bersama-sama. Setiap anggota bagai roda mesin yang saling menggerakkan. Kalau salah satu macet, hasil akhirnya bisa tidak sesuai tujuan awal.3. Sikap Mental PositifBerorganisasi bikin kita sadar akan pentingnya sikap-sikap mental yang positif. Dengan segala tanggung jawab di organisasi, kita dilatih disiplin, jujur, berpikir kritis, dan mampu memanage waktu. Kita juga semakin terlatih untuk berani membuat suatu keputusan. Sikap-sikap ini akan terpakai di dunia kerja, sehingga memungkinkan karir kamu naik lebih cepat.4. Berdiskusi dan Berbeda PendapatKarena di organisasi kita bekerja sama dengan banyak orang yang karakternya beda-beda, kita dituntut untuk mampu menghargai pendapat dan mau mendengar pendapat orang lain. Kita juga dipaksa untuk berani mengemukakan pendapat lewat diskusi, baik itu dalam rapat, maupun kepada pihak-pihak yang lebih tua, seperti guru, kepala sekolah, atau rektor yang akan kita ajak kerja sama.5. Belajar Manajemen OrganisasiAktif di organisasi mengajarkan kita untuk bertindak sesuai prosedur dalam manajemen organisasi. Misalnya, tentang tata cara rapat, cara mengajukan proposal yang baik, termasuk step-step dalam mengerjakan sebuah proyek. Misalnya, kamu bergabung dalam OSIS dan akan mengadakan suatu kegiatan, maka kamu akan terlibat dalam acara tersebut dari sejak masih berupa ide mentah sampai saat hari H berlangsung.6. BersosialisasiPergaulan akan meluas, kita dapat banyak teman dari adik kelas, senior, pejabat sekolah/kampus, pihak sponsor, dan banyak kontak penting lainnya.

F. Dasar Dasar KeorganisasianMenurut James A.F. Stoner dan R. Edward Freeman, departemen suatu organisasi secara formal dapat distruktur berdasarkan tiga macam cara, yakni distrukturkan dalam: Fungsi Produk Bentuk MatriksOrganisasi-organisasi yang distruktur berdasarkan fungsi menyatukan dalam suatu departemen, semua pihak yang terlibat pada aktivitas tertentu atau berbagai macam aktivitas yang berkaitan satu sama lain.Organisasi yang distruktur berdasarkan produk produk, yang sering pula dinamakan orang organisasi berdasarkan devisi, menyatukan dalam semua unit kerja, semua pihak yang terlibat dalam bidang produksi dan pemasaran sesuatu produk, atau kelompok produk yang berkaitan satu sama lain. Ini disatukan pada wilayah geografis tertentu atau yang berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu.Pada organisasi matriks, terdapat dua macan tipe desain secara simultan. Departemen-departemen fungsi permanent, memiliki otoritas bagi performa, dan standar-standar professional unit-unit mereka. Diciptakan pula tim-tim proyek sesuai kebutuhan untuk melaksanakan program-program spesifik. Anggota-anggota tim tersebut diambil dari berbagai departemen fungsional, Mereka bertanggung jawab terhadap seorang menejer proyek. Menejer proyek bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap hasil pekerjaan tim tersebut.Komponen penting organisasi meliputi :7. TujuanMerupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain : Tujuan Jangka panjang Tujuan Jangka menengah dan Tujuan Jangka pendek8. StrukturStruktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.

9. SistemTerbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu : Input Proses Output Feedback

Stuktur dan Anatomi Organisasi1. Elemen struktur organisasiAda enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:a. Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.b. Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.c. Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.d. Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

e. Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.f. Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

2. Desain OrganisasiDesain organisasi yang umum adalah :a. Struktur sederhanaStruktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama.Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi Berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.b. BirokrasiBirokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuantujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan. c. Struktur matriksStruktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agenagen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.

3. Desain Struktur Organisasi Moderna.Struktur timStruktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktur ini meniadakan kendalakendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialisb.Organisasi virtualOrganisasi virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis.c.Organisasi NirbatasOrganisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.

4.Model desain struktur organisasiAda dua model ekstrem dari desain organisasi.a. Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.b. Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilanc. Keputusan secara partisipatif.

5.Faktor penentu struktur organisasiBerikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi :a. StrategiStruktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini.Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga. Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produkproduk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.b. Ukuran organisasiTerdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. c. TeknologiIstilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

d. LingkunganLingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi mempengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.

Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :a. Departementalisasi Menurut FungsiPada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.b. Departementalisasi Menurut Produk / PasarPada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.c. Departementalisasi Organisasi Matrix / MatriksBentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasilguna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.Prosedur kerja : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harusdilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan maumenuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupunalat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapatdiselesaikan.Sistem Kerja : merupakan susunan antara tata kerja denganprosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentudalam menyelesaikan suatu pekerjaan

6.Struktur OrganisasiStruktur organisasi merupakan kelanjutan dari dua bentuk organisasi. Struktur organisasi yang dibentuk akan selalu berdasarkan pada 3 komponen organisasi yaitu:a.Interaksi kemanusiaanb.Kegiatan yang terarah ke tujuanc.Struktur.Berdasarkan ketiga komponen organisasi itu seorang manajer puncak harus dapat mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan Organisasi. Disamping pertimbangan ketiga komponen tersebut, struktur Organisasi harus memberi penjelasan bagaimana pembagian kekuasaan ( authorothy = wewenang ) dan bagaimana tanggung jawabnya. Pendelegasian wewenang sangat erat hubungannya dengan batasan wewenang dan tanggung jawab seseorang tentang suatu bagian kegiatan yang dilaksanakan.

Dengan menugaskan sebagian pekerjaan kepada bawahan berarti manajer memberikan wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, untuk kemudian setiap bawahan harus mempertanggungjawabkannya kepada atasannya sesuai dengan struktur organisasi.

7. Bentuk OrganisasiBentuk Struktur Organisasi yaitu:a.Organisasi Linib.Organisasi Fungsionalc.Organisasi Lini dan Staff.d.Organisasi Fungsional dan Linie.Organisasi Matrik.f.Organisasi Komiteg.Organisasi Lini

Organisasi FungsionalOrganisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mcmpunyai keahlian khusus.

Organisasi Garis dan StaffOrganisasi lini dan staff adalah suatu bentuk organisasi di mana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing pejabat manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel dan sebagainya

Organisasi Fungsional dan garisOrganisasi fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

Organisasi MatrikOrganisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan pemasaran dikumpulkan lagi menjadi satu untuk sualu proyek yang harus diselesaikan.

Organisasi komiteOrganisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

8. Elemen Struktur OrganisasiEmpat elemen dalam struktur organisasi yaitu :a.Adanya spesialisasi kegiatan kerjab.Adanya standardisasi kegiatan kerjac.Adanya koordinasi kegiatan kerjad.Besaran seluruh organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:a. Spesialisasi pekerjaanSejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.b. DepartementalisasiDasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.c. Rantai komandoGaris wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. d. Rentang kendaliJumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

e. Sentralisasi dan DesentralisasiSentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.f. FormalisasiSejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

9. Teknik Penguasaan Lapangan Dalam OrganisasiDalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada : Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll) Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll) Kegiatan kaderisasi Persiapan fisikPersiapan fisik yang kiranya perlu dipersiapkan : Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama Dekorasi seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll. Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian AwalTugas pertama orang-orang lapangan adalah :1. Mengumpulkan massaMassa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita.Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan.Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh : DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara ammah untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik. Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara ammah Tim Lapangan : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.

2. Mengkondisikan massaMassa perlu dikondisikan agar : Massa panas atau bergairah Massa siap menerima informasi Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasiCara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan tim lapangan

10. Kepanitiaan dalam OrganisasiPengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :a. Munculnya ide/rencana kegiatan/programb. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebutc. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatand. Persiapan kegiatane. Pelaksanaan kegiatanf. Evaluasi1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/programSebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : Karena satu hal dan lain Karena adanya moment/kesempatan. Karena adanya tujuan yang ingin dicapai Karena program kerja,

Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya bervariasi dan menarik. Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik, frekuensinya relatif sering, secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif.Proses pelahiran ide dari markas ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebutRapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatanURUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup : penentuan waktu dan tempat rapat. mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat. Keunggulan menggunakan surat : mengantisipasi kelupaan orang yang diundang beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datangCatatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!Persiapan rapat serumit ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah: Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)Cara yang dapat digunakan : dengan diskusi (usul-usul) dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait. Penentuan kepanitiaan,Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.Seorang ketua panitia hendaknya minimal : Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya. Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.Sedangkan anggota yang memilih hendaknya : Memilih ketua tersebut dengan serius. Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa : langsung kepada ketua melalui koordinatorJika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua. Pendeskripsian tugas, agar : Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar : akan mengurangi beban ketua dapat bekerja mandiri lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi) Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini. Pembuatan time schedule/daftar waktu kerjaHal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.c. Pasca RapatHasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.3. Pengurusan perizinan kegiatanPengurusan perizinan dapat dibagi dua :a. Perizinan dengan proposalAkan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.2. Persiapan kegiatanDalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya.Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)3. Pencarian DanaSumber-sumber dana :Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan) Penjualan baju Penjualan soal-soal ujian Penjualan koran bekas Profit kegiatanSponsorship Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya. Arsip proposal apa saja Penjelasan ikatan kerjasama Komunikasi (duta pembawa proposal)Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :1. Surat pengantar2. Proposal 3. Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship4. Surat tanda terima proposal5. Surat perjanjian kerja samaDonatusi Kejelasan Proposal Komunikasi (duta pembawa proposal) Ada cinderamata KwitansiArsip-arsip dalam proposal donatusi :1. Surat pengantar2. Proposal 1. Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi3. Kwitansi4. CinderamataDana Pribadi4. Pelaksanaan KegiatanUntuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.5. EvaluasiEvaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan. Bagi angkatan pelaksananya : Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik Bagi angkatan berikutnya : Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nolHal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:1. Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut2. hasil-hasil dari tahapan tersebut3. Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi4. Saran bagi kegiatan selanjutnnya

11. Bentuk-bentuk organisasiAda beberapa bentuk berbeda dari struktur organisasi dalam sebuah tim. Tim yang sudah terorganisir dan tersturktur dengan baik sangatlah penting, karena akan mengarahkan tim tersebut menjadi sebuah tim yang ahli dan cakap dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam sebuah tim bergantung pada bagaimana cara tim tersebut akan bekerja bersama. Macam-macam bentuk organisasi tersebut adalah:1. Democratic Decentralized (DD)Tidak memiliki pemimpin yang permanen.Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan.Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task). Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja. Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.

2. Controlled Decentralized (CD)Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama. Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas. Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin utama. Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.3. Controlled Centralized (CC)Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama. Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja.Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan atau merancanakan bentuk organisasi yang akan digunakan :a. Seberapa sulit masalah tersebut dipecahkan? Akan lebih mudah bila masalah yang sudah pernah dihadapi ditangani oleh orang yang berpengalaman di bidangnya. Namun bila masalah tersebut agak sulit, maka akan lebih baik bila ditangani secara bersama-sama.

b. Seberapa besar masalahnya? Dapat diukur dari jumlah pekerjaan atau function point yang diperlukan dalam proyek tersebut. Semakin besar ukurannya, maka semakin memerlukan organisasi yang kuat dalam tim.

c. Berapa lama tim ini akan bekerja bersama? Ditentukan dari jumlah waktu yang diminta untuk dapat menyelesaikan proyek ini. Bisa dalam hitungan minggu, bulan, atau bahkan tahun.

d. Dapatkah proyek tersebut dibagi dalam beberapa bagian yang lebih kecil?Bila suatu proyek dapat dibagi menjadi modul-modul yang lebih kecil, maka komunikasi antar anggota dalam kelompok tidak terlalu dibutuhkan. Namun, bila proyek tersebut sangat rumit dan tidak bisa dibagi dalam modul-modul yang lebih sederhana, maka komunikasi antar anggota akan sangat diperlukan.

e. Seberapa spesifik kualitas dan ketahanan uji sebagai syaratnya?Bila beberapa bagian bergantung pada bagian yang lain, maka kebutuhan untuk masing-masing bagian harus didefinisikan secara spesifik.

f. Seberapa ketat deadline yang diberikan untuk menyelesaikan proyek tersebut?Bila batas atau tenggat waktu yang diberikan sangat ketat (tidak boleh molor) maka struktur organisasinya harus sangat kuat. Komunikasi juga akan semakin banyak diperlukan. Seberapa banyak komunikasi yang diperlukan antar anggota dalam proyek tersebut?Bila tidak membutuhkan komunikasi yang terlalu banyak, maka bentuk Controlled Centralized yang paling cocok.

Ada pola / pakem lain dalam struktur organisasi sebuah tim. Pola tersebut merupakan paradigma-paradigma berikut :a. Paradigma tertutup membentuk sebuah tim di sepanjang hierarki otoritas tradisional. Mirip dengan bentuk Controlled Centralized. Bekerja dengan baik pada saat mengerjakan proyek yang serupa atau pernah ditangani sebelumnya. Tetapi tim menjadi kurang inovatif.

b. Paradigma terbuka cenderung membentuk tim dengan cara tertentu sehingga tercapai banyak kontrol yang berhubungan dengan paradigma tertutup, tetapi sekaligus juga banyak inovasi pada saat menggunakan paradigma random. Kerja dilakukan secara kolaboratif dengan komunikasi yang sarat serta konsensus yang didasarkan pada pengambilan keputusan.

c. Paradigma random membentuk sebuah tim secara longgar dan tergantung pada inisiatif individual anggota tim. Merupakan gabungan anatara paradigma tertutup dan paradigma terbuka. Pada saat membutuhkan inovasi, tim ini akan unggul. Tetapi tim semacam ini akan kesulitan bila kerjanya ditentukan pada aturan tertentu.

d. Paradigma sinkron bertumpu pada penggolongan alami dari suatu masalah serta mengorganisasi anggota tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif di antara mereka sendiri.Teori organisasi klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan wewenang , tujuan, peranan, kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terdapat bila orang-orang bekerja bersama. Teori organisasi klasik terdiri atas (1) teori birokrasi (2) teori administrasi dan (3) manajemen ilmiah. Teori birokrasi dipelopori oleh max weber, menurut max weber birokrasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu: 1)Pembagian kerja yang jelasPembagian kerja atau spesialisasi harus sesuai dengan kemampuan seseorang. 2)Hierarki wewenang dirumuskan dengan baikSentralisasi kekuasaan berdasarkan suatu hierarki dengan pemisahan jelas peringkat atas dan bawah. 3)Program rasional untuk mencapai tujuanSeleksi dan promosi personalia didasarkan atas kecakapan teknis, dan pendidikan latihan serta persyaratan lain yang disesuaikan dengan kebutuhan dan pelaksanaan tugas.4)Sistem dan prosedur bagi penanganan situasi kerjaPerlu catatan tertulis demi kesinambungan, keseragaman dan transaksi.5)Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiaban-kewajiban posisi para pemegang jabatan.6)Hubungan antar pribadi bersifat normalAda pemisahan antara masalah pribadi dengan masalah formal organisasi.

1